Виды электронных подписей: Электронная подпись (ЭЦП): какую и как получить?

Таиланд

Индонезия

Эта статья не является юридической консультацией.

Мнения, выраженные в колонке выше, принадлежат автору.

Начните управлять своими юридическими потребностями с Zegal уже сегодня

СТАТЬ РЕФЕРАЛЬНЫМ ПАРТНЕРОМ

ПОДРОБНЕЕ: Обязательна ли электронная подпись?

EBOOK: электронные подписи

DocuSign Типы электронной подписи

Возможно, вы не знаете, но DocuSign предлагает больше, чем просто электронные подписи для подписи документов.Хотя электронные подписи широко распространены во всем промышленно развитом мире в качестве современной замены письменной или «мокрой» подписи, на самом деле мы предлагаем несколько различных способов аутентификации и идентификации подписывающих лиц в соответствии с требованиями законодательства в вашей стране.

Это первая часть серии сообщений в блоге, состоящей из двух частей. В этом первом посте я расскажу о трех типах электронных подписей. Во втором посте я покажу вам, как использовать DocuSign eSignature API для отправки конвертов, в которых используются эти разные типы.

Регламент eIDAS был принят Европейской комиссией в 2014 году и вступил в силу в июле 2016 года. Этот закон объединил законы стран-членов ЕС, создав единую структуру, которая применяется на всей территории ЕС.

eIDAS определяет три различных типа электронных подписей: простые электронные подписи, расширенные электронные подписи (AES) и квалифицированные электронные подписи (QES). Простые электронные подписи не требуют подтверждения личности от подписывающей стороны; расширенные электронные подписи требуют проверки личности; а квалифицированные электронные подписи требуют, чтобы проверка личности была проведена лично (удаленно через видеочат или лично).Из-за повышенных требований к проверке личности QES обеспечивает высочайший уровень гарантии подписывающей стороны, но также и высочайший уровень технических и процедурных затрат, поскольку каждая сторона должна быть проверена лично.

Подобные многоуровневые структуры для электронных подписей существуют во многих странах. Например, в Бразилии используется аналогичная многоуровневая система, в которой простые электронные подписи могут использоваться для многих случаев использования, но расширенные подписи предпочтительнее для некоторых транзакций; в то время как законы других стран отдают предпочтение использованию только усовершенствованных электронных подписей.Для получения информации о требованиях к электронной подписи во всем мире см. Руководство по легальности электронной подписи и проконсультируйтесь с юрисконсультом вашей организации.

Простые электронные подписи совершенно приемлемы и законны во многих странах, включая США. Однако вы все равно можете выбрать, чтобы подписывающие лица аутентифицировали себя различными способами, даже если это не требуется по закону. Расширенная электронная подпись требует от подписывающих лиц использовать цифровые сертификаты для подтверждения своей личности.Когда подписывающая сторона получает конверт для подписи, отправитель может указать, хочет ли она, чтобы подписывающая сторона подписывалась с использованием сертификата AES от DocuSign, сертификата AES, хранящегося на устройстве DocuSign Signature отправителя, или с помощью сертификата, принадлежащего подписывающей стороне. , например смарт-карта. Подписывающая сторона получит конверт и подпишется в обычном порядке, приложив сертификат в желаемой для отправителя форме.

Квалифицированные электронные подписи используют квалифицированного поставщика доверительных услуг (TSP), уполномоченного правительством на:

• проверить личность подписавшего лицом к лицу или через видеочат с действующим документом, удостоверяющим личность
• подтвердить личность подписавшего во время подписи с помощью сертификатов подписывающего лица или облачных сертификатов

DocuSign содержит обширный список поставщиков услуг доверия с разбивкой по странам, которые доступны в соответствии с вашими требованиями.

Для разных сценариев использования требуются разные типы электронных подписей. В зависимости от типа транзакции, страны, в которой она находится, и внутренней политики компании могут быть предпочтительны различные типы электронной подписи. Часто бывает полезно разработать внутреннюю политику электронной подписи, которая укажет, когда сотрудники должны использовать каждый тип.

В следующем сообщении блога о различных типах подписей я покажу вам, как их можно использовать через DocuSign eSignature API.Для тестирования в вашей учетной записи разработчика вам может потребоваться изменить определенные настройки командой поддержки DocuSign, которая позволит вашей учетной записи протестировать эти функции. В этом случае вам следует обратиться в службу поддержки и сообщить, что вас интересует в тестировании. Если у вас в настоящее время есть производственная учетная запись, вы всегда можете обратиться к своему менеджеру по работе с клиентами, чтобы получить дополнительные сведения.

электронных подписей против цифровых подписей

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована в июне 2016 года Джанин Марчи.С тех пор он был обновлен, чтобы включить новые правила применения электронных подписей и упорядочить достижения в области цифровых подписей, включая облачную службу цифровой подписи GlobalSign.

Что в имени? В данном случае на самом деле совсем немного.

Термины «электронная подпись» и «цифровая подпись» часто используются как взаимозаменяемые, но есть некоторые ключевые различия и конкретные причины, по которым вы можете использовать одно вместо другого. Здесь, в GlobalSign, мы обычно общаемся с организациями, которых смущают эти два варианта, и которым нужна помощь в определении того, какой тип подписи им следует использовать в своем рабочем процессе подписания документов.

Давайте разберемся в различиях.

Что такое электронная подпись?

В соответствии с Федеральным законом США о ESIGN, электронные подписи определяются как:

«Электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с контрактом или другой записью и исполняемый или принятый лицом с намерением подписать запись».

В более широком смысле электронные подписи используются для обозначения любой подписи, которая применяется в электронном виде, а не на физическом листе бумаги.Электронные подписи могут использоваться для подтверждения содержания документа, однако не все уровни гарантии электронных подписей одинаковы с точки зрения закона. Если вы работаете в отрасли, которая строго регулируется, когда вы имеете дело с личной и / или частной информацией и данными — финансы или бухгалтерский учет, HR, юриспруденция или здравоохранение, и многие другие — тогда вам может потребоваться более безопасный вариант. .

Что такое цифровая подпись?

представляют собой одну из форм электронных подписей — обе используются для подписания документов, но есть несколько важных особенностей, которые делают их уникальными.

Прежде чем мы углубимся в подробности, было бы полезно сделать шаг назад и взглянуть на проблемы безопасности, связанные с бумажными документами и рабочими процессами. Наиболее частые проблемы, с которыми сталкиваются частные лица и организации при работе с бумажными документами:

• Является ли человек, подписавший документ, тем, кем они себя называют? Или, другими словами, как я могу проверить, действительна ли подпись и не была ли она подделана?
• Как мне защитить (или, с точки зрения получателя, подтвердить), что содержимое документа не было изменено?

Существование нотариусов было изобретено для решения этих очень серьезных проблем и восходит к древнеегипетским временам (по данным Национальной нотариальной ассоциации).Сегодня нотариусы играют ключевую роль в заверении сторон сделки в том, что документ подлинный и ему можно доверять.

Как мы могли подозревать, те же проблемы существуют и в рабочих процессах электронного документооборота. Цифровые подписи были разработаны, чтобы помочь решить эту проблему — они, по сути, являются цифровым эквивалентом добавления нотариально заверенной подписи к вашим документам. В случае цифровых подписей доверенная третья сторона, известная как центр сертификации (CA), отвечает за проверку вашей личности.

привязывают вашу личность к цифровому сертификату на основе PKI, который позволяет вам использовать ваш сертификат для создания цифровых подписей локально с помощью токена или удаленно с помощью любой из облачных платформ подписи.

Когда вы применяете цифровую подпись к документу, криптография связывает ваш цифровой сертификат (предоставленный после проверки личности пользователя) с данными, подписываемыми в один уникальный «отпечаток пальца». Как и в случае с настоящим отпечатком пальца, криптографические компоненты, составляющие ваш документ с цифровой подписью, не могут быть реплицированы или изменены.Это то, что делает цифровые подписи безопасными и совместимыми и, следовательно, более действенными в глазах закона. Цифровые подписи могут использоваться для цифрового преобразования, цифровой «упаковки» или цифровой печати ваших документов.

Таким образом, тщательно продуманная и безопасная криптографическая операция позволяет цифровым подписям гарантировать следующее:

• Документ подлинный и получен из проверенного источника
• Личности подтверждены общественно доверенной организацией (CA)
• Документ не был подделан с тех пор, как он был подписан цифровой подписью, так как подпись будет отображаться как недействительная, если были внесены изменения

Как узнать, является ли подпись цифровой и ей можно доверять?

Чтобы проверить, был ли документ или PDF-файл успешно подписан цифровой подписью и является ли он доверенным, самый простой способ — открыть панель подписи документа в Adobe Reader и посмотреть, есть ли рядом с подписью подписавшего зеленая галочка, подтверждающая, что подпись действительно подлинная и подтверждает целостность документа.

Если по какой-либо причине возникает проблема с подписью или документом, вы увидите предупреждение о желтом треугольнике или красном кружке в устройстве чтения или подписи документа, указывающее на проблему или недействительную подпись.

Какие типы подписей имеют обязательную юридическую силу?

Многие нормативные акты (например, eIDAS) и штаты теперь требуют цифровых подписей вместо электронных подписей из-за того, что цифровая подпись обеспечивает подлинность и целостность, которые могут быть задержаны в судебной системе.Решение о том, какой тип подписи вы хотите использовать, должно зависеть от типа документов, которые вам нужно подписать, и от уровня аутентичности, который вам нужно поддерживать.

GlobalSign помогут вам соответствовать следующим международным нормам и стандартам:

• US ESIGN (электронные подписи в мировой и национальной торговле)
• FDA CFR 21 часть 11
• US UETA (Единый закон об электронных транзакциях)
• Уплотнения для профессиональных инженеров США (PE)
• Типовой закон ООН об электронной подписи
• Сарбейнса-Оксли (SOX)
• eIDAS (расширенные и квалифицированные электронные подписи, eSeals)
• CNCA (Управление сертификации и аккредитации Китайской Народной Республики)

Если у вас есть вопросы о вашем уникальном сценарии использования и о том, могут ли потребоваться цифровые подписи, обратитесь к одному из наших дружелюбных экспертов по PKI, и мы будем рады помочь.

Какие платформы для подписи документов поддерживают цифровые подписи?

Хорошая новость заключается в том, что многие из самых популярных платформ для подписания документов и рабочих процессов позволяют пользователям применять безопасные цифровые подписи. Однако способы их применения и терминология, используемая различными поставщиками, могут отличаться.

DocuSign

DocuSign поддерживает цифровые подписи и электронные печати. Благодаря интеграции с GlobalSign, документы с цифровой подписью проверяются на их целостность и личность подписавшего.

Adobe Sign

Adobe поддерживает два типа цифровых подписей: сертифицированные и утвержденные.

Сертифицированные подписи
Добавление удостоверяющей подписи к PDF означает, что вы являетесь автором документа, завершили его содержание и хотите защитить его от подделки после его распространения.
Сертифицированные документы имеют синюю ленту в верхней части документа, содержащую имя подписавшего и выдавшего сертификат — четкий, визуальный индикатор подлинности и авторства документа.

Подписи утверждения
Подписи утверждения ускоряют процедуру утверждения организации, фиксируя электронные утверждения, сделанные отдельными лицами или отделами, и встраивая их в фактический PDF-файл.

Подписи могут быть настроены таким образом, чтобы включать изображение (например, вашу физическую подпись или официальную печать) и различные детали подписи (например, место подписания, дату, причину подписания)

Пример сертифицированной Adobe цифровой подписи

Microsoft Word

Microsoft также поддерживает два типа цифровых подписей с использованием сертификата токена — видимый и невидимый.

Видимая цифровая подпись
Отображается в виде строки подписи, как на физическом документе. Этот метод обычно используется, когда вам нужно, чтобы несколько пользователей подписали документы, такие как контракты или другие соглашения

Невидимая подпись
Невидимая подпись используется, когда вам нужно предоставить гарантии подлинности, целостности и происхождения документа, но не нужна видимая строка подписи. Для документов с невидимой подписью на панели задач отображается синяя лента.

Как я могу внедрить цифровые подписи в моей команде или организации?

Теперь, когда вы понимаете разницу между электронной и цифровой подписью, давайте взглянем на различные варианты реализации:

Ваша уникальная конфигурация цифровой подписи будет выглядеть по-разному в зависимости от количества пользователей, которым требуется услуга, вашей организационной структуры, конфигурации вашей ИТ-системы и других факторов.

Как поставить цифровую подпись на документ?

После того, как ваш ИТ-администратор предпринял шаги, необходимые для включения цифровых подписей в вашей организации, цифровая подпись документа — это так же легко, как пером на листе бумаги!

Дополнительная литература

Хотите узнать больше о том, как цифровые подписи могут помочь вашему бизнесу ускорить его операции, сократить бумажные отходы, начать сотрудничество в цифровом формате и защитить ценную информацию и данные? Ознакомьтесь с этими замечательными бесплатными ресурсами по цифровой подписи.

Как работают цифровые подписи

Цифровая подпись — это просто электронная книга

Электронная книга «Введение в цифровые подписи для архитектуры, проектирования и строительства»

Облачная служба цифровой подписи GlobalSign для предприятий

В чем разница между расширенными и квалифицированными подписями в eIDAS?

Что такое электронная подпись (E-Signature)?

Электронные подписи были законными в США более 20 лет назад.Первоначально, когда многие страны начали использовать электронную подпись как вид виртуальной подписи, электронная подпись (электронная подпись) считалась роскошью бизнеса.

На это ушло много лет, и теперь, в 2019 году, электронная подпись хорошо известна на современном рынке. Электронные подписи не только делают бизнес-операции безопасными и удобными, но и снижают их стоимость.

Даже после столь значительного воздействия электронных подписей на бизнес существует ряд людей и предприятий, которые не знакомы с термином «электронная подпись», а также с важностью электронной подписи в цифровую эпоху.В этой статье мы рассмотрим все, что касается электронной подписи, но давайте начнем с вопроса «что такое электронная подпись?»

Также читают:

Электронная подпись, широко известная как «электронная подпись» и «электронная подпись», является юридическим понятием, которое отличается от цифровой подписи, которая представляет собой криптографический метод, используемый для реализации электронных подписей. Электронная подпись предоставляет подписавшемуся точный и безопасный метод идентификации для обеспечения беспрепятственной транзакции.

Электронная подпись имеет такое же юридическое значение, как и собственноручная подпись, если она удовлетворяет требованиям нормативных документов, в соответствии с которыми она была создана. Создать электронную подпись очень просто, и после ее создания ее можно добавить в любой документ, даже вместе с другими аннотациями, такими как произвольный текст и галочки.

С точки зрения непрофессионала, электронная подпись, широко известная как электронная подпись, представляет собой электронное выражение согласия лица принять условия, упомянутые в конкретном документе.

Согласно Федеральному закону США о подписании документов, принятому в 2000 году, электронная подпись может быть определена как электронный символ, звук или процесс, логически связанный с записью или контрактом. Электронная подпись создается или принимается человеком для подписания записи.

Теперь вы можете подумать, действительно ли электронная подпись может быть символом, звуком или процессом!

Или вы можете не понимать, что это за символ, звук или процесс!

Это в основном означает, что всякий раз, когда документ подписан электронной подписью, он имеет 100% законную силу, независимо от того, связан ли он с нажатием клавиши, записанным устным сообщением, выбранным флажком или даже предложением.

Для простоты рассмотрим пример электронной подписи.

С развитием технологий в эту цифровую эпоху документы пишутся и подписываются в электронном виде. Вы можете найти электронную подпись повсюду, даже если вы даже не подозреваете, что используете электронную подпись. Вот несколько примеров электронной подписи:

Все вы бы использовали Facebook.Когда вы нажимаете «Зарегистрироваться», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и условиями использования Facebook и принимаете их. Это означает, что вы подписываете эти условия использования и документы о политике конфиденциальности в электронном виде с помощью электронной подписи. Такой щелчок по кнопке регистрации подобен нажатию клавиши, процессу, который является примером электронной подписи. Многие другие социальные сайты и другие веб-страницы используют эту функцию, например Twitter, MySpace, foursquare и т. Д.

Еще один пример электронной подписи — это электронный блокнот.Многие из вас, кто делал покупки в Интернете, знакомы с этим. Когда вы делаете покупки в Интернете и покупаете что-либо с помощью дебетовой или кредитной карты в Walmart, вам нужно будет поставить электронную подпись при принятии заказа. Многие другие сети магазинов также используют такую ​​электронную подпись, например, Best Buy, Game Stop и т. Д.

Конечно! Электронные подписи легализованы и имеют юридическую силу. В США электронные подписи являются законными и признаются собственноручными подписями после утверждения следующих актов:

Вместе эти два закона — UETA и ESIGN ACT позволяют использовать электронные подписи вместо собственноручных подписей.Требуется, чтобы электронная подпись соответствовала четырем юридическим признакам электронной подписи. Проще говоря, вот четыре требования, чтобы электронная подпись была признана и подтверждена законодательством США, а именно:

1. Подписывающее лицо — это то, кем он / она себя называет. Электронная подпись — это личность подписавшего. При необходимости личность подписавшего может быть аутентифицирована или проверена с использованием ряда цифровых маркеров, таких как IP-адрес.
2. Намерение подписывающей стороны ясно. Условия документа / контракта / сделки должны быть доведены до сведения подписывающей стороны. Подписавшая сторона должна быть намеренно согласна пройти процедуру электронной подписи.
3. Можно проверить, что подпись связана с подписанным документом. Этот параметр в основном включает процесс подписания, такой как способ подписания документа, процесс завершения подписывающей стороны и документация, поддерживающая электронную транзакцию с использованием электронной подписи.
4. Запись должна оставаться у создателя или отправителя. Записи электронной подписи и документы должны быть созданы для точного хранения и воспроизведения для дальнейшего использования всеми сторонами и лицами, которые несут ответственность за сохранение записи или контракта.

Также прочтите: Способы подтверждения инвестиций в электронную подпись в будущем

Если вы плохо знакомы с термином «электронная подпись», вы можете не понимать, что представляет собой электронная подпись, и в чем разница между различными типами электронных подписей с точки зрения законности и доказательной силы.Прежде чем переходить к различным типам электронной подписи, важно понять основы электронной подписи.

Электронная подпись — это отметка, которую можно использовать в электронном документе, чтобы показать намерение подписавшего предоставить свое согласие на содержание документа. Неважно, как создается эПодпись, важно то, кому принадлежит вывеска, и документ, который не должен быть изменен впоследствии.

Согласно регламенту eIDAS, электронные подписи можно разделить на разные типы в зависимости от уровня безопасности, который они обеспечивают.Существует четыре типа электронной подписи:

• Подписи нажми и подписи
• Базовые электронные подписи
• Расширенная электронная подпись
• Квалифицированные электронные подписи

Давайте разберемся с этими подписями по очереди.

Click-to-Sign включает подписи в виде отсканированных изображений, отмеченных флажками, набранных имен и электронных закорючек. В этом типе документ не имеет криптографической защиты.В связи с этим этот тип подписей не проверяет подписавшего и не защищает изменяемый документ. Этот тип подписей можно легко вырезать и вставлять из одного документа в другой. Использование собственных подписей этого типа не рекомендуется.

Базовая электронная подпись включает в себя процесс нанесения подписывающим лицом на документ отметки собственноручной подписи, которая затем защищается криптографической цифровой подписью.Таким образом, базовые электронные подписи позволяют подписывающему лицу создавать криптоцифровую подпись с помощью хранимого на сервере ключа подписи, так называемой цифровой подписи свидетеля.

Каждый раз, когда пользователь применяет электронную подпись к любому документу, эта цифровая подпись-свидетель применяется каждый раз, что связывает электронную подпись с документом криптографически от любых последующих изменений, таким образом обеспечивая целостность данных. Каждый раз, когда пользователь применяет электронную подпись к любому документу, эта цифровая подпись свидетеля применяется каждый раз, что криптографически привязывает электронную подпись к документу.

Как следует из названия, усовершенствованные электронные подписи обладают более высоким уровнем безопасности. Электронная подпись, которая соответствует требованиям, указанным в постановлении ЕС № 910/2014 (регламент eIDAS) в отношении электронной идентификации и электронных транзакций на интернет-рынке, называется усовершенствованной электронной подписью.

eIDAS разработал некоторые стандарты использования электронных подписей с намерением использовать их безопасным образом при ведении онлайн-бизнеса или официальных деловых операций по всему миру.

Электронная подпись должна соответствовать следующим требованиям, чтобы стать усовершенствованной электронной подписью:

• Подпись может быть однозначно идентифицирована и связана с подписью
• Подписавший должен иметь полный контроль над данными, которые использовались для создания электронной подписи
• В случае, если сопроводительные данные были повреждены или подделаны после подписания документа, подпись должна быть идентифицирована
• В случае, если сопроводительные данные были изменены или изменены после подписания документа, подпись должна быть признана недействительной

Квалифицированная электронная подпись на самом деле представляет собой усовершенствованную электронную подпись с некоторыми дополнительными функциями. Квалифицированные подписи создаются с помощью квалифицированного устройства для создания подписей. Кроме того, эти подписи основаны на квалифицированном сертификате электронных подписей.

Примерами квалифицированных электронных подписей являются электронные подписи, созданные с использованием электронных документов, удостоверяющих личность, и сертификаты электронной подписи, хранящиеся на зашифрованных картах.

Как указано в национальных «списках доверенных лиц» государства-члена ЕС, государственные или частные провайдеры, получившие квалификационный статус от национального органа, могут предоставлять квалифицированные сертификаты для электронных подписей. Квалифицированные поставщики сертификатов могут предоставить закрытый ключ, соответствующий квалифицированному устройству создания подписи.

Квалифицированные электронные подписи — это более надежные и безопасные версии расширенных электронных подписей, поскольку они обладают высочайшим уровнем безопасности для защиты ключа подписи пользователя.Преимущество квалифицированных подписей заключается в том, что они могут точно проверить, кто подписал документ, так же как и расширенные электронные подписи.

Итак, это разные типы электронных подписей по разным уровням безопасности. Вы можете выбрать один из них в зависимости от уровня безопасности, необходимого для подписания документа. Например, для подписания школьных форм, договоров аренды и т. Д. Можно выбрать использование электронных подписей для подписи одним щелчком или основных электронных подписей. При работе со счетами, деловыми контрактами, юридическими соглашениями и другими конфиденциальными документами рекомендуется выбирать расширенные или квалифицированные электронные подписи.

При выборе решения электронной подписи для вашего бизнеса важно учитывать факторы безопасности. Вот основные моменты , которые следует учитывать при выборе поставщика электронной подписи .

Электронная подпись — это безопасная и легальная форма подписи, и многие предприятия выбирают электронные подписи из-за их универсальности, удобства и экономичности.Электронные подписи оказали большое влияние на бизнес. Вот что могут делать компании с помощью электронной подписи и почему им следует выбирать электронную подпись:

• Проверка личности подписавшего — Электронная подпись однозначно идентифицирует подписавшего и подтверждает, что подписавший связан с этой конкретной подписью. Электронная подпись — это один из самых безопасных типов виртуальной подписи, принимаемый на законных основаниях.
• Свяжите основные идентификаторы с процессом подписи — В бизнес-транзакциях возможно, что один или несколько идентификаторов i.е. люди связаны с ним. В этом случае электронные подписи помогают связать все основные идентификаторы с процессом подписания.
• Легко храните и сохраняйте подписанные документы — Электронные подписи могут быть добавлены к интерактивным или автономным документам, которые могут быть легко сохранены и сохранены. Можно сохранить как электронную, так и бумажную копию документов, подписанных электронной подписью, в зависимости от удобства и требований.
• Безопасная фиксация обязательной и юридической подписи — Электронная подпись — это юридическая подпись, имеющая такую ​​же ценность, как и собственноручная подпись.Электронная подпись — это безопасный снимок юридической и обязательной подписи, который можно использовать в любое время и в любом месте.
• Делает бизнес-операции удобными и универсальными — Несомненно, с юридическим принятием и использованием электронной подписи бизнес-операции стали очень удобными и универсальными. Даже когда подписанты находятся за границей, они могут легко подписывать документы электронными подписями.
• Снижает стоимость бизнес-транзакций — Бизнес-транзакции не были столь рентабельными до юридического принятия и использования электронных подписей.При использовании цифровые сертификаты не требуются, они также признаны законом, что в конечном итоге снижает стоимость.

Из вышеизложенного ясно, что электронные подписи обеспечивают простой, безопасный и законный способ подписания, который экономит время, усилия и деньги. Не будет ошибкой сказать, что если вы тот, кто ищет эффективные, удобные, универсальные и рентабельные бизнес-операции, вам следует использовать электронные подписи.

Думаете внедрить электронную подпись в своем бизнесе? Вот несколько моментов, которые необходимо учитывать при выборе поставщика электронной подписи.

В приведенных выше разделах мы поняли, что такое электронная подпись, примеры электронной подписи и зачем ее использовать. Но вам может быть интересно, где можно использовать электронную подпись. Итак, в этом разделе давайте посмотрим, где можно использовать электронную подпись. Существуют различные типы документов, которые могут быть подписаны электронной подписью, например,

• Счета-фактуры, договоры купли-продажи и NDA
• Оформление документов сотрудников, табели учета рабочего времени и утверждение предложений
• Школьные бланки, бланки разрешений и разрешительные бланки
• Договоры аренды имущества и прочего жилья и аренды
• Банковские бланки, налоговые документы и страховые бланки

Электронная подпись может использоваться в различных формах документов в различных областях, которые упоминаются следующим образом —

• Связь с государственными учреждениями и учреждениями самоуправления — Электронная подпись может использоваться во всех типах документов, которые должны быть представлены в государственных учреждениях или учреждениях самоуправления.
• Для юридических сделок — Для подписания счетов-фактур, контрактов, соглашений о неразглашении, представлений или любых других документов отдельно или через системы бухгалтерского учета или перекодирования могут использоваться электронные подписи. Электронная подпись имеет такую ​​же ценность, как и собственноручная подпись.
• Полномочия физических лиц — Документы, выдаваемые нотариусом после выдачи полномочия, могут быть в форме электронного документа, содержащего электронную подпись. Эти подписанные электронной подписью электронные документы затем могут быть переданы органу власти, запросившему документ, а также могут быть использованы в будущем.
• Идентификация подписавшего — В режиме онлайн или офлайн, когда вы представляете документ с электронной подписью, он действует как доказательство идентификации подписавшего. Например, подписанные в электронной форме договоры аренды, имущественные документы и другие жилищные и арендные договоры подтверждают личность подписавшего.
• Для обеспечения официальной связи с клиентами — На предприятиях предприниматели, которым требуется получение услуг для своих заявок в качестве образца формы, они могут обеспечить и предоставить открытый доступ к соответствующим формам.Они могут сделать эти формы доступными в редактируемой форме и позволить клиентам загружать их, чтобы заполнить их в электронной форме и подписать с помощью электронной подписи.

Выше представлены документы и формы, в которых можно использовать электронную подпись. Электронная подпись может использоваться во многих местах, но не везде. Да, вы должны быть знакомы с исключениями, когда электронные подписи все еще недействительны. Вы не можете использовать электронные подписи при работе с:

• Регистрация брака
• Семейное право и
• Право наследования

Итак, теперь ясно, где разрешена электронная подпись, а где нет, что очень важно понимать перед использованием электронной подписи.Теперь вы можете решить, следует ли использовать электронную подпись для проверки документа или нет. Кроме того, вы можете выбрать тип электронной подписи в зависимости от уровня безопасности, необходимого для вашего документа.

Также читайте: Использование электронной подписи для малых предприятий

В этом цифровом мире, где электронная подпись стала неотложной потребностью, как частным лицам, так и предприятиям важно понимать электронные подписи.Электронные подписи помогают сократить время, хлопоты и деньги с точки зрения подписания наиболее важных документов, и их проще использовать даже больше, чем вы думаете. Если вы хотите узнать, как работает электронная подпись, вы должны знать, что в Интернете доступно множество программ для электронной подписи. Итак, давайте разберемся, как работает программа для электронной подписи.

Сегодня все стало проще благодаря развитию технологий. Таким образом, современный софт для электронной подписи разработан максимально простым в использовании.Если вы являетесь пользователем программного обеспечения для электронной подписи, вам необходимо выполнить следующие шаги, чтобы собрать одну или несколько электронных подписей:

Шаг 1: Загрузите существующий документ или создайте новый документ с помощью встроенных инструментов программного обеспечения

Шаг 2: Правильно определите поля, которые должны быть заполнены ответственным лицом, такие как дата, адрес, подпись и т. Д.

Шаг 3: Найдите поля в любом месте документа

Шаг 4: Выполните окончательные настройки для корректировки, например черновик сообщения в электронном письме, настройте порядок подписи и т. Д.

Шаг 5: Отправьте документ по электронной почте подписавшемуся для подписи.

На стороне получателя (подписавшего) процесс подписания с использованием программного обеспечения для электронной подписи еще проще. Когда отправитель подписывает электронное письмо, подписавший получит электронное письмо или любое другое уведомление от службы электронной подписи, такое как создание учетной записи или вход в систему, загрузка фотографии вашей подписи, создание вашей подписи с использованием стандартного шрифта или другого доступного метода. подписать документ.

Подписавший может просто открыть документ, щелкнув ссылку, указанную в электронном письме, и создать / загрузить свою электронную подпись.Затем он может просто подтвердить и отправить подписанный документ.

Также прочтите: Рабочий процесс электронной подписи

Электронные подписи предназначены как для физических, так и для юридических лиц. Когда мы говорим об индивидуальном использовании электронной подписи, например, в счетах, табелях учета рабочего времени, школьных формах, договорах купли-продажи, жилищных и арендных договорах, это приносит такие преимущества, как значительное сокращение времени, усилий, денег и хлопот.

Но когда мы рассматриваем использование электронной подписи в бизнесе, наряду с этими преимуществами, электронные подписи приносят предприятиям ряд других преимуществ. Итак, давайте подробно обсудим преимущества электронной подписи для бизнеса.

• Быстрое подписание документов — При использовании электронной подписи документ подписывается очень быстро, то есть в течение нескольких минут. Подписание документа собственноручной подписью также не займет времени, но требуется время, когда подписывающий находится на расстоянии.Используя программное обеспечение для электронной подписи, вы можете создать и отправить любой документ на подпись менее чем за минуту. После этого документ получает подписывающее лицо и подписывает его в кратчайшие сроки.
• Подписывайте документы из любого места — Отправителю приходилось ждать собственноручной подписи от нескольких дней до недель в зависимости от местонахождения подписавшего. Иногда бывает невозможно отправить конфиденциальные документы по почте. Или при отправке по электронной почте лицо, подписавшее документ, должно было бы получить бумажную копию для подписи и снова передать отсканированную копию после подписания.Это также может занять несколько часов. Но программное обеспечение для электронной подписи и электронной подписи сделало процесс подписания очень простым. Теперь, где бы ни был подписавший, документы отправляются по электронной почте с помощью программного обеспечения для электронной подписи и подписываются в считанные минуты.
• Экономьте деньги с пакетами программного обеспечения для электронной подписи — Нет сомнений в том, что программное обеспечение для электронной подписи упростило процесс подписания. Теперь вам не нужно тратить деньги на получение бумажных копий документов и их отправку по почте подписавшему.Кроме того, можно значительно сэкономить на ежемесячных и годовых пакетах, предлагаемых поставщиками электронной подписи. Таким образом, электронная подпись приносит бизнесу преимущества с точки зрения инвестиций.
• Сбор надежных и имеющих обязательную юридическую силу подписей — Как упоминалось ранее, обмен конфиденциальными и подписанными документами по почте или через Интернет может быть небезопасным. Но программное обеспечение для электронной подписи достаточно безопасно, чтобы его можно было использовать для обмена конфиденциальной информацией и подписями.Кроме того, электронные подписи являются безопасными и юридически утвержденными подписями, поэтому вы можете создать их один раз и использовать их в любое время и в любом месте.
• Экономия усилий и времени для решения технических проблем — Когда вы решаете использовать электронную подпись для своего бизнеса, организации или индивидуального использования, вы выбираете программное обеспечение для электронной подписи. Используя программное обеспечение для электронной подписи, предприятия экономят свое время, поскольку это программное обеспечение не только простое в использовании, но и поставляется с группой поддержки, состоящей из технических экспертов, которые всегда готовы решить все ваши вопросы.
• Повышение качества обслуживания и эффективности — Теперь, с электронной подписью, коммерческим и юридическим отделам не нужно сокращать бизнес-расходы, избегая обслуживания. Но им следует выбрать использование электронных подписей, как современные технологии, чтобы сократить свои расходы. Поставщик электронной подписи помогает предприятиям оцифровать все важные и конфиденциальные юридические документы. Кроме того, это помогает легко, быстро и безопасно обмениваться документами и подписывать их, независимо от количества вовлеченных сторон.

Итак, если вы тот, кто еще не использовал электронную подпись или только задумывался о ее преимуществах, пора действовать. Важно продвигаться вперед в развитии современных технологий, это всегда приносит ряд преимуществ. Итак, чтобы воспользоваться преимуществами электронной подписи, воспользуйтесь ею сейчас.

Прочтите сейчас: преимущества электронной подписи для экономии средств

Как правило, электронная подпись и цифровая подпись используются взаимозаменяемо, без какой-либо разницы между ними, но оба являются разными терминами.Основное различие между цифровой подписью и электронной подписью заключается в том, что цифровая подпись используется для защиты документов, в основном сертификационными органами, а электронная подпись используется для проверки документов с намерением подписавшего сделать это.

Давайте посмотрим на таблицу «Электронная подпись и цифровая подпись» ниже, чтобы лучше понять разницу между электронной подписью и цифровой подписью:

Поскольку электронная подпись и цифровая подпись в основном считаются синонимами, важно знать разницу между ними.

Важно понимать, что электронная подпись и цифровая подпись похожи друг на друга, но отличаются друг от друга. Вот подробное различие между ними: цифровая подпись и электронная подпись.

Электронная подпись в основном эквивалентна собственноручной подписи.Он используется для проверки документа, чтобы подтвердить условия этого документа. Не будет ошибкой сказать, что электронная подпись — это оцифрованная форма собственноручной подписи. Электронная подпись действует как юридическое обязательство между участниками, независимо от их количества.

Использование электронных подписей физическими и юридическими лицами абсолютно безопасно и законно. Использование электронной подписи принесло множество преимуществ как частным, так и юридическим лицам. Если вы хотите сэкономить свое время и деньги и избавиться от хлопот, связанных с подписанием деловых документов, выберите программу для электронной подписи и начните использовать электронную подпись прямо сейчас.

типов электронных подписей и как выбрать правильный тип

На данный момент организации используют электронные подписи во всем мире для самых разных целей. Вы используете технологию электронной подписи каждый раз, когда вы лично подписываете сенсорный экран для транзакции по кредитной карте, когда вы соглашаетесь с условиями контракта, отправленного в цифровом виде, и когда вы создаете подпись для своих водительских прав.

Однако из-за своей электронной природы транзакции с электронной подписью более уязвимы для мошенничества и других киберпреступлений.

Электронная подпись — это просто версия вашей подписи в электронной форме, но «проверенная» электронная подпись имеет больший вес. Проверенные электронные подписи имеют такую ​​же юридическую силу, как и так называемые «мокрые» собственноручные подписи, полученные лично.

Мы объясним, что считается эсигнатурой, и некоторые различия в надежности различных типов подписи, чтобы помочь вам определить, какой из них лучше всего подходит для вас.

Три уровня гарантии электронной подписи в соответствии с eIDAS

Введено в действие в 2016 году постановлением Европейского Союза (ЕС) по eIDAS.Законодатели и регулирующие органы работали вместе над созданием eIDAS, чтобы создать общую основу и структуру для безопасных электронных подписей. Регламент ЕС установил три категории различных существующих электронных подписей:

• Базовая или базовая электронная подпись для общего использования
• Расширенные электронные подписи, подтвержденные аутентификацией посредством цифровой сертификации доверенной третьей стороной
• Квалифицированные электронные подписи, заверенные третьей стороной, уполномоченной ЕС

Эти три типа или уровня электронной подписи указывают на надежность подписанных соглашений.

Несколько различных правил подписи различаются в зависимости от географического положения, отраслевых правил и деталей документа. Три типа электронных подписей, представленные в eIDAS, обеспечивают повышенный уровень безопасности и надежности.

Базовые электронные подписи

Простая электронная подпись — это самый широкий вид электронной подписи. Регламент eIDAS определяет электронную подпись как «данные в электронной форме, которые прикреплены или логически связаны с другими данными в электронной форме и которые используются подписавшимся для подписи.”

Базовые электронные подписи в большинстве случаев имеют обязательную юридическую силу, но некоторым организациям может потребоваться более высокий уровень аутентичности для принятия электронной подписи. Базовую электронную подпись можно создать, отсканировав изображение подписи или просто установив флажок, чтобы указать согласие с условиями веб-сайта и аналогичными формулировками.

Базовые электронные подписи подвержены фальсификации и подделке. Например, практически невозможно узнать, кто установил флажки для подтверждения условий.По этой причине многие организации и частные лица не уделяют особого внимания базовым электронным подписям. Они не устанавливают подлинность самостоятельно.

Расширенная электронная подпись

Расширенные электронные подписи (AES) имеют прикрепленную к ним «электронную печать». Они передаются через электронную зарегистрированную службу доставки (ERDS) для дополнительной проверки. Часто центр сертификации (ЦС) выдает сертификаты, удостоверяющие подлинность расширенных электронных подписей.

Согласно eIDAS, подписи AES должны соответствовать нескольким требованиям. Они должны:

• Быть однозначно связанным с подписавшим (лицом, имеющим право подписывать документ)
• Правильно идентифицировать подписавшего
• Создавать с использованием данных для создания электронной подписи, которые подписавший может использовать под своим единственным контролем с высокой степенью достоверности
• Связано с данными в документе, которые подписавшие могут отслеживать на предмет последующих изменений

AES использует технологию инфраструктуры открытого ключа (PKI), также известную как асимметричная криптография, для удовлетворения этих требований.Процесс PKI — это то, как цифровой сертификат проверяет цифровые подписи. Имейте в виду, что это отличается от алгоритма симметричного ключа, который полагается на один ключ для шифрования и дешифрования данных.

В некотором смысле цифровой сертификат напоминает паспорт или водительские права в том смысле, что его проверил сторонний центр сертификации. Каждый цифровой сертификат уникален для человека, и его практически невозможно убедительно воспроизвести.

Подписавшая сторона остается единственным владельцем закрытого ключа, который требуется для применения подписи.Стороны могут быть уверены, что другая подписывающая сторона или подписывающие лица являются теми людьми, которыми они себя называют.

В рамках процесса проверки подписи программное обеспечение PKI автоматически проверяет документы, чтобы гарантировать, что никто не внес в них никаких изменений. Если кто-то редактирует документ, все стороны уведомляются, и процесс начинается заново.

Юридическое сообщество обычно считает AES таким же действительным, как и традиционные подписи мокрыми чернилами. Адвокаты обычно ссылаются на процесс проверки как на причину использования AES в качестве надежного доказательства в судебных разбирательствах.

PandaDoc позволяет пользователям применять проверку AES к своим электронным документам.

Квалифицированные электронные подписи

Квалифицированная электронная подпись, или сокращенно QES, по сути, представляет собой усовершенствованную электронную подпись, которая отвечает более высоким уровням безопасности и надежности. Они проверяются в многоэтапном процессе на основе зашифрованных ключей и двухфакторной аутентификации. По сути, согласованная третья сторона проверяет подписывающих лиц, прежде чем они смогут выпустить квалифицированную электронную подпись.

Важно отметить, что более высокий стандарт безопасности не обязательно означает, что он лучше. Мы просто говорим, что он соответствует более высоким требованиям безопасности по сравнению со своим аналогом AES.

Подумайте об этом иначе. Чтобы попасть в лигу НБА, нужно быть довольно высоким. Средний игрок находится где-то в области 6 футов 7 дюймов. Теперь, если бы вы были ростом 6 футов 8 дюймов, вы бы прошли квалификацию? Что, если бы вы были ростом 7 футов? Это принесет вам место в лиге? Ответ на оба эти вопроса — да.

Точно так же подписи AES и QES обеспечивают высочайшие отраслевые стандарты доверия и уверенности. Каждый из них присваивает каждому пользователю уникальный ключ, который напрямую связан с личностью подписавшего. Это означает, что суд определит, кто именно подписал документ. В этом нет никаких сомнений.

Основное отличие состоит в том, что QES требует, чтобы вы перепрыгнули через несколько препятствий, одна из которых включает в себя прохождение формального процесса регистрации в квалифицированном центре сертификации для подтверждения вашей личности.Откровенно говоря, это может быть проблемой, и в этом нет необходимости, если у вас есть AES.

Требования QES

Определение eIDAS для QES — это «усовершенствованная электронная подпись, которая создается квалифицированным устройством для создания подписи и основана на квалифицированном сертификате для электронных подписей».

Сразу можно предположить, что «квалифицированное устройство для создания подписи» должно соответствовать определенным требованиям. Конечно, есть несколько требований, которым эти устройства должны удовлетворять.Устройство должно:

• Защита конфиденциальности данных для создания электронной подписи
• Разрешить только одно использование QES
• Защита от подделки
• Быть надежно защищенным законным лицом
• Не изменять данные и не препятствовать их предоставлению подписавшему до подписания
• Создавать данные подписавшего лица или управлять ими от имени подписавшего только по указанию квалифицированного доверительного провайдера

Если это объяснение кажется сбивающим с толку, просто помните, что если вы хотите использовать QES, каждый шаг должен соответствовать требованиям, изложенным в eIDAS.Это также означает, что вам нужно быть разборчивым при поиске поставщика услуг электронной подписи. Если провайдер не упоминает eIDAS и другие правила, касающиеся электронных подписей, считайте это красным флажком.

Чтобы претендовать на статус QES, регулирование eIDAS требует, чтобы все стороны использовали данные на устройстве, которое подкреплено «квалифицированным сертификатом для электронных подписей». Только центр сертификации, аккредитованный в качестве квалифицированного поставщика доверенных услуг (QTSP), может выдавать квалифицированные сертификаты. Если ваш поставщик услуг электронной подписи не является центром сертификации, убедитесь, что он сотрудничает с надежным центром сертификации.

В целом, независимо от того, выбираете ли вы AES или QES, самое важное, что нужно знать, — это то, что оба они подлежат исполнению в судебном порядке. Однако получение AES намного проще, поскольку не требует от вас преодоления целого ряда препятствий только для того, чтобы сделать ваши критически важные для бизнеса документы юридически обязательными.

E-уплотнения

Ни одно обсуждение трех типов подписей, установленных в eIDAS, не будет полным без упоминания цели электронных печатей. Подобно электронной подписи, электронная печать гарантирует целостность и подлинность.Однако вместо аутентификации физического лица электронные печати проверяют целостность юридического лица, такого как совет директоров, отдел внутри организации или правительственное учреждение.

Какой уровень гарантии мне следует использовать, чтобы соответствовать требованиям?

Итак, вы готовы приступить к заключению соглашения. Какой тип электронной подписи вам подходит?

Это в основном будет зависеть от того, насколько важно для вас, чтобы рассматриваемое соглашение оставалось в силе в суде (в этом случае о базовой электронной подписи не может быть и речи), и от того, сколько обручей вы готовы пройти, просто чтобы получить это.

Если вы хотите получить больше гарантий того, что это будет иметь юридическую силу в глазах судьи, подпишите свое соглашение с AES или QES. Оба они обеспечивают более высокий уровень доверия и уверенности и с гораздо большей вероятностью убедят законные органы в законности контракта.

AES, однако, представляет собой более удобную альтернативу, которая не требует, чтобы вы представляли себя в центр сертификации и проходили строгий процесс проверки, прежде чем они смогут выдать вам QES.AES имеет такой же вес, чтобы оставаться совместимым без необходимости подвергать себя изнурительным процедурам проверки, которые идут с QES.

Международные стандарты

Хотя регулирование eIDAS было создано ЕС, предприятиям и физическим лицам, ведущим дела со странами ЕС, скорее всего, потребуется соблюдать его, чтобы считаться стороной законного юридического соглашения.

Также необходимо учитывать два правила США:

Единообразный закон об электронных транзакциях (UETA)

Установленное в 1999 году постановление UETA регулируется законодательными органами штата.Это означает, что эти законы об электронной подписи применяются только в тех штатах США, которые их приняли. В настоящее время правила UETA имеют юридическую силу во всех штатах, кроме Иллинойса, Нью-Йорка и Вашингтона.

Из-за структуры правительства США и руководящих принципов, изложенных в Конституции США, торговые вопросы контролируют отдельные штаты, а не федеральное правительство.

Конституция требует, чтобы штаты принимали единообразный ответ, когда речь идет о межгосударственной торговле.Если вы живете в Калифорнии и нуждаетесь в соглашении, подписанном кем-то из Нью-Джерси, вы ведете торговлю между штатами. Закон об электронной подписи, принятый на федеральном уровне, распространяется на этот тип договоренностей.

Законность электронных подписей согласно UETA

Чтобы электронная подпись считалась действительной и подлежащей принудительному исполнению, она должна соответствовать следующим требованиям:

• Согласие — Все стороны соглашения должны участвовать в процессе электронного подписания.
• Намерение — Подписавшая сторона должна продемонстрировать намерение, активно прикрепив цифровую подпись для электронного подписания документа.
• Association — Выбранное решение электронной подписи должно быть связано с цифровым документом во время его подписания и сохранения в Adobe PDF или любом другом выбранном формате файла.
• Атрибуция — Электронная подпись должна принадлежать подписавшему в зависимости от контекста и обстоятельств, связанных с процессом подписания.Это может быть IP-адрес, отметка даты / времени или любые другие соответствующие метаданные.
• Хранение записей — Электронный документ должен быть сохранен в форме, которую можно будет восстановить и воспроизвести при необходимости. Также необходимо вести точный контрольный журнал всех действий, предпринимаемых на каждом этапе рабочего процесса.

Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (Закон об электронной подписи)

Закон об электронной подписи, учрежденный в 2000 году президентом Биллом Клинтоном, легализует электронные подписи.В юридическом тексте говорится, что «контракты, заключенные в Интернете, теперь будут иметь такую ​​же юридическую силу, что и эквивалентные контракты на бумаге».

Как и eIDAS, Закон об электронной подписи устанавливает руководящие принципы по установлению полномочий и подлинности электронных подписей, а также правила получения, защиты и хранения документов, содержащих электронные подписи.

Оставайтесь совместимыми с PandaDoc

Если ваша организация часто отправляет и получает подписанные документы, решение для электронной подписи AES, такое как PandaDoc, может помочь вам соответствовать всем законам и постановлениям, связанным с подписанием цифровых документов, которые будут задерживаться во время судебных разбирательств.

Он соответствует нормативным требованиям eIDAS, которые требуют наличия локальных учетных данных для электронной идентификации; контроль и конфиденциальность указанных учетных данных; и прямая связь с подписавшим.

PandaDoc упрощает процесс создания, утверждения и электронной подписи таких документов, как предложения, расценки и контракты. Более 23 000 клиентов используют решение PandaDoc, чтобы сэкономить время и деньги на процессе электронной подписи.

Узнайте больше о PandaDoc и установите бесплатную 14-дневную пробную версию сегодня.

Полное руководство (обновлено в 2021 году)

Все, что вам нужно знать об электронных подписях и цифровых подписях в США, ЕС и других странах.

Внедрение процесса цифровой подписи в ваш бизнес может дать огромные преимущества, но у них могут возникнуть вопросы о процессах и юридических последствиях цифровой подписи.

Вот почему мы написали это руководство.

Ниже вы найдете все, что вам нужно знать об электронных подписях, цифровых подписях и процессе подписания в Интернете.

1. Что такое электронная подпись?

Электронные подписи имеют собственное юридическое определение. Хотя это определение может незначительно отличаться в зависимости от страны, в этом руководстве основное внимание будет уделено тому, как законы об электронной подписи толкуются в США и Европейском Союзе.

В США юридическое определение электронной подписи взято из Федерального закона о ESIGN 2000:

Электронная подпись — Термин «электронная подпись» означает электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с контрактом или другой записью и выполняемый или принятый лицом с намерением подписать запись.

Многие штаты США также приняли Единый закон об электронных транзакциях (UETA), в котором электронная подпись определяется как:

«электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к записи или логически связанный с ней и выполняемый или принятый лицом с намерением подписать запись».

В Европейском Союзе определение электронной подписи взято из Регламента eIDAS, который гласит:

«электронная подпись» означает данные в электронной форме, которые прикреплены или логически связаны с другими данными в электронной форме и которые используются подписавшимся для подписи.

Эти определения являются частью основы, определяющей, как электронные подписи работают для деловых контрактов, подписанных в большей части западного мира.

Одним из важных выводов из приведенных выше юридических определений является то, что электронная подпись — это больше, чем просто файл изображения, напоминающий собственноручную подпись.

Фактически, электронная подпись даже не обязательно должна выглядеть как собственноручная подпись лица, подписывающего документ.

Хотя это функция, которую многие поставщики программного обеспечения для электронной подписи включают в свои предложения, она имеет ограниченный юридический вес при подписании документов электронным способом.

Вместо этого в электронных подписях используются методы электронной идентификации, такие как цифровые сертификаты, персонализированный логин и коды доступа, привязанные к личности подписывающего лица, а также асимметричное шифрование для обеспечения неотказуемости контрактов на продажу и подписанных деловых документов.

Эти усиленные меры безопасности означают, что при правильном выполнении электронные подписи трудно подделать.Эти меры безопасности повышают законность электронных подписей при их использовании для подписи цифровых документов и делают электронные подписи безопасными для использования в бизнесе.

2. Кто использует электронные подписи?

Электронные подписи используются большими и малыми организациями для широкого спектра документов. Сюда входят:

• Корпорации Fortune 500
• Больницы
• Страховые компании
• Банки и кредитные союзы
• Школы
• Государственные учреждения
• Некоммерческие организации
• Малые предприятия
• Фрилансеры и консультанты

И количество предприятий, использующих электронные подписи, всегда растет.Фактически, P&S Market Research предсказывает, что рынок будет расти со среднегодовым темпом роста около 35% до 2023 года, поскольку глобальные темпы внедрения продолжают расти и развиваться.

Многие решения для электронной подписи также достаточно гибки, чтобы быть интегрированными с предприятиями, работающими в сфере, где требования конфиденциальности являются необходимостью, например, в юридическом, финансовом и медицинском секторах.

Однако, поскольку технология электронной подписи настолько универсальна, почти каждая компания, независимо от размера или отрасли, может извлечь выгоду из внедрения электронных подписей.

3. Для чего используются электронные подписи?

Электронные подписи могут включать любое из следующего:

• Коммерческие предложения
• Контракты на закупку
• Наем и прием на работу
• Соглашения о неразглашении информации (NDA)
• Неконкурентные соглашения (NCC)
• Таблицы учета рабочего времени
• Договоры аренды и аренды
• Налоговые документы
• Банковские формы
• Оформление страховых документов
• Школьные формы
• Разрешения
• Реализации моделей и продуктов

Когда компания хочет внедрить решение для электронной подписи, она должна сначала оцифровать свою существующую документацию и преобразовать ее в узнаваемый формат документа (.docx, PDF, PNG и т. д.). После завершения этого процесса компания может добавить решение для электронной подписи в свой цифровой документ.

Оттуда организация отправляет документы подписывающей стороне и запрашивает электронную подпись. Подписывающее лицо будет следовать процессу, необходимому для создания цифровой подписи. Этот процесс зависит от программного обеспечения, используемого в процессе подписания.

Во многих решениях для электронной подписи используются иллюстрации собственноручной подписи, чтобы показать подписывающим сторонам, где они должны подписаться в контракте.Некоторые даже помогают создать цифровое изображение вашей подписи, но это не является строго обязательным по закону о подписи.

После того, как документ подписан уникальным электронным идентификатором подписывающего лица, его нельзя изменить. Любая попытка изменить документ приведет к тому, что подпись станет недействительной, и от подписывающей стороны будет требоваться повторное завершение процесса после просмотра любых изменений в документе.

Узнайте больше о том, как реализовать решение электронной подписи в Разделе 9.

4.Почему мой бизнес должен использовать электронные подписи?

Компании внедрили электронные подписи и оцифровку документов по ряду причин:

• Электронные подписи заполняются быстрее, чем запросы на собственноручную подпись, которые часто выполняются по почте.
• Документы с электронной подписью признаются юридической заменой собственноручной подписи.
• Цифровые файлы сокращают количество бумажных отходов и их легче хранить.
• Цифровые подписи часто более безопасны, чем собственноручные подписи.
• Оцифровка сокращает расходы на печать и пересылку по почте, оптимизируя рабочие процессы по контрактам.
• Документы, оформленные в цифровом виде, легче изменить, что снижает бремя переговоров по контракту до подписания.

Специально для предприятий, которые создают и обрабатывают документы с ограниченным персоналом, возможность отправлять и получать документы с электронной подписью может уменьшить количество ошибок и облегчить рабочую нагрузку.

5. Законны ли электронные подписи?

Да. Электронные подписи признаны во всем мире в качестве законной замены рукописных.

Хотя законность электронных подписей может незначительно отличаться в зависимости от регулирующих органов, электронные подписи являются законными, если они записаны правильно.

Во многих (не во всех) случаях электронные подписи считаются эквивалентом собственноручной подписи. Это особенно верно, когда контрольный журнал может проследить процесс подписания до предполагаемого получателя.

Эти контрольные журналы и контрольные точки безопасности, а также возможность заблокировать документ после применения решения для подписи создают неотказуемость — уверенность в том, что действительность документа не может быть отклонена — для всего контракта.

Некоторые методы, используемые для предотвращения отказа от авторства, включают:

• Цифровые сертификаты
• Асимметричное шифрование или шифрование с открытым ключом
• Захват IP-адреса
• Требования к созданию учетной записи и входу в систему
• Двухэтапная проверка для подписывающих и подписывающих сторон

В сочетании эти методы повышают уровень безопасности при подписании документов обрабатывать и повышать возможность принудительного исполнения цифровых контрактов в судах.

Ниже мы обсудим законы, лежащие в основе электронных подписей, и то, как они применяются в их конкретных регионах.

6. Электронные подписи в Европейском Союзе

В ЕС действительность и законность электронных подписей регулируются eIDAS и GDPR.

Компании, стремящиеся вести дела с физическими и юридическими лицами на территории ЕС, должны стремиться к соблюдению этих правовых норм, чтобы получить юридический статус с помощью любых требований электронной подписи.

Система eIDAS (услуги электронной идентификации, аутентификации и доверия), которая стала установленным нормативным актом ЕС в июле 2014 года, широко охватывает законы, касающиеся электронной идентификации, цифровых сертификатов, электронных печатей, меток времени и законности электронных подписей.

Идея eIDAS заключалась в создании единого закона, применимого ко всем странам-членам ЕС, чтобы электронная идентификационная информация могла быть принята от каждого государства-члена ЕС.

Что касается электронных подписей, eIDAS разделяет цифровые подписи на три отдельные категории, каждая из которых более безопасна, чем предыдущая. Они перечислены ниже, и вы можете найти дополнительную информацию о них в Разделе 4 Регламента eIDAS.

1. Стандартная электронная подпись (SES)

Как упоминалось в верхней части руководства, eIDAS определяет электронную подпись следующим образом:

«электронная подпись» означает данные в электронной форме, которые прикреплены или логически связаны с другими данными в электронной форме и которые используются подписавшимся для подписи.

Это основная форма электронной подписи в соответствии с определением eIDAS. Он не имеет основных требований к безопасности и полагается на логические предположения, чтобы предположить намерение.

Руководство Соединенного Королевства по электронным подписям и доверительным услугам приводит «сканированную подпись» или «галочку плюс декларации» в качестве примеров этого типа подписи.

Хотя стандартная электронная подпись может оказаться непригодной в суде (при условии, что отправитель может доказать, что подписавший был тем, кто действительно подписал контракт), правовая база здесь нечеткая.

Этот тип электронной подписи не имеет эквивалентной юридической силы собственноручной подписи.

2. Расширенная электронная подпись (AES)

На ступень выше стандартных электронных подписей, eIDAS квалифицирует расширенные электронные подписи на основе более высоких стандартов юридических требований (см. Статью 26).

Расширенная электронная подпись должна соответствовать следующим требованиям:

• он однозначно связан с подписавшим лицом;
• позволяет идентифицировать подписавшего;
• создается с использованием данных для создания электронной подписи, которые подписавший может с высокой степенью уверенности использовать под своим единственным контролем; и
• он связан с данными, подписанными с ними, таким образом, что любое последующее изменение данных можно обнаружить.

С помощью AES повышение требований обеспечивает соблюдение требований и предотвращение отказа от авторства. Устраняя возможность мошенничества и создавая систему, в которой только предполагаемая сторона может получить доступ к юридическому контракту и / или подписать его, юридический статус контракта повышается.

Однако, как и стандартные электронные подписи, этот тип электронной подписи не имеет эквивалентной юридической силы собственноручной подписи.

3. Квалифицированная электронная подпись (QES)

Самые строгие протоколы для электронных подписей включают в себя как требования к расширенным электронным подписям (перечисленные выше), так и дополнительные требования к устройству, на котором предоставляется подпись.

Это означает, что устройства должны быть приобретены у авторизованного центра сертификации в ЕС и использованы в процессе подписания. Хотя это подробно рассматривается в статьях 29 и 34 eIDAS, в Руководстве Соединенного Королевства по электронным подписям и трастовым услугам дается упрощенное определение:

усовершенствованная электронная подпись, которая создается квалифицированным устройством для создания электронной подписи и основана на квалифицированном сертификате для электронных подписей.

С QES протоколы цифровой безопасности и устройства, на которых создается подпись, повышают подлинность и целостность электронной подписи и подписанных документов.

Добавление цифрового сертификата дополнительно снижает вероятность мошенничества или фальсификации и обеспечивает более надежную защиту от авторства в отношении цифрового контракта.

Только квалифицированные электронные подписи обладают юридической силой, эквивалентной собственноручной подписи.

GDPR

Общий регламент ЕС по защите данных (GDPR) направлен на гармонизацию законов о конфиденциальности данных во всей Европе.

Хотя регулирование не нацелено конкретно на электронные подписи, оно добавляет дополнительные правила и требования, которые компании, внедряющие решения для электронной подписи, должны учитывать. Сюда входят:

• Безопасность данных
• Шифрование
• Согласие
• Обработка

Организации, желающие использовать решение электронной подписи, должны понимать позицию ЕС по этим вопросам, поскольку они будут нести ответственность за сбор и хранение частной информации в течение длительного периода в форма договоров и цифровых соглашений.

7. Электронные подписи в США

В США электронные подписи регулируются Единым Законом об электронных транзакциях (UETA) и Законом об электронных подписях в международной и национальной торговле (Закон об электронной подписи).

В совокупности эти два законодательных акта закладывают основу для электронных подписей в США. Они приняты почти всеми штатами и реализуются как на местном, так и на федеральном уровне.

УЭТА

Созданный в 1999 году Национальной конференцией уполномоченных по унифицированным государственным законам, UETA стремится определить термины и основную правовую основу для электронных подписей.

UETA определяет электронную подпись как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к записи или логически связанный с ней и выполняемый или принятый лицом с намерением подписать запись».

Хотя закон также содержит перечень правил и положений для каждого штата, он должен приниматься на индивидуальной основе. Это отличается от Закона об электронной подписи (см. Ниже), который был реализован на федеральном уровне.

UETA предоставляет руководящие принципы, аналогичные Закону об электронной подписи, но добавляет несколько положений, которые делают его уникальным.К ним относятся способы атрибуции записей, способы исправления ошибок в контрактных документах и ​​определение систем обработки информации при отправке и получении информации.

Возможно, наиболее важно то, что UETA заявляет в Разделе 13, что «свидетельство записи или подписи не может быть исключено только потому, что оно находится в электронной форме».

Это обеспечивает юридическую силу электронных подписей, которые могут быть опровергнуты, но не могут быть отклонены просто из-за их цифрового формата.

Государства, не участвующие в программе

На сегодняшний день 47 штатов приняли UETA в качестве правовой основы для обработки электронных подписей. Отдаленные штаты — Иллинойс, Нью-Йорк и Вашингтон.

Вы можете найти их альтернативную UETA юридическую документацию ниже.

Состояние дел на 2021 год

Не упускайте из виду то, что делают сотни специалистов по продажам и лиц, принимающих решения, чтобы улучшить свой процесс продаж и сократить квоты.

Закон об электронной подписке

Реализованный в 2000 году как федеральное решение для электронных подписей и решений для цифровых подписей, Закон об электронной подписи действует во всех 50 штатах.

Этот закон содержит федеральные руководящие принципы по различным темам, включая намерение подписать, а также атрибуцию и связь подписи с графической или текстовой записью. Как и UETA, Закон об электронной подписи определяет юридические определения, используемые для определения действительности и регулирования на протяжении всего процесса подписания.

В дополнение к защите согласия потребителей на ввод электронной подписи, Закон об электронной подписи предоставляет свободу действий для потребителей, которые предпочитают бумажные подписи электронным подписям или цифровым альтернативам. Он также требует, чтобы компании активно сохраняли контракты и записи, связанные с электронными транзакциями.

Эти меры гарантируют, что потребители имеют право подписываться ручкой и бумагой или в «альтернативной, не электронной форме», а также то, как потребители могут отозвать согласие на использование электронных форматов.

Ограниченные исключения

В совокупности UETA и Закон об электронной подписи охватывают правовую основу, касающуюся электронных документов и процесса электронной подписи в США. Однако есть некоторые заметные исключения. Ни один из законов не признает действительность электронной подписи в следующих случаях:

• Составление и исполнение завещаний
• Области семейного права, включая усыновление и развод
• Единый торговый кодекс
• Судебные документы

В этих обстоятельствах документация должна быть физически подписана.

8. Как работают расширенные электронные подписи и цифровые подписи?

Помимо простых электронных подписей, определенных eIDAS (см. Выше), большинство электронных подписей защищены определенным уровнем безопасности и шифрования.

Это восходит к идее неотказуемости — необходимости для организации, заключающей контракт, гарантировать, что подлинность этого контракта невозможно отрицать. Как только целостность контракта и прикрепленная к нему электронная подпись больше не вызывают сомнений, исковую силу контракта как записи транзакции отрицать становится труднее.

Эти зашифрованные подписи имеют множество имен. В eDIAS и ЕС они известны как расширенные электронные подписи . В США их часто называют цифровыми подписями и содержат специальный набор стандартов, который отличает их от простых электронных подписей. Эти имена имеют особое значение, потому что они подразумевают, что к процессу подписания была применена некоторая степень цифровой безопасности.

Вот два типа защиты данных, которые наиболее часто применяются в решениях для электронной подписи.

Асимметричное шифрование

При подписании и отправке электронных документов обе стороны нуждаются в некоторой гарантии того, что содержание контракта не изменится после завершения процесса подписания. Современное программное обеспечение использует шифрование с открытым ключом для выполнения этой задачи.

Криптография с асимметричным ключом позволяет сторонам независимо проверять подлинность контракта, используя зашифрованные ключи для проверки подписанного цифровой подписью контракта в нескольких версиях (или дайджестах) документа.

В большинстве программных решений документ открывается правильно (без предупреждений и предупреждений) только в том случае, если совпадают все версии контракта. Если в процессе подписания есть ошибки или что-то изменилось с момента подписания документа, процесс завершится ошибкой, и все вовлеченные стороны должны снова подписать документ.

Эти дополнительные проверки и меры безопасности создают электронную идентификацию и контрольные журналы, которые делают документы более аутентичными. И поскольку это широко распространенная практика, многие современные бизнес-решения (например, Microsoft Word) оснащены встроенными решениями для цифровой подписи.

Аутентификация на основе доказательств

Этот тип аутентификации направлен на обеспечение подлинности электронной подписи в контракте. Это часто делается путем отправки документа на устройство или учетную запись, которые, как известно, контролирует предполагаемая подписывающая сторона, при этом для доступа к самому документу требуется дополнительный пароль.

Вот два распространенных примера аутентификации, основанной на доказательствах:

• Компания отправляет документ на электронную почту подписывающей стороны, но они отправляют текст на номер, контролируемый подписывающей стороной, который она должна использовать для доступа к документу.

• Подписывающее лицо уведомляется о контракте, требующем его подписи, через онлайн-службу документов. Однако, чтобы получить к нему доступ, он должен создать учетную запись и подтвердить эту учетную запись с помощью документа, удостоверяющего личность, прежде чем он сможет подписать.

Используя аутентификацию на основе доказательств, компании пытаются гарантировать личность подписавшего. В сочетании с шифрованием с открытым ключом можно гарантировать подлинность и возможность принудительного исполнения безбумажной подписи.

9.Как создать электронную подпись?

Есть несколько способов создания электронных подписей для частных лиц и предприятий любого размера. Ниже мы перечислили два наиболее распространенных способа выполнения этой задачи:

Используйте текстовый редактор или программное обеспечение PDF

Многие современные программные решения, такие как Microsoft Word или Adobe Acrobat, содержат встроенные решения для подписи, помогающие пользователям создавать цифровые подписи.

Однако решения создаются с использованием процесса, известного как «самоподписание».Самоподписанный сертификат безопасности просто и легко сделать, а зачастую и бесплатно. Однако самозаверяющие сертификаты также лишены многих функций безопасности, которые проверяют подлинность и создают аргументы в пользу неотказуемости.

Хотя можно создавать подлинные цифровые подписи с использованием центра подписи, это может выходить за рамки возможностей большинства пользователей как с точки зрения сложности, так и с точки зрения стоимости.

Используйте онлайн-решение для электронной подписи

Лучшее решение, особенно для организаций, которые могут отправлять и / или получать много подписанных документов, — это решение для электронной подписи онлайн, такое как PandaDoc.

Эти онлайн-компании, занимающиеся документами, уже обладают необходимыми сертификатами, необходимыми для создания подлинных подписей, и часто оснащены всем необходимым для обеспечения соответствия и предотвращения отказа от авторства с момента регистрации.

Если создание, отправка, подписание и обслуживание нескольких файлов контрактов звучит как административная нагрузка для вашей организации, попробуйте решение для работы с онлайн-документами. Их цены доступны, и большинство из них предлагает множество вариантов для удовлетворения ваших личных или деловых потребностей.

10. Дополнительная литература

Здесь вы найдете список источников юридической документации для электронных подписей как в США, так и в Европейском Союзе.

Для получения дополнительной информации об электронных подписях в других странах посетите нашу страницу о законности электронных подписей.

США

Европейский Союз

Дополнительные вопросы

У вас есть дополнительные вопросы об электронных подписях или процессе электронной подписи?

У вас есть идея, как сделать это руководство еще лучше?

Свяжитесь с нами и дайте нам знать!