Пожалуйста выставьте счет на оплату: Выставьте или выставите как правильно?

Выставить счет на оплату онлайн бесплатно

Счёт на оплату услуг и товаров – один из самых популярных документов в бизнесе. Если вам часто приходится оформлять счета, советуем воспользоваться нашим онлайн-сервисом. Из этой мини-инструкции вы узнаете, как выписать счёт на оплату онлайн, и сделать это бесплатно и быстро.

Шаг 1. Ввод реквизитов документа

На первом шаге вам надо ввести основные реквизиты документа: внутренний номер счёта, дату создания, наименование товара или услуги и сумму по каждой позиции. Здесь же можно выбрать статус стороны сделки (один из вариантов):

• поставщик, продавец, исполнитель;
• клиент, покупатель, заказчик.

Наименование стороны сделки будет выводиться в виде подсказки из сведений госреестров, просто начните вводить первые буквы и выбирайте из предложенных вариантов.

При указании цены можно выбрать вариант с НДС или без него, а также нужную налоговую ставку: 20%, 10%, 0%. Если заполнение счёта происходит на основании договора, укажите его реквизиты. При желании это поле можно скрыть, для этого проставьте галочку в поле «Не выводить основание».

Шаг 2. Ввод реквизитов получателя платежа

На этом шаге надо заполнить реквизиты получателя платежа:

• ИНН и наименование;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• имя должностного лица, который будет подписывать счёт (по умолчанию это сам ИП или руководитель ООО, при желании можно добавить поле для ФИО бухгалтера).

Шаг 3. Ввод реквизитов плательщика

Чтобы завершить счёт на оплату онлайн, остаётся ввести реквизиты плательщика, т.е. контрагента, который оплачивает ваши товары или услуги. Здесь достаточно указать наименование и ИНН плательщика, а также его контактные данные.

Шаг 4. Формирование счёта на оплату

На последнем шаге вы увидите, как выглядит ваш счёт. Внимательно проверьте введённые данные, если обнаружите ошибку, нажмите кнопку «Назад» и отредактируйте текст. Если всё в порядке, то выберите «Сформировать счёт».

Документ можно скачать в формате doc и отредактировать на своём компьютере. Кроме того, счёт доступен в формате pdf. Остаётся только выставить счет онлайн, т.е. направить его на email вашего контрагента. Добавим также, что сервис позволяет формировать неограниченное количество счетов в любое удобное для вас время.

Читайте также:

Выставление счета — Возможности Банка Открытие и Paykeeper

С помощью платежной платформы PayKeeper организация может выставлять своим клиентам счета на оплату картами Visa, MasterCard и МИР  по электронной почте. Эта возможность особенно полезна для интернет магазинов, отелей, поставщиков услуг, которым в своей деятельности приходится регулярно отправлять по электронной почте счета на оплату.

Процедура  легко вписывается в бизнес процессы любого предприятия, т.к.  является интуитивно понятной для любого сотрудника.

Главное преимущество выставления счёта заключается в том, что не нужно производить какую-либо интеграцию с сайтом. Эта возможность будет доступна сразу после заключения договора.

Выставить электронный счёт очень просто — это делается из личного кабинета PayKeeper.  Демонстрация выставления счёта в нашей видеоинструкции:

 

Попробовать самостоятельно выставить счёт вы можете в демоверсии PayKeeper.

PayKeeper сохраняет историю выставленных счетов. В любой момент Вы можете посмотреть статус счёта, выставить его снова, или продублировать на другой электронный адрес. Счета могут быть в трех статусах:

• Отправлен — счёт отправлен плетельщику и ожидает оплаты
• Оплачен — счёт оплачен, можно отправлять товар или оказывать услугу
• Просрочен — плательщик не успел оплатить в указанный срок либо оплата по счёту невозможна.

Страница счёта личного кабинета PayKeeper

По умолчанию в PayKeeper используется счёт в который входят следующие поля:

	Параметр	Назначение	Обязательный
1	sum	Сумма к оплате.	Да
2	clientid	Фамилия Имя Отчество.	Нет
3	orderid	Номер заказа.	Нет
4	service_name	Наименование услуги.	Нет
5	client_email	Адрес электронной почты	Да
6	client_phone	Телефон.	Нет

При необходимости стандартные поля могут быть изменены, это делается в личном кабинете PayKeeper:

Настройка полей счёта

Обязательными являются только адрес электронной почты и сумма оплаты. Также рекомендуются указывать срок действия счёта, чтобы избегать оплаты по старым счетам или ограничивать возможность оплаты по акциям и спецпредложениям.

После успешной оплаты счёта плательщику приходит сообщение о том, что счёт успешно оплачен с указанием параметров платежа. В организацию также направляется сообщение об успешно проведенной оплате.

Кроме параметров заданных при инициализации счёта также указываются маскированный номер карты, код авторизации и номер транзакции.

При необходимости можно сделать свой собственный шаблон счёта в том числе добавить туда собственный логотип или использовать фирменную стилистику.

 

Как выставить инвойс: топ 10 онлайн сервисов

Содержание:
1.Что такое счет-фактура?
2.Как выставить счет на оплату?
3.Топ 10 сервисов для выставления счета онлайн

Во время того как продается товар или услуга, покупатель и продавец заключают соглашение для совершения финансовой операции. Соглашение имеет устную или письменную форму, а условия сделки документируются с помощью счета. Эта статья расскажет о понятии инвойс, что в него входит и как создать счет с помощью онлайн сервисов.

Что такое счет-фактура?

Инвойс, иногда называемый счетом фактурой, представляет собой документ, отправляемый поставщиком продукта или услуги покупателю. Счет-фактура устанавливает обязательство со стороны покупателя оплатить продукт или услугу, создавая дебиторскую задолженность. Вкратце, инвойс представляет собой письменное подтверждение соглашения между покупателем и продавцом.

Упорядоченный инвойс ускоряет процесс оплаты. Когда клиент смотрит на счет-фактуру, он должен точно понимать, за что взимается плата, сумма и когда она подлежит оплате.

Как выставить счет на оплату?

Независимо от того, создавали ли вы инвойсы раньше или работаете над первым, важно знать, как правильно составить счет-фактуру и какую информацию обязательно заполнить. Вот краткий чек лист:

• Дата, когда вы создали счет. Если вы указываете условия (срок оплаты), тогда дата позволит контролировать период оплаты.
• Имена и адреса заказчика и поставщика. Если вы создаете счет-фактуру при помощи онлайн бухгалтерии, вам нужен только адрес электронной почты клиента. Кроме того, рекомендуется включать физический адрес на тот случай, если вам потребуется отправить письмо или документацию.
• Контактные имена физических лиц. Это правило позволит проверить пишете ли вы имена правильно.
• Описание товаров, включая цены и количество. Конкретика и подробность описания позволит избежать путаницы и неточностей.
• Условия платежа. Поставщик услуг или продукта указывает «срок оплаты … дней», что означает, что покупатель оплачивает сумму заказа за указанный период времени.

Топ сервисы для создания счета онлайн

Найти инструмент для выставления счетов-фактур не так просто. У них казалось бы одинаковые функции. Но все же сервисы различаются с точки зрения интерфейса, удобства в использовании и т.д. Итак, вот топ 10 инструментов для выставления счетов для малого бизнеса.

	Цена (месяц)	Пробный период	Приложение Anroid/iOS	Кастомизация шаблонов	Интеграция с другими сервисами
Freshbooks	от 12. 95$	да	нет	да	да
Zoho Invoice	от 9$	да	да	да	нет
Shopify Invoice Generator	Бесплатно	нет	нет	нет	нет
Wave	Бесплатно	нет	да	да	да
QuickBooks	От 10$	да	да	да	нет
Square	2.9% + 30¢ за каждый оплаченный инвойс	нет	да	да	нет
Invoice2go	Бесплатно	нет	да	да	нет
Billdu	От 1,25$	да	да	нет	да
Invoicely	от 9.99$	да	нет	да	нет
Avaza	от 9.95$	да	нет	да	да

Logaster Invoice

Logaster Invoice Generator предназначен для малых предприятий и фрилансеров. Это бесплатное программное обеспечение, которое позволяет создавать счета-фактуры в несколько кликов. Кроме того, если вы ищете фирменные счета, Logaster Invoice Generator — это то, что вам нужно. Очень простой в использовании, он также позволяет вам отправлять счета быстро и удобно.

Freshbooks

FreshBooks — бесплатный облачный сервис для создания счетов. Начнем с того, что интерфейс платформы удобен и прост в использовании. Интересное преимущество сервиса в том, что в FreshBooks вы можете добавлять логотип компании в счет, инициировать повторное выставление инвойса, рассчитать налоги, отправить бумажные копии и получить оплату в необходимой валюте. Вы можете увидеть, просматривал ли клиент счет или уже оплатил его.

После 30-дневной бесплатного пробного периода, ценовая политика начинается с $19,95 в месяц.

Эта пошаговая инструкция детально покажет вам как создать инвойс в FreshBooks:

Zoho Invoice

Сервис Zoho Invoice подходит, если вы хотите без каких либо затруднений создавать счета. Zoho разрешает создавать автоматические напоминания об оплате; сотрудничать с бухгалтерами; и следить за временем, необходимым для завершения проекта.

Платформа предлагает интегрироваться с популярными платежными системами, такими как PayPal, Stripe и т.д., что разрешает платить онлайн.

Если у вас менее 5 клиентов, используйте Zoho Invoice бесплатно. Платформа предлагает еще три тарифных плана, цены которых варьируются относительно количества пользователей и клиентов. Другие тарифы — от 9$ в месяц.

Как создать ваш первый инвойс в Zoho? Просмотрите видео гайд от компании.

Онлайн генератор счетов Shopify Invoice Generator с легкостью поможет вам создать и выставить счет на оплату. Сохраняйте, распечатывайте или отправляйте инвойс по емейл. Интересная особенность сервиса — прием заказов по телефону. Ведь люди предпочитают позвонить и заказать товар или услугу — так они чувствуют себя уверенней. Платформа разрешает адаптировать заказы согласно потребностям клиентов, не усложняя сам процесс.

Shopify Invoice Generator — бесплатный сервис.

Видео гайд о том, как создать инвойс и внести всю необходимую информацию с помощью Shopify Invoice Generator:

Wave

Компания Wave предоставляет бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса. Как и другие сервисы для выставления счетов-фактур, Wave позволяет вам создавать индивидуальные счета.

Функциональность включает в себя регулярные платежи, контроль того, когда счета просматриваются, добавления сообщений, создания инвойсов для нескольких предприятий одновременно.

Привлекательная опция для предпринимателей —выставление инвойса бесплатно.

В этом видео вы узнаете, как создать и отправить свой первый счет-фактуру с помощью Wave.

QuickBooks

— бухгалтерская платформа, которая предлагает комплексные решения. С QuickBooks позаботьтесь о финансовом менеджменте компании, создании и контроле отчетности, управлении закупками и т.д. Для вас доступна возможность интегрироваться с банками и платежными системами, которая разрешает импортировать и категоризировать осуществленные транзакции.

QuickBooks предлагает пользователям 4 тарифных плана и 30 дневный пробный период. Тариф для начинающих и малых предприятий стоит 10$ / месяц, а за тариф с расширенным функционалом придется платить 60$ / месяц.

Square

Комплексное решение от Square позволяет выставлять счета, следить за доходами и расходами и т.д. Для того, чтоб увеличить скорость создания счета-фактуры, сервис создает библиотеку элементов, в которую входят продукты / услуги, описание, цены. Так вы можете одним кликом добавить нужные элементы в инвойс. Просто выберите продукт / услугу и он автоматически добавит товар, описание и т.д.

Компания не стягивает помесячную плату, но готовьтесь к тому, что вам придется платить 2.9% + 30¢ за каждый оплаченный инвойс.

Узнайте все об отправке счетов с Square:

Invoice2go

Invoice2go — онлайн сервис для быстрого выставления счетов. Преимущество сервиса — его мобильность. Платформа предлагает мобильные приложения для Android и iOS. С помощью приложения вы можете создавать профессиональные счета выбрав один из множества доступных шаблонов.

Возможности сервиса разрешают отслеживать счета и получать информацию, когда клиент открывает или оплачивает инвойс. В случае задержки платежа Invoice2go автоматические отправит клиенту напоминание.

Invoice2go предлагает возможность перевода по кредитным и дебетовым картам, платежи Apple Pay и PayPal по цене 2,9% + 0,30$ от общей суммы.

Посмотрите как создать профессиональный счет в Invoice2go:

Billdu

Billdu — инвойс генератор для фрилансеров и маленького бизнеса. Сервис дает возможность отслеживать расходы, обрабатывать платежи с помощью мобильного телефона, настраивать напоминания о выставлении счетов, получать отзывы клиентов и многое другое. Платформа разрешает интегрироваться с другими программы важными для вашего бизнеса: PrestaShop, Shopify, Magento, Opencart и т.д.

Billdu предлагает своим клиентам 4 формы подписки: Starter — 1,25$/ месяц, Basic- $3.33/месяц, Standard — $6.33/месяц, and Premium — $11.66/месяц. Основное отличие всех тарифных планов — количество инвойсов и юзеров. У сервиса есть бесплатный пробный период.

Создавайте счета, отслеживайте расходы прямо со смартфона, планшета или компьютера. Как это сделать? Смотрите этот видео гайд.

Invoicely

Эта онлайн-платформа для выставления и отслеживания счетов позволяет пользователям создавать и отправлять счета-фактуры, обрабатывать платежи, отслеживать почасовые тарифы, расходы и многое другое.

Поскольку это сетевое приложение вы получаете к нему доступ с любого устройства, у которого есть подключение к Интернету. У Invoicely есть один стандартный шаблон инвойса, но с возможностью кастомизации и добавления логотипа.

Invoicely разрешает клиентам попробовать 30 дневный пробный период. Далее существует три тарифных плана на выбор: Basic — $9.99/ месяц, Professional — $19.99/ месяц и Enterprise — $29.99/ месяц.

Avaza

Avaza — набор программного обеспечения для маленького и среднего бизнеса. Пользователи создавать и отправлять счета в течение нескольких секунд. Сервис разрешает кастомизировать шаблон инвойса, добавляя логотип компании, условия транзакции, информацию о клиентах и т.д. Функция онлайн выставления счетов разрешает отслеживать и контролировать платежи.

Ценовая политика варьируется в зависимости от количества инвойсов. Сервис предлагает 4 плана на выбор: Free , Startup ($9. 95), Basic ($ 19,95), Business ( $39,99).

Видео инструкция о работе со счетами в Avaza:

Если вы владеете бизнесом, выставление счетов — огромная часть вашей работы. Это статья осветляет основные тонкости выставления инвойсов — от понятия счет и до обзора онлайн сервисов для создания счета.

Контент-маркетолог компании Logaster. Знает все о бизнесе и охотно делиться этими знаниями с читателями. Интересуется историями успеха известных брендов. Главный интервьюер успешных клиентов Logaster.

Как выставить счет в 1С 8.3 и напечатать договор

Оплата продажи или покупки товаров происходит по счёту. В некоторых случаях требуется договор. Давайте рассмотрим, как в программе 1С Бухгалтерия редакция 3. 0 выставить счет на оплату и распечатать договор.

Находим в меню слева вкладку «Продажи» и переходим в журнал «Счета покупателям»:

В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать» и попадаем на страницу заполнения:

Здесь обязательно должны быть заполнены поля:

• «Контрагент» — выбираем название организации, для которой нужно выставить счет.

• «Договор» — проставляется автоматически после выбора контрагента., так как он должен быть прописан в карточке контрагента.

• «Тип цен» — заполняется автоматически на основании введенной информации в карточке контрагента. Эти данные можно проверить, если проследовать в карточку договора. Для этого нужно нажать кнопочку с двумя маленькими квадратиками справа от договора. И развернуть раздел «Расчеты».

«Скидка» — здесь можно выбрать варианты предоставления скидки на данный документ.

• Для примера будем выставлять счет без скидки, поэтому выбираем «не предоставлена».

• «Оплата до» — здесь проставляется дата, до которой клиенту необходимо оплатить этот счет. В поле справа выбирается статус: Оплачен, Оплачен частично, Не оплачен или Отменен.

«Тип цен» — при необходимости можно изменить. Например, если клиент делает большую закупку. Для этого нужно нажать на надпись «Тип цен: Мелкооптовая» и в выпадающем окошке выбрать нужный вариант.

• «Добавить» — через эту функцию выбираем товар из номенклатуры и проставляем вручную нужное количество. Можно увидеть, что программа автоматически проставила цены по указанному типу цен. Процент НДС и сумма НДС заполняются автоматически на каждый добавленный товар, на основании введенных данных из карточки товара.

Обратите внимание, внизу слева имеется ссылка «Реквизиты продавца и покупателя». При нажатии проявляется окошко, где можно изменить параметры по отгрузке.

Рассмотрим поле «Дополнительные условия». Нажатием на черточку справа можно выбрать подходящее условие для отгрузки:

Если нажать на два квадратика, то попадаем в описание условия. Здесь прописывается произвольный текст, на сновании которого будет проходить отгрузка товара. Этот текс будет отображен в печатной форме счета:

Далее проверяем поле «Подписи продавца». Здесь указывается, кто будет подписывать документы со стороны продавца. Эта информация также будет отображаться при печати документов. Следующее поле «Покупатель». Здесь указывается адрес доставки. Его можно изменить, если нажать на черточку справа. После заполнения и проверки документ нужно провести нажатием вверху экрана кнопки «Провести». После проводки становится активной клавиша «Печать». Нажмём и увидим, что на основании созданного счета можно распечатать четыре документа.

Распечатать можно два вида счета:

• «Счет на оплату» — это обычный счет на оплату без подписей и без печати.

• «Счет на оплату (с печатью и подписями)» — это счет с факсимильными печатями и подписями.

Выберем второй вариант и рассмотрим:

Обратите внимание на то, что отображается в печатной форме.

Должно быть указано:

• Поставщик – организация, которая продает товар.

• Покупатель – организация, которая покупает товар.

• Основание – номер договора, на основании которого осуществляется продажа.

• Товары – наименование, количество, цена и общая сумма.

• НДС – выделяется отдельной строкой общей суммой.

• До какого срока необходимо оплатить данный счет.

• Условия оплаты.

Если все верно, можно распечатать данный документ.

Вернемся к печатным формам и выберем договор:

Откроется справочник шаблонов договора:

Выберем любой и посмотрим из чего он состоит:

Перед нами открывается окно с шаблоном договора. Если необходимо внести изменения, то редактируем текст и обязательно нажимаем «Сохранить». Некоторые данные могут быть не заполнены. Это означает, что данная информация не внесена в базу или хранение этой информации не предусмотрено справочниками программы. Тогда заполняем вручную, сохраняем и печатаем. Далее рассмотрим форму печати «Приложение к договору»:

Что такое счет за товары и услуги

Доброго времени суток! Сегодня я хочу поговорить с Вами о том что такое счет, причем не расчетный счет, лицевой, депозитный или еще какой. Тема статьи сегодня — счет в бизнесе.

Скажу сразу, 99% бизнеса использует счета, это могут быть счета от поставщиков на оплату заказанных Вами товаров или наоборот например выставленный Вами счет за оказанные услуги.

Что такое счет

Я как всегда не буду писать стандартные описания, а постараюсь объяснить все своими словами.

Первое что нужно понять: счет это внутренний документ организации и сдавать и отчитываться по нему ни перед кем не надо, для отчетности существуют счета-фактуры и накладные.

В счете указываются платежные данные организации которая его выставляет, а так же товары или виды работ по которым данный счет выставляется. Помимо платежных данных продавца в счете указываются и данные покупателя. Для того чтобы подготовить счет необходимо запросить у нового партнера карточку предприятия.

Счет может быть сделан на фирменном бланке организации или быть стандартным это не суть важно и просто зависит от самой организации. На нем должна присутствовать печать (если она есть) и подпись руководителя и главного бухгалтера.

Основное предназначение счета – это указать покупателю данные расчетного счета для оплаты его покупателем.

Срок действия счета

Так как счет является внутренним документом организации, то и срок его действия определяет сам продавец (предприниматель или директор организации).

Вообще стандартным временем действия счета является 3 дня. Считается что за это время не может произойти каких-либо существенных изменений в стоимости товаров или услуг по которым данный счет выставлен.

Образец счета на оплату

Я выложу один из счетов своей организации, чтобы Вы могли посмотреть в живую:

 

Как выставить счет на оплату

В случае если Вы что-то продаете или оказываете услуги юридическим лицам или предпринимателям, как правило оплату они производят безналичным расчетом (со своего расчетного счета).

Именно для этого Вам необходимо будет выставить счет на оплату со своими реквизитами.

На самом деле по счету Вам могут оплатить и наличными деньгами, но в этом случае теряется суть выставления счета.

Для того чтобы выставить счет на оплату есть множество способов:

1. Бланк счета. Вы можете просто скачать с интернета бланк пустого счета в формате EXEL или PDF и вбить туда все данные в ручную (сам когда-то так делал, лет 10 назад), этот способ выставления счета просто пережиток прошлого и если Вы серьезно решили заниматься бизнесом, то этот способ не подойдет;
   
2. С помощью бесплатных программ. В интернете множество бесплатных программ и сервисов для создания счетов, если Вы выставляете счета очень редко, то данный способ вполне подойдет. Я специально не буду делать никаких ссылок, дабы никого не рекламировать;
   
3. С помощью платных программ. Как Вы наверное знаете есть платные программы для бухгалтерии, самая распространенная и простая на мой взгляд – это программы от 1С. С помощью этих программ можно полностью сделать автоматизацию своего бизнеса со стороны бухгалтерии. Счета в данных программах формируются практически автоматически. В общем рекомендую, особенно если Вам с постоянной периодичностью необходимо выставлять счета. Просто подберите, что Вам больше подойдет, так как линейка бухгалтерских программ 1С довольно широкая.
   

Как оплатить выставленный счет

Существует несколько способов оплаты полученных счетов:

1. Через банк как физическое лицо. Вы можете пойти со счетом в любой банк и оплатить его. Проблема тут в том, что банк берет от 1% до 3% за такую операцию, довольно большие потери для новичка;
   
2. Оплата через расчетный счет платежным поручением на бумажном носителе. В случае если у Вас есть расчетный счет в банке, а ОН ДОЛЖЕН БЫТЬ!!! Если Вы бизнесом занимаетесь. Вы можете подготовить платежное поручение и отдать его в банк, на основании его с Вашего расчетного счета будет проведена операция по переводу денег. Минусом этого способа является необходимость посещения банка;
   
3. Оплата через интернет-банкинг. Эта оплата по счету проводится удаленно с Вашего расчетного счета, платежное поручение в данном случае Вы отправляете через интернет – это происходит автоматически. Подготовка платежного поручения таким способом занимает пару минут. Главное, чтобы на расчетном счету были деньги, если их не хватит то оплата счета не будет произведена и Вам придется ехать и пополнять свой р/с.
   

Я пользуюсь практически всегда именно интернет-банкингом, даже счет который я прикладываю к статье я оплатил именно через интернет-банкинг:

 

Вот теперь Вы знаете что такое счет, как его выставлять и оплачивать, надеюсь, что моя статья помогла Вам разобраться в данной теме. Обязательно посмотрите в конце статьи видео.

В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную Интернет-бухгалтерию, попробуйте бесплатно. Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую.

При возникновении вопросов Вы можете задавать их в комментариях к самой статья или в мою группу социальной сети в контакте.

Всем удачи в бизнесе! Пока!

Как выставить счет на оплату: особенности оформления и риски

Любой бизнес строится вокруг товарно-денежных отношений: мы товар производим/оказываем услуги, и получаем за это деньги от покупателя/клиента.

Но каким же образом нам оформить сам процесс обмена деньгами и товарами? Правильно – выставить счет.

Это дело вроде бы не самое сложное, но у начинающих предпринимателей все-равно возникает довольно много вопросов на тему того, как выставить счет на оплату, есть ли разница между обязательствами ООО и ИП, и т. д.

1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе

Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.

Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.

При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.

Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.

По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.

После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.

Важный момент: выставить счет – это не обязательный шаг с точки зрения законодательства, потому государство не регулирует его формат, порядок составления и содержание.
Все это регулирует сам бизнес. По этой причине классический вариант такой бумаги выглядит довольно просто.

Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:

1. Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
2. Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
3. Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
4. Описание предмета соглашения (детальное).
5. Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
6. Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).

*Как выставить счет на оплату – образец

Почему счет на оплату выглядит именно так?

Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.

Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.

В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.

Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его.
Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.

Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.

Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.

Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.

Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.

Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.

Но указать на НДС – это полдела. Обязательно надо написать какой именно режим выплаты НДС действует и какова его ставка.

Если, к примеру, предприятие малое, стоит на упрощенной системе налогообложения и НДС не платит, то это всё равно должно быть указано.

Для чего все это надо? Для того, чтобы покупатель получил на руки счет с конечной стоимостью товара – со всеми налогами:

2. Как выставить счет на оплату, если он не нужен?

Странный на первый взгляд заголовок, согласитесь. Но часто так бывает, что малоопытные предприниматели требуют счет всегда, даже когда он не нужен.

Да, сам факт наличия этого документа становится дополнительным защитным механизмом от мошенничества, но далеко не все предприниматели горят желанием заниматься бюрократией.

В наше время многие сделки оплачиваются просто через интернет, а счет требует подписи – пусть хотя бы электронной. Получение подписи может затянуть сроки. А время, как известно, деньги.

Так в каких же случаях можно обойтись без него? Сейчас разберемся.

Как уже говорилось, законодательство не требует оформлять именно счет, но какой-либо способ подтверждения сделки быть обязан. Получается, что эта бумага – это всего лишь уведомление о предоплате, а после «погашения» – подтверждение оплаты, чек.

Все это могут заменить более современные электронные инструменты, либо, наоборот, более старые и проверенные (такие как накладная).

Тем не менее, во многих сферах счета по-прежнему применяются повсеместно, как наиболее удобный и привычный способ подтверждения сделок:

• приобретение товаров и активов;
• аренда имущества – движимого и недвижимого;
• оплата услуг;
• подтверждение доставки груза и т. д.

Получается, он применяется повсеместно и заменить счет сможет, разве что, электронный аналог, который пока не очень удобен. Однако вся эта система активно модернизируется.

Зачем вам на самом деле нужно выставлять счет на оплату?

С внедрением режима онлайн, упростили передачу электронных чеков между юр.лицами и физ.лицами. Теперь на очереди упрощение электронных взаимоотношений между юр.лицами и ИП.

В развитых странах любую сделку можно провести за пару кликов мышки или в два нажатия на экране смартфона.

Из перечня выше мы также видим, что важнейшим предназначением счета является подтверждение серьезности намерений обеих сторон договора. В особенности, когда речь заходит о предоплате.

Заказчик опасается, что он деньги перечислит, а товар/услугу так и не получит. В то же время, исполнитель не сможет закупить материалы и комплектующие для выполнения этого заказа.

Этот документ можно выставить в качестве свидетельства серьезности намерений, который удовлетворит обоих.

Впрочем, и без предоплаты счет может вам пригодиться. Только в этом случае вам понадобится уже не простая бумажка, а выставить счет-фактуру.

Для этих же целей подойдут акты либо накладные. Сам же счет в указанном выше виде в этом случае будет все равно использоваться, но не как документ подтверждающий платеж, а как подтверждение банковских реквизитов.

Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.

Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.

PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.

3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату

Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.

Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.

По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855)

О чем нам это говорит?

Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.

Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.

Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса.
Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?

Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?

1. Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика.

   Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО индивидуального предпринимателя.

   Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.

2. Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП.

   Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.

3. Далее, счету присваивают номер и указывают дату, когда он был составлен.

   На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным.

   Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.

4. Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете.

   Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах).

   Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».

5. В предыдущей графе или таблице надо указать количество, если случай того требует (не все можно измерить количественно).

   Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги.

   Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.

Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы

Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах.
Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).

Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).

Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.

Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.

Заканчивается оформление счета подписью.

В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.

Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И., по доверенности №2 от 16.02.17».

Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.

В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.

От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).

Этап№3. Передаем счет контрагенту

Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.

Последний вариант становится все более популярным.

В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.

Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.

Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.

PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.

Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.

Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.

Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.

*Пример счета с указанием сроков.

Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах.
В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.

Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.

Подробные инструкции в этом видеоролике:

Подводим итог того, как же выставить счет на оплату

Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату, как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.

Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.

Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Шаблоны счетов и предложений

При работе с клиентом возникает момент, когда вы обсудили детали сделки и вам нужно выставить счёт на оплату. А если у вас в компании используется несколько видов счетов, то ручное формирование таких документов отнимает кучу сил:)

С Битрикс24 вы можете гибко настроить шаблоны счетов и предложений. Вы выбираете нужный тип документа, а система автоматически формирует его и заполняет данными.

Как создать шаблон?

Шаблоны счетов и предложений создаются одинаково, поэтому мы рассмотрим процесс на примере счёта.

• Перейдите в раздел CRM — Настройки — Способы оплаты и нажмите кнопку Создать платежную систему:

• Теперь задайте название, выберите обработчик — Счет или Коммерческое предложение и введите описание шаблона:

  Обратите внимание, что вы можете создать шаблон не только на русском языке. Выберите нужный язык для счета или предложения из списка обработчиков.

  В поле Тип клиента выберите для кого будет использован шаблон — для компании или контакта.

Настройки полей шаблона

Далее настройте внешний вид шаблона. Вы можете увидеть как будет выглядеть будущий документ в правой части страницы.

Вы можете настроить значения, которые будут занесены в каждое поле формы. Для этого нажмите кнопку Показать все поля.

• На вкладке Продавец укажите должности руководителя и бухгалтера, а также загрузите изображения логотипа, печати и подписей.
• Далее на вкладке Покупатель настройте вывод информации о плательщике.
• Вкладка Основная служит для настройки заголовка и назначения счёта. Также выберите показывать ли шапку и блок Итого. При необходимости добавьте комментарии.
• На вкладке Стили вы можете персонализировать ваш документ и загрузить для него подходящее фоновое изображение.
• Вкладка Колонки определяет содержание и порядок столбцов таблицы с товарами или услугами. Например, можно переименовать столбец Сумма и расположить его в начале таблицы.

Как использовать шаблон?

После сохранения новый шаблон появится в списке способов оплаты. Убедитесь, что платежная система активна.

Теперь при создании счёта вы можете выбрать этот шаблон в блоке Способ оплаты:

Шаблон коммерческого предложения выбирается на этапе отправки/печати:

Как требовать оплаты профессионально: с шаблонами и примерами

7 мин. Читать

Чтобы требовать платежа профессионально, малые предприятия всегда должны излагать свои платежные запросы вежливым, но прямым языком. Дайте клиенту возможность сомневаться и сначала убедитесь, что он получил рассматриваемый счет. Малые предприятия должны вкратце связаться с ним по электронной почте, чтобы запросить оплату, и, если клиент все еще не оплачивает неоплаченный счет, компания должна поговорить с клиентом по телефону, прежде чем рассматривать вопрос о прекращении будущей работы для клиента или подаче иска.

Изучите эти темы, чтобы узнать, как профессионально запросить платеж:

Как требовать оплаты профессионально

Шаблоны электронных писем с профессиональными платежными запросами

Как получить просроченный платеж от клиентов?

Как требовать оплаты профессионально

Чтобы профессионально запрашивать оплату у клиентов с неоплаченными счетами, малые предприятия должны выполнить следующие действия:

1. Проверить, получил ли клиент счет

Чтобы запросить платеж профессионально, важно сначала убедиться, что в счете нет ошибок или недопонимания.Отправьте клиенту вежливое электронное письмо с объяснением, что платеж просрочен, и попросите убедиться, что он получил первоначальный счет и с ним не возникло проблем.

2. Отправить краткое сообщение по электронной почте с просьбой об оплате

Если вы не получили ответа от клиента после вашей первой регистрации или ваш клиент подтверждает, что он получил счет, но вы по-прежнему не получаете своевременную оплату, отправьте короткое профессиональное письмо. Укажите срок оплаты счета и сколько дней назад он должен был быть оплачен.Напомните клиенту о любых штрафах за просрочку платежа, включенных в ваши условия оплаты, и сообщите ему, что вы будете взимать их за просрочку платежа. Напомните им о различных способах отправки платежа и повторно прикрепите исходный счет к электронному письму, прежде чем отправлять его клиенту.

3. Поговорите с клиентом по телефону

Это может показаться неловким и пугающим, но если ваши электронные запросы на оплату не позволяют убедить клиента оплатить ваш счет, лучший способ действий — попросить вашего клиента по телефону разобраться в основной проблеме.При звонке представьтесь и спокойно и вежливо объясните, что вы неоднократно писали по электронной почте сообщения о просрочке платежа. Если возможно, попробуйте обеспечить оплату по телефону кредитной картой или прямым переводом. Если это невозможно, четко укажите дату и способ оплаты. Оставайтесь профессиональными и дружелюбными во время разговора, поблагодарив человека за уделенное время.

4. Рассмотрите возможность прекращения работы в будущем

Если обещание оплаты, которое вы получили по телефону, не выполняется вашим клиентом, или если вам приходилось гоняться за авансовым платежом от этого конкретного клиента несколько раз до этого, вы можете рассмотреть возможность прекращения связей с компанией и отказа в дальнейшей работе. .Если вы уже начали работать над другими проектами, возможно, вы захотите прекратить работу до того, как проект будет завершен, если у вас есть возможность по контракту. Прекращение работы до тех пор, пока вы не получите платеж, может побудить вашего клиента заплатить вам быстро, так что работа, в которой он полагается на вас, фактически будет завершена. Прекращение работы также может защитить вас от будущих потерь, если вы больше не уверены, что клиент способен или готов платить вам. Будьте вежливы, но твердо сообщите клиенту, что отказываетесь от дальнейшей работы.Спокойно объясните, почему вы делаете этот шаг. Имейте в виду, что даже если вы справитесь с этой ситуацией профессионально, это может расстроить клиента и обострить напряженность.

5. Научно-исследовательские агентства

Если ваши предыдущие попытки отследить просроченные платежи не увенчались успехом, вы можете захотеть обострить ситуацию и нанять коллекторское агентство, которое поможет вам получить платеж от клиента. Наем коллекторского агентства может быть дорогостоящим вариантом, поскольку они часто берут до 50 процентов от суммы, которую собирают с должника, но возмещение части денег может быть лучше, чем вообще ничего.Убедитесь, что вы провели исследование и наняли авторитетное коллекторское агентство, проверив обзоры местных агентств Better Business Bureau и убедившись, что агентство является членом Ассоциации коммерческих коллекторских агентств.

6. Проверьте свои правовые возможности

Если после всех ваших попыток вам по-прежнему не удается получить платеж от клиента, возможно, пришло время рассмотреть юридические варианты. Если у вас есть юридически обязывающий контракт с клиентом, в котором описывается работа, которую вы были обязаны выполнить, сумма платежа и крайний срок платежа, а также обе ваши подписи, у вас есть хорошие основания для судебного процесса.Для небольших неоплаченных счетов вы можете подать клиента в суд мелких тяжб, или, если сумма задолженности больше, вы можете подать гражданский иск против клиента.

Шаблоны электронной почты для профессиональных запросов на оплату

Если вы не знаете, как писать профессиональные электронные письма с запросами на оплату для отправки клиентам просроченных счетов, в качестве примера можно использовать следующие шаблоны:

Шаблон запроса на первый платеж по электронной почте

Тема: [Название вашей компании]: Просроченный счет № 001

Привет [имя клиента],

Надеюсь, у тебя все хорошо.Напоминаем, что счет № 001 должен был быть оплачен в четверг, 30 ноября, и теперь просрочен на один день. Я знаю, что отправил счет в напряженное время и хочу убедиться, что вы его получили. Я приложил к этому письму оригинал счета.

Вы можете отправить оплату чеком или оплатить прямым переводом. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы по счету.

Спасибо,
[Ваше имя]
[Контактные данные вашей компании]

Второй шаблон электронного запроса на оплату

Тема: [Название вашей компании]: Просроченный счет № 001

Привет [имя клиента],

Надеюсь, у тебя все хорошо.Обращаюсь к вам по поводу счета № 001. Это дружеское напоминание о том, что платеж должен был быть произведен в четверг, 30 ноября, и теперь просрочен на две недели. Пожалуйста, отправьте платеж как можно скорее чеком или прямым переводом.

Согласно моим условиям оплаты, с вас будет взиматься пени за просрочку платежа в размере 2% в месяц.

Я приложил счет к этому электронному письму для вашей справки. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.

Не могли бы вы подтвердить, что получили это письмо? С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Ваше имя
Ваши контактные данные

Как получить просроченный платеж от клиентов?

Чтобы получить просроченный платеж от клиентов, малый бизнес должен настойчиво, но профессионально требовать отсрочки платежа. Малые предприятия должны начать с письма по электронной почте, чтобы запросить просроченный платеж от клиента. Если несколько попыток обеспечить платеж по электронной почте не помогли, свяжитесь с клиентом по телефону. Вежливо поговорите о просроченном счете и попытайтесь получить оплату от клиента по телефону.

Если эти подходы не работают, компаниям следует рассмотреть следующие меры:

• Найм коллекторских агентств
• Прерывание всех связей с клиентом
• Подача иска в суд мелких тяжб
• Подача гражданского иска

Чтобы избежать просроченных платежей в будущем, рассмотрите возможность добавления пени за просрочку платежа к условиям оплаты, взимая ежемесячные проценты за невыплаченные проценты. Вам также следует подумать о заключении юридически обязывающих контрактов со всеми вашими клиентами, прежде чем начинать работу над проектом.

Как вежливо попросить об оплате с примерами электронной почты

Как опытный предприниматель или подписчик блога Elorus, вы знаете, как упростить процесс выставления счетов и выставления счетов. Вы знаете, как написать счет-фактуру, как отправить счет-фактуру по электронной почте и как структурировать условия оплаты, чтобы защитить свой бизнес. Но вам еще предстоит узнать, как вежливо попросить платеж.

Своевременная оплата должна быть нормой — это также избавит вас от необходимости просить платеж в первую очередь.Тем не менее, клиенты, которые не могут или не будут платить вам вовремя, всегда рано или поздно придут к вам. По этой причине вы должны быть готовы справиться с невыплаченными платежами наилучшим образом.

Просить оплату по электронной почте может быть неудобно, и с ней трудно эффективно общаться. Вы можете задавать себе такие вопросы, как «Какой тон мне следует поддерживать со своими клиентами?», «Как я могу попросить оплату, не выглядя отчаянно или слишком строго?» и «Как поступать с долгосрочно неоплаченными счетами?».

Поэтому мы подумали о том, чтобы поделиться основными шагами по , как вежливо попросить об оплате по электронной почте. Рекомендации в этой статье относятся к первому просроченному электронному письму со счетом, которое вам нужно будет отправить, и любых других последующих действиях «пожалуйста, оплатите счет». В конце концов, вам нужно исчерпать все доступные средства, чтобы побудить клиентов платить вам за вашу работу.

Вот наш совет о том, как вежливо попросить платеж, не повредив деловым отношениям:

Шаг 1: «День приближается», электронное письмо со счетом

Отличный способ избавить себя от необходимости просить просрочку платежа — это отправить любезное напоминание до того, как истечет заранее оговоренный период оплаты .Таким образом, вы уведомите своих клиентов об их платежных обязательствах и дадите им возможность предоставить вам веские причины, если они намереваются задержать платеж.

Обязательно отправьте это преждевременное электронное письмо за 5-7 дней до установленной даты и выберите любой будний день, кроме пятницы, так как выходные будут выходными. Сделайте это электронное письмо кратким и простым. Это должно быть не предупреждение, а дружеское напоминание.

---

Тема сообщения электронной почты : Дополнение к счету № 10430

Текст сообщения электронной почты :

Здравствуйте, господинДжексон,

Я надеюсь, что это электронное письмо застанет вас здоровым и здоровым. Я знаю, что у вас сейчас напряженный период, но я хотел напомнить вам об оплате по счету №10430. Он состоится в следующий понедельник, 21 апреля, ^st .

Не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами относительно оплаты или самого счета.

Заранее благодарю.

---

Шаг 2: Электронное письмо с напоминанием о платеже «Сегодня знаменательный день»

Если вы ничего не слышали от своего клиента, то это электронное письмо с запросом на платеж имеет решающее значение для ваших будущих действий. Это ваше первое действие. просит вашего клиента погасить свой долг до того, как он станет просроченным.

Имейте позитивный тон и не показывайте признаков разочарования, так как у них еще есть время заплатить вам в установленные вами сроки. Однако вам следует указать общую сумму, которую ваш клиент обязан заплатить. Итак, вот как вежливо попросить об оплате по электронной почте:

---

Тема электронной почты : Сегодня срок оплаты счета № 10430

Тело электронной почты :

Здравствуйте, господинДжексон,

Надеюсь, с вами все в порядке. Сегодня, 21 апреля, по адресу ^st, , должен быть выставлен счет № 10430. Вы можете перейти к оплате онлайн через PayPal или посредством платежа на мой банковский счет, как было согласовано ранее.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы, ответьте на это письмо, и я незамедлительно отвечу.

Спасибо.

---

Шаг 3: Счет № 10430 просрочен на 1 или 2 недели

На этом этапе вы пишете клиенту электронное письмо с просроченным счетом.У них есть задолженность по оплате вашего бизнеса, которую они должны погасить. Таким образом, ваш тон не может быть таким же случайным и беспечным, как при отправке последнего электронного письма с запросом на оплату.

Подход «пожалуйста, оплатите счет» пока не сработал. Итак, с этого момента вы должны подробно описывать всю историю всего процесса выставления счетов . Если клиент вообще не связался или не связался должным образом после этого электронного письма, вы должны будете указать на сборы, которые будут применяться в ближайшее время .

---

Тема сообщения электронной почты : Ваш платеж по счету № 10430 задерживается на одну неделю

Тело сообщения электронной почты :

Здравствуйте, мистер Джексон,

По нашим данным, вы не оплатили сумму в 350 долларов США по счету # 10430. Неоплаченный платеж задерживается на одну неделю, поэтому буду признателен, если вы изучите этот вопрос и ответите на это письмо.

Однако, если тем временем вы уже оплатили сумму, не обращайте внимания на это напоминание. В случае, если вы случайно потеряли или удалили счет-фактуру, вы можете найти его прикрепленным для вашего удобства.

Спасибо.

---

Шаг 4: Счет № 10430 просрочен на 30 дней

30-дневная задержка — это далеко не предел профессионализма. Вот где действительно окупается умение вежливо попросить оплату! Посредством этого просроченного электронного письма вы обратитесь к своему клиенту суровым, но не грубым тоном . Вы должны подчеркнуть, что они будут оштрафованы на в соответствии с вашим разделом условий оплаты. Этот раздел был частью контрактного соглашения, которое вы подписали до того, как вам поручили проект.Таким образом, не может быть жалоб на какие-либо штрафы за просрочку последующих действий, которые вы имеете законное право предпринять.

---

Тема сообщения электронной почты : Счет № 10430 просрочен на 30 дней

Тело сообщения электронной почты :

Здравствуйте, мистер Джексон,

Вы не связались и не отправили никаких платежей по счету № 10430, который не был оплачен в течение 30 дней. дней. Сумму в 350 долларов необходимо выплатить как можно скорее. Начиная с завтрашнего дня, будет применяться штраф за просрочку платежа, как это согласовано в условиях оплаты нашего соглашения.

Свяжитесь с нами, чтобы обсудить любые проблемы или вопросы, касающиеся этого счета. Если все понятно, оплатите счет сегодня.

С уважением,

---

Желательно, чтобы до или даже после этого электронного письма «пожалуйста, окончательно оплатите счет» вы также должны перепроверить контактные данные, которые вам предоставил ваш клиент. Таким образом, вы будете уверены, что ваши усилия вежливо попросить оплату не прошли даром. В то же время, если клиент до сих пор был проинформирован из-за неверной контактной информации, вы всегда можете позвонить ему и объяснить ситуацию.Этот шаг избавит вас от ненужных судебных исков и поможет урегулировать все мирным путем.

Заключительное слово

Плохие плательщики — не всегда плохие предприниматели. Иногда бизнесмены просто хотят уйти, не заплатив вам. В других случаях они просто очень заняты, сталкиваются с множеством обязанностей и значительным количеством входящих писем. Если вы знаете, что нужно вежливо попросить оплату, вы можете урегулировать любые незавершенные дела , не прибегая к более строгим мерам.

Как запросить оплату в электронном письме (и 5 шаблонов электронных писем)

Особенно, если вы только начинаете свою карьеру фрилансера, понимание того, как запросить оплату в электронном письме клиенту, может показаться немного сложным. Работа с финансовой стороной дела может даже показаться вам совершенно неестественной, особенно если вы привыкли получать ежемесячную зарплату и вести свой веселый образ жизни, не требуя оплаты за шаблон счета.

Изучение правильного почтового этикета фрилансера — от быстрого ответа до использования личных приветствий — поможет вам выглядеть более профессионально и построить более прочные и долговременные отношения с клиентами (все это отлично для вашей прибыли).Но есть особый этикет, который проявляется, когда просят оплату по электронной почте.

Будь то ваш самый первый счет-фактура внештатного сотрудника или вы имеете дело с опоздавшим клиентом, важно знать, как профессионально и вежливо попросить об оплате. Вот лишь некоторые из вещей, которые следует иметь в виду, когда вы отправляете электронное письмо с запросом на оплату своему клиенту.

1. Как вежливо попросить клиента об оплате

Знание того, как требовать платежа по электронной почте на профессиональном уровне — фактически, умение писать профессиональные электронные письма в целом — является одним из самых важных навыки, которые вы можете получить как консультант или фрилансер.Прося оплату, вы не хотите выглядеть угрожающим или конфронтационным, но вам все равно нужно быть твердым и ясным.

Но не волнуйтесь, мы поделились 5 шаблонами, которые уже много лет успешно используются для отправки клиентам напоминаний об оплате. Просто продолжай читать.

Чтобы вежливо попросить вашего клиента об оплате, не забудьте написать теплое и дружелюбное сообщение. Подумайте о том, как вы общались с ними до сих пор. Вы же не хотите, чтобы этот тон или отношения внезапно изменились только из-за оплаты.

Всегда держите линии связи открытыми. Поощряйте своих клиентов связываться с ними, если у них есть какие-либо вопросы или опасения, и всегда намекайте на то, что вы хотели бы снова работать вместе в будущем.

2. Как заставить клиента оплатить счет

Чеки и факсы остались в прошлом. Отправка счета-фактуры вашему клиенту по электронной почте показывает вашему клиенту, что вы профессионал … и не работаете в каменном веке. Это также облегчает им выплату вам и (к счастью для вас) помогает гарантировать, что вы получите деньги быстро.

Хотя вы всегда можете сделать свой счет-фактуру самостоятельно и отправить его в виде приложения, существуют гораздо более простые решения. Лучшее налоговое и бухгалтерское программное обеспечение позволяет создавать и отправлять счета по электронной почте одним нажатием кнопки.

Например, при использовании бонсай все, что вам нужно сделать, это зайти в личный кабинет и сначала щелкнуть «Отправить счет».

Затем вам нужно выбрать (или создать) своего клиента, проект и выбрать тип счета.

После нажатия кнопки «Создать счет» вы попадете на страницу шаблона счета.Настройте его в соответствии с вашими потребностями, дважды проверьте, все ли выглядит правильно, и просто нажмите «Отправить сейчас», чтобы запросить оплату по электронной почте.

Если вы хотите попробовать такие простые решения для себя, вы можете подписаться на бесплатную пробную версию Bonsai, без каких-либо условий. Вы также можете следовать нашему полному руководству о том, как выставить счет.

Помимо использования этих инструментов для выставления счетов, вот несколько советов, которые помогут понять, как запрашивать оплату по электронной почте.

2.1. Используйте скрипт

Если вы занятый и успешный фрилансер, есть вероятность, что вы делаете несколько запросов на оплату каждый месяц (может быть, даже несколько в неделю!).По этой причине вам может быть полезно иметь под рукой сценарий электронной почты, к которому вы можете возвращаться каждый раз, когда хотите отправить электронное письмо с запросом на оплату своему клиенту.

Ваш сценарий должен быть персонализирован для каждого клиента и проекта, но, как правило, не забывайте включать тему, в которой четко упоминается запрос на оплату, и обязательно четко указывайте сумму, причитающуюся с платежными реквизитами.

Вот пример сценария, который можно использовать при запросе платежа по электронной почте:

‍

Тема: Оплата [подробности по проекту]

‍

Привет [клиент Имя],

Я хотел бы еще раз сказать, как мне понравилось работать над [проектом] вместе.Мне очень понравился процесс, и было приятно работать с вами.

Я прилагаю счет по проекту с оговоренной комиссией [сумма счета]. Вы можете оплатить [информация о способах оплаты]. Обратите внимание, что, как уже говорилось, оплата должна быть произведена в течение [количества] дней после получения счета.

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь спрашивать.

Еще раз спасибо, и я с нетерпением жду возможности снова поработать вместе.

‍

[Предпочтительная подписка],

[Ваше имя]

‍

Помимо приведенного выше примера, мы также делимся 5 шаблонами, на которые вы можете положиться, чтобы получать деньги. время.

Отлично! Пока мы готовим ваше электронное письмо,

, почему бы вам не попробовать бонсай?

От предложений до платежей, Bonsai — первое универсальное решение для фрилансеров.

НАЧАТЬ БЕСПЛАТНО

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

‍ 2.2. Напишите четкий счет-фактуру

В конце концов, не имеет значения, насколько дружелюбным или понятным является ваш адрес электронной почты: если ваш счет нечеткий, он не будет оплачен. Узнайте, как составить счет за внештатную работу, который будет ясным, легким для понимания и последовательным.

В конце концов, вы хотите, чтобы в счете-фактуре описывалась выполненная работа так, чтобы ее могли понять даже сторонние лица.В конце концов, человек, оплачивающий ваш счет-фактуру, возможно, не имел никакого отношения к проекту! Кроме того, четко укажите цену и не забудьте указать соответствующие налоги и сборы.

2.3. Отправьте его нужному человеку

Это действительно само собой разумеющееся, но очень важно убедиться, что вы отправляете счет соответствующему лицу. Вы можете быть удивлены, но это все еще одна из самых больших ошибок при выставлении счетов, которую допускают фрилансеры и консультанты.

Обязательно спросите, кому следует отправлять счет, при подписании контракта с фрилансером. Получение этой информации на раннем этапе может помочь вам избежать задержек с оплатой или недопонимания в будущем. Лучшая практика — всегда использовать надежный шаблон контракта.

Кроме того, вы можете использовать бонсай для управления всеми своими платежами. Меньше волнуйтесь, получайте деньги быстрее и проводите больше времени, занимаясь любимым делом — подпишитесь на бесплатную пробную версию.

3. Как запросить оплату просроченного счета

Каким бы вежливым и ясным ни был ваш запрос на оплату, вы всегда будете сталкиваться с клиентами, которые не платят вовремя.Хотя это может быть невероятно неприятно, помните, что ваши клиенты заняты. Они могут иметь полное намерение заплатить вам, но, возможно, потеряли вашу электронную почту или уехали в неожиданный отпуск.

Прежде всего, важно избегать конфронтации. В конце концов, вы хотите поддерживать отношения с клиентом и избегать сжигания мостов, которые могут привести к увеличению объема работы, будь то с данным клиентом или через рефералов.

Вот несколько основных советов бонсай о том, как запросить оплату по электронной почте за просроченный счет.

3.1. Примите меры, чтобы гарантировать своевременную оплату

Как фрилансер, вы, вероятно, всегда ищете уловки, чтобы заставить клиентов платить вам быстрее. В конце концов, чем быстрее вам заплатят, тем быстрее вы сможете перейти к следующему проекту и оплачивать собственные сборы и счета. Таким образом, важно предпринять некоторые шаги даже до того, как невыплата вовремя станет проблемой, чтобы убедиться, что вам платят вовремя.

Будьте предельно ясны в условиях оплаты в контрактах с фрилансером, особенно когда дело касается сроков.По возможности старайтесь использовать шаблон контракта с фрилансером. Включите, как часто вы планируете выставлять счет своему клиенту, сколько будет к оплате по каждому счету (если это фиксированная цена или долгосрочный проект) и сколько времени клиент должен оплатить счет после его получения.

Вы также можете рассмотреть возможность введения платы за просрочку платежа или предложения стимулов для быстрых платежей, таких как скидки, бесплатные услуги или продукты, или даже специальное дополнение к результатам вашего проекта.

3.2. Раннее наблюдение

Не ждите, пока просрочится ваш счет, чтобы запросить оплату.Лучший способ заставить вашего клиента оплатить счет — это быстро и дружелюбно напомнить за неделю или около того до установленного срока. Ваш клиент будет признателен за уведомление, особенно если вы взимаете штраф за просрочку платежа.

Программное обеспечение Bonsai для выставления счетов позволяет автоматически встраивать эти напоминания, чтобы вы могли сосредоточиться на завершении проектов и тратить меньше времени на почтовый ящик — подпишитесь на бесплатную пробную версию, чтобы проверить их.

3.3. Если это не сработает, регулярно проверяйте

Не ждите, чтобы снова ответить до месяца после задержки счета-фактуры, когда вы паникуете по поводу своего денежного потока.Если ваш клиент опаздывает с оплатой, через неделю отправьте электронное письмо с напоминанием о платеже, затем через две недели, а затем через месяц после установленной даты.

В электронном письме с запросом на оплату, направленном клиенту, укажите, насколько поздно выставлен счет, и не забудьте попросить его связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или опасения. Независимо от того, насколько вы разочарованы, важно поддерживать связь и избегать конфронтации. По прошествии месяца подумайте об альтернативных методах связи с клиентом, например, позвонив ему напрямую.

Если ничего не работает. Вы также можете подумать о получении аффидевита о неуплате. Чтобы узнать больше, прочтите эту статью об аффидевите об оказании услуг.

Пусть платежи начнутся

Следуя этим советам о том, как запросить платеж по электронной почте, вы на пути к тому, чтобы ваши клиенты быстро получали деньги, сохраняя при этом отличные профессиональные отношения с ними. Чтобы упростить себе задачу, подумайте об автоматизации платежей с помощью программного обеспечения для фрилансеров Bonsai.Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня и убедитесь в преимуществах фриланса на автопилоте.

Как вежливо попросить об оплате (+ простой адрес электронной почты, который можно скопировать)

Некоторые клиенты ДОЛЖНЫ платить вовремя. Вот почему вам нужно научиться искусству запроса платежа, особенно если вы фрилансер…

… но когда дело доходит до запроса платежа, как это лучше всего сделать?

Делаете вежливо — и со скриптами.

В частности, этот:

Пример вежливого электронного письма с просьбой об оплате:

Конечно, вам придется адаптировать этот сценарий к вашей ситуации, но я обещаю вам, что он работает.

Я знаю, потому что он основан на том же, что я использовал, когда работал фрилансером. Я создал простую систему из двух частей, которая снова и снова работала на меня. Теперь я отдаю его вам.

4-ступенчатую систему можно разделить на две части:

Часть 1: Как вежливо попросить платеж

• Как (красиво) отправить электронное письмо с запросом на оплату
• Резервное копирование: Как отправить повторное электронное письмо, которое работает

Часть 2: Как сломать ноги клиента твердо потребовать платеж

• Как помешать им прятаться за своим компьютером
• Ядерные варианты (на случай, когда все остальное не работает)

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы хотите, наконец, достичь шестизначной отметки с фрилансом, обязательно ознакомьтесь с моими БЕСПЛАТНЫЙ справочник по фрилансу с шестью фигурами.

Часть 1: Как запросить платеж вежливо

Следующая система работает только после выполнения одного условия:

Вы проделали большую работу для своего клиента.

Если вы не выполнили свои обязательства перед клиентом и не дали ему отличную работу, которую вы оба согласились выполнить, то вините только себя, если они не собираются платить вам.

Чтобы помочь вам в этом, не забудьте посмотреть мое 16-минутное видео со Стивом Дубланицей о том, как предоставление услуг мирового класса вашим клиентам может привлечь еще лучших клиентов.

Шаг 1: Отправьте клиенту запрос на оплату

Когда вы завершите работу с клиентом, пора вытащить сценарий электронной почты, который мы вам заранее предоставили.

Что вы заметили в электронном письме?

Во-первых, это дружественный . При составлении электронного письма с просьбой об оплате легко по умолчанию использовать тон «это-очень-очень-серьезный-бизнес-так-мне-нужно-быть-сверхсерьезным», но вы должны помнить, что вы пытаетесь развивать хорошие отношения со своим клиентом, и они основаны на дружелюбии.

Еще одна веская причина, по которой в этом письме работает всего , заключается в том, что в теме письма вообще нет упоминания о ценах. Нет более простого способа оставить ваше письмо непрочитанным, чем указать цену в строке темы, и ваше сообщение будет иметь на 100% больше шансов быть прочитанным, если оно не прочитано.

Еще несколько наблюдений:

• Попросите оплату просто и незамедлительно. Сообщите им, что вы включили счет в электронное письмо и как вы хотите получить оплату.
• Вежливое заключение дает им понять, что вы хотели бы больше работать с ними в будущем.
• Этот сценарий также очень стратегически использует восклицательный знак. Его размещение в конце намеренно и оставляет все в игривом тоне.

В целом это просто, прямо и действенно. Вы можете использовать этот адрес электронной почты как для старых, так и для новых клиентов. Используйте этот скрипт, и большинство ваших клиентов должны будут заплатить вам в течение двух недель.

Хотите знать, как заработать столько денег, сколько хотите, и жить на своих условиях? Загрузите мое БЕСПЛАТНОЕ полное руководство по зарабатыванию денег

Шаг 2: Отправьте дополнительное электронное письмо

Если ваш клиент не ответил в течение двух недель, отправьте ему дополнительное электронное письмо.Это сообщение будет более твердым и окажет небольшое давление, создавая впечатление , что вы оказываете им услугу.

Вот сценарий:

Обратите внимание на обрамление. Вы понимаете, что они, вероятно, заняты, и что вы не хотели, чтобы сообщение «провалилось между трещинами», поэтому вы просто напоминаете им о счете до того, как им будет выставлен счет за просрочку платежа. Вы не хотите ни в чем обвинять своего клиента, иначе вы рискуете оттолкнуть его. Так что всегда давайте им хоть немного отрицания.

Сделайте так, чтобы ваш клиент мог легко связаться с вами, приложив счет-фактуру, а также исходное электронное письмо.

Однако это письмо явно не такое игривое, как предыдущее. Обратите внимание, что в конце нет восклицательного знака. По сравнению с исходным письмом это сообщение говорит о том, что вы настроены гораздо серьезнее. Вы хотите, чтобы ваш клиент знал, что вы серьезно относитесь к оплате.

Если вы действительно серьезно настроены заработать больше денег, не пропустите мое БЕСПЛАТНОЕ полное руководство по зарабатыванию денег.

Часть 2: Как жестко попросить платеж (не ломая ног)

Однако в жизни есть четыре вещи, которые гарантированы:

1. Смерть
2. Налоги
3. Фругалисты ошибаются
4. Клиенты не платят вам вовремя

И вы можете оказаться в точке, где вы действительно готовы встряхнуть своего клиента, чтобы получить платеж. Это нормально. Проблемы с клиентами случаются время от времени. Это неизбежно.

Сейчас важнее всего то, чтобы вы предприняли действия, чтобы заставить их заплатить вам. Значит, вам придется набирать номер телефона.

Шаг 3: Позвоните им (чтобы они не могли спрятаться за своим компьютером)

Если ваш клиент не ответил на ваше сообщение в течение 3-4 недель с момента получения первого письма, вам следует позвонить ему.

Звонки людям снимают защитный слой анонимности, который обеспечивают электронные письма, что значительно затрудняет игнорирование вашего платежного запроса.

И если вы беспокоитесь о том, что не знаете, что сказать, не бойтесь. Потому что у меня есть сценарий, который завяжет разговор:

«Здравствуйте, [ИМЯ КЛИЕНТА]. Это [ВАШЕ ИМЯ]. Я работал с вами над проектом XYZ около месяца назад. Я отправил пару писем об оплате проекта и думаю, вы их пропустили. Вы их получили? »

Несколько примечаний:

• Скрипт напоминает им о проекте и вашей оговоренной оплате.
• Вы по-прежнему дружелюбны и даже предполагаете, что они не видели ваших писем (это показывает, что вы доверяете своему клиенту).
• Если что-то пошло не так (электронное письмо попало в папку для спама, вы использовали неправильный адрес электронной почты и т. Д.), Вы и ваш клиент можете решить проблему, чтобы предотвратить ее повторение.

Когда вы закончите, убедитесь, что вы замкнули цикл, используя этот скрипт:

Как и в случае с электронными письмами, вы хотите оставаться дружелюбными и никогда не терять хладнокровия.На удивление легко начать обрушиваться на человека и требовать: «ПЛАТИТЕ МНЕ СЕЙЧАС ИЛИ ДРУГОЕ !!!» но в тот момент, когда вы это сделаете, вы одновременно запятнаете свою репутацию и снизите свои шансы когда-либо получить деньги.

Помните: будьте как Фонзи.

Бонус: Если пандемия COVID-19 беспокоит вас о деньгах, ознакомьтесь с моим бесплатным руководством по проверке ваших финансов на коронавирус и защитите свои деньги во время этой пандемии!

Шаг 4: Ядерные варианты (когда ничего не помогает)

Если по какой-то причине ваш клиент продолжает не платить после трех писем по электронной почте и телефонного разговора, у вас есть три варианта:

1. Разорвать связи с клиентом
2. Будьте раздражающе настойчивы
3. Наймите коллекторское агентство

1.) Разорвать связи с клиентом

Я предлагаю вам сделать этот вариант больше всех остальных.

Вы хотите как можно скорее разорвать отношения с клиентом. Аргументация проста: как фрилансер вы являетесь своим лучшим активом. Вы должны ценить свое время и энергию как таковые и не тратить зря на ужасных клиентов.

2.) Будьте раздражающе настойчивы

Если оплата стоит проблем, вы должны отправить счет своему клиенту по электронной почте и позвонить ему…

… Каждый.Одинокий. День. Пока они не заплатят (или вы поставите их на Clients From Hell и назовете это даже).

Вам нужно сохранять хладнокровие во время этих электронных писем и телефонных звонков, потому что теперь будет легче, чем когда-либо, взорвать их.

Когда вы соединяетесь с ними по телефону, вы можете использовать этот простой скрипт, чтобы начать разговор:

«Здравствуйте, [ИМЯ КЛИЕНТА]. Это [ВАШЕ ИМЯ]. Я работал с вами над проектом XYZ еще в [ВРЕМЕННЫЕ КАДРЫ].Я отправил пару писем об оплате проекта, а также пытался связаться с вами по телефону. Когда я могу ожидать выплаты? »

Через некоторое время ваш клиент поймет, что вы не собираетесь сдаваться и платить вам. Однако если они этого не сделают, вы всегда можете попробовать следующий вариант.

3.) Нанять коллекторское агентство

Эта тактика обычно применяется в ситуациях, когда вы прикладываете много усилий к тому, что вы предоставили своему клиенту (и поэтому счет БОЛЬШОЙ).

Коллекторские агентства существуют для того, чтобы помочь предприятиям (например, вам) погасить задолженность перед вами. Однако для этого они обычно требуют, чтобы у вас была вся задолженность перед вами в письменной форме, поэтому убедитесь, что у вас есть записи обо всех обменах электронной почтой (а также счетах) с вашим клиентом.

К сожалению, у многих коллекторских агентств плохая репутация из-за того, что некоторые из них постоянно преследуют должников. Вот почему вам нужно найти агентство с хорошей репутацией, которое поможет вам вернуть свои деньги, не прибегая к недобросовестным мерам.

Вот несколько способов найти тот, который подойдет вам:

• Обратитесь в Better Business Bureau. BBB предоставляет рейтинги для всех коллекторских агентств рядом с вами. Обязательно посмотрите их, если хотите нанять одного из них.
• Выполните поиск в каталоге IDCA и ACA. Международная ассоциация сборщиков долгов и Ассоциация профессионалов в области кредитования и взыскания — это организации, состоящие из агентств по взысканию долгов, которые существуют для продвижения этических стандартов и практики в отрасли.
• Спросите у других деловых людей. Рефералы — еще один отличный способ узнать, хорошо ли агентство.

Независимо от того, как они будут найдены, нанимаемое вами агентство примет оплату в виде процента от взысканной задолженности (обычно 10–30%). Да, обидно, что тебе не заплатят полную сумму за проделанную работу, но что-то лучше, чем ничего.

Если вы позволили просроченным платежам накапливаться настолько, что их стоит привлечь к работе агентства, вы должны извлечь ценный урок: достаточно уважать собственное время, чтобы никогда не продолжать работать с тем, кто отстает.

Хотите работать из дома, контролировать свой график и зарабатывать больше? Загрузите мое БЕСПЛАТНОЕ полное руководство по работе из дома.

Как мне избежать этого в будущем?

Помните: профилактика всегда на лучше, чем лечение. Чтобы избежать повторной оплаты опаздывающих клиентов, убедитесь, что вы:

• Сделал работу. Это может показаться очевидным, но нет ничего более смущающего, чем просить вашего клиента заплатить за результаты, которые вы… ну, так и не доставили.Вот почему вы хотите убедиться, что все ожидания, о которых вы договорились с клиентом, оправдались с вашей стороны.
• Счет-фактура незамедлительно. Как только вы закончите работу для своего клиента, сразу же отправьте счет. Таким образом, ваши клиенты будут свежо в памяти, пока они будут счастливы, потому что получили ваши услуги.
• Включите срок оплаты. Убедитесь, что в вашем счете указан четкий срок платежа, который клиент должен заплатить вам раньше, чтобы не навлечь на себя гнев вашей просроченной платы.Также убедитесь, что вы не указали неправильный срок платежа и даже не выставили счет вашему клиенту за неправильные вещи.
• Не оказывайте услуги, пока вам не заплатят. Другой вариант — установить очень строгие критерии при доставке продукта или услуги. Если ленивые клиенты знают, что им не нужно платить, чтобы получить результат, зачем им это?

Эти вещи могут показаться незначительными, но могут иметь большое значение для обеспечения прочных отношений с вами и вашим клиентом.

Что дальше?

Теперь вы знаете, как получать деньги, но если вам нужна дополнительная помощь в зарабатывании денег, ознакомьтесь с моим БЕСПЛАТНЫМ справочником по 6-значному фрилансу. Я много говорю о фрилансе и открытии собственного бизнеса, так что не пропустите!

Да, пришлите мне 5 проверенных сценариев электронной почты!

4 самых эффективных шаблона электронной почты для оплаты счетов

Электронная почта — невероятно эффективный инструмент для кредитного контроля.Здесь, в Chaser, мы убедились, что примерно 80% неоплаченных счетов можно успешно получить только с помощью электронной почты. Каким бы мощным это ни было, шокирующее количество финансовых команд не затачивают свой электронный меч и, скорее всего, добьются крайне невысокого успеха в своем кредитном контроле.

Распространенные отклонения в адресах электронной почты с неоплаченными счетами включают недружелюбный тон, автоматизацию / отсутствие человечности, агрессивный или осуждающий подход к просроченным счетам и даже погоню за платежами от не того человека.

Мы понимаем, что написание последующих электронных писем для счетов-фактур с нуля занимает много времени и сложно, или что существующие шаблоны электронных писем для отслеживания платежей неэффективны или больше не оказывают положительного воздействия из-за чрезмерного использования. Мы понимаем, что некоторые клиенты отвечают язвительно, двусмысленно или просто не отвечают. Тогда у вас есть клиенты, которые постоянно платят поздно, несмотря ни на что. То есть … до тех пор, пока вы, конечно, не прочтете это руководство.

Забудьте об этом — эти проблемы остались в прошлом. Сегодня мы расскажем о 4 наших самых эффективных шаблонах электронных писем для погони за платежами и получения оплаты по счетам, а если вам нужно больше, то ознакомьтесь с нашим обширным списком шаблонов электронных писем.Эти шаблоны позволяют предприятиям снизить риски, выявленные на основе данных, предоставленных ведущим программным обеспечением для работы с учетными записями и Федерацией малого бизнеса (FSB). Чейзер показывает, как именно заставить заплатить просроченных клиентов. На этих ресурсах вы узнаете, как создать эффективное электронное письмо с напоминанием о просроченном счете. Все менеджеры по работе с клиентами должны знать, как написать электронное письмо клиентам для оплаты, не показавшись грубым.

Эти четыре шаблона представляют собой наши собственные надежные, испытанные и проверенные образцы лучших практик, которые используются по умолчанию для наших пользователей Chaser.Попробуйте — вы останетесь довольны результатом! Если вы ищете загружаемый набор шаблонов для копирования и вставки, вы можете получить доступ ко всем 8 из наших проверенных и наиболее эффективных шаблонов электронной почты в этом бесплатном руководстве в формате PDF.

До срока оплаты счета

Перед тем, как выставить счет, вам нужно сосредоточиться только на одной работе — обеспечении условий, подходящих для того, чтобы ваш клиент мог произвести оплату. Помимо передовых методов кредитного контроля, таких как выставление и выставление счетов как можно ближе к дате продажи, единственная другая задача, которую вам нужно предпринять, — это вежливо спросить, все ли идет по графику для того, чтобы клиент мог произвести платеж в установленный срок.

Этот метод не только гарантирует, что ваш счет будет свежим в памяти и его будет труднее «забыть» оплатить; он также имеет большое значение для построения и поддержания отличных рабочих отношений.

Наша лучшая практика поиска шаблона платежного электронного письма для этой ситуации заключается в следующем.

Обратите внимание, что все, что находится внутри курсивом [квадратные скобки] , является заполнителем, который вы должны заменить соответствующей информацией для ваших конкретных просроченных счетов.

Целью здесь является построение отношений с использованием вежливых методов для запроса платежа через напоминание о счете / вежливое напоминание по электронной почте; это наше вежливое письмо с просьбой об оплате.

Шаблон электронного письма 1

Тема: [название вашей компании] : счет-фактура [ссылочный номер счета-фактуры]

Кузов:

Привет [Имя получателя]

Надеюсь, у тебя все хорошо.

Я просто хотел написать вам небольшое примечание, чтобы напомнить вам, что [сумма задолженности по счету] в отношении нашего счета [ссылочный номер счета] подлежит оплате [срок оплаты] .

Буду очень признателен, если вы подтвердите, что все идет к оплате.

С уважением

[Имя отправителя]

Нужна помощь в напоминании клиентам о нескольких счетах-фактурах? Нужна помощь в напоминании клиентам о нескольких счетах-фактурах? Вы можете увидеть полное руководство Chaser по всем 8 наиболее эффективным шаблонам электронной почты для получения оплаты счетов, в том числе о том, как обрабатывать многочисленные счета, когда вы загрузите руководство по передовым методам здесь.

ясная и лаконичная строка темы творит чудеса.Поскольку в большинстве почтовых ящиков тема письма ограничивается несколькими словами, крайне важно сказать как можно больше, используя как можно меньше текста. Соедините это с соображениями о том, сколько писем получает ваш получатель в день. Вы сражаетесь за то, чтобы ваше письмо заметили и приняли меры.

Наше тестирование выявило комбинацию названия вашей компании и ссылочного номера счета-фактуры, чтобы найти оптимальную комбинацию. Он позволяет получателю точно знать, кто общается (в данном случае название вашей компании) и к чему относится это электронное письмо.

В теле письма, , начинается строка с пожеланиями. — хороший способ проверить себя и для вас, и для вашего получателя, и служит напоминанием о том, что вы оба люди, просто пытающиеся выполнять свою работу. В качестве бонуса это поможет снизить уровень защиты, которую они могут иметь, и поможет вам достичь взаимоприемлемого результата.

Остальная часть письма ясна и лаконична, как и тема. Обозначение запроса как случайного (здесь «просто хотел написать вам небольшую заметку») имеет большое значение для уменьшения формальности и рассеивания любого потенциала, который может быть истолкован как приставание к ним по поводу оплаты.Не забудьте прикрыть:

1. Сумма задолженности
2. Регистрационный номер счета
3. Срок оплаты

Наконец, так же, как письмо было увенчано добрыми пожеланиями, не менее уместно завершить его вежливым запросом о ходе обработки счета (здесь: «Я был бы очень благодарен»). Формулировка вашего запроса как таковая творит чудеса, выстраивая дружеские отношения с вашим клиентом и помогая быстро и легко оплачивать будущие счета.

Перед отправкой не забудьте приложить копию счета. Если он у них уже есть под рукой, никакого вреда не будет, но этот метод предотвращает задержку вещей из-за претензий «о, я никогда не получал этот счет…», если они возникнут. Конечно, если вы отправляете им по электронной почте несколько счетов-фактур, приложите также заявление клиента.

Если вы ищете новых клиентов для платежей, прочтите «4 вопроса, которые вы должны задать новым клиентам» в нашем Полном руководстве по дебиторской задолженности.

Если счет просрочен досрочно

В первые дни после того, как счет просрочен, вы больше не хотите вежливо подталкивать своего клиента, чтобы увидеть, идет ли оплата. Конечно, вы все равно должны быть вежливыми, но теперь ваша цель — как можно скорее согласовать дату платежа.

Здесь, в Chaser, мы предлагаем следующий шаблон.

Проверенный метод получения просроченных платежей

Целью здесь является позитивное, но твердое сообщение о наличии просроченных платежей, и это проверенный метод получения просроченных платежей.Это электронное письмо с напоминанием о просроченном счете / неоплаченном платеже представляет собой образец электронного письма с напоминанием о неоплаченном или просроченном платеже.

Шаблон электронного письма 2

Тема: [название вашей компании] : счет-фактура [ссылочный номер счета-фактуры]

Кузов:

Привет [Имя получателя]

Надеюсь, у тебя все хорошо.

Мы еще не получили от вас платеж в размере [сумма задолженности по счету] в отношении нашего счета-фактуры [ссылочный номер счета] , который подлежал оплате [срок оплаты] .

Буду очень признателен, если вы сообщите мне, когда мы можем ожидать получения оплаты.

С уважением

[Имя отправителя]

Он следует многим принципам, изложенным в нашем шаблоне электронного письма «До срока». Одним из ключевых отличий является вопрос о том, когда можно ожидать платежа. Это оказывает (легкое) давление на них, чтобы они ответили вам, поскольку вы запросили некоторую информацию, а не просто выразили проблему неоплаты счета.Это также подталкивает их к определению временных рамок, в течение которых они будут платить, создавая еще одно «обещание» (помимо первоначального счета), которое они будут склонны не нарушать, чтобы не заработать себе репутацию ненадежных людей.

Как и в случае с «До срока», не забудьте приложить копию счета-фактуры, чтобы снова избежать задержек из-за претензий «о, я никогда не получал это…» (не забудьте включить заявление клиента, если отправляете по электронной почте несколько счетов-фактур).

Мы рекомендуем рассылку электронных писем, просроченных до истечения срока, с периодичностью один раз в 1-2 недели, чтобы вы передавали своим клиентам компетентность в области кредитного контроля, но не беспокоили их.

Хотите положить конец плохому платежному поведению клиентов?

Присоединяйтесь к нашему 20-минутному вебинару, чтобы узнать, как можно автоматизировать процесс кредитного контроля и положить конец плохому поведению при оплате, сохраняя при этом отличные отношения с клиентами с помощью программного обеспечения для контроля кредитования Chaser.

При просрочке счета

Если вы неоднократно безуспешно преследовали клиента по поводу просроченного неоплаченного счета, пора изменить тактику работы с дебиторской задолженностью.

Если счета-фактуры клиентов регулярно опаздывают, а у вас, как правило, есть просроченные платежи, возможно, стоит различать хороших и плохих плательщиков вашего бизнеса. Последующие действия могут быть скорректированы и адаптированы соответственно для каждой группы, чтобы максимизировать ваши шансы на своевременные выплаты.

Шаблон электронного письма с лучшими практиками продолжает пытаться достичь цели «Досрочная просрочка» (согласование даты платежа). Эти отличия дают клиенту понять, что просрочка платежа — это не нормально, и добавляют элемент срочности к напоминаниям о платеже.

Как проверить просроченные счета на профессиональном уровне

Цель данной статьи — показать, как лучше всего отвечать на просроченные счета, используя образец электронного письма с напоминанием о просроченной оплате
; он служит надежной почтой для просроченных платежей и предлагает эффективное решение, как профессионально следить за просроченными счетами.

Шаблон электронного письма 3

Тема: [Название вашей компании] : счет-фактура [ссылочный номер счета] ПЕРЕСРОЧЕН

Кузов:

Привет [Имя получателя]

Надеюсь, у тебя все хорошо.

Мы еще не получили от вас платеж в размере [сумма задолженности по счету] в отношении нашего счета-фактуры [ссылочный номер счета] , который подлежал оплате [срок оплаты] .

Этот счет сейчас на [количество дней с просрочкой] на дней с просрочкой, и это становится для нас действительно проблематичным. Не могли бы вы сообщить нам, когда будет произведена оплата в срочном порядке.

С уважением

[Имя отправителя]

Вы можете видеть, что, наряду с другими шаблонами, он по-прежнему разделяет основные принципы ясности, краткости и вежливости.Уведомление покупателя о том, что просрочка платежа недопустима, достигается с помощью строки, описывающей просрочку платежа как «становится для нас действительно проблемной». Это позволяет выявить вину вашего клиента за просрочку платежа, но без агрессии и нападок на него. Последнее только заставит их занять оборонительную позицию и вообще не поможет вам достичь взаимоприемлемого результата, не говоря уже о испорченных отношениях.

Элемент срочности буквально прописан в теле строкой «как срочно», а также очень четко обозначен с помощью «ПЕРЕСРОЧЕНА» в строке темы.

Опять же, не забудьте приложить копию счета-фактуры, чтобы избежать задержек из-за претензий «о, я никогда не получал это…», , если они возникнут, включая заявление клиента при отправке по электронной почте нескольких счетов.

Когда счет оплачивается
Был ли это раньше, вовремя или с опозданием на две недели, когда клиент оплачивает счет, вы должны отправлять им электронные письма с «благодарностью за оплату». Воздействие может быть только положительным — они либо будут чувствовать себя виноватыми за просрочку платежа из-за вашего вежливого обращения, либо попытаются заплатить раньше в будущем.Или они оценят, что вы признаете их своевременную оплату, укрепите отношения и обеспечите своевременность будущих платежей

Мы рекомендуем следующий шаблон для благодарности ваших клиентов.

Электронное письмо с благодарностью за платеж, шаблон

Цель здесь состоит в том, чтобы строить отношения и поощрять позитивное поведение, ценив клиентов, сохраняя при этом твердость. Этот шаблон электронного письма является благодарностью за образец платежного сообщения.

Шаблон электронного письма 4

Тема: [название вашей компании] : счет-фактура [ссылочный номер счета-фактуры]

Кузов:

Привет [Имя получателя]

Я просто хотел отправить вам короткое сообщение, чтобы сообщить, что мы получили ваш недавний платеж в отношении счета-фактуры [ссылочный номер счета-фактуры] .Большое спасибо. Мы действительно это ценим.

Спасибо

[Имя отправителя]

Как и все вышеперечисленные шаблоны, шаблон «Спасибо за оплату» следует многим из основных принципов, таких как ясность, лаконичность и вежливость. Этот набор шаблонов имеет огромное значение для построения хороших отношений с вашими клиентами и помогает вам быстрее получать деньги в будущем.

Опробованные и протестированные, вы можете получить бесплатный доступ ко всем 8 нашим наиболее эффективным шаблонам электронной почты здесь.

Для получения рекомендаций по оптимизации функции кредитного контроля вашего бизнеса см. Наше полное руководство по блогу о дебиторской задолженности. Эти рекомендации охватывают все, что вам нужно знать, начиная с основных краеугольных камней вашей процедуры AR, когда, как и зачем проводить проверки кредитоспособности, и определяют, насколько важно различать хороших и плохих плательщиков.

5 шаблонов напоминаний о платежах для запроса просроченных платежей

Как владелец малого бизнеса вы, вероятно, упростили финансы своего бизнеса до уровня науки.Вы точно знаете, как создать счет, и отправляете его сразу после завершения работы. Однако, несмотря на вашу организацию, в значительной степени неизбежно, что некоторые из ваших клиентов не смогут вовремя оплатить свои счета. И когда этот день настанет, вы, вероятно, задаетесь вопросом, как профессионально отправить напоминание о платеже.

Если клиент не платит вам вовремя, у вас может возникнуть соблазн позволить этой просрочке ускользнуть, чтобы избежать конфронтации. Или, на другом конце спектра, вы можете почувствовать, что вам нужно быть немного слишком суровым, когда вы отправляете это электронное письмо с напоминанием о просрочке платежа.

Как же тогда достичь этого баланса? Как лучше всего отправить электронное письмо с вежливым напоминанием об оплате, достаточно твердым, чтобы получить компенсацию, необходимую за ваш тяжелый труд? (И, не говоря уже о налоговых целях, поскольку не всегда можно списать неоплаченные счета.)

Мы избавляемся от догадок из-за порой неудобной, но очень важной задачи по запросу просроченных платежей от просроченных клиентов. Эти пять профессиональных шаблонов электронных писем с напоминаниями об оплате помогут вам почувствовать, что вы справились со своими просроченными платежами — даже если вам нужно перейти в статус красного оповещения — и, надеюсь, получить причитающийся остаток.

И, если отправка электронных писем с напоминанием о просрочке платежа по-прежнему заставляет вас съеживаться, мы также покажем вам несколько других решений для устранения просроченных платежей. Если просроченные платежи угрожают денежному потоку вашего бизнеса и вам нужно немедленное решение, подумайте о финансировании по счетам.

Как запросить просрочку платежа: 5 шаблонов электронной почты, которым нужно следовать

Лучшая практика, конечно, заключается в том, чтобы ваши клиенты отправляли платеж сразу после получения вашего счета. Однако «передовой опыт» никогда не гарантируется.Итак, если вы ожидаете получения счета за работу, которую выполнили несколько недель назад, и беспокоитесь о просрочке платежа, разумно не ждать, пока эта просроченная оплата произойдет. Лучше отправьте свое первое повторное электронное письмо за неделю до даты платежа.

Затем, если вы столкнулись с просрочкой платежа, вам нужно будет продолжать отправлять дополнительные электронные письма, пока вы не получите свой счет.

Просить о просрочке платежа может быть сложно, но главное — изменить тон в этих электронных письмах с напоминаниями. Вам нужно будет в равной степени быть вежливым и твердым, но, в зависимости от того, насколько поздно будет произведен платеж, ваш тон, возможно, должен быть больше в одну сторону, чем в другую.

Мы покажем вам, что писать и когда отправлять:

1. Электронное письмо с напоминанием о первоначальном платеже: за неделю до срока платежа

Тема электронного письма: Дополнительная информация по счету № 10237

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

Надеюсь, с тобой все хорошо. Напоминаем, , что оплата по счету № 10237, который мы отправили 25 марта, должна быть произведена на следующей неделе.

Я уверен, что вы заняты, но я был бы признателен, если бы вы могли уделить время и просмотреть счет, когда у вас появится такая возможность.Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.

Спасибо!
Джейн Доу

Почему работает это напоминание об оплате: Ваше первое напоминание должно быть коротким, дружелюбным и информативным. Нет необходимости беспокоить клиента слишком большим количеством информации, и вам не нужно запрашивать оплату сразу, так как счет еще не выставлен. В этом письме клиент должен признать, что вы регулярно отслеживаете свои счета, поэтому вы свяжетесь с ним, если они не отправят счет вовремя.

2. Второе электронное письмо с напоминанием о платеже: в день оплаты

Тема электронного письма: Счет № 10237 должен быть оплачен сегодня

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

Напоминаем, что оплата по счету № 10237 (на общую сумму 5400 долларов США), который мы отправили 25 марта, должна быть произведена сегодня. Вы можете произвести оплату на банковский счет, указанный в счете.

Если у вас есть какие-либо вопросы, ответьте, и я буду рад их прояснить.

Спасибо,
Джейн Доу

Почему работает это напоминание о платеже: Это одно из самых важных писем в последовательности, поскольку вы запрашиваете первый призыв к действию для вашего клиента, чтобы он совершил платеж. Он должен быть кратким, прямо по делу, но все же вежливым и дружелюбным — этот счет еще технически не просрочен!

3. Третье электронное письмо с напоминанием о платеже: через неделю после просрочки платежа

Тема электронного письма: Счет № 10237 просрочен на неделю

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

По нашим данным, мы еще не получили платеж в размере 5 400 долларов США по счету № 10237, который просрочен на одну неделю. Я был бы признателен, если бы вы могли проверить это на своей стороне.

Если платеж уже был отправлен, не обращайте внимания на это уведомление. Если вы потеряли этот счет, сообщите мне, и я с удовольствием пришлю вам еще одну копию.

Спасибо,
Джейн Доу

Почему работает это напоминание о платеже: Это первый адрес электронной почты, на который просрочен счет, так что вы захотите начать укреплять свой тон. Включите подробную информацию о счете-фактуре, такую ​​как номер счета, сумму к оплате и сроки погашения, чтобы более четко напомнить, что клиент должен и когда он должен.Также предложите копию счета-фактуры, поскольку иногда они теряются или случайно удаляются.

4. Четвертое электронное письмо с напоминанием о платеже: две недели после просрочки платежа

Тема электронного письма: Счет № 10237 просрочен на две недели

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

Я писал вам несколько раз, чтобы напомнить вам о незавершенной сумме 5400 долларов США по счету № 10237. Напомним, оплата должна была быть произведена две недели назад.

Если у вас есть вопросы относительно этого платежа, дайте мне знать. Я также приложил к этому электронному письму копию счета на случай, если оригинал был утерян или удален.

Не могли бы вы ответить на это сообщение и сообщить, что вы его получили? Спасибо.

С уважением,
Джейн Доу

Почему этот платеж работает: Хорошо, теперь пора перейти к более прямым вопросам. В этом электронном письме вы должны четко просить об оплате и попросить клиента подтвердить, получил ли он сообщение.Таким образом, у них будет одним поводом проигнорировать вашу электронную почту.

5. Пятое и последнее электронное письмо с напоминанием о платеже: через месяц после просрочки платежа

Тема письма: Счет № 10237 от 25 марта просрочен — отправьте платеж как можно скорее

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

Это еще одно напоминание о том, что я еще не получил 5400 долларов, причитающихся по счету № 10237. Имейте в виду, что в соответствии с моими условиями я могу взимать с вас дополнительные проценты за платеж, полученный более чем на 30 дней после установленной даты.

Опять же, если у вас есть вопросы по этому платежу, свяжитесь с нами. В противном случае , немедленно организуйте оплату по этому счету.

С уважением,
Джейн Доу

Почему работает это напоминание о платеже: При просрочке на целый месяц и нескольких проигнорированных попытках связаться с клиентом, вы имеете право принять более жесткий подход к истребованию своей компенсации. Но не позволяйте этому перерасти в личное.Обвинительные заявления в адрес покупателя подрывают ваш профессионализм.

Что делать, если электронные письма с просьбой об оплате не работают?

Если вы все еще не получили платеж по прошествии полного месяца, пора выйти из-за завесы электронной почты и позвонить своему клиенту напрямую. Во-первых, возможно, что ваш клиент изменил адрес электронной почты или случайно предоставил вам неверный адрес электронной почты. Или, если вы работаете с более крупным учреждением, вы можете отправлять запросы на выставление счетов не тому лицу или отделу.

В любом случае всегда эффективнее поговорить с клиентом напрямую, от человека к человеку, чем отправить электронное письмо. Таким образом, вы дадите им твердое, но доброжелательное напоминание о том, что им нужно заплатить, и услышите их точку зрения из первых уст.

Как предотвратить просрочку платежей в первую очередь

Даже с этими шаблонами писем с напоминаниями об оплате, которые вас вооружат, вы все равно можете чувствовать себя немного неудобно, преследуя своих клиентов из-за их денег. Итак, лучший способ избежать этого дискомфорта — это в первую очередь предотвратить возможность просрочки платежа.

Воспользуйтесь этими советами по выставлению счетов заранее, так как они могут помочь вам избежать просроченных платежей в будущем.

• Будьте честны: Если вас вообще беспокоит возможность просроченных платежей, осторожно проинформируйте своего клиента об условиях погашения до или сразу после приема на работу. Таким образом, вы не оставите на волю случая, что ваш клиент (внимательно) прочитает ваши условия погашения, когда получит свой первый счет.
• Четко укажите свои временные рамки: Часто владельцы бизнеса указывают в счетах «Срок погашения при получении» в качестве условий погашения.Но это немного расплывчато, и у ваших клиентов остается слишком много места для неправильной интерпретации. Вместо этого четко укажите срок погашения в днях, например «Срок оплаты 30 дней после получения».
• Начисление процентов за просрочку платежа: Так же, как вы осведомлены о начислении процентов за просроченные платежи по кредитной карте, ваши клиенты также могут быть привлечены к финансовой ответственности за уплату вам за просрочку. Четко укажите условия начисления процентов прямо в счете.Если вы не знаете, сколько взимать за просрочку платежа, сначала ознакомьтесь с рекомендациями по включению финансовых расходов в счет.

Это также помогает избежать просроченных платежей, если вы отправляете счет своему клиенту сразу после завершения работы. Когда ваши товары или услуги еще свежи в памяти покупателя, они с большей вероятностью заплатят вам вовремя.

Еще один совет — предоставляйте клиентам скидки за досрочную оплату. Когда ваши клиенты платят раньше, предложите небольшую скидку, например скидку 1%.Это может показаться небольшим, но это может быть просто толчком для того, чтобы ваши клиенты платили вам вовремя.

Итог

Если ваша оплата по счету серьезно просрочена, может быть трудно сохранять хладнокровие. В конце концов, «вести бизнес» означает больше, чем хорошо выполнять свою работу. Это также означает получение своевременной компенсации за ваш тяжелый труд. Так что, если вы не получите эту компенсацию, у вас есть более чем право тщательно отслеживать эти деньги.

Однако имейте в виду, что просрочка платежа редко является личным оскорблением.Большую часть времени просроченные клиенты просто были заняты, отвлекались или имели дело с переполненным почтовым ящиком и в процессе теряли или забывали о вашем счете.

Итак, отправляете ли вы первоначальное напоминание о приближающемся крайнем сроке оплаты или проверяете статус оплаты счета с опозданием на несколько недель, напоминайте себе, что вы и ваш клиент являетесь людьми. И люди совершают ошибки! Сохраняйте такое отношение даже тогда, когда вам нужно более твердо подходить к получению компенсации.

Если вы будете следовать приведенной выше последовательности электронных писем и советам, вы обязательно заметите, что ваша стопка просроченных счетов сокращается. Но вы также убедитесь, что вы устанавливаете и сохраняете доверие между вами и вашим клиентом, что в долгосрочной перспективе не менее важно для ведения успешного малого бизнеса.

Как я могу попросить об оплате? | Малый бизнес

Сэмпсон Куэйн Обновлено 10 августа 2018 г.

Владение малым бизнесом часто означает, что вы зависите от своих клиентов или клиентов, и это особенно верно, когда счета-фактуры просрочены.Многие владельцы бизнеса ненавидят идею взыскания просроченного счета, обычно потому, что процесс может стать неприятным, если покупатель или клиент решат не сотрудничать.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете предпринять некоторые шаги, чтобы просить об оплате добрым, но твердым образом, мотивируя ваших клиентов выполнять свои долги. Однако, прежде чем принимать меры, вы должны быть уверены, что ваша компания предоставила запрошенные продукты или услуги, в противном случае отсутствие оплаты может быть результатом недовольства клиента или клиента.

Отправьте электронное письмо с запросом на платеж

Электронное письмо с запросом на платеж — это эффективный способ начать процесс сбора платежей, поскольку это неконфликтное напоминание о платеже, которое скорее вежливо, чем угрожает. Вы можете загрузить шаблон платежа из Интернета, выполнив поиск в Google. Отправьте электронное письмо с запросом на оплату отдельному клиенту или покупателю или в отдел обработки платежей.

Начните письмо с напоминанием об оплате, выразив надежду, что ваш клиент получил запрошенный продукт или услугу и наслаждается им.Во втором абзаце напишите, что вы прикрепляете счет за товар или услугу. Например, если вы являетесь владельцем компании по производству компьютерного программного обеспечения, вы можете написать: «Здравствуйте, Джон, я надеюсь, что вашим сотрудникам нравится программное обеспечение для обслуживания клиентов, которое вы приобрели в нашей компании. Было приятно служить вашим потребностям. В приложении вы найдете окончательный счет за продукт. Общая сумма к оплате составляет 1500 долларов США. Вы можете оплатить с помощью кредитной карты, дебетовой карты, электронного чека или PayPal. Я включил ссылку, по которой вы попадете прямо на нашу страницу оплаты.Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть вопросы, на которые я могу ответить. С уважением, и я надеюсь снова вести с вами бизнес ».

Ключ состоит в том, чтобы говорить кратко и мило, и мягко подталкивать клиента к тому, чтобы он исправил просрочку платежа.

Электронное письмо с запросом на платеж

Если вы не получите ответа от клиента в течение двух недель, вам следует отправить второе письмо. Разница с этим вторым напоминанием о платеже заключается в том, что, хотя вы по-прежнему хотите, чтобы сообщение оставалось дружественным, вам следует подавать более твердый тон.Вы можете найти в Интернете шаблон платежа, который подходит для этой задачи.

Ключ состоит в том, чтобы выразить вашу уверенность в том, что клиент был занят и просто пропустил ваше первое электронное письмо, а также осторожно предупредить о более серьезных последствиях. Например, вы можете написать: «Я уверен, что вы заняты, поэтому я просто хотел отправить вам второе напоминание о просроченной оплате за программный продукт для обслуживания клиентов, который вы приобрели у нашей компании. Через две недели взимается штраф за просрочку, поэтому я хотел помочь вам избежать этой дополнительной платы.В приложении вы найдете копию окончательного счета и копию моего исходного электронного письма. Надеемся услышать от вас скоро.»

Сделайте телефонный звонок

В некоторых случаях два сообщения электронной почты, которые вы написали с использованием шаблона платежа, не вызывают ответа. На этом этапе вы должны позвонить клиенту напрямую, чтобы запросить оплату. Это может показаться сложным, но это очень похоже на процесс написания электронных писем.