Тайм менеджмент основы: Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

 

Содержание

1. Многообразие форм тайм-менеджмента
2. Определение целей управления временем
3. Этапы управления временем: прежде чем начать
4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем.

Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

• причину и повод управления временем;
• цель управления временем;
• ценности и принципы управления временем;
• философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1. 1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

1. регистрация времени;
2. управление временем;
3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет.

Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути…
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.

 

 

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

 

 

• Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
• Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

основы управления временем – ДеньгоДел.com

Тайм менеджмент (рус. основы управления временем) – вы знакомы с этим понятием? Мы – люди, у нас много задач, необходимых для решения. Быстрый ритм жизни не дает вовремя выполнять намеченные дела, это отражается на продуктивности. Расскажем об искусстве управления временем, историю. Проанализируем основы управления временем, виды, методики, правила. Расскажем о мотивации.

Time management

В списке много дел: подписать договор с партнерами на работе, отвести ребенка в садик, прочитать книгу, как все успеть? Хватаясь за все и сразу, мы начинаем нервничать, быстро устаем, начинается апатия. Напряжение увеличивается, продуктивность падает, понятное дело, что все это в нашей голове, но с этим нужно работать. Тайм менеджмент это — стратегия времени, цель которой повышение работоспособности. Понятие пришло в Россию из Англии. Эта группа действий, цель которой тренировка контроля вашего времени. Вы сможете правильно распределять время на работу, учебу, отдых, увеличив уровень своей продуктивности.

История происхождения техники

Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии. Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник. Описывал в нем переживания, невзгоды , желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей , это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».

Основы time management

Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:

• Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
• Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
• Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.

Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, постепенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частности свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.

Виды тайм-менеджмента

Бизнесмены и предприниматели, выделяют виды тайм-менеджмента: социальный, личный, профессиональный. Поговорим о них подробнее. Личный используется человеком, как для работы, так и в собственных целях. Для начала распланируйте свой день: зарядка, чтение книги, работа. Далее, подкрепите все это мотивацией: цитатой известного человека или высказыванием из фильма. Вспомните, что именно приносит вам удовольствие, тем и займитесь в ближайшее время. Это поможет вам достичь результата.

Социальный — используется на работе, дома, компаниях и на предприятиях. Нужен он для того, чтобы эффективность в группах была выше среднего уровня. Представим ситуацию: вы начальник крупной корпорации, со своей командой разрабатываете план на будущую неделю. Эффективность выполнения плана зависит от того, как будут работать подчиненные. Если работа в группе будет слаженной, то выручка компании вырастет, соответственно доход подчиненных улучшится. Но, если в группе будут конфликты и не налажена личная эффективность, успеха не видать. Помните об этом.

Следующий вид профессиональный. Актуален в компаниях, для начальников подразделений. Он необходим для грамотного планирования деятельности крупных компаний, разбора рабочего графика подчиненных. Именно в этом виде тайм-менеджмента в полной степени используется метод расстановки приоритетов. Владелец бизнеса понимает, какие задачи имеют вторичный или первичный характер. В соответствии с этим руководитель определяет задачи конкретно для подчиненных и контролирует их выполнение точно в срок.

Методы тайм-менеджмента

Управленцы, начальники, бизнесмены используют методики управления временем. Первая, которую мы рассмотрим, составление списка дел. Каждый из вас не раз составлял список того, что нужно сделать, поэтому этот метод прост. Вы прописываете дела в соответствии с приоритетностью выполнения: важно, срочно, подождет.

Следующая методика управления личным временем носит имя «Paretto». Итальянский экономист задумался о том, сколько сил мы вкладываем на достижение целей и задач. Он установил, что двадцать процентов вложенных в дело усилий, средств и ресурсов, обеспечат восемьдесят процентов результата. Представим ситуацию: скоро экзамен, подготовиться к экзамену нужно, но вы не знаете нужную информацию. Тогда, обратимся к книгам, словарям и энциклопедиям. Если вы приложите двадцать процентов усилий, то найдете восемьдесят процентов нужной информации для экзамена.

Еще одна техника называется ABC, в честь первых букв английского алфавита. Используя этот метод, вы делите задачи на три группы: первостепенные задачи, требуют выполнения сегодня. Они трудоемкие. Группа задач, которые не так важны, как первые. Делегируйте их. Третья группа-это дела, на которые можно тратить много времени. У них нет срока сдачи, завтра или через неделю. Последний метод управления временем эффективен. Если следовать правилам и методикам, добьетесь личной эффективности.

Когда тайм-менеджмент бесполезен?

Время это дорогой и невосполнимый ресурс. Тайм-менеджмент нельзя использовать для возврата времени, потраченного впустую. Мы контролируем только то время, которое у нас здесь. Вы живете последовательным решением задач, по списку. Вы в ущерб себе бьетесь и решаете задачи для результата.

Мотивация

Основами управления временем можно овладеть за короткий срок. Предлагаем список книг, с описанием и отдельными характеристиками к прочтению. После изучения, вы сможете в полной мере контролировать время и добиться результата и продуктивности.

Тайм-менеджмент. Полный курс. Учебное пособие. Под редакцией Архангельский Г., Лукашенко М., Телегина Т., Бехтерев С. Методы планирования времени показаны на личном, социальном и профессиональном уровнях. В книге правила достижения человека успеха с помощью мотивации и приоритетных расстановок. Изучите понятия и задачи тайм-менеджмента. Тогда с легкостью сможете применить на практике.

Искусство управлять временем. Автор: Бодо Шефер. В книге автор показывает, что такое искусство руководства. Это то, где вы создаете и планируете жизнь. Изучив приемы и методы книги, вы найдете время на задуманное.

Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников. Автор книги, Александр Фридман, рассказывает читателю о пожирателях времени, которые отрицательно сказываются на работе подчиненных и точного управления.

Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений. Книга Глеба Архангельского подтверждает факт: для ведения бизнеса, начальнику постоянно нужно контролировать и стимулировать работу подчиненных.

Изучите высказывания известных людей. Они помогут с мотивацией. Читайте книги и самосовершенствуйтесь. Помните о правилах и методиках.

Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Заключение

Владения основами Тайм-менеджмента помогут распределить время грамотно. У тайм-менеджмента 15 плюсов и всего 3 минуса. Овладев этими техниками и применив их, первые положительные результаты вы заметите уже через неделю. Главное – анализируйте работу правильно, расставляйте приоритеты. Это позволит добиться поставленных целей.

Напоследок расскажем о принципе равновесия. У вас скоро интересный проект? Объем работы вырастет? Приготовьтесь заранее к выполнению. Не паникуйте и выполняйте спокойно. Работая до изнеможения, вы навредите себе и окружающим. Следите за здоровьем, уделяйте время работе, физическим нагрузкам, семье, друзьям и любимым.

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2.

Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin. com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

 

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

 

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

 

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

 

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

 

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

 

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.  Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

 

Тайм менеджмент — основы, инструменты, задачи и технологии планирования и управления временем

Мы редко успеваем сделать все запланированные дела, нам постоянно не хватает драгоценных часов и даже минут. В нашу эпоху, когда дни пролетают с сумасшедшей скоростью, проблему решит приемлемый рабочий режим. Об основах тайм-менеджмента, его принципах и моделях читайте далее.

Как правильно управлять своим временем

Предлагаемая специалистами концепция строится на научной платформе и содержит множество управленческих схем. Они в сущности характеризуют максимальную эффективность деятельности человека в течение разных промежутков (сутки, неделя и т.д).

Еще в древнеримском государстве мыслители предлагали пути, как рационально действовать, с наименьшими потерями для себя. Логически обоснованная система зародилась в 80-ых годах прошлого столетия и первоначально использовалась в бизнесе, затем проникла в другие отрасли труда. Постепенно теория нашла применение и в личной жизни (быт, досуг, отдых).

Это учение включает в себя несколько важных компонентов:

• контроль над сроками выполнения обязательств,

• составление и соблюдение ежедневного расписания,

• оптимальное распределение проектов,

• мотивирующие факторы.

Основные правила и задачи тайм менеджмента работают на основе следующего набора практических действий:

• ставится и формулируется цель,

• распределяем приоритеты и согласно им пишем график,

• проводится оценка периода, затрачиваемого на решение проблем,

• определяем алгоритм для достижения цели,

• указываем перечень необходимых дел,

• рассчитываем требуемый лимит на совершение всех манипуляций.

Эта научная доктрина может использоваться в трех сферах:

1. профессиональный уровень, здесь требуется регулирование рабочей деятельности,

2. индивидуальный подход, связан с личной жизнью и саморазвитием,

3. социальная область, отвечает за построение взаимоотношений (например, в коллективе фирмы), на этой ступени можно управлять активностью нескольких человек.

Описание различных методов тайм-менеджмента

Есть проверенные инструменты, которые помогают правильно распределить ваши усилия. Примечательно, что многие из способов наделены прозвищами овощей и зверей, и это не просто так.

Начнем с детища президента Бенджамина Франклина, которое имеет вид пирамиды и получило соответствующее название. Оно содержит следующие компоненты (от основания до вершины):

1. основные ценности (то, чем вы дорожите),

2. главная цель (кем хотите видеть себя),

3. генеральный проект достижения мечты (в нем собраны промежуточные желания, ведущие к общему итогу),

4. план на несколько лет,

5. краткосрочный вариант (на неделю или месяц),

6. однодневный сценарий.

Эту идею можно смело брать на вооружение, ведь великий политический деятель долгие годы четко следовал составленной им модели, что стало залогом его успеха.

Метод швейцарского сыра в тайм менеджменте

Пользуется большой популярностью. Суть программы заключается в том, что вы мысленно представляете препятствие в образе сырной головки с мелкими дырками. Чем больше количество маленьких отверстий, тем быстрее можно съесть продукт (то есть решить проблему). Эти щели символизируют небольшие мероприятия, если начать с них, то следом решается основополагающий вопрос.

Например, необходимо подготовить корпоративный вечер. Поэтапно совершаем следующие шаги:

1. подыскиваем подходящий зал,

2. договариваемся с его владельцем,

3. продумываем меню, назначаем дату,

4. подбираем концертную часть застолья,

5. проводим оплату.

Задача успешно решена.

Простая технология «Хронометраж», позволяет определить, насколько вы справляетесь с ежедневной рутиной и бытом.

Берем интервал 7 дней и фиксируем в дневнике все сделанное нами. Затем анализируем собранные сведения по степени их полезности и нужности. Это позволит осознать и выделить приоритетные вещи и отказаться от бессмысленных занятий.

Метод помидора в тайм-менеджменте

Помогает справиться с различными сложностями школьникам, студентам и работникам офиса. Растение здесь обозначает лимит (четверть часа), в течение которого возможно решить долю основного затруднения.

К примеру, вы пишете отчет (курсовую работу и т.д.). Кладете перед собой овощ, устанавливаете будильник (или таймер) на 25 минут. За упомянутое время вплотную занимаетесь заданием, то есть «едите» продукт.

После прозвучавшего сигнала, прерываетесь на отдых (от 5 до 8 минут, или больше, если вопрос представляет особое затруднение). Затем повторяете процедуру примерно 3 раза, с теми же промежутками.

Урегулирование одного дела может потребовать до 4-х томатов, итого 2 часа, такого периода, как правило, достаточно для достижения поставленной цели.

Метод лягушки в тайм менеджменте

Понадобится в неприятных ситуациях, когда нужно совершить действия, которые нам не по душе. Лучше всего предпринимать такие шаги в утренние часы, чтобы не испортить себе весь настрой. Алгоритм состоит из 2 компонентов:

составляем перечень мероприятий, с которыми не хотим связываться, тем самым собираем надоедливых жаб в одну банку,

по одному закрываем возникшие вопросы, т. е. поочередно выпускаем земноводных из емкости.

Слон это крупное животное, поэтому программа под его названием применяется для особо сложных и масштабных задач, когда на их завершение может уйти много суток и даже месяцев. Сюда можно отнести строительство, написание диссертации и т.д.

Подобные громоздкие проекты обычно вызывают нежелание работать, человек теряет мотивацию. Появившиеся трудности будет легче одолеть, если разделить их на мелкие части, это называется специалистами необычным термином «разрезать мамонта на бифштексы».

Полученный комплекс миниатюрных сложностей выглядит не столь пугающе и позволяет постепенно и регулярно заниматься назначенными вопросами.

Методы расстановки приоритетов в тайм менеджменте

Этот отдельный блок помогает разобраться, в какой очередности необходимо выполнять намеченные цели.

ABC-система исходит из того, что ощутимые и незначительные препятствия в процентном соотношении почти равны. Все имеющиеся задания распределяются по 3 категориям, в зависимости от значимости (в скобках указано затрачиваемое время и возможная результативность после закрытия, в процентах):

• ступень A, содержит наиболее существенные и требующие скорейшего решения вопросы (15; 65),

• класс B, включает вторичные по важности задачи (20; 20),

• группа C, к ней относятся наименее заметные проблемы (65; 15).

Правильная работа схемы обеспечивается последовательностью действий:

1. пишем общий перечень поручений,

2. каждому занятию присваиваем ранг безотлагательности,

3. сортируем трудности согласно выбранному критерию,

4. распределяем их по обозначенным выше группам,

5. пункты, которым присвоен рейтинг A, решаем своими силами,

6. записи из второго сектора раздаем сотрудникам,

7. элементы конечного класса игнорируются (если это допустимо), либо поручаются работникам.

Система Эйзенхауэра, предполагает наличие 4-х категорий и выстраивается в виде матрицы (четыре квадранта и по 2 оси, соответственно срочность и необходимость). Распределение происходит в зависимости от важности дела:

• первостепенного значения, немедленно,

• не приоритетно, в пожарном порядке,

• имеет преимущество, может подождать,

• малозначительно.

Первая группа при безошибочном планировании обычно пустует, поэтому основное внимание уделяется идущему следом рангу. Третий номер выполняется по мере возможности и растущей потребности, а четвертый реестр это область развлечений, поэтому ему отводится временной минимум.

Техника Парето, в ее основе лежит соотношение 80 на 20, что подразумевает обеспечение 80 % результата за счет 20 % затрат. Это научно подтвержденный факт.

Схема проведения:

• пишем список обязательств,

• распределяем их по приоритетности,

• обозначаем 20 % самых безотлагательных и существенных мероприятий, затем занимаемся их выполнением,

• оставшуюся часть можно отложить либо поручить подчиненным.

Этот способ отличается высокой продуктивностью и широко применяется в различных сферах.

Изучив теоретические аспекты, затем на практике подберите вариант, который наиболее отвечает вашим конкретным запросам и мотивирует вас на достижение успеха.

Кому может пригодиться

Включенные в тайм менеджмент методы эффективного управления временем пользуются популярностью прежде всего у представителей бизнеса и руководства компаний. Они используют эти методики как в собственных графиках, так и распространяют их среди рядовых сотрудников. Плодотворная реализация поставленных целей во многом определяется безукоризненно намеченными приоритетами.

Данная практика способна помочь не только в стабильной организации рабочего режима. Домохозяйки и женщины в декрете (или по уходу за детьми) по достоинству оценят возможность экономно распределять дела в течение дня. Ведь домашние задачи включают в себя обширный круг обязанностей, которые в совокупности отнимают много часов, подчас у слабого пола на себя даже лишней минутки не остается. Оптимизация таковых издержек поспособствует их рациональному и продуктивному использованию.

Школьники и студенты в рамках учебных курсов смогут без опозданий сдавать курсовые и экзамены. Учеба будет приносить удовольствие, а не перерастать в пытку.

Управление карьерой и тайм менеджмент тесно связаны. Ведь от правильного распределения взятых обязательств будет пропорционально зависеть ваш профессиональный и личностный рост.

Есть категория людей, которые склонны начинать действовать в последний момент. В итоге их деятельность превращается в регулярный аврал, когда срочная доработка длится до полуночи и позже. Все это губительно сказывается на самочувствии, а результат такой работы радости не вызывает. Применение научных технологий избавит от подобной проблемы.

Эти стратегии активно противостоят так называемым хронофагам. Данный термин означает совокупность бесполезных и на первый взгляд незаметных мероприятий, ежедневно отнимающих массу сил и энергии. К ним относится многочасовое нахождение за компьютером: игры, соцсети, почта (если постоянно проверяется), блуждание по новостным сайтам, бесцельное общение с коллегами по офису.

Все, кто относится к своему будущему серьезно и ответственно, понимают, насколько полезны и целесообразны такие концепции.

Заблуждения о тайм-менеджменте

Существует несколько мифов об этой системе, которые не соответствуют действительности.

Начальное утверждение говорит о том, что время неподвластно человеку, т.е. он не может этим ресурсом управлять.

Если вдуматься в смысл таких высказываний, они верны с внешней стороны, но не по внутреннему содержанию. Ведь методика призвана лишь направить волю индивидуума в необходимое русло, а не бороться с безудержным течением лет. Практически эти способы предоставят контроль над собственной жизнью, высвободят часы, ранее затрачиваемые на суету и мелочи.

Второй предрассудок заключается в убеждении: применяемые схемы приведут к большему объему и напряженному служебному графику.

Однако основные формы методы тайм менеджмента подразумевают не только оптимальное распределение усилий, но и разумную скорость, и количество выполняемых планов. Серьезное значение имеет отдых, защищающий от переутомления и срывов. Если строго следовать указаниям и отделять важные задачи от пустяков, то личные достижения возрастут, без какого-либо ущерба для здоровья.

Третье утверждение говорит о том, что внедрение таких технологий лишает людей свободы, подчиняя их определенному ежедневному укладу. И непосредственно в нашей стране специфика менталитета помешает продвижению показавших свою эффективность в западных государствах инструментов. Если их где-то и стоит применять, то лишь в профессиональной деятельности.

В реальности индивидуум уже является рабом своих привычек, поведенческих стереотипов и т.д. Комплексы управления временем дадут возможность почувствовать себя свободным от бессмысленной рутины, то есть предоставляют шанс стать более успешным в своей профессии, разобраться со всеми домашними хлопотами, ощутить радость от результатов полезного труда.

Обзор известных книг данной тематики

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок». Сущность авторского подхода составляет модель GTD, означающая доведение начинаний до победного финала. Первый тираж вышел в начале столетия, с того момента исследование неоднократно переиздавалось, с неизменным успехом.

Коротко по существу содержания: информация по всем предстоящим делам упорядочивается, организовывается, затем воссоздаем наглядный план действий. Концентрируем все внимание на основной проблеме, которую поэтапно решаем. Остальные проекты ждут своего часа. Здесь вам в конкретных ситуациях поможет и подскажет тайм менеджмент как все успеть.

Весь процесс изложен в пособии в мельчайших деталях, доступным языком. Регулярное применение схемы потребует тренировки и силы воли, чтобы всегда придерживаться принятых на вооружение установок.

Джулия Моргенстерн «Искусство планирования и управления своим временем». Публикация из трех томов написана для женской аудитории и рассматривает ее специфические трудности, когда на счету каждая минута. Здесь подробно описываются способы личной организованности, в основе которой лежит принцип «изнутри наружу». Система помогает правильно организовать информационные потоки и работу с ними, пространство вокруг личности, выявляет возможные ошибки, устраняет психологические барьеры на пути к цели.

К недостаткам можно отнести уровень серии, она ориентирована на новичков, искушенные в тематике читатели не найдут для себя новых возможностей.

Настоящее практическое руководство, без какой-либо воды, и только актуальную информацию можно обнаружить в «Тайм-менеджменте» Брайана Трейси. 21 часть шедевра изложена в живом, увлекательном жанре, содержит примеры из жизни, советы и рекомендации. Простота некоторых методик может удивить, но их результативность впечатлит вас еще больше. Любой начинающий сможет заложить фундамент собственной модели, основываясь на этом бестселлере.

Книжка имеет лишь один изъян: не приспособлена к условиям в нашей стране, поэтому по некоторым нюансам придется размышлять, как их эффективно использовать.

Глеб Архангельский «Как успевать жить и работать». Отечественный автор предлагает свой взгляд на вещи, с адаптацией под российские реалии. Его ситуативное видение приобрело широкую популярность, о чем свидетельствуют 18 распроданных тиражей. На страницах вы отыщете массу полезных заметок и свежих идей, различные особенности управления дневным графиком.

Однако издание учитывает интересы только подготовленной аудитории, знакомой на практике с особенностями приемов и уже использующей их в своей работе.

Все эксперты единодушны во мнении, что тайм менеджмент его значение в планировании достаточно велико, ведь он дает не только теоретические познания, но прежде всего – настоящие прикладные навыки.

Рекомендации

Проведите подготовку: отслеживайте распорядок своего дня в течение трех-четырех недель. Фиксируйте его письменно (в пределах каждых 5 минут), затем с помощью записей можно будет проанализировать совершенные действия и понять, насколько грамотно расходуется рабочий потенциал.

Не останавливаться на достигнутых успехах. Решив одну задачу, размышляем над тем, какой будет наш следующий замысел.

Регулярно совершенствуйте свои знания.

Если на вас пытаются взвалить груз чужих обязательств, научитесь отвечать «нет», не ощущая себя виноватым. Каким бы вы ни были добросовестным работником, не становитесь средством для возвышения других сотрудников за ваш счет.

Старайтесь не окунаться с головой в новый режим активности. Освоение технологий и инструментов тайм менеджмента потребуют тренировки и приобретения опыта, чтобы привыкнуть к правильному распределению временных отрезков.

Подумайте о своих желаниях, о довлеющих приоритетах. К достижению этих целей направляйте все ваши старания.

Рассмотрим себя и привычки с критической точки зрения, чтобы найти вредные наклонности, поглощающие большую часть нашего существования. Лучше всего расстаться с ними навсегда, либо уделять к ним минимум заинтересованности.

Любое дело должно приносить если не радость, то хотя бы пользу. В ином случае постарайтесь избавиться от него.

Соизмеряем намеченное задание и наши собственные устремления. Если они совпадают, то все верно, в других ситуациях по возможности не беритесь за урегулирование ненужного вам вопроса.

Наиболее полезная и эффективная программа составляется сразу на неделю.

Надеемся, что статья помогла вам научиться управлять одним из самых главных личностных ресурсов. Планирование времени тайм менеджмент проводит с максимальной действенностью и высоким результатом, что поможет сохранить здоровье, сэкономит силы и нервы. А значит, сделает жизнь более полноценной, насыщенной, и вы всегда сможете уделить достаточно внимания родным и близким, друзьям и своим увлечениям.

Управление временем. С чего начать

Прежде чем приступать к изучению тайм-менеджмента, хотелось бы показать иерархию, в соответствии с которой возможно эффективное и качественное планирование. Начиная от проекта на месяц, заканчивая жизнью в целом. Вот наглядная схема (начиная с главного): 1. Отношение 2. Подход 3. Цели 4. Стратегия 5. Тактика Разберем эти пункты и покажем их связь с тайм-менеджментом. Отношение Отношение — это самое важное. Как Вы относитесь к своей жизни? К окружающим? К текущему проекту? Должны ли Вы получать удовольствие от работы, или это всегда борьба на грани? Есть ли место в Вашей жизни развлечениям, или это скорее исключение? Кто Вас окружает: друзья или враги? Или, может быть, миру вообще нет до Вас никакого дела? Зачем Вы вообще это делаете? На все эти вопросы нет универсальных ответов. Каждый ответит по-своему и приведет 100 доказательств и реальных примеров, почему это именно так. Думая, анализируя, разбираясь в себе, рано или поздно Вы ответите на эти вопросы. В чем их важность? Идем по иерархии ниже. Подход Подход определяет, как Вы смотрите на тот или иной проект. Возможны ли изменения в выбранном вначале курсе? Планируете ли Вы получить удовольствие от проекта, или нужно сосредоточить максимальное количество сил в минимальное время? Используете ли Вы научный подход или следуете интуиции? Читаете ли Вы много книг и задаете ли много вопросов? Стараетесь ли Вы постоянно развиваться и искать новые для себя области или прочно занимаете одну? Легко ли Вы беретесь за что-то новое? Ответы на эти вопросы – следствие первого пункта иерархии, а именно Вашего отношения к жизни или проекту. Невозможно легко заставить взяться за что-то новое человека, который уверен, что окружен врагами. Невозможно заставить себя долгое время держать 100% концентрацию, если в глубине души Вы уверены, что жизнь – отличная и совсем не тяжелая штука. Вы не сможете искать для себя новые области, если у Вас нет любопытства. Вас бесполезно заставлять использовать научный подход во всем, если у Вас отлично работает интуиция. Подход определяется отношением к жизни. Если попытаться использовать неправильный подход (который, например, рассказал супер миллионер из телевизора) – ничего не получится. Подход определяет, какая методология тайм-менеджмента Вам нужна. Должны ли быть жестко прописаны сроки каждой задачи? Какое время выделяется на анализ и корректирование действий? Как часто этот анализ происходит. Распланированы ли у Вас дела на год, на каждый день или просто список на месяц? Подойдет ли Вам пирамида целей или GTD? Или это будет какая-то только Вам удобная смесь методов?  Идем ниже по иерархии. Цели Подход определяет, какие цели Вы перед собой ставите. Хотите ли Вы быть чемпионом в каком-то виде спорта или выбираете занятия фитнесом раз в неделю? Будете ли Вы создавать корпорацию и бороться с конкурентами или создадите свою маленькую фирму, которая будет приносить постоянный доход, и будете валяться с ноутбуком на пляже. Определившись с подходом к жизни, Вы определите – какие цели «Ваши». Говоря о тайм-менеджменте, Вы решите, на какой срок и как надо прописать цели. Должны ли они быть четко сформулированы и разбиты на итерации или достаточно будет просто того, что они записаны? Как эти цели сгруппированы? В скольких направлениях Вы развиваетесь? Как эти цели соотносятся между собой? Следует ли для каждой цели выделить необходимые ресурсы или обозначить критерии достижения? Когда цели сформулированы, можно говорить о стратегии их достижения. Стратегия Сколько времени и энергии Вы готовы тратить на ту или иную цель? Является ли она для Вас главной или не важна совсем? Если это глобальная цель – как часто надо к ней возвращаться и планировать дальнейшие шаги? Как эта цель уживается с повседневными задачами, и как нужно действовать, чтобы продолжать к ней двигаться? Стратегия говорит Вам, как спланировать свою деятельность. Какие правила Вы поставите для себя в достижении цели? Будете идти к ней постепенно каждый день или выбирать время в периоды отпуска? Анализируете ли Вы уже сделанные шаги? Как часто Вы оцениваете свои результаты? Нужны ли Вам «стратегические часы» и, если нужны, то как часто? Зная стратегию, можно перейти к тактике. Тактика Для воплощения в жизнь тактики с точки зрения тайм-менеджмента служат органайзеры, записные книжки, записи номеров телефона ручкой на руке и т.п. Тактика определяет, какие инструменты Вы используете в тайм-менеджменте. Какие функции должны быть у вашего органайзера? Как он должен быть построен? Нужен ли Вам доступ к нему из любой точки мира или только из вашей квартиры? Сколько времени должно уходить на запись задачи? Нужны ли напоминания? Должен ли он быть доступен с мобильного телефона? Как же начать прямо сейчас Вариантов не так много. Если Вы уверены, что хорошо себя знаете, можно выделить несколько вечеров и ответить на приведенные в каждом шаге вопросы. Выписав свои ответы, прочитайте обзоры основных методологий тайм-менеджмента и определите, какая из них больше всего подходит Вам. Начните ее использовать. Через месяц просмотрите свои ответы еще раз и скорректируйте свой подход. Следующая корректировка будет примерно через полгода. Ну а после нее Вы уже разберетесь сами, потому что на этом этапе я уже не вижу смысла что-то Вам советовать глобально. Вам останется только пробовать новые фишки и инструменты на уже существующей базе и время от времени корректировать свои действия. Другой вариант для тех, кому еще предстоит разобраться в себе. Для начала составьте для себя список методологий тайм-менеджмента, которые хотите попробовать. Или, если Вы не знаете, чего хотите, просто имейте под рукой описания 3-5 методологий. Теперь Вам предстоит несколько интересных месяцев жизни. Каждые 2 недели меняйте методологию тайм-менеджмента, которую используете. Причем после первой недели использования корректируйте свои действия. Анализируйте, что Вы делаете в рамках методологии, а чего не делаете. Где отклоняетесь, а где четко следуете написанному. По окончанию 2 недель запишите свои впечатления. Постепенно у Вас сформируются критерии, по которым Вы сможете оценивать методологию. Попробовав несколько, Вы сможете выбрать наиболее комфортную для Вас. А когда методология выбрана – вернитесь к вопросам, задаваемым в этой статье, – может быть, ответы на часть из них уже появятся? Удачной работы! Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Самые важные статьи Управление временем — с чего начать — как правильно выбрать для себя из всего многообразия те приемы и методы управления временем, которые подойдут именно Вам. Getting Things Done (GTD) — всемирно известная методика наведения порядка в каждодневных делах. Стратегическое планирование — методы достижения долгосрочных планов с использованием пирамиды целей. Термины тайм-менеджмента — пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям. Параллельные дела — простая методика для значительного повышения личной эффективности. Ведение дневника — в статье раскрывается, почему это так важно в планировании и жизни. Новые статьи Personal Efficiency Program (PEP) — PEP — это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности.» Правильнее сказать — это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете. Тайм-менеджмент. С чего начать — В наши дни по вопросам управления временем появляется огромное количество книг и статей. Предлагается множество различных методик и советов по внедрению этих методик в жизнь. Однако, «сходимость» этих методик (т.е. отношение количества людей, успешно внедривших методику в жизнь к количеству прочитавших) достаточно низок. В этой статье мы постараемся объяснить — чем следует руководствоваться при выборе методики управления временем и инструментов для воплощения этой методики в жизнь. Getting Things Done (GTD) — Getting Things Done – это методика планирования, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге. Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.  Стратегическое планирование — В нужном ли направлении Вы движетесь к свои целям? И не получится ли, что, выполнив кучу работы, Вы  придете не туда, куда стремились? В этой статье рассмотрен стратегический подход к планированию в управлении временем, который позволит Вам выбрать правильное направление движения на долгие годы вперед. Работа 2.0 — Краткий пересказ книги Глеба Архангельского «Работа 2.0» — как с комфортом и удобствами построить работу в современном мире с интернет-технологиями и быстро меняющимся миром. В статье приводятся основные идеи книги и обзор инструментов, которые рекомендует проект TimeMaster для воплощения в жизнь этой методологии.

Тайм менеджмент: управляем своим временем правильно

Темп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас. Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности. Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.

По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.

Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного изменить себя и пересмотреть отношение к личному времени. Многие успешные люди могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.

Преимущества применения

Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности. Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями. Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.

Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:

• ему удается достигать больше поставленных целей;
• он успешен во всех сферах деятельности;
• он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
• за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
• человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
• он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;
  он всегда имеет четкий план действий;
• владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.

Роль мотивации в умении организовывать свое время

Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени. Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность. Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.

Тайм менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.

Мотивация, как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.

Анализ временных затрат

Определившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи. Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня. Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.

Безусловно, можно фиксировать и другие моменты. Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты. В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.

Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.

Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.

Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.

Фильтрация информации

Изучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.

С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!

Планирование – залог успеха

Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.

Если цель не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.

Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.

Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».

Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.

Выбор методики планирования

На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:

• Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
• Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
• Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Если цель большая – ее можно разделить

Многие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта. Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно. Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.

Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.

Есть время работать, есть время отдыхать

Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.

Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.

На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.

Всегда оставляйте запас времени

Прежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой. Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени. Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.

Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, получивший название The Analyst Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точный M, , достижимый, A, , R, , и T , точно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

• Важные и срочные: Выполняйте эти задачи сразу.
• Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
• Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
• Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы сможете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им будет труднее вписать задачу в свой день.

4. Делайте перерыв между задачами

Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте наперед Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задачи в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

• Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
• Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
• Личный бренд Личный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они нас видят, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он раскрывает

10 проверенных навыков тайм-менеджмента, которые вы должны изучить сегодня

Планировщики производительности и журналы — это инструменты профессии. Производительность — это искусство. Так же, как искусство очень личное для художника, продуктивность очень лична для человека.То, что работает для вас, может не сработать для меня. Это важное различие, если вы действительно хотите сделать больше за меньшее время.

Слишком многие из нас балуются советами по повышению продуктивности только для того, чтобы перейти к следующему инструменту или тенденции, когда они не помогли нам, упуская урок о том, что сработало, а что нет в этом инструменте или тенденции.

Ставим инструмент на пьедестал и скучаем по искусству. Это поклонение кисти, а не процессу рисования. Мы скучаем по искусству собственной продуктивности, когда инструмент затмевает сокровища.

Как художник, у вас есть много кистей на выбор. Вам нужна кисть, которая лучше всего лежит в руке. Вам нужна кисть, которая не отвлекает вас от творчества, а сотрудничает с вами, чтобы создавать множество вещей, которые вы видите в уме. Поиск такой кисти может потребовать некоторых экспериментов, но когда вы поймете, что роль кисти состоит в том, чтобы оживить ваше видение, вам будет легче найти подходящую кисть.

Планировщики такие же. Вам нужен журнал продуктивности, который поможет вам в создании вашего видения, а не тот, который утомляет или крадет вашу энергию.

Давайте познакомимся с 10 лучшими планировщиками продуктивности и журналами, которые помогут вам сделать больше за меньшее время.

1. Планировщик One Thing

Бестселлер The NY Times, The One Thing , только что выпустил свой новый планировщик. Если вам понравилась эта книга, вам понравится этот ежедневник.

Гэри Келлер, основатель крупнейшей в мире компании по недвижимости Keller Williams Realty, овладел искусством сосредоточенности. Планировщик One Thing уходит корнями в отрасль, меняющую производительность.Если вы хотите нанести удар по Вселенной, это может быть вам идеальным помощником.

Получите планировщик здесь!

2. Full Life Planner

Full Life Planner — это совершенная система планирования Lifehacks, позволяющая получать результаты по всем основным жизненным аспектам, включая работу, здоровье и отношения. Этот умный планировщик — это 15 лет передового опыта Lifehack и проверенных формул успеха ведущих специалистов.

С помощью Full Life Planner вы можете согласованно согласовывать свои действия с долгосрочными вехами каждый день, неделю и месяц.Это поможет вам сделать больше и достичь своих целей.

Получите планировщик здесь!

3. The Freedom Journal

Создатель одного из самых успешных подкастов, Entrepreneur on Fire , Джон Ли Дюма выпустил свой дневник производительности в 2016 году. Этот журнал в твердой обложке посвящен достижению целей SMART за 100 дней.

С их сайта:

«The Freedom Journal — партнер по подотчетности, который не позволит вам потерпеть неудачу.Джон Ли Дюма опросил более 2000 успешных предпринимателей и создал уникальный пошаговый процесс, который поможет вам УСТАНОВИТЬ и ДОСТИГНУТЬ вашу цель №1 за 100 дней ».

Получите планировщик здесь!

4. Планировщик полного фокуса

Майкл Хаятт, автор платформы и ведущий подкаста «Это ваша жизнь» , также имеет свой собственный планировщик под названием Full Focus Planner.

С сайта:

«Созданный для 90-дневного цикла достижений, Full Focus Planner® предоставляет вам контент на четверть года, поэтому вы не будете перегружены планированием (и отслеживанием) 12 месяцев.”

Этот планировщик производительности включает в себя место для годовых целей, ежемесячный календарь, квартальное планирование, идеальную неделю, ежедневные страницы, место для ритуалов, еженедельный предварительный просмотр и ежеквартальный предварительный просмотр. Он также поставляется с уроками быстрого запуска, которые помогут вам освоить использование планировщика.

Получите планировщик здесь!

5. Планировщик увлечений

Они называют себя #pashfam и думают о своем планировщике как о «бумажном тренере по жизни». Их форматы включают датированные, академические и недатированные журналы в твердом переплете с разными цветами.Имея более 600 000 пользователей, они зарекомендовали себя как эффективные планировщики.

С сайта:

«Календарь встреч, руководство по постановке целей, журнал, альбом для рисования, журнал благодарностей, а также личные и рабочие списки дел в одном блокноте».

У них есть программа «получи один — отдай один». За каждый купленный Планировщик увлечений они пожертвуют один студенту или кому-то из нуждающихся.

Они также предоставляют бесплатные загрузки своих планировщиков в формате PDF. Это отличный способ провести тест-драйв, если их планировщик подходит вам.

Получите планировщик здесь!

6. Планировщики карт Desire

Если вы ищете более духовно ориентированного планировщика, Даниэль ЛаПорте, автор книги The Desire Map , создала планировщики карт Desire. С ежедневными планировщиками, еженедельными планировщиками и недатированными планировщиками вы можете найти то, что вам подходит.

За этим планировщиком стоит программа Desire Map Planner Program, включающая 3 рабочих тетради, которые не только помогут вам в использовании планировщиков, но и направят вас в ваш мыслительный процесс о вашей жизни и намерениях, которые вы используете для реализации.

Получите планировщик здесь!

7. Франклин Кови Планировщики

Дедушка всех планировщиков, Франклин Кови, обладает самыми широкими возможностями, когда дело касается макетов, папок и аксессуаров. Обладая более чем 30-летним опытом работы в сфере планирования продуктивности, они не только предоставляют массу макетов планировщика, но и с самого начала обучают продуктивности и планированию.

С сайта:

«Добивайтесь самого важного с инновационными, высококачественными планировщиками и папками, адаптированными к вашему личному стилю.Наша система бумажного планирования поможет вам определить ценности, сформировать успешные привычки, а также отслеживать и достигать ваших целей ».

Получите планировщик здесь!

8. Планировщик производительности

Планировщик производительности — от создателей самого продаваемого журнала, поддерживаемого Тимом Ферриссом, «Five Minute Journal».

Сочетание метода Айви Ли, принесшего Чарльзу Шваба миллионы, с техникой помидора, позволяющей сосредоточиться на текущем моменте, Планировщик продуктивности является одновременно интеллектуальным и эффективным.

Он позволяет планировать в течение шести месяцев, ежедневные страницы по 5 дней, еженедельное планирование и еженедельный обзор, список приоритетных задач, отслеживание времени Pomodoro и дополнительное место для заметок.

С сайта:

«Часто ли вы заняты, а более важные дела откладываются? Планировщик производительности поможет вам расставить приоритеты и выполнить несколько жизненно важных задач, которые сделают ваш день удовлетворительным. Качество важнее количества. В сочетании с техникой Помидора, которая поможет вам избежать отвлекающих факторов, Планировщик производительности поможет вам лучше выполнять работу за меньшее время.”

Получите планировщик здесь!

9. Self Journal

При поддержке Даймонда Джона из Shark Tank, Self Journal использует 13-недельный подход и сочетает в себе ежемесячное, еженедельное и ежедневное планирование, чтобы помочь вам сосредоточиться на действительно важных вещах.

Self Journal включает в себя дополнительные инструменты, которые помогут вам работать с их Weekly Action Pad, Project Action Pad, карманным журналом Sidekick, чтобы фиксировать ваши идеи на ходу, и их закладками SmartMarks, которые действуют как блокнот во время чтения.

Получите планировщик здесь!

10. Google Calendar

Возможно, вы уже используете Google Calendar для встреч, но с парой настроек вы можете использовать его в качестве планировщика продуктивности.

Производительность предполагает, что у нас есть время для работы, которую мы собираемся делать. Таким образом, если вы заблокируете время в календаре Google и обозначите его как «занято», это не позволит другим людям заполнить эти места в вашем календаре. На самом деле использовать эти отрезки времени, как вы планировали, зависит от вас.

Если вы используете инструмент бронирования, например «Расписание однократно» или «Календарный план», вы можете интегрировать его с вашим Календарем Google.Для максимальной продуктивности и ритма я рекомендую создавать постоянный «доступный» блок времени каждый день для таких встреч.

Календарь Google является бесплатным, веб-ориентированным и точным. Если вы цените чистую прибыль и легко держите свои приоритеты в голове, это может быть хорошим решением для вас.

Получите планировщик здесь!

Дополнительный совет: интегрируйте 4 строительных блока производительности

Принципы, которые мы создаем внутри, столь же важны для специалистов по планированию производительности, как и сам инструмент.Есть 4 строительных блока продуктивности, использование которых увеличивает вашу энергию и результаты.

Четыре составляющих продуктивности — это желание, стратегия, сосредоточенность и ритм. Когда вы сделаете это правильно, наличие планировщика производительности или журнала обеспечит структуру, которая поможет вам не сбиться с пути.

Блок № 1: Желание

Каким-то образом, преследуя все наши цели, мы накапливаем идеи и дела, которыми на самом деле не увлечены и к которым не стремимся. Они пробираются внутрь и крадут наше внимание от действительно важных вещей.

За высокой производительностью скрывается желание. Не так много маленьких желаний, но всеохватывающая мать желаний . Желание, которое вы чувствуете внутренне, желание, которое исходит из вашей души, а не вашей логики, — это то, что вам нужно задействовать, если вы хотите повысить свою продуктивность.

Планировщик продуктивности — это просто отвлечение, если вы не понимаете, для чего все это нужно. Однако при желании ваш планировщик продуктивности предоставляет направляющие для достижения ваших целей.

Блок № 2: Стратегия

Как только вы определитесь со своим всеобъемлющим желанием, вам нужно организовать свои шаги, чтобы достичь его. Назовем это «стратегией». Стратегия похожа на сборку пазла. Вы должны сначала перевернуть все части, чтобы увидеть узоры, цвета, соединения и найти границы.

В бизнесе и в жизни мы часто пытаемся собрать нашу «головоломку», не переворачивая все части. Мы вносим много вещей в наши списки дел и забиваем наших планировщиков вещами, которые не важны для общей картины нашей головоломки.

Стратегия — это потратить время на то, чтобы выкинуть из головы все вещи, связанные с вашей целью, а затем найти закономерности и приоритеты. Перевернув эти кусочки головоломки, вы начнете видеть более важные задачи, которые решают менее важные задачи или делают менее важные задачи неактуальными.

В бестселлере, The One Thing, главный вопрос, которому они учат, звучит так:

«Что я могу сделать, чтобы все остальное было проще или ненужнее?»

Это основа стратегии и организации того, что поражает вашего планировщика, а что нет.

Блок № 3: Фокус

Определив приоритеты, теперь вы можете сосредоточиться на Одном, что делает все остальное проще или ненужным. Вот где ваши планировщики продуктивности и журналы помогут вам удержать линию.

Поскольку вы уже перевернули кусочки пазла, вас не отвлекают новые блестящие предметы. Если появятся новые идеи, а они появятся, вы лучше увидите, как и где они вписываются в общую картину вашего желания и стратегии, что позволит вам вернуться назад и сосредоточиться на своем Едином Вещи.

Блок № 4: Ритм

Последний строительный блок продуктивности — ритм. В жизни и работе есть ритм, который лучше всего подходит вам. Когда вы находите этот ритм, время останавливается, продуктивность легка, а работа приносит радость.

Некоторые называют это потоком. По мере того, как вы оттачиваете свое самосознание относительно своего идеального ритма, вы обнаружите, что катаетесь по потоку чаще и получаете свою продуктивность.

Без этих четырех строительных блоков продуктивности вы похожи на художника с кистью, не имеющей представления, как с ее помощью создавать то, что вам нравится.Но используйте эти четыре строительных блока и вы сможете сделать больше за меньшее время.

Итог

Ваша жизнь — это ваше искусство. Каждый день у вас есть шанс создать что-то удивительное. Понимая и используя четыре строительных блока продуктивности, вы настроите себя на успех независимо от того, какой планировщик или «кисть» вы выберете.

По мере того, как вы экспериментируете с разными планировщиками, вы сужаете, какой из них лучше всего подходит для вас, и ускоряете свой путь к разрушению Вселенной.

Дополнительные инструменты для повышения вашей производительности

Автор фотографии: Анете Лусиня через unsplash.com

11 советов по управлению временем, которые действительно работают

Вы чувствуете необходимость быть более организованным и / или более продуктивным? Вы проводите свой день в безумной активности, а затем задаетесь вопросом, почему вы не достигли многого? Тогда эти советы по тайм-менеджменту для вас — они помогут вам повысить продуктивность и сохранять хладнокровие и собранность.

1. Осознайте, что тайм-менеджмент — это миф

Это первое, что вам нужно понять о тайм-менеджменте: независимо от того, насколько мы организованы, в сутках всегда только 24 часа.Время не меняется. Все, что мы на самом деле можем управлять, — это мы сами и то, что мы делаем со временем, которое у нас есть. Цените это. Усвоите это. И как можно скорее переходите к следующему совету.

2. Узнайте, на что вы тратите время

Многие из нас становятся жертвами расточителей времени, которые крадут время, которое мы могли бы использовать гораздо более продуктивно. Какие у вас временные бандиты? Вы проводите слишком много времени в Интернете, читаете электронную почту, отправляете сообщения в Facebook, отправляете текстовые сообщения или совершаете личные звонки?

В опросе по зарплате.com, 89 процентов респондентов признались, что каждый день тратят время на работу:

• 31 процент отходов примерно 30 минут ежедневно
• 31 процент отходов примерно один час в день
• 16 процентов отходов примерно два часа в день
• 6 процентов отходов примерно три часа в день
• 2 процента отходов примерно четыре часа в день
• 2 процента тратят пять или более часов ежедневно

Вы расточитель времени? Отслеживание повседневной активности помогает сформировать точную картину того, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности, что является первым шагом к эффективному управлению временем.

3. Создание целей управления временем

Помните, что управление временем на самом деле направлено на изменение вашего поведения, а не на изменение времени. Хорошее место для начала — это избавиться от личных трат времени. Например, в течение одной недели поставьте себе цель не отвечать на личные телефонные звонки или отвечать на текстовые сообщения, не связанные с работой, во время работы.

4. Внедрение плана управления временем

Считайте это продолжением третьего совета по тайм-менеджменту.Цель состоит в том, чтобы со временем изменить свое поведение, чтобы достичь любой общей цели, которую вы поставили перед собой, например, повысить свою продуктивность или снизить уровень стресса. Поэтому вам нужно не только ставить конкретные цели, но и отслеживать их с течением времени, чтобы увидеть, достигаете ли вы их.

5. Используйте инструменты управления временем

Будь то планировщик, программа или приложение для телефона, первый шаг к физическому управлению своим временем — это узнать, куда оно идет сейчас, и спланировать, как вы собираетесь проводить свое время в будущем.Например, программное обеспечение, такое как Outlook, позволяет легко планировать события и может быть настроено так, чтобы напоминать вам о событиях заранее, что упрощает управление временем.

6. Безжалостно расставляйте приоритеты

Вы должны начинать каждый день с занятия, расставляя приоритеты задач на этот день и устанавливая контрольный показатель производительности. Если у вас есть 20 задач на день, сколько из них вам действительно нужно выполнить?

7. Научитесь делегировать и / или передавать на аутсорсинг

Делегирование — одна из самых сложных вещей для многих владельцев бизнеса, но независимо от того, насколько мал ваш бизнес, вам не нужно быть представителем одного человека — вам нужно позволить другим людям нести часть бремени. .Делегирование делится задачами, которые лучше передать кому-то другому, чтобы вы могли максимально использовать имеющееся у вас время.

8. Установите распорядки и придерживайтесь их как можно больше

В то время как кризисы будут возникать, вы будете гораздо более продуктивны, если будете большую часть времени следовать распорядку. Для большинства людей создание распорядка и следование ему позволяет сразу приступить к повседневным задачам, а не тратить время на то, чтобы начать работу.

9. Выработайте привычку устанавливать временные рамки для задач

Например, чтение и ответ на электронную почту могут занять весь день, если вы позволите.Вместо этого установите для этой задачи ограничение в один час в день и придерживайтесь его. (Самый простой способ сделать это — выделить для этой задачи твердый отрезок времени, а не отвечать на электронную почту по запросу.)

10. Убедитесь, что ваши системы организованы

Вы тратите много времени на поиск файлов на своем компьютере? Найдите время, чтобы организовать систему управления файлами. Ваша файловая система тормозит вас? Повторите его, чтобы он был организован до такой степени, что вы могли быстро получить то, что вам нужно.

11. Не трать время на ожидание

От встреч с клиентами до визитов к стоматологу — невозможно избежать ожидания кого-то или чего-то. Но вам не нужно просто сидеть и вертеть пальцами. Технологии позволяют легко работать, где бы вы ни находились; ваш планшет или смартфон поможет вам оставаться на связи. Вы можете читать отчет, проверять электронную таблицу или планировать свою следующую маркетинговую кампанию.

Бонусный совет: ваше время принадлежит вам

И вот самый важный совет по тайм-менеджменту.Вы можете контролировать и выполнять то, что хотите, — как только вы разберетесь с мифом об управлении временем и возьмете свое время под контроль.

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки управления временем от MindTools.com

Работайте умнее, чтобы повысить производительность

© iStockphoto
trait2lumiere

Улучшите способ использования своего времени.

Определение управления временем

«Управление временем» — это процесс организации и планирования того, как распределять свое время между конкретными видами деятельности.Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико. Неспособность управлять своим временем снижает вашу эффективность и вызывает стресс.

Кажется, в сутках никогда не хватает времени. Но, поскольку у всех нас одни и те же 24 часа, почему некоторые люди достигают гораздо большего со своим временем, чем другие? Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем.Используя методы управления временем, описанные в этом разделе, вы можете улучшить свою способность действовать более эффективно — даже когда время ограничено и давление велико.

Хорошее управление временем требует важного смещения акцента с деятельности на результат: быть занятым — не то же самое, что быть эффективным . (По иронии судьбы, обратное часто ближе к истине.)

Проведя день в безумной активности, вы часто добиваетесь меньшего, потому что вы распределяете свое внимание между множеством разных задач.Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, поэтому вы успеваете делать больше за меньшее время.

Что такое тайм-менеджмент?

«Управление временем» относится к способу организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные виды деятельности.

Может показаться нелогичным тратить драгоценное время на изучение тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его для продолжения работы, но преимущества огромны:

• Повышенная производительность и эффективность.
• Лучшая профессиональная репутация.
• Меньше стресса.
• Повышенные возможности для продвижения по службе.
• Больше возможностей для достижения важных жизненных и карьерных целей.

Неспособность эффективно управлять своим временем может иметь очень нежелательные последствия:

• Пропущенные сроки.
• Неэффективный рабочий процесс.
• Низкое качество работы.
• Плохая профессиональная репутация и остановка карьеры.
• Более высокий уровень стресса.

Потратив немного времени на изучение методов тайм-менеджмента, вы получите огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры.

Ключевые моменты

Управление временем — это процесс организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные действия. Потратьте некоторое время на нашу обширную коллекцию статей по управлению временем, чтобы узнать, как более эффективно управлять своим временем и сэкономить время в будущем.

советов по повышению производительности

6 мин. Прочитать

1. Ступица
2. Производительность
3. Важность управления временем: советы по повышению производительности

Малым предприятиям и фрилансерам необходимо максимально использовать время, которое у них есть, чтобы развивать свой бизнес, и правильные навыки управления временем могут помочь в этом.Управление временем важно для занятых компаний, чтобы они могли расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей. Когда вы лучше распорядитесь своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес.

В этих темах рассматривается важность тайм-менеджмента и предлагаются советы по повышению вашей продуктивности на работе:

Что такое тайм-менеджмент?

Почему так важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно.Одним людям эффективное управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого управления временем ваша работа и благополучие могут пострадать, и это может привести к:

• Производство некачественной работы
• Несоблюдение сроков
• Повышение уровня стресса
• Нарушение баланса между работой и личной жизнью
• Нанесение вреда профессиональной репутации

Почему важен тайм-менеджмент?

Управление временем важно, потому что оно помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес, не ставя под угрозу баланс между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного управления временем:

Повысьте эффективность своей работы

Когда вы научитесь выделять время для всех важных задач, вы будете лучше понимать, что вам нужно сделать, и сколько времени должно занять каждая задача. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение, над чем работать, или откладывая на потом, и больше времени уделяете важной работе. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и избежать отвлекающих факторов, отнимающих много времени.

Производите лучшую работу

Когда вы не спешите постоянно, чтобы уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и внимания к своей работе. Управление временем помогает вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, если вы не торопитесь завершить ее раньше, чем быстро приближающийся срок.

Выполнить работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя назначение каждой задачи в вашем списке на определенные отрезки времени.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы позволить себе несколько дней на завершение проекта, или завершить его раньше установленного срока, чтобы обеспечить буфер на случай любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распределяете время, необходимое для завершения работы, вы всегда сможете уложиться в сроки.

Снизьте уровень стресса

Легко забеспокоиться, когда у вас есть полный список задач, которые нужно выполнить как по работе, так и в личной жизни. Хорошее управление временем может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для ваших самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать, и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Расстановка приоритетов для ваших задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшение карьерных возможностей

Тайм-менеджмент может помочь вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет качественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и повысит вашу профессиональную репутацию, что поможет вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность в себе

Если вы правильно распорядитесь своим временем и соблюдаете установленные сроки, вы почувствуете удовлетворение и уверенность в своих силах.Последовательное завершение ежедневного списка дел — это мощный мотиватор, который может побудить людей еще больше улучшить свои навыки управления временем и найти новые возможности для работы.

Повышение эффективности

Когда вы поймете, как эффективно распоряжаться своим временем, вы станете более сосредоточенным на работе, что позволит вам достигать большего с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед встречей, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больше умственных способностей, на тот случай, когда у вас есть большой блок свободное время.Вы сможете работать более эффективно, добиваясь большего с меньшими затратами времени.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение ваших навыков управления временем может сделать вас более продуктивным и менее напряженным. Вот пять простых шагов, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

План впереди

Заблаговременное планирование времени — самый важный элемент хорошего тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бодрствуете утром, или, возможно, лучше всего работаете ночью.Сохраните самые важные и сложные задачи на время максимальной продуктивности. Запланируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее внимательны. Прежде чем начинать каждый день, хорошо представляйте, сколько времени вы будете тратить на работу над всем, что входит в ваш список задач.

Расставить приоритеты задач

Оцените каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из самых серьезных убийц производительности. Сайты социальных сетей, смартфоны и непослушные коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и сорвать ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекается на целых три часа рабочего дня. Если вы считаете, что определенные отвлекающие факторы являются слишком большим соблазном, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые больше всего вас отвлекают.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не завершаете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Вознаграждай себя за хорошую работу

Награды могут стать отличным мотиватором для хорошего тайм-менеджмента.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, выйдя на улицу за 15 минут. Вознаграждения сохраняют мотивацию к работе и помогают достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в области тайм-менеджмента.

---

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

5 основных методов управления временем

По сути, управление временем — это вовсе не управление временем — это управление собой.У всех нас одни и те же 24 часа в сутки, но насколько хорошо мы их используем, полностью зависит от нас. Лучшие методы тайм-менеджмента улучшают вашу работу, защищают от отвлекающих факторов и блокируют концентрацию. В Интернете их много, поэтому мы собрали пять техник тайм-менеджмента и связанных с ними инструментов, которые, как мы обнаружили, имеют наибольшее значение.

1. Действуйте намеренно: ведите список дел

Составление списка дел может показаться не новаторской техникой, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность.Лучшие списки дел включают в себя самые разные задачи: быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены за 10 минут и больше, оперативные задачи, которые еще не завершены.

Наличие определенного списка задач помогает вам осознанно относиться к тому, над чем вы работаете. В нем эффективно изложено, что вы должны выполнить — все задачи, которые появляются за его пределами, являются второстепенными — и, если ваш разум действительно блуждает, быстрый взгляд на ваш список напомнит вам о том, что вы должны делать. Ведение списка дел также позволяет вам наслаждаться одним из уникальных жизненных удовольствий: визуализировать то, чего вы хотите достичь, а затем проложить себе путь через это.

Существует множество приложений для создания списков дел: Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Пользователи Apple могут также попробовать Things , сложное, но минималистичное приложение — простое в организации, но не лишенное функций.

2. Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим шагом будет расстановка приоритетов для ваших задач. Он проведет вас через действия дня в порядке важности, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи.При ранжировании задач вы всегда должны отдавать приоритет тому, что для вас наиболее важно. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, которые окажут наиболее положительное влияние на вас, вашу работу и вашу команду. Использование матрицы тайм-менеджмента — очень полезный способ сделать это!

Трудно переоценить пользу приоритезации — без нее мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе просто потому, что приближается крайний срок. Приоритезация — ваша самая эффективная защита от соблазна срочными, но несущественными задачами.

Приложения, такие как MyLifeOrganized , представляют собой списки дел, которые учитывают такие вещи, как крайние сроки и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь вам рассчитать, что должно быть первым в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет вам организовывать, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по ходу выполнения.

🏆 Наш выбор лучшего программного обеспечения для управления задачами

3. Будьте сосредоточены: отвлекайтесь

Несмотря на наши лучшие намерения, мы все отвлекаемся. От социальных уведомлений до разговорчивых коллег — и самой человеческой проблемы прокрастинации — на самом деле сесть и сделать что-то почти всегда труднее, чем должно быть.Учитывая, что перефокусировка после перерыва занимает около 23 минут, продуктивные затраты на ежедневные отвлечения быстро возрастают. Таким образом, вам нужно эффективно управлять своими отвлекающими факторами, чтобы защитить свой поток и сосредоточенность.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко определить, многие люди не осознают многочисленных проблем, которые ломают их жизнь. После того, как вы определили источник, вы можете установить элементы управления, чтобы вы сами решали, когда отправлять уведомления. Распространенными виновниками, такими как электронная почта, собрания и Slack, можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации.

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдет такое приложение, как Dewo , оно показывает время, которое вы тратите на различные действия, и даже количественно определяет, как часто вы переключаете контекст в течение дня. Если вам просто нужно больше дисциплины, когда ваша концентрация ослабевает, такие приложения, как StayFocusd и Mindful Browsing , могут наложить ограничения на доступ к веб-сайтам, которые тратят время впустую.

🧠 4 лучших приложения, которые не отвлекают внимание

4. Будьте структурированы: время блокирует вашу работу

Структурированный график имеет решающее значение для фактического выполнения того, что вы сами себе поставили.Это помогает вам защитить пространство для вашей работы и создает здоровое давление, чтобы действительно ее завершить. Блокировка времени — один из наиболее продуктивных способов сделать это, поскольку он не позволяет одной задаче обгонять весь ваш день и мешает вам выполнять несколько задач одновременно.

Многие из нас одновременно выполняют несколько работ, полагая, что сделаем больше, но на самом деле все наоборот; мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Блокировка времени — это, по сути, продуманный подход к составлению бюджета установленного количества часов, которое у вас есть каждый день между всеми делами, которые вам нужно сделать.Выделите небольшие периоды времени для административных задач, таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды для более подробной, углубленной или аналитической работы.

Умный календарь — ваш лучший друг — мы собрали целый список лучших. Подумайте о том, чтобы использовать тот, который также отслеживает время, которое вы фактически тратите на различные задачи, чтобы вы могли оптимизировать блокировку времени для будущих расписаний.

👉 Краткое руководство по блокировке времени

5.Осознавайте себя: отслеживайте свое время

В конечном счете, вы не сможете улучшить то, как вы используете свое время, в первую очередь, не понимая, как вы на самом деле его используете. Отслеживание своего времени здесь элементарно — оно дает понимание и самосознание, чтобы вносить эффективные изменения, выявляя скрытые утечки времени, выделяя неэффективные процессы и выявляя ваши продуктивные модели. Вы также можете использовать его, чтобы следить за тем, как вы справляетесь со своим расписанием, заблокированным по времени.

К счастью, вам больше не нужно тратить время, чтобы понять время.Приложения автоматического отслеживания теперь могут сделать за вас тяжелую работу, записывая каждую деталь того, как вы проводите свой день в фоновом режиме. Здесь нет таймеров запуска / остановки, о которых нужно думать, и вам не нужно ничего записывать — просто продолжайте свой день и погрузитесь в детали, когда будете готовы.

⚡️ Попробуйте бесплатно автоматическое отслеживание времени

Управление временем — значение и его важность

Правильно сказано: «Время и приливы никого не ждут». Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни.Люди, которые зря тратят время, не могут создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

• Управление временем относится к эффективному управлению временем, так что правильное время выделяется для правильной деятельности.
• Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
• Управление временем означает максимальное использование времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени на нее следует отвести? Знайте, какие работы нужно сделать раньше, а какие немного позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организации, но и в нашей личной жизни.

Time Management включает:

1. Эффективное планирование
2. Постановка целей и задач
3. Установка сроков
4. Делегирование обязанностей
5. Приоритезация мероприятий по их важности
6. Уделять нужное время правильным занятиям

• Эффективное планирование

  Планируйте свой день заранее.Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено на каждое действие. Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, а за ней должны следовать те, которые в данный момент не требуют особого внимания. Выполняйте незавершенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не выполнили предыдущую задачу. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполнили задачи в установленные сроки.

• Постановка целей и задач

  Работа без целей и задач в организации аналогична ситуации, когда капитан корабля теряется в море.Да, вы бы потерялись. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

• Установка сроков

  Устанавливайте для себя сроки и изо всех сил старайтесь выполнять задачи раньше срока. Не ждите, пока начальство будет спрашивать вас каждый раз. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Один человек, который может лучше всего установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить конкретной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты относительно установленных сроков.

• Делегирование обязанностей

  Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте. Не делайте все в одиночку. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него сложно. Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, который ничего не знает, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо разбирается в своей работе.

• Приоритезация задач

  Расставьте задачи по приоритетам в соответствии с их важностью и срочностью.Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи нужно выполнить в течение дня, какие — в течение месяца и т. Д. Самые важные задачи следует выполнять раньше.

• Тратить нужное время на правильную деятельность

  Развивайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, сделанная в неподходящее время, бесполезна. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделите время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter.В конце концов, человек — это не машина.

Для эффективного управления временем необходимо:

Организовано — Не храните стопки файлов и кучи бумаги на рабочем месте. Бросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками наверху каждого файла. Это экономит время на ненужные поиски.

Не трать время зря — Не убивай время праздношатанием или сплетнями.Сконцентрируйтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в компьютерные игры или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку использовать планировщики, органайзеры и настольные календари для лучшего управления временем. Устанавливайте напоминания на телефонах или персональных компьютерах.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой по содержанию руководства по изучению менеджмента .