Журнал регистрации кассовых документов в 2018 году
Бланк журнала кассовых документов
• Скачать актуальный бланк КО-3 (формат Excel), а также в формате Word.
• Скачать образец заполнения КО-3.
Журнал регистрации кассовых документов — это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:
— Приходный кассовый ордер (ПКО)
— Расходный кассовый ордер (РКО)
— Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)
Инструкция по заполнению формы КО-3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.
ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа — расходные (графы 5-8).
Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.
Образец заполнения
— Титульный лист —
— Вкладной лист —
ip-spravka.ru
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов: как правильно вести?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или документов (сокращённо ПКО и РКО) необходим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые, согласно закону, обязаны пользоваться кассовыми аппаратами для получения и выдачи денег наличным путём. Этот журнал используют для заполнения таких необходимых данных, как дата и номер приходного или расходного ордера, точная цифра получения в кассу денег либо выдачи из неё наличных средств. Проще говоря, книга регистрации кассовых операций призван упростить ведение и учёт бухгалтерского документооборота. Вычислить конечное сальдо на нужный период юридическому лицу или ИП становится куда проще.
Кто занимается заполнением журнала регистрации
Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).
Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.
Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.
Существует понятие кассового лимита для любого предприятия. Размер его определяет Центробанк — он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.
Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.
Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа
Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах. Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру. После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.
Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.
Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией. Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции. Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.
Далее по факту поступления денежных средств в кассу кассир должен оторвать заполненную квитанцию и передать лицу, внёсшему в эту кассу наличные. А приходный ордер удерживается в кассе.
Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.
Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.
Далее расходный ордер переходит к кассиру, который проводит анализ правильности составления РКО. После проверки соответствующие графы заполняет лицо, получающее наличные средства и сам кассир.
РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.
Порядок заполнения книги РКО и ПКО
Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.
Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.
Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:
- Конкретное название документа.
- Название организации.
- Код по общему классификатору (ОКПО).
- Период начала и окончания заполнения.
- Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.
Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа — о расходах.
Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.
Еще одно важное правило — соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.
Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные. Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации.
xn——7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — образец
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ведут все организации, у которых есть движения по кассе. Попробуем разобраться, как его правильно оформлять и заполнять.
Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?
Структура журнала регистрации кассовых документов
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:
- приходных кассовых ордеров;
- расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов: платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п.
Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.
Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
ПодписатьсяСтруктура журнала регистрации кассовых документов
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003).
Скачать журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Он состоит из обложки и собственно журнала.
Обложка журнала содержит такие сведения, как:
- наименование организации и ее структурного подразделения, код по ОКПО;
- период, за который ведется журнал;
- должность и ФИО лица, ответственного за ведение журнала.
Далее идет таблица, в графах которой отражаются:
- номер и дата приходного или расходного документа;
- сумма, на которую составлен документ;
- примечание, то есть запись о содержании хозяйственной операции.
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
nalog-nalog.ru
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером. Кассовые ордера в свою очередь должны подлежать определенному регистрационному учету, который бы обеспечил возможность отслеживание входящих и исходящих документов во времени, и в случае необходимости, демонстрацию правильности ведения кассовых операций в ходе проверки в ИФНС. Одним из таких реестров может выступать журнал приходных и расходных кассовых ордеров.
Обязанность ведения журнала ПКО и РКО
Вести журнал приходных и расходных кассовых ордеров в обязательном порядке организации, работающие с наличными деньгами, должны были вплоть до конца 2011 года. Это следовало из пункта 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22 сентября 1993 года № 40. Далее этот нормативный акт был признан утратившим силу, а с 1 января 2012 года вступило в действие заменяющее его Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 года № 373-П). В данном документе обязанности по ведению журнала предусмотрено уже не было. Действующий в настоящее время порядок кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 № 3210-У) также не содержит подобного требования, то есть информацию по ПКО и РКО нужно отражать лишь в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).
В то же время в ходе налоговых проверок инспекторы часто требуют предоставить наряду с другими кассовыми документами в том числе и журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому, если в компании проходит значительное количество операций с наличными деньгами, то такой реестр также целесообразно вести.
Форма журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров носит кодировку № КО-3 (ОКУД 0310003). Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.
Типовой бланк журнала приходных и расходных кассовых ордеров состоит, условно говоря, из двух частей. В левой части фиксируется информация о приходных кассовых ордерах, в правой – данные по расходным ордерам. Сами ПКО и РКО отражаются в журнале в соответствии с присвоенными им номерами, их датами, суммами, а также с указанием примечания, в котором раскрывается суть приходной или расходной операции.
В то же время данная форма не является единственно возможной для применения. Фактически этот документ является лишь регистром сводного учета, поэтому компания вправе использовать, как утвержденную форму, так и разработать на ее основе свой собственный журнал. Подобная возможность самостоятельной разработки собственного бланка для применения внутри организации прописана в части 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно представленным в ней тезисам, разрабатывать подобные учтенные формы сводных регистров вправе главный бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на ведение бухучета, а утвердить их для применения в подобном случае должен будет руководитель компании.
Нужно отметить, что типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров довольно элементарна, и в принципе в ней предусмотрены все необходимые для ведения регистра данные. Разработка альтернативной формы возможно будет иметь смысл, если компании по каким-то причинам требуется более подробное отражение деталей операций, подтверждаемых кассовыми ордерами. Хотя и в этом случае, вероятнее всего, разработанный самостоятельно бланк не будет сильно отличаться от типового.
Как типовой, так и самостоятельно разработанный журнал регистрации ПКО и РКО может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Однако ведение электронной формы допускается только при условии подписания документа электронной подписью.
spmag.ru
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Унифицированные формы первичной документации утратили статус бланков, обязательных к применению, несколько лет назад — в 2013 году. Однако это изменение не коснулось кассовых документов (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее также — журнал регистрации) не является обязательной, т.к. указанный документ представляет собой регистр сводного учета и, следовательно, его форма может быть утверждена предприятием самостоятельно.
Унифицированная форма
Унифицированная форма журнала регистрации № КО-3 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88.
Эта форма используется для учета бухгалтерией кассовых ордеров или документов, применяемых вместо них (например платежных ведомостей), до передачи в кассу предприятия.
Она состоит из двух частей. В первой части (располагается слева) отражается информация о приходных кассовых ордерах, во второй (располагается справа) — о расходных кассовых ордерах.
В журнале фиксируется информация по каждому из указанных кассовых документов, в т.ч.:
- дата и номер документа;
- сумма;
- примечания (к примеру, кратко можно записать суть операции).
Необходимо учитывать, что порядок присвоения номеров приходным и расходным ордерам должен быть отдельным по каждому из этих видов кассовой документации.
Форма журнала регистрации, утвержденная предприятием
На основании части 5 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение подобных форм сводных регистров является прерогативой руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера или иного уполномоченного на ведение бухучета лица.
Согласно части 6 указанной статьи подобный регистр ведется на бумажном и (или) электронном носителе. Ведение электронной формы допускается только при условии подписания электронной подписью.
Выбирая между унифицированной формой журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (бланк и образец заполнения можно скачать здесь) и утвержденной самостоятельно, предприятие должно оценить лишь свои временные и трудозатраты на создание и утверждение своей формы.
Также отметим, что если на предприятии не ведется указанный документ, то это не может повлечь административную ответственность.
glavkniga.ru
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Ведение журнала ПКО и РКО
Образец заполнения журнала регистрации ПКО и РКО
Ведение журнала ПКО и РКО
Для ведения счета 50 «Касса» требуется отражать каждый факт поступления или выдачи денег. Специально для этого в организации может вестись журнал приходных и расходных кассовых ордеров, в котором фиксируются все кассовые документы. Ведь несмотря на развитие безналичных расчетов и онлайн-банкинга, операции с наличными деньгами все равно необходимы. Среди самых распространенных — выдача заработной платы, командировочных и других подотчетных средств, материальной помощи, платежи мелким розничным поставщикам, расчеты по займам и прочее.
В указании Центробанка «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У нет информации о том, что журнал регистрации ПКО и РКО является обязательным к применению. Поэтому необходимость ведения такого журнала устанавливается хозсубъектом самостоятельно.
Читайте нас в Яндекс.Дзен
Яндекс.ДзенЖурнал представляет собой регистр с основной информацией обо всех операциях по кассе. Его главное отличие от кассовой книги — он предназначен для регистрации и присвоения реквизитов первичным документам.
Для ведения журнала существует утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 форма КО-3. Она была обязательной, но с 01.01.2013 утратила такой статус — на сегодняшний день ее использование является добровольным. Организация сама может разработать наиболее подходящую форму и утвердить ее в рамках своей учетной политики. В то же время сами ПКО и РКО не подлежат изменению и используются только в утвержденном виде.
Если в организации есть должность кассира, то функции по ведению журнала регистрации ПКО и РКО обычно возлагаются на него.
Необходимо помнить, что все РКО регистрируются в журнале до их исполнения, кроме тех, что оформляются к ведомостям по заработной плате. В этом случае их учитывают лишь после выплаты зарплаты.
Образец заполнения журнала регистрации ПКО и РКО
Есть несколько обязательных требований, которые предъявляются к оформлению журнала. Он должен быть прошит и пронумерован. На последней странице ответственный за ведение журнала проставляет общее количество страниц и заверяет его своей подписью и печатью организации (при наличии).
Действующими нормативами не определен конкретный срок, на который заводится журнал. Поэтому такой период определяется налогоплательщиком самостоятельно исходя из количества проводимых операций.
Независимо от формы, которую использует организация в своей работе, титульный лист должен содержать следующую информацию: наименование компании, структурное подразделение, где установлена касса, наименование формы. Кроме того, нужно указать дату начала ведения журнала, должность и Ф. И. О. ответственного лица.
Страницы книги разделены на колонки «Приход» и «Расход». Каждый вид ордеров нумеруется отдельно. Сквозная нумерация строго запрещена. Помимо номера каждый ордер должен содержать информацию о дате выдачи/получения, сумме и основании выдачи/прихода денежных средств. Заполнение журнала не вызовет никаких сложностей, структура страниц проста и интуитивно понятна.
Ниже представлен образец заполнения журнала регистрации ПКО и РКО.
***
Журнал регистрации ПКО и РКО используется бизнесменами, которые применяют расчеты наличными, по желанию. Можно пользоваться типовой формой или же разработать ее самостоятельно, если деятельность организации предполагает более детальный учет первичных документов. Также журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Ведение электронного журнала допускается при заверении его цифровой подписью.
nsovetnik.ru
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО) применяется для фиксации сумм денежных средств и реквизитов ордеров при обороте наличных денег через кассу организации или предприятия. Ниже мы расскажем, что представляет собой этот документ и каким образом его необходимо оформлять.
Назначение журнала
В соответствии с требованиями ст. 34 ФЗ № 86-ФЗ от 10.07.02, регулирующего правила обращения наличных денежных средств, для их оборота устанавливаются единые нормы, обязательные к исполнению всеми субъектами хозяйствования и банками.
Так, при ведении расчетов наличными деньгами организация, которая принимает деньги, обязана использовать контрольно-кассовые устройства, предназначенные для регистрации полученной наличности. Эти операции подтверждаются приходным кассовым ордером. Кроме того, этот документ необходимо оформлять и в таких случаях, когда из банка получаются наличные для выплаты заработной платы работникам, оплаты командировочных, компенсаций по подотчетным суммам.
Организация, принимающая деньги, должна использовать ККУ для регистрации наличных средств.
Если после получения денег их общая сумма в кассе превысит установленный лимит, то лишняя сумма должна сдаваться в банк. Данная операция подтверждается оформлением расходного ордера.
Общие правила осуществления кассовых операций установлены Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14. В соответствии с ним, все операции должны отражаться в первичной документации (ПКО и РКО), а после этого данные должны вноситься в журнал регистрации ПКО и РКО (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (Постановление от 18.08.98 № 88). Бланк-образец данного документа в формате Excel можно скачать по этой ссылке.
Правила заполнения
Книга учета ПКО и РКО может заполняться вручную или с использованием специального программного обеспечения на компьютере. Если оформление осуществляется в электронном виде, то на страницу данного журнала вводится информация по целевому назначению и движению наличных денег за день.
Форма № КО-3 включает в себя обложку и вкладной лист, который поделен на 2 части.
На титульном листе указываются:
- Название компании.
- ОКПО организации или предприятия (при отсутствии ОКПО в соответствующей графе проставляется прочерк).
- Срок, на который заведена данная кассовая книга.
- Реквизиты лица, ответственного за ведение и заполнение журнала.
Первая часть вкладного листа (графы 1-4) предназначена для фиксации данных приходных ордеров, а вторая (графы 5-8) – расходных. Образец заполнения вкладных листов можно посмотреть здесь.
Ведение учета ПКО и РКО обязательно для каждой организации, имеющей кассу. Заполнение журнала учета возлагается на кассира. Для данного документа установлен срок хранения 5 лет (если за это период проводилась его проверка).
zhazhda.biz