Правила написания приказа: Составление и оформление приказов

Составление и оформление приказов

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно». Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

• приказ по административно-хозяйственным вопросам;
• приказ по основной деятельности;
• приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

• инициирование издания приказа;
• сбор необходимой информации;
• подготовка проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях…», «На основании…», «В связи с…».

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Приказываю», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов…», «Начальнику отдела кадров Иванову В. П…» и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу — дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Пример составления приказа с угловым расположением реквизитов.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Приведем еще один пример оформления приказа по основной деятельности, затрагивающего вопросы кадровой службы.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

• наименование организации — автора документа;
• наименование вида документа — «Приказ»;
• дата, номер;
• место издания, заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы согласования;
• отметка об ознакомлении с приказом работника;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Пример:

Объявить:                                                            

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное   отношение   к   служебным    обязанностям,   повлекшее   порчу

технического оборудования.                                               

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Образец приказа О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака…», т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка — «Внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу.

Регистрация и хранение приказов

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно». Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

Библиография

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003.

3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

Подписано в печать 20.06.2010  «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 7

унифицированные формы приказов по личному составу
приказ об изменении фамилии работника образец
сроки хранения приказов по личному составу
приказ по личному составу образец
формы приказов по личному составу
книга регистрации приказов по основной деятельности
нумерация приказов на предприятии
формы приказов по предприятию
приказы по личному составу образец
журнал регистрации приказов по основной деятельности
срок хранения приказов по личному составу
как составить приказ

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
 

 
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 220 комментариев

Образцы приказов и распоряжений | Делопроизводство

Тема «Образцы приказов и распоряжений»

Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. […]

Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В […]

Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были […]

Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа. В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования […]

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами, ответственность за работу с документами. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, […]

Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства, Срок проведения – дата начала и окончания, Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др., Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

Страница 1 из 212»

Правила оформления приказов

Оформление приказов

Правила оформления приказов

 

Приказ — распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1). по основной деятельности приказы издаются:

при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,
при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций,
при введении новых стандартов,
при изменении графика работы предприятия и т. д.

2). по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

при назначении работников на должность,
при освобождении от должности
при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях,
при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

название вида документа (ПРИКАЗ)
дата (датой приказа является дата его подписания)
порядковый номер приказа
место издания приказа
индекс документа
заголовок к тексту
текст
подпись руководителя
отметка о согласовании
фамилия и телефон исполнителя
Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.
Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.
Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.
Образец оформления приказа по основной деятельности

Образец оформления приказа по личному составу

 

Как правильно оформлять приказы и нужно ли их регистрировать

Реквизитами приказа являются:

1. изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований Приказа министра культуры и спорта РК от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» (далее – Правила).
2. официальное наименование организации;
3. наименование вида документа;
4. дата приказа;
5. регистрационный номер приказа;
6. место издания приказа;
7. заголовок к тексту;
8. текст;
9. подпись;
10. отметка о согласовании приказа;
11. оттиск печати организации.

 

Законодательством установлен общий порядок оформления приказов. Рассмотрим его более подробно

Согласно Правилам приказы оформляются на казахском языке, а также дополнительно могут оформляться на русском языке, которые имеют одинаковую силу. Субъекты малого и среднего предпринимательства могут при составлении приказов использовать казахский или русский язык, или иной язык делопроизводства.

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов (трудовые договоры, заявления, докладные (служебные) записки, представления и другие).

Далее проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями кадрового отдела и юридической службы, заместителями руководителя организации в соответствии с распределением обязанностей.

В случае возникновения возражений по проекту приказа, возникающие при согласовании, они излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.

Регистрация приказов

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Таким образом, мы рассмотрели общий порядок регистрации приказов в компании.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

На нашем сайте Вы можете скачать приказы:

На нашем сайте Вы также можете ознакомиться с другими статьями и процедурами по кадровой службе, в том числе:

«Согласно приказУ» или «приказА», как правильно писать?

«Согласно при­ка­зу»  пра­виль­но сле­ду­ет писать с окон­ча­ни­ем -у  в соот­вет­ствии с мор­фо­ло­ги­че­ской нор­мой рус­ско­го язы­ка. Предлог «соглас­но» упо­треб­ля­ет­ся толь­ко с фор­мой датель­но­го паде­жа существительного.

При состав­ле­нии раз­лич­но­го рода доку­мен­тов, напи­са­нии дело­вых офи­ци­аль­ных бумаг часто воз­ни­ка­ет сомне­ние, как пра­виль­но упо­тре­бить фор­му сло­ва «при­каз» с предлогом:

«соглас­но при­ка­зу» или «соглас­но при­ка­за»?

Сочетаемость предлога «согласно»

Какую фор­му роди­тель­но­го или датель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го пред­по­чти­тель­нее упо­тре­бить? Чтобы разо­брать­ся в этом, опре­де­лим, их каких ком­по­нен­тов скла­ды­ва­ет­ся это соче­та­ние. Оно состо­ит из про­из­вод­но­го пред­ло­га «соглас­но» и падеж­ной фор­мы неоду­шев­лён­но­го суще­стви­тель­но­го муж­ско­го рода «при­каз»:

• и. п. (что?) при­каз    
• р. п. текст (чего?) при­каза
• д. п. соглас­но чему? соглас­но при­казу
• в. п. читаю (что?) при­каз   
• т. п. инте­ре­су­ем­ся (чем?) при­казом
• п. п. рас­ска­жет (о чём?) о при­казе

Чтобы не сде­лать ошиб­ки в тек­сте доку­мен­та, руко­вод­ству­ем­ся мор­фо­ло­ги­че­ской нор­мой совре­мен­но­го рус­ско­го лите­ра­тур­но­го языка:

Предлог «соглас­но» упо­треб­ля­ет­ся с фор­мой датель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го или местоимения. 

Поэтому пра­во­мер­но зада­дим вопрос: соглас­но чему?

И дадим пра­виль­ные ответы:

Понаблюдает, как «рабо­та­ет» эта нор­ма соче­та­е­мо­сти пред­ло­га с фор­мой датель­но­го паде­жа слов в пуб­ли­ци­сти­че­ских и худо­же­ствен­ных текстах:

Согласно при­ка­зу коман­до­ва­ния при­был в ваше рас­по­ря­же­ние (С. Зверев. Посвящение в герои).

Согласно при­ка­зу, отдан­но­му нака­нуне вече­ром, глу­бо­кий сон сол­дат был нару­шен оглу­ши­тель­ным гро­хо­том бара­ба­нов, и рас­ка­ти­стое эхо дале­ко раз­но­си­лось во влаж­ном воз­ду­хе, гул­ко отда­ва­ясь в каж­дом лес­ном углу (Джеймс Купер. Последний из могикан).

Написание и упо­треб­ле­ние кон­струк­ции «соглас­но при­ка­за» с суще­стви­тель­ным в фор­ме роди­тель­но­го паде­жа явля­ет­ся в совре­мен­ном рус­ском язы­ке рече­вой  и орфо­гра­фи­че­ской ошибкой.

Попутно упо­мя­нем, что в соот­вет­ствии с нор­мой рус­ско­го язы­ка с фор­мой датель­но­го паде­жа  слов соче­та­ют­ся так­же сле­ду­ю­щие про­из­вод­ные пред­ло­ги:

• (бла­го­да­ря чему?) бла­го­да­ря пого­де, хоро­ше­му настро­е­нию, уме­нию, мастер­ству, высо­ко­му профессионализму;
• (вопре­ки чему?) вопре­ки пред­ска­за­нию, воле роди­те­лей, самочувствию;
• (напе­ре­кор чему?) напе­ре­кор судь­бе, сти­хии, штор­му, воле отца, болезни.

Чтобы усво­ить эту нор­му совре­мен­но­го рус­ско­го лите­ра­тур­но­го язы­ка, про­чтём при­ме­ры предложений.

Примеры

Согласно при­ка­зу адми­ни­стра­ции рай­о­на сель­ско­хо­зяй­ствен­ная выстав­ка состо­ит­ся в эту субботу.

Согласно при­ка­зу началь­ни­ка отде­ла сотруд­ник Павлов В. М. назна­чен на долж­ность ревизора.

Согласно при­ка­зу заве­ду­ю­ще­го гара­жом в поне­дель­ник сле­ду­ет выпол­нить мел­кий ремонт машин.

Скачать ста­тью: PDF

Правильно составляем приказы по личному составу

Наталья Новик, специалист по кадрам, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Все приказы, издаваемые в организации, относятся к распорядительным документам, и их можно разделить на 3 основные группы:

– приказы по основной деятельности;

– приказы по административно-хозяйственным вопросам;

– приказы по личному составу.

 

К приказам по личному составу относят приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.

 

Нормативные акты, регламентирующие требования к оформлению приказов

 

Законодательством установлены единые требования к составлению и оформлению приказов всех видов. Они закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госкомстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (с датой введения 01.07.2005) (далее – СТБ 6.38-2004), и Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

 

Особенности оформления приказов по личному составу

 

Пунктом 23 Инструкции предусмотрено 2 вида бланков для использования. Это бланк для письма и общий бланк (для всех видов организационно-распорядительных документов). Бланки разрабатываются  в соответствии с СТБ 6.38-2004. На общий бланк при изготовлении конкретного документа (приказ, распоряжение, указание, протокол и др.) наименование его вида наносят с помощью технических средств. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки (ПРИКАЗ). При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на 2 языках название документа печатается на 2 языках (ЗАГАД ПРИКАЗ) (п. 45 Инструкции).

 

Поля документа

 

При оформлении приказа по устоявшейся делопроизводственной практике используют бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) (п. 24 Инструкции) с соблюдением полей: левое – 30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижние – не менее 20 мм (п. 20 Инструкции).

Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов, а сами реквизиты – центрованным или флаговым способом  (пп. 27, 28 Инструкции).

 

Пример 1

 

Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов на одном языке

 

Государственный герб Республики Беларусь

                        (эмблема)      

Наименование вышестоящей организации

             Наименование организации          

              Название вида документа

            ______________   №    ____________

           Место составления или издания   

 

Пример 2

 

Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на одном языке

 

Государственный герб Республики Беларусь

(эмблема)      

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Название вида документа

                                                                                            №    ____________

Место составления или издания

 

Пример 3

 

Форма общего бланка письма с продольным расположением реквизитов на 2 языках

 

Государственный герб Республики Беларусь 

(эмблема)     

              Найменне вышэйстаячай арганізацыі                                          Наименование вышестоящей организац

(эмблема)     Найменне арганізацыі                                                                       Наименование организации

               Найменне структурнага падраздзялення                                    Наименование структурного подразделения

 

                        Назва віду дакумента                                                                    Название вида документа

        ______________   №    ____________

              Месца складання або выдання                                                        Место составления или издания

 

 

Пример 4

 

Форма бланка приказа с угловым расположением реквизитов флаговым способом на одном языке

 

Государственный герб Республики Беларусь

(эмблема)      

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации          

ПРИКАЗ

______________   №    ____________

Место составления или издания   

 

Негосударственным органам и организациям негосударственной формы собственности право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов может быть предоставлено Президентом или в установленном им порядке.

 

Текст приказа и его заголовок

 

При составлении приказа в обязательном порядке необходимо указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой (п. 54 Инструкции). 

 

Если приказ по личному составу касается одного работника, то в заголовок выносят фамилию и инициалы работника: «О приеме на работу Давыденко И.П.», «О командировании Стрельникова А.Н.» и др.; если группы работников, но по одному основанию – приказ будет иметь общий заголовок: «О приеме на работу», «О предоставлении трудовых отпусков» и др.; если приказ по личному составу объединяет несколько действий (прием и увольнение; прием, перевод и увольнение и т.п.), заголовок будет носить общий характер: «По личному составу».

 

Текст распорядительного документа (приказа), как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста.

 

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

 

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

 

Расставляем пункты в приказе

 

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника (п. 90 Инструкции), на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.

 

Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

 

Слово «Основание» печатается от нулевого положения табулятора (без абзаца), а относящаяся к нему информация – столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (пп. 87, 88 Инструкции). После слова «Основание» ставится двоеточие.

 

Датирование приказа

 

Датой приказа является дата его подписания (п. 46 Инструкции).

 

ЭТО ВАЖНО! При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ, собственноручно.

 

Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами – «25.12.2011».

 

Следует обратить особое внимание, что даты приема, перевода и увольнения указывают в приказах по личному составу без предлога «с», а крайние даты при указании периодов – с применением предлогов «с» и «по».

 

Для придания юридической силы документу необходим еще один реквизит – «Подпись». В п. 57 Инструкции определено, что данный реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия на уровне последней строки наименования должности без пробелов).

 

Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора (без абзаца). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации (например, ректор института, директор фабрики и т.п.). Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя).

 

Пример 5

 

Реквизит «Подпись»

 

                                   Директор магазина                                                                                            И.И. Кожич

 

 

Внутренне согласование приказа оформляют путем визирования его проекта. В п. 61 Инструкции указано, что реквизит «Виза» включает в себя наименование должности, собственноручную подпись, расшифровку подписи лица, визирующего документ, и дату визирования.

 

Пример 6

 

       Реквизит «Виза согласования»

 

Начальник отдела кадров

Серова И.И. Серова

22.12.2011

 

Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Она включает слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа. Если приказ по личному составу касается 2, 3 и более работников, то запись об ознакомлении с приказом формулируется во множественном числе: «С приказом ознакомлены», после чего ставится двоеточие.

 

При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления (необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату.

 

Пример 7

 

Шаблон реквизита «Виза ознакомления» (нескольких работников)

 

С приказом ознакомлены:                              Подпись                                А.И. Петрова

                                                                                                                      ____.12.2011

 

                                                                        Подпись                               С.Ф. Щупиков

                                                                                                                      ____.12.2011

 

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

 

Присвоение приказу буквенного индекса

 

В образцах приказов по личному составу регистрационные индексы дополнены буквенным индексом – «к» и «л». Возникает вопрос: почему у приказов одной группы документов регистрационные индексы различаются?

 

В подп. 142.3 п. 142 Инструкции установлено, что распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

 

Для приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных командировках установлен срок хранения 75 лет; приказов о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках – 3 года  (Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38).

 

ЭТО ВАЖНО! Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквенным индексом «к» – для приказов 75-летнего срока или «л» – для приказов 3-летнего срока хранения (подп. 142.4 п. 142 Инструкции).

 

Образцы приказов смотрите в рубрике

«Полезная документация» на

с. 21–24 журнала.

Как написать заказное письмо

Заказное письмо обычно пишется, когда вам нужно назначить заказы на товары. Это довольно распространено и пишется почти ежедневно. Однако язык письма должен быть формальным, а письмо следует стандартному формату, поскольку информация очень конкретна.

В письме-заказе должны быть изложены условия покупки. Это приносит пользу обеим сторонам. Как правило, он содержит такие детали, как спецификации продуктов, их количество, цена, о которой стороны договорились, дата доставки, что делать в случае задержки доставки и т. Д.

Советы перед написанием письма-заказа:

Перед тем, как написать письмо с заказом, вот несколько советов для вас:

1. Письмо должно быть очень точным, здесь не требуется напоминаний или случайных разговоров.
2. Язык должен быть простым, но в то же время формальным.
3. Не допускайте ошибок в характеристиках и количестве.
4. Избегайте орфографических и грамматических ошибок.
5. Придерживайтесь темы
6. Будьте вежливы.Вы заказываете товар, а не человеку.
7. Не используйте слишком много прилагательных.
8. Не используйте жаргонизмы.
9. Не стесняйтесь размещать заказ, но не забудьте спланировать его перед написанием.

Теперь я могу рассказать вам, как написать письмо-заказ, так как теперь вы знаете все, что вам нужно было знать, прежде чем писать его.

Элементы заказа:

Письмо-заказ требует проверки следующих вещей:

• Контактная информация о вас, лице / компании, которое вам предоставит, и дате.
• Тема, которая помогает получателю сразу понять вашу цель.
• Приветствие, например, если вы знаете имя продавца, напишите: «Уважаемый ……………». Если вы не знаете имя своего продавца, просто напишите «Уважаемый продавец»
• Информация о вашей компании; но это совершенно необязательно. Однако это может обеспечить долгосрочные отношения. Также можно сказать несколько слов о своих дальнейших планах, связанных с продажей.
• Детали заказа, а под деталями я подразумеваю все.Номер модели, цвет, размер, номер и т. Д. Будьте внимательны, они пришлют вам все, что вы напишете. Если возможно, используйте маркированные списки или таблицы. Если вы покупаете разные вещи разного типа, опишите их в отдельных абзацах.
• Укажите свой способ оплаты или, если вы уже заплатили, укажите это далее.
• Укажите желаемый способ доставки и дату.
• Включите любые специальные инструкции как часть условий, согласованных между сторонами.
• Скажите им, что вам понравится в будущем с ними сотрудничать, и призовите их к контакту при необходимости.
• Закройте «С уважением», свою подпись и имя.

Качество доставленного товара будет зависеть от Ваших указаний. Не только это, это буквально юридический документ между вами и продавцом. Так что остерегайтесь того, что входит в ваше письмо с заказом, и уделяйте много внимания при его составлении.

5 правил использования логики для упорядочивания списков

Марк Никол

Как минимум пять факторов определяют порядок организации элементов встроенного списка — ряда элементов в абзаце, в отличие от вертикального списка.(См. Предыдущий пост о встроенных списках.) Все дело в контексте: алфавитном порядке, хронологии, сложности, взаимосвязи или последовательности. (Угадайте, какой контекст я выбрал для предыдущего предложения.)

1. «Наш магазин специализируется на мебели из тика, черного и красного дерева».
В магазине может быть больше тика, чем черного дерева, и больше черного, чем красного дерева, или заказ может отражать относительные цены, но предложение не выражает явно или неявно ни одну из этих идей. В таких неоднозначных случаях алфавитный порядок является подходящей настройкой по умолчанию: «Наш магазин специализируется на мебели из черного, красного дерева и тика.”

2. «Основными войнами США в девятнадцатом веке были американо-мексиканская война, гражданская война и война 1812 года».
Представление информации в этом предложении не оправдывает порядок, в котором приведены элементы списка. Если бы речь шла конкретно об относительной стоимости человеческих жизней или, например, в долларах, то последовательность следовала бы этой теме, но в отсутствие очевидного контекста ссылка на исторические события должна быть хронологической: «Крупнейшие войны США в девятнадцатый век был войной 1812 года, американо-мексиканской войной и гражданской войной.”

3. «Среди его любимых музыкальных развлечений — игра на барабанах в ансамбле мировой музыки, йодлинг и игра на клавесине».
Опять же, при отсутствии контекстной основы для списка лучше навести порядок. В этом случае несколько аморфные описания не всегда допускают алфавитную схему, поэтому, возможно, для благозвучия, элементы следует расположить от самого простого к сложному с точки зрения слогового письма: «Среди его любимых музыкальных развлечений — йоделинг, игра на клавесине. , и игра на барабанах в ансамбле мировой музыки.”

4. «Это разрешено в некоторых странах, запрещено в некоторых и терпимо в других».
В этом списке описаны три степени терпимости к определенной политике, поэтому элементы следует перечислять в порядке возрастания или убывания: «Это разрешено в некоторых странах, допустимо в других и запрещено в некоторых».

5. «Взгляните на карту, и вы увидите, что Скандинавия состоит из Норвегии, Финляндии, Дании, Исландии и Швеции».
Без ссылки на карту это предложение может быть организовано по любой из нескольких схем, включая алфавитный порядок, географическое положение и относительный размер.Но поскольку носители английского языка обычно читают слева направо, а карты обычно ориентированы на север, организационная схема с запада на восток кажется наиболее подходящей: «Взгляните на карту, и вы увидите, что Скандинавия состоит из Исландии, Дания, Норвегия, Швеция и Финляндия ». (Хорошо, самая западная точка Дании находится немного восточнее Норвегии, но не могли бы вы разделить близнецов Норвегию и Швецию?)

Эти контексты не всегда исключают друг друга: в предложении типа «Олимпийские медали — это золото, серебро и бронза» схему можно описать как схему взаимосвязи (золото дороже серебра, которое дороже бронзы) или последовательность (золото за первое место, серебро за второе место и бронза за третье место).Но дело не в этом; идея состоит в том, чтобы предоставить некую основу — любую структуру — для списка, чтобы не отвлекать читателя.

Иногда состав списка определяется больше традициями, чем чем-либо еще: «Изначально Three Stooges состоял из Мо, Ларри и Керли». Мо был лидером группы, но нет никаких причин упоминать Ларри перед Керли, а не наоборот, за исключением того, что, кажется, так легче слетать с языка. Иногда это такая же веская причина, как и любая другая.

Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните ежедневно получать наши советы по написанию и упражнения!

Продолжайте учиться! Просмотрите категорию «Стиль», просмотрите наши популярные публикации или выберите соответствующую публикацию ниже:

Прекратите делать эти досадные ошибки! Подпишитесь на Daily Writing Tips уже сегодня!

• Вы будете улучшать свой английский всего за 5 минут в день, гарантировано!
• Подписчики получают доступ к нашим архивам с более чем 800 интерактивными упражнениями!
• Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как написать бланк заказа

Итак, что же делает бланк заказа отличным?

У меня для вас три слова.

Последнее в первую очередь.

Многие копирайтеры сначала берутся за коммерческое письмо.

Некоторые начинают с написания страниц с маркерами и отбраковки лучших для заголовка.

Другие предпочитают выстраивать замысловатый план и заполнять пустоты по ходу.

Но я неравнодушен к подходу «последнее в первую очередь», поскольку начинаю с формы заказа.

Почему?

Вы не только получите форму заказа с более высокой конверсией, если сосредоточитесь на ней в первую очередь, но и сделаете процесс создания коммерческого письма намного более эффективным.

Думайте о форме заказа как о пункте назначения на рейс коммерческой авиакомпании.

Если ваш пункт назначения — Лос-Анджелес, вы можете добраться туда разными способами. Если вы летите на Southwest Airlines, вам могут понадобиться остановки через полдюжины городов (и на вас пролили несколько газированных напитков), но вы попадете в Лос-Анджелес

.

То же, что и в вашей форме заказа.

Это то место, куда ваше коммерческое письмо ведет ваших потенциальных клиентов, поэтому стоит знать точно, , куда вы собираетесь в первую очередь.

Но создание привлекательных бланков заказов, называемых в космической рекламе «купонами», — это само по себе искусство.

Итак, я решил взять два примера из компании, которая в 1980-х годах продала информационных продуктов на сумму почти 500 миллионов долларов, и дать вам шесть простых правил, которые вы можете использовать для повышения конверсии, вне зависимости от того, находитесь ли вы онлайн, офлайн или и то, и другое.

Правило №1: не называйте это «формой заказа».

Назовите это «формой ответа», «регистрационной формой» или, еще лучше, «регистрационной формой безрискового испытания», если это так.Это одна из тех маленьких семантических тонкостей, которые облегчают потенциальному клиенту возможность погрузиться в купюру, сообщая, что он лезет в свой кошелек.

Правило № 2: сделайте свой ответ утверждением и последовательно сформулируйте текст от первого лица вашего потенциального клиента.

Как это: «ДА! Я принимаю ваше приглашение оценить «виджет xyz» без риска и обязательств. Вы будете отправлять мой первый взнос на следующей неделе, а последующие — в первый вторник каждого месяца.”

И в чем причина?

Время от первого лица позволяет вам гармонировать с вашим потенциальным клиентом и является эквивалентом удаленного рукопожатия. Итак, если вы выполнили свою работу с рекламным экземпляром, это поможет завершить сделку. Однако, если ваш потенциальный клиент сначала прочитает предложение, он попадет в основной текст.

Правило № 3: Перефразируйте основную выгоду, чтобы потенциальному клиенту было ясно, почему он отвечает.

Пример: «Простой способ сделать первый шаг к накоплению состояния на недвижимости.”

Также важно для упомянутых выше потенциальных клиентов, которые первыми прочитали предложение.

Правило №4: Сделайте условия кристально ясными.

Это, пожалуй, самый важный аспект вашей формы заказа, особенно если это первая покупка вашего потенциального покупателя у вас. Скажи ей точно , что и когда произойдет… без сюрпризов.

И, если он содержит элемент непрерывности или запрета до запрета, то следует помнить о трех дополнительных правилах.

Это трудно переоценить.

После негативной реакции на скрытую преемственность за последние несколько лет, удивительно, что некоторые маркетологи все еще пытаются это сделать. Если вы маркетолог, то вам, , следует, , искать новые и лучшие способы обеспечить последовательность в ваших предложениях. Просто будьте предельно откровенны и никогда не пишите мелким шрифтом.

Привлечь и удержать клиента на всю жизнь — это просто. Устанавливайте ожидания клиента… оправдывайте (или превосходите) их… продавайте им что-нибудь еще.(Промыть и повторить.)

Это суть формы ответа, которая поможет вам добиться этого.

Выполнение того, что вы говорите, , когда вы говорите , звучит просто и механически, но, похоже, половина делового мира не справляется с этим. Простое определение и удовлетворение ожиданий ваших клиентов помещает вас в число 10% лучших.

Этот пример четких условий взят из купона Successful Real Estate Investing .

Я понимаю, что это только пробная регистрация.Вскоре после того, как я получу Уроки 1 и 2, вы пришлете мне Уроки 3 и 4, которые я могу просмотреть в течение 15 дней, прежде чем принять решение о программе. Если я решу не продолжать, то верну уроки 3 и 4 и ничего вам не буду должен. Если я захочу продолжить программу, вы пришлете мне оставшиеся уроки в соответствии с условиями, описанными выше.

Правило № 5: не перегружайте их вариантами ответа.

Сколько способов клиенты могут реагировать на вашу рекламу?

• Телефон
• Факс
• Онлайн
• Купон на прямую почтовую рассылку

Очевидно, что на это частично влияют варианты оплаты, но есть правило: чем меньше, тем лучше.

Когда вы даете потенциальным клиентам слишком много способов ответить, вы теряете продажи.

Почти всегда есть преобладающий способ реагирования клиентов (когда им предоставляется выбор) и один другой.

Если вы продаете с использованием космической рекламы, то обычно клиенты реагируют в первую очередь по телефону. То же и для телевидения. В случае продажи товаров по почте, в зависимости от вашего рынка, факс может быть основным способом ответа клиентов. Это важно знать и выбирать варианты, указанные в купоне заказа.

Правило № 6: упоминайте другую важную информацию.

Если вы знаете «горячие кнопки» своего рынка, у вас есть дополнительные способы поднять отклик.

Ваш продукт потенциально подлежит налогообложению? Тогда так и скажи. Это может стать переломным моментом для многих респондентов.

Или как насчет этого сценария?

«Если я куплю этот DVD на Smart Investing , то, возможно, телемаркетологи будут преследовать меня день и ночь по поводу паевых инвестиционных фондов».

Правильная проблема.

Великий Гэри Бенчивенга ловко указывает на это в форме ответа с помощью этой простой строки текста: «Ни один продавец никогда не позвонит мне».

Итак, это 6 правил.

Предлагаю вам распечатать эти два купона на печатную рекламу и положить их на свой рабочий стол.

И помните: «Последнее в первую очередь».

Отличный пример формы заказа №1.

Отличный пример формы заказа №2.

грамматических правил для эффективного письма: порядок слов

Порядок слов может сделать предложение или испортить его.Порядок слов относится к расположению слов во фразе, предложении или предложении. Во многих языках, включая английский, порядок слов играет важную роль в определении значения выражения.

Как и другие аспекты использования языка, порядок слов регулируется правилами. Как отмечалось в предыдущем посте — «Грамматические правила для эффективного письма» — правила грамматики призваны помочь нам ясно общаться как в речи, так и в письме. Правила грамматики формируют структуру любого языка от мельчайших до самых больших единиц.Когда правильная грамматика отсутствует, письмо получается неряшливым, непоследовательным и трудным для чтения. Грубо говоря, нам нужна грамматика, чтобы иметь смысл.

В этой статье мы рассмотрим некоторые правила, определяющие порядок слов.

Правило 1

Если вы начинаете предложение с неполной фразы или предложения, например, Переходя улицу или Забытый историей, за ним должен внимательно следовать человек или предмет, которые он описывает. Более того, этот человек или вещь всегда являются главным подлежащим предложения.Нарушение этого правила приводит к ужасному, слишком распространенному модификатору висячих элементов или опасностям.

Dangler: Забытый историей, его автограф ничего не стоил.

Проблема: его автограф не должен идти сразу после истории, потому что его забыли, а не его автограф.

Верно: он был забыт историей, а его автограф ничего не стоил.

Данглер: Моя первая книга, родившаяся в Чикаго, была о пожаре 1871 года.

Проблема: в предложении говорится, что я родился в Чикаго, но внимательный читатель говорит, что моя первая книга родилась там.

Верно: я родился в Чикаго, и моя первая книга была о пожаре 1871 года.

Правило 2

Добавление «-ing» к глаголу (как в скрещивании в следующем примере) дает универсальное слово, называемое причастием, которое может быть существительным, прилагательным или наречием. Правило 1 применяется ко всем предложениям с причастием в начале. Причастия требуют размещения актера сразу после вступительной фразы или предложения.

Dangler: При переходе улицы автобус сбил ее.(Неправильно: автобус не переходил.)

Правильно:

При переходе улицы ее сбил автобус.

ИЛИ

При переходе улицы ее сбил автобус.

Правило 3

Поместите описательные слова и фразы как можно ближе к словам, которые они изменяют.

Плохой совет: у меня есть торт, который мама испекла в моей сумке для обеда.

Слово торт слишком далеко от ланч-пакета, что делает предложение двусмысленным и глупым.

Лучше: в моем обеденном пакете торт, который испекла Молли.

Правило 4

Фрагмент предложения — обычно недосмотр или плохая идея. Это происходит, когда у вас есть только фраза или зависимое предложение, но отсутствует независимое предложение.

Фрагмент предложения: После окончания спектакля.

Полное предложение: По окончании представления мы выпили кофе.

Правило 5

Если несколько прилагательных используются вместе, порядок зависит от функции прилагательного.Обычно прилагательные в английском расположены в следующем порядке:

.

1. Количество или определитель

Количество или определитель говорит нам, является ли существительное единственным или множественным, определенным или неопределенным.

Например, a, an, the, my, your, four, те, some и т. Д.

2. Качество или мнение

Объясняет, что мы о чем-то думаем. Обычно это наше мнение, отношение или наблюдения.Эти прилагательные почти всегда предшествуют всем остальным прилагательным. Например: красиво, скучно, глупо, вкусно, полезно, мило, уютно

3. Размер

Сообщает нам, насколько что-то велик или мало. Сюда попадают такие слова, как большой, маленький, высокий, огромный, крошечный, тощий, толстый и т. Д.

4. Форма / Вес / Длина

Сообщает нам о форме чего-либо, а также о том, насколько оно длинное или короткое. Это также может относиться к весу кого-то или чего-то.Примеры: круглые, квадратные, круглые, тощие, толстые, тяжелые, прямые, длинные, короткие и т. Д.

5. Состояние

Сообщает нам об общем состоянии или состоянии чего-либо, например, сломанного, холодного, горячего, влажного, голодного, богатого, легкого, трудного, грязного и т. Д.

6. Возраст

Сообщает нам, сколько лет кому-то или чему-то. Например, старый, молодой, новый, старинный, старинный и т. Д.

7. Цвет

Цвет или приблизительный цвет чего-либо.К прилагательным в этом классе относятся зеленый, белый, синий, красноватый, пурпурный и т. Д.

8. Модель

Узор или дизайн чего-либо. Примеры: полосатые, пятнистые, клетчатые, цветочные и т. Д.

9. Происхождение

Сообщает нам, откуда что-то взялось. Американский, британский, итальянский, восточный, австралийский, чилийский и др.

10. Материал:

Из чего сделана эта вещь? Примеры: золото, дерево, шелк, бумага, синтетика, хлопок, шерсть и т. Д.

11. Назначение / Классификатор / Применение

Для чего это нужно? Эти прилагательные часто заканчиваются на «–ing», например, спальный (мешок), садоводство (перчатки), покупка (сумка), свадьба (платье) и т. Д.

Если вы посмотрите на приведенные выше примеры, вы можете спросить… для чего используются перчатки? (садоводство) Для чего используется сумка? (покупки)

И после этих прилагательных идет Существительное : человек или предмет, который описывается.

Давайте применим это к некоторым предложениям.

Она была красивой , высокой , худой , молодой , черноволосой , шотландкой женщиной.

Какой удивительный , маленький , старый , китайский чашка и блюдце!

Мне нравится эта действительно большая старая зеленая старинная машина , которая всегда припарковалась в конце улицы.

У моей сестры большой, красивый, рыжий и белый бульдог .

Просмотров: 557

Нравится:

Нравится Загрузка …

Связанные

Сила порядка: старое правило грамматики, которому мы все подчиняемся, не осознавая | Тим Доулинг

Мне регулярно приходится вспоминать сцену из романа Питера де Фриза «Музыка марены», в которой главный герой, писатель, специализирующийся на поло, слышит, как диктор матча говорит новичкам на земле, что, в отличие от Согласно распространенному мнению, мяч бьют не концом, а стороной молотка.Писатель, никогда не осознававший этого раньше, чувствует себя обязанным бросить дело всей своей жизни на месте.

Это пугающе знакомое чувство, хотя в мои моменты непристойности, как правило, речь идет о самом письме или, по крайней мере, о языке. Я был уже во втором десятилетии журналистики, прежде чем понял, что «чудовищность» — это синоним уродства или зла, а не огромности. На практике вы почти всегда можете притвориться, что имеете в виду чудовище, поскольку огромные вещи часто бывают чудовищными.Но это не остановило мои уши, когда мне на это впервые указали.

На прошлой неделе это случилось снова, когда параграф из книги под названием «Элементы красноречия» стал вирусным в социальных сетях. Абзац касается порядка прилагательных — если вы используете более одного прилагательного перед существительным, они подчиняются определенной иерархии. Вы знаете, что правильно говорить «старый глупый дурак» и неправильно говорить «старый глупый дурак», но вы, возможно, никогда не задумывались о том, почему — или, если бы вы думали, вы, вероятно, вообразили, что это просто какое-то освященное веками соглашение, которое вы выучили наизусть. .Но это не так. Есть правило.

Правило состоит в том, что несколько прилагательных всегда ранжируются соответственно: мнение, размер, возраст, форма, цвет, происхождение, материал, цель. В отличие от многих законов грамматики или синтаксиса, этот практически неприкосновенен даже в неформальной речи. Вы просто не можете сказать «Моя греческая толстая большая свадьба» или «кожаные прогулочные коричневые ботинки». И все же до прошлой недели я понятия не имел о существовании такого правила.

В данном случае мое незнание не является профессиональной критикой, поскольку я сомневаюсь, что когда-либо помещал прилагательные в неправильном порядке.Если вы носитель языка, иерархия укоренилась в вас. Правило нужно знать только тем, кто пытается выучить английский. Но я должным образом заказал копию книги на тот случай, если там есть что-то еще, чего я не знал.

Bosh bash bish

В статье для BBC автор «Элементов красноречия» Марк Форсайт исследует редкое исключение из иерархии прилагательных: Большой злой волк. Плохое мнение, и поэтому оно должно стоять на первом месте. Однако, как указывает Форсайт, эта фраза слишком занята подчинением другому правилу, о котором я никогда не слышал: правилу дублирования аблаута.

Другие примеры правила в действии включают болтовню, пение, триггер и хип-хоп. Когда вы сдвигаете гласные звуки таким образом для эффекта, гласные всегда следуют определенному порядку: I, затем A, затем O. Вы могли подумать, что это было сложнее, что это зависело от настроения или контекста, но нет, это так просто — бош баш биш.

Бессмысленное четырехбуквенное слово

Словарь американского регионального английского языка пытается побудить подкастеров использовать находящиеся под угрозой исчезновения американские слова и выражения в надежде сохранить их.Составлен список, включающий «фличить» (обольщать или льстить) и «плести уличную пряжу» (сплетничать). Проблема со словами, находящимися под угрозой исчезновения, в том, что никто больше не знает, что они означают. Вы не можете вовлечь их в разговор, не прервав его.

Эта новость появилась после того, как Оксфордский словарь английского языка приветствует слово yolo, среди прочего, в своем ежеквартальном обновлении. Это кажется мне немного поспешным — мне не особо интересны шансы йоло в долгосрочной перспективе. Мы долгое время мирились с выражением «живешь только один раз», и никто не решил, что для этого нужен специальный акроним.Это никогда не было ужасно глубоким чувством, и сокращение его длины мало помогает, если только вам не нужно вытатуировать его на костяшках пальцев. Думаю, вы в любом случае пожалеете о своем решении — дни, когда ёло прекращает разговор, потому что никто не знает, о чем вы говорите, наступят раньше, чем вы думаете.

Информация для заказа // Purdue Writing Lab

Эта страница предоставлена ​​вам OWL в Университете Пердью. При печати этой страницы вы должны включить полное юридическое уведомление.

Авторские права © 1995-2018, Лаборатория письма и СОВ при Университете Пердью и Пердью. Все права защищены. Этот материал нельзя публиковать, воспроизводить, транслировать, переписывать или распространять без разрешения. Использование этого сайта означает принятие наших условий добросовестного использования.

---

При организации вашего контента на исследовательском плакате важно визуально расставить приоритеты для наиболее релевантных материалов с помощью стратегического размещения. Подобно контекстуальному рассмотрению сообщения, среды и существенности, вы должны спросить себя: какая информация является наиболее важной для передачи основного сообщения этого исследования? После того, как вы определили наиболее важный контент, подумайте о своей аудитории и о том, как они будут получать доступ к вашей информации.

Например, вы можете представить аудитории, которая в основном читает слева направо и сверху вниз. В этом случае размещение наиболее впечатляющего контента в верхнем левом углу привлечет внимание вашей аудитории в первую очередь к этой информации. Также полезно физически разместить связанную информацию близко друг к другу на исследовательском плакате, чтобы аудитория могла визуально провести связи между темами.

Инструменты для визуальной иерархии

Визуальная иерархия — это принцип дизайна, который авторы могут использовать для ранжирования элементов дизайна (т.е, текст, формы, изображения и т. д.), чтобы помочь сосредоточить внимание читателей при обработке информации. Писатели имеют в своем распоряжении ряд инструментов, которые помогают в развитии визуальной иерархии. Взгляните на приведенный ниже список, хотя он не является исчерпывающим, эти инструменты могут помочь вам разработать свой исследовательский плакат.

Размер	Для визуальных композиций размер является эффективным инструментом привлечения внимания аудитории; писатели должны учитывать размер заголовков, основного текста и изображений.
Цвет	При правильном использовании цвет может значительно помочь читателю в понимании и взаимодействии с исследовательским плакатом. Яркие контрастные цвета привлекают внимание. Не говоря уже о том, что цвет также можно использовать в целях брендинга.
Шрифт	Назначение различных ролей комбинациям шрифтов также помогает упорядочить информацию. Использование последовательной комбинации шрифтов с засечками и без засечек для заголовков и основного текста, например, помогает читателям быстро различать информацию.Например, при выборе определенного стиля шрифта для заголовков убедитесь, что вы используете тот же размер, цвет и стиль шрифта, чтобы установить визуальный порядок информации.
Выравнивание	Выравнивание относится к размещению объектов (например, текста, фигур, изображений и т. Д.) В пространстве; Несогласованная информация на исследовательском плакате помешает аудитории обработать содержание плаката.
Пробел	Пробел, также известный как пробел или отрицательное пространство, — еще один инструмент, который авторы и дизайнеры могут использовать для создания визуальной иерархии.Тщательная композиция учитывает пространство вокруг и между объектами (например, текст, фигуры, изображения и т. Д.), Чтобы привлечь внимание к конкретной информации. Одна из распространенных ошибок исследовательских плакатов — не оставлять читателям достаточно свободного места, представляя большие стены текста.

Образец и формат письма-заказа (с руководством и советами по написанию)

Заказное письмо — это деловой документ, подтверждающий информацию о покупке товаров или услуг.В письме обычно содержится информация о том, что заказывается, количество, модель / бренд, способ оплаты и, возможно, способ доставки товаров.

После получения письма поставщик обработает заказ и отправит товар покупателю.

Как написать электронное письмо / письмо идеального заказа

Если вы хотите написать отличное письмо с заказом, вам обязательно нужно его спланировать. Письмо должно иметь четкую структуру. Стандартное электронное письмо / письмо с заказом должно включать следующие разделы:

Тема

Ваше письмо с заказом должно начинаться с темы.Этот раздел должен быть в верхней средней части вашего письма. Эта часть должна быть достаточно описательной, чтобы получатель знал, что вы заказываете, прочитав строку темы. Например, это может быть «Заказ на 10 встречных книг».

Приветствие

Используйте соответствующее приветствие для продавца. Если вы знаете, что их имя включает в себя вторую гриву в этом разделе; например, Уважаемый мистер Томпсон. Если вы не знаете их имени, вы можете обратиться к ним как «Уважаемый получатель или Уважаемый продавец / поставщик.

Представление компании

Если вы впервые обращаетесь к продавцу; Вы можете поделиться краткой информацией о своей компании и своих будущих чаяниях. Эти сведения могут быть полезны, особенно если вы хотите установить с продавцом длительные деловые отношения. Короче говоря, вы представляете свой бизнес поставщику.

Подробнее для заказа

В этом разделе вы выделите все подробности того, что вы заказываете. Убедитесь, что информация в этом разделе ясна и точна.Укажите тип товаров, которые вы заказываете, модель, размер, цвет, количество и т. Д. Если вы заказываете разные товары, вы можете использовать таблицу или абзацы, чтобы убедиться, что информация понятна.

Как платить

После того, как вы выделите нужные вам товары, важно предоставить информацию о том, как вы будете оплачивать товары или услуги. Если вы уже заплатили, вам также следует указать эту информацию в письме. Например, вы можете оплатить чеком, кредитной картой, денежным переводом и т. Д.

Доставка

Укажите, как вы хотите, чтобы товар был доставлен в желаемое место назначения. Также важно указать желаемый срок доставки. Если вы пользуетесь услугами конкретного курьера, укажите эту информацию в письме с заказом.

Важные инструкции

Этот раздел должен содержать любую соответствующую информацию о вашем контракте с продавцом, если у вас есть какое-либо деловое соглашение.

Деловые отношения в будущем

При обычных деловых операциях продавец уделяет больше внимания заказам своих существующих клиентов.Если вы хотите установить прочные деловые отношения с поставщиком, жизненно важно поделиться с ним этими отложениями.

Контакты

При закрытии письма с заказом поделитесь своими контактными данными. Это очень важно, так как продавец может захотеть связаться с вами, чтобы получить разъяснения по поводу заказа. Поделитесь своими номерами телефонов и адресом электронной почты.

Заключительное письмо

Заказное письмо — это официальный деловой документ; Таким образом, вы должны формально закрыть письмо. Официальные закрытия, которые вы можете использовать для письма, включают: С уважением, С уважением, С уважением, С уважением, С уважением, С наилучшими пожеланиями и т. Д.

После закрытия укажите свое полное имя, подпись, должность и имя через запятую.

Формат письма заказа

Дата:

От: (укажите здесь свое имя и адрес)

Кому: (укажите имя и адрес получателя)

Тема: Размещение заказа

Уважаемый господин / госпожа [Имя получателя]

Согласно нашему предыдущему сообщению от [дата], я прошу вас предоставить нам [укажите товары, которые вы заказываете, включая названия, размеры, количество и другую соответствующую описательную информацию].

Я уже оплатил товар через [способ оплаты], как мы договорились. Кроме того, я хочу, чтобы товары были доставлены [курьером] не позднее [дата].

Как компания, мы надеемся на стабильные деловые отношения.

Спасибо.

С уважением,

[Ваше имя]

[Обозначение]

[Название компании]

Образец письма-заказа

14 декабря 2019

Г-жа Белинда Ф. Томас

Сент-Лейн, 34,

Чикаго, Иллинойс, 90909

Уважаемая госпожаТомас

Я пишу для заказа 50 шт. Телевизора Synilix Smart TV, который вы рекламировали на своем сайте. Я считаю, что этот продукт все еще в продаже.

Буду рад, если получу эти товары до конца недели. Переведите этот заказ на наш счет.

Спасибо за отличное обслуживание.

С уважением,

Мартин Ли

Заведующий магазином

Acrossbay Technologies

Что можно и чего нельзя делать при оформлении заказа на поставку

При заказе товара учитывайте следующие

ДО

• Узнайте подробности.При покупке товаров в Интернете или иным образом важно убедиться, что у вас есть достаточная информация о том, что вы покупаете. Не сомневайтесь, получите дополнительную информацию от продавца. Перед покупкой убедитесь, что вы довольны продуктом.
• Используйте правильные слова. Когда вы пишете письмо, вам следует придерживаться вежливого тона. Это важно не только для писем-заказов, но и для всего делового общения. В бизнесе очень важно установить прочные отношения с партнерами.
• Знайте, когда ожидать товар. При заказе товаров, особенно через Интернет, важно знать, сколько времени потребуется, чтобы доставить товар. Например, если вы заказали подарки на свадьбу или день рождения, вы должны быть уверены, что получите их вовремя.
• Предложите достаточные и точные сведения. При оформлении заказа на покупку вы должны убедиться, что в письме указаны верные данные. Простая ошибка может дорого обойтись, например добавление дополнительного номера к товарам, которые вы заказываете.Вы также должны убедиться, что письмо легко читать и понимать.
• Принять хорошую структуру. В своем письме убедитесь, что информация отформатирована правильно; это повысит удобочитаемость и устранит ошибки. Вы можете использовать разные абзацы или таблицы, чтобы информация была ясной, точной и конкретной.

Нельзя

• Заказывайте товары вовремя. Немедленно закажите товар; вы готовы к покупке. Это обеспечит своевременную доставку товара.Например, если вы заказываете подарок на особый день, скажем, на День матери, убедитесь, что у продавца достаточно времени, чтобы обработать заказ и доставить товары. Нет необходимости отправлять запоздалый подарок любимому человеку, если это можно сделать вовремя.
• Избегайте жаргонов. При написании письма-заказа избегайте использования сложных слов или сленга. Убедитесь, что читатель без проблем понимает информацию в письме.
• Избегайте лишних деталей. Письмо-заказ должно быть простым, понятным и по существу.Детали в письме должны иметь отношение к бизнесу. Возможно, вы должны стремиться предоставить информацию в максимально простой форме.
• Будьте разумны в своих требованиях. В письме-заказе следует избегать необоснованных требований. Вы должны понимать, что поставщики имеют дело с множеством заказов в каждый момент, и этот процесс следует определенному протоколу. Например, не следует просить продавца доставить товар в течение дня, если обычно это занимает семь дней. В этом отношении важно ознакомиться с условиями покупки.

Образцы и шаблоны писем-заказов

Типы заказных писем

Письмо-заказ с условиями

Письмо с условиями заказа на поставку подчеркивает соглашение между покупателем и продавцом. В нем указываются условия, которые будут регулировать отношения между двумя сторонами. Если покупатель и продавец планируют поддерживать долгосрочные деловые отношения, им необходимо заключить договор. Это письмо будет содержать соответствующие сведения о заказе, такие как номер заказа на покупку (ЗП), адрес доставки, дату доставки, приобретенные товары, их количество и т. Д.

Письмо о заказе товаров

Это письмо, которое покупатель / покупатель отправляет поставщику, запрашивая товары или услуги. В большинстве случаев покупатель уже видел, как товары рекламируются на веб-сайте поставщика, в каталоге или в любых других средствах массовой информации, и ему нравится покупать товары. В письме с заказом товаров покупатель должен указать соответствующую информацию, такую ​​как конкретные боги, количество и способ оплаты, детали доставки и их контактные данные.

Письмо-подтверждение заказа на поставку

Письмо с подтверждением заказа на поставку является подтверждением того, что продавец получил заказ на поставку покупателя и он был обработан.В этом письме продавец будет включать важные сведения о заказе, такие как номер заказа, приобретенные товары, способ их доставки и время, когда клиент может ожидать получения товара. Этот документ в основном используется для покупок в Интернете, чтобы подтвердить покупателю, что продавец получил и обработал заказ клиента.