Нужно ли ставить печать на штатное расписание
Сразу непонятно, нужно ли ставить печать на штатное расписание. Что будет, если его не поставить? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. В свою очередь, утверждение «штатки» вызывает вопросы. Нужно ли ставить печать на штатное расписание, где «согласовано»? Ответ на вопрос – в материале.
Составляем по желанию
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, есть ли потребность в штатном расписании, или можно обойтись без него.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
- разные права и обязанности;
- различный уровень ответственности.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.
Понятно, что имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание работников. Понятно, что при наличии «штатки» менеджеры компании располагают всей полнотой информации о персонале при принятии важных для компании управленческих решений.
Если по «штатке» принято положительное решение, то неминуемо встанет вопрос об утверждении документа. Надо ли ставить печать на штатное расписание?
Подписание и утверждение
После того, как работа над «штаткой» окончена, документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем кадровой службы. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако если документ занимает не одну страницу, то можно визировать каждый лист графика.
После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Необходимо ли ставить печать на штатное расписание?
Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).
Ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на штатном расписании (форма Т-3), отрицательный. Дело в том, что форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, не предусматривает проставления печати на штатном расписании, утвержденном руководителем компании. Места для печати в унифицированной форме не предусмотрено.
Другое дело самостоятельно разработанный бланк. Если он предусматривает прикладывание печати, то ответ на вопрос, нужно ли на штатном расписании ставить печать организации, будет утвердительным.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
blogkadrovika.ru
Нужно ли ставить печать на таких кадровых документах, как штатное расписание, трудовой договор, трудовая книжка?
Нужно ли ставить печать на таких кадровых документах, как штатное расписание, трудовой договор, трудовая книжка?
Единого порядка использования печати в кадровых документах нет. Если говорить по конкретным документам, то нужно заметить следующее.
Штатное расписание рассматривается как определенный вид кадрового планирования, ведь этот документ содержит перечень структурных подразделений и должностей, количество штатных единиц и данные по зарплате специалистов. То есть, этот документ в первую очередь предназначен для внутреннего использования. По этой причине нет необходимости прибегать к использованию печати на штатном расписании.
Важную информацию о печатях и штампах вы найдете в материале здесь.
Многие российские организации продолжают в своей работе применять унифицированную форму штатного расписания. В данной форме штатного расписания ее автор – Госкомстат России — не предусмотрел места для печати. О необходимости использования печати также не упоминается и в «Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Законодатель не упоминает про обязательность использования печати и в трудовом договоре.
В ч. 1 ст. 57 ТК РФ перечисляются те сведения, которые должны войти в трудовой договор каждого работника. Однако печать в их числе не называется. О наличии печати в трудовом договоре мы не читаем и в других положениях ТК РФ.Что же касается печати в трудовой книжке, то в этом вопросе необходимо опираться на действующие инструкции о порядке работы с этим документом.
Наиболее важными среди них являются постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Согласно этим нормативно-правовым актам, печать в трудовой книжке проставляется на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, а также после внесения записи об увольнении. Также печать ставится на внутренней стороне обложки трудовой книжки при изменении на титульном листе сведений о фамилии, имени, отчестве и др. Л.В. Французова, практикующий юрист[1] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
www.sekretariat.ru
Приказ об утверждении штатного расписания: бланк и образец заполнения
Как составить приказ об утверждении штатного расписания и как его хранить? В статье вы найдете образец заполнения приказа и сможете скачать готовый бланк документа.
Когда требуется приказ
Основаниями для утверждения нового штатного расписания могут быть:
С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>
- введение новой должности или при выводе ее из состава организации;
- изменение размера оклада по должности или замена их тарифными ставками;
- внесение изменений названий штатных подразделений или должностей;
- ликвидация вакантных должностей в штатном расписании.
При этом если изменения в штатное расписание носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.
Приказ об утверждении штатного расписания необходим, чтобы штатное расписание вступило в силу.Следует учесть, что изменение штатного расписания в отношении должностей, которые заняты сотрудниками, должно сопровождаться в обязательном порядке и изменением трудовых договоров этих сотрудников, поскольку меняются его существенные условия: название должности, порядок оплаты труда, структурное подразделение, если оно зафиксировано в трудовом договоре.
Указанный порядок распространяется как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.
Как составить приказ
Унифицированной формы документа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.
Для оформления приказа используйте фирменный бланк организации.
В шапке документа укажите организационно-правовую форму организации и ее наименование.
В заголовке документа укажите его краткое содержание — об утверждении штатного расписания.
В основном тексте приказа реквизиты штатного расписания, которое вводят в силу и его номер, а также общее количество штатных единиц и месячный фонд оплаты труда. Также следует прописать дату, с которой вступает в силу нового штатное расписание.
Образец заполнения приказ об утверждении штатного расписания
Читайте по теме в электронном журнале
Кто подписывает приказ
Приказ об утверждении штатного расписания подписывает руководитель организации, либо уполномоченное лицо. Сотруднику, который ответственен за составление штатного расписания, объявляют документ под роспись. При этом он ставит дату ознакомления.
Если организация использует самостоятельно разработанную форму документа, она вправе включить в него такой реквизит, как печать организации, либо отказаться от него. В результате если самостоятельно разработанная форма приказа по личному составу предусматривает проставление печати организации, то такую печать следует проставлять, если нет – то печать ставить не нужно. Такие выводы следуют из положений статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Вместе с тем, если приказ нужен для внешних контрагентов, то на нем нужно проставить печать организации.
Срок хранения приказа
Приказ об утверждении штатного расписания относится к документам по основной деятельности. Хранить его нужно постоянно.
www.pro-personal.ru
Приказ на утверждение штатного расписания. Образец 2018 года
Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа на утверждение штатного расписания .docСкачать образец приказа на утверждение штатного расписания .doc
Содержание и роль штатного расписания
Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.
В документе четко прописываются:
- структурные подразделения,
- названия должностей,
- количество сотрудников,
- условия их работы (график, заработная плата и т.д.).
При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.
В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.
На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.
К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.
Порядок утверждения штатного расписания
- Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
- Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
- Специальным приказом оно утверждается.
Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.
Можно ли менять штатное расписание
Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.
Кто составляет приказ
Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.
Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.
Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.
Привила составления приказа на утверждение штатного расписания
На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:
- номер и дату составления,
- наименование организации,
- ссылку на основание,
- суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
- номер и дату этого расписания,
- дату введения его в действие.
При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.
В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).
Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.
Правила оформления приказа
Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.
При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.
Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.
assistentus.ru
Чтобы утвердить штатное расписание, печать не нужна
Отсутствие печати не помешает организации утвердить штатное расписание. В унифицированной форме этого документа не предусмотрено место для печати.
Резюме
Штатное расписание по-прежнему можно не заверять печатью общества.
Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписание: о проставлении печати на штатном расписании
Бухгалтеру: повлияет ли на работу отсутствие печати?
С 7 апреля 2015 г. компании не обязаны иметь печать. Организациям, в уставе которых есть сведения о печати, целесообразно ее сохранить, поскольку велика вероятность того, что бухгалтер столкнется с необходимостью заверять печатью документы (подробнее о таких случаях см. ниже). При этом даже ее использование не гарантирует, что у бухгалтера организации не возникнут сложности, так как контрагент может отказаться от печати.
Кроме того, существуют организации, у которых имеется печать, но сведений о ней нет в уставе. Им, как и вновь создаваемым компаниям, следует обратить внимание на возможные последствия принятия решения не использовать печать.
Для организаций, имеющих печать, сведения о которой есть в уставе
Что будет с расходами, если контрагент не поставил печать на документах?
Ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Законе о бухучете не установлено, что на первичных учетных документах, подтверждающих, в частности, расходы в целях налогообложения прибыли, должна быть поставлена печать организации. Однако требование обязательно заверять печатью первичный документ может следовать, например, из порядка заполнения формы такого документа, либо самой унифицированной формы, либо формы первичного документа, разработанной налогоплательщиком.
Резюме
Если контрагент не заверит первичные документы печатью в тех случаях, когда это необходимо в силу применяемой формы, то налоговый орган, вероятно, будет чаще доначислять налоги, считая, что компания не проявила должной осмотрительности либо получила необоснованную налоговую выгоду. В случае если в первичных документах будут содержаться отдельные недочеты (например, отсутствие расшифровки подписи либо подписание документа неустановленным лицом), без печати организации, возможно, будет сложнее отстоять свою позицию.
В связи с этим во избежание рисков можно рекомендовать налогоплательщикам просить контрагентов ставить на документах печать, если в соответствии с формами такое заверение предусмотрено. В ином случае следует убедиться в том, что формы, утвержденные контрагентом, не требуют обязательно заверять их печатью. Для этого рекомендуем направить контрагенту соответствующий запрос. Даже если он не ответит, такой запрос, вероятно, может среди прочего свидетельствовать о проявлении должной осмотрительности.
Для организаций, имеющих печать, сведений о которой нет в уставе, а также для вновь создаваемых компаний
Помимо трудностей в отношениях с контрагентами, отказавшимися от печати, бухгалтер организации может столкнуться с рядом дополнительных сложностей, если компания решит не использовать печать.
Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность?
Налогоплательщик обязан подать в инспекцию декларацию по форме, утвержденной ФНС России по согласованию с Минфином России. В случае когда организация представляет отчетность на бумажном носителе, необходимо ставить печать. Такое правило содержится в утвержденных налоговым ведомством указаниях по заполнению форм деклараций (например, отчетности по налогу на прибыль или налогу на имущество организаций). Следует иметь в виду, что сейчас отсутствие печати на подаваемой организацией декларации является одним из оснований для того, чтобы инспекция отказалась ее принимать.
Резюме
Поскольку теперь предусмотрено, что обязательные случаи использования печати должны быть установлены в федеральных законах, а названное требование предусмотрено нормами подзаконных актов, возникает противоречие. С юридической точки зрения оно разрешается в пользу закона, т.е. противоречащие ему нормы подзаконного акта не должны применяться. Однако во избежание рисков рекомендуем организациям до появления разъяснений компетентных органов или внесения изменений в соответствующие приказы ставить печать при подаче налоговой отчетности на бумажном носителе в инспекцию. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1).
studopedya.ru