Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?
Руководство поступает правильно, т.к. все работники должны не только единообразно работать по административным регламентам оказания муниципальных услуг и реализации функций, но и документы оформлять по единым правилам. Кроме того, коммуникации с гражданами (ответы на их обращения) и взаимодействие внутри органа местного самоуправления должны отражать (и способствовать ему) конструктивный, оперативный, доброжелательный и служебно-товарищеский стиль управления, который в настоящее время формируется на основе кодексов поведения государственных гражданских и муниципальных служащих.
Но при оформлении документов этикетная рамка собственно к тексту не относится, она всегда рассматривается как экстралингвистический фактор, отражающий, прежде всего, ситуацию общения с адресатом документа.
Если руководство и служба делопроизводства заинтересованы в создании эффективного служебно-товарищеского стиля, то в общении внутри органа управления
- «Уважаемый Иван Николаевич!»;
- «Уважаемая Людмила Петровна!».
Только обратите внимание, что и в стандарте, и в Методических рекомендациях по его применению (п. 5.8) зафиксировано, что и вступительное обращение, и заключительная форма вежливости могут использоваться, т.е. являются факультативными. Поэтому во внутренних служебных документах рекомендуем ограничиться вежливым вступительным обращением, а заключительную этикетную фразу «С уважением,» не применять. Оставьте ее для строго официальных случаев, а также для писем-поздравлений.
Этикетные фразы по форме собственно «этикетной рамки» (состоящей из вступительного обращения и заключительной формы вежливости) могут оформляться в служебных письмах, особенно в переписке с вышестоящими организациями и должностными лицами, а также с внешними контрагентами, когда письмо направляется в первый раз.
В этих случаях рекомендуем полностью соблюдать п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 5.8 Методических рекомендаций по его применению.
В переписке с постоянными контрагентами и при ответе гражданину, как все уже привыкли, оформляется только вежливое вступительное обращение по имени и отчеству, а заключительная фраза не указывается.
Вы совершенно правильно отметили, что элементы «этикетной рамки» не являются самостоятельными реквизитами, они оформляются при необходимости в той или иной ситуации общения как составная часть реквизита «текст». Поэтому рекомендуем руководствоваться п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором установлено, что текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, но одновременно дается пояснение, что составные части многострочных реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом. Применяйте это правило по отношению к «этикетной рамке»:
Подобная разметка необходима при проектировании электронных моделей документов в СЭД, а также типовых формуляров, образцов оформления документов, которые для всеобщего использования могут публиковаться на внутреннем портале органа или организации.
Желаем успехов в проведении семинара и в постоянной консультационной и методической работе!
Я встречаю все три варианта в разных письмах. Какой из них правильный?
Такое употребление закреплено в статьях, написанных и отредактированных А. Э. Мильчиным.
Бек, первое приветствие и первое прощание неправильные, остальное правильно. Однако не всё так просто.
Такое употребление закреплено в статьях, написанных и отредактированных А.
Э. Мильчиным.
Первая строка современного русского письма содержит обращение по имени или приветствие. В обоих случаях это законченные предложения. Самостоятельное обращение заканчивается восклицательным знаком, приветствие — восклицательным знаком или точкой, но не запятой. Следующая строка начинается с заглавной, потому что это новое предложение.
В англоязычном мире — наоборот. Первая строка письма традиционно заканчивается запятой (редко — двоеточием или тильдой). При этом следующая строка всё равно начинается с заглавной.
По‑русски
Татьяна!
Предвижу всё: вас оскорбит…
По‑английски
Tatyana,
I see it all: my secret ache…
По‑русски
Уважаемая Татьяна Дмитриевна!
Какое горькое презренье…
По‑английски
Dear Mrs. Larina:
What scorn I see in the expression…
По‑русски
Здравствуйте, милая Татьяна!
Чего хочу? С какою целью…
По‑английски
Dear Tatyana~
What do I want? What am I after…
По‑русски
Здравствуйте.
Случайно вас когда‑то встретя…
Из‑за неумелого перевода шаблонов писем мы иногда встречаем обращение с запятой на отдельной строке — на английский манер. Зис из нот гуд.
Интересно, что письма Пушкина оформлены на английский манер:
Милостивый государь
Александр Александрович,
Давно собирался я напомнить вам о своем существовании.
То же у Некрасова:
Обратите внимание: «Государь» у Некрасова с заглавной, а «вы» — со строчной. Письмо адресовано Л. Н. Толстому.
6 Апреля 1853 г.
Милостивый Государь,
Лев Николаевич,
Вероятно, вы недовольны появлением вашего разсказа в печати.
Обратите внимание: «Государь» у Некрасова с заглавной, а «вы» — со строчной. Письмо адресовано Л. Н. Толстому.
Пусть это не смущает читателя: влияние иностранных языков на русский в XIX в. было едва ли меньше, чем сегодня. И всё же сегодня русское письмо начинается с полноценного предложения с точкой или восклицательным знаком.
Формальный эффект усиливается, если подпись набрана другим шрифтом, отделена линией или занимает больше строк, чем само письмо.
С подписью сложнее. Формальная приписка из серии «С уважением…» — это уже давно не подпись, а автоматический колонтитул, ничего не говорящий об уважении. Если относиться к нему именно так, то знаки препинания в конце строк на ставятся, как в заголовках и подписях к картинкам:
Формальный эффект усиливается, если подпись набрана другим шрифтом, отделена линией или занимает больше строк, чем само письмо.
С уважением
Начальник отдела
А. Л. Михайлюк
Спасибо, что воспользовались услугами нашей компании
Специалист отдела поддержки
И. М. Касатик
Если же в подпись вкладывается смысл, знаки препинания — по правилам. Подписи — полноценные назывные предложения, в конце — точка:
С любовью.
Ваш Евгений.
Удачи в вашем нелёгком деле!
Володя.
Не скучайте! Скоро увидимся.
Юрий.
Но и здесь среди писателей нет единства. Пушкин подписывался с точкой в конце. Пример — любопытное письмо Н. И. Гречу:
Хотел было я прислать вам отрывок из моего «Кавказского пленника», да лень переписывать; хотите ли вы у меня купить весь кусок поэмы? Длиною в 800 стихов; стих шириною — 4 стопы; разрезано на 2 песни. Дёшево отдам, чтоб товар не залежался. Vale.
21 сентября 1821 г.
Вслед за Пушкиным точки в конце подписей ставили Николай Гумилёв и Анна Ахматова, Владимир Маяковский и Лиля Брик; точки стоят в конце подписей в текстах, отредактированных А. Э. Мильчиным. Точка стоит в конце подписи Д. Э. Розенталя.
А вот Александр Блок, напротив, точку в конце подписи не ставил. Такой уж он был человек.
Я встречаю все три варианта в разных письмах. Какой из них правильный?
Такое употребление закреплено в статьях, написанных и отредактированных А. Э. Мильчиным.
Бек, первое приветствие и первое прощание неправильные, остальное правильно. Однако не всё так просто.
Такое употребление закреплено в статьях, написанных и отредактированных А. Э. Мильчиным.
Первая строка современного русского письма содержит обращение по имени или приветствие. В обоих случаях это законченные предложения. Самостоятельное обращение заканчивается восклицательным знаком, приветствие — восклицательным знаком или точкой, но не запятой. Следующая строка начинается с заглавной, потому что это новое предложение.
В англоязычном мире — наоборот. Первая строка письма традиционно заканчивается запятой (редко — двоеточием или тильдой). При этом следующая строка всё равно начинается с заглавной.
По‑русски
Татьяна!
Предвижу всё: вас оскорбит…
По‑английски
Tatyana,
I see it all: my secret ache…
По‑русски
Уважаемая Татьяна Дмитриевна!
Какое горькое презренье…
По‑английски
Dear Mrs. Larina:
What scorn I see in the expression…
По‑русски
Здравствуйте, милая Татьяна!
Чего хочу? С какою целью…
По‑английски
Dear Tatyana~
What do I want? What am I after…
По‑русски
Здравствуйте.
Случайно вас когда‑то встретя…
Из‑за неумелого перевода шаблонов писем мы иногда встречаем обращение с запятой на отдельной строке — на английский манер. Зис из нот гуд.
Интересно, что письма Пушкина оформлены на английский манер:
Милостивый государь
Александр Александрович,
Давно собирался я напомнить вам о своем существовании.
То же у Некрасова:
Обратите внимание: «Государь» у Некрасова с заглавной, а «вы» — со строчной. Письмо адресовано Л. Н. Толстому.
6 Апреля 1853 г.
Милостивый Государь,
Лев Николаевич,
Вероятно, вы недовольны появлением вашего разсказа в печати.
Обратите внимание: «Государь» у Некрасова с заглавной, а «вы» — со строчной. Письмо адресовано Л. Н. Толстому.
Пусть это не смущает читателя: влияние иностранных языков на русский в XIX в.
было едва ли меньше, чем сегодня. И всё же сегодня русское письмо начинается с полноценного предложения с точкой или восклицательным знаком.
Формальный эффект усиливается, если подпись набрана другим шрифтом, отделена линией или занимает больше строк, чем само письмо.
С подписью сложнее. Формальная приписка из серии «С уважением…» — это уже давно не подпись, а автоматический колонтитул, ничего не говорящий об уважении. Если относиться к нему именно так, то знаки препинания в конце строк на ставятся, как в заголовках и подписях к картинкам:
Формальный эффект усиливается, если подпись набрана другим шрифтом, отделена линией или занимает больше строк, чем само письмо.
С уважением
Начальник отдела
А. Л. Михайлюк
Спасибо, что воспользовались услугами нашей компании
Специалист отдела поддержки
И. М. Касатик
Если же в подпись вкладывается смысл, знаки препинания — по правилам. Подписи — полноценные назывные предложения, в конце — точка:
С любовью.
Ваш Евгений.
Удачи в вашем нелёгком деле!
Володя.
Не скучайте! Скоро увидимся.
Юрий.
Но и здесь среди писателей нет единства. Пушкин подписывался с точкой в конце. Пример — любопытное письмо Н. И. Гречу:
Хотел было я прислать вам отрывок из моего «Кавказского пленника», да лень переписывать; хотите ли вы у меня купить весь кусок поэмы? Длиною в 800 стихов; стих шириною — 4 стопы; разрезано на 2 песни. Дёшево отдам, чтоб товар не залежался. Vale.
21 сентября 1821 г.
Вслед за Пушкиным точки в конце подписей ставили Николай Гумилёв и Анна Ахматова, Владимир Маяковский и Лиля Брик; точки стоят в конце подписей в текстах, отредактированных А. Э. Мильчиным. Точка стоит в конце подписи Д. Э. Розенталя.
А вот Александр Блок, напротив, точку в конце подписи не ставил. Такой уж он был человек.
Структура делового письма
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.
Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.
2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.
3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.
5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».
| Правила написания обращения | Пример |
| Уважаемый (-ая) + Имя Отчество (в именительном падеже)! | Уважаемый Иван Васильевич! |
| Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)! | Уважаемый господин Грозный! |
| Уважаемый + должность органа власти! | Уважаемый генерал-майор! |
| Уважаемые + господа! | Уважаемые дамы и господа! |
| Уважаемый + Имя Отчество! | Уважаемый Иван Васильевич! |
6.
Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).
7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.
8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.
9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
| - |
Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!
Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. business-letter.ru |
- | - | |
| - |
Мифы и суеверия деловой переписки. Глава из книги
Существует множество убеждений или, если хотите, «поверий» насчет того, что нужно или не нужно, можно или нельзя писать в деловом письме. Cейчас мы некоторые из них развенчаем.
«Уважаемые коллеги, добрый день!»Всех нас в детстве учили здороваться. Став взрослыми, мы усвоили, что серьезное, деловое письмо должно начинаться со слова «уважаемый» — и возник странный гибрид.
«Уважаемые коллеги, добрый день! |
Казалось бы, что плохого – и уважили, и поздоровались. Но на деле мы здесь «впрягаем» в одну упряжку «коня и трепетную лань».
В незапамятные времена, когда никакой электронной почты не было и в помине, письма начинались ОБРАЩЕНИЕМ: «Дорогой Иван Иванович!», «Уважаемые соседи!», «Милые девушки!», «Разлюбезная Катерина Матвеевна!»
Потом появилась неформальная и живая электронная почта – и в ней нормой де-факто стало уже не обращение, а ПРИВЕТСТВИЕ. Конечно, можно начать электронное послание словом «Уважаемый», но чаще пишут «Здравствуйте, Марина!» или «Добрый день, Марина Ивановна».
|
«Уважаемая Марина Ивановна, добрый день!» — перебор. Либо «Уважаемая Марина Ивановна», либо уж «Марина Ивановна, добрый день!». Оба вместе пока считаются моветоном. |
Хотя кто знает, может быть со временем и такой комбинированный вариант станет нормой…
Приветствия-прощанияМы только что обсудили, что электронное письмо может начинаться с обращения или с приветствия – а как вам в начале письма… прощание?
«Коллеги, отличного вам настроения! Спешу сообщить, что у нас меняется процедура заказа канцтоваров…» |
Максим Кронгауз в своей книге «Русский язык на грани нервного срыва» рассказывает об интересной особенности применения падежей: в русском языке при приветствии обычно используется именительный падеж («добрый день», «добрый вечер»), а при прощании – родительный («счастливого пути», «удачи»). Иными словами, приветствия звучат как констатация факта (день УЖЕ добрый), а прощания – как пожелания (пусть путь БУДЕТ счастливым).
И вот по какой-то странной причине в переписке по электронной почте стали возникать причудливые приветствия, которые по форме ближе к прощаниям. Можно ли их использовать? Ни по какой статье вас за это не привлекут… Но только зачем, если есть и «Уважаемый», и «Здравствуйте», и «Добрый день»?
Сторонники последнего варианта часто приводят такой «убийственный» аргумент: «А как мне быть, если я пишу на другой конец света, и у меня сейчас день, а у адресата ночь? А «здравствуйте» — чересчур официально?»
Тут можно вспомнить, что у слова «день» в русском языке есть не только узкая трактовка (интервал между утром и вечером), но и широкая – «все, что не ночь».
Эта трактовка используется, например, в выражении «день и ночь». Если мы говорим, что кто-то работает день ночь, это не означает, что утром и вечером он отдыхает.
|
Стало быть, у вашего адресата может быть день, когда он работает, и ночь, когда спит. Если он читает ваше письмо, значит не спит – и можно спокойно писать ему «Добрый день!» |
Нередко в официальных письмах можно видеть такой вариант форматирования:
|
Уважаемая Тамара Сергеевна! Предлагаем Вам рассмотреть возможность сокращения затрат предприятия за счет внедрения передовой технологии АВС… |
Когда спрашиваешь, зачем Тамару Сергеевну выделили жирным шрифтом, автор обычно отвечает: «Из уважения» или «Чтобы сделать адресату приятное».
Но если мы правда хотим порадовать адресата, лучше выделить главную мысль письма, то, на что нужно обратить внимание – то есть использовать жирный шрифт ДЛЯ УДОБСТВА.
|
Выделяя обращение, мы тратим жирный шрифт попусту. Никакого особого уважения в этом нет — так, пустой реверанс, за которым ничего не стоит. |
Есть установка: когда пишешь важному большому клиенту, первый абзац письма надо полностью посвятить «расшаркиваниям» — иначе выйдет невежливо.
|
Уважаемый Иван Денисович!
Плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество наших компаний продолжается больше 10 лет. Мы ценим надёжность партнерских отношений с Вашей организацией и благодарим Вас за неизменный интерес к нашим продуктам и услугам. Настоящим письмом сообщаем Вам о возможности… |
С одной стороны, все вроде бы правильно – мы показываем свое почтение. Но попробуйте встать на место Ивана Денисовича.
Давайте даже для пущей наглядности представим, что мы обратились к Ивану Денисовичу не письменно, а лично. Пришли, и так почтительно говорим: «Иван Денисович, уважаемый, мы вас так любим, так любим! Вы такой хороший, добрый, умный. Глаза у вас ну такие добрые! Мы так стараемся для вас – и нам так приятно, что вы уже 10 лет с нами. Это просто для нас просто невероятное счастье…»
Обратите внимание: зачем пришли, мы Ивану Денисовичу не сказали. И он думает: «Ох, что-то тут нечисто! Если бы у них были хорошие новости, они бы с этих новостей и начали разговор. А раз издалека заходят, подлизываются, жди беды…»
|
Чтобы не вызывать у адресата ненужных подозрений, лучше ограничиться коротким «реверансом» — и быстрее переходить к сути письма |
Сделать это можно, например, так.
Мы высоко ценим многолетнее сотрудничество с Вашей компанией и рады предложить Вам… |
Истинное уважение, как известно, не в словах, а в делах – и быстро переходя к сути письма, мы на деле покажем заботу об адресате.
«Довожу до вашего сведения»
Помните, у Грибоедова в «Горе от ума» Фамусов замечает, что московские барышни «Словечка в простоте не скажут, всё с ужимкой»? Вот и мы, когда беремся за деловое письмо, порой думаем, что тут «в простоте» изъясняться неуместно, нужно постоянно использовать специальные «формулы»: «сообщаю вам», «довожу до вашего сведения», «информирую вас».
|
Уважаемый Савелий Савельевич! Сообщаем Вам, что срок действия документов к договору №123 на оказание консультационных услуг истек. Обращаем Ваше внимание, что действие приложения №1 к договору завершилось 02.02.2018. Также доводим до Вашего сведения, что в дальнейшем услуги оказывались на основании гарантийного письма от 21.12.2017 №567, действие которого закончилось 25.10.2018. Во избежание прекращения обслуживания просим направить в наш адрес подписанное приложение №2 к договору. |
Попробуйте прочесть это письмо в режиме «серфингиста» — скорее всего, вы решите, что в нем 3 разных мысли: об одной вам сообщают, на другую обращают ваше внимание, а третью доводят до вашего сведения.
На самом же деле мысль одна – о том, что срок действия документов к договору закончился. И адресату было бы гораздо удобнее прочесть ее так.
|
Уважаемый Савелий Савельевич! Сообщаем Вам, что срок действия документов к договору №123 на оказание консультационных услуг истек. Действие приложения №1 к договору завершилось 02.02.2018. В дальнейшем услуги оказывались на основании гарантийного письма от 21.12.2017 №567, действие которого закончилось 25.10.2018. Во избежание прекращения обслуживания просим направить в наш адрес подписанное приложение №2 к договору. |
Обратите внимание – «сообщаем Вам» в первом предложении мы убирать не стали. Эта фраза позволяет адресату «подготовиться», «сгруппироваться» перед получением информации.
|
Вводные фразы полезны – но не перед каждым предложением или абзацем, а только в начале нового сообщения. |
Допустим, нам нужно в письме заодно напомнить адресату о заявке по другому договору.
|
Уважаемый Савелий Савельевич! Сообщаем Вам, что срок действия документов к договору №123 на оказание консультационных услуг истек.
Во избежание прекращения обслуживания просим направить в наш адрес подписанное приложение №2 к договору №123 и заявку к договору №567. |
Тогда фраза «доводим до вашего сведения» перед упоминанием о заявке будет вполне уместна – мы добавили в письмо новую мысль и обозначили ее отдельной вводной.
«Далее именуемые»Есть шутка из давнего советского прошлого – некто пишет жалобу на соседей: «Сообщаю вам, что граждане Иванов, Петров и Сидоров, далее именуемые «эти три проходимца»…»
Советские времена прошли, конструкцию с подстановками по-прежнему можно встретить в деловой переписке.
|
Между АО «Заказчик» и ПАО «Исполнитель» (далее – Стороны) заключен договор № 123 от 29.12.2017 на оказание консультационных услуг (далее – Договор). Согласно п. 6 приложения №9 к Договору (далее – Приложение) Стороны обязались… |
Пришла она к нам из договоров.
Часто, оформляя соглашение по какому-то вопросу, мы используем стандартный, типовой текст. Он может быть длинным — и заменять всюду «исполнителя» на ООО «Х», «заказчика» на «ЗАО «Y», а «услуги» на какую-нибудь «покраску крыш» неудобно.
К тому же того гляди где-нибудь не заменишь одно название на другое, или впишешь не то… Проще один раз прописать подстановки, и оставить многостраничный текст без изменений.
|
Но современное письмо редко «переваливает» за одну страницу, договор в нем обычно упоминается только один – и если мы написали о нем в начале, а потом используем слово «стороны», всем ясно, что речь идет о сторонах по этому самому договору. |
Поэтому и без подстановок все обычно понятно – да и выглядит такой текст куда более человечно.
|
Между АО «Заказчик» и ПАО «Исполнитель» заключен договор № 123 от 29.12.2017 на оказание консультационных услуг. Согласно п. 6 приложения №9 к договору стороны обязались… |
Вам попадались в деловых письмах слова-«выскочки», написанные с заглавной буквы?
|
Соглашение о начале опытной эксплуатации системы в трех Филиалах Компании было подписано представителями Клиента и Поставщика 12.10.17 (см. п.5 Протокола №18). По факту ввода Системы в эксплуатацию был составлен Акт за подписями Начальника Отдела эксплуатации и Руководителя Службы внедрения. |
«Система», «Филиалы», «Компания», «Клиент», «Поставщик», «Протокол», «Начальник», «Отдел» — от обилия больших букв у адресата пестрит в глазах. Никакому из этих слов по правилам русского языка большая буква не полагается – но в переписке ее используют.
Почему и зачем?
1. Чаще всего, авторы отвечают: «Из уважения! Клиент (он же Заказчик или Партнер) для нас очень важен. Мы клиентоориентированные – вот и выражаем свое почтение большой буквой. Это все равно как «Вы» с заглавной буквы писать».
|
Уважение штука хорошая – но демонстрировать его лучше не словом, а делом. Например, вместо обезличенного «Клиент» использовать в тексте имя адресата или название его компании. |
А от чехарды больших букв у уважаемого адресата только глаз устает – что же в этом хорошего?
2. Вторая причина – «Для важности». «Генеральный директор», «Начальник», «Руководитель». Автор письма как бы ставит их на пьедестал.
Но в правилах русского языка четко указано: с прописной буквы пишутся только названия высших должностей и высших почетных званий – такие как Президент Российской Федерации или Председатель правительства РФ.
|
В «Справочнике по правописанию» Розенталя таких должностей всего 9. Попытка включить в этот список генерального директора или начальника какого-нибудь отдела выглядит как дешевая лесть. Стоит ли обижать серьезных людей? |
3. Третья причина использования прописных букв – «Это название».
«Отдел эксплуатации», «служба внедрения» — действительно названия подразделений, но прописная буква им по правилам не полагается.
|
С прописной буквы начинаются только названия организаций, а названия отделов и служб внутри организации – со строчной. |
«Протокол», «акт» или «договор» — в самом деле названия документов. Но и они пишутся с маленькой буквы.
|
По тому же справочнику Розенталя большая буква «причитается» Конституции Российской Федерации или, например, Декларации независимости. Договоры, акты и протоколы, о которых обычно идет речь в деловой переписке, до этого уровня не дотягивают. |
Так что мы можем смело убрать из нашего примера лишние заглавные буквы – и будет всем счастье!
|
Соглашение о начале опытной эксплуатации системы в трех филиалах компании было подписано представителями клиента и поставщика 12.10.17 (см. п.5 протокола №18). По факту ввода системы в эксплуатацию был составлен акт за подписями начальника отдела эксплуатации и руководителя службы внедрения. |
В мире информационных технологий есть понятие метаданных – это своего рода описание информации для ее идентификации, поиска, оценки. Например, у нас есть файл с записью трансляции футбольного матча. Чтобы этот файл легко можно было найти и классифицировать, к нему «прикрепляется» комментарий «Видео футбольного матча».
Похожие метаданные часто используют и в переписке – без них письмо многим кажется недостаточно «деловым».
В марте месяце |
Кажется, что письмо рассчитано на поискового робота, который ориентируется по ключевым словам. Нашел слово «месяц» — ищи рядом название этого месяца (март). Нашел «срок» — ищи рядом дату (17 октября).
|
Но мы пишем не для робота, а для человека. |
Человеку эти «ключевые слова» не нужны. Достаточно написать «в марте», «30 ящиков», «до 17 октября» — и ясность не пострадает, и письмо станет короче.
А то получается: «Я обувь тапки цвета синий нашел под мебелью кровать»! Чепуха, согласитесь!
СокращенияСовременный адресат не любит пространных писем. Ему чем короче, тем лучше – и не удивительно, что в переписке часто используются сокращения. Мы привычно заменяем «канцелярские товары» на «канцтовары», «килограмм» на «кг», а «постоянное место жительства» на «ПМЖ».
Появляются и «новоделы» – к примеру, такие.
|
Коллеги, добрый день! С 1 июня мы переходим на онлайн-заказ канцтоваров через личный кабинет. До этой даты прошу всех проверить свои личные кабинеты и убедиться, что вы можете сделать заказ. Спс. Будут вопросы – пжл обращайтесь. С у/в, Юлия. |
Эти сокращения родились в SMS, пышно расцвели в мессенджерах и соцсетях – и вот начали «пробираться» в электронную почту.
Сокращаются обычно «неинформативные» слова, те, что нужны «для вежливости». Но как раз вежливость при этом страдает. Адресат, не привыкший к языку интернета, может решить, что его недостаточно уважают, если даже «С уважением» целиком написать не сподобились.
При этом экономия времени на таких сокращениях копеечная. По интернету даже гуляет шутка: «Люди, пишущие «СПС» вместо «спасибо», что вы делаете с кучей освободившегося времени?»
|
Так что пусть пока интернет-сокращения поживут в интернете. Вот если они со временем станут такими же привычными как «руб», «кг» или «млн», тогда будем использовать их в переписке. |
А пока рановато.
Фразы для деловой переписки на английском языке
Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.
Приветствие
Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.
Формальный язык
To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).
Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).
Dear Mr./Ms./Mrs. Johns — Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).
Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).
Менее формальный язык
Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).
Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).
Начало переписки
Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.
Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:
I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…
Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами
With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…
With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…
В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:
I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…
Запрос/Просьба
За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.
Например:
We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…
We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
Please do your best to bring this matter to a fast positive end.
— Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…
Жалобы
Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.
Так, можно написать:
I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….
Хорошие новости
Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:
I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…
We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…
I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…
Плохие новости
Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.
Начать данную часть можно со слов:
We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…
This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.
I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…
Заключительная часть
Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.
Примеры фраз:
Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…
Завершение письма
Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.
Формальный язык
Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).
Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).
Менее формальный язык
Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).
Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.
Правила деловой переписки. Собственное Дело, № 11, Июнь, 2009
Правила деловой переписки
Умение вести деловую переписку, в том числе и по электронной почте, превосходно работает на повышение вашего делового имиджа и, как следствие, помогает наладить деловые отношения с нужными бизнес-партнерами. Так говорят специалисты.
Что же, оттачиваем эпистолярное мастерство.
О правилах деловой переписки кратко
1. Ответ на письмо респондента желательно дать
в течение суток с момента получения письма. Если невозможно сразу дать ответ по существу вопроса, ответ дается следующий: «Письмо принято к рассмотрению. Ответ будет дан в течение трех дней».2. Если письмо планируется отправить по почте,
то его лучше напечатать.
Считается, что от руки допустимо писать только личные письма.3. Недопустимы грамматические ошибки и опечатки, поэтому, перед тем как распечатать письмо или отправить e-mail, не забудьте включить программу проверки орфографии и пунктуации.
4. Письмо должно быть содержательным, т. е. ваш респондент должен из него получить всю необходимую информацию по обсуждаемому вопросу.
5. Деловое письмо должно умещаться на одной странице, а еще лучше на половине страницы. Очень длинное письмо рискует остаться недочитанным. Каждую новую мысль оформляйте в отдельный абзац. Таким образом, вашему респонденту будет легче понять суть письма.
А теперь подробно.
Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
1. Обращение.
2. Преамбула.
3. Основной текст.
4. Заключение.
5. Подпись.
6. Постскриптум.
7. Приложения.
Обращение
Находится в шапке письма и содержит должность и Ф. И. О. адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в нашей стране принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени.
Если вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», если не знаете — «Уважаемый господин Смирнов».
Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.» — либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».
Пример:
Директору фирмы «Омега»
Смирнову В.
В.
Уважаемый Виктор Владимирович!
или
Уважаемый господин Смирнов!
А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие магазина или ресторана. Если же вы приглашаете на деловую презен-
тацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Преамбула
Преамбула составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая вас его написать. Прочтя преамбулу,
адресат должен понять суть письма.
Пример:
Пишу Вам с целью выразить свое неудовлетворение качеством продукции, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему.
Основной текст
Далее в 2 — 4-х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
Заключение
Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример:
Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации и в ближайшем будущем наше сотрудничество будет взаимовыгодным.
Подпись
Письмо завершается подписью (должность + Ф. И. О.) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением».
Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т. п.
При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.
Пример:
С уважением, Генеральный директор рекламного агентства «Эльф» Кузнецов Г. Г.
Постскриптум
Постскриптум (P. S.) — приписка в конце письма после подписи —
довольно редко используется в деловой переписке. Он служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Пример:
P. S. Руководитель нашего отдела по маркетингу будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на фирме завтра в 14:00.
Приложения
Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах — каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
Электронная переписка
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Ее преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. Но оказывается, что электронная переписка имеет свои нюансы, о которых мы сейчас все и узнаем.
Получение писем.
Проверяйте почту хотя бы 2 раза в день — с утра и после обеда, иначе может застопориться работа других людей и затянуться решение вопросов.Если вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается.
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия».
Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.«Кому».
Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, ответить должны именно вы. То есть письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.«Копия».
Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо.«Скрытая копия».
О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия», не узнает основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.При ответах не забывайте о кнопке
«Ответить всем» — это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них. При этом всегда можно удалить нежелательных получателей или добавить других.Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти респондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо, отправленное всем, вы рискуете не получить ответа ни от кого.
Поле «Тема».
Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки вроде «Вопрос», «Привет!» или пустые заголовки охарактеризуют вас или как новичка, или как абсолютного профана в ведении деловой переписки.
«Важность письма».
Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая» — это выделит письмо в папке «Входящие».Личное письмо деловому респонденту или письмо со смешной и неделовой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».
Написание ответа
1. Начните с приветствия, это вежливо.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка (русский/английский), но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо — неуважение к респонденту.
3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
Точность
— указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).Конкретность
— из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.Лаконичность.
Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях.
Лаконичный деловой текст — это не сухость, а экономия времени и точность мысли.5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мысли» сложно читать и можно пропустить основной вопрос письма.
6. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполный. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенные и точные ответы.
7. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если вы в каждом письме пишете слова неверно, это будет быстро заметно, что накладывает негативный отпечаток на ваш имидж делового партнера.
8. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав того, что вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли в тексте лаконично, точно, понятно, конкретно, нет ли грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».
9. Цитируйте текст оригинального письма.
10. При полном цитировании (если вы отвечаете на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
11. Если вы даете ответ по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.
Вложения
1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR: многие почтовые клиенты или серверы блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar), как в оболочку, и уже в таком виде вкладывайте.
2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2 — 3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у респондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
Заключение
Казалось бы, ведение деловой переписки — просто мелочи жизни по сравнению с триумфальным проведением крупной сделки или успешно разработанной рекламной кампанией фирмы. Но вот послушайте, что по поводу мелочей сказал В. О. Ключевский — выдающийся историк, ученик С. М. Соловьева, профессор Московского университета и непревзойденный лектор в одном лице: «Крупный успех состоит из множества предусмотренных и обдуманных мелочей». Так что давайте будем относиться к мелочам деловой переписки с должным вниманием и уважением.
Материал подготовила Александра Слюсаренко
выражений — «Уважаемый господин» — правильно ли использовать в электронных письмах?
Приветствия носят культурный характер, и наиболее подходящее приветствие для использования зависит от региона, социальной дистанции между корреспондентом и получателем, а также от носителя.
Руководство по стилю может оказаться полезным при поиске последовательности в таких вещах, как деловая переписка, и в этом духе я процитирую книгу по этикету:
«Уважаемый господин» и «Уважаемый господин» сейчас несколько устарели, но иногда используются в обращении к человеку преклонных лет, или бедным человеком к богатому и могущественному, или в обращении к благодетелю, оказавшему большую услугу писатель.
Это отрывок из Современные манеры и социальные формы Джеймса Б. Смайли, опубликованного в 1890 . Да, эта формулировка уже считалась старомодной в США 126 лет назад. Американцы не столкнутся с этим сегодня, за исключением некоторых строго предписанных протоколов, например, в некоторых дипломатических приветствиях. Я не нахожу его в Интернете ни в британских, ни в австралийских источниках еще до Первой мировой войны.
Уважаемый сэр / мадам (и уважаемый сэр / мадам , и на самом деле уважаемый и уважаемый сэр / мадам ) кажутся обычными в Южной Азии.
Как и в случае использования любезно (среди прочего), это пережиток английского языка викторианской эпохи. Возможно, он сохранился как прямой перевод эквивалентной фразы на одном или нескольких языках субконтинента. В любом случае, в колонке Альберта П’Раяна « New Indian Express » 2014 года, посвященной этикету приветствия, говорится, что
Приветствия «Уважаемый сэр / мадам», «Уважаемый сэр / мадам» и «Уважаемый сэр» очень распространены в индийском английском. Отправители писем считают, что необходимо обращаться к получателю как «Уважаемый господин / госпожа», если это лицо пользуется большим уважением или занимает важную должность.Это устаревший термин, и носители английского языка его не используют. Он не используется ни в британском, ни в американском английском. В приветствиях следует избегать выражения «уважаемый».
Я не смог найти никаких других авторитетных рекомендаций по приветствиям на индийском английском в Интернете, но если этому обозревателю можно доверять, кажется, что уважаемый сэр и др. Могут быть обычным явлением, но выходят из моды в Индии, тогда как они вышли из моды в западных англоязычных обществах несколько десятилетий назад.
Чрезмерно формальные приветствия, подобострастно вежливые выражения, грандиозное смирение и т. Д. Действительно могут иметь эффект, противоположный ожидаемому. Скажем, американцы или австралийцы могут интерпретировать самоуверенную вежливость как неискреннюю или покровительственную и воспринимать ее с нетерпением или подозрением. Уважаемый сэр или Уважаемый Maam достаточно вежлив для деловых писем, и персональное приветствие ( Уважаемый профессор Джонс, , Уважаемый доктор Смит, ) было бы еще лучше.
Наконец, электронная почта — довольно новое средство коммуникации.«Правила» гораздо менее жесткие, чем при традиционном письме, будь то деловое или личное. Таким образом, существует огромный набор способов лечения: иногда я получаю электронные письма, которые отформатированы буквально как электронные версии бумажного письма — вплоть до блоков уличных адресов с правильным отступом — а иногда они представляют собой однострочные сообщения, которые легко могли быть текстовыми SMS-сообщениями.
.
Как правило, самые официальные и самые вежливые электронные письма, которые я получаю, приходят от мошенников. Обычные деловые партнеры более случайны и обходятся не только с sir , но и с дорогой — я сам обычно открываю электронные письма клиентов с помощью hi , как в Hi Rachel или Hi Dr.Чен . Я работаю консультантом по технологиям в Соединенных Штатах, и такой уровень знаний может не подходить для других отраслей или других частей мира. Но в целом электронные письма, которые я пишу, гораздо более неформальны, чем те, которые я бы написал на бумаге, независимо от моей близости с получателем.
Лучшие письма и электронные письма и приветствия
Начинать письмо правильным тоном важно в официальной переписке или переписке по электронной почте, такой как сопроводительное письмо или благодарственное письмо.Вот почему приветствие, которое вы используете в этой переписке, имеет значение.
Ознакомьтесь с общими приветствиями, которые помогут вам передать нужный уровень знакомства и уважения в любой профессиональной ситуации.
Общие рекомендации по выбору приветствий
Приветствие — это приветствие в начале письма или сообщения электронной почты. Поскольку приветствие — это первое, что увидит рекрутер, менеджер по найму или другой деловой контакт, важно, чтобы приветствие задавало тон, который интерпретируется как уместно получателем.
Соответствие зависит от:
- Насколько хорошо вы знаете получателя
- Отправляете ли вы письменное или печатное письмо или по электронной почте
- Тип отправляемого письма
В общем, чем лучше вы знаете человека и чем более непринужденна переписка, тем менее формально вы можете использовать приветствие.
Приветствия в электронных письмах обычно менее формальны, чем в письменных или печатных письмах.
Официальное письмо приветствия
Приветствия (или Доброе утро, Добрый день): Рассматривайте эти варианты как несколько более формальную версию «Привет» и «Привет.
«Они подходят для официальных письменных или печатных писем и электронных писем людям, которых вы не знаете (или знаете только от случая к случаю). Например, рассмотрите возможность их использования при отправке информационного бюллетеня в другой отдел.
Уважаемый: Это приветствие подходит для большинства форм официальной переписки или электронной переписки. Вы можете использовать его независимо от того, знаете ли вы человека или нет, и независимо от того, является ли получатель письма руководителем или деловым знакомым. «Уважаемый» обычно используется в сопроводительных письмах, последующих письмах и письмах об увольнении работодателям.Работодатели также используют его в письмах о приеме и отказе соискателям вакансий.
Кому это может быть интересно: Используется в официальной письменной переписке или переписке по электронной почте, когда у вас нет возможности узнать конкретного человека, которому вы пишете. Вы можете использовать «Кого это может касаться» при запросе вакансии, на которую вы хотите подать заявление, или при подаче заявления о приеме на работу, но вы не знаете имени человека, ведущего поиск кандидата.
Неофициальное письмо-приветствие
Hello: Хотя это универсальное приветствие, «Hello» обычно уместно только в электронной переписке.Его также следует использовать только в случайной переписке с людьми, с которыми вы уже установили профессиональные отношения (например, благодарственное письмо руководителю).
Hi: Этот неформальный вариант подходит только для повседневной переписки по электронной почте с людьми, которых вы хорошо знаете. Например, рассмотрите возможность использования его в благодарственной записке близкому коллеге.
Постарайтесь найти имя человека в отделе, с которым вы хотите связаться.(Попробуйте использовать веб-сайт компании или LinkedIn, чтобы найти конкретный контакт.) Использование имени человека придает сообщению индивидуальность.
Как следовать приветствию
после вступительного слова, которое свидетельствует о вашем знакомстве с этим человеком (например, «Уважаемый»), включите почетное обращение и имя получателя (например, «миссис Хадсон» или «Доктор Живаго»), имя (имя или имя и фамилия, например, «Эбби» или «Питер Паркер») или общее название («Сэр» или «Мадам»), в зависимости от ваших отношений с получателем.
Когда хорошо знаешь человека
Если вы знаете человека достаточно хорошо, чтобы называть его по имени (например, нынешний коллега или руководитель), после приветствия используйте только его имя.
Когда вы не знаете человека
Если вы плохо знаете этого человека, используйте Mr./Ms. Фамилия, или мистер / мисс. Имя Фамилия. Если у вашего контактного лица нейтральное с гендерной точки зрения имя (например, Тейлор Браун) и вы не уверены, обращаетесь ли вы к мужчине или женщине, после вступительного слова укажите полное имя человека («Уважаемый Тейлор Браун»).
Потенциальному работодателю
Для потенциального работодателя или начальника всегда используйте мистер или мисс (миссис или мисс подходят только в том случае, если вы знаете, замужем или не замужем женщина), если вас специально не попросили использовать имя человека.
Общие приветствия
Приветствия «Уважаемый господин или госпожа» или «Кого это может касаться» могут быть истолкованы как устаревшие, но лучше ошибиться в сторону консерватизма при обращении к корреспонденции в рамках деловых отношений.Обычно не мешает быть слишком формальным, тогда как ваш профессионализм может быть поставлен под сомнение, если вы выберете случайное приветствие.
Обращение к полу
Вы можете использовать соответствующий гендерный титул (например, «Сэр» или «Мадам»), если вы знаете пол человека, но не знаете его имя. Хотя вы всегда должны обращаться к своим письмам как можно более конкретно, если вы не можете определить пол человека, вы можете использовать его имя и фамилию: Уважаемый Рори Смайт.
Используйте «Уважаемый сэр или мадам» в крайнем случае.
Обращение к нескольким людям
При обращении к нескольким людям приведенные выше приветствия и приветствия по-прежнему уместны. Однако вы должны указать имена всех получателей, если их три или меньше.
Вы можете написать «Привет, Рик и Джен» или «Дорогие Мэри, Боб и Сью». Но если имен больше трех или вы предпочитаете групповое приветствие, используйте «Все» или «Команда» после имени («Привет, все» или «Уважаемая команда»).
Знаки приветствия
В конце приветствия вы должны поставить запятую или двоеточие.Например, приемлемо все следующее:
- Уважаемая г-жа Браун:
- Уважаемая г-жа Браун,
- Дорогая Сара:
- Дорогая Сара,
При этом двоеточие является более формальным вариантом, что делает его подходящим как для письменной, так и для электронной переписки. Напротив, запятая — это немного более неформальный выбор, что делает ее более подходящей для электронных писем или случайных письменных или печатных писем.
Баланс / Мелисса ЛингКогда переходить на менее формальные приветствия
Имейте в виду, что некоторые вступительные слова, которые передают профессиональный тон в вашей первой переписке, могут передавать жесткость, если они используются в последующих сообщениях, и тогда вы лучше узнаете человека.
Рассмотрите возможность использования формальных терминов, таких как «Уважаемый» или «Приветствие», для первого контактного лица, а затем переключаться на более знакомые приветствия и приветствия (например, «Привет снова») в последующих электронных письмах.
Точно так же меняйте приветствия по мере того, как ваши отношения с деловым контактом углубляются. Например, когда потенциальный работодатель становится руководителем, вы можете перейти от «Уважаемый» к «Здравствуйте». И если ваш собеседник при подписке укажет свое имя и обратится к вам по имени, вы можете ответить ему взаимностью.
Создание эффективных писем
Приветствие — важный компонент официальной переписки, который привлекает получателя и задает профессиональный тон. Однако есть еще кое-что, что нужно узнать о написании деловых писем, помимо приветствия.
Совершенствование ваших общих навыков написания деловых писем поможет вам составить убедительный текст письма, чтобы вы могли пройти собеседование, отправить соответствующее благодарственное письмо и, в конечном итоге, завоевать деловые контакты.Обращение к образцам деловых писем может помочь вам оценить и улучшить свои навыки написания писем.
Приветствие задает тон. Выберите подходящий вариант в зависимости от способа связи, того, насколько хорошо вы знаете получателя и какого типа письмо вы отправляете.
По возможности используйте имя человека. Если вы не можете узнать, что это, уместно «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин или госпожа».
Со временем приветствия могут стать менее формальными. Когда вы переписываетесь с кем-то, «Уважаемый мистер Смит» можно сменить на «Привет, Боб». Следуйте указаниям человека, с которым вы общаетесь. Если вы сомневаетесь, лучше ошибиться в том, чтобы быть слишком формальным, а не слишком неформальным.
Начало делового письма с уважаемым господином
Мейв Мэддокс
Несколько лет назад, когда читатель сказал, что он отказался использовать «Дорогой такой-то», чтобы начать деловое письмо, потому что дорогой слишком интимное слово, чтобы использовать его с незнакомцем, я предположил, что он представляет меньшинство из одного человека. .Кто, подумал я, истолковал бы такое устоявшееся соглашение, как «Уважаемый сэр» буквально?
Я мало что знал!
Недавно я наткнулся на множество статей с заголовками вроде «Дорогой, мертв в знак приветствия?»
Я был поражен, обнаружив такие комментарии:
От профессора английского языка
Редко кто использует дорогой при письме другу, но это может быть уместно при подаче заявления о приеме на работу или письме начальнику.От учителя
Несколько мужчин признались, что не могли заставить себя использовать Dear для обращения к деловому знакомому, особенно к тому, который им не нравился.От бизнес-консультанта
Уважаемый производит впечатление слишком формального или просто жуткого и чрезмерно интимного. А между мужчинами его использование может показаться слишком женственным.
Я был удивлен, узнав, что «редко кто использует дорогой , когда пишет другу». Когда я жил в Англии, я написал много писем: родителям, брату, бабушкам, тетям и друзьям. Каждое из этих писем начиналось со слов «Дорогой такой-то.«Имейте в виду, они также были написаны от руки перьевой ручкой.
Даже сейчас, в тех немногих случаях, когда я пишу другу письмо с намерением вложить его в конверт и отправить по почте, я все еще начинаю с «Дорогой». Это условность. Это вежливо. Это уважительно.
Столь же странно, как сказать, что редко начинают письмо другу с Дорогой , — это идея о том, что использование Дорогой для обращения к деловому знакомому вызывает стресс у взрослых мужчин.
Безусловно, электронная почта изменила способ письменного общения людей. Из-за своего формата памятки и простоты отправки электронная почта разработала непринужденные условия для неформального обмена сообщениями между друзьями и коллегами. Для такого письма формальное приветствие неуместно.
Но даже с электронной почтой следует различать неформальное и формальное общение. «Привет, такой-то» — не лучший способ обратиться к неизвестному получателю, от которого вы что-то хотите.«Эй, такой-то» еще хуже.
«Уважаемый мистер Джонс» и «Уважаемая мисс Смит» — это эмоционально-нейтральные письменные условности. Что я нахожу «просто жутким», так это то, что приветствие Дорогой может быть истолковано как «интимное» или «женоподобное» в контексте делового письма.
Как говорит профессор в Лев, колдунья и платяной шкаф : «Благослови меня, чему их учат в этих школах!»
Похожие сообщения:
«Уважаемый господин» и другие деловые конференции
Уважаемый господин
Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните получать наши ежедневные советы и упражнения по написанию!
Продолжайте учиться! Просмотрите категорию «Деловая переписка», проверьте наши популярные публикации или выберите соответствующую публикацию ниже:
Прекратите делать эти досадные ошибки! Подпишитесь на Daily Writing Tips уже сегодня!
- Вы будете улучшать свой английский всего за 5 минут в день, гарантировано!
- Подписчики получают доступ к нашим архивам с более чем 800 интерактивными упражнениями!
- Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!
Как писать хорошие письма и электронные письма: руководство для новичков в английском языке
Но один аспект английского языка, о котором вы, возможно, еще не задумывались, — это то, как правильно общаться в формальных письменных ситуациях, таких как письма.Это навык, который вам почти наверняка понадобится, если вы собираетесь поступать в школы или университеты Великобритании, поэтому мы подумали, что дадим вам удобное руководство о том, как писать официальные письма и электронные письма на английском языке.
Даже если вы носитель языка, это все еще важный навык, который необходимо приобрести, если вы еще этого не сделали, как для поступления в университет, так и в жизни после студенческих лет, когда вам почти наверняка придется писать сопроводительные письма для работы заявки, письма в банк, электронные письма в отделы обслуживания клиентов компаний и так далее.
Итак, если вы не совсем уверены, как написать официальное письмо или электронное письмо, прислушайтесь к советам из этой статьи, и вскоре вы начнете писать профессионально звучащие сообщения.
Когда дело доходит до написания официального письма, есть очень четкие правильные и неправильные способы сделать это. Чтобы показать вам, как это правильно делать, давайте составим ситуацию и представим, что вы пишете письмо в университет, в который подали заявление, с вопросом о возможности отсрочки вашего курса на год.
Мы написали письмо полностью ниже, чтобы вы могли ссылаться на него при чтении следующих пунктов.
— Ваш адрес: первое, что нужно написать, это свой адрес. Это идет в верхней правой части письма.
— Дата: Под вашим адресом вы указываете дату письма. Обратите внимание, как мы отформатировали дату здесь, и оставили пробел между нижней частью адреса и датой.
— Их адрес: Затем вы пишете адрес получателя. Он выравнивается по левому краю и помещается под текстом вашего собственного адреса и даты.
— Приветствие: мы написали об этом более подробно под нашим примером письма, но для целей этого примера мы обращаемся к получателю, используя «г-н» и его фамилию.
— Тема: немного похоже на электронное письмо, официальное письмо имеет однострочное резюме после приветствия, в котором кратко излагается суть письма.
— Основной текст: основное содержание письма. Используйте пробелы, чтобы обозначить новый абзац, и сделайте предложения четкими и по существу. Убедитесь, что в письме четко указано, чего вы хотите, чтобы этот человек сделал.В этом примере мы поместили прямой вопрос в отдельную строку, чтобы выделить его.
— Подписание: мы дадим вам больше рекомендаций о том, как подписать письмо позже в этой статье. В этом примере мы использовали «С уважением» по причинам, которые станут ясны позже.
— Подпись: мы оставили здесь пробел, где вы могли бы написать свою подпись от руки, как только вы распечатаете свое письмо, готовое к отправке.
— Печатное имя: под вашей подписью ваше имя напечатано полностью.
Приветствие подробнее
Всегда начинайте официальное письмо со слова «Уважаемый», а не со «привет» или любого другого, более неформального приветствия. Лучше избегать имен, если вы хотите быть очень формальным, но это может быть приемлемо в некоторых ситуациях, например, когда вы пишете кому-то, кого вы встретили лично и который побуждал вас обращаться к нему по имени. Что касается более формального приветствия, у вас есть следующие варианты:
— Господин / госпожа — вы начинаете свое письмо со слов «Уважаемый господин или госпожа», когда не знаете, кому следует адресовать ваше письмо; например, если вы пишете в отдел приема студентов в университеты и не знаете, кто будет отвечать за обработку вашего запроса.
— Господин / госпожа / доктор и т. Д. — когда вы знаете имя человека, которому вы пишете, обращайтесь к нему, используя его фамилию и титул. Для мужчин это должен быть мистер Смит (если вы не знаете, что у него другой титул, например, доктор Смит или капитан Смит), а для женщин — мисс Смит, если вы не знаете наверняка, что у нее другой титул или предпочитаете использовать миссис или Мисс.
Подписание письма
Есть несколько способов подписать официальное письмо. Это:
— С уважением, — используется, когда вы начали свое письмо со слов «Уважаемый господин или госпожа».
— С уважением, — используется, когда в своем письме вы обращались к указанному лицу.
— С уважением, — это можно использовать, когда вы пишете кому-то, кого немного знаете. Это чаще встречается в Америке.
Все они должны иметь запятую в конце, как в примерах выше.
Электронная почта обычно считается менее формальной, чем письмо, но это не значит, что вы можете погрузиться в чрезмерную привычность или сленг, когда пишете кому-то важному, например, репетитору при приеме в университет (который не будет впечатлен, если вы .
.. ре не умею профессионально общаться).Вы должны всегда оставаться уважительными и профессиональными, даже в более неформальной среде.
Вам не нужно оформлять электронную почту в стиле письма в приведенном выше примере, но есть несколько особых соображений и вещей, которые в электронных письмах выполняются иначе, чем в письмах.
Адрес электронной почты, который вы используете
Для отправки электронных писем важным людям, например преподавателям университетов или потенциальным работодателям, лучше всего иметь профессиональный адрес электронной почты.Лучше избегать низкокачественных бесплатных поставщиков электронной почты, таких как Hotmail и Yahoo (Gmail по-прежнему считается приемлемым), и хотя у всех нас, вероятно, есть детские адреса электронной почты с глупыми ручками вроде «shopgirl1990», которые мы создали много лет назад, они не дадут очень хорошее впечатление на человека, которому вы пишете. Как правило, [электронная почта защищена] — хороший формат для вашего адреса электронной почты.
К / с поля
Электронный эквивалент указания вашего адреса и адреса получателя — это поле Кому / От вашего электронного письма.Это может показаться неважным, но следует помнить о нескольких вещах:
— Убедитесь, что поле «От» настроено правильно. Это должны быть просто ваши имя и фамилия, написанные с соответствующей заглавной буквы и написанные правильно, без лишних битов, таких как сердечки или восклицательные знаки.
— Введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому», если вы пишете одному человеку.
— Если есть еще кто-то, кто, по вашему мнению, должен видеть это электронное письмо для получения информации, но вы не отправляете его напрямую ему, укажите его адрес электронной почты в поле «Копия».Это расшифровывается как «Копия», и это означает, что они увидят письмо, но также увидят, что оно адресовано не им напрямую. Не используйте его, если этому человеку действительно не нужно видеть общение.
— Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, то указывать все их адреса электронной почты в поле «Кому» — плохой тон.
В этом случае вы должны указать свой собственный адрес электронной почты в поле «Кому», а адреса ваших получателей — в поле «Скрытая копия». Это расшифровывается как «слепая копия», и это означает, что они все увидят электронное письмо, но не увидят, кому еще вы его отправили.
Тема сообщения
Напишите что-нибудь описательное в строке темы, в котором кратко изложено суть письма. Не делай это слишком долго. Например, если вы отправляли электронное письмо о запросе, описанном в нашем примере письма ранее, в строке темы могло бы быть просто «Откладывание входа в курс». Описательная строка темы облегчает людям поиск электронного письма среди множества других, а также гарантирует, что они потрудятся его прочитать. Не забывайте, что люди получают десятки писем каждый день, поэтому ваше письмо может легко затеряться в их почтовом ящике, если вы укажете общую тему, например «Запрос».
Еще одно предостережение: избегайте таких слов, как «срочно», если только это не действительно чрезвычайная ситуация (например, вы можете пропустить срок, если они не отреагируют быстро). Отмечать что-то как срочное, когда это не так, только раздражает получателя, у которого есть много других требований к своему времени. По той же причине не помечайте электронное письмо как «важное», если у вашего провайдера электронной почты есть для этого специальная кнопка.
Приветствие
Электронные приветствия обычно более расслаблены, чем письма, хотя, если вы хотите быть формальным, все равно можно начинать электронное письмо со слов «Уважаемый мистер Смит», если вы отправляете электронное письмо указанному человеку, или «Уважаемый сэр или мадам», если вы отправка электронного адреса на общий адрес электронной почты, например [электронная почта защищена]. Если вы встречались с этим человеком раньше или они уже писали вам письмо по электронной почте, имена приемлемы, если они подписывали вам свои электронные письма именно таким образом.В такой ситуации также допустимо использовать несколько менее формальное приветствие, например «Привет» или даже «Привет».
Однако следите за тем, как они обращаются к вам; если их электронные письма начинаются с «Уважаемый», вы отвечаете «Уважаемый»; если они начнут «Привет», вы можете ответить «Привет». Альтернативное электронное приветствие, которое находится где-то между формальным и неформальным, — это «Доброе утро» или «Добрый день». Возможно, это немного более дружелюбно и индивидуально, чем «Уважаемый», поэтому, если ваш стиль от природы не слишком формален, то это приемлемая форма электронного приветствия.
Подписание электронного письма
Опять же, поскольку электронная почта является более неформальной, чем письмо, очень формальная подпись, такая как «Искренне Ваш», может показаться немного странной в электронном письме. Если вы начали свое электронное письмо в формальном стиле письма, то имеет смысл закончить его таким образом, но если вы приняли одно из менее формальных приветствий, описанных только что, у вас есть несколько разных вариантов того, как вы могли бы выйти. Эти общие условные обозначения включают:
— С наилучшими пожеланиями,
— С уважением,
— С уважением,
— Всего наилучшего,
— Спасибо,
— Заранее спасибо,
— Большое спасибо,
Последние три можно использовать, когда вы просил о чем-то или задал вопрос.Убедитесь, что в конце строки стоит запятая, как в приведенных выше примерах.
Если у вас есть стандартная подпись электронной почты, которая автоматически включается во все ваши электронные письма, убедитесь, что ее содержание полностью соответствует человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Шутки, забавные картинки и тому подобное не подходят для официальных электронных писем.
Есть еще несколько общих указаний для формального письма, чтобы обеспечить сохранение профессионального имиджа, которым впечатлит получателя.
— Никогда не используйте сленг — избегайте сленга и разговорной речи, когда пишете формально. Само собой разумеется, что вы никогда не должны ругаться.
— Не болтайте — объясните, что вы пытаетесь сказать, как можно яснее и кратко, если вы ожидаете, что они прочитают это полностью. Говорите кратко и по существу.
— Всегда корректируйте — правильная орфография и грамматика абсолютно необходимы, поэтому тщательно проверяйте свое сообщение, прежде чем оно будет отправлено (проверка орфографии подойдет для начальной проверки, но вам все равно нужно будет прочитать ее, чтобы исправить все, что может не уловили).Любые ошибки полностью разрушат ваш профессиональный имидж! — В письмах избегайте ненужных вложений, смайлов и так далее.
У вас, несомненно, будет возможность написать официальное письмо в какой-то момент, и отправка электронных писем стала для большинства из нас повседневным явлением. Принятие во внимание советов, приведенных в этой статье, гарантирует, что вы продемонстрируете профессиональное поведение в своих письменных сообщениях, и это сослужит вам хорошую службу в любом количестве ситуаций, в которых вы окажетесь в будущем.
Изображения: перьевая ручка; человек набирает
Как начать электронное письмо: 6 безошибочных представлений и 6, которых следует избегать
Мы поговорили о лучших способах завершения электронного письма; А теперь поговорим о начале.
Вы можете задаться вопросом, действительно ли нужно много думать о том, как начинать электронные письма и другую переписку. Если вы когда-либо игнорировали письмо, потому что оно начиналось с «Кого это может касаться», стонали из-за неправильного написания вашего имени или задавались вопросом, был ли отправитель человеком или собакой, потому что их приветствие было слишком восторженным, тогда вы знаете, что Правильное обращение по электронной почте — это большое дело.Например, в электронных письмах о поиске работы неправильное приветствие может сделать вас менее компетентным и даже стоить собеседования.
Вот шесть лучших способов начать электронное письмо, за которыми следуют шесть, которых следует избегать любой ценой.
Шесть лучших способов создать электронную почту
1 Привет [Name],
Во всех случаях, кроме самых формальных, это электронное приветствие является явным победителем. Это просто, дружелюбно и прямо. Если вам нужен более формальный тон, подумайте о замене hi на hello .
Вот совет: Стоит ли ставить запятую после «Привет»? Ну, технически да. . . но никто этого не делает. Когда приветствие начинается с прямого адреса, такого как «Привет» или «Привет», некоторые сторонники советуют ставить после него запятую, а также ставить запятую после имени человека, которому вы обращаетесь. Но, поскольку опускание запятой стало стандартной практикой, это нормально.
2 Уважаемый [Имя],
Хотя дорогой может показаться скучным, он подходит для официальных электронных писем.Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением (например, уважаемый лейтенант Смит) и в официальных деловых посланиях, таких как сопроводительное письмо к резюме.
3 Привет,
Есть несколько полезных альтернатив, если вы не знаете имя получателя или пишете на общий почтовый ящик, например, на feedback @ [company] .com. Привет — одно из них. Но нам тоже нравится. . .
4 Привет,
Преимущество Hi there заключается в том, что он хорошо работает, если вы отправляете массовую электронную почту или используете функцию слияния с настраиваемыми полями имени.Вы можете настроить свои поля следующим образом:
Привет [Имя],
Таким образом, если вы укажете «там» в поле [Имя], получатель увидит не конкретное приветствие: «Привет».
Вот совет: Будьте осторожны с слиянием писем и массовыми рассылками. Лучше всего использовать только имена. Люди могут идентифицировать электронные письма с приветствием, например «Привет, Алекса Дж. Рот», как спам.
5 Здравствуйте, или Здравствуйте [имя],
Этот преодолевает разрыв между легким hi и более формальным dear .
Однако его используют реже, поэтому имейте в виду, что он может выделяться, и не используйте его, если хотите, чтобы ваше приветствие было ненавязчивым.
6 Всем привет,
Если вы обращаетесь к группе людей, это лучший вариант. Мы предпочитаем его более резким приветствиям, таким как «Все» или слишком специфичным для пола «Джентльмены» или «Дамы».
Шесть худших способов написать электронную почту
1 [Имя с ошибкой],
Не вводите орфографических ошибок в имени получателя. Всегда.
Дважды проверьте правильность написания имени человека и либо поймите его правильно, либо опустите его и используйте обычное приветствие, например Привет. Хотя неспецифическое приветствие может показаться безличным, неправильное написание имени — это красный флаг, указывающий на вашу небрежность.
2 Уважаемый господин или госпожа,
Вы когда-нибудь читали и отвечали на письмо, в котором вас приветствовали Уважаемый господин или госпожа ? Мы собираемся пойти дальше и предположить, что вы этого не сделали. Это приветствие не только жесткое и формальное, но и показывает, что вам не нужно беспокоиться о том, чтобы найти контактное имя и обратиться к кому-то конкретному.
3 Кого это может касаться,
Здесь применимы те же чувства, что и к Уважаемые сэр или госпожа .Если ваше письмо начинается с To Whom It May Concern, , мы, вероятно, предположим, что это не касается us .
Вот совет: Не используйте это приветствие в сопроводительных письмах к заявлению о приеме на работу. Найдите имя менеджера по найму, даже если для этого нужно позвонить в компанию и спросить. Если вы не можете найти имя, подойдет вариант «Уважаемый менеджер по найму:» или «Уважаемая команда [компании]:».
4 Привет! или Привет, [Имя]!
Забронируйте этот для своих друзей и близких коллег.В остальном hey выглядит явно неформально и даже может показаться неуважительным.
Вы когда-нибудь чувствовали, что вас тепло приветствуют, когда кто-то говорит: «Эй, ты!»?
5 С пятницей !!! Или добро пожаловать в понедельник!
Если вы золотистый ретривер, возможно, вам удастся отделаться таким ярким приветствием. В противном случае вы сочтете, что слишком стараетесь. Забудьте о милых приветствиях или, по крайней мере, сохраните их для самой неформальной переписки между вами и вашими близкими друзьями.
6 Привет [Ник],
Если вы провели исследование и обнаружили, что вашего получателя зовут Майкл Мактавиш, не предполагайте, что он вам знаком, и сократите его имя до Майк.Однако, если он подпишет свой ответ Майку, можно будет обращаться к нему таким же образом в будущем. На самом деле, ему может показаться немного странным, если вы решите придерживаться более формального прозвища.
Сопроводительное письмо Приветствия | Сопроводительное письмо, что можно и чего нельзя делать
Поприветствуйте своего будущего работодателя в этих сопроводительных письмах, которые можно и чего нельзя делать.
Когда вы подаете заявление о приеме на работу, в лучшем случае вы знаете, кто должен получить и рассмотреть ваше заявление.В этом случае вы всегда должны адресовать сопроводительное письмо этому человеку, указав полное имя, имя и фамилию. В этом случае вам не нужно добавлять соответствующий заголовок. «Дорогой Джон Доу» — это нормально. В самом деле, лучше опускать заголовки в сопроводительном письме-приветствии, поскольку вы не хотите делать предположений о поле. Например, имя «Терри» может относиться к мужчине или женщине. Что делать, если вы не знаете имени человека? Как следует адресовать письмо и следить за тем, чтобы оно было вежливым и дошло до нужного человека?
Есть несколько приемлемых приветствий, которые вы можете использовать.Большинство людей используют «Уважаемый менеджер по найму». Это хорошее приветствие по нескольким причинам. Это не зависит от пола, что устраняет эту проблему, и это также не звучит неудобно.
Это простая, понятная фраза. Это также делает очевидным, с кем вы пытаетесь связаться. Вы хотите передать письмо тому, кто может дать вам работу. Он сразу же разъясняет цель письма.
Другая часто используемая фраза — «Для кого это может касаться». В этой фразе нет ничего плохого, хотя она несколько уступает «Уважаемый менеджер по найму».«Почему это неполноценное приветствие? Это неудобное приветствие. С одной стороны, хотя« кто »может быть грамматически правильным, сколько из нас на самом деле используют слово« кто »в разговоре? С другой стороны, не совсем ясно о вашей цели . Когда вы пишете «Уважаемый менеджер по найму» в сопроводительном письме-приветствии, это показывает, что вы считаете, что менеджер по найму должен быть обеспокоен вашим письмом. Если вы пишете «Для кого это может касаться», вы вызываете двусмысленность. Что, если это никого не касается? Вы вряд ли убедили кого-то, кто возился с вашим письмом.Это все тонкие нюансы. Опять же, вы можете использовать эту фразу. Просто лучше использовать «Уважаемый менеджер по найму».
Еще одна приемлемая фраза для приветствия в сопроводительном письме — «Уважаемый сэр или мадам». Эта фраза относится к обоим полам, что хорошо, хотя звучит неловко, поскольку делает это большим делом. «Уважаемый менеджер по найму» в этом смысле менее неуклюжий. Также есть что-то старомодное в словах «Уважаемый сэр или мадам». Вы можете смотреть на это как на хорошее (это показывает, что у вас есть надлежащие манеры и уважение) или как на плохое (это может означать, что вы немного устарели).Это снова хорошее приветствие, но вы можете видеть, что «Уважаемый менеджер по найму» все же может быть лучшим выбором.
Что касается знаков препинания, то на самом деле не имеет значения, что вы используете в своем приветствии в сопроводительном письме. Запятая, точка с запятой или двоеточие — это нормально; этот бит не имеет значения. Имея на выбор несколько хороших приветствий, не оставляйте строку приветствия пустой. Пустая строка приветствия ничего не говорит, хотя менеджер по найму может подумать, что вы ленивы, грубы или просто некомпетентны.Если вы не можете принять решение, всегда используйте по умолчанию «Уважаемый менеджер по найму».
Следуйте этим правилам и запретам в сопроводительном письме, и вы настроите себя на больший успех в проведении собеседования.
Статьи по теме:
Давайте обратимся к адресу: Путеводитель по официальным письмам на арабском языке
Ниже приводится гипотетический сценарий, основанный на реальных событиях.
Американская солнечная компания ответила на тендер, объявленный арабским правительством на крупную солнечную установку.Компания направила сопроводительное письмо министру окружающей среды страны.
Первоначально составленное на английском языке письмо было переведено на арабский язык человеком, для которого арабский язык не является родным. Хотя перевод был точным переводом на официальный арабский язык, организация получила письмо от Министерства окружающей среды, в котором говорилось, что предложение не было представлено министру, поскольку письмо было сочтено «неуместным». В данном случае министр также оказался членом королевской семьи.
Этот инцидент подчеркивает важность культурной осведомленности в общении, особенно в бизнесе и политике. Ожидания официального обращения значительно различаются между Западом и Ближним Востоком. Например, совершенно нормально обращаться к кому-либо как «Уважаемый г-н Мохамед» на английском языке, но обращаться к ним с прямым арабским переводом этого слова «عزيزي السيد محم» недопустимо. Базовый адрес при письме кому-либо с любой должности будет «حضرة السيد محمد المحترم» или «Уважаемый г-н.Мохаммед ».
Письмо содержит некоторые выражения уважения, молитв и пожеланий. Для исламских стран официальное письмо всегда начинается со слов «السلام عليكم ورحمة الله وبركاته», что переводится как «Да пребудет с вами мир, милость и благословение Божие».
При обращении к царю сразу после адреса добавляются дополнительные выражения, например:
أعزك الله وبارك في عمرك وأعمالك وحفظك في عافيتك ووطنك وشعبك ويت ووطنك وشعبك وأأ , ваша страна, ваш народ и ваша благородная семья ».