Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2021 году
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих).
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- копия паспорта;
- копии актов гражданского состояния;
- копии документов воинского учета;
- копия ИНН и т.д.
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой).
Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.
Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Материалы по теме
Что допускается, но с согласия работника
Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
- об образовании;
- о повышении квалификации;
- об отсутствии судимости;
- аттестационных листов;
- характеристик с прошлых мест работы.
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Как правильно вести
Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.
Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Сколько хранить
Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).
Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).
Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):
- на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
- каждый лист нумеруется;
- документы подшиваются в хронологическом порядке;
- сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
- максимальное количество листов в одном томе — 250;
- каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.
Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Правовые документы
Документы в личном деле сотрудника в 2020 году
Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640
Законодательные требования
Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.
Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу.
После ознакомления дела должны вернуться обратно.
Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.
Какие меры необходимо принять
- Составить внутренний регламент ведения личных дел.
- Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
- Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.
Формирование документации
Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.
Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.
В личном деле сотрудника хранятся:
- заявление о приеме на вакантную должность;
- резюме;
- ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
- ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
- рекомендации предыдущих работодателей;
- все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
- трудовой договор и приложения к нему;
- данные аттестации;
- должностные инструкции.
Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.
Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:
- перечень документов в личное дело сотрудника;
- данные конкретного сотрудника;
- нумерацию папок;
- номенклатурные индексы;
- время составления;
- полный перечень бумаг;
- подпись кадрового работника;
- печать.
Образец внутренней описи документов
Скачать
Порядок ведения
Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.
Журнал учета личных дел, образец
Скачать
Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.
Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.
Выдача папок с личными данными
Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки.
Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.
Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк
Скачать
№ | Наименование документов | Примечание | ||||||||||||||||||||||
1 | Опись документов | Составляется родителями (законными представителями) | ||||||||||||||||||||||
2 | Лист регистрации (приложение №1) | Заполняется родителями (законными представителями) (распечатать форму, заполнить от руки) | ||||||||||||||||||||||
3 | Заявление родителей (законных представителей) кандидата на имя начальника Пансиона (приложение №2) | Пишется собственноручно ОБОИМИ родителями (распечатать форму, заполнить от руки). Если отец (мать) не лишены родительских прав, то заявления обязательны от обоих родителей | ||||||||||||||||||||||
4 | Согласие на обработку персональных данных (приложение №3) | Каждый родитель (законный представитель) заполняет свой экземпляр (распечатать форму, заполнить от руки) | ||||||||||||||||||||||
5 | Личное заявление кандидата на имя начальника Пансиона (приложение №4) | Пишется собственноручно кандидатом (распечатать форму, заполнить от руки, вписать город сдачи вступительных испытаний) (планируемый перечень городов указан в образце заявления) | ||||||||||||||||||||||
6 | Заверенная копия свидетельства о рождении. В отдельных случаях для подтверждения гражданства поступающего (один или оба родители не являются гражданами РФ, ребенок родился за пределами РФ и т. | Заверяется нотариально | ||||||||||||||||||||||
7 | Автобиография кандидата (приложение №5) | Пишется собственноручно кандидатом | ||||||||||||||||||||||
8 | Копия личной карты обучающегося из школы | Подписываются директором школы и заверяются печатью школы установленного образца | ||||||||||||||||||||||
9 | Выписка из табеля успеваемости за первые три четверти (два триместра) | |||||||||||||||||||||||
10 | Справка о том, что кандидат в 2020/2021 учебном году обучается в 4 классе | |||||||||||||||||||||||
11 | Педагогическая характеристика кандидата (за подписью классного руководителя) | |||||||||||||||||||||||
12 | Психологическая характеристика кандидата (за подписью педагога-психолога школы, либо психолога социально-психологического центра, к которому относится образовательная организация) | |||||||||||||||||||||||
13 | Четыре цветных фотографии (размером 3×4 см с местом для оттиска печати в правом нижнем углу) | Фотографии должны быть подписаны простым карандашом с обратной стороны каждая (фамилия имя отчество) | ||||||||||||||||||||||
14 | Справка Ф-9 (о регистрации) или Выписка из домовой книги с места проживания (регистрации) | Домоуправление (управляющая компания), паспортный стол | ||||||||||||||||||||||
15 | Справка с места службы (работы) обоих родителей (законных представителей) или копия трудовой книжки (для неработающих). Дли индивидуальных предпринимателей – свидетельство о регистрации ИП и выписку из ЕГРИП | Отдел кадров места работы родителей (законных представителей). В справке указывается организация и должность. | ||||||||||||||||||||||
16 | Документы, подтверждающие преимущественное право приема кандидата в училище: |
| ||||||||||||||||||||||
17 | Документы, свидетельствующие о достижениях кандидата (приложение №6) | |||||||||||||||||||||||
18 | Копия медицинского страхового полиса | |||||||||||||||||||||||
19 | Копия медицинской карты (из школы) ф. | Подписывает директор школы (заведующий или главврач детской поликлиники) и заверяется печатью организации установленного образца | ||||||||||||||||||||||
20 | Копия истории развития ребенка (амбулаторной карты) ф.№112/у | Делается ксерокопия карты со дня рождения до последней записи прохождения медицинского осмотра к поступлению в Пансион, без анализов; листы должны быть сшиты и пронумерованы, ксерокопия карты заверяется руководителем медицинского учреждения | ||||||||||||||||||||||
21 | Выписка из амбулаторной карты от врача-педиатра о состоянии здоровья кандидата с указанием основных анамнестических данных с момента рождения. Рост, масса тела, ЧСС за 1 мин., АД (трехкратно) | С указанием основных анамнестических данных с момента рождения, сведений, состоит ли ребенок на диспансерном наблюдении по поводу заболеваний, с указанием диагноза и даты постановки на учет (наблюдение) и сведений об отсутствии (наличии) аллергических состояний, в том числе препятствующих проведению профилактических прививок и лечению антибиотиками, при наличии пищевой аллергии с указанием продуктов, заверенная печатью установленного образца медицинской организации | ||||||||||||||||||||||
22 | Медицинская карта ф. | Заводится новая медицинская карта ф.№026/у-2000. Каждый врач после записи диагноза ставит подпись и личную печать. Записи мед. осмотра специалистами дублируются в амбулаторной карте кандидата. В медицинской карте ребенка по форме № 026/у заключение, выставленное врачом-педиатром, на основании комплексной оценки состояния здоровья ребенка, заключений специалистов и результатов обследования, должно быть заверено подписью и печатью руководителем детской поликлиники, где наблюдается ребенок. | ||||||||||||||||||||||
23 | Справка о состоянии здоровья ребенка из психоневрологического диспансера | В диспансере по месту жительства, подписывается врачом и заверяется печатью | ||||||||||||||||||||||
24 | Справка о состоянии здоровья из кожно-венерологического диспансера | В диспансере по месту жительства, подписывается врачом и заверяется печатью | ||||||||||||||||||||||
25 | Справка о состоянии здоровья ребенка из наркологического диспансера | В диспансере по месту жительства, подписывается врачом и заверяется печатью | ||||||||||||||||||||||
26 | Сведения о профилактических прививках ф. | Подписывается врачом и заверяется печатью. Если нарушен график прививок, то необходимо делать «подчищающую» вакцинацию. На момент поступления дети должны быть привиты по возрасту! | ||||||||||||||||||||||
27 | Справка от фтизиатра (заключение с данными Манту за все года) | Только при положительной реакции Манту и/или положительном «Диаскинтесте». Если педиатр напишет заключение, что ребенок фтизиатром не наблюдался, туберкулинодиагностика проводилась ежегодно, нарастание реакции Манту или виража пробы не отмечено и диаскин тест за 2020 год отрицательный, то справка от фтизиатра не обязательна | ||||||||||||||||||||||
28 | Медицинское заключение о принадлежности к медицинской группе для занятий физической культурой (приложение №7) | Подписывается врачом-педиатром и заверяется печатью установленного образца медицинской организации | ||||||||||||||||||||||
29 | Невролог | Записи врачами делаются в амбулаторной карте и новой оформленной форме №026/у-2000, заверяются личной печатью каждого врача | ||||||||||||||||||||||
30 | Детский хирург | |||||||||||||||||||||||
31 | Детский стоматолог | |||||||||||||||||||||||
32 | Травматолог-ортопед | |||||||||||||||||||||||
33 | Офтальмолог | |||||||||||||||||||||||
34 | Оториноларинголог | |||||||||||||||||||||||
35 | Психиатр детский | |||||||||||||||||||||||
36 | Детский акушер-гинеколог | |||||||||||||||||||||||
37 | Эндокринолог | |||||||||||||||||||||||
38 | Кардиолог (только при наличии изменений на ЭКГ и/или УЗИ сердца) | |||||||||||||||||||||||
39 | Общий анализ крови | Оригиналы амбулаторных исследований | ||||||||||||||||||||||
40 | Общий анализ мочи | |||||||||||||||||||||||
41 | Анализ крови на ВИЧ, RW, гепатит | |||||||||||||||||||||||
42 | Исследование уровня глюкозы в крови | |||||||||||||||||||||||
43 | Анализ кала на яйца глистов | |||||||||||||||||||||||
44 | Ультразвуковое исследование органов брюшной полости, сердца, почек, щитовидной железы и органов репродуктивной сферы | Оригиналы протоколов УЗИ | ||||||||||||||||||||||
45 | Электрокардиография в покое и после нагрузки | Заключение и лента | ||||||||||||||||||||||
46 | Дополнительно, по показаниям | |||||||||||||||||||||||
консультации узких специалистов (гематолог, нефролог, аллерголог-иммунолог, гастроэнтеролог, дерматолог и др. | ||||||||||||||||||||||||
фиброгастродуоденоскопию — ФГДС | при указании на хронический гастрит, дуоденит | |||||||||||||||||||||||
рентгенография позвоночника | при указании на сколиоз | |||||||||||||||||||||||
плантография или рентгенография стоп | при указании на плоскостопие | |||||||||||||||||||||||
электроэнцефалография | при указании на синкопальные состояния и д.р. | |||||||||||||||||||||||
Если родители в разводе, то вкладывается копия свидетельства о расторжении брака
п.) необходимо иметь штамп о гражданстве на свидетельстве о рождении, либо представить вкладыш о гражданстве.
д.) и копия свидетельства о смерти (заверяется нотариально)
№026/у-2000
№ 026/у-2000 с результатами предварительного медицинского осмотра
063/у 
)Бизнес-википедия — e-xecutive.ru
Хорошая статья
Рыночная система подразумевает самостоятельность субъектов в принятии решений, что дает широкие возможности для реализации в сфере товарного производства, создает условия для эффективной деятельности, поощряющей разного рода инициативы.
Читать полностьюИзбранный метод
Коучинг и наставничество — два разных подхода к обучению и развитию персонала, как с методологической, так и практической точки зрения.
Применение наставничества для опытных сотрудников не приносит никакой пользы, а порой даже вредит новым достижениям и результатам сотрудников. Наставничество — основной инструмент при работе с новичками или стажерами, с целью повышения квалификации сотрудников до уровня, принятого в компании за стандарт.
Избранная статья
Информационный менеджмент – управление ресурсами предприятия по созданию информации и её рациональному использованию в интересах организации. Для этих целей принято использовать такие компоненты как: документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.
Интересные статьи
- Новая статья: Маркетинговая информационная система («МИС представляет собой схемы поведения, инструкции для сотрудников, которые описывают их действия (или бездействие) в определенных ситуациях. Это позволяет каждому сотруднику иметь четкое представление о том, на какую информацию он должен обращать внимание и собирать, с какой периодичностью и кому передавать, что нужно делать при наступлении какого-то определенного события, кому сообщать об изменении показателей, от кого получить данные по интересующей теме»).
- Новая статья: Изменения и внутрифирменные коммуникации («Организационные изменения в компании, как правило, направлены на повышение эффективности и производительности. При этом руководство компании подразумевает, что персонал также улучшит показатели своей деятельности. Но на практике эти ожидания зачастую не оправдываются, сотрудники негативно реагируют на предстоящие перемены»).
- Новая статья: Риски в управлении проектами («Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие, по меньшей мере, на одну из целей проекта, например, сроки, стоимость, содержание или качество»).
- Новая статья: Контроффер («Это встречное предложение работнику, который выразил намерение уйти из компании. В этой ситуации контроффер может выражаться в продвижении по службе, увеличении оклада или других изменениях условий труда в лучшую для работника сторону»).
- Новая статья: Внешняя и внутренняя среда компании («Для принятия эффективного решения менеджер должен держать в центре внимания внутренние переменные организации и оценивать состояние внешней среды. Инфopмaция o внyтpeннeй cpeдe фиpмы нeoбxoдимa мeнeджepy, чтoбы oпpeдeлить внyтpeнниe вoзмoжнocти, пoтeнциaл, нa кoтopыe фиpмa мoжeт paccчитывaть в кoнкypeнтнoй бopьбe для дocтижeния пocтaвлeнныx цeлeй»).
- Новая статья: Организационная структура («Совокупность подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц»).
Это позволяет каждому сотруднику иметь четкое представление о том, на какую информацию он должен обращать внимание и собирать, с какой периодичностью и кому передавать, что нужно делать при наступлении какого-то определенного события, кому сообщать об изменении показателей, от кого получить данные по интересующей теме»).
Личное дело: как оформить правильно?
В законодательстве определен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора.
Вместе с тем работодатели зачастую самостоятельно выбирают порядок ведения личных дел сотрудников, целью которых является систематизация и сохранность имеющихся документов и персональных данных работников. В этой связи работодателям будет интересен опыт ведения личных дел государственных гражданских служащих. Особое внимание при рассмотрении данного вопроса будет уделено аспектам комплектования и хранения личных дел, а также проблеме конфиденциальности и судебной практике.
Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих. В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики
Общие положения о личном деле сотрудника
Личное дело работника – совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Но учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу. Таким образом, личное дело должно формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.
Вместе с тем часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника, а также совокупность документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):
- копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- копии документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Составные части личного дела
Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Личные карточки заполняются на всех работников – постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.
При ее заполнении необходимо использовать постановление Госкомстата России № 1, а также общероссийские классификаторы:
- Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 г. № 412;
- Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30. 09.2003 г. № 276-ст;
- Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 г. № 413;
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367.
09.2003 г. № 276-ст;В качестве рекомендательной формы оформления лицевой стороны личного дела может служить следующая форма (см. Пример 1).
Законодательством определен порядок включения в состав личного дела документов исключительно для государственных служащих, но данные документы могут быть применены, используя аналогию права ко всем сотрудникам организации.
Пример 1Наличие и формирование личных дел сотрудников
Вопрос:
Является ли обязательным наличие и формирование личных дел работников в учреждении?
При их наличии, необходим ли внутренний приказ или иной локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения и хранения личных дел?
Ответ:
Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
В настоящее время отсутствует правовая база по ведению личных дел. Руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также — на каких работников их заводить. Необходимость ведения личных дел может быть зафиксирована в правилах внутреннего трудового распорядка или в инструкциях по кадровому делопроизводству, а также в приказе руководителя.
Есть фирмы, где вообще не ведут личные дела. Так как личное дело необходимо руководству и специалистам кадровой службы, копии всех документов работника помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого работника. Состав документов, которые помещаются в личные дела, носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» (пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, 2002 год).
Правилами делового оборота и практикой выработаны основные требования к личным делам работников.
Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.
Документы следует располагать следующим образом:
- внутренняя опись документов дела
- дополнение к личному листку по учету кадров
- личный листок по учету кадров
- автобиография
- копии документов об образовании
- характеристика
- копия документа об утверждении в должности
- трудовой договор
- копия приказа о приеме на работу
- копии приказов о переводе, поощрениях.
Петросян Э.С.,
эксперт Линии профессиональной поддержки в области гражданского и трудового правасистем «Кодекс»/»Техэксперт»
Что включать в файл персонала [+ Бесплатный контрольный список]
Файл персонала — это бумажная или электронная папка для хранения кадровых документов и документов о заработной плате, относящихся к новым, существующим или бывшим сотрудникам.
Он должен включать основную информацию о сотрудниках и вознаграждении в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата о труде. Понимание того, какие трудовые книжки хранить в защищенном личном деле, поможет вам избежать возможных ошибок и штрафов. Позже мы предоставим загружаемый контрольный список для папки с файлами сотрудников и контрольный список для файлов персонала.
Для защиты личных дел и других рабочих документов компаниям следует использовать платформу управления служащими, такую как Rippling. С его помощью все операции с людьми выполняются в одном месте — от приема на работу до увольнения, включая управление документами. Вы можете легко управлять данными и операциями сотрудников и автоматизировать их, чтобы обеспечить соблюдение федерального, государственного и местного трудового законодательства. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию.
Посетите Rippling
Документы, которые работодатели должны включать в личные дела
Документы в личном деле сотрудника должны охватывать весь жизненный цикл его занятости, от писем с предложениями и форм W-4 до обзоров результатов работы и документов о увольнении, включая документацию о собеседовании каждого сотрудника при увольнении.
Файл персонала может быть либо физической папкой с распечатанными документами, либо храниться в электронном виде с помощью программного обеспечения HR, такого как Rippling.
Список того, что входит в полное личное дело, длинный; поэтому мы разделим его на три более коротких списка: требуемые по закону, рекомендации и необязательные элементы. Прежде чем приступить к делу, загрузите бесплатный контрольный список папки с файлами сотрудников и контрольный список аудита кадровых файлов ниже, чтобы вы могли следить за ними:
- Загрузить контрольный список папки с файлами сотрудника в виде файла DOC или PDF
- Скачать контрольный список аудита кадрового файла в формате XLS или PDF
Законодательные документы для хранения в личном деле
Существует восемь кадровых документов, связанных с сотрудниками, которые должны содержаться в каждом кадровом деле, которые включают юридические записи о найме, такие как формы налога на заработную плату и соглашения между сотрудником и работодателем.
Восемь документов, которые должны содержаться в каждом личном деле сотрудника:
- Основная информация о сотруднике (: имя, адрес и номер телефона) и контактные данные для экстренных случаев
- Формы удержания налогов IRS : W-4s и / или W-9s
- Информация о заработной плате и компенсациях : Любые данные о зарплате или платежных картах
- Контракты или соглашения: Обычно между работником и работодателем, такие как соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся предоставленного компанией автомобиля или бизнес-кредитной карты
- Формы вознаграждений работникам : Формы зачисления и соглашения с бенефициарами
- Алименты: Любые юридические или судебные документы
- Компенсация рабочим: Поданная документация
- Документы об увольнении : Документированные причины увольнения работника, документы о безработице, формы продолжения страхования и т. Д.
Д.Дополнительные документы для включения в досье сотрудников в качестве передовой практики
Эти следующие 10 документов не требуются, но часто включаются в личное дело сотрудника, чтобы к ним мог легко получить доступ менеджер сотрудника, ведомость заработной платы или сотрудник, если это необходимо. Они включают файлы, связанные с должностями и работодателями, такие как заявление о приеме на работу, обзоры производительности и записи об отпусках сотрудников.
10 документов, которые полезно иметь в личном деле каждого сотрудника:
* В некоторых штатах работодатели обязаны вести учет отпусков по болезни.Если они не хранятся в электронном виде в вашей системе расчета заработной платы, рекомендуется хранить их в папке с персоналом сотрудника.
Необязательные элементы для включения в файлы персонала
Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) дополняет эти списки, предлагая дополнительные документы, которые могут быть включены в папку персонала сотрудника.
Во многих случаях эти документы хранятся у работодателя, но могут не храниться в самом личном деле. Где хранить эти документы, зависит от работодателя.
- Выписки из учебных материалов: Например, если вы используете систему управления обучением (LMS) или онлайн-портал обучения, обучение и сертификаты ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
- Записи о постановке целей: Если вы используете программное обеспечение для управления производительностью, документы о постановке целей ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
Если все это усложняется по мере роста вашего бизнеса, вы можете передать расчет заработной платы на аутсорсинг или использовать универсальное программное обеспечение для управления кадрами, льготами, расчетом заработной платы и документами, такое как Rippling, чтобы отслеживать документы и управлять оплачиваемым отпуском (PTO) и преимущества.
Rippling обеспечивает онлайн-хранилище документов, включая копии трудовых договоров, политик и копию вашего справочника. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня.
Посетите Rippling
Чего не хранить в личном деле
Поскольку есть документы, которые должны быть в ваших файлах персонала, есть также документы, которые вы не должны включать в папку персонала сотрудника. К ним относятся следующие:
- Предварительные записи о приеме на работу, кроме заявления
- Ежемесячный учет посещаемости
- Медицинская информация
- Все, что связано с правомочностью работника, например формы I-9, копии водительских прав или записи о равных возможностях трудоустройства (EEO)
- Частные документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA), также называемом конфиденциальностью медицинской информации
- Данные частных сотрудников, такие как банковские счета, номера социального страхования или иммиграционные документы, лучше всего хранить отдельно от папки персонала
Чтобы навести порядок, вот несколько советов о том, как хранить документы, которые не должны храниться в папке с персоналом сотрудника.
Проверка права на трудоустройство: Рассмотрите возможность помещения всех форм I-9 и связанных с ними документов, подтверждающих право сотрудника на работу в США, в отдельную папку. Представители иммиграционной службы, а также уполномоченный персонал Министерства внутренней безопасности (DHS) имеют право проверять I-9. Вы можете ограничить то, что агенты могут просматривать, храня I-9 отдельно от информации о персонале.
Информация о равных возможностях трудоустройства (EEO): EEOC предоставляет кандидатам на работу добровольную возможность самостоятельно идентифицировать свою инвалидность или статус ветерана (ведение записей, связанных с этими документами, требуется, если у вас 100 или более сотрудников).Мы рекомендуем вам хранить эту документацию отдельно от папки персонала сотрудника; менеджеры не должны иметь доступа для просмотра этих данных из-за риска дискриминации сотрудника из защищенного класса.
Онлайн-системы отслеживания кандидатов (ATS) обычно хранят информацию EEOC отдельно от каждого нового заявления о приеме на работу и резюме; HR это видят, а интервьюеры и менеджеры — нет.
Медицинская информация: Законы HIPAA о конфиденциальности медицинской информации требуют, чтобы вы обеспечивали конфиденциальность медицинских записей вашего сотрудника.Если у вас есть сотрудники, которые предоставили вам записи врача или другую документацию, например, для отпуска по болезни, храните эти связанные со здоровьем документы отдельно.
Например, если сотрудник запрашивает отпуск по беременности и родам, используя формы запроса FMLA, вы должны сохранить запрос в отдельном защищенном файле FMLA, к которому никто не имеет доступа, кроме вас и вашего менеджера по персоналу, который отвечает за администрирование отпускных пособий. Руководителю сотрудника не должно быть разрешено видеть конфиденциальную медицинскую информацию в досье сотрудника.
Если вам нужна помощь в настройке процесса найма, следуйте нашему руководству по найму новых сотрудников.
Как настроить файлы персонала
Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания кадровых досье до тех пор, пока они не пройдут аудит или не подадут иск.
Если вы оглядываетесь назад и нервничаете по поводу того, чтобы настроить все для уже существующих сотрудников, не переживайте. Воспользуйтесь двумя шаблонами, которые мы предоставили выше, а также инструкциями по настройке и упорядочению папок с файлами сотрудников.
Для организации и хранения кадровой документации в целях обеспечения соответствия и безопасности необходимо выполнить следующие действия:
Инвентарь
Во-первых, вам нужно провести инвентаризацию того, что у вас уже есть для каждого сотрудника. Используйте контрольный список аудита кадрового досье, чтобы отслеживать, что вы получили. В идеале вы должны создать личное дело для каждого сотрудника на дату приема на работу. Однако, если вы забудете это сделать, вы можете проверить свою старую электронную почту и посмотреть, можете ли вы найти в своем почтовом ящике документы — например, резюме сотрудников, обзоры эффективности и налоговые формы.Убедитесь, что у вас также есть I-9 для каждого сотрудника.
Определите, чего не хватает в каждом личном деле
Обязательно примите во внимание те документы, которые у вас уже есть и что вам нужно от каждого сотрудника. Используйте контрольный список папок с файлами сотрудников, чтобы убедиться, что все в порядке, поскольку он включает наш список форм, приведенный выше. Каждому человеку может потребоваться свой собственный список. Для этой цели вы можете настроить приведенный выше контрольный список папки с файлами сотрудника. Также было бы лучше, если бы вы начали периодически проверять файлы, чтобы убедиться, что каждая часть информации актуальна и точна.
Сообщите своим сотрудникам об их личных делах
Сообщите всем своим сотрудникам, проведя общекорпоративное собрание и объяснив, почему вы создаете файлы персонала. Объясните, что для бизнеса лучше иметь надежную документацию о трудоустройстве. Сообщите сотрудникам, что вам может потребоваться их помощь для сбора недостающей информации, например их контактные данные для экстренных случаев или копии их резюме.
Элементы запроса, необходимые для заполнения каждого кадрового файла
Дайте каждому сотруднику индивидуальный контрольный список, чтобы показать, что им нужно предоставить для обновления своего кадрового файла.Установите срок сдачи в одну неделю, чтобы все документы сотрудников были заполнены. Обязательно просмотрите список каждого сотрудника вместе с ним, чтобы, если что-то не было отправлено, вы могли сразу решить его.
Последующие действия и защита файлов в течение одной недели
Обратитесь к каждому сотруднику, у которого вы запросили дополнительные документы до истечения крайнего срока, чтобы у всех было время отправить недостающие документы. Затем храните документы в Интернете, в компьютерной сети или в запертом картотеке.
Ограничить доступ к файлам персонала
Убедитесь, что у вас есть ограниченный доступ к файлам сотрудников для уполномоченного лица или отдела, разрешение которого необходимо для просмотра файлов. Мы также рекомендуем хранить файлы в закрытом огнестойком шкафу для хранения документов.
Это сделано для защиты конфиденциальной информации о сотрудниках от неуполномоченного персонала.
Создание регулярного аудита кадрового досье
Запланируйте периодическую проверку личного дела каждого сотрудника.Вы можете сделать это, когда будете проводить их ежегодную оценку. Убедитесь, что файлы точны, актуальны и полны. Если нет, вы можете попросить сотрудника предоставить вам обновленные файлы или информацию. Ваш бизнес должен проверять, что файлы в порядке, прежде чем проводить какие-либо проверки, такие как платежная ведомость или труд.
Обратите внимание, что личные дела можно просмотреть во время государственного аудита или вызвать в суд в случае судебного иска о неправомерном увольнении. Сохранение точных и актуальных файлов поможет вам избежать ответственности.Следуйте нашему руководству по адаптации, чтобы узнать, как некоторые документы из личного дела будут использоваться при приеме на работу.
Федеральные и государственные законы о кадровом деле
Соответствие федеральным законам и законам штата — важный аспект работы работодателем, поскольку от вас требуется вести данные о сотрудниках и файлы персонала.
Вот лучшие практики, а также то, что требуется на федеральном уровне и уровне штата.
Федеральный закон и кадровое дело
Трудовое законодательство применяется ко всем работодателям, подпадающим под действие федеральных антидискриминационных законов, как правило, к любому работодателю с 15 или более штатными сотрудниками.Однако следующие законы применяются ко всем предприятиям, и каждое агентство имеет свои собственные требования и / или правила хранения документов.
- Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели вели весь личный или трудовой учет в течение одного года. В случае увольнения сотрудника его кадровые записи должны храниться в течение одного года с даты увольнения.
- В соответствии с Законом о возрастной дискриминации в сфере занятости (ADEA) работодатели должны вести учет заработной платы в течение трех лет.Кроме того, работодатели должны хранить в досье любой план вознаграждения сотрудников (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после прекращения ее действия.
- Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить все записи в течение как минимум двух лет (включая ставки заработной платы, результаты аттестации, системы трудового стажа и заслуг и коллективные договоры), в которых объясняется основание для выплаты разной заработной платы работникам всех полов в одном и том же учреждении.
Дополнительную информацию о необходимой документации можно найти в нашей статье о платежных ведомостях.
Государственное законодательство и кадровое дело
Законы штата о личных делах вращаются вокруг того, имеет ли служащий право просматривать свое личное дело. Во многих штатах есть положение, позволяющее сотрудникам запрашивать копии документов в своих файлах. В других штатах сотрудникам, возможно, придется подать иск, чтобы просмотреть свое личное дело.
Право на просмотр состояний
Следующие состояния позволяют сотрудникам видеть некоторые или все документы в своей папке персонала; во многих штатах четко указано, что именно сотрудники могут просматривать.
Другие позволяют работодателю взимать разумную плату за копии документов. Например, в Аризоне записи о заработной плате можно только просматривать.
Для получения более подробной информации посетите веб-сайт Министерства труда (DOL) вашего штата.
Государственным служащим разрешено просматривать документы о трудоустройстве в большинстве штатов, кроме Миссисипи, Миссури, Нью-Джерси, Нью-Мексико и Западной Вирджинии. На момент публикации «право на просмотр личных дел» включает: Аляска, Аризона, Калифорния, Колорадо, Коннектикут, Делавэр, Флорида, Иллинойс, Айова, Луизиана, Мэн, Массачусетс, Мичиган, Миннесота, Невада, Нью-Гэмпшир, Север. Каролина, Огайо, Оклахома, Орегон, Пенсильвания, Род-Айленд, Южная Каролина, Вашингтон и Висконсин.
Итог
Ведение кадровых досье — важная часть работы работодателя и защита себя от ответственности. Это отличный способ систематизировать данные о сотрудниках и помогает принимать решения в отношении кадровых ресурсов. Вы можете управлять файлами в электронном или бумажном виде; В любом случае важно включать основные отчеты сотрудников и соблюдать соответствующие федеральные законы и законы штата.
Если вам сложно вести учет персонала на бумажных носителях, подумайте об использовании облачной HR-платформы, такой как Rippling.Вы можете хранить все документы сотрудников в онлайн-базе данных и с легкостью собирать электронные подписи. Файлы хранятся на защищенном сервере и доступны даже после ухода сотрудника из компании. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию сегодня.
Посетите Rippling
Зения Лазаро внесла свой вклад в эту статью.
Что должно быть в досье сотрудника?
- Блог
- Управление персоналом
- Что должно быть в досье сотрудника?
Досье сотрудника или кадровая запись — это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени работы сотрудника в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до его заявления об увольнении.
Вы можете не понимать, что должно быть в досье сотрудника, или задумываться, как долго вы должны хранить эту информацию. В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все нужные документы и ответить на любые общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.
Зачем вам нужны файлы сотрудников
Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях.
Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые записи в случае, если сотрудник предъявит вам иск.Вот почему важно постоянно обновлять личное дело сотрудника и регулярно проверять все файлы, чтобы убедиться в наличии всех необходимых документов.
Это поможет защитить вас в случае подачи иска против вас, поскольку в досье сотрудника будет указано, какую поддержку и лечение получало данное лицо в рамках своего бизнеса.
Что хранить в файлах сотрудников
Содержимое файлов сотрудников будет варьироваться от человека к человеку, но мы думаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.
В личное дело сотрудника следует включить:
- Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
- Информация об образовании и прошлом трудоустройстве
- Описание должности
- Письмо с предложением о работе и трудовой договор
- Контактная информация для экстренных случаев
- Обучение записи
- Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
- Формы служебной аттестации
- Отчеты о дисциплинарных мерах
- Письмо об увольнении сотрудника
- Документация при увольнении
- Любая другая документация, связанная с трудоустройством
Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь
Наше программное обеспечение HR поможет вам сэкономить часы на администрировании кадров.
Чего не должно быть в файлах сотрудников?
Любая информация, не имеющая отношения к роли сотрудника, например, его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.
Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их личное дело: информация должна быть ограничена только фактами.
Кто имеет право просматривать ваши личные дела?
Поскольку файлы сотрудников содержат личную информацию, такую как домашний адрес или сведения о дисциплинарных мерах, вам следует обеспечить их защиту и ограниченный доступ.Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.
Как долго хранить файлы сотрудников
GDPR (Общий регламент по защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и установил строгие правила, касающиеся ответственности работодателей за защиту данных своих сотрудников.
Не думайте, что вы сможете избавиться от всей информации о сотрудниках, когда они увольняются из вашего бизнеса. По закону от вас может потребоваться хранить некоторые данные, например данные о заработной плате, и лучше всего хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит иск против вас.
Если вы удалили записи об аттестациях, дисциплинарных мерах или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что вы соблюдали трудовое законодательство.
Для неудачных кандидатов на вакансию рекомендуется хранить информацию в течение как минимум 6 месяцев после подачи заявления. Общие правила для бывших сотрудников:
- Рабочее время (подробные сведения о том, когда сотрудник работал на вас) — 2 года
- Заработная плата и сведения о взятых отпусках по беременности и родам и отцовству — 3 года
- P45 / P60, файлы персонала и записи об обучении — 6 лет
Согласно GDPR, сотрудники имеют право на получение информации:
- , какая информация о них у вас есть и как вы ее используете
- конфиденциальность записей
- как эти записи могут помочь в их обучение и развитие на работе
Если сотрудник запросит копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.
Где хранить файлы сотрудников
Дни, когда документы сотрудников хранятся в запертых, пожаробезопасных шкафах, быстро становятся историей для многих предприятий.
Безусловно, самый безопасный и надежный способ хранения файлов сотрудников в одном месте — это их хранение в программном обеспечении для управления персоналом.
С программным обеспечением HR вы сможете защитить важные документы и ограничить круг лиц, имеющих к ним доступ. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они будут обновлены, что освободит время администратора для себя.
Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкий график работы, который позволяет им работать из дома несколько дней в неделю.
Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы об их роли или обязанностях, просмотрев свой трудовой договор и описание должности в программном обеспечении. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, позволяя вам сосредоточиться на своем бизнесе.
Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в вашей собственной защищенной онлайн-базе данных, обеспечивая вам душевное спокойствие.
Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем удобном программном обеспечении для управления персоналом.
Или начните пользоваться бесплатной пробной версией сегодня.
ПОДРОБНЕЕ:
Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать.Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.
Вы также можете прочитать эти статьи
Ключевые компоненты файла персонала | Executive HR Consulting Group
Организация и надлежащее ведение кадровых файлов очень важно. Кадровые файлы создаются для всех сотрудников при приеме на работу и содержат важную и конфиденциальную информацию о сотруднике. В этих файлах хранятся важные документы, относящиеся к работе, включая резюме и заявление о приеме на работу ваших сотрудников, оценки эффективности, записи о посещаемости и т. Д.Собирая все эти ключевые документы в одном месте, вы гарантируете, что ваши личные файлы будут организованы и легко доступны в случае необходимости.
Организованные личные дела сэкономят ваше время и деньги и при необходимости подготовят вас к судебным разбирательствам. Кадровые файлы не только сэкономят ваше время, когда дело доходит до поиска именно тех документов, которые вы ищете, но также могут подготовить вас в случае судебного процесса. Эти файлы содержат важную информацию, включая оценки производительности, записи о посещаемости и уведомления о дисциплинарных мерах за ненадлежащее поведение на работе; полезные доказательства в случае подачи иска бывшим сотрудником.Хранение этих типов документов в личном деле может помочь сэкономить ваши деньги и, в сущности, вашу компанию.
Держите вопросы о персонале, медицинском обслуживании, компенсации работникам и формы I-9 отдельно. Это защищает ваших менеджеров от дискриминации, а конфиденциальную информацию не допускают правительственных расследований. Хотя в личное дело следует помещать различные типы важных документов, есть некоторые исключения. Медицинские записи являются строго конфиденциальными, и только уполномоченный персонал должен иметь доступ к этим файлам.Что касается формы I-9, правительство имеет право просматривать эти формы, и из соображений конфиденциальности ее следует хранить отдельно от всей другой конфиденциальной информации о сотруднике. Лучшая практика HR — хранить все ваши активные I-9 в папке и в алфавитном порядке. Таким образом, при проверке службы национальной безопасности вы сохраните конфиденциальность своих сотрудников по всем другим рабочим или медицинским вопросам.
Компании должны иметь следующие файлы: личные дела, медицинские карты, конфиденциальные файлы (например, для расследования случаев домогательств) и файлы компенсации работникам по каждому делу WC. Наличие отдельных файлов для каждой из этих категорий не только обеспечивает легкий доступ к документам при необходимости, но также делает документы внутри файлов эксклюзивными для определенных лиц. Например, медицинские карты не должны быть доступны менеджерам. Только формы I-9 доступны для просмотра правительству, и личные дела также должны храниться отдельно, поскольку они содержат личную информацию о сотрудниках.
Храните все документы в хронологическом порядке, сохраняя самые последние действия вверху. Организация документов в хронологическом порядке может позволить вам регистрировать новые действия относительно быстрее и дать вам доступ к последней информации раньше. Каждые несколько месяцев проверяйте личные дела, чтобы убедиться, что информация актуальна и точна; систематизация поможет вам выполнить эту задачу быстрее.
Позвоните нам сегодня по телефону (818) 845-5584 или напишите нам по адресу [email protected], чтобы обсудить, как вам следует организовать свое личное дело.
Досье персонала — Справедливость на рабочем месте
Кадровые файлы — это записи работодателя о вашей занятости, а документы, которые собирают работодатели, могут отрицательно или положительно повлиять на вас и ваше будущее трудоустройство.Федеральный закон не требует, чтобы работодатели предоставляли доступ к файлам персонала, но в некоторых штатах есть законы, предусматривающие такой доступ. Хотя другие документы могут не входить в ваше официальное личное дело, лучше всего лично отслеживать столько файлов, сколько вам дают, например, документы, которые вам дают при приеме на работу, справочник сотрудника компании, ваши отзывы. дисциплинарные документы и любые другие документы, которые вы подписали или получили от работодателя. Таким образом вы получите некоторые оригинальные документы, и вам не нужно будет спрашивать своего работодателя об этих документах, поскольку некоторые работодатели либо полностью отказывают в доступе, либо не позволяют сотрудникам делать копии, либо требуют, чтобы сотрудники платили за копирование любого документа. они берут из своего личного дела.Дополнительную информацию о файлах персонала см. Ниже:
1. Что считается частью моего личного дела?
2. Какой информации не должно быть в моем личном деле?
3. Имею ли я право на доступ к своим личным файлам?
4. Могу ли я получить копии моих личных дел?
5. Что мне делать, когда я проверяю свои файлы?
6. Что делать, если я с чем-то не согласен?
7. Могу ли я удалить из своего файла что-то, что принадлежит мне?
8. Как долго будут храниться мои личные дела?
1.Что считается частью моего личного дела?
Кадровые файлы — это документы, которые работодатели собирают с информацией о своих сотрудниках, которая может включать информацию о найме или увольнении, информацию о заработной плате, письма клиентам и внутренние меморандумы. Когда работодатели проводят оценки и принимают дисциплинарные меры, эта информация обычно добавляется в ваше личное дело. Кадровые досье представляют собой записи работодателя о вашей занятости и могут как отрицательно, так и положительно повлиять на вас и ваше будущее трудоустройство.
наверх
2. Какой информации не должно быть в моем личном деле?
Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) запрещает включать медицинские записи в личное дело. Сюда также входят записи, относящиеся к отпуску по болезни, разумным приспособлениям, результатам тестирования на наркотики, формы страховых пособий, заявления о компенсации работникам и т.д. национальное происхождение, раса, пол, религия, сексуальная ориентация и судимость также должны храниться в отдельном файле.Сюда входят формы I-9.
наверх
3. Имею ли я право на доступ к своим личным файлам?
Это зависит от обстоятельств. Кадровые дела считаются собственностью компании, и федеральный закон не гарантирует права доступа к вашему личному делу. Однако в некоторых штатах есть законы, касающиеся законов о кадровых делах, которые разрешают или запрещают сотруднику доступ к его или ее личным файлам. Кроме того, у некоторых работодателей есть собственная политика в отношении доступа к личным файлам сотрудников.Политику работодателя можно найти в справочнике для сотрудников, или вы можете спросить отдел кадров о политике компании. Для получения дополнительной информации посетите нашу страницу с законами о государственных кадрах.
наверх
4. Могу ли я получить копии моих личных дел?
Это зависит от обстоятельств. Работодатели могут разрешить вам только просматривать ваши документы и не могут позволить вам делать копии. Если они позволяют вам делать копии, возможно, вам придется сделать это собственными силами, а это означает, что вам, возможно, придется предоставить свой собственный документ и оплатить изготовление копий.Другая распространенная политика — присутствие представителя компании при просмотре файлов, чтобы убедиться, что все документы остались в файле.
наверх
5. Что мне делать, когда я проверяю свои файлы?
Когда вы можете просматривать свои файлы, если вам не разрешено делать копии, вы должны делать записи о документах, которые находятся в вашем файле. Примечания должны включать название или описание документа, дату его создания (если указано) и автора.
6. Что делать, если я с чем-то не согласен?
Если вы случайно обнаружите в своих файлах что-то, что, по вашему мнению, не соответствует действительности или с чем вы не согласны, попытайтесь связаться с соответствующим человеком и изложить в файле опровержение. Вы также должны записывать негативную информацию на тот случай, если это станет проблемой в будущем. Однако, если вы в настоящее время участвуете в судебном процессе против своего работодателя или думаете, что можете подать его в будущем, вам следует проконсультироваться с юристом, чтобы определить лучшую стратегию рассмотрения и реагирования на негативную информацию в вашем личном деле.
наверх
7. Могу ли я удалить из своего файла что-то, что принадлежит мне?
Никогда не берите документы или бумаги, которые вам не принадлежат. Никогда даже не пытайтесь получить доступ к информации на компьютере или в файлах компании, о которой вы не имеете права знать. Все, что относится к вам лично, например, хвалебные письма или благодарственные письма, которые были отправлены вам, можно удалить, но делайте это осторожно, так как может быть лучше скопировать его, чем удалить из своего файла. Однако все, что связано с компанией или деятельностью компании и ее бизнесом, не должно приниматься без разрешения.Хотя может возникнуть соблазн получить конфиденциальные записи компании или получить доступ к компьютерным файлам без разрешения, это большая ошибка по ряду причин. Во-первых, это может быть незаконно, и вам может быть предъявлено уголовное обвинение или гражданский иск, а также вы будете пытаться бороться со своим увольнением. Во-вторых, это может дать компании повод уволить вас там, где ее раньше не было. Даже если вы сможете доказать, что вас незаконно уволили, ваш работодатель может использовать ваше неправомерное поведение, чтобы серьезно ограничить вашу способность взыскать деньги или получить повторное трудоустройство в судебном порядке.Наконец, если вы подписали так называемое «соглашение о конфиденциальности» во время приема на работу, получение конфиденциальных документов может повлечь за собой гражданский иск за нарушение контракта.
наверх
8. Как долго будут храниться мои личные дела?
ПравилаEEOC требуют, чтобы работодатели вели весь личный или трудовой учет в течение одного года. В случае принудительного увольнения сотрудника его / ее кадровые записи должны храниться в течение одного года с даты увольнения.Согласно требованиям ADEA к ведению учета, работодатели также должны хранить все ведомости заработной платы в течение трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить в досье любой план вознаграждения сотрудников (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после прекращения ее действия.
В соответствии с требованиями Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) к ведению записей, применимых к EPA, работодатели должны хранить в течение не менее двух лет все записи (включая ставки заработной платы, оценки должностей, системы трудового стажа и заслуг, а также коллективные договоры), объясняющие основу для выплаты разная заработная плата работникам противоположного пола в одном и том же учреждении.
наверх
Части этой страницы были адаптированы из Права работы и стратегии выживания Пола Х. Тобиаса и Сьюзан Заутер.
пожаловаться на это объявление
Что должно быть в личном деле сотрудника?
Четверг, 11 февраля 2021 г.
Текущие и бывшие сотрудники имеют право проверять свое личное дело в разумные сроки.Таким образом, когда нынешний или бывший сотрудник намеревается подать иск против своего работодателя, он, скорее всего, запросит копию своего личного дела. Однако, если работодатель не смог должным образом вести личные дела своего сотрудника, нет кнопки перемотки для воссоздания этого файла. Это то, что судебные инстанции хотели бы, чтобы работодатели знали о личных делах сотрудников.
Ведение кадровых дел сотрудников
В соответствии с требованиями законодательства Калифорнии, разрешающими проверку личных дел сотрудников, работодатель должен хранить личные дела бывших сотрудников в течение не менее трех лет после увольнения сотрудника из компании.
Что должно быть в личном деле
В соответствии с Трудовым кодексом Калифорнии работодатели обязаны предоставлять работнику копию любого документа, который он подписал, чтобы получить и / или сохранить свою работу.
Набор и проверка документов, таких как заявки, резюме и академические справки
Должностные инструкции
Справочник и благодарность за политику
Трудовые договоры, если применимо
Другие записи, которые обычно хранятся в личном деле, используются для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.Это может включать следующее:
Благодарности, предупреждения или дисциплинарные взыскания
Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
Уведомления и записи об образовании и обучении
Отзывы о производительности
Записи посещаемости
Формы авторизации заработной платы
Уведомления и документация о прекращении действия
Чего не хранить в личном деле
Элемент номер один, который не следует хранить в личном деле сотрудника, — это медицинская информация.Согласно правилам Калифорнии, медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела в целях защиты конфиденциальной информации сотрудника. Медицинская информация может включать записи, полученные в рамках заявления о компенсации работникам и / или интерактивного процесса, в котором медицинские справки предоставляются для отпуска или просьбы о предоставлении жилья.
Что такое сотрудник, не имеющий права проверять
По законам Калифорнии сотрудник не имеет права проверять следующее:
Протоколы расследования возможного уголовного преступления
Рекомендательные письма
Рейтинги, отчеты или записи:
Получено от предыдущего работодателя работника
Подготовлено опознаваемыми членами экзаменационной комиссии
Получено в связи с рекламным экзаменом
Хотя систематизация кадровых дел не может оградить работодателя от судебного иска, хранение соответствующих документов в течение соответствующего периода времени и в порядке, требуемом законодательством Калифорнии, поможет упростить судебный процесс для работодателя и его поверенного.
Джексон Льюис П.С. © 2021 National Law Review, Том XI, номер 42
Содержание и структура кадрового дела, создать кадровое дело
В структуре файла персонала в виде дерева документов вы найдете все файлы, которые связаны с определенным сотрудником. Через короткое время после введения цифрового файла персонала вы интуитивно научитесь и сможете безопасно управлять файлами.Благодаря четкой структуре реестра файлов персонала в SAP, вы избавитесь от обременительного поиска отдельных документов. Благодаря логической файловой структуре вы можете быстро находить папки сотрудников или просматривать содержимое с помощью функции фильтрации. Это очень полезно, особенно для большого количества кадровых файлов.
Файлы сотрудников запускаются inPuncto и ZALARIS Deutschland AG в графическом интерфейсе SAP. Вам не нужно будет покупать себе дорогую третью систему и экономить время на синхронизации данных с SAP.В зависимости от авторизации доступа к SAP будет доступно различное содержимое, например, только персонализированные данные или только налоговые файлы и т. д. Благодаря этому конфиденциальный персональный контент защищен от несанкционированного доступа.
Создание файлов персонала
Если вы решите выбрать внедрение файлов персонала , у нас есть различные возможности для создания файлов персонала:
Прямое сканирование личных дел сотрудников
При использовании этого метода файлы персонала создаются путем сканирования бумажных документов сотрудников.Во-первых, необходимо установить тип документа, а также другие параметры, которые впоследствии необходимо будет установить в оцифрованном документе. После этого бумажный документ будет отсканирован с помощью программы сканера biz²Scanner . Отсканированные файлы можно классифицировать по ключевым словам, чтобы вы могли легко найти их при поиске по ключевым словам. Затем оцифрованный документ будет сохранен в системе архивирования файлов персонала в SAP (например, в архивной программе biz²Archiver ).
Централизованное сканирование пакетов файлов сотрудников с помощью штрих-кода
Другая возможность создать файл персонала — снабдить каждый документ штрих-кодом, чтобы сканировать его с помощью программного обеспечения сканера biz²Scanner позже.Содержимое файла персонала, снабженное штрих-кодом, будет сохранено в SAP как объявленный документ («открытый штрих-код») для соответствующего сотрудника. После массового сканирования эти документы будут переданы соответствующему сотруднику.
Пакетное сканирование файлов сотрудников с помощью титульного листа со штрих-кодом
Третий метод создания файлов персонала — это пакетное сканирование с помощью титульного листа со штрих-кодом. Титульный лист со штрих-кодом представляет собой распечатку или электронный документ, который был создан с использованием табельного номера, так что отсканированные документы (с помощью программного обеспечения сканера biz²Scanner ) будут отнесены к нужному файлу персонала.После сканирования всех документов они могут быть добавлены в электронный файл персонала одним щелчком мыши.
Досье сотрудников
Как специалист по персоналу, вы не привыкать к бумажной работе. Кажется, что для каждого действия по трудоустройству — подачи заявления, собеседования, приема на работу, дисциплинарного взыскания и так далее — существует определенная форма, которую необходимо заполнить. Однако убедиться, что вы правильно заполнили документы, — это только половина дела. Как только вы закончите заполнять форму, вы столкнетесь с совершенно новой проблемой: что с ней делать.Будучи умным человеком, вы знаете, что надлежащая документация является ключом к защите вашей компании в неудачном случае судебного процесса, но знать, что нужно хранить, где и как долго и кто может это видеть, может быть довольно непросто. Давайте поговорим об основах.
Что входит в личное дело сотрудников?
В то время как в большинстве штатов «досье персонала» определяется свободно, и содержимое файла может отличаться в зависимости от отрасли, досье персонала обычно состоит из документов, которые связаны с «квалификацией сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения и т. Д. дисциплинарная мера.”В файле следует сохранить следующие элементы:
- Заявления о приеме на работу
- формы аттестации
- записей дисциплины
- подписанные справочники благодарности
- налоговые формы, такие как W-4s
- информация о платеже, например о повышениях или сокращениях. (Примечание: не ведомости заработной платы, их следует вести отдельно.)
В вашем штате могут быть дополнительные правила о том, что должно быть включено в файлы персонала, поэтому обязательно проконсультируйтесь с вашим Руководством по персоналу на hrsimple.com.
Что нужно хранить отдельно?
Медицинская информация
Как правило, все медицинские записи должны храниться в тайне и храниться отдельно от личных дел. Медицинская информация может быть получена по различным причинам, связанным с работой, и ее следует хранить точно и надежно в случае расследования. Некоторые примеры медицинской информации включают:
- запросов на отпуск FMLA
- Требования о компенсации рабочим
- результаты тестирования на наркотики
- Записки врачей об пропусках занятий по болезни
- страховых выплат формы
Иммиграционные формы
Хотя работодатели обязаны хранить формы I-9 сотрудников в течение трех лет с даты приема на работу или одного года после увольнения, их следует хранить отдельно от личного дела.Хранение форм I-9 вне досье сотрудников обеспечивает определенную защиту в случае правительственного расследования, поскольку некоторая информация о занятости может указывать на дискриминацию со стороны работодателя, и было бы лучше, если бы ее не разглашали.
Заработная плата
Ведение точного учета того, кому, сколько и когда было выплачено, чрезвычайно важно по налоговым причинам, а также в случае аудита или расследования, но эти записи должны храниться вне информации о персонале.Как и в случае с иммиграционными формами, иск о дискриминации может возникнуть, если информация о персонале будет раскрыта во время расследования платежной истории компании, поэтому разумно хранить эту информацию отдельно.
Кому следует предоставить доступ?
Распространенная проблема с файлами персонала заключается в том, предоставлять ли вашим сотрудникам доступ к их собственным файлам или нет. Некоторые сотрудники могут расстроиться, если увидят конфиденциальную информацию, содержащуюся в их файлах, например, заметки о дисциплинарных мерах и информацию о заработной плате.