Внесение изменений в штатное расписание: Приказ о штатном расписании 2020 и 2021

Внесение изменений в штатное расписание

Абсолютно в каждой организации процесс набора сотрудников осуществляется не по прихоти начальства, а в соответствии с главными документами, на основании которых компания функционирует. Одним из таких документов, безусловно, является штатное расписание, которое содержит в себе важные сведения о подразделениях данной компании, о количестве единиц сотрудников в каждом из них и т.д. Более того, штатное расписание включает в себя и данные об установленном окладе для каждого служащего.

В процессе функционирования предприятия у его руководителя может появиться необходимости во внесении в действующее штатное расписание определенных поправок. Это можно быть связано с самыми различными изменениями, например, с внедрением новых методов производства, с расширением компании, а также с иными обстоятельствами.

Сразу следует отметить, что редакция существующего штатного расписания представляет собой достаточно серьезную процедуру, к которой каждый директор должен относиться с максимальной ответственностью. Неверно составленное штатное расписание может быть признано недействительным уполномоченным органом. Кроме того, любая проверка трудовой инспекции непосредственно связана с внимательным изучением именно этого документа. Выявление там различных ошибок может являться полноценным основанием для последующего установления соответствующих мер ответственности в отношении работодателя.

Еще одним важным нюансом будет являться и тот факт, что обязанность по грамотному составлению штатного расписания, а также по надлежащему внесению поправок в него, возлагается не только на руководителя компании, но и на других лиц. В частности, в процедуре формирования данного документа всегда принимают участие начальники отдела кадров. Помимо этого, определенные сведения, включая, например, систему оплаты на конкретной должности, должны быть внесены туда главным бухгалтером. После указания в документе необходимой важной информации, абсолютно все лица, которые принимали в этом участие, должны поставить собственные подписи в положенном месте.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Процедура внесения необходимых изменений в действующее штатное расписание осуществляется на основании статьи 72 ТК РФ. Там сказано, что начальным этапом в этом процессе всегда должно являться издание соответствующего приказа. Решение может быть принято руководителем компании либо иным лицом, которое обладает всеми необходимыми полномочиями.

Дальнейший порядок процедуры внесения изменений во многом будет зависеть от непосредственных причин поправок. Например, если речь идет о смене организацией своего прежнего названия – о данном факте обязательно должны быть уведомлены все сотрудники данного учреждения. При этом следует учесть, что уведомления им нужно разослать заранее, не позднее, чем за два месяца до вступления всех изменений в свою законную силу.

Следующим этапом по внесению редакций в действующее штатное расписание, станет изготовление уполномоченными лицами необходимого пакета документов. Делать это нужно в соответствии с официальным перечнем, который устанавливается действующими законодательными нормами. Одним из таких документов будет являться служебная записка, которая будет содержать в себе информацию о необходимости внесения поправок. Тут же указываются и непосредственные причины появления подобной необходимости.

Например, такой причиной может являться увеличение объемов регулярно производимой продукции и постоянных заказов. Этот факт, в свою очередь, ведет к необходимости увеличения количества сотрудников на определенных должностях. Может быть и наоборот – причиной для внесения изменений будет являться резкое сокращение объема продаж. Это может привести к необходимости уменьшения текущего штата сотрудников. Вне зависимости от конкретных причин, главное – чтобы они были просто и понятно указаны в служебной записке.

Если речь идет о сокращении штата, работодателю нужно не забыть о дополнительных и важнейших аспектах данной процедуры. В частности, каждому из сокращаемых сотрудников необходимо выдать специальное уведомление. Кроме того, при наличии в данной организации других подходящих должностей, все они должны быть предложены служащим.

Более упрощенная процедура сокращения будет действовать в том случае, если должности, которые нужно убрать, являются вакантными. В такой ситуации работодатель может приступить к данному процессу сразу же, без выдержки двухмесячного срока.

Обоснование внесения изменений

Штатное расписание для каждой конкретной компании всегда составляется в индивидуальном порядке, с обязательным учетом объема регулярно выполняемых задач, а также иных дополнительных факторов. Однако, как показывает существующая практика, компанию, которая постоянно работает на основании одного и того же штатного расписания, можно встретить достаточно редко. Это вполне объяснимо, ведь с организацией могут происходить самые различные изменения, включая слияние с другими компаниями, изменения текущего направления деятельности и т.д. Помимо этого, причинами для появления необходимости внесения поправок могут выступать и различные денежные вопросы, например, увеличение окладов, изменения в тарифной сетке и иные события.

Если же говорить о главных основаниях осуществления всех этих изменений – таковыми всегда будут являться различные документы. Нередко это бумаги бухгалтерской отчетности – справки о доходах за последний временной период, подтверждение факта сокращения регулярной прибыли и т.д. Главное, чтобы это документальное основание было отмечено в самом штатном расписании. В противном случае, созданное расписание может быть признано полностью недействительным.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Решение о необходимости внесения изменений в существующее штатное расписание всегда должно приниматься руководителем компании либо иным лицом, у которого имеются все требуемые полномочия. В дальнейшем данное решение фиксируется в главном документе – соответствующем распоряжении начальства. Сразу следует отметить, что унифицированной формы такого приказа действующими законодательными нормами не предусмотрено. Следовательно, у руководителя имеется полноценное право на разработку собственного бланка, который потом может использоваться в компании, при возникновении подобной необходимости.

В созданном приказе должны содержаться следующая основная информация:

• дата, с которой все указанные изменения должны вступить в свою законную силу;
• ссылка на служебную записку либо иной документ, который является главным основанием для внесения соответствующих изменений в действующее расписание;
• основная суть вносимых изменений. Здесь следует подробно изложить информацию о том, в чем именно будут заключаться поправки, какие вопросы они затронут и т.д.;
• далее следует указать все новые данные, например, будущее количество штатных единиц и т.д.;
• если изменения были связаны с денежным вопросом, ответственному лицу необходимо будет указать новые размеры окладов для определенных должностей и иные сведения, которые также подверглись изменениям.

Если изменения заключаются, например, в сокращении штата, в приказе обязательно должна быть отражена информация о точном количестве удаленных должностей. Следует помнить, что в случае отсутствия в приказе важных сведений документ не будет обладать необходимой правовой силой.

Внесение изменений при изменении оклада

Процедура внесения поправок в существующее штатное расписание по причине изменения оклада должна осуществляться на основании действующих законодательных норм. Для того чтобы изменить ранее назначенную сотрудникам заработную плату, у уполномоченного лица должны иметься веские основания для подобных действий. К наиболее часто встречающимся из них можно отнести:

• изменение текущего уровня прожиточного минимума. Как известно, данная величина может подлежать пересмотру, на основании соответствующего решения Правительства РФ;
• проведение работодателем сокращения штата;
• внесение серьезных изменений в текущее кадровое устройство компании, которое неизбежно влечет за собой соответствующие поправки в текущих размерах оклада;
• проведение массовых ликвидаций повторяющихся позиций на производстве;
• введение специальной системы стимулирования сотрудников для достижения ими максимальных результатов во время исполнения профессиональных обязанностей;
• иные обстоятельства, которые будут оказывать прямое влияние на текущий размер оклада служащих.

Следует отметить, что процедура внесения необходимых изменений в штатное расписание может быть осуществлена одним из двух доступных способов:

1. Полное переделывание ранее существующего расписания. То есть при выборе данного способа работодатель практически изготавливает новый документ. Как правило, такой метод актуален в тех случаях, при которых количество требуемых изменений действительно высоко. В данной ситуации, прежний документ остается под старым номером и продолжает свое полноценное действие.
2. Вынесение руководителем распоряжения и внесение необходимых поправок. Данный способ подразумевает, что прежнее расписание продолжит свое действие с незначительными изменениями. Такой метод удобно применять в тех случаях, когда уполномоченному лицу нужно внести лишь небольшое число поправок.

    

Внесение изменений при изменении должностей

Для изменения должности, как и для внесения иных поправок, требуется наличие письменного обоснования. В этом обосновании указываются непосредственные причины принятия такого решения.

Еще одним важным нюансом, на который нужно обратить особое внимание, будет являться и предварительное уведомление сотрудника, занимающего данную должность. Уведомление следует оформить в письменном виде, с обязательным указанием там всех основных сведений, включая причину внесения поправок. При этом необходимо помнить и об установленных временных требованиях. Так, уведомление должно быть передано сотруднику не позднее, чем за два календарных месяца до момента вступления всех изменений в свою законную силу.

В том случае, если служащий полностью согласен с будущими изменениями, к его действующему трудовому договору работодатель составляет дополнительное соглашение. В нем прописывается непосредственная причина составления данного документа, а также указываются иные важные сведения.

Уведомление о внесении изменений

Уведомление о внесении изменений в текущее штатное расписание является важным документом, который должен быть выдан каждому сотруднику. Если говорить об основных правилах его составления – он может быть сформирован работодателем в свободном порядке. Как правило, весь необходимый текст помещается на фирменный бланк организации.

Помимо этого, уведомление обязательно должно включать в себя следующие важные сведения:

• данные о сотруднике, которому оно направляется – его имя, должность, наименование структурного подразделения, табельный номер и т.д.;
• основная информация о причинах составления данного уведомления, включая ссылки на соответствующие статьи ТК РФ, а также иные нормативно-правовые акты;
• точная дата, в которую все изменения, указанные в данном уведомлении, вступят в свою законную силу.

После ознакомления с данным документом и в случае отсутствия каких-либо возражений у служащего, он должен подтвердить факт согласия личной подписью в положенном месте. В ситуации, когда сотрудник отказывается подписывать документ, работодатель должен зафиксировать этот факт в специальном акте, которые составляется в присутствии трех свидетелей.

Изменения в штатное расписание и в организационную структуру, если меняется наименование должности и вводится новое структурное подразделение

В соответствии с абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ обязательным для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Поэтому изменение наименования должности влечет за собой внесение изменений в штатное расписание и в трудовой договор.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление), штатное расписание (унифицированная форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Согласно Указаниям штатное расписание утверждается приказом, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им на это лица. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Что касается порядка внесения изменений, то возможно несколько вариантов действий. Если изменения носят единичный характер, целесообразнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В этом случае вносимые изменения можно зафиксировать в самом приказе, а в штатном расписании напротив исправленной позиции (в примечании) указать номер и дату приказа об изменении.

Если изменения коснулись не только наименования должности, но и структурных подразделений, целесообразнее издать новое штатное расписание.

Следует понимать отличие переименования от перевода на другую должность. При переводе на другую работу внутри одной организации происходит постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения. Переименование должности влечет за собой только изменение названия должности, но функция, закрепленная в трудовом договоре, не меняется.

Пунктом 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусмотрено, что изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Таким образом, при внесении изменений в штатное расписание необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника на основании приказа руководителя.

Вывод. Для того чтобы внести изменение в штатное расписание, нужно издать приказ о внесении изменений либо утвердить новое штатное расписание. Если должность, название которой меняется, не вакантна, то при изменении штатного расписания необходимо внести соответствующие изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение, в трудовую книжку, личную карточку работника на основании приказа руководителя.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Вопрос: Каким образом вносятся изменения в штатное расписание и в организационную структуру, если меняется наименование должности («менеджер по работе с клиентами» на «специалист договорного отдела») и вводится новое структурное подразделение? (Консультация эксперта, 2010) {КонсультантПлюс}

Как внести изменение в штатное расписание образец. Штатное расписание

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2017 год

На 2017 год образец скачать бесплатно в формате Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

• Появляется новая должность;
• Изменение названия должности;
• Сокращение размера штата;
• Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
• Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Штатное расписание – это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности орга. низации.

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания – форму Т.3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т.3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

– ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
– Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

“О внесении изменений в штатное расписание”;
“Об изменении штатного расписания”;
“О частичном изменении штатного расписания”.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

– совершенствование организационной структуры компании;
– проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
– реорганизация компании;
– расширение или сокращение производственной основы компании;
– изменение законодательства; – оптимизация управленческой работы;
– планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

Рассмотрим все эти варианты отдельно.

Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.

Согласно ст. 72 ТК РФ перевод – это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.

Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем – письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.

Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо “отдел маркетинга” – “отдел маркетинговых исследований”) при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

Изменение окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:

1. Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору (см. пример выше).
2. Личную карточку Т-2 (разд. 3) (пример дан ниже).

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 57, 72, 73

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (с изм. и доп.)

1393

• Темы:
• Штатное расписание
• Кадровые документы

Работник выполняет свою функцию за плату в соответствии со штатным расписанием. Чтобы его утвердить, нужен образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание является одним из обязательных кадровых документов, который должен быть у каждой компании. Расскажем, какую информацию нужно включить в «штатку» и как его утвердить. Также приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание надо утвердить приказом

Для утверждения штатного расписания создается соответствующий приказ. Образец приказа об утверждении штатного расписания представлен ниже.

Этот приказ обязательно подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Приказ составляется на бланке организации и должен сразу начинаться со слов «ПРИКАЗЫВАЮ». Поскольку дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

Предусматривает проставление в специальной графе номера и даты приказа о его утверждении (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Ставить печать компании на штатном расписании не требуется, а вот ознакомить сотрудников – следует. Но только в том случае, если такая обязанность работодателя прописана в коллективном договоре (абз. 8 письма Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Какие сведения содержит штатное расписание

Как составить образец приказа об утверждении штатного расписания, рассказали. Теперь напомним, какую информацию должна содержать «штатка».

В штатном расписании обычно описывают структуру компании. А именно: сколько и какие подразделения в нее входят, перечень должностей с указанием квалификации и оклада, доплат, надбавок (постановление от 05.01.04 №1).

Компания может разработать свою форму штатного расписания либо использовать унифицированную № Т-3. Подтверждает это и Роструд (письмо от 09.01.13 № 2-ТЗ).

Как составляется штатное расписание

Прежде чем взять образец приказа об утверждении штатного расписания, надо составить саму штатку. Здесь есть определенный порядок:

• сначала укажите наименование компании так, как оно прописано в учредительных документах, сокращенное название укажите в скобках;
• понадобится код ОКПО (8 цифр), возьмите его из письма, которое вам прислал орган статистики;
• надо присвоить номер этому документу, используя сквозную нумерацию;
• обязательно следует указать дату составления документа. Не путайте ее с периодом действия «штатки». Для этого есть специальное поле «На период»;
• в графе об утверждении документа пропишите реквизиты приказа, который утвердит штатное расписание.

Как указывать должность и трудовую функцию в штатном расписании

В форме «штатки» есть соответствующие строки, где надо прописать должность, профессию или специальность работника. Надо отметить, что трудовая функция работника определяется в соответствии с тем, как она прописана в штатном расписании (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Получается, что работодатель вынужден конкретизировать ту работу, которую будет выполнять работник. Если этого не сделать, работодатель может получить риски в случае сокращения штата или численности.

Это интересно:

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Утверждение основного организационного порядка может быть подвержено соответствующим поправкам, если это необходимо для нужды самой организации. Внесение каких-либо дополнений в уже составленный бланк может предусматриваться случаями, описанными в трудовом законодательстве, а также по инициативе самого руководителя. При этом в каждом случае должен соблюдаться императивный порядок, в соответствии с которым должны оформляться поправки (ст. 57-я ТК РФ).

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Если речь идет о частичном дополнении, то основная часть действующей формы не затрагивается. Утверждается она на текущий год, поэтому в таких случаях целесообразно использовать дополнительные унифицированные документы.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Оформление изменений в штатном расписании, составляемые на втором дополнительном бланке, начинается с указания обстоятельств, которыми вызваны подобные решения ответственного лица. После этого прежние нормы указываются как недействующее, а в дополнительном бланке дается ссылка на новые положения. Если уполномоченное лицо не имеет право проставления подписи, то уже готовые документы оно передает на подпись условному руководителю организации.

Кто может вносить изменения в штатное расписание?

Сделать это может как руководитель организации, так и любое уполномоченное лицо, являющееся сотрудником данного учреждения. Но в любом случае издавать должный приказ о внесении поправок должен только работодатель. Заполнение же самой формы может быть возложено на работника.

В какой срок вносятся изменения в штатное расписание?

Императивных сроков для обязательного внесения дополнений — нет. Но после их конечного отражения приказ должен быть вынесен не позднее 3-х суток (ст. 57). В зависимости от оснований данный срок может быть увеличен, но не более чем на оду неделю.

Издание приказа является конечным действием для ввода поправок в силу. После этого руководитель должен представлять сотрудникам образец уведомления об изменении штатного расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание — образец

Форма должна соответствовать методическим рекомендациям на этот счет, но бланк в каждом случае можно использовать отдельный для каждой организации. Вносить поправки допускается и по локальным правилам.

Скачать образец

Основания и варианты изменения штатного расписания

Такими основаниями могут являться:

• ввод новой должности;
• мероприятия по сокращению/увеличению текущего штата;
• переименование должности;
• увеличение/уменьшение окладной части;
• ликвидация штатной единицы;
• поправки в положения по региональному МРОТ.

Каждое из этих оснований обязательно прописывается в локальном приказе.

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

Для этого достаточно в общий реестр должностей добавить еще одну штатную единицу, если ее деятельность никак не влияет на рабочие обязанности остальных сотрудников. Если влияние предусматривается, то на это в документе проставляется соответствующая ссылка с указанием уже недействующего положения. Первый вариант применяется на практике намного чаще.

В связи с сокращением штата

В этом случае из реестра должностей исключаются все сокращенные должности, которые будут здесь формально фигурировать до начала следующего года. Об их недействительности в документе проставляется соответствующая ссылка (печать). Одновременно они исключаются и из ведомственного табеля. На следующий год данные локальные формы составляются уже с их исключением (ст. 57).

В связи с переименованием должности

В служебном реестре напротив с искомой должностью проставляется печать о переименовании с указанием нового наименования. Бланк будет действовать до конца текущего года именно в этом виде. На следующий год в процессе утверждения расписания штатная единица указывается уже в новом наименовании без каких-либо ссылок.

В связи с изменением оклада

Если оклад увеличивается/уменьшается в отношении одного сотрудника, то здесь нужно действовать по аналогии с процедурой переименования — используется действующий бланк с проставлением ссылки о новой величине оклада. Если поправки касаются всего штата, то вносить их можно только после того, как будет издан соответствующий приказ об изменении штатного расписания в связи с увеличением МРОТ.

В связи с ликвидацией должности

Действие уполномоченного лица в этом случае будут аналогичны случаю сокращения сотрудника. Основная часть реестра не затрагивается, потому что на текущий год достаточно указания обстоятельств, свидетельствующих о ликвидации. С нового года реестр составляется уже без исключенной ранее должности.

Сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание?

В диспозиции статьи 57-ой ТК РФ не обозначено каких-либо ограничений на этот счет. Соответственно, вносить поправки можно несколько раз за текущий год, предварительно издав приказ об их внесении. На следующий год реестр не должен содержать никаких дополнений по мере их внесения в соответствии с уже новыми потребностями организации.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Основания для изменения штатного расписания

Что такое штатное расписание и когда в него вносятся изменения

В действующем российском законодательстве штатное расписание является одним из основных внутренних нормативных документов субъектов хозяйствования. Именно в соответствии с ним осуществляется привлечение новых работников в компанию, сокращение штата, повышение работников в должности и множество иных необходимых действий.

Само по себе оно входит в перечень локальных нормативных актов компании и определяет структуру кадров компании и штатных единиц, включая в себя перечень всех должностей, организационную и иерархическую подчиненность, а также используемые системы и формы оплаты труда со ставками, тарифами или иными методиками по отношению к каждой конкретной должности. При этом данный документ в связи с определенными потребностями может изменяться.

Штатное расписание имеет относительно свободное правовое регулирование в РФ и в перечне обязательных документов не числится. Тем не менее, на него косвенно ссылаются требования различных нормативных актов, поэтому оно является необходимым для каждого субъекта хозяйствования за редкими исключениями.

Форма штатного расписания Т-3 установлена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004. Данная форма, хоть и является установленной на законодательном уровне и рекомендованной к применению на всех субъектах хозяйствования, осуществляющих трудовые взаимоотношения с сотрудниками, все же не является обязательной. Поэтому предприятия могут использовать и любые иные виды штатных расписаний. Однако следует отметить, что некоторые нормативные документы однозначно указывают на необходимость наличия штатного расписания на предприятии, а именно:

• Статья 15 ТК РФ. Она определяет трудовые взаимоотношения и утверждает обязанность работника следовать штатному расписанию и его требованиям, равно как и иным нормативным актам предприятия.
• Статья 57 ТК РФ. Её нормативы требуют указания в трудовом договоре должности, которая бы соответствовала установленному на предприятии штатному расписанию.
• Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. В данном постановлении устанавливаются инструкции по заполнению трудовых книжек сотрудников, и оно также содержит в себе требование о том, чтобы зафиксированная в трудовой книжке должность полностью соответствовала по своему названию той, что установлена в штатном расписании.

Соответственно, единственной ситуацией, в которой работодатель может обойтись без составления штатного расписания при трудоустройстве работников предприятия, является его принадлежность к микропредприятиям. Данное исключение предусматривается положениями ст. 309.2 Трудового кодекса, которая прямо предоставляет возможность микропредприятиям не устанавливать локальные нормативные акты, вместо этого фиксируя обязательные для них требования непосредственно в условиях трудовых договоров с конкретными работниками.

Зачем необходимо изменять штатное расписание – основания и причины для внесения изменений

Само по себе штатное расписание организации устанавливают, исходя из наличествующих у них потребностей, поставленных организациями и их руководством задач и имеющихся средств для их реализации. Соответственно, штатное расписание формирует систему оплаты труда, позволяет работодателю осуществлять эффективную кадровую политику и действовать в соответствии с требованиями трудового законодательства. Однако любая организация рано или поздно может претерпевать изменения – как в своей организационной структуре, так и в сфере отрасли и направления деятельности, кадровой политике.

Все это может повлечь за собой и изменения в штатном расписании. В целом, целями внесения изменений в штатное расписание могут быть:

• Привлечение новых работников. Штатное расписание обычно содержит точное указание количества специалистов на предусмотренных должностях, необходимых предприятию. При этом для заключения трудового договора с новыми сотрудниками штатное расписание должно быть изменено в этом аспекте деятельности.
• Организация новых должностей. На предприятиях часто может возникнуть необходимость привлечения новых специалистов и открытия новых должностей. В том числе это может затрагивать вопрос появления новых отделов или структурных подразделений. При этом все эти новые должности и подразделения должны быть также отражены в имеющемся штатном расписании.
• Сокращение штата или должностей. При уменьшении количества работников по причине сокращения штата должны быть также внесены и изменения в установленное штатное расписание. Более того – если на момент увольнения таковые изменения в штатном расписании организации не вступят в силу, то суд или трудовая инспекция могут признать всю процедуру сокращения незаконной, что повлечет значительные издержки работодателя.
• Изменение системы оплаты труда или тарификации. Внесение изменений в порядок оплаты труда, введение новых тарифов, корректировка уже имеющихся норм также требуют соответствующих корректировок штатных расписаний предприятий.

Основанием же для внесения изменений в расписание могут стать абсолютно различные факторы и ситуации.

Например – оценка эффективности сотрудников по ключевым показателям, которая продемонстрирует необходимость внесения изменений в кадровую политику предприятия.

Или же фактическая необходимость сократить работников по причине несения предприятием убытков, либо же просто желание максимально оптимизировать рабочий процесс или же открытие новых подразделений и расширение субъекта хозяйствования. Однако следует рассмотреть каждое из обстоятельств для изменения штатного расписания более подробно.

Порядок внесения изменения в штатное расписание

Внесение изменений в локальные нормативные акты, затрагивающие вопросы заработной платы, коим является штатное расписание, в соответствии с положениями статьи 135 ТК РФ должно осуществляться с учетом мнения представительного органа работников. Это может быть как первичная профсоюзная организация, так и внутренний рабочий орган, представляющий интересы сотрудников. При этом работодатель обязан лишь поставить данный орган в известность и принять во внимание требования такового органа. Однако удовлетворять их как частично, так и в полном объеме – не обязан.

В случае, если производится изменение наименования должности, в соответствии с нормативами статьи 72 ТК РФ происходит изменение условий трудового договора. То же самое происходит и при внедрении новых должностей, изменении системы оплаты труда в частности. Поэтому при внесении изменений в штатное расписание работодатель должен поучить согласие сотрудников. Однако истребовать его необходимо только у тех работников, которых затронут данные изменения.

Без согласия сотрудников работодатель вправе производить изменения в штатном расписании лишь при условии их предварительного уведомления за два месяца до вступления изменений в силу – эти требования изложены в положениях статьи 74 ТК РФ. При этом внесение изменений в штатное расписание также требует обязательного составления дополнительных соглашений к трудовым договорам работников.

Главным документом для внесения изменений в штатное расписание является приказ работодателя. Данный приказ составляется в свободной форме, однако в нем в обязательном порядке должны присутствовать дата составления, конкретные требования к изменению штатного расписания и порядок их внедрения, а также подпись работодателя или ответственного лица. Приказ должен быть обязательно зарегистрирован в системе внутреннего учета документации предприятия и храниться в течение 75 лет от момента его составления.

Если при внесении изменений в штатное расписание у сотрудника изменяется должность – об этом должна быть сделана соответствующая запись в трудовой книжке. Данная запись проводится ответственным кадровым работником в общем порядке. Увольнять работника для изменения его должности нет необходимости, однако каждое отдельное изменение должности должно сопровождаться отдельным приказом работодателя и быть подтверждено согласием самого работника.

>Как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации?

Когда нужно указывать причины и обязательно ли это?

Утвержденной обязательной формы приказа нет, но есть требования к составу реквизитов. Заголовок приказа коротко передает суть распоряжения и соответствует содержанию распоряжений. Для делопроизводителей и участников документооборота предприятия этот реквизит помогает быстро найти документы по теме.

Пример: «О создании комиссии..», «О награждении участников…», «Об итогах ..».

Текст приказа должен содержать вводную часть, которая является обоснованием причин, побудивших давать указания. Обоснование может содержать расчеты, перечень событий и их оценку, ссылку на ранее принятые документы, требования законодательства.

Пример: «С целью исполнения Распоряжения правительства от 03.08.2014 №665 и обеспечения контроля документооборота».

Подобные приказы носят распорядительный характер и требуют соблюдения процедуры ознакомления с документом исполнителей и заинтересованных должностных лиц. Наличие преамбулы в распорядительном документе позволяет зафиксировать связь событий и сделать понятными цель действий, которые исполнителям распоряжения потребуется выполнить после ознакомления с приказом.

Примеры описания корректировки

Формулировки пояснения причин внесения поправок в ШР зависит от содержания событий, которые повлекли необходимость внесения корректив в штатное расписание.

Примеры обоснований:

• В связи со значительным увеличением объема выполняемых работ сотрудниками производственного подразделения.
• С целью совершенствования организационной структуры.
• В связи со сменой поставщика.
• В связи с изменением технологии производства.
• С целью соблюдения законодательства в вопросах обеспечения безопасности персональных данных.
• В соответствии с требования ст.15 ФЗ-1665 от 15.08.2018.
• В связи с оптимизацией структуры организации.
• С целью расширения перечня предоставляемых услуг.
• В целях повышения мотивации сотрудников.
• В связи с изменением минимального размера оплаты труда.
• В связи с расширением отдела продаж.
• В вязи с недостаточностью финансирования, в качестве мероприятий, направленных на оптимизацию расходов.
• На основании данных экономических расчетов, предоставленных руководителем финансовой службы.
• С целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы.
• В связи увеличением интенсивности труда и продолжительности рабочего времени сотрудников службы доставки.
• В связи с реорганизацией.
• В связи с открытием нового направления деятельности.
• В соответствии с решением, утвержденным протоколом общего собрания учредителей 25.05.2017.
• В связи с необходимостью ежеквартального проведения учений по пожарной безопасности.
• В связи с необходимостью развития розничного направления деятельности компании.
• В связи с изменением условий труда.

Внесение поправки в ШР

Далее расскажем, как правильно внести изменения в ШР.

В должности

Изменение должности влечет за собой необходимость внесения поправок в трудовой договор. Согласие на перевод следует подписать с сотрудником заранее.

Важно. Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя письменно уведомить о планируемых переименованиях должностей.

Пример: Специалист отдела рекламы получил второе высшее образование и повысил свою квалификацию, соответственно расширил перечень должностных обязанностей, эти изменения стали основанием для введения новой должности и увеличению оклада.

Формулировка обоснования в этом случае: В связи с повышением квалификации и должностных обязанностей сотрудника отдела рекламы.

Возможные варианты формулировки причин изменения должности:

1. С целью приведения штатного расписания в соответствие с классификатором должностей.
2. В связи с реорганизацией отдела труда и заработной платы.
3. В связи с расширением перечня обязанностей, согласно нормам (ст.60.2 ТК РФ).
4. В связи с изменением вида деятельности.
5. В связи с расширением сферы обслуживания.
6. В связи с изменением названия отдела по работе с клиентами на «отдел сбыта».
7. С целью приведения в соответствие с ЕТКС наименований должностей в штатном расписании (ст. 195.3 ТК РФ).
8. В соответствии с требованиями профстандартов (ст.195.2 ТКРФ в ред. от 05.02.2018г.).
9. В связи с переименованием профессий накануне переаттестации в соответствии с нормами ст.18 ФЗ №426.
10. С целью мотивации сотрудников путем переименования должности на имеющую большую привлекательность.
11. С целью повышения конкретики о возложенных обязанностях.
12. В связи с образованием нового отдела.

Важно. Для переименования должности, которая не является вакантной, обязательным является письменное обоснование.

В окладе

Желание повысить мотивацию сотрудников становится причиной изменения порядка формирования заработной платы. Эта процедура может коснуться как одного сотрудника, так и целого отдела.

Пример: Смена водителя-экспедитора составляет 8 часов, но сотрудник отрабатывает больше. Решено оплачивать его работы по часам.

Обоснование причины внесения изменений в порядок оплаты труда может звучать так: С целью исключения переработок и удобства ведения учета рабочего времени и удобства расчета заработной платы.

Увеличение оклада может быть связано с возросшими финансовыми возможностями предприятия или с несоответствием уровня заработной платы среднему показателю по региону.

Варианты формулировки обоснований повышения окладов:

• На основании проведенного мониторинга размеров заработных плат «продавцов-консультантов» в регионе и данными отчета о финансовых результатах.
• С целью материального стимулирования сотрудников отдела по обслуживанию техники.
• В связи с оптимизацией штата.
• В связи с сокращением должностей, связанным с дублированием функциональных обязанностей.

Основанием для уменьшения окладов могут стать:

1. На основании доклада руководителя финансовой службы, в связи со снижением объемов продаж и размера прибыли.
2. В результате финансового кризиса.
3. В связи с реорганизацией компании и сменой руководящего состава.
4. В связи с привлечением к выполнению части задач клиниговой службы на условиях аутсорсинга компании «Уют».

Важно. В соответствии с ТК РФ повышение или сокращение окладов требует информирования сотрудников, чьи интересы затрагивает грядущие перемены, не менее чем за 2 месяца.

Другие поправки

1. Если оплата труда сотрудника зависит от МРОТ, то решение правительства о повышении МРОТ станет причиной реформирования формы Т-3.
2. Сокращение вакантной должности не создаст трудностей с внесением изменений в ШР и изданием приказа, поскольку не создает необходимости предупреждать сотрудников об увольнении за 2 месяца. Вакантная должность выводится из формы Т-3.
3. Введение должности потребует обоснования в виде увеличения объема работ, расширения рынка сбыта, наращивание производственных мощностей.

Изменения штатного расписания отражают этапы развитие предприятия, формируя историю предприятия. Правильно оформленные приказы – основания для корректировки штатного расписания, создадут красивую историю, которая будет храниться все время существования организации, пополняясь новыми достижениями.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Любови (г. Омск)

Правомерно ли со стороны работодателя предоставление работникам новых трудовых договоров с возросшим количеством должностных обязанностей и одновременным снижением выплат за проделанную работу? При этом действий по реорганизации предприятия не было. Отказ от подписания новых документов влечет за собой (со слов работодателя) возможность уволить строптивого работника по статье 77 (прекращение договора в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Предприятие- районная больница с катастрофической нехваткой мед. персонала любого звена. Работник — врач, единственный специалист узкой направленности.

Условия оплаты труда работника являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Изменение определенных сторонами условий договора возможно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).

При этом ТК РФ предусматривает ряд случаев, когда определенные сторонами условия договора могут изменяться в одностороннем порядке.
Таким образом, по общему правилу, установленному ст. 72 ТК РФ, работодатель в одностороннем порядке не может уменьшить оклад работника путем внесения соответствующих изменений в штатное расписание.

Поскольку трудовой договор оформляется в письменной форме (ст. 67 ТК РФ), изменение условий договора также должно быть совершено в письменной форме.

Если работник не согласится с изменением (уменьшением) оплаты труда, такие изменения, совершенные работодателем в одностороннем порядке, будут являться незаконными и будут отменены в случае обращения работника в комиссию по трудовым спорам или суд.

Изменить условия договора, в том числе условия оплаты труда работника, по собственной инициативе работодатель может только в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ).
Отмечу, что такие изменения должны быть следствием изменений организационных или технологических условий труда.

При этом в случае возникновения спора обязанность доказывания изменений организационных или технологических условий труда, повлекших изменение условий договора, лежит на работодателе (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). При отсутствии таких доказательств изменение условий труда будет признано незаконным.

Верховный Суд РФ в качестве примеров изменений организационных или технологических условий труда назвал изменения в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурную реорганизацию производства.
Обращаю также внимание на то, что изменение обусловленных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, не допускается, если это изменение ухудшает положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения (ч. 8 ст. 74 ТК РФ).

То есть если условия оплаты труда работников отражены в коллективном договоре, то изменять эти условия работодатель не вправе и при наличии изменений организационных или технологических условий труда, поскольку уменьшение размера оклада явно ухудшает положение работников.

Еще следует обратить внимание на то, что о предстоящих изменениях условий трудового договора работников необходимо предупреждать в письменной форме за два месяца до введения в действие этих изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Поэтому, если работник не был предупрежден об изменении условий трудового договора в соответствующей форме, изменять условия трудового договора нельзя.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Как уменьшить оклад в штатном расписании

ВажноЕдиной формы указа нет, его оформляют как принято в каждой компании, но с соблюдением требований документооборота к распорядительным документам. Указ должен содержать:

• Полное юридическое название компании;
• Дату составления;
• Регистрационный номер указа;
• Обязательно – указание причин изменений размера ставки;
• ФИО работников, должности, новый размер ставки;
• Дата введения обновленного штатного распорядка;
• ФИО ответственного за переподписание трудовых контрактов;
• Обязать главного бухгалтера начислять зарплату по новой ставке с указанной даты;
• ФИО ответственного за исполнение указа.

Увеличение окладов в штатном расписании Приказ об увеличении оклада в штатном расписании составляют по общим правилам документооборота. Это также обязательно, как и оформление понижения размера ставки.

ТК РФ), изменение условий договора также должно быть совершено в письменной форме.Если работник не согласится с изменением (уменьшением) оплаты труда, такие изменения, совершенные работодателем в одностороннем порядке, будут являться незаконными и будут отменены в случае обращения работника в комиссию по трудовым спорам или суд.Изменить условия договора, в том числе условия оплаты труда работника, по собственной инициативе работодатель может только в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст.

Скачать Утверждение штатного расписания Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо. Скачать Внесение изменений в штатное расписание Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Уведомление работника о внесении изменений в штатное расписание

Если такой работы нет или работник не согласен с предложенными вариантами, то трудовой договор с работником расторгается (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). 5. Переименование должностей и подразделений Создание приказа (проекта приказа) о переименовании должностей и подразделений, в котором прописана следующая информация:

• дата, с которой вносятся изменения;
• название переименованных должностей;

Срок уведомления — не позднее 2-х месяцев до вводимых изменений.Форма уведомления – письменная.Если работник не согласен с предложенными условиями, то работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу.Если такой работы нет или работник не согласен работать на предложенных условиях либо трудиться на имеющейся должности, то трудовой договор с работником расторгается (ст.74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Главная → Бухгалтерские консультации → Кадровые документы Обновление: 16 июня 2017 г. Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено приказом о внесении изменений в штатное расписание. Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено.

Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.

Голосование:

В такой ситуации причины не выявляются. Договор – свободный документ, в котором определены условия взаимодействия между работником и работодателем. Если в нем содержатся положения, не противоречащие трудовому законодательству, то он признается действительным. Соответственно работник и работодатель не ограничены в возможности преобразовывать порядок взаимодействия друг с другом.

Также основанием для трансформации режима рабочего периода является инициатива либо работодателя, либо работника. Рассмотрим причины принятия такого решения подробнее. Инициатива работника Когда работник может проявить такую инициативу? Подобные ситуации определены в ст.93 ТК РФ.

Один из экземпляров передается работнику, а другой – работодателю. Пример: Соглашение сторон Решение о изменений режима рабочего времени могут принять стороны трудовых отношений по соглашению. В такой ситуации оформить подобные преобразования проще всего.

ИнфоСвое одобрение стороны выражают путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. В данном акте отражается текст преобразований, а также дата вступления их в законную силу. Итак, в нем обязательно указывается следующая информация:

• наименование сторон договора;
• пункт, который подлежит изменению;
• его новая редакция;
• момент вступления соглашения в силу;
• реквизиты сторон.

Инициатива работодателя Мы уже упоминали причины, при которых работодатель вправе в одностороннем порядке принять решение о необходимости изменения режима рабочего времени.

Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания. Скачать Коррекция размера окладов или тарифных ставок Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Порядок внесения изменений в штатное расписание: порядок, ТК РФ

Автор Владислава Букреева На чтение 5 мин.

Работа отдела кадров сопровождается с ведением целого ряда документов, которые систематизируют работу персонала и упрощают кадровую ревизию со стороны руководителей и проверяющих служб. Некоторые документы являются обязательными, они обычно регламентированы нормативно правовыми актами, другие принимаются и утверждаются на усмотрение руководителей. В данной статье будет рассмотрен процесс внесения изменений в штатное расписание.

Правовые аспекты ведения штатного расписания

Штатное расписание, как правовая форма распределения кадрового состава организации, упрощает ведение кадрового делопроизводства в частности, и система структурированного менеджмента в целом. Такая система учета персонала по разным департаментам и отделам, дает возможность гибко управлять всеми структурными подразделениями, а также планировать фонд оплаты труда организации. При этом в трудовом законодательстве не регламентировано обязательное применение штатного расписания, это скорее вспомогательная форма, которая опирается на следующие правовые принципы:

• Унифицированная форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата, она применима для любой организации и достаточно проста в использовании. В данную форму включается только информация о структурных подразделениях, наименованиях должностей, количестве штатных единиц и окладах.
• Помимо оклада (тарифной ставки), которая должна соответствовать системе оплаты труда принятой в данной организации, здесь же могут указываться сумма надбавки за специфические особенности труда, либо климатические условия, либо квалификационные надбавки и т.д.
• Штатное расписание утверждается приказом и визируется генеральным директором. На данный документ могут ссылаться все остальные локальные акты, связанные с должностями либо заработной платой сотрудников. Так, например, в трудовой книжке должность сотрудника часто указывается со ссылкой на штатное расписание. Наименование должности во всех документах должно быть одинаковым и документом, которое устанавливает это как раз и является штатное расписание.

Целесообразность использования штатного расписания

В целях реализации системы оптимизированного управления руководители должны иметь определенные рычаги для контроля над текущей ситуацией на предприятии, а также для планового и фактического анализа возможных рисков. Для этого обычно используется система отчетов, а также сбора и консолидации информации. Штатное расписание тоже играет определенную роль в системе управления:

• Это инструмент для создания эффективной кадровой структуры. На многих предприятия очень важна правильная структура подразделений для создания эффективных цепочек взаимодействий между отделами и департаментами. Штатное расписание дает структурное понимание (сверху) как выглядит организация.
• Часто на основании штатного расписания проводят оценку эффективности кадрового состава, разрабатывают систему оценки персонала (KPI), эффективность взаимодействия тех или иных структурных подразделений.
• Штатное расписание можно использовать для плановой оценки фонда оплаты труда. А также как инструмент для изменения и разработки более эффективной системы оплаты. Многие организации используют данные из данного документа для определения величины надбавок, премий, различных мотивационных поощрений для своих сотрудников.

Причины внесения изменений в штатное расписание

Все внутренние нормативные акты рано или поздно претерпевают изменения. Причин при этом может быть множество, но они обычно не настолько значительны, чтобы кардинально менять документ. Поэтому обычно приказом утверждаются внесение изменений по причине:

• Изменений названий подразделений, отделов, департаментов. Если данные изменение не касаются слияния или наоборот разделения структурных подразделений и, по сути, никак не меняют внутреннюю кадровую политику, а меняется только формальное название, то такое изменение не считается значительным.
• Изменение наименования должности обычно тоже не несет никаких глобальных изменений для организации. Изменения могут быть связаны с изменением наименование в классификаторе профессий, либо какое либо уточнение в соответствии с исполняемыми обязанностями и т.д.
• Изменения, касаемые заработной платы или набавок, которые могут претерпевать изменения из года в год. Заработная плата может индексировать либо меняться в соответствии с рынком труда.
• Сокращение вакантных должностей, это своего рода оптимизация, кода отдел кадров приводят штатное расписание, которое по своей сути является определенным планом к фактической расстановке кадрового состава. Это не должно касаться глобальных изменений структуры штатного расписания.

Все выше перечисленные основания не являются поводом для полного пересмотра штатного расписания. Обычно они утверждаются через приказ, где оговариваются все эти изменения с указанием номеров строк и столбцов, которых коснулись данные изменения. Читайте также статью ⇒ “Сокращение беременной женщины при сокращении штата по ТК РФ в 2021“.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Когда возникает понимание, что необходимо внести изменение в существующий документ, необходимо соблюсти всю формальную процедуру. Это обусловлено тем, что проверяющие органы всегда пристально смотрят на локальные документы, на которые обычно ссылаются все приказы и прочие акты и любая ошибка может быть основанием для материальной ответственности со стороны работодателя. Порядок внесения изменений обычно следующий:

• Издается приказ, в котором указываются все необходимые изменения, которые должны быть учтены в новом штатном расписании. Обычно там же указывается причина таких изменений, которая не должна противоречить существующему законодательству.
• Все изменения вносятся непосредственно в штатное расписание, а на документе указывается дата и основание (номер приказа), которое служит подтверждающим законодательным актом для принятия скорректированного штатного расписания.
• В зависимости от того, какие были учтены изменения, вносятся коррективы во все сопутствующие локальные документы. Это может дополнительные соглашения с сотрудником, если поменялось наименование должности или департамента (отдела, подразделения), внесение изменений в карточку сотрудника, трудовую книжку, изменение оклада в программное обеспечение бухгалтерии для дальнейшего расчета заработной платы и т.д.

Читайте также статью ⇒ “Уведомление профсоюза о сокращении штата работников”

Нормативно-правовые документы, регламентирующие внесение изменений в штатное расписание

Наименование нормативно-правового акта	Номер документа	Описание
Трудовой кодекс	Статья 8	Регламентирует принятие внутренних нормативных актов организаций, которые могут регулировать правовые аспекты взаимодействия между работодателем и сотрудниками
Постановление Госкомстата	№1	Данное постановление регламентирует унифицированные формы первичной документации, которые необходимы для ведения кадрового учета и учета по оплате труда. Здесь же приводится унифицированная форма Т-3, которая служит базой для ведения штатного расписания

 

Внесение изменений в штатное расписание

Изменение штатного расписания

Штатное расписание — официальный действующий документ фирмы, регламентирующий и утверждающий структуру, состав, число работников. Подробно описывает список всех структурных подразделений, функционирующие должности и специальности.

В документе прописана сумма заработной платы каждой единицы. Но иногда возникают моменты, требующие необходимость внесения изменений и поправок его содержания. Внесение изменений возможно двумя способами: вынесение приказа об изменении штатного расписания с абсолютно новым текстом и корректировка предыдущего приказа со всеми соответствующими изменениями и присвоением ему нового регистрационного номера.

Образец внесения изменений в штатное расписание

Внесение изменений в штатку возможно в результате возникновения следующих обстоятельств:

• 1.утверждение новых должностей и подразделений;
• 2.устранение существующей должности или подразделения;
• 3.сокращение численности организации;
• 4.изменение заработной платы;
• 5.переименование существующих должностей в новые;
• 6.реорганизация фирмы.

Этот перечень неисчерпывающий, это всего лишь наиболее распространенными причинами, влекущими изменение штатки.

Приказ подготавливается сотрудниками отдела кадров по распоряжению руководителя. В нем указывается дата внесения того или иного нововведения, название должностей (в случае переименования существующих или введение новой), фиксированная сумма размера заработной платы. Далее указывается причина введения изменений в существующий документ. В конце документа ставится подпись руководителя организации.

Приказ об изменении штатного расписания

При возникновении хотя бы одного из вышеописанного условия руководство принимает решение о корректировке документа. Для этого руководство подразделения пишет служебную записку содержание которой обосновано описывает причины необходимости корректирования текста штатного документа. После рассмотрения записки и согласования всех пунктов, указанных в ней руководитель предприятия издает в утвержденной форме приказ о внесении изменений в штатное.

В этом документе содержится список всех изменений. Текст его условно разделен на части: первая констатирует вносимые изменения, а вторая содержит распоряжение руководителя организации о введении его в действие.

Изменение должностей в штатном расписании

Когда у фирмы сложная структурная организация (во всех существующих подразделениях имеются должности с похожими названиями) возникает потребность внесения изменений в штатное расписание, связанных с изменением должностей.

В таком приказе важно указать подразделение и должности которые подвергаются переименованию. Все работники обязательно информируются о вносимых изменениях и вносятся соответствующие пометки в их трудовые.

Изменение размера оклада в штатном расписании

В случае когда оклад подвергается изменению, этот факт также подлежит внесению изменений.

Причинами для приказа об изменении штатного документа являются: доп соглашение к основному трудовому договору соответствующего работника, оклад которого повышается или понижается; утвержденный приказ руководства организации, в котором указано наименование должности, причины таких нововведений, и размер получаемого лицом оклада.

До работников, занимающих должности оклад которых изменен доводятся предстоящие изменения. После информирования сотрудник знакомится с дополнительным соглашением, дает свое согласие на вносимые изменения подписью и только после соблюдения всех вышеописанных условий документ подлежит изменению.

Введение новой должности в штатном расписании

Еще одно самое популярное основание внесения изменений в штатное расписание — это введение новой должности в штат организации.

Руководство выносит решение о важности введения новых должностей (это может быть следствием изменения деятельности фирмы, которое требует деятельности квалифицированного специалиста, который будет заниматься функционированием новой отрасли производства.

После этого в действующую штатную документацию вносится изменение. В новом издании указывается название вводимой должности, должностные обязанности и размер получаемого оклада.

Как разработать план укомплектования персоналом

Это практическое руководство предназначено для того, чтобы помочь специалисту по персоналу ответить на вопрос: «Какая кадровая поддержка потребуется моему отделу кадров в следующем году и как мы выполним эти требования?» (Обычно период времени составляет год, но он может быть короче или длиннее.) План укомплектования персоналом должен использоваться для определения не только увеличения и сокращения численности персонала, но также различных навыков и знаний, которые могут потребоваться. Штатные планы могут включать сотрудников, подрядчиков, консультантов или других экспертов.По сути, шаги, используемые при разработке кадрового плана, помогают специалистам по персоналу задавать правильные вопросы, чтобы прийти к четкому пониманию текущего состояния, желаемого будущего состояния функции и того, как туда добраться.

Планы укомплектования персоналом часто используются во время бюджетных циклов, чтобы помочь спланировать и распределить затраты. Тем не менее, кадровые планы можно использовать в любое время, когда будет происходить серьезная корректировка штата.

Хотя шаги, приведенные ниже, и примерный план укомплектования персоналом предназначены специально для отдела кадров, их можно применить к любой функции в организации.Специалисты по персоналу также могут использовать шаги и кадровый план в более крупном масштабе для подразделения или всей компании. Для достижения наилучших результатов каждый шаг следует выполнять по порядку, а не забегать вперед.

Кадровые планы могут быть одним из компонентов стратегического кадрового плана. Различия между ними и то, как они пересекаются, будут обсуждаться в конце этого практического руководства.

Для демонстрации того, как будет работать каждый шаг, просмотрите образец обоснования решений, принимаемых в конце каждого шага, и примерный план укомплектования персоналом, основанный на этих решениях.

Шаги по выполнению кадрового плана

Шаг 1. Оценка целей

Первым шагом в разработке кадрового плана является оценка необходимых целей для достижения. Понимая цели, над достижением которых будут работать сотрудники, специалисты по персоналу могут определить объем и тип поддержки, необходимой для удовлетворения этих ожиданий.

Четкое понимание ожиданий помогает специалистам по персоналу во многих отношениях.Цели отдела должны согласовываться с целями организации и поддерживать их. Таким образом, это упражнение — прекрасная возможность связаться с другими руководителями, чтобы понять их ожидания от отдела в наступающем году, включая поддержку крупных проектов, новых стратегических инициатив или других изменений, которые потребуют корректировки персонала.

Кроме того, на этом этапе HR должен определить основные цели в рамках функции. Возможно, потребуется реорганизация или реорганизация для улучшения обслуживания клиентов или развития конкретных знаний.

Вопросы, которые следует задать при оценке целей:

• Каковы основные стратегические и тактические цели организации на предстоящий год?
• Как отдел кадров будет поддерживать эти цели?
• Какие цели мне нужно поставить перед своей функцией, чтобы обеспечить соответствие целям компании?
• Какую поддержку ожидают от моего отдела другие подразделения / отделы в этом году?
• Каких внутренних целей эта функция хотела бы достичь в этом году?

Шаг 2. Определите влиятельных лиц

На этом этапе специалисты по персоналу определяют факторы, которые могут повлиять на план укомплектования персоналом.Влиятельные лица могут быть внутренними или внешними по отношению к организации. Они могут быть положительными или отрицательными и определяются как все, что может косвенно повлиять на план, но над которым организация не имеет большого контроля. Оценивая влиятельных лиц в кадровом плане, специалисты по персоналу изучают ландшафт, чтобы определить и понять силы, которые будут влиять на предложение талантов. Примерами таких влиятельных лиц являются ограниченный рынок труда, изменение правил и развитие функции.

Чтобы завершить этот шаг, специалисты по персоналу должны начать с мозгового штурма, чтобы определить все, что может повлиять на их персонал.После того, как они сгенерируют список, они могут сгруппироваться как влиятельные лица. Например, если список мозгового штурма включает «низкий уровень безработицы» и «конкурирующая компания ABC нанимает 50 000 местных рабочих в следующем году», эти два показателя можно объединить в группу влияния «доступность внешней рабочей силы».

Источники, предоставляющие данные о рынке труда, включают:

• Бюро статистики труда США.
• Государственная и муниципальная статистика труда.
• Государственные данные по безработице.

Вопросы, которые помогут определить влиятельных лиц, включают:

• Какова доступность талантов на нашем рынке?
• Какие тенденции влияют на развитие навыков? Это могут быть социальные воздействия, такие как управление требованиями социальных сетей, обучение новым навыкам как часть эволюции процесса или необходимость изучения новых технологий.
• Повлияют ли технологические изменения на наше предложение или спрос на рабочую силу? Этими изменениями могут быть новые технологии, которые потребуют дополнительного персонала или времени на обучение, или технологии, которые повышают эффективность, тем самым сокращая рабочие места.
• Повлияют ли изменения в правилах на нашу рабочую силу?
• Есть ли у нас конкуренты, которые повлияют на предложение рабочей силы? Возможно, конкуренты увеличивают свою рабочую силу или увольняют людей, тем самым увеличивая предложение рабочей силы.
• Повлияют ли экономические или финансовые факторы на наши кадровые планы? Они могут включать ожидаемые изменения в местной экономике, сокращение финансирования, доступного для организации, или приток венчурного финансирования.
• Нужно ли нам учитывать ограничения или воздействия со стороны объектов или инфраструктуры? К ним относятся размер офиса, местоположение и транспортные расходы.
• Влияют ли потенциальные «игровые изменения» на нашу отрасль? Примеры так называемых «революционных компаний» включают Uber и его влияние на индустрию такси. Другие изменения в правилах игры включают технологические усовершенствования, такие как использование беспилотных автомобилей, которые могут повлиять на транспортную отрасль.

Шаг 3. Анализ текущего состояния функции

Как и в любом плане, очень важно знать отправную точку. На этом этапе специалисты по персоналу собирают информацию о текущем состоянии функции или создают перечень важных компонентов набора навыков, которые в настоящее время используются.

Сбор информации о текущем состоянии функции управления персоналом включает в себя перечисление всех текущих ресурсов, включая персонал, сотрудников на случай непредвиденных обстоятельств или других людей, которые регулярно поддерживают цели функции. Кроме того, анализ текущего состояния должен определить компетенции, набор навыков или опыт, чтобы полностью понять инструменты, доступные в настоящее время для выполнения ожидаемых планов.

В рамках деятельности на этом этапе специалистам по персоналу необходимо решить, какие системы использовать для получения данных анализа.Небольшие отделы могут просто подсчитать позиции на организационной диаграмме. Однако данные для более крупных планов укомплектования персоналом, возможно, потребуется извлечь из системы информации о человеческих ресурсах (HRIS) или из систем расчета заработной платы, управления талантами или расписания. Если план укомплектован персоналом для целей подсчета сотрудников, достаточно данных о заработной плате или HRIS. Но для планирования компетенций наиболее точные данные могут предоставить система обучения или управления талантами.

На этом этапе HR должен также оценить факторы, которые могут изменить состав отдела, такие как риски вылетов, потенциальные убытки и текущие открытые позиции, которые активно набираются.

Этот шаг не включает определение пробелов; это действие происходит на шаге 5.

Вопросы, которые следует задать при анализе текущего состояния, включают:

• Какие системы мне следует просмотреть для получения данных о текущем состоянии?
• Кто мои нынешние сотрудники? Какие должности влияют на то, как мы выполняем работу (например, какие обязанности требует менеджер по персоналу, а не администратор по персоналу)?
• Какой опыт сотрудники привносят в свою работу?
• Регулярно ли влияют другие сотрудники вне моей функции на достижение целей HR-команды (например,g., возможно, сотрудник по начислению заработной платы, который подчиняется финансовому директору)? Этот вопрос особенно актуален для матричных организаций.
• Вносят ли поставщики, подрядчики или другие лица за пределами моей организации регулярный вклад в достижение целей группы?
• Какими компетенциями обладают мои нынешние сотрудники?
• Есть ли у меня сотрудники, подверженные риску бегства или имеющие личные проблемы, которые могут повлиять на их долгую работу в организации?

Шаг 4: Представьте потребности

На Шаге 4 специалисты по персоналу представляют, что потребуется для достижения целей, поставленных на Шаге 1.Ключ к этому шагу — начать все заново и не слишком сильно зависеть от текущего состояния. На этом этапе определяются как конечные кадры, так и временные потребности. Его следует оценивать как по количеству сотрудников, так и по уровню навыков.

Для выполнения этого шага специалисты по персоналу должны рассмотреть цели, изложенные в шаге 1, и представить, что потребуется для достижения этих целей. Лучше всего представить себе потребности, как если бы вы строили отдел с нуля. Такой подход поможет сформулировать требования, не ограничиваясь текущим состоянием.

К этапу видения можно подойти с точки зрения подсчета сотрудников. Однако предвидение потребностей с точки зрения набора навыков, компетенций или опыта помогает преодолеть предубеждения, которые могут существовать в текущем состоянии.

Вопросы, которые следует задать при определении потребностей:

• Какие знания необходимы отделу кадров для достижения наших целей на следующий год?
• Сколько людей нам понадобится для достижения наших целей и где они должны быть размещены? Источники для этой цифры могут включать текущие контрольные цифры, рекомендации по численности персонала, историческое эмпирическое правило в рамках организации или статистический регрессионный анализ.
• Меняется ли штатное расписание в течение года? Как он будет выглядеть через полгода? Через 12 месяцев?
• Какое идеальное сочетание персонала, подрядчиков или сторонних специалистов необходимо для достижения наших целей? Обычно внешние эксперты — это дорогостоящие специалисты, такие как юристы или консультанты, которых отдел кадров может нуждаться только в очень ограниченном объеме, но чей вклад имеет решающее значение для успеха плана. Подрядчиков следует нанимать для удовлетворения краткосрочных потребностей.
• Какой бюджет нам понадобится для достижения наших целей?

Шаг 5: Проведите анализ пробелов

На шаге 5 определяется, чего не хватает между конечным состоянием, указанным на шаге 4, и текущим состоянием, определенным на шаге 3.Пробелы могут включать в себя неадекватное укомплектование персоналом, отсутствие опыта или просто неправильных людей в неправильном месте. Информация, полученная в результате анализа пробелов, позволит выявить недостатки в текущем состоянии функции, которые HR необходимо будет устранить для достижения обозначенных целей. Специалисты по персоналу не должны рассматривать эти пробелы как слабые места текущего отдела, а скорее как возможность развить функцию до идеального состояния для достижения целей организации.

Вопросы, которые следует задать при проведении анализа пробелов:

• Если я сравниваю конечное состояние с текущим состоянием, в каких областях мы в настоящее время не можем поддерживать изложенные цели?
• Где нам нужно будет скорректировать текущее укомплектование персоналом? Повлияют ли такие факторы, как текущая производительность или мобильность на текущее укомплектование персоналом?
• Нам не хватает сотрудников с нужными знаниями в функциональных областях?
• Есть ли у нас географические разрывы, в которых нам нужно нанимать персонал?
• Потребуется ли межфункциональное сотрудничество? Если да, то как мы можем укрепить это партнерство?

Шаг 6: Разработка плана решения

Проведя приведенный выше анализ, специалисты по персоналу теперь могут составить план достижения заявленных целей на предстоящий год.План должен включать как конечный штат, так и любое необходимое временное укомплектование персоналом. Шаг 6 часто включает определение сроков (то есть, когда нанимать или продвигать конкретный персонал) и распределение затрат, если кадровый план выполняется в увязке с бюджетным циклом.

Сам план должен указывать необходимый персонал, в какое время и в каком месте. Он должен различать штатный персонал и штатный персонал и определять каждую роль, необходимую в функции, от начального уровня до исполнительного. В плане также могут быть указаны сроки, когда потребуется особая внешняя экспертиза.

Кадровые планы могут быть созданы в виде таблиц, диаграмм, презентаций PowerPoint или других визуальных элементов. Важно представить информацию в формате, обеспечивающем объем и тип необходимой информации в удобном для использования формате.

Вопросы, которые следует задать при разработке плана решения, включают:

• Учитывая всю приведенную выше информацию, как мне использовать ее для достижения целей, изложенных в Шаге 1?
• Из чего должен состоять мой штат в конце года?
• Когда и где нам нужно будет скорректировать штат сотрудников для достижения целей организации?
• Какой уровень знаний мне требуется на каких должностях?
• Как я могу приспособиться к влиятельным лицам, определенным на шаге 2?
• Как устранить пробелы, указанные на шаге 5? Может ли обучение или другие методы, помимо приема на работу, восполнить эти пробелы? Можем ли мы восполнить некоторые из этих пробелов с помощью технологий?
• Наконец, как часто мне нужно пересматривать этот план, чтобы убедиться, что он продолжает соответствовать потребностям организации?

Резюме

Как указано выше, составление кадрового плана включает шесть основных этапов:

1. Оценка целей: что эта функция должна выполнять?
2. Определите влиятельных лиц: какие факторы могут повлиять на кадровый план?
3. Определите текущее состояние: что является отправной точкой?
4. Потребности в Envision: что действительно нужно (конечное состояние)?
5. Проведите анализ пробелов: Какие различия существуют между текущим и конечным состояниями?
6. Разработайте план решения: какие типы сотрудников необходимы? Когда и где?

Приведенная выше схема предназначена для завершения штатного расписания для конкретной функции.Планы укомплектования персоналом также могут быть созданы для целых подразделений или организаций. Чтобы завершить планы укомплектования персоналом с большим объемом, организации могут разбить план на управляемые части. Например, подразделение может составлять индивидуальные планы укомплектования персоналом для функций продаж, финансов, управления персоналом, ИТ, маркетинга и производства, а затем объединять их в один общий план. Специалисты по персоналу, отвечающие за этот тип планирования, должны тесно сотрудничать с лидерами каждой отдельной группы, чтобы понять цели, потребности и необходимый опыт.Проведение такого упражнения может помочь руководителям лучше понять, как каждая функция взаимосвязана для поддержки общих целей организации.

Как отмечалось во введении, кадровые планы могут быть одним из компонентов кадрового планирования. В таблице ниже представлена ​​сводка различий между кадровыми планами и кадровым планированием, определенными в исследовании стратегического кадрового планирования, проведенном The Conference Board в 2012 году.

Кадровые планы	Кадровое планирование
Оперативная / тактическая направленность	Стратегическая направленность (менее детализированная)
Однолетняя перспектива (обычно)	Трехлетняя или пятилетняя перспектива
Результат — план подсчета голов	Результат — целевые номера
Обращается к одному сценарию будущего состояния.	Может учитывать несколько сценариев будущего состояния.

Кадровые планы могут быть первым шагом в развитии организации в направлении принятия кадрового планирования.По мере того, как лидеры привыкают к итеративному планированию подсчета сотрудников, могут добавляться дополнительные сложности с точки зрения критериев, временных рамок или сценариев, чтобы помочь в реализации долгосрочных стратегических планов.

Как разработать план укомплектования персоналом

Ваши сотрудники — один из ваших главных активов. Однако слишком часто организациям сложно управлять своими человеческими ресурсами и строить планы на будущее. Фактически, согласно опросу Общества управления человеческими ресурсами, 43% специалистов по персоналу считают, что человеческий капитал является самой большой «инвестиционной проблемой» для работодателей.

Из-за текучести кадров, нехватки навыков, избыточной занятости, низкой производительности и постоянно меняющихся условий ведения бизнеса неудивительно, что предприятия изо всех сил стараются не отставать. Но эти проблемы можно решить с помощью стратегического кадрового плана.

Воспользуйтесь следующими советами, чтобы узнать, как разработать план укомплектования персоналом, который поместит нужных людей в нужное место в нужное время.

Что такое кадровый план?

Кадровый план — это процесс стратегического планирования, с помощью которого компания (обычно возглавляемая командой HR) оценивает и определяет потребности организации в персонале.Другими словами, хороший кадровый план поможет вам понять количество и типы сотрудников, которые необходимы вашей организации для достижения своих целей.

Штатный план отвечает на вопросы:

• Какие работы необходимо выполнить?
• Сколько людей нам нужно нанять?
• Какие навыки и опыт необходимы для выполнения этой работы?
• Какие пробелы в навыках необходимо восполнить (и есть ли области дублирования)?

Кадровые планы могут охватывать всю компанию или применяться к небольшим командам или отделам и даже к отдельным проектам.

Например, если бизнес-цели вашей компании сосредоточены на расширении продаж в наступающем году, кадровый план может помочь подготовить отдел продаж к такому росту, чтобы нужные люди с нужными навыками были привлечены к работе в нужное время. .

Кроме того, план укомплектования персоналом помогает вашему бизнесу:

• Снижение затрат на рабочую силу и повышение производительности.
• Устранение пробелов в навыках.
• Повышение вовлеченности сотрудников.
• Увеличьте удержание сотрудников и сократите текучесть кадров.
• Повысьте качество обслуживания клиентов.
• Оптимизация роста бизнеса.

Наличие четкого кадрового плана помогает предотвратить проблемы, которые могут замедлить рост или снизить качество ваших продуктов и услуг, что может привести к недовольству клиентов и потере деловых возможностей.

Планы укомплектования персоналом не только помогают компаниям эффективно нанимать, нанимать и развивать сотрудников, но также помогают руководствоваться бюджетными и финансовыми решениями внутри организации.

Как рассчитать кадровые потребности

Кадровый план состоит из трех основных этапов:

• Определение текущего уровня укомплектования персоналом
• Прогнозирование будущих кадровых потребностей
• Выявление пробелов между двумя

После того, как вы оценили свои кадровые потребности, вы можете сформулировать рекомендации, как удовлетворить эти потребности, которые могут включать набор и наем новых талантов, внутреннее продвижение, сосредоточение внимания на обучении и развитии сотрудников или добавление подрядчиков к вашему персоналу.Эти прогнозы и рекомендации помогут вам разработать общий план управления персоналом организации.

Используйте следующие шаги, чтобы узнать, как рассчитать кадровые потребности и составить план на будущее.

1. Определите бизнес-цели

Прежде чем углубляться в кадровые планы и изменения, вам необходимо знать, каковы общие цели для бизнеса. Эти цели обычно изложены в стратегическом бизнес-плане. Используйте этот план, чтобы прояснить цели компании и соответствующим образом согласовать кадровый план.

То, что вы делаете со своими сотрудниками, повлияет на результаты бизнеса (в лучшую или в худшую сторону), поэтому вы должны убедиться, что эти два плана совпадают.

Например, если бизнес планирует открыть новое место, вам может потребоваться переместить текущий персонал или нанять новых сотрудников для выполнения этих ролей. Бизнес-план поможет обосновать эти кадровые решения.

2. Определите вашу текущую кадровую ситуацию

Чтобы разработать кадровый план, вы должны сначала понять вашу текущую кадровую среду.

Если у вас есть надежная база данных HR, этот шаг может быть достаточно простым. Однако, если вы размещаете информацию о персонале в нескольких источниках, вам сначала необходимо объединить эти данные в один источник правды. Работайте с руководителями и менеджерами бизнеса, чтобы получить точные и полные данные о ваших людских ресурсах.

Когда у вас есть данные о персонале в одном месте, вы можете оценить текущую кадровую среду и начать извлекать из этих данных полезную информацию.

Обратите особое внимание на:

• Количество людей в штате
• Распределение персонала (размер команды и кто где работает)
• Навыки и компетенции внутри персонала
• Высокоэффективные и потенциальные лидеры
• Низкопроизводительные или «беглые» риски », которые могут указывать на текучесть кадров.
• Возраст и время пребывания в должности (для прогнозирования числа выходящих на пенсию)

Получение этих данных поможет вам лучше понять текущую кадровую ситуацию и более точно определить кадровые потребности и возможности в будущем.

Lucidchart может помочь вам оценить ваш нынешний персонал, чтобы почерпнуть новые идеи. Импортируйте данные о сотрудниках непосредственно в Lucidchart, чтобы построить организационную диаграмму или сгруппировать сотрудников в смарт-контейнерах по ролям, компетенциям, производительности и т. Д. Визуализация вашей рабочей силы может помочь вам определить важные отношения, корреляции или пробелы в укомплектовании персоналом.

3. Прогнозирование будущих кадровых потребностей

После того, как вы оцените свой нынешний кадровый ландшафт, пора сделать некоторые прогнозы относительно ваших будущих кадровых потребностей.

При проведении оценки кадровых потребностей вы захотите рассмотреть факторы, которые могут повлиять на кадровые решения и возможности, в том числе:

• Бизнес-цели
• Показатели текучести и прогнозы
• Ожидаемые слияния или поглощения
• Запуск новых продуктов
• Бизнес-инвестиции (например, новые технологии)
• Изменения в экономике
• Конкуренты, привлекающие ключевые таланты
• Затраты на рабочую силу в отрасли
• Уровень безработицы

Все эти внутренние и внешние факторы могут влиять на рабочую силу и ваши кадровые потребности.

Хотя для составления прогнозов всегда требуются некоторые догадки, вы можете делать уверенные, обоснованные (и более точные) прогнозы, используя следующие методы.

Анализ тенденций

Анализ тенденций хорошо работает для устоявшихся предприятий, у которых за плечами несколько лет. Анализ тенденций использует исторические данные (то есть прошлый опыт) для информирования о будущих потребностях.

Чтобы выполнить анализ тенденций, начните со сбора исторических данных. Сосредоточьтесь на сборе информации, по крайней мере, за последние пять лет, но, возможно, вы захотите вернуться на 10 лет назад.(Имейте в виду, что чем больше размер выборки, тем точнее результаты.)

Соберите данные о следующем:

• Модели приема на работу и выхода на пенсию
• Переводы и продвижение по службе
• Текучесть кадров
• Годы службы
• Сотрудник демография
• Образование
• Навыки и квалификация
• Прошлый опыт работы

Собрав данные, вы можете проанализировать их, чтобы понять показатели текучести кадров с течением времени, а также выявить тенденции или закономерности между наборами данных.

Анализ соотношения

Анализ соотношения — это метод двойного назначения, который позволяет прогнозировать потребность в персонале и сравнивает результаты прогнозирования с отраслевым стандартом.

Прелесть анализа соотношений в том, что он не полагается на исторические данные для прогнозирования будущего спроса. Это преимущество для более молодых компаний, у которых нет накопленных за годы исторических данных, позволяющих понять будущие тенденции.

Вот как это работает.

Соотношение устанавливает взаимосвязь между двумя вещами.Бизнес может рассчитывать соотношения между бизнес-факторами, такими как прогнозы будущих доходов от продаж и потребности в персонале.

Например, предположим, что ваш бизнес планирует увеличить объем продаж в следующем году и прогнозирует выручку от продаж на уровне 500 000 долларов. Вам нужно будет оценить, сколько сотрудников отдела продаж вам понадобится, чтобы поддержать этот рост.

Чтобы рассчитать это, необходимо определить соотношение между выручкой от продаж и персоналом. Для этого разделите текущую выручку от продаж на текущее количество сотрудников отдела продаж.Если соотношение составляет 50: 1 (50 представляет 50 000 долларов продаж), это означает, что для получения дохода от продаж в размере 500 000 долларов потребуется 10 сотрудников.

Когда у вас будет это соотношение, вы сможете определить пробелы в своем персонале. Например, если вы планируете увеличить доход от продаж до 500 000 долларов, но в настоящее время у вас всего пять сотрудников, вы знаете, что вам нужно будет нанять еще пять человек для достижения этой цели.

4. Проведите анализ пробелов.

Завершив текущую и будущую оценку кадрового обеспечения, вы можете сравнить два отчета на предмет пробелов.Другими словами, посмотрите, где сейчас находятся ваши сотрудники и где они должны быть. Какие есть неточности? Вам нужно больше сотрудников? Есть ли у вашего нынешнего персонала навыки, которые вам понадобятся в будущем для достижения бизнес-целей?

Отметьте любые пробелы между двумя оценками.

По мере прохождения этого процесса наша диаграмма спроса и предложения навыков поможет вам определить, сколько нынешних сотрудников и кандидатов на вакансии обладают необходимыми вам навыками и следует ли вам нанять или обучить, чтобы получить эти компетенции.

Убедитесь, что ваши сотрудники обладают навыками и опытом, необходимыми для достижения целей компании.

Узнайте, как проводить анализ недостатков навыков .

Подробнее

Узнайте, как Lucidchart может помочь вашей организации
планировать будущее и нанимать сотрудников с нужными навыками.

Прочтите статью

Как составить план укомплектования персоналом: пошаговое руководство

Отдел кадров часто называют отделом кадров, местом, которое занимается человеческими проблемами, разрешает конфликты и следит за тем, чтобы все ладили.Но специалисты по персоналу также руководствуются политикой и процессами. Подумайте об огромном количестве постоянно меняющихся правил, за которыми они должны следить, и о множестве политик, которые включены в справочник сотрудников любой компании.

Персонал требует стратегического подхода, основанного на данных, и является ключевой частью любого бизнес-плана. Это очень важно для дальнейшего успеха в бизнесе. Вот почему мы составили руководство по составлению кадрового плана для вашего бизнеса.

---

Обзор: Что такое кадровый план?

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, вам необходимо убедиться, что у вас есть нужные ресурсы в нужном месте и в нужное время, как краткосрочные, так и долгосрочные.Под ресурсами мы понимаем людей.

В планах укомплектования персоналом рассматриваются потребности вашей организации, ее рост, направленность и долгосрочная стратегия, а также определяется, какие навыки и уровни ресурсов вам понадобятся, чтобы обеспечить достижение бизнес-целей без больших затрат.

---

Какова цель кадрового плана?

Ваш кадровый план не начинается и не заканчивается набором нужных людей. Это также влияет на адаптацию, обучение, планирование преемственности, удовлетворенность сотрудников и, в конечном итоге, на развитие бизнеса.Вот основные преимущества для вашего бизнеса.

Улучшите процесс найма

Если вы изо всех сил пытаетесь нанять новых сотрудников, потому что только что осознали, что у вас нет необходимых навыков для достижения ваших бизнес-целей, то ваш процесс найма пострадает. Если у вас есть долгосрочный кадровый план, вы можете потратить время:

. Убедитесь, что вы наняли подходящего человека для работы, и не будете мешать кандидатам в процессе.

Улучшите планирование преемственности

Люди уйдут из вашей компании, это неизбежно.Даже если вы делаете все возможное, чтобы сохранить свой персонал, жизнь случается. Кому-то приходится переезжать из города по семейным обстоятельствам, кто-то хочет отправиться в путешествие, а кто-то решает переквалифицироваться. Но к этому нужно быть готовым.

Если у вас есть план управления персоналом, вы можете решить, кто сможет заменить ваших менеджеров, и нужно ли вам их заменить. Может быть, роль устареет из-за смены направления, или вы обнаружите, что можете разделить обязанности между остальной частью команды.

Удержание сотрудников

Для набора и адаптации новых сотрудников требуется время, поэтому отказ от планирования наперед и попыток нанять кого-то, когда вам вчера понадобились эти навыки, поставит вас на задний план. А если вы пытаетесь нанять людей в областях, где не хватает навыков, это будет еще сложнее.

Стратегический план укомплектования персоналом рассматривает направление бизнеса и определяет навыки, которые потребуются для поддержки этой цели. Затем вы можете увидеть, не хватает ли вам каких-либо необходимых навыков, и начать составлять план действий прямо сейчас.Это может включать в себя найм новых людей или вы можете решить повысить квалификацию и переобучить существующий персонал.

Показав, что вы посвятили себя обучению действующих сотрудников, вы можете поднять моральный дух и улучшить удержание сотрудников.

---

Как разработать план укомплектования персоналом

Разработку плана укомплектования персоналом можно разбить на четыре управляемых этапа, каждый из которых требует, чтобы у вас был доступ к точным, актуальным данным и инструментам анализа персонала, чтобы вы могли осуществлять укомплектование персоналом требуется анализ.

Если вам нужна дополнительная помощь, обратитесь к поставщику программного обеспечения для управления персоналом, чтобы узнать, могут ли они предоставить образец плана или шаблон плана кадрового обеспечения для начала.

Шаг 1: Установите цели и стратегию

Если у вас нет четкого плана развития бизнеса, а также измеримых целей, то невозможно обеспечить оптимальный уровень укомплектования персоналом и уровень развития сотрудников, а также достичь своих целей.

Как специалист по управлению человеческим капиталом, вам необходимо работать со всеми сферами бизнеса, чтобы создать видение того, как ваш продукт или услуга будут развиваться и меняться через пять и десять лет.Собираетесь ли вы представить совершенно новую линейку продуктов? Собираетесь ли вы перейти от электронной коммерции к созданию физических магазинов в торговых центрах?

Советы по постановке целей и стратегии:

Вместо принятия интуитивных решений вы должны использовать холодные, достоверные данные. Но это начинается с наличия процесса и необходимых инструментов для выполнения работы.

• Решите, какие факторы вы хотите отслеживать: Невозможно узнать, достигаете ли вы своих целей, если у вас нет набора показателей HR для отслеживания.Это может включать удержание и текучесть кадров, время приема на работу и количество заполненных ролей.
• Внедрение процесса HR-аналитики: Попытка вручную собрать и проанализировать необходимые данные отнимает много времени и подвержена ошибкам. Если вы внедряете программное обеспечение для управления персоналом со встроенной функцией анализа трудовых ресурсов, например Workday, вы можете автоматически создавать отчеты, которые покажут вам, достигли ли вы своих целей.

Workday автоматически создает отчеты, которые помогают отслеживать показатели HR.

Шаг 2. Проанализируйте свой текущий ландшафт управления людьми

После того, как у вас есть план, вам нужно подвести итоги своей текущей ситуации с управлением людьми. Вам нужно знать, сколько времени требуется на выполнение определенных задач, чтобы знать, сколько людей вам нужно для выполнения определенных ролей. Также следует задать себе следующие вопросы:

• Какие навыки у нас есть в компании?
• Как работают мои нынешние сотрудники?
• Кто мои самые эффективные сотрудники?
• Каковы наши ставки вознаграждения в соответствии со средними отраслевыми показателями?
• Какая у нас текучесть кадров?

Советы по анализу вашего текущего кадрового ландшафта:

Наличие точных данных является ключевым моментом, если вы хотите получить точную картину текущей эффективности вашей рабочей силы.

• Централизуйте свои данные: Если вы хотите иметь возможность ответить на эти вопросы, то вам нужно убедиться, что ваши данные находятся в одном месте, чтобы вы могли получить точную информацию.
• Создайте опросы сотрудников: Один из лучших способов получить доступ к необходимым данным — создать анонимные анкеты, чтобы понять, что ваши сотрудники думают о своей работе.

Программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, централизует ваши данные, чтобы вы могли получить ответы на свои вопросы и легко поделиться своими мыслями.

Zenefits позволяет анализировать данные на уровне компании и отдела.

Шаг 3: Прогноз оптимального уровня укомплектования персоналом

Прогнозирование оптимального уровня укомплектования персоналом учитывает не только количество сотрудников с определенными навыками, которые вам нужны, но и бюджет, который вам понадобится для управления этим персоналом. Если у вас недостаточно бюджета для найма штатных сотрудников, возможно, вам стоит подумать об использовании подрядчиков или фрилансеров.

Советы по прогнозированию оптимального уровня укомплектования персоналом:

Главное здесь — вооружиться как можно большим объемом внутренней и внешней информации.Предсказать будущее невозможно, даже если у вас есть хрустальный шар, но вы можете использовать данные, чтобы дать свое лучшее предположение.

• Проведите анализ тенденций: Просмотрите исторические данные в вашей системе, чтобы получить информацию о будущем уровне укомплектования персоналом. Изучите, как рост бизнеса в прошлом повлиял на численность персонала, и используйте это в качестве отправной точки при прогнозировании уровней в будущем.
• Посмотрите на отраслевые эталоны: Сколько сотрудников у ваших конкурентов? Какое отношение рабочих к текучести? Какие отделы они развивают и какие навыки ищут? Какие навыки, по мнению отраслевых аналитиков, будут играть важную роль в будущем? Проведите исследование и посмотрите, что делают другие успешные компании.

Шаг 4: Проведите анализ пробелов

Последний шаг, который вам нужно предпринять при разработке кадрового предложения, — это проанализировать те места, где у вас в настоящее время нет навыков для достижения ваших целей. Этот анализ учитывает не только наличие навыков в вашей компании, но и наличие навыков на рынке, что поможет вам решить, будете ли вы нанимать или повышать квалификацию, чтобы заполнить пробелы.

Советы по проведению анализа пробелов:

Этот шаг включает не только поиск пробелов, но и выяснение того, почему они существуют, и как вы можете:

• Будьте готовы к избыточности: Когда вы проанализировали свои данные , вы можете обнаружить, что у вас избыток определенных навыков.Если возможно, вы можете попытаться переобучить рабочих с этими навыками, но если это невозможно, вам, возможно, придется их отпустить. Проверьте, заключен ли у вас трудовой договор по желанию или вам нужно сообщить им об этом до его расторжения. Вы должны быть в состоянии идентифицировать эти пики и спады с помощью информации о кадровом планировании и управлении сменами в вашей системе управления персоналом.Если нехватка навыков носит временный характер, подумайте о найме сотрудников по контракту в это время.

---

Пересмотреть, скорректировать и повторить

Вам необходимо регулярно пересматривать план, проверять, соответствует ли он по-прежнему общей бизнес-стратегии, при необходимости повторять шаги с первого по четвертый и корректировать по своему усмотрению. Потом повторить. И повторить еще раз. Мы рекомендуем пересматривать план ежегодно, а также при серьезных изменениях в вашей организации.

5 шагов к оптимальному кадровому плану

Прочный кадровый план требует выявления пробелов между потребностями и существующими ресурсами.

Когда вашему бизнесу предстоит значительный рост, очень важно опередить потребность в талантах. Кадровый план, подкрепленный методическим процессом, помогает гарантировать, что в вашей организации есть нужные люди с нужными навыками для достижения ваших растущих бизнес-целей.

Твердый план должен выходить за рамки изменений в подсчете сотрудников, чтобы определить новые навыки и знания, необходимые вашему бизнесу, оставаясь чувствительным к взаимосвязи между внутренними и внешними потребностями.

Вот пять шагов для создания кадрового плана, который поможет вашей организации не отставать от ее потенциала и амбиций.

1. Определите свои цели

Проще говоря, кадровый план должен поддерживать бизнес-план. Каков план роста организации? Нужен ли персонал для работы в новом офисе или торговой точке? Надеется ли он увеличить численность своего торгового персонала, чтобы поддержать значительный рост продаж? Намеревается ли он предложить дополнительное обслуживание клиентов или внутреннюю поддержку для повышения их удовлетворенности?

Эти цели обычно изложены в стратегическом плане бизнеса, поэтому сначала посмотрите на него, чтобы согласовать стратегию развития талантов и желаемые результаты.

2. Определите факторы, влияющие на доступность персонала

Затем определите факторы, которые могут повлиять на доступность персонала. Крупные национальные организации должны сначала изучить соответствующие данные Бюро статистики труда США, которое предоставляет полезные статистические данные по таким темам, как количество вакансий, уровень безработицы и затраты на рабочую силу.

Как крупным, так и малым компаниям следует изучить сходные статистические данные для своего штата или местного региона.Эту информацию можно получить в местных палатах, деловых изданиях и отраслевых ассоциациях. В качестве бонуса эти организации часто синтезируют данные, чтобы дать обзор событий на рынке. Это может включать новые предприятия или другие более крупные работодатели, увеличивающие наем или увольнение сотрудников. Все эти внешние факторы влияют на количество имеющихся талантов.

3. Определение функциональных потребностей организации

Имейте в виду, что не все требования к персоналу требуют найма со стороны.Некоторые потребности вашей организации в талантах можно удовлетворить внутри. Другие могут быть выполнены путем привлечения консультантов, фрилансеров или независимых подрядчиков. Вот почему разумно оценить конкретные навыки и способности, которые вам нужны, и выяснить, есть ли у каждой группы, отдела или подразделения эти возможности внутри компании или под рукой.

Спросите, помогает ли обучение, наставничество или другое развитие нынешним сотрудникам продвинуться на новые или освободившиеся должности.Если да, то как может выглядеть это развитие? С другой стороны, действительно ли эти навыки и персонал необходимы на неопределенный срок, в долгосрочной перспективе? Или потребности организации более конкретны и краткосрочны, как, например, для конкретного проекта, инициативы, требующей набора навыков, не найденных внутри компании, или временных затрат, которые просто не поддаются выполнению для существующего персонала?

4. Проведите анализ недостатков

По сути, анализ пробелов сравнивает то, что у вас есть в настоящее время, с тем, что вам нужно.Разница — или пробел — вот что нужно заполнить. Выявлены ли пробелы в результате недостатков в обучении и развитии? Если да, включите в свой план дополнительную подготовку по соответствующим функциям или должностям. Связаны ли перерывы с большими нагрузками в периоды высокого сезонного спроса? Если да, наймите временных работников или обратитесь к подрядчикам.

Анализ пробелов — это не совсем то же самое, что общее определение функциональных потребностей, и постановка ряда вопросов, подобных приведенным выше, позволит вам не только определить пробелы, но и потенциальные решения для их устранения.

5. Создайте план

Последний шаг — свести всю эту информацию в реальный, действенный план развития талантов. Ваш кадровый план должен резюмировать всю оценку и анализ, проведенный на предыдущих четырех этапах, с изложением процесса принятия решений. План должен охватывать все соответствующие группы, отделы и подразделения. Для более крупных организаций все это упражнение может быть разбито на подразделения, а в конце подпланы объединены.

Создание действительно качественного кадрового плана включает в себя организационное руководство, менеджеров по найму и руководителей отдела кадров.Это усилия всей организации, которые мало чем отличаются от составления бюджета и даже частично совпадают с ним. Таким образом, четкое взаимодействие между функциями и отделами является ключом к разработке плана, учитывающего потребности всех и работающего для всех.

Будьте в курсе последних тенденций в сфере кадров и аналитики для руководителей отдела кадров: подпишитесь на нашу ежемесячную электронную новостную рассылку.

Теги: Управление людьми и рост Кадровое планирование Вовлеченность сотрудников и продуктивность Управление производительностью Малый бизнес Средний бизнес Крупный бизнес Исследования и выводы Статьи HR Финансы

3 совета и 1 инструмент

Ваша служба поддержки сталкивается с достаточным количеством проблем и в лучшие времена.Будь то слишком много звонков из слишком большого числа каналов, длительное время решения, потерянные проблемы или повторяющиеся, требующие много времени задачи, всегда непросто обеспечить отличное обслуживание клиентов с прибылью.

Но это будет намного проще, если вы спланируете правильную численность персонала.

Из-за потрясений 2020 года непросто предсказать, что принесет 2021 год (после того, как мы узнали о хорьках-зомби, мы больше не пытаемся угадывать). Однако, когда дело доходит до уровня укомплектования персоналом службы поддержки, анализ правильных переменных поможет вам разработать надежный план — такой, который позволит вам оседлать любые странные волны, которые могут возникнуть в наступающем году.

Вот три основных момента, которые следует учитывать при планировании численности персонала службы поддержки.

1. Часы работы и пропускная способность

COVID-19 продолжит влиять на вашу кадровую модель в 2021 году, хотя бы по той причине, что тип поддержки, предоставляемой вашей службой поддержки, будет по-прежнему отличаться от той, которую вы обычно предоставляете. Помогая сотрудникам настроиться на работу из дома… или помогая им вернуться на работу из дома из дома… или помогая им вернуться к работе из дома снова … ну, все это требует времени.

Вы заметите разницу лучше всего при увеличении времени разговора. Среднее время разговора в большинстве справочных служб составляет от 5 до 10 минут. С COVID-19 все эти переходы и изменения означают, что вы можете ожидать, что среднее время разговора увеличится до 10-20 минут.

Очень важно, что это означает для ваших часов покрытия и пропускной способности. Если вы работали со средним временем разговора 10 минут, а теперь внезапно перешли на среднее значение 20 минут, вы в основном просто вдвое сократили свой кадровый резерв, сократив количество доступных агентов службы поддержки. перспектива рабочей нагрузки.

Чтобы точно спланировать, подумайте о том, что происходит сейчас, что отразится на 2021 году. У вас, вероятно, по-прежнему будут те же требования к поддержке для людей, работающих удаленно. Всегда будут новые привлекательные облачные инструменты и приложения, которые сотрудники захотят опробовать (и, возможно, потребуется помощь). И в зависимости от того, как обстоят дела в вашей организации в прошлом году, может произойти увеличение количества сотрудников, принятых на работу… или уволенных.

Хороший план не только смотрит вперед, но и учитывает прошлое.Какова была нагрузка на вашу службу поддержки в 2020 году? Где были пики и впадины не только ежемесячно или ежегодно, но и ежедневно? И повторится ли в 2021 году те же самые условия, вызывающие эти пики или спады?

Например, в некоторых отраслях, таких как здравоохранение, в течение 2020 года наблюдалось значительное увеличение потребностей в поддержке и рабочих нагрузок — и эти потребности, вероятно, не уменьшатся в ближайшее время. Другие отрасли, которые участвовали в великой смене работы из дома в 2020 году, могут оказаться старыми в этом к 2021 году, а это означает, что объем службы поддержки может вернуться к цифрам до COVID.Но время может измениться: многие из наших клиентов, которые перешли на удаленную работу, были вынуждены внести серьезные изменения в свою службу поддержки из-за изменения сроков пикового объема. Некоторые видят, что 50% звонков поступают в течение двухчасового окна в начале дня, а затем — лишь небольшая струйка в остальное время. Это означает, что им пришлось серьезно изменить конфигурацию, когда дело доходит до расписания службы поддержки, даже если их штатное расписание не изменилось.

2. Типы поддержки и каналы связи

Следующим фактором при планировании численности персонала службы поддержки на 2021 год должны быть предлагаемые вами каналы поддержки.На какой контактный канал вы хотите направить громкость? Это телефон, чат, текст или электронная почта?

Поддержка по телефону требует значительных ресурсов, но имеет более высокий потенциал решения при первом обращении. Электронная почта обычно принимает несколько сообщений туда и обратно для решения проблемы, хотя агенты могут выполнять несколько задач одновременно. Обновление билетов самообслуживания, которые могут отправляться по электронной почте, также требует довольно много взаимодействий, но обычно они быстро решаются. Кроме того, вы можете использовать готовые ответы и шаблоны, чтобы облегчить рабочую нагрузку.

Чтобы определить правильное сочетание каналов, просмотрите исторические тенденции использования каналов и сопоставьте их со своей текущей ситуацией. Следите за изменениями в использовании канала, рабочей нагрузке и рабочем процессе.

Кроме того, учтите, что вы можете привести лошадь к воде, но не можете заставить ее пить. Если вы хотите направить большую часть своего трафика, например, на самообслуживание или чат, спланируйте, как вы собираетесь сделать этот вариант максимально привлекательным и удовлетворительным для конечного пользователя. Перед составлением плана рассмотрите возможность проведения опроса, чтобы узнать, что людям нравится и не нравится в различных каналах.Таким образом, вам будет проще определить, что вам нужно сделать, чтобы управлять трафиком так, как вы хотите.

3. Рабочая нагрузка и много ролей

То, как вы планируете укомплектовать штат службы поддержки на 2021 год, также зависит от размера вашего ИТ-магазина. Если у вас небольшая ИТ-команда, у ваших сотрудников может быть несколько ИТ-ролей, помимо простого обслуживания запросов на поддержку. Скорее всего, им поручили проектную работу, которую они должны выполнить, чтобы свет оставался включенным. Или они посвящают время каждой смене новым выпускам или другим приоритетам.

Чтобы получить точное представление об уровне укомплектования персоналом, вы должны рассчитать процент своего дня, который персонал может посвятить принятию входящих звонков. Чтобы выполнить это упражнение, разберитесь, как выглядит обычная смена для сотрудников службы поддержки. Например, они, вероятно, получают некоторые звонки, которые невозможно исправить по телефону. Они должны покинуть свои рабочие места и посетить клиента, чтобы решить проблему. Естественно, это означает, что они больше не могут отвечать на входящие звонки в службу поддержки. Это важный фактор, который следует учитывать, о чем многие компании забывают.

Давайте проработаем сценарий. Предположим, ваша команда получает 500 заявок в месяц, тратит два часа на обработку каждой заявки и шесть дней на ее решение … но они могут потратить только 75% своего дня на поддержку. Если вы не примете это число во внимание, ваша теоретическая максимальная пропускная способность на одного агента будет сильно завышена, и вы будете недоукомплектованы кадрами.

Инструменты для построения ваших кадровых планов

Хотите быстро получить представление о том, как может выглядеть ваш персонал службы поддержки в 2021 году? Перейдите к Call Center Helper и введите свои числа в его калькулятор Erlang, чтобы рассчитать количество сотрудников, необходимых для достижения уровня обслуживания.

Самое близкое к хрустальному шару

COVID-19 научил нас тому, что предсказывать будущее непросто. Но если вы точно оцените свои часы охвата и пропускную способность, если вы справитесь с ожидаемыми типами поддержки для каждого канала и если вы получите хорошее представление о ваших ожидаемых рабочих нагрузках (особенно если ваш персонал службы поддержки носит несколько головных уборов) , вы сможете успешно спланировать штат службы поддержки на 2021 год.

Кстати, если вам нужна помощь в укомплектовании штатов службы поддержки, позвоните нам по номеру 1.800.770.1075. Мы к вашим услугам.

Что такое прогнозирование в HR? | Малый бизнес

Стив Милано Обновлено 25 января 2019 г.

Прогнозирование человеческих ресурсов (HR) включает в себя прогнозирование потребностей в рабочей силе и их влияния на бизнес. HR-отдел прогнозирует как краткосрочные, так и долгосрочные потребности в кадрах, основываясь на прогнозируемых продажах, росте офиса, убытках и других факторах, которые влияют на потребность компании в рабочей силе. Помимо прогнозирования количества и типа сотрудников, которые вам понадобятся, планирование персонала включает в себя анализ различных затрат и административной работы, связанной с добавлением сотрудников или сокращением штатов.

Использование организационной схемы

Одной из основных задач прогнозирования для менеджера отдела кадров является создание и ведение организационной схемы компании. Если в вашем бизнесе используется плоская организационная структура, состоящая из нескольких ключевых сотрудников, которые работают с вами напрямую, рекомендуется создать диаграмму, показывающую, как ваша компания будет организована через год или два. Вы можете начать добавлять отделы, такие как бухгалтерия, маркетинг, продажи и человеческие ресурсы, для каждого из которых требуется руководитель отдела и несколько сотрудников.

Организационная диаграмма поможет вам заблаговременно нанять сотрудников и избежать того, чтобы в итоге у вас остались сотрудники, которые не подходят для вашей будущей организации.

Производство и планирование

Если вы производите продукт, ваши потребности в рабочей силе меняются по мере роста и падения продаж. Ваш менеджер по персоналу должен поддерживать тесную связь со своим менеджером по продажам, чтобы быть в курсе любых всплесков или падений продаж, которые влияют на ваши потребности в рабочей силе. Это предотвращает отставание в выполнении заказов или выплату простаивающим работникам.

Простым примером прогнозирования рабочей силы является ресторан, у которого есть ночи с большим количеством заказов и большие вечеринки, а также другие вечера, когда мало посетителей бронируют столики. Менеджер прогнозирует потребности обслуживающего персонала ресторана, бара и кухни. На заводе менеджеры по продажам, производству и персоналу работают вместе, чтобы справиться с сезонными всплесками, большими заказами или потерей крупного клиента или продавца.

Прогнозирование и планирование преемственности

Прогнозирование человеческих ресурсов помогает вам избежать долгосрочных пробелов в кадровых потребностях, отслеживая, кто из ваших сотрудников может выйти на пенсию, уйти или попросить уйти.Используя эту информацию, ваш менеджер по персоналу планирует заполнить эти пробелы внутренним персоналом или готовится к быстрому подбору персонала.

По мере того, как вы получаете результаты прогнозирования персонала, подготовьте своих координаторов к переходу в один прекрасный день на руководящие должности и ваших менеджеров к переходу на должности директоров, если это возможно. Сотрудники более низкого уровня не могут занимать некоторые должности, потому что им требуются определенные ученые степени или сертификаты, но некоторые должности лучше всего заполнить внутренними сотрудниками. Добавьте обучение сотрудников к своим усилиям по управлению персоналом, чтобы подготовить ключевой персонал к росту в организации, поскольку сотрудники нуждаются в замене.

Составление бюджета на основе будущего уровня укомплектования персоналом

Помимо прогнозирования потребностей в рабочей силе, прогнозирование человеческих ресурсов помогает вам планировать бюджеты на основе вашего будущего уровня кадрового состава. Например, прогнозирование спроса может показать потребность в большем количестве сезонных рабочих. Обзор HR может определить, что лучший способ справиться с этим — это нанять сотрудников, занятых неполный рабочий день, или оплатить сверхурочные часы нынешним сотрудникам.

Если ваши потребности в рабочей силе не изменятся в следующем году, вы все равно можете увеличить расходы на персонал из-за ежегодных надбавок и пособий.Ваш HR-менеджер ежегодно прогнозирует ваши расходы на персонал, чтобы помочь вам составить бюджет.

7 шагов для создания эффективных кадровых стратегий

Специализированная кадровая стратегия имеет решающее значение для любого бизнеса, желающего понимать своих людей.

Ваши люди — это самый большой актив вашей компании, который может дать вашему бизнесу конкурентное преимущество.

Но забота об этих людях требует подхода, ориентированного на людей.

Что такое кадровая стратегия?

Кадровые стратегии часто путают со стратегиями найма, но это не одно и то же.

Подбор персонала — это единственный шаг на пути к трудоустройству, он включает в себя поиск и поощрение потенциальных кандидатов к подаче заявок на должности.

Укомплектование персоналом — это непрерывный процесс.

Он действительно включает в себя начальный этап найма, но он выходит далеко за рамки этого и включает в себя то, как вы управляете и удерживаете компетентную и довольную рабочую силу, соответствующую цели, на нужных ролях в нужное время для достижения целей компании.

Сегодня мы делаем еще один шаг вперед.

Это не просто заполнение вакансий, а взгляд на свой персонал в целом, чтобы получить представление и разработать для своих сотрудников отличные возможности для привлечения и удержания лучших.

Таким образом, кадровые стратегии больше похожи на «кадровые стратегии».

Стратегии управления персоналом смотрят на то, где находятся ваши высокоэффективные сотрудники и как вы их держите, а также на такие вещи, как то, как вы обеспечиваете их значимой работой.

Вот наши семь шагов к построению эффективной кадровой стратегии таким образом.

1. Определите свои бизнес-цели

Лучшей отправной точкой для кадровой или кадровой стратегии является бизнес-план вашей организации, который должен содержать как краткосрочные, так и долгосрочные цели компании.

Будь то увеличение товарооборота, расширение в новые сектора, запуск новых продуктов или рост за счет приобретения, все эти цели по своей сути движимы вашими людьми.

Итак, ваша стратегия должна быть полностью согласована с целями компании.

2. Определите свой нынешний кадровый ландшафт

Теперь, когда вы знаете, каковы цели вашей организации, вам нужно полное представление о ваших текущих кадрах.

Точное представление о ваших людях начинается с единственного источника правды.

Если ваши данные о людях хранятся в разрозненных системах и в электронных таблицах, все они должны быть объединены в одну систему, чтобы дать вам максимальное представление о ваших сотрудниках.

Отсюда вы можете создавать отчеты и полезные сведения о ваших сотрудниках, например, составлять точные отчеты о численности персонала, выявлять пробелы в навыках и определять потенциальных кандидатов на руководящие должности в рамках планирования преемственности.

3. Анализируйте шаблоны людей

В любой организации всегда есть естественные приливы и отливы кадрового состава; Если вы будете на шаг впереди потенциальных движений, то не обойдетесь без сюрпризов.

На самом базовом уровне наличие четкого представления о датах увольнения и информации поможет вам заблаговременно нанять и заполнить эти должности, сводя к минимуму риск потери знаний, когда кто-то уходит, не завершив передачу.

Сделав еще один шаг вперед, вы можете проанализировать свою рабочую силу, чтобы заранее определить потенциальные перемещения.

Современная система управления персоналом и персоналом скажет вам:

• Численность работников, приближающихся к пенсионному возрасту
• Предстоящие декретные и отцовские отпуска
• Предстоящие акции, для которых потребуется план преемственности
• Лица, которые приближаются к средней продолжительности стажа работы в компании.

Используя такие отчеты и анализируя эти закономерности, это позволяет вам планировать заранее, устранять потенциальные пробелы и планировать соответственно.

4. Определение персонала и потребностей в людях

Для успешной кадровой и кадровой стратегии вам в первую очередь необходимо понять навыки, опыт и ресурсы, необходимые для достижения ваших бизнес-целей.

Чтобы максимально повысить эффективность процесса найма, вам также необходимо учитывать график действий, необходимых для выполнения каждой роли, и планировать соответственно.

Чтобы это установить, вам необходимо проанализировать дополнительные данные.

Например, какие роли вам нужны? Сколько времени обычно требуется, чтобы их нанять? Каковы временные рамки для введения в курс дела и выхода на полную производительность?

Существующие данные о вашей рабочей силе предоставят полезную информацию, которую вы можете использовать в качестве ориентира.

5. Создайте прогноз кадрового обеспечения на будущее

Учитывая текущую картину кадрового потенциала, неплохо было бы составить долгосрочный план укомплектования персоналом на следующие пять-десять лет.

Это должно быть сделано вместе с вашим исполнительным руководством, владельцами или акционерами.

Им необходимо будет поделиться долгосрочным видением компании, чтобы вы могли принять во внимание, будет ли реструктуризация компании или какие-либо будущие приобретения, которые повлекут за собой новые или другие потребности в персонале для бизнеса.

Кроме того, поработайте над прогнозным планированием преемственности, поскольку разные сотрудники будут продвигаться по службе в течение следующих пяти-десяти лет, а также над тем, какие отделы станут жизненно важными для будущего успеха компании и, следовательно, будут расширяться в размерах.

Помимо создания этого прогноза, поймите, что необходимо для его выполнения в вашей компании.

Есть ли у вас кадровая команда адекватного размера, чтобы соответствовать вашим прогнозам? А как насчет бюджета?

Создайте этот план вместе со своим прогнозом в формате, который будет понятен и понятен другим сотрудникам компании.

6. Развитие сильного бренда работодателя и культуры рабочего места

Есть ли у вас стратегии брендинга работодателя и кадрового маркетинга для привлечения тех, кто вам нужен?

Понимание того, как вы создаете среду, в которой люди любят работать, жизненно важно для сохранения всего наилучшего как части вашей стратегии.

Не думайте, что все, что вам нужно для создания идеальной стратегии работы с людьми, можно почерпнуть в стенах вашего собственного офиса.

Обратитесь к своим коллегам из других компаний и попросите их уловить — в девяти случаях из 10 они будут более чем готовы поделиться своим опытом.

Ищите в Интернете модели, которые вы можете воспроизвести, посещайте мастер-классы и семинары, а также используйте социальные сети для поиска идей.

7. Регулярно пересматривайте план

Бизнес-потребности могут быстро меняться, поэтому даже запланировать ежегодный 12-месячный обзор вашего плана вряд ли будет достаточно.

Регулярно пересматривайте свой план, чтобы убедиться, что вы можете гибко адаптировать и адаптировать потребности людей в бизнесе, если условия меняются в любой момент.

Прекращение действия или подписание контракта с вашим крупнейшим клиентом может серьезно повлиять на ваши кадровые потребности и операционную прибыль.

Если в основе вашей кадровой стратегии лежит создание отличного опыта работы с персоналом, вы используете данные, чтобы получить истинное практическое представление о своих сотрудниках, и, выполнив эти шаги, у вас есть все ингредиенты для создания успешной кадровой стратегии, которая работает.