Советы при написании деловых писем
Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.
Всю корреспонденцию можно разделить на:
Формальные письма — подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.
Неформальные письма — состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.
Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:
Уважаемый / а (имя и отчество)!
Уважаемый / а господин (госпожа) … !
Уважаемые господа (коллеги)!
Глубокоуважаемый сударь!
Глибокошановний (имя и отчество)!
Глубокоуважаемый господин …
В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.
Высокопоставленный господин министр!
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Уважаемый учитель!
Достопочтенный господин ректор!
Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.
Обращение.
Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.
Выражаем свою искреннюю благодарность за …
Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по ..
Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за …
Это письмо — проявление нашей благодарности за …
Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за …
Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы …
Позвольте выразить свою благодарность …
Мы благодарны Вам за приглашение …
Спасибо за предоставленную возможность …
В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:
С благодарностью подтверждаем получение письма — ответы …
Официально подтверждаем свое согласие на …
В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем …
Подтверждаем получение Вашей телеграммы …
Мы получили Ваше письмо с уведомлением о … и искренне Вам благодарны.
Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:
В ответ на Ваше письмо от (дата) …
Отвечая на Ваш запрос от (дата) …
В соответствии с пунктом заключенного соглашения.
Согласно контракту (договоренности) ..,
Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас …
К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:
Пожалуйста, сообщите нам о …
Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в …
Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд …
Просим Вас срочно оплатить счета.
Прежде всего просим сообщить …
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.
Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу …
Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.
В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:
Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось …
Искренне просим прощения за задержку с ответом.
Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ …
Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.
Извините, нам очень неудобно, что …
Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.
Приносим извинения за лишние волнения по поводу …
В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.
Такие письма следует начать так:
Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о …
Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).
Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за … Думаем, что это лишь недоразумение.
Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о …
Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.
Считаем необходимым напомнить Вам …
Позвольте напомнить Вам, что …
Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.
Это можно сделать так:
Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.
Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.
В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.
Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.
К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать «нет» следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.
Сформулируйте отказ так:
Мы подробно изучили предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности …
К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения.
Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по некоторым причинам.
Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не может ¬ мо поддержать Вашего проекта.
Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не позволяет нам …
Извините, но мы не можем согласиться на …
Завершение письма
Выбор заключительных предложений является также очень важным и зависит прежде всего от содержания письма. Можно повторить благодарность, высказанную в начале письма, или просто поблагодарить за помощь, поскольку слово «спасибо» — наиболее часто слово каждого порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человека.
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю признательность.
Спасибо за помощь.
Еще раз благодарим Вас и выражаем надежду, что …
Спасибо за …
Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата как психологическое подкрепление всего высказанного в письме:
Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку.
Будем рады сотрудничать с Вами.
Были бы рады сотрудничать с Вами и будем ждать Вашего ответа.
Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобном времени для встречи.
Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас.
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодным.
Полагаем, что в будущем сможем стать Вам пригодится.
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся на установление тесных контактов между нашими учреждениями.
Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.
Завершающим в письме может быть просьба:
Просим Вас внимательно ознакомиться с …
Просим Вас срочно сообщить (позвонить).
Конечно, будет вежливо, если в конце письма вы повторите извинения за беспокойство, задержку с оплатой или опоздание:
Еще раз просим прощения за причиненные неудобства.
Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку.
Искренне извиняемся за …
Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:
С уважением …
С благодарностью и уважением …
С уважением и наилучшими пожеланиями …
Желаем успехов!
Если вы хотите добиться успеха, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было и по содержанию, и по форме безупречным. Следует печатать письма на хорошо выполненных бланках, которые являются «визитной карточкой» вашей организации, фирмы. Дизайн и полиграфические качества — это те детали, которые будут способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашу деятельность. Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу. Конверт также по дизайну должен отвечать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо больше двух раз.
Деловые письма не должны быть слишком длинными. Излагать свои соображения следует четко, по сути, лаконично.
Важным условием успеха письма есть логичность и последовательность изложения. Логическая последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Выражая мнение, следует подбирать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятные для адресата. Надо следить за тем, чтобы в письме все было уместным. Следовательно, на уровень серьезного делового общения нельзя выходить, не усвоив этикета этой сферы.
Помните золотое правило ведения деловой корреспонденции: вежливость, корректность, тактичность, аргументированность.
putin-2.livejournal.com
Как правильно закончить письмо | Аналитика
Нарочитая вежливость может выглядеть исключительно невежливо. Как этого избежать? Делимся советами экспертов в области этикета.
Хватит писать «С наилучшими пожеланиями!» в конце письма. Да, выглядит эта подпись безобидно. Вы и в самом деле желаете респонденту только хорошего. Но времена меняются, и подобные формулы вежливости стали избыточными.
По данным исследователей из Университета Пенсильвании, которые изучали вопрос с 2003 года, социальная норма изменилась сравнительно недавно. Сейчас лишь 5% электронных писем оканчиваются такими пожеланиями. Чаще приписывают «Спасибо!» или «С уважением!» .
Электронная почта получила широкое распространение в 90-х, и большинство пользователей сразу же оставили формальности — и формулы вежливости в конце сообщений. По словам тренера по бизнес-этикету Барбары Пэтчер, «Это было больше похоже на записки». На веб-странице Los Angeles Times социолог Калифорнийского Университета Нейл Шмеглер прогнозирует, что с развитием электронных технологий бумажная переписка окончательно уйдет в прошлое.
Но со временем электронные письма взяли на себя функции бумажных, и люди вернулись к знакомым нормам деловой переписки. Пэчтер говорит: «Сложилась целая иерархия заключительной подписи». Так что же выбрать? «С уважением»? Дурной штамп. «Сердечный привет»? Чересчур эмоционально. «Спасибо»? Хороший вариант, но его часто выбирают там, где благодарность вообще не требуется. «Искренне, ваш» — вы действительно от всей души, искренне прикрепляли каждый из этих файлов?
Проблема «всего наилучшего» в том, что оно вообще ничего не говорит респонденту. Консультант по бизнес-этике Джудит Каллос считает: «Это бессмысленная формула речи, употребляемая, когда нечего сказать». Другие эксперты не столь категоричны: они называют ее «безобидной», «корректной», «приличной» или «никакой». Лиз Данзико, директор в PR-агентстве NPR говорит: «Недавно „Всего наилучшего“ выражало, как правило, вежливое невнимание — но сейчас это может означать завуалированную обиду или угрозу».
«Наилучшими пожеланиями» испещрены письма, написанные несколько веков назад. В англосаксонской традиции штамп появился в 1922 году. Согласно Oxford English Dictionary, этому способствовал Фрэнсис Скотт Фицджеральд, который написал литературному критику Эдмонду Уилсону «Зельда шлет тебе наилучшие пожелания». Формула получила широкое распространение и завершила свою жизнь лишь в конце 1968 году, когда Ларри Кинг получил официальное послание, оканчивавшееся «Всего хорошего, Билли». Такие письма напрягали уже тогда, и даже острый на язык Ларри Кинг сказал, что это слишком фамильярно.
Формулы вежливости укоренялись в языках столетиями. В 1922 году Эмили Пост, один столпов науки этикета, писала:
«Англичане начали избавляться от украшательств в письмах еще в XVIII веке. Они ограничились „Искренне ваш“».
В эпоху интернета традиция сохраняется. Люди избегают как фамильярности, так и выражений привязанности и используют как можно более нейтральные формулировки в окончании письма. По данным опроса, 75% людей предпочитают «Спасибо!» или «Удачи!». Впрочем, многие признают, что и это не лучший выбор, — но вынуждены соблюдать новую социальную норму.
Да никак. Вообще не используйте вежливые формулы в подписи. С распространением сервисов типа Slack и электронная почта стала похожа на мессенджеры. Барбара Пэтчет считает: «Е-мэйлы стали менее формальными». Теперь в письмах друзьям или хорошим знакомым заключительные формулы не употребляют — считается, что это такой же архаизм, как голосовые сообщения. Формулы вежливости лишь замедляют переписку. Лиз Данзико комментирует: «Люди так не разговаривают». Она сама в конце электронных писем — деловых и личных — ставит точку. Без подписи.
ru.ihodl.com
Правила и особенности этикета деловой переписки
20 Февраль 2012 Евгений Неделин Просмотров:
Время ответа на письмо
Персональное обращение
Выражение признательности
Позитивное завершение письма
Подпись и контактная информация
Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.
Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.
Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.
1. Время ответа на письмо.
Образец делового письма
Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.
Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.
Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».
При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority и Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.
Помните, что задержка с ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.
Как не копить неотвеченные письма?
Проверенный прием — Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут, отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».
2. Персональное обращение.
Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.
Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.
Сравните варианты ответов:
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… | Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… |
Совет № 2:
Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.
Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.
3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).
Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.
Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая пози
www.training-partner.ru
Спасибо. С уважением, — вопрос №876415 от 26.10.2009
Людмила, извините, это было не Постановление ВС РФ, а всего лишь частное письмо
Кадровое управление Верховного суда направило в Пенсионный фонд письмо, в котором заявило, что написание в документах буквы «е» вместо «ё» в фамилиях не искажает фамилии владельца документов.
Управление кадров и государственной службы Верховного суда направило в Пенсионный фонд РФ письмо, в котором заявило, что написание в документах буквы «е» вместо буквы «ё» в фамилии не искажает данных владельца документов. Как утверждают в суде, каких-либо законодательных и иных правовых требований на этот счет не существует, поэтому отсутствие двоеточия над буквой «е» в фамилии допустимо.
«Сотрудник аппарата Верховного суда обратился в управление Пенсионного фонда по месту жительства с целью начисления ему страховой части пенсии. Однако ему было отказано в силу того, что предъявленные им документы имели разночтения: в паспорте его фамилия была написана через букву «ё», а в трудовой книжке – через «е», – рассказал GZT.RU представитель суда Павел Одинцов.
Две фамилии одного человека
По его словам, в управлении Пенсионного фонда у заявителя потребовали предоставить справку, удостоверяющую, что, несмотря на разночтения, в документах указана одна и та же фамилия.
По данным Межведомственной комиссии по русскому языку (2007 год), около 3% граждан России имеют фамилии, имена или отчества, в которых содержится буква «ё». Список фамилий с «ё»
«Суть справки заключалась в том, что персональные данные, содержащиеся в трудовой книжке и других документах на имя заявителя, полностью соответствуют паспортным данным, что, бесспорно, говорит об их принадлежности одному и тому же человеку, – пояснил GZT.RU Одинцов. – Буква «ё» не является смыслообразующей либо смыслоразделительной, а потому традиционное написание вместо нее буквы «е» не искажает данных владельца документа».
«Ответ на частный запрос»
При этом в отделе по связям со СМИ Верховного суда отметили, что каких-либо законодательных и иных правовых требований на этот счет не существует. Но рассматривать письмо управления Верховного суда как официальное постановление тоже не стоит.
Энтузиасты, выступающие за использование буквы «ё», создали Союз ёфикаторов России
«В данном случае Верховный суд как структура никаких разъяснений не давал, – подчеркнул Одинцов. – Данная ситуация не является делом, которое рассматривалось в суде. Это не постановление пленума и не правовой акт, инициатором которого выступил Верховный суд. Это просто ответ управления кадров и государственной службы Верховного суда по конкретному, частному запросу».
www.9111.ru
«С уважением» и еще 29 способов подписать письмо
Надоело “С уважением” и хотите что-то новенького? Команда MediaDigger, платформы дающей PR-менеджерам доступ к тысячам журналистов, редакторов и блогеров, сделала подборку альтернативных подписей, которыми можно завершить свое электронное письмо. Ведь несмотря ни на что, email по прежнему остаются главным способом делового общения:
1. С уважением – Для любителей классики. Самый безопасный вариант.
2. Искренне Ваш – В этом что-то есть, но не каждый может позволить себе такую подпись. Нужно быть и выглядеть определённым образом.
3. С наилучшими пожеланиями – Немного менее формальное и применимо в деловом письме.
4. Просто указать имя – Вполне подходит, особенно в тех случаях, когда идет активный обмен письмами.
5. Ваше инициалы – Тоже допустимо, но возникает вопрос почему нельзя было просто целиком написать свое имя, и остается неприятный осадок.
6. Удачного дня – Для завершающего письма, когда больше ничего не ожидаете услышать от собеседника в течение дня, вполне подойдет.
7. Удачной недели – Тоже самое, что и “удачного дня”, только если в течение недели больше не будете общаться.
8. Best regards – Англоязычный вариант “с уважением”. Самый безопасный для делового общения. Некоторые русскоговорящие использует только эту подпись. В принципе, это допустимо, но если вы много общаетесь с иностранцами и это всем известно. Иначе это выглядит немного странно.
9. Kind regards – Тоже самое, что и best regards, но чуть менее формально.
10. С дружеским приветом – Никогда такое не видели, но слышали про это. Так и хочется сказать, что звонили из 70ых и просили вернуть им подпись.
11. До встречи – В случае, если вы договорились о встрече в ближайшее время и подчеркиваете, что помните про нее.
12. Удачи в вашем нелёгком деле! – Такая подпись может использоваться тогда, когда вы попытались помочь кому-то (или не смогли это сделать), и стараетесь как-то приободрить собеседника.
13. Отправлено с Iphone – Можно, чтобы как-то объяснить почему в письме могут быть опечатки, но может показаться, что вы хвастаетесь своей моделью телефона.
14. Отправлено со смартфона – Безопаснее, чем “отправлено с Iphone”: собеседник понимает, что вы писали с телефона и автокорректор мог допустить опечатки, при этом вы не хвастаетесь своим телефоном.
15. Спасибо за внимание – Эту фразу лучше оставить для тех, кто пытается вам что-то продать.
16. Спасибо – Если вы действительно благодарны, то можно. Но не стоит подписывать так каждое письмо, когда даете кому-то указание. Это будет отдавать приказным тоном.
www.mediadigger.ru
Этикет делового письма. Cоздаем хорошее впечатление.
20.04.15 21:27
К одной из целей деловой переписки можно отнести создание благоприятного мнения о вас или о компании, которую вы представляете. Иногда, ведя бизнес-диалог, буквально с самого начала переписки понимаешь, что продолжать беседу, а тем более доводить общение до делового сотрудничества нет никакого смысла. Скорее всего, вы тоже с таким сталкивались.Но произвести хорошее впечатление, согласитесь, весьма важно. Исходя из этого, хотим поделиться рядом интересных наблюдений, приобретенных на собственном опыте о том, как лучше добиться эффекта успеха в глазах потенциального партнера. Чтобы в дальнейшем вызвать у него желание не только продолжить с вами деловую переписку, но и заключить не одно взаимовыгодное соглашение и быть полезными друг другу.
Ваш быстрый ответ – это сигнал для адресата, насколько вы заинтересованы в продлении деловых отношений с ним.
Согласно правилам хорошего тона отвечать на сообщение следует сразу. Если в силу каких-либо причин это сделать невозможно, то допускается срок ответа от трех часов до одних суток. То есть максимум в течение рабочего дня нужно все-таки постараться и найти время для переписки. Если по объективным обстоятельствам вы не можете уделить написанию ответа достаточное количество времени, то хотя бы в двух словах вы обязаны дать понять адресату, что сообщение вами получено, но ответите вы несколько позже. По времени, когда точно вы это сделаете, его также необходимо сориентировать.
В плане приоритета ответов, если вы получаете достаточно много писем делового характера, следует обращать внимание на два пункта: важность и тема письма. Это основные показатели того, насколько скорым и важным для отправителя является ваш ответ.
Важно помнить, что задержка с ответом всегда грозит риском потерять хорошего клиента. Также ваша необязательность может стать причиной простоя в работе других людей, связанных с вами деловыми обязательствами.
И, конечно, недопустимо копить письма без ответов. Есть хороший способ избежать подобной ситуации: получив письмо, сразу его просмотрите, не откладывайте, и оцените, насколько важная информация содержится в нем. Сколько времени потребуется вам для составления ответа? Если вы уверены, что на обратное сообщение уйдет пять-семь минут, то пишите незамедлительно. В противном случае можно повременить с ответом, но не затягивать до последнего.
2. Индивидуальный подход.
Письмо делового характера принято начинать с персонального приветствия. То есть вы непросто пишите «Здравствуйте!», а обращаетесь к конкретному адресату по имени или имени — отчеству. Этот психологический прием хорошо позволяет продемонстрировать ваше внимание, уважение и заинтересованность к личности.
Допустим, человек записался на курсы иностранных языков и обращается к сотруднику института выслать ему счет на оплату. Вариантов ответа может быть несколько, рассмотрим два основных:
|
Добрый день! Я успешно прошел предварительное тестирование на курсы французского языка в вашем институте. Согласно результатам был зачислен в группу FL-A2. Оплату моего обучения будет осуществлять компания, в которой я тружусь. Пожалуйста, пришлите мне счет для перечисления необходимой суммы. Заранее Вас благодарю. С уважением, Петр Кузнецов.
| |
|
Ответ №1 |
Ответ №2 |
|
Здравствуйте! Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы работаете. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением. |
Здравствуйте, Петр! Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы трудитесь. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением.
|
Скорее всего, вы и сами заметили, что второй пример звучит правильнее. В нем использован индивидуальный подход к адресату. При составлении делового ответа важно не забывать об этом серьезном аспекте, всегда использовать персональное обращение. Это скажет о вашей доброжелательности, положительном настрое, а также позволит вам выделиться из безликой массы стандартных отписок.
3. Слова благодарности за обращение в компанию/ к вам.
Слова признательности за обращение к вам, вашим услугам или в вашу организацию всегда должны быть в содержании одного из первых писем. Тем самым вы приобретете еще один плюс в свою копилку положительного впечатления.
Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы: «Спасибо, что выбрали именно нашу компанию…», сразу покажет ему, вы дорожите его выбором, цените и уважаете его, как потенциального заказчика. Такой вежливый подход настроит адресата на благоприятный тон и продуктивную деловую позицию.
Сравните:
|
Добрый день! Я успешно прошел предварительное тестирование на курсы французского языка в вашем институте. Согласно результатам был зачислен в группу FL-A2. Оплату моего обучения будет осуществлять компания, в которой я тружусь. Пожалуйста, пришлите мне счет для перечисления необходимой суммы. Заранее Вас благодарю. С уважением, Петр Кузнецов.
| |
|
Ответ №1 |
Ответ №2 |
|
Здравствуйте! Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы работаете. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением. |
Здравствуйте, Петр! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы трудитесь. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением.
|
Рекомендация: всегда благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает вам и вашему бизнесу!
Примеры фраз благодарности:
Спасибо за Ваш интерес к…
Спасибо за Ваше письмо…
Спасибо, что обращаетесь к нам…
Спасибо, что выбрали нас…
Спасибо, что выбрали нашу компанию…
Мы признательны Вам за интерес к…
4. Заключительная часть письма.
Любое письмо, даже официально-деловое, всегда приятнее читать, если в нем чувствуется позитивный настрой. Особенно хорошо будет отразить или подчеркнуть такой подход в финальной части вашего сообщения. Это позволит создать у получателя хорошее настроение, и как следствие, желание продолжить с вами беседу. Не исключено, что именно в благоприятном русле.
Сравните:
|
Добрый день! Я успешно прошел предварительное тестирование на курсы французского языка в вашем институте. Согласно результатам был зачислен в группу FL-A2. Оплату моего обучения будет осуществлять компания, в которой я тружусь. Пожалуйста, пришлите мне счет для перечисления необходимой суммы. Заранее Вас благодарю. С уважением, Петр Кузнецов.
| |
|
Ответ №1 |
Ответ №2 |
|
Здравствуйте! Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы работаете. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением. |
Здравствуйте, Петр! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы трудитесь. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением.
|
В этом вам отлично могут помочь варианты завершающих разговор фраз:
Буду рад сотрудничеству!
С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С надеждой на плодотворное сотрудничество.
Всегда готов помочь и ответить на
Ваши вопросы.
С искренним уважением,
С уважением,
С уважением к Вам,
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,…
5. Подпись и контактная информация.
Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится по ту сторону экрана компьютера. Поэтому будет нелишним в заключение письма поместить вашу контактную информацию: имя, фамилию, должность, координаты для связи.
Почему это важно?!
Полные ФИО — возможность обратиться индивидуально, и впоследствии вести персональный диалог.
Должность – показывает границы полномочий и профессиональной компетенции в решении вопросов.
Координаты – дополнительная оперативная связь, когда необходимо срочно решить возникшую проблему или найти клиента.
Ниже приведены примеры возможных ответов на деловое послание. Обратите внимание, какой из них, на ваш взгляд, быстрее расположит адресата на общение с вами, и вызовет большее доверие?
Ваше письмо:
Добрый день!
Я успешно прошел предварительное тестирование на курсы французского языка в вашем институте. Согласно результатам был зачислен в группу FL-A2. Оплату моего обучения будет осуществлять компания, в которой я тружусь. Пожалуйста, пришлите мне счет для перечисления необходимой суммы. Заранее Вас благодарю.
С уважением, Петр Кузнецов.
Ответ №1.
Здравствуйте!
Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы работаете. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.
С уважением.
Ответ №2.
Здравствуйте, Петр!
Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством.
Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы трудитесь. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.
Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С уважением, Елена Иванова.
Менеджер – администратор
Института иностранных языков
Тел. (499) 123-45-67
Моб. 234-56-78.
Уверены, ответ для вас очевиден! Конечно, пример номер два.
Содержание блока контактной информации обычно имеет стандартный вид, но вы можете всегда дополнить его необходимыми, на ваш взгляд, данными. Например, сообщить вспомогательный адрес электронной почты (личной, рабочей), указать логин в скайпе или в системах быстрого обмена сообщениями и т. д.
Примечательно, что всю контактную информацию вы можете занести в автоматические настройки почты. Это удобно, поскольку вам не придется постоянно набирать шаблонный блок контактов. Он механически будет включен в конец каждого письма при его отправке.
Итак, используя все эти нехитрые рекомендации, у вас получится создать благоприятное мнение, а также достойно украсить ваше письмо надежным индикатором грамотного делового тона и профессионализма.
secretarus.ru
7 оригинальных текстов благодарственного письма за сотрудничество
7 оригинальных и нестандартных примеров текстов благодарственного письма о сотрудничестве. Выбирайте лучший вариант и редактируйте под себя, все тексты можно скачать в word. Каким должно быть идеальное благодарственное письмо — простые советы, которую помогут написать лучшее письмо с благодарностью за сотрудничество.
Благодарственное письмо множеством экспертов признается одной из разновидностей деловых писем. Как правило, данный вид письма используется в коллективных организациях, связанных по признаку профессии или учебы. Наиболее близким по определению к благодарственному письму можно считать всем известную грамоту, которой обычно награждают в школах и спортивных кружках за достижения.
Благодарственное письмо может быть адресовано как конкретному человеку, так и организации в целом, например, за плодотворное сотрудничество. В данной статье предлагаем несколько вариантов написания благодарственного письма за сотрудничество. Тексты писем приведены ниже.
Порядок написания подобных писем разобран в статье: Как написать благодарственное письмо.
Также предлагаем посмотреть образцы других благодарственных писем:
Примеры интересных текстов письма
1. Текст благодарственного письма за сотрудничество, адресованного сотруднику.
Дорогая Зинаида Валерьевна!
Наверняка вы знаете, что наша молодая компания пока не может похвастаться значительным стажем работы и богатой родословной. Зато у нашей компании есть нечто гораздо более значимое: это такие сотрудники, как вы!
Позвольте выразить вам горячие слова признания и благодарности за то, что вы практически с самого первого дня честно трудитесь на благо нашей фирмы! Наш коллектив помнит о том, как вы вместе со всеми стойко преодолевали все трудности начального этапа развития нашего общего детища; как помогали менее опытным коллегам добрым советом и поддерживали теплым словом в нужную минуту.
Во многом благодаря вам, наша компания сейчас стремительно развивается и открывает для всех нас заманчивые горизонты. Ваш ум, Ваш опыт, Ваша доброта сыграли чрезвычайно важную роль для общего блага!
Искренне заинтересованы в продолжение сотрудничества, желаем вам тепла, здоровья и любви!
2. Пример текста благодарственного письма за сотрудничество, адресованного персоналу
Уважаемые коллеги, сотрудники нашего замечательного ООО «Гипермаркет»!
От лица совета директоров поздравляем вас с успешным достижением коммерческой цели в этом году! Наш общий успех – это здорово!
На протяжении целого года вы мужественно, самоотверженно трудились, дабы выполнить поставленные перед вами задачи. И вы справились с этим! Благодаря вашим общим усилиям, вашему коллективному духу наша компания войдет в новый год одной из наиболее процветающих в городе.
Мы ценим вас, и искренне желаем вам тепла, любви, семейного уюта и высоких зарплат!
С уважением, генеральный директор.
3. Пример текста письма с благодарностью за сотрудничество, адресованное партнерам
Дорогие партнеры!
Выражаю вам свою искреннюю признательность за наше плодотворное сотрудничество! Наши совместные усилия привели нас к закономерной деловой победе! Я верю в то, что в дальнейшем мы с вами сумеем сохранить и продолжить наши партнерские отношения.
Желаю вам здоровья, личного процветания, новых взаимовыгодных проектов и покорения еще более неприступных высот в нашем нелегком бизнесе.
4. Пример благодарственного письма о сотрудничестве партнеру
Уважаемый …!
Мы очень ценим сотрудничество с Вашей компанией на протяжении последних 5 лет.
Мы отлично осознаем, что успех, достигнутый нами в последние годы — это результат кропотливой совместной работы, постоянного ежедневного взаимодействия с вашими специалистами. Благодаря вашей открытости, стремлению понять и удовлетворить потребности партнера, направленности на повышение рабочих показателей наши отношения крепнут с каждым годом, и мы покоряем новые вершины в освоении внимания потребителей.
Выражаем Вам благодарность за совместный труд и надеемся на дальнейшее укрепление существующих отношений и рост показателей, достигнутых в ходе совместной деятельности.
Желаем Вашей компании процветания и успехов!
С уважением…
5. Пример текста благодарности за сотрудничество коллективу партнера
Уважаемые…!
От имени нашей компании выражаем глубокую благодарность коллективу _________ за взаимовыгодное сотрудничество и поддержку, оказанную в ходе проведения рекламных мероприятий, направленных на освоение новых клиентских каналов. Самоотверженный труд и добропорядочность сотрудников _______ позволили добиться потрясающих результатов. Наша компания вышла на новый рынок сбыта, благодаря профессиональному подходу коллектива ________ организации к проведению рекламной компании нашего продукта.
Искренне надеемся, что данное взаимодействие наших компаний было не последним, и рассчитываем на укрепление и расширение партнерских отношений в будущем!
С уважением…
6. Пример официального благодарственного письма о сотрудничестве партнеру
Уважаемый…!
ООО «___» в лице генерального директора _______ выражает благодарность коллективу и руководству ООО ___ за успешное многолетнее сотрудничество. За годы взаимодействия отношения наших компаний укрепились, благодаря общности интересов достигнуты наилучшие результаты в работе. Выражаем надежду на дальнейшее развитие наших взаимоотношений и выхода на новый уровень сотрудничества с более тесными отношениями.
С уважением…
7. Текст благодарственного письма поставщику за сотрудничество
ИП ___ выражает благодарность ООО ___ за долговременное сотрудничество и бесперебойность поставок продукции на склады нашей компании. Профессионализм ваших специалистов, внимание и понимание наших потребностей обеспечили максимально положительную историю взаимоотношения наших компаний.
Надеемся, что партнерские отношения с годами будут только крепнуть, и никакие препятствия не будут вставать на пути укрепления отношения наших компаний.
С уважением…
Скачать примеры текстов в word.
Видео — как написать лучшее благодарственное письмо
1000form.ru