Запись в трудовой работает по настоящее время образец: Заверение трудовой книжки

Содержание

Заверение трудовой книжки — образец на 2020 и 2021 год

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Заверенная ТК необходима для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения. Понадобится копия трудовой книжки для банка — для получения кредита. Кроме того, трудовую запрашивают для:

получения заграничного паспорта, визы;
сверки стажа в ПФР;
службы занятости, когда требуется снять отметку о безработице;
назначения пособий;
определения алиментов и др.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, сотрудники запрашивают у работодателя заверенную копию.

Заверить и выдать копию трудовой книжки сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения запроса (ст. 62 ТК РФ).

Как заверить трудовую книжку по новым правилам

С 01.07.2018 осуществляется заверение трудовой книжки в 2021 году по-новому — ГОСТу Р 7.0.97-2016. Норматив вступил в силу с 1 июля 2018 года (Приказ Росстандарта №435-ст от 25.05.2017 ). По новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Вот как заверяют ТК для сторонней организации:

на документе ставится отметка «Верно»;
указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
отмечается дата заверения;

определяется место хранения оригинала.

Некоторые банки требуют включить такую запись: «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Если кредитная организация требует эту фразу, ее необходимо внести.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Инструкция, как заверить ТК для локальных целей:

указать запись «Верно»;

прописать Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
внести дату заверения.

Как заверить в 2021 году

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись выглядит следующим образом:

Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации).

Где заверить документ

Если человек работает, для получения заверенной копии необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия. Выдает ксерокопию и бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги представляют сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.

В случае, если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему поможет нотариус. Обратитесь в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи. Также на каждой странице вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Расположите оттиск печати по правилам.

Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной. Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом.

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Образец как заверить копию трудовой книжки работодателем с 1 июля 2020

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров. Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Правовые документы

Заверить трудовую книжку под образец Работает по настоящее время в 2020 году

Чтобы получить разные услуги, как у государственных учреждений, так и частных организаций, часто необходима заверенная копия трудовой книжки, чтобы доказать, что человек имеет работу.

Также по ней можно отследить, как часто менялись места труда, это добавит надежности владельцу документа.

При этом правила заверения установлены на официальном уровне, и поэтому сложности в этой процедуре не возникнет.

Ошибка, которая может быть допущена в процессе, может привести к недействительности копии, поэтому процедуру нужно соблюсти.

Для каких целей требуется

Чтобы получить запись о работе в настоящее время, следует подготовить копию трудовой книжки, поскольку в оригинале она не ставится, и это будет нарушением установленных нормативов.

При этом подготовить ее может не только работодатель, но и нотариус, но второй вариант возможен только в том случае, если человек действительно нигде не работает.

А чтобы получить такой образец от работодателя, необходимо написать на имя начальства письменное заявление, хотя можно обратиться и устно.

Чтобы написать заявку, достаточно изложить просьбу о заверении на бумаге в свободной форме, но в некоторых организациях существуют свои внутренние правила, прописанные в Уставе.

Эту информацию можно уточнить в кадровом отделе работодателя, либо же непосредственно у руководителя, если такого нет.

В его тексте необходимо указать причину, по которой заверенная копия требуется, и желательно предоставить подтверждающий документ, к примеру договор об ипотеке или другую подобную бумагу.

В связи с этим, потребоваться подобная бумага, в которой работодатель подтверждает указанную в трудовой книжке информацию, может в самых разных случаях.

Примером таких ситуаций могут быть:

Для банка	Который требует подтверждение при взятии кредита
Сбор пакета документов	На получение инвалидности
Проведение медицинского обследования	При утрате трудоспособности из-за рабочих условий
Для поиска новой работы	Дабы подтвердить стаж, не нося с собой оригинал книжки
Обращение в Пенсионный Фонд РФ	—

При этом нужно различать понятия дубликата и копии, поскольку некоторые люди их путают и в результате получают отказ в выдаче.

Дубликат — это та же трудовая книжка, на которой ставится отметка о дубле, и выдается он при утере или порче оригинала документа.

А вот копия может быть сделана на ксероксе с оригинала, и действительна только при его наличии. Для безработных заверить тоже возможно, только копии придется сделать самому и отнести их нотариусу.

После его ознакомления, специалист поставит удостоверяющие подпись и печать, указав при этом данные юридической конторы.

Путем предоставления такой бумаги можно подтвердить платежеспособность наряду с предоставлением справки, но это может и не потребоваться, если, к примеру в банке человек получает зарплату, тогда вопрос о его доходах будет полностью решен.

Правила заверения документа

Прежде чем начинать заверение, следует разобраться, кто имеет право на простановку отметки на листе.

Доступ к трудовым книжкам на рабочем месте имеют только представители кадрового отдела и высшее начальство, и именно они имеют право на заверение бумаги.

Сам работник не может поставить соответствующую отметку на собственном документе, но если кадровиков нет, то данную задачу вполне может выполнить главный бухгалтер предприятия.

Много споров возникает вокруг вопроса, кто же заверяет трудовую книжку генерального директора, и в этом случае можно обратиться к учредителю всей организации, либо же к кадровику, работающему в главном офисе.

Для женщин, которые находятся в декрете, но все же не являются уволенными, можно обращаться к работодателю, и нормы для безработных на них не распространяются.

При этом запись “работает в настоящее время” не является нормативной, и обычно достаточно только копии той страницы, на которой указан прием на текущее место труда.

Но если необходима такая запись, ее можно подать более официально, к примеру написать “ведет трудовую деятельность по должности в настоящий период времени”.

Также можно указать короткую формулировку, но обязательно ее необходимо подтверждать официальной печатью и подписью.

Правда в 2020 году особенности заверения изменятся, и произойдет это 1 июля, поэтому следует разобраться, как это делают сейчас, и какие нюансы появятся впоследствии.

По старой схеме

Старая схема действовала и в 2017 году, по нормам ГОСТа Р 6.30-2003, который утверждался в постановлении Госстандарта под номером 65-ст.

Каждый из листов заверяется по отдельности, и на них ставится надпись “Верно”, либо то же самое, но в отношении копии.

Надпись делается либо от руки, либо же применяется особый штамп, который подтверждает то же самое.

Кроме того, на каждом листке должны быть реквизиты, подтверждающие проведение заверения ответственным лицом.

Среди таких данных присутствуют должность заверителя, его ФИО и подпись, а также дату заверения, но официальности документу придает печать организации, которую тоже ставят в обязательном порядке.

При этом печать может быть как юридического лица в целом, так и принадлежащая отделу кадров, в этом нет никаких различий.

На последнем листке не будет лишним упоминание о том, что сотрудник работает по настоящее время, указав при этом дату составления.

Данная отметка тоже должна быть заверена подписью, должностью и инициалами сотрудника, а также официальной печатью.

По новым правилам с 1 июля 2020 года

С 1 июля будет действовать новый порядок заверения, скрывающийся в ГОСТ Р 7.0.97-2016, который утверждает измененные нормы.

Согласно с ним, в отметке должны быть следующие данные:

надпись верно или копия верна;
должность человека, который занимался заверением;
подпись этого специалиста;
расшифровка автографа в виде фамилии, имени и отчества;
дата заверения.

При запрашивании копии трудовой в другом учреждении отметка должна дополняться указанием места, в котором хранится оригинал.

Следует указать, что подлинник находится в конкретном учреждении, обязательно конкретизируется номер дела и год, в который оно заводилось.

Данный нюанс обязательно удостоверяется печатью. При организации процесса таким образом, что книжки хранятся не в деле человека, а в сборе и в конкретном сейфе, достаточно будет только компании, в которой возможно запросить оригинал.

Как выглядит заполненный пример

С оглядкой на вышеуказанные нюансы, следует заранее сделать копии, причем достаточно будет и одной страницы, той, на которой указано текущее место работы, и после этого нет никакой подписи.

Ведь ранее было сказано, что в оригинале документа нельзя ставить подобные отметки, поэтому следует подтвердить реальность копии соответствующей надписью или штампом, проставив печать.

Если же необходимо несколько листов или весь документ, то следует сделать такие отметки на каждом из разворотов.

Нельзя залезать на записи работодателей, и вся информация на ксерокопии вносится в свободные зоны, при этом печать должна быть на подписи и тексте, но ни в коем случае не в пустой зоне, иначе возникнет вопрос с правомочностью данного документа.

При отсутствии места работы отметки о труде по настоящий период вообще не ставится, а также заполнением занимается нотариус. Ему и нужно предоставить оригинал книжки, а также паспорт гражданина РФ.

Чтобы заверить трудовую книжку “Работает по настоящее время” в 2020, образец понадобится следующий:

Для Пенсионного фонда РФ действуют дополнительные условия, и кроме вышеописанной процедуры нужно будет также прошить листы белой ниткой, если их несколько, и конечно пронумеровать их.

Но дата прошивки также пишется на листке, в штампе или тексте пишется количество листов как цифрой, так и буквами, а подтверждается гендиректором, либо же кадровым специалистом, и опять же ставится печать.

Видео: выдача при увольнении

Основные ошибки, которые встречаются

Несмотря на то, что установлены конкретные правила подтверждения рабочего документа, часто встречаются ошибки в этой процедуре.

Так, могут возникнуть следующие проблемы:

ФИО владельца были указаны неправильно	И даже одна неправильная буква может привести к недействительности копии, и даже оригинала
Там, где нужны подписи сотрудника, их нет	—
Печать стоит в пустом месте	Тогда как должна захватывать вписанный текст, дабы не произошло ситуации, в которой информация была дополнена лицами без такого права
На сделанной копии	Текст неразличим, либо же он располагается с двух сторон листа, а в нормах прописано, что сведения должны быть только на одной стороне и хорошо читаться
Сотрудник не оставил письменного заявления на заверение	А это является основанием для выдачи

Срок действия копии

Выдать копию со всеми печатями и штампами должны в течение недели после передачи заявления, но известить человека о принятом решении должны в трехдневный срок.

Конечно, это может быть и дольше, поскольку закон не оговаривает срок, в который необходимо предоставить заявителю запрашиваемую бумагу.

Но зато неделя обычно содержится в должностных инструкциях кадровиков. Выданный документ тоже не бесконечен, и может использоваться на протяжении месяца, хотя банки иногда сокращают этот срок до недели, но об этом должны предупредить заранее.

Трудовая книжка — это основной документ, в котором находится информация о стаже человека и его местах работы.

У сотрудника есть право попросить заверенную копию, для банка, пенсионного фонда или прочих учреждений, а внесенная информация заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия.

Если же нормы были нарушены, то документ могут не принять, это же будет и в случае, если срок годности копии закончился.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как заверить трудовую книжку «Работает по настоящее время»

Если сотруднику потребовалась копия трудовой книжки, организация обязана ее предоставить по первому требованию. Эта норма закреплена законодательно. Копия обычно нужна для получения банковского займа, также она бывает необходима при начислении различных пособий и прочих случаях. При изготовлении копии в нее обязательно должна быть внесена запись «Работает по настоящее время». Образец трудовой книжки с такой отметкой обсуждаем в этом материале.

Правила оформления и заверения

Перед заверением документ копируют с помощью обычного копировального аппарата, хотя допустимо делать копию и от руки. Её считают действительной лишь при наличии оригинала – этим она отлична от дубликата.

Информация должна присутствовать лишь с одной стороны, недопустимо двухстороннее копирование.

Заверение проводят следующим образом:

Действие	Пояснение
На каждом листе должны быть проставлены подписи уполномоченного кадровика или руководителя предприятия	Необходимо: написать слово «Верно» или «Копия верна»; проставить подпись; вписать расшифровку и должность уполномоченного лица. Также на копии должна присутствовать дата.
В правой нижней части листов ставят печать	Формально это правило не считается обязательным, но банк чаще всего не принимает копии документов, на которых не были проставлены печати.
На последней странице ставят номер и вносят формулировку: «Работает по настоящее время» (заверяем трудовую книжку именно этой фразой)	Она подтверждает, что сотрудник продолжает работу в организации.

Данная запись обычно нужна банкам для подтверждения официального трудоустройства и платежеспособности сотрудника. Если же он был уволен, такой записи, естественно, в копии нет. И это говорит об отсутствии постоянного места работы.

Также см. «Куда требуется копия трудовой книжки?».

Как сотруднику получить копию

Чтобы отразить фразу образца «Работает по настоящее время» в трудовой книжке – то есть оформить копию трудовой с соответствующим заверением – сотрудник должен подать в отдел кадров заявление на имя руководителя организации. В его шапке указывают полное название предприятия, должность и Ф.И.О. руководителя. В основной части прописывают просьбу предоставить копию со ссылкой на статью 62 Трудового кодекса.

Сотрудник не обязан указывать, для чего ему понадобилась копия трудовой книжки. Она может быть необходима для предъявления в банк или другое учреждение. Указывать причины необязательно.

На заявлении ставится подпись сотрудника и дата. Оно должно быть рассмотрено в течение 3-х дней.

Подробнее об этом см. «Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки».

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец

Пока гражданин не уволился с предприятия, трудовая книжка хранится там. При необходимости, он может запросить ее копию у работодателя. Заверение трудовой книжки делает специалист кадровик или другие ответственные лица.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки

Трудовая книжка – документ, отображающий периоды труда граждан и наличие официального трудоустройства.

Ксерокопию книжки, заверенную должным образом, может требовать:

Кредитное учреждение – при выдаче займов.
Организация при трудоустройстве – если человек находит новое место труда.
ПФР – при назначении пенсии.
Соцзащита – при назначении пособий.

Также существует еще множество других вариантов, где может потребоваться этот документ.

Где происходит заверение копии трудовой книжки

Есть две организации, где и у кого можно правильно заверить копию трудовой книжки:

по месту, где работаешь;
через нотариуса.

Обычно, трудовую книжку заверяют на работе. Кадровые специалисты всегда знают, как заверить копию трудовой книжки правильно.

Иногда граждан интересует, где заверить трудовую книжку, если не работаешь. Получить такую услугу всегда можно у нотариуса.

Как заверяется копия трудовой книжки у работодателя

Инструкция, как заверить копию трудовой книжки работодателем:

На работе требуется подойти в отдел кадров и написать соответствующее заявление. Оно содержит следующие обязательные данные:
- Наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя.
- Ф. И. О. заявителя, а также его должность и структурное подразделение.
- Посередине листка пишется слово «заявление».
- Текст заявления, включающий просьбу выдачи документа.
- Дата и виза.
На протяжении трех дней специалист подготовит копию. Этот срок установлен законом для подготовки всех справок и копий.

В назначенное время можно забрать запрошенную бумагу. Лучше сразу, при получении копии, проверять правильность его оформления.

Рекомендуется подавать работодателю два экземпляра заявления. На одном из них специалист поставит отметку о принятии. Тогда тянуть с предоставлением копии служба точно не станет.

Как заверить трудовую книжку: правила оформления

Есть несколько важных моментов, как правильно заверить трудовую книжку:

Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится:
- круглая печать;
- словосочетание «копия верна»;
- дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
На последнем листе пишут: «работает по настоящее время». Рядом проставляется: круглая печать, подпись, должность и расшифровка ответственного лица.
Нельзя осуществлять заверение трудовой книжки с исправлениями.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец нельзя найти в нормативных актах, но есть стандартные правила, предъявляемые к оформлению документа.

Важно! Печать ставится на текст и подпись лица, ответственного за заверение трудовой книжки.

Законодательство не предусматривает меры наказания за неправильно заверенные бумаги. Но, нужно придерживаться основных правил, как заверяется копия трудовой книжки. Неверно оформленная копия считается недействительным документом.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, – образец

Пример заверения копии трудовой книжки

Обязательно требуется заверить образец всех копированных листов трудовой книжки. Если документ имеет слишком много листов, можно запросить выписку из трудовой книжки. Тогда, заверяется первая страница и те листы, где содержатся нужные данные.

Как заверить трудовую книжку для кредита

Когда люди оформляют займы, их начинает интересовать, как правильно заверить трудовую книжку для банка. Кредитные специалисты просят копию трудового документа с целью подтверждения фактической официальной занятости на момент оформления займа. Также специалист банка обращает внимание на сроки работы на последнем месте.

Образец трудовой книжки, заверенной работодателем для банка, ничем не отличается от другой идентичной документации. Правила оформления едины для всех структур.

Срок действия

Копия трудовой книжки имеет определенный период действия. Многие организации принимают такую документацию лишь в течение одного месяца со дня заверения. К примеру, это касается банков или отделов по субсидиям. Поэтому, правила содержат обязательное условие проставления даты на копии документа.

Фактически же, копия будет недействительна с момента внесения изменений в трудовую книжку. С этого момента предоставлять в инстанции устаревший документ уже нельзя.

Каждому человеку рекомендуется разобраться, как должна быть заверена копия трудовой книжки. Это поможет избежать лишней беготни. Если кадровик допустит ошибку можно сразу попросить ее исправить.

Обратите внимание, что с 1 июля 2018 года действуют новые правила заверения трудовой книжки. Их вы найдете здесь.

Образцы и шаблоны писем с подтверждением трудоустройства

Вам нужно написать или запросить письмо с подтверждением занятости? Эти письма могут понадобиться сотрудникам для арендодателей или финансовых учреждений, если они пытаются арендовать или купить дом. Они также иногда необходимы по причинам страхования или для подтверждения того, что человек работал в компании в сроки, указанные в резюме или заявлении о приеме на работу.

Хорошая новость заключается в том, что письма с подтверждением приема на работу обычно представляют собой довольно простые документы, поэтому их легко написать или получить.Если вам нужно запросить или написать письмо, просмотр шаблонов и примеров может помочь вам начать работу.

Что такое письмо с подтверждением занятости?

Письмо о подтверждении занятости написано текущим или бывшим работодателем, чтобы подтвердить, что сотрудник или бывший сотрудник работал в организации. Запрос может исходить от сотрудника, государственных органов, потенциальных арендодателей, ипотечных кредиторов, потенциальных работодателей или коллекторских агентств.

Запрос может включать проверку дат трудоустройства, заработной платы, того, будет ли сотрудник продолжать работать на должности или имеет право быть повторно принятым на работу.Если сотрудник был уволен, отправитель запроса может спросить причину увольнения.

Как запросить письмо с подтверждением занятости

Если вы запрашиваете подтверждающее письмо от нынешнего или бывшего работодателя, важно попросить его профессионально. Сначала обратитесь в свой отдел кадров (HR).

Компания может иметь политику в отношении разглашения информации, и вам может потребоваться разрешение на передачу вашей истории занятости третьей стороне.Часто ваш сотрудник отдела кадров составляет для вас письмо или предоставляет шаблон для передачи вашему руководителю.

Вы также можете спросить напрямую у своего менеджера или руководителя. Предложите шаблон или образец письма в качестве ориентира.

Обязательно предоставьте им всю информацию, необходимую для написания письма, включая то, кому адресовать письмо и какие именно детали необходимо указать.

Что входит в письмо с подтверждением занятости?

Если вам нужно написать письмо с подтверждением трудоустройства для кого-то, важно убедиться, что ваше письмо содержит правильную информацию и соответствует соответствующему формату.Вы не поможете получателю, написав непрофессиональную записку.

Следуйте формату делового письма. Используйте стандартный формат делового письма при написании письма. Включите свою контактную информацию вверху, дату и контактную информацию получателя (если она у вас есть). Обязательно включите приветствие в начале и собственноручную подпись в конце.
Будьте лаконичны. Письма с подтверждением приема на работу не должны быть длинными.Не добавляйте никакой информации помимо того, что запрашивает сотрудник, например, не давайте оценку работы сотрудника.
Включите всю запрошенную информацию. Большинство писем, подтверждающих трудоустройство, включают имя человека, его отдел в компании (иногда вам нужно указать его конкретную должность) и количество времени, в течение которого он работал. Проконсультируйтесь с вашим сотрудником, если вам нужна дополнительная информация. Например, в некоторых письмах указывается зарплата человека, частота его выплаты (еженедельно, раз в две недели и т. Д.).) и сколько часов в неделю они работают. Однако не включайте эти дополнительные сведения, если не требуется.
Укажите свою контактную информацию. В конце письма предложите ответить на любые дополнительные вопросы. Укажите форму связи для получателя, например номер телефона или адрес электронной почты.
Отредактируйте и вычитайте перед отправкой. Это письмо, вероятно, очень важно для вашего сотрудника или бывшего сотрудника — от него может зависеть их жилье, будущая работа или страховка.Найдите время, чтобы составить это письмо как можно более профессионально. Прочтите письмо на предмет ошибок.

Как использовать примеры букв

Перед написанием письма-подтверждения приема на работу рекомендуется просмотреть примеры писем. Примеры не только помогут с макетом, но и помогут понять, какой контент следует включить в документ (например, даты трудоустройства).

Вам следует адаптировать письмо к конкретному сотруднику, для которого вы пишете письмо, и к информации, которую он просит вас включить.

Хотя примеры, шаблоны и рекомендации являются отличной отправной точкой в вашем письме, вы всегда должны проявлять гибкость.

Шаблон подтверждения трудоустройства

Имя
Должность
Название компании
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Дата

Имя лица, запрашивающего подтверждение
Должность
Название компании
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Уважаемый г-н / г-жа. Фамилия,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что (имя сотрудника) работал в (название компании) с (даты начала).

Если вам потребуется дополнительная информация относительно (имя сотрудника), пожалуйста, свяжитесь со мной по (ваш номер телефона).

С уважением,

(собственноручная подпись)

Ваше имя

Расширять

Подтверждение занятости для текущего сотрудника

Шона Истон
Директор по бухгалтерскому учету
GMC Associates
17 Chestnut Street, Ste. 200
Портленд, ME 04101

9 февраля 2021 г.

Джон Долан
Старший вице-президент
Dolan Industries, Inc.
43 Oak Street, 2 ^nd Floor
Portland, ME 04101

Уважаемый г-н Долан,

Это письмо предназначено для подтверждения того, что Сенека Уильямс работал в GMC Associates в течение последних трех лет в нашем бухгалтерском отделе. Начала работу 1 августа 2017 года.

Если вам потребуется дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону 555-111-1212.

С уважением,

(собственноручная подпись)

Шона Истон
Директор по бухгалтерскому учету
GMC Associates

Расширять

Подтверждение трудоустройства бывшего сотрудника

Дженис Монтгомери
Менеджер по персоналу
Martin & Martin Incorporated
100 Main Street, Ste.100
Spokane, WA 99201

9 февраля 2021 г.

Джулия Санчес
Менеджер
Archer Studios
34 Otis Drive, Ste. 500
Spokane, WA 99201

Уважаемая г-жа Санчес,

Настоящее письмо предназначено для подтверждения того, что Роберт Смит работал в компании Martin & Martin, Incorporated с 3 января 2017 г. по 1 марта 2020 г.

Если вам потребуется дополнительная информация о Роберте Смите, свяжитесь со мной по телефону 555-765-4321.

С уважением,

(собственноручная подпись)

Дженис Монтгомери

Расширять

Ключевые выводы

Политика исследовательской компании: У многих организаций есть инструкции о том, что следует включать в письма с подтверждением занятости.Могут даже указать, что все письма должны проходить через HR.

Используйте формат делового письма: Это гарантирует, что ваше письмо будет уместным, профессиональным и легким для чтения.

Знайте, что включить: Если вы запрашиваете письмо или пишете его для сотрудника, узнайте, какую информацию включить, например, даты трудоустройства и название должности.

Образец информационной формы для сотрудников | Collage

Как работодатель вы несете ответственность за постоянное обновление информации о ваших сотрудниках.Используйте эту бесплатную форму, чтобы легко собрать эту информацию в первый день работы вашего сотрудника.

Управление записями сотрудников — один из важнейших аспектов HR. Все работодатели несут юридическую ответственность за поддержание актуальной и доступной документации о сотрудниках, включая их личную информацию, информацию о работе и контакты для экстренных случаев.

Сбор информации о сотрудниках

Точные требования к ведению учета сотрудников будут отличаться в зависимости от законодательства вашего региона.Наиболее распространенные записи о сотрудниках:

• имя сотрудника и адрес проживания
• дата рождения сотрудника, если он младше 18 лет
• дата начала приема на работу
• размер заработной платы и периоды оплаты
• письменные соглашения о сверхурочной работе или сверхурочной работе
• суммы и причины удержаний, сделанных сотруднику заработная плата
• вознаграждения, выплачиваемые работнику работодателем
• записи об отпускных и ежегодных отпусках
• записи об отпусках сотрудника
• дата увольнения

Кроме того, работодатели обязаны хранить эту информацию в течение определенного времени даже после прекращения трудовых отношений.Слишком раннее удаление записей о сотрудниках или слишком долгое их хранение может подвергнуть вас риску ответственности. Законодательство по каждому типу документов — и срок их хранения — различается от региона к региону.

Наш образец формы информации о сотрудниках — это простой способ собрать основную информацию о сотрудниках во время адаптации. Вы можете отправить бесплатную загрузку новым сотрудникам в цифровом виде до даты их начала или попросить их заполнить ее в первый же день.

Важно отметить, что у вас должна быть система управления записями сотрудников, чтобы после получения информации вы могли хранить ее в безопасном и легкодоступном месте.

Преимущества цифровой системы учета сотрудников

Облачное управление записями сотрудников может помочь вам сэкономить время и деньги, обеспечивая безопасность, актуальность, доступность для поиска и даже настройку информации.

Надежно и надежно: администраторы могут создавать различные уровни доступа для авторизованных менеджеров и сотрудников.
Легко получить доступ из любого места: ESA Онтарио, среди прочего, требует, чтобы все записи о сотрудниках были легко доступны для офицера по стандартам занятости Министерства труда.Это возможно благодаря централизованной системе HR-платформы.
Полностью консолидировано: загружать, подписывать и хранить все виды документов сотрудников, от трудовых договоров до налоговых форм и личных заметок.
Автоматически синхронизируется: Благодаря цифровой синхронизации личной информации сотрудника с планами групповых льгот, обновления сотрудников автоматически отправляются поставщику льгот и отражаются в страховом полисе сотрудника в течение 24 часов.
Расширение прав и возможностей сотрудников: через платформу управления персоналом и льготами сотрудники могут обновлять и получать доступ к своей информации, включая начисление отпусков и покрытие групповых льгот.Представьте себе экономию времени для HR-администраторов, которым больше не нужно искать сотрудников по их новым адресам или регулярно отвечать на вопросы о льготах.

Соответствие требованиям трудовой книжки

Содержание страницы

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, регулирующих некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила. Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам. Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральный закон о труде по количеству сотрудников.

Роль HR

HR-отделы создают и получают значительный объем документации, и для специалистов по персоналу важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями.Основные причины включают:

Контроль создания, роста и доступности документации компании.
Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Отдел кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с занятостью.Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность. Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с наймом. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы специалисты по персоналу обеспечивали наличие в своих отделах эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставление ваших данных для обеспечения безопасности ваших электронных записей.

Руководящие принципы разработки политики

Эффективная политика ведения документации на рабочем месте — это образец соответствия федеральным законам и законам и постановлениям штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации. При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

Определение «запись». Четко определите, что подразумевается под «записью», чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.
График хранения. Определите срок хранения для каждой категории документов. Некоторые записи могут регулироваться более чем одним законом; однако периоды хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода.Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению документации можно найти в онлайн-ресурсах SHRM.
Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные деловые потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных, содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать. Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.
Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.
Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, чтобы защитить конфиденциальность записей сотрудников и конфиденциальность содержащейся в них информации. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .
Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению.Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.
Последовательная реализация политики и периодические проверки. Для обеспечения соответствия правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно. Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает документы и действия, предпринятые для найма каждой должности. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, представленные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидата для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и каковы федеральные правила хранения документации для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не выбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единое руководство по процедурам отбора сотрудников (UGESP) используется судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Приверженность этим руководящим принципам убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики приема на работу.

См. Сегодняшние решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности.Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Учетные записи сотрудников должны храниться в личном деле

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в личном деле сотрудника . Эти записи включают:

Документы перед приемом на работу. К ним относятся должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
Трудовая документация. К ним относятся записи, относящиеся к выполнению работы, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебным аттестациям, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опоздании, а также любые контракты или письменные соглашение между работником и работодателем.
Разделение документов о трудоустройстве. К ним относятся собеседования при увольнении, контрольные списки для прекращения службы, заметки о причинах увольнения, заявления об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, переписка и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадрового файла для защиты прав сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности.Сюда входят следующие типы записей:

Медицинские. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника. Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений о пособиях по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение в ADA, история компенсаций работникам, претензии и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки в случае проведения государственного аудита.
Документы по жалобам и расследованиям. К ним относятся внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файле до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести записи в электронном виде, а не на бумажных носителях. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больше контроля при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску правильного HRMS

Какие факторы мы должны учитывать при преобразовании файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение трудовой и кадровой документации в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Заключительные правила, касающиеся на использование электронных коммуникаций и технологий ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их личного дела.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), в котором работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
Будет ли разрешено сотрудникам делать ксерокопии предметов из своих файлов?
Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
Существуют ли ограничения на конфиденциальную информацию, такую как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См. :

Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность трудовой книжки

Работодатели должны применять меры предосторожности для защиты личной информации сотрудников.Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год. Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечку данных

Что делать, если медицинские данные сотрудников скомпрометированы

Политика ведения учета: защита номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Сохранение записей

Существует множество федеральных законов и законов штата, которые регулируют сохранение трудовых книжек.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило семи лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. У SHRM есть таблица федеральных требований к хранению документации, которая помогает определить законодательные требования.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения.Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовой книжки, необходимо соблюдать эффективный план выбытия.Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны надежно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация потребителя не могла быть прочитана или восстановлена.
Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политику ведения документации — ведение, хранение и уничтожение документации

Запросите свой кадровый файл: 50 Руководство штата и образец письма

На протяжении всего обучения в K-12 ваша постоянная репутация является высшей угрозой — «Не ведите себя плохо, иначе это войдет в вашу постоянную запись!» .На серверах школьного округа хранятся записи, которые следуют за каждым учеником от школы к школе и от округа к округу. Такая информация, как оценки, результаты тестов, предыдущие дисциплинарные взыскания и примечания к мероприятиям о потенциале учащихся. Вы никогда действительно не знали, что там было, потому что вам не разрешалось это видеть, но вы знали, что это существует.

Когда вы присоединяетесь к рабочей силе, ваша постоянная запись трансформируется в ваше личное дело и таит в себе такую же загадочность. Записи о сотрудниках когда-то были доступны только сотрудникам отдела кадров и по-прежнему являются конфиденциальной информацией, требующей обязательного контроля доступа.

Не существует федерального закона, обязывающего работодателей предоставлять своим сотрудникам доступ к просмотру их кадрового досье, но многие штаты приняли законодательные акты. Только в 7 штатах нет уставов для сотрудников, в то время как В 19 штатах есть законы, обеспечивающие всем сотрудникам доступ к их кадровой документации , остальные 24 штата обеспечивают доступ для сотрудников в государственном секторе (, а также Пуэрто-Рико и округа). Колумбии ) .

Поскольку каждый штат разрабатывает свой собственный подход, требования сильно различаются: сколько времени работодатель должен ответить на запрос (5 дней в Массачусетсе до 45 дней в Орегоне), как подать запрос и если письменный запрос необходим, и какая информация включена / исключена из обзора.Мы исследовали каждый штат, чтобы получить самую свежую информацию со ссылками на применимые законодательные акты и ссылки.

Почему вам следует запросить пересмотр своего кадрового дела

Ваше личное дело может иметь большое влияние на вашу карьеру, поэтому важно, чтобы оно было полным и правильным. Как и все, к чему прикасаются люди, в содержании могут быть ошибки и упущения.

Это хорошая привычка пересматривать свое кадровое дело каждые несколько лет, особенно по мере приближения к потенциальным возможностям продвижения по службе.Проявите инициативу и проверьте свое личное дело, чтобы убедиться, что нет скрытых сюрпризов, которые могут вас не заметить — гораздо проще исправить проблемы, прежде чем они станут проблемой. Кроме того, просмотрите свое личное дело после того, как на вас повлияло расследование отдела кадров, или если в вашем отделе возникнут другие беспорядки, которые могут быть отклонены.

Почему вы должны быть осторожны при запросе своего кадрового дела

Даже если вы живете в штате, который не гарантирует доступ сотрудников к их кадровым файлам, ваш работодатель может удовлетворить ваш запрос, поэтому вы должны обязательно спросить.Но прежде чем вы это сделаете, помните, что отдел кадров действительно отслеживает запросы как ведущий индикатор перед судебным процессом, поэтому вы не хотите вызывать тревогу.

Мы рекомендуем либо позвонить своему представителю отдела кадров, либо, еще лучше, зайти к его столу и провести дружеский разговор «Эй, Карен, я видел новостную статью, в которой в большинстве штатов сотрудникам разрешен доступ для просмотра своего кадрового файла, и я думаю, что это отличная идея. искать неточности или неполную информацию. Что мне нужно сделать, чтобы просмотреть мой файл? ».

Образец электронного письма для запроса вашего кадрового файла и данных о сотрудниках

Если у вашего работодателя есть стандартная форма для подачи вашего запроса, вам необходимо следовать установленной процедуре. Если нет, всегда лучше начинать с дружеского подхода, а потом переходить к более формальному подходу можно только в случае необходимости.

Re: Запрос на доступ к кадровому файлу
Здравствуйте, [представитель отдела кадров]
Я хотел бы просмотреть личные дела моих сотрудников и записи, касающиеся моей работы и любых жалоб, касающихся меня.Пожалуйста, дайте мне знать время и место, где я смогу просмотреть файлы в течение следующих нескольких недель. Свяжитесь со мной с любыми вопросами.
Спасибо,
[Сотрудник]

Если в вашем штате нет законодательного требования, которое требовало бы от вашего работодателя предоставления файлов на рассмотрение, вы можете проявить настойчивость и продолжить дружелюбный подход. Если вы находитесь в штате со статутом, вы можете дополнить его официальным запросом, который проясняет, что вас ничто не отпугнет:

Re: Запрос на доступ к кадровым файлам
Здравствуйте, [представитель отдела кадров]
Я бы хотел хотел бы просматривать личные дела моих сотрудников и записи, касающиеся моей работы и любых жалоб, касающихся меня.Пожалуйста, сделайте файлы доступными как можно скорее.
Согласно [Закону штата] сотрудники имеют право просматривать и просматривать записи о сотрудниках в течение [xx] дней с момента подачи запроса.
С уважением,
[Сотрудник]

Алабама

Законодательство штата Алабама не предусматривает, что частных служащих могут проверять свои личные дела или личные дела.

Согласно Кодексу AL, § 16-22-14 , сотрудники округов государственных школ в Алабаме имеют право просматривать и копировать все документы в своих файлах, а также добавлять письменные опровержения в свои личные дела.Работодатели должны предоставить копию любого дисциплинарного документа сотруднику в течение 10 дней с момента его помещения в их личное дело.

Аляска

Согласно AS 23.10.430. , Всем сотрудникам и бывшим сотрудникам разрешается проверять или делать копии своих личных файлов.

Аризона

За исключением ведомостей заработной платы в соответствии с AZ 23-364 , законодательные акты штата Аризона не предусматривают, чтобы частных служащих могли просматривать записи своих сотрудников или файлы персонала.

Per AZ R2-5A-105 , государственных служащих штата Аризона гарантировано право просматривать свои личные дела.

Арканзас

Законодательство штата Арканзас не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои личные дела или личные дела.

Государственные служащие имеют доступ к своим кадровым файлам в соответствии с Законом Арканзаса о свободе информации, A.C.A. § 25-19-105 .

Калифорния

Согласно разделу 1198 Трудового кодекса Калифорнии .5 , всем сотрудникам или бывшим сотрудникам (в течение трех лет) разрешается проверять или делать копии своих личных файлов. Простое руководство на английском языке с часто задаваемыми вопросами.

Колорадо

Согласно C.R.S. 8-2-129 , всем сотрудникам разрешается проверять и делать копии своего личного дела не реже одного раза в год по запросу. Бывшие сотрудники имеют право ознакомиться со своим личным делом один раз в течение первого года после увольнения.

Коннектикут

Согласно CT Gen Stat § 31-128b , всем сотрудникам или бывшим сотрудникам разрешается проверять или делать копии своих личных файлов.Бывшие сотрудники могут получить доступ к своим кадровым файлам в течение одного года после увольнения.

Делавэр

Согласно Кодексу 19 DE, § 732 , работодатели должны разрешить всем сотрудникам проверять свои личные дела и делать записи, но они не обязаны разрешать сотруднику делать копии.

Округ Колумбия

Законодательство округа Колумбия не предусматривает, что частных служащих могут просматривать свои личные дела или личные дела.

Согласно § 1–631.05 Кодекса округа Колумбия , государственным служащим округа Колумбия разрешено проверять свои официальные записи о занятости.

Флорида

Законодательство Флориды не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои личные дела или личные дела.

Государственные служащие: Государственные служащие имеют право просматривать свои файлы и делать копии в соответствии с Законом о государственных архивах Флориды, FL Stat § 119 .Работники системы государственных школ подпадают под действие закона FL Stat § 1012.31 .

Грузия

Законодательство Грузии не содержит положений о том, что какие-либо сотрудники могут проверять свои личные дела или личные дела. После увольнения кадровые записи государственных служащих очищаются в соответствии с O.C.G.A. § 45-1-5 .

Гавайи

Уставы Гавайев не предусматривают, чтобы частных служащих могли просматривать свои личные дела или личные дела.

Государственным служащим предоставлен доступ к их личным записям в соответствии с Законом Гавайских островов о единой информационной практике (UIPA), глава 92, часть III . Исключены некоторые записи — записи, относящиеся к предотвращению, контролю или сокращению преступности, записи, которые раскрывают конфиденциальную личность источника, и некоторые другие ограничения, перечисленные в §92F-22 .

После получения письменного запроса агентство должно предоставить доступ и предоставить копию в течение 10 рабочих дней.Сотрудники имеют право исправлять фактические ошибки и оспаривать содержание своих личных данных, и у агентства есть 30 рабочих дней для ответа.

Следуйте этим инструкциям: Запрос на доступ к правительственной записи

Айдахо

Статуты Айдахо не предусматривают, что частных служащих могут просматривать свои записи или файлы персонала.

Государственные служащие в Айдахо или их назначенные представители имеют доступ к своему личному делу по запросу и могут получить копии всех материалов (за исключением рекомендательных писем) в соответствии с §74-106 и §33- 518 статута Айдахо.

Иллинойс

Всем сотрудникам в Иллинойсе предоставлен доступ к своим записям в соответствии с Законом о проверке кадрового учета (820 ILCS 40 /) , включая бывших сотрудников сроком на один год.

Работодатели должны предоставить сотрудникам или их назначенным представителям доступ к своим кадровым файлам в течение 7 рабочих дней и могут потребовать от сотрудника подать письменный запрос с использованием специальной формы. Сотрудники могут делать копии содержания, но работодатель может взимать плату за копии.

Сотрудники могут потребовать удаления или исправления информации в их личном деле. Если взаимное согласие не может быть достигнуто, работник может подать письменное заявление с объяснением своей позиции, которое работодатель должен приложить к спорной части кадрового учета. Заявление должно быть включено всякий раз, когда спорная часть передается третьей стороне.

Действующим сотрудникам разрешается до 2 запросов на проверку в год через разумные промежутки времени. Некоторые документы исключены Разделом 10, например рекомендательные письма и подробные результаты испытаний.

Индиана

Закон штата Индиана не предусматривает, что частных служащих могут просматривать записи своих сотрудников или личные дела.

Государственные служащие в Индиане имеют доступ к своим кадровым записям в соответствии с IC 5-14-3-4 и могут получить копию бесплатно в соответствии с политикой Государственного департамента персонала .

Айова

Всем сотрудникам в Айове предоставлен доступ к своим кадровым файлам в соответствии с §91B.1 , за исключением справок о приеме на работу, написанных для сотрудника. Сотрудникам разрешается получать копии, но работодатель может взимать плату, эквивалентную сумме, взимаемой за страницу для копий, сделанных коммерческой копировальной компанией.

Канзас

Законодательство штата Канзас не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои личные дела или личные дела.

Государственный служащий Записи должны быть открыты для проверки, но под K.S.A. 45-221 кадровые записи, рейтинги эффективности или индивидуально идентифицируемые записи не обязательно должны быть открытыми. Следующая информация должна быть раскрыта: имена, должности, заработная плата или фактические трудовые договоры о компенсации, а также стаж работы должностных лиц и сотрудников государственных учреждений.

Кентукки

Статуты Кентукки не предусматривают, что частных сотрудников могут проверять свои личные дела или личные дела.

Государственные служащие штата Кентукки получают доступ к просмотру и копированию полных записей своих сотрудников в соответствии с KRS § 18A.020 после подачи письменного запроса. Государственным служащим разрешается комментировать в письменной форме любой элемент в своем файле, и их комментарии прилагаются к конкретной записи и добавляются в их файл.

Луизиана

Частные служащие в Луизиане не имеют права просматривать свое личное дело, если только в справочнике для служащих это право не предусмотрено.

Государственным служащим в Луизиане предоставляется доступ к их личному делу и записям сотрудников в соответствии с несколькими законами: сотрудникам правоохранительных органов в соответствии с пунктом 40 статьи RS: 2533 , школьным служащим и любым неклассифицированным служащим в соответствии с пунктом 17 статьи RS: 1237 и пожарные сотрудники согласно RS § 33: 2183 .

Мэн

В соответствии с разделом Раздел 26, §631 всем сотрудникам в штате Мэн (включая бывших сотрудников) предоставляется возможность просматривать и копировать свои личные дела после подачи письменного запроса.

Если работодатель не выполняет требования в течение 10 дней с момента получения письменного запроса, он подвергается штрафу в размере 25 долларов в день (но не более 500 долларов США) и может быть привлечен к суду о возмещении ущерба и гонорарах адвокатам.

По запросу сотрудника работодатель должен бесплатно предоставлять сотруднику одну копию всего своего кадрового дела каждый календарный год.

Мэриленд

Законодательство штата Мэриленд не предусматривает s для частных служащих для проверки их кадровой документации.

Государственные служащие имеют право проверять личные дела своих сотрудников в соответствии с § 4-311 GP . В соответствии с Законом об общественной информации штата Мэриленд (PIA) и GP § 4-203 у хранителя есть 10 дней, чтобы подготовить запись или ответить на запрос.

Массачусетс

Согласно MGL C.149 §52C , все сотрудники в Массачусетсе имеют право просматривать свои кадровые записи или получать копию в течение 5 рабочих дней после подачи письменного запроса.Работодатели обязаны уведомлять сотрудников в течение 10 дней о размещении отрицательной информации в их кадровой документации.

Работодатели не обязаны разрешать сотруднику проверять свои записи более двух раз в течение календарного года. Однако проверка, вызванная внесением отрицательной информации в их личный кабинет, не засчитывается в счет двух проверок.

Сотрудники могут потребовать удаления или исправления информации в их личном деле.Если взаимное согласие не может быть достигнуто, работник может подать письменное заявление с объяснением своей позиции, которое работодатель должен приложить к спорной части кадрового учета. Заявление должно быть включено всякий раз, когда спорная часть передается третьей стороне.

Мичиган

В Мичигане «Закон о праве сотрудников Булларда-Плавецки знать» ( MCL § 423.501 — 423.512 ) предоставляет всем сотрудникам возможность просматривать свои кадровые записи на разумных собеседованиях, как правило, не более двух раз. в год.После проверки сотруднику разрешается копировать записи.

Если работник демонстрирует, что он не может просмотреть записи лично, работодатель обязан отправить ему копию по почте после получения письменного запроса от работника.

Сотрудники могут потребовать удаления или исправления информации в их личном деле. Если взаимное согласие не может быть достигнуто, работник может подать письменное заявление (не более 5 листов бумаги размером 8,5 × 11 дюймов) с объяснением своей позиции, которое работодатель должен приложить к оспариваемой части кадрового учета.Заявление должно быть включено всякий раз, когда спорная часть передается третьей стороне.

Миннесота

В соответствии с законом Миннесоты § 181.961 , всем сотрудникам разрешается проверять свои кадровые записи один раз в шесть месяцев после подачи письменного запроса. После проверки работники могут подать письменный запрос на копию записи, которую должен предоставить работодатель.

Бывшим сотрудникам разрешается проверять свою учетную запись один раз в год после увольнения, пока ведется учетная запись персонала.В качестве альтернативы бывшие сотрудники могут направить работодателю письменный запрос на предоставление копии их кадровой документации.

Миссисипи

Статуты Миссисипи не содержат положений, позволяющих сотрудникам проверять свои кадровые записи. Кадровый учет освобожден от действия Закона о государственных архивах штата Миссисипи № от 1983 г. согласно Кодекс штата Миссисипи. § 25-1-100

Миссури

Миссури был одним из первых сторонников закона об открытых записях, подписав в 1973 году главу RSMO 610 .Несмотря на этот факт, законодательные акты штата Миссури не содержат положений , позволяющих сотрудникам проверять свои кадровые записи. Записи, относящиеся к найму, увольнению, дисциплинарному взысканию или продвижению по службе конкретных сотрудников государственным правительственным органом, считаются личной информацией и являются закрытыми записями в соответствии с RSMO § 610.021 .

Монтана

Законодательство штата Монтана не предусматривает доступа частных служащих и к их кадровой документации.

Монтана государственных служащих имеют доступ к своим кадровым документам в соответствии с Правилом 2 .21.6615 . Сотрудникам разрешается подать письменный ответ на информацию, содержащуюся в их кадровом архиве, в течение десяти рабочих дней с даты, когда служащий узнал об этой информации, и их письменный ответ становится постоянной частью кадрового учета.

Небраска

Устав Небраски не предусматривает доступа частных служащих и к их кадровой документации.

Согласно § 79-8 109 Кодекса штата Небраска штатные сотрудники округов государственных школ должны иметь доступ к своему личному делу, которое ведется округом, и право приложить письменный ответ на любой элемент файла.

Невада

Согласно NRS § 613.075 , всем сотрудникам разрешено проверять и получать копии своих кадровых документов, подав письменный запрос. Сотрудники могут подавать запросы на изменение в письменной форме, чтобы исправить неточную или неполную информацию в своих записях, а также могут предоставить письменное объяснение разумной длины в прямом ответе на любую письменную запись в своих записях о занятости.

После увольнения работодатель должен разрешить работнику проверить его трудовую книжку в течение 60 дней после его или ее увольнения и должен, по запросу этого бывшего сотрудника в течение этого периода, предоставить бывшему сотруднику копию этих записей.

New Hamshire

New Hampshire предоставляет всем сотрудникам право проверять свои личные дела и получать копию согласно RSA § 275: 56 .

Работодатели не обязаны раскрывать информацию в личном деле, если сотрудник является объектом расследования и раскрытие информации может нанести ущерб правоохранительным органам, или если информация относится к расследованию государственной безопасности.

Если сотрудник не согласен с какой-либо информацией, содержащейся в его файле, он может потребовать удаления или исправления информации.Если соглашение не может быть достигнуто, сотрудник может представить письменное заявление, объясняющее его версию информации, с подтверждающими доказательствами, которые должны храниться как часть личного дела сотрудника.

Нью-Джерси

В Нью-Джерси нет закона, требующего общего доступа к файлам персонала для любых сотрудников . Однако в связи с расследованиями, проводимыми государственным агентством, работодатели могут быть обязаны предоставить информацию о трудовых книжках сотрудников по N.J.A.C. § 13: 4-4.2 .

Нью-Мексико

Законодательство штата Нью-Мексико не предусматривает для любых сотрудников доступа к их кадровой документации. NM Stat § 14-2-1 исключает вопросы, связанные с мнениями в личных делах, из раскрытия в соответствии с Законом об инспекции государственных архивов (IRPA) ; Это означает, что внутренние оценки, дисциплинарные отчеты, информация о повышении / понижении в должности или увольнении, а также служебные аттестации не должны раскрываться.Однако фактическая информация в файле, такая как зарплата, ежегодный отпуск или конфликт интересов, не защищена аналогичным образом.

Нью-Йорк

В настоящее время только государственных служащих Нью-Йорка имеют доступ к своим кадровым файлам в соответствии с PBO § 89.2. (C) . Государственным служащим разрешается доступ к личным записям после предоставления разумных доказательств их личности.

Законопроект о собраниях A4836 и Законопроект Сената S5044 действуют в законодательном органе Нью-Йорка и предоставят государственным и частным служащим право просматривать свое личное дело.

Северная Каролина

Законодательство Северной Каролины не предусматривает доступа частных сотрудников и к своим кадровым документам.

Все нынешние и бывшие сотрудники имеют доступ к определенным записям, таким как записи, указывающие на их собственное воздействие токсичных материалов или вредных физических агентов в соответствии с § 95-143 § G.S. .

Все государственных служащих в Северной Каролине (нынешние и бывшие) могут получить доступ к своим личным записям в соответствии с G.S. § 126-24 . , за исключением рекомендательных писем, запрошенных до приема на работу, и информации о медицинской инвалидности, которую разумный врач не разгласит пациенту.

Северная Каролина имеет несколько законодательных актов, которые применяются к различным группам и областям, но все они содержат в основном те же формулировки, что и § 126-24 . .

Северная Дакота

Законодательство Северной Дакоты не предусматривает доступа частных сотрудников и к их кадровой документации.

Государственным служащим в Северной Дакоте предоставлен доступ к записям своих сотрудников в соответствии с § 54-06-21 NDCC . Сотрудники могут получить доступ к своим записям по предварительной записи в обычное рабочее время. Проверка должна проходить под наблюдением, и сотрудники имеют право отвечать на любые поданные материалы, и их ответы должны быть приложены к копии файла. Сотрудники могут получить копию любого документа по запросу, а работодатели могут взимать разумную плату.

Огайо

Закон штата Огайо не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Тем не менее, в соответствии с пунктом 3701.74 пересмотренного Кодекса штата Огайо, все сотрудники в Огайо имеют право на доступ к своим собственным медицинским записям, включая любые записи медицинского осмотра, требуемого их работодателем, или осмотра в результате травмы или заболевания. относящиеся к их работе.

Огайо государственных служащих имеют доступ к своим кадровым файлам в соответствии с Законом о государственных архивах штата Огайо, кодифицированным в § 149.43 пересмотренного кодекса штата Огайо . Ряд организаций разъяснили требования и процедуры в рамках Административного кодекса Огайо ( § 3349-7-5, § 3357: 12-3-20 , § 3364-25-04 , § 5122-26-06 ).Например, несколько университетов предусматривают, что сотрудники могут получить доступ к своим кадровым записям один раз в год после подачи письменного запроса.

Оклахома

Законодательство Оклахомы не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Если иное не оговорено в законе, государственных служащих в Оклахоме имеют доступ к своему личному досье и могут получать копии в соответствии с O.S. § 24A.7 .

Орегон

Согласно ORS § 652.750, Всем сотрудникам в Орегоне разрешается проверять свои кадровые записи в течение 45 дней после подачи запроса и они должны предоставить заверенную копию (работодатели могут взимать плату за фактическую стоимость предоставления услуги).

Кадровое дело включает записи, используемые для определения квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер, а также учет рабочего времени и заработной платы сотрудника. Записи, относящиеся к осуждению, аресту или расследованию уголовного дела, или конфиденциальные отчеты предыдущих работодателей раскрывать не требуется.

Работодатели обязаны вести учет уволенных сотрудников в течение 60 дней.

Пенсильвания

Пенсильвания предоставляет всем сотрудникам (но не бывшим сотрудникам) доступ к просмотру своего личного дела в соответствии с 43 P.S. § § 1322-1324 . Сотрудникам и / или их назначенному агенту разрешается проверять свои личные дела не реже одного раза в год. Работодатели могут потребовать письменный запрос, в котором указывается цель проверки или конкретные части записи, которые сотрудник желает проверить.

Копирование файлов остается на усмотрение работодателя, но сотрудникам разрешается делать записи, и работодатель может иметь своего представителя во время проверки.

Записи должны быть доступны на месте в обычные рабочие часы и в том месте, где они обычно хранятся. Работодатели не обязаны разрешать проверку в течение обычного рабочего дня сотрудника, а также предоставлять доступ к файлу в нерабочие часы.

Файлы и записи, касающиеся квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или дисциплинарных мер, включаются в личное дело.Однако следующие записи не подлежат проверке: записи сотрудника, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, рекомендательные письма, документы, которые разрабатываются или готовятся для использования в гражданских, уголовных процессах или процедурах рассмотрения жалоб, медицинские записи или материалы. которые используются работодателем для планирования будущих операций или информации, доступной сотруднику в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности.

Пуэрто-Рико

Статуты Пуэрто-Рико не предусматривают, чтобы частных служащих могли проверять свои кадровые записи.

Государственным служащим в Пуэрто-Рико предоставляется право проверять свое личное дело в соответствии с 21 L.P.R.A. § 4572 .

Род-Айленд

Все сотрудники в Род-Айленде имеют право проверять свои личные дела в соответствии с RI Gen L § 28-6.4-1. После получения письменного запроса работодатели должны предоставить файлы в течение 7 рабочих дней в любое время, отличное от рабочего времени сотрудника.

Работодатели должны иметь представителя, присутствующего при проверке, и не обязаны разрешать работникам делать копии, но если копии предоставлены, работодатель может взимать разумную плату.

Сотруднику разрешается просматривать записи, используемые для определения его квалификации для работы, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или дисциплинарных мер. Следующие записи исключаются из проверки: записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, или записи, подготовленные для использования в любых гражданских, уголовных процессах или разбирательствах по жалобам; любые рекомендательные письма, рекомендации, управленческие записи, которые ведет или использует только работодатель; конфиденциальные отчеты от предыдущих работодателей и записи управленческого планирования.

Сотрудникам разрешается проверять свои записи не менее трех раз в календарный год.

Южная Каролина

Уставы Южной Каролины не предусматривают, чтобы сотрудников могли проверять свои кадровые записи. Законопроект 1045 Сената был внесен в 1996 году, чтобы установить права сотрудников на просмотр и получение копий своего личного дела, но он умер в комитете.

Все нынешние и бывшие сотрудники имеют доступ к определенным записям, таким как записи, которые указывают на их собственное воздействие токсичных материалов или вредных физических агентов в соответствии с Кодексом SC, § 41-15-100 .

Южная Дакота

Законодательство Южной Дакоты не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Согласно SD Codified L § 3-6C-24, все записи, относящиеся к служащим государственного сектора , включая служебные аттестации, должны быть открыты для проверки сотрудником в обычное рабочее время.

Теннесси

Законодательство штата Теннесси не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Tenn. Code Ann. В § 8-50-108 говорится, что любой государственный служащий имеет право на доступ к личному делу своего служащего и может получить копии после оплаты стоимости размножения.

Техас

Законодательство штата Техас не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Государственные служащие имеют доступ к личным документам своих сотрудников в соответствии с Законом Texas Public Information Act (Tex.Правительственный кодекс, § 552.023 (а). и Tex. Att’y Gen. ORD-288 (1981).).

Муниципальная лига Техаса поддерживает отличную справочную информацию о Законе об общественной информации с общими сценариями и соответствующими ресурсами.

Юта

Устав штата Юта не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Согласно кодексу Юта 67-18 , государственных служащих имеют право проверять и делать копии своих личных файлов, причем стоимость копирования оплачивается служащим.

Вермонт

Законодательство штата Вермонт не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Менее 1 V.S.A. § 317 , вся информация в личном деле сотрудника любого государственного агентства должна быть доступна этому отдельному сотруднику или его назначенному представителю.

Вирджиния

В соответствии с § 8.01-413.1 Кодекса штата Вирджиния , все сотрудники (как нынешние, так и бывшие) имеют право получить копии записей, которые «отражают» даты трудоустройства, заработной платы или оклада сотрудника во время найма, работы описание и название, а также любые травмы, полученные сотрудником в ходе работы у работодателя.Работодатели должны предоставить записи в течение 30 дней с момента получения запроса и могут взимать разумную плату за копирование.

Вашингтон

Все сотрудники в Вашингтоне имеют право просматривать свои кадровые записи в соответствии с §§ 49.12.240 RCW по 49.12.260 . Сотрудники имеют право исправлять или опровергать любую информацию, содержащуюся в их личном деле, или справочную информацию, предоставленную лицам за пределами компании.

Работодатели должны разрешать не менее одного обзора в год, а бывший сотрудник сохраняет право на опровержение или исправление в течение двух лет.

Записи, относящиеся к расследованию возможных уголовных преступлений, записи или записи, составленные при подготовке к надвигающемуся судебному процессу, которые не будут доступны другой стороне в соответствии с правилами досудебного раскрытия информации, не подлежат проверке.

Западная Вирджиния

Уставы Западной Вирджинии не предусматривают, чтобы сотрудников могли проверять свои личные дела.

Висконсин

Согласно Висконсин § 103.13 , все сотрудники (и бывшие сотрудники) имеют право просматривать свои личные дела.Работодатель может потребовать письменный запрос, и у него есть 7 дней после получения, чтобы предоставить документы. Сотрудники могут проверять любые кадровые документы, которые использовались или использовались при определении их квалификации для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер.

Сотрудники могут потребовать исправления удаления информации из их файлов по взаимному согласованию со своим работодателем. Если соглашение не может быть достигнуто, сотрудник может подать письменное заявление с объяснением своей должности, которое должно быть приложено к спорной части его кадровой документации.

Вайоминг

Законодательство штата Вайоминг не предусматривает, что частных сотрудников могут проверять свои кадровые записи.

Вайоминг государственных служащих предоставлен доступ для просмотра своего личного дела в соответствии с Вайоминг, Стат. § 16-4-203 , включая информацию о приложении, оценки успеваемости и учебные достижения.

Дэн Сойер

Редактор-основатель и главный писатель ExpertEmployee.com. Дэн — специалист по собеседованию и карьере, с более чем 20-летним опытом работы на руководящих должностях в лидерах высоких технологий Space Exploration Technologies и Samsung Austin Semiconductor.

Недавние сообщения

ссылка на сбор советов: все, что нужно знать сотрудникам сферы гостеприимствассылка на «Может ли мой босс изменить мою табель учета рабочего времени»?
Может ли мой босс изменить мою табель учета рабочего времени?
Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы работодатели вели определенные записи для каждого покрытого, не освобожденного от налогов работника, включая точную информацию об их отработанном времени и заработной плате. Даже …
Что делать, если я не помню даты предыдущей работы? | Работа
Фредди Сильвер Обновлено 29 июня 2018 г.
У вас могут возникнуть трудности с запоминанием точных дат вашего прошлого трудоустройства, особенно если прошло несколько лет с тех пор, как вы работали на этом рабочем месте.Большинство потенциальных работодателей заинтересованы только в недавнем трудоустройстве, поэтому, если даты забыты 15 или более лет назад, вероятно, лучше не включать вакансии в резюме. Однако, если рассматриваемая вакансия особенно актуальна или появилась недавно, включите ее в свое резюме с указанием дат.
Проведите небольшое исследование
Лучший способ узнать точную дату вашего трудоустройства — позвонить в отдел кадров вашего предыдущего работодателя, если компания все еще работает.Если нет, позвоните в налоговую службу или в Управление социального обеспечения; они хранят записи вашей истории работы. Поищите старые налоговые декларации или позвоните своему бухгалтеру, если вы использовали его для подачи налоговых деклараций. Вы также можете попробовать подать заявку на проверку кредитоспособности, поскольку эти компании иногда предоставляют запись о вашей истории работы в своих отчетах.
Работа с памятью
Разбейте память, пытаясь связать задание с другими событиями, которые произошли бы в то же время.Например, если вы помните, что трагедия 11 сентября произошла, когда вы были на работе, это может напомнить вам период времени, когда вы там работали. Сопоставьте значимый жизненный цикл или семейные события с работой, которую вы выполняли в то время. Например, когда ваш младший ребенок пошел в дошкольное учреждение? В год, когда ваша сестра вышла замуж? Возможно, вы помните сильную метель, когда начинаете там работать, и можете определить время года.
Выберите мозги друзей и коллег
Позвоните друзьям, родственникам и бывшим коллегам, чтобы они помогли вам.Возможно, друг вспомнит, как вы разговаривали о своей работе, когда он занимал должность в другом месте. Если он знает, на какие даты он работал, это может помочь вам приблизиться к тем датам, которые вы ищете. Вы получили лифты для работы с соседом? Может быть, она поможет определить даты, которые она помнит, когда водила вас. Если вы связались с бывшими коллегами на платформах социальных сетей, таких как Facebook, Instagram или LinkedIn, будет проще попросить их внести свой вклад.
Переформатируйте свое резюме
Если все ваши попытки узнать точные даты вашего трудоустройства не увенчались успехом, подумайте об использовании формата вашего резюме, который подчеркивает навыки по истории занятости.Если вы знаете только месяцы или годы, которые вы проработали, но не знаете точные дни начала и окончания вашей работы, просто запишите то, что вы действительно знаете.
Типы резюме | Штат Миннесота CAREERwise
Обзор Перечисляет историю вашей работы в обратном порядке, начиная с вашей текущей или последней работы и работая в обратном порядке. Основное внимание уделяется навыкам и сильным сторонам, важным для работодателей. Опускает конкретные даты, имена и места. Делает акцент на пятнистой истории работы. Сочетает в себе гибкость и силу двух других типов резюме.
Преимущество Легко писать. Подчеркивает стабильный трудовой стаж. Работодателям нравится видеть названия должностей, уровень ответственности и даты вашей истории работы. Подчеркивает пятнистую историю работы. Позволяет выделить конкретные сильные стороны и передаваемые навыки, которые могут быть неочевидными при описании в чисто хронологическом порядке. Показывает хороший послужной список и высокую мобильность.Покажите, как навыки, которые вы использовали в прошлом, применимы к работе, которую вы ищете. Подчеркивает передаваемые навыки.
Обращает внимание на пробелы в занятости. Навыки бывает трудно определить, если они не указаны в последней вакансии. Нет подробной истории работы. Может показаться, что контенту не хватает глубины. Не нравится многим работодателям. Это заставляет их думать, что вы, возможно, пытаетесь скрыть свой возраст, пробелы в работе, отсутствие соответствующего опыта, отсутствие карьерного роста или неполную занятость. История работы часто находится на второй странице, и работодатель может не читать это далеко.
Лучшее применение Чтобы подчеркнуть прошлый карьерный рост и развитие в той же карьере. Или когда имя бывшего работодателя может иметь значение для будущего работодателя. Чтобы подчеркнуть передаваемые навыки, которые вы использовали в волонтерской работе, оплачиваемой работе или курсовой работе. Используйте это или комбинированное резюме, если вы только что закончили школу, у вас ограниченный опыт работы, вы меняете карьеру или выполняете внештатную работу или не хотите обращать внимание на свой возраст. Чтобы продемонстрировать свои навыки, накопленные за всю историю вашей работы, вместо конкретных должностей, которые вы занимали. Используйте, когда вы меняете профессию, и имена бывших работодателей могут быть не очевидны для потенциального работодателя.
Не использовать, если В вашей истории работы есть пробелы, когда привлечь внимание к вашему возрасту может быть проблемой, вы часто меняли работу или выходите на рынок труда впервые или после долгого отсутствия. Вы хотите подчеркнуть рост или развитие, или если ваши обязанности и ответственность на недавней работе были ограничены. Ваш опыт ограничен, или в вашей истории работы есть большие пробелы.
Примеры резюме Chronological (pdf)
School to Work Chronological (pdf)
Chronological Template (pdf): составьте свое резюме
Skills Resume (pdf)
Skills Resume Template (pdf): составьте свое резюме
Work-to-Work (pdf): для смены места работы
Отсутствие оплачиваемого опыта работы (pdf)
Пустой рабочий лист (pdf): составьте свое резюме
Составление резюме: история занятости
Урок 6: История занятости
/ ru / resumewriting / tasks-summaries-or-professional-profiles / content /
История занятости
Причина, по которой менеджер по найму просматривает ваше резюме, состоит в том, чтобы определить, соответствуют ли ваши навыки и опыт его открытой должности.Где он смотрит ваше резюме? Он просматривает вашу историю трудоустройства , чтобы убедиться, что перечисленные вами навыки и достижения показывают, что вы будете идеальным работником.
На этом уроке вы узнаете, какой формат лучше всего подходит для перечисления вашей истории занятости . Вы также узнаете, как продвигать свое резюме, сосредоточив свою историю на достижениях и показателях , а не просто перечисляя обязанности. Затем вы создадите трудовую книжку для своего собственного резюме.
Общие способы составления списка трудовой книжки
Основная причина, по которой работодатели смотрят ваше резюме, — это выяснить, соответствуют ли ваши навыки и опыт их потребностям. Как они узнают, какими навыками и опытом вы обладаете, и как они могут узнать, будете ли вы активом для их организации? Они сделают все это, прочитав ваш раздел истории занятости .
Вы хотите, чтобы этот раздел был мощным и представлял вас в наилучшем свете. Однако он также должен быть ясным, кратким и понятным для всех, кто его читает.Так как же сделать свою историю занятости убедительной и краткой? Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных способов составить список трудовой книжки.
В хронологическом порядке
В хронологическом формате резюме отображается история вашей работы с самой последней позицией вверху. В приведенном ниже примере Джо назвал раздел своей истории занятости Опыт . Вы можете использовать любое название, которое вам подходит, например История работы или Профессиональный опыт .
Нажмите кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать больше о хронологическом формате резюме.
Функциональный
Давайте посмотрим на функциональный формат резюме, в котором перечислены ваши навыки, а не подробная история вашей работы. В приведенном ниже примере Миранда перечислила свои навыки по категориям, включая Управление контрактами и Лидерство .
Нажмите кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать больше о функциональном формате резюме.
Многим менеджерам по найму не нравится функциональное резюме, потому что они не могут использовать его для оценки вашей надежности, долговечности или того, как давно вы использовали определенные навыки. Например, человек, создавший рекламные буклеты 20 лет назад, может быть не знаком с технологиями программного обеспечения, используемыми для создания рекламных буклетов сегодня.
Комбинированный: функционально-хронологический
Давайте посмотрим на резюме, в котором сочетает в себе как функциональный, так и хронологический подход.В приведенном ниже примере Джейми хотела сосредоточиться на своих навыках, но при этом продемонстрировать постоянный опыт работы.
Нажмите кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать больше о формате комбинированного резюме.
Попробуй!
Загрузите наш шаблон хронологического резюме, если вы еще этого не сделали. Если вы уже начали свой шаблон резюме с предыдущего урока, вы можете открыть этот документ.
Для этого действия вы будете работать только с частью документа Experience .Пожалуйста, обратитесь к следующему изображению:
Замените текст шаблона своей информацией. Обязательно снимите квадратные скобки при замене текста.
При желании переименуйте этот раздел в , в зависимости от цели, которую вы пытаетесь достичь. Вы можете переименовать его в История занятости , если вы пытаетесь показать постоянный поток прошлых вакансий, Опыт , если вы пытаетесь подчеркнуть навыки, которые вы использовали ранее, или Навыки , если вы хотите сосредоточиться на своих навыках, которые передаются на работу, которую вы хотите.
Замените [Даты работы] датами вашего текущего или последнего места работы. Для этих дат вы можете ввести месяц и год, когда вы начали и оставили работу. Если вы все еще работаете, введите Настоящее вместо даты окончания.
Введите название и местонахождение компании вашего работодателя в поле [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ, местонахождение] . Для местоположения вы можете ввести аббревиатуру города и штата или ввести Remote , если вы работали из дома.
Замените [Должность] на должность, которую вы имели или занимали на момент ухода с этой работы. Убедитесь, что это заголовок, понятный любому, кто может прочитать ваше резюме. Например, специалист по OHC может быть лучше объяснен как Специалист по претензиям, профессиональная гигиена .
Опишите работу, заменив каждый [Описание выполнения работы или обязанности мерой] кратким описанием достижения или должностных обязанностей, которые вы выполняли в этой роли.Обязательно укажите какую-то меру, чтобы менеджер по найму имел более конкретное представление о масштабах вашего опыта. Например, вместо того, чтобы говорить, что как кассир вы, , уравновешиваете денежный ящик , объясните, что вы, , регулярно уравновешиваете денежный ящик с погрешностью менее 1% .
Повторите первый шаг для каждого дополнительного задания, которое вы удерживаете. При необходимости добавьте или удалите разделы.
Сохраните файл на свой компьютер.Вы будете добавлять дополнительную информацию по мере прохождения следующих уроков.
Помните, что вы хотите, чтобы каждое название должности или описание усиливало те моменты, которые вы включили в свое резюме, профиль или цель.
/ ru / resumewriting / education-information / content /
.