Система тайм менеджмента: как эффективно планировать свой день?

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой.

Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности.

Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

• Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
• Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
• Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
• Параллельно выполнять несколько дел
• Увеличить свое материальное благополучие
• Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
• Минимизировать влияние стрессов
• Обладать свободой в поступках и выборе
• Иметь четкий план на будущее
• Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

• Первоначальный анализ целей
• Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
• Точное планирование
• Формирование и распределение приоритетов
• Реализация
• Контроль, управление
• Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

• Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
• Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
• Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
• Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
• Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
• Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
• Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
• Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
• Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
• Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

• «Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
• «Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:

---

---

Поделиться в социальных сетях:

---

Зарегистрироваться

Обзор 4-х базовых систем тайм менеджмента

Существует множество доступных нам систем тайм менеджмента. Эффективная система – один из самых важных составляющих успеха в управлении личным временем. Большинство людей нуждается в системе, которая помогает экономить и эффективно использовать время, и это природно. Ведь все удержать в голове невозможно!

---

Для экономии Вашего времени мы приведем в этой статье резюме основных положений каждой системы (рассматриваем самые популярные на данный момент). Мы надеемся, что это поможет выбрать то, что подходить как нельзя лучше именно Вам, то, что послужит в дальнейшем основой для Вашей личной системы планирования.
Итак, системы, которые мы выбрали для анализа:

• Система GTD Дэвида Аллена;
• Franklin Time Management, СтивенаКови;
• Time Power БрайанаТрейси;
• Time Managament from the Inside Out Джулии Моргенстерн.

Давайте сначала разберемся, почему вообще следует выбрать для себя какую-то систему. Как я уже писал ранее, человек физически не может продуктивно работать, если он держит в голове все, что ему нужно сделать, все планы, отчеты и т. д.

Основная функция системы – помогать хранить важную информацию. Хорошие навыки тайм менеджмента заключаются в том, как Вы храните и обрабатываете важную информацию, которая касается встреч, работы, записей, контактов, напоминаний, планов и целей.

Посему, хорошая система тайм менеджмента должна включать в себя:

1.    Место для охватывания всей информации о работе;

2.    Календарь для встреч;

3.    Место для заметок;

4.    Место для контактов;

5.    Объединение в одно целое задачи, цели и мечты;

6.    Четкое описание системы, чтоб было понятно, как это все работает.

Существует множество книг, которые пытаются претендовать на звание систем тайм менеджмента, но на самом деле являются лишь идеями или советами на тему. В данной статье мы говорим именно о системе, а не о ежедневнике и планировщике.

Система тайм менеджмента не предполагает то, что Вы будете пользоваться ней в том виде, в котором Вы впервые с ней ознакомились. Важно понимать, что это лишь платформа, которая поможет Вам разработать в дальнейшем Вашу собственную систему управления временем, которая отвечает именно Вашим потребностям.

Давайте все же перейдем к анализу наших систем.

И первая – это GTD Дэвида Алена

Данная книга (Getting Things Done) и система очень популярна сейчас в мире. Основная идея заключается в том, чтобы с помощью контроля и организации Вы смогли сконцентрироваться именно на тех вещах, которые должны быть выполнены в определенное отведенное для этого время. Здесь широко применяется пошаговый метод.

Эта книга дает исчерпывающие ответы на основные вопросы по тайм менеджменту, также можно отметить, что данный метод прекрасно работает, если следовать всем советам, которые дает Аллен. Но для того, чтобы система начала работать, нужно основательно потрудиться. А также необходима хорошая самодисциплина. Здесь есть одно «но»: система перестает работать, если Вы перестанете хоть на некоторое время работать над ней.

Кому подойдет эта система?

Система тайм менеджмента GTD подойдет тем, кому необходима готовая методика, чтобы можно было не додумывать ничего своего, а просто начать пользоваться.
Еще один аспект, характеризующий систему Дэвида Алена, — это так называемый подход «снизу вверх». Это заключается в том, что основное внимание уделяется заданиям, которые нужно выполнить на данном этапе, а не большим и долгосрочным целям.

Если все вышеперечисленное Вам подходит, тогда можете выбирать эту систему.

Стивен Кови

Эта система основана на книге Стивена Кови «The Seven Habits of Highly Effective People» («Семь навыков высокоэффективных людей»)
Управление временем по методу Франклина, в отличие от метода Дэвида Аллена, имеет подход, который называется «сверху вниз».

То есть, основное внимание уделяется большим целям, а не мелким заданиям. С ее помощью Вы четко определяете для себя цели и роли в своей жизни. И именно это Вы используете для планирования своей жизни, года, недели или дня.

Система использует концепцию компаса, которая помогает Вам быть всегда уверенным в том, что Вы следуете в правильном направлении. Все что Вы предпринимаете, делается для достижения Вашей основной цели, это помогает правильно расставить приоритеты и решить, какой следующий шаг предпринять.

Еще один аспект этой системы тайм менеджмента —  матрица с четырьмя секторами: 1. Важный и срочный, 2. Важный, но не срочный, 3. Неважный, но срочный, 4. Неважный и несрочный.

Кови говорит о том, что большинство людей основное внимание уделяет 1, 3 и 4 секторам. А эта система основное упор делает на второй сектор.
Кому подходит данная система?

Если Вы предпочитаете концентрироваться на основных жизненных целях, то эта система Вам подойдет. Также у этого метода есть преимущество: в ее рамках можно использовать много других дополнительных инструментов планирования, что облегчает Вашу жизнь.

TimePower Брайана Трейси

Данную систему можно назвать тактическим тайм менеджментом. Здесь внимание уделяется целям, поэтому Вы должны более или менее четко сформулировать их для себя, а также она дает практические рекомендации для того, чтобы мы понимали, насколько эффективно мы используем свое время.

Данная система направлена на результат. Трейси уверен, что, когда мы понимаем конечный результат того, что мы делаем, это стимулирует нашу работу. Также большое значение уделяется дисциплине.

Кому подходит эта система?

Эта система хороша для тех, кто ищет практические советы для того, как преодолеть прокрастинацию, как избежать тех занятий, которые воруют Ваше ценное рабочее время и т.д.

Time Managament from the Inside Out Джулии Моргенстерн

Эта система хороша для практического применения. Моргенстерн помогает разобраться с тем, на что мы тратим свое время, какова наша мотивация для действия или бездействия, а также как мы умеем управлять своим временем. Также данная система помогает привести в порядок то, что Вас окружат.

Данный метод может дать такие полезные навыки, как планирование, оценка времени, которое требуется для выполнения того или иного задания. Также приводятся формулы для облегчения работы с системой.

Кому данный метод может быть полезен?

Это подходит тем, кто нуждается в простом, но эффективном подходе к планированию времени. Если Вы ищите систему, которую легко применить на практике, но, в то же время, у которой не так много правил для использования, то это лучший выбор.

Главное помнить о том, что система должна в первую очередь соответствовать Вашим потребностям и в дальнейшем стать платформой для создания собственной системы тайм менеджмента.

Статью подготовил Алексей Капуста

(с) Все права защищены. При перепечатке ссылка на Мотивация к успеху обязательна!

Методы и системы тайм-менеджмента | Про Нетворкинг

Тайм-менеджмент начинается с готовности меняться. Управлять временем легко, пока вы совершаете действия.

Вы можете обучать других и улучшать собственное управление временем через лучшее планирование, расстановку приоритетов, делегирование, контроль над окружающей вас обстановкой, понимание себя и определение, что вы измените в своих привычках, режиме и мироощущении.

Ключ к успешному тайм-менеджменту – планирование и затем соблюдение распланированного времени. Люди, которые говорят, что им не хватает времени, не планируют или не в состоянии твёрдо следовать запланированному времени. Если вы будете планировать, что сделать и когда, и затем придерживаться этого, то у вас будет время. Тайм-менеджмент затрагивает и поддержание или восстановление вашей окружающей среды. Для людей, к которым выдвигается много требований, особенно со стороны других отделов, менеджеров, клиентов и т.д., тайм-менеджмент требует дипломатичного управления ожиданиями других. Тайм-менеджмент заключается, скорее, в создании условий для вашей окружающей среды, чем в разрешении вашей окружающей среде обусловливать вас. Если вы допускаете — и принимаете без вопросов — вмешательства и требования других, тогда вы фактически поощряете их продолжать эксплуатировать ваше время.

Методы тайм-менеджмента, инструменты и обучение навыкам тайм-менеджмента

Прежде всего, это единственное правило могло бы изменить вашу способность управлять своим временем больше, чем что-либо, вот почему оно первое: Если вы раб своей электронной почты, и особенно если ваш компьютер настроен уведомлять вас о поступлении входящих электронных писем, то я убеждаю вас сделать это простое изменение — оно разительно улучшит ваш контроль над временем. Отключите всплывающее окно или звук, который уведомляет, что вам пришло письмо. Для многих людей это единственное самое большое препятствие для успешного тайм-менеджмента. Установите новую привычку проверять электронную почту в определённое время дня, когда это разумно для вас и для бизнеса — скажем, первый раз, когда вы садитесь за стол или приступаете к работе, второй — перед самым обедом, третий – приблизительно за час до завершения дел. Вы должны решить, когда просматривать электронные письма — этот контроль не должен возлагаться на каждого, кто посылает вам электронные письма (и тем более на распространяющее спам и вирусы сообщество). Если политика вашей организации требует, чтобы вас постоянно прерывали входящие электронные письма, попробуйте предложить пересмотреть эту политику — сегодня неконтролируемые уведомления об электронной почте стали наибольшим очернителем тайм-менеджмента в мире.

Будьте готовы совершить радикальные перемены. Будьте творческими, чтобы найти и внедрить другие пути. Бросайте вызов и подвергайте сомнению ваши собственные привычки, режим и способ защиты своего времени, когда другие пробуют диктовать вам, как его использовать. Принцип Парето (Правило 80:20) — простая и лёгкая отправная точка для того, чтобы оценить, на что вы сейчас тратите своё время, и определить, на что ваше время могло быть потрачено лучше.

В самом деле, подумайте над тем, как вы сейчас проводите своё время. Если не знаете, ведите учёт рабочего времени в течение дня или двух. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент учёта рабочего времени в разделе бесплатных онлайн-ресурсов на businessballs.com. Записывайте всё, что вы делаете, в течение дня или двух, ещё лучше, если ваши дни разнообразны, вести учёт времени в течение недели. Вы будете поражены. Например, как долго в среднем вы в состоянии работать между перерывами? Многие менеджеры изо всех сил пытаются достичь большего, чем пяти-шести минут. Если речь о вас, вам необходимы перемены.

Бросьте вызов всему, что может оказаться напрасной тратой времени и усилий, особенно привычным задачам, встречам и отчётам, где ответственность унаследована или спущена сверху. Только не предполагайте, что только потому, что «мы всегда делали это так», это всё ещё подходит вам и вообще необходимо. Подумайте, почему вы делаете что-либо, и есть ли лучший способ. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент оценки тайм-менеджмента в разделе бесплатных онлайн-ресурсов, который поможет вам или другому человеку объективно судить о вашем тайм-менеджменте и его основных проблемах. Этот инструмент также является превосходной подготовкой к обучению или коучингу по тайм-менеджменту.

Рассмотрите ваши действия в условиях ваших краткосрочных и долгосрочных целей и соответственно расположите ваши действия по приоритетам. Главным образом, планируйте в своём дневнике подготовку и творческое интеллектуальное время для долгосрочной работы, потому что она нуждается в этом. Если вы не запланируете подготовку, то никогда не выполните её, и вся работа будет отложена до последней минуты (знакомо?..). Краткосрочные неотложные задачи всегда расходуют всё ваше время, если вы не планируете провести его иначе.

Используйте дневник и график деятельности, чтобы наметить, когда сделать что-либо, опубликовать или показать, и постарайтесь придерживаться этого.

Если в вашей организации к вам предъявляется много требований и запросов от других сотрудников, и вам необходимо изменить их ожидания насчёт вашей пригодности и их требования к вашему времени, вам следует составить еженедельный план, указав ваши запланированные действия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий объяснять и доказывать другим, почему вы должны расставлять приоритеты, и составлять список их требований так, чтобы он удовлетворял вас, не других.

Еженедельный план деятельности — типовой инструмент тайм-менеджмента и шаблон

Пункты здесь — примеры различных действий. Вы можете указать точный хронометраж, если хотите. Нет необходимости точно знать, чем будет заполнен каждый отрезок времени, особенно если вы подчинены непредсказуемым требованиям, как большинство людей; важно наметить время на возникающие дела и на действия, которые, по вашим прогнозам, необходимо сделать в определённое время. Вы будете знать, сколько вам потребуется для этих непредвиденных действий, так планируйте отрезки времени соответственно им.

Планируйте отрезки времени для проверки электронной и письменной корреспонденции, но не беритесь отвечать на каждое сразу же, – об отчаянном критическом положении редко сообщается по электронной почте — главным образом, по телефону, так что подумайте о реалистичных ожиданиях отправителей. Для большинства электронных писем вам будет нужно просто подтвердить получение и указать, когда вы ответите полностью, что может быть запланировано позже, когда это будет удобно вам, в зависимости от уровня важности и срочности. Планируйте отрезки времени для ответных и исходящих телефонных звонков — не делайте их, когда вам просто этого захотелось или когда вам случилось вспомнить об этом. Планируйте и назначайте дела разумно и логически – пытайтесь одним выстрелом убить двух зайцев. Подумайте, как лучше всего использовать обеденные перерывы — и не работать на протяжении каждого из них — вы должны расслабляться и отдыхать время от времени. Как только вы составили свой первый еженедельный план деятельности, легко придерживаться его; многие из временных отрезков повторятся. Вы также заметите и ежемесячные модели. Чем выше ваша роль, тем дальше вперёд вы должны планировать.

Пример расписания тайм-менеджмента «задача / действие»

Используйте простой еженедельный график, чтобы управлять своими запланированными действиями и защищать их. Вы будете управлять своим временем, управляя вашими действиями — что означает придерживаться отрезков времени, на которые вы планируете свои задачи. Тайм-менеджмент, главным образом, зависит от планирования действий в отрезки времени и затем защиты этих действий от помех, или от других людей, или от ваших собственных отвлечений.

Вот бесплатный шаблон тайм-менеджмента по планированию задач, основанный на приведённом выше.

Пробуйте планировать и отстаивать отрезки времени для всего, что вы делаете. Составляйте списки и работайте в соответствии с ними. Больше всего вы эффективны за день до начала своего ежегодного отпуска. Если вы действительно хотите, то можете быть хорошо организованными каждый день. Вы также должны планировать отрезки времени для незапланированных действий — вы можете точно не знать, что будете должны сделать, но если вы будете планировать время для этого, тогда важные дела не будут отброшены, когда возникнет запрос.

Используйте тест: это срочно или важно? Работа может быть ужасно важной, но, возможно, не нуждаться в немедленном выполнении. Сначала избавьтесь от действительно срочных работ и не позволяйте себе отвлекаться на более объёмные работы, которые вы можете выполнить позже.

Следующий матричный инструмент поможет вам управлять своим временем согласно критерию задач «срочно / важно», расставляя приоритеты и планируя. Он основан на матрице управления временем, показанной в «Семи привычках высокоэффективных людей» Стивена Кови, и расширяет её.

Матрица управления временем «срочно / важно»

Суждение относительно того, являются ли действия срочными, важными, или ни тем, ни другим – критично для хорошего тайм-менеджмента. Большинство неопытных людей и людей, которые не хороши ни в управлении временем, ни в управлении их окружением, имеют тенденцию проводить большую часть времени в ячейках 1 и 3.

Плохие тайм-менеджеры имеют тенденцию расставлять по приоритетам задачи (и таким образом своё время), согласно тому, кто кричал позже и громче всех (интересно, что громкость обычно соотносится с руководством, из-за чего большинство людей не решается подвергать сомнению и исследовать реальную важность и безотлагательность задач, полученных от боссов и старших менеджеров). Любое свободное время обычно проводится в ячейке 4, которая включает только бесцельные и непродуктивные действия. Наименьшее количество времени большинство людей проводит в ячейке 2, которая является самой критической областью для успеха, развития и превентивного самоопределения.

Итоговая обзорная матрица (советы о том, как управлять временем и действиями в матрице, ниже)

При условии подтверждения важности и безотлагательности этих задач, их необходимо сделать теперь. Расположите по приоритетам задачи, которые попадают в эту категорию согласно их относительной срочности. Если две или больше задач кажутся одинаково срочными, обсудите и исследуйте фактические требования и крайние сроки с инициаторами задач или с людьми, зависящими от результатов задачи. Помогите инициаторам этих требований переоценить реальную безотлагательность и приоритет этих задач. Эти задачи должны включать действия, которые вы будете предварительно планировать в ячейке 2 и которые перемещаются в ячейку 1, когда наступает время. Если это окажется полезным, вам следует показать ваш план инициаторам задачи, чтобы объяснить, что вы расставляете приоритеты логически, и быть настолько производительными и эффективными, насколько возможно. Если это незапланированный запрос, ищите способы разбить задачу на два этапа, — часто подходящий начальный «удерживающий» ответ или подтверждение, с обязательством решить или закончить её позднее, позволяет вам возобновить другие запланированные задачи.

Эти задачи являются самыми критичными для успеха и все же обычно самыми запущенными. Эти действия включают планирование, стратегическое обдумывание, выбор направления и цели и т.д., всё ключевые моменты для успеха и развития. Вы должны планировать отрезки времени для выполнения этих задач, и в случае необходимости наметить, где вы сделаете их свободными от помех, или же «срочные» дела из секторов 1 и 3 будут в приоритете. Работайте из дома, если ваше обычное место работы не может обеспечить вам тихую обстановку и защиту от помех. Разбейте большие задачи на отдельные логические этапы и планируйте интервалы времени на каждый этап. Используйте инструменты и методы управления проектами. Сообщайте другим людям о ваших запланированных отрезках времени и расписании. Наличие видимого расписания — ключ к тому, чтобы быть в состоянии защитить эти жизненно необходимые отрезки времени.

Жёстко исследуйте эти запросы и помогите их инициаторам — даже вашему боссу и вашим старшим менеджерам — переоценить реальную важность этих задач. Практикуйте и развивайте вашу способность объяснять и доказывать инициаторам задач, почему вы не можете их сделать.

Где только возможно, немедленно отклоняйте и избегайте этих задач, соответственно информируя людей и управляя их ожиданиями и чувствами; объясните, почему вы не можете выполнить эти задачи, и помогите инициаторам найти другой способ достигнуть того, в чем они нуждаются, который мог бы делегировать задачу другому человеку, или переформулировать запрос на более стратегический, с более рациональным решением.

Ищите причины повторения запросов в этой области и стремитесь предотвратить это. Обучайте и тренируйте других, включая клиентов, поставщиков, коллег и руководителей, устанавливать долгосрочные меры, не только быстрые и временные. Чтобы устранить причину существенных повторяющихся запросов в этой области создайте проект, который станет задачей для ячейки 2. Бросьте вызов обычным системам, процессам, процедурам и ожиданиям, напр., «Мы всегда делали это так». Помогите другим управлять их собственным временем и приоритетами, так чтобы они не сваливали свои затруднения на вас. Исследуйте старые установки и допущения, чтобы посмотреть, соответствуют ли они до сих пор реальному положению дел.

Эти действия — не задачи, они — обычные «утешители», которые обеспечивают спасение от усилий дисциплины и проактивности. Они подтверждают те же самые тенденции «поиска комфорта» у других людей; группа или целый отдел, выполняющие множество действий этого сектора 4, создают непродуктивную и неэффективную организационную культуру.

Эти действия не имеют никаких положительных результатов и потому демотивируют. Часто они могут быть связаны со стрессом, так рассмотрите, почему вы делаете их, и если есть более глубокая первопричина, обратитесь к ней.

Лучший метод для прекращения этих действий и для избавления от искушения вернуться к ним вновь — это наличие ясной структуры или перечня задач на каждый день, который вы должны создать в секторе 2.

Другие советы по тайм-менеджменту

Если вы оказались лицом к лицу с кипой бумаг, быстро просмотрите их и составьте список, что необходимо сделать и когда. После этой беритесь за каждую бумагу только раз. Ни при каких обстоятельствах не хватайтесь за работу, выполните часть, затем положите обратно в стопку. Не начинайте много дел в одно время.

Будьте абсолютно тверды, имея дело со временем, предназначенным для встреч, документов, телефонных звонков и посетителей. Когда вы будете придерживаться своего графика времени, вы увидите, сколько времени потрачено впустую. Контролируйте. Если вы станете придерживаться еженедельного расписания, то будете в состоянии управлять временем, отведённым для ваших задач.

Рассмотрите вашу рабочую обстановку, расположение, ИТ-оборудование и т.д и настройте их на эффективность. Наведите порядок в своём рабочем пространстве и держите все документы подшитыми, если только вы не работаете над ними в настоящий момент. Держите стол чистым и системы хорошо организованными, но не будьте одержимы или не тратьте всю неделю, регулируя настройки вашей экранной заставки.

Если у вас есть преемник, передайте ему 25 % вашей ответственности. (См. правила делегирования).
Делегируйте другим столько, сколько возможно (в пределах правил делегирования).
Если вы не можете остановить помехи, тогда идите в другое место, когда вам необходимо поработать в одиночестве. Боритесь за своё право работать, не прерываясь, когда нуждаетесь в этом.

Рассмотрите все постоянные отчёты, которые вы пишете и получаете, на предмет их полезности и сделайте или порекомендуйте замены. Настройте приемлемый шаблон для регулярных еженедельных или ежемесячных отчётов, которые пишете, таким образом, каждый раз вам будет нужно только вставить обновлённые цифры и примечание. Зачем заново изобретать колесо?
Если можете, получите хорошего помощника, секретаря или папу.

Отточите своё умение принимать решения. Если вы не можете решить задачу, тогда определите, как это сделать (напр., проконсультируйтесь, получите больше информации, делегируйте и т.д), но только не оставляйте это так. Помните ‘JFDI’ («Просто, блин, сделай это», см. архив акронимов).

Учитесь говорить «Нет», вежливо и конструктивно. Не готовьте розги для своей собственной спины. Будьте осторожны, принимая делегирование сторонних дел от равных вам по положению. Если вы находите трудным сказать «Нет», для вас будет легче использовать деловые причины при оправдании вашей позиции, напр.: «Я понимаю, что это срочно для вас, но у меня есть другие приоритеты, которыми я должен заняться в первую очередь, для пользы бизнеса, — я предпочитаю согласовать с вами реалистичный дедлайн, чем тот, который я не смогу выполнить». И покажите людям свой график, который оправдывает и доказывает, как вы расставляете приоритеты и управляете вашим временем.

Всегда исследуйте крайние сроки, чтобы установить истинное положение дел, — люди, просящие вас сделать что-либо, будут часто говорить «сейчас», в то время как «позже сегодня» было бы совершенно приемлемым. Обращайтесь к пониманию тайм-менеджмента другого человека: ни для кого не возможно выполнить хорошую работу без возможности планировать и расставлять приоритеты.
Никогда не пытайтесь съесть слона сразу (то есть разбейте очень большие задачи на «удобоваримые» куски). Используйте методы управления проектами для крупных работ.
И, прежде всего, выберите по крайней мере три из вышеупомянутых советов — предпочтительно больше — и внедрите их.

Обучение тайм-менеджменту

Вот некоторые идеи для обучения тайм-менеджменту.

Сосредоточьтесь на практических проблемах. Обучение тайм-менеджменту приносит пользу при практическом подходе. Теория тайм-менеджмента трудно осуществима, потому что проблемы часто вызываются привычкой и окружением, таким образом, обучение должно сконцентрироваться на помощи людям осуществлять необходимые изменения в их рутине, планировании и особенно их ответах другим. Успешный тайм-менеджмент, особенно для работы с клиентами или служб внутреннего надзора, в основном, затрагивает модернизацию окружающей остановки, так же как осуществление изменений в личном планировании и завершении задач.
Используйте инструменты тайм-менеджмента, шаблоны и примеры, приведённые здесь, и экспериментируйте, как лучше всего приспособить их для лучшей выгоды ваших собственных сотрудников.

Работайте с представителями, чтобы определить проблемы, решения и затем согласовать обязательство на осуществление изменений, которые должны быть поддержаны руководителями подразделений. Завершите непосредственным менторством и кураторством (и вовлечением менеджеров, чтобы получить их поддержку).

Особенно хорошие усовершенствования в тайм-менеджменте могут быть достигнуты в маленьких группах из того же самого отдела (максимум 4 обучающихся представителя) — включая коллег из той же самой рабочей команды. Маленькие размеры группы и короткие сессии, до двух часов каждая, позволяют добиться сильного практического фокуса и подхода, основанного на результатах. Двухнедельные сессии обеспечивают продолжение и определение следующих действий и изменений.

Изменение тайм-менеджмента требует времени — постоянное продолжение критично, или всё так и останется теорией. Представителям помогает групповые обсуждения проблем, причин тайм-менеджмента и личных трудностей в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру выносить решения и обучать этому. Определите практические усовершенствования и затем оформите обязательства внести изменения (нет необходимости делать всё это сразу — выносите решения одно за другим; ищите усовершенствования постепенно, а не боритесь за одно большое бескомпромиссное изменение).

Возьмите основы, такие как дневники, стенды с расписанием, место для выполнения больших задач, свободное от помех (напр., дом), лучшее управление и использование систем: мобильных телефонов, электронной почты, Outlook и т.д. — все они могут подорвать управление временем, если станут хозяевами, а не инструментами; ежедневники и обновление ежедневных списков приоритетов, планирование интервалов времени (для проектов и рутинных действий) и соблюдение временных интервалов. Используйте блок-схемы, чтобы установить и запланировать отрезки времени для рутинных задач.

Вовлечение коллег в группу существенно, так как совместное выполнение работы обеспечивает соблюдение временных интервалов, и сокращение помех. Вовлекайте в изменения менеджеров представителей — в их интересах понимать и поддерживать (менеджеры — часто главная причина проблем тайм-менеджмента, потому что они не уважают планирование времени их персонала и защищённые интервалы для проектов или больших задач). Тайм-менеджмент требует, скорее, создания условий для окружающей среды, чем позволения окружающей среде обусловливать работающего.

Обучение тайм-менеджменту работает, когда люди могут исследовать и развивать решения для своих практических проблем — определять проблемы, способствовать решениям, согласовывать обязательство изменять и обеспечивать поддержку (взаимно в пределах команды и от менеджеров).

Поделиться с друзьями

comments powered by HyperComments

Самые эффективные способы тайм менеджмента

Тайм-менеджмент по праву считается одним из самых важных навыков современного делового человека. Эффективно управляя временем, мы заметно увеличиваем личную продуктивность, достигаем всех поставленных целей и становимся настоящими хозяевами своей жизни. В данной статье вашему вниманию предлагается несколько рабочих способов повышения производительности при помощи грамотного тайм-менеджмента. Итак, рассмотрим их подробнее.

• Матрица Эйзенхауэра

Суть этого известного метода управления временем заключается в том, чтобы разделить все предстоящие дела на 4 категории: А (самые важные и срочные), B (значимые, но не слишком срочные), C (срочные, но менее важные) и D (второстепенные и несрочные). Тайм-менеджмент по подобной схеме неоднократно доказал свою эффективность, но он также требует определенного опыта.

В первое время вы, возможно, будете неверно оценивать важность/срочность тех или иных дел, сразу же добавляя их в раздел А или В. Таким образом, можно перегрузить эти категории, по сравнению с остальными. Однако разобравшись и «набив руку», вы начнете быстро и точно расставлять свои приоритеты, заметно повысив личную продуктивность и успеваемость.

• Mind maps (карты мыслей)

Это универсальный метод обработки и структурирования информации, который также отлично подходит для тайм-менеджмента. В его основе находится древовидная схема, которая может включать в себя задачи, цели, идеи, ресурсы или любые другие данные. Считается, что ее структура является гораздо более эффективной и удобной для восприятия, по сравнению с традиционными линейными списками, таблицами или планами.

Mind maps являются мощным инструментом планирования, помогающим легко и быстро  разработать планы на неделю, месяц, год или любой другой промежуток времени. Кроме того, данный способ подходит для подготовки любых масштабных проектов (например, бизнес-планов), позволяя подробно описать все важные детали, и их взаимосвязь друг с другом. Карты мыслей – это весьма простой метод тайм-менеджмента, их можно составлять как на обычном листе бумаге, так и в цифровом виде, при помощи специализированных интернет сервисов.

• Пирамида Франклина

Данная система тайм-менеджмента представляет собой пирамиду, состоящую из 6 последовательных ступеней. На ее вершине находится план на день (его необходимо составлять ежедневно), под ним размещен краткосрочный план на неделю/месяц, далее долгосрочный план на год или несколько лет. Три базовые ступени пирамиды – это масштабное планирование, включающее в себя генеральный план достижения актуальной цели, глобальную цель жизни и ключевые жизненные ценности. Пирамида Франклина является не только методом управления временем, также она выполняет более глубокие и серьезные задачи, помогая сформировать жизненные ориентиры человека.

• Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – способ тайм-менеджмента, реализованный в виде таблицы, горизонтальные строки которой отображают определенные отрезки времени, а вертикальные – список актуальных задач или событий. На диаграмме отмечается, какой период времени будет выделен под тот или иной проект. Таким образом, вы сможете составить точный и подробный график выполнения любой работы, вам удастся эффективно разделить даже самую масштабную задачу на составляющие этапы и контролировать сроки их реализации.

KickIdler

Это инновационный сервис, предоставляющий широкие возможности для учета рабочего времени – как своего личного, так и продуктивности других людей (например, сотрудников компании). KickIdler обеспечивает принципиально новый подход к тайм-менеджменту с применением передовых технологий. Система выполняет комплексный анализ данных, получаемых с компьютера, и составляет подробные отчеты о продуктивности. Используя KickIdler, вы сможете эффективно и оперативно контролировать, сколько времени вы и ваши подчиненные потратили на различные деловые задачи, а сколько – на личные дела. Данный способ тайм-менеджмента имеет широкую сферу применения, он подходит для любого бизнеса (малого или крупного), для учебных заведений и даже для контроля домашнего ПК.

Как видите, сейчас существуют весьма разнообразные методики тайм-менеджмента, применяя их в совокупности, вам удастся достичь наилучших результатов. Специалисты рекомендуют тестировать каждое упражнение на практике, а затем выбрать среди них тот (или те), которые идеально подойдут именно вам. 

25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

24.03.2017

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Книга «Управление временем для руководителей»

Пособие по тайм-менеджменту для руководителей и собственников бизнеса.

Получите книгу бесплатно по e-mail

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей

Временной фактор является одним из важных факторов, как в деловой, так и  обыденной жизни человека. В деятельности руководителя фактор времени еще более важную роль. Необходимость в управлении временем возникла давно, но активно рассматриваться стала не столь давно. Временем управлять невозможно, но человек может управлять самим собой, извлекая максимальную пользу из имеющегося в своем распоряжении времени. Управление временем — это управление собой, т.е. способность планировать, поручать, организовывать, направлять и контролировать свои поступки, дела и заботы.

Эффективность деятельности руководителя определяется высокими показателями психологических и непсихологических критериев групповой и личной эффективности. Следовательно, рациональное использование руководителем своего времени способствует и плодотворной деятельности подчиненных [1, c.147].

При рассмотрении управления рабочим временем  руководителя можно выделить два направления: время на управление деятельностью фирмы и время на управление людьми (персоналом).

В полномочия руководителя входит трата времени на определение положения дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.

Основной статьей в потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дела своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами, т.е. существует проблема с делегированием полномочий. Под делегированием понимается умение передавать задачи и полномочия лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи этого навыка руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель будет выполнять ее сам. Во многих случаях это невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Основными целями делегирования являются разгрузка вышестоящих руководителей, создание наилучших условий для решения стратегических и перспективных задач управления; повышение дееспособности нижестоящих звеньев; активация «человеческого фактора», увеличение заинтересованности работников.

Задачей современного менеджера является необходимость овладеть принципами результативного управления умственными и творческими способностями сотрудников организации. Решением данной задачи может стать применение тайм — менеджмента.

В настоящее время каждый руководитель должен стремиться к организации своего времени и времени подчиненных таким образом, чтобы достижение целей происходило в короткие сроки и с наименьшими затратами.

Под тайм-менеджментом (управление временем) понимают какое-либо действие или процесс тренинга осмысленного контроля над тем количеством времени, которое может быть потрачено на деятельность, при которой умышлено, увеличивается эффективность и продуктивность.

Рассматривая тайм-менеджмент, как систему управления временем можно выделить следующие элементы: анализ используемого рабочего времени; формирование стратегии по итогам проведенного анализа; постановка цели, которую планирует достичь руководитель при использовании технологии управления временем; планирование рабочего времени по приоритетам; деятельность, соответствующая планированным действиям; создание методов борьбы с причинами неуместного использования рабочего времени; контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам (рисунок 1) [2, c.44]. 

 

Рисунок 1 – Тайм-менеджмент, как система управления временем 

Данные составляющие позволяют сократить время, необходимое для осуществления важных дел.

Исходя из основных правил управления временем, можно выделить основные принципы тайм-менеджмента для руководителей:

— расстановка приоритетов, т.е. когда структурирование мероприятий и распределение энергии позволяет сделать как можно больше срочных и важных дел, при этом можно прибегнуть к делегированию полномочий сотрудникам, но не стоит при этом забывать о правилах перераспределения задач;

— декомпозиция работ связана с разложением сложных целей и задач на более мелкие и простые, что способствует нахождению приемлемых решений исходной задачи;

— принцип информированности направлен на рекомендации руководителю иметь циклограмму сбора информации по всем направлениям деятельности;

— принцип резервности когда необходимо выделять из общего объема рабочего времени часть, которая может оказаться необходимой при важных встречах, переговоров, собраний и т.д., что позволяет избежать обстоятельств недостатка времени;

— принцип чередования позволяет избегать эмоционального перенапряжения при выполнении долгосрочных и краткосрочных задач методом чередования;

— принцип анализа. В течение рабочего времени руководителю необходимо анализировать проделанную и предстоящую работу, внося корректировки и разрабатывать дальнейший план работы.

Перечисленные принципы составляют далеко не полный список рекомендаций по управлению временем, однако использование даже некоторых пунктов позволяет увеличить производительность труда и снизить энергозатратность [3, c. 217].

Таким образом, освоение и сознательное применение техники самоменеджмента руководителем, позволяет значительно увеличить творческий и профессиональный потенциал, за счет рационального распределения времени. Применение принципов тайм-менеджмента способствует оптимизации рабочего времени не только руководителя, но и подчиненных. Это достигается при использовании менеджером делегирования полномочий.

Тайм-менеджмент, управление временем — CrocoTime

Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться в этой статье.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это, в первую очередь, осознанный подход к организации своего времени. Главная цель – больше успевать в единицу времени и разумно расходовать ресурсы.

С точки зрения психологии, принято различать два вида тайм-менеджмента: простой и системный. Если отойти от теории и “приземлить” тайм-менеджмент до уровня одного человека, то простой – это организация труда конкретного сотрудника на его рабочем месте, а системный – это повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании, одним словом, масштабное применение, которое больше похоже на философию.

И если кажется, что управление временем придумали современные, загнанные скоростью жизни люди, то это далеко не так. Еще 2000 лет назад римский философ Сенека осознал, что все время можно разделить на 2 условные категории: проведенное с пользой и прожитое с удовольствием. И далеко не всегда эти часы совпадают. Тогда же он предложил фиксировать каждую минуту времени, чтобы потом, спустя три месяца, подводить итог – подсчитывать, сколько же часов проведено праздно, а сколько – продуктивно.

Так рождались техники тайм-менеджмента, число которых на сегодня доходит до двух десятков.

Топ-5 популярных техник по тайм-менеджменту

• “Правило 1-3-5”

Суть этого правила в том, что в течение одного дня можно выполнить ограниченное количество задач, при этом учитывая их сложность. Распределяются они так: 1 крупная, 3 средних и 5 мелких. Всего девять, не больше и не меньше.

• “Метод Помидора”, или “Система 25 минут”

Эту технику в конце 1980-х придумал итальянский студент Франческо Чирилло, который, готовясь к экзаменам, устанавливал себе время на изучение экзаменационного вопроса с помощью кухонного таймера. Это приспособление было в форме помидора, отсюда и появилось название техники.

Суть ее в том, чтобы работать равными промежутками времени, давая себе определенное количество отдыха. На один цикл непрерывной работы отводится 25 минут, после чего делается пятиминутный перерыв. После 4 таких циклов наступает время получасового отдыха.

Смысл метода – разбить скучную, монотонную работу на отдельные части. Так большое дело воспринимается легче.

• “Правило лягушки”

Автор техники – мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси – называет “лягушками” дела, которые важно и обязательно нужно выполнить, но постоянно откладываешь на потом, потому что они вызывают отвращение, словно земноводное.

Трейси рекомендует «съесть лягушку на завтрак» – выполнить такое дело в первую очередь, чтобы потом не испытывать негативных эмоций.

• “Способ 10 минут”

Этот способ позволяет договориться с самим собой. Когда нужно приниматься за работу, но никак не хочется, можно сказать себе: “Я начну сейчас, поработаю всего 10 минут, а потом буду отдыхать”. Скорее всего за эти 10 минут удастся уже втянуться, и дальше пойдет работа по накатанной.

Этот способ изобрел эксперт в области производительности Марк Форстер. Он предлагает вносить все дела один длинный список. Каждый день просматривать его и выбирать те, что нужно сделать срочно, здесь и сейчас, а потом приступать к тем, что больше по душе. По такому принципу нужно действовать ежедневно.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Социологи из “Фонда общественного мнения” выяснили, что планированием пренебрегает большая часть жителей России:

• 24% россиян вообще ничего не планируют;
• 41% – составляют краткосрочные планы;
• 16% – используют долгосрочное планирование.

Такое отношение к вопросу постановки целей, управления временем и делами объясняют и неуверенностью в завтрашнем дне в масштабах страны, и неумением применять принципы тайм-менеджмента, которые обрастают мифами.

1 Существует универсальные системы, которые подходят абсолютно всем.

Всем хочется получить “волшебную таблетку”, которая сиюминутно наладит жизнь. А здесь – речь идет о менеджменте, он же штука универсальная. Плюс ко всему огромное количество книг транслирует мысль, что вот оно, берите и пользуйтесь – будет счастье.

К сожалению, это далеко не так. Тот или иной подход к организации времени встраивается в жизнь человека, меняет ее. И если от этого некомфортно или результатов нет, то значит, это не та система.

Если рассмотреть различные подходы к управлению временем в деталях, то становится понятно, что каждый из них в основу берет какой-то один принцип. Но он может быть сам по себе неэффективным для конкретного человека. Это тот случай, когда в теории все выглядит замечательно, а на практике – неприменимо из-за особенностей характера, например. Да, записывать каждый час-два, чем занимался, чтобы посмотреть, куда уходит время и в какие часы ты наиболее продуктивен – вполне себе хорошее начинание. Только не каждый сможет помнить о необходимости записать.

2 Тайм-менеджмент не работает.

Этот миф вырастает из предыдущего. “Я пробовал составлять списки дел, но ни разу их не выполнял”. Это всего лишь значит, что такая система к организации времени не подходит. И нужно попробовать другой. А возможно, совместить несколько, найдя наиболее комфортный и эффективный вариант.

3 Управление временем – это главное.

Здесь явное смещение акцентов. Управлять временем – это не главное, главное – насколько эффективно его используют. Можно написать список из 15 дел на день и даже все их выполнить. Но они ни на шаг не приблизят к главной цели. Другой вариант – когда человек берет на себя слишком много. И здесь управление временем – это скорее управление нагрузкой, умение расставлять приоритеты и делегировать.

Системы управления временем

Каждая техника чаще всего затрагивает один из основных принципов тайм-менеджмента:

• мотивация,
• декомпозиция,
• структурирование,
• планирование,
• расстановка приоритетов,
• самодисциплина.

Но система – это целостный подход к управлению временем, который включает в себя не одну технику, а их комбинацию. Система помогает не просто напомнить о необходимости выполнения той или иной задачи, а показывает, как сделать это максимально эффективно.

Одним из первых системный подход предложил известный американский политический деятель, общественник, писатель и журналист Бенджамин Франклин.

• Пирамида Франклина

В основе подхода лежит принцип декомпозиции, когда большая цель раскладывается на мелкие составляющие, вплоть до ежедневных небольших задач, которые в итоге приводят к достижению глобальной цели.

В основе всего, по Франклину, лежат жизненные ценности. Это фундамент пирамиды. Всего в этой ступенчатой модели достижения целей 6 структурных шагов:

1. Выбор 1-2 основополагающих жизненных ценностей, из которых вытекает постановка основной жизненной цели.
2. Глобальная цель формируется на основе тех самых ценностей. Отвечает на вопрос: “Чего я хочу достичь к N годам?”.
3. Генеральный план – “Что нужно сделать, чтобы достичь того, что хочу реализовать к N годам?”
4. Долгосрочный план – “Какие шаги нужно предпринять в ближайшие 3-5 лет?”
5. Краткосрочный план – это задачи на ближайший год/полгода/три месяца/месяц.
6. Ежедневное планирование. Это мелкие задачи, выполнение которых ведет к достижению глобальной цели.

Это достаточно универсальный метод, который подчиняет себе всю жизнь человека.

Среди систем выделяются и другие:

• Матрица Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Его подход к организации времени заключается в распределении дел по степени важности. Сначала нужно записать все дела в один список, а затем распределить по 4-м категориям:

1. важные и срочные;
2. важные, но несрочные;
3. несрочные, но важные;
4. несрочные и неважные.

Метод помогает определить, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить на ближайшее или отдаленное будущее.

• Метод Айви Ли, или Метод Шваба

В названии метода фигурируют два имени, поскольку история создания подхода объединяет двух людей.

Американский журналист Айви Ледбеттер Ли разработал этот метод для промышленного магната и владельца крупнейшей металлургической компании в Америке Чарльза Шваба.

Суть метода основывается на расстановке приоритетов в списке дел. Пошагово выглядит это так:

1. В конце каждого дня нужно составить список дел на завтра. Максимальное количество пунктов в списке – 6.
2. Затем расставить задачи по степени важности.
3. Выполнять поставленные задачи нужно строго в определенном накануне порядке, не отступая ни на шаг.
4. В конце дня составить новый список. Если остались незавершенные задачи, то внести их первыми и потом дополнить до максимального количества новыми задачами.
5. И так каждый день.

Метод оказался настолько действенным, что Чарльз Шваб заплатил за эту методику Айви Ли 25 тысяч долларов.

• Метод Хронометража.

Этот метод принадлежит отечественному гуру тайм-менеджмента, основателю компании “Организация времени” Глебу Архангельскому.

В основе лежит мысль Сенеки о продуктивно и непродуктивно проведенном времени. Архангельский разделяет систему организации времени на два этапа:

1 – это узнать, на что же тратится время. Для этого нужно как минимум несколько недель уделить фиксации временных затрат: каждые 1-2 часа записывать, на что они ушли. Дела, выполнение которых отнимает до 5 минут, можно не записывать;

2 – это проанализировать свои записи. Для этого нужно определить, насколько эффективно были потрачены те часы. Например, внести пометки: время потрачено эффективно; время потрачено с пользой, но неоптимально, время потрачено впустую и т.д.

После этого автор методики предлагает увеличить промежутки эффективной траты времени и сократить праздные или не самые продуктивные часы. Когда такой анализ дойдет до автоматизма, результат будет очевидным.

Инструменты для повышения эффективности каждого сотрудника

Тайм-менеджмент – важный шаг для повышения эффективности каждого сотрудника. Какую бы систему не выбрал работник, есть универсальные инструменты, которые позволяют быть максимально продуктивным:

• учет биологических часов.

Это важный момент в применении тайм-менеджмента. У каждого человека свой биологический ритм, есть часы, которые сотрудник готов “свернуть горы”, есть – минуты упадка сил и концентрации. Вспомните, как трудно начать работу над важным делом с утра, если ты “сова”, зато в вечерние или даже ночные часы такие люди справляются с задачами гораздо быстрее и эффективнее;

• умение говорить “нет”.

Взваливать на себя слишком многое – плохой вариант. Это неминуемо ведет к выгоранию. Помните, что суть тайм-менеджмента не в том, чтобы делать как можно больше, а в том, чтобы уметь распределять нагрузку и расставлять приоритеты;

• выполнение однотипных задач подряд.

Если в течение дня нужно сделать ряд похожих дел, делайте их подряд. Дело в том, что с каждым разом требуется все меньше усилий на выполнение однотипных манипуляций, а вот переключение с задачи на задачу отнимает, как правило, больше времени;

• стремление к автоматизации.

Всегда старайтесь упростить выполнение рутинных задач. Используйте все возможные способы. Например, если в числе дел стоит немедленное реагирование на входящие электронные письма, настройте уведомления.

Автоматический учет рабочего времени

Автоматический учет рабочего времени – это способ, который открывает широкие возможности для управления задачами, ресурсами и собственными часами и минутами.

Первое, что дает автоматизированный учет – это ясную картину использования времени. Любое планирование должно начинаться с понимания, где в работе часы теряются впустую или расходуются малоэффективно. Рассмотрим на примере системы учета рабочего времени CrocoTime, как происходит подготовительный этап к принятию той или иной техники тайм-менеджмента:

• программа устанавливается на рабочие машины сотрудников;
• агент CrocoTime собирает статистику занятости в рабочие часы;
• по итогам дня программа “выдает” фотографию – наглядную схему, где видно не только, чем занимался человек, но и насколько эффективным была каждая минута его времени. Таймлайн покажет, в какие часы продуктивность зашкаливала, в какие – сотрудник никак не мог собраться;
• посмотреть готовую статистику может не только руководитель. Это было бы нечестно. В программе есть возможность открыть итоговые данные и для самого сотрудника, чтобы он мог видеть свои показатели, сделать выводы, перестроить свою работу.

Тайм-менеджмент, в частности, фокусируется и на снижении отвлечений. Списки дел составляют не ради того, чтобы они были, а для того, чтобы задачи выполнять. И здесь объективную картину снова поможет увидеть автоматическая система учета рабочего времени. Более того, это один из самых действенных инструментов реального снижения количества отвлекающих моментов. Например, в CrocoTime можно:

• увидеть детальную статистику по интернет-ресурсам и приложениям, которыми пользовался сотрудник – заходил на профильные сайты или сёрфил в поисках подарков на ближайший праздник;
• сделать тонкие настройки для каждого отдельного человека или для отдела/подразделения в компании. Важный момент: программа не “причесывает всех под одну гребенку”, ведь тот же поиск подарков для менеджера отдела внутренних коммуникаций, который занимается подготовкой презентов для сотрудников и клиентов, будет делом профильным, а вот для инженера, который должен работать над техническими проектами – отвлечением.

Одним словом, автоматическая система учета рабочего времени – это один из самых современных инструментов тайм-менеджмента, которая помогает:

• сосредоточиться на работе,
• игнорировать отвлекающие факторы,
• придерживаться намеченных планов,
• отказаться от рутинных заполнений отчетов о потраченных часах,
• видеть собственную продуктивность и эффективность работы компании.

Какой бы метод или систему тайм-менеджмента вы не выбрали, придерживаться основных постулатов, гибко подстраивать управление временем под себя и видеть динамику изменений в работе и жизни поможет автоматическая система учета рабочего времени. И в этом плане CrocoTime уже зарекомендовала себя среди клиентов, число которых превышает 700 в России и зарубежом.

18 систем управления временем для повышения производительности

Эффективные системы управления временем — это основы и методы, разработанные, чтобы помочь людям лучше управлять своим временем, и они абсолютно необходимы для успеха. У всех есть великие идеи и высокие устремления, но те, у кого есть отличные планы на тайм-менеджмент, отделяют себя от стаи и действительно процветают.

Если эффективное управление временем не является частью вашей работы, вы оставляете большую продуктивность на столе.А это значит, что вы не раскрываете свой потенциал. Эти инструменты различаются по сложности от простых привычек продуктивности до сложных систем, но каждый из них поможет вам вернуть контроль над своим временем и производительностью.

Если вы хотите лучше понять, на что тратится время, прочтите больше о том, как можно провести аудит времени.

Попробуйте одну, объедините несколько частей или создайте свою собственную систему управления временем, используя другие принципы. Имея в своем распоряжении множество техник тайм-менеджмента, обязательно найдется один, идеально подходящий для вашего подхода к работе.Вам нечего терять, и вы можете получить все. Чтобы быть уверенным, что вы полностью на верном пути, убедитесь, что вы также используете одно из лучших приложений-календарей, чтобы убедиться, что вы правильно распределяете свое время для достижения максимального успеха.

Прежде чем начать, убедитесь, что вы используете многофункциональный инструмент для отслеживания времени, который даст вам продуктивность и данные на уровне задач с точностью до минуты. Это не только установит базовый уровень эффективности, но и предоставит вам подробные отчеты, которые вы сможете использовать, чтобы увидеть, какая система лучше всего подходит для вас.Многие инструменты учета рабочего времени предлагают 14-дневную бесплатную пробную версию без использования кредитной карты.

Теперь перейдем к различным подходам.

Инструмент / Система	Описание
Правило 1-3-5	Распределяет задачи по размеру
52/17	Работа 52 минуты и отдых 17
7 минут жизни	Инструмент управления временем, который использует 1% вашего дня для планирования
Гибкие результаты	Применение гибких принципов к тайм-менеджменту
Автофокус	Сначала выполните те задачи, которые у вас наиболее мотивированы.
Bullet Journal	Способ организации с использованием маркированных списков и обозначений
Система Дэйва Ли	Инструмент тайм-менеджмента специально для креативщиков
Не рвите цепь	Эффективная система формирования привычек и достижения целей
Матрица Эйзенхауэра	Сортировка задач по срочности; подходит для определения приоритета
Свежие или жареные	Эффективно использует умственную энергию для выполнения более важных задач в первую очередь
Все готово	Знаменитый комплексный метод управления временем Дэвида Аллена
Метод айсберга	Система Ramit Sethi для быстрого и эффективного хранения информации
Айви Ли	Простой метод, обеспечивающий большие результаты
Канбан	Сгруппируйте задачи в визуальное представление, чтобы упорядочить их
Техника Помидора	25 минут работы с 5-минутным перерывом для поддержания концентрации
Блокировка времени	Распределяет часы дня для конкретных задач, чтобы лучше планировать
Отслеживание времени	Повышение производительности за счет учета рабочего времени и задач мониторинга
Zen to Done	Обновленная целостная версия GTD, ориентированная на привычки и распорядки

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего.Посмотреть на себя.

Правило 1-3-5

«Список дел лучше». — Муза

Суть:

Один из самых простых примеров системы управления временем, Правило 1-3-5, побуждает вас решать одну большую задачу, три задачи среднего размера и пять небольших задач каждый день. Алекс Кавулакос, соучредитель и главный операционный директор Muse, изобрела эту систему для ежедневной самоорганизации. Многие сотрудники Muse из Cavoulacos переняли этот метод, и его простота наверняка понравится многим другим.

Процесс:

1. Запишите один большой предмет
2. Добавьте три средних элемента
3. Добавьте пять мелких предметов

Если у вас был нерегулярный рабочий день — например, если вы путешествуете или тренируете нового сотрудника — вы можете сократить до двух средних и трех мелких предметов.

Эта система обратится к:

Специалисты из любой отрасли, которым нужна помощь в расстановке приоритетов и которым нужен простой способ сделать это.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• 1-3-5 Список: список 1-3-5 на основе браузера, работающий на любом устройстве.

52/17

«Работа по назначению». —Джулия Гиффорд, Муза

Суть:

Эксперимент, в котором самые продуктивные сотрудники отслеживались с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени, был проведен в Muse, и их привычки были проанализированы. В конце концов, редакторы публикации обнаружили, что 10% самых продуктивных пользователей работали около 52 минут, а затем отдыхали около 17 минут. 52 минуты используются как короткие интенсивные рабочие сессии, а периоды отдыха помогают подготовиться к следующему всплеску активности.

Процесс:

1. Работа 52 минуты. Вы должны быть на 100% преданы делу в течение этого времени.
2. Отдых 17 минут. Прогуляйтесь, поговорите с коллегами или потянитесь. Но не проверяйте электронную почту, не отвечайте на сообщения и не делайте ничего, что требует больших размышлений.

Эта система обратится к:

Те, кто выполняет работу, требующую пристального внимания и внимания к деталям. Однако простота этой системы управления временем делает ее легкой в ​​использовании для всех.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Fokasu: онлайн-таймер на основе инструмента управления временем 52/17.
• WorkBreaker: приложение таймера для iOS с конфигурацией метода 52/17.
• Таймер.

Достигните нового уровня производительности

Учет рабочего времени для лучшего управления временем

7 минут жизни

«Повысьте продуктивность, увеличьте время для личной жизни и установите связь с тем« я », которым вы хотите быть.”—7 минут жизни

Суть:

«7 минут жизни» заставляет вас тратить только 1% своего дня на планирование: семь минут утром и семь вечера. Использование этих 14 минут на самоорганизацию улучшит ваши навыки управления временем и поможет вам делать больше. Эллисон Льюис, основательница 7 Minute Life, создала систему управления временем на одном листе бумаги, чтобы улучшить свою повседневную продуктивность в качестве финансового консультанта. Этот листок бумаги был основой «7 минут жизни».

Процесс:

1. Потратьте семь минут утром на планирование своего дня.
2. Посвятите семь минут вечером анализу своего дня и составлению планов на завтра.

Ежедневный планировщик на 7 минут содержит рабочие листы для организации всего, от жизненных и финансовых целей до ежедневных отчетов о проделанной работе.

Пользователей:

Люди или компании, которые не знают, с чего начать и каковы их цели. Планировщик позволяет легко записывать все, будь то личное или деловое, а рабочие листы говорят вам, где разместить каждую деталь вашей жизни.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Ежедневник на 7 минут жизни: это руководство, которое содержит все рабочие листы. Для работы с этой программой вам понадобится это руководство.

Гибкие результаты

«Максимально используйте то, что у вас есть. Будьте автором своей жизни и напишите свою историю вперед ». —J.D. Мейер

Суть:

Дж.Д. Мейер изобрел систему управления временем Agile Results после нескольких лет работы в Microsoft.Его методика разработана таким образом, чтобы максимально использовать баланс между работой и личной жизнью при достижении лучших результатов. Метод берет некоторые передовые практики из систем методов и улучшает их. Предоставляя вам основу, на которой можно опираться, это поможет вам улучшить свои навыки, чтобы эффективно управлять своим временем.

Процесс:

1. Примите правило троек. Выберите три дела, которые нужно выполнить: три результата на день, три на неделю, три на месяц и три на год.
2. Превратите результаты в истории. Например, фраза «позвонить клиенту» превращается в «восторженный фанат».
3. Чтобы выбрать результаты, задайте следующие вопросы:
   • Чего я хочу достичь?
   • Что делать? То, что должно быть сделано? Что можно было сделать?
   • Какую ценность я несу?
   • Как я улучшаю себя в ключевых областях: разум, тело, эмоции, карьера, финансы, отношения и развлечения?
4. В пятницу идентифицировать
   • три дела, которые идут хорошо
   • три вещи, которые вы хотели бы улучшить
5. Установите границы с точки зрения горячих точек.Где тебе нужно проводить время? На чем следует сосредоточиться? Это карта того, что важно в вашей жизни. Темы могут быть такими, как семья, работа и хобби.

Эта система обратится к:

Менеджеры, руководители, владельцы бизнеса и все, кто ищет общее видение жизни, идеально подходящее для того, чтобы держать компанию на переднем крае своей отрасли. Это пример более сложной системы управления временем, но ее высокая степень направленности понравится людям, ориентированным на детали.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Достижение результатов при помощи Agile : книга, в которой подробно описывается процесс.
• Учебные курсы: Майер считает, что учебные курсы предлагают отличный способ изучить этот процесс, поэтому он предлагает два курса для самостоятельного изучения на своем сайте.

Автофокус

«Хотя очевидно, что работа еще предстоит выполнить, не существует серьезных препятствий, которые нужно преодолеть, или чувства подавленности.Фактически, почти вся моя работа доставляет удовольствие ». —Марк Форстер

Суть:

Автофокус использует вашу мотивацию больше, чем ваши навыки управления временем. Он ориентирован на задачи, которые вы хотите решить в первую очередь, поскольку вы больше готовы работать быстрее и с меньшими затягиваниями выполнять задачи, которые вам нравятся. Как только вам наскучит текущая задача, переходите к другой, которая вас волнует. Этот процесс создает меньше стресса, повышает продуктивность и заставляет вас сосредоточиться на самом важном.Автофокус был изобретен Марком Форстером, экспертом и автором многих публикаций в области производительности.

Процесс:

1. Запишите список дел на линованном листе бумаги.
2. Прочтите все элементы на странице, не выполняя никаких действий.
3. Просмотрите список снова, медленно. Сканируйте предметы по порядку, пока один из них не выделится.
4. Работайте над этим выдающимся предметом столько, сколько захотите.
5. Отметьте элемент из списка, если вы его заполнили, или введите его повторно в конце списка, если нет.
6. Продолжайте этот процесс. Не переходите к следующей странице, пока на текущей странице не выделяется ни один элемент.
7. Перейдите на следующую страницу и повторите процесс.
8. Если вы переходите на страницу и при первом просмотре для вас не выделяется ни один элемент, удалите все невыполненные элементы. Используйте маркер, чтобы отметить отклоненные элементы.
9. Как только вы закончите с последней страницей, снова начните с первой страницы, которая все еще активна.

Эта система обратится к:

Люди, которые легко попадают в яму прокрастинации.Этот процесс мотивирует этих людей работать над проектами, которые в первую очередь выглядят интересными. Этот метод управления временем также понравится людям, которым трудно сконцентрироваться, поскольку все элементы аккуратно внесены в список. Для этого не требуются какие-либо специальные материалы или навыки, поэтому любой может попробовать.

Совместимые приложения / вспомогательные материалы:

Bullet Journal

«Ведение записей и традиционный дневник требуют времени; чем сложнее запись, тем больше усилий затрачивается.- Бюллетень Журнал

Суть:

Bullet Journal (также известный как BuJo) — это система ежедневных заметок, позволяющая оставаться организованной и выполнять задачи. Фреймворк состоит из модулей для сбора и организации определенных видов записей. Вы можете адаптировать эти модули к вашим индивидуальным потребностям. Метод был разработан Райдером Кэрроллом, дизайнером цифровых продуктов.

Процесс:

1. Возьмите блокнот и ручку.
2. Пронумеруйте каждую страницу в записной книжке.
3. Добавьте тему в верхний внешний угол страницы. Тема — это просто краткое описательное название.
4. Добавьте короткие объективные предложения в виде маркеров под заголовком.
5. Создание задач. Задачи отмечены простой точкой (•) и включают в себя любые действия, требующие действий — просто поставьте точку рядом с этим элементом. Отметьте задачи, с которыми вы работали, следующим образом:
   • X = задача завершена
   • > = задача перенесена
   • <= задача запланирована
6. Создание событий.События — это записи, связанные с датой, обозначенные маркером «O».
7. Создавайте заметки. Примечания обозначаются тире (-). Заметки — это записи, которые вы хотите запомнить, но которые не являются незамедлительными или обязательными, как факты или наблюдения.
8. Добавьте указатели. Сигнификаторы — это символы, которые придают вашим маркерам дополнительный контекст:
   • Звездочка используется для обозначения приоритета задачи. Они расположены слева от маркера, чтобы вы могли быстро просмотреть свои страницы и найти наиболее важные записи.
   • Восклицательный знак отмечает все, что вас вдохновляет, поэтому на него можно легко ссылаться позже.
   • Значок глаза используется, когда что-то требует дальнейшего исследования, информации или открытия.
9. Создать модули. Модули — это методы, предназначенные для сбора и организации записей определенного типа. Четыре основных модуля — это индекс, будущий журнал, ежемесячный журнал и ежедневный журнал.
10. Когда вы достигнете второго месяца ведения дневника, взгляните на свои предыдущие записи.Посмотрите на все нерешенные задачи и оцените, актуальны ли оставшиеся открытые задачи.

Ведение журнала пулей кажется сложным, но как только вы проделаете это несколько раз и освоите нотацию, оно станет очень быстрым и чрезвычайно эффективным.

Пользователей:

Люди с очень аналитическим складом ума и любят все в порядке. Эта система очень детализирована и организована. Идеально подходит для бухгалтеров, разработчиков и аналитиков.

Совместимые приложения / вспомогательные материалы:

• Блокнот и ручка.
• Приложение Bullet Journal Companion: если вы предпочитаете электронный носитель, загрузите приложение и используйте тот же подход с ручкой и бумагой на своем компьютере или телефоне.

Система Дэйва Ли

«Самое важное для творческого новатора — это не масса задач, которые нужно выполнить, а, скорее, способность видеть, на чем важно сосредоточиться, и сосредоточиться на этом глубоко». —Дэйв Ли

Суть:

Система Дэйва Ли — альтернатива методу Getting Things Done для творческих людей.Ли считает, что по мере того, как творческие новаторы все глубже изучают функцию или проблему, они становятся более креативными. Проблема стандартных систем управления задачами в том, что они заполняются. Это создает стресс, поскольку начинает казаться подавляющим. Система Ли решает эту проблему.

Процесс:

1. Выберите пять важных областей внимания, по одной на каждый день недели.
2. Определите три желаемых результата на неделю.
3. Выберите три желаемых результата на день. Все три должны быть связаны с вашим ежедневным вниманием.
4. Работайте в рамках 25-минутных целенаправленных занятий с перерывами между ними.
5. Организуйте каждый ежедневный фокус как отдельный проект.
6. Сохраняйте минимальный объем информации, необходимый для сосредоточения внимания. Не забивайте каждый проект множеством задач и заметок.
7. Переместите информацию, которая не является важной для хранилища.
8. Расставьте приоритеты в течение дня по основной теме и трем желаемым результатам. Ближе к концу дня поработайте над другими, менее важными областями, такими как электронная почта.
9. Поддерживайте чистоту на рабочем месте.

Эта система обратится к:

Люди, работающие в творческой сфере, например писатели, художники и графические дизайнеры. Эти люди думают больше «в целом», чем «по заданию». Следовательно, система, которая заставляет вас смотреть на конечные цели и концепции, лучше работает для организации и производительности.

Совместимые приложения / вспомогательные материалы:

• Tomighty: приложение-таймер, которое позволит вам выполнять запланированные 25-минутные рабочие сессии.

Куда уходит все ваше время?

Узнайте с помощью бесплатного отслеживания времени

Не рвите цепь

«Если вы не разорвете цепочку, вы начнете замечать возможности, которые иначе не смогли бы». —Брэд Исаак

Суть:

Когда Брэд Айзек был многообещающим комиком, он обратился к Джерри Сайнфелду за советом. Сайнфельд сказал ему: «Не рвите цепь». Короче говоря, он сказал Исааку продолжать писать каждый день, не делая перерывов.Перерывы разрушают ваш творческий поток и продуктивность и могут привести к пропуску большего количества дней и сбоям с пути. Don’t Break the Chain извлекает выгоду из этого импульса.

Процесс:

1. Выберите цель.
2. Купите настенный календарь и красный маркер.
3. Ставьте красный крестик каждый день, когда вы работаете над достижением этой цели.
4. Постарайтесь ни дня не провести, не коснувшись этой цели.

Пользователей:

Люди, которые хотят овладеть новым навыком, сформировать новую привычку или достичь определенной цели.Повторяющийся характер этого плана продуктивности заставляет вас сосредоточиться.

Совместимые приложения / вспомогательные материалы:

• Настенный календарь и красный маркер.
• Habit Calendar: замечательный календарь, созданный специально для этой цели.

Матрица Эйзенхауэра

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». —Дуайт Эйзенхауэр

Суть:

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам расставлять приоритеты задач по срочности, отсортировывая менее срочные задачи для делегирования или удаления.Система отдает приоритет задачам, которые являются как срочными, так и важными, и приуменьшает все остальное. Неважные, несрочные задачи игнорируются.

Процесс:

1. Распределите задачи по четырем квадрантам:
   • Квадрант 1: Сделай первым. Это задачи, которые нужно решать немедленно. При необходимости используйте таймер, чтобы завершить их.
   • Квадрант 2: Расписание. Это задачи, которые, хотя и важны, но могут быть запланированы на более поздний срок. Их следует добавить в свой календарь.
   • Квадрант 3: Делегат. Хотя это и важно, с ними может справиться кто-то другой.
   • Квадрант 4: Не делайте. Это неважные и несрочные задачи, поэтому не требуют внимания.

Эта система обратится к:

Люди, которые выполняют разные задачи и нуждаются в помощи в расстановке приоритетов, над чем работать в первую очередь. Менеджерам также полезно выяснить, какими проектами заниматься, а какие делегировать своим сотрудникам.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Матрица PDF: это загружаемый PDF-файл с четырьмя квадрантами, которые вам понадобятся для использования этой техники.
• Приложение «Матрица Эйзенхауэра»: приложение «Матрица Эйзенхауэра» создано специально для этой системы управления временем. Он включает в себя встроенный таймер, функцию отправки электронных писем о делегировании и способ добавления элементов календаря.

Свежие или жареные

«По мере того, как день идет к концу, и вы чувствуете, что вам нужно собрать немного умственной энергии, как вы это делаете с арахисовым маслом на дне банки, ваш мозг« поджаривается »до различной степени хрусткости.”- Стефани Ли

Суть:

Философия Стефани Ли в отношении продуктивности заключается в эффективном использовании умственной энергии. По ее словам, когда вы просыпаетесь утром, у вас свежий мозг. По прошествии дня, когда вы ожидаете все больше и больше умственной энергии, она становится жареной. С этой техникой тайм-менеджмента все, что вам нужно делать, — это загружать свой день важными творческими задачами и оставлять более приземленные и менее срочные задачи на потом.

Процесс

1. Ведите обычный список дел.
2. В конце дня (когда ваш мозг дружит) выделите 15 минут, чтобы расставить приоритеты для ваших задач на следующий день.
3. Переместите важную, срочную работу к началу следующего дня.
4. Переместите ненавистные задачи к началу дня.
5. Вещи, требующие меньших умственных способностей, имеют более низкий приоритет, а менее важные (а также дела, которые вы любите делать) перемещаются в «дружескую» часть дня.

Эта система обратится к:

Люди, которые не знают, что делать в первую очередь, или те, у кого есть сочетание творческой и нетворческой работы.Это отлично подходит для фрилансеров и людей, которым трудно начать работу по утрам.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Подойдет любое приложение со списком дел — с помощью этого метода можно организовать даже записную книжку с записанными задачами.

Getting Things Done (GTD)

«Ваш разум для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их». —Дэвид Аллен

Суть:

GTD, одна из самых популярных систем управления временем, помогает навести порядок в хаосе.Этот метод обеспечивает более высокую производительность и новаторство, а также снимает чувство подавленности. Это дает вам сосредоточенность и уверенность в выполнении вашего списка задач. Дэвид Аллен, ведущий специалист в области организационной и личной продуктивности, написал оригинальную книгу об этом инструменте управления временем в 2001 году и выпустил новое издание в 2015 году.

Процесс:

1. Захват. Запишите, напишите или напечатайте весь свой список профессиональных и личных задач.
2. Уточнить. Посмотрите на свой список, решите, что требует вашего немедленного внимания, и примите меры.Все остальное следует заархивировать, удалить или делегировать.
3. Организуйте. Создайте категории и перечислите все действия в каждой категории.
4. Reflect. Просматривайте все элементы списка не реже одного раза в неделю, определяйте следующие шаги и обновляйте список там, где это необходимо.
5. Engage. Теперь, когда вы организованы, решения становятся более быстрыми и менее напряженными. В вашу жизнь добавляются уравновешенность и ясность.

Эта система обратится к:

Люди, которым нужна помощь в организации всего в своей жизни, от дома до работы и хобби.Тем, кто любит гибкую и настраиваемую систему. Творческие типы, которым нравится работать по собственному расписанию и приоритетам.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Getting Things Done : полное руководство Дэвида Аллена по процессу GTD, дополненное пониманием современной культуры труда.
• Hitask: мощное приложение для управления задачами и проектами, которое хорошо подходит для процесса GTD.
• GTD для Google Apps: рекомендации по внедрению GTD в Google Apps.

Успевайте за счет учета рабочего времени

Повысьте продуктивность сегодня

Метод Айсберга

«Подобно айсбергу, реальный размер которого скрыт под водой, эта система заставит людей сказать:« Вау! Это безумие! », И они будут приписывать вам сверхпроизводительность». —Рамит Сетхи

Суть:

Рамит Сетхи из «Я научу вас быть богатым» использует метод айсберга как способ хранения информации, которая будет использоваться позже.Если вы натолкнетесь на что-то интересное, возможно, оно вам не понадобится сейчас, но может понадобиться в будущем. Таким образом, вы храните его в хорошо организованной системе, которая позволяет вам ссылаться на него позже. Это могут быть заметки, которые вы делаете в книге, электронное письмо от человека, с которым вы хотите встретиться, или статья, которую вы хотите прочитать.

Процесс:

1. Сохраняйте все электронные письма, заметки из книг или статьи, с которыми вы сталкиваетесь в электронной системе.
2. Классифицируйте эти биты информации с помощью тегов, папок или любого другого метода, который вам подходит.
3. Каждые четыре-шесть недель просматривайте эти фрагменты информации и посмотрите, можно ли что-нибудь применить к тому, над чем вы сейчас работаете.

Используя этот метод, вы можете обнаружить, что 30% вашего проекта уже завершено в уже имеющихся примечаниях. И это огромная экономия времени.

Эта система обратится к:

Всем, кто любит исследовать личные темы или свою работу. Это простой способ собрать как можно больше и использовать его позже.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Evernote: это идеальное приложение для сбора статей, файлов и заметок для использования в будущем.

Айви Ли

«Каждый день делайте в первую очередь самое важное. Это единственный трюк, который вам нужен ». —Джеймс Клир

Суть:

Чарльз М. Шваб нанял Айви Ли, выдающегося эксперта по продуктивности начала 20 века, чтобы повысить эффективность своей команды.Ли сел с руководителями и попросил их записать свои важные задачи. Затем он попросил их расставить приоритеты и проработать каждый из них. Когда день подходил к концу, руководители переносили незавершенные дела в список на следующий день. Это очень простой инструмент для управления временем, но он абсолютно работает.

Процесс:

1. Когда ваш день закончится, запишите шесть самых важных дел на следующий день.
2. Расставьте приоритеты по важности.
3. Когда вы начинаете свой день, начните с первого пункта в списке и двигайтесь вниз по списку по порядку.
4. Если есть незавершенные дела, когда пора домой на день, переместите их в завтрашний список и снова убедитесь, что всего шесть пунктов.
5. Повторяйте этот процесс каждый рабочий день недели.

Эта система обратится к:

Работники любой отрасли, выполняющие несколько обязанностей. Этот процесс может внести ясность и создать систему, которая поможет расставить приоритеты.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

Канбан

«Нам достаточно производительности.Давайте создадим ценность «. —Канбан

Суть:

Эта система позволяет людям визуализировать объем работы, которую они должны сделать, и способы ее выполнения. Он предлагает полезный шаблон для сосредоточения на самых важных задачах, которые у вас есть, вместо того, чтобы пытаться одновременно выполнять множество других дел.

Процесс:

1. Визуализируйте свою работу. Посмотрите на свой список задач и выясните, над чем работать в первую очередь, над чем отложить на потом и сколько времени займет выполнение каждой задачи.
2. Ограничьте количество незавершенной работы. Не пытайтесь выполнять слишком много задач или брать на себя слишком много. Постарайтесь не выполнять несколько задач одновременно и откажитесь от дополнительных заданий, если вы знаете, что работаете на максимум. Это также предотвращает выгорание.
3. Создайте доску Канбан. Сделайте три вертикальных столбца: Backlog, Doing и Done. В столбце Doing должно быть не более трех вещей одновременно.

Эта система обратится к:

Визуальные мыслители и другие люди, которым нравится иметь возможность ссылаться на простую графическую систему для управления временем.Люди, которые склонны к многозадачности, оценят ограничение в три пункта в столбце «Выполнение».

Совместимые приложения / вспомогательные материалы:

• Hubstaff Tasks: инструмент управления проектами в стиле канбан, который поможет вам применить это мышление на рабочем месте.
• Personal Kanban : В этой книге рассказывается о технике в целом и о том, как можно применить эту структуру производительности.
• KanbanFlow: приложение, похожее на Trello, но с акцентом на подходе Канбан.
• Канбанот: это приложение синхронизируется с Evernote и превращает его в доску Канбан.
• Канбанизация: расширенное приложение Канбан с инструментами для визуализации крупных инициатив и разбивки сложных проектов.

Техника Помидора

«Техника Помидора предназначена не только для того, чтобы помочь вам сделать что-то сегодня; это о том, чтобы узнать, как вы работаете, чтобы вы могли сэкономить время в будущем ». —Pomodoro

Суть:

Перебои в работе и выгорание — две распространенные и основные траты времени.Техника Помидора устраняет и то, и другое за счет выполнения заданий по расписанию и перерывов — и это один из самых простых инструментов управления временем. Сосредоточившись на задачах, которые требуют вашего немедленного внимания на короткие промежутки времени, вы научитесь игнорировать перерывы и более точно оценивать временные обязательства. Тогда вы сможете соответствующим образом скорректировать свой рабочий процесс. Вы избежите переутомления, сделав перерывы, станете более продуктивным и добьетесь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Процесс:

1. Выберите то, что вам нужно выполнить прямо сейчас.
2. Потратьте на это задание 25 минут без перерыва.
3. Если возникают перебои, запишите их и отложите на будущее.
4. Когда сработает таймер, сделайте пятиминутный перерыв.
5. Каждый четвертый перерыв более длинный. Вы можете потратить 15, 20 или даже 30 минут, чтобы освежить сознание.

Эта система обратится к:

Практически все — техника очень проста. Если вы работаете с несколькими клиентами, это отлично подходит для управления клиентскими часами.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Иллюстрированная техника Помидора : Книга, в которой подробно описывается техника.
• Таймер Маринары: настраиваемый таймер для Помидора или других техник.
• Таймер.

Блокировка времени

«Этот тип планирования для меня похож на шахматную игру, когда блоки работы распределяются и сортируются таким образом, что все проекты, большие и маленькие, кажутся завершенными, имея (достаточно) свободного времени.”- Кэл Ньюпорт

Суть:

Блокировка времени в точности такая, как звучит: вы блокируете части своего дня, чтобы вы могли визуально представить свое расписание. Успешная блокировка времени может помочь вам сократить трату времени на отвлекающие факторы, такие как электронная почта, и в конечном итоге повысить вашу продуктивность. Кэл Ньюпорт, изобретатель временной блокировки, считает, что 40-часовая рабочая неделя с временной блокировкой эквивалентна 60-часовой (или более) неделе без нее.

Процесс:

1. Каждый вечер делите лист бумаги на две колонки.
2. Выделите две строки для каждого часа дня, а затем разделите это время на блоки, помеченные конкретными назначениями.
3. В правом столбце добавьте пояснения к этим блокам.
4. Если что-то изменится, просто сотрите свой временной блок и реорганизуйте его.

Эта система обратится к:

Люди, у которых в течение дня несколько задач или встреч. Люди, которым нужно выполнить как можно больше из списка дел за один день. Методические мыслители также оценят аспект планирования.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Календарь Google: онлайн-календарь позволяет легко переставлять блоки, когда вам нужно, и дает вам доступ, где бы вы ни находились.

«Если вы не можете его измерить, вы не сможете его улучшить». —Лорд Кельвин

Суть:

Учет времени — одна из самых простых систем управления временем, не требующая какой-либо практики для эффективного выполнения. Предпосылка проста: отслеживайте, чем вы занимаетесь в рабочее время.Если вы потратите 2 часа на отладку кода, ваш счетчик времени будет записывать эти данные. Если вы потратите 15 минут на Facebook? Тоже отслеживается. Наличие программного обеспечения для учета рабочего времени, которое упрощает запуск и остановку при смене задач, повышает продуктивность. Регулярно просматривая табели учета рабочего времени, вы сможете увидеть, где вы наиболее продуктивны.

Процесс:

1. Следите за всем, что вы делаете в течение рабочего дня (или когда еще вы пытаетесь быть продуктивным).
2. Просмотр отчетов, расписаний и данных о производительности за рабочую неделю
3. Определите области, требующие улучшения.Есть ли задача, которую вы можете передать, или процесс, который мог бы работать лучше?

Эта система обратится к:

Почти все. Это просто, легко начать и действительно работает. Большинство программ для отслеживания рабочего времени работают в фоновом режиме на вашем компьютере, поэтому это практически не требует усилий.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Hubstaff: Для удаленных предприятий, крупных компаний или внутренних команд, которые хотят лучше понять, на что уходит их время.

Еженедельные спринты

– Каждый цикл J.J. говорил с командой и задавал три очень простых вопроса: Чем вы занимались с момента нашего последнего разговора? Что ты собираешься сделать, прежде чем мы снова поговорим? А что мешает? ”
— Джефф Сазерленд

Суть:

Создайте рабочий период от недели до месяца, назовите его спринтом и разделите свою работу на 3 категории: текущий спринт, будущий спринт, отставание. Это часть методологии управления проектами Scrum, и она прекрасно работает для людей, у которых много задач и сжатые сроки.Scrum заставляет команды сосредоточиться и, что более важно: расставить приоритеты между задачами и тем, что необходимо сделать.

Процесс:

Scrum — это методология управления проектами, требующая глубокого изучения для ее полной реализации. Однако, чтобы реализовать только элемент спринта в Scrum, выполните следующие действия:

1. Поместите все свои задачи в программное обеспечение для управления проектами Канбан (например, Hubstaff Tasks) по мере их появления.
2. Вызовите столбец «Бэклог» и создайте еще несколько: «Текущее», «Будущее», «Завершенное».
3. Определитесь с периодом спринта, который может составлять от недели до месяца.
4. Начните с вашего первого спринта :. Поместите задачи, над которыми вы будете работать дальше в текущем спринте, и переходите к другим задачам только после того, как все они будут выполнены.
5. По мере того, как вы продолжаете свою работу и понимаете, над чем нужно будет работать дальше, добавьте эти элементы в будущий спринт.
6. В конце периода спринта подумайте о спринте и приоритетах задач. Перенесите любые незавершенные задачи из прошлого спринта в будущий спринт.
7. Чтобы завершить будущий спринт, взгляните на список невыполненных работ: есть ли задачи, над которыми вам нужно будет работать с высоким приоритетом?
8. Начните следующий спринт и повторите процесс в конце.

Эта система обратится к:

Всем, у кого много задач и членов команды, которые хотят все лучше организовать. Он также помогает определить, что важно сделать дальше с точки зрения приоритетов и направленности.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

Пожалуй, лучшее приложение на рынке для этого — функция гибких спринтов Hubstaff Tasks.Он делает все, что делает доска Kanban — позволяет создавать столбцы и строки для добавления подробных задач. Однако он также позволяет вам переместить каждую задачу в очередь, будущий или текущий спринт. Затем вы можете увидеть, что делать дальше в режиме просмотра «Спринты»:

Это позволяет никогда не потеряться в своих задачах. Просто откройте программу, нажмите на спринты, выберите задачу из текущего спринта и приступайте к работе. Лучшее в Hubstaff Tasks — это то, что они бесплатны для команд до 5 человек.

Zen to Done

«Дело в привычках и действиях, а не в системе или инструментах». —Лео Бабаута

Суть:

Лео Бабаута, автор Zen Habits, создал систему, которая, по его мнению, устраняет недостатки GTD. Zen to Done больше фокусируется на привычках и распорядках, чем на системе Аллена, и побуждает пользователей работать над тем, чем они увлечены. Он также отличается простотой. Короче говоря, это более целостная система управления образом жизни, чем GTD, и она включает в себя дзен-темы работ Бабауты.

Процесс:

ZTD имеет 10 шагов, которые аналогичны шагам в процессе GTD.

1. Собрать. Запишите все на бумагу, чтобы это не занимало места в вашей голове.
2. Процесс. Принимайте быстрые решения о том, что находится в вашем почтовом ящике.
3. План. Определите наиболее важные задачи (MIT) на день.
4. Do. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
5. Храните списки, похожие на те, что используются в GTD, для организации задач и идей.
6. Организуйте.Используйте различные контейнеры для хранения информации.
7. Обзор. Еженедельно пересматривайте свои привычки и системы.
8. Упростить. Сократите свои цели и задачи до самого необходимого.
9. Рутина. Установите и соблюдайте распорядки.
10. Найдите свою страсть. Ищите работу, которой вы увлечены.

Эта система обратится к:

Люди, которых не совсем устраивает GTD, или те, кто ищет что-то необычное. Люди, ведущие уравновешенную жизнь и увлечения. И многие люди, у которых есть огромные почтовые ящики и списки задач, оценят всеобъемлющие процедуры, очень похожие на те, что в GTD.

Совместимые приложения / материалы поддержки:

• Zen to Done : Полная книга Бабауты о системе управления временем.
• Zen Habits : В этой книге собраны многие из лучших статей о Zen Habits.

Какие инструменты управления временем вы используете?

Эти 18 систем тайм-менеджмента предлагают разные способы оптимизировать ваш день. Каждая техника индивидуальна, и все они подходят разным людям. Если вы хотите чего-то простого, то вам подойдут техники Помидора или Айви Ли.Вы можете организовать всю свою жизнь с помощью системы Getting Things Done или Дэйва Ли. Матрица Эйзенхауэра и метод Айви Ли отлично подходят для определения приоритетов.

Все они разные, но все они помогают вам с одной и той же проблемой: использовать лучшие инструменты и улучшать ваши навыки управления временем. И кто не мог использовать больше этого?

Используете ли вы какую-либо из этих систем управления временем? Как вы решили, что использовать? Если вы использовали более одного, какой из них вам больше всего понравился? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже!

Этот пост был первоначально опубликован в марте 2017 года и обновлен в январе 2019 года.

5 лучших систем управления временем для повышения производительности

Одна из вещей, которая отличает успешных людей от остальных, — это то, как они ценят время. Чтобы достичь своих целей и добиться успеха, вам нужно знать, как контролировать свое время. Успешные люди используют систему тайм-менеджмента, чтобы держать свою продуктивность под контролем. Если вы не пользуетесь системой тайм-менеджмента, вы ее полностью упускаете. Попробуйте один из них, чтобы полностью раскрыть свой потенциал.

Как организовать свое время

Если вы не знаете, какую систему управления временем использовать или хотите опробовать новую технику, мы собрали 5 лучших систем управления временем, которые помогут вам повысить производительность.

1. Канбан

Канбан использует возможности визуализации и позволяет людям видеть работу, которую им нужно выполнить, в одном окне. Используемый инструмент представляет собой канбан-доску, где задачи размещены в столбцах, которые показывают, где они находятся в процессе выполнения.На простейшей доске Канбан есть текущих дел, и выполненных, столбцов. Канбан эффективен, потому что позволяет сосредоточиться на самой важной задаче и завершить ее, прежде чем переходить к следующей.

С чего начать

Канбан может быть выполнен с использованием физической доски канбан, например, доски с липкими заметками. Или вы можете выбрать цифровую систему, такую ​​как Kanban Zone. Как только вы решите, какой тип доски использовать, определите столбцы, которые войдут на вашу доску.После этого вы можете начинать строить свои задачи и выполнять их. Для получения дополнительной информации прочтите наше пошаговое руководство о том, как начать работу с Канбан.

2. Техника Помидора

Этот метод, вероятно, является одной из самых простых систем управления временем. Одна из причин, по которой люди не могут максимизировать свою продуктивность, — это отвлекающие факторы и перерывы. С Техникой Помидора вы входите в состояние сосредоточенной работы через короткие промежутки времени. Идея состоит в том, чтобы разделить выполнение ваших задач на 25-минутные непрерывные рабочие интервалы с 5-минутными перерывами между ними.Вы заметите, что с таймером перед вами вы более сконцентрированы, чтобы выполнить работу, и даже побить часы.

С чего начать

Получите таймер. Вы можете использовать таймер на своем телефоне или онлайн-таймер. Установите таймер на 25 минут, сделайте глубокую работу, а затем сделайте 5-минутный перерыв. Чтобы это сработало, вы должны уважать помидор. Это означает, что нужно следить за своим временем, даже если вы испытываете искушение бросить курить в середине интервала или продлить его. Вам также нужно делать перерывы.

3. Блокировка времени

С блокировкой времени вы блокируете часть своего дня для выполнения определенных задач. Это позволяет вам иметь визуальное представление о том, как пройдет ваш день или неделя, и мысленно подготовиться к этому. Эта система хорошо работает для тех, у кого несколько встреч или повторяющиеся блоки задач в течение рабочего дня. Это обеспечивает предсказуемость вашего рабочего дня, что позволяет вам больше сосредоточиться на текущей задаче в пределах вашего временного блока.

С чего начать

Если вы хотите быстро составить график временных интервалов, вы можете использовать Календарь Google или любое другое приложение-календарь, которое вы используете.Установите события в своем календаре, чтобы обозначить каждый тип задач. Вы также можете сделать это аналогично с помощью ежедневника или записной книжки. Я предлагаю вам заниматься планированием еженедельно, но каждый день до начала следующего дня выделяйте время для проверки любых изменений в вашем расписании.

4. Приступаем к делу

Книга Дэвида Аллена «Как все делается» (GTD) — один из самых популярных методов повышения производительности. Ключ к GTD — выкинуть все мысли из головы на бумагу (или в приложение со списком задач) и использовать это для планирования своей работы.Как говорит Дэвид Аллен: «Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не придерживаться их». Поскольку GTD избавляет вас от перегруженности, ваш разум может больше сосредоточиться на творчестве и инновациях.

С чего начать

Пять основ GTD включают:

1. Capture — выбросьте все свои мысли и дела из головы и перенесите их в список задач.
2. Уточнить — Просмотрите список и определите наиболее важные задачи. Удалить, делегировать или отложить.
3. Организуйте — Распределите задачи по категориям и поместите их в списки.Определите ранг приоритета, назначьте сроки выполнения и установите напоминания для ваших задач.
4. Reflect — Просмотрите свой список и определите следующие шаги для действий. Разбивайте сложные задачи. Регулярно следите за своими списками, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии и отслеживать свой прогресс.
5. Engage — Легко выполняйте задачи, потому что они организованы, и вы знаете, что необходимо для их выполнения.

5. Bullet Journal

Если вы хотите стать полноценным аналогом, Bullet Journal может стать для вас лучшей системой управления временем.Это система ежедневных заметок, в которой используется особая структура для организации информации о ваших задачах. Исследования показывают, что письмо от руки активирует как левое, так и правое полушарие. Следовательно, мы более сосредоточены, и наш мозг стимулируется, когда мы пишем. Когда наш мозг полностью задействован, мы более сосредоточены на выполнении наших задач.

С чего начать

1. Возьмите журнал и пронумеруйте страницы на нем.
2. Используйте маркеры для обозначения вида деятельности или информации, которую вы пишете в своем дневнике.
   • Для задач (точка)
   ◦ Для событий (кружок)
   — Для заметок (тире)
3. По мере выполнения задач помечайте их соответствующим символом.
   X = Задача завершена
   > = Задача перемещена в коллекцию
   <= Задача запланирована на будущую дату
   • = Задача неактуальна (зачеркнуто)
4. Добавьте указатели, чтобы сделать маркеры более контекстными. Например, звездочка (*) обозначает приоритет, а восклицательный знак (!) Обозначает вдохновение.
5. Создайте коллекции, чтобы организовать определенные типы записей.

Вы можете прочитать больше о структуре Bullet Journal, чтобы начать свое путешествие по BuJo.

Управляйте своим временем лучше

Если вы хотите взять свое время под контроль, попробуйте одну из этих систем управления временем. Вы также можете обнаружить, что можете использовать гибридную систему, например, технику Канбан и Помидор. Вы будете удивлены, насколько ваша продуктивность может взлететь до небес, если использовать систему тайм-менеджмента.

30 Лучшее программное обеспечение для управления временем в 2020 году

Программное обеспечение для управления временем — это эффективная система отслеживания посещаемости сотрудников, которая помогает вашей компании оставаться организованной.Уверенно выполняйте специальные проекты быстрее. Предоставьте своим руководителям экономящие время административные возможности, такие как возможность просматривать и утверждать табели учета рабочего времени в электронном виде.

В одном окне руководители могут настроить различные исключения для управления табелями учета рабочего времени сотрудников. Пропущенные приходы и поздние записи — это лишь два примера того, как можно улучшить учет рабочего времени.

Список программ и приложений для управления временем

Mitrefinch

Предназначен для 100–10 000+ сотрудников для любой отрасли

Получите бесплатную демонстрацию

Mitrefinch TMS включает встроенные функции отслеживания рабочего времени, расчет стоимости работ и инструменты планирования, и руководители могут также назначать смены сотрудникам.Полностью настраиваемая и простая в использовании, эта программная система учета рабочего времени и посещаемости обеспечивает точное представление данных о вашей рабочей силе.

Основные характеристики программного обеспечения Mitrefinch Time Management

1. включают интеграцию с системами Time Clock, вкл. Биометрические данные, мобильные устройства, считываемые карты, веб-синхронизация
2. Отслеживание посещаемости сотрудников
3. Управление временем для удаленных сотрудников
4. Возможность для сотрудников отправлять запросы об отсутствии и отгуле
5. системы оповещений и отслеживание работы по проектам
6. отчеты в реальном времени и повышенная производительность

Asana

Asana — это инструмент, который помогает руководителям управлять проектами и командами в рамках одного инструмента.Он был создан для улучшения как управления работой, так и совместной работы в команде, и считается платформой «программное обеспечение как услуга» (SaaS). В Asana вы можете создавать свои собственные проекты, назначать конкретную работу членам команды вместе с крайними сроками, а также поддерживать внутреннюю коммуникацию о проекте и / или конкретных задачах.

Asana — это универсальная платформа, которая сочетает в себе совместную работу с файловым хранилищем и управлением проектами, устраняя необходимость в общении по электронной почте, которая не связана с другим рабочим процессом.

Некоторые из основных функций включают возможность:

• Получать уведомления о проекциях
• Получать обзор через информационные панели
• Организовывать все элементы проекта на временной шкале
• Упростить большие проекты на более мелкие задачи, которые можно распределить

Asana проста в использовании, что делает ее очень привлекательным инструментом для небольших команд. Программное обеспечение можно использовать бесплатно, если у вас 15 или меньше участников. Премиум-версия стоит 8 долларов.33 на пользователя в месяц.

Avaza

Avaza — это облачный программный пакет для малого бизнеса. Помимо инструментов для совместной работы и управления проектами, Avaza также предоставляет инструменты для отслеживания и управления расходами и временем сотрудников, а также для выставления счетов клиентам и / или клиентам.

Часть Avaza по управлению проектами — отличный способ координировать все задачи в рамках проекта между членами команды. Он поставляется с инструментами связи, такими как интеграция электронной почты, а также с лентой действий и планировщиком ресурсов.

Расписания Avaza позволяют упростить учет рабочего времени ваших сотрудников с помощью простого онлайн-инструмента отслеживания. Сотрудники могут напрямую вводить свое время, а менеджеры / специалисты по связям с общественностью могут устанавливать определенные ставки заработной платы и классы для всех сотрудников.

Наконец, Avaza позволяет вашему бизнесу управлять расходами, начисленными вашими сотрудниками. Сотрудники могут легко сфотографировать квитанции в дороге, а затем либо загрузить их через приложение Avaza или версию браузера, либо отправить их по электронной почте команде Avaza.

Bric

Bric — это программное решение для компаний, в которых работает от 2 до 200 сотрудников. Этот инструмент ориентирован на улучшение учета рабочего времени и навыков сотрудников.

Bric позволяет менеджерам видеть, какие члены команды над какими проектами работают, с оценкой времени завершения. Это также позволяет менеджерам видеть, какие доступные мощности у них есть, чтобы они могли планировать будущие проекты и удовлетворять текущие потребности.

Одной из лучших особенностей Bric является то, что он ищет шаблоны в расписаниях команды, а затем дает рекомендации, как лучше выполнять и планировать проекты в будущем.После того, как это исследование сделано для вас, все, что вам нужно сделать, это нажать несколько кнопок, и график вашего проекта и задачи могут быть скорректированы на лету.

ClickTime

Компании, которые ищут способы улучшить свою работу при одновременном сокращении затрат, получат выгоду от ClickTime. Это простая программная платформа для отслеживания рабочего времени, которая позволяет менеджерам надежно контролировать производительность сотрудников, чтобы они могли по-настоящему управлять и планировать время сотрудников за счет улучшенной наглядности проекта.

Известные компании, такие как Ketchum и American Express, использовали ClickTime благодаря более чем 20-летней проверенной работе платформы.

Одна из лучших особенностей ClickTime заключается в том, что платформу одинаково легко использовать на настольном компьютере или мобильном устройстве, что позволяет менеджерам быстро утверждать часы работы сотрудников. В программное обеспечение встроено более 80 отчетов, которые дают вам обзор эффективности вашей команды.

Заместитель

Эта программная платформа получила множество наград за успех в качестве инструмента для управления персоналом.Заместитель используется в широком спектре отраслей, включая здравоохранение, строительство, безопасность и розничную торговлю, но он хорошо подходит для любого бизнеса, который хочет лучше управлять своим персоналом.

Правильное создание расписаний и отслеживание рабочего времени сотрудников помогает бизнесу соответствовать требованиям, а заместитель помогает бизнесу в этом. С помощью программного обеспечения вы можете легко создавать, а затем публиковать графики работы всего несколькими щелчками мыши.

После того, как этот график установлен, программное обеспечение поможет вам легко управлять временем вашего персонала и отпуском / отпуском, одновременно интегрируя табели учета рабочего времени, которые оно помогает вам создавать, с более чем 300 системами расчета заработной платы.Это снижает вероятность человеческой ошибки в очень важной части вашего бизнеса.

Vice также предоставляет бесплатные и простые в использовании приложения для устройств Android и Apple, позволяющие управлять своими командами, где бы вы ни находились.

DeskTime

Хотите отслеживать и анализировать продуктивность вашей команды в режиме реального времени? DeskTime может помочь вам в этом. Это одно из немногих решений для автоматического учета рабочего времени, доступных компаниям, которые ищут способы стать более успешными и эффективными.

Самое замечательное в DeskTime заключается в том, что он изначально создавался как внутреннее решение для Draugiem Group, позволяющее управлять своими сотрудниками. Как только компания осознала, насколько мощное решение для учета рабочего времени они создали, они поняли, что оно может быть столь же полезным для других компаний.

Focus Booster

Focus Booster дает вам возможность отслеживать всю продуктивность и сеансы, выводя типичный таймер Pomodoro на новый уровень. Эта платформа позволяет вам сосредоточиться на времени вашей команды, на том, как последовательно отслеживать и анализировать его, чтобы получить максимальную отдачу от ваших сотрудников.Поступая так, вы сможете добиться гораздо большего.

Focus Booster можно бесплатно зарегистрировать, и для получения доступа не требуется кредитная карта.

Freckle

Это веб-решение для отслеживания рабочего времени преследует одну простую цель: сократить время, которое люди тратят на отслеживание времени. Чем больше времени вы тратите на отслеживание, тем меньше времени вы можете потратить на выполнение задач.

Freckle может использоваться малыми и крупными предприятиями как способ контроля, отслеживания и управления бюджетом проекта, а также оплачиваемым и не оплачиваемым временем.Он даже предлагает решение для выставления счетов через Интернет. Платформа стоит 12-19 долларов в месяц.

Harvest

Harvest — это программная платформа, подходящая для двух основных типов пользователей:

• Фрилансеры, которые хотят отслеживать свое время и отправлять счета клиентам
• Малые предприятия в сфере услуг для отслеживания время основано на нескольких проектах и ​​нескольких клиентах

Harvest имеет бесплатную версию и предлагает бесплатную пробную версию для своего премиального сервиса, стоимость которого начинается от 12 долларов в месяц.

Harvest — это платформа, которая интегрируется с другими популярными инструментами управления проектами, такими как Basecamp, Asana и Trello. Он берет данные управления проектами из этих программ и интегрирует их в свою собственную платформу для предоставления наглядных отчетов, которые являются интуитивно понятными и легкими для понимания.

Используя Harvest, у вас есть возможность выявить проблему до того, как она приведет к превышению бюджета, например, что даст вам возможность принимать более обоснованные бизнес-решения. Он также предлагает решение для выставления счетов клиентам, согласовывая оплачиваемое время для различных клиентов.

Часы

Часы — это программная платформа, которая может использоваться командами для учета времени, но лучше всего подходит для людей, которые хотят отслеживать свою продуктивность. На любом устройстве, которое вы используете — мобильном или настольном — вы можете использовать функцию учета рабочего времени, чтобы записывать, сколько времени вы потратили на конкретную задачу и / или проект.

После учета времени вы можете легко исправить любые допущенные ошибки и увидеть простую разбивку своей производительности, что позволит вам при необходимости внести коррективы, чтобы вы могли работать более эффективно и продуктивно в будущем.

Hubstaff

Hubstaff в настоящее время используется более чем 8000 предприятий, которые стремятся максимизировать производительность своей рабочей силы. Оптимизированная функция отслеживания времени на этой платформе позволяет предприятиям стать более эффективными и результативными.

Учет времени может выполняться на нескольких устройствах, будь то мобильные устройства или настольные компьютеры. Все время, которое отслеживается, затем интегрируется в одну центральную панель управления, где вы можете легко настроить выставление счетов и отчетность.Hubstaff позволяет более полно отслеживать и управлять своими сотрудниками с помощью функций мониторинга GPS и возможности отслеживания в режиме реального времени. Он даже синхронизируется с множеством сторонних приложений, таких как PayPal, Github и Basecamp.

Hubstaff начинается с 5 долларов США за пользователя в месяц и поставляется с бесплатной пробной версией. Также существует бесплатная версия платформы.

Mavenlink

Компаниям по связям с общественностью, маркетингу, рекламе, консалтингу, образованию и ИТ-услугам особенно понравится Mavenlink — одно из немногих программных решений, позволяющих группам отслеживать расходы и время на одной платформе.Это дает компаниям более полное представление о том, что происходит в их бизнесе.

Mavenlink позволяет пользователям объединить всю свою совместную работу, управление ресурсами, учет рабочего времени, управление проектами и финансы в одном центральном месте. Эта полная интеграция позволяет пользователям иметь более полное представление о том, что происходит, что приводит к повышению точности и, как следствие, к увеличению прибыльности.

Mavenlink имеет бесплатную версию и предлагает бесплатную пробную версию для своей платной версии, которая начинается с 19 долларов за пользователя в месяц.

Monday

Команды могут создавать пользовательские приложения за считанные минуты с Monday.com, для всего, от отслеживания процессов и проектов до планирования и выполнения будущих проектов. Monday.com позволяет менеджерам запускать свои проекты, рабочие процессы и процессы в одном месте для удобного отслеживания.

Платформа интегрируется примерно с 2000 другими рабочими приложениями, которые вы и ваша команда уже можете использовать, что дает вам возможность автоматизировать свою работу, отслеживать и составлять отчеты проще, чем когда-либо.Это позволяет менеджерам уведомлять членов команды о наиболее важных задачах, которые необходимо выполнить сейчас, и расставлять приоритеты для других задач каждого проекта.

ProofHub

ProofHub — это простое в использовании программное решение, которое поможет вам лучше планировать свои проекты. У него есть версия для настольного компьютера и мобильного приложения, позволяющая отслеживать проекты и управлять ими независимо от того, где находитесь вы и члены вашей команды.

ProofHub позволяет командам разделять рабочие обязанности при обсуждении важных тем, а также хранить и систематизировать важные данные в одном месте.Это отлично подходит для удаленных команд, а также для удаленных клиентов, чтобы сотрудничать с локальным персоналом.

Некоторые действительно крупные организации, такие как Taco Bell, Disney и NASA, используют ProofHub для отслеживания проектов и управления ими. Вы можете получить визуальное представление проектов с помощью диаграмм Ганта, что сделает управление задачами менее напряженным для членов вашей команды.

По цене 45 долларов в месяц, ProofHub предоставляет бесплатную пробную версию и не требует оплаты на основе модели ценообразования для каждого пользователя.

Replicon

Replicon нацелен на улучшение денежного потока вашего бизнеса за счет увеличения циклов выставления счетов при одновременном устранении ошибок и неэффективности, которые часто типичны для задач выставления счетов.Платформа отслеживания времени Replicon помогает отслеживать программы и проекты на нескольких уровнях в режиме реального времени.

Он предоставляет бюджеты для проектов, а также обновляет статус на лету. Вместо отслеживания оценок вы можете отслеживать фактические затраты, а также многие другие популярные показатели проекта. Мгновенный контроль, который вы получаете с помощью Replicon, позволяет вам повысить эффективность использования ресурсов ваших проектов.

При желании вы также можете разделить затраты на проект между всеми сотрудниками и использовать исторические данные для лучшего планирования будущих проектов.

Replicon предлагает бесплатную пробную версию до оплаты 16 долларов в месяц за пользователя.

Rescue Time

Rescue Time — это веб-инструмент для анализа и управления временем, позволяющий группам и отдельным сотрудникам работать более продуктивно и эффективно. Сегодня легко разбросаться, но Rescue Time держит вас в курсе с помощью простых в использовании инструментов.

Платформа дает пользователям возможность ежедневно понимать свои привычки, что затем позволяет им больше сосредоточиться на текущих задачах.Лучшее в платформе — это то, что она работает в фоновом режиме вашего компьютера, отслеживая время, которое вы тратите на приложения и веб-сайты, чтобы у вас было более четкое представление о том, как выглядит ваш день.

Существует бесплатная версия RescueTime и бесплатная пробная версия. Платная версия стоит от 9 долларов в месяц.

Scoro

Scoro стремится решить проблему раздробленности рабочего места и персонала. Благодаря своему комплексному решению для управления бизнесом он помогает оптимизировать самые важные процессы, которые у вас есть.Он включает в себя инструменты, которые помогут вам отслеживать проекты, управлять временем, составлять отчеты о работе и составлять счета.

С помощью Scoro вы можете отслеживать как оплачиваемое, так и фактическое время, а затем передавать соответствующие данные в счет для клиентов. Вы даже можете настроить повторяющиеся счета-фактуры, запланированные счета-фактуры и отправить их по электронной почте своим клиентам.

Что хорошо в Scoro, так это то, что это комбинация программного обеспечения для учета рабочего времени, управления проектами и CRM, что позволяет предприятиям легко управлять всеми своими основными компонентами в одном месте.

Scoro начинается с 26 долларов за пользователя в месяц.

Tick

Это простое веб-приложение для учета рабочего времени позволяет профессионалам выполнять более прибыльные проекты, каждый раз сокращая ваши бюджеты. Tick ​​интегрируется через приложения в настольные компьютеры и смартфоны, а также в расширения для веб-браузеров. Это позволяет пользователям быстро вводить свое время.

Кроме того, Tick хорошо интегрируется со сторонними приложениями, такими как Trello, Basecamp и Asana, что позволяет согласованно отслеживать время с рабочим процессом.Ваши записи времени также можно экспортировать в Freshbooksor или Quickbooks для упрощения выставления счетов.

Существует бесплатная версия Tick, а также бесплатная пробная версия, предлагаемая до вступления в силу цены 19 долларов в месяц.

Time Doctor

Time Doctor предоставляет предварительные решения для отслеживания времени, которые также помогают командам поскольку люди повышают свою производительность. Time Doctor лучше всего подходит для компаний, в которых работает от 20 до 500 сотрудников.

Это отличное решение, поскольку оно основано на Интернете и предоставляет такие инструменты, как напоминания, запись снимков экрана, интеграцию с другими приложениями, отчетность, а также учет времени.

Цены начинаются с 5 долларов в месяц за пользователя, и предлагается бесплатная пробная версия. Также существует бесплатная версия Time Doctor.

TimeCamp

B2B-компаниям, которым необходимо измерять прибыльность проекта посредством отслеживания времени, понравится TimeCamp — независимо от размера вашей компании. Подробные отчеты программного обеспечения и точные расписания могут помочь вам повысить прибыльность всех ваших проектов за счет отслеживания производительности сотрудников и обеспечения сотрудничества между вашей командой и клиентами.Главная особенность

TimeCamp — отслеживание в реальном времени в одном централизованном месте. Программное обеспечение также может быть интегрировано со многими другими приложениями для управления проектами, которые вы, возможно, уже используете.

Цены начинаются с 5,25 доллара США в месяц за пользователя. Существует бесплатная пробная версия, а также бесплатная версия программного обеспечения.

Timely

Timely предоставляет инструменты автоматического учета рабочего времени как для компаний, так и для частных лиц. Это поможет вам никогда не забывать, над чем вы работаете и что нужно делать дальше.

Timely также предоставляет инструменты планирования, чтобы вы могли убедиться, что время каждого члена команды используется правильно и эффективно. Кроме того, Timely имеет мощные функции отчетности, позволяющие отслеживать и выявлять проблемы, а также решать их до того, как они перерастут в проблемы.

Todoist

Если вы тоже хотите управлять задачами через Интернет, тогда Todoist может вам подойти. Он поддерживается более чем на 13 различных платформах, включая настольные ПК / ноутбуки и мобильные устройства Apple и ПК.

Программное обеспечение позволяет вам расставлять приоритеты и организовывать ваши задачи, а также более крупные проекты, чтобы вы всегда знали, где находитесь. Это даже позволяет вам разделить рабочую нагрузку между командой. Задачи можно помещать в проекты, присваивать им ярлыки, редактировать, сортировать и экспортировать в другие приложения.

Суть Todoist состоит в том, чтобы сосредоточиться на небольших задачах, которые в конечном итоге делают более крупные проекты более успешными в долгосрочной перспективе.

Toggl

Как малые, так и большие команды могут воспользоваться преимуществами облачного решения Toggl для учета рабочего времени.Благодаря поддержке нескольких устройств вы сможете отслеживать свое рабочее время по гибкому графику, а затем создавать отчеты, такие как графики использования времени, чтобы увидеть, как работает ваша команда.

Вы можете экспортировать свои данные в таблицы Excel для упрощения работы, а также получать еженедельные отчеты по электронной почте с обновлениями. Этими отчетами легко поделиться с членами вашей команды и / или клиентами, чтобы повысить прозрачность на протяжении всего процесса.

Помимо веб-версии программного обеспечения, существуют также программы, которые можно установить на компьютеры, а также приложения для устройств iOS и Android.Toggl также хорошо интегрируется со сторонними инструментами PM и выставления счетов.

Цены начинаются от 9 долларов в месяц за пользователя. Существует бесплатная пробная версия, а также бесплатная версия платформы.

TopTracker

TopTracker — отличный инструмент, который может помочь фрилансерам создавать счета, запрашивать оплату за работу, которую они отслеживали и регистрировать, а также совершать бесплатные платежи. Это бесплатное веб-приложение и приложение для ПК позволяет фрилансерам отслеживать свое время вместе со снимками экрана, подтверждающими их работу, и обрабатывать счета.TopTracker заключил партнерское соглашение с Payoneer для сторонней обработки платежей.

Учет времени должно быть простым, поэтому TopTracker создал горячие клавиши, которые позволяют фрилансерам быстро запускать и / или останавливать учет времени, позволяя им легко управлять процессом.

Приложение также подходит для команд, которые стремятся оптимизировать свою производительность, поскольку все, что вам нужно, находится в одном центральном месте. TopTracker предоставляет сводные отчеты в режиме реального времени, чтобы вы могли видеть слабые места и сразу же их устранять — независимо от того, над сколькими проектами вы работаете одновременно, поскольку нет ограничений на количество проектов или пользователей.

Trello

Trello — одно из самых популярных приложений для управления проектами. Он обеспечивает простое управление задачами с помощью картона, позволяя создавать карточки для каждой задачи, которую члены команды должны выполнить для достижения цели проекта.

Эти карточки расположены и перемещаются по доске Trello, разбитые на столбцы, такие как To Do, In Progress и Completed. По мере выполнения задач карточки прогрессируют и перемещаются по доске Trello, давая менеджерам простой обзор прогресса проекта.

Вы можете создавать неограниченное количество задач через Trello и даже можете делиться файлами через приложение. Совместная работа упрощается благодаря функциям комментирования и обмена.

Если вы используете Trello в личных целях, приложение бесплатное. Компании могут приобрести более продвинутую версию Trello за 9,99 долларов США за пользователя в месяц.

Tsheets

Независимо от того, какой у вас бизнес или какого размера, у Tsheets есть решение для управления временем.Сотрудники могут легко отслеживать свое время из любого места с помощью любого количества устройств — от настольных компьютеров до мобильных устройств, от текстовых сообщений до телефонного номера и даже до ручного ввода данных или расписания.

Менеджеры компании могут легко в режиме реального времени видеть, что и где делают члены команды. Самое приятное в Tsheets то, что они обеспечивают простую интеграцию с популярными сервисами, такими как Paychex, ADP, QuickBooks и Sage. Это отличное решение для простой и безошибочной интеграции управления временем в расчет заработной платы.

Цены начинаются с 6,40 долларов США в месяц за пользователя и включают бесплатную пробную версию. Также доступна бесплатная версия Tsheets.

Vericlock

Данные в реальном времени — ключ к повышению производительности в современном деловом мире. Именно на этом фокусируется Vericlock — предоставляя вам инструменты для составления отчетов о задачах, заданиях и времени на входе и выходе с помощью GPS-навигатора и инструментов проверки фотографий. Сотрудники могут управлять своим временем и отслеживать его с помощью приложений для смартфонов, а также текстовых / SMS-сообщений, ручных телефонных звонков и даже веб-сервисов.

Для менеджеров Vericlock предоставляет оповещения о затратах на работу и сверхурочную работу, а также возможности геозон, чтобы вы могли определять, где все сотрудники находятся и не могут находиться на рабочем месте. После того, как учет времени выполнен, программное обеспечение также предоставляет отличные функции экономии времени, такие как интеграция программного обеспечения и расширенный учет, поэтому вам не нужно тратить время на ввод данных, сокращая количество ошибок в процессе.

Цены начинаются с 5 долларов в месяц за пользователя, и для этого есть бесплатная пробная версия.

Wrike

Компании среднего и крупного размера, которые одновременно запускают несколько проектов с несколькими клиентами, могут извлечь выгоду из инструментов Wrike. Вы можете настроить эту программу для вашего конкретного рабочего процесса с определенными полями и отчетами.

Wrike позволяет вашей компании управлять работой, отслеживать время и сотрудничать в одном месте. Вы можете либо вручную добавить время в программу, либо предоставить ей доступ к автоматическому отслеживанию за вас.

Помимо учета рабочего времени и управления, Wrike также централизует ваши задачи, обсуждения и файлы в одном рабочем пространстве, где вы можете получить визуальное представление своих проектов, планов и графиков для обоих. Благодаря обновлениям в режиме реального времени вы можете быть уверены, что все не отвлекаются от задачи.

Цены начинаются с 9,80 долларов США в месяц за пользователя и включают бесплатную пробную версию. Также существует бесплатная версия программного обеспечения.

Wunderlist

Поддержка Wunderlist будет прекращена в мае 2020 года и будет передана Microsoft ToDO.Это было облачное приложение для управления задачами, которое позволяло пользователям управлять всеми своими задачами, будь то на смартфоне, планшете, умных часах или компьютере.

У него есть бесплатная версия приложения, а также платная версия под названием Pro, которая была приобретена Microsoft в 2015 году. Версия Pro предоставляла дополнительные функции совместной работы для команд.

Wunderlist — это простое в использовании приложение с множеством функций. Его можно использовать для простых задач, таких как списки покупок, которыми можно поделиться с кем-то, для управления несколькими проектами на работе.

10 эффективных систем управления временем для резкого увеличения производительности

Хотите повысить свою продуктивность? Вот лучшие системы управления временем, которые вы можете внедрить, чтобы улучшить концентрацию, преодолеть прокрастинацию и добиться большего.

БОНУСНЫЙ МАТЕРИАЛ: ПОВЫШЕННАЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ PDF

Найдите для себя лучшую стратегию продуктивности с помощью параллельного сравнения лучших платформ продуктивности. Загрузить сейчас

Когда дело доходит до продуктивности, тайм-менеджмент — это масло для хлеба, шипящий бекон для яйца, джем для пончика… нужно ли мне продолжать?

Проблема в том, что программ для управления временем и инструментов для отслеживания времени — пруд пруди, и все они искренне клянутся, что повысят вашу продуктивность.Однако очень немногие объясняют, как именно управлять своим временем и развить ценные навыки управления временем.

В этом посте мы рассмотрим лучшие системы управления временем, чтобы дать вам действенный совет. Вы узнаете, для кого они нужны, когда их использовать и как они работают.

Поехали!

1. Подготовка к работе

Источник: Улей

Фреймворк Getting Things Done (GTD) — одна из самых популярных систем управления временем на сегодняшний день.

Разработанный Дэвидом Алленом, авторитетным экспертом в области производительности, этот инструмент управления временем упрощает повышение вашей производительности. Реализовать достаточно просто:

1. Перечислите все свои профессиональные или личные задачи, чтобы выбросить их «из головы».
2. Расставьте приоритеты по срочности, чтобы вы могли работать над самым важным.
3. Регулярно просматривайте все свои задачи, отмечая пункты из своего списка. Это постоянно обновляет ваш список дел, гарантируя, что вы всегда работаете над продуктивными задачами.

Настраиваемый и саморегулирующийся стиль идеально подходит для творческих людей, особенно для фрилансеров или владельцев бизнеса, которые в течение дня выполняют несколько проектов.

2. Система Канбан

Простая визуализация и рабочие процессы лежат в основе системы Канбан.

Когда вы работаете над несколькими проектами с динамическими рабочими процессами, он сияет как инструмент управления проектами и временем. Вы можете набросать его на бумаге или реализовать в цифровом виде.Вот как это сделать:

Шаг № 1 : Визуализируйте свою рабочую нагрузку. Расставьте приоритеты по тому, что вы должны начать, запланировать на потом и по сложности каждой задачи.

Шаг 2 : Создайте доску Канбан. Обычно это от трех до пяти вертикальных столбцов — в зависимости от сложности ваших рабочих процессов — этот список:

• Задачи
• Выполняемые задачи
• Задачи выполнены

Шаг № 3 : Управляйте своей рабочей нагрузкой. Убедитесь, что у вас есть только три активных задачи в столбце «Выполняется», чтобы оптимизировать вашу рабочую нагрузку и избежать выгорания.

Источник : AppSumo

Если вы ищете удобный и универсальный инструмент для управления проектами, то Plutio — идеальный вариант.

3. Автофокусировка

Автофокусировка — это дзен-метод автоматического управления временем, который восстанавливает истощающиеся запасы энтузиазма на протяжении всего рабочего дня.

Марк Андреессен, основатель Netscape, считает автофокусировку ключом к своему успеху. Вот его уникальный способ использования автофокусировки:

1. Не соблюдайте график.По возможности не блокируйте свой день — никаких встреч или встреч. Это сохраняет вашу гибкость и мотивацию.
2. Придерживайтесь максимум трех списков. «Список дел» для ключевых задач, «список для наблюдения» для проектов, на которые требуется ответ от кого-то еще, и «список на будущее» для дел, которые вы хотели бы сделать.
3. Начинайте когда и где хотите. Пусть ваша мотивация и воодушевление послужат компасом для определения важных задач, которые вам следует решить в первую очередь.

Этот беззаботный подход направлен на снижение стресса и повышение производительности.Если вы не являетесь поклонником жестких систем тайм-менеджмента и жаждете свободы для принятия решений в последнюю секунду, попробуйте автофокусировку.

4. Метод айсберга

Если вы работаете в творческой или аналитической сфере, всегда сложно быть в курсе изменений и сдвигов в отрасли. Однажды вы сталкиваетесь с полезным ресурсом и обнаруживаете, что он ускользнул обратно в глубины Интернета, когда он вам в конце концов понадобится.

Созданный Рамитом Сетхи из книги «Я научу вас быть богатым», метод «Айсберг» — это система управления временем, которая поможет вам записывать сложную информацию и использовать ее позже.

Рамит предлагает вам:

1. Начните с сохранения интересной информации. Возьмите все заметки из своих книг, PDF-документы, электронные письма или ссылки и храните их в центральной системе, такой как Evernote.
2. Организуйте свою коллекцию с помощью тегов и папок, чтобы быстро найти то, что вам нужно, именно тогда, когда оно вам может понадобиться.
3. Проверяйте свой файл с интересной информацией каждые четыре-шесть недель. Спросите себя: Что применимо к проектам, над которыми вы сейчас работаете?

Подобно структуре GTD, метод айсберга предназначен для извлечения вещей «из головы» и их организации.

В отличие от структуры GTD, однако, она специализируется на управлении тяжелой информацией или потенциальными исходными материалами, чтобы сократить время, необходимое для исследования сложных тем. Это означает, что когда вы начинаете новый отчет или фрагмент контента, вы никогда не останетесь пустыми.

У вас будет сеть поддержки доступных заметок и ресурсов в режиме ожидания, которые помогут вам быстрее выполнять проекты.

Источник: AppSumo

Если вам нравится идея организовать все свои ресурсы или бизнес-активы на одной простой в использовании платформе (и по отличной цене), ознакомьтесь с нашим пожизненным предложением на Brandox.

5. Техника 4D

Боретесь с прокрастинацией или чувствуете себя подавленным?

Фреймворк 4D поможет вам упорядочить свой график и повысить продуктивность. Вот как это использовать:

• Сделайте это : Если задача срочная и вы столкнетесь с последствиями, если ее не сделаете, сделайте это в первую очередь.
• Отложить : Если задача не может быть завершена быстро и имеет высокий приоритет, делегируйте ее тому, кто может выполнить ее вовремя.
• Делегировать : Вы отвечаете за эту задачу или лучше всего подходите для нее? Если нет, передайте его кому-нибудь еще, чтобы вы могли сосредоточиться на более важном предмете.
• Удалить : Если невыполнение задачи не влечет за собой последствий, рассмотрите возможность ее удаления, отсрочки или делегирования.

6. Учет времени

Мы все знакомы с распространенными оправданиями своей непродуктивности…

• «У меня недостаточно времени».
• «Моя рабочая нагрузка бесконечна».
• «Меня слишком часто перебивают».

Учет времени — отличный способ проверить эти оправдания и, наконец, исправить свой график.

Используя программное обеспечение для учета рабочего времени, просто отслеживайте действия или новые задачи, которые отнимают ваше рабочее время, и сколько времени у вас уходит на их выполнение.

Это прозрачное понимание того, как вы на самом деле проводите время, будет бесценным. Если вы потратите четыре часа на написание предложения и целый час в социальных сетях, ваш счетчик рабочего времени не лжет.

Вот как вы можете использовать его для увеличения производительности:

1. Отслеживайте свое время, чтобы отслеживать, сколько времени уходит на выполнение различных задач в течение дня.
2. Работайте в обычном темпе. Это важно, так как это выявит скрытые спады и пики продуктивности.
3. Через неделю обратите особое внимание на отчеты и расписания с разбивкой по вашей рабочей неделе.
4. Наконец, определите общие утечки времени и способы их устранения. Можете ли вы попробовать другой процесс, получить дополнительную помощь или делегировать самые трудоемкие задачи?

Вы можете вписать этот процесс учета рабочего времени в свою обычную рутину или использовать его для диагностики и устранения спадов производительности с помощью специального приложения для расписания.

Источник: AppSumo

Если вы ищете бесплатное приложение для отслеживания времени, которое также обрабатывает выставление счетов и выставление счетов, получите бесплатно TimeTrack в магазине AppSumo.

7. Правило двух минут

Промедление и нерешительность убивают продуктивность. Правило двух минут предназначено для того, чтобы исключить как возможность сосредоточиться, так и создать импульс.

Введенное Дэвидом Алленом правило задает два вопроса, ответы на которые определяют, как вам следует действовать:

Вопрос 1 : Можно ли выполнить задачу за две минуты? Если да, не добавляйте его в список дел.Сделай задание.

Вопрос 2 : Задача займет больше двух минут? Если ответ положительный и это важная задача, все равно приступайте к ней.

Секрет этой системы заключается в наращивании темпов и разрушении препятствий.

Выполнение множества небольших задач менее чем за 2 минуты дает чувство выполненного долга, которое дает импульс. А если вы погружаетесь в более масштабные и важные задачи, значит, вы с большей вероятностью продолжите их выполнять.

Попробуйте эту практику управления задачами, если у вас несколько задач среднего размера и вы не знаете, с чего начать.

8. Техника помидора

Доказано, что короткие периоды интенсивной работы повышают концентрацию, бдительность и продуктивность.

Техника «Помидор» — это система управления временем, полностью основанная на резких всплесках сосредоточенной работы. Он агрессивно вытесняет перерывы и требует целого ряда контролируемых перерывов для борьбы с усталостью. Вот как это работает:

1. Определите задачу, которую необходимо выполнить.
2. Установите таймер на 25 минут и начните это задание без перерыва.
3. Когда таймер сработает, сделайте строгий пятиминутный перерыв, а затем вернитесь к работе еще на 25 минут.
4. Прерывайте цикл с более длинной 15–30-минутной паузой каждый четвертый перерыв, чтобы привести в порядок свой разум.

Если вы обнаружите, что объем вашего внимания колеблется или вы чувствуете, что драгоценное рабочее время ускользает из ваших рук, это идеальная система управления временем для вас. Я бы порекомендовал вам приложение PomoDoneApp для начала. Он прост в использовании и интегрируется с другими инструментами.

Источник: PomoDoneApp

9. Гибкие результаты

Действительно ли возможно достичь совершенства как в личной, так и в профессиональной деятельности?

Учитывая, насколько сложно повысить производительность в одной области, трудно представить себе систему управления временем, которая уравновешивала бы и то, и другое. Вот где на помощь приходит система Agile Results.

Разработанная для обеспечения всесторонней личной и профессиональной продуктивности, система делает упор на преодоление перегрузок и установление границ для достижения здорового баланса между работой и личной жизнью.

Он делает это, следуя трем ключевым правилам:

1. Правило трех : Думайте, делайте и планируйте втроем. Правило трех ограничивает цели управляемыми фрагментами. Это также упрощает запоминание задач и делает их менее пугающими.
2. Friday Reflection : просмотрите три вещи, которые прошли хорошо, и три вещи, которые нужно улучшить в следующую пятницу.
3. Горячие точки : Визуализируйте все ключевые области своей жизни, на которых нужно сосредоточиться. Как только вы их определили, установите границы и наблюдения, чтобы продвигаться во всех областях.

Если вы ищете целостную визуальную систему управления временем, которую можно быстро записать на листе бумаги, это ваш ответ.

10. Рамки Эйзенхауэра

Когда у вас множество важных задач, вам нужно расставить приоритеты. К сожалению, сложно решить, что расставить по приоритетам. Что заслуживает того, чтобы быть удаленным, отложенным или перенесенным?

Концепция Эйзенхауэра, или Матрица срочно-важного, поможет вам принять уверенное решение.

Источник: Дин Йонг

Созданный Дуайтом Д. Эйзенхауэром, пятизвездочным генералом времен Второй мировой войны и 34-м президентом США, это логичный способ анализировать и планировать вашу рабочую нагрузку.

Эта концепция Эйзенхауэра заставляет вас разделять задачи на четыре квадранта в зависимости от срочности и важности:

• Квадрант 1 : Срочно и важно. Запишите важные задачи, которые вам нужно выполнить, прежде всего, и сделайте это немедленно.
• Квадрант 2 : Не срочно, но важно. Запланируйте их в своем календаре на более поздний срок, чтобы вы их действительно выполнили.
• Квадрант 3 : Срочно, но не важно. Это задачи, которые вы можете поручить кому-то другому.
• Квадрант 4 : Не срочно и не важно. Это несрочные, малоценные задачи, которые вам следует удалить из своего списка или отложить.

Найдите свою идеальную систему управления временем

Выше представлен широкий выбор систем, практик и инструментов тайм-менеджмента.

Если есть один урок, который можно извлечь из целого ряда подходов к управлению временем, так это то, что не существует универсального метода управления временем, который гарантированно повысил бы продуктивность.

Различные методы, системы и инструменты подходят для разных личностей, рабочих привычек и условий. Чтобы найти идеальную систему, вам придется протестировать несколько.

Дополнительные инструменты для управления проектами и учета рабочего времени можно найти в магазине AppSumo.

18 лучших приложений и инструментов для управления временем (обновлено 2021 г.)

Успех наших дней во многом зависит от качества нашего планирования.Чтобы ничего не пропустить в своих делах, некоторые люди предпочитают составлять список предстоящих задач в блокноте, а другие уже давно начали использовать решения в области цифровых технологий.

Календарные приложения — это одни из основных инструментов, которые стоит использовать для организации нашей жизни и тщательного планирования своего времени.

Многие перешли на определенные инструменты; тем не менее, есть люди, которые не пользуются календарями каждый день. Они могут посчитать некоторые приложения неудобными, нефункциональными или дорогими.

В этой статье мы собираемся проверить лучшие календари, которые помогут вам оставаться организованными.

Перед загрузкой

Как вы, несомненно, знаете, доступны все виды приложений-календарей. Вместо того, чтобы просматривать сотни из них, мы выбрали 10 лучших приложений-календарей, которые вы можете получить. Помимо ярких отзывов о каждом из них, при создании этого списка мы учли следующие аспекты:

• Пользовательский интерфейс — навигация по приложению должна быть простой и плавной.Кнопки в приложении должны быть четкими, понятными и легко перемещаемыми.
• Синхронизация — Синхронизация приложений должна быть простой, будь то с другими приложениями календаря или с другими приложениями, и улучшать общий опыт работы с приложением.
• Дополнительные функции — Поскольку существует так много вариантов календарей, многие из этих приложений предлагают дополнительные функции. Эти функции выделяют приложения среди других приложений и предоставляют вам уникальные возможности.

1.Any.do Calendar

Этот календарь имеет прямую интеграцию с Any.Do To-Do List, что дает вам уникальный тандем из двух приложений.

Помимо расширенной функциональности, Cal Calendar прост в использовании. Создание событий очень просто и быстро.

Более того, в зависимости от названия события приложение автоматически добавляет в описание записи контакты и данные геолокации. Вы даже можете импортировать свои списки и записи с Any.do.

Any.do Calendar — отличный вариант для любого пользователя.Это очень удобно и не усложняет режим отображения.

Еще одна хорошая вещь — это то, что этот инструмент доступен бесплатно, поэтому вы можете использовать его, не тратя ни копейки на программное обеспечение.

Загрузите Календарь Any.do здесь!

2. Календарь Google

Календарь Google — это официальный календарь для устройств Android, который был протестирован многими пользователями по всему миру. Если вы прямо сейчас пытаетесь уйти от этого, подумайте о том, чтобы изменить свое мнение.

Так как это приложение по умолчанию установлено на большинстве Android-устройств, многие пользователи думают, что в этой программе нет ничего особенного. Они ошибаются.

Google обновлял свой календарь в течение нескольких лет, и теперь он поставляется с материальным дизайном с расширенными функциями событий, прямой интеграцией с другими сервисами Google (например, поддерживает напоминания и Google Now) и поставляется с поддержкой Exchange.

Программа очень проста и не будет стоить вам ни копейки.Это хорошо, правда?

Загрузите Календарь Google здесь.

3. Календарь

Календарь — относительно новое приложение. Он работает как веб-приложение и для устройств iOS и Android. Это интеллектуальное приложение, которое изучает ваши контакты, расписание и задачи. Это также помогает вам планировать и организовывать встречи в соответствии с доступным вам временем.

Хорошая особенность Календаря заключается в том, что он позволяет синхронизироваться с другими календарями, которые вы используете, такими как Apple Calendar и Google Calendar.Таким образом, вы можете управлять всеми своими календарями в одном месте.

Календарь также дает вам аналитические данные о ваших встречах, давая вам четкое представление о том, как вы можете улучшить свое управление временем.

Загрузить календарь: встречи и расписание можно здесь.

4. Бизнес-календарь

Бизнес-календарь предназначен для людей, которые используют свой календарь в рабочих целях и при планировании бизнес-задач. Он предлагает различные режимы с широкими возможностями настройки.

Приложение предоставляет режим просмотра по умолчанию по месяцам, а события можно отмечать разными цветами.Режимы отображения / сортировку можно настроить в соответствии с вашими потребностями (по месяцу, дню, году или событиям).

Вы также можете установить многодневный режим просмотра, чтобы увидеть, как все будет выглядеть в следующие несколько дней. Прокрутка вверх и вниз перемещает вас по месяцам, и если вы отметите несколько дней, они будут показаны в более подробной форме.

Режим отображения дня предлагает почасовое планирование, а режим расписания предоставляет подробное расписание для одного события.

Business Calendar — отличный инструмент для планирования дел, задач и событий.Есть поддержка повторяющихся событий, которую можно настроить всего за несколько кликов.

Купив программное обеспечение, вы можете использовать его для импорта и экспорта других календарей, удаления, копирования или перемещения нескольких событий одновременно.

Приложение

Android Business Calendar может показаться несколько хаотичным, но оно работает нормально и с ним легко работать, если вы немного поиграете с ним.

Полная версия приложения доступна за 4,99 доллара США, но вы также можете найти бесплатную версию для тест-драйва приложения.

Загрузите бизнес-календарь здесь.

5. aCalendar

aCalendar открывает нашу коллекцию из 10 лучших календарных приложений, доступных сегодня на рынке. Благодаря привлекательному дизайну, простой навигации и отличной функциональности, это одно из самых популярных приложений-календарей в нашем списке.

Некоторые из дополнительных функций включают цветовые схемы для каждого типа корпуса (48 цветов на выбор), различные типы демонстраций, различные виджеты, фазы луны и многое другое.

Учитывая функциональность, aCalendar — это надежное приложение-календарь, которое имеет удобный интерфейс с тремя вариантами отображения. Прокрутка из стороны в сторону позволяет переключаться между режимами отображения месяца, недели и дня.

При прокрутке вниз и вверх вы перемещаетесь по календарю с интервалами в соответствии с выбранным режимом отображения.

Помимо функции планирования времени, aCalendar синхронизирует фотографии из списков контактов или социальных сетей, чтобы напоминать вам о днях рождения, годовщинах или любых других особых датах.

Программа также поддерживает передачу данных через NFC и полноэкранные виджеты, что облегчает вашу работу с любыми данными.

Программа доступна бесплатно, но вы также можете получить еще больше функций, если купите расширенную версию программного обеспечения за 4,99 доллара США.

Загрузите календарь здесь.

6. DigiCal Calendar

DigiCal Calendar очень похож на Cal Calendar в том, что приложение ориентировано больше на дизайн, чем на его функциональность. Однако это не означает, что приложение не служит цели.

С помощью этого календарного приложения вы можете синхронизировать все свои календари и просматривать их по-разному.

Помимо основных функций, эта программа поддерживает Google Calendar, Outlook и включает некоторые уникальные и интересные функции. Вы можете сопоставить ключевые слова с изображением или настроить темную тему.

Приложение может даже показать вам прогноз погоды на три дня. Есть много других функций, которые заслуживают внимания людей, которые действительно любят пользоваться календарными приложениями.

Загрузите DigiCal Calendar здесь.

7. SolCalendar

SolCalendar можно назвать универсальным приложением. Он утверждает, что является универсальным цифровым решением, имеющим базовую функциональность календаря в сочетании с некоторыми другими расширенными функциями, такими как прогноз погоды на определенный день.

Приложение поддерживает Google Calendar, а также задачи, виджеты, лунный календарь и даже Foursquare.

Тем, кто ищет приложение-календарь, которое охватило бы все аспекты его функциональности, стоит обратить внимание на SolCalendar.В этом приложении много интересного; программа отлично справляется с работой в режиме «все в одном».

Test SolCalendar — приложение доступно бесплатно. Вы можете протестировать его, не приобретая услугу.

Загрузите SolCalendar здесь.

8. IRL Event Social Network

Одно из самых уникальных приложений в этом списке — приложение IRL Event Social Network. Как видно из названия, основное внимание в этом приложении уделяется социальным сетям.В отличие от других платформ социальных сетей, вы можете считать, что эта платформа работает аналогично Meetup.com. Это сайт, на котором вы можете общаться с людьми в вашем районе, которые разделяют схожие интересы.

IRL — это то, что в то же время предоставляет удобный календарь для планирования событий и планирования своего дня. Хотя из-за того, что это второстепенная задача, вам не хватает многих аспектов синхронизации, которые есть в других приложениях в этом списке. Тем не менее, из-за этой огромной социальной функции ее стоит рассмотреть тем, кто хочет установить больше связей.

Загрузите социальную сеть IRL Event здесь.

9. Календарь сегодня

Календарь сегодня — один из самых модных и ярких календарей в нашем списке. Это решение было одним из первых, которое действительно охватило материальный дизайн, и остается одним из немногих, которые придерживаются аккуратного стиля.

Приложение-календарь предлагает яркие цвета, простые элементы управления и отличную функциональность. Это не такое тяжелое приложение, как многие другие; он не съест всю память вашего устройства.

Если вы не ищете чего-то сложного и сверхфункционального, Календарь на сегодня — это то, что вам нужно. Вы всегда можете протестировать приложение перед оплатой — программа доступна бесплатно.

Загрузите календарь на сегодня здесь.

10. Timepage

Timepage — это интуитивно понятное приложение-календарь, которое будет управлять вашим временем так, как не могут другие приложения-календари. Он предлагает те же функции, которые вы ожидаете от других приложений-календарей: возможности для записи событий, уведомлений и напоминаний, погоды и продолжительности вождения до определенного события.Однако приложение выходит за рамки этих функций по двум причинам.

Первый способ заключается в том, что, хотя приложение отправляет вам уведомления, оно также имеет напоминания о том, что будет дальше. Это дополнительное время позволит вам подготовиться и при необходимости внести коррективы в свой день.

Вторая функция, более важная, — это тепловая карта, когда вы переходите к полному просмотру календаря. Эта тепловая карта показывает, в какие дни вы наиболее заняты, а в другие дни — свободнее.Эта тепловая карта позволяет быстро определить, в какие дни лучше всего добавлять события и другие задачи.

Загрузите временную страницу здесь.

Наш вердикт

Поиск подходящего приложения для управления различными календарями и планирования напряженного дня иногда может превратиться в полосу препятствий. Но эти приложения могут помочь вам спланировать успех и легче достичь ваших целей.

Большинству из нас нужны гибкие приложения, которые можно легко использовать для управления нашим жестким графиком.Приложение должно иметь все необходимые функции планирования времени и быть интуитивно понятным.

Стильный дизайн и безграничная совместимость также имеют значение. Такую программу не всегда легко найти.

Вышеупомянутые цифровые календарные решения относятся к категории «ценность» использования. Они современные, многофункциональные, легкие и легкие. Выберите тот, который вам нравится!

Дополнительные приложения для повышения производительности для лучшего управления временем

Фото: Unsplash через unsplash.com

Лучшая система управления временем

Многие люди ошибочно принимают учет времени за управление временем.Они неукоснительно следят за всем, что делают каждый день, в течение недель или даже месяцев. А потом перестают это делать, потому что не заметили никаких положительных изменений. Конечно, они исключили несколько событий и сделали некоторые другие приоритетными. Но им ничего не удалось; они его только что переставили. В конце дня они все еще измотаны и разочарованы.

Но отслеживание того, как вы проводите свое время, — это не управление временем. Тайм-менеджмент — это изменение того, как вы проводите время.Для эффективного управления временем вы должны применить систему управления временем, которая поможет вам увидеть, где можно и нужно внести изменения … что означает, что первым шагом управления временем является анализ того, как вы проводите свое время, чтобы вы могли определить, на что изменения, которые вы хотите внести.

Категории использования для эффективной системы

Как вы управляете временем? Секрет эффективной системы тайм-менеджмента кроется в категориях. Посмотрите в свой календарь на завтра. Вероятно, он уже полон событий и мероприятий, которые вы надеетесь выполнить.

Во время работы или после нее вы будете заполнять пустые поля подробностями о том, что вы сделали. В конце дня посмотрите список и пометьте каждую задачу и / или событие одной из следующих категорий. Сколько времени в течение рабочего дня вы провели:

Тушение пожаров

Неожиданный телефонный звонок. Отчет, необходимый для встречи, который должен был быть напечатан вчера. Отсутствующий файл, который должен быть у вас на столе. Сколько времени вы провели в кризисном режиме? Для большинства людей это отрицательная категория, которая истощает их энергию и мешает их продуктивности.

Работа с прерываниями

Телефонные звонки и люди, приходящие к вам в офис, вероятно, будут первыми в списке, когда вы относите события к этой категории. Опять же, для большинства людей это отрицательная категория, потому что она влияет на производительность (а иногда и убивает).

Выполнение запланированных задач

Это наиболее эффективное использование времени в течение рабочего дня. Вы контролируете ситуацию и делаете то, что намеревались достичь. Запланированные задачи могут включать в себя телефонные звонки, встречи с персоналом, даже ответ на электронное письмо — если это задачи, которые вы включили в свою повестку дня.

Бесперебойная работа

Возможно, вы не работаете над задачей, которую планировали выполнить, но вы должны что-то достичь, и для большинства людей это очень продуктивный и позитивный режим работы.

Бесперебойное время простоя

Это время в течение рабочего дня используется для восстановления сил и перегруппировки. Обед или перерыв в середине утра могут быть засчитаны, если они не прерываются. Если вам посчастливилось работать с компанией, которая предлагает тренажерные залы или комнаты для сна, это тоже будет считаться.Каждому человеку необходимо определенное количество непрерывных простоев в течение дня, чтобы быть продуктивным в рабочее время.

Прошлая неделя — ключ к будущему

Теперь, когда вы понимаете категории этой системы управления временем, пора использовать их для анализа вашей «типичной» рабочей недели. Используя любую календарную систему, которую вы используете для составления списка встреч и занятий в повседневной жизни, вернитесь и выберите последнюю типичную неделю.

Просмотрите записи каждого рабочего дня и распределите их по категориям в соответствии с указанными выше категориями управления временем, если вы еще этого не сделали.Хранение промежуточной суммы в конце каждого дня позволит легко увидеть, как вы проводите свое рабочее время каждый день.

Теперь у вас есть данные, необходимые для изменения того, как вы проводите время на работе. Вы тратите слишком много времени на тушение пожаров? Затем вам необходимо внести организационные или физические изменения, чтобы предотвратить или отсрочить эти постоянные кризисы. Например, приведите в порядок и реорганизуйте свой рабочий стол, чтобы вы могли легко находить нужные вам файлы, и установите порядок складывания файлов, которые вам нужны на следующий день, на свой стол перед тем, как уйти на день.

Недостаточно непрерывного простоя в течение рабочего дня? Затем вам нужно запланировать для себя время в течение рабочего дня. Например, перестаньте обедать за своим столом и физически покиньте здание на установленный обеденный перерыв.

Или запланируйте 10-15-минутный «перерыв» во второй половине дня, чтобы перекусить и размяться в офисе. Запланированные простои не должны быть продолжительными. Всего пяти минут, потраченных на что-то совершенно не связанное с работой, может быть достаточно для освежения знаний, чтобы повысить вашу продуктивность и улучшить свое самочувствие.

Вы можете эффективно управлять своим временем

Применяя рабочие категории управления временем и внося необходимые изменения, чтобы проводить больше времени в течение рабочего дня в положительных категориях и меньше — в отрицательных категориях, вы действительно сможете эффективно управлять своим временем — и достичь истинной цели тайм-менеджмента, почувствовать себя лучше.

Революционная новая система тайм-менеджмента, разработанная для 21 века. — Карл Пуллейн

Встроенные процедуры и основные направления

Есть задачи, которые вы должны выполнять ежедневно, еженедельно или ежемесячно, которые не продвигают вашу работу или цели, — например, мытье машины, вынос мусора. выход, оплата счетов и т. д.Используя метод временного сектора, вы создаете сектор для своих повторяющихся процедур и областей внимания, чтобы они появлялись только тогда, когда вам нужно их увидеть, поэтому вам не нужно реорганизовывать их каждую неделю или месяц.

Затем есть области вашего внимания, задачи, которые действительно продвигают вас к достижению ваших целей и рабочих проектов. С их помощью вы устанавливаете критические задачи — задачи, которые определяют 80% вашего прогресса — и делаете их повторяющимися задачами, которые появляются в вашем дневном представлении, когда они должны быть выполнены.

Подождите! Где мне управлять своими проектами?

Хороший вопрос. Управление проектами осуществляется в приложении для заметок. Намного более логичное место для управления проектами. Ваше приложение для заметок может содержать изображения, файлы, ссылки, заметки о собраниях, диаграммы Ганта и индикаторы выполнения. Вы можете проводить мозговой штурм, проверять, где находится проект, и делиться заметками с коллегами, чтобы ваш список задач не был скомпрометирован благонамеренными коллегами и начальниками.

По мере того, как вы разрабатываете свои цели и проекты, вы можете добавлять задачи, которые необходимо выполнить, непосредственно в соответствующий сектор.Если вы последовательно проводите короткие ежедневные и еженедельные сеансы планирования, ничего не будет упущено, а задачи будут выполнены вовремя.

Метод сектора времени — это система повышения производительности, подходящая для двадцать первого века. Предназначен для простоты и создан для того, чтобы вернуть вам больше времени, чтобы вы могли выполнять свою работу вовремя, без стресса, перегрузки и упорядочивания, создаваемого старыми системами повышения производительности.

Курс Time Sector покажет вам:

• Как настроить свои временные секторы

• Как использовать ваши области фокусировки и папки с процедурами

• Как собрать свои задачи и обработать их в нужное место временной сектор

• Как использовать метод временного сектора

• Как проводить сеанс ежедневного планирования

• Как использовать даты с временным сектором «На этой неделе»

• Как выполнять еженедельное планирование сеанс

• Как управлять своими целями и проектами

• Как настроить метод временного сектора в напоминаниях Apple

• Как настроить метод временного сектора в Microsoft To-Do

• Как сделать настроить метод временного сектора в Todoist

Метод временного сектора — это интуитивно понятная и простая система повышения производительности, созданная, чтобы вы могли тратить больше времени делать свою работу и меньше времени на обработку и организацию.