Регистрация входящей корреспонденции образец: Кадровый портал — Error

Основные правила регистрации корреспонденции

Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Своевременность фиксации

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Однократность регистрации

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз . Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Виды журналов регистрации

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы . Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:

Содержание и характеристика граф

Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.

Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:

1. Регистрационный номер.
2. Дата получения.
3. Отправитель (корреспондент).
4. Получатель (адресат).
5. Вид документа.
6. Содержание.
7. Исполнитель.

Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения : день, месяц, год вхождения или отправления документа.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

Вид документа означает его функциональную принадлежность.

Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.

Дополнительными графами могут быть:

• количество листов документа;
• метод его доставки;
• приложения;
• примечания;
• отметка об исполнении;
• резолюция.

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

• Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
• Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

• Вышестоящие инстанции.
• Нижестоящие организации.
• Предприятия-партнеры.
• Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция — это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела — входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

• Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
• Принтер.
• Сканер.
• Компьютерную электронную почту.
• Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

• Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
• Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
• Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

• Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
• Дата отправления.
• Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
• Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
• Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
• Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
• Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
• Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
• Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
• Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

1. Вышестоящие инстанции.
2. Нижестоящие организации.
3. Фирмы-партнеры.
4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

• Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
• Дата получения.
• Организация, направившая документ.
• Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
• Название документа.
• Количество экземпляров.
• Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника — составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции — дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами — принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ — в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции — это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

• Упорядочивает документооборот.
• Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
• Рационализирует обмен информацией внутри производства.
• Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
• Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Он позволяет :

• учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
• своевременно исполнять решения руководства;
• контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
• проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.

Руководство определяет самостоятельно:

• в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
• какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронная форма журнала

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота

Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Существуют основные графы журнала:

• регистрационный номер
• дата документа
• вид документа
• корреспондент
• содержание
• исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

• первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
• вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
• третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

• 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
• 100-25/02
• 100-25/03 и т.д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

• письма
• телеграммы
• заявления
• служебные записки
• объяснительные записки
• распоряжения
• справки.

Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

• резолюция
• отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

• Иванову П.П. Для ознакомления
• Иванову П.П. Собрать информацию
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.

Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

В журнал также допускается включение граф

• в дело №
• примечание
• способ доставки документа
• количество листов документа.

В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

Основные правила заполнения журнала

До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

• Ф.И.О.
• должность
• документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
• период работы
• подпись.

С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

• Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
• Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
• Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
• Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.

Об имеющихся в делопроизводстве определенных правилах уже было сказано раньше, и начат рассказ в предыдущей статье. В случае если знакомство с темой начато вами именно с этой статьи, то для более полного уяснения вопроса необходимо вернуться и перечитать предыдущую. Кроме того, весьма полезной может быть информация о .

На современном этапе правила делопроизводства допускают регистрацию входящей корреспонденции как в бумажном журнале, так и на карточках (бумажных или в электронном виде с помощью СЭД). Чтобы осознанно сделать выбор в пользу подходящей именно вам формы регистрации, стоит рассмотреть преимущества и недостатки каждого.

Регистрация входящих документов в бумажном журнале

Для такого вида регистрации входящих документов изначально использовали простой бумажный журнал. Нормативно-правовые акты, касающиеся делопроизводства, не устанавливают его конкретную форму, предоставляя, таким образом, каждой организации свободу действий. Компания также сама решает, в каких журналах, и какого рода документы будут регистрироваться.

Как правило, руководствуются следующими принципами:

• для исходящих, входящих и внутренних документов создают отдельные журналы регистрации;
• на практике чаще всего стараются не смешивать отдельные категории документов при регистрации: например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.;
• регистрирование документации проводят в одном месте;
• если группа достаточна большая, то допустимо разбить ее еще на несколько подгрупп, например, входящие письма из какой-либо конкретной организации, филиала или по тематике (определенному вопросу).

Ниже вашему вниманию представлен образец журнала регистрации входящей документации, и продемонстрирован пример его заполнения (допустима корректировка, добавление некоторых граф или их названий):

Достаточно часто можно встретить графы о наличии приложения в документе, количестве листов, о содержании поручения и о том, в какие сроки его необходимо исполнить.

Пожалуй, самый главный недостаток такого журнала — неэффективность справочной работы. Потому что для получения о нужном документе какой-либо информации придется последовательно и внимательно изучать каждую страницу журнала, что может занять достаточно длительное время.

• объем документооборота достаточно мал, когда количество входящих документов едва достигает нескольких сотен за год;
• для отдельной категории документов специальным нормативно-правовым актом установлена именно такая форма регистрации;
• необходимо обеспечить дополнительную надежность и защиту данных, особо ценных документов, чаще всего они имеют длительный срок хранения.

Регистрация входящей документации в электронном журнале

Значительно более продуктивной и удобной, а кроме того занимающей гораздо меньше времени, является регистрация входящей корреспонденции в электронном журнале. Притом, что заполнение формы происходит по аналогии. На каждую отдельную группу документов создается отдельный файл.

Несомненный плюс заключается в экономии времени и гораздо более быстром поиске необходимой информации, даже если все записи ведутся в формате.doc или.xls. Используя функции поиска и фильтра, вы можете по заданным параметрам (к примеру, автор, номер, содержание и т.д.) в любой момент найти все, что нужно.

Нет никакой необходимости распечатывать электронный журнал или дублировать его в бумажном варианте, что, кстати говоря, до сих пор многими практикуется. Бумажный вариант может понадобиться только в том случае, если необходимо проставить подпись исполнителя, чтобы иметь на руках доказательство направления на исполнение определенного документа.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный и удобный подход — это регистрация документов в , но для этого необходимо иметь уже настроенную и используемую СЭД. Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.

О преимуществах и уже было рассказано достаточно подробно, кто интересуется, тот может прочитать. Резюмировав все сказанное, можно сказать кратко только одно — это крайне удобная система поиска и одновременно регистрации в единой базе несколькими исполнителями. Кроме того, есть функции проверки регистрации каждого документа на повторность и возможности контролировать работу с любым документом на любом этапе, а так же возможность составлять отчеты автоматизировано и много других полезных приложений и функций.

В тех случаях, когда форма регистрации в бумажном журнале не подходит, а СЭД не установлена, то допустим вариант с использованием бумажных карточек. Некоторое неудобство заключается в том, что их необходимо классифицировать и систематизировать, используя различные основания, например порядковый номер, автор и т.д.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel. Использование бумажных журналов и карточек давно себя изжило, устарело и попросту неэффективно.

Порядок обработки входящей корреспонденции для целей хранения и архивирования

Типы корреспонденции

должен быстро и точно обрабатывать различные типы корреспонденции. Входящая корреспонденция будет поступать в архив несколькими способами. Некоторые из них будут доставлены по обычной почте, некоторые вручную, а некоторые по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах адресации пунктов.Некоторые из них будут адресованы министерству, ведомству или агентству, а некоторые — частным лицам по имени или по должности. Другие вопросы могут быть адресованы неадекватно или неразборчиво. Меньшее количество отправлений будет иметь маркировку безопасности или конфиденциальности, такую ​​как «конфиденциально» или «личное». Некоторая почта может содержать чеки, деньги или другие ценности, которые необходимо будет тщательно регистрировать и учитывать в Отделе документации.

Открытие почты

Почта то есть:

• Помечено как личное или конфиденциальное или адресованное должностному лицу министерства / департамента по личному имени, а не по званию или должности, следует оставить закрытыми и немедленно передать адресату.

Почта то есть:

• Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
• Возврат отправителю с пометкой в ​​случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
• Предназначен для неадминистративного отдела

остается неоткрытым и помещается в соответствующий поддон / поддон для дальнейшей сортировки и доставки. Во всех офисах должен быть по крайней мере один ящик / лоток, предназначенный для входящей почты, в которую помещается неоткрытая обычная внешняя почта.

Правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами должны соблюдаться всегда. (См. Также: Работа с секретными документами и файлами). Все остальные письма должны открываться и проставляться с датой, как только они будут получены в Офисе документации. Во время этого процесса письма должны храниться в ящике или другом подходящем контейнере.

Разрежьте открытые конверты сверху. Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при разрезании конвертов.Многие приложения поступают отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Прикрепите такие приложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или аналогичные предметы. Все приложения должны быть указаны в сопроводительных документах. Это особенно важно, когда вложения представляют собой ценные бумаги или личные документы.

Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Поместите такие документы в отдельные конверты, указав на внешней стороне содержание и ссылочный номер файла.Запишите их в регистр или Книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.

Заказная почта

• Входящая заказная почта забирается из почтового отделения курьером в заданное время. Мессенджер должен подписаться на заказное письмо.
• После этого заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой в почтовую стойку в офисе документации. Процедура отправки заказной почты аналогична описанной выше обычной почте.
• После того, как заказное письмо или незарегистрированное письмо с наличными деньгами было обработано, оно доставляется адресату вручную клерком почтовой службы, который обеспечивает, чтобы адресат поставил свою подпись в Журнале ценностей в качестве доказательства того, что почта была получена.
• После получения всех подписей Журнал ценностей возвращается кассиру Казначейства, который сверяет подписи с полученными деньгами.

Регистр внутренней корреспонденции и почтовая папка

После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должно быть зарегистрировано назначенным должностным лицом в Реестре входящей корреспонденции.Все графы Реестра должны быть заполнены. Первоначально необходимо ввести следующие данные:

1. Серийный номер (следующий номер по порядку)
2. Дата письма
3. Дата получения письма
4. От кого пришло письмо
5. Ссылка автора письма
6. Тема письма

Начальник отдела документации или назначенное должностное лицо решает, как обращаться с предметами.Например: —

1. Пометьте обычные документы инструкциями по подаче и передайте их ответственному за подачу офицеру.
2. Поместите письма, которые не являются обычным делом, в почтовые папки для рассылки. Список будет варьироваться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.

Должностные лица, включенные в список рассылки, должны незамедлительно обратиться к документам в почтовой папке.Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы направить своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены. Все такие указания должны быть подписаны и датированы должностным лицом, делающим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все должны быть возвращены в архив для хранения.

Если каждый день отправляется более одного почтового тиража, корреспонденция, доставленная после отправки тиража, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые имеют пометку «срочно», которая должна быть доставлена ​​немедленно.Офисы документации, получающие почту только один раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставляемой вручную.

Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Перед тем, как файлы будут переданы назначенным ответственным за действия сотрудникам, сотрудники отдела документации должны отметить в соответствующем листе передачи файлов имя или должность ответственного за действия и дату передачи (см. — Раздел 7). В Реестре внутренней корреспонденции должна быть занесена следующая информация:

1. Имя или должность ответственного за действия, которому было передано дело, и дата подачи письма
2. Номер файла, на котором было размещено письмо

Дело должно быть незамедлительно доставлено соответствующим должностным лицам.

Почта с ценностями

Почтовые отправления, содержащие чеки, банковские тратты, денежные переводы или другие ценные предметы или которые могут их содержать, должны тщательно охраняться с момента их получения.

Должен быть подготовлен письменный отчет обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Регистру входящей корреспонденции), который подписан лицом, открывающим почту. Для этого используется книга ценных бумаг или реестр денежных переводов.Сотрудники отдела документации должны внести в Реестр денежных переводов следующую информацию:

1. Серийный номер
2. Дата получения
3. Имя отправителя перевода
4. Сумма
5. Реквизиты перевода
6. Номер чека / Код сортировки банка (только чеки)
7. Имя и подпись сотрудника при открытии перевода

Каждый лист реестра должен быть пронумерован. Полученные денежные средства должны быть подсчитаны и отмечены в реестре, а также в сопроводительном документе пост-открывателем.В реестре нельзя делать стирания и карандашные записи. Неправильная запись может быть отменена только путем исключения и исправления новой записи, при которой исходная запись остается разборчивой. Все такие изменения должны быть подписаны совместно ответственным за вскрытие документов и надзорным должностным лицом.

Проверьте все подлежащие оплате инструменты (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские переводы и т. Д.), Чтобы убедиться, что: —

• Сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о переводе или другом сопроводительном документе
• суммы прописью и цифрами согласны
• дата и данные получателя заполнены правильно
• переводы подписаны (за исключением почтовых и платежных поручений)

Если цель, с которой был отправлен денежный перевод, не может быть определена, включите его в ежедневный банковский перевод и примите меры для получения необходимой информации как можно быстрее.

В случаях, когда деньги явно пропущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, на документе должна быть сделана отметка совместно с лицом, открывающим почту, и надзорным сотрудником. Лицо, отправившее перевод, сразу же извещается об ошибке. Тем временем чек можно сдать в банк.

Телеграммы и факсы

• Поместите телеграмму в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки необходимо незамедлительно передать старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
• По факсу поступает все больше писем. Поскольку по факсу иногда отправляется «нежелательная» почта, убедитесь, что полученные факсы касаются подлинного офисного бизнеса. Следует избегать ненужного использования факса, и следует внимательно относиться к принятию решения о том, следует ли рассматривать факсы как срочные. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. В случае сомнений начальник отдела документации должен проконсультироваться с соответствующим ответственным за действия.
• Отправленный по факсу материал имеет тенденцию выцветать при печати на термобумаге. После того, как будет установлено, что факс относится к служебным делам, необходимо сделать копию факсимильного сообщения и поместить копию в почтовую папку или в соответствующий файл, если это необходимо. Полученный факс следует поместить в файл для исходных факсов.
• Все входящие факсы в файле факсов должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал документа, отправленного по факсу, будет получен позднее в Офисе документации, он также должен быть помещен в соответствующий файл.И фотокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, так как к фотокопии могли быть добавлены комментарии, написанные оперативными сотрудниками.

Электронная почта

• Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативников. Однако многие сообщения электронной почты являются обычными или не связаны с официальными делами, и их не нужно будет сохранять после прочтения.
• Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, касается ли каждая полученная или отправленная электронная почта служебным делом и должна ли быть распечатана, чтобы копия помещалась в файл.
• Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и приложен к входящему сообщению, где это возможно.
• Сообщения электронной почты должны относиться к одной теме только для облегчения хранения. Если электронное письмо касается нескольких тем, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила хранения и хранения электронной почты в электронном виде постоянно пересматриваются и развиваются)

Секретные документы и файлы

Распространение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которым они нужны для эффективного выполнения своих обязанностей. У них должны быть соответствующие зазоры.

Регистр управления корреспонденцией (Excel) | Флеви

(CMR) является наиболее важным для каждой организации для отслеживания, мониторинга, контроля, распределения и истории всех ссылок входящей и исходящей корреспонденции, такой как электронная почта, письмо, факс, видеоконференцсвязь, протокол собрания, циркуляр и т. Д. Меморандум требует действия для получения информации, последующих действий или действий с надлежащим ответом на корреспонденцию и закрытием его предыдущей ссылкой в ​​течение периода времени.
Регистр управления корреспонденцией упрощает все действия администрации без потери какой-либо корреспонденции, избегает путаницы с последними или старыми общий трек с справочным номером и датой, управление закрытием корреспонденции, снижая риск возникновения любых юридических или финансовых проблем на более позднем этапе.Реестр управления корреспонденцией
будет использоваться в качестве инструмента для составления отчетов для соответствующего руководства для своевременного ответа (7 дней, 14 дней или 21 день) в соответствии с контрактом, и отчеты о переписке могут отправляться еженедельно в кратчайшие сроки держателям стека для ЗАКРЫТИЯ ответа в установленные сроки. рамки, позволяющие избежать каких-либо юридических, административных или финансовых последствий для ведения бизнеса.

Каждая корреспонденция сначала подтверждается и регистрируется в Реестре управления корреспонденцией с параметром ниже:

Входящая корреспонденция:

Название отдела:
Тип корреспонденции (, Факс, Видеоконференция, Миниты собрания, Памятка, Циркуляр)
Ссылка на входящую переписку Номер:
Дата входящей корреспонденции (Дата переписки):
Название организации отправителя:
Дата подтверждения:
Тема / Описание темы
Справочный номер письма для корреспонденции:
Дата обращения к письму:
Объем файла проекта (1,2,3, 4) Требуется ответ
(Да / Нет)
Место хранения (номер рейки / номер полки)
Примечания: (Удалено / Удерживать / Открыть / Закрыть)

—————- ————————————————— —————
Исходящая корреспонденция:

Название отдела:
Справочный номер исходящей корреспонденции:
Дата исходящей корреспонденции (Дата переписки):
Название организации отправителя:
Дата подтверждения:
Тема / Описание темы
Справочный номер письма для переписки:
Дата обращения к письму:
Дополнительные параметры:
Объем файла проекта (1,2,3,4)
Требуется ответ (Да / Нет)
Место хранения (номер рейки / номер полки)

Есть вопрос о продукте? Напишите нам по адресу [адрес электронной почты защищен] или спросите автора напрямую, используя форму справа.Если вы не можете просмотреть предварительный просмотр над описанием этого документа, перейдите сюда, чтобы просмотреть его в большом размере.

Примеры документов входящей почты

Автоматическая транскрипция текстов в документах, создаваемых в приложениях, обеспечивает автоматическое преобразование документов с индексацией и пониманием. L’une des Approches les plus populaires de nos jours consiste à parcourir l’unêtre ligne de texte avec une fenêtre glissante, de laquelle un определенные nombre de caractéristiques sont extraites, et modélisées par des Modèles de Markov Caches (MMC).Quand ils sont associés à des réseaux de нейроны, как Perceptrons Multi-Couches (PMC) или Réseaux de Neurones Récurrents de type Longue Mémoire à Court Terme (RNR-LMCT), и в модели языка, ces modèles produisent de bonnes . D’autre part, dans de nombreuses applications d’apprentissage automatique, telles que la reconnaissance de la parole ou d’images, des réseaux de нейронов profonds, comportant plus couches cachées, ont récemment permis un réduction important des taux d’erreur.В этом случае мы имеем дело с различными аспектами оптических моделей, основанными на образцах нейронов, созданных в кадре систем-гибридов, образующих нейроны / MMC, в зависимости от того, что понимает и ценит относительную важность. Dans un premier temps, nous montrons que des réseaux de nerones profonds apportent des réseau de nerones, profonds apportent des améliorations cohérentes, и значимые для связи с другими, не совместимыми с qu’une ou deux couches cachées, и т. Д. d’entrée du réseau, caractéristiques ou пикселей.Nous montrons également que les réseaux de nerones utilisant les Pixels Directement on des performance compbles à ceux utilisant des caractéristiques de plus haut niveau, et que la profondeur des réseaux est un élément important de la réduction de l’écart de performance types des de ces de ‘Entrées, confirmant la théorie selon laquelle les réseaux profonds calculent des représentations pertinantes, de complexités croissantes, de leurs Entrées, en apprenant les caractéristiques de façon automatique.Сильно доминирует над RNR-LMCT в рецензионных публикациях в рукописи разведки критических материалов, мы наблюдаем за ЧВК, оказывающими услуги по сопоставимым характеристикам. De plus, nous avons évalué plusieurs critères d’entrainement des réseaux. Avec un enrainement discinant de séquences, nous reportons, pour des systèmes PMC / MMC, des améliorations comparebles à celles observées en разведывательно-условно-досрочное освобождение. Nous montrons également que la méthode de Classification Temporelle Connexionniste особенно адаптирован к RNR.Enfin, la техника du dropout a récemment été appliquée aux RNR. Nous avons testé son effet à différentes позициях, родственников aux Connexions récurrentes des RNRs, et nous montrons l’importance du choix de ces position. ), et deux époques, en utilisant plusieurs types d’entrées pour les réseaux de nerones: des caractéristiques predéfinies, et les simples valeurs de pixel.Nous avons validé notre Approche en member à la Competition HTRtS en 2014, où nous avons obtenu la deuxième place. Les résultats des systèmes présentés dans cette thèse, avec les deux types de réseaux de nerones et d’entrées, sont comparebles à l’état de l’art sur les Bas Rimes et IAM, et leur combinaison dépasse les meilleurs résultats les tros publiés базы considérées.

Глава 5: Управление записями

Пример исходящей почты

Обычно пользователи могут создавать новые документы и искать архивные документы на одной и той же рабочей станции.Однако до появления icon / Desktop не было возможности добавить полученные документы в систему переписки и обработать их в этом приложении.

Если пользователи хотели добавить заархивированные документы или только пару страниц документа к вновь созданному письму, они должны были распечатать заархивированный документ и вручную приложить его к новому документу, который также необходимо было распечатать. Эта процедура была неудобной и дорогой с точки зрения бумажных и трудовых затрат. Фактически, пользователь превращается в «упаковочную машину для одного человека».Это нарушение непрерывности мультимедиа показано ниже:

Это также представляет собой огромный пробел в безопасности: любой мог просмотреть документ, и новый процесс был записан лишь частично, поэтому не был полностью задокументирован для последующей обработки.

С помощью значка / рабочего стола пользователи создают новый текстовый документ и добавляют к нему вложение, состоящее из заархивированных документов или страниц документа, щелчком мыши. С этой целью они могут выполнять поиск в соответствующих архивах, а затем перетаскивать выбранный заархивированный документ или страницы документов в значок / Рабочий стол для дальнейшей обработки.

Новый документ, включая вложение, можно отправить по электронной почте, E-Postbrief или по внешней почте (например, Royal Mail в Великобритании или De-Mail в Германии или другим способом). Конечно, еще можно сделать распечатку на бумаге и отправить по почте в виде письма, но в этом больше нет необходимости. Текстовый документ и вложение автоматически сохраняются в архиве. Вместо полного вложения можно создать только один информационный лист с метаданными для документации, чтобы избежать двойного архивирования и сэкономить память.

Интегрированное администрирование и управление версиями документов во время обработки, поддержка рабочего процесса и всесторонние возможности оценки позволяют контролировать и эффективно создавать документы.

Вернуться к созданию документов

Получение и распространение входящей почты

Как помощник по правовым вопросам от вас может потребоваться обработка входящей почты.Поскольку большая часть почты получена юридическим отделом будет касаться вопросов, которые в настоящее время открыты, это важно что почта обрабатывается быстро и рассылается нужному персоналу.

Входящая почта всегда должна обрабатываться следуя политике и процедурам вашей фирмы. В случае врученных документов необходимо будет соблюдать соответствующие судебные процессы. Перед обработкой входящих mail убедитесь, что вы знакомы с процедурами, применяемыми в вашей фирме.

Правильная обработка входящей почты это важная ответственность. Пригородная практика малого и среднего размера может получать 200 почтовых отправлений в день. Следующий сценарий иллюстрирует важность следования процедурам вашей фирмы.

Для обработки и распространения входящая почта соответственно вам необходимо знать о следующих моментах:

Вы можете проверить свое обучение играя на True или Ложные игр по мере проработки этого материала.

Назад до начала

Почта может приходить разными способами в том числе:

Некоторые письма, получаемые вашей фирмой будет доставлено утром почтой Австралии.Иногда юридические документы будет доставлен с использованием специальной службы доставки Почты Австралии, например Заказное письмо. Зарегистрированная почта обеспечивает дополнительный уровень безопасности за счет уникальный идентификационный номер для каждого предмета и необходимость получателя подписать почтовое отправление.

Имейте в виду, что у некоторых фирм есть почта. Офисная коробка. Почтовые ящики обычно находятся в почтовом отделении или в магазин, который действует как агент Почты Австралии.Если у вашей фирмы есть почтовое отделение После этого будет доставлена ​​почта, на которую будет указан номер почтового ящика вашей фирмы. в коробку. Возможно, вам потребуется забрать почту из ящика.

Вы можете посмотреть на Почте Австралии Интернет-сайт, чтобы узнать о других службах доставки, которые могут вам понадобиться быть осведомленным. Интернет-сайт Почты Австралии можно найти на Интернет-компьютере. в библиотеке.

Вернуться к Топ

Австралийский документальный обмен, также известный как Ausdoc или DX, является альтернативой Почте Австралии и курьерским компаниям.Когда юридическая фирма присоединяется к DX, они получают номер DX и личный ящик в ближайший обмен. Биржи существуют по всей стране, и фирмы уходят в обмен, чтобы забрать свою почту и разослать почту другим организациям которые являются членами DX. Многие юридические фирмы, суды, государственные ведомства и другие профессиональные организации используют DX.

Юридические фирмы, входящие в DX, укажите свой номер DX на своем бланке, чтобы другие организации могли отправить им почту через систему DX.

Вы можете посмотреть на Интернет-сайте DX чтобы узнать больше об услугах, предоставляемых DX. Интернет-сайт DX может быть найдено в Интернете на компьютере в библиотеке.

Курьерские компании часто используются для доставки срочной почты. Курьерская доставка требует подписи и т. повысить уровень безопасности почтовых отправлений.

Вернуться к Топ

Почта часто приходит в виде факс, и у вашей фирмы может быть особый процесс, которому вы должны следовать, чтобы для обработки факсов.

Назад в Топ

Все чаще почта приходит в форма писем.Обычно электронные письма отправляются напрямую получателю. Если вы получите электронное письмо, предназначенное для кого-то еще, убедитесь, что вы перешли это немедленно. Если вы не уверены, кому будет отправлено электронное письмо, спросите своего руководителя. Регулярно проверяйте электронную почту.

Назад в Топ

Иногда вы получите руку доставленная почта.Если не указано иное, вы должны обработать это письмо, выполнив следующие действия. те же процедуры, что и для другой почты.

Назад в Топ

Назад до начала

Если на вас возложили ответственность для работы с входящей почтой вам необходимо знать правильные процессы следить за проверкой и регистрацией почты.

Так как очень легко случайно повредить письмо или документ, когда вы открываете конверт, лучше всего не торопитесь и осторожно открывайте каждый конверт.

После того, как вы открыли конверт убедитесь, что вы удалили все содержимое. Часто конверт включает обложку письмо и ряд приложений. Вы должны проверить, что все вложения указанные в сопроводительном письме действительно были включены.См. «Обработка конкретные типы входящей почты »ниже, чтобы понять, что делать. если предметы отсутствуют.

Убедитесь, что товары прибывают в одну и ту же конверт хранятся вместе. Обычно вы можете прикреплять предметы с помощью скрепки. Например, чек, который приходит с письмом, должен быть прикреплен к письмо, иначе кто-то мог получить письмо и предположить, что отправитель забыл отправить чек.Однако вы должны знать, что завещания должны никогда не привязывайтесь ни к чему другому, так как это может сделать их недействительными. Знайте также, что оригинальные документы, такие как титулы, соглашения или судебные документы, должны никогда не быть сшитым. Желательно прикреплять элементы к оригинальным документам с помощью канцелярская скрепка или клипса для собак.

После того, как письмо было открыто, вы должен гарантировать, что, где это уместно, на каждом элементе проставлена ​​дата.Штамп даты входящая почта помогает определить, когда ваша юридическая фирма получила письмо. Оригинал такие документы, как судебные документы, завещания, контракты и соглашения, не должны иметь дату. Если для оригиналов документов требуется указание даты, тогда на цветной стикер можно поставить дату и прикрепить его к лицевой стороне документа. Например, если завещание было отправлено клиенту для подписания, а затем было отправлено обратно в офис адвоката для хранения, это завещание потребует Дата получения.Таким образом, цветной стикер со штампом даты будет использовал. Если вы не уверены, нужно ли ставить дату на предмете, спросите у своего руководитель.

У каждой фирмы разные процедуры для проставления даты на входящей почте. Например, некоторые фирмы ожидают, что все входящие почтовые отправления, кроме оригиналов документов, с проставлением даты на обратной стороне вверху слева ручной уголок. Убедитесь, что вы четко понимаете процедуру проставления даты на вашем твердый.

Имейте в виду, что некоторые юридические фирмы требуют письмо должно иметь отметку времени, а также дату.Например, это обычное дело практика в городском офисе, где может быть несколько доставок почты в течение дня.

Многие юридические фирмы требуют все входящие почта для внесения в реестр. В зависимости от процедур на вашей фирменной почте может быть зарегистрирован до того, как на нем будет проставлена ​​дата. Проверьте политику и процедуры офиса Вручную или спросите своего руководителя о процессе, существующем в вашей фирме.

Почту можно зарегистрировать вручную, в почтовой книге или дневнике, или в электронном виде на компьютере, опять же, это будет зависеть о процессе в вашей фирме. Ведение реестра всех полученных почтовых отправлений помогает обеспечить отслеживание почты. Это может оказаться очень важным в юридическая фирма, в которой даты могут сыграть такую ​​важную роль в решении вопросов. Конкретные информация, внесенная в реестр, будет зависеть от выполненных процедур вашей фирмой, но обычно в реестре указывается дата получения товара и кому это было роздано.Имейте в виду, что некоторые почтовые регистры также укажите способ доставки и время получения письма.

После регистрации почты его следует отсортировать и передать соответствующему персоналу. Обратите внимание, что вам может потребоваться отсортировать почту перед ее регистрацией, это опять же зависят от процедур, которых придерживается ваша фирма.

Назад в Топ

После открытия входящей почты дата с отметкой и регистрация его необходимо отсортировать, а затем передать в соответствующий персонал.

Как входящая почта должна сортировка будет зависеть от процедур, применяемых в вашей фирме. Убедитесь, что вы осведомлены о действующих процедурах.

В зависимости от размера вашей фирмы а также существующие процессы, с помощью которых вы обычно сортируете почту по отделам или индивидуально. Как только почта будет разделена таким образом, вам потребуется для сортировки почты по важности.Срочная почта обычно вверху пакета, а затем — по почте, отправленной курьером. Ниже этого письма должна быть личная и конфиденциальная почта и, наконец, любая общая корреспонденция.

Обратите внимание, что у вашей фирмы могут быть определенные правила обработки чеков и счетов-фактур. Часто этот тип почты будут направлены в бухгалтерию или к назначенному лицу. Ваш руководитель укажет, как обрабатывать этот тип почты.

После сортировки входящей почты его необходимо передать соответствующему персоналу.

Каждая фирма будет иметь свой собственный набор требования к рассылке входящей почты. Часто по почте нужно будет распределять каждое утро в определенное время. Если вы были учитывая ответственность за распространение почты, убедитесь, что вы знаете действующих требований.

Для эффективного распространения почта, которая понадобится вам для определения и понимания структуры вашей фирмы а также звания и роли, которые есть у каждого человека. Это особенно важно когда вы получаете почтовое отправление, в котором конкретно не указано, для кого оно предназначен. Когда это произойдет, вам нужно будет выяснить, кому это письмо. для. Это можно сделать, спросив своего руководителя, позвонив отправителю или прочитав письмо, а затем направить его соответствующему лицу или отделу.Часто у фирмы будет древовидная структура или список сотрудников, которые помогут вам определить каждый из сотрудников и отделов вашей фирмы.

приходит большая часть входящей почты утром, поэтому вам может потребоваться отсортировать и распределить почту как твоя первая задача. Однако вы должны знать, что почта может приходить на другие адреса. время суток. Убедитесь, что вы понимаете, как правильно обращаться с почта по мере ее поступления, так как большая часть этой почты может быть срочной.

Назад в Топ

Назад до начала

Имейте в виду, что определенная входящая почта с предметами нужно обращаться в соответствии с конкретными процессами.Эти процессы могут быть юридическими требованиями или могут быть разработаны вашей фирмой.

Оригиналы документов, например завещания, должны быть обработаны партнерские соглашения и дубликаты свидетельств о праве собственности. в соответствии с руководящими принципами, указанными в политике и процедурах вашей фирмы руководство по эксплуатации. Однако обычной практикой при обработке оригиналов документов является соответствуют системе, известной как индексация.Индексирование предполагает создание Акта Пакет для каждого оригинального документа. При получении оригинала документа или акта Пакет документов создан. Пакет документов — это обычно конверт с клиентами. наименование и адрес, номер дела и описание зарегистрированного документа снаружи. Оригинал документа помещается в конверт и регистрируется. в индексе. Затем пакет документов сохраняется в защищенной среде.

Другие правила, о которых вам следует знать в том числе:

• Оригинальные документы, например, Судебные документы, завещания, контракты и соглашения не должны иметь даты.

• В большинстве случаев оригиналы документов к ним должен быть применен номер дела.

Врученные документы, например, повестки, не может приходить с обычной входящей почтой в качестве Process Server или полиции Офицер обычно подает их непосредственно лицу, указанному в документе. Когда клиент приносит врученный документ в юридическую фирму, он должен быть обработан согласно судебным процессам, относящимся к конкретному документу.

Однако вы должны знать, что адвокат может принять вручение документа от имени обслуживаемого лица. Это означает, что документ можно вручить лично в вашем офисе. Обычно, клиенту обслуживается только первоначальное судебное разбирательство. После того, как это произошло юрист принимает другие документы, которые обычно предоставляются через DX или Почта Австралии.

Если вы не знаете, как обрабатывать обслуженный документ, или у вас возникли трудности с идентификацией обслуженного документа обратитесь за помощью к своему руководителю.

Как и в случае со всеми другими типами писем, вы должны убедиться, что вы следуете процедурам, установленным в вашей фирме для почты с пометкой «Срочно». Как правило, убедитесь, что срочная почта доставляется соответствующему лицу как можно скорее и решается перед другими видами почты.

Если у вас нет специального разрешения для этого никогда не открывайте почту, помеченную как «Личная и конфиденциальная», «Личный», «Конфиденциальный» или аналогичный.Ваша фирма, вероятно, иметь процедуру для работы с этим типом почты. Убедитесь, что вы знакомы с этой процедурой.

Назад в Топ

Назад до начала

Иногда вам придется иметь дело с поврежденной почтой, подозрительной почтой и утерянной почтой Предметы.

Поврежденное письмо необходимо отсортировать, дату проштампован и зарегистрирован в соответствии с той же процедурой, что и для другой входящей почты. Ущерб заносится в журнал.

После обработки поврежденного предмета он должен быть доставлен лицу, которому он был отправлен, с объяснением по поводу того, что он прибыл в поврежденном состоянии. Получатель может затем решите, какие действия необходимо предпринять.

У вашей фирмы будут особые процедуры для работы с подозрительными почтовыми отправлениями. Убедитесь, что вы знаете о процедуры, которым необходимо следовать. Не пытайтесь открыть подозрительный предмет. Если ты подозрительно относитесь к определенному предмету, тогда немедленно обсудите это со своим руководителем. Если ваш руководитель недоступен, сообщите об этом партнеру или другому старшему участнику. персонала.

Часто конверт содержит сопроводительное письмо и одно или несколько приложений. В сопроводительном письме должно быть указано какие вложения, если таковые имеются, должны быть включены. Убедитесь, что все корпуса подробные в сопроводительном письме, на самом деле, включены. Если предмет отсутствует вы должны зарегистрировать письмо и все приложенные к нему приложения и затем проинформируйте получателя письма об отсутствии некоторых приложений.Затем получатель может решить, какие действия необходимо предпринять.

Назад в Топ

Назад до начала

— обзор

Пример расширенной конфигурации: низкоуровневый профиль Firefox и редактирование конфигурации

Как упоминалось ранее, приложения Windows любого характера полагаются и зависят от использования системного реестра для хранения данных приложений.Системный реестр — это общий репозиторий, или, как они его называют, «база данных» чрезвычайно сложных и запутанных объектов и элементов. Как общий ресурс, если реестр будет поврежден или иным образом поврежден, все программы, зависящие от него, перестанут работать. Тот факт, что любая установленная вами программа читает и записывает в реестр, означает, что программа потенциально может вывести реестр из строя. Microsoft преуменьшает риск того, что это произойдет, но это легко сделать. Поверьте, я знаю — я делал это много-много раз (конечно, для развлечения).

Приложения OS X на самом деле являются «пакетами», которые представляют собой физическую коллекцию двоичных файлов и вспомогательных файлов, содержащихся в структуре каталогов и защищенных ограничениями по умолчанию и любыми дополнительными элементами управления доступом, которые вы решите наложить на них.

В случае Firefox файлы, необходимые для приложений, существуют в двух местах: в основном «пакете» Firefox и вспомогательные файлы в каталоге ~ / Library / Application Support / Firefox вашего домашнего каталога. Биты, которые мы ищем, — это файлы, содержащиеся в каталогах, специально созданных для каждого профиля, который мы создали в Firefox.

Я использовал профиль под названием «Scratch» для моего общего профиля, который использовался для грязного просмотра. Нет, не «грязный» как этот, грязный как «нечистый» и «помойный» просмотр. Когда я создал профиль Scratch, Firefox добавил к имени случайную номенклатуру и построил необходимые файлы поддержки следующим образом:

Ранее в общем разделе этой главы о Firefox я обсуждал минимальные файлы cookie, предоставляемые нам настраиваемым профилем. Для целей этого раздела я хочу показать вам, что дает грязный профиль в отношении файлов cookie.В дополнение к выделенному направлению pka42g3d.Scratch вы обратите внимание на файл «cookies.sqlite». SQLite — это «бессерверный» внутрипроцессный процесс языка структурированных запросов (SQL), позволяющий любой программе хранить данные и управлять ими в автономной среде. Для большинства механизмов SQL требуется отдельный «серверный» процесс, который поддерживает требования клиента. Однако SQLite — это автономный процесс, которому не требуются никакие другие процессы для поддержки его функциональности. Самое замечательное в SQLite то, что его можно использовать любым способом, которым вы хотите его использовать; вы можете включать его в частные приложения, общедоступные приложения, коммерческие приложения или что-нибудь еще, что вы хотите с ним делать.Он также является «открытым» в том смысле, что исходный код легко доступен для загрузки. Это гарантирует, что в коде нет секретов и что каждый может свободно изучить из первых рук точные рабочие компоненты приложения.

Firefox использует SQLite для хранения и извлечения элементов данных, чтобы обеспечить его функциональность, включая создание данных cookie и доступ к ним. Этот раздел состоит из двух частей: во-первых, чтобы показать вам возможности доступа к элементам данных Firefox через SQLite, а во-вторых, чтобы показать вам, сколько именно дерьма вываливается на вас при грязном просмотре.

Сначала вам нужно загрузить SQLite Manager, который не входит в стандартную установку Firefox. Это очень просто; просто зайдите в Инструменты-> Дополнения. Найдите SQLite в поле поиска и установите его. Вам нужно нажать кнопку «перезапустить», и после этого вы увидите, что диспетчер SQLite теперь доступен в меню «Инструменты».

Теперь мы запустим SQLite Manager, откроем файл cookies.sqlite и посмотрим, какие мерзости там скрываются.Самый быстрый и эффективный способ сделать это — щелкнуть значок «открыть файл», а затем использовать ярлык функции OS X «Перейти к папке» ⇧⌘G и получить прямой доступ к каталогу ~ / Library / Application Support / Firefox / Profiles. Перейдите к каталогу профиля, который вы хотите изучить, и выберите файл cookies.sqlite. По умолчанию выбрана вкладка «Структура», на которой отображается структура главной таблицы. Выберите moz_cookies в разделе Таблицы.

Теперь мы видим всю структуру базы данных файлов cookie, что действительно очень здорово.Между прочим, вы не можете удаленно делать что-либо похожее на это в Internet Explorer. Теперь давайте выберем «Обзор и поиск» и посмотрим, что у нас получилось.

Вау. Теперь мы видим фактическое содержимое каждой записи cookie. Я удалил свои файлы cookie в этом профиле около месяца назад, и мне уже удалось сбросить 1742 файла cookie. Если вы посмотрите на столбец значений, вы увидите содержимое самого файла cookie. Многие записи в моей таблице файлов cookie — это записи с сайта hubpages.com. Я никогда не заходил на сайт hubpages.com, но искал информацию об органических злаках, чтобы исследовать химический состав различных продуктов.Я открываю органическую ферму под названием Thorganics, и это меня очень интересует (серьезно). Так или иначе, этот сайт hubpages.com был перенесен в рамках поиска Bing по запросу «органические» и «популярные сухие завтраки». Самое интересное здесь то, что я специально использовал Google для поиска исследовательских сайтов. Я намеренно никогда не использую Bing в профиле, потому что я хочу точно увидеть, насколько активно эти сайты используют совместное использование игл. Некоторые сайты переняли мой поиск в Google по ссылке, и этот сайт затем решил запустить этот поиск в Bing. .Hubpages.com, по-видимому, решил вместо этого передать полномочия поиска Bing, а затем сбросил cookie в мою систему, чтобы любой другой сайт, который хочет использовать hubpages.com для извлечения доступной информации, мог сделать это через перенаправление. Фактическое содержимое:

209211014.1368496131.1.1.utmcsr = bing | utmccn = (organic) | utmcmd = organic | utmctr = popular% 20breakfast% 20cereals

Как ни странно, ниже находится файл cookie с сайта ranker.com, который имеет это в качестве содержимого файла cookie:

51811754.1368496147.1.1.utmcsr = bing | utmccn = (organic) | utmcmd = organic | utmctr = popular% 20breakfast% 20cereals

WOW! Поговорим о совпадении! Как видите, у обеих компаний есть свой идентификатор для меня, но у обеих одинаковая информация для критериев поиска. Думаю, это хорошо, что я не искала «Размер бюстгальтера Кристины Хендрикс», да? Ой, подождите…

При грязном серфинге вы не знаете, какая информация кодируется, например, f5ptmd6egfelt9r1.