Журнал учета трудовых книжек: правила оформления и образец
Трудовая книжка (ТК) — документ, в котором отмечается дата приёма сотрудника на работу, перевод его на новую должность или в другой отдел, дата и причина увольнения. Фиксируется стаж на каждом из мест работы.
Работодатель несет ответственность за хранение трудовых книжек, в этих целях работники кадровой службы ведут журнал учета, куда вносят информацию в соответствии с требованиями законодательства.
Для чего нужен журнал учета ТК
Необходимость журнала учёта трудовых книжек регламентируется п. 40 Постановления Правительства “О трудовых книжках”, а форма утверждена в Постановлении Минтруда от 10.10.2003 №69.
В журнал вносится следующие сведения:
- получение ТК от нового сотрудника при устройстве на работу;
- заведение ТК для работника, который только начинает карьеру и не имеет этого документа;
- оформление вкладыша, если место для записей в ТК закончилось;
- должности, переводы и награждения сотрудника;
- выдача ТК в случае увольнения.
Существует возможность получения документа доверенным лицом в ситуациях, когда сотрудник физически не может этого сделать самостоятельно, например, находится на стационарном лечении или в отъезде. Данные обстоятельства, должны быть подтверждены документально.
Реестр по учёту ведется как для заполненных и действующих документов, так и для бланков и вкладышей.
Правила ведения и заполнения журнала
Журнал должен быть пронумерован постранично, прошнурован, удостоверен подписью руководителя, скреплен сургучной печатью или опломбирован.
При отсутствии возможности поставить сургучную пломбу, в организациях пломбировка происходит таким образом: с обратной стороны на концы шнура, которым она прошита, наклеивается листок с записью «Прошито и пронумеровано (количество) листов. Дата», поверх записи ставится печать.
Требования к оформлению
Во внутренних полях указывается: порядковый номер записи, серию и номер трудовой книжки или вкладыша, Ф. И. О. работника и наименование его должности согласно штатному расписанию, место работы с указанием структурного подразделения, дату и номер приказа.
Следующие графы страницы содержат данные ответственного за ведение журнала, который принял ТК от работника или завёл для него новую, сведения о сумме, полученные за заполнение (поле заполняется, когда используется новый бланк), дату выдачи на руки и подпись того, кому выдана.
Даты указываются цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ. Например, если оформление нового сотрудника и дата приёма трудовой 20.10.2018, то верное внесение — 20.10.2018, варианты «20 октября» или «20.10.18» будут ошибочными.
СОВЕТ! Если при ведении журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей допущены неточности, кадровому работнику следует произвести корректировку по тем же правилам, которые установлены для исправлений в ТК (письмо Министерства труда от 18.08.2017 № 14-2/В-761).
Образец журнала: бланк и заполненный пример.
Проверка службой безопасности при приеме на работу Порядок оформления пенсии по потере кормильцаo-kadrah.ru
Журнал учета трудовых книжек — правила заполнения и ведения
Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.
Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.
Что такое журнал по учету трудовых книжек?
Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.
Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.
Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.
Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.
Заполнение
Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:
- 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
- 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
- в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
- 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
- в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
- 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
- 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
- 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
- в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней.
- в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.
При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.
В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).
В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.
Опломбирование
Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.
Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.
Как заверить журнал учета движения трудовых книжек? Об этом рассказывается в видеоролике.
Оформление
Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.
Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.
На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.
Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.
Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату. Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен. Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!
101million.com
Журнал учета трудовых книжек — образец заполнения
Журнал учета трудовых книжек — образец скачать может понадобиться, чтобы организовать учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. Как верно оформить такой журнал, какие сведения должны быть в нем отражены, расскажем в нашей статье.
Фото: Фотобанк ЛориЖурнал регистрации трудовых книжек
Образец книги учета трудовых книжек
Журнал регистрации трудовых книжек
Согласно пп. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для контроля за движением данных документов на предприятии оформляется журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
Такой журнал содержит информацию, касающуюся трудовых книжек и вкладышей к ним:
- предъявленных работниками, принимаемыми на работу;
- заведенных для лиц, трудоустраивающихся впервые.
Журнал движения трудовых книжек должен соответствовать нескольким условиям:
- У него должен быть твердый переплет с прошитыми внутри страницами, так как его можно использовать в течение длительного периода, после чего журнал хранится 75 лет.
- Каждый лист документа должен быть пронумерован.
- На сшиве обязательно должна быть надпись с указанием числа прошитых листов, а также подпись руководителя.
- Журнал скрепляется сургучной печатью или пломбой (ч. 4 п. 41 Правил). Пломба должна захватывать края шнура, которым сшивался журнал, а сургучная печать — скреплять кончики шнура, обложку и часть листа с информацией о количестве листов. Недопустимо применение вместо сургучной печати мастичной печати предприятия или отдела кадров. Если принцип скрепления сургучом в разъяснении не нуждается, то понятия пломбы в законе не приводится. Однако в судебной практике есть точка зрения, что пломба призвана не допускать произвольных изменений в журнале (апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2013 по делу № 11-6246). Перечень разрешенных видов пломб дан в ГОСТ 31282-2004, введенном приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст.
- Журнал заполняется гелевой или шариковой ручкой с пастой фиолетового, черного или синего цвета.
Образец книги учета трудовых книжек
Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена типовая форма этого журнала. Так, для учета каждой трудовой книжки предусмотрены 13 столбцов, где последовательно отражаются:
- Порядковый номер поступающего или вновь оформляемого документа.
- Дата заполнения трудовой или ее вкладыша и дата приема сотрудника на работу (столбцы 2, 3, 4). Указанные даты могут не совпадать (по ст. 66 ТК РФ трудовую нужно оформить в течение 5 дней, а при оформлении трудовой впервые — в течение 1 недели с момента приема на работу (п. 8 Правил)). При заполнении этих полей лучше всего фиксировать дату приема на работу.
- Ф.И.О. владельца трудовой.
- Реквизиты трудовой или вкладыша.
- Должность.
- Название структурного подразделения, в которое трудоустраивается лицо.
- Реквизиты распоряжения администрации, в соответствии с которым произведен прием на работу. Это поле заполняется только в отношении трудовых книжек.
- Подписи лица, принявшего трудовую книжку.
- Сумма, полученная за заполненную трудовую или вкладыш.
- Дата выдачи трудовой. Это поле оформляется при увольнении.
- Подпись увольняемого лица, подтверждающая получение трудовой книжки.
Скачать образец журнала учета трудовых книжек можно, пройдя по ссылке: Книга учета движения трудовых книжек — образец заполнения.
Журнал учета трудовых книжек — документ строгой отчетности, содержащий все сведения относительно движения трудовых на предприятии. Его форма, а также правила оформления и ведения четко закреплены на законодательном уровне.
Автор: RusЮрист
rusjurist.ru
Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам
Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения).
Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).
С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).
Для получения трудовой книжки работник должен написать заявление. Пример такого заявления предлагает журнал «Справочник кадровика»:
Вид основного раздела журнала:
Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 10 Статья 62
Выдача документов, связанных с работой, и их копий
(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Контрольная пломба
Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого Книга не считается опломбированной).
Полезная информация:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике
www.hr-ok.ru
Бланк журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
В соответствии с нормами трудового законодательства, все сведения о назначении на работу, увольнении с нее, поощрениях за достижения заносятся в трудовую книжку.
На каждом предприятии ведется строгий учет трудовых книжек сотрудников. Ответственный работник или кадровая служба заполняют их и хранят в отдельном помещении.
Кроме того, после поступления они регистрируются в журнале учета.
Содержание статьи
Что это такое?
Прошитая и пронумерованная тетрадь, скрепленная в соответствии с установленными правилами печатью и подписью руководителя, называется журналом учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
На ее страницах напечатаны утвержденные бланки, представляющие собой таблицу из 13-ти пунктов.
Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, разборчиво и аккуратно. Книгу ведут не один год, а продолжают регистрацию в течение нескольких лет, пока не будут заполнены все страницы. Только после этого ее заканчивают и передают в архив на длительное хранение.
На основании каких нормативных документов действует?
Правила ведения, оформления, заполнения и хранения документа регулируются следующими нормами:
- Постановлением «О трудовых книжках» РФ № 225 от 16.04.2003;
- Постановлением министерства труда и социального развития «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69 от 10.10.2003.
В третьем приложении постановления №69 дана форма журнала. Выглядит она следующим образом.
Ответственность за ведение
Вносить записи может только назначенный руководителем предприятия сотрудник. Он должен быть усидчивым, внимательным, обладать понятным разборчивым почерком. Кроме того, он должен внимательно ознакомиться с инструкциями заполнения журнала. В учреждении с небольшим штатом работников такая обязанность может вменяться бухгалтеру или секретарю приказом по учреждению. Вести кадровую документацию может и сам руководитель. В крупных предприятиях ведением занимается кадровик или кадровая служба.
Если работник, отвечающий за ведение кадровой документации:
- увольняется,
- уходит на длительный больничный,
- собирается в декретный отпуск,
- находится в длительном отсутствии на рабочем месте по другой уважительной причине,
то возникает необходимость произвести передачу всех дел другому работнику и зафиксировать передачу в акте.
В нем указывают количество переданных бланков работающих сотрудников предприятия, уволившихся и не забравших документы, а также чистые бланки. После проведения передачи, издается приказ о назначении нового ответственного лица.
Требования к оформлению и процесс опломбирования
Книгу установленного образца можно приобрести в готовом виде или изготовить в типографии на заказ. Если книга распечатывается на принтере организации, то ей необходимо заказать твердый переплет. Мягкая обложка не рекомендуется, ведь журнал может вестись не один год. Кроме того, после окончания, следует длительный срок хранения, во время которого бумага может обветшать.
Также документ должен отвечать таким требованиям.
- Внешний вид. Размер должен соответствовать формату А4. На титульном листе располагают название организации.
- Форма. На каждой странице должен быть отпечатан бланк, состоящий из 13-ти пунктов. Внизу каждого листа проставляется порядковый номер до начала ведения. После журнал прошивают таким образом, чтобы свободные концы можно было завязать крепким узлом и закрепить бумажным листком внутри обложки при помощи клея.
- Заверение. На приклеенном листке пишется количество листов цифрами и прописью, фамилия, имя, отчество руководителя, дата скрепления журнала. Заверение документа подписью ответственного лица или кадровой службой недопустимо.
- Опломбирование. В соответствии с установленными правилами, необходимо опломбирование прошитого документа, допускается опечатывание сургучом. При этом пломба обязательно должна захватывать концы шнура, которым прошивали книгу. В случае нанесения сургучной печати, ее располагают таким образом, чтобы она захватывала концы шнура, часть листа с данными о количестве прошитых страниц и часть обложки.
Видеообзор требований и полезных советов к оформлению данного журнала приведен ниже:
Порядок заполнения
В журнале регистрируются все трудовые книжки сотрудников организации:
- тех, кого приняли с уже имеющимся документом;
- тех, кто пришел на первое место работы и получил новую трудовую;
- тех, кому выдали вкладыш к трудовой.
Если работник подает с трудовой вкладыш, который регистрировали в другом учреждении, то в журнал не вносятся данные о нем. Регистрируют только книжку.
Данные вносятся гелевой или шариковой ручкой синего, черного или фиолетового цвета последовательно с первой по тринадцатую графу.
1. Регистрационный номер, нарастающий из года в год.
2 – 4. Дата о приеме, о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.
Образец заполнения журнала учета трудовых книжек
5. В 5 графе записывают имя, отчество и фамилию работника полностью.
6. Серия и номер. При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.
7. Должность. Ее указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.
8. Подразделение, отдел или сектор учреждения. Для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.
9. Реквизиты документа о принятии на работу. При этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.
10. Подпись. Проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.
11. Стоимость. Графа заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.
12 -13. Дата и подпись. Графа заполняется при получении документа после увольнения работника.
Уволенный сотрудник обязан забрать свою книжку. Если он не делает этого сразу, то ответственное лицо обязано сообщить в письменном виде о необходимости явится. Работодатель может по согласию работника отослать документ по почте.
Последовательность и образец заполнения журнала учета трудовых книжек можно посмотреть на следующем видео:
Можно ли исправлять ошибки?
Допускать исправления или ошибки в регистрационных журналах нельзя. Но делая скидку на то, что вся информация вносится от руки и возможность заведения нового журнала после каждой ошибки исключена, неправильную информацию исправляют определенным образом.
Что надо делать?
- Строку с неверной записью аккуратно перечеркивают. Рядом пишут так: «Исправленному верить». Ставится подпись лица, сделавшего исправление и дата.
- Ниже пишется правильная информация.
Исправление ошибок указанным образом проводится в соответствии с общепринятыми нормами заполнения журналов.
Сколько хранится журнал?
Срок хранения составляет 75 лет после передачи в архив.
znaybiz.ru