Система тайм менеджмента – Урок 4. Системы управления временем

Содержание

Обзор 4-х базовых систем тайм менеджмента

Существует множество доступных нам систем тайм менеджмента. Эффективная система – один из самых важных составляющих успеха в управлении личным временем. Большинство людей нуждается в системе, которая помогает экономить и эффективно использовать время, и это природно. Ведь все удержать в голове невозможно!

Для экономии Вашего времени мы приведем в этой статье резюме основных положений каждой системы (рассматриваем самые популярные на данный момент). Мы надеемся, что это поможет выбрать то, что подходить как нельзя лучше именно Вам, то, что послужит в дальнейшем основой для Вашей личной системы планирования.
Итак, системы, которые мы выбрали для анализа:

Система GTD Дэвида Аллена;
Franklin Time Management, СтивенаКови;
Time Power БрайанаТрейси;
Time Managament from the Inside Out Джулии Моргенстерн.

Давайте сначала разберемся, почему вообще следует выбрать для себя какую-то систему. Как я уже писал ранее, человек физически не может продуктивно работать, если он держит в голове все, что ему нужно сделать, все планы, отчеты и т.д.

Основная функция системы – помогать хранить важную информацию. Хорошие навыки тайм менеджмента заключаются в том, как Вы храните и обрабатываете важную информацию, которая касается встреч, работы, записей, контактов, напоминаний, планов и целей.

Посему, хорошая система тайм менеджмента должна включать в себя:

1. Место для охватывания всей информации о работе;

2. Календарь для встреч;

3. Место для заметок;

4. Место для контактов;

5. Объединение в одно целое задачи, цели и мечты;

6. Четкое описание системы, чтоб было понятно, как это все работает.

Существует множество книг, которые пытаются претендовать на звание систем тайм менеджмента, но на самом деле являются лишь идеями или советами на тему. В данной статье мы говорим именно о системе, а не о ежедневнике и планировщике.

Система тайм менеджмента не предполагает то, что Вы будете пользоваться ей в том виде, в котором Вы впервые с ней ознакомились. Важно понимать, что это лишь платформа, которая поможет Вам разработать в дальнейшем Вашу собственную систему управления временем, которая отвечает именно Вашим потребностям.

Давайте все же перейдем к анализу наших систем.

И первая – это GTD Дэвида Алена

Данная книга (Getting Things Done) и система очень популярна сейчас в мире. Основная идея заключается в том, чтобы с помощью контроля и организации Вы смогли сконцентрироваться именно на тех вещах, которые должны быть выполнены в определенное отведенное для этого время. Здесь широко применяется пошаговый метод.

Эта книга дает исчерпывающие ответы на основные вопросы по тайм менеджменту, также можно отметить, что данный метод прекрасно работает, если следовать всем советам, которые дает Аллен. Но для того, чтобы система начала работать, нужно основательно потрудиться. А также необходима хорошая самодисциплина. Здесь есть одно «но»: система перестает работать, если Вы перестанете хоть на некоторое время работать над ней.

Кому подойдет эта система?

Система тайм менеджмента GTD подойдет тем, кому необходима готовая методика, чтобы можно было не додумывать ничего своего, а просто начать пользоваться.
Еще один аспект, характеризующий систему Дэвида Алена, – это так называемый подход «снизу вверх». Это заключается в том, что основное внимание уделяется заданиям, которые нужно выполнить на данном этапе, а не большим и долгосрочным целям.

Если все вышеперечисленное Вам подходит, тогда можете выбирать эту систему.

Стивен Кови

Эта система основана на книге Стивена Кови «The Seven Habits of Highly Effective People» («Семь навыков высокоэффективных людей»)
Управление временем по методу Франклина, в отличие от метода Дэвида Аллена, имеет подход, который называется «сверху вниз».

То есть, основное внимание уделяется большим целям, а не мелким заданиям. С ее помощью Вы четко определяете для себя цели и роли в своей жизни. И именно это Вы используете для планирования своей жизни, года, недели или дня.

Система использует концепцию компаса, которая помогает Вам быть всегда уверенным в том, что Вы следуете в правильном направлении. Все что Вы предпринимаете, делается для достижения Вашей основной цели, это помогает правильно расставить приоритеты и решить, какой следующий шаг предпринять.

Еще один аспект этой системы тайм менеджмента – матрица с четырьмя секторами: 1. Важный и срочный, 2. Важный, но не срочный, 3. Неважный, но срочный, 4. Неважный и несрочный.

Кови говорит о том, что большинство людей основное внимание уделяет 1, 3 и 4 секторам. А эта система основное упор делает на второй сектор.
Кому подходит данная система?

Если Вы предпочитаете концентрироваться на основных жизненных целях, то эта система Вам подойдет. Также у этого метода есть преимущество: в ее рамках можно использовать много других дополнительных инструментов планирования, что облегчает Вашу жизнь.

TimePower Брайана Трейси

Данную систему можно назвать тактическим тайм менеджментом. Здесь внимание уделяется целям, поэтому Вы должны более или менее четко сформулировать их для себя, а также она дает практические рекомендации для того, чтобы мы понимали, насколько эффективно мы используем свое время.

Данная система направлена на результат. Трейси уверен, что, когда мы понимаем конечный результат того, что мы делаем, это стимулирует нашу работу. Также большое значение уделяется дисциплине.

Кому подходит эта система?

Эта система хороша для тех, кто ищет практические советы для того, как преодолеть прокрастинацию, как избежать тех занятий, которые воруют Ваше ценное рабочее время и т.д.

Time Managament from the Inside Out Джулии Моргенстерн

Эта система хороша для практического применения. Моргенстерн помогает разобраться с тем, на что мы тратим свое время, какова наша мотивация для действия или бездействия, а также как мы умеем управлять своим временем. Также данная система помогает привести в порядок то, что Вас окружат.

Данный метод может дать такие полезные навыки, как планирование, оценка времени, которое требуется для выполнения того или иного задания. Также приводятся формулы для облегчения работы с системой.

Кому данный метод может быть полезен?

Это подходит тем, кто нуждается в простом, но эффективном подходе к планированию времени. Если Вы ищите систему, которую легко применить на практике, но, в то же время, у которой не так много правил для использования, то это лучший выбор.

Главное помнить о том, что система должна в первую очередь соответствовать Вашим потребностям и в дальнейшем стать платформой для создания собственной системы тайм менеджмента.

Источник

___________________________________________________________

Управлять временем нужно учить не только взрослых, но и детей, еще когда они помещаются в такой стульчик для кормления, ведь дети — наше будущее, а это инвестиция во время

25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

составить список всех будущих задач;
разделить их по важности и установить очерёдность;
оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов
При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

определить, на что тратится ваше время;
выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку
Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Онлайн-курс

Поделитесь материалом с друзьями:

bakunin.com

Урок 5. Инструменты для управления временем и повышения личной эффективности

А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок 3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Содержание

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента
7 сервисов и программ для планирования и управления временем
Отдельные рекомендации и приёмы
Проверочный тест

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него – элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги «7 навыков высокоэффективных людей», посвящённого 3 навыку – определению приоритетов.

Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, мы уже писали. Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации – организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция – напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель списка дел. Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, откладывание дел, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и удержать внимание сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» – ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» – главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

Sort – сортируйте дела и вещи вокруг себя.
Purge – очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
Assign – назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу – своё время.
Containerize – определяйте параметры каждой значимой деятельности.
Equalize – время от времени переоценивайте свою систему.

Отдельные рекомендации и приёмы

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела – так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу – сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он – плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области – неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими – настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими биологическими ритмами определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

Google Keep

Google Keep – электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него – Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций – календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком – достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность – поддержка рукописного ввода для планшетов.

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана – успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации.

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Сергей Крутько

4brain.ru

Преимущества и недостатки различных авторских систем управления временем.

На сегодняшний день разработаны сотни авторских методик управления временем, настолько эта тема популярна и востребована. Предлагаем вашему вниманию краткий обзор самых популярных систем российских и западных авторов. Советы, техники и способы управления главным капиталом своей жизни, которым и является время, позволят организовать свою жизнь так, чтобы достигнуть максимальной эффективности в работе, найти время для отдыха и любимого хобби.

Брайан Трейси и его «Сила времени»

Система тактического тайм-менеджмента от Брайана Трейси основана на практических рекомендациях по эффективному использованию времени.

Автор учит читателей формулировать конечные цели, работать на результат, избегать занятий, крадущих время. Большое значение Брайан Трейси уделяет самодисциплине.

Эта система подойдет тем, кто ищет практические способы, как преодолеть собственную лень, вечное желание отложить важные дела в долгий ящик. Автор дает советы о том, как выявить поглотители времени и бороться с ними.

Положительные стороны системы в ее простоте и доступности. Она подойдет как менеджеру среднего звена, так и домохозяйке. Минус в том, что предназначена она, скорее, новичкам, только осваивающим азы науки управления временем. «Гуру», которым основные постулаты уже знакомы, не найдут здесь для себя ничего нового.

Глеб Архангельский и система «Тайм-драйв».

Глеб Архангельский один из самых известных российских специалистов в области тайм-менеджмента. Его книга «Корпоративный тайм-менеджмент» стала бестселлером. Суть методики Архангельского заключается в постепенном внедрении изменений в нашу жизнь. Автор предлагает формировать положительные привычки изо дня в день, регулярно вводя в действие один из принципов.

Сформулируем коротко практические советы из системы Архангельского:

«Начните утро с поедания лягушек». Под этим понимаются дела неприятные, которые больше всего хочется отложить на потом;
«Нарезайте слона на бифштексы». Большое дело, которое невозможно закончить быстро, нужно разделить на несколько этапов и завершить постепенно. Как гласит русская пословица: «Глаза бояться, а руки делают»;
«Выполняйте дела поэтапно». Продвигаться к долгосрочной цели можно постепенно, но ежедневно нужно делать хотя бы один шаг в нужном направлении;
«Зона влияния должна постоянно расширяться». Любому бизнесмену известна простая истина: если дело не развивается, оно умирает. Как только проект в какой либо сфере реализуется до конца, нужно приступать к планированию нового дела, но уже в другой области.;
«Анализ деятельности увеличивает ее эффективность». Проводить подробный «разбор полетов» Архангельский рекомендует как можно чаще. Анализ деятельности и своих способностей позволяет понять, какие факторы отвлекают от эффективной работы, что из дел лучше сделать самому, а какие можно перепоручить помощникам.

Система имеет множество плюсов. Она проста, понятна и легко трансформируется под индивидуальные запросы каждого. «Влиться» в нее проще психологически, поскольку изменения внедряются поэтапно. Но система предназначена для ограниченного круга лиц, поскольку освещает только вопросы организации рабочего времени менеджера.

Экстремальная система Мрочковского

Суть «управления временем» по Мрочковскому в том, чтобы организовать не только свой рабочий день, но и всю жизнь подчинить определенному распорядку. Автор предлагает начинать день с физических упражнений. Полностью отказаться от алкоголя и никотина, причем сделать это не постепенно, а сразу и без лишних раздумий. Все это, по мнению Мрочковского позволит поддерживать энергетическую систему человека в хорошем тонусе. Таким же радикальным методом автор предлагает избавиться от телевизора, просто отказаться от него насовсем.

Организовать работу Мрочковский предлагает следующим образом. Для начала все дела, которые нужно сделать в ближайшем будущем, переносятся на бумагу. Записать можно все, от несовершенных звонков, до поездки на отдых. Получится должно минимум 50 пунктов. Больше можно написать, меньше — нет. Далее автор предлагает покончить с незавершенными мелкими делами, которые, по его мнению «крадут» нашу энергию. Звонки, письма, недоделанная работа по дому — любое дело, которое не занимает больше 15-20 минут должно быть завершено в ближайшее время. Оставшиеся дела сортируются по срокам их исполнения на быстрые, средние и длительные («слоны»).

Следующее, что нужно сделать, завести журнал успеха, где все достижения будут отмечены. Каждый день, вечером, автор предлагает подводить итоги, записывая завершенные дела. Большие проекты закончить за один день невозможно, поэтому здесь отмечаются «пошаговые» достижения. Мрочковский предлагает не составлять подробный план на день, ведь предусмотреть все невозможно. Однако, тем, кто привык расписывать все по минутам, нет смысла от этого отказываться.

Большие дела, так называемые «слоны» выполняются поэтапно, на это отводится определенный период времени. Но начинать работу лучше с мелких дел, которые не занимают много времени. Для более продуктивной работы в течение дня Мрочковский предлагает чередовать фазы интенсивного труда и короткого отдыха, заключающегося в смене вида активности. Проще говоря, каждые час-два нужно делать физкультурную паузу продолжительностью 10 минут. Чтобы развить умение максимально концентрироваться на работе, автор рекомендует освоить медитативные практики.

В своей системе Мрочковский не предлагает сразу расписывать концепцию всей жизни, поэтому она прекрасно подойдет школьникам, студентам, молодым активным людям. Объединение в одной концепции двух составляющих ограничивает круг тех, кому данная система действительно может подойти.

«Жесткий тайм-менеджмент» от Дэна Кеннеди

Практическая система управления времени от Дэна Кеннеди представлена всего десятью простыми правилами, использование которых позволит улучшить качество жизни, найти время не только для работы, но и для личной жизни.

«Приручение телефона» — ненужные звонки отрывают от дел и крадут время. Но отвечать всем совершенно нет необходимости. Телефон можно просто выключить на время работы, ответив на нужные звонки позже.
«Сведите деловые встречи к минимуму» — совещания и переговоры это непродуктивная трата времени, чем меньше их будет тем лучше.
«Всегда и везде приходите вовремя» — уважение к чужому времени дает право требовать того же от других людей.
«Составляйте списки дел» — удержать в голове все дела невозможно, да и необходимости в этом нет. Свободный от ненужной информации, мозг можно занять более продуктивной деятельностью.
«Личная эффективность» — иначе этот принцип звучит как: «все, что вы делаете, вы делаете ради достижения цели».
«Ведите каталог событий» — записывайте важные встречи и значимые события на три месяца вперед.
«Бронируйте время для важных дел» — зная заранее, какие события предстоят в ближайшее время, не сложно распределить их не только по дням, но даже по часам.
«Распишите день по минутам» — любая работа делается быстрее, если она ограничена во времени, к тому же меньше будет соблазна заняться пустяками.
«Займите мусорное время чем-то полезным» — долгое ожидание или стояние в автомобильной пробке легко провести с пользой, если занять его мелкими делами, которые ждут своего часа давно. За это время можно просмотреть почту, ответить на звонки, прослушать аудио тренинг или освежить знания английского.
«Держитесь подальше от толпы» — приехать в супермаркет в пятницу вечером, значит стопроцентно провести в очереди к кассе лишнее время, потому что в это время все покупают продукты.

Понятный и эффективный подход к планированию времени подходит для всех без исключения. Но автор методики, увы, не придумал ничего нового, просто объединил большинство уже известных принципов тайм-менеджмента.

При всем многообразии вариантов, ни одна система управления временем не является идеальной. В любом случае, каждый из нас вносит свои коррективы, создавая собственную методику, адаптированную к личным жизненным приоритетам и ценностям.

9psy.ru

Тайм-менеджмент: управление временем

Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.

Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.

Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?

Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?

И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?

Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.

А если вы хотите освоить методы управления временем как можно быстрее и эффективнее, записывайтесь на нашу специальную программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Содержание

Что такое тайм-менеджмент?
Применение тайм-менеджмента
Как этому научиться?
Уроки управления временем
Как проходить занятия?
Дополнительный материал

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

Постановка целей
Планирование и распределение времени
Делегирование задач и управление ресурсами
Анализ затрат времени
Фиксация времени
Приоритизация
Составление списков
И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

Анализ
Разработка и составление стратегий
Целеполагание
Планирование и приоритизация
Реализация процесса
Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

Стратегическое планирование
Тактическое планирование
Оценка личной эффективности
Оценка управленческой эффективности
Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
Определение основных факторов для выработки собственного плана
Умение расставлять приоритеты
Инструмент «Mind Mapping»
Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
Анализ достигнутого
Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
Всегда имеет чёткий план действий
Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Как этому научиться?

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.

Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:

Теоретическая база – та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое освоение – применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.

Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Уроки по тайм-менеджменту

Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее – коротко о каждом уроке:

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем. Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Урок 2. Целеполагание. Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.

Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.

Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация. Достижение любого результата – это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.

Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.

Урок 4. Системы управления временем. Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.

Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.

Урок 5. Инструменты для повышения личной эффективности. А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.

Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Авторы уроков: Сергей Крутько+, Кирилл Ногалес+ и Артём Захаров.

Как проходить занятия?

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения. Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

Дополнительный материал

Книги по тайм-менеджменту

В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.

Статьи и публикации

Мы стараемся собирать интересные статьи по вопросам тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Все знания и навыки сложно представить системно, всегда можно найти интересный материал, который стоит «особняком». Эти материалы мы размещаем в блоге в разделе, который так и называется «Time-management и эффективность». Предлагаем вам ознакомиться со статьями:

Специалисты по тайм-менеджменту

Это особый раздел дополнительных материалов. Здесь вы сможете познакомиться с самыми выдающимися людьми – профессионалами в области управления временем. Мы расскажем вам о столпах тайм-менеджмента Брайане Трейси (специалист мирового уровня по повышению личной продуктивности), Глебе Архангельском (эксперт в области управления временем), Николае Мрочковском (специалист по тайм-менеджменту и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг»), Дэне Кэннеди (мультимиллионер и автор ряда книг-бестселлеров), Стивене Кови (специалист по управлению временем с мировым именем) и некоторых других выдающихся личностях.

Цитаты великих людей на тему времени

На тему важности времени, помимо всего прочего, часто высказывались великие люди. В качестве дополнительной мотивации мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими такими изречениями, расположенными ниже.

«Время летит это плохая новость. Хорошая новость вы пилот своего времени» Майкл Альтшулер

«Нужно не тратить время, а инвестировать в него» Стивен Кови

«Вы никогда не сможете «найти» время для чего-то. Если вам нужно время, возьмите его» Чарльз Бракстон

«На день надо смотреть как на маленькую жизнь» Максим Горький

«Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили» Генри Форд

«Время — материя, из которой состоит жизнь» Бенджамин Франклин

«Убивать время, разглядывая часы что может быть бестолковее?» Харуки Мураками

«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук» Пьер Шарден

«Горе тем народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им!» Карл Бёрне

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь» Эдуард Юнг

Желаем вам успеха в освоении навыка управления временем!

4brain.ru

Идеальная система тайм-менеджмента | TimeStep.ru

Темп современной жизни не позволяет расслабиться, требуя от нас с каждым днем всё больше. Мы начинаем опаздывать, паниковать и искать панацею, способную мгновенно решить все проблемы. Обращаясь к тайм-менеджменту и начиная внедрять его приемы на практике, мы ожидаем быстрых и волшебных результатов. Если таковые не появляются, обвиняем систему в несостоятельности и бросаемся искать другую.

Но существует ли идеальная методика тайм-менеджмента, подходящая всем: и менеджерам среднего звена, и руководителям крупных корпораций, и молодым мамам, и студентам, и фрилансерам?

Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по лайф-менеджменту, разделил все методики тайм-менеджмента на 4 поколения:

Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток;
Второе — на составлении планов и подготовке к их реализации;
Третье — на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.
Четвертое — основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, они все еще активно используются.

Практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд «подводных камней», о которых не всегда вспоминают авторы учебников по управлению временем. Вот некоторые из таких «камней».

О планах и органайзерах

Многие пособия по тайм-менеджменту акцентируют внимание читателей на том, как грамотно записать свои планы в органайзер, а также дают советы, как правильно выбрать идеальный органайзер. Однако если тщательно записанные планы остаются только в записной книжке, то вряд ли такой способ «управления» временем решит ваши проблемы. Ведь важно не красиво записать, а грамотно реализовать. Если вы планируете больше, чем можете сделать, ни одна самая совершенная система тайм-менеджмента вам не поможет.

Кроме этого, книги по тайм-менеджменту часто рассказывают, как сэкономить время, систематизировав вещи на рабочем столе, папки в компьютере и др. Порядок в вещах, безусловно, важен. Но и это не должно становится во главу угла.

Основная задача в тайм-менеджменте – не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учетом их приоритетов.

Навыки: полезные и бесполезные

Некоторые издания советуют сосредоточиться на обучении полезным навыкам, помогающим экономить время. Конечно, навык быстрого чтения, знание иностранных языков и умение печатать вслепую десятипальцевым методом могут стать явными преимуществами. Но нужно помнить, что получение дополнительных знаний и умений отнимает немало сил и времени.

Прежде чем приступить к освоению того или иного навыка, подумайте, действительно ли вложение сил, средств и времени в освоение нового навыка будет оправдано последующей экономией времени? Александр Горбачев, автор книги «24 + 2. Время руководителя», дает в своей книге хорошие советы, как определить, нужен ли вам тот или иной навык.

Коррекция планов

Многие системы тайм-менеджмента основаны на том, что для управления своими делами и временем необходимо первоначально сформулировать краткосрочные и долгосрочные цели. На основе поставленных целей планируются промежуточные задачи.

В современной действительности зачастую попытки от начала до конца (т. е. из настоящего в будущее) запланировать пошаговое движение к цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем цель будет достигнута. Поэтому очень важно время от времени пересматривать свои планы. Мир постоянно движется вперед, и для того, чтобы не оказаться в отстающих, необходимо уметь подстраиваться под меняющуюся ситуацию.

Не бойтесь вносить в ранее составленные планы коррективы, если это необходимо.

Тотальный контроль

Методы тайм-менеджмента применяются не только для управления личным временем. Современные компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса.

Вряд ли такие способы смогут сильно повысить эффективность использования рабочего дня. Постоянное присутствие сотрудника на рабочем месте не гарантирует его ударной работы. Тогда как, например, во время перерыва в «курилке» в голову может прийти новый неординарный способ решения какой-либо рабочей проблемы.

Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.

Вывод

Идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем — грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.

Применение на практике только одной методики не поможет добиться грандиозных результатов. Различные современные системы тайм-менеджмента – это конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно повысить свою эффективность. Спустя некоторое время процесс необходимо повторять, поскольку ситуация вокруг нас постоянно меняется.

Грамотное использование одновременно нескольких методов тайм-менеджмента поможет вам значительно приблизиться к достижению намеченных целей.

Вместо заключения

Окунаясь с головой в тонкости управления временем, в составление планов и их воплощение, не забывайте время от времени задумываться, довольны ли вы своей жизнью, продвигаетесь ли вы к исполнению тех целей, которые для вас действительно значимы. Тайм-менеджмент – отличный инструмент, помогающий достигать целей. Но проверить, ваши ли это цели или они навязаны извне, можете только вы. Глупо тратить свое время на реализацию чьих-то чужих целей, не так ли?

timestep.ru

Популярные техники упорядочивания времени и дел

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра

Техника «Хронометража»

Метод Парето

АВС — анализ

Самостоятельная организация рабочего времени

Метод «Помидора»