Составление счета на оплату: Ошибка 404: Страница не найдена

Содержание

Как выставить счет на оплату: бланк, образец заполнения

Счет на оплату – это первичный документ, который можно отнести к необязательным. Он помогает упорядочить взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, задокументировать факт оплаты. Также он может потребоваться при оплате услуг или работ через банк: все большее количество предпринимателей интересуются, как сделать счет на оплату онлайн, для этого необходимо изучить пример счета на оплату услуг и научиться правильно его заполнять.

Необходимость выставления этого документа обычно приписывается в договоре. Если этот пункт отсутствует, то и готовить его необязательно. В таких договорах, как правило, указывается фиксированная сумма. Если она варьируется от сроков и объемов, то дополнительно к договору за каждый вид работ выставляется счет.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (804) 333-20-57

Это быстро и бесплатно!

Когда выставляется

Законодательством РФ утверждено, что любые сделки должны быть сопровождены соответствующим договором. Он регламентирует отношения между сторонами, устанавливает обязанности, ответственность и сроки выполнения работ. Ряд договоров содержат также информацию о стоимости. Это касается договоров, взаимодействие по которым носит разовый характер.

В случае, если договор заключается на длительное время с последующей пролонгацией, к каждому заказу в рамках этого документа необходимо дополнительно выставлять счет.

Выставление счета на оплату таким способом позволяет избежать необходимости каждый раз заключать новый контракт. Также такая система работы страхует от изменений стоимости работ, объемов, позволяет вести более гибкую политику и корректировать при необходимости затраты.

Скачать бланк выставления счета на оплату.

Как выписать счет на оплату

Законодательно он не является бухгалтерским документом, а потому не существует официального бланка. Каждая организация вправе самостоятельно решать, в каком виде выставлять счета своим партнерам.

При этом документ должен содержать следующую информацию:

Реквизиты каждой стороны.
Дату выставления и номер документа.
Описание выполненных работ.
Подписи и печати сторон и др.

По желанию составителя документ может содержать и другие сведения: например, срок действительности, условия оплаты, сроки выполнения работ и другие пояснения.

С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

По безналичному расчету

Наиболее востребованный способ оплаты услуг в крупных компаниях, имеющих собственную бухгалтерию – это безналичный расчет. Этот способ ускоряет процесс и делает взаимодействие оперативным.

Чтобы разобраться, как выставить счет на оплату по безналу онлайн и заполнить бланк (образец которого можно взять на бухгалтерском портале или скачать здесь), нужно сначала оформить электронно-цифровую подпись. С ее помощью можно подписывать и зашифровывать любые файлы и работать исключительно с электронными документами. В остальном бланк выглядит так же, как и стандартный документ.

Оплата от ИП и ООО

Организации могут составлять бланки двумя способами:

самостоятельно формировать каждый документ отдельно;
выставлять их с помощью специальных бухгалтерских программ.

Различные CRM-программы позволяют автоматически составлять бланки для каждого контрагента, при этом риск ошибок будет минимальным.

Достаточно один раз вбить информацию по заказчику, и программа будет выставлять корректные, унифицированные документы без сбоев.

Это также поможет отслеживать счета, проверять их оплату и ускорить рабочие процессы внутри собственной фирмы.

Вне зависимости от формы ведения бизнеса (ИП или ООО), бланк счета на оплату покупателю должен содержать следующие сведения:

Реквизиты ИП или ООО (ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и пр.).
Данные банка организации (расчетный счет, БИК и пр.).
ОКПО и ОКОНХ.
Описание услуг.
Подписи сторон.
Даты и пр.

После указания всех сведений, в нижней части документа ставятся подписи, фамилии и инициалы руководителя фирмы или главного бухгалтера. Соблюдение этих формальных правил поможет узнать, как правильно выставить счет на оплату от ИП. Образец, если фирма не использует профильное программное обеспечение, можно самостоятельно составить в офисных программах.

Все изменения должны быть заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Оформление с НДС и без НДС

НДС – форма налогообложения, которую организация может выбрать при необходимости. Однако, вне зависимости от того, платит компания НДС или использует другую систему уплаты налогов, счет должен содержать информацию об этом.

Размер НДС должен быть указан отдельно, оплачивающая сторона должна видеть размер налога и итоговую общую сумму. Образец-счет с НДС отличается только в части выставления итоговой суммы.

Кроме него необходимо отдельно выставлять счет-фактуру. Она не подписывается оплачивающей стороной, однако необходима для отчетности.

Счет на оплату от физического лица

Выставление счета, помимо всего прочего, способствует также выполнению обязательств предпринимателями перед Налоговым кодексом. При получении любого дохода гражданин обязан уплатить налог.

Физические лица не платят налогов за свою работу в качестве подрядчиков, а потому большинство фирм не соглашается брать обязательства по уплате налогов на себя.

Распространенные ошибки при составлении

Наиболее распространенными ошибками являются проблемы, связанные с датами. Многие фирмы не соблюдают пятидневный срок, установленный НК РФ. В этот срок с момента выставления счета должна быть произведена отгрузка товара, в противном случае документ считается некорректным.

Важно также отслеживать, чтобы на всех экземплярах были проставлены верные даты, проверять реквизиты компаний и наличие подписи.

Все изменения, которые вносятся в этот документ, должны быть впоследствии заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Для работы оптимальнее всего использовать унифицированный бланк и подгонять его под каждого клиента. К примеру, счет на оплату от ИП без НДС: образец легко можно переделать под счет от ИП с НДС. Главное – соблюдать и проверять достоверность сведений.

Счет на оплату для ИП

Счет на оплату вполне обоснованно считается одним из наиболее распространенных документов, заполняемых при самых разных вариантах сотрудничества между контрагентами. Под счетом обычно понимается документ, который продавец товара или услуги выставляет покупателю. Это необходимо для того, чтобы у последнего появилось основание для платежа, а также реквизиты продавца, которые потребуются при перечислении денежных средств.

Счет на оплату может заполняться как в соответствии с договором, подписанным сторонами, так и при его отсутствии. От условий сотрудничества зависит время, когда происходит выставление документа – до поставки товара и оказания услуги или после.

При этом счет может быть оформлен в бумажном или электронном виде. Вполне логично, что и передан покупателю он может быть также любым из возможных способов, например, лично при встрече или дистанционно по электронной почте.

Как выставить счет на оплату от ИП

Счета на оплату могут выставляться как ИП, так и организацией. Фактически, различие между двумя вариантами документов заключается только в том, что в счете от ИП должна присутствовать подпись предпринимателя, а в документе от ООО – две подписи, а именно главбуха и руководителя. Каких-либо других принципиальных отличий счетов на оплату, которые оформляются ИП и ООО, нет.

Счет на оплату услуг без НДС

Важным моментом, который должен обязательно учитываться при заполнении счета, является учет в платежном документе НДС. При этом не имеет значения, речь идет об индивидуальном предпринимателе или юридическом лице. В данной ситуации важно лишь то, какая система налогообложения используется производителем товара или поставщиком услуги.

При применении ОСН (основной системы налогообложения) в счете обязательно должна выделяться сумма НДС, равная 18% от стоимости реализуемого товара или услуги. При использовании УСН (упрощенной системы налогообложения) в счете указывается одна из двух формулировок – «НДС не облагается» или «Без НДС».

Как заполнить бланк счета на оплату

Действующее в России законодательство не предусматривает единой и унифицированной формы счета на оплату, обязательной для всех хозяйствующих субъектов. Каждое предприятие или ИП может разработать собственный бланк. Вместе с тем, существует множество шаблонов, которые зачастую используются в качестве образца при составлении счетов. Также в сети размещено немало онлайн сервисов, предоставляющих возможность оформить счет на оплату. При это услуга предоставляется бесплатно, достаточно пройти на сайте регистрацию.

Несмотря на отсутствие единой формы, любой правильно заполненный платежный документ должен содержать несколько обязательных реквизитов.
К ним относятся:

номер и дата документа;
ФИО ИП или наименование предприятия, реализующего услугу или товар, юридический адрес, а также его банковские реквизиты, на которые покупателем будет произведено перечисление денежный средств;
ФИО ИП или наименование предприятия, выступающего в качестве покупателя, а также другая информация о нем, которая есть у продавца – адрес, ИНН, КПП и т. д.;
сведения о реализуемой услуге или поставляемом товаре: их наименование, единица измерения и количество, а также стоимостные параметры — цена за единицу и общая стоимость;
сведения об НДС;
подпись ИП и, при наличии, печать.

Также в счет может быть включена информация о сроке оплаты, если это предусмотрено действующим контрактом или договоренностями сторон.

Оплата с расчетного счета ИП

Наиболее простым и удобным вариантом оплатить выставленный на ИП счет является банковский перевод с расчетного счета. Для этого достаточно оформить платежное поручение, для чего обычно используются программа, которая применяется предпринимателем для ведения бухучета. Составление платежных поручений, в просторечии называемых платежками, является обязательной функцией любого бухгалтерского программного продукта.

Затем сформированное на основании счета платежное поручение доставляется в банк одним из двух возможных способов:

в бумажном виде при личном посещении. Для этого потребуется распечатать его и переправить в банк;
в электронном виде при помощи онлайн системы банк-клиент.

Конечно же, второй вариант намного проще удобнее и быстрее, поэтому сегодня чаще всего используется именно он.

Оплата счета индивидуального предпринимателя физлицом

Индивидуальный предприниматель зачастую оказывает услуги или реализует товар физическим лицам. В подобной ситуации он также выставляет счета на оплату. Физлицо имеет возможность либо использовать этот счет для перечисления средств посредством банковского перевода, либо внести плату наличными средствами. Однако, при этом следует учитывать, что ИП имеет право принимать наличные только в трех случаях:

с применением контрольно-кассового аппарата;
с использованием предусмотренных законодательством бланков строгой отчетности;
если ИП выступает плательщиком ЕНВД.

Программы и сервисы для выставления счетов

Онлайн сервис для ООО и ИП по выставлению счетов, актов, товарных накладных, счетов-фактур, УПД. Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН. Функция контроля должников. Автоматическая загрузка банковской выписки. Формирование управленческой отчетности. Финансовая аналитика по бизнесу. Ведение склада, отчеты по продажам. + Онлайн бухгалтерия и финансовая аналитика для ИП.

Сервис позволяет формировать счета, распечатывать их в pdf, отправлять клиентам по email, менять статус (отправлен/оплачен) и напоминает о необходимости проконтролировать оплату. Вы также можете просмотреть список счетов и поискать нужный счет в этом списке.

Онлайн сервис для учета сделок. Позволяет оформлять счета на оплату, договора, акты, накладные и другие документы по сделкам. Все шаблоны документов соответствуют требованиям российского законодательства. Можно вести несколько версий бухгалтерии.

Сервис выставления и мониторинга счетов на оплату. Чтобы выставить счет клиенту — достаточно заполнить ровно одну форму — как на бумажном счете, никаких скучных и запутанных справочников контрагентов и товаров. Новые контрагенты сохраняются автоматически. Счет легко отправить на электронную почту в виде ссылки или PDF файла. На отправку счета уходит меньше минуты. Идеально для малого бизнеса и предпринимателей.

Сервис выставления счетов для малого бизнеса и фрилансеров. Профессиональные онлайн-шаблоны счетов и счетов-фактур, разработанные для малого бизнеса и фрилансеров. Автоматический прием платежей с кредитной карты или со счета Paypal

Бесплатный сервис по выставлению счетов. ИП и ООО могут выставить онлайн-счет на оплату товаров или услуг без ограничений.

Сервис для выставления счетов от имени юридического лица

Простой и удобный сервис для оформления счетов на оплату он-лайн и отправки их клиентам. Позволяет выставить счет от имени юридического лица и предоставить все документы.

Онлайн-сервис для выставления счетов и ведения бухгалтерских документов (первичной документации). С помощью сервиса можно создать Счет, Акт, Товарную накладную ТОРГ-12, Счет-фактуру, УПД и Квитанцию Сбербанка (ПД-4). Созданные документы можно сохранить, распечатать или отправить по электронной почте.

Онлайн сервис, позволяет выставлять счета со своими подписями и печатями бесплатно.

Онлайн сервис для быстрого выставления счетов и генерации закрывающих документов к выставленным счетам. Сервис ориентирован на использование в небольших компаниях, применяющих УСН и как правило не имеющих штатного бухгалтера.

Онлайн сервис для выставления счетов с широкими возможностям настройки счетов. По умолчанию в нем есть 12 шаблонов счетов, а свой собственный шаблон можно создать редактируя дефолтные в WYSIWYG редакторе. Русский язык поддерживается. Учет доходов и расходов, учет времени. Интегрирован с Zoho Projects. Поддержка SSL даже в бесплатном плане.

Сервис для выставления счетов. Содержит тайм-трекер, контроль затрат, платежей. Счета привязываются к проектам. Русский язык поддерживается. Счета редактируется на уровне HTML.

является ли счет обязательным документом

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Пример счета на оплату

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает. Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
если выставление счета прописано в договоре;
если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

Дата составления,
Порядковый номер,
Платежные реквизиты получателя денежных средств,
Данные плательщика и покупателя,
Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
Должности и подписи уполномоченных лиц.
Наименование товаров, работ услуг,
Количество, единица измерения, цена и сумма.
Итоговая сумма к оплате.
Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Выставить счет на оплату | Первичная документация

Счет на оплату, счет на оплату образец Казахстан, выставить счет на оплату, скачать счет на оплату

Мы онлайн сервис Mybuh.kz, в данном сервисе вы автоматически можете выставлять счета, накладные, акты, счет фактуры и много другое.

Для корректного выставления счета необходимо правильно заполнить реквизиты вашей компании и контрагента кому выставляете счет.

Ниже показана инструкция для выставления счета, так же на сайте имеется видео- инструкция которую можно посмотреть здесь

Для регистрации в личном кабинете нажмите на картинку ниже , для ознакомления и тестирования программы, мы предоставляем 3 дня бесплатно.

После регистрации и заполнения раздела Мои реквизиты

выберите раздел личного кабинета «Документы» в категории «Продажи» найдите пункт «Cчета«; кликните на кнопку «Добавить счет«.

Выбор типа выставления счетов в Казахстане

В открывшейся форме выберете тип будущего счета и выделите закладку «Заполнение«

Заполните обязательные поля формы счета:

Номер и дата документа; Код назначения платежа, его можно получить из раскрывающегося списка, щелкнув на меню, немного левее основного поля; Клиент, его так же можно выбрать из списка, если вы ранее добавляли контрагента; Расчетный счет и т.д. Заполните поля наименования, кол-ва и цены товаров, либо услуг, по завершению, нажмите кнопку «Сохранить«.

Сохранение счетов

В результате произведенных действий, счет добавиться в основную базу созданных Вами Счетов.

В данном окне, Вы можете отредактировать созданные счета, скачать и распечатать, а так же, выслать счет на email контрагенту, либо выслать ссылку на оплату данного счета.

Выставить счет на оплату — готовый бланк

Бланк для выставления счета готов к применению. Для просмотра готового бланка, нажмите на номер счета в списке созданных счетов.

Счет на оплату с печатью и подписью

Для формирования документов с печатью и подписью, вам необходимо добавить печать и подпись. Перейдите в раздел Мои реквизиты — документы

Здесь вы можете добавить логотип компании, печать и подпись ниже пример.

.
Для создания электронной печати и подписи, необходим образец штампа с четко пропечатанными краями с прозрачным фоном и формате PNG .

Образец счета, логотипа подписи и печати.

при формировании счета, не забудьте активировать кнопку — печать и подпись

так же при необходимости, можно отправить счет с кабинета mybuh.kz напрямую на email. Для этого нажмите кнопку отправить и заполните адрес электронной почты.

Счет на оплату, АВР, ЭСФ — как выписывать документы при продаже и получения товаров или услуг.

Информацию по ЭСФ (электронным счет фактурам) можно посмотреть здесь

Проголосовать

понятие, основные правила заполнения документа и другие нюансы

При оформлении любого документа необходимо соблюдать определенные условия, например, при составлении счета на оплату. В его содержании должны быть отражены основные сведения о продукте труда, несмотря на то, что не существует законодательно закрепленного бланка. Поэтому если вы скачиваете его из интернета в формате Word или составляете самостоятельно, убедитесь, что информация в нем подается правильно.

Общие понятия счета на оплату

В бухгалтерской терминологии счет на оплату называют свидетельством, которое должно выдаваться организацией, продающей Вам продукцию. Тем самым он закрепляет факт реализации продукта, а также является основанием для передачи финансовых средств на его оплату.

В том случае, если счет на оплату выдается организацией, имеющей правовую форму ООО или ИП, необходимо знать особенности документа:

Счет на оплату

При составлении документов ООО покупателю необходимо получить сразу две подписи на счете: от генерального директора или руководителя организации, а также его главного бухгалтера, который проверил достоверное составление счета.
Если счет на оплату составляет индивидуальный предприниматель (ИП), то в нем расписывается один раз его руководитель.

Счет на оплату не имеет законодательно закрепленный бланк, поэтому компания может составить его самостоятельно. Чаще всего в отделе бухгалтерии уже имеется стандартный счет на оплату, который был создан в начале года.

Некоторые предприятия для того, чтобы соблюсти при составлении счета все нормы и правила текущего года, скачивают из интернета документ в формате Word или Excel. Зачастую так делают организации, которые не знают, как заполнить счет на оплату.

Заполнение бланка

В таком документе, как счет на оплату, необходимо обязательное включение таких данных:

Порядковый регистрационный номер документа, а также дата его составления. Эти данные заполняются в отделе бухгалтерии, которая учитывает их за текущий год.
Реквизиты для осуществления платежа со стороны продавца, которому необходимо выставить счет покупателю. В него должно входить полное наименование организации, а также ее юридический адрес. Сюда относятся банковские реквизиты предприятия, которым в дальнейшем покупатель будет пользоваться для перечисления финансовых средств.
Проверка данных
Реквизиты покупателя или плательщика, а также грузополучателя. В том случае, если грузополучатель и покупатель являются одной организацией, данные из графы «Реквизиты покупателя», копируются в поле с данными о грузополучателе. К ним относятся: полное наименование и юридический адрес, ИНН (индивидуальный налоговый номер), а также КПП.
После этого поставщик должен указать полное наименование товаров или услуг. Обязательно нужно прописать в абсолютных величинах. Ими могут быть штуки, метры, килограммы и т.д.
Стоимость товара и услуги необходимо прописывать как цифрами, так и прописью.
Укажите, включается ли в его полную стоимость НДС (налог на добавочную стоимость). В том случае, если товар или услуга не облагаются им, в эту графу необходимо добавить “Без налога (НДС)”. В противном случае поставщик указывает сумму налога на добавочную стоимость.
Организация должна прописать, какую систему налогообложения она использует. Это условие необходимо соблюдать обязательно, чтобы после не было проблем при проверке документов налоговой службой.
После этого организация должна поставить печати и подписи (помните о нюансах правовых форм).

Стоит отметить, что каждая организация может прописать в документе дополнительную информацию, необходимую для той или иной стороны. В некоторых случаях одна из организаций может потребовать внести графу «Срок оплаты». Ее необходимо прописать сразу после стоимости товара или услуги.

По мнению экономических экспертов, чем больше условий включается в счет на оплату, тем больше документ приближен к оформлению договора о сотрудничестве организаций.

Особенности применения

Законодательство Российской Федерации не запрещает передавать документ через электронную почту или факс. В этом случае счет на оплату должен быть подкреплен факсимильной копией подписей руководства организации, а также оригинальным оттиском печати предприятия.

Стоит отметить, что счет на оплату может быть оформлен на официальном бланке компании, который содержит его логотип, полное название, реквизиты и юридический адрес.

Перед отправкой главный бухгалтер обязан проверить документ на правильность заполнения. В основном его внимание сосредоточено на ценах и суммах, а также на заполнении перечня товаров и услуг. Многие специалисты нередко ошибаются. Они могут дать товарам неполные наименования, а также указать их неправильное количество. В таком случае покупатель товара или услуги может предъявить претензию продавцу и потребовать исправления всех недочетов.

В том случае, если организация-покупатель обнаружила ошибку только после оплаты товара, он через суд имеет право потребовать вернуть финансовые средства, которые были неверно перечислены поставщику. Основанием для такого действия будет необоснованное обогащение за счет другой организации.

Нередко организация выписывает счет на оплату заранее. Поводом для этого действия может быть внесение предоплаты покупателем.

Некоторые эксперты считают, что оформление счета на оплату является необязательным условием. Заменой такого документа может считаться составление накладной или договора о сотрудничестве. В любом случае, такое действие должно быть оговорено между двумя сторонами сделки.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Выставление счёта для юр. лиц

Если вашему магазину необходимо принимать оплату от юридических лиц — вам понадобится настроить способ оплаты «Выставление счёта для юр.лиц».

1. Перейдите в раздел Настройки → Оплата и добавьте способ оплаты:

2. Заполните поля при настройке способа.

*Обязательные поля отмечены звездочкой

Название — впишите в это поле название счета, которое будет выводиться в бэк-офисе.

Получатель платежа — введите сюда название вашей организации (например, ИП Иванов, ООО «Магазин»)

Юридический адрес — юр. адрес вашей организации.

ИНН — ИНН вашей организации.

КПП — КПП вашей организации.

ОКПО — ОКПО вашей организации.

ФИО руководителя — ФИО генерального директора или ИП.

Должность руководителя — занимаемая должность (Генеральный директор, Главный Бухгалтер, Индивидуальный Предприниматель).

ФИО главного бухгалтера — для ИП — ФИО ИП.

Расчетный счёт — р/с вашей организации.

БИК — БИК банка, который обслуживает вашу организацию.

Название банка — как оно написано в документах, которые предоставил вам банк при открытии счета (например, АЛЬФА БАНК, Новосибирский филиал).

Корреспондентский счет — корр.счет банка, который обслуживает вашу организацию.

Использовать НДС из строк заказов в печатных формах для ЮЛ — подробнее

Ставка НДС — заполняйте только в том случае, если ваша организация является плательщиком НДС. Если указана — выделяется в счёте в виде автоматически рассчитанной суммы налога.

Префикс номера счёта — нужен, чтобы отделить выставляемые счета за покупки в магазине от других счетов.

Использовать последовательную нумерацию счетов — если вы не хотите, чтобы нумерация счетов совпадала с нумерацией заказов.

Следующий порядковый номер счета — используйте, если вы хотите сохранить последовательность нумерации счетов, выставленных ранее в ручном режиме.

Следующий порядковый номер накладной — используйте, если вы хотите сохранить последовательность нумерации накладных, выставленных ранее в ручном режиме.

Комментарий — используйте, если нужно обозначить в счёте какую-либо дополнительную информацию.

Изображения печати и подписей для счёта — позволяет формировать в электронном виде счёт, снабжённый подписаями и печатью организации. Для ИП достаточно только подписи.

Сообщение для пользователя — нужно, чтобы при выборе этого способа оплаты сообщить клиенту некую информацию (например, о наценке или наоборот, о скидке).

Наценка — позволяет сделать наценку на способ оплаты. Может быть отрицательной (то есть, скидкой). Назначается строго в процентах.

Привязка к способам доставки — здесь вы можете включить необходимые или исключить способы доставки, которые можно использовать при выборе данного способа оплаты.

Привязка к типам клиентов — выберите, отображать данный способ оплаты только для юридических лиц, или для частных тоже. (Для появления данной настройки необходимо включить оба типа клиентов в разделе Настройки → Клиенты.)

Как написать счет: пошаговое руководство

Независимо от того, отправляли ли вы много счетов раньше или вы работаете над написанием первого, важно знать, как правильно составить счет. В составлении счета есть много разных разделов, и отсутствие одного из них может сделать вас непрофессиональным. Помните, что мы использовали Invoice Simple в качестве руководства по выставлению счетов, но шаги должны оставаться довольно последовательными независимо от того, какое программное обеспечение для выставления счетов вы использовать.

Если вам сначала нужно уточнить, что такое счет, прочтите это. Если вы предпочитаете работать с файлом шаблона, а не с нашим онлайн-генератором счетов, посетите нашу страницу бесплатных шаблонов.

Хотя написание счета — хороший знак для вашего бизнеса, это, безусловно, может показаться немного утомительным. Через некоторое время вы можете почувствовать, что тратите больше времени на заполнение счетов, чем на фактическую работу, за которую вам платят.

Вот почему так важно иметь сверхпростое программное обеспечение для выставления счетов, такое как Invoice Simple, которое позволяет вам тратить меньше времени на бухгалтерскую работу и больше на выполнение любимой работы.Вот как можно проще всего составить счет — с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов.

Как выписать счет

Это пять шагов к эффективному и профессиональному составлению счета.

1. Персонализируйте и сделайте свой счет профессиональным

Для начала выберите цвет, который лучше всего представляет ваш бренд, и загрузите логотип своего бренда. Это придаст вашему счету профессиональный и индивидуальный вид. Наконец, вы можете изменить содержимое поля «счет-фактура».Если вы называете свои счета чем-то еще (например, счетом, формой, квитанцией), в противном случае оставьте все как есть.

2. Заполните соответствующую контактную информацию в счете-фактуре

Этот шаг довольно прост, но его часто упускают из виду при составлении счета. Включите контактную информацию о том, кому идет счет, а также от кого он исходит. Это включает имя, адрес электронной почты, адрес и телефон. Если у вас есть служебный номер, укажите его тоже. Это еще один способ помочь вам писать счета, которые выглядят и выглядят профессионально.

3. Выберите срок оплаты в счете-фактуре

Invoice Simple гордится тем, что упрощает для вас процесс выставления счетов. Итак, в этом разделе все, что вам нужно сделать, это установить флажок рядом с «Срок». Затем выберите дату, когда вы хотите оплатить счет. Оттуда условия будут автоматически заполнены. Кроме того, счет-фактура «Номер» и «Дата» позаботятся о себе сами.

Если вы уже отправляли счета раньше (например, с помощью одного из наших шаблонов счетов), измените номер счета здесь, чтобы он соответствовал вашей текущей последовательности.

Что такое номер счета?

Номер счета-фактуры — это простой способ отслеживать ваши счета, а ваши клиенты могут отслеживать вас. Присваивая уникальный номер каждому отправляемому вами счету, вы упрощаете себе отслеживание статуса платежа. Сохраняя последовательность номеров, вы упрощаете клиентам понимание того, как и когда им нужно платить.

4. Заполните проекты / задачи, которые вы выставляете клиенту на .

Хотя мы почти закончили показывать вам, как составлять счет-фактуру, не забудьте уделить особое внимание этому разделу, потому что он, возможно, самый важный. Клиенты хотят точно знать, за что вы выставляете им счет … поэтому больше подробностей здесь лучше, чем меньше. Дайте четкое и ясное описание услуги или задачи. Например: «Управление маркетингом в социальных сетях в июле». Затем введите описание из 1–3 предложений, напоминающее клиенту, в чем заключалась ваша работа.

Затем введите цену и количество — . Количество будет варьироваться в зависимости от того, взимаете ли вы почасовую оплату или по проекту . Вы также можете установить или снять флажок в поле «налог», в зависимости от того, включаете ли вы налоги или нет.

И, наконец, вы можете заполнить некоторые дополнительные комментарии внизу для более подробной информации — это отличное место, чтобы поблагодарить вашего клиента за возможность работать с ним .

5.Добавить информацию об оплате

Для беспрепятственной оплаты добавьте в счет реквизиты платежа (включая условия и способы оплаты).

Если вы решили добавить к услугам налоги или скидки, вы можете сделать это в этом разделе. Хотя это, конечно, необязательно.

Отсюда выберите разделение счета. Вы можете поделиться URL-адресом, загрузить его в формате PDF, распечатать или просто отправить по электронной почте своему клиенту.

У вас есть еще вопросы о том, как выписывать счет или как выставлять счета клиентам? Если да, то отправьте нам письмо по адресу [email protected].Если нет, начните создавать счет здесь.

Что включать в счет-фактуру

В дополнение к пяти шагам, описанным выше, вам необходимо обязательно включить в счет наиболее важную информацию. Большинство из этих элементов покрываются пятью шагами для написания счета: условия оплаты, номер счета и так далее.

Но вы также можете захотеть включить в счет более подробный список. Дважды убедитесь, что вы включаете каждый из этих элементов в каждый счет, который вы отправляете:

Слово «счет-фактура» — , чтобы выделяться из цитат или оценок.
Уникальный номер счета
Ваша полная информация — имя, адрес и номер телефона
Полная информация о клиенте — имя, адрес и номер телефона
Дата выставления счета
Перечень предоставляемых товаров или услуг, включая стоимость
Общая сумма счета-фактуры
Налоги
Условия оплаты и информация
Платежные инструкции

6 шагов к эффективному выставлению счетов

После того, как вы сделали скачок от сотрудника к владельцу бизнеса, один из первых вопросов, который следует рассмотреть, — как обеспечить своевременную и организованную оплату. Бизнесу легко разориться из-за отсутствия денежных потоков, слишком большого количества клиентских долгов и отсутствия надлежащего бухгалтерского учета.

Чтобы не попасть в эти ловушки, важно заранее планировать выставление счетов клиентам. Вы можете попросить совета у других деловых людей по выставлению счетов, но помните, что каждый бизнес индивидуален, и вам нужна система, которая подходит для вашей компании и для вашего метода работы.

Найдите время, чтобы настроить систему, которая будет работать на вас, и в конечном итоге вы сэкономите время и деньги.Вот шесть шагов, которые мы рекомендуем предпринять, чтобы подготовиться к эффективному выставлению счетов и выставлению счетов:

Ведите точный учет своей работы. Чтобы выставить счет, вам необходимо знать, какие работы были выполнены. В конце месяца трудно вспомнить, что вы делали в начале месяца, поэтому вам нужно отслеживать работу по мере продвижения. Если вы выставляете счет за час, убедитесь, что вы используете программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы точно знать, сколько вы проработали. Используйте платформы тайм-менеджмента, чтобы записывать свои задачи, и не забывайте включать материалы, если они уместны.
Решите, как часто вы будете выставлять счета. Возможно, вы захотите более регулярно выставлять счета за продукты, а не за услуги, и вы можете заключить разные сделки с каждым клиентом. Однако важно обращать внимание на денежный поток и не допускать слишком много времени между выставлением счетов. Рекомендуемая частота — один или два раза в месяц. Не забывайте отправлять счета в установленное вами время; отправка счета спустя много времени после того, как работа была сделана, нарушит ваш денежный поток и может вызвать проблемы с бухгалтерским учетом для ваших клиентов.
Определите доступные способы оплаты. Если вы хотите, чтобы ваши клиенты платили быстро, упростите им процесс оплаты. Вы можете принять ряд вариантов оплаты, от кредитной карты и чека до PayPal и других онлайн-методов. Хотя некоторые способы оплаты будут стоить вам комиссии за транзакцию, это, вероятно, того стоит, поскольку вы получите оплату быстрее.
Укажите в счетах дату «срок оплаты». Помимо того, что ваши клиенты знают, что вы ожидаете платежа в течение, скажем, 14 дней, полезно указать фактическую дату в счете-фактуре.Таким образом, клиенту не нужно будет рассчитывать или запутаться в том, когда вы ожидаете платежа. Чтобы обеспечить своевременную оплату, вы можете либо взимать штраф за просрочку платежа, либо, что еще более эффективно, предложить скидку за досрочную оплату. (Когда вы назначаете цену клиенту, добавьте этот процент скидки к общей сумме, чтобы не потерять, предлагая сделку.) Помните, что платеж поступит только после того, как вы отправите счет, поэтому не указывайте его прочь и не будь пассивным. Если платеж не поступает, отследите его и вежливо и твердо дайте понять, что вы ожидаете немедленного платежа.
Создавайте счета-фактуры профессионального вида. Если вы хотите, чтобы к вашему бизнесу относились серьезно, вам нужны серьезные счета. Убедитесь, что они включают всю необходимую информацию и красиво напечатаны. Самый простой способ сделать это — использовать онлайн-программное обеспечение, которое создает для вас счета и отправляет их по электронной почте.
Не забывайте о человеческом прикосновении. Если вы отправляете счета крупным компаниям, рекомендуется взять трубку и представиться кому-нибудь из бухгалтерии.Поскольку человек теперь «знает» вас, ваш счет-фактура получит личное и оперативное внимание, когда он будет доставлен. Если возникнут какие-либо проблемы, которые необходимо решить, процесс пойдет более гладко после того, как вы свяжетесь по телефону. Для счетов, отправленных небольшим компаниям или частным лицам, рассмотрите возможность отправки короткого и понятного сообщения вместе с вашим запросом на оплату.

Руководство для владельцев малого бизнеса

6 мин. Читать

Первая часть процесса расчетов с поставщиками (AP) — получение счета-фактуры. После того, как вы получите счет, существует особый процесс, который имеет решающее значение для ведения точной финансовой отчетности.

Поскольку этот процесс довольно сложен, компания может решить автоматизировать эту систему, а не обрабатывать счета вручную. Автоматизация может улучшить прозрачность, продуктивность, точность и рентабельность процесса выставления счетов для бизнеса.

Ниже приведены шаги, которые выполняет отдел расчетов с поставщиками для обработки счета-фактуры.

Шаг 1. Проверка и отслеживание информации

Закупочная компания должна проверить покупку, гарантировать правильность оплаты и осуществить платеж в согласованные сроки.Счета-фактуры должны включать следующую информацию, чтобы помочь продавцу и покупателю отслеживать свои расходы или запасы и обновлять свои финансовые записи:

Дата, когда поставщик создал и отправил счет-фактуру.
Контактная информация как продавца, так и покупателя, в частности платежная информация и контактное лицо.
Сведения о покупке, включая сведения о продуктах или услугах и цены.
Платежная информация.

Шаг 2: Ввод данных и кодирование Главной книги

После того, как персонал AP проверит, что счет-фактура поставщика содержит всю правильную информацию, им необходимо ввести данные вручную или с помощью инструмента автоматизации и закодировать их для целей бухгалтерского учета.Кодирование Главной книги относится к системе кодирования, которая упрощает отслеживание дебетов и кредитов.

Ручной ввод этих данных может занять много времени у персонала и сопряжен с риском человеческой ошибки, которая может нанести ущерб финансовой отчетности компании. Использование автоматизированной системы может снизить затраты на обработку счетов на 75–85%, в то же время уменьшив количество ошибок. Наличие инструментов, необходимых для отслеживания этих данных, также улучшает доступ к данным счетов-фактур, что улучшает обслуживание поставщиков и приводит к более быстрому выполнению платежей.

Шаг 3: Отправка и получение разрешения

После того, как отдел AP проверит информацию о счете, ему необходимо отправить счет на утверждение, прежде чем он сможет отправить платеж. Медленный процесс утверждения может привести к значительным срокам обработки платежей и значительному доходу. Бумажные счета-фактуры могут лежать на столе занятого сотрудника или теряться при перемещении со стола на стол. Используя автоматизированную систему обработки счетов, отдел AP может сэкономить время, отслеживая потерянные документы или запрашивая копии счетов у поставщика.

Эти решения собирают данные из бумажных и электронных счетов в цифровом виде и пропускают их через специально разработанный рабочий процесс, который ускоряет весь процесс утверждения. Уменьшение или устранение необходимости в бумажных счетах снизит исходящие расходы.
По оценкам экспертов, стоимость бумажного счета-фактуры может составлять от 12 до 30 долларов за обработку при средней стоимости, близкой к 15 долларам.

В то время как более крупные компании с более сложным процессом расчета кредиторской задолженности могут стоить почти 40 долларов за счет.Автоматическое выставление счетов онлайн обходится значительно дешевле — около 3,50 долларов за процесс выставления счета. Автоматизация может сэкономить вашей компании сотни тысяч долларов в год.

перемычки

5 шагов для расчета цены по счету

Что такое запись в журнале для обработки счета-фактуры?

5 шагов для расчета цены по счету

По оценкам экспертов, стоимость бумажного счета-фактуры может составлять от 12 до 30 долларов за обработку при средней стоимости, близкой к 15 долларам.

В то время как более крупные компании с более сложным процессом расчета кредиторской задолженности могут стоить почти 40 долларов за счет. Автоматическое выставление счетов онлайн обходится значительно дешевле — около 3,50 долларов за процесс выставления счета. Автоматизация может сэкономить вашей компании сотни тысяч долларов в год.

Уравнение для расчета цены по счету: рассчитайте общую годовую стоимость отдела счетов к оплате (обычно общую сумму заработной платы) и разделите ее на общее количество счетов, обрабатываемых ежегодно.

Вы можете получить еще более точное число, выполнив следующие пять шагов.

1) Сопоставьте процесс

Это может быть самый сложный шаг, потому что вам нужно доскональное понимание процесса и всех его проблем и препятствий. Следите за всем процессом выставления счета, от обработки почты до его подачи после завершения. Это даст вам четкое представление о времени, затраченном на выставление счетов.

2) Кто участвует в процессе

Знаете ли вы, сколько людей задействовано на каждом этапе, который вы указали в процессе картирования? Подумайте обо всех, кто участвует, не только об отделе кредиторской задолженности, но и обо всех, кто участвует в этапах кодирования и утверждения.В более крупных организациях это могут делать люди из самых разных отделов.

3) Время тратится на каждый шаг процесса

Теперь, когда вы знаете, кто чем занимается, вы должны понять, сколько времени требуется каждому члену команды, чтобы выполнить свои задачи. Попросите членов группы оценить время, которое они тратят на обработку счета.

4) Количество людей, получающих зарплату в час

Теперь, когда вы знаете, кто участвует, что они делают и сколько времени тратят на это, самое время учесть их размер оплаты труда.Разбейте стоимость минуты, если это имеет больше смысла с точки зрения продолжительности выполнения каждой задачи.

5) Сделайте математику

Теперь, когда у вас есть вся необходимая информация, пришло время выполнить формулу, чтобы узнать вашу стоимость по счету. Умножьте количество людей на количество времени, потраченное на каждую задачу, на их зарплату, чтобы получить значение в долларах, сколько стоит процесс в расчете на один счет.

Что такое запись в журнале для обработки счета-фактуры?

Когда компания получает счет или счет-фактуру от поставщика или поставщика на товары или услуги, это часто называется счет-фактурой поставщика. Эти счета вводятся как кредиты в счетах кредиторской задолженности, увеличивая кредитный баланс в счетах кредиторов. Когда компания рассчитывается с продавцом, она уменьшает кредиторскую задолженность на дебетовую сумму. Обычное кредитовое сальдо в модуле «Счета к оплате» — это сумма счетов-фактур поставщика, которые были зарегистрированы, но еще не оплачены. Неоплаченные счета называются открытыми счетами.

Программное обеспечение для автоматического выставления счетов позволяет компаниям сортировать свою кредиторскую задолженность по срокам и генерирует отчет, известный как устаревшая кредиторская задолженность.

Как внести счет в счет к оплате?

После того, как счет будет рассмотрен и утвержден, он может быть введен в счет кредиторской задолженности. После утверждения счета-фактуры поставщика запись счета-фактуры будет включать:

кредит на кредиторскую задолженность
минимум одного дебета на другой счет. Сумма дебета обычно включает одно из следующего:
- Расходы (расходы на ремонт и техническое обслуживание, расходы на рекламу, расходы на аренду и т. Д.)
- Предоплаченный актив (Prepaid Expenses, Prepaid Insurance)
- основные средства или заводские активы (оборудование, приспособления, транспортные средства и т. Д.)

Как выставить счет за услуги и получить оплату за вашу работу

6 мин. Читать

Малые предприятия, предлагающие своим клиентам профессиональные услуги, должны выставлять точные счета за услуги для выставления счетов за свою работу. Счет за услуги должен содержать важные детали бизнес-операции, в том числе подробный список предоставленных услуг, крайний срок оплаты и общую сумму, причитающуюся по счету.Научиться создавать профессиональные счета-фактуры — это бухгалтерский навык, которым должен овладеть каждый владелец малого бизнеса, чтобы получать оплату за свои услуги, регистрировать свои продажи и отслеживать свои доходы.

Эти темы научат малые предприятия и фрилансеров, как выставлять счета за услуги и получать оплату за свою работу:

Как создать счет за услуги

Советы по выставлению счетов для фрилансеров

Пример счета за услуги

Шаблон счета за услуги

Как создать счет за услуги

Малые предприятия могут создавать подробные счета за услуги, чтобы требовать от клиентов оплаты их работы.Чтобы выставить счет за услуги, следуйте этому простому руководству по выставлению счетов:

Добавьте логотип вашего бизнеса

Начните выставление счета за услуги с создания заголовка в документе. Разместите логотип вашей компании в заголовке счета.

Укажите свои контактные данные

Добавьте свои контактные данные в заголовок счета, включая ваше имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Добавьте контактную информацию клиента

Под заголовком документа укажите контактную информацию вашего клиента, включая его имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.Рекомендуется всегда подтверждать правильное контактное лицо с клиентами, потому что ваше контактное лицо по счетам может отличаться от вашего обычного делового контакта.

Назначьте уникальный номер накладной

Присвойте уникальный номер каждой создаваемой вами накладной за обслуживание. Это поможет вам организовать записи счетов, а также поможет вам легко ссылаться на конкретный счет при обсуждении его с клиентом.

Включите дату счета-фактуры

Добавьте в документ дату, когда вы готовите счет.Это важный ориентир как для вас, так и для вашего клиента.

Установить дату платежа

Укажите крайний срок платежа как точную дату, например «Платеж должен быть произведен 31 декабря 2018 года», а не более неопределенные сроки платежа, такие как «Платеж должен быть произведен в течение 30 дней». Убедитесь, что срок оплаты указан в счете. Для этого вы можете выделить шрифт жирным шрифтом или использовать другой цвет шрифта.

Создание детализированного списка услуг

Затем включите предоставленные вами услуги в виде детализированного списка в счет-фактуру.Ваш список услуг должен включать следующую информацию:

Краткое описание каждой предоставленной вами услуги
Количество отработанных часов или количество для каждой услуги
Ставка оплаты за каждую услугу
Промежуточный итог затрат на услугу

Для облегчения чтения раздела услуг вы можете представить его в виде таблицы, в которой каждый фрагмент информации выделен в отдельный столбец.

Добавьте общую сумму к оплате

Рассчитайте общую сумму, причитающуюся по счету, и включите все применимые налоги.Убедитесь, что информация хорошо видна на странице, увеличив размер шрифта, выделив его жирным шрифтом или выбрав другой цвет шрифта.

Включите условия оплаты

Наконец, добавьте к счету за услуги нижний колонтитул, в котором подробно описаны условия оплаты. Запишите способы оплаты, которые принимает ваша компания. Это может включать:

Наличные
Чек
Кредитная карта
Онлайн-платежи
Мобильные платежи
Регулярные платежи

Также важно указать любые штрафы за просрочку платежа, которые вы планируете взимать по просроченным счетам, в разделе условий оплаты счета-фактуры, чтобы клиенты знали о вашей политике в отношении просроченных платежей.

Советы по выставлению счетов для фрилансеров

Счет-фактура незамедлительно

Возьмите за привычку создавать и отправлять счета сразу после завершения проекта клиента. Чем быстрее вы отправите счет, тем быстрее вы можете рассчитывать на получение оплаты, что помогает улучшить ваш денежный поток. Немедленное создание счетов-фактур также гарантирует, что работа будет свежа в вашей памяти, поэтому у вас меньше шансов упустить что-то из счета или допустить ошибку.

Установить более короткие сроки оплаты

Долгое время фрилансеры устанавливали 30-дневный срок оплаты счетов. Но в последние годы сроки оплаты сократились с появлением быстрых способов оплаты, таких как онлайн-платежи и регулярное выставление счетов. Поэкспериментируйте с более короткими сроками оплаты, чтобы быстрее получать оплату за свои услуги. Вместо того, чтобы давать клиентам 30 дней на оплату, попробуйте 21-дневный крайний срок и посмотрите, как это работает для вашего бизнеса.

Будьте гибкими при выборе способов оплаты

Иногда клиенты могут быть заинтересованы в более быстрой оплате счетов, если вы принимаете более удобные для них способы оплаты.Поговорите со своими клиентами заранее, чтобы узнать их предпочтения. Предложите столько способов оплаты, сколько имеет смысл для вашей бизнес-модели, включая онлайн-платежи, которые легко и быстро обрабатывать. Разрешите клиентам устанавливать регулярные платежи, если вы предоставляете им одни и те же услуги каждый месяц. Таким образом, они могут утверждать регулярные платежи в соответствии с установленным графиком, не обрабатывая платеж вручную. После этого вам будет гарантирован платеж в установленный день каждого платежного цикла.

Скидки на досрочный платеж

Если это имеет смысл для вашего малого бизнеса, подумайте о том, чтобы предложить клиентам небольшую скидку, если они оплатят свои счета раньше.Это не только создаст доброжелательность и лояльность среди ваших клиентов, но также может побудить их привыкнуть сразу оплачивать счета, что сэкономит ваше время и улучшит ваш денежный поток.

Всегда следить за просрочкой платежа

Не забывайте сразу же следить за просрочкой счета. Не бойтесь показаться грубым или назойливым; чем раньше вы свяжетесь с клиентом и узнаете, почему платеж задерживается, тем быстрее вы сможете разобраться в проблеме и составить план получения оплаты.Всегда будьте вежливы и профессиональны, когда говорите с клиентами о просроченных счетах. В большинстве случаев задержка платежа является чистой ошибкой.

Пример счета за услуги

Этот образец счета за услуги для малых предприятий и фрилансеров представляет собой пример того, какая информация должна быть включена в ваши счета и как должен быть оформлен счет за услуги.

Шаблон счета за услуги

Если вы предпочитаете использовать уже существующий шаблон для счетов-фактур вместо создания собственного дизайна с нуля, вы можете найти ряд шаблонов, доступных для загрузки в Интернете.Загрузите бесплатный шаблон счета за услуги из FreshBooks, чтобы настроить свои счета, сохранить их и отправить клиентам для оплаты. Шаблон доступен в форматах Microsoft Word, Excel и PDF.

руководство и бесплатный шаблон скачать

Вы открыли свой бизнес и продали товары или услуги клиентам и покупателям, а это значит, что вам нужно отправить им счет. Но как написать счет?

Даже если вы уже какое-то время ведете свой бизнес, вам может быть интересно, нужно ли включать дополнительную информацию при составлении счетов-фактур.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это счет, который предприятия отправляют клиентам или клиентам с просьбой об оплате товаров или услуг. Счета-фактуры обычно включают описание товаров, за которые вы выставляете счет, а также условия оплаты и прочую информацию.

Счета — важная часть ведения учета, поскольку предприятиям необходимо хранить информацию о продажах и доходах для налогов и бухгалтерского учета.

Счета-фактуры отличаются от квитанций, подтверждающих оплату.

Загрузите бесплатный шаблон счета

В этой статье объясняется, как выставить счет, но как насчет получения примера счета, который вы можете использовать сразу?

Ниже вы найдете пакет из четырех шаблонов счетов-фактур, которые можно использовать для создания собственных профессиональных счетов-фактур. Наш пакет шаблонов включает редактируемые шаблоны счетов-фактур для компаний с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей — как с НДС, так и без него.

Получите бесплатные шаблоны счетов

Загрузите бесплатные шаблоны счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно.Получите мгновенный доступ нажатием нескольких кнопок.

Ваш адрес электронной почты будет использоваться Simply Business, чтобы держать вас в курсе последних новостей, предложений и советов. Вы можете отказаться от подписки на эти электронные письма в любое время. Политика конфиденциальности Simply Business.

Как создать счет-фактуру: шаг за шагом

Хотите знать, что включить в счет-фактуру? Gov.uk сообщает, что в ваши счета-фактуры должна входить определенная информация — следуйте инструкциям ниже, чтобы в кратчайшие сроки приступить к работе со счетами.

1. Сделайте ваш счет профессиональным

Первый шаг — составить ваш счет. Вы можете сделать это самостоятельно, используя текстовый редактор или Excel, но вы также можете использовать один из наших бесплатных шаблонов счетов выше.

В вашем текстовом процессоре могут быть даже образцы шаблонов, в зависимости от программы, которую вы используете.

Вы должны использовать профессиональные шрифты и стили, соответствующие вашему бренду, а затем, если возможно, добавить свой логотип и цвета.

2. Четко пометьте свой счет

Убедитесь, что ваши клиенты знают, что это счет, который они получают.Простое добавление слова счет-фактура в верхней части документа может повысить вероятность того, что вам заплатят вовремя, поскольку это выделяет ваш запрос на оплату среди других документов, которые может получить ваш клиент.

В правилах на веб-сайте gov.uk также указано, что «вы должны четко указать в документе слово« счет-фактура »».

Ваш счет должен иметь уникальный идентификационный номер . Это для вас, так как у вас должны быть ссылки на все выставленные вами счета, чтобы не создавать дубликатов.

Можно использовать последовательность чисел, которая постепенно увеличивается. Вы также можете использовать буквы перед числом, что может указывать на конкретного клиента.

3. Добавьте название компании и информацию

Это означает как информацию о вашей компании, так и сведения о компании, которой вы выставляете счет:

название вашей компании, адрес и контактные данные
название компании вашего клиента и адрес, включая имя контактного лица, чтобы он достиг нужного человека
ваш зарегистрированный адрес офиса и регистрационный номер компании, если вы являетесь компанией с ограниченной ответственностью, а также официальное зарегистрированное имя

Имейте в виду, что если вы компании с ограниченной ответственностью, и вы решили добавить имена своих директоров в счет, вам необходимо добавить имена всех директоров.

4. Напишите описание товаров или услуг, которые вы платите за

. Эти описания не должны быть длинными, но они должны быть достаточно подробными, чтобы ваши клиенты знали, за что они платят.

В конце концов, если они понятия не имеют, за что им выставляют счет, они с большей вероятностью запросят счет, что приведет к задержке платежа.

После того, как вы добавили четкое описание каждого товара, вы должны добавить количество каждого товара и цену.

5.Не забывайте даты

. Вам нужно добавить даты в счет. Это:

Вы можете добавить дату поставки к описанию ваших товаров или услуг и добавить дату счета вверху вместе с вашим именем, адресом и контактными данными.

6. Сложите причитающуюся сумму

Помимо стоимости отдельных товаров или услуг, вам также необходимо указать общую сумму задолженности.

Плюс, если вы договорились со своим клиентом о скидке, отметьте это в счете и вычтите ее из общей стоимости.

Если применимо, укажите также сумму НДС.

7. Укажите условия оплаты

Вы должны заранее согласовать условия оплаты с покупателем, но также рекомендуется указать условия оплаты в счете.

Поэтому, если вы ожидаете, что вам заплатят в течение определенного количества дней, напомните покупателю, включив его в счет.

Что еще более важно, запишите, как именно ваш клиент должен произвести платеж. Скорее всего, вы захотите, чтобы клиент производил оплату напрямую на банковский счет.В таком случае обязательно укажите свои банковские реквизиты.

Если вы ищете банк, вот лучшие банковские счета для предприятий, за которые проголосовали сами предприятия.

Выставление счетов-фактур

Gov.uk сообщает, что вам следует использовать счета-фактуры НДС, если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС. Для этих счетов-фактур требуется больше информации, чем для обычных счетов-фактур.

Существуют различные типы счетов-фактур НДС, которые вы можете выписать — полный счет, измененный счет для розничных поставок на сумму более 250 фунтов стерлингов и упрощенный счет-фактуру для поставок менее 250 фунтов стерлингов.

Информация, которую вам необходимо указать, зависит от типа выставляемого вами счета-фактуры. На веб-сайте gov.uk есть удобная таблица, в которой можно узнать, какую информацию следует добавить в зависимости от счета.

Как правило, им нужна та же информация, что и в обычных счетах, плюс:

ваш регистрационный номер плательщика НДС
налоговый пункт (время поставки), если он отличается от даты счета-фактуры
Ставка НДС и общая сумма начисленного НДС, если все товары оплачиваются по одной ставке
, если разные товары имеют разные ставки НДС, покажите это для каждого из них

Как отправить счет-фактуру

Самый быстрый и простой способ отправки счетов — по электронной почте.Вы можете прикрепить счет-фактуру в формате PDF, который не редактируется (во избежание мошенничества), и включить четкое и краткое описание вашего бизнеса и счета-фактуры в тему и текст сообщения электронной почты.

У разных клиентов и клиентов могут быть разные процессы получения счетов. Было бы неплохо узнать, есть ли в теме письма определенная информация, которая поможет вам быстрее получать деньги.

После того, как вы отправили счет, вы можете позвонить своему клиенту, чтобы убедиться, что он его получил, а если платеж не поступает, вы можете вежливо подтолкнуть клиента.

В качестве альтернативы есть программное обеспечение, которое может упростить отправку счетов. В некоторых случаях вы можете создавать и отправлять счета прямо из мобильного приложения — подробнее об этом ниже.

А как насчет программного обеспечения для выставления счетов?

Выше мы предоставили несколько бесплатных загружаемых шаблонов счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно. Вы можете использовать их, чтобы снять стресс при создании собственных счетов-фактур с нуля.

Если вы хотите узнать, как самостоятельно выставить счет, вы также можете ознакомиться с нашим списком лучших приложений для выставления счетов, где вы найдете еще больше вариантов шаблонов счетов.

Кроме того, некоторые банки, ориентированные на цифровые технологии и только для мобильных устройств, могут даже создавать и отслеживать счета за вас, избавляя от необходимости вести учет. Взгляните на лучшие банки-конкуренты.

Как у вас дела с выставлением счетов? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Подготовка счетов-фактур поставщика к оплате (APS110, APS050, APS100)

Ввод счетов-фактур поставщика вручную

Введите счета-фактуры, полученные по почте, в поле «Счет-фактура поставщика».Запись »(APS100). В вашем распоряжении большое количество альтернативных, определяемых пользователем рабочих процессов. Вы проводите счета как утвержденные, не требующие дальнейшей обработки, или как неутвержденные для авторизации или корректировки.

Для повторяющихся платежей поставщику вы можете ввести записи платежей, которые будут обрабатываться в будущем, в «Платеж поставщику». Open Recurring ’(APS095).

Проверка автоматически созданных счетов-фактур

Определенные типы счетов-фактур генерируются автоматически: пакетные счета-фактуры из файла EDI, отсканированные счета-фактуры, счета-фактуры с самостоятельным выставлением счетов и дебетовые авизо.Такие счета-фактуры поступают в «Счет-фактуру поставщика. Автоматическая обработка »(APS050), где вы используете автоматические функции для проверки содержания и обновления счетов к оплате.

Сопоставление с заказом на закупку и поступлением материала

Если счет основан на заказе на покупку (ЗП), сопоставьте его с проводками поступления материала, связанными с заказом на закупку или строками ЗП (если товары еще не получены) .

Это можно сделать как для утвержденных, так и для неутвержденных счетов-фактур во время ввода.Введенные вручную счета-фактуры сопоставляются в (APS100). Автоматически созданные счета-фактуры (за исключением дебетовых) с номером заказа на поставку автоматически сопоставляются при обновлении кредиторской задолженности в (APS050).

Для счетов-фактур, которые были записаны как неутвержденные, намеренно или из-за неправильных строк счета-фактуры, нуждающихся в исправлении, сопоставление также может быть выполнено во время перекодирования.

Обратите внимание, что для счетов-фактур, которые сопоставляются с заказами на покупку до прибытия товаров, вы завершаете сопоставление после прибытия товаров.

Утверждение и перекодирование неутвержденных счетов-фактур

Вы должны утвердить все счета-фактуры, прежде чем их можно будет оплатить. Все неутвержденные счета или счета-фактуры с неполным соответствием на поставку автоматически проводятся на клиринговый счет. Вы утверждаете счета и / или перекодируете их, то есть вместо этого проводите их на счет затрат. Во время перекодирования вы также можете сопоставить счета-фактуры с заказами на поставку и поступлением материала, когда это необходимо, или удалить неутвержденные счета-фактуры.

Некоторые компании придерживаются политики, согласно которой счета-фактуры всегда указываются как неутвержденные, даже если кодировка может быть правильной.Авторизатор утверждает счет-фактуру, и затем он довольно просто обновляется как утвержденный для оплаты без перекодировки.

Вы делаете это в «Счет-фактуре поставщика. Перекодировать (APS110).

Управление спорами с клиентами

Во время ввода, от получения счета до его окончательной разноски для оплаты, вы можете обнаружить несоответствия в счете. В таком случае обратитесь к поставщику и заблокируйте оспариваемый счет от оплаты. В результате поставщик может отправить вам счет-фактуру.Или, если все в порядке, разблокируйте счет и действуйте как обычно.

Вы блокируете или разблокируете счета в разделе «Счета к оплате. Изменить отдельный счет-фактуру »(APS201), доступ к которому осуществляется с (APS200).

Что такое счет-фактура? (Пример и шаблон)

Эта статья написана нашими друзьями по адресу FreshBooks.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это то, что вы отправляете клиенту после того, как доставили товар, но до того, как вам заплатят. Счет-фактура сообщает вашему клиенту, сколько он должен вам заплатить, и устанавливает условия оплаты, которым они должны следовать. Продавцы иногда называют это «счетом-фактурой».

Если вы продаете бизнесу, сумма, по которой выставлен счет-фактура, записывается как кредиторская задолженность на его стороне — деньги, выпадающие из его кармана. Для вашей бухгалтерии это становится статьей вашей дебиторской задолженности — деньгами, которые идут вам в карман.

Счета также оставляют бумажный след. Это хорошая вещь. В случае проверки вам потребуются систематизированные пронумерованные счета, чтобы вы могли объяснить IRS, откуда поступили ваши деньги.

Что такое счет-фактура

, а не ?

Есть несколько финансовых форм, которые похожи на счет-фактуру, но играют разные роли. Поскольку их часто путают предприниматели, плохо знакомые с выставлением счетов, о них стоит упомянуть здесь.

Счет-фактура не является заказом на поставку

Заказ на поставку отправляется покупателем поставщику с запросом товаров или услуг.Он отправляется до создания счета. Как поставщик вы получите заказ на покупку, выполните заказ, а затем отправите счет на оплату.

Счет-фактура не является счетом

Счет отправлен для получения немедленной оплаты. Например, когда вы идете в ресторан, сервер не выставляет вам счет в конце еды — он выставляет вам счет.

Счет-фактура не является квитанцией

Квитанция — это простое официальное подтверждение того, что заказ выполнен и оплачен.Если вы отправите клиенту квитанцию, вы сделаете это после того, как уже отправили счет и получили оплату.

Что указано в счете?

Каждый счет, который вы отправляете, должен включать следующее.

Дата

Вашему клиенту это нужно, чтобы он знал, сколько времени он должен вам заплатить. Каждый счет включает дату его отправки. В зависимости от используемого вами шаблона он также может включать дату платежа.

Имена и адреса

Это означает ваше имя и адрес, а также имя клиента.Даже если вы отправляете счет по электронной почте, вам следует попытаться указать почтовые адреса. Если вашему клиенту нужно отправить вам физическую копию налоговой формы (например, форма 1099 MISC), это упростит им задачу.

Необходимо указать всю вашу контактную информацию на случай, если у клиента возникнет вопрос, и он не знает, как с вами связаться.

Подробный список того, что вы платите за

Показать, откуда поступает причитающаяся сумма. Каждый продукт, за который вы взимаете плату, следует вводить в виде отдельной позиции с ценой и количеством.Все позиции суммируются внизу и, при необходимости, применяется налог. Убедитесь, что «общая сумма» указана правильно и четко.

Условия оплаты

Это количество времени, которое клиент должен вам заплатить. Типичные термины — «нетто 30» или «нетто 14», что означает 30 или 14 дней, соответственно.

Если вы предлагаете своим клиентам скидки за досрочную оплату, эта информация будет указана здесь. Отметка «2/10 Net 30» означает, что у клиента есть 30 дней на то, чтобы заплатить вам, но если он заплатит в течение десяти дней, вы дадите ему 2% скидку.Четко сообщайте о любых штрафах за просрочку платежа.

В некоторых случаях вы можете захотеть использовать план платежей, при котором вы принимаете частичные платежи с течением времени. Это может помочь клиентам, которым сложно производить платежи.

Чем короче сроки оплаты, тем лучше. Быстрая оплата отлично подходит для вашего денежного потока.

Дополнительная литература: Краткое руководство по счетам-проформам

Номер счета

Каждый счет, который вы отправляете, должен быть четко обозначен уникальным номером.На самом деле это число может быть комбинацией букв и цифр. Номера счетов важны по двум причинам.

1. Они держат вас в порядке. Номера счетов помогают отслеживать проделанную работу. Например, вы моете окна для местного YMCA. Формат вашего счета может быть «YMCA (номер)». Когда вы посмотрите на свои записи, вы узнаете, что счет YMCA001 был первым счетом, который вы отправили в YMCA, а YMCA046 был 46-м.

2. Если вы пройдете аудит, IRS будет искать несоответствия в счетах как признак того, что вы неверно указали доход.

Как мне подготовить счет?

Существует три распространенных способа составления счета.

1. Используйте шаблон

С помощью этого метода вы можете использовать шаблон программного обеспечения — например, в Microsoft Word или Excel — каждый раз, когда отправляете счет. Эти шаблоны просты в использовании, но выглядят как профессиональные счета. Вы можете прикрепить счет к электронному письму или распечатать его и отправить физическую копию. Ниже есть множество бесплатных шаблонов.

2.Используйте бухгалтерскую программу

Многие типы бухгалтерского программного обеспечения позволяют заполнять шаблоны счетов. Некоторые даже позволят вам отправить счет по электронной почте из приложения, чтобы упростить процесс. Такой подход действительно имеет смысл только в том случае, если вы уже используете одно и то же программное обеспечение для своих обычных бухгалтерских нужд. В противном случае программное обеспечение для выставления счетов, такое как FreshBooks, может быть лучшим выбором.

3. Заполните бумажный счет-фактуру

Некоторые владельцы бизнеса хотели бы полностью исключить компьютеры.Вы всегда можете заполнить форму физического счета. Они поставляются в виде прокладок, и вы можете купить их в большинстве крупных магазинов канцелярских товаров. Или вы можете заказать их на Amazon.