Деловая переписка: примеры и образцы писем
Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.
Образцы деловых писем
Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.
Примеры благодарственных писем
Пример гарантийного письма
Образец письма-ответа
Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:
Пример информационного письма
Пример письма-претензии
Примеры писем на английском в деловой переписке
Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.
Структура делового письма
Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:
1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».
2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.
3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.
4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.
5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.
6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.
Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.
И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.
dengodel.com
Образец письма обращения
Образец письма обращения является официальным документом, который составляется согласно правилам делового этикета. Как правило, это корреспонденция некоммерческого характера, в которой содержатся предложения, просьбы для решения различных вопросов.
Для чего используются официальные образцы письма обращения
Деловая переписка с грамотным оформлением сопутствующей документации является неотъемлемой частью бизнеса. Именно поэтому важно, чтобы образец письма обращения содержал просьбу в доступной для понимания форме. Помимо того, что образец письма обращения является тактичным обращением к адресату, в максимально дипломатичной форме, главной целью переписки является стимул к действиям определенного рода со стороны получателя. Получение положительного ответа зависит от того, насколько эффективно будет составлен образец письма обращения.
Уважаемые читатели! Наши статьи рассказывают о способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 555-93-50. Это быстро и бесплатно!
Правила составления деловых образцов письма обращения
Образец письма обращения должен содержать четкие и ясные формулировки, а текст быть максимально персонализирован. Для писем в какие-либо инстанции, используются фирменные бланки, если образец письма обращения предназначен частному лицу, то допустимо использование стандартных листов формата А4.
Как правило, верхняя часть титульного листа образца письма обращения содержит информацию с инициалами адресата, фамилии, имя, отчества, занимаемой должности и наименование организации. Строго по центру образа письма обращения пишется обращение и приветствие. Делать это принято в следующей форме «уважаемый имя и отчество» или «уважаемый господин и фамилия».
Если образец письма обращения предназначен коллективу, то используются варианты: «уважаемые сотрудники», «коллеги», «представители». Тем самым выражается почтение к адресату. Делая комплименты в образце письма обращения, важно чтобы это было уместно и не походило на откровенную лесть.
Как эффективно составить текст образа письма обращения
Преамбула образца письма обращения должна быть предельно лаконичной. Уже по вводной части должно быть ясно, какова цель обращения отправителя. Далее следует основная часть послания. В деловой переписке, правилами хорошего тона считается, если весь текст образца письма обращения уместится в формате одного листа.
Содержание нескольких абзацев образца письма обращения необходимо сделать предельно понятным с обоснованием сути вопроса. Важно заинтересовать получателя образца письма обращения, поэтому предложения должны быть аргументированными и побуждающими к действию. Чтобы реализация просьбы выглядела привлекательной для адресата. От отправителя образца письма обращения должны поступать предложения, чем он может оказаться полезным для решения конкретной задачи.
Срок исполнения просьбы важно в образце письма обращения указывать конкретными числами, корректно приводя доводы, почему именно в это время важно получить положительный ответ.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (800) 555-93-50 (Регионы РФ)
+7 (495) 317-12-91 (Москва)
+7 (812) 429-74-51 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!
В заключительной части образца письма обращения отправитель резюмирует свою просьбу. Нелишним будет еще раз упомянуть о том, насколько важным является содействие адресата в текущем вопросе. Выражать благодарность заранее в образце письма обращения лучше не стоит, ведь тем самым можно поставить адресата в неудобное положение.
В конце образца письма обращения ставится подпись, с обязательной расшифровкой и дата.
Редактор: Игорь Решетов
www.cherlock.ru
Документ «Письмо обращение образец бланк»
В своей трудовой деятельности, а так же в повседневной, бытовой жизни, каждый сталкивается с необходимостью составления официальных документов, писем, обращений.
Несмотря на кажущуюся простоту, при составлении такого рода документов следует соблюдать негласные правила.
Письмо обращение
К одним из таких документов можно отнести письмо обращение. Суть такого письма заключается в том, что оно является способом достижения определенной цели, способом для побуждения адресата к выполнению конкретных действий, выражается в виде запроса, просьбы по интересующему вопросу.
Прежде, чем начать составлять письмо, необходимо сформулировать предмет обращения, точно продумать обоснование и мотивы.
Данный документ можно составить как в электронном виде, отправив по электронной почте, или с помощью факсимильной связи, так и в печатном. От вида документа не меняется содержание текста и требования к оформлению письма.
Материал должен излагаться четко, грамотно и лаконично. Рекомендуется разделять текст на абзацы для более легкого усвоения и восприятия информации. Стиль обращения – деловой. Не допускается наличие грубых оборотов.
Содержание письма
Если документ составляется на фирменном бланке организации, то нет необходимости указывать реквизиты отправителя в верхней части письма. В таком случае следует указать название должности и ФИО адресата, наименование фирмы адресата и ее место нахождения.
Само обращение должно начинаться со слов «уважаемый» и далее указывается имя и отчество лица. Это необходимо для того, чтобы самим письмом назначалось ответственное за данное обращение лицо. От такого лица отправитель будет ждать ответа по изложенному вопросу.
Далее необходимо отразить основание, по которому было направлено обращение. Это может быть ранее заключенный договор или соглашение, иные связи с данной организацией. Если основанием является договор, то указывается его название, дата составления и номер.
Самая содержательная часть письма отражает все обстоятельства дела, проблемный вопрос, итоги данного обращения. Часто в заключении указывается срок, в течение которого отправитель желает получить ответ. Срок отражается в календарных днях и исчисляется с момента получения организацией письма.
Обращение должно быть подписано ответственным лицом (составителем) или руководителем организации, а также скреплено печатью, если она имеется.
Если письмо отправляется по электронной почте, то необходимо отразить в соответствующей графе тему обращения и написать сопроводительное письмо. Это является хорошим тоном при ведении электронной переписки.
Ниже расположен типовой бланк и образец письма обращения вариант которого можно скачать бесплатно.
www.pravoset.ru
Как составить письмо-обращение 🚩 письмо с обращением 🚩 Культура и общество 🚩 Другое
Автор КакПросто!
Во многих случаях нужно писать официальные письма-обращения в те или иные инстанции. Сейчас многие из них пересылаются в электронном виде, хотя правила составления остаются те же, что и с физическими вариантами. Итак, как же нужно правильно оформлять подобную документацию?
Статьи по теме:
Инструкция
Начните с указания должности и ФИО адресата. Например: «Главному инженеру ОАО Полад Иванову С.С.». Потом напишите обращение в верхней части письма. Оно, как правило, начинается со слова «Уважаемый». Далее идет полностью имя и отчество адресата. Также можете написать «Уважаемый господин Иванов», не указывая его имени. Обращение должно располагаться точно посередине.
Напишите преамбулу к вашему письму-обращению. Укажите четко и лаконично причины и цель составления данного письма. Адресат из данного абзаца должен понять всю суть письма. Например, начните так: «Я пишу Вам по поводу неудовлетворительного качества подшипников, которые Вы нам присылаете в течение с … по …».
Заполните основной текст письма. Как правило, он состоит из двух-четырех абзацев, в которых выражена озабоченность по поводу изложенной в преамбуле проблеме. Также в этой части изложите все мысли по данному поводу и по возможному решению проблемы. Укажите, какие конкретные действия должен предпринять адресат, чтобы в ближайшее время разрешить данный вопрос. Используйте четкие сроки, цифры и предложения.
Напишите заключение. В этой части сформулируйте итоги всего письма-обращения. Пример: «Уверен, что Вы урегулируете данную неприятную ситуацию, и в ближайшее время наше сотрудничество будет таким же, как и раньше».
Поставьте официальную подпись, которая состоит из названия должности, а также ваших ФИО. Перед этим обычно ставится: «С Уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество» и т.д. Выбирайте по ситуации.
Сделайте приписку или постскриптум. Данный небольшой раздел расположен чуть ниже подписи. Он довольно редко используется в письмах такого формата, но все же иногда имеет место быть. Постскриптум информирует адресата о каком-то значимом событии в жизни организации автора письма. К примеру: «P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 2 дня назад, возрос до 19%!».
www.kakprosto.ru
Как написать письмо-обращение 🚩 письмо депутату 🚩 Школы
Автор КакПросто!
Один из способов общения между людьми – письма. Многочисленные ситуации предполагают различные виды писем, поэтому они могут носить дружеский или деловой характер. Часто в деловой переписке используют письма-обращения. Как же их грамотно написать и правильно оформить?
Статьи по теме:
Инструкция
Оформите заголовок письма. В правом верхнем углу укажите точную должность, чин, классность (или категорию), государственную структуру или орган, в штате которого состоит адресат, его фамилию и инициалы. Например: «Депутату Законодательного собрания … области 6 созыва Иванову И.И.», «Заместителю прокурора (название) района (название) области, государственному советнику юстиции 1 класса Петрову П.П.». Можно ниже в шапке письма написать адрес, по которому расположено место работы данного должностного лица.Посередине листа обратитесь в уважительной форме к адресату, прописав полностью его имя и отчество. Обращение можно отделить запятой или закончить восклицательным знаком. Например: «Уважаемый Петр Петрович!».
В первом абзаце письма изложите свою просьбу адресату, а также сделайте ссылку на закон, свод правил, регламент и т.п. Например: «Просим Вас рассмотреть вопрос о…», «Просим Вас провести проверку … в соответствии со статьей 9 части первой Правил…».
Приведите аргументы в пользу вашей просьбы. Четко и последовательно изложите все доводы, опираясь на текст закона (правил, регламента и т.д.). Выделите несоответствия и противоречия в действиях лица или какой-либо организации. Сделайте выводы в конце ваших рассуждений. Важно помнить, что текст должен быть официально-деловой и конкретно выражать ваши мысли. Можете использовать такие слова и словосочетания: «в части 3 десятой статьи установлено…», «Правила не предусматривают…», «в Кодексе отсутствуют…», «тем не менее», «более того», «однозначно следует», «учитывая юридическую значимость…» и т.д.
В конце письма выразите просьбу сообщить о результатах, принятых мерах, действиях по данному вопросу. Укажите свой номер телефона, почтовый или электронный адрес.
Поставьте дату, подпись и ее расшифровку.
www.kakprosto.ru
Структура делового письма
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.
Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.
2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.
3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.
4.
5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».
| Правила написания обращения | Пример |
| Уважаемый (-ая) + Имя Отчество (в именительном падеже)! | Уважаемый Иван Васильевич! |
| Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)! | Уважаемый господин Грозный! |
| Уважаемый + должность органа власти! | Уважаемый генерал-майор! |
| Уважаемые + господа! | Уважаемые дамы и господа! |
| Уважаемый + Имя Отчество! | Уважаемый Иван Васильевич! |
6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).
7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.
8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.
9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
| - |
Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше!
Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом. business-letter.ru |
- | ||
| - |
www.mental-skills.ru
Образец письма-запроса | Делопроизводство
Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы, там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.
Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.). На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ.
Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.
Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:
«В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа».
Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.
Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.
В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.
Письмо-запрос – образец оформления в формате doc.
Еще пример письма-запроса
Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г., а также сообщить об условиях платежа и доставки.
На этом считаю тему составления запроса достаточно раскрытой. Приведенные образцы письма-запроса вам в помощь. Не забудьте посмотреть статью о написании письма-просьбы (ссылка в начале статьи), там тоже примеры обращений.
Евгения Полоса
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 597 комментариев
delo-ved.ru