Трудовой кодекс документы прием на работу: Какие документы при приеме на работу предъявляет работник?

Содержание

Приём на работу на должности технических исполнителей и рабочих (ст. ст. 63 — 71 ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации»)

Глава 11. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

Статья 63. Возраст, с которого допускается заключение трудового договора

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. В случаях получения общего образования, либо продолжения освоения основной общеобразовательной программы общего образования по иной, чем очная, форме обучения, либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста пятнадцати лет для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью.
С согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста четырнадцати лет, для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения.

В организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках допускается с согласия одного из родителей (опекуна) и разрешения органа опеки и попечительства заключение трудового договора с лицами, не достигшими возраста четырнадцати лет, для участия в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений без ущерба здоровью и нравственному развитию. Трудовой договор от имени работника в этом случае подписывается его родителем (опекуном). В разрешении органа опеки и попечительства указываются максимально допустимая продолжительность ежедневной работы и другие условия, в которых может выполняться работа.

Статья 64. Гарантии при заключении трудового договора

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Статья 66. Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Статья 67. Форма трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Статья 69. Медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора

Обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Статья 70. Испытание при приеме на работу

При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытания. В случае когда работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора (часть III ст. 67 ТК РФ), условие об испытании может быть включено в трудовой договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы. В период испытания на работника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов. Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;
лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;

лиц, окончивших имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;
лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;
лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев;
иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

Статья 71. Результат испытания при приеме на работу

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Решение работодателя работник имеет право обжаловать в суд.

При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

Статья 283 ТК РФ. Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству

Актуально на:

21 мая 2021 г.

Трудовой кодекс, N 197-ФЗ | ст. 283 ТК РФ

Лицо, поступающее на работу по совместительству к другому работодателю, не предъявляет трудовую книжку в случае, если по основному месту работы работодатель ведет трудовую книжку на данного работника или если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформлялась. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления документа об образовании и (или) о квалификации либо его надлежаще заверенной копии, а при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Постоянная ссылка на документ

URL
HTML
BB-код
Текст

URL документа [скопировать]

HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [скопировать]

[url=][/url]

BB-код ссылки для форумов и блогов [скопировать]

—

в виде обычного текста для соцсетей и пр. [скопировать]

Скачать документ в формате

Судебная практика по статье 283 ТК РФ:

Решение Верховного суда: Определение N 307-КГ14-5451, Судебная коллегия по экономическим спорам, кассация
Общество полагает, что в рассматриваемом случае подлежал применению последний абзац подпункта 3 пункта 3 статьи 283 ТК ТС. Согласно пункту 7 статьи 291.6 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) судья Верховного Суда Российской Федерации по результатам изучения кассационной жалобы выносит определение об отказе в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии Верховного Суда Российской Федерации. ..
Решение Верховного суда: Определение N АПЛ12-291, Апелляционная коллегия, апелляция
Указал, что оспариваемые им нормативные предписания не соответствуют статьям 37, 44 Конституции Российской Федерации, статьям 282, 283, 331 Трудового кодекса Российской Федерации статьям 53, 56 Закона Российской Федерации от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании» и нарушают его конституционное право на труд и свободу преподавания…
Решение Верховного суда: Определение N АПЛ17-146, Апелляционная коллегия, апелляция
…

+Еще…

Изменения документа

Постоянная ссылка на документ

URL
HTML
BB-код
Текст

URL документа [скопировать]

HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [скопировать]

[url=][/url]

BB-код ссылки для форумов и блогов [скопировать]

—

в виде обычного текста для соцсетей и пр. [скопировать]

Скачать документ в формате

Составить подборку

Анализ текста

Идет загрузка…

Ст. 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

Комментарий эксперта:

Какие документы вправе требовать работодатель при приёме на работу на основании положений ст. 65 ТК РФ >>>

При приёме на работу по трудовому договору от поступающего лица будущий работодатель может потребовать только документы, которые перечислены в ст. 65 ТК РФ.

См. все связанные документы >>>

1. Часть 1 ст. 65 предусматривает конкретный перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу.

Прежде всего, это документ, удостоверяющий личность. Основным таким документом является паспорт. Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории Российской Федерации (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

2. При приеме на работу, если речь не идет о работе по совместительству или о заключении трудового договора впервые, работник представляет также трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

В соответствии с ч. 5 комментируемой статьи в том случае, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Так как закон не связывает обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку лицу, у которого она отсутствует, с какой-либо конкретной причиной ее отсутствия, следует полагать, что такая обязанность возникает независимо от причины, по которой у работника трудовая книжка отсутствует. Работодатель обязан также оформлять трудовые книжки лицам, поступающим на работу впервые (см. коммент. к ст. 66).

3. Помимо документа, удостоверяющего личность, и трудовой книжки, работник представляет страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство — это документ, подтверждающий регистрацию работника в системе Пенсионного фонда РФ. В нем указан страховой номер, т. е. постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом РФ лицевому счету работника. Если лицо поступило на работу впервые, страховое свидетельство оформляется работодателем. Страховое свидетельство выдается работнику на руки и хранится у него.

4. Лица военнообязанные, а также подлежащие призыву на военную службу, предъявляют документы воинского учета.

5. Если работа, для выполнения которой заключается трудовой договор, требует специальных знаний (подготовки), работник обязан предъявить соответствующий документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, например диплом врача, удостоверение водителя автомашины. Прием на работу без такого документа не допускается.

6. При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, работник обязан представить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Такая справка выдается в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел. В настоящее время порядок выдачи таких справок установлен Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утв. МВД России от 07.11.2011 N 1121.

7. В необходимых случаях и с учетом специфики выполняемой работы работодатель вправе потребовать от поступающего дополнительные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Например, Законом о государственной гражданской службе установлено, что при поступлении на гражданскую службу гражданин предъявляет, помимо указанных документов, свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ, а также сведения о доходах, об имуществе, обязательствах имущественного характера (ч. 2 ст. 26).

Следует подчеркнуть, что в ч. 2 ст. 65 речь идет о нормативных правовых актах только федерального уровня и их перечень ограничен: федеральные законы, указы Президента РФ или постановления Правительства РФ. В связи с этим не могут быть установлены требования о дополнительных документах при приеме на работу, например, законом субъекта РФ или постановлением (приказом) министерства (пусть даже федерального уровня).

8. Не допускается сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а также сведений, касающихся частной жизни работника, т.к. это нарушает закрепленное в ст. 23 Конституции РФ право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Указанные запреты призваны способствовать соблюдению принципа равноправия при поступлении на работу, недопущению дискриминации в сфере трудовых отношений.

прием на работу, порядок оформления документов, обязанности работодателя

Юридическая консультация > Предпринимательная деятельность > Изучаем Трудовой Кодекс: прием на работу

Официально устраиваясь на работу, человек хочет быть уверенным в том, что оформление пройдет по всем правилам в соответствии с положениями Трудового Кодекса РФ. Для того чтобы проконтролировать этот процесс, важно владеть информацией о правилах трудоустройства, правах и обязанностях работодателя и работника.

Понятие трудового договора

Трудовой договор — обязательный момент при приеме на работу

Следуя положениям Трудового Кодекса РФ (статья 68), прием на работу очередного соискателя оформляется письменным распоряжением или приказом, которые издаются в срок до трех дней с начала выполнения работником своих трудовых обязанностей.

Работник должен получить копию приказа, заверенную подписью руководителя и печатью организации (при наличии), расписавшись за его получение. Приказ, подтверждающий факт трудоустройства, основывается на тексте трудового договора, заключаемого с одной стороны, работником, с другой – работодателем, и не может противоречить ему в своем содержании.

Статья 56 ТК РФ определяет понятие трудового договора. Он представляет собой соглашение между работодателя и работника, по требованиям которого работодатель должен создать условия для выполнения работником своих трудовых обязанностей и обеспечить оплату труда. Работник, в свою очередь, обязуется выполнять свои должностные обязанности и соблюдать правила трудового распорядка, установленные работодателем.

До того момента, как новый сотрудник подпишет трудовой договор, его должны ознакомить под роспись со всеми нормативными актами, регулирующими будущую деятельность, и правилами внутреннего распорядка. После того как сотрудник проработает в организации (на предприятии) больше 5 дней, на него заводится трудовая книжка, если данное место работы является для него основным.

Исключением являются работодатели, ведущие деятельность как индивидуальные предприниматели. В трудовой книжке отражаются сведения о приеме на работу, должностном продвижении, наградах и увольнении. В оформлении трудового договора могут участвовать лица не моложе 16 лет.

Если гражданин (гражданка) получили общее образование и достигли возраста 15 лет, им разрешается поручать легкую работу, которая не нанесет ущерб их здоровью. Также легкий труд может поручаться подросткам, достигшим 14 лет, при условии, что он не принесет вреда их здоровью и родители или опекуны дали свое согласие на осуществление своим подопечным трудовой деятельности.

Трудовой кодекс обеспечивает прием на работу с некоторыми гарантиями (статья 64). Трудоустраивающимся гражданам не могут отказать в заключении трудового договора без веских на то причин. Пол, цвет кожи, язык, раса, религиозное вероисповедание, место жительства, происхождение, положение в семье и социуме, другие обстоятельства, не влияющие на выполнение работником своих трудовых функций, не являются причинами отказа в приеме на работу.

Запрещено отказывать в праве на трудоустройство:

беременным;
матерям;
работникам, переведенным от других работодателей на основании письменного соглашения, на протяжении 30 дней с момента увольнения.

Запись в трудовой книжке: образец

Если работодатель не соглашается заключить трудовой договор, гражданин, получивший отказ, имеет право подать судебный иск.

Соискатель может приниматься на работу с условием проверки его профессионального соответствия. В таком случае в трудовом договоре оговаривается наличие испытательного срока и его продолжительность.

На протяжении испытательного срока работник обязан вести деятельность в соответствии со своим трудовым функционалом, на него распространяется действие правил трудового распорядка места работы и локальных нормативных актов. Работодатель, со своей стороны, обязан оплачивать труд работника во время его испытания.

В длительность испытательного срока не входит время фактического отсутствия сотрудника на работе в силу временной нетрудоспособности или других причин. Испытанию не подлежат лица:

не достигшие совершеннолетия;
принятые на конкурсных основаниях;
принятые на выборную должность;
имеющие среднее профессиональное или высшее образование и впервые трудоустраивающиеся по своей специальности в течение года с момента окончания соответствующей учебной организации;
трудоустраивающиеся на срок не более 2 месяцев;
переводящиеся от одного работодателя к другому на основании их соглашения.

Также работодатель невправе назначать испытательный срок беременным и матерям детей в возрасте младше полутора лет, а также ряду других лиц на основании коллективного договора и трудового законодательства.

Наибольшая длительность срока испытания, регламентируемая трудовым законодательством, не должна быть больше 3 месяцев. Для лиц, заступающих на такие должности, как руководитель организации, главный бухгалтер и им подобные, максимальная длительность срока испытания составляет 6 месяцев. Когда соискатель устраивается на срок от 2 до 6 месяцев, срок испытания не может быть больше 2 недель.

Документы, требуемые для трудоустройства

Сведенья о трудовой деятельности работника — в трудовой книжке

Обычно при приеме на работу требуется предъявить в отдел кадров целый комплект документов. Их перечень приведен в ТК РФ, в статье 65. В него входит:

паспорт или другой документ, действующий в качестве удостоверения личности;
трудовая книжка, если данное место работы будет основным и человек ранее был официально трудоустроен;
СНИЛС;
документы об образовании или подтверждающие наличие специальных навыков и знаний;
документ воинского учета, если гражданин является военнообязанным.

Для ряда организаций в дополнение к вышеперечисленному требуется предоставить справки об отсутствии судимости и административных наказаний за употребление наркотиков и психотропных препаратов без назначения врача, об окончании преследования по статьям УК РФ в связи с реабилитацией в обществе и перед исполнительными органами.

В отдельных случаях работодатель может затребовать предоставления соискателем:

медицинской книжки;
водительского удостоверения;
разрешения на работу;
документов, свидетельствующих о прохождении предварительного медицинского осмотра.

Если человек трудоустраивается впервые, работодатель сам должен оформить ему СНИЛС и трудовую книжку.

В случае, когда при приеме на работу выясняется, что трудовая книжка была утеряна соискателем, на основании его письменного заявления в обязанности работодателя входит оформление новой трудовой книжки.

Работодатель нарушает нормы трудового права, если кроме вышеуказанных документов и ряда других бумаг в соответствии с локальными нормами он требует дополнительные документы от соискателя. Так, очень часто при приеме на работу просят предоставить ИНН. Трактовка положений ТК РФ определяет такое требование как незаконное.

Виды договоров

Прием на работу

При трудоустройстве договор подписывается соискателем и работодателем. Документ печатается в количестве двух экземпляров. Первый договор выдается на руки новому работнику, второй – остается в отделе кадров в его личном деле.

Количество экземпляров трудового договора может быть более двух в отдельных случаях, зафиксированных в трудовых законодательных актах. Трудовой договор оформляется на протяжении 3 дней, начиная с той даты, когда новый вновь принятый сотрудник заступил на назначенную должность.

В ряде случаев, установленных трудовым законодательством, трудовое соглашение может оформляться с работником и лицом или органом, не являющимся работодателем в соответствии с условиями данного соглашения.

Вместо трудового соглашения может заключаться гражданско-правовой договор. Он означает лишь привлечение третьего лица с целью поручить ему выполнение какого-либо вида работ или оказание услуги. Это разные документы, и в гражданско-правовом договоре не может стоять ни одна формулировка из трудового, иначе любой суд переквалифицирует его и обязует работодателя включить работника в штат, возместить причиненный моральный ущерб и перечислить страховые платежи.

Трудовой Кодекс РФ определяет порядок приема соискателей на работу. В его положениях дается определение трудового договора, нюансы его оформления, документы, требуемые для предоставления работодателю и др. Зная содержание статей ТК РФ, легче выявить недобросовестные действия работодателя и защитить свои права и интересы.

Мнение юриста-эксперта:

Заключение письменного трудового договора стало обязательным с 2002 года. Вступивший в силу Трудовой кодекс РФ обязал работодателей любой трудовой договор заключать исключительно в письменной форме с выдачей на руки одного экземпляра работнику. Наша статья знакомит читателей с основными положениями порядка трудоустройства.

Следует обратить внимание, что в настоящее время подавляющее большинство трудовых договоров заключается по заранее разработанному шаблону. Как правило, у принимаемого на работу работника, нет возможности внести в него свои предложения. Это объясняется тем, что наличие безработицы не позволяет в полной мере предъявить свои условия. Желающих на многие рабочие места больше, чем самих рабочих мест. Исключение составляют популярные и сложные специальности и профессии, которые являются дефицитными.

К ним можно отнести сложные рабочие профессии (фрезеровщики, операторы сложных станков и т.п.). Есть такая специальность как менеджер по продажам. Их требуется огромное количество, а специалистов катастрофически не хватает. Поэтому, выбирая себе работу, необходимо эти обстоятельства учитывать.

Если вы в поисках работы, тот данное видео будет для вас очень полезным:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

ВКонтакте

Класс

Как оформить прием сотрудника на работу

Сведения о трудоустройстве бывших госслужащих

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;
сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) (п. 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 № 925, ч. 4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы.

Все это следует из статьи 64.1 Трудового кодекса РФ и статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ.

Внимание: работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме. Главное, учесть требования из пунктов 3, 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 № 29. То есть в письме обязательно укажите:

фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;
дату и место рождения бывшего госслужащего;
должность, которую замещал на службе человек;
полное и сокращенное наименование вашей организации;
дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;
дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;
должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Согласие комиссии при конфликте интересов

Если бывший госслужащий устраивается на работу в организацию, отдельные функции государственного управления которой входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, сделать это он сможет только с согласия специальной комиссии. Получать его он должен в течение двух лет с момента увольнения с государственной или муниципальной службы (ч. 1 ст. 64.1 ТК РФ).

Решение комиссии гражданин обязан предоставить при трудоустройстве. Получает такое согласие он сам. Если будет выявлено, что гражданин этого не сделал, трудовой договор с ним будет прекращен. Такое требование есть в части 3 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ.

Для того чтобы получить согласие комиссии, гражданин обращается в следующие инстанции:

подразделение кадровой службы государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений;
к должностному лицу кадровой службы государственного органа, ответственному за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

Сделать это он должен в письменной форме. Все это разъяснено в письме Минтруда России от 30 декабря 2013 № 18-2/4074.

Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

КонсультантПлюс: примечание.

Изменения в трудовом законодательстве в 2021 году

Следим за изменениями: регулирование удаленной работы, переход на электронные трудовые книжки, соблюдение правил по профилактике коронавируса и инструктаж работников по действиям при ЧС. И ищем ответы на любопытные вопросы в решениях судов: о заключении срочных трудовых договоров, признании незаконным увольнения по собственному желанию и об увольнении за отсутствие на работе в день рождения

Продолжается переход на электронные трудовые книжки

Продолжается стартовавший в 2020 г. постепенный переход на электронные трудовые книжки¹. В течение этого года работники должны были определиться, перейти ли полностью на электронный формат книжки или сохранить бумажную версию.

Продлено действие правил по профилактике коронавируса

Для работодателей продлевается действие всего комплекса санитарно-эпидемиологических правил по профилактике коронавируса до 2022 г.² Так, например, работодателям предписано:

проводить дезинфекцию во всех рабочих помещениях;
использовать оборудование по обеззараживанию воздуха;
создать запас дезинфицирующих средств;
ограничить или отменить выезды за пределы территории РФ;
измерять температуру у сотрудников при их приходе на работу в целях выявления лиц с признаками инфекционных заболеваний.

(Какие работодателю нужно соблюдать санитарные правила и предписания, чтобы не лишиться бизнеса или свободы, и как доказать их соблюдение, читайте в статье «Как компании возобновить работу после отмены режима самоизоляции?». А о возросших рисках привлечения предпринимателей к уголовной ответственности, в том числе за нарушение санитарных правил, читайте в статье «За что предпринимателя лишат свободы»).

Введен дополнительный инструктаж для работников

С 2021 г. всех работодателей обяжут проводить для работников инструктаж по действиям при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера³. Делать это нужно не реже одного раза в год и при приеме на работу в течение первого месяца работы сотрудника.

Новые правила вступают в силу с 1 января 2021 г. и будут действовать до 31 декабря 2026 г.

Внесены поправки о дистанционной работе

В этом году работодатели были вынуждены временно переводить своих работников на удаленную работу, но из-за отсутствия соответствующего регулирования каждый определял порядок такого перевода по своему усмотрению.

С 1 января 2021 г. вступают в силу изменения в Трудовой кодекс РФ в части регулирования труда дистанционных работников⁴. Поправками удаленная работа была приравнена к дистанционной, различий между ними не предусмотрено, термины эти рассматриваются как синонимы.

Виды дистанционной работы

Дистанционная (удаленная) работа может осуществляться как на постоянной основе, так и временно. Временная непрерывная дистанционная работа предполагает ее введение на срок не более 6 месяцев, а периодическая предусматривает возможность чередования сотрудником работы в офисе и дистанционно.

№	Вид дистанционной работы
1.	На постоянной основе
2.	Временно: непрерывно – на срок до 6 месяцев; периодически – при условии чередования работы дистанционно и на стационарном рабочем месте

Перевод на удаленную работу без согласия работника

По общему правилу, перевод на дистанционную работу осуществляется по соглашению сторон, например путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. Однако в период пандемии остро встал вопрос о том, как грамотно оформить такой перевод, если работник на него не согласен и отказывается подписывать соглашение к договору. Поправки в Трудовой кодекс решают эту задачу.

Работодатель сможет перевести сотрудников на удаленную работу без их согласия в следующих случаях: 1) при чрезвычайных ситуациях; 2) при принятии соответствующего решения органом государственной власти или местного самоуправления. Такой перевод должен носить временный характер и оформляться путем принятия внутреннего документа, например приказа.

Если работник может осуществлять свою деятельность только на стационарном рабочем месте и его нельзя перевести на «удаленку» или если работодатель не в состоянии обеспечить его необходимым оборудованием и программно-техническими средствами, то время, в течение которого работник не сможет выполнять свою трудовую функцию, будет считаться временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника.

Дополнительные гарантии для работников

Среди нововведений следует отметить предусмотренные гарантии по оплате труда дистанционного работника, оплате командировочных расходов при направлении его в другую местность для выполнения служебного поручения, обеспечению его за счет средств работодателя оборудованием, программно-техническими и иными средствами, необходимыми для выполнения удаленной работы.

В Трудовом кодексе закреплено положение о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может быть основанием для снижения ему заработной платы.

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха удаленного работника определяется им по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором. Нововведения расширяют перечень документов, которыми может быть установлен режим рабочего времени дистанционного работника. Теперь это не только трудовой договор, но и коллективный договор, локальный нормативный акт, принимаемый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если в указанных документах режим рабочего времени зафиксирован не будет, дистанционный работник будет устанавливать его по своему усмотрению.

Важно, что время взаимодействия дистанционного работника с работодателем также включается в период рабочего времени.

Основания увольнения

Текущая редакция Трудового кодекса позволяет работодателям по своему усмотрению устанавливать в трудовом договоре с дистанционными работниками основания для увольнения (ст. 312.5 ТК РФ). Это давало недобросовестным работодателям возможность для злоупотреблений. С 2021 г. данное положение будет исключено из Кодекса.

При этом устанавливаются дополнительные основания для увольнения дистанционного работника, основанные на специфике удаленной работы. Работодатель может расторгнуть трудовой договор в случае, если:

работник без уважительных причин в течение двух рабочих дней подряд не выходит на связь с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции;
работник, выполняющий дистанционную работу на постоянной основе, изменил местонахождение и не может из-за этого выполнять свою работу на прежних условиях.

Таким образом, со следующего года работодателям, имеющим дистанционных работников, необходимо пересмотреть порядок оформления данного вида работы и привести внутренние документы и процессы в соответствие с требованиями действующего законодательства.

(О регулировании удаленной работы читайте также в статье «Дистанционная работа по-новому»).

Интересные позиции судов по трудовым спорам за 2020 г.

1. Конституционный Суд РФ – о том, когда заключение срочных трудовых договоров недопустимо.

Вывод: если деятельность, для выполнения которой привлекаются работники, имеет для работодателя уставный характер, т.е. является обычной экономической деятельностью организации, а также напрямую завязана на договорах оказания услуг третьим лицам, то заключение срочных трудовых договоров для ее выполнения недопустимо (Постановление Конституционного Суда РФ от 19 мая 2020 г. № 25-П).

Суть дела. Работник в 2008 г. был принят на работу в ЧОП на должность охранника по срочному трудовому договору на год. ЧОП осуществлял охрану объектов на основании гражданско-правовых договоров оказания услуг. Затем на протяжении 10 лет с работником ежегодно перезаключался новый срочный трудовой договор. В 2018 г. работник был уволен по основанию истечения срока действия трудового договора. Новый договор с ним уже не заключили.

Не согласившись с действиями работодателя, работник обратился в суд с требованием о признании трудового договора заключенным на неопределенный срок и восстановлении на работе. Однако суды встали на строну работодателя и отказали работнику. Тогда работник обратился в Конституционный Суд РФ с жалобой о проверке конституционности абз. 8 ч. 1 ст. 59 ТК РФ: «Срочный трудовой договор заключается с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы, в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой».

Конституционный Суд в своем постановлении сделал следующие выводы в отношении абз. 8 ч. 1 ст. 59 ТК РФ:

если работа, на которую привлекаются работники, является обычной экономической деятельностью работодателя (имеет уставный характер), то заключение срочных трудовых договоров для ее выполнения недопустимо;
истечение срока гражданско-правового договора с заказчиком не может являться основанием для расторжения трудового договора с работниками. Занятость работника не должна зависеть исключительно от соглашений между работодателем и заказчиком;
заключение срочного трудового договора правомерно лишь при условии, что работа объективно носит конечный и в этом смысле срочный характер, что исключает возможность продолжения трудовых отношений между сторонами такого договора после завершения работы;
работодатель самостоятельно несет риски, связанные с сокращением общего объема заказов, исполнением и неисполнением договоров, их расторжением и т.п. Переложение данных рисков на работника недопустимо.

Таким образом, практика признания срочных трудовых договоров бессрочными может круто измениться. Рекомендуем работодателям учитывать данное обстоятельство при оформлении новых трудовых договоров и расторжении ранее заключенных договоров в связи с истечением срока их действия.

(Подробнее – в новости «КС: срок заключения трудового договора не может зависеть от воли третьих лиц»).

2. Верховный Суд РФ: работодатель должен разъяснить работнику последствия подачи заявления об увольнении и поставить вопрос о возможном трудоустройстве к другому работодателю.

Верховный Суд расширил предмет доказывания по спорам о признании незаконным увольнения по собственному желанию, если спор касается защиты трудовых прав граждан, нуждающихся в социальной защите. Теперь к двум критериям, добровольность выбора и отсутствие давления при подаче заявления об увольнении, добавился третий – осознанность. То есть при рассмотрении таких споров должно учитываться, четко ли работник осознавал последствия подачи заявления (Определение Верховного Суда РФ от 13 июля 2020 г. № 39-КГ20-3-К1).

Суть дела. Работница обратилась в суд с требованиями признать ее увольнение по собственному желанию незаконным и восстановить на работе. Основанием для признания увольнения незаконным она считала понуждение к написанию заявления. При этом работница указала, что заявление на увольнение она написала, чтобы узнать, как поведет себя руководитель при его получении.

Дело дошло до Верховного Суда, который указал, что нижестоящие суды должны были проверить:

были ли действия работника при подаче заявления об увольнении по собственному желанию добровольными и осознанными;
понимал ли работник последствия написания заявления;
разъяснил ли работодатель работнику последствия подачи заявления;
сообщил ли работодатель работнику о его праве отозвать заявление;
выяснил ли работодатель причины подачи заявления;
поднял ли работодатель вопрос о последующем трудоустройстве работника к другому работодателю, исходя из семейного и материального положения работника.

По сути, Верховный Суд обязал работодателя брать на себя ответственность не только за свои действия, но и за решения, принимаемые работником, а также выполнять дополнительные, не предусмотренные законом, обязанности. Рекомендуем работодателям в целях минимизации рисков при увольнении работников по собственному желанию письменно разъяснять им последствия увольнения и их право на отзыв заявления. В противном случае возможны признание увольнения незаконным и восстановление сотрудника на работе.

(Подробнее – в новости «ВС: Тяжелое материальное положение работника должно учитываться при принятии его заявления об увольнении по собственному желанию»).

3. Верховный Суд РФ – о том, когда за отсутствие на работе в день рождения нельзя уволить.

Вывод: если сложившаяся в компании практика позволяет работнику с согласия руководителя уйти в день рождения раньше окончания рабочего дня, то отсутствие его на рабочем месте не будет считаться прогулом (Определение Верховного Суда РФ от 13 июля 2020 г. № 16-КГ20-5).

Суть дела. В один из дней сотрудницы не было на рабочем месте более четырех часов подряд. Это отсутствие было согласовано с непосредственным руководителем ввиду сложившейся в компании практики досрочного завершения работы в день рождения. Работодатель же посчитал, что отсутствие сотрудницы на рабочем месте является основанием для ее увольнения за грубое нарушение трудовой дисциплины.

Верховный Суд напомнил, что при разрешении подобных вопросов необходимо выяснить:

что послужило причиной ухода с работы раньше времени;
был ли ранний уход вызван уважительными причинами;
был ли извещен руководитель о необходимости ухода.

¹ Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

²Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 22 мая 2020 г. № 15 «Об утверждении санитарно-эпидемиологических правил СП 3.1.3597-20 “Профилактика новой коронавирусной инфекции (COVID-19)”».

³ Постановление Правительства РФ от 18 сентября 2020 г. № 1485 «Об утверждении Положения о подготовке граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в области защиты от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера».

⁴Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Подача запроса о персонале в Калифорнии — Трудовой кодекс §§ 1198.5, 432, 226

Вы когда-нибудь задумывались, что находится в вашем личном деле? Вы знаете, что имеете право узнать? Какие еще документы вы имеете право просмотреть или скопировать? Ниже я обсуждаю трудовые книжки, которые вы имеете право получить, и делюсь образцом языка для подачи такого запроса. Для вас крайне важно иметь эти документы, если вы считаете, что ваше увольнение было незаконно уволено, подвергалось дискриминации, было отказано в выплате или заработной плате, причитающейся вам, или иным образом обращались с вами незаконно.

Ваше личное дело (Трудовой кодекс Калифорнии, § 1198.5)

Трудовой кодекс § 1198.5 предусматривает, что (с ограниченным исключением): «Каждый нынешний и бывший сотрудник или его или ее представитель имеет право проверять и получать копию кадрового учета, который ведет работодатель, в отношении работы сотрудника или любые претензии в отношении сотрудника ». [1]

Работодатель должен предоставить работнику или его представителю личное дело / служебные документы в течение 30 дней с даты получения письменного запроса.Если работодатель не соблюдает требования, работник может взыскать с работодателя штраф в размере 750 долларов. (Трудовой кодекс § 1198.5 (k).)

Подписанные вами документы (статья 432 Трудового кодекса)

В соответствии с § 432 Трудового кодекса вы имеете право получить копии всех подписанных вами документов, касающихся вашего трудоустройства или сохранения вами работы.

Заработная плата (статья 226 Трудового кодекса)

Пункты 226 (b) и (c)

Трудового кодекса требуют, чтобы работодатель предоставил работнику (нынешнему или бывшему) доступ для проверки или копию всех ведомостей заработной платы в течение 21 дня после устного или письменного запроса (он может предоставить копию по фактической стоимости).Если работодатель не выполнит запрос в течение отведенного времени, работник может взыскать с работодателя штраф в размере 750 долларов. (Трудовой кодекс § 226 (f).)

Пример языка для письменного запроса

Сотруднику не нужно нанимать юриста по труду и трудоустройству, чтобы получить доступ к его или ее трудовой книжке. Не существует особого или волшебного языка, который нужно использовать. Вот пример языка для запроса от сотрудника в отдел кадров или назначенного работодателем лица:

Запрос копий трудовой книжки
Я запрашиваю копии следующих документов, которые мой работодатель обязан предоставить мне:
Мое личное дело и все другие записи, которые ведет мой работодатель, касающиеся моей работы или любых жалоб, касающихся меня.(Трудовой кодекс Калифорнии, § 1198.5.)
Все подписанные мной документы, которые касаются моего трудоустройства и работы у моего работодателя. (Статья 432 Трудового кодекса)
Все мои платежные ведомости за последние три года. (§§ 226 (b) и (c) Трудового кодекса)
Пожалуйста, пришлите мне полную копию этих записей. Спасибо.

Заключение

В Калифорнии у вас есть право на доступ к своим записям о занятости, включая личное дело, ведомости заработной платы или подписанные вами документы.Это простой процесс, который вы можете сделать сами.

* * *

[1] Обратите внимание, что работодатель не обязан предоставлять определенные документы, в том числе:

Протоколы расследования возможного уголовного преступления.
Рекомендательные письма.
Рейтинги, отчеты или записи, которые были:
(A) Получены до приема на работу сотрудника.
(B) Подготовлено опознаваемыми членами экзаменационной комиссии.
(C) Получено в связи с рекламным экзаменом.

Что в вашем личном деле? Вот как это узнать! Последнее изменение: 3 декабря 2019 г., Рамит Мизрахи

Ответы на запросы записей от нынешних и бывших сотрудников

Работодатели должны знать о требованиях и сжатых сроках, которые они предъявляют при ответе на запрос сотрудника о предоставлении различных документов о трудоустройстве в соответствии с законодательством Калифорнии. Эта пятничная пятерка посвящена пяти областям записей, которые обычно запрашиваются соискателями, нынешними или бывшими сотрудниками, а также некоторым общим срокам выполнения этих запросов.

1. Действующие и бывшие сотрудники имеют право на ведение кадрового учета в соответствии с разделом 1198.5 Трудового кодекса.

В соответствии с разделом 1198.5 (a) Трудового кодекса Калифорнии каждый нынешний и бывший сотрудник или их представитель имеет право просматривать и получать копию своих кадровых документов. Что касается запросов в соответствии с 1198.5, запрос должен быть сделан в письменной форме двумя способами:

Написано и представлено нынешним или бывшим сотрудником или его или ее представителем.
Написано и представлено нынешним или бывшим сотрудником или его или ее представителем путем заполнения формы, предоставленной работодателем.

Работодатели должны выполнить запрос не позднее 30 календарных дней с момента получения письменного запроса. Раздел 1198.5 (b) (1) Трудового кодекса.

2. Термины «кадровый учет» или «кадровое дело» в Трудовом кодексе не определены.

Поскольку в разделе 1198.5 Трудового кодекса упоминается термин «кадровая документация», но не дается определения этого термина, существует значительная двусмысленность в отношении того, какие документы должны храниться в личном деле сотрудника и какие документы должны быть доступны по запросу для проверки или копирования. кадровый учет.Хотя это не является юридически обязательным для работодателей, есть некоторые указания Отдела по соблюдению трудовых стандартов («DLSE»), выражающие следующее мнение:

Категории записей, которые обычно считаются «кадровыми записями», — это те записи, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение. Ниже приведены некоторые примеры «кадровых записей» (этот список не исчерпывающий):
1.Заявление о приеме на работу
2. Форма разрешения на начисление заработной платы
3. Уведомления о поощрении, предупреждении, дисциплинарных взысканиях и / или увольнении
4. Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
5. Уведомления о повышении или сокращении заработной платы
6. Образование объявления и записи о тренингах
7. Аттестация / проверки
8. Записи посещаемости

Тем не менее, в разделе 1198.5 (h) Трудового кодекса четко указано, что этот раздел не распространяется на: (1) записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, (2) рекомендательные письма, (3) рейтинги, отчеты или записи, которые были: получены до приема на работу сотрудника, подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или получены в связи с рекламным экзаменом.Кроме того, работодатели могут отредактировать имена «любого сотрудника, не осуществляющего надзор», содержащиеся в запрашиваемом личном деле. Раздел 1198.5 (g) Трудового кодекса.

Раздел 1198.5 Трудового кодекса

предусматривает, что работодатели должны хранить копию кадрового учета работника в течение трех лет после того, как работник уволился из компании. Раздел 1198.5 (c) (1) Трудового кодекса.

3. Право на ознакомление с личным делом в соответствии с разделом 1198.5 прекращается после подачи иска.

Если нынешний или бывший сотрудник подает иск, который «касается кадрового дела против его или ее работодателя или бывшего работодателя», право на проверку кадровой документации в соответствии с разделом 1198 Трудового кодекса утрачивает силу.Разделы 1198 (n) и (o) Трудового кодекса.

4. Раздел 432 Трудового кодекса предоставляет заявителям и сотрудникам право на получение копии любого документа, который он или она подписали.

Сотрудник или заявитель имеет право получить любой документ, касающийся «получения или сохранения работы». Сотруднику или заявителю должен быть предоставлен документ «по запросу». Статья 432 Трудового кодекса.

5. У работодателей есть 21 день на то, чтобы предоставить информацию о заработной плате, требуемую в соответствии с разделом 226 Трудового кодекса.

Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам подробные отчеты о заработной плате или квитанции о заработной плате, в которых перечислены различные статьи. Я уже писал здесь о требованиях, которые должны содержаться в отчетах о заработной плате, а DLSE предоставляет примеры квитанций об оплате на своем веб-сайте для почасовых сотрудников здесь и для сотрудников, получающих сдельную оплату здесь.

В соответствии с разделом 226 (c) Трудового кодекса работодатели имеют 21 календарный день для ответа на письменные или устные запросы о проверке или копировании записей, указанных в этом разделе.В соответствии с этим разделом Трудового кодекса работодатели могут предпринять разумные шаги для обеспечения идентификации нынешнего или бывшего сотрудника, а фактические затраты на воспроизводство могут быть оплачены работодателем.

К запросу на ведение кадрового учета и ведомости заработной платы работодатели не могут относиться легкомысленно, а несоблюдение различных требований может повлечь за собой ответственность работодателей. Важно немедленно обратиться за помощью к юристу, как только сотрудник или его представитель сделает устный или письменный запрос о предоставлении документов, связанных с трудоустройством, или обеспечит выполнение запроса.Это также ключевой период времени, чтобы оценить, может ли сотрудник подать иск, и предпринять шаги для решения любых потенциальных проблем до судебного разбирательства, если это вообще возможно.

Досье и записи персонала

Начиная с 1 января 2013 года, закон Калифорнии предусматривает, что нынешние и бывшие сотрудники (или представитель) имеют право проверять и получать копии кадровых файлов и записей, относящихся к работе сотрудника или к любым жалобам, касающимся сотрудника.Раздел 1198.5 Трудового кодекса. Проверки должны разрешаться в разумные сроки и через разумные промежутки времени, но не позднее 30 календарных дней с даты получения работодателем письменного запроса. По письменному запросу нынешнего или бывшего сотрудника или представителя работодатель должен предоставить копию кадрового учета за плату, не превышающую фактических затрат на воспроизведение, не менее чем за 30 календарных дней с даты получения работодателем запрос.

Для облегчения проверки работодатели должны делать все следующее: (1) хранить копию кадрового учета каждого сотрудника в течение не менее трех лет после увольнения, (2) предоставлять доступ к кадровому учету текущего сотрудника для осмотр и, по запросу сотрудника или представителя, предоставить копию в том месте, где сотрудник отчитывается на работу, или в другом месте, согласованном с работодателем и лицом, подавшим запрос.Если от сотрудника требуется проверить или получить копию не в том месте, где он или она явился на работу, потеря компенсации работнику не допускается, (3) предоставить доступ к кадровой документации бывшего сотрудника для проверки, и по запросу сотрудника или представителя предоставить копию в том месте, где работодатель хранит записи, если стороны не договорятся о другом месте в письменной форме.

Работодатель не обязан предоставлять эти кадровые записи или их копию в то время, когда работник фактически обязан оказывать услуги работодателю, если запрашивающий является работником.Работодатель обязан выполнять только один запрос в год бывшего сотрудника на проверку или получение копии его или ее кадровой документации. Бывший сотрудник может получить копию по почте, если он или она возмещают работодателю фактические почтовые расходы. Работодатель не обязан выполнять более 50 запросов на проверку и получение копии кадрового учета, поданного представителем или представителями сотрудников в течение одного календарного месяца. Работодатель может предпринять разумные шаги для проверки личности нынешнего или бывшего сотрудника или уполномоченного представителя.Перед тем, как сделать записи доступными для проверки или предоставить копию этих записей, работодатель может изменить имя любого сотрудника, не осуществляющего надзор.

Если бывший сотрудник, пытавшийся проверить свою кадровую документацию, был уволен за нарушение закона или политики, связанной с трудоустройством, включая домогательства или насилие на рабочем месте, работодатель может выполнить запрос, выполнив одно из следующих действий: (1 ) предоставление доступа к кадровой документации бывшему сотруднику для проверки в месте, отличном от рабочего места, которое находится на разумном расстоянии езды от места жительства бывшего сотрудника, (2) предоставление копии кадровой документации по почте.

Если работодатель не разрешает текущему сотруднику, бывшему сотруднику или представителю проверять или копировать записи о персонале в указанные сроки или сроки, согласованные по взаимному соглашению, текущий сотрудник, бывший сотрудник или комиссар по вопросам труда могут взыскать штраф. 750,00 долларов США от работодателя. Текущий или бывший сотрудник может также подать иск о судебном запрете для обеспечения соблюдения требований и может взыскать расходы и разумные гонорары адвоката в таком иске в судебном порядке.

Право на проверку файлов и записей персонала не распространяется на записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, рекомендательные письма, рейтинги, отчеты или записи, которые (а) были получены до приема на работу сотрудника, (б) были подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или (c) получены в связи с рекламным экзаменом.

Право на проверку кадрового досье не распространяется на сотрудника, на которого распространяется действующий коллективный договор, если соглашение прямо предусматривает все следующее: (1) заработная плата, часы работы и условия труда сотрудников, (2) порядок проверки и копирования кадрового учета, (3) надбавки к оплате за все сверхурочные часы, (4) обычная ставка оплаты труда, которая не менее чем на 30 процентов превышает установленную государством минимальную ставку заработной платы.

Работодатели должны предоставить сотруднику или соискателю по запросу копию любого документа, подписанного сотрудником или соискателем в отношении получения или сохранения работы. Статья 432 Трудового кодекса.

Работодатели должны разрешать нынешним и бывшим сотрудникам проверять или копировать платежные ведомости, относящиеся к текущему или бывшему сотруднику. Раздел 226 (b) Трудового кодекса. Работодатель, который получает письменный или устный запрос от нынешнего или бывшего сотрудника на проверку или копирование его или ее ведомости заработной платы, должен выполнить запрос как можно скорее, но не позднее, чем через 21 календарный день с момента дата обращения.Неспособность работодателя разрешить нынешнему или бывшему сотруднику проверить или скопировать его или ее ведомость заработной платы в течение 21 календарного дня дает право нынешнему или бывшему сотруднику взыскать с работодателя штраф в порядке гражданского иска в суде соответствующей юрисдикции. Раздел 226 Трудового кодекса, подразделы (c) и (f)

Работодатели обязаны вести точный учет заработной платы каждого сотрудника, и такие записи должны быть доступны для проверки сотрудником по обоснованному запросу.Кроме того, когда действует сдельная оплата или план поощрения, такой как план комиссионных, сотрудникам должны предоставляться сдельные расценки или объяснение формулы плана поощрения. Работодатель должен вести точный производственный учет. Приказы IWC с 1 по 15, Раздел 7, и Приказ IWC 16, Раздел 6,

Все работодатели должны предоставить сотрудникам или их представителям доступ к точным записям о воздействии на сотрудников потенциально токсичных материалов или вредных физических агентов.Раздел 6408 (d) Трудового кодекса

Записи о занятости могут быть вызваны в суд у текущего или бывшего работодателя третьей стороной. Если трудовые книжки вызываются в суд, работник должен быть уведомлен и имеет право возражать против составления записей. Раздел 1985.6 (e) Гражданского процессуального кодекса

Запрос на трудоустройство? Не верь; Проверять!

Seyfarth Сводка: Юристы истцов регулярно ссылаются на положения Трудового кодекса для проведения досудебного расследования, запрашивая данные о занятости.Для работодателей, которые изо всех сил стараются выполнить эти зачастую обременительные требования, мы предлагаем несколько практических советов о том, как использовать меры защиты, предусмотренные законом для работодателей и (возможно) ничего не подозревающих сотрудников, от имени которых якобы подан запрос.

Получили ли вы письмо юриста, содержащее, казалось бы, бесконечный список трудовых книжек, затребованных от имени нынешнего или бывшего сотрудника? Если так, считайте себя в большинстве. В настоящее время адвокаты истцов часто засыпают работодателей требованиями о занятости до того, как они начнут судебный иск против компании.В письме также может быть перечислена длинная серия предполагаемых нарушений закона в поисках быстрого урегулирования и получения высокой зарплаты.

В этом блоге рассказывается о некоторых средствах защиты, которые есть у работодателей, и рассказывается о некоторых творческих способах реагирования в следующий раз, когда вы получите предсудебный запрос на документ.

Краткое изложение закона

Трудовой кодекс §§ 1198.5 и 226 — это два законодательных акта, которые чаще всего используются для поиска трудовых книжек. Раздел 1198.5 дает право сотруднику, бывшему сотруднику или ее представителю (обычно адвокату) проверять или получать копию кадровой документации, относящейся к работе сотрудника или любой претензии, касающейся сотрудника.Неисчерпывающий список примеров охватываемых документов DLSE включает в себя следующие элементы: заявления о приеме на работу, служебные аттестации, благодарности, предупреждения, дисциплинарные меры и жалобы на сотрудника.

Раздел 226 дает право работнику или его представителю запрашивать отчеты о заработной плате работника. Работодатели, отвечающие на запрос Раздела 226, могут предоставить «компьютерную запись» вместо фактических копий ведомостей заработной платы, при условии, что эта запись содержит все девять указанных элементов информации, таких как все почасовые ставки, отработанные часы, заработанная валовая заработная плата и т. Д.А с 1 января 2019 года работодатели должны предоставлять работнику копию ведомости заработной платы или компьютерную запись по запросу, а не просто предоставлять возможность для «проверки».

Работодатель должен предоставить соответствующие документы в определенные сроки — кадровый учет в течение 30 дней и отчеты о заработной плате в течение 21 дня. Несвоевременный ответ на эти запросы может повлечь за собой штрафные санкции, гражданские иски и, в некоторых случаях, уголовную ответственность.

Ранее мы подробно анализировали эти положения и способы выполнения запросов на запись в соответствии с ними.

Что я могу сделать перед выпуском пластинок?

Прежде чем слепо выполнять запросы и предоставлять все соответствующие документы, работодатели должны рассмотреть возможность проверки личности человека, ищущего записи, и того, действительно ли это лицо имеет право на их получение. Разделы 1198.5 и 226 прямо разрешают компании принимать «разумные меры» для проверки личности сотрудника или представителя, запрашивающего трудовые книжки.В соответствии с разделом 1198.5 (e) работодатель «может принять разумные меры для проверки личности нынешнего или бывшего сотрудника или его или ее уполномоченного представителя». В соответствии с разделом 226 (b) работодатель «может предпринять разумные меры для установления личности нынешнего или бывшего сотрудника».

Почему мне следует обращаться за проверкой перед производством записей?

Есть несколько причин для внедрения процесса проверки:

Записи о занятости часто содержат конфиденциальную и частную информацию, такую как номера социального страхования, финансовые данные и контактную информацию.Учитывая растущую угрозу кражи личных данных, работодатели должны внимательно относиться к составлению конфиденциальных трудовых книжек для незнакомцев, которые утверждают, что являются сотрудником или его представителем.
Запросы о трудоустройстве часто приводят к тому, что компаниям не хватает времени, чтобы собрать их и отреагировать. Обращаясь к проверке, компания создает основу для аргумента, что у нее должно быть больше времени для сбора запрошенной информации и завершения проверки соответствующих документов.
Процесс проверки помогает убедиться, что между поверенным и нынешним или бывшим сотрудником существуют отношения и что сотрудник уполномочил поверенного получать записи от ее имени.
Процесс проверки вынуждает поверенного потребовать повторного взаимодействия с клиентом. В некоторых случаях сотрудник может изменить свое мнение и больше не желает подавать в суд на компанию. Когда это происходит, поверенный, который утверждает, что представляет сотрудника, не может выполнить запрос проверки, и компания может больше никогда не получить ответ от поверенного (или сотрудника).

Итак, в следующий раз, когда вы получите письмо от юриста по трудоустройству, подумайте о том, как лучше всего ответить.Поскольку каждый запрос следует рассматривать и оценивать в индивидуальном порядке, убедитесь, что вы обращаетесь за надлежащей юридической консультацией к квалифицированному юристу по трудоустройству.

Если вам нужна помощь или у вас есть вопросы о стратегиях ответа на запросы из трудовой книжки, пожалуйста, свяжитесь с авторами или вашим любимым адвокатом Зейфарта.

Калифорнийских кадровых дел, ведомостей заработной платы и квитанций о заработной плате — о, боже!

Автор: Judith Droz Keyes, Davis Wright Tremaine LLP

Большинство специалистов по персоналу в Калифорнии знакомы с запросами сотрудников и бывших сотрудников, а также их юристов на получение копий кадровой документации.Закон Калифорнии с небольшими изменениями за последние годы дал сотрудникам право проверять и получать копии определенных записей.

Тем не менее, получение таких запросов может быть неприятным, особенно когда письмо с запросом документов искажает то, что требует закон, и создает впечатление, что если компания немедленно не выполнит его, будут ужасные последствия.

Вот некоторые рекомендации, а также несколько практических советов по ответам на запросы о занятости. Мы сосредоточились на запросах копий документов, но те же предложения относятся и к проверке файлов на месте.

Кадровая документация

В соответствии с разделом 1198.5 Трудового кодекса в течение 30 календарных дней с момента получения письменного запроса работодатель должен предоставить копии «кадровых записей, которые ведет работодатель, относящихся к работе работника или к любым жалобам, касающимся работника». Расширяя расплывчатую формулировку устава, веб-сайт уполномоченного по труду дает более подробное объяснение:

Категории записей, которые обычно считаются «кадровыми записями», — это те записи, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение.

Примеры, перечисленные уполномоченным по труду, включают заявления о приеме на работу, обзоры результатов работы, предупреждения и записи о посещаемости. (Для получения дополнительной информации щелкните здесь.)

Закон специально исключает записи, связанные с расследованием возможного преступления, рекомендательные письма и документы, полученные до приема на работу сотрудника. Кроме того, работодателям разрешается редактировать имя любого сотрудника, не осуществляющего надзор, кроме запрашивающего сотрудника. Сотрудники, охваченные профсоюзным контрактом, отвечающим определенным стандартам, исключаются из сферы действия закона, так же как и сотрудники, участвующие в незавершенном судебном процессе, который «касается кадрового вопроса.”

Штраф за несоблюдение составляет 750 долларов. Закон о генеральном частном прокуроре (PAGA) может предусматривать дополнительное наказание. В иске о принуждении к соблюдению закона суд может издать судебный запрет и потребовать от работодателя оплатить гонорары и расходы работника адвокатам.

Документы, подписанные сотрудником

В соответствии с разделом 432 Трудового кодекса работодатели должны по запросу предоставить соискателям вакансий и сотрудникам (и, предположительно, бывшим сотрудникам) копию любого подписанного ими «документа», «касающегося получения или сохранения работы».«Запрос не должен быть написан, и нет определенного времени для выполнения и никаких предписанных штрафов. Также нет исключения для сотрудников, на которых распространяется профсоюзный контракт или ожидающий судебный процесс.

Заработная плата

Раздел 226 Трудового кодекса

— это многоцелевой закон. Во-первых, в подразделе (а) статут требует, чтобы определенная информация появлялась в квитанциях о заработной плате или ведомостях заработной платы сотрудников. (Будьте осторожны! Необходимо включить девять категорий информации, и закон неумолим, если что-то упущено.) Во-вторых, в подразделах (b) и (c) статут гласит:

Работодатель [который] получает письменный или устный запрос на проверку или получение копии записей [платежной ведомости], относящихся к текущему или бывшему сотруднику, должен выполнить запрос как можно скорее, но не позднее, чем через 21 календарный день с момента дата запроса.

Вы можете соблюдать требования, предоставив либо копии ведомостей заработной платы, либо «компьютерную запись, которая точно показывает всю необходимую информацию.Обратите внимание, что запрос может быть письменным или устным, и ответ требуется в течение 21 дня с даты запроса, а не даты его получения. Нет никаких исключений для профсоюзного договора или судебного разбирательства.

Штраф за несоблюдение требований составляет 750 долларов плюс потенциальный штраф PAGA. Суды могут издать судебный запрет и потребовать от работодателя оплатить гонорары и расходы работника адвокатам.

Следует подчеркнуть, что Раздел 226 не требует от работодателей предоставления копий учетных записей рабочего времени.В письмах-запросах часто запрашивают эти записи и предполагают, что компания обязана их предоставить, но это не так.

Однако Калифорнийские приказы о заработной плате требуют, чтобы работодатели вели такие записи и делали их доступными «для проверки [сотрудником] по разумному запросу». Но это не значит, что вы должны предоставлять копии.

Практические советы

Вот несколько советов, которые следует иметь в виду, если сотрудник запрашивает его трудовую книжку:

Убедитесь, что личное дело не является исчерпывающим. Удалите все записи до найма, такие как рекомендации, записи интервью и справочную информацию. Если документ попал в файл по ошибке (например, черновик предупреждения, которое так и не было выпущено), удалите его. Если имена других сотрудников появляются в файле (например, в списке новых сотрудников), отредактируйте их. Несмотря на то, что они важны и будут доказательством в судебном процессе, не отправляйте документы, не входящие в личный учет, такие как файлы расследований или заметки руководителей.
Убедитесь, что не пропущен ни один кадровый учет. Кадры записи не находятся исключительно в файлах персонала . Нередко записи о персонале хранятся не в файлах, а в других местах, особенно если файлы электронные. Если ваша компания считает электронное письмо предупреждением, например, это электронное письмо является личным делом и должно быть включено. Если запись непреднамеренно пропущена, штраф не взимается, но существует риск, что компания не сможет использовать ее в качестве доказательства в дальнейшем.
Проверить наличие других подписанных документов. Если вы получили запрос на ведение документации, подумайте о любых подписанных документах, которые у вас могут быть, но не кадрового учета. Ищите только документы, связанные с приемом на работу или продолжением работы сотрудника, которые могут включать его форму I-9 и разрешение на проверку биографических данных.
Не вести учет времени. Сотрудники и их юристы обычно требуют копию табеля рабочего времени, предполагая, что производство необходимо. Это не так.
Прочтите все перед отправкой. Хотя ваши записи таковы, каковы они есть, и вы не можете их «исправить» задним числом, было бы разумно знать, что вы отправляете, и замечать все проблемные. Если вы обнаружите недостаток в текущей практике (например, вы используете неправильное название компании в отчетах о заработной плате), подумайте о том, чтобы исправить это в будущем, чтобы ограничить вашу подверженность риску. В таких ситуациях было бы разумно получить совет адвоката.
Включите сопроводительное письмо. В письме должно быть указано, что документы предоставляются в ответ на запрос, полученный в такой-то день в соответствии с Трудовым кодексом Калифорнии, или словами об этом.Не упоминайте, что такое , а не , и сопротивляйтесь описанию того, что предоставляется . Например, не говорите, что вы отправляете «личное дело» сотрудника, что, вероятно, неверно.
Отправьте бумажную копию с подтверждением доставки. Заманчиво пересылать документы в формате PDF или Dropbox, особенно когда приближается крайний срок. Эти методы передачи не только вызывают проблемы с конфиденциальностью, но и вызывают споры о том, были ли, когда и какие документы были получены.Если информация доставляется в адвокатскую контору, требуется подпись.
Сохраните копию. Даже если у вас есть записи в их первоначальном виде (убедитесь, что вы сохранили их в целости), разумно сохранить точную копию того, что вы отправили. Это устраняет сомнения и упрощает поиск и подтверждение того, что вы отправили.

Итог

Запрос записей не обязательно означает, что последует судебный процесс. Тем не менее, это предупреждение о том, что кто-то изучает историю работы и компенсаций сотрудника.Ваш ответ должен соответствовать закону и быть стратегическим. Предупрежден — значит вооружен.

Джудит Дроз Киз можно связаться с Davis Wright Tremaine LLP в Сан-Франциско.

Рыбалка для судебного процесса: советы и хитрости для кадровых файлов и запросов на предсудебные отчеты

Если вы когда-либо получали запрос на предсудебную документацию, то вы, возможно, уже знаете, что такой запрос, как правило, является предвестником судебного процесса на горизонте. Адвокаты истца регулярно используют положения Трудового кодекса для получения сведений о заработной плате и кадровых данных до подачи иска.Хотя сотрудники (или их представители), несомненно, имеют право на получение этих записей, этот подход «попробуйте, прежде чем покупать» позволяет адвокатам истца оценить силу требований своих клиентов и, что менее очевидно, позволяет адвокатам истца просматривать записи работодателей в поисках дополнительных , нарушения в масштабах компании. Для работодателей, которые включают в личные дела своих сотрудников больше, чем они должны, это может оказаться дорогостоящей ошибкой, которую можно было бы легко избежать.

Трудовой кодекс ст. 1198.5, который регулирует производство предварительного судебного разбирательства личного дела сотрудника, не определяет, какие документы должны быть в личном деле. Следовательно, благонамеренные работодатели часто включают в себя больше предметов, чем необходимо. Эти элементы включают, помимо прочего, отчеты о расследованиях, медицинские документы и документы о компенсации работникам.

Однако наиболее распространенным и наиболее проблемным элементом, включенным в личное дело, является копия всего справочника работодателя для сотрудников. Проблема здесь в том, что, хотя сотрудник мог подписать подтверждение получения / просмотра справочника (который может быть включен в его / ее личное дело), само справочник может содержать неправильные или устаревшие изложения закона.Эффект? Адвокаты сообразительного истца принимают эти неправильные или устаревшие правила и используют их в качестве основы для коллективного иска или представительского иска в соответствии с Законом о частных прокурорах (PAGA), основанном на бумажном неправильном применении закона во всей компании. (См. Brinker v. Superior Court (2012) 53 Cal. 4th 1004.) И точно так же работодатель сталкивается с коллективным иском, когда в досье сотрудника могло не указываться нарушения трудового кодекса, если бы в досье содержались только необходимые документы. .

Так что это за необходимые документы? Как уже упоминалось, в разделе 1198.5 Трудового кодекса этот вопрос не рассматривается. Тем не менее, Управление по соблюдению трудовых норм (DLSE) предоставило некоторые рекомендации. Согласно DLSE, категории записей, которые обычно считаются «кадровыми записями», — это те, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение. Ниже приведены некоторые примеры «кадровой документации»:

Заявление о приеме на работу
Форма разрешения на расчет заработной платы
Уведомления о благодарности, предупреждении, дисциплинарном взыскании и / или увольнении
Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
Уведомления о наложении или удержании заработной платы
Уведомления и записи об образовании и обучении
Оценка эффективности / проверка
Записи посещаемости

Этот список не является исчерпывающим, и работодателям рекомендуется запросить всестороннюю проверку досье сотрудника у адвоката по трудовому праву, прежде чем предоставить сотруднику или его / ее представителю в установленный законом или согласованный крайний срок [i].

Ключом к предотвращению судебных исков является своевременное применение передовых методов профилактики, которые, в данном случае, начинаются с момента найма сотрудника и создания его кадрового досье.

С вопросами, дополнительными рекомендациями по передовым методам профилактики или помощью в вопросах трудоустройства обращайтесь к автору этого блога или к вашему любимому адвокату Джексона Льюиса.

[i] Записи, запрошенные в соответствии с разделами 226 Трудового кодекса (платежные ведомости) и 1198.5 (личные дела), должны быть предоставлены в течение 21 и 30 дней соответственно или по согласованию между работодателем / представителем работодателя и представителем работника / работника. .

Требуются новые документы о приеме на работу для работодателей в Калифорнии (актуально на 2019 год)

Государственный и федеральный закон требует, чтобы работодатели Калифорнии предоставляли своим сотрудникам следующие документы о новом найме во время найма:

Используйте форму I-9 для проверки личности и разрешения на работу лиц, нанятых для работы в Соединенных Штатах. Федеральный закон требует, чтобы работодатель и работник заполняли форму I-9 к третьему дню работы сотрудника.
Сотрудники должны заполнить форму W-4 во время найма, чтобы работодатель мог удержать правильный федеральный подоходный налог из заработной платы сотрудника.
Департамент производственных отношений Калифорнии (DIR) требует от работодателей предоставлять новым сотрудникам брошюру о времени найма не позднее окончания их первого периода оплаты труда.
Закон о предотвращении кражи заработной платы требует, чтобы работодатели предоставляли не освобожденным от уплаты налогов (почасовым) новым сотрудникам уведомление о приеме на работу, в котором указывается различная необходимая информация, такая как юридическое имя и адрес работодателя, размер оплаты труда работника и политика оплачиваемого отпуска по болезни работодателя.DIR создал шаблон формы DLSE-NTE, который работодатели могут использовать и который соответствует требованиям закона.
Вы должны предоставить всем новым сотрудникам во время приема на работу брошюру о сексуальных домогательствах DFEH-185 Департамента справедливого найма и жилищного строительства (DFEH) Калифорнии.
Работодатели должны предоставить новым сотрудникам брошюру об оплачиваемом отпуске по семейным обстоятельствам (EDD) Департамента развития занятости Калифорнии, DE 2511, новым сотрудникам во время приема на работу.
Брошюра о правилах страхования по инвалидности EDD, DE 2515, должна быть предоставлена сотрудникам в течение пяти дней после приема на работу.
Уведомление Уполномоченного по вопросам труда Калифорнии о правах жертв домашнего насилия, сексуального насилия и преследований должно быть отправлено во время приема на работу.
Политика в отношении помещений для кормления грудью, соответствующая SB 142, также должна быть предоставлена сотрудникам во время найма. Однако, если вы включите политику в свое руководство для сотрудников, которое выдается новым сотрудникам, нет необходимости выпускать для этого отдельный документ.

(Приведенный выше список актуален по состоянию на май 2020 г.)

Этот список является отправной точкой и содержит документы, требуемые по закону. Однако каждый работодатель уникален, и информация, предоставляемая новым сотрудникам, обязательно будет варьироваться от работодателя к работодателю и от отрасли к отрасли.

Дополнительные рекомендуемые и обязательные политики

В дополнение к вышеупомянутым обязательным уведомлениям и брошюрам работодатели должны всегда предоставлять письменные правила по следующим темам:

Предотвращение дискриминации, преследований и преследований (требуется по закону, если у вас 5 и более сотрудников)
Разумное приспособление для работников с ограниченными возможностями
Требования к хронометражу
Сверхурочные
Перерывы на обед
Перерывы на отдых
Отпуск FMLA / CFRA (требуется по закону, если у вас 50 и более сотрудников)
Отпуск по уходу за ребенком (требуется по закону, если у вас 20 и более сотрудников)
Отпуск по беременности и родам (требуется по закону, если у вас 5 и более сотрудников)
Оплачиваемый отпуск по болезни (требуется по закону, если у вас есть сотрудники)

Вышеуказанные политики, которые не определены в соответствии с требованиями закона, по-прежнему настоятельно рекомендуются , поскольку они относятся к наиболее распространенным судебным искам, с которыми сталкиваются работодатели.