Приходно расходные документы это: Приходно-расходный документ — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Приходно-расходный документ — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Приходно-расходный документ

Cтраница 1

Приходно-расходные документы комплектуются в товарных отделах, и после проверки в бухгалтерии поступают на перфорацию, которая осуществляется на терминальном абонентском пункте ТАП-2А, установленном в КМТС. По каналу связи или курьером перфолента передается в информационно-вычислительный центр.  [1]

Приходно-расходные документы подбираются по учетным номерам номенклатуры, и вся информация, необходимая для заполнения карточки учета материалов, последовательно кодируется на перфоленте: дата, номер документа и его шифр, шифр операций ( приход-расход), номер склада, материала, количество, цена и др. Таким образом, для каждого вида изделия или материала на перфоленте отводится определенная зона.  [2]

В приходно-расходных документах не допускаются помарки и подчистки записей, а всякого рода исправления производятся красными чернилами ( красным карандашом) путем проставления новых цифр.

В приходно-расходных документах не допускаются помарки и подчистки записей, а всякого рода исправления производятся красными чернилами ( крас-ым карандашом) путем проставления новых цифр. Каждая поправка оговаривается в конце данного листа и подписывается лицом, внесшим поправку.  [4]

В приходно-расходных документах не допускаются помарки и подчистки записей, а всякого рода исправления производятся красными чернилами ( крас-ным карандашом) путем проставления новых цифр. Каждая поправка оговаривается в конце данного листа и подписывается лицом, внесшим поправку.  [5]

Если вместо приходно-расходных документов и перфокарт, а также вместо карточек складского учета применяются перфокарты-документы, то значительно упрощается технология обработки информации по этому участку учета. В этом случае исходящие учетные остатки, выведенные в оборотной ведомости, как правило, равны исходящим остаткам цеховых кладовых, поэтому первые не пробиваются ежемесячно на итоговом перфораторе. Вместо перфокарт с исходящими учетными остатками материальных ценностей ( УМЦ-10), которые применяются в следующем отчетном месяце как входящие учетные остатки, используются перфокарты-документы с графическими отметками ( УМЦ-19), в которых зафиксированы исходящие остатки цеховых кладовых. При использовании этих остатков почти вдвое уменьшается количество перфокарт, а также значительно сокращается время составления табуляграммы без итоговой перфорации. Форма же оборотно-сли-чительной табуляграммы остается прежней.  [6]

Порядок оформления приходно-расходных документов по движению нефтепродуктов в организации, сроки представления их в бухгалтерию устанавливает и контролирует главный бухгалтер.  [7]

Информация с типовых первичных приходно-расходных документов вводится кладовщиком-оператором с терминального устройства в ЭВМ и записывается на магнитном носителе в форме карточки складского учета. До ввода этой информации кладовщик набирает на пульте свой личный код, код склада, номенклатурный номер конкретного вида запаса, вызывает на экране запись в форме карточки складского учета и указывает код программы обработки соответствующего документа. В автоматическом режиме на экране дается наименование каждого последующего реквизита, который необходимо ввести. Выведенная на экран дисплея заполненная строка вводится оператором в память ЭВМ, а сами первичные документы, с которых производилась регистрация, группируются в пачки и сдаются в бухгалтерию.  [8]

Во всех приходно-расходных документах не разрешается делать записи карандашом, не допускаются помарки и подчистки. Выдают ВМ со склада в строгом соответствии с предъявляемыми нарядами-накладными и нарядами-путевками.  [9]

Поступающие в бухгалтерию приходно-расходные документы по учету материалов подвергаются тщательной обработке: проверяются правильность арифметических подсчетов, сущность совершившихся операций. Особое внимание уделяется проверке полноты и правильности проставления шифра и других показателей, характеризующих ту или иную хозяйственную операцию. После этого первичные документы по учету материалов группируют, а полученные при этом обобщенные данные заносят в регистры бухгалтерского учета.  [10]

Основанием для учета нефтепродуктов являются надлежаще оформленные первичные приходно-расходные документы, акты инвентаризации и другие документы, применяемые при приемке, отпуске, отгрузке, списании потерь и перечислении нефтепродуктов из сорта в сорт.  [11]

Использованные лимитные карты вместе с другими приходно-расходными документами передаются бухгалтерии.  [12]

Записи в книгу производят на основании приходно-расходных документов. Все документы на прием и отпуск топлива после занесения их в приходно-расходную книгу кладовщика ежедневно сдают в бухгалтерию предприятия.

Применяется для регистрации сдаваемых в бухгалтерию приходно-расходных документов.  [14]

Рассмотренный порядок приемки от заведующего складом приходно-расходных документов позволяет не только выявить состояние учета материалов в кладовой, но и при каждой проверке произвести выборочный контроль натурных остатков материалов двух-трех номенклатурных номеров, что повышает ответственность работников склада и достоверность учетных данных.  [15]

Страницы:      1    2    3    4

расходные документы — это… Что такое расходные документы?

расходные документы

сарф-харажат ҳужжатлари

Русско-узбекский словарь бизнеса. Кулижанов Умид. 2005.

• затраты
• капиталовложения

Смотреть что такое «расходные документы» в других словарях:

• Документы первичные — (хозяйственные, бухгалтерские) это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

• Документы комбинированные — (бухгалтерские) это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, кассовые расходные и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

• Документы разовые — (хозяйственные, бухгалтерские) это документы, отражающие одну или несколько хозяйственных операций и составляемые единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию.… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

• Документы Комбинированные — бухгалтерские документы, несущие в себе признаки нескольких видов документов. Д.к. являются приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно заборные карты. Словарь бизнес терминов …   Словарь бизнес-терминов

• ОПРАВДАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, удостоверяющие (подтверждающие) факт совершения хозяйственных операций. О.д. представляют собой первый этап учетной регистрации данных. Эти документы (приходные и расходные кассовые ордера, квитанции, накладные, приемные акты и др.)… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

• ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — (англ. primary accounting documents) – письменное свидетельство о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются данные, к рые используются для ведения бухгалтерского учета. Требования к П.у.д. отражены в Федеральном законе «О… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

• Первичные учетные документы — (англ. basic record documents) по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется …   Энциклопедия права

• Приходно-расходные книги — (англ. account books, ledger) сводные документы простого бухгалтерского учета, фиксирующие приход и расход денежных средств и материальных ценностей за определенный отрезок времени. В XVI начале XX в. велись в гос ных учреждениях, монастырях и… …   Энциклопедия права

• Первичные учетные документы — (англ. basic record documents) по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется бухгалтерский учет, составляемые в …   Большой юридический словарь

• ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения. П.д., в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны …   Юридическая энциклопедия

• ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

  — бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения. П.д., в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны …   Энциклопедический словарь экономики и права

Книги

• Русский средневековый город. Домашний быт, занятия, обычаи горожан, Рабинович Михаил. Труд археолога и этнографа Михаила Рабиновича предназначен ценителям точного факта. Автор провел колоссальные изыскания в архивах: проштудировал законодательныеакты, переписные книги городов,… Подробнее  Купить за 659 руб
• Русский средневековый город Домашний быт занятия обычаи горожан, Рабинович М.. Труд археолога и этнографа Михаила Рабиновича предназначен ценителям точного факта. Автор провел колоссальные изыскания в архивах: проштудировал законодательныеакты, переписные книги городов,… Подробнее  Купить за 473 руб
• Русский средневековый город. Домашний быт, занятия, обычаи горожан, Рабинович Михаил Григорьевич. Труд археолога и этнографа Михаила Рабиновича предназначен ценителям точного факта. Автор провел колоссальные изыскания в архивах: проштудировал законодательныеакты, переписные книги городов,… Подробнее  Купить за 467 грн (только Украина)

Приходно расходные документы на складе. Процедура комплектации и выдачи товаров со склада

Сформировать ведомость комплектации на выдачу товаров, указав маршрут отборки и количество хранящихся на местах товаров.

Любые действия с товарами, которые числятся на складе, можно осуществлять только при наличии распечатанного документа – ведомости комплектации. Кладовщик имеет право выдать товар со склада только при наличии ведомости комплектации.

Кладовщик принимает от службы реализации товаров ведомость комплектации в работу.

В ведомости комплектации в соответствующих графах указаны наименование детали, каталожные номера товаров, их количество, адрес на складе.

В шапке документа указан получатель, т. е. то подразделение, куда следует передать товар (зона отгрузки или магазин при складе), а также номер заказа, для которого распечатана эта ведомость комплектации.

Имея на руках ведомость комплектации, кладовщик выполняет следующие операции:

Ориентируясь на адреса хранения, отобрать требуемые товары;

Убедиться, что все указанные в ведомости комплектации товары в наличии и не имеют внешних дефектов;

Сверить еще раз номенклатуру и количество отобранных товаров с теми, что указаны в ведомости комплектаци;

Передать товары получателю;

Передать ответственному исполнителю получателя отобранные товары, подписать ведомость комплектации самому и получить подпись ответственного лица;

Передать ведомость комплектации для архивирования.

Если кладовщик не обнаружил на полке запрошенного товара:

Сообщить об этом получателю,

Сообщить своему непосредственному руководителю,

Дождаться от службы реализации товаров удаления строки с этим товаром из ведомости комплектации (необходимо удалять строчки с ненайденными или отбракованными позициями),

Распечатать «возврат на склад» на отмеченные службой реализации позиции,

Передать «возврат на склад» для архивирования.

В случае, когда товар необходимо посмотреть клиенту, кладовщик не должен выпускать товар из поля своего зрения, так как несет полную ответственность за данный товар.

При сборе и выдаче товаров нужно сверять номера, которые указаны на упаковках товаров с номерами в ведомости комплектации, т. к. не исключено, что на полке, закрепленной за нужным товаром, может по ошибке лежать другой товар.

Если необходимо выдать «мерный» товар (масло, антифриз и п.), нужно очень внимательно отнестись к единицам измерения, в которых оприходованы данные товары.

Если возникают сомнения по поводу правильности своих действий, необходимо проконсультироваться у начальника склада, прежде чем выдавать товар.

В процессе отбора товаров проверить и записать количество остающихся на местах товаров (ежедневная инвентаризация).

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их документами. Документы являются не только основанием и подтверждением правильности учетных записей, они, прежде всего, являются средством, при помощи которого осуществляется сама хозяйственная деятельность.

От качества документов в значительной мере зависит качество всего бухгалтерского учета. Отражая и контролируя хозяйственные операции, документы являются основой построения всей системы бухгалтерского учета. Без подтверждения документом не может быть произведена ни одна бухгалтерская запись. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование материальных ценностей.

Документы подтверждают достоверность и точность учетных данных и помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских данных.

Хорошо организованная документация помогает предупредить нарушения и злоупотребления лиц, ответственных за сохранность и правильное использование материальных ценностей.

Отдельные учреждения для осуществления своей деятельности приобретают в значительных количествах продукты питания, которые занимают значительный удельный вес в составе материальных запасов. К таким учреждениям относятся прежде всего детские дошкольные учреждения. Продукты питания расходуются также в учреждениях здравоохранения, школах и в других учреждениях.

Учет продуктов питания на складе является составной частью всей системы учета материальных ценностей и должен обеспечить полную сохранность продуктов питания и тары во время их приема, хранения и отпуска.

Хранение продуктов питания и тары на складе должно осуществляться в специально оборудованных и приспособленных продуктовых складах, обеспечивающих полную сохранность, соблюдение санитарных норм и правил. Склады продуктов питания в учреждениях должны размещаться в помещениях, отвечающим требованиям строительных норм и правил проектирования.

Продукты питания и тара на складе должны размещаться по наименованиям, сортам, в доступных местах, в порядке, предоставляющем возможность их быстро принимать, отпускать и проверять.

Склады должны быть оснащены необходимыми весовыми приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками, вентиляционными устройствами.

На складах должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдаться температурный режим, а также должна работать охранная сигнализация.

Доставка продуктов питания на склад осуществляется в соответствии с заключенными договорами и может производиться представителем детского дошкольного учреждения — кладовщика.

Все продукты питания находятся на ответственном хранении у кладовщика, который является материально ответственным лицом и назначается приказом по учреждению с возложением на него материальной ответственности.

Материально ответственное лицо должно удовлетворять следующим требованиям:

Быть надежным и проверенным человеком;

знать инструкции, как основные правила и порядок качественной приемки и хранения продуктов питания, так и правила их отпуска;

Уметь быстро и точно измерять, подсчитывать продукты питания;

Знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету продуктов питания.

Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (приложение 1).

Продукты питания отражаются в учете и отчетности по фактической стоимости. Фактической стоимостью продуктов, приобретенных за плату, признается сумма фактических расходов учреждения на их приобретение. Фактические расходы, прежде всего, включают в себя суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику, в том числе налог на добавленную стоимость и другие расходы.

Продукты питания приходуются в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах, при этом следует принять во внимание: если они поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то оприходование и отпуск учитываются и отражаются в документах одновременно в двух единицах. Такие продукты, как варенье, соки, зеленый горошек, икра кабачковая, поступают в банках и переводятся в килограммы. В документах будет указано банки / килограмм.

Продукты питания в регистры бухгалтерского учета по приходу записываются на основании первичных документов тем числом, когда получены ценности. В документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили продукты, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад и подпись материально ответственного лица, принявшего эти ценности.

Продукты питания, поступающие на склад учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, весу, качеству, указанным в сопроводительных документе.

В учреждении должен быть организован контроль за качеством поступающих продуктов питания. Предварительная проверка качества продуктов (по внешним признакам) производится при их приемке на склад кладовщиком учреждениях.

В случае сомнения в доброкачественности продуктов питания их приемка производится с обязательным участием диетсестры.

При невозможности определения доброкачественности продуктов на месте определенное их количество направляется в санитарно-эпидемиологическую лабораторию. Результаты проверки качества образцов распространяются на всю партию товара, из которой они отобраны.

При установлении недоброкачественности какого-либо продукта при приемке составляется Акт об установленном расхождении качества при приемке продуктов питания. В нем указывается: время и место составления акта, наименование учреждения, фамилии и должности лиц, принимавших участие в отборе проб недоброкачественных продуктов питания, наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, по которому поступили недоброкачественные продукты, другие данные, необходимые для более подробной характеристики проб, заключение о характере порчи продуктов питания. Акт подписывается представителями покупателя, производящими приемку, и представителем поставщика.

Недоброкачественные продукты питания принимает на ответственное хранение заведующий складом, что подтверждается его подписью на акте. В учете такие продукты отражаются на забалансовом счете 02 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». В дальнейшем они возвращаются поставщику вместе с соответствующим заключением врача или санитарно-эпидемиологической лаборатории.

Известны два варианта документального оформления отпуска продуктов питания со склада на пищеблок. При первом варианте составляется два документа: меню-раскладка в одном экземпляре (форма 44-МЗ) и требование на выдачу продуктов питания со склада (форма 45-МЗ). При втором варианте составляется один документ — меню-требование формы № 299. Именно второй вариант учета применяется в детских дошкольных учреждениях.

Отпуск продуктов питания со склада на пищеблок производится ежедневно. Диетсестра вместе с кладовщиком составляет на пищеблок меню-требование на выдачу продуктов питания формы № 299 (приложение 2). Меню-требование составляется на основании сведений о наличии детей, состоящих на довольствии, и утвержденных норм питания (приложение 3) на одного ребенка в одном экземпляре. Дневная стоимость питания ребенка должна соответствовать утвержденным нормам питания.

В случае изменения количества детей по сравнению с данными на начало дня, указанными в меню-требовании, диетсестра составляет расчет изменения потребности в продуктах питания. Дополнительная выписка и возврат продуктов питания производится по меню-требованию формы № 298 (приложение 4).

Для осуществления учета продуктов питания на складе заведующий складом ведет книгу складского учета формы № М-17, в которой учитывается поступление, расход и выводятся остатки продуктов питания по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам в количественном выражении. На книге надписывается: наименование учреждения и отчетный период, на который открыта книга. На каждое наименование (вид) продуктов питания и тары открывается отдельная страница книги. Остатки на соответствующих страницах книги выводятся после каждой записи по приходу и расходу продуктов питания. Основанием для ежедневной записи поступивших на склад продуктов питания служат сопроводительные докумен-ты поставщика, а для выданных продуктов — меню-требования формы № 299.

В установленные сроки (подекадно) кладовщик сдает все документы в бухгалтерию учреждения. Бухгалтерия систематически проверяет своевременность, полноту и правильность записей в книге формы № М-17, сверяет их с записями в бухгалтерском учете. Правильность записей в книге подтверждается подписью работника бухгалтерии на отведенной для этого странице в конце книги. Количество страниц на последней странице книги также заверяет бухгалтер.

Отпуск продуктов питания со склада на пищеблок производится через шеф-повара в присутствии диетсестры. За продукты питания, находящиеся на пищеблоке, полную материальную ответственность несет повар.

Закладка продуктов питания в котел производится в присутствии диетсестры. Периодически (внезапно) закладка продуктов в котел контролируется администрацией совместно с представителями общественных организаций. Перед закладкой в котел продукты питания взвешиваются независимо от того, что они были получены по весу со склада.

Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам выхода готовой продукции, которые приведены в Сборнике рецептур блюд и кулинарных изделий.

Не менее трех раз в месяц проверяется вес порций готовых блюд и одновременно производится органолептическая проба пищевых продуктов. О результатах проверки составляется акт.

Для ознакомления довольствующихся или родителей детей в учреждении вывешивается меню.

Введение

Цель: обеспечение отгрузки товара на складе в нужном количестве, в установленное время, в нормативные сроки.

Условные обозначения:

ТСХ – транспортно-складское хозяйство

ОП – отдел продаж

ПРС – план работы склада

ПО — план отгрузок

ФД – финансовый департамент

СД – товаросопроводительные документы

ТЕ – транспортная единица на складе

Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – зав. складом

2. ТСХ – кладовщик

3. ТСХ – менеджер по транспортной логистике

4. ТСХ – грузчик

5. ТСХ – водитель-экспедитор

6. ПО – менеджер

7. ФД — менеджер

Перечень регламентирующих типовых документов:

ТОРГ-12 «Товарная накладная»

Постановление Госкомстата РФ от 25. 12.1998 г. N 132

1-T «Товарно-транспортная накладная»

4-П «Путевой лист грузового автомобиля»

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. N 78

«Транспортная накладная»

Постановление Правительства от 15.04.11 N 272
M-2 «Доверенность»

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. N 71а

1. Норма сборки заказов складом в день определяется утверждёнными нормативами.

1.1. Документ «Заказ покупателю» сбрасывается менеджером ОП на склад до 14:00, в этом случае, товар должен быть набран, отгружен и доставлен клиенту:

Для срочных заказов (выделенных цветом) на следующий день после отправки заказа на склад, но не более 15000шт;

Для несрочных заказов через день после отправки заказа на склад.

В случае если заказ был отправлен позднее 14:00 отгрузка передвигается на один день.

1.2. После получения заказа от менеджера ОП Логист склада передает его для подбора кладовщикам.

1.3. После подбора заказа по заявке Логист склада отправляет его в 1С, где документу «Заказ покупателя» присваивается статус «Набрано».

2. Менеджер ОП, после того как документу «Заказ покупателя» присвоен статус «Набрано», разрешает отгрузку (присваивается статус «Разрешена к отгрузке»), на складе формируются сопроводительные документы Товарная накладная, Счет-фактура, ТТН, ТН.

2.1 Менеджер ОП должен разрешить отгрузку до 17:00, в противном случае отгрузка сдвигается на один день.

3. Отгрузка товара со склада по заказу клиента на основании электронного документа (ЭД) Заявка на отгрузку в WMS планируется менеджером по транспортной логистике за сутки.

4. Менеджер по транспортной логистике ТСХ ставит подпись и печать в документах Товарная накладная и Счет-фактура (в счетах фактуры только подпись), товар отправляется клиенту на склад, либо в транспортную компанию для отправки клиенту.

4.1. При передаче товара клиенту на нашем экземпляре накладной обязательно ставится подпись принимающего лица и печать фирмы-покупателя (для ИП достаточно подписи).

4.2. Если у клиента нет печати для отметки в накладной, им выдается доверенность на получение груза.

4.3. В случае если поставка была совершена силами сторонних транспортных компаний, подпись и печать со стороны клиента не требуется. К накладным прикладывается поручение экспедитора, где стоит подпись и печать транспортной компании.

4.4. Уполномоченные сотрудники должны быть обеспечены необходимым пакетом документов на право подписи сопроводительных документов на товар и печатями организаций.

5. Менеджер по транспортной логистике после доставки возвращает вместе с реестром в ФД наши экземпляры Товарных накладных с подписью и печатью клиента (для ИП, достаточно подписи), либо с доверенностями на получение, либо с поручением экспедитора.

6. В случае передачи товара с машины компании на машину клиента вне склада компании или склада клиента, место передачи выбирает клиент (место перегрузки должно быть согласованно с клиентом, таким образом, чтоб было удобно и ему и нам).

7. В случае невозможности осуществления отгрузки клиенту в указанный день, Зав.склада должен уведомить менеджера Дирекции по продажам за день для согласования другого срока отгрузки. Данное правило не применимо к сетевым и новым клиентам, для этих клиентов необходимо согласование сроков поставки со стороны Директора по продажам.

8. Менеджер по транспортной логистике определяет очерёдность загрузки машин, что в какую загружать, распечатывает СД, путевые листы и передаёт их водителю-экспедитору.. Зав.склада даёт задание назначенному им кладовщику на перемещение заказа из зоны хранения заказов в зону отгрузки.

9. Назначенный кладовщик проверяет комплектность заказа, сканируя ш/к ТЕ каждого гофрокороба, а так же по количеству отгружаемых мест, после чего заказ приобретает статус «ушёл со склада».

10. Кладовщики (грузчики) загружают в фургон товар, в соответствии с инструкцией по укладке товара, сортируя по заказам в порядке соответствующем маршруту развоза товара клиентам, который определяет менеджер по транспортной логистике. После чего кладовщик докладывает Зав.склада о выполнении задания.

12. Водитель-экспедитор, несет полную материальную ответственность за вверенный ему товар, лично передаёт заказ клиенту или его представителю по доверенности, получив их подписи в возвратных экземплярах СД.

13. После выполнения задания по доставке заказов водитель-экспедитор отчитывается перед менеджером по транспортной логистике и передаёт ему подписанные возвратные СД.

14. Менеджер по транспортной логистике, по полученным им от водителей документам, составляет реестр СД по доставленным заказам, который передаёт менеджеру ФД с СД.

14.2. Менеджер по транспортной логистике в 1С меняет статус документа с «Отгруженные» в статус «Доставлен» по документам, которые были доставлены клиентам.

Учет продуктов питания ведется в соответствии с Инструкцией по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, содержащихся за счет государственного бюджета СССР, утвержденной Министерством здравоохранения СССР от 5. 05.83 за № 530. Согласно с ней ведется учет продуктов питания в лечебных учреждениях, школах-интернатах, детских заведениях, учреждениях, в которых расходы на продукты питания планируются и учитываются по коду 1133 «Продукты питания».

Бухгалтерский учет продуктов питания и тары должен обеспечить:

Полный учет поступления материальных ценностей, а также своевременное отражения операций, связанных с их движением;

Контроль за рациональным и целенаправленным использованием средств, выделенных на питания;

Контроль за сохранностью продуктов, соблюдением установленных правил оформления их принятия, отпуск, за проведением инвентаризации.

Учет продуктов питания на складах (в кладовых) является частью сортового учета и должен обеспечить полное хранения продуктов питания и тары при принятия, хранения и от пуска. Заведующий складом (кладовой) несет полную материальную ответственность за принятие, хранение и отпуск продуктов питания.

В отличие от других материалов принятия продуктов питания осуществляется не только по количественным показателям, но и по качественным параметрам, а потому в учреждениях организуется контроль за качеством продуктов питания, поступают.

Предварительная проверка качества продуктов питания производится по внешним признаками при их принятии на склад (в кладовую) заведующим складом (кладовщиком) учреждения.

В случае сомнения относительно доброкачественности продуктов питания их приема осуществляется при участии диетврачи, диетсестры или дежурного врача, при необходимости определенное количество продуктов питания направляется для лабораторного исследования санитарно-эпидемиологической станции.

В случае установления недоброкачественности продуктов питания составляется акт, а недоброкачественные продукты, указанные в акте, по заключению врача или санэпидемстанции возвращаются поставщику. Складской учет продуктов питания и тары ведется на карточках или в книге складского учета формы № М-17. Основанием для оперативных записей в реестрах складского учета является сопроводительные документы поставщиков (счета, товарно-транспортные накладные, накладные), акты приемки продуктов питания, а для выданных продуктов питания — меню-требование формы № 299, требования на выдачу продуктов питания со склада (кладовой) по форме № 15-МЗ и накладная (требование) по форме № 434-мех.

Специфическим документом на отпуск продуктов питания в пищеблок есть меню-требование, которое состоит ежедневно на основании норм раскладки продуктов и данных о количестве лиц, которые питаются. Меню-требования с расписками лиц о выдачу и получение продуктов питания передаются в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота, но не реже трех раз в месяц.

В учреждениях, которые имеют несколько диетстолив, отпуск продуктов питания со склада (кладовой) осуществляется по требованию на выдачу продуктов питания формы № 45-МЗ, которая составляется на основании данных меню-раскладки формы № 44-МЗ.

Материально ответственные лица ведут также учет тары, которая поступает на склад вместе с продуктами питания. Тара, поступившей приходуется на основании тех же документов, что и продукты питания. Пустая тара возвращается поставщикам или тарособирающим организациям, базам. Возврат тары оформляется накладными, которые являются документами для расчетов за возвращенную тару.

Кроме складского организуется учет продуктов питания и в пищеблоках. Ежедневно старшие медицинские сестры отделений представляют диетсестра пищеблока учреждения данные о наличии больных, которые питаются, по состоянию на 9 часов текущего дня, с разбивкой больных с диетстоламы. Диетсестра пищеблока составляет сводные данные о наличие больных в целом по больнице с разбивкой по диетстоламы и сверяет эти данные По данным медицинской статистики и приемного отделения.

Ежедневно на основании сводных данных о наличии больных, которые питаются, и утвержденных норм питания диетсестра пищеблока составляет для следующего дня меню-раскладку, а за незначительного количества диетстолив — меню-требование.

В меню-раскладках (меню-требованиях) определяется количество продуктов, необходимых для приготовления всей порции каждого блюда. Получение продуктов питания со склада (кладовой) для пищеблока осуществляется по требованию на выдачу продуктов питания со склада (кладовой) или меню-требования.

Закладування продуктов питания в котел производится шеф-поваром в присутствии диетврачи (диетсестры). Периодически закладування продуктов питания в котел и выход готовых блюд контролируется администрацией совместно с общественными организациями.

В бухгалтерии учет поступления продуктов питания ведется в накопительной сведения о поступлении продуктов питания ф. № 300. Ведомость составляется в разрезе материально ответственных лиц на основании первичных документов в количественном и суммарном выражении и является основой для заполнения мемориального ордера № 11 — сведения накопительных ведомостей по поступлению продуктов питания № 398.

Учет расходования продуктов питания ведется в накопительной ведомости по расходования продуктов питания ф. № 399 в разрезе материально ответственных человек. Запись в ведомость осуществляется на основании меню-требования, других документов. Ведомость является основанием для составления мемориального ордера № 12 — сведения накопительных ведомостей по расходованию продуктов питания ф. № 411.

Синтетический учет наличия и движения продуктов питания ведется на активном субсчете № 232 «Продукты питания». Основные бухгалтерские проводки по учету продуктов питания приведены в табл. 6.4.

Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям, сорту, количеству, стоимости и материально ответственными лицами в сортовых оборотных ведомостях ф. № М-44. записи в выполняемые на основании накопительных сведений ф. № 300 и 399.

Не менее одного раза в квартал проводится инвентаризация продуктов питания.

В условиях применения-ЭВМ состоит машинограма «Ведомость поступления продуктов питания »,« Ведомость расходования продуктов питания »,« Сортовая оборотная ведомость », мемориальные ордера № 11 и 12.

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

В процессе проверки следует убедиться в документальной обоснованности записей в книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами. Последние бухгалтерия обязана записывать в журнале регистрации ордеров, что делается не всегда. Отсутствие такого журнала создает возможность для злоупотреблений путем уничтожения кассовых ордеров. Таким способом возникают неучтенные деньги у представителей теневой экономики.  [c.461]

Учет кассовых операций. Прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных кассовых ордеров и других документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляются в порядке, установленном Положением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями.  [c.125]

Нарушения в оформлении приходных и расходных кассовых ордеров — отсутствие нумерации (или нумерация несквозная с начала года), дат, подписей, печатей, отметок погашено или оплачено , оснований (документов) на проведение операций, отсутствие обозначений корреспондирующих счетов  [c.24]

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров  [c.31]

Аудитор должен уделить внимание а) полноте и своевременности оприходования денег, полученных по чекам из банка (сверка с выписками банка, а при необходимости — непосредственно с банком) б) полноте оприходования других поступлений в) сохранности денежных средств г) правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации кассовых ордеров д) наличию всех реквизитов (вплоть до штампов «ПОЛУЧЕНО» или «ОПЛАЧЕНО» на кассовых ордерах) и подписей в документах на получение денег, в том числе и по депонированным суммам (соответствие подписей и др.), а также другим документам при депонировании заработной платы е) правильности ведения книг учета принятых и выданных денег № КО-5 (при наличии нескольких кассиров) ж) оборудованию кассового помещения, хранению дубликатов ключей от сейфов кассы и др. з) правильности составления проводок, причем особое внимание обращают на операции по списанию средств на счета расходов и не проведенных по счетам расчетов и) соответствию записей в кассовой книге записям в журнале-ордере № 1 по счету 50 «Касса», Главной книге и балансе предприятия  [c.165]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в специальном журнале до передачи их в кассу, а оформленные на платежных ведомостях расходные кассовые ордера регистрируются после их выдачи. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия отражают в кассовой книге.  [c.242]

По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы классифицируются на разовые и накопительные. Разовые документы служат для оформления одного факта хозяйственной жизни (приходные и расходные кассовые ордера, требования на выдачу материалов и др.). Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ, например в течение недели, декады, месяца (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех, и др. ).  [c.445]

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д.  [c.148]

Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров — прописью).  [c.19]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.  [c.451]

Работник банка проверяет соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы организации, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), составление ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями.  [c.699]

Единая форма документов разрабатывается в РФ централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией. Унифицированы формы кассовых документов (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и др.), банковские документы (платежные поручения, требования-поручения и др.). Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства.  [c.86]

По своему назначению документы делятся на распорядительные (доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного -счета) оправдательные (квитанции, счета, платежные требования и др. ) документы бухгалтерского оформления (накопительные ведомости, всякого рода справки и расчеты, составляемые бухгалтерией, и др.) комбинированные (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и др.).  [c.38]

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации (см. рис. 6.2.3). Расходные ордера, оформленные на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются только после выдачи по ним средств.  [c.139]

Учет операций по кассе ведут на счете № 50 Касса . Кассовые операции осуществляют на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассовые ордера выписывают в бухгалтерии. После оформления подписями и регистрации кассовые ордера передают в кассу для совершения кассовых операций. Последние совершает кассир, который является материально ответственным лицом. Кассир ведет кассовую книгу в двух экземплярах под копировальную бумагу, в которую на основании кассовых ордеров кассир записывает совершаемые операции. Первый экземпляр кассовой книги (собственно кассовая книга) остается в кассе, второй отрывной лист кассовой книги (отчет кассира) сдают в бухгалтерию с кассовыми ордерами и другими документами. Факт проверки кассовых ордеров и правильности ведения кассовой книги заверяют распиской главного бухгалтера в обоих экземплярах кассовой книги.  [c.190]

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в день совершения операции в одном экземпляре с учетом установленных правил их оформления.  [c.118]

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (рас-четно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи (приложение 10).  [c.141]

Комбинированные документы — бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. В одном К. д. могут сочетаться признаки двух или трех видов документов распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления и т. д. К. Д. являются приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты и др. Применение К. д. упрощает документацию, делает ее более наглядной. При этом количество документов сокращается и облегчается их обработка. Выделение группы К. Д. производится при классификации бухгалтерских документов по их назначению.  [c.65]

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операции и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое распространение, так как, объединяя признаки ряда документов, сокращается их поток, упрощается работа бухгалтерского аппарата, экономится бумага. Большинство кассовых и банковских документов являются комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты и требования на отпуск материалов, накладные на отпуск товарно-материальных ценностей на сторону, приказы-накладные на отпуск продукции со склада, товарно-транспортные накладные, авансовые отчеты подотчетных лиц и многие другие. Приводятся формы наиболее распространенных комбинированных кассовых документов (см. табл. 41, 42).  [c.149]

По месту составления общепризнано деление документов на внутренние составляемые внутри предприятия (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, требования и лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.) и внешние, поступающие извне (при-емо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещение),, счета-фактуры поставщиков и др.). Вот форма комбинированного, документа платежного требования  [c. 153]

Ведение кассовой книги и других кассовых документов. Рассматривается соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы предприятия, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов,  [c.149]

В зависимости от значимости событий применяются разные по степени сложности процедуры их документального оформления. Так, строгие требования предъявляются к оформлению кассовых операций поступление и расходование денежных средств оформляется первичными документами, визируемыми в установленном порядке узким кругом уполномоченных лиц, сведения дублируются в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также в сводном регистре — кассовой книге. В специальной инструкции регламентируются даже марки клея, который должен быть использован при брошюровке и опечатывании кассовой книги [19, примечание к п. 23], ибо подготовка первичных бухгалтерских документов к хранению, их комплектация и брошюровка — искусство, передаваемое от одного поколения бухгалтеров к другому.  [c.163]

Основные наиболее часто встречающиеся ошибки и нарушения при оформлении ежедневных кассовых отчетов предприятия заключаются в том, что кассиры принимают к исполнению приходные и расходные кассовые ордера, не заполненные полностью, без указания корреспонденции счетов, регистрационного номера ордера, без приложения необходимых первичных документов.  [c.158]

Поступившие в бухгалтерию или кассу документы проверяются по существу, форме и правильности арифметических подсчетов и вычислений (арифметическая проверка), таксируются, группируются и записываются в учетные регистры, а затем сдаются на хранение в архив. Так при получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить наличие и подлинность подписей руководителя и главного (старшего) бухгалтера производственного объединения или предприятия правила оформления документа наличие перечисленных в документе приложений.  [c.161]

Допущенные в документах ошибки исправлять можно лишь с соблюдением определенных правил. Все внесенные исправления должны быть здесь же оговорены и подтверждены подписями лиц, сделавших исправления. Строгий порядок установлен для оформления денежных документов — приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, чеков и др. Сумма в этих документах указывается не тЬлько цифрами, но и прописью. В них не допускаются вообще никакие исправления, хотя бы даже и оговоренные и подписанные. Во всех документах текст и цифры должны быть написаны четко и разборчиво, разборчивыми должны быть и подписи.  [c.145]

Как вести бухгалтерский учет в ООО?

Какие законы и документы регламентируют бухучет?

Организации обязаны вести бухгалтерский учет независимо от налогового режима и формы собственности (Федеральный закон 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”). Также субъекты малого бизнеса имеют право на применение упрощенной бухгалтерской отчетности с сокращенным планом счетов. 

Ещё один блок документов — положения по бухгалтерскому учету — ПБУ, которые поясняют, как на практике вести учет. Из списка ПБУ организации выбирают подходящий и выгодный для бизнеса вариант..

И еще один документ — план счетов бухгалтерского учета. Компания формирует и утверждает собственный план счетов на основании этого плана.

Как начать бухучет в ООО?

Бухгалтерская отчетность сдается один раз в году, но бухучет ведется систематично, чтобы избежать лишней суеты перед отчетностью и ошибок в отчетах. Первый бухучет в ООО начинается еще до первой сделки. Сразу после получения документов о регистрации организации можно формировать локальные нормативные акты для регулирования бухучета в компании: учетную политику, план счетов и формы первичных документов.

Что такое учетная политика организации?

Учетная политика — это свод правил бухучёта и плана счетов. Организация имеет право самостоятельно разрабатывать её. После формирования учетной политики директор утверждает её в течение 90 дней после регистрации организации.

В маленькой организации учетную политику принимают один раз на срок работы предприятия. Но при необходимости в него вносятся изменения: если у фирмы появляется новое направление деятельности или происходят изменения в законах и нормах. Учетная политика влияет на показатели финансового состояния организации, нельзя недооценивать ее значение при составлении.

Контролирующие органы при проверках в первую очередь запрашивают учетную политику организации. Пропишите в ней особенности бухучета бизнеса со ссылками на законодательные акты, чтобы при проверке инспектор не трактовал их иначе.

В учетной политике описывается бухгалтерский и налоговый учет. В разделе о бухучета заполните:

• Положение о лице, которое отвечает за бухучет: это может быть директор, бухгалтер или бухгалтерия на аутсорсе..
• Методы оценки активов и обязательств.
• Способы контроля хозяйственные операции.
• Типы классификации доходов и расходов компании: выделите отдельно доходы и расходы от прямой деятельности и остальные.
• Рабочий план счетов и регистры бухучета.
• Формы первичных документов.
• Форма пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках.
• Правила документооборота и технология обработки учетных данных.
• Критерий оценки ошибки для признания ее существенной.
• Список сотрудников, которые имеют право подписывать документы.
• Другие правила и принципы, которые влияют на организацию бухучета.

Для налогового учета важно прописать правила для исчисления налогов:

• Регистры налогового учета.
• Порядок дифференциации расходов на прямые и косвенные — необходимо для расчета налога на прибыль.
• Метод оценки незавершенного производства и метод оценки при реализации покупных товаров или при запуске в производство производственных запасов.
• Принцип расчета себестоимости продукции и покупных товаров.
• Принцип переноса стоимости имущества в материальные расходы: сразу после ввода в эксплуатацию или в течение нескольких отчетных периодов.
• Принцип начисления амортизации имущества.
• Принципы создания и использования резервов.

Каждая организация составляет учетную политику, исходя из специфики своего бизнеса. Лучше доверить работу над этим документом профессионалу, так как он важен для всей дальнейшей работы организации. . 

Если в учетной политике не прописать основные положения, то компании выставят штраф — 10 000 ₽. При повторном нахождении нарушений штраф увеличится, а административным лицам грозит дисквалификация. 

Первичные документы и план счетов

Первичные документы — это база для ведения бухучета. К первичке относятся платежные поручения, акты приемки, кассовые приходно-расходные ордера, счета, товарные накладные и счета-фактуры. Организации могут самостоятельно разработать их форму, главное внести обязательные реквизиты:

• Наименование документа, т.е., финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. 
• Юридическое название организаций, которое участвует в операции. Иногда указываются юридические адреса и банковские реквизиты участников.
• Дата составления документа.
• Содержание хозяйственной операции и ее измерители.
• Подписи ответственных лиц, которые имеют право подписывать первичку.

Компания может и не разрабатывать собственную форму, а использовать стандартные.

Ведение бухгалтерии в ООО или ИП

После подготовительного этапа начинается ведение бухгалтерии. Этот процесс включает в себя:

• Создание внутренних и сбор внешних первичных документов, их проверка, обработка, исполнение и подшивка документации. 
• Фиксация на счетах бухучета всех хозяйственных операций на основании данных первички.
• Ведение регистров бухучета.
• Начисление зарплаты.
• Расчет и уплата страховых взносов по сотрудникам.
• Расчет и уплата обязательных налоговых платежей и сборов.
• Составление и сдача отчетности.

В ведении бухгалтерии много тонкостей, поэтому следует хорошо подготовиться, если вы планируете вести бухгалтерию самостоятельно. Так вы избежите неопределенностей, ошибок и штрафов. Большинство организаций предпочитают передать бухгалтерию в руки бухгалтеров, чтобы освободить время и быть уверенными в правильности учета.

Складской учет и схема документооборота склада — основной перечень документации кладовщика

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура — обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение — рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

1. Товарно-транспортная накладная 1-Т
2. М-4. Приходный складской ордер
3. Торг — 1. Акт о приемке товаров
4. М-17. Карточки учета материалов
5. Торг-12. Товарная накладная

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

• тара;
• ГСМ;
• сырье для производства;
• полуфабрикаты;
• вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
• запчасти;
• отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации — поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

• сменился человек, который отвечал за помещение;
• фирма ликвидируется;
• недавно произошло ЧС;
• выявили лиц, которые портили имущество;
• регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

• ИНВ-22;
• ИНВ-3;
• ИНВ-18 при необходимости.

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

• Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
• Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
• Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

• Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
• Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе — М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

• названии предприятия;
• кому принадлежит;
• номер каждой карты отдельно;
• название помещения;
• подробности о ценности, которая хранится;
• информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены — остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Операции прихода

Приходные ордера склада — это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

• название компании грузополучателя;
• имя контрагента, от которого запасы поступили;
• номер — обязательно условие;
• дата составления;
• название помещений;
• код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах — один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

• объемы;
• в чем измеряется;
• по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

• за средства человека, отвечавшего за изделия;
• если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

• Адресное хранение — кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
• Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
• Разработка справочника имущества.
• Учет поступающего товара и сырья.
• Возможность контролировать запасы и остатки.
• Серьезное облегчение поиска любой вещи.
• Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

• Mobile SMARTS: Склад 15.
• Mobile SMARTS: Магазин 15.
• Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
• 1С.
• Модуль адресного хранения.
• Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

1. Инвентаризация.
2. Списание брака/порчи.
3. Формирование внутренней/внешней отчетности.
4. Возврат поставщику.
5. Возвращение от покупателя.
6. Продажа.
7. Введение документа в систему.
8. Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

РЕЕСТР ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ «ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» от 18.06.97 N 61 (ред. от 30.12.99) (утв. Приказом ЦБ РФ от 18.06.97 N 02-263) (Приложения 1

РЕЕСТР ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ

\r\n____________________________________\r\n(наименование кредитной организации)\r\n \r\n РЕЕСТР\r\n ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ\r\n ЗА ПЕРИОД С ______ ПО _______\r\n \r\n Должностное лицо, ответственное за сохранность ценностей\r\n ________________________________________________________\r\n (фамилия и инициалы)\r\n

   N
п/п

Наименование
документа 

Дата документа

Номер документа

Примечание

   1 

      2 

       3 

        4 

     5 

                   Приходные документы

                   Расходные документы 

 \r\n    Итого документов: прописью и в скобках цифрами\r\nпо приходу _______________________________________________________\r\nпо расходу _______________________________________________________\r\n \r\nПодпись лица, ответственного за сохранность ценностей ____________\r\n \r\n"__" __________________ 19__ г.\r\n \r\nОтчет принял _____________________________________________________\r\n                    (подпись бухгалтерского работника)\r\n \r\n"__" __________________ 19__ г.

Приложение N 7
к Порядку
об организации учета
материальных ценностей

Когда мне нужно прикреплять квитанцию ​​к отчетам о расходах?

Подошел конец месяца, и ваша финансовая команда теперь гонится за сотрудниками за неделями просроченных квитанций о расходах. Теперь им приходится копаться в квитанциях, которые выпадают из портфеля, засовываются в карманы брюк или выпадают из сумочек. Достаточно захотеть откладывать отчет о расходах.

Вам нужен дисциплинированный персонал и надежная система управления расходами для управления процессом возмещения расходов. Малые предприятия часто сталкиваются с неадекватными решениями, которые часто требуются вручную и требуют много времени.

Поскольку все больше поставщиков отказываются от бумажных распечаток в пользу электронных квитанций, владельцы бизнеса задаются вопросом, выдержат ли цифровые копии проверку IRS. Если ваша компания регулярно составляет отчеты о расходах, когда вам нужно прикреплять квитанции?

В этой статье объясняется, почему квитанции могут иметь решающее значение и когда они необходимы в соответствии с рекомендациями IRS.

Почему важно хранить чеки

Квитанции необходимы для ведения учета. Когда вы поручаете сотрудникам тратить деньги от имени вашего бизнеса, отчеты о расходах и квитанции помогают обеспечить подотчетность.Хорошо структурированный процесс дает сотрудникам простой способ получить компенсацию. Любые споры об утверждении расходов можно разрешить, проверив квитанцию.

Предоставляя подтверждение расходов компании, квитанции подтверждают действительные налоговые вычеты по служебным налогам в декларации вашей компании. При подаче декларации квитанции не требуются, но IRS может запросить подтверждающие доказательства во время аудита. Если IRS отклонит заявленные вычеты, ваша компания может нести ответственность за дополнительные налоги, штрафы и проценты.

Правила IRS и исключения для квитанций

Следуя инструкциям IRS по документированию расходов, вы можете быть более уверены в взятых налоговых вычетах (хотя для получения консультации по налогам, пожалуйста, свяжитесь со своим налоговым специалистом). Документальное доказательство состоит из двух основных компонентов, которые обычно должны быть в письменной форме.

1. Подтверждение покупки: Доказательство оплаченных расходов. Например, аннулированный чек вместе со счетом предлагают подтверждение уплаченных средств.
2. Документальное подтверждение: Компания должна доказать, что ее расходы имеют коммерческую цель, чтобы вычитаться из налоговой декларации.

Наиболее возмещаемые деловые расходы сотрудников относятся к категории расходов на поездки и развлечения. Для T&E IRS требует документации на любые расходы, превышающие 75 долларов. Помните, что не всегда достаточно просто предоставить отчеты о расходах и квитанции. В документах, которые вы храните, должна быть указана необходимая информация, подтверждающая, что расходы имеют коммерческую цель, в том числе:

• Дата совершения операции
• Кому заплатили
• Какова была выплата за
• Сколько было выплачено

Согласно IRS, «степень доказанности варьируется в зависимости от обстоятельств в каждом случае.Если коммерческая цель расходов ясна из окружающих обстоятельств, вам не нужно давать письменное объяснение. Например, квитанция ресторана будет достаточной, если она включает:

• Название и расположение ресторана.
• Количество обслуженных человек.
• Дата и сумма расхода ».

Хорошо документированный отчет о расходах фиксирует получателя платежа, уплаченную сумму, характер товара или услуги, дату возникновения затрат и примечания, связывающие расходы с бизнес-функцией.

Исключения из документации T&E

Отслеживание квитанций по каждой отдельной транзакции в командировке довольно утомительно. IRS специально перечисляет несколько исключений из требований к документации. Это происходит при следующих условиях:

• Расходы менее 75 долларов США (за исключением проживания, которое в любом случае необходимо документально оформить)
• У вас есть транспортные расходы, по которым вы не можете легко получить квитанцию ​​(например, поездка на тук-туке в Таиланде).
• Расходы на питание и проживание при поездке на расстояние не менее 100 миль от налогового дома. Это должно быть в рамках подотчетного плана, в котором используются суточные.

План подотчетности — это договоренность, при которой работодатели возмещают работникам из собственного кармана расходы на ведение бизнеса. По определению, эти расходы необходимо адекватно учитывать. Процесс также должен предусматривать возврат излишка возмещения. В противном случае избыточное возмещение квалифицируется как доход сотрудников и облагается налогом на заработную плату компании.

В рамках подотчетного плана сотрудники могут использовать стандартную политику в отношении миль для деловых поездок или суточные для питания и проживания.

Деловые поездки со стандартным пробегом

IRS устанавливает стандартную ставку миль, которая определяет, сколько может требовать сотрудник или владелец бизнеса. Для деловых поездок он составляет 57,5 ​​центов за милю.

Стандартная ставка миль ежегодно корректируется в соответствии с преобладающими темпами инфляции. Он учитывает переменные и постоянные затраты, непосредственно связанные с эксплуатацией транспортного средства, такие как газ, ремонт и техническое обслуживание, нефть, страхование и амортизация, за период в один год.

Используя этот метод, сотрудники ведут журнал пробега вместо сохранения квитанций. Если вместо этого сотрудники сообщают о фактических расходах, что в некоторых случаях допустимо, им придется хранить все квитанции.

в сутки

Суточные выплачиваются по фиксированной ставке в день для покрытия расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов для сотрудников, работающих вне дома. Эти платежи позволяют упростить учет и более предсказуемые командировочные расходы сотрудников.

Администрация общего обслуживания устанавливает суточные для питания, проживания и непредвиденных расходов в зависимости от местоположения.Например, суточные для Чикаго, штат Иллинойс, на ноябрь 2020 года составляют 294 доллара США, из которых 218 долларов США составляют проживание и 76 долларов США на питание и непредвиденные расходы (M&IE). Расходы на питание и непредвиденные расходы обычно не требуют квитанций, если можно подтвердить деловую цель поездки.

Рост электронных квитанций

С 1997 года IRS принимает цифровые документы для подтверждения деловых расходов. IRS принимает электронные или бумажные квитанции, если они безопасны, доступны для извлечения и разборчивы.Отсканированные квитанции, выписки по кредитным картам и оцифрованные отчеты о расходах могут считаться достаточными записями. Те же правила по-прежнему применяются в отношении обоснования деловой цели и подтверждения покупки.

Например, для командировочных и развлекательных расходов, связанных с бизнесом, электронный отчет должен содержать:

1) описание расходов и обслуживаемых коммерческих целей

2) по каждому расходу на развлекательные мероприятия, имена и деловые отношения лиц, участвовавших в мероприятии, в дополнение к дате, месту, продолжительности и участникам любого делового обсуждения, которое имело место непосредственно до или после представления

Учитывая рост оцифровки, IRS также выпустило руководство по электронному хранению данных.Отчетность о расходах может храниться в виде цифровых записей или передаваться на оптические диски или компьютерные базы данных. Передача данных должна быть полной и точной. Точная индексация, хранение, поиск и воспроизведение хранимых данных имеют решающее значение. Записи должны храниться не менее трех лет.

Реалии подтверждения покупки

Несмотря на перечисленные исключения для документации, IRS всегда может запросить дополнительные доказательства во время аудита. Квитанции не только служат доказательством покупки, но и служат ценным резервным доказательством.

Поскольку бремя доказывания лежит на проверяемом бизнесе, больше документации обычно лучше, чем меньше. На практике политика компании в отношении расходов диктует фактические пороговые значения требований к квитанции, будь то 75 долларов США или меньше.

Замените отчеты о расходах на управление расходами

Как ваша компания готовит и ведет отчеты о коммерческих расходах, определяет политику расходов при прикреплении квитанций. Квитанции должны не только полностью документировать расходы, но и быть удобными для чтения и поиска.Если ваша компания по-прежнему составляет отчеты о расходах вручную, требование к сотруднику прикреплять квитанции является разумной практикой, но также препятствием для соблюдения.

Процесс возмещения расходов завален отсутствующими квитанциями или плохой документацией. Поскольку сотрудники представляют отчеты о расходах и квитанции постфактум, нет никакого контроля над тем, как на самом деле расходуются деньги. Если сотрудник совершит несанкционированную покупку или перерасходует средства, компания не узнает об этом до тех пор, пока не будет нанесен ущерб.Несанкционированные и несанкционированные расходы не только тратят время и деньги, но и компания может иметь меньше или неточные вычеты в своей налоговой декларации.

Используя технологическую систему управления расходами, вы можете заменить ручные отчеты о расходах программными кредитными картами. Применение мер предосторожности предотвращает несанкционированные расходы и потерю налоговых вычетов. Благодаря электронной отчетности руководство видит расходы в режиме реального времени.

5 фактов, которые необходимо документально подтвердить при заявлении о коммерческих расходах

Тот факт, что у вас есть квитанция или иным образом можно доказать, что вы понесли расходы, сам по себе не означает, что они подлежат вычету.Вычету подлежат только обычные, необходимые и разумные коммерческие расходы.

Владельцы малого бизнеса чаще всего теряют вычеты на такие расходы, как питание и поездки, не потому, что у них нет квитанций, а потому, что они не могут доказать, что расходы были потрачены на их бизнес, а не на их личное удовольствие.

Таким образом, вы должны иметь возможность показать IRS, что расходы относятся к вашему бизнесу.

Показательный пример: Стивен Уоллах, пилот авиакомпании, который также работал брокером по недвижимости в Калифорнии и занимался в основном коммерческой недвижимостью.К сожалению, в сфере недвижимости Уоллаха дела шли не очень хорошо: в 2007 году он сообщил об убытках в размере 23 124 долларов. Одна из причин, по которой его брокерский бизнес потерял так много денег в том году, заключалась в том, что он заявил о расходах более 14 000 долларов на поездки, питание и развлечения. IRS запретил все эти расходы. Уоллах подал апелляцию в Налоговый суд США и проиграл.

Для обоснования вычета расходов на проезд, питание или развлечения налогоплательщик должен вести соответствующие записи или представлять подтверждающие доказательства, чтобы показать:

• сумма расхода;
• время и место по счету; и
• коммерческая цель на счет.

Уоллах предоставил Налоговому суду банковские записи и фотокопии квитанций на питание, проживание в гостиницах, аренду автомобилей и билеты на самолет, чтобы подтвердить некоторые из своих расходов. Однако ему так и не удалось установить для них правдоподобную бизнес-цель. Например, он требовал удержания расходов на гостиницу, аренду автомобиля и питание за 11-дневную поездку на Гавайи. Он сказал, что поездка была направлена ​​на поиск потенциальных объектов недвижимости для клиента.

Однако записи Уоллаха показали, что он оплатил несколько гостиничных номеров за одни и те же ночи и что в номерах было несколько человек.Излишне говорить, что Уоллах поехал на Гавайи в отпуск, а не в поисках собственности. Налоговый суд отклонил все его расходы на Гавайях. ( Wallach против Comm’r , T.C. Summ. Op. 2012-94.)

Отчисления на проезд, развлечения и питание — всегда горячая кнопка для IRS. IRS с особым подозрением относится к поездкам на «разведку». Люди часто пытаются превратить отпуск в «командировку», утверждая, что приехали в поисках собственности. Как ни странно, эти разведывательные поездки всегда совершаются на хорошие курорты.

Каждый раз, когда вы несете расходы на деловые развлечения, питание, подарки или поездки, вы должны задокументировать следующие пять фактов:

• Дата . Дата, когда были понесены расходы, обычно указывается в квитанции или квитанции по кредитной карте; В дневниках, ежедневниках и подобных документах даты напечатаны на каждой странице, поэтому записи на соответствующей странице автоматически датируют расходы.
• Сумма . Сколько вы потратили, включая налог и чаевые на питание.
• Место. Характер и место развлечения или трапезы обычно указывается в квитанции, или вы можете записать это в записную книжку.
• Деловая цель . Покажите, что расходы были понесены для вашего бизнеса — например, для получения будущего бизнеса, поощрения существующих деловых отношений и т. Д. То, что вам нужно показать, зависит от того, произошел ли деловой разговор до, во время или после развлечения или еды.
• Деловые отношения. Если речь идет о развлечениях или обедах, покажите деловые отношения людей на мероприятии — например, укажите их имена и занятия, а также любую другую информацию, необходимую для установления их деловых отношений с вами.

IRS не требует, чтобы вы сохраняли квитанции, аннулированные чеки, квитанции по кредитным картам или любые другие подтверждающие документы для оплаты развлечений, еды, подарков или дорожных расходов, которые стоят менее 75 долларов. Однако вы все равно должны задокументировать пять фактов, перечисленных выше.Это исключение не распространяется на проживание — то есть гостиницу или аналогичные расходы — когда вы путешествуете по делам. Вам нужны квитанции об этих расходах, даже если они меньше 75 долларов.

Все это ведение документации не так сложно, как кажется. Вы можете записать пять фактов, которые нужно задокументировать, различными способами. Информация не обязательно должна быть собрана в одном месте. Информация, которая отображается в квитанции, аннулированном чеке или другом элементе, не должна дублироваться в журнале, книге встреч, календаре или бухгалтерской книге.Таким образом, например, вы можете записать пять фактов с помощью:

• только квитанцию, квитанцию ​​кредитной карты или аналогичный документ;
• квитанция, совмещенная с записью в записной книжке; или
• только запись в журнале приема (для расходов менее 75 долларов США).

Как бы вы ни документировали свои расходы, вы должны делать это своевременно. Вам не нужно записывать подробную информацию о всех расходах в день их возникновения. Достаточно записывать их еженедельно.Однако, если вы склонны забывать подробности, лучше всего получить все необходимое в письменном виде в течение дня или двух.

Определение квитанции

Что такое квитанция?

Квитанция — это письменное подтверждение того, что что-то ценное было передано от одной стороны к другой. В дополнение к квитанциям, которые потребители обычно получают от продавцов и поставщиков услуг, квитанции также выдаются при деловых отношениях, а также при операциях на фондовом рынке.Например, держателю фьючерсного контракта обычно выдается инструмент поставки, который действует как квитанция в том смысле, что его можно обменять на базовый актив по истечении срока фьючерсного контракта.

Быстрый факт

Термопечать — это наиболее часто используемая форма физической печати чеков, поскольку она невысока и проста в использовании.

Разъяснение чеков

Квитанции важны не только для подтверждения прав собственности, но и по другим причинам. Например, многие розничные продавцы настаивают на том, чтобы покупатель предъявил квитанцию ​​для обмена или возврата товаров, в то время как другие требуют, чтобы квитанция, обычно выдаваемая в течение определенного периода времени, была предоставлена ​​для целей гарантии на продукт.Квитанции также могут быть важны для налогов, потому что IRS требует документирования определенных расходов. Налоговая служба (IRS) предлагает, чтобы следующие типы поступлений, если они были получены, оставались малыми предприятиями:

• Брутто-квитанции, такие как кассовые ленты, информация о депозитах (продажа за наличные и в кредит), книги квитанций, счета-фактуры, формы 1099-MISC
• Квитанции о закупках и сырье (в них должна быть указана уплаченная сумма и подтверждено, что это были необходимые коммерческие покупки; документы могут включать аннулированные чеки или другие документы, которые идентифицируют получателя, сумму и подтверждение платежа / электронного перевода средств.)
• Кассовые ленты
• Квитанции и выписки по кредитным картам
• Счета
• Бланки для мелких расчетов наличными

Считается, что практика сохранения квитанций для налоговых целей возникла в Древнем Египте. Фермеры и торговцы искали способы документировать транзакции, чтобы избежать налоговой эксплуатации. Вместо бумаги использовали папирус. В более современное время лондонские банки использовали печатные станки промышленной революции для печати чеков под своими собственными брендами.

Ключевые выводы

• Квитанции — это документ, подтверждающий финансовую операцию.
• Квитанции выдаются при сделках между предприятиями, а также при операциях на фондовом рынке.
• Квитанции также необходимы для налоговых целей в качестве доказательства определенных расходов.

Требования IRS к цифровым квитанциям

Цифровые квитанции становятся нормой. С 1997 года IRS принимает отсканированные и цифровые квитанции в качестве действительных записей для налоговых целей.Порядок получения доходов 97-22 гласит, что цифровые квитанции должны быть точными, легко хранимыми, сохраняемыми, извлекаемыми и воспроизводимыми. Владелец бизнеса должен иметь возможность предоставить копию в IRS.

Для целей налоговой проверки не вся документация действительна. IRS принимает различную документацию, если в ней указаны сумма, место, дата и тип расходов.

Цифровые записи не подвержены износу, как физические квитанции, но они могут быть потеряны в случае выхода из строя жесткого диска.Таким образом, разумно хранить их в облаке или где-нибудь, где к ним всегда можно получить доступ.

Бумажные квитанции можно хранить в цифровом виде с помощью настольных сканеров и приложений для мобильных телефонов. Этот тип технологии позволяет систематизировать, создавать отчеты о расходах и интегрировать данные с бухгалтерским программным обеспечением.

Что является действительным доказательством покупки для покрытия деловых расходов?

Понимание правил, касающихся требований о расходах, может быть сложным и трудоемким.

Оплата расходов, заполнение форм, получение правильных квитанций: неудивительно, что заявления о расходах — одна из самых ненавистных частей трудовой жизни.

К сожалению, процесс подачи претензии — это не только боль для сотрудников.

Работодатели также должны учитывать доказательства оплаты, которые им необходимо хранить, включая то, как и где их хранить, и как сделать их доступными при подаче налоговой декларации.

В этом посте мы рассмотрим основные этапы сбора правильных и действительных подтверждений платежа. Мы также рассмотрим ключевые правила в Великобритании и США, чтобы вы могли быть уверены, что остаетесь честно.

С нашей помощью вы можете быстро и легко обрабатывать заявления о расходах и производить выплаты своим сотрудникам, соблюдая при этом ваши налоговые требования.

Давайте начнем с нескольких основ.

Заявление об ограничении ответственности: Это всего лишь рекомендации. Мы, , настоятельно рекомендуем вам, , проконсультироваться со своим бухгалтером или юристом, если вы не знаете, каким образом вы можете пострадать по закону.

Что является действительным доказательством покупки?

Большинство людей понимают основную концепцию требований о расходах сотрудников.

Сотрудник берет на себя профессиональные расходы в рамках своей профессиональной деятельности, а работодатель их возмещает.Все просто, правда?

Но как именно компания должна обрабатывать возмещение? И какие подтверждения оплаты компании должны сохранять для целей налогообложения?

Не всегда так просто ориентироваться в отчетах о расходах. При всех этих сложностях неудивительно, что когда дело доходит до требований о возмещении расходов, существует так много скрытых затрат.

В целом документа будет достаточно, если в нем указана сумма расходов, а также дата, место и характер расходов.

Например, стандартный чек будет действительным в качестве подтверждения покупки, если он ясно показывает эти данные и перечисляет сумму как оплачиваемую.

Если вам нужна дополнительная информация о политике расходов в целом, ознакомьтесь с нашим удобным руководством . Это бесплатно!

Почему поступления имеют значение для коммерческих расходов

Вы знаете, что вам нужно действующее доказательство покупки. Но почему именно?

Компании могут требовать налоговые вычеты по расходам , но только в том случае, если у них есть действительное доказательство покупки и они могут доказать, что это были коммерческие расходы. Естественно, большинство компаний любят уменьшать свои налоговые счета, и это вполне законная и обычная практика.

Компания, конечно же, может возместить сотрудникам любые выплаты, которые они производят. Но если компания хочет иметь возможность требовать налогового вычета для этого платежа — а они это делают! — им нужно подтверждение покупки.

Поэтому большинство предприятий требуют квитанцию ​​для возмещения расходов сотрудникам в соответствии с общей политикой.

Квитанция о расходах в Великобритании: Подтверждение покупки HMRC

В основном предприятия в США.К. обязаны хранить документы, показывающие сумму возмещенных расходов на сотрудников, и предоставлять их для подтверждения налоговой отчетности.

Тем не менее, существуют также некоторые особые требования к ведению учета для возмещения расходов сотрудникам .

Эти требования различаются для отдельных видов расходов, от надбавки на питание сотрудников до затрат на проживание и пробега.

Компании, не соблюдающие требования о подтверждении оплаты, могут подвергнуться судебному преследованию со стороны HMRC.Это делает важным уделять пристальное внимание требованиям к документации и гарантировать, что вы и ваш персонал соблюдаете эти требования.

Давайте подробнее рассмотрим доказательства оплаты по каждому типу расходов сотрудников.

Подтверждения оплаты различных видов расходов

Существуют разные требования к подтверждению оплаты для каждого типа расходов сотрудников, хотя в основном они сосредоточены на сохранении четкой и полной документации.

Здесь мы покроем основные расходы за счет наиболее распространенных расходов:

• Расходы на питание
• Пробег стоит
• Транспортные расходы
• Расходы на проживание
• Прочие расходы

Чтобы получить представление о необходимой документации, взгляните на формы, относящиеся к налогообложению расходов и льгот работодателя на конец года.

Это не только даст вам хорошее представление о требуемом уровне детализации: это также напугает вас и вашу команду, заставляя их собирать и хранить правильные доказательства оплаты для поддержки вашей отчетности на конец года.

Расходы на питание

Сотрудников часто путают, когда речь идет о выплачиваемых надбавках на питание .

Например, на форумах по управлению расходами часто можно встретить следующую просьбу: «Мой работодатель попросил меня предоставить подтверждение моих расходов на питание. Это обязательно должна быть квитанция ресторана? Может быть, это чек из пекарни? А что насчет супермаркета ?! »

Ответ — да, может! Оригинальной бумажной квитанции — будь то из ресторана, пекарни или супермаркета — достаточно для подтверждения требований об оплате, когда речь идет о расходах на питание только для одного сотрудника.

Однако ситуация иная, когда еда оплачивается как часть более широкого корпоративного развлечения , , например, обеда, на который приглашены клиенты или покупатели.

В этом случае требования к доказательству оплаты будут зависеть от характера и типа развлечения, а также от того, кто его организует и оплачивает.

В качестве полезного ориентира лучше всего хранить не только чеки за еду, но также записывать имена всех гостей и их компаний, а также их должности и цель еды или мероприятия.Это помогает составить подробный отчет о расходах для целей налогообложения.

А теперь давайте обратимся к еще одной общей головной боли, когда дело доходит до требований о возмещении расходов и доказательств оплаты: затрат на пробег.

Пробег стоит

Когда дело доходит до компенсации сотрудникам за пробега , есть несколько ключевых деталей, которые необходимо задокументировать. Важно понять это правильно.

Прежде всего, работник должен предоставить регистрацию своего автомобиля, а также марку, модель и прейскурантную цену.Для автомобилей, зарегистрированных после 1 января 1998 года, также необходимо предоставить утвержденный показатель выбросов углекислого газа.

Причина поездки должна быть указана вместе с общим пробегом поездки и датами поездки. Работодатели должны хранить в надежном месте всю необходимую информацию для подачи налоговой декларации.

Работодатели также должны обрабатывать возмещение миль в соответствии с государственными тарифами и инструкциями. Это может меняться с каждым финансовым годом, поэтому обязательно проверяйте это регулярно.

Помимо затрат на пробег, существуют также особые требования к документации для более широких расходов на транспорт сотрудников, покрываемых работодателями. Давайте посмотрим на них поближе.

Транспортные расходы

Для транспортных расходов сотрудников крайне важно сохранить документацию с точной причиной поездки вместе с копиями всех соответствующих билетов.

Сюда входят абонементы, предоставленные сотрудникам или возмещаемые, ссуды, предоставленные сотрудникам для покупки абонементов, или взносы на субсидируемый или бесплатный общественный автобусный транспорт.

Работодатель также может возместить работнику поездку от дома до места отправления (вокзал, аэропорт и т. Д.) При условии сбора документации, объясняющей эти расходы.

Однако это не покрывает компенсацию ежедневных поездок из дома на обычное место работы сотрудника.

Еще один распространенный расход, который необходимо учитывать работодателям? Расходы на проживание.

Расходы на проживание

Как и в случае с транспортными расходами, возмещение вашим сотрудникам расходов на проживание покрывается специальными правилами .

Для подачи налоговой декларации на конец года работодатели должны предоставить денежный эквивалент или соответствующую сумму жилья, предоставленную сотруднику или его или ее семье.

Для подтверждения проживания требуется подробный счет, в котором должно быть указано:

• Количество суток проживания
• Все расходы взимаются с соответствующей комнаты, дома или квартиры
• Нулевой остаток по непогашенным расходам

Однако есть некоторые важные исключения в отношении оплаты расходов на проживание сотрудников, например, если сотрудник является членом семьи (даже членом семьи, который также работает в компании).Работодатели должны быть знакомы с этими исключениями.

Прочие расходы

Независимо от характера расходов, понесенных работником, работодатели всегда должны помнить, что все заявленные расходы должны быть подтверждены исчерпывающей документацией.

Хорошее общее правило для разных расходов — хранить достаточно документации, чтобы полностью рассказать о расходах и причинах их выплаты, и сохранять чеки везде, где это возможно.

Серьезные последствия несоблюдения

В Великобритании налоговые органы требуют обоснования всех возмещаемых расходов.

Компании, пытающиеся потребовать возмещения без надлежащей подтверждающей документации, могут столкнуться с серьезными последствиями, включая судебное преследование.

По возможности, компаниям лучше собирать и хранить квитанции, а не просто счета. Квитанции содержат большее количество информации, включая дату транзакции, характер приобретенных товаров и способ оплаты.

Напротив, счет-фактура включает только название поставщика и характер предоставленных товаров.Хотя счет является полезной документацией, он не является доказательством оплаты.

Если вас сбили с толку все эти разговоры о несоблюдении требований, не волнуйтесь: есть удобный способ автоматизировать эти процессы и помочь вам каждый раз собирать правильные доказательства покупки.

Квитанции для IRS: Дело в США

Общие принципы по-прежнему применяются в США. Если вы хотите обезопасить себя во время аудита, вам потребуется подтверждение покупки на все вычтенные расходы.

Но есть несколько ключевых исключений, как любезно описывает Bench.co:

Вообще говоря, отказ от хранения документа может сойти с рук по трем причинам:

• Расход менее 75 долларов. (Примечание: это не относится к расходам на проживание.)
• Расходы на транспортировку, и получить надлежащую квитанцию ​​непросто.
• Вы сообщаете о расходах на проживание или питание в рамках подотчетного плана с суточными.

И даже с этими исключениями, IRS может подвергнуть сомнению расходы ниже этого порогового значения в 75 долларов во время аудита. Вам нужно будет показать им, что оплата была необходима для бизнеса, и предоставить подтверждающие доказательства, такие как присутствующие люди (например, в случае еды).

Так что лучше всего иметь надежный способ подавать квитанции, и вас никогда не поймают.

Автоматизируйте подтверждение оплаты с помощью Spendesk

Правила, регулирующие обоснование и возмещение требований о расходах, не всегда легко соблюдать.Учитывая эти сложности, работодателям или работникам несложно ошибиться.

Благодаря интегрированным решениям для управления расходами, таким как Spendesk , вам больше не нужно иметь дело с ненужными документами или неадекватными доказательствами оплаты.

С помощью Spendesk вы и ваша команда можете автоматизировать процессы составления отчетов о расходах, а также дематериализовать квитанции и сохранить их на онлайн-платформе.

Spendesk не только упрощает процесс подачи претензий; Кроме того, автоматически собирает и сохраняет информацию о квитанциях, надежно сохраняя все для легкого восстановления.

Попрощайтесь с непослушными стопками квитанций и переключитесь на Spendesk. Таким образом, вам и вашей команде не придется тратить так много времени на сбор доказательств покупки.

Тем временем, если у вас есть более подробные вопросы относительно подтверждения оплаты или налогового режима для определенных типов расходов, обязательно поговорите со своим финансовым отделом или бухгалтером.

А более подробное руководство по управлению расходами вы можете найти:

Как выглядит этот документ?

Все расходы, понесенные сотрудником в рамках своей профессиональной деятельности, должны сопровождаться доказательствами, гарантирующими возмещение.Подтверждение расходов является ключевым элементом в процессе управления бизнес-расходами и их возмещения. Он используется для обоснования понесенных расходов, обеспечения соответствия понесенных расходов и поддержания хорошей репутации у администрации.

Однако существует множество различных методов для каждого типа понесенных расходов.

Мы собрали эту статью, чтобы помочь вам лучше понять концепцию подтверждения расходов:

Как правило, достаточно счета или квитанции, чтобы считаться доказательством.Он может быть в бумажном или цифровом формате до утверждения внутри компании. Доказательство отчета о расходах должно включать несколько компонентов, чтобы сделать его законным, например:

• Название продавца
• Дата расхода
• Описание
• НДС (если расходы облагаются НДС)

Важно различать эти две бумажки, которые часто путают в наших повседневных разговорах.

Счет-фактура — это бухгалтерский документ, удостоверяющий покупку или продажу товаров и услуг. Этот документ не оправдывает оплату расходов. Поэтому важно указать, является ли счет неоплаченным, частично оплаченным или полностью оплаченным.

Квитанция — это документ, который выдается клиенту во время оплаты после оказания данной услуги и предназначен для использования в качестве доказательства с финансовой точки зрения.

В отличие от счета-фактуры, квитанция включает всю необходимую информацию для возмещения расходов по отчету о расходах, поскольку он удостоверяет, что сотрудник фактически понес расходы от имени компании.Что касается квитанции по кредитной карте, в некоторых случаях она может быть принята в некоторых компаниях, но этот документ часто не содержит всей информации о расходах. К нему всегда должна прилагаться квитанция, предоставляемая поставщиком услуг.

В зависимости от расходов документы, подтверждающие отчет о расходах, имеют свои особенности, и это зависит от типа понесенных расходов.

От сотрудника может потребоваться использование собственного автомобиля для деловых поездок.В этом случае возмещение расходов возможно при условии соответствия обосновывающего документа.

В нем должно быть указано:

• Причина поездки (доказать, что она с профессиональной целью)
• Место командировки
• Пройденное расстояние
• Мощность автомобиля

Сотрудник должен предоставить регистрацию транспортного средства, чтобы подтвердить его мощность. Рекомендуется сохранять все другие документы, связанные с поездкой, чтобы предвидеть любые налоговые проверки, такие как проездной билет, кассовый чек и т. Д.

Так же, как и расходы на пробег, возмещение транспортных расходов возможно, если сотрудник выезжает в служебную командировку (за некоторыми исключениями).

Таким образом, сотрудник должен предоставить проездной или различные расходы, понесенные во время поездки с использованием служебного транспортного средства, такие как дорожные сборы, топливо и т. Д.

Работники могут нести расходы на питание в рамках своей профессиональной деятельности.

Как и в других случаях, подтверждающий документ необходим для оправдания расходов. Счет-фактура, квитанция или билет помогут.

Иногда сотрудник приглашает клиента для установления профессиональных отношений. В этом случае доказательство должно включать:

• Имя гостя
• Функция гостя
• Название компании
• Имена коллег, сопровождающих сотрудника.

В дополнение к стандартному документу в стоимость проживания должны входить:

• Количество ночей
• Тип номера
• Прочие расходы (если эти элементы включены в политику расходов компании)

Важно указать, почему сотрудник остановился в гостинице, определив расстояние от дома.

Как видите, подтверждение расходов — это документ, который важен для возмещения расходов на командировки, а также для налоговой администрации.

Сегодня во всем мире инициируются нормативные изменения. Например, цифровое архивирование с доказательной силой является частью дематериализации счетов-фактур. Зная, что 15% подтверждения расходов повреждено, потеряно или получено после крайнего срока приема, это настоящая революция.

Откройте для себя 4 простых шага по оцифровке управления расходами

Благодаря этому усовершенствованию нормативных требований ваучеры, отсканированные с помощью решения Expensya по управлению расходами, имеют такую ​​же юридическую ценность, как и бумажные ваучеры.

Решение для управления отчетами о расходах, такое как Expensya, позволяет дематериализовать квитанцию ​​в режиме реального времени. Технология Smart Recognition OCR + извлекает всю необходимую информацию за считанные секунды, освобождая вас от ручного ввода и всех трудоемких этапов этого процесса.

Попробовать бесплатно

Стоят ли сканеры чеков? 6 вещей, которые нужно знать перед покупкой

Независимо от того, управляете ли вы финансами своего малого бизнеса или подаете налоговую декларацию, вы должны знать, на что тратятся ваши деньги.Квитанции о ваших покупках могут затеряться в море документов и прочих бумаг. Физические документы могут быть повреждены или уничтожены.

Преобразование распечатанных чеков и документов в цифровые файлы может быть решением этих проблем, а сканер чеков — идеальный инструмент для этой работы. Некоторые сканеры квитанций включают онлайн-инструменты, которые позволяют объединять квитанции и получать к ним доступ из любого места.

Сканеры квитанции бывают разных типов, от физических (например.настольные и портативные сканеры) в цифровые, например. (приложения и онлайн-программное обеспечение). Но этот инструмент может быть выгодным вложением, поэтому, прежде чем покупать его, вы захотите понять ключевые функции, которые есть у лучших из них. Я также составил список лучших сканеров чеков для наиболее распространенных бизнес-потребностей на основе этих функций.

Готовы найти сканер чеков, который поможет вам организовать работу? Пошли!

Что нужно искать в сканере чеков?

Очень важно найти идеальный сканер чеков для ваших нужд — вы не хотите покупать аппарат, который может обрабатывать только один документ за раз, если вы используете его для больших партий чеков.И наоборот, если вы планируете сканировать квитанции только для хранения, вам не стоит тратить слишком много денег на программное обеспечение, включающее систему бухгалтерского учета.

Вот краткое изложение наиболее важных функций сканера чеков. Возможно, вам не понадобятся все из них, но используйте это руководство, чтобы найти идеальный вариант для ваших нужд.

Мобильность

Если вам нужен способ управлять отчетами о расходах и квитанциями для сотрудников или подрядчиков, вам может понадобиться сканер квитанций, который можно использовать в дороге.Это может быть автономный портативный сканер или цифровое программное обеспечение.

Размер сканера также важен для портативности. Ищите легкое и компактное устройство, которое легко поместится в портфеле или рюкзаке.

Доступность онлайн

Подобно портативности, удобно иметь сканер чеков, доступный онлайн. У вас будет больше возможностей для интеграции с бухгалтерским программным обеспечением, чтобы ускорить рабочий процесс. Вы также сможете получить доступ к своим квитанциям из любого места в любое время.

Емкость хранилища

Независимо от того, предпочитаете ли вы физическое хранилище или цифровое облачное хранилище, вам следует учитывать ограничения, включенные в ваш сканер чеков. Будете ли вы сканировать квитанции каждый день или несколько раз в день? Будете ли вы использовать его для особых случаев или только во время налогового сезона? Это может помочь вам определить объем памяти, который вы хотите иметь для программного обеспечения сканера чеков или на внешнем жестком диске.

Не забывайте о безопасности выбранного вами хранилища.Вы должны быть уверены, что хранимые вами квитанции и документы защищены более чем одним уровнем безопасности. В то время как распечатанные квитанции и документы могут быть физически повреждены или уничтожены, цифровые документы могут попасть в чужие руки без надлежащих мер безопасности.

Скорость

Сканирование квитанций для получения отчетов о расходах, пожалуй, одна из наименее приятных задач для любого профессионала. Обычно люди хотят выполнить эту задачу как можно быстрее, и в этом может помочь молниеносный сканер квитанций.Некоторые сканеры могут сделать снимок ваших документов всего за 7,5 секунд. Это удобно, когда вам нужно отсканировать несколько чеков одновременно.

Типы файлов

В зависимости от того, для чего вы их используете, ваши квитанции могут быть в определенном формате. Ваш налоговый составитель может предпочесть, чтобы все ваши квитанции были отсканированы и экспортированы в формате PDF, в то время как ваше программное обеспечение для работы с расходами обрабатывает изображения в формате JPEG. Обязательно проверьте, какие типы файлов поддерживает сканер квитанций, чтобы вам не пришлось преобразовывать их вручную после оцифровки.

Возможность экспорта

Наконец, после сканирования квитанций убедитесь, что ваш сканер поддерживает весь рабочий процесс. Будете ли вы загружать их в облачное хранилище? Будете ли вы отправлять их по электронной почте другому человеку? Сканер чеков должен легко экспортировать отсканированные документы.

Теперь, когда у вас есть основные функции сканера чеков, ознакомьтесь с лучшими на сегодняшний день приложениями для сканирования чеков.

Лучшие приложения для сканера чеков

1. Оплата за сканирование всех чеков
2. Квитанции Wave для фрилансеров и владельцев малого бизнеса
3. NeatDesk для массового сканирования
4. NeatReceipts для командной работы
5. Evernote для сканирования для пользователей iOS
6. Коробка для обуви для налогов
7. Veryfi Core для конфиденциальности данных
8. Умные квитанции для индивидуальных отчетов
9. Vupoint ST470 для удаленного сканирования
10. Fujitsu ScanSnap IX500 для сканирования на ходу
11. Epson Workforce DS-30 для портативного сканирования
12. ABUKAI Расходы для отчетов о расходах на ходу
13. Clear Scanner для отчетов на ходу

1.Мобильное приложение SAP Concur

Подходит для: корпоративных расходов

Приложения: iOS | Android

Цена: Запросить цитату

SAP Concur — это хорошо известная система управления расходами, которая обслуживает расходы предприятий и потребности в возмещении. Для компаний с большими командами, которые регулярно отправляют отчеты о расходах, мобильное приложение Concur служит сканером квитанций, системой отчетов о расходах, счетчиком пробега и многим другим.

Ввод квитанций вручную не требуется, просто сделайте снимок документа и загрузите его в систему.Приложение хранит чеки онлайн и хранит их по дате, поэтому они всегда доступны. Сканирование квитанции занимает всего несколько секунд с помощью мобильного приложения Concur и мгновенно загружается. Емкость хранилища определяется в зависимости от индивидуальных потребностей вашего бизнеса, поэтому обратитесь в отдел продаж Concur для получения подробного предложения.

Источник изображения

2. Expensify

Подходит для: универсального приложения для сканирования чеков

Приложения: iOS | Android

Цена: от 4 долларов.99

Expensify — это облачное приложение для iOS и Android. Это инструмент управления квитанциями, который соединяется с инструментами Expensify для составления отчетов о расходах. Этот сканер квитанций является портативным, интерактивным и облачным, поэтому вам не придется беспокоиться о том, что отчеты о расходах или файлы квитанций займут место на вашем устройстве. Вы можете использовать камеру своего смартфона, чтобы сфотографировать квитанцию, приложение автоматически снимет расходы. Оттуда вы можете связать расходы с отчетом о расходах.

Имейте в виду, что иногда сканер чеков не может точно уловить детали вашего чека. Не забудьте перепроверить расходы, чтобы убедиться, что квитанция добавлена ​​правильно.

Источник изображения

3. Поступления по волне

Подходит для: фрилансеров и владельцев малого бизнеса

Приложения: iOS | Android

Цена: платные планы с 2,9% + 0,30 доллара США за транзакцию за использование

Receipts by Wave — это приложение для отслеживания квитанций, которое могут использовать владельцы малого бизнеса (со штатом около 10 сотрудников), чтобы следить за квитанциями.Он синхронизируется с вашим облачным программным обеспечением для составления отчетов о расходах, к которому можно получить доступ как с мобильного телефона, так и с вашего компьютера. Одним из основных преимуществ этого инструмента является то, что вы можете использовать его бесплатно, что делает этот вариант сканера чеков идеальным для малого бизнеса и начинающих фрилансеров.

Ваши данные можно синхронизировать с приложением Wave Accounting, чтобы вы могли контролировать свои расходы. Вы также можете экспортировать данные в различные бухгалтерские инструменты, такие как QuickBooks и Excel, если это необходимо. Хотя эта система еще не поддерживает двухфакторную аутентификацию, все ваши квитанции сканируются прямо в облачное хранилище, поэтому у вас будет безопасный доступ к ним, когда они вам понадобятся.

4. NeatDesk

Подходит для: массового сканирования

Цена: $ 442

NetDesk — это программно-аппаратный комплекс, который идеально подходит для сканирования чеков с идеальным изображением. Вам понадобится и программное обеспечение, и сканер вместе, чтобы максимально использовать этот продукт, но, согласно отзывам Amazon, оно того стоит.

Этот сканер чеков считывает и извлекает информацию из всего, что вы сканируете. А со скоростью 24 страницы в минуту — он прочитает ваши документы быстрее, чем вы.Он может сканировать до 50 страниц одновременно и извлекать важную информацию для организованного цифрового хранения. NeatDesk экспортирует каждый документ в облако NeatDesk, которое поставляется с программным обеспечением. Отправляйте отсканированные квитанции напрямую в такие программы, как Excel, Turbotax, налоговое программное обеспечение H&R Block и Outlook, и это лишь некоторые из них.

К сожалению, этот сканер чеков непросто брать с собой в дорогу, поэтому имейте это в виду, если решите купить его.

5. NeatReceipts

Подходит для: командного сотрудничества

Приложения: iOS | Android

Цена: от 27 долларов в месяц

Если вам нужно поделиться отсканированными квитанциями о расходах с группой людей или попросить их просмотреть их у менеджера, это приложение для вас.Мобильное приложение аккуратных квитанций доступно для пользователей iOS и Android, и ваши отсканированные изображения синхронизируются между устройствами. Вы можете использовать это приложение везде, где есть доступ к Wi-Fi, поэтому оно удобно для удаленного доступа.

Просто используйте этот инструмент, чтобы сфотографировать квитанцию, где бы вы ни находились, в офисе, дома или вне офиса, и он распознает текст в документе. Оттуда вы можете создавать отчеты о расходах и даже детализированные списки расходов. NeatReceipts поддерживает все основные типы файлов, включая PDF, JPG, PNG, TIFF и HTML.

Вы даже сэкономите время в своем рабочем процессе, поскольку NeatReceipts интегрируется с основными программными инструментами учетной записи и может быть синхронизирован с вашей облачной системой хранения — это означает, что ваши документы могут быть загружены именно там, где вы хотите, всего одним щелчком мыши.

6. Сканируемый компьютер Evernote

Подходит для пользователей iOS

Приложения: iOS

Цена: бесплатно

Пользователи iPhone или iPad, мобильный сканер квитанций создан специально для вас. Вы, наверное, слышали об Evernote как об удивительном приложении для создания заметок, но это многоцелевой инструмент, который можно использовать для еще большего количества потребностей организации.Как и большинство мобильных сканеров в этом списке, у вас есть возможность предварительно просмотреть отсканированное изображение, удалить или переснять фотографию, если первое изображение недостаточно четкое. Квитанции будут сохранены в облачном приложении Evernote, и к ним можно будет получить доступ онлайн из любого места.

Но вот чем Evernote отличается от остальных: вы можете редактировать отсканированные чеки прямо в приложении. Добавляйте в отсканированные документы текст, аудио и даже изображения, чтобы сделать их максимально персонализированными. Это позволяет вам систематизировать квитанции с использованием заданных вами критериев, а не критериев, определяемых системой хранения Evernote.

Лучше всего то, что вы можете искать в отсканированных документах, и они будут отображаться в режиме реального времени по мере ввода. Как вам скорость, доступ в Интернет и хранилище?

7. Коробка для обуви

Подходит для: налогового сезона

Приложения: iOS | Android

Цена: от 18 долларов в месяц

Индивидуальные предприниматели, владельцы LLC и фрилансеры имеют возможность списывать расходы, когда приходит время подавать налоговую декларацию, но как узнать, на какие расходы? Если вы чем-то похожи на большинство людей, краткий ответ — отслеживать все и хранить каждую квитанцию, а затем во время уплаты налогов рассортируйте все это с вашим бухгалтером.Какой беспорядок.

Приложение Shoeboxed позволяет сканировать квитанции и отслеживать свой пробег для целей налоговой отчетности. Он также дает вам возможность указать, какие расходы подлежат вычету, что делает его идеальным инструментом для уплаты налогов.

Создавайте отчеты о расходах прямо в приложении и экспортируйте их своим коллегам или налоговому инспектору прямо со своего телефона. Приложение работает быстро — оно занимает столько же времени, сколько и снимок, и может обрабатывать различные типы отчетов. Вы, наконец, снимете эти квитанции со своего стола и приступите к делу с Shoeboxed.

8. Ядро Veryfi

Подходит для: конфиденциальности данных

Приложения: iOS | Android

Цена: от 13,75 долларов США за активного пользователя в месяц

Если вы имеете дело с конфиденциальными данными клиентов или медицинской информацией, вам понадобится сканер квитанций, соответствующий требованиям GDPR и HIPAA. Veryfi Core дает вам возможность автоматизировать ввод конфиденциальных данных о поступлениях и расходах с лучшими в своем классе функциями безопасности. Он также автоматизирует налоговое кодирование и категоризацию, чтобы упростить налоговый день для вас и вашего бухгалтера.

Скорость не является проблемой для приложения Veryfi. Всего за три секунды он извлекает данные из отсканированного чека, чтобы вы могли быстро организовать и сохранить его. Доступ к вашим данным можно получить откуда угодно, и вы можете сотрудничать со своей командой в любое время.

Для универсального взаимодействия Veryfi без проблем работает с журналом регистрации, ядром и расписаниями, поэтому все ваши важные данные хранятся в одном месте.

9. Умные квитанции

Подходит для: пользовательских отчетов

Приложения: iOS | Android

Цена: бесплатно

Никто не любит сканировать квитанции в течение дня, поэтому Smart Receipts делает эту задачу менее рутинной.Это приложение для сканирования чеков, разработанное консультантом по путешествиям, было разработано с учетом скорости, портативности и доступности.

После сканирования квитанций в Smart Receipts вы можете создавать настраиваемые отчеты в форматах PDF, CSV и ZIP, не тратя минуты на выбор типа файла для каждого отсканированного документа. Когда вы будете готовы систематизировать отсканированные квитанции, вы найдете 20 различных типов данных по умолчанию для сортировки и фильтрации (например, даты, цена, категории квитанций, способы оплаты и т. Д.).)

Еще одна уникальная особенность Smart Receipts — это услуги белой маркировки. С помощью этих услуг ваша компания может создать настраиваемое приложение для составления отчетов о расходах для ваших пользователей или клиентов.

10. Vupoint ST470

Подходит для: портативного сканера в дороге

Цена: 119,99 долларов США

Для четкого сканирования важных квитанций и документов требуется возможность сканирования с высоким разрешением (точек на изображение). Vupoint ST470 сканирует с разрешением до 1200 точек на дюйм с помощью встроенной цветной ЖК-панели для предварительного просмотра отсканированных изображений и обеспечения их идеальной четкости.

Одной из лучших особенностей этого сканера является его способность «2-в-1» и портативность. Он работает как настольный сканер, но также имеет съемную палочку, которую можно использовать для сканирования. Эта палочка идеального размера, чтобы брать ее с собой в дорогу, и она даже поставляется с собственным футляром для переноски.

Хотя Vupoint ST470 не дает вам возможности подключаться к облачным сервисам, у него есть карта micro SD, которую вы можете использовать для сохранения квитанций на ходу.

Источник изображения

11.Брат ADS 2200

Подходит для: быстрого сканирования чеков

Цена: 319,99 долларов

Сканер квитанций Brother ADS 2200 отлично подходит для владельцев бизнеса, которые сканируют квитанции оптом. Для двусторонних квитанций и счетов-фактур этот сканер захватывает обе стороны одновременно со скоростью 35 страниц в минуту. Помимо экономии времени, он сканирует ваши документы прямо до места назначения, включая электронную почту, папки компьютера и USB-накопители. Поддерживаемые типы файлов включают JPEG, PDF, TIFF и PNG.

Недостатком скорости этого сканера является то, что его необходимо использовать дома или в офисе, где он может быть подключен к сети, поскольку он не является беспроводным. Его небольшой компактный размер (5,8 x 11,8 x 7 дюймов) компенсирует это, поскольку вы можете приобрести сумку для переноски и взять ее с собой, если вы путешествуете и сканируете квитанции вне работы.

12. Epson WorkForce ES-50

Подходит для: универсального портативного сканера

Цена: 99,99 долларов США

Epson Workforce ES-50 — легкий портативный сканер, который позволяет сканировать квитанции и другие документы.Он имеет автоматическое определение размера, чтобы определить, сканируете ли вы небольшой чек или полноразмерный документ, и сохраняет его соответствующим образом.

Работает с компьютерами Windows и Mac через USB. Весь текст ваших отсканированных изображений доступен для поиска, а файлы могут быть загружены на ваш компьютер с помощью облачных инструментов для быстрого доступа в Интернете.

Epson ES-50 сканирует одну страницу всего за 5,5 секунд и загружает ее прямо в учетную запись онлайн-хранилища, включенную в программное обеспечение. Этот сканер чеков работает как на компьютерах Windows, так и на Mac, поэтому вы можете использовать его в офисе с разными операционными системами.

13. Расходы АБУКАЙ

Подходит для: отчетов о расходах на ходу

Приложения: iOS | Android

Цена: бесплатно для случайных пользователей, затем от 99 долларов в год для постоянных пользователей

Есть способ управлять расходными документами без особых усилий? Запишите меня! ABUKAI позволяет сканировать и сохранять чеки всего за два шага. Сначала сфотографируйте квитанцию. Во-вторых, отправьте квитанцию, чтобы сохранить ее на телефоне.

Приложение обрабатывает квитанцию ​​и вносит ее в отчет о расходах, который вы уже настроили, а отчеты экспортируются на выбранный вами адрес электронной почты.

Поскольку это приложение отправляет квитанции прямо на вашу электронную почту, у вас не будет доступа к системе хранения. Вместо этого вам нужно будет поискать в почтовом ящике необходимые квитанции. Из-за этого вы можете найти ценность в этом приложении, если будете сканировать квитанции только на ограниченной основе.

Вы готовы приобрести идеальный сканер чеков

Если вы читаете это, стоя в проходе со сканером и принтером в магазине Best Buy, или читаете его в новом окне при просмотре сканеров чеков, помните о шести советах, которые мы обсуждали в начале этого поста.Сканер чеков — не самая дешевая покупка для дома или офиса, поэтому я надеюсь, что это руководство поможет вам принять решение.

Хотя вашему сканеру чеков не нужны все звонки и свистки, вы должны быть уверены, что у вас есть необходимые функции по цене, которую вы готовы заплатить за убранный стол и организованный картотечный шкаф.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в [Месяц Год] и был обновлен для полноты.

Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции

Хорошее ведение деловой документации позволяет вам готовить финансовые отчеты, помогает отслеживать свои расходы и пригодится, если на вас когда-либо подадут в суд или проведут аудит.

Но знаете ли вы, что IRS также требует от вас вести финансовую отчетность для вашего бизнеса?

В этом руководстве мы расскажем, какие записи вы должны хранить по закону, как долго их следует хранить и как не потерять их.

Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции на

Как правило, вы должны иметь налоговые отчеты и квитанции за три года . Но в некоторых случаях дольше.

Восемь правил ведения документации для малого бизнеса

1. Всегда храните квитанции, банковские выписки, счета-фактуры, ведомости заработной платы и любые другие документальные доказательства, подтверждающие статью дохода, вычета или кредита, указанные в вашей налоговой декларации.

2. Большинство подтверждающих документов необходимо хранить не менее трех лет .

3. Налоговые записи о занятости должны храниться не менее четыре года .

4. Если вы не указали доход в своей декларации, ведите учет за шесть лет .

5. Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или обесценившихся ценных бумаг, ведите учет за семь лет .

6. Go безбумажный , храните все в электронном виде и всегда делайте резервные копии.

7. Расходы, которые на меньше 75 долларов или которые связаны с транспортными расходами, проживанием или питанием, могут не требовать квитанции.Но вам все равно нужно сообщить IRS, где и когда произошли расходы, и для чего они были.

8. Даже если вам не нужен документ для уплаты налогов, он может вам понадобиться для чего-то еще. Если сомневаешься, держи.

Какие квитанции оставлять для уплаты налогов

Как бы они ни хотели поверить вам на слово, IRS требует, чтобы вы сохраняли документацию, подтверждающую доход, вычеты и кредиты, которые вы указываете в своей налоговой декларации.

Вот основные типы записей, на которых вы должны держаться:

• Квитанции
• Кассовые ленты
• Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
• Счета
• Аннулированные чеки или другое подтверждение платежа / переведенные электронные средства
• Квитанции по кредитным картам
• Выписки с банковского счета
• Бланки для мелких расчетов наличными
• Кредиторская и дебиторская задолженность
• Заработная плата
• Налоговые декларации
• Предыдущие налоговые декларации
• W2 и 1099 формы
• Любое другое документальное подтверждение, подтверждающее статью дохода, вычета или кредита, указанную в вашей налоговой декларации.

Хотя они не всегда могут понадобиться вам для уплаты налогов, вам также следует иметь под рукой следующие бизнес-документы:

• Любые подписанные вами контракты (с клиентами, поставщиками, подрядчиками, сотрудниками и т. Д.))
• Учредительный договор
• Разрешения на ведение бизнеса
• Компания по охране труда, технике безопасности и другие нормативные документы
• Годовые отчеты

Поскольку бремя доказывания лежит на вас, чтобы подкрепить каждую позицию вашей налоговой декларации документацией, лучший подход к ведению документации для малых предприятий — это попытаться сохранить как можно больше записей.

Нужна помощь в ведении бухгалтерского учета и документации? Проверьте скамейку. Мы сделаем вашу бухгалтерию за вас и предоставим вам доступ к нашему приложению, где вы сможете хранить все свои записи.

Есть ли какие-то документы, которые мне не нужно хранить?

невозможно сохранить все . Квитанции иногда теряются, особенно на небольшие расходы. Можете ли вы по-прежнему требовать эти расходы без чека в качестве налоговых вычетов?

Может быть, если расход меньше 75 долларов

Вообще говоря, отказ от хранения документа может сойти с рук по трем причинам:

• Расход менее 75 долларов. (Примечание: это не относится к расходам на проживание.)
• Расходы на транспортировку, и получить надлежащую квитанцию ​​непросто.
• Вы сообщаете о расходах на проживание или питание в рамках подотчетного плана с суточными.

Но подождите, пока не выбрасывайте чек Chipotle!

Даже в этом случае вы еще не полностью снялись с крючка. Любые вычеты по в вашей налоговой декларации могут быть подвергнуты сомнению во время проверки — даже расходы менее 75 долларов.

Чтобы IRS поддержал вычет в размере менее 75 долларов без квитанции, вам необходимо предоставить им следующую информацию:

• Сумма расхода
• Где и когда было произведено
• Существенный характер или цель расхода

Если вы вычитаете питание и развлечения, все еще сложнее.Возможно, вам придется отправить список всех людей, которые были с вами, когда произошли расходы, и о чем вы говорили (на самом деле — IRS хочет знать, говорили ли вы о покупках).

Если вы вычтете много расходов ниже 75 долларов (и особенно если вы вычтите много еды и развлечений), электронная таблица или мобильное приложение, такое как Expensify, обычно является лучшим способом отслеживать все, не утопая в море мелких квитанций.

Если вы все еще не знаете, какие небольшие квитанции хранить, вы можете ознакомиться с инструкциями IRS по подтверждению расходов менее 75 долларов здесь.

Как долго вам нужно хранить налоговый учет?

В целом за три года

IRS утверждает, что вам необходимо хранить свои записи «столько времени, сколько необходимо для подтверждения дохода или удержаний в налоговой декларации». Как правило, это означает, что вам необходимо хранить свои налоговые записи в течение трех лет с даты подачи декларации или с даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что наступит позже).

Допустим, вы подали налоговую декларацию за 2017 год на два месяца раньше установленного срока, 10 февраля 2018 г.Это означает, что вам нужно будет хранить квитанции, налоговые отчеты и любую другую документацию, относящуюся к декларации, до 15 апреля 2021 года, то есть через три года после крайнего срока 2017 года.

Почему три года?

Это в основном связано с Периодом ограничений, который представляет собой время, в течение которого вы можете вносить поправки в свою налоговую декларацию или в течение которого IRS может провести аудит вашей налоговой декларации.

По истечении срока давности в налоговой декларации вам больше не нужно хранить налоговую декларацию или подтверждающую документацию.

Исключения из правила трех лет

В некоторых случаях вам потребуется хранить налоговую отчетность более трех лет. Например:

Если у вас есть записи о сотрудниках

Вы должны хранить налоговые записи по найму в течение как минимум четырех лет после даты, когда налоги на заработную плату подлежат уплате или уплачены (в зависимости от того, что наступит позже).

Если вы не указали доход в своей декларации

Если вы не сообщаете доход, который вы должны были сообщить, и он превышает 25% валового дохода, указанного в вашей декларации, храните записи в течение шести лет после даты, которую вы подали, или даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что позже).

Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или обесценившихся ценных бумаг

В таком случае храните записи в течение семи лет.

Если вы подаете мошенническую декларацию или вообще не возвращаетесь

Надеетесь избежать наказания за налоговое мошенничество? Для мошеннических или незарегистрированных возвратов не существует срока давности, поэтому IRS может преследовать вас навсегда. Просто нужно иметь в виду!

Если у вас есть записи, связанные с недвижимостью

Стандартный трехлетний период ограничений применяется к любым вычетам, которые вы производите в связи с вашей собственностью (амортизация, убыток от продажи и т. Д.)) Но иногда промежуток времени между тем, когда вы продаете или продаете свою собственность, и когда вам больше не нужно хранить эти документы, может составлять более 3 лет.

Допустим, вы продаете недвижимость, продав ее в течение 2015 налогового года, указываете финансовую прибыль в своей налоговой декларации за 2017 год и подаете налоговую декларацию прямо в крайний срок налогообложения 17 апреля 2018 г. Это означает, что вам необходимо сохранить записи, связанные с недвижимостью, до 17 апреля 2021 г. (т. е. через три года после даты подачи заявки 17 апреля 2018 г.).

Эти записи обычно включают в себя документы, титулы и записи о стоимости (например, квитанции на оборудование, такое как компьютеры или транспортные средства).

Мне нужно вешать бумажные банковские выписки?

Если у вас онлайн-банкинг, нет. Цифровая копия будет в порядке. Если в вашем банке нет онлайн-банкинга, лучше хранить банковские записи в течение трех лет.

Самый простой способ вести учет

IRS утверждает, что вы можете использовать любую систему учета, если она «четко показывает ваши доходы и расходы».Но если вы не проходите прослушивание в эпизоде ​​сериала Hoarders , вам, вероятно, следует отказаться от бумажных документов и хранить все в электронном виде.

IRS принимает цифровые копии документов, если они идентичны оригиналам. (Это означает, что вы должны иметь возможность предоставить им распечатанную разборчивую копию документа по запросу.)

Оцифровка ваших записей — также отличный способ избежать их случайного выброса с места или чрезмерной генеральной уборки.Кроме того, давайте не будем забывать, что бумажные документы могут выцветать и повреждаться. Сказать IRS, что «собака съела мои налоговые отчеты», просто не полетит.

Мы рекомендуем сканировать каждую запись и квитанцию ​​в вашей компании, помечать их описательным именем и навсегда архивировать.

Вот несколько инструментов, которые могут упростить ведение цифровой документации:

• Bench — вы можете загружать все свои чеки и хранить их в приложении Bench без ограничений по хранению.

• Безопасные облачные хранилища, такие как Dropbox, Evernote или Google Drive.Любой из этих веб-сайтов будет поддерживать сканирование и сохранение.

• Специальный сканер бизнес-документов, такой как Kodak Alaris (эти машины могут обрабатывать большое количество документов одновременно и заботиться о процессе подачи документов за вас, экономя часы работы).

• Специальное приложение для квитанций, такое как Receipt Bank.

Если вы все же выберете безбумажный путь, не забудьте сохранить резервную копию ваших документов во втором безопасном месте, например, на жестком диске, защищенном паролем, или в дополнительном облачном хранилище.

Я ждал подходящее время, и теперь я иду на свалку, чтобы сбросить все эти старые налоговые документы. Это нормально, правда?

Подожди. Налоговое время может быть самым важным временем для ведения деловой документации, но налоги — не единственная причина, по которой вы должны хранить все эти документы.

Перед тем, как выбросить их, дважды проверьте, могут ли они понадобиться кому-нибудь еще, с кем вы ведете бизнес. Кредиторы, бизнес-юристы и страховые компании иногда требуют от вас хранить записи дольше, чем это делает IRS.

Это еще одно преимущество для ведения цифровых записей. Вместо того, чтобы беспокоиться о том, следует ли вам хранить их или избавляться от них, вы можете заархивировать их навсегда.

Если сомневаетесь, оставьте

Если есть что-то, что вы вынесли из этого руководства, сделайте это правилом.

Если у вас возникнут сомнения относительно того, следует ли вам хранить документ, сохраните его. А еще лучше оцифровать. Вы будете благодарить себя в следующий раз, когда будете платить налоги или пройдете аудит.