Как составить штатное расписание предприятия? Образец. Кто составляет? На какой период?
Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки. Только с помощью данной бумаги владелец или директор предприятия может заключать трудовые договора или сокращать сотрудников.
Зачем нужен документ штатного расписания?
Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также – как правильно уволить сотрудника), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.
На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:
- Подписание заявления на работу;
- Снятия работника с должности;
- Суммы выплат заработной платы;
- Установление тарифной ставки того или иного работника.
Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:
- Подбирает необходимые трудовые кадры;
- Подготавливает необходимые документы в сфере кадров;
- Анализирует качественный состав работников;
- Вносит предложения по реорганизации кадрового состава;
- Подготавливает необходимую документацию.
Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами
Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.
Кто занимается составлением?
Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:
- Специалисты из отдела кадров;
- Бухгалтер или главный бухгалтер;
- Экономист;
- Руководитель предприятия.
Документы для составления расписания
При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:
- Классификаторы профессий;
- Трудовой кодекс РФ;
- Тарифная сетка, утвержденная государством.
Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.
Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.
В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.
Что отмечается в документе?
В штатном расписании указываются следующие данные:
- Информация о кадровом составе организации и окладе каждого работника;
- Структура предприятия – отделы, филиалы, другие подразделы;
- Должности в соответствии со специальными классификаторами, причем, включая вакантные должности и места для инвалидов. Указанная в документе должность фиксируется в трудовой книжке при приеме на работу;
- Объем единиц штата для каждой вакансии. В случае вакансии, предусматривающей работу по совместительству, в соответствующей строке фиксируется значение 0.5 или 0.75;
- Оклад для каждой должности. При заполнении данной строки необходимо помнить о минимальной заработной плате. С помощью данного документа фиксируются доплаты – в процентном или денежном виде. Такие надбавки зачастую предоставляются за стаж, выслугу, тяжелые или опасные условия труда, престижность заведения.
Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.
Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.
Образец составления штатного расписания
Предлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.
В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:
- Название организации – полное наименование предприятия, при наличии сокращенного варианта оно указывается в скобках сразу за полным;
- Код по ОКПО – индификационный номер предприятия. Найти его можно воспользовавшись «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Подробнее о коде ОКПО читайте тут;
- Номер документа – присваивается порядковый номер расписания;
- Дата составления – указывается число, месяц и год, когда был составлен документ;
- Утверждено. В данной строке также необходимы места для номера и даты приказа. Заполняются после утверждения расписания;
- На период – в данной строке указывается дата вступления в действие расписание и срок его окончания;
- Штат (единиц) – общее количество рабочих мест, отображенных в документе.
Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:
- Наименование раздела – отделов, филиалов, представительств. Обычно сначала идут административные отделы, далее – отделы и цеха;
- Код подразделения – номер в структуре организации. На небольших предприятиях может не заполняться;
- Должность и квалификация работника. Для заполнения данного столбца можно использовать классификаторами профессий ОК 016-94, классификатором занятий ОК 010-93, другими классификационными справочниками;
- Количество единиц рабочего штата;
- Тарифная ставка, оклад;
- Надбавки – устанавливаются как законодательством, так и самим работодателем. Фиксированная сумма или процент;
- Всего – указывается сумма оклада со всеми надбавками. При этом если все выплаты указаны в рублях, то считается общая их сумма. В противном случае ставится прочерк, указываются примечания и перечисляются нормативные акты для надбавок;
- Примечания – внесение дополнительной информации и пояснений.
На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.
Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.
Утверждение и сроки действия
Зачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.
В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.
Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.
Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.
Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия. Обычно руководство предприятия само устанавливает сроки действия расписания и указывает его на самом документе.
Корректировка документа
В некоторых ситуациях может возникнуть потребность во внесении изменений в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:
- Появление новых должностей;
- Корректировка оклада;
- Изменения в списке вакантных должностей и должностей по совместительству;
- Сокращения должностных единиц;
- Переименование подразделов и должностей.
Изменить действующий документ можно двумя способами:
- Составить новое расписание;
- Издать указ о внесении изменений в уже готовом документе.
Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – уменьшение размера заработной платы, увеличение рабочего времени и т.д., руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.
Видео: Как заполнить штатное расписание с помощью 1С?
Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.
Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник. Единых требований к оформлению документа нет, но большинство предприятий используют для его создания форму №Т-3.
moyaidea.ru
Как составить штатное расписание ООО: необходимость и оформление
Штатное расписание ООО – документ, который позволяет организации подробно разработать действующую структуру, расписать все должности, связанную с ними работу. Это помогает грамотнее распределять расходы, связанные с вознаграждением за труд. Документ часто используется для обоснования законности увольнения.
Кто обязан заниматься составлением документа
Кто составляет штатное расписание
Трудовой Кодекс не содержит упоминаний о том, что штатное расписание обязательно для всех. Но отсутствуют и документы, которые бы отменили полностью практику по использованию данного вида бумаг. Существуют веские аргументы в пользу того, что штатное расписание должно составляться:
- Легче определиться с необходимым количеством сотрудников, а также тратами по их содержанию.
- Проще увидеть общую структуру компании.
Штатное расписание используется, когда требуется отнести расходы на себестоимость продукции, либо применить определённые льготы по налогам.
Какая форма используется для штатного расписания?
Организация может выбирать один из доступных вариантов для оформления:
- унифицированная форма, если руководитель принял соответствующее решение;
- самостоятельно разработанный документ, опять же – с одобрения директора.
№Т-3 – вот как обозначается унифицированная разновидность формы для документа.
Штатное расписание можно называть «обезличенным документом». Ведь в нём пишут не о конкретных сотрудниках. А о том, сколько должностей всего, какие оклады для какой используются. Конкретных людей назначают на ту или иную должность, когда руководитель уже заполнит штатное расписание, подтвердит его прием.
Главное – избежать того, чтобы у одинаковых должностей была разная зарплата. Тогда будет легче избежать спорных ситуаций.
Формирование штатного расписания
Штатное расписание должно стать частью делопроизводства на том или ином предприятии. Разработкой, созданием документа занимается сотрудник, у которого соответствующая обязанность прописана в должностной инструкции.
Директор может принять решение, согласно которому данным делом будут заниматься кадровик, либо главный бухгалтер. Эту работу может брать и сам директор.
Штатное расписание чаще всего составляют на год вперёд. С того момента, как директор утвердит документ, последний становится локальным нормативным актом. Это основа, по которой строится всё делопроизводство на предприятии.
В соответствии со штатным расписанием должны осуществляться:
- Внутренние переводы.
- Оформление новых сотрудников.
Особенно это касается общего наименования должностей и структурных подразделений.
Когда это необходимо – штатное расписание может корректироваться. Можно принять решение о создании нового документа, если изменения признаны существенными. Иначе всё остаётся в старом.
Основные поля
Основные поля штатного расписания
Унифицированная форма расписания Т-3 утверждена Роскомстатом. Можно разработать и собственную форму, но она не может обойтись без следующих полей:
- общее количество трудящихся;
- надбавки к окладам, если они применяются;
- общие должностные оклады;
- число единиц, которые были открыты в штате по каждой из специальностей;
- перечень должностей для каждого из подразделений;
- наименование структурных подразделений.
Датирование осуществляется два раза. При составлении, а потом – при утверждении. Обязательно надо указать время, на протяжении которого штатное расписание будет сохранять свою силу. Но срок окончания действия точно указывать не обязательно.
Порядок составления штатного расписания
Порядок составления штатных расписаний выглядит таким образом:
- Сначала идёт наименование фирмы, которое заполняется по регистрационным документам.
- Далее переходят к названию самого документа, его дате и номеру.
Графа №1 посвящена наименованию подразделений. Частные фирмы могут действовать здесь по своему усмотрению. Отраслевые и общероссийские нормативные документы используются, когда речь идет о государственных предприятиях и компаниях с особыми условиями труда.
Здесь помогут классификаторы, справочники по направлению деятельности. Это связано с тем, что некоторым категориям сотрудников вводятся дополнительные льготы. Все названия ставятся только с использованием именительного падежа.
Во второй графе ставят номер подразделения, присваиваемый каждому из отделений. Так удобнее строить иерархию, применять цифровые обозначения.
Графа №3 описывает должности, профессии и разрядности. Всё должно идти в порядке убывания.
4 графа – место, где пишут о количестве штатных единиц, предусмотренных для каждой из должностей. Здесь организация может опираться на свои потребности. Допустимо использование неполных ставок.
В графе №5 ставят оклады или тарифные ставки, установленные для каждой из должностей. Валютой должны быть рубли. Можно использовать не конкретные величины, а диапазон в цифрах для тех, кто занимает те или иные должности.
Графы 6-8 посвящены обычно надбавкам к окладам в рублях.
Графа 9 описывает общую плату за месяц для той или иной должности.
Графа 10 обычно связана с примечаниями относительно вакантных должностей, если они имеются в организации.
Если предприятие использует не оклад, а другую схему вознаграждений, то надо точно указать, какая единица используется при расчётах. Обязательные графы сокращать не допускается, хотя возможно вносить дополнения, когда это необходимо. Если графа не нужна, то она просто остается пустой.
Штатные расписания могут состоять сразу из нескольких листов. Тогда документ надо сшить, а страницы – пронумеровать. На оборотной стороне у сшива директор ставить подпись и печать на заверительной надписи.
Сам бланк печатью организации можно не дополнять. На последнем листе нужно расписываться лишь руководителю, главному бухгалтеру, а также начальникам подразделений.
О внесении изменений
Внесение изменений в штатное расписание
Структура компании может меняться по мере того, как предприятие продолжает функционировать. Например, открываются и упраздняются подразделения, вводятся новые должности, меняются в большую сторону оклады.
Для внесения корректировок либо оформляется новое расписание, либо издается приказ о внесении новой информации в уже существующий документ. Новые записи обязательно вносятся и в кадровую документацию.
Штатные расписания не установлены в качестве обязательного документа для всех, даже в действующем законодательстве об этом не написано. Но документ помогает разобраться с общей структурой и затратами на оплату труда. Руководителю просто легче составить общую картину, если у него под руками имеется вся необходимая информация.
О штатном расписании от «А» до «Я» смотрите в следующем видео:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
naimtruda.com
Как составить штатное расписание
Штатное расписание не входит в перечень обязательной документации компании, но в пользу его наличия говорят многие факторы. Ссылки на документ встречаются в нормативно-правовых актах, и если возникнет необходимость урегулировать вопросы налогообложения, то штатное расписание будет необходимо. С его помощью обоснуются льготы по налогообложению, поэтому во время проверки документ могут потребовать. Третья причина – штатное расписание дает возможность наглядно определиться с количеством служащих и рассчитать сумму содержания штата. Как составить штатное расписание, и какие правила необходимо соблюдать, инструкция ниже.
Необходимость или ненужная трата времени?
Если компания небольшая и в штате не более 12-15 человек, то составлять штатное расписание, чтобы видеть структуру и численность работников, необходимости нет. Руководящий состав будет сам раздавать задания, менять их и проверять выполнение. А обязанности сотрудников, которые постоянно варьируются, проще отразить в трудовом договоре. Но подобное явление недопустимо в крупных компаниях. Поэтому если вы планируете развитие, то работу с этим документом лучше начинать сегодня.
Если компания небольшая и в штате не более 12-15 человек, то составлять штатное расписание необходимости нет.
Штатное расписание – это нормативный документ, который отражает структуру компании, состав кадров и их численность. В документе расписаны структура организации, число и наименование должностей, размер оклада каждого сотрудника и общий размер фонда заработных плат.
Составляется штатное расписание по утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 1 форме Т-3. Форма штатного расписания должна стать основой документа, но в нее можно вносить изменения индивидуально под каждую компанию. Унифицированная форма т-3 представлена по ссылке.
Штатное расписание – это обезличенный документ, то есть в нем не отражаются конкретные люди, а лишь должности и размер их заработной платы. После того как расписание утверждено руководством компании, на уже сформированные должности по приказу назначаются конкретные сотрудники.
В большой организации, разделенной на подразделения, возможно составление «младшего брата», документа с указанием должностей в каждой подструктуре и перечнем Ф. И. О. конкретных работников, занимающих заявленные должности.
Расстановка штатов в расписании никак не регламентируются законом, поэтому управленец волен сделать это на свое усмотрение. Стандартно в крупной компании одно штатное расписание, но нужно написать или нет отдельное для филиалов или подструктур, решает каждый руководитель индивидуально. Если руководитель филиала осуществляет работу по доверенности, то в ней отражаются полномочия на утверждение штатного расписания в своей подструктуре.
Заполняй форму правильно
Образец заполнения штатного расписания для предприятий представлен по ссылке. Казалось бы, достаточно заполнить унифицированную форму. Но на самом деле при составлении у руководителей возникают вопросы. Конкретные правила
- Какой размер оклада правильно вписать? Вопрос актуален по причине одинакового названия должностей, которые могут иметь различный оклад. Например: бухгалтеры, секретари, менеджеры. Предприниматели спрашивают, вписывать различные цифры или оклад должен быть одинаковым? По ТК РФ ст. 22, работодатель обязан назначать равный доход работникам, занимающим одинаковую должность на предприятии и имеющим равную нагрузку. Но секретарь директора выполняет работы больше, чем секретарь начальника отдела кадров, поэтому назначать им равный оклад будет неверно. Лучше составить индивидуальные должностные инструкции и назвать должности отлично, например: старший секретарь, секретарь-референт, секретарь-помощник. В крупных организациях используется тарифная система, когда каждому работнику на одинаковой должности присваивается свой разряд. Согласно разрядам и разным названиям прописываются штатные единицы, и каждому назначается свой оклад.
- Как вписать так называемую «вилку»? Нередко в крупных компаниях при начислении оклада используется система «вилки». Она предусматривает не конкретную сумму, а некий диапазон от минимальной суммы до максимальной. Оклад работника каждый месяц утверждается приказом руководства и входит в предусмотренный диапазон. С одной стороны, это мотивирует работников выполнять свои обязанности на высоком уровне, но с другой – этот метод оплаты не предусмотрен в унифицированной форме штатного расписания. А так как в документе указывается конкретная сумма общего фонда заработных плат, то система «вилки» усложняет расчеты. В этом случае можно вносить изменения в штатное расписание, конкретно под свою компанию.
- Отражать в документе только имеющиеся должности или вписать новые на перспективу? Согласно штатному расписанию, вы не сможете в перспективе принимать новых работников, если свободных должностей у вас нет. Поэтому нужно создать должности на перспективу роста компании.
- Как рассчитать итог? В нижней строке «Итого» рассчитывается общая сумма по вертикальным столбцам: оклады, число штатных единиц, надбавки и месячный фонд заработной платы.
Лучше составить индивидуальные должностные инструкции и назвать должности отлично, например: старший секретарь, секретарь-референт, секретарь-помощник.
Кто и когда утверждает документ?
Сначала осуществляется разработка документа. Черновик рассматривается советом учредителей или руководством организации. После утверждения черновика формируется основной документ. Затем документ отправляется на подпись главному бухгалтеру компании и руководителю. Если это документ подразделения, то право подписи имеет его руководитель.
Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице. После подписи главного бухгалтера руководитель компании должен утвердить документ. Для этого составляется приказ об утверждении штатного расписания. В заключение руководитель тоже ставит свою подпись и печать на заполненный бланк. Только тогда штатное расписание вступает в силу. Оформление бланка осуществляется любыми чернилами на усмотрение руководителя или в электронном варианте.
Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице.
При утверждении учитываются некоторые моменты:
- Если в трудовом договоре с сотрудниками указано, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, то вы обязаны ознакомить своих сотрудников с документом под подпись. В крупных компаниях к каждому трудовому договору прилагают копию штатного расписания, чтобы работник мог во время подписания ознакомиться с документом и поставить в нем свою подпись и дату. При этом оклад остальных лиц в компании будет ему известен, так как указывается в штатном расписании.
- Лучше всего в трудовом договоре прописать размер оклада на конкретную должность, так работник будет не в курсе размеров оплат других сотрудников.
Кто в штате?
В крупных компаниях сотрудников условно подразделяют на «штатников» и «внештатников». К штатным должностям относят все прописанные в документе, включая совместителей, если их должность внесена в форму. Как поступить со «штатниками» при заполнении формы, вопросов не возникает. Много вопросов вызывают внештатные сотрудники. Как учитывать их при составлении штатного расписания?
Законом не регламентируется, как обозначать внештатные должности и какие работники туда могут относиться. Поэтому версий, какие должности относятся к внештатным, несколько:
- Это любые сотрудники, которые привлечены в компанию временно, так как их деятельность не связана с привычной работой. Например, медицинский персонал для проведения плановых прививок от гриппа, спасатели при чрезвычайных ситуациях.
- Сотрудники, которые осуществляют свою деятельность в компании, но не занимают никакую должность: уборщики, сантехники, ремонтники.
- Работники, которые осуществляют свою деятельность согласно гражданско-правовому договору. Но этот вариант неверен, так как, по ТК РФ ст. 11, лица, работающие по такому договору, не рассматриваются.
Внештатные единицы при заполнении трудового договора могут быть внесены в штат как дополнительные или упоминаться в документе. Но решение, сделать это или нет, принимается на усмотрение руководителя.
Можно ли изменять документ?
В готовый и утвержденный документ допустимо вносить изменения. Но для этого необходимы подготовка и правильное оформление. Изменять документ можно по приказу руководителя компании или доверенного лица.
Изменения в штатном расписании касаются не только переименования должностей и размеров окладов. Существуют процедуры изменения штатного расписания, предусмотренные законодательством РФ. Так, по ст. 180 ТК РФ, может происходить сокращение штата и удаление некоторых должностей из расписания. При этом издается указ об изменении штата, который будет подтверждать процедуру сокращения. С изменениями в документе ознакамливают работников, которых касаются трансформации.
Хочется отметить, что руководитель не имеет права изменять название должностей и размер оклада, которые прописаны в трудовом договоре. Это прописано в ст. 57 ТК РФ. Любые изменения должны производиться только с письменного согласия работника.
Заполнить трудовой договор проще всего по унифицированной форме Т-3. Но если компания крупная и при заполнении возникают сложности, то в форме возможны изменения, поэтому перед утверждением нужна подготовка черновика. Штатное расписание пригодится при урегулировании споров, связанных с налогообложением, и поможет руководителю наглядно увидеть, сколько единиц в штате, какие должности есть и каков размер оклада сотрудников. Поэтому вопрос о составлении документа не должен стоять в крупной компании с большим количеством кадров. В мелких компаниях работу можно вести без штатного расписания, но в трудовых договорах прописывать все обязанности, оклад и должность сотрудника.
zhazhda.biz
Штатное расписание 2019
Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Как его разработать, утвердить и изменить, читайте в нашей статье
Из этой статьи вы узнаете:
Что представляет собой штатное расписание 2019
Штатное расписание представляет собой документ, отражающий структуру предприятия, в котором для каждого из подразделений устанавливается состав и численность специалистов определенных должностей, профессий, специальностей.
Кроме того, типовое штатное расписание обязательно содержит сведения об окладах или тарифных ставках, а также надбавках и их размерах, установленных для каждой упоминаемой в документе должности.
Скачайте документы из статьи:
Обратите внимание, штатное расписание с фамилиями сотрудников не составляется — это обезличенный документ, содержащий сведения о качественном и количественном кадровом составе предприятия, его ежемесячном фонде оплаты труда. При этом фактическая численность работников компании не может быть больше той, что установлена этим управленческим документом.
Таким образом, утверждение штатного расписания, как правильно замечено экспертами, позволяет:
- наглядно представить организационную структуру компании;
- контролировать систему и фонд оплаты труда;
- устанавливать и отслеживать сотрудникам надбавки и определять их размеры;
- вести учет вакантных рабочих мест и своевременно подбирать персонал для замещения имеющихся вакансий;
- устанавливать фиксированные значения для численности штатов по каждому из структурных подразделений организации и количество единиц работников по каждой из упомянутых в этом документе должностей.
Трудовым законодательством не устанавливается обязательное наличие штатного расписания во всех организациях. Оно является внутренним нормативным актом, и работодатель вправе самостоятельно определять, насколько необходимо его составление.
Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться
Не усложняйте себе жизнь, не соглашайтесь на любые предложения руководителей. Эксперты журнала «Справочник кадровика» спросили у кадровиков, с какими предложениями по штатке в конце года они сталкиваются чаще всего. Семь самых опасных найдете в этой статье. Вам они усложнят работу, а для компании могут обернуться штрафом.
Как часто нужно составлять документ?
Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью. Необходимость составления штатного расписания, как часто составлять его и в какой форме — все эти вопросы работодатель должен решить самостоятельно, учитывая численность, организационную и управленческую структуру компании.
Порядок и периодичность составления, правила оформления штатного расписания целесообразно оговорить отдельным локальным нормативным актом. В данном акте имеет смысл установить порядок выдачи и требования к оформлению выписок из этого документа, которые могут выдаваться, в том числе, и по заявлениям сотрудников.
Организациям, имеющим филиалы, не нужно разрабатывать штатное расписание для каждого из них, поскольку филиалы являются подразделениями основного предприятия-работодателя.
► Измените инструкцию по кадровому делопроизводству. Ваша устарела
Порядок разработки штатного расписания
Решая вопрос о разработке штатного расписания, как правильно составить этот документ, лучше не «изобретать велосипед», а воспользоваться уже имеющимися практическими наработками.
При составлении удобно использовать унифицированную форму № Т-3, предложенную Госстатом.
Обязательное использование таких форм отменено уже несколько лет назад, но многие предприятия предпочитают заполнять штатное расписание 2018 в предусмотренном ими порядке и объемах. При необходимости, работодатель вправе дополнить или изменить форму Т-3 в соответствии с потребностями, особенностями своей производственной деятельности и организационной структуры.
Так, например, если предприятие использует труд сезонных работников, форма № Т-3 может быть дополнена графой «Период выполнения работ». В ней нужно будет указать количество должностей, предусмотренных штатом, и сроки, в границах которых которые они будут действительны.
► Как исправить ошибки в штатном расписании
Пошаговая инструкция составления документа
Чтобы получить представление о том, как выглядит штатное расписание, достаточно ознакомиться с бланком формы № Т-3, представленной ниже.
Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка формы № Т-3:
- шапки или заголовочной части;
- основной части;
- заключительной части.
Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разработает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:
- полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
- коды по ОКПО и ОКУД;
- регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
- дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;
- наименование документа.
Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов. Нередко возникает вопрос: кто утверждает штатное расписание? Это делает руководитель организации.
Пошаговый алгоритм заполнения основной части штатного расписания 2018 с использованием формы № Т-3, содержащей десять граф, таков:
Шаг 1.В графе 1 укажите наименование подразделения. Наименования структурных подразделений пишутся с большой буквы.
Шаг 2.В графе 2 проставьте код структурного подразделения, в штатном расписании он указывается в соответствии с утвержденной руководителем предприятия структурой.
Шаг 3.В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд, квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.
Шаг 4.В графу 4 нужно проставить количество единиц, предусматриваемых штатом компании для каждой должности. Оно определяется спецификой производственной деятельности организации, ее потребностью в отдельных видах работ с учетом экономической целесообразности и оптимальности. На предприятиях государственного сектора потребность в специалистах определяется в централизованном порядке.
Шаг 5.В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку в рублях, соответствующую данной должности. При заполнении этой графы необходимо руководствоваться «Положением об оплате труда», коллективным договором или иными локальными нормативными актами работодателя, которыми устанавливается система оплаты труда на предприятии.
Шаг 6.Графы 6,7 и 8 предназначены для указания полагающихся специалистам по должности надбавок или иных выплат, имеющих компенсационный или стимулирующий характер. Эти графы заполните, основываясь на положениях коллективного договора и внутренних регламентов, устанавливающих систему оплаты труда работников предприятия.
Шаг 7.В графу 9 внесите итоговую сумму заработной платы, установленной для данной должности и квалификации. Для этого необходимо просуммировать те показатели, которые проставлены в графах 5-8 и умножить полученное значение на количество единиц данной должности, эти данные содержатся в графе 4.
Шаг 8.Графа 10 предусмотрена для внесения примечаний. Если они есть, укажите их.
При заполнении заключительной части необходимо предусмотреть место для размещения реквизитов тех должностных лиц, кто подписывает штатное расписание. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер предприятия.
Вопрос о том, нужна ли печать на штатном расписании, работодатель вправе решать самостоятельно. Форма № Т-3 не предусматривает такой реквизит, как «Место для печати».
► Штатное расписание: проведите аудит по методике ГИТ
На что обратить внимание при составлении штатного расписания 2019
Правила оформления довольно строги, особенно когда речь идет о должностях, связанных с выполнением трудовых обязанностей во вредных и опасных условиях, а также должностях государственных служащих. В этих случаях наименования должностей должны полностью соответствовать тем, которые перечислены в отраслевых и общероссийских классификаторах, справочниках и других нормативных документах.
Важно!
Наименование должности, указанной в штатном расписании 2019 и трудовом договоре с сотрудником,должно быть идентично.
При заполнении формы № Т-3 нужно учесть совместителей, работающих на часть ставки — в графе 3 нужно будет проставить суммарное количество единиц штата, выполняющих данные должностные обязанности. Если два сотрудника работают в этой должности на полставки, а один — на полную, в графе 3 нужно поставить цифру «2».
Графа 9 должна быть заполнена в любом случае, даже если в организации применяется бестарифная или смешанная система оплаты труда. В таком случае могут использоваться другие системы измерения — проценты, коэффициенты и пр.
Утверждение документа
Говорить о юридической значимости этого документа можно только после утверждения штатного расписания, как правильно сделать это – знают специалисты-делопроизводители. Особых сложностей процедура не предполагает.
Хранение штатного расписания
Все кадровые, распорядительные и организационные документы имеют свои сроки хранения. Это же касается и штатного расписания в организации. В данном вопросе руководствоваться следует Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016), далее – Перечень.
Сколько лет нужно хранить штатное расписание
В соответствии с Перечнем, сроки хранения этих документов, а также иных, созданных на их основе и используемых при планировании и разработке состава и численности штата компании, представлены в таблице.
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечание |
71 |
Штатные расписания организации, изменения к ним: а) по месту разработки или утверждения; б) в других организациях |
Постоянно 3 года |
|
72 |
Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению |
5 лет ЭПК |
|
73 |
Переписка по разработке и изменению штатных расписаний |
3 года |
После утверждения |
74 |
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) |
75 лет |
Как следует из таблицы, вопрос, сколько хранится штатное расписание в организации, зависит от того, где был разработан документ. Если в этой же организации, то он должен храниться постоянно. Если он был разработан на другом предприятии, хранят его всего три года. Уничтожение проектов расстановки штатов производится по окончании сроков хранения только по решению, принимаемому экспертной комиссией (ЭПК).
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки
Расстановка, по сути, это выписка из расписания, в которой даны сведения по какому-то одному из структурных подразделений. Если сравнивать информацию, которая содержится в штатной расстановке и штатном расписании, отличие между ними заключается еще и в указании фамилий конкретных сотрудников.
В расстановке отражен списочный состав подразделения, поэтому фамилии сотрудников могут быть указаны. Это делается для удобства работы кадровой службы, чтобы иметь объективное представление о поименном составе сотрудников, работающих в каждом из структурных подразделений.
Форма, по которой заполняется расстановка, может дублировать форму штатного расписания 2019. Но в нее нужно будет добавить еще одну графу для указания фамилии и инициалов работников, замещающих ту или иную должность. Поскольку это документ не обезличенный, количество строк в его основной части будет равно фактическому количеству сотрудников, числящихся в данном подразделении.
Читайте также
www.pro-personal.ru
Как правильно составить штатное расписание

Штатное расписание, важный локальный документ. Данная статья расскажет, как правильно его составить.
Как правильно составить штатное расписание образец 2018?
За своевременное составление и утверждение данного документа, несет ответственность директор, но заполнять его может любой человек, который работает в организации и назначен руководителем.
Унифицировать процедуру, поможет бланк Т-3, но компания, предприятие вправе составить свой образец формы, предусмотрев наличие всех необходимых граф или составить, заполнить данный акт правильно не получится.
Порядок подготовки такого акта следующий:
- Необходимо заполнить «шапку», где указывается наименование организации, ее код ОКПО. Отдельное правило свидетельствует, что нужно указать общее количество штатных единиц, продолжительность действия данного акта (обычно это год). Прописывается дата утверждения, также необходимо поставить номер документа. Как правильно это сделать? Достаточно прописать любую цифру. Пример: нумерация может выполняться, начиная с цифры 1 с началом нового года, быть «сквозной», то есть вестись без привязки к каким-либо периодам времени. Также сотрудник, обязанный составить данный акт, вправе поставить просто произвольный номер. Кроме того, обязателен и номер приказа директора, которым выполнено утверждение.
- Заполнение таблицы. Первые две графы, предназначены для указания названия структурного подразделения, его кода. Интересующимся, как правильно составить, заполнить данный акт, следует знать, что указанные разделы в основном предназначены для больших предприятий, поэтому, если структура организации не подразумевает наличия подразделений, то внесение таких данных не выполняется. В третьей графе указывается должность, причем делать это, необходимо, в соответствии с Классификатором профессий. Далее необходимо заполнить графу 4, где указывается количество штатных единиц на каждой имеющейся должности. В следующей графе прописывается оклад, который будет получать сотрудник. Далее указываются все имеющиеся надбавки, пример, поощрительные премии, за условия работы, прочие. В последней графе, сотрудник, который работает над данным документом, проставляет месячный фонд зарплаты по каждой должности.
Затем происходит утверждение, для чего директор издает приказ, дальше все сотрудники принимаются в организацию, работают на основании нового штатного расписания.
Скачать образец бланка
Как составить штатное расписание если один директор работает?
Если стоит вопрос о том, как правильно составить штатное расписание, если работает только директор, то нужно знать, что заполнить данный документ необходимо обычным образом. То есть указать, как называется организация, ее код ОКПО, порядковый номер, продолжительность действия, количество штатных единиц, где поставить цифру 1.
Это подразумевает, что директор работает в организации все предусмотренное рабочее время. Далее заполняется таблица.
Для чего делается следующее:
- Первые две графы пропускаются.
- Затем прописывается должность человека, который работает в организации, количество единиц. Пример: указывается точное наименование вакансии (директор, гендиректор) и в пятом разделе ставится цифра 1.
Дальше в соответствующих разделах, указывается оклад директора, надбавки (если есть). В конце прописывается общая сумма, которую будет получать данный специалист.
Утверждение выполняется с помощью издания соответствующего приказа. После чего следует заполнить пункт «Утверждено». Что также делает директор, хоть он и работает один.
Если в дальнейшем планируется прием на работу сотрудника или нескольких человек, то штатное расписание позволено подготовить с учетом планируемых должностей. Пример как составить штатное расписание с учетом планируемых должностей искать не нужно — такая процедура выполняется стандартным образом.
Чтобы понять, как нужно заполнить бланк Т-3, когда директор работает один, можно взять любой составленный образец данного документа. Так как директор есть в любой организации, а пункт, посвященный данной должности, заполняется всегда одинаково и неважно работают другие люди или нет.
Скачать образец
Как составить штатное расписание если сотрудники работают на полставки?
Когда сотрудник или сотрудники работают на полставки, то вопрос, как правильно заполнить расписание, решается обычным образом, за исключением одного момента. В графе 4, вместо целых штатных единиц прописывается число, указывающее сколько люди работают времени.

Пример: целая единица обозначается цифрой 1, полставки цифрой 0,5. Если человек будет находиться на рабочем месте еще меньше времени, то можно указать 0,250 – это уже не полставки, а четверть ставки. Утверждение документа происходит с помощью приказа.
Образец расписания, позволяющий изучить и заполнить свой документ, когда сотрудники работают на полставки можно скачать здесь:
Скачать образец
Как составить штатное расписание на военное время?
В больницах, других организациях, учреждениях может быть расписание на военное время. Составить, заполнить этот документ не сложно, так как данная процедура выполняется стандартно.
Но ее можно провести только на основании мобилизационного задания от военкомата, других структур (пример: от МЧС). На основании полученного документа производится расчет штата, а данные вносятся в расписание.
Например, больница получила задание в военное время, в течении месяца, развернуть дополнительных 350 коек. Зная такое требование, руководитель медучреждения, подсчитывает сколько ему понадобиться персонала на полную ставку, полставки для обслуживания больных, кроме тех людей, которые уже работают. После чего происходит стандартная подготовка данного акта и его утверждение с помощью приказа.
Поскольку документ стандартный, то, чтобы его правильно заполнить, достаточно изучить обычный образец документа.
Как составить приказ на утверждение штатного расписания?
Интересующимся, как правильно составить приказ об утверждении расписания, необходимо знать следующее:
- Такой документ должен содержать название организации;
- Название акта;
- Номер расписания и требование утвердить его.
Печать, подпись руководителя обязательны. Вносить изменение, в уже существующий локальный акт организации, нельзя. Приказами позволено утверждать любое количество документов, регулирующий штат.
Образец приказа
Как составить штатное расписание для ООО — образец 2018?
Интересующимся, как правильно составить данный акт для ООО, следует знать, что отдельной процедуры для различных видов организаций не существует, независимо от того сколько работает человек. Единственным отличием в данном случае будет наименование организации.
Скачать образец
Как составить штатное расписание для ИП?
Никакая статья ТК, другого закона, не регламентирует отдельных правил заполнений для ИП, независимо от того сколько у него работает людей. То есть учет происходит таким же образом, как и для всех остальных работодателей, а утверждение выполняется с помощью приказа. Для чего можно использовать стандартную форму Т-3.
Скачать образец
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):www.samso.ru
образец заполнения формы Т-3, пример бланка
Штатное расписание не относится к бумагам первичного документооборота компании, однако это именно тот документ, с которого начинает свою деятельность большинство предприятий. В том или ином виде существует везде – и в микрооранизации в 5 работниками, и на заводах с многотысячными коллективами. В основе его всегда лежит унифицированная форма Т-3, образец заполнения которой представлен в данной статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!
Зачем нужно штатное расписание
Невозможно все держать в голове. Даже если в компании всего пара десятков сотрудников, нельзя запомнить оклады и должности каждого.
Штатное расписание при первом взгляде на него дает следующие аналитические данные:
- Направление деятельности предприятия и основное направление. Если в структуре фирмы 3 подразделения, из которых 2 торговых и одно производственное, то руководителю сразу видно, какая часть бизнеса требует пристального внимания.
- Расходы. Подведение итогов заработной платы суммарно и по подразделениям показывает, какая часть предприятия должна давать максимальную отдачу.
- Кадровая. Если на предприятии 10 рабочих мест и все они заняты, значит, фонд оплаты труда соответствует или превышает требования к сотрудникам. Если в штате большое количество вакантных мест, то имеет смысл задуматься о реорганизации подразделения.
- Общее количество. Малое предприятие имеет льготы по налогообложению и ведению документации, превышение списочного состава грозит лишением этого статуса.

Данный документ служит основой для составления трудового договора с работником.
Хотя штатное расписание и составляется в единственном экземпляре, его ксерокопия поможет разъяснить сотруднику его должностные обязанности.
Только государственные и унитарные предприятия обязаны придерживаться правил заполнения и составление штатного расписания, коммерческие фирмы в качестве образца используют форму Т-3, которая широко используется с 2004 года.
Из чего состоит форма Т-3
В шапке документа ее основные отличительные особенности:
- Название.
- Код ОКПО или ОКУД.
- Номер документа во внутреннем документообороте предприятия.
- Срок действия. По желанию директора, он может быть любой. На практике чаще всего применяют интервалы с 1 января по 31 декабря.
- Номер и дата приказа об утверждении.
- Общее количество работников. При этом учитываются не только занятые, но и вакантные места.
Табличные данные
Штатное расписание содержит 10 столбцов со следующим содержанием:
- Первый и второй – структурное разделение и его код. Необходим для анализа и для выстраивания иерархии, чтобы избежать двойного подчинения сотрудников. Код пишется произвольно, законами не предусматривается заполнение этой графа в соответствии с классификатором профессий. В нем зашифровывается структура предприятия и внутренняя иерархия.
- Третий. Наименование должности, с указанием необходимой квалификации. Разряда или категории. Служит для того, чтобы было понятно о каком именно сотруднике идет речь. На простом станке сможет работать слесарь – новичок, на сложное оборудование придется искать слесаря высокой квалификации.
- Четвертый столбец. Количество единиц в штате. Тут все просто. Станок один, но работает в 3 смены. Значит необходимо трое станочников.
- Пятый. Тарифная ставка. Пишется в рублях, до двух знаков после запятой. Хотя копейки практически ушли из обихода, но в бухгалтерии необходимо отчитываться за каждую копейку. Хотя по правилам госучреждений требуется указывать точную цифру, ООО и ИП имеют право указывать некий диапазон, например 20 000 – 25 000. Пространство для маневра оставляется для того, чтобы при найме была возможность учитывать изменения на рынке труда и для поощрения ветеранов производства.
- Шестой – седьмой. Надбавки. Тут есть два варианта – надбавки указываются либо в абсолютных числах, либо в процентах, зависит от внутренней политики предприятия. За ненормированный рабочий день, за его интенсивность.
- Восьмой столбец – надбавка за знание иностранного языка явно пережиток советского прошлого. В те времена такой специалист получал гарантированную прибавку к жалованию.
- Девятый. Просто суммирует предыдущие, и показывает общие плановые расходы фирмы.
- Десятый. Примечание. Здесь можно писать все что душе угодно. Например, при планировании расходов на будущий год директор запланировал приобретение дополнительного оборудования. И наем дополнительных сотрудников для работы на нем. Тогда в графе «примечание» можно написать предполагаемую дату начала поиска сотрудников.
Пример заполнения бланка штатного расписания формы Т-3 служит образцом для ООО, но не учитывает реалии сегодняшнего дня.

Если оплата происходит от выполнения задания, или предусмотрена сдельная форма платежа, то в стандартной форме Т-3 эти данные отразить невозможно.
Кто составляет расписание
На крупном заводе или фабрике эту работу выполняет экономист. На более мелком – сотрудник кадровой службы. Если фирма небольшая, то ответственность перекладывается на бухгалтерию. А уж если фирма совсем маленькая, то за дело может взяться и директор.
В любом случае образец штатного расписания с тарифными ставками должен быть заверен двумя подписями – директора и главного бухгалтера.
В идеале еще должна присутствовать подпись руководителя отдела кадров, но на практике чаще всего обходятся одним автографом – директора, который заодно занимает и должность главбуха.
Маленькие нюансы

Если компания принадлежит государству, то все должности в обязательном порядке должны указываться в соответствии с классификаторами профессий.
Требование указывать должности в соответствие с классификатором профессий касается и крупных предприятий, которые хотят сертифицировать свою деятельность в соответствии с международными стандартами.
По правилам они должны придерживаться всех норм и постановлений, утвержденных государством. Однако не всегда это представляется возможным. В таком случае в справочниках – классификаторах выискиваются наиболее близкие профессии, а нюансы деятельности прописываются в должностной инструкции.
Внесение изменений
Хотя штатное расписание относится к локальным документам, которое не обязательно предъявлять при камеральных проверках, в нем не допускаются изменения, вносимые маркером.
Если надо исправить 1-2 графы, то стары данные зачеркиваются, на их место вписываются актуальные данные. Изменения заверяются подписью лица, их внесшего.

Если в фирме произошла большая реорганизация, то имеет смысл составить новое штатное расписание.
Закон и его применение
Хотя законодательство не закрепляет за частными предприятиями обязанности как составить штатное расписание для ООО, образец его заполнения должен быть известен каждому руководителю.
Иногда налоговики превышают свои полномочия и считают отсутствие такой бумажки серьезным нарушением. Да, это неправомочно, но доказывать свою правоту придется через суд. А это большие хлопоты и финансовые издержки.
Имея образец, заполнить штатное расписание можно всего за пару часов. Это гораздо проще, чем судиться или спорить. Кроме того, этот документ позволит спланировать кадровую работу и даст материал для глубокого анализа положения дел в компании.
Помимо этого, документ может быть хорошим подспорьем во взаимоотношениях работодателя и работника. С его помощью можно выиграть судебное дело против излишне ретивого сотрудника, который пытается в судебном порядке защитить свои якобы попранные права.
Если человека брали на должность, с которой он не справился, то доказать это можно с помощью штатного расписания. Например, указав, что в штате нет вакансии «ученика слесаря», поэтому недостаток квалификации и послужил причиной расторжения трудового договора.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!
vashbiznesplan.ru
Как составить штатное расписание
Штатное расписание не является обязательным атрибутом документооборота компании, однако крупным организациям рекомендуется составлять такой документ, так как при его наличии можно обезопасить себя от каких-либо проблем в будущем, например, при увольнении работников. Часто расписание требуется при урегулировании вопросов, связанных с налогообложением.
Данный документ определяет рентабельность назначения льгот сотрудникам, в том числе налоговых вычетов, а также позволяет произвести четкий расчет суммы содержания штата работников организации. Поэтому у такого документа есть огромное количество преимуществ.
Под штатным расписанием понимается внутренний нормативный акт предприятия, который устанавливает часы работы каждого сотрудника и предприятия в целом, а также определяет возможности отпуска как ежегодного, так и по беременности или без содержания. В нем фиксируется большое количество информации о сотрудниках – кадровая составляющая, количество и качество работников, а также объем зарплатного фонда организации, который необходим для выплаты средств за выполнение трудовых обязанностей каждому работнику предприятия.
Штатное расписание может составляться несколькими способами:
- В соответствии с унифицированной формой, которую предлагает Правительство. В данном случае документ легок для проверки любыми государственными органами при возникновении такой необходимости.
- В соответствии с внутренними положениями организации и утвержденной формой штатного расписания сотрудников. Работодатель может самостоятельно определить форму расписания, которая будет удобна именно для него, при этом любые проверяющие органы не смогут забраковать документ или обязать руководителя его переиздать в унифицированной форме, так как составление штатного расписания — право, а не обязанность работодателя.
В рамках ст. 15 и ст. 57 ТК РФ, при заключении трудового договора работодателем определяется должность работника. Именно она и должна быть отражена в штатном расписании при его наличии. С одной стороны, отсутствие такого документа не несет какого-либо нарушения, с другой — оформление работника на «несуществующую» должность – нарушение.
Такое положение дел в трудовом законодательстве можно считать юридической коллизией, так как оформление документа – это право руководства организации, но при этом наем сотрудников без штатного расписания является административным правонарушением в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Необходимость штатного расписания
Оформление штатного расписания должно происходить в соответствии с нормами, установленными локальными нормативными актами предприятий, в том числе, в рамках Устава организации.
Необходимость штатного расписания возникает при любом кадровом изменении, так как документ содержит информацию:
- о количестве структурных подразделений в организации, а также о специфике их работы на нужды компании;
- о перечне существующих в организации должностей, а также данные о лицах, которые их занимают;
- о специальностях, которые задействованы в организации работы предприятия;
- о профессиях, необходимых для развития, а также уже существующие профессии с указанием квалификации каждого работника;
- о необходимом количестве работников для нормального функционирования предприятия.
Преимущества составления штатного расписания неоспоримы, так как при большом объеме сотрудников нельзя физически запомнить их обязанности, даже постоянно перечитывая трудовые договоры.
Говоря о преимуществах составления штатного расписания, необходимо учесть следующие возможности, которые оно дает руководству:
- оптимизация трудовой деятельности всех сотрудников предприятия, а также возможность контролировать и упорядочить их работу в случае производственной необходимости;
- полное определение структуры предприятия, а также четкий план ее переорганизации;
- фиксирование количества работников в полном объеме, в том числе добавлять или убирать сотрудников в зависимости от специфики работы отделов;
- контролирование трудового состава, так как таким образом руководитель может заменить одного сотрудника другим, более выгодным;
- выстраивание системы найма работников, так как при наличии расписания легко отслеживается необходимость в тех или иных специалистах;
- составление заявок в службу занятости;
- формирование фонда оплаты труда нанятым сотрудникам, без ущемления их прав и каких-либо иных нарушений;
- обоснование расходов для Налоговой службы и прочее.
Несмотря на право работать без штатного расписания, такой документ просто необходим не только для работников отдела кадров, но и для бухгалтерии. Штатное расписание – одна из основных форм бухгалтерского учета сотрудников. При небольшой численности штата, например, если руководитель организации индивидуальный предприниматель, в составлении расписания необходимости нет. Руководитель может самостоятельно определять все задания для сотрудников и проверять их исполнение, а трудовые обязанности можно напрямую прописать в трудовом договоре.
Обычно для составления документа используется форма № Т-3, она унифицирована, но документ можно изменить исходя из потребностей организации.
Внесение изменений в штатное расписание
Внести какие-либо изменения в штатное расписание можно в любой период его действия, при этом в ряде случаев требуется обязательное уведомление сотрудников организации. В соответствии с Письмом Роструда № 428-6-1, руководитель организации самостоятельно определяет периодичность применения правок, а также утверждает их структуру.
Оформление изменения может быть произведено несколькими способами:
- Приказом о внесении правок и изменений в действующий документ, в котором отражаются все вносимые изменения с учетом особенностей организации.
- Принятием нового штатного расписания, которое может быть изменено основательно с учетом всех положений экономического рынка.
Принятие нового штатного расписания требует обязательного уведомления всех сотрудников организации, так как внесенные правки касаются всех работников без исключения. Если изменения носят единичный характер, то уведомляются лишь те работники, которых они касаются напрямую.
В случае изменения размеров окладов или определения новых трудовых обязательств уведомление работника происходит не менее, чем за два месяца до внесения правок, причем особенности назначения нового оклада или оплаты обсуждаются индивидуально.
В соответствии со ст. 74 ТК РФ, если работник не согласен на вносимые изменения, то ему предлагаются все имеющиеся вакантные должности на предприятии в рамках его квалификации и способностей, а после получения подтверждения на перевод на новую должность составляется дополнительное соглашение.
После утверждения всех правок с работниками, работодатель выносит приказ о применении правок к штатному расписанию, который подшивается к действующему документу.
Правильное составление штатного расписания
Составление штатного расписания требует от руководителя и кадровой службы особой внимательности, так как в нем должны быть учтены все должности, необходимые для работы организации, а также вакансии.
В штатном расписании отражается вся необходимая информация для работы организации, но наименования подразделений должны быть зафиксированы по степени важности. Руководство предприятия может поручить составление расписания любому сотруднику, который обладает необходимыми для этого навыками.
После выдачи задания на составление штатного расписания руководитель должен составить приказ о вступлении его в действие. При готовности документа уведомляются все работники, которых касаются данные изменения. Для продолжения процесса необходимо согласие сотрудников на изменения.
После приказ публикуется и вступает в силу в тот срок, который в нем указан. Также работодатель может составлять расписание на определенный срок, что особенно важно для растущих и развивающихся компаний. В любой период действия документа работодатель имеет право внести правки или изменения в соответствии с производственной необходимостью. Для этого достаточно приказа и уведомления заинтересованных лиц.
Утверждение
Изменение штатного расписания или принятие нового требует обязательного утверждения иными работниками на руководящих должностях.
В соответствии с этим проект расписания должен быть одобрен:
- директорами подразделений или отделов;
- руководящими сотрудниками, которые не занимают директорские должности, но являются руководителями отдельных групп работников.
Помимо одобрения, проект должен быть согласован наиболее заинтересованными лицами – главным бухгалтером предприятия и руководителем кадровой службы организации.
После издания соответствующего приказа в штатном расписании делается соответствующая пометка с датой вступления документа в силу. В приказе отмечаются реквизиты организации, а также все вносимые изменения в полном объеме с разъяснением производственной необходимости. Помимо реквизитов должен быть указан юридический и фактический адрес, приказ должен быть закреплен под определенным номером и датой.
Для изменения штатного расписания нужно вынести соответствующий приказ, в котором нужно отразить полный перечень изменений всех должностей. При сокращении штата, рекомендуется вносить новое расписания, так как его изменения будут серьезными и необратимыми.
Ознакомление сотрудников
В соответствии со ст. 57 ТК РФ можно сделать вывод о том, что штатное расписание – основа для нормального функционирования компании, а том числе путем сокращения численности работников либо увеличения их числа за счет формирования новых вакансий.
Данная статья устанавливает и положения о том, откуда берутся данные для составления документа. Так, для подготовки расписания, которое так или иначе относится к работникам, могут быть задействованы трудовые договоры самих работников, а также любые локальные акты предприятия, которые регламентируют порядок установления оплаты труда на предприятии.
Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам, при изменении которых работодатель не должен уведомлять работников. С одной стороны руководитель действительно не обязан ставить в известность подчиненных, с другой – если изменения их касаются, то руководство в обязательном порядке должно произвести уведомление.
Уведомление не требуется в случае:
- введения на предприятии новых должностей, так как они не затрагивают интересы остальных работников;
- изменения длительности расписания;
- перераспределения работников по иным структурным подразделениям, если за ними остаются их должности, заработная плата, трудовое место, т.е. фактически изменяется только непосредственный начальник.
Письмо Роструда №2536-6-1 говорит о том, что штатное расписание является локальным нормативным актом, поэтому его утверждением занимается работодатель и иные лица, которым работодатель дал соответствующие полномочия. Мнение сотрудников не является поводом для его непринятия. Если сотрудник не согласен, он может получить иную должность, которую ему может предложить работодатель в соответствии с имеющимися вакантными местами, либо уволиться по собственному желанию.
Изменение штатного расписания не является поводом для обращений граждан, ввиду изменения условий трудового договора. В данном случае трудовой договор не изменяется, изменяются обстоятельства его применения.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить будущего работника с правилами внутреннего распорядка, а также с иными актами локального пользования, к которым и относится штатное расписание работы сотрудников. Деятельность работника регламентируется ТК РФ, трудовым или коллективным договором.
Штатное расписание – необязательный атрибут ведения бизнеса, но важный для подтверждения трат и льгот при проверке налоговыми службами, поэтому руководителям фирм настоятельно рекомендуется озаботится составлением собственного документа внутреннего пользования такого формата.
Скачать
Скачать образец Формы Т-3 в формате .xls вы можете
по этой ссылке
Скачать
Скачать образец Приказа об изменении штатного расписания в формате .doc вы можете
по этой ссылке
trudinspection.ru