Резюме встречи: Резюме по итогам встречи с Заказчиком для определения реальной потребности в обучении

В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.

После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

• Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
• Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
• Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
• Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
• Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

• В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
• В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
• В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

• Сфера деятельности.
• Размер организации клиента, годовой оборот активов.
• Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
• Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
• Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Как оформить протокол деловой встречи

Деловая встреча или совещание очень важны для бизнеса, поэтому фиксация хода встречи и обсуждения действительно необходимы. 

Документ, который ведется на таких мероприятиях, называется протоколом деловой встречи.  
Обязанность протоколирования не редко является частью работы личного помощника руководителя. 
Как правильно оформить протокол деловой встречи разберем далее. 

Протокол деловой встречи — как оформить и почему нужен?

Для чего нужно протоколировать? 
Если на встрече присутствует более двух человек, то рекомендуется ведение специального документа — протокола. Он необходим, чтобы дебаты или переговоры были точно зафиксированы, также как и достигнутые договоренности с партнерами. 

Важно! От протокола зависят многие решения руководителя и его дальнейшее взаимодействие с клиентами. Хотя этот документ и способствует достижению новых бизнес-контрактов, сам по себе он не является договором и юридической силы иметь не может. 

Оформление протокола деловой встречи 

1. Обязательно указывается название компании или фирмы, время и дата мероприятия, а также его место проведение. Например, конференц-зал или ресторан. 

2. В документе следует перечислить всех участников встречи. Регламент таков, что в некоторых случаях достаточно лишь ФИО принявших участие лиц, без указания должностей или специализации.

3. Если на встрече присутствуют привлеченные специалисты (аудитор, программист или переводчик), то они тоже вносятся в прокол, но в качестве сноски или приложения. 

4. Что еще? Конечно, повестка или тематика дня. Какие вопросы планируется обсудить или проекты рассмотреть. 
Например, новый контракт с клиентом, договор о поставке товара и т. д. 

5. Как только основные данные внесены, можно приступать к краткому описанию хода мероприятия. 
На практике это должно выглядеть так: выступающие, внесенные предложения, возражения, добавления и контрпредложения. 
Темы встречи желательно выносить в отдельные пункты протокола, так удобнее в дальнейшем найти нужный момент и фиксировать напротив него вынесенное общее решение.

Важно! В протоколе запрещено использовать не нормативную лексику, жаргон или иные формы речи. 
По правилам делового этикета, в документ разрешается вносить лишь косвенную речь. 

6. И, наконец, заключительная часть протокола деловой встречи — выводы. В эту часть следует вынести следующее: в результате обсуждения стороны пришли к общему решению или не пришли, какие решения были приняты, кто будет ответственным исполняющим лицом и т. д. 

7. Важно! Указание в протоколе отметки времени действительно важный момент. Она помогает заранее определить продолжительность мероприятия и контролировать незапланированное время на встречу. 

8. В конце встречи документ нужно подписать. Первым подпись ставит секретарь, а затем председатель совещания. На деловой встрече таковым считается руководитель-организатор. 
После этого документ регистрируется. 

Считается правильным предоставить протокол мероприятия всем участникам, сразу после его завершения, но на практике это не всегда возможно.

Чтобы узнать больше о ведении протокола и его оформлении,
получить дополнительные знания и повысить свой профессиональный уровень —
приходите учиться к нам! 
Запишитесь на наши курсы «Делопроизводство» или «Деловой протокол и этикет» уже сегодня! Ждем Вас!

Как написать резюме встречи или фиксация договоренностей / События на TimePad.ru

Регистрация на событие закрыта

Извините, регистрация закрыта. Возможно, на событие уже зарегистрировалось слишком много человек, либо истек срок регистрации. Подробности Вы можете узнать у организаторов события.

Другие события организатора>

Learning Shop | Магазин образования и образовательных услуг

1931 день назад

31 января 2016 c 10:00 до 17:30

Москва

Москва ул. Пятницкая, 74, стр. 5

Учебный курс «Как написать резюме встречи или фиксация договоренностей» предназначен для: собственников малых и средних предприятий, менеджеров по продажам, предпринимателей, менеджеров pre-sale, менеджеров по развитию бизнеса, иных специалистов, чей доход напрямую связан с ростом, развитием и увеличением продаж по какому-либо направлению. Продолжительность: 1 день / 8 часов.

Расскажите друзьям о событии

Учебный курс «Как написать резюме встречи или фиксация договоренностей» предназначен для:

• собственников малых и средних предприятий,
• менеджеров по продажам,
• предпринимателей,
• менеджеров pre-sale,
• менеджеров по развитию бизнеса,
• иных специалистов, чей доход напрямую связан с ростом, развитием и увеличением продаж по какому-либо направлению.

Продолжительность: 1 день / 8 часов.

Содержание курса:

• Зачем писать резюме встречи.
• Как написать резюме встречи.
• Как закрепить и реализовать договоренности и результаты встреч.
• Учимся записывать результаты встречи правильно и получать письменное подтверждение договоренностей.

Как поведение родителя влияет на поведение ребёнка? Краткое резюме встречи родительского клуба

Анастасия Шаткевич

В Центре поддержки детей с аутизмом впервые состоялась встреча родительского клуба «Растём вместе» в онлайн-формате. 

8 мая 2020 специалисты центра вместе с родителями попытались взглянуть на общение с ребенком и его поведение через поведение взрослого человека — родителя и педагога. Основным спикером стал психолог Олег Трофимович. Встреча продлилась около 2,5 часов и включила теоретическую часть и большую часть практического разбора конкретных ситуаций на примерах родителей из жизни. Мы подготовили публикацию с основными тезисами, озвученными во время встречи. 

Анализ нашего общения с ребенком и в целом то, что мы делаем по отношению к ребенку, как реагируем в разных ситуациях, что пытаемся получить взамен на общение, чему научить — все это меняет поведение ребенка, саму ситуацию и наше собственное поведение. 

РЕБЕНОК РЕАГИРУЕТ ВСЕГДА 

Ребенок всегда реагирует на то, как мы себя ведём — это включает и речь, и жесты, и саму ситуацию и даже предметы, которые окружают. В Голландии было исследование, где изучалась реакция детей и по его результатам был сделан вывод, что нет детей, которые бы не реагировали. Реакция есть всегда даже у детей, которые не говорят и не понимают слов — в любом случае ответ на наше к ним обращение вызовет ту или иную реакцию.  

ПОЗИЦИЯ ДЕТЕКТИВА 

Человек, который общается с ребенком, должен быть хорошим детективом или, если называть иначе, экспериментатором и наблюдателем. Он должен внимательно наблюдать за тем, что происходит, в какой конкретно ситуации, по сути за поведением ребенка и за поведением самого себя. Именно направленность на исследование, на нахождение причин и следствий дает нам возможность влиять на ситуацию и менять ее. Это один из самых главных шагов в построении коммуникации с ребенком. 

Часто и много мы читаем или говорим о функциональном анализе поведения именно ребенка с аутизмом, но и анализ себя самого может также способствовать движению навстречу пониманию и общению. Сформировав позицию наблюдателя можно отследить свои реакции, которые помогут нам понять, почему мы на выходе получаем то, что получаем. 

Олег Трофимович, психолог: «Данная позиция хороша в тех случаях, когда мы не представляем с чем связано поведение ребенка и почему оно появляется. В критических ситуациях, мы в большинстве случаев сами очень взволнованы. Переключившись на позицию экспериментатора можно посмотреть на ситуацию иначе, сказав себе «Раз я не могу пока повлиять на эту ситуацию, я могу по крайней мере попробовать изучать, попробовать ее проанализировать, выстраивая свои представления о ней». 

ОЦЕНКА СИТУАЦИИ 

Ситуация — это не обязательно проблемное поведение. Это может быть обучение новому навыку, просьба и ожидание ответа от ребенка, или даже просто свободное время ребенка и наблюдение за ним в этот момент. Научиться исследовать ситуацию и общение, которое возникает в ней, не имеет какого-то конкретного плана или алгоритма действий, как это делают с поведением например. Здесь речь идет о том, что мы все живые люди и мы реагируем так как реагируем, поэтому важно зафиксировать момент — остановиться и взглянуть на свое видение проблем ребенка, научиться менять имеющуюся оценку ситуации, подстраивая ее под саму меняющуюся ситуацию, оценивая свое поведение и поведение ребенка. 

Пример родителя: «Какое-то время мы не могли построить наше общение с ребенком. Мне просто хотелось, чтобы он меня услышал. Сейчас экспериментальным путем я поняла, что чем меньше я говорю, тем быстрее мои инструкции доходят. Контроль и точные инструкции, или какие-то короткие пожелания имеют хороший положительный отклик в зависимости от ситуации, когда загружаешь ребенка множеством слов. Я стала сокращать свои фразы и это возымело хороший результат». 

Пример специалиста центра: «Мальчик, приходя на занятия, постоянно пытался раздеться, а дома преимущественно ходил полностью все с себя сняв. Мама очень долго искала, каким образом можно изменить поведение мальчика, наблюдая и за своим поведением. В итоге пришла к тому что, снимал ребенок в основном вещи из хлопка или другого материала, но если ему были предложены джинсы, то он уже не пытался их снять. Мама отследила поведение и за мальчиком и за собой и проблема была решена покупкой большого количества джинсовых вещей. Мальчик перестал снимать с себя одежду, а мама стала работать над тем, чтобы ребенок носил и другую одежду. В итоге они к этому пришли».

Ольга Певец, психолог: «Иногда кажется, что наше поведение в какой-то ситуации единственно возможное. И вроде ты проверяешь степень осознанности и понимаешь, что твое поведение в значительной степени влияет на поведение ребенка, но все же считаешь свое поведение единственно правильным. На самом деле хочется попробовать расширить границы и поискать другие пути решения, потому что сама ситуация ограничивает нас во многом — это и мысли о том, что скажут другие люди, и чувства раздражения и злости в ситуациях, когда ребенок, к примеру, в истерике. И все это нормально. Но часто именно эти эмоции не дают нам возможности подняться на ступеньку выше и проанализировать каким образом можно поступить еще и какие есть варианты. Здесь самое важное — это дистанцироваться от ситуации. Конечно, из-за волны чувств в самой ситуации бывает сделать это очень тяжело, но тогда уже после нее попробовать проанализировать свое поведение и поискать другие возможные варианты поведения».

По итогам общения с родителями Олег Трофимович, психолог центра, выделил несколько важных моментов в формулировании целей и их достижений при анализе своего поведения и его влияния на поведение ребенка: 

1. Дистанцирование от влияния извне. В общении с ребенком мы абстрагируемся от влияния из вне. Имеется ввиду, что если мы чему-то учим, если мы что-то предполагаем, если мы анализируем и что то предпринимаем, нам нужно обязательно сказать себе: «Вот есть я и есть ребенок». В особенности это касается ситуаций на улице, в транспорте, в магазине и других общественных местах, где есть много людей и кто-то может обязательно подойти и начать предлагать помощь, советы и так далее. От этого всего нужно просто абстрагироваться. В городе есть большое количество людей и, наверное, каждому человеку не объяснишь и не расскажешь. «Здесь есть я и есть ребенок, надо будет где-то с ним на полу в магазине лечь — лягу, я буду действовать так как буду считать нужным» — такой посыл.  
2. Поле ребенка. В ситуации наблюдения есть такое понятие как поле ребенка и здесь важно не спешить действовать. Важно понаблюдать как ребенок ведет себя сам в этой ситуации без каких-либо влияний извне и уже после этого делать выводы. Потом думать и действовать — выносить гипотезу и предлагать решение. 
3. Помощь. Наша помощь, когда мы обучаем, должна очень сильно варьировать от непосредственной до ее полного отсутствия в моменте, когда ребенок старается и уже действует в ситуации самостоятельно. 
4. Время. Как бы мы не хотели, изменить что-то не получится в одночасье, особенно когда это касается поведения. Такое «попадание в цель» случается крайне редко, когда мы раз и угадали сразу какая именно ситуация вызывала то или иное поведение. Соотвественно изменения ситуации — это процесс, движение к. 
5. Навешивание ярлыка. Стоит научиться не навешивать ярлыки своему ребенку в своем поведении. «Ты вредный», «Ты капризный», «Ты плохой» — все это ярлыки, которые сильно ограничивают родителя в стремлении понять своего ребенка и выстроить с ним эффективную коммуникацию.  

Центр поддержки детей с аутизмом выражает благодарность всем родителям, которые активно принимают участие в родительском клубе «Растём вместе». Следующая встреча состоится ориентировочно через месяц. Следите за нашими новостями в Facebook. 

Подробнее о родительском клубе «Растём вместе»

Читать ещё: 

Интервью с Олегом Трофимовичем. “Сначала говорят, что само рассосется, а потом спрашивают, где ж вы были раньше?”

Специалисты центра и родители обсудили тему проблемного поведения

Как приучить ребенка с аутизмом к туалету

Как правильно протоколировать совещания | Консалтинговая компания «Правила игры»

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

• Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
• Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
• Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
• Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
• Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
• Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
• Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
• Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

• Решения, которые касаются всех
• Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
• Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

Карта сайта — Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарева

Array ( [0] => Array ( [TEXT] => Университет [LINK] => /ru/university/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 0 [PARAMS] => Array ( ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => ) [1] => Array ( [TEXT] => Образование [LINK] => /ru/education/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 1 [PARAMS] => Array ( ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => ) [2] => Array ( [TEXT] => Наука и инновации [LINK] => /ru/sci/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 2 [PARAMS] => Array ( ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => ) [3] => Array ( [TEXT] => Международные связи [LINK] => /ru/international/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 3 [PARAMS] => Array ( ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => ) [4] => Array ( [TEXT] => Студенту [LINK] => /ru/student/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 4 [PARAMS] => Array ( ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => ) [5] => Array ( [TEXT] => Абитуриенту [LINK] => /ru/abiturs/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 5 [PARAMS] => Array ( ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => ) [6] => Array ( [TEXT] => Документы [LINK] => /ru/university/documentation/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 6 [PARAMS] => Array ( ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => ) [7] => Array ( [TEXT] => Страница ректора [LINK] => /ru/rector/ [SELECTED] => [PERMISSION] => R [ADDITIONAL_LINKS] => Array ( ) [ITEM_TYPE] => D [ITEM_INDEX] => 7 [PARAMS] => Array ( ) [DEPTH_LEVEL] => 1 [IS_PARENT] => ) )

Деловые встречи на английском | EnglishExplained.

Один из элементов работы в офисе – бесконечные встречи и совещания: с начальником, с подчиненными, с коллегами, с клиентами, с подрядчиками; от ежедневных летучек до ежегодных собраний акционеров, от совместных перекуров до выездных конференций. В каких-то компаниях таких встреч не очень много, а в каких-то они занимают почти весь рабочий день. Помню, когда я перевелся в отдел, где в среднем приходилось участвовать в 3-4 встречах каждый день, я с непривычки недоумевал – «когда ж вы тут работать успеваете». Что тут сказать, разные компании – разные стили работы. Сегодня мы познакомимся с английской лексикой, которая пригодится для всех этих бесконечных заседаний.

Book somebody’s time

Нормальная практика в большой компании – назначать митинги с помощью какой-нибудь программы, где видно расписание всех сотрудников. Там же вы выбираете время встречи, бронируете комнату, и «бронируете» время тех, с кем назначаете встречу. По-английски это так и будет: book somebody’s time, то есть, буквально, «забронируйте мое время» – как будто это не живой человек, а столик в ресторане или комната в гостинице. С другой стороны, что же тут удивительного – и сотрудник, и его рабочее время – ценный ресурс, нужный многим. Если нужно его внимание, бронируй его и используй с пользой.

I agree, we do need to discuss it, but I don’t have time for it right now. Can you book an hour of my time on Friday, second half? Согласен, это надо обсудить, но прямо сейчас у меня на это нет времени. Можете забронировать часовую встречу со мной во второй половине пятницы?

Face time

Встречаясь с кем-то, вы получаете его «face time«, то есть, буквально, «время лица» – как бы странно это ни звучало. Тут имеется в виду «личная встреча», как противоположность решения вопросов с помощью, например, переписки по электронной почте.

I don’t think this is the kind of problem you can solve by email. I need some face time with you sometime this week. Я не думаю, что эту проблему можно решить по электронной почте, мне нужна личная встреча на этой неделе.

Возвращаясь к деловым встречам, есть несколько интересных названий разных встреч, о которых я хочу рассказать. А сами встречи и совещания по-английски называются meetings, не путать со значением слова «митинг» в русском языке – здесь не будет ни лозунгов, ни выступлений, ни политических требований. Meeting – это просто «деловая встреча». Итак, давайте посмотрим, какие для них есть интересные названия в английском языке.

Stand-up meeting

Стоячий митинг, или, скорее, «митинг на ногах» – это когда участники общаются стоя, обычно в небольшом кругу. Чаще всего в таком формате проходят утренние «летучки», где сотрудники делятся с коллегами сделанным за вчера и планами на сегодня. Почему же они не присядут, ведь «в ногах правды нет»? Потому, что задача stand-up meeting – очень кратко проинформировать всех о текущем состоянии дел – и все. Он должен пройти быстро (5-10 минут), не отвлекать от основной работы и не перерастать в обсуждение конкретных вопросов.

Let’s start our stand up meeting. Everyone, please let everybody know what you did yesterday and what you will be working on today. Итак, начинаем. Пожалуйста, пусть каждый расскажет, что сделал вчера и чем планирует заниматься сегодня.

Catch up meeting

Следующий тип встреч это, как правильно регулярные встречи, на которых сотрудники рассказывают о прогрессе, сверяют планы, обсуждают рабочие вопросы.  Я говорю о так называемых catch up meetings. Catch up – то есть, буквально, встреча на которой участники, наконец, смогут «догнать» друг друга – звучит, как будто они до этого беспорядочно бегали и вот наконец встретились. Часто такие встречи проходят регулярно между начальникам и подчиненным, например weekly catchup meeting, на котором раз в неделю босс проверяет как идут дела и раздает новые ЦУ.

It has been a while since I check on your progress. Can we have a catch up meeting tomorrow? Давненько мы не смотрел, какой у вас сейчас прогресс. Давайте завтра устроим встречу, чтобы понять что происходит.

Touch base

Еще одно модное слово, используемое для таких митингов – touch base, то есть буквально «коснуться базы». По названию можно подумать, что это что-то из бейсбола, но нет, скорее это что-то из военной терминологии – я представляю самолеты, которые возвращаясь с задания, приземляются, трогая базу своими шасси, чтобы обсудить будущие вылеты. Как и catch up такие митинги часто проходят регулярно, чтобы «держать руку на пульсе».

Did you already have a touch base with your boss this week? I wonder if he brought up the new project we start next month? На этой неделе у тебя уже была встреча с боссом? Любопытно, упомянул ли он новый проект, который мы начинаем в следующем месяце?

Kick off meeting

Следующий тип встречи – встреча, с которой вы начинаете работать над проектом: собираете всех будущих участников, исполнителей, менеджеров, возможно, заказчиков. Вы обсуждаете подробности реализации, планируете и распределяете работу. Для такого первого, установочного митинга, есть интересное название – kick off meeting. Такео название он получил от kick-off – первого удара в футбольном матче, после которого, собственно, и начинается игра.

I know this may look a bit complicated right now. But nothing to worry about – I’ll setup a kickoff meeting to explain to everybody what this project is about and who’s doing what. Знаю, сейчас это кажется немного запутанным. Но не волнуйтесь – я организую встречу, чтобы рассказать про этот проект, и кто что будет делать.

Follow up meeting

А вот другая ситуация. Вы провели встречу, обсудили проект, раздали задания. Следующий этап – встретиться еще раз через некоторое время, проверить как идут дела, ответить на вопросы, что-то скорректировать. Такая повторная встреча называется follow up meeting – то есть встреча, которая «идет следом». Вообще, follow up – популярное бизнес слово: follow up email – письмо, которое надо отправить после встречи или обсуждения; follow up questions — вопросы к только что услышанному; to follow up – сделать что-то в последствии, проследить, позаботиться о чем-то.

That’s all for today, let’s have a follow up meeting next week to see how everybody is doing. На сегодня все, давайте проведем следующую встречу на следующей неделе, сверимся у кого как дела.
Someone from sales told me we have an expired offer on the website. Can you follow that up, please? Кто-то из отдела продаж сказал у нас на сайте до сих пор висит старое предложение. Можешь проверить, пожалуйста?

All hands meeting

Теперь представим митинг, на котором собираются все сотрудники компании, чтобы послушать доклад генерального директора, про то как мы «выполнили и перевыполнили», или про то, как приходят новые годы и «они будут тоже трудны». В английском для таких собраний есть интересное название – all hands meeting. Название пришло из выражения all hands on deck – так звучит команда всему экипажу корабля построиться на палубе.

Welcome everybody to all hands meeting. Today I want to share with you all what our company has and hasn’t achieved last quarter. Я рад приветствовать всех на общем собрании. Позвольте рассказать о том, что нашей компании удалось и не удалось достичь за прошедший квартал.

Town hall

Еще одно название для подобных митингов – town hall meeting. Town hall – это здание администрации в маленьком городке. Именно в нем собираются жители чтобы обсудить свои вопросы. Вот точно так же и все сотрудники компании собираются на town hall meeting. Оба этих названия – и town hall meeting, и all hands meeting используются практически одинаково, но town hall предполагает диалог, вопросы из зала руководству, в то время как all hands – это просто односторонний доклад начальства сотрудникам.

Last week on the town hall meeting CTO presented new policy on cyber security. Everybody started asking which social media it was still okay to use. На прошлом общем собрании технический директор рассказал про новые правила кибербезопасности. Все начали спрашивать какими социальными сетями все еще можно пользоваться.

Pow wow

Еще одно термин для митингов, который можно услышать в офисе – это Pow wow (читается «паувау»). Так можно назвать короткую встречу между коллегами, чтобы обсудить какую-нибудь текущую проблему. Из серии, когда писать в почте или скайпе долго, проще встретиться и переговорить.

Вы наверняка заметили, что слово это звучит явно как-то не «по-английски» – и действительно, пришло оно от американских индейцев: паувау это традиционное собрание коренных жителей американского континента с битьем в барабаны и ритуальными танцами.

Должен, впрочем, вас предупредить: в наш век политкорректности и всеобщей обидчивости термин powwow для обозначения обычного, не индейского митинга, может быть воспринят неоднозначно. Используйте с осторожностью.

Agenda

Следующий термин: то, без чего не обходится каждое, или почти каждое, собрание – повестка дня, или по-английски, agenda. Длинная, короткая, формальная или просто написанная на клочке бумаги – agenda перечисляет те темы, которые надо будет обсудить. Кроме конкретных деловых вопросов, она может включать в себя, например buffer time – буферное время, или как его еще называют, «подушка времени». Так называют время, которое специально оставлено свободным, ведь все мы понимаем, все равно мы не уложимся в отведенное время, и хорошо бы это предусмотреть заранее.

Welcome everybody. I suggest we start right away — we have a lot of things on our agenda today. Всем добро пожаловать. Предлагаю сразу начать — сегодня у нас на повестке много вопросов.

AOB

Последним пунктом повестки часто стоит AOB – это сокращение означает «any other business«, по-русски такой пункт обычно называют «разное». Здесь можно обсудить любые оставшиеся вопросы – возможно, кому-то что-то пришло в голову в процессе обсуждения, или вопрос насколько короткий, что не тянет на полноценный пункт повестки.

I don’t think we should discuss vacation days right now. Let’s put it under AOB and talk about it at the end of the meeting. Я думаю не стоит прямо сейчас обсуждать дни отпуска. Давайте отнесем это к «разному», и поговорим об этом в конце встречи.

Minutes

Вот собрание закончилось, все разошлись продолжать работу (а кто-то может быть убежал на следующую встречу). Теперь тот, кто конспектировал, т.е. took notes, готовит и рассылает всем протокол – будь это официальные «слушали-постановили» или просто письменные итоги встречи любой степени неформальности. Такой протокол, такие итоги встречи называются minutes. Звучит это точно так же как и слово «минуты», но с минутами не имеет ничего общего. Еще один термин, который вы можете встретить – MoM, что просто обозначает minutes of meeting. Вообще писать хорошие notes, и превращать их потом в качественные minutes – очень ценное качество для офисного работника. Но это уже тема для совсем другого разговора.

Can I ask you to take notes for this meeting again? The minutes you sent everybody the last time were really helpful. Можно вас попросить опять вести заметки собрания. В прошлый раз вы всем разослать итоги встречи, это очень помогло.

На этом я закончу рассказ о деловых встречах. Так как митинги проходят регулярно во всех этих названиях вы начнете ориентироваться достаточно быстро. Гораздо важнее то, что и как вы обсуждаете на этих встречах. А это уже зависит не только от вашего уровня английского языка. Успешных деловых встреч!

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet. Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne.Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы выяснили, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede.Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet. Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 64f92864693b78ff.

эффективных резюме встреч | Библиотека RRU

22 марта 2016 г. я провел для сотрудников и преподавателей RRU сессию о том, как писать эффективные итоги встреч; пожалуйста, см. ниже обзор обсуждения, моделирующего типичный стиль точечной формы резюме собрания.

Итоги собрания и протоколы

• Резюме собрания — это менее формальные документы, которые предоставляют менее подробный, неофициальный обзор собрания, например, участников и ключевые моменты или решения.
• Протокол — это формальный, подробный и официальный отчет о собрании, например, о посетителях, предложениях, обсуждениях и решениях.
  – Протокол собрания может также отражать, как оно проводилось, например, Правила Роберта Порядка .

Причины подвести итоги встречи

• Позволяет автору задуматься и осмыслить обсуждение, а также вспомнить встречу.
• Сообщите другим людям о встрече немедленно или в будущем.

До встречи

• Если вы пишете резюме для кого-то еще, подтвердите ожидания своей аудитории в отношении документа.
• Определите, будет ли вестись протокол на собрании, и сможете ли вы сослаться на него при написании резюме?
• Если представлена ​​повестка дня, внимательно прочтите ее, чтобы определить, какие детали или решения будут важны.
• Подумайте о том, чтобы подготовить шаблон для заметок, который будет использоваться во время собрания.

Во время встречи

• Слушайте, а не слышите: уделяйте внимание обсуждению и игнорируйте другие отвлекающие факторы.
• Подумайте, что подразумевается, частично сказано или не сказано; значительны ли эти упущения?
• Делая записи:
  — Будьте объективны и беспристрастны, особенно если вы будете подводить итоги встречи для кого-то другого.
  — Сосредоточьтесь на записи идей, а не на стенограмме обсуждения.
  — Укажите важные вопросы или решения и, если необходимо, откуда пришли вопросы или решения, например, на уровне организации, отдела, отдельного лица

После встречи

Напишите краткое содержание встречи как можно скорее, чтобы лучше запомнить встречу:

1. Просмотрите свои заметки о собрании и, если возможно, сверьте их с протоколом собрания.
2. Определите темы в примечаниях, учитывая любые соответствующие встречи или организационные контексты.
3. Напишите краткий объективный обзор тем.

Оценка эффективности сводки

• Сможете ли вы или ваш читатель понять важные детали встречи через год?
• Вы оправдали ожидания читателя от резюме?
• Является ли резюме ясным, кратким и легким для понимания? (См. Concise Writing и Hemingway Editor ).

У вас есть вопросы по этому совету или другим письменным материалам? Пожалуйста, свяжитесь с Центром письма, мы будем рады вам помочь.

Тереза ​​Белл
Менеджер, успешное смешанное обучение

(Первоначально опубликовано в Crossroads 26 мая 2016 г .; обновлено 4 марта 2021 г.)

Как (и зачем) составлять сводку встречи

В идеале, когда вы участвуете в коммерческом звонке, вы должны вступить в беседы с покупателями, которые позволят вам обсудить основные бизнес-цели (PBO), проблемы и возможности.Однако во многих случаях вы не сможете получить доступ ко всем частям карты открытий за один вызов, поскольку время могло быть ограничено. И это может стать для вас возможностью продолжить процесс, даже если во время первой встречи у вас не хватило времени.

Если после этого первого звонка вы думаете, что есть возможность вернуться в другое время и провести презентацию возможностей, поговорить с другим ключевым игроком или каким-то другим способом удержать потенциального клиента и продвигать процесс продаж, напишите и отправьте резюме встречи . Включите только те части, которые были затронуты на вашей первоначальной встрече, и оставьте открытые вопросы как следующие шаги.

Подготовка к подведению итогов

Прежде чем закончить личные встречи или телефонные звонки с любым из руководителей продаж, с которыми вы работаете, сообщите им, что вы отправите им резюме вашего обсуждения, и что вы также хотите получить их отзывы об этом резюме. как время для встречи, чтобы обсудить следующие шаги. Это не только дает им понять, что им следует ожидать резюме, но и вовлекает их, запрашивая их мнение, и прокладывает путь для последующей встречи.

Как написать резюме встречи

Типичный план сводки собрания включает следующие основные части, хотя это зависит от того, сколько информации вы узнали во время первого собрания:

• Выражение благодарности за их время
• Определение основных бизнес-целей
• Проблемы, с которыми они сталкиваются при достижении цели, и влияние этих проблем (финансовых и других)
• Возможности, которые позволят решить эти проблемы (имеется в виду ваши решения или предложения) и ценность, которую предоставят возможности
• Сроки внедрения решения

• Другие ключевые участники, которые будут задействованы
• Бюджет, установленный для проекта
• Четкий запрос запланировать следующую встречу
• Просьба к получателю письменно ответить на сводку встречи

Сделайте привычкой после каждого важного торгового звонка или встречи сообщать сводку встречи. Это даст вашим потенциальным клиентам понять, что вы четко понимаете их потребности — или проясните, если нет, — и поддержит импульс продаж. Если вас беспокоит, что написание этих сводок встреч займет много времени, создайте несколько разных шаблонов, которые состоят из стандартного формата и содержимого, которые вы можете перенаправить и повторно использовать для аналогичных сводок встреч для других клиентов.

5 вещей, которые вы должны знать о собрании | Кристофер Тао | Средний

Мы должны писать итоги встреч, несмотря ни на что.

Да, с этого момента я начну делиться некоторыми советами по самосовершенствованию и профессиональной рабочей среде.Если вы один из моих подписчиков или когда-либо видели мои статьи раньше, вы можете быть удивлены, почему я начинаю делиться знаниями по этим темам, учитывая, что я технический специалист?

Я архитектор решений для данных, инженер по обработке данных и инженер по машинному обучению. Итак, мои повседневные обязанности обычно заключаются в предоставлении предложений и реализации решений, и мне кажется, что написание резюме встречи не должно быть частью моей работы. Да, но я бы сказал, что по-прежнему важно написать резюме собрания, даже если вам, возможно, не нужно делиться им с другими.

В этой статье я поделюсь своим мнением о написании резюме встречи с точки зрения технического специалиста. Почему это важно и почему мы должны это делать, особенно в нынешних обстоятельствах, когда многие из нас работают из дома из-за COVID-19. Как только мы выясним «почему», я также дам несколько готовых советов и принципов в отношении этого, а именно «что» и «как».

Как я уже говорил во введении, хотя мы не являемся секретарем / бизнес-аналитиком / менеджером проекта, по-прежнему настоятельно рекомендуется готовить резюме встречи по следующим причинам.

Когда встреча длится более 10 минут, иногда очень легко потерять концентрацию. Что ж, я должен согласиться, что не все встречи так эффективны. Действительно, иногда не имеет значения пропустить какой-нибудь бесполезный разговор. Однако этот бесполезный разговор, скорее всего, отвлечет нас от концентрации. Следовательно, когда дело доходит до полезных, мы не сможем сразу переключиться обратно.

В этом случае, если мы знаем, что собираемся подготовить сводку встречи, вероятность потери концентрации меньше.

Иногда нам казалось, что мы понимаем, что говорят другие, и да, мы понимали. Однако я бы сказал, что мы сможем понять только 50% того, что говорят другие, если не будем делать заметки. Написание резюме встречи поможет нам улучшить уровень понимания, потому что оно постоянно напоминает нам следовать «логике» разговоров других, и, следовательно, переговоры будут более связными и организованными, чтобы мы могли их усвоить.

Подготовка резюме встречи также помогает нам архивировать любые результаты и соглашения, которые были достигнуты на встрече.Так что мы их не забываем очень легко. Вы когда-нибудь забыли, что происходило на предыдущих встречах? В моем случае я могу забыть 20% деталей сразу после завершения встречи, затем 30% через несколько часов, 50% на следующий день. Дело в том, что скелет встречи мы можем вспомнить только через несколько дней. Это может сильно снизить нашу продуктивность.

Вы когда-нибудь задавали подобные вопросы?

Привет, Джон, я собираюсь включить журналы аудита экземпляра базы данных, но помните ли вы, сколько именно дней нам нужно установить для хранения журналов?

Найдите его в сводке собрания и сэкономьте время, ожидая ответа и подтверждения от других.

Я знал, что когда я упоминаю «итоги встреч», кто-то может сказать: «Я делал записи во время встреч, так что, думаю, я в порядке».

Нет. Примечания к собранию и резюме собрания полностью различаются в следующих аспектах.

Raw против Артефакт

Вообще говоря, заметки о встречах могут быть материалом сводок встреч . Таким образом, сводка встречи может рассматриваться как продукт, созданный на основе заметок встречи .

Flow-ориентированный против Целенаправленный

Заметки о встрече очень персонализированы, в значительной степени свободны, что позволяет вам делать заметки о ходе встречи. Напротив, сводки встреч очень организованы с четкими целями и договоренностями. Даже если некоторые пункты распределены повсюду в заметках о собрании , при условии, что они связаны и вместе образуют идею, они должны быть организованы как единый маркер в сводке собрания .

Произошло против. Согласовано

Заметки о собрании обычно записывают все, что произошло на собрании. Например, кто-то упомянул A как решение, а затем кто-то другой сказал, что мы должны использовать B. После этого менеджер сказал, что мы должны использовать C для решения проблемы, которая фактически объединяет A и B.

Сводка встречи должна только записывать результаты или соглашения. В приведенном выше примере нам даже не нужно упоминать решения A и B, просто скажем, что все согласились использовать решение C.

Краткое и понятное резюме встречи должно состоять из двух основных компонентов: метаданных и элементов контента.

Метаданные

Простите, если это слово вас сбивает с толку. Я занимаюсь данными, поэтому для меня это имеет большой смысл. Фактически, речь идет о данных о данных. В контексте написания сводки встречи это относится к ее общим полям, которые включают:

— Дата / время встречи

— Местоположение

— Название встречи / Тема

— Участники

Эти «метаданные» ”Помогает нам легко найти сводки встреч, когда нам нужно вернуться к тому, что произошло раньше, особенно через несколько дней, чтобы все забыли, что именно произошло.

Элементы содержимого

Есть три важных элемента, которые мы должны указать в качестве сводного содержимого собрания, а также еще один необязательный.

1. Что согласовано? (Например, дела или решения уже приняты)

2. Кто отвечает за согласованные дела?

3. Что нужно делать позже и когда?

4. (Необязательно) Если есть что-то, чего не удалось достичь с помощью соглашений, это должно быть указано.

Просто держите принципы как можно проще.Я поделюсь только одним из них, который считаю наиболее важным и достаточным для непрофессионалов. Это принцип MECE .

Итак, что такое MECE ? «ME» означает взаимно исключающий , а «CE» означает коллективно исчерпывающий . Вот объяснения.

Все пункты маркера должны быть независимыми друг от друга. Другими словами, они должны быть логически параллельны и не должны совпадать.

Все пункты списка должны включать все, что нам нужно, и не упускать никаких важных вещей.

Вот типичная структура, которой я придерживался:

— Что нужно делать после этой встречи?

— Кто главный?

— Когда крайний срок или ожидаемые временные рамки?

— Каковы целевые состояния?

ОК. Я сказал, что есть много преимуществ в написании резюме собрания ради его написания. Это означает, что мы не должны никому его отправлять. Однако, если нам нужно или мы хотим отправить итоги нашей встречи кому-то другому, вот несколько советов.

Формат

Если встреча была короткой, не затрагивала слишком много вопросов, а также не очень формальна, например, внутренняя встреча в отделе, рекомендуется просто отправить ее по электронной почте. Если это действительно неформально, мы даже можем отправить его с помощью инструментов обмена мгновенными сообщениями, таких как MS Teams, Google Hangouts или того, что используется в вашей компании.

Однако, если встреча относительно длинная и есть много моментов, которые нужно осветить, что приводит к тому, что в нашем резюме встречи много содержания, то мы должны рассмотреть возможность отправки его в виде файла PDF, прикрепленного к электронному письму.Это также важно, когда встреча носит очень формальный характер, например, семинар с клиентами, если вы консультант.

Длина

Будьте осторожны, если ваше резюме слишком длинное. Например, если у вас есть двухстраничный PDF-файл для получасовой встречи, это обычно означает, что вы на самом деле не поняли, что именно произошло на встрече, потому что похоже, что вы не можете организовать результаты / соглашения, и вы на самом деле отправка заметок о встрече.

Заголовок электронного письма

Есть небольшая хитрость относительно заголовка электронного письма, когда вы отправляете итоги встречи кому-либо еще.То есть, не просто говорите:

… Краткое изложение собрания проекта

Электронное письмо с таким заголовком обычно непривлекательно, и кто-то может его проигнорировать. Также люди могут подумать:

ОК. Мы только что закончили эту встречу, и я думаю, что тоже понимаю, что произошло. Так что я смогу проигнорировать это и заняться чем-то более важным.

Чтобы избежать этого, просто добавьте несколько слов, как показано ниже:

… Сводка совещания по проекту, проверьте, что вам нужно делать дальше

Готов поспорить, больше людей хотя бы отсканируют ваше резюме и подтвердят, что нужно ли им делать в следующий раз 🙂

В этой статье я рассказал, почему нам нужно писать итоги встречи, даже если мы не должны этого делать.Поскольку есть так много преимуществ в написании итогов собрания даже просто ради его написания, нам нужно изучить основы того, каковы его характеристики, поэтому мы не должны путать его с заметками о собрании. После этого я также поделился общей структурой и принципами написания резюме встречи, а также некоторыми советами, если вы хотите отправить его кому-то другому.

Надеюсь, это поможет вам улучшить свой карьерный путь!

Как написать резюме для конференц-связи или встречи

Для получения дополнительных ресурсов ознакомьтесь с замечательной статьей от Time Doctor под названием «10 умных советов по проведению продуктивной телеконференции».

–

Facebook может видеть мир социальных сетей во всех направлениях.

Компания буквально создала для нас возможность смотреть видео на всех 360 градусах.

В недавнем анонсе разработчики программного обеспечения Facebook объясняют, что теперь они используют технологию VR (виртуальной реальности), называемую кубическим картированием. Стэн Шредер из Mashable говорит: «Видео проецируется на грани куба, причем каждая грань представляет одно направление относительно зрителя. Это позволяет зрителю видеть видео со всех сторон ».

Следите за новыми панорамными видео в своей ленте новостей.Между тем помните, что очень важно видеть общую картину работы.

Вот пример. Вы участвуете в конференц-связи с несколькими людьми, и в конечном итоге именно вам нужно подвести итоги разговора по электронной почте. Затем важно дать четкое указание и при необходимости обращаться к людям по имени. Таким образом, все будут знать приказы о марше и не будут отвечать на электронное письмо с любыми вопросами.

Как написать отчет о конференц-вызове или встрече

Тема: Итоги [конференц-связи / встречи / телефонного звонка] [месяц и день]

Всем привет,

Спасибо за уделенное время [на звонке / в видеочате / на встрече].

[Используйте это место, чтобы дать всем краткое описание встречи; например, «Краткий итог встречи: этап проектирования строительного проекта идет по плану, и теперь нам нужно обратить внимание на саму постройку».]

Это пункты действий [в течение следующих нескольких дней / на следующей неделе / ​​в дальнейшем]:

[Затем перечислите каждое обновление или действие в виде маркера. Позвольте людям усваивать каждую часть информации по очереди, чтобы ничего не потерялось в большом абзаце.Пусть слова дышат.]

[По возможности вызывайте людей по имени и выделяйте их желтым цветом. Таким образом, человек увидит, что ему нужно делать.]

Например:

• Малькольм поговорит с генеральным подрядчиком о его сроках и материалах, которые ему понадобятся для кирпичного двора.
• Хизер сказала, что может создать листовку, чтобы предупредить всех соседей о предстоящем строительстве.
• Дэн и Бет вместе с городскими властями и дорожным инженером будут работать над обеспечением безопасности территории для строительства.
• Эстер, можете ли вы прислать всем документ Excel с оценками недвижимости?

Спасибо, давайте продолжим добиваться завершения проекта.

Ваше имя

Электронная подпись

–

Все под контролем. Посмотрите на ситуацию со всех сторон. И при этом отправляйте электронные письма с эффектом.

У вас есть какие-нибудь советы по конференц-звонкам или как общаться после их завершения?

Поделитесь ниже!

Рекомендуемое фото: Маурицио Пеше (Flickr)

Как подготовить итоги встречи | Советы по продуктивности встреч

Отправка резюме или резюме вашей команде после собрания будет эффективным способом для всех вспомнить пункты действий собрания, решения и наиболее важные обсуждаемые вопросы.Это также отличный способ обобщить важные детали для сотрудников, которые не смогли прийти на встречу.

Эффективное резюме встречи будет держать всю вашу команду в курсе самой важной информации о ваших встречах, заставляя каждого члена команды отвечать за свои обязанности и следить за тем, чтобы все были в курсе последних новостей о ваших проектах и ​​прогрессе.

Собираетесь ли вы сегодня, завтра или на следующей неделе, мы предоставим вам все необходимое для отправки эффективных отчетов о встречах вашей команде.

В этой статье мы обсуждаем, что такое резюме встречи, почему необходимо быстрое резюме, как написать впечатляющее резюме.

Наконец, мы добавили шаблон резюме встречи, чтобы вы могли попробовать его сами!

Что такое итоги встречи?

Резюме встречи часто представляет собой электронное письмо с кратким изложением наиболее важных вопросов, обсуждаемых на встрече. Он дает общий обзор собрания, рассматривает пункты повестки дня, выделяет пункты действий и связывает их с соответствующими участниками с указанием сроков, чтобы способствовать подотчетности.

В недавней статье Harvard Business Review рекомендуется отправлять отчет о встрече сразу после ее завершения:

«Чтобы продуктивность не снижалась после того, как вы выходите из комнаты, делайте две вещи после встреч и между ними: быстро отправляйте четкие и краткие заметки о встрече и выполняйте взятые на себя обязательства».

Отправка эффективного резюме встречи означает использование заметок о встрече, чтобы выделить ключевые моменты встречи и назначить людям задачи, которые необходимо выполнить.Обратите внимание, что HBR предлагает своевременно отправлять заметки о встрече — это то, что мы рассмотрим подробнее, когда вы продолжите прокрутку.

Кто должен отправить отчет о встрече?

Резюме встречи должно быть поручено члену вашей команды, который берет на себя ответственность за ее отправку соответствующим лицам.

Это может быть помощник руководителя, руководитель проекта, менеджер или член вашей команды.

Независимо от того, кто берет на себя эту ответственность, важно, чтобы лицо, отправляющее резюме, понимало темы, обсуждаемые в ходе встречи, и было в состоянии интерпретировать принятые решения, а также следующие шаги, которые необходимо предпринять для достижения коллективный успех.

Если вы используете инструмент повышения производительности собрания, такой как Fellow, отправка резюме собрания займет меньше минуты с функцией «отправить заметки».

Кто должен получать итоги встречи?

Хорошее практическое правило — отправить отчет о встрече в список участников из приглашения на собрание. Таким образом, вам не придется вручную добавлять каждого человека, и если кто-то пропустил встречу, он не останется в стороне.

Вам также следует подумать об отправке итогов встречи всем другим сотрудникам, участвующим в проекте, клиентам, с которыми вы работаете, и всем, кому обсуждение может быть полезно.

Если вы еще не отмечали участников, когда они входят в собрание, создайте систему, чтобы сделать это эффективно, чтобы вы знали о людях, которые не смогли присутствовать. Это особенно важно, если им назначены действия!

Когда следует опубликовать итоги встречи?

как можно скорее! Тем не менее, вам нужно найти баланс, потому что качество этого сообщения важно, а это означает, что оно не должно быть слишком срочно. Вы действительно хотите собрать его как можно скорее, желательно сразу после встречи, чтобы обсуждения были свежи в вашей памяти.Дайте себе время на просмотр и вычитку пару раз, прежде чем нажимать кнопку отправки.

После того, как вы это сделаете, составьте резюме как можно быстрее, чтобы ваша команда могла убедиться, что они отметили свои действия и могли приступить к тому, что необходимо сделать, до следующей вашей встречи.

Очень важно делать подробные заметки о встрече, чтобы вы могли использовать их в качестве справочника для эффективного резюме встречи.

Зачем вам нужна сводка по электронной почте?

Электронное письмо со сводкой устанавливает ответственность за действия, вытекающие из собрания.Имея возможность видеть обязанности членов вашей команды, вы также лучше понимаете, что требуется для успеха проекта.

Более того, если вы можете работать над своими задачами и замечаете, что у товарища по команде тяжелый список задач, вы можете протянуть руку помощи и ожидать такой же поддержки взамен при смене ролей.

Эффективное резюме встреч также действует как исторический отчет о встречах, на который можно ссылаться в любой момент. Это подчеркнет прогресс и области, требующие улучшения, чтобы вы и ваша команда могли продолжать учиться и расти вместе.

Конечно, это также действительно полезно для новых членов команды, которые могут не быть знакомы с проектом, или для людей, которые не смогли присутствовать.

В книге «Устойчивое управление» Лара Хоган утверждает, что рассылка итогового электронного письма после каждой встречи — отличный способ подкрепить решения, прояснить сообщения компании и решить проблему разочарования ваших товарищей по команде:

«Мне нравится повторять решения или действия после встречи с резюме по электронной почте», — говорит Хоган.«Этот метод коммуникации использует всю мощь электронной почты навсегда: он помогает установить рекорд, распространяет информацию сразу среди множества людей и открывает внутреннюю беседу.

Повторение никогда не перестает помогать нам вспоминать вещи более четко, и эффективное резюме встречи делает именно это: напоминает о нашей цели, наших обязанностях и о том, когда нужно коснуться базы в следующий раз.

Как написать эффективное резюме встречи

Прежде чем мы перейдем к тому, что вам нужно включить в эффективное резюме встречи, важно, чтобы вы определили четкую цель встречи.

Мы говорим, что если вы хотите отправить результативное резюме встречи, вам также необходимо заранее провести эффективную встречу. В другой интересной статье Harvard Business Review они обсуждают важность организованности для проведения успешной встречи:

«Перед тем, как провести собрание, заставьте себя сделать осознанный выбор. Во-первых, точно знайте, зачем вы собираетесь, и определите свои цели, чтобы подготовить почву для их достижения.Этот процесс может включать в себя просьбу к другим предлагать пункты повестки дня, что не только повышает актуальность, но и повышает заинтересованность и вовлеченность. Если у вас нет четкой миссии или списка пунктов повестки дня, вам, вероятно, следует отменить ».

Теперь, когда мы ясно дали понять, насколько важно организовать себя перед встречей, давайте взглянем на то, что следует включить в резюме встречи:

Что нужно включить в итоги встречи:

Хороший этикет подведения итогов встречи — поблагодарить всех участников за то, что они уделили немного времени своему дню и сосредоточили свое внимание на встрече.

Для этого вы можете использовать пункты повестки дня и заметки о собрании и систематизировать их по пунктам, которые можно быстро прочитать и сразу перейти к делу. Обязательно запишите их в хронологическом порядке от начала встречи до принятых решений и следующих шагов.

После того, как вы суммировали ключевые моменты встречи, в отдельном абзаце или таблице перечислите все элементы действий с датой, которую они назначили (день встречи), крайним сроком и лицом, которое было назначено завершите это.Это будет способствовать повышению ответственности внутри команды, а также держать всех в курсе того, над чем работают их товарищи по команде.

Если вы используете Fellow, вы можете просто использовать функцию «отправки заметок», и отчет о встрече (с элементами действий и заметками) будет автоматически отправлен всем участникам!

Рекомендуется включить любые справочные документы с собрания.Это может быть что угодно: от руководств по проекту, графика проекта, бюджета и т. Д. Это особенно полезно, когда многие проекты выполняются одновременно. Включение соответствующих ресурсов устранит путаницу с самого начала и даст вам и вашей команде больше времени для работы над достижением ваших целей без лишних объяснений или уточнений.

Убедитесь, что все знают, когда следующая встреча и что нужно завершить до этой даты.

Пример протокола встречи

Привет, команда!

Спасибо, что посетили [название встречи] сегодня. Надеюсь, встреча была полезной и вдохновляющей.

Вот основные темы, которые мы обсуждали, для тех, кто не смог присутствовать:

1. Точка разговора A

2. Говорящая точка Б

3. Точка разговора C

И, наконец, по итогам встречи были сформулированы следующие действия:

1.[имя] выполнит [задачу] до [дата]

2. [имя] выполнит [задачу] до [дата]

Вы всегда можете просмотреть вкладку элементов действий в Fellow, чтобы узнать, когда эти элементы действий выполнены!

Перед тем, как уйти…

Вам нечего терять, и вы можете получить все, отправив отчет о встрече своей команде. Может потребоваться некоторое время и некоторые корректировки, чтобы найти, как наиболее эффективно написать и отправить отчет о встрече, но с некоторой практикой вы найдете то, что работает для вас и вашей команды.

Самое приятное, что когда вы довольны этим, вы можете использовать самую последнюю версию в качестве шаблона, чтобы оптимизировать как время, так и продуктивность. Наличие этих справочных документов, на которые можно оглядываться при выполнении своих задач, окажется действительно полезным. Он открывает каналы связи между вами и членами вашей команды и дает каждому лучшее понимание всех движущихся частей, работающих над достижением ваших организационных целей.

Спасибо, что уделили немного времени чтению блога товарищей! Если вы нашли эту статью находчивой, поделитесь ею с другом или коллегой, чтобы узнать их мнение об использовании резюме встречи.Как всегда, было приятно видеть вас, увидимся в следующий раз!

Otter превращает ваши заметки о встрече в резюме, которым вы можете поделиться.

Одна из самых востребованных функций теперь доступна!

Эта простая, но эффективная функция «магическим образом» создает сводку всех ваших основных моментов, так что вы можете быстро просматривать, экспортировать и делиться ими несколькими нажатиями.

Например, представьте, что вы и ваша команда собираетесь проводить еженедельное обзорное совещание, , и очень важно делать заметки и задания, особенно для тех, кто пропустил сеанс.

Без Выдры кто-то неохотно добровольно или назначается делать записи, и тогда каждый должен полагаться на то, что ведущий решит включить, — в лучшем случае на предвзятые или неполные воспоминания о встрече.

Но с новой функцией Highlight Summary встречи становятся совершенно другими!

• Никто не должен быть назначенным ведущим, что означает, что каждый может участвовать в разговоре.
• Вся команда может вносить свой вклад в сводку и выделять свои собственные действия в режиме реального времени всего несколькими нажатиями.
• Резюме в тексте и аудио доступно мгновенно. Больше не нужно ждать, пока ведущий очистит записи и отправит их часами позже.
• Каждый получает объективное, совместно подготовленное резюме, а также полную расшифровку аудиозаписи, которую можно экспортировать и распространять через Slack, электронную почту или другие каналы.
  

«Люди постоянно ищут способы сэкономить время и делать меньше, особенно когда дело касается встреч. С новой функцией Otter Highlight Summary мы надеемся упростить процесс подведения итогов встреч и дать людям немного времени на их занятую жизнь », — сказал Саймон Лау, вице-президент по продуктам в Otter.ai

Ранним бета-тестерам это уже нравится:

«Highlight Summaries — это функция №1, которую я ждал от Otter! Мы проводим всевозможные встречи и делились ими внутри, чтобы команды были согласованы, но, конечно, невозможно успевать за ними и выслушивать их все. Но теперь с помощью этой функции мы просто выделяем основные моменты и делимся резюме, и это работает как мечта », — сказал Синиса Ракович, генеральный директор компании Hunch по автоматизации рекламы.

Вот как это работает в 3 простых шага:

Шаг 1: Сделайте основные моменты ваших встреч или интервью

В начале встречи поделитесь живым разговором Otter со всеми нужными людьми, либо через группа или прямые приглашения.

Во время собрания, когда озвучиваются решения, задачи и другие важные моменты, вместо того, чтобы печатать их или записывать, просто выделите их в живом разговоре Otter одним касанием или щелчком. Фактически, каждый может совместно выделить в одном разговоре в режиме реального времени.

Вы также можете добавить выделение к беседе после того, как собрание и запись закончились.

Совет для профессионалов: подключите Otter к своему календарю и контактам в настройках, чтобы упростить обмен разговорами.

Шаг 2: Мы «Оттермагически» создаем сводку

Как только будет выделено хотя бы одно выделение, краткое изложение будет доступно.

Вы можете найти его, нажав на количество выделенных фрагментов (например, «8 основных моментов») в заголовке беседы вверху.

Затем вы можете последовательно воспроизвести все основные моменты, чтобы получить сжатую аудиозапись встречи.

Совет для профессионалов. Вы можете долго нажимать на выделение, чтобы вернуться назад и прослушать исходный контекст разговора.

Шаг 3. Экспортируйте свое резюме и поделитесь им.

. После завершения собрания очень важно поделиться резюме с участниками и другими людьми, которым нужно знать.

Просто коснитесь значка с тремя точками в правом верхнем углу и выберите «Экспорт», чтобы отправить свое резюме через Slack, электронную почту или другие каналы.

Вы можете выбрать формат TXT или PDF, а также включить ли имена выступающих или временные метки в экспортируемый файл.

Что дальше…

Мы надеемся, что вам понравится сотрудничать и делиться информацией с помощью этой новой функции.Если у вас есть отзывы о том, как сделать его лучше, мы его прислушиваемся, поэтому просто напишите нам по адресу: [email protected]

Мы в Otter.ai одержимы тем, чтобы сэкономить ваше время и усилия, поэтому однажды мы надеемся принести вы автоматизируете сводки, которые даже не требуют выделения основных моментов.

Посмотрите это пространство, чтобы узнать больше о магии выдры!