Примеры деловое письмо: Деловое письмо. Образец делового письма 2021 года

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Примеры написания писем на русском языке | Русский алфавит | StudyRussian.com

Примеры написания писем на русском языке

Вступление

Письма в русском языке обычно включают в себя стандартные фразы и формулировки. Часть вашего курса русского языка будет посвящена написанию писем всех жанров. Здесь мы приведём несколько примеров стандартных письменных формулировок и лва примера писем.

Приветствие

если вы не знаете имени адресата:

Уважаемые господа,(или !)
Уважаемый/ая господин/госпожа, (или !)
Уважаемая редакция!

если вы знаете имя адресата и состоите в рабочих отношениях:

Уважаемый д-р Давыдов (д-р = доктор)!

если это ваш друг:

Дорогой Андрей (Петрович)!

Заключительные формулировки

Формальные:

С уважением,
С наилучшими пожеланиями,

менее формальные:

С уважением Ваш (Ваша) [имя отправителя],
Искренне Ваш (Ваша) [имя отправителя]

Начинающие фразы

Заключительные фразы

Полезные выражения

Прилагающиеся документы

Запросы

И, наконец, немного практики:

Пример письма 1: Запрос на прохождение практики

Уважаемые дамы и господа!	Sir,
Я изучаю экономику производства в Высшей школе/Университете Харц, город Вернигероде, Германия, и хотел бы пройти производственную практику на вашем предприятии (в вашей фирме).	I am currently studying economics at Harz University, Wernigerode, and intend to apply for an internship with your company.
В настоящее время я заканчиваю 7-ой курс по специальности маркетинг туризма в направлении: гостиничный менеджмент и парки отдыха.	I have been studying for 7 semesters and specialize in marketing and tourism. My main subjects and primary interests are in hotel management and leisure park management.
В процессе моего обучения я приобрёл опыт практической работы в различных производственных областях гостиниц “Астория” и “Берлин”.	During my studies, I have gathered working experience at the hotels “Astoria” and “Berlin” in verious functions.
Во время этой стажировки я был бы рад внести свой вклад в успех вашего предприятия (вашей фирмы).	I would be delighted to apply my knowledge during an internship at your company.
С уважением,	Sincerely
Хунгер	Hunger

Пример письма 2: Деловое письмо

Компания “Мир Цветов” ул. Серышева, 34, г. С.Петербург, Россия	Company “Flowerworld” 34 Serysheva street St. Petersburg, Russia
Институт Биологии ул. Карла-Маркса, 278, г. Москва, Россия	Biological Institue 278 Karl-Marx Street Moscow, Russia
27 ноября 1999 г.	November 27, 1999
Уважаемый г-н Борисов,	Dear Mr. Borisov,
Мы рады сообщить Вам, что у нас есть товары, которые полностью соответствуют Вашим характеристикам.	We are happy to inform you that we have products that exactly fit your requirements.
Мы прилагаем к письму прейскурант товаров, описание их характеристик и условия поставки.	Please find a detailed description and our services in the enclosed documentation.
Если Вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, позвоните мне.	If you need further information, do not hesitate to call.
Надеемся получить от Вас скорый ответ.	We are looking forward to hearing from you soon.
Искренне Ваш,	Sincerely
Сергей Гаврилов, Коммерческий директор компании “Мир Цветов”	Sergei Gavrilov, product manager Company “Flowerworld”

Деловое письмо: что это такое, как его составить и написать

В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.

В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.

Рекомендуем: Click. ru – маркетплейс рекламных платформ:

• Более 2000 рекламных агентств и фрилансеров уже работают с сервисом.
• Подключиться можно самому за 1 день.
• Зарабатывайте с первого потраченного рубля, без начальных ограничений, без входного барьера.
• Выплаты на WebMoney, на карту физическому лицу, реинвестирование в рекламу.
• У вас остаются прямые доступы в рекламные кабинеты, рай для бухгалтерии по документообороту и оплатам.

Читайте также: Как определять цели и задачи текстов

Что такое деловое письмо

В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.

Соблюдайте общие правила деловой переписки:

1. Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
2. Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
3. Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
4. Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
5. Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
6. Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
7. Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
8. Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.

В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:

• Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
• Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
• Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
• Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.

Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.

Как использовать в современном мире

В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:

1. Коммерческие предложения. Чаще всего рассылаются по холодной аудитории и предлагают товары или услуги. Тут важно четко указать сферу деятельности, сформулировать преимущества компании и плюсы сотрудничества.
2. Email-рассылка. Предполагает периодическую отправку писем по определенной базе. Через нее можно сообщать новости, рассказывать о новых товарах и услугах, анонсировать акции и т. д.
3. Пресс-релизы. Чаще всего их высылают в средства массовой информации, на интернет-порталы. В них рассказывается о текущих или будущих событиях, сообщается важная информация о компании, а также другие новости, которые могут вызвать интерес у аудитории.
4. Поиск работы. Грамотно составленное резюме изначально выделяет соискателя из общего ряда и четко рассказывает о профессиональных качествах человека.
5. Публикация статей. Автор или компания делают качественные обзоры и аналитические статьи.
6. Сообщения об акциях и выгодных предложениях в мессенджерах и социальных сетях. Чаще всего рассылаются по базе клиентов, имеют небольшие размеры и адаптированы под канал общения.
7. Поздравления и благодарности. Для повышения лояльности клиентов можно поздравлять их с праздниками. Также хотя бы раз в год благодарить за взаимовыгодное сотрудничество и подчеркивать важность партнера или клиента для компании.

Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.

Примеры деловых писем

Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.

Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.

Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.

Сообщения об акциях.

Как правильно составить и написать деловое письмо

Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.

1. В первую очередь определите цель послания. Подумайте, какие факторы увеличивают вероятность принятия положительного решения. Чем конкретнее формулировка – тем лучше.
2. Имя отправителя должно быть четким и понятным, без цифр и непонятных названий, иначе шансы попадания письма в спам сильно увеличатся. Название компании или имя и фамилия — лучший вариант.
3. Заголовок или тема письма. Если вы проработали первый пункт, то с этим этапом вопросов не возникнет. Главное, чтобы заглавие не было слишком длинным и сумбурным.
   
4. Приветствие, лучше всего использовать стандартный вариант «Добрый день!». Кратко представьтесь, когда в этом есть необходимость, или укажите название фирмы и сферу ее деятельности. Если сообщение направлено по рекомендации либо в результате переговоров на какой-либо встрече или выставке, обязательно укажите и это.
   
5. Текст предложения. Старайтесь излагать информацию кратко и по существу. В идеале уместиться в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте канцеляризмов и тяжелых словесных конструкций, сложных для восприятия. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные формулировки.
6. Соблюдайте общепринятые правила оформления. Используйте один шрифт, важные моменты можно выделить жирным, но это нежелательно. Разбивайте текст на небольшие абзацы, используйте списки, если это упростит восприятие. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Обязательно проверяйте текст на орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, любые недочеты плохо влияют на репутацию отправителя.
   
7. Прикрепляйте файлы только при необходимости. Размещать прайс-лист или описание услуг в письме не нужно. Обязательно укажите, что находится в приложении.
8. Правильно оформите подпись. Пишите не только название компании, но и имя отправителя, а также контакты для связи. Укажите несколько вариантов: почту, номер телефона и мессенджера, чтобы адресат мог быстро связаться с вами.
   

Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.

Заключение

Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества. Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу.

Полезные ссылки:

Примеры того, как правильно написать деловое письмо

Автор Марк Клейнер На чтение 15 мин. Опубликовано 07.04.2020

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Письмо с предложением о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.

На чьё имя писать

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Что в письме должно быть обязательно

Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:

• наименование компании-отправителя,
• её адрес и телефон для связи,
• должность и ФИО её представителя,
• суть предложения.

Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Как отправлять письмо

Отправлять письмо можно несколькими способами.

1. Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
2. Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
3. Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
4. Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие.

Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним.

Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

• Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.
• Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.
• Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.
• Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.
• Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.
• Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.
• Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.
• Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.
• Соболезнования. Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.
• Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо.

Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

В целом, есть сотни рекомендаций о том, как правильно составлять деловые письма. Но в первую очередь, следует знать о самых распространенных ошибках, которые допускаются при ведении деловой переписки. Так, в первую очередь в деловых письмах нельзя допускать следующих вещей:

Фамильярность. Отступление от делового стиля, хоть и встречается в отдельных случаях, но в большинстве ситуаций не поощряется в деловой переписке.

• Использование сокращений и сленга. Деловое письмо в обязательном порядке должно быть понятно получателю, поэтому в нем не должно быть специфического сленга, многозначных сокращений и других сложных для восприятия сведений.
• Упущение важной информации. В деловом письме в полной мере должен раскрываться поставленный вопрос.
• Игнорирование приложений. В случае, если для рассмотрения вопроса необходимо ознакомиться с большим объемом информации — эту информацию не следует предоставлять в самом письме, а нужно сделать отдельным приложением. О чем следует упомянуть в тексте письма.
• Незаполнение сведений об отправителе. Иногда подобную ошибку допускают в деловой переписке даже опытные секретари. У получателя письма должны быть полные сведения об отправителе, и ему должно быть понятно, кто и как отправлял это письмо.

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Деловое письмо на английском: образец, примеры с переводом

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

1. Основные типы деловых писем
2. Общие принципы написания
3. Составные части письма
4. Стандартные выражения
5. Электронные письма

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

• Поздравление – Congratulation Letter
• Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
• О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
• Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
• Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
• Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
• Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
• Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
• Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
• Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Рекомендую

 

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов. Эта книга станет вашим помощником и надежным партнером на долгое время.

 

 

 

 

Для тех, кто хочет прокачаться в деловом и бизнес английском более основательно и с упором на самостоятельность, необходимо пройти хороший Деловой курс. Сделать это можно онлайн, например, на сайте Puzzle English. Интерактивный курс состоит из ряда видео уроков с носителем, перед прохождением каждого из которых вы знакомитесь с необходимыми словами и выражениями, во время просмотра — можете использовать субтитры, а после усвоения — закреплять новый материал с помощью домашнего задания. Для приобретения этого курса вам нужно перейти на страницу покупок и выбрать из списка предложений «Деловой курс».

 

Если вам необходим индивидуальный подход, то специально для таких целей небезызвестная онлайн школа EnglishDom разработала курс Бизнес Английский, где вы поэтапно пройдете 30 уроков один на один с квалифицированным преподавателем — по Скайп. А на выходе сможете уверенно вести не только переписку, но и деловые переговоры. Подробнее о программе курса — на странице с описанием. Там же вы можете оставить заявку на бесплатный пробный урок.

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You’re и т.д.
2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

• Заголовок (шапка):
  А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
  Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
  В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
• Приветствие (обращение), или как начать письмо.
• Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
• Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
• Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
• Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
• Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

 

 

May24, 2015

 

Dear Sirs,

 

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

 

Yours faithfully,

 

(Signature)

John Stewart

 

Sales Manager

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)

Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your… – Относительно вашего…

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

 

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

 

24 September, 2015

 

Dear Mr Stewart

 

Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,

 

RobertBrown

 

General Manager

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Рекомендую:

Кто еще не знаком с EnglishDom, рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать  деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение — 2 урока в подарок при оплате 10 уроков. Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

Формат делового письма и пример

Есть много разных типов деловых писем, которые вы можете использовать в своей профессиональной карьере. От сопроводительных писем до рекомендательных писем — составление чистого, удобочитаемого делового письма может помочь вам четко изложить идеи. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать деловое письмо профессиональным и подходящим для аудитории вашего письма.

Деловые разделы делового письма

Правильно оформленное деловое письмо должно содержать следующие разделы:

1. Ваша контактная информация
2. Дата
3. Контактная информация получателя
4. Открытие приветствия
5. Тело
6. Заключительное приветствие

7. Ваша подпись

1.

В левой части делового письма вы должны указать свою контактную информацию:
Имя Фамилия
Адрес
Город, штат Почтовый индекс
Телефон

2. Дата

Добавить пробел после вашей контактной информации, а затем добавьте дату вашего письма:

Месяц, День Год

3. Контактная информация получателя

Добавьте пробел после даты делового письма, а затем добавьте контактную информацию получателя:

Имя Фамилия
Адрес
Город, Штат Почтовый индекс
Телефон

4.Открытие приветствия

Добавьте пробел после контактной информации получателя, а затем выберите приветствие, чтобы открыть деловое письмо. Общие приветствия при открытии делового письма включают:

Подробнее: Написание приветствия для писем: советы и примеры

5. Тело

Тело делового письма — это то место, где вы выражаете цель своего общения, и обычно нет длиннее трех-четырех абзацев.

• Параграф 1: Открытие

• Параграф 2: Аргумент

• Параграф 3: Закрытие

6.Заключительное приветствие

Добавьте пробел после текста письма, а затем выберите приветствие, чтобы закрыть деловое письмо. Общие приветствия в виде заключительного делового письма включают:

• С уважением,
• С уважением,
• Сердечно,
• С уважением,
• С уважением,

• Спасибо,

По теме: Как написать деловое письмо Приветствие (С советами и примерами)

7.Подпись

Добавьте две строчки и подпишите свое полное имя. В следующей строке выведите свое имя и фамилию.

Подпись
Имя Фамилия

Как отформатировать деловое письмо

При форматировании делового письма читаемость должна быть вашим главным приоритетом. От выбора стиля шрифта до корректировки полей вы должны убедиться, что ваше письмо чистое, четкое и легко читаемое. При форматировании делового письма следует учитывать несколько факторов:

1.Выберите профессиональный размер и стиль шрифта.

Решая, какой шрифт выбрать для делового письма, вы должны обратить внимание на чистоту и удобочитаемость. Хотя может показаться заманчивым выбрать стилистический шрифт, который персонализирует письмо, вашей аудитории может быть трудно читать. Они должны как можно быстрее получить необходимую информацию из вашего письма.

Вот несколько примеров популярных шрифтов, используемых в профессиональных документах:

• Arial
• Avenir
• Calibri
• Corbel
• Garamond
• Georgia
• Gill Sans
• Helvetica
• Open Sans
• Roboto

• Times New Roman

При выборе размера шрифта следует учитывать наименьший размер, при котором документ будет легко читаться.Ваш шрифт должен быть от 10 до 12 баллов. Шрифты размером менее 10 пунктов будут трудночитаемы, а шрифты размером более 12 пунктов могут показаться непрофессиональными.

2. Включите разделы для всей необходимой информации

При разработке макета вашего делового письма помните всю необходимую информацию, которая обычно включается в профессиональный документ. Обычно деловое письмо включает в себя следующую информацию вверху:

• Ваша контактная информация (имя, должность, компания, адрес, номер телефона, электронная почта)
• Дата

• Контактная информация получателя (имя, должность, Компания, адрес компании)

После этой информации следует приветствие, затем текст, после чего ставится закрытие и подпись.При составлении делового письма обязательно укажите всю необходимую информацию.

Подробнее: 7 частей делового письма

3. Обратите внимание на интервалы и поля

Интервал играет важную роль в том, чтобы ваше деловое письмо выглядело удобочитаемым и профессиональным. Не забудьте поставить пробелы между элементами в верхней части вашего письма (ваша контактная информация, дата и их контактная информация), а затем еще один пробел, чтобы начать ваше письмо.

В абзацах основного текста письмо должно быть разделено на один интервал, чтобы получился чистый, но читаемый документ. Вы должны поставить пробел между каждым абзацем, а также до и после закрытия. Лучше всего выровнять всю букву по левой стороне страницы, а не по центру или по правому краю. Это упрощает просмотр аудитории.

Обычно профессиональный документ имеет поля в один дюйм. Для деловых писем целесообразно, чтобы поля были немного больше обычного (до одного с четвертью дюйма).

4. Правильно начинайте и заканчивайте письмо

В начале письма вы должны соответствующим образом обратиться к получателю. Если вы не знаете получателя, уместно включить общее приветствие, например, «Кого это может касаться», или обратиться к ним по названию должности, например, «Уважаемый финансовый директор».

Если вы знаете имя получателя, но никогда официально не встречались с ним или встречались лишь кратко, вам следует включить более правильное приветствие, например, «Уважаемый г-н. (Фамилия) » или « Уважаемая г-жа (Фамилия) ». Если вы знаете получателя, не стесняйтесь приветствовать его по имени.

Выберите краткое и подходящее завершение в конце письма, например, «С уважением», «С уважением», или «Всего наилучшего», , после чего укажите свои имя, фамилию и должность. Вы должны поставить пробел между закрытием и своим именем.

Пример формата делового письма

Вот пример формата делового письма, которое вы можете использовать при составлении собственного делового письма:

Roshni Duttaa Gomez
Sr.Менеджер проекта
Asomtech Solutions
42/08, Bose Road
Калькутта, Западная Бенгалия, Индия
050 2948 2948
[email protected]

Дорогой Рам Прасад, настоятельно рекомендую,

Я очень рад Аашна Сингхания для младших. Роль аналитика данных в Clouddatanow Tech. Я Рошни Дуттаа, руководитель проекта в Asomtech Solutions. У меня 12-летний опыт работы в индустрии высоких технологий, и я видел много молодых профессионалов, которые приходили и уходили. Г-жа Сингхания — один человек, с которым я работал, и который уникально выделяется.

За время, проведенное вместе, Аашна проявила большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, меня сразу же впечатлила Аашна, но за то время, пока мы работали вместе, ее понимание анализа данных для достижения результатов для нашей компании выросло намного больше, чем у ее коллег.

Меня впечатляют не только ее технические навыки. С Аашной было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и способности общаться между командами. Ее внимание и внимание к деталям также были необходимы и ценились не только мной, но и ее коллегами, которые часто полагались на нее в выполнении работы.

Я абсолютно уверен, что Аашна отлично подойдет Clouddatanow Tech. Она не только принесет с собой те навыки и опыт, которые вы ищете в соискателе, но также быстро станет активом и поможет вашей компании расти любым возможным способом.

Если вам нужна дополнительная информация или конкретные примеры, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону 050 2948 2948. Поскольку рекомендательное письмо, скорее всего, дает только снимок ее талантов и достижений, я буду рад подробнее рассказать о моем времени работая с ней.

С уважением,
Roshni Dutta
Старший менеджер проекта

Шаблон формата делового письма

Вот шаблон формата делового письма, который вы можете использовать при форматировании делового письма:

Ваше полное имя
Профессиональное название
Компания
Почтовый адрес
Город, штат Почтовый индекс
Телефон
Адрес электронной почты

Дата

Полное имя получателя
Профессиональное название
Компания
Почтовый адрес
Город, штат Почтовый индекс
Телефон
Адрес электронной почты

Имя уважаемого получателя Имя,

Вводный параграф

Пояснительный параграф

Заключительный параграф

С уважением,
Подпись

Полное имя Фамилия

Подробнее: Шаблоны деловых писем (с советами)

Основное деловое письмо // Purdue Письменная лаборатория

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо будет заполнено в течение нескольких дней, используйте дату, когда оно было написано в строке даты.При письме в компании в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не выровняйте его по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает обращаться к вам, используйте мисс. существует вероятность того, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание.Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набирали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас есть какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.

типов профессиональных деловых писем

В профессиональном мире вам часто нужно будет написать деловое письмо или отправить профессиональное электронное письмо.От подачи заявки на новую работу, написания благодарственной записки, отправки записки с извинениями или отправки прощального письма при отъезде — существует множество обстоятельств, при которых потребуется письмо или электронное письмо в надлежащем формате.

Как написать деловое письмо

Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат.

Деловое письмо включает контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Что вы должны включить в профессиональное письмо, написанное для деловых целей? Деловое письмо — это официальный документ с установленной структурой. Как видно из примеров по ссылкам ниже, деловое письмо имеет очень определенный формат. Деловое письмо включает в себя контактную информацию, приветствие, текст письма, приветственное закрытие и подпись.

Есть правила для всего, от того, насколько широкими должны быть поля букв, до шрифта какого размера использовать.

• В целом, разумно, чтобы основная часть вашего делового письма была прямой и краткой.
• Объясните, почему вы пишете в первом абзаце,
• В следующем абзаце укажите более подробные сведения, а
• Используйте заключительный абзац, чтобы повторить причину написания
• Поблагодарите получателя за чтение и, возможно, упомяните дальнейшие планы

Ниже вы найдете список примеров деловых писем для разнообразной переписки по работе и деловой переписке, а также советы о том, как написать подходящее и эффективное деловое письмо.Используйте эти образцы как отправную точку, когда вам нужно написать собственное письмо.

Шаблон делового письма

Это пример профессионального делового письма. Загрузите профессиональный шаблон делового письма (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Образец делового письма (текстовая версия)

Дженнифер Фамилия
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}
555-555-5555
email @ email.com

17 июня 2020

Мишель Фамилия
Менеджер
Название компании
{Почтовый адрес}
{Город}, {Штат} {Почтовый индекс}

Уважаемая госпожа Фамилия:

Большое спасибо за то, что нашли время встретиться со мной, чтобы обсудить продажу моих свитеров ручной работы в вашем замечательном магазине.

Как я уже упоминал в нашем разговоре, я был покупателем вашего магазина с тех пор, как на свое пособие за третий класс купил свою самую первую пару вязальных спиц. Для меня большая честь, что вы подумали о продаже одного из моих оригинальных творений в The Yarn Company вместе со своими собственными работами.

Мы обсудили пробную консигнационную схему, при которой часть продаж пойдет в магазин. Мне это более чем приятно.

Дайте мне знать, как вы хотите действовать. Я доступен почти во второй половине дня по телефону 555-555-5555, или вы можете написать мне по адресу [email protected], и я отвечу на ваше сообщение как можно скорее.

Спасибо и всего наилучшего,

Дженнифер Фамилия

Другие шаблоны и форматы деловых писем

Шаблон делового письма
Этот шаблон включает всю информацию, которая должна быть включена в деловое письмо.Есть примеры каждого раздела письма и советы по выбору стиля для переписки.

Формат для написания делового письма
Этот формат письма включает информацию о выборе подходящего макета, шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Примеры деловых писем, перечисленные по типу

Письма с извинениями
Когда и как извиняться на работе, а также примеры писем с извинениями для работодателей и коллег. Используйте эти письма, если вы допустили ошибку, плохо себя вели, пропустили собеседование или в других обстоятельствах, когда вы сделали ошибку и вам нужно извиниться.

Благодарственные письма
Очень часто в отзывах на работе преобладают негативные. Если кто-то, с кем вы тесно сотрудничаете, отлично справляется со своей работой, не упускайте возможности похвалить его и дать положительный отзыв. Отправка письма — хороший способ показать сотрудникам, коллегам, коллегам, клиентам и другим людям, насколько вы их цените.

Деловые благодарственные письма
Если кто-то окажет вам услугу или поможет вам, всегда не забудьте отправить благодарственное письмо. Перейдите по этой ссылке, чтобы найти образцы писем с благодарностью для бизнеса для различных сценариев, связанных с бизнесом и занятостью.

Письмо об отказе от кандидата
Когда вы отвечаете за прием на работу, вам нужно будет сообщить соискателям вакансии, когда они не получат эту должность. Вот пример письма с отказом от кандидата, которое нужно отправить человеку, который не был выбран для работы.

Поздравительные письма
Все любят, когда их признают за свои достижения, даже если это всего лишь быстрое сообщение электронной почты или рукописная заметка. Ознакомьтесь с образцами поздравительных писем для новых рабочих мест, новых предприятий, рекламных акций и других дел, связанных с бизнесом.

Примеры сообщений электронной почты
Хотя часто удобно отправлять рукописные или распечатанные заметки по почте, в наши дни более распространено электронное письмо. Здесь вы найдете примеры электронных писем, связанных с бизнесом и работой.

Письма сотрудникам
Просмотрите образцы писем сотрудников и писем для кандидатов на работу, включая рекомендательные письма сотрудников, письма с предложениями о работе, благодарственные и поздравительные письма и другие примеры писем.

Письмо с подтверждением трудоустройства
Арендодатели часто запрашивают письма с подтверждением занятости, чтобы подтвердить, что человек работает в компании. См. Информацию о том, что должно быть включено в письмо, и образец письма с подтверждением занятости.

Прощальные письма
Примеры прощальных писем, чтобы коллеги, клиенты и ваши знакомые знали, что вы движетесь дальше. Отправка прощального письма — хороший способ сообщить людям новую контактную информацию, чтобы вы могли поддерживать связь в будущем.

Письма-запросы
Используйте письма-запросы, чтобы запрашивать встречи и узнавать о возможностях трудоустройства, которые не рекламировались. Эти письма — способ получить доступ к потенциальному работодателю, который не опубликовал список доступных вакансий.

Письма с предложениями о работе
Примеры писем с предложениями о работе, письма с отказом от работы, встречных писем и других писем, связанных с предложениями о работе.

Письмо о продвижении по службе
В письме о повышении по службе содержится информация о повышении, включая новое звание сотрудника, зарплату и дату перехода сотрудника на новую роль.

Сетевые письма
Образцы писем о поиске работы и карьерных сетей, включая рекомендательные письма, рекомендательные письма и информационные письма для установления контактов.

Письмо новому сотруднику
Образец приветственного письма для отправки новому сотруднику, а также подробные сведения о том, какую информацию следует включить в этот тип письма.

Объявление о продвижении
Пример сообщения электронной почты, уведомляющего сотрудников компании о продвижении.

Рекомендательные письма
См. Примеры рекомендательных писем, рекомендательных писем, личных рекомендаций, профессиональных рекомендаций, ссылок на персонажей и академических ссылок.

Реферальные письма
Примеры реферальных писем, включая письма и сообщения электронной почты с просьбой о направлении, письма с указанием сотрудников, коллег или знакомых для работы, а также примеры сопроводительных писем и благодарственных писем.

Письма об увольнении
Если вы планируете уволиться с работы, ознакомьтесь с этим письмом об увольнении и примерами электронных писем. Их можно использовать в различных ситуациях, включая увольнение с уведомлением, увольнение по электронной почте и немедленное увольнение.

Письма о выходе на пенсию
См. Примеры писем для объявлений о выходе на пенсию, когда вы выходите на пенсию, а также поздравительные письма и электронные письма для тех, кто вышел на пенсию.

Письмо об увольнении
Образец увольнения сотрудника из организации.

Приветственные письма
Примеры приветственных писем для новых сотрудников и сотрудников, возвращающихся на работу после отпуска.

Шаблоны писем Microsoft Word
Когда вам нужно написать письмо о приеме на работу, может быть полезно начать с шаблона.Шаблоны Microsoft Word доступны для резюме, сопроводительных писем, писем об увольнении, рекомендательных писем и писем для интервью.

Пример формата письма и советы по написанию

Сегодня печатное письмо обычно предназначено для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании. Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

Следующий пример формата письма иллюстрирует информацию, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору подходящего шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Образец формата письма

Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие ( Примеры приветствия)

Уважаемый господин / госпожа. Фамилия:
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо.Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроуди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

Тело письма

• Первый абзац вашего письма должен дать представление о том, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
• Затем в , следующих за параграфами , укажите конкретные детали вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
• последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса. При необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Закрытие

С уважением , ( Примеры закрытия )

Подпись

Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо.)

Напечатанная подпись

Шаблон письма для загрузки

Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

Пример профессионального письма

Николь Томас
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @ thomas.com

3 августа 2020

Джейсон Эндрюс
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Уважаемый Джейсон,

Я пишу об отставке с должности представителя службы поддержки клиентов с 14 августа 2020 г.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными членами нашей команды в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую ​​позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

Сообщите мне, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас (подпись на бумажном носителе)

Николь Томас

Советы по форматированию письма

Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

• Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
• Выровняйте письмо по левому краю.
• Одиночный интервал между буквами и пробел между каждым абзацем.
• Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 пунктов.
• Оставьте пустую строку после приветствия и перед закрытием.
• Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
• Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать подпись.

Проверка на ошибки форматирования и опечатки

После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочтите хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку.

Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом.Затем, прежде чем положить письмо в конверт, подпишите напечатанное имя черными или синими чернилами над напечатанным именем.

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Дополнительная информация о написании писем

Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы могли узнать больше:

Начните с основ

Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете посмотреть эти примеры деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на еще один пример формата делового письма.

Примеры обзора

Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, таких как сопроводительные письма, благодарственные письма для собеседований, дополнительные письма, письма о принятии или отказе от работы, письма об увольнении и письма с благодарностью. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем.

Отправить деловое сообщение по электронной почте

Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими рекомендациями для профессиональной электронной почты и написания писем.

Деловое письмо — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал объясняет принципы делового письма, которые применимы ко многим различным ситуациям, от подачи заявления о приеме на работу до профессионального общения в рамках деловых отношений.Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.

Что такое деловая переписка?

Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, реклама, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор.В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.

Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников.Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.

Кто ваша аудитория?

Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:

• Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?
• Чему ваша аудитория должна научиться из вашего документа?
• Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?
• Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?
• Что больше всего нужно знать вашей аудитории?
• Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?
• Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?
• В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?

Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:

Заголовок. Уместно ли обращаться к вашей аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале на языке с учетом гендерного фактора.

Язык . Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?

Культура . У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?

Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.

Какова ваша цель?

Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:

• Что это за документ (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?
• Какова общая длина документа?
• Как организован документ?
• Какова длина абзацев или разделов?

Как организовано деловое письмо?

Общая организационная модель, используемая в разных жанрах в деловой переписке, — это OABC: открытие, повестка дня, тело и завершение.Хотя точное содержание вашего вступления, повестки дня, тела и закрытия может меняться в зависимости от вашего контекста, вот общая цель каждого компонента шаблона OABC:

• Начало: Этот раздел знакомит читателя с целью вашего документа или предметом обсуждения. Это позволяет им узнать, почему вы общаетесь с ними и почему информация важна для вашего читателя.
• Повестка дня: Этот раздел позволяет читателю более или менее узнать, чего ожидать от остальной части сообщения.Вы можете думать об этом как о дорожной карте для вашего документа.
• Тело: В этом разделе вы излагаете свои основные идеи и передаете читателю свое общее послание. Этот раздел часто является самой длинной частью делового документа.
• Заключение: Здесь вы повторяете основные моменты для читателя и при необходимости включаете любые последующие действия или рекомендации. В большинстве случаев вы можете попросить о встрече для дальнейшего обсуждения ваших идей.

Какие соображения стиля распространены в деловом письме?

Деловые писатели предпочитают четкое и краткое общение.Когда вы пишете в бизнесе, тщательное рассмотрение следующих элементов стиля, а также вашей цели и аудитории может помочь вам более эффективно общаться:

Активная голосовая связь. Один из навыков делового письма — как тактично брать на себя ответственность или распределять вину за определенные действия. Активный залог относится к структуре предложения, в которой актер предложения является его грамматическим субъектом. В целом, активный голос кажется более четким, прямым и лаконичным, чем пассивный — все это элементы хорошего делового письма.Однако пассивный залог может быть полезным инструментом в юридически чувствительном письме, потому что пассивный залог может передать то, что произошло, не называя имен.

Жаргон. Как правило, ваша аудитория предпочтет простой и понятный язык жаргону, потому что он позволяет им быстро читать ваше письмо без недопонимания. Однако вы можете столкнуться с жаргоном. Спросите себя, может ли этот язык использоваться как стенография или помогает установить ожидания или нормы в деловых отношениях.Понимание вашей аудитории и того, почему они могут выбрать использование жаргона или избегать его, поможет вам определить, что лучше всего подходит для вашего собственного письма.

Тон. Хотя деловой текст должен быть ясным и кратким, «краткий» не обязательно означает «грубый». Во время написания подумайте о том, как вы относитесь к читателю и как аудитория может интерпретировать ваш тон. Рассмотрим следующие примеры:

Идея вашего проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам никакого финансирования.
После тщательного изучения этого предложения мы решили сделать другие проекты приоритетными в этом квартале.

Хотя первый пример может быть более прямым, вы, вероятно, заметите, что второе предложение более дипломатично и уважительно, чем первая версия, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.

Если вам интересно, как ваша аудитория отреагирует на ваше письмо, может быть также полезно, чтобы незаинтересованный читатель поделился с вами своим впечатлением о вашем сообщении и тоне после прочтения документа.Что можно сказать домой? Выделяется ли какой-либо язык неожиданным, сбивающим с толку или неуместным? Где письмо более или менее убедительно? Если вы хотите получить больше идей, просмотрите наши раздаточные материалы по получению отзывов.

Пересмотр

Есть много обстоятельств, в которых деловые письма — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях особое внимание уделяется деталям. Полезной стратегией для пересмотра бизнес-письма является использование аббревиатуры ОБЛАКО: согласованность, длина, организация, единство и развитие.Рассмотрение каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как разделы работают вместе, чтобы выделить наиболее важные части вашего сообщения.

Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:

• Насколько согласован каждый отдельный компонент вашего документа?
• Соответствует ли каждый компонент правилам длины и (если они есть) или иным образом передает ваше сообщение кратко? В нашем раздаточном материале по лаконичности представлены 7 распространенных схем письма, которые делают письмо менее кратким, что вы можете иметь в виду, когда пишете для бизнеса.
• Четко ли организована информация ?
• Как унифицирован сообщение передается всеми компонентами, взятыми вместе?
• Ваши идеи полностью разработаны? , или ваш читатель может задать какие-то важные вопросы?

Когда вы ответите на эти вопросы и начнете пересматривать, пересмотр своей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы выявили с помощью CLOUD. После того, как вы обдумали эти элементы, получение обратной связи от другого человека может помочь вам убедиться, что ваш проект ясен, а ваши идеи полностью разработаны.Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать свои слова и оценить свой тон.

Примеры деловой переписки

Теперь, когда вы готовы приступить к написанию, вы можете увидеть несколько примеров делового письма, которые помогут вам в процессе написания. Ниже вы можете узнать больше и увидеть примеры двух контекстов делового письма: сопроводительные письма для приложений и сопроводительные письма для отправки информации.Дополнительные примеры можно найти на портале резюме и писем University Career Services.

Сопроводительные письма к заявкам

Может быть, вас попросили написать сопроводительное письмо к заявлению на работу или стипендию. Этот тип сопроводительного письма используется, чтобы представиться и объяснить, почему вы подходите для данной возможности, и ваша цель — привлечь внимание читателя и убедить его, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу. Хотя этот тип письма имеет некоторые уникальные особенности и соглашения, он по-прежнему соответствует шаблону организации OABC и обычно занимает 3-4 абзаца.

• Открытие: В начале вашего письма укажите причину, по которой вы написали. Обычно это включает упоминание названия должности (если применимо) и того, как вы узнали о должности. Расскажите, как вы узнали о работе.
• Повестка дня: В сопроводительном письме раздел вашей повестки дня создает основу для обсуждения вашей квалификации, сначала суммируя ваш интерес к должности, компании или организации. Что отличает вас от конкурентов? Почему вам интересно работать на этой должности или в компании? Этот раздел можно объединить с первым абзацем.
• Body: Здесь вы указываете свою квалификацию для работы, включая опыт работы, действия, которые демонстрируют ваши лидерские качества, и ваше образование. Если вы подаете заявку на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме. Вы также можете определить другие способы, которыми вы подходите для компании или должности, например, приобретенные вами специальные навыки. Проиллюстрируйте, как опыт и навыки из вашего резюме дают вам право на работу, а не просто повторяйте информацию, как она представлена ​​в вашем резюме.
• Закрытие: Теперь, когда вы продемонстрировали свой интерес и соответствовали читателю, пришло время запросить интервью и, при необходимости, сослаться на ваше резюме. Укажите, как с вами можно связаться, и укажите свою контактную информацию для дальнейших действий. Не забудьте закрыть письмо, поблагодарив читателя за время и внимание, прежде чем печатать и распечатывать свое приветствие и имя.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (образец №1) было отправлено недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, а описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не указывает, где она узнала о вакансии, потому что она не уверена, доступна ли вакансия.

Образец № 1

6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемый директор по персоналу:

Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Я хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]. Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Раймонд Крок

Образец № 2

6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемая госпожаЛамоника Джонс:

Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

Я рассчитываю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени закончу программу «Инженерия компьютерных систем».С сентября 2019 года я участвую через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был программистом-стажером в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Ребекка Брок

Сопроводительные письма для отправки информации

Некоторые сопроводительные письма просто содержат запись о передаче информации — скажем, отправку резюме рекрутеру или отправку проекта на курс — и даже могут иметь форму электронного письма.Несмотря на то, что они короткие, по существу и часто содержат всего один или два коротких абзаца, эти сообщения по-прежнему соответствуют основным принципам делового письма с использованием шаблона организации OABC в более сжатом формате:

• Открытие: Кратко объясните, что вы отправляете и почему.
• Повестка дня: В необязательный второй абзац вы можете включить краткое изложение информации, которую вы отправляете в качестве повестки дня для вашего читателя. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.
• Body: Затем вы можете перейти к изложению одного или двух ключевых моментов, объясняющих, почему ваша фирма лучше всего подходит для этой работы.
• Закрытие: Вы можете закончить свое письмо благодарностью, предложить дополнительную помощь или выразить надежду, что материал выполнит свое предназначение.

Ниже приведены примеры таких сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку касается способа сбора информации.

Образец № 1

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаю окончательный отчет, который мы отправляем с разрешения компании Eastern, об установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company ,. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (919) 962-7710 или напишите мне по указанному ниже адресу, если я могу ответить на какие-либо вопросы.

С уважением,

Нора Кэссиди
Менеджер по техническим вопросам
[email protected]

Приложение: Отчет

Образец №2

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Obstructed View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаем отчет с оценкой нашего годового энергопотребления в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.

Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющим производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена ​​информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.

С уважением,
Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]

Приложение: Отчет

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования.Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.

Бейкер, Уильям Х. и Мэтью Дж. Бейкер. 2015. Writing & Speaking for Business , 4-е изд. Прово, штат Юта: Академическое издательство Университета Бригама Янга.

Кови, Стивен. 2002. Style Guide for Business and Technical Writing , 5th ed. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови.

Локер, Китти и Донна Кинцер.2012. Деловые и административные коммуникации , 10-е изд. Бостон: Макгроу-Хилл.

О’Хара, Кэролайн. 2014. «Как улучшить свое деловое письмо». Harvard Business Review , 20 ноября 2014 г. https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing.

Правительство США. 2011. «Федеральное руководство по простому языку». Plain Language, март 2011 г. https://www.plainlanguage.gov/guidelines/.

Программа письма Университета Северной Каролины. 2019. The Tar Heel Writing Guide , rev. изд. Чапел-Хилл, Северная Каролина: Программа письма UNC.

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: Центр письма, Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

Сделать подарок

Примеры формата делового письма. — The Writing Center — UW – Madison

В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.

Однако у этих материалов есть ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Поэтому приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.

Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма. Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.

Блок формы

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005 г.

Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков. . . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов.Для получения авторитетных советов обо всех вариациях мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается заподлицо слева, с полями в один дюйм по периметру.Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты. В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.

Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев.Пропускайте строки между абзацами.

После написания текста письма введите закрытие, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево. Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем. Разве это не выглядит профессионально?

С уважением,

Джон Доу
Помощник по административным вопросам

Форма с отступом

5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700

15 марта 2005

г-жаХелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234

Уважаемая мисс Джонс:

А, формат делового письма — есть форматы блоков, форматы с отступом
и модифицированные форматы блоков. . . а кто
знает какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для получения авторитетного совета обо всех вариациях,
мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд.(New
York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для связи на рабочем месте
. Похоже, нет единого мнения по поводу таких тонкостей
, например, следует ли пропускать строку после вашего обратного адреса
и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы
это сделаете; другие нет. Будем надеяться, что ваше деловое письмо
увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!

Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
вверху, выровняв левый край адреса с центром
страницы.Пропустите строку и введите дату так, чтобы она была под вашим адресом
. Введите внутренний адрес и
приветствия слева; после приветствия ставится двоеточие
. В официальных письмах избегайте сокращений.

Сделайте отступ в первой строке каждого абзаца на полдюйма.
Пропускать строки между абзацами.

Вместо того, чтобы размещать строки закрытия и подписи
заподлицо влево, введите их в центре, даже с адресом
и датой выше, как показано здесь.Разве это не выглядит
профессионально?

С уважением,

Джон Доу

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Если вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем представят ваше сообщение в классическом изысканном стиле.В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они настолько формальны и структурированы, как . Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение перед тем, как перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе. Письма, написанные в других частях света, могут иметь небольшие различия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо точная структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

• Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя. Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
• Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд.«Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например« Уважаемый Тейлор Дин ». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
• Body : В первом абзаце представьтесь и представьтесь и представьте суть вашего письма. Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, в то время как ваш последний абзац должен повторить цель письма и содержать призыв к действию, если это необходимо.
• Закрытие : Рекомендуемое официальное закрытие включает «С уважением» или «Искренне Ваш.»Для более личного завершения рассмотрите возможность использования« Сердечно »или« С наилучшими пожеланиями ». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
• Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
• Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет форматирование текста.Наиболее распространенный макет делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами. Благодаря такому расположению письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, версия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзыва , поскольку они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить.Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на безупречное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом.Корпус формальный, дружелюбный и лаконичный, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в бумажном виде.

Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /