III. Порядок хранения документов акционерных обществ / КонсультантПлюс
3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
3.2. Документы с грифом «коммерческая тайна
» должны находиться на хранении в сейфах.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы, до передачи их в архив общества, хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца.
После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
Открыть полный текст документа
Порядок хранения документов. Актуально в 2019 году
Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п.
1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ;
- Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000;
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105;
- Перечень документов, которые подлежат обязательному хранению (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ) — Закон об акционерных обществах и об ООО.
К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации — первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.
Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Общества с ограниченной ответственностью обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном в постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены/приняты к учету (п. 2.9 указаний по применению Перечня, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г.). Исключение составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока хранения определяется датой последней записи в них (п. 15 и п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).
Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.
Бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами также комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Счета-фактуры хранятся в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).
Документы текущего отчетного периода должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером , о чем говорится в п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п.
1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ О бухгалтерском учете ).
В архив передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) хранятся в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в п. 3.3.1 и п. 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г..
Перед сдачей на архивное хранение дела необходимо оформить в следующем порядке (п. 3.4.2 ГСДОУ, утвержденный приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33):
- составить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель;
- подшить (переплести) дело;
- пронумеровать листы дела;
- оформить обложку дела.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Изъять первичные учетные документы могут только органы дознания, предварительного следствия и прокуратуры, суды, налоговая инспекция и органы внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации (п.
8 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Особенности хранения электронных документов — Диадок
Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов.
Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.
21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.
Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:
- в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
- компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
- компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Подключиться
Пробелы в «Правилах»
Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.
Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.
Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.
Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.
Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п.
2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.
В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Подключиться
Как быть?
Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично.
Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?
Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.
А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Подключиться
Резюме
Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.
Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.
При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Подключиться
Хранение документов в организации. Сроки хранения документов организаций :: BusinessMan.ru
Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.
История делопроизводства в России
Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.
Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.
История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.
Дореволюционное
Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:
- Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
- Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
- Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.
Советское делопроизводство
Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.
Постсоветское
Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.
Хранение документов на предприятии
В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.
Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.
Понятия “номенклатура дел” и “дело”
Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.
Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.
Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:
- Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
- Указывает индексацию документов и дел.
- Определяет сроки хранения документов.
- Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
- Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
- Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
- Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).
Виды номенклатур на предприятиях
Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.
Примерная номенклатура имеет рекомендательный характер, устанавливает определенный состав дел (с указанием их индексов), заводимых в процессе функционирования организаций, на которые номенклатура распространяется.
Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.
Основные нормы хранения документации
Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.
Базовым законодательным актом в этой сфере является закон «Об архивном деле в РФ», вступившим в силу с момента опубликования — 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.
На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.
Бухгалтерские документы
В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.
Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.
Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов
Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года — такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.
Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.
Сроки хранения документации на предприятии
Срок хранения документов – это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.
В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.
Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:
- временными до десяти лет;
- временными свыше десяти лет;
- постоянными.
В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.
Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.
Экспертиза ценности документов – это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.
Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:
- Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
- Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
- Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
- Установление сроков хранения документов, изменение их.
Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.
Способы организации хранения бумаг на предприятии
С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.
Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:
- Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
- Специальный электронный архив — специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус – услуга платная.
- В облаке — перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности – был бы только доступ в сеть.
Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.
|
| ||||
|
| ||||
| |||||
|
| ||||
| |||||
| |||||
|
| ||||
|
| ||||
| |||||
| |||||
|
| ||||
|
Организация оперативного хранения документов
Каждый день в любой организации появляются новые документы, и за много лет накапливаются тома и папки, набитые бумагами. Пока в шкафах есть место для них, мы не особенно беспокоимся. А вот когда стратегические запасы площадей начинают приближаться к критической отметке, работник, ведущий делопроизводство организации, поневоле задается вопросами: куда это все девать и как это все хранить? Часто за ними следует здравая мысль: а не сдать ли это все в архив? Мысль довольно разумная. Но, как оказывается, не все так просто, как нам бы хотелось! Если ваша организация не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов, то надежда только на архив (архивохранилище) вашей организации.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Минимальные сроки хранения документов приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).
При определении сроков хранения документов до передачи их в архив нам поможет Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 23.05.2016).
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОПЕРАТИВНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Начнем с определения термина «оперативное хранение». Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
■ На оперативном хранении находятся:
• исполненные документы до помещения их в архив;
• документы в процессе исполнения (они должны находиться на особом контроле).
Документы (рабочие копии), находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках, подписанных так, как удобно исполнителю: «На контроле», «В работе», «На отправку» и т.д. Оригиналы документов находятся в службе делопроизводства (канцелярии) также во временных подписанных папках (например, «Контроль», «В работе», «На исполнении»).
■ При хранении документов необходимо обеспечить:
• сохранность документов;
• удобство пользования документами.
Под сохранностью документов подразумевается не только физическая защита их от пожара, затопления, повреждения грызунами и т.д., но и защита содержащихся в них сведений от незаконного доступа к ним посторонних лиц. За сохранность документов работники несут персональную ответственность.
*Утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19.
ПРАВИЛА ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. В течение рабочего дня папки могут находиться на рабочем столе исполнителя. По окончании рабочего дня папки должны быть убраны в шкафы или сейфы (в зависимости от содержания документов и уровня секретности организации).
2. Исполненные документы подшиваются сначала в папки, имеющие наименования и индексацию в соответствии с номенклатурой дел и служащие впоследствии основой для формирования дел.
3. Папки, в которые подшиваются документы, должны содержать на корешках индекс в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел (Пример 1), а на обложках – название организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего документов, содержащихся в деле (Пример 2).
4. Сформированные дела помещают на оперативное хранение в специальные запирающиеся шкафы или сейфы.
5. Для обеспечения оперативного поиска документов в шкафу дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.
6. На дверце шкафа внутренней стороны необходимо прикрепить перечень хранящихся в нем дел (Пример 3).
7. В шкафах хранятся обычные дела, в сейфах – дела, имеющие гриф секретности.
8. Поскольку оперативное хранение – это все же не архивное, нет необходимости строго соблюдать условия и требования, предъявляемые к хранению документов в полноценном архивохранилище. Помещение, где стоят шкафы с делами, должно быть сухим, прохладным, по возможности затененным, чтобы солнечные лучи не превратили наши документы в труху еще до того момента, как мы передадим их в архив.
9. Документы, находясь на оперативном хранении, могут выдаваться на срок до одного месяца работникам как вашей организации, так и сторонних организаций, но строго по письменному запросу или служебной записке, на которой будет присутствовать разрешительная виза руководителя вашей организации. Не пренебрегайте этим правилом! Письма и служебные записки с разрешительными визами храните как зеницу ока.
Получатель дела обязательно должен расписаться в карте – заместителе дела (Пример 4).
10. Данная карта-заместитель хранится у архивариуса или иного ответственного лица, выдавшего дело. Для удобства работы можно также фиксировать факт выдачи дела в архивной программе, если она имеется у вас в организации.
В ЧЕМ ХРАНИМ ДОКУМЕНТЫ?
Наша промышленность выпускает великое множество различных скоросшивателей, архивных папок и коробов.
До помещения на архивное хранение документы длительных и постоянных сроков хранения удобно хранить сразу сформированными в дела, подшитыми и прошнурованными в прямой хронологической последовательности (поздние в конце) в картонных папках.
В таких папках дела прошиваются бечевками с помощью дырокола или сверлильного станка, и вынуть или вставить туда документ уже невозможно без переформирования всего дела.
Дела сроков хранения до 10 лет на оперативном хранении можно держать в файлах-регистраторах или иных скоросшивателях, которые удобно размещать в шкафах вертикально и куда удобно подшивать документы, не расшивая всего дела.
В таких папках документы обычно подшиваются в обратной хронологической последовательности (последние сверху).
РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ПОРЯДОК ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Думаем, для читателей не будет сюрпризом то, что порядок помещения документов на оперативное хранение должен быть описан в инструкции по делопроизводству организации (Пример 5).
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
Документы в электронной форме также подлежат оперативному хранению.
■ Как формируется архив электронных документов. Документы в электронном виде могут создаваться работниками организации на компьютерах, могут быть получены по электронной почте, в виде факса, путем сканирования бумажных документов, поступающих в организацию.
Это еще больше обостряет проблему хранения документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске.
■ Где и как долго хранят электронные документы. Порядок при хранении компьютерных файлов не менее важен, чем при хранении традиционных бумажных документов.
В последнее время наряду с хранением бумажных документов, сформированных в дела, многие организации стали пользоваться и электронными хранилищами.
Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работать с документом могут несколько пользователей одновременно, а доступ к нему обеспечивается в течение нескольких секунд в соответствии с их правами.
Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
Как правило, все электронные документы относятся к какому-либо уже известному нам виду документов – письма, договоры, бухгалтерская документация и т.д. Посему хранить электронные документы надлежит ровно столько же, сколько и их бумажные оригиналы или аналоги.
При этом, если вы решили вести архив электронных документов, потребуется тотальный перевод всех бумажных документов в электронный вид.
То есть нельзя иметь половину документов на бумаге, а другую половину в электронном виде.
Поэтому создание и ведение электронного архива автоматически удваивает вам работу: нужно будет переводить в электронный вид все бумажные документы и сохранять их в архиве, а электронные документы (факсы и электронные письма) – распечатывать и подшивать в дело с бумажными документами.
■ Навигация по электронному архиву. К электронному архиву должна прилагаться какая-нибудь поисковая система и справочный аппарат, которые обеспечат быстрый и удобный поиск электронного документа в хранилище на сервере, жестком диске или удаленном ресурсе.
Однако не все имеют на рабочем месте подобные специализированные программные продукты. Поэтому в элементарном и доступном всем исполнении это может быть таблица MS Excel, содержащая гиперссылки на электронные документы, хранящиеся на сервере.
Отметим также, что порядок архивного хранения электронных документов и возникающие при этом проблемы у каждой организации будут разными. Это зависит как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, а также от задач, поставленных перед архивом. Но самое главное – эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.
Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах.
И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны в отношении хранения и использования основной массы таких документов в организациях.
Л.А. Назарова,
начальник канцелярии ООО «Профессионал»
Хранение документов в архиве
Если Вам необходима организация архивного хранения документов, поможем организовать хранение документов в архиве. Это, прежде всего, сдача дел в архив, в строгом соответствии с существующим порядком сдачи документов в архив. Наряду с этим хранение документов бухгалтерского учета, в соответствии с существующими в Украине правилами хранения документов в архиве. При этом соблюдаются все условия хранения документов в архиве. Обязательно учитываются сроки хранения документов в архиве, Обращайтесь к нам, если не знаете как сдать документы в архив. Наше предприятие находится в городе
Хранение документов в архиве предприятия, организация архивного хранения документов.
Хранение документов в архивеОсновные требования по организации архивного хранения документов как и правила хранения документов в архиве устанавливают «Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденные приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 г. № 16. Данные правила распространяются не только на органы государственной власти и местного самоуправления, но и на предприятия, учреждения и организации.
Предусмотренная Правилами №16 схема организации хранения документов на предприятиях может выглядеть следующим образом:
Схема организации хранения документов на предприятияхВ соответствии с п.2.1 Правил №16 для хранения документов, законченных в делопроизводстве, на предприятиях создаются архивы. Руководство предприятия обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение либо входить в состав службы делопроизводства. На предприятиях с небольшой численностью работающих ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства (п. 2.2 Правил №16).
В своей деятельности архив предприятия руководствуется законами и другими нормативно-правовыми актами Украины, а также Положением об архиве предприятия. (п.2.3 Правил №16). В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом. Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, которые утверждаются руководителем предприятия (абзац третий п.2.6 Правил №16). Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников (инспектор по кадрам, заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь и т.д.) целесообразно включить положения, обязывающие последних сдавать документы в архив предприятия, готовить их к сдаче в государственный архив и т.д.
Организация архивного хранения документов подразумевает:
- прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов;
- контроль состояния хранения и правильности оформления документов в структурных подразделениях предприятия;
- составление и согласование сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;
- проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача на рассмотрение ЭК предприятия проектов описей документов, отнесенных к НАФ, описей дел длительного хранения, лписей дел по личному составу работников предприятии и актов об изъятии для уничтожения документов, которые не отнесены к НАФ;
- организация в установленном порядке использования архивных документов, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов и т.п.
С момента создания и до сдачи документов в архив предприятия они хранятся по месту формирования дел, т.е. в структурных подразделениях. На небольших предприятиях хранение может осуществляться централизованно в службе делопроизводства. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах. Выдача дел во временное пользование другим структурным подразделениям или другим предприятиям осуществляется с разрешения руководителя предприятия (п.п. 3.3.2 Правил №16).
Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.
Архивная обработка документов, находящихся на хранении в архиве организации, включает в себя целый комплекс мероприятий по систематизации и упорядочению документации в соответствии с нормативными документами, регламентирующими деятельность в сфере архивного дела, при строгом соблюдении правил архивирования документов. Важнейшей составляющей процесса архивирования документации является соблюдение сроков хранения документов в архиве, установленных «Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденным приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 г. N 578/5.
Каковы же, в общем виде, условия хранения документов в архиве?
Правила №16 содержат ряд требований к помещениям архива, электро- и противопожарному оборудованию архива, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам, оборудованию архива, размещению документов в архивохранилище, а также к порядку выдачи и проверке наличия и состояния дел.
Определенные требования к условиям хранения документов бухгалтерского учета выдвигает и Положение об условиях хранения архивных документов (зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 04.02.2003 г. №89/7410).
Хранилище архива должно быть удалено от других производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением либо применением огнеопасных, химических веществ, пищевых продуктов и не должно иметь с ними общих вентиляционных каналов. Кроме того, в хранилище запрещено прокладывать газовые, водопроводные, канализационные и иные магистральные трубопроводы. В соответствии с п.п. 8.1.4 Правил №16 в помещениях архива должен быть запасной выход. Внешние двери помещения изолируются металлом, в нерабочее время они опечатываются.
Требования к электро- и противопожарному оборудованию архива предусматривают необходимость проведения электропроводки только в скрытом виде, хранилища должны быть оборудованы пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения. Запрещаются курение и применение нагревательных электроприборов.
Основным требованием к температурно-влажностному режиму является требование к параметрам температуры (+17 — +19 град.С) и относительной влажности (50-55%).
В случае выявления в помещениях плесени, насекомых, грызунов проводятся дезинфекция, дезинсекция, дератизация. В помещениях запрещается хранение посторонних предметов, употребление пищевых продуктов, разведение цветов (п. 7.4 Положения об условиях хранения архивных документов).
Устанавливаются также правила и требования к размещению стеллажей с документами. Документация на них должна размещаться таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были размещены в порядке ежегодных поступлений. Кроме того, содержится прямой запрет на хранение архивных дел штабелями на полу, подоконниках и в других не предусмотренных для этого местах.
Компаниям необходимы надлежащие процедуры хранения документов
Налоговый сезон вызывает у людей разные эмоции. Когда все закончится, многие люди почувствуют облегчение — до тех пор, пока они не будут должны правительству денег. Однако есть также хороший шанс, что вы поняли, что можете быть более организованными, чтобы сделать следующий год немного легче.Кроме того, вам нужно найти место, где можно надежно сохранить всю налоговую документацию за этот год.
В недавней статье Business 2 Community были рассмотрены различные способы, с помощью которых компании могут уберечь себя от перегруженности огромным количеством бумаги, с которой им приходится иметь дело. Али Олдрич, автор статьи, действительно настаивает на использовании электронных документов, но признает, что существует смесь, которую необходимо учитывать.
«Множество типов документов и мест хранения затрудняют организацию, — писал Олдрич.«Малые предприятия обычно манипулируют бумажными документами и электронными файлами, хранящимися в картотечных шкафах или на компьютерах соответственно».
Хотя переход в цифровую среду звучит как самый простой путь, это не всегда возможно. Во многих случаях, особенно на предприятиях, которые были открыты в течение некоторого времени, попытки отсканировать каждый старый документ — это вложение, на которое не стоит тратиться.
Для управления физическими документами, которые необходимо хранить по причинам законности или передовой практики, предприятиям следует сотрудничать с компанией по хранению и управлению документами.Каждая организация, у которой есть бумажные файлы, может извлечь выгоду из централизации ящиков в местном архивном центре.
Общая процедура хранения документов
- Назначьте команду управления файлами
- Установить процедуры управления файлами
- Создание расписания управления информацией о записях
- Создание плана уничтожения документа
Как создать систему управления документами
Управление документами — это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла создаваться, совместно использоваться, организовываться и храниться эффективно и надлежащим образом.Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.
Многие компании имеют дело с важной информацией, которая должна быть защищена и конфиденциальна или доступна быстро. В таких случаях необходима отлаженная система управления документами. Но даже если ваш бизнес носит более случайный характер, все равно важно вести надлежащий учет для бухгалтерского учета и ради эффективности.
Узнайте больше о том, как создать систему управления документами, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.
Опции системы управления документами
В наши дни большинство предприятий комфортно работают с цифровыми документами и используют программы с функциями хранения и управления. Нет недостатка в общем и отраслевом программном обеспечении или приложениях для управления документами, специально разработанных для улучшения работы вашего бизнеса с электронными файлами. Например, отели могут по-прежнему иметь книжный реестр при регистрации и могут по-прежнему запрашивать подпись на бумажной вкладке кредитной карты, но за кулисами отели используют OPERA для управления номерами, ведения записей и выставления счетов.Варианты оплаты, такие как Square и Venmo, чаще используются в розничной торговле и сфере обслуживания, что также устраняет необходимость в бумажном бухгалтерском учете.
Однако многим малым предприятиям приходится иметь дело со смесью устаревших данных в бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.
Преобразование бумажных документов в цифровые форматы
Одним из решений проблемы смешанной среды данных было бы использование системы визуализации документов для преобразования всех бизнес-документов в электронные файлы.В зависимости от типа данных и документов, с которыми вы работаете, это может быть относительно простой процесс или он может включать творческий подход и специальные подходы.
Например, небольшой розничный магазин, который управляет квитанциями и запасами, может преобразовать бумажные документы в цифровые таблицы с некоторыми дополнительными усилиями по вводу данных. С другой стороны, стоматологическому кабинету, который ведет учет здоровья пациентов, выставления счетов, рентгеновских снимков и т. Д., Вероятно, потребуется более надежный метод преобразования множества бумажных файлов в цифровые форматы, например, найм подходящего для бизнеса специалиста. услуга сканирования документов или покупка программного обеспечения для сканирования, способного передавать изображения с высоким разрешением.
Шаги к системе управления документами
Независимо от того, работаете ли вы в цифровой среде или в гибридной среде с цифровыми и бумажными документами, настройка системы управления документами включает три этапа:
- Создайте план управления документами.
- Внедрить план управления документами.
- Завершить.
Первый шаг самый подробный, поэтому давайте рассмотрим его дальше.
Создание плана управления документами
Первый шаг включает ответы на эти четыре вопроса:
Каковы правила создания документов?
Счета, напоминания об оплате, рекламные буклеты, электронная почта, балансы, электронные таблицы, отчеты — все компании создают различные документы в процессе ведения и отслеживания бизнеса.А чтобы все было организовано, всем компаниям необходимо установить правила для создания документов.
- Существуют ли собственные шаблоны для некоторых стандартных деловых документов, например писем и счетов-фактур, и где они находятся?
- Есть ли внутреннее руководство по стилю, которому необходимо следовать?
- Следует ли указывать дату или время в новых документах?
- Какие процедуры необходимо соблюдать для обмена или просмотра документов?
Для некоторых малых предприятий единственное, что имеет значение, — это то, где расположены шаблоны для различных бизнес-документов и как их использовать.Но если для создания документов в рамках вашего бизнеса используются разные люди, которые совместно работают над документами, просматривают или обновляют их, вам нужно будет потратить некоторое время на то, чтобы решить, как это следует делать, чтобы обеспечить эффективность и согласованность.
Google Docs — это отраслевой стандарт для совместных проектов, поскольку он предлагает различные возможности для управления разрешениями, просмотра правок и иного обмена одним документом между несколькими людьми с установленными проверками безопасности.
Как будут храниться документы?
С хранением данных связаны расходы, самая большая из которых для большинства малых предприятий, вероятно, связана с потерей времени, когда люди ищут документы.Возникает вопрос: как будут подаваться документы? Ключом к хранению документов является соблюдение хороших практик управления файлами. Очень важна ясная и понятная система.
Вам также необходимо знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать файлы, которые устарели или готовы к перемещению на задний план в вашей системе управления документами?
Например, в начале каждого года вы должны просмотреть различные файлы, связанные с работой, на своем компьютере, отсеять те, которые уже устарели, и создать новые папки с пометкой года и тематики, перемещая файлы по мере необходимости.То же самое можно сделать и с бумажными файлами; удалить старые документы из папки с файлами и создать новый со словом «Старый» в заголовке несложно. Некоторое программное обеспечение предлагает опции автоматического архивирования.
«Хранилище» в цифровой среде может быть в облаке или на локальных серверах, но для хранения бумажных документов вам понадобится физическое пространство на сайте или, как многие юридические бюро, для которых требуется резервирование файлов клиентов, вы можете необходимо арендовать складское помещение.
Как можно упростить получение документов?
Этот вопрос лежит в основе вашей системы управления документами.По некоторым оценкам, поиск недостающего документа стоит компании в среднем 120 долларов труда, а его замена — 220 долларов.
Опять же, хорошая практика хранения документов может иметь большое значение для решения проблемы. Если вы настроите надежные процедуры и протокол, например, последовательно следуете строгим соглашениям об именах, документы будет намного легче найти.
И независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или владельцем бизнеса с сотрудниками, вам следует создать список местоположений файлов, который будет напоминать пользователям, где находятся определенные типы файлов, и помогать людям знать, где их найти.Не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, на внутреннем сервере, в облаке или храниться в физическом месте, например, в картотеке. Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в вашем списке расположений файлов может быть:
- Цифровые изображения / видео: компьютер (или сервер) — диск E: / photos — файл в соответствующей тематической папке
- Бумажные фотографии: картотечный шкаф 3 — Фотографии — альфа по теме
Общие сетевые или облачные диски должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и ящики шкафов для хранения документов.
Как сделать и сохранить документы в безопасности?
Первой линией защиты документов является физическая безопасность самих помещений. Все предприятия, даже домашние, нуждаются в установке систем безопасности.
Предприятиям также могут потребоваться или они захотят инвестировать в другие устройства безопасности, такие как оконные решетки, камеры безопасности или службы патрулирования. Вы можете сколько угодно времени тратить на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить свои электронные файлы, но это не имеет большого значения, если кто-то может просто зайти и украсть ваш компьютер.
Дополнительные меры защиты документов включают:
- Запирание всех шкафов для документов в нерабочее время (и во время обеда, если никто не присутствует)
- Регулярное резервное копирование электронных документов, желательно за пределами предприятия, чтобы предотвратить уничтожение ваших бизнес-данных в результате стихийных бедствий
- Ограничение доступа пользователей к определенным документам, приложениям и папкам на любых общих компьютерах
- Предотвращение краж сотрудников путем проверки биографических данных и рекомендаций в рамках процесса приема на работу
Реализация и выполнение
После того, как вы создали свой план управления документами, ответив на приведенные выше вопросы, вы готовы его реализовать.Убедитесь, что весь ваш персонал знает детали системы управления документами вашего бизнеса и что все соблюдают соответствующие процедуры при создании, хранении и извлечении документов.
Вы также должны быть уверены, что каждый, кто имеет доступ к документам и использует их в вашей организации, последовательно именует и хранит документы соответствующим образом. Выборочная проверка на регулярной основе, чтобы проверить, можно ли легко найти определенные файлы и принять меры против неправильного размещения. Даже случайная небрежность может сбить с толку всю систему.
Вы можете настроить систему управления документами за день, но ее последовательное внедрение с течением времени будет ключом к ее успеху. Награды огромны — вы сэкономите массу времени и обретете душевное спокойствие.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что такое лучшая система управления документами?
Не существует единой системы, которая работала бы для всех предприятий. Главное — понять потребности вашего бизнеса и затем применить наиболее подходящие методы.Некоторые факторы, которые следует учитывать, включают:
- Масштаб ваших операций (сколько будет храниться документации)
- Диапазон типов данных и информации, которыми необходимо управлять
- Как используются ваши документы и как часто к ним нужно обращаться
- Требуемые уровни безопасности
- Ваш бюджет — можете ли вы нанять специализированную услугу или приобрести высококачественное программное обеспечение или будете управлять самостоятельно?
Одним словом, да, но с оговоркой: продукт Microsoft Office не предназначен для работы в качестве системы управления документами для малых предприятий и должен быть реализован осторожно и правильно, чтобы интегрироваться с вашими операциями.SharePoint действительно имеет возможность хранить, защищать и управлять документами, а также включает функции совместной работы и архивирования.
Руководство по хранению бизнес-документов
Независимо от того, каким бизнесом вы ведете, одно можно сказать наверняка: управление бизнес-документами и их хранение — это реальность. От ежедневных счетов и счетов до налоговых документов, на которые вы ссылаетесь только один раз в год, владельцы бизнеса несут ответственность за отслеживание большого количества документов.
Те, кто только начинает, могут обнаружить, что могут обойтись без надлежащей системы хранения документов.Имея всего несколько счетов в месяц, легко найти тот, который вам нужен. Используя только память, вы можете точно вспомнить, где она сохранена на рабочем столе.
По мере того, как время идет и ваш бизнес растет, дальнейшее развитие без плана хранения документов становится рискованной игрой для владельцев бизнеса. Например, если вы когда-нибудь окажетесь под проверкой со стороны IRS, вас попросят предоставить все виды документации для подтверждения ваших предыдущих налоговых деклараций. Более распространенный сценарий — вы просто заметите, что чем больше документов у вас в неорганизованной системе, тем больше времени ваша команда тратит на их поиски.
Лучшее время для настройки процесса хранения документов? Сегодня. Сейчас. Чем раньше вы начнете, тем эффективнее вы будете по мере роста вашего бизнеса. Вот несколько советов, которые помогут вам встать на правильную ногу.
Документы, которые владельцы бизнеса должны держать под рукой
Перво-наперво убедитесь, что вы точно знаете, какие бизнес-документы вам нужно будет хранить. Это может варьироваться в зависимости от отрасли, в которой вы работаете. Например, медицинские компании имеют больше правил, чем компании, занимающиеся ландшафтным дизайном.В дополнение к отраслевым требованиям, вот некоторые общие документы, которые вам стоит придерживаться.
Налоговые документы
«Налоговые документы» — это общий термин для всего, что вам нужно для подачи налоговой декларации. Это могут быть финансовые отчеты и документы о заработной плате, которые мы рассмотрим более подробно, но большинство ваших налоговых документов, скорее всего, будут квитанциями.
Практическое правило для налоговых документов заключается в том, что они должны храниться не менее 3 лет после подачи декларации, поскольку это стандартный период времени, в течение которого может проводиться проверка.Однако, если были серьезные проблемы с прошлыми документами (или вы не подавали его вообще), IRS может выйти за пределы этого трехлетнего окна. Итак, практическое правило для налоговых документов таково: в случае сомнений держитесь за него.
Юридические документы
Вам редко нужно будет вытаскивать документы, которые вы подали в штат, чтобы зарегистрировать свой бизнес, но вы все равно должны точно знать, где их найти. То же самое касается вашего номера EIN и бизнес-плана, которые являются важными компонентами вашего бизнеса.Что касается конкретно бизнес-плана, составьте план, чтобы ежегодно пересматривать его и оценивать свои цели. Чем проще получить доступ, тем выше вероятность, что вы все сделаете. Ваш бизнес будет вам благодарен.
Руководство для начинающих предпринимателей по типам предприятий
Загрузите бесплатное руководство.
Финансовые документы
Финансовые документы, такие как счета-фактуры, счета и ежемесячные финансовые отчеты, могут потребоваться для подачи налоговой декларации, но они также играют ключевую роль в повседневной деятельности любого бизнеса.Вам нужно проверить неоплаченный счет? Вы сможете ссылаться на него в считанные минуты. То же самое касается счетов, которые вам нужно будет оплатить. Для бесперебойной работы вам необходимо вовремя платить поставщикам, подпискам на программное обеспечение и фрилансерам.
Финансовые отчеты, такие как отчет о прибылях и убытках и баланс, также могут помочь владельцам бизнеса принимать важные решения. Но для того, чтобы воспользоваться всей предлагаемой ими информацией, к ним должен быть легко доступ. Если нет, они будут вне поля зрения, из виду.
Аренда
Независимо от того, есть ли у вас один или несколько офисов, храните всю информацию, касающуюся вашего рабочего места, в удобном для доступа месте. Если у вас возникли проблемы с пространством, вам может потребоваться быстро сослаться на договор аренды и освежить память о его условиях. Когда придет время продлевать или пересматривать условия аренды, вам также понадобится информация об аренде для справки.
Документы по персоналу
Это большой документ. Информация о ваших сотрудниках является конфиденциальной, и вы обязательно должны хорошо организовывать записи о сотрудниках.Убедитесь, что у вас есть система для сбора контактной информации сотрудников, а также прошлые платежные ведомости и 401k записей. Это будет особенно важно для вашей финансовой отчетности и налогов.
Эта информация также является очень конфиденциальной, поэтому вы должны убедиться, что она хранится в надежном месте. Сотрудники, которым не нужен доступ, не должны иметь его.
Где хранить деловые документы
Некоторые деловые документы, возможно, потребуется хранить в физическом месте. В частности, медицинские практики и юридические фирмы могут столкнуться с правилами хранения физических документов.Однако большинство из них, вероятно, можно сохранить в цифровом виде. Чем больше у вас безбумажных технологий, тем меньше вы рискуете потеряться.
Вот несколько важных правил, которые можно и нельзя, когда дело доходит до настройки системы хранения документов для себя.
| DO | НЕ |
| Храните как можно больше документации в облачном программном приложении. | Подождите более 7 дней после создания или получения документа, чтобы отправить его в архив. |
| Организуйте свои документы в логические категории и папки. | Положитесь на одну бумажную копию. Вместо этого создайте физические резервные копии и храните их в отдельном месте. |
| Используйте единое соглашение об именах для цифровых файлов, чтобы их можно было легко найти и найти. | Храните документы в нескольких программных системах, если этого можно избежать. Вместо этого постарайтесь хранить все (кроме резервных копий) в одном централизованном месте. |
| Создайте резервную копию наиболее важных файлов во вторичном хранилище, например на USB-накопителе или переносном жестком диске. | |
Как сохранить документы в безопасности
Многие из перечисленных выше документов содержат конфиденциальную информацию, и в наши дни всегда кто-то пытается взломать что-нибудь, что может оказаться прибыльным. Например, если к вашим платежным документам обращаются без вашего разрешения, вы можете скомпрометировать номера социального страхования, банковскую информацию и многое другое. Поэтому, когда дело доходит до хранения документов, безопасность должна быть главным приоритетом.
Для физических документов это может быть так просто, как запереть ваш картотечный шкаф, или сложнее, так как требовать идентификационные бейджи для входа и выхода из здания.Чем больше будет ваша команда и чем больше конфиденциальной информации вы храните, тем более строгие меры безопасности вам необходимо будет принять.
Когда дело доходит до цифрового хранилища, тема становится еще более сложной. По мере роста разговоры о безопасности могут сместиться в сторону разговоров о частных серверах и серверах резервного копирования. Однако для малых предприятий разговор, скорее всего, будет вращаться вокруг поиска облачного решения, позволяющего хранить все важные документы в безопасном месте. Чтобы обеспечить максимальную безопасность конфиденциальной информации, эти малые предприятия должны искать решения, которые позволяют им ограничивать доступ для отдельных пользователей или обмениваться паролями только через безопасные соединения, такие как LastPass.
Организованная система хранения документов может иметь огромное влияние на ваши операции и производительность. Чтобы узнать больше о хранении важных налоговых и бухгалтерских документов в ScaleFactor, щелкните здесь.
Что такое онлайн-хранилище документов? Как это помогает вашей организации?
Руководство для инсайдеров по усиленной безопасности документов и управлению
Хранение документов, или, когда мы говорим об управлении документами, онлайн-хранилище документов, представляет собой процесс хранения документов в виде электронных файлов.Решения для хранения документов в Интернете обладают некоторыми очевидными преимуществами по сравнению с физическим хранением бумажных документов.
Прежде всего, онлайн-системы хранения документов позволяют мгновенно находить документы.
У вас просто не может быть немедленного извлечения документов с помощью бумаги, особенно если у вас есть несколько документов, которые вам нужны. Однако просто сказать, что документы можно получить быстрее, недостаточно.
Если мы воспользуемся примером счета-фактуры, мы сможем продемонстрировать твердые долларовые преимущества использования системы управления документами, которая позволяет мгновенный поиск.
Практически каждая организация хочет воспользоваться скидкой за досрочную оплату. И все организации не хотят платить за товары и услуги, которые либо не были получены, либо не соответствовали условиям контракта. Уравновешивание того, когда платить поставщикам, чтобы получить ранние скидки и в то же время не платить поставщикам ненадлежащим образом, является проблемой для всех компаний.
При наличии системы управления документами бухгалтерский учет может видеть все документы, связанные со счетом-фактурой, включая документы поставки или приемки.
В отличие от ручного процесса, который может потребовать фотокопий или телефонных звонков, система может вернуть все соответствующие документы вместе с разрешением на оплату. Упрощая поиск всех этих документов, можно гарантировать получение правильных скидок на раннем этапе, не беспокоясь о выплате поставщикам, которые не должны платить.
Безопасность документов
Еще одно важное преимущество онлайн-хранилища документов — безопасное хранение документов. Кто угодно может взять документ со стола.Но без разрешения никто не может получить доступ к системе, в которой есть конфиденциальные документы.
Безопасность документов выходит далеко за рамки того, кто имеет доступ к системе. С помощью онлайн-хранилища документов пользователям может быть предоставлен доступ к определенным документам. Таким образом, вы можете защитить свои наиболее конфиденциальные документы только от определенных лиц, которым требуется доступ к этой информации. Вы можете пойти еще дальше, разрешив только некоторым пользователям доступ ко всему данному документу, а другим пользователям — только часть документа.Во многих случаях этот тип безопасности может быть предписан государственными постановлениями. Однако для всех компаний защита данных является ключом к предотвращению утечки конфиденциальной информации.
Безопасность также обеспечивает сохранность документов, их защиту от потери или повреждения. Утерянные документы очевидны. Кто не искал файл в картотеке и не нашел то, что искал? Иногда документы оформлялись неправильно. В других случаях документы лежали на чужом столе.В худшем случае документы удаляются из помещения, а затем забываются в другом месте. Документы могут быть потеряны навсегда, если они не защищены системой управления документами.
Сетевое хранилище и управление документами
Часто пользователи ошибочно принимают документы, хранящиеся на их компьютере или на сетевом диске, как форму управления документами.
Документы в папках на компьютере или на сетевом диске лишь ненамного лучше документов в картотеке.Если мы посмотрим на документы на компьютере, они действительно доступны только тому, кто имеет доступ к этому компьютеру. Что еще хуже, для большинства компьютеров на самом деле не выполняется резервное копирование. Если жесткий диск выходит из строя, документ теряется. Кроме того, документы, помещенные в одну папку на компьютере пользователя, не обладают возможностями индексирования системы управления документами.
Структура папок основана на идеях одного пользователя, а не на потребностях организации. Честно говоря, кто не терял документы на собственном компьютере? Вы храните их одним способом, может быть, несколько месяцев назад, а затем забываете, где вы их хранили или как вы их называли.Можно было бы надеяться, что для документов на сетевом диске лучше создать резервную копию, но у них все еще нет возможности индексировать несколько документов в единую и полезную группу.
Персональные компьютеры и сети также уязвимы для повреждения, потери данных из-за поврежденных или неэффективных процедур резервного копирования и, в худшем случае, катастрофы.
Благодаря настоящей онлайн-системе управления документами резервное копирование и восстановление данных и документов автоматизировано. Таким образом, даже в случае стихийных бедствий или антропогенных катастроф документы по-прежнему в безопасности благодаря электронному хранению документов.Это означает, что даже перед лицом катастрофы бизнес может продолжать работать, и у вас есть план аварийного восстановления.
Что такое индексирование документов? << Предыдущая страница • Следующая страница >> Что такое поиск документов?
Структурирование электронных файлов | Служба управления записями
Вашингтонский университет, как государственное учреждение, несет юридическую ответственность за демонстрацию надлежащего ухода за своими записями и управления ими.Помимо соблюдения утвержденного графика хранения, это также означает организацию ваших записей таким образом, чтобы их можно было легко найти, просмотреть и утилизировать. Хотя акцент сместился с бумажных на электронные записи, организационные концепции во всех форматах остались прежними.
В этом руководстве представлены рекомендации и передовой опыт по разработке системы организации электронных записей вашего офиса.
Крайне важно, что, несмотря на то, что это может быть сложно количественно оценить, хорошая файловая система экономит время и силы, затрачиваемые на управление записями постфактум.Правильная система регистрации дает важные ощутимые результаты и исключает расходы, связанные с некачественными процедурами.
Все о делопроизводстве |
Начало правильной программы управления записями не должно быть сложной задачей. Ключом к системе может быть менеджер по документации, специалист, ответственный за управление записями в организации. Этот человек (или люди) обычно является экспертом в жизненном цикле записей и в том, как поддерживать и защищать конфиденциальность и данные.Также важно решить, какое место в организации соответствует отделу управления записями. Принадлежит ли он к юридическим услугам, менеджменту и аудиту, административным услугам, информационным технологиям или где-то еще? Ответ зависит от организационной структуры компании.
Предоставлено ARMA International
В управлении записями также должен присутствовать лидер на высоком уровне внутри организации, чтобы обеспечить надлежащую поддержку и соблюдение требований.Более того, отделы должны с самого начала работать вместе, чтобы создать, внедрить и использовать систему. Не рекомендуется, чтобы технический отдел просто покупал систему без участия других отделов.
Управление записями является наиболее эффективным, если оно внедряется в масштабах всей организации, а не только в рамках определенных отделов. С помощью менеджера по документам инвентаризация документации по всей организации — хорошее место для начала. Это даст каждому хорошее представление о том, что существует и сколько информации у вас есть.Благодаря этому исследованию вы сможете определить жизненно важные записи и записи, которые рассказывают историю организации.
Затем разработайте графики хранения, которые подходят для вашей организации и соответствуют отраслевым, государственным стандартам и стандартам ISO. Работая с этими параметрами, вы более четко узнаете, как управлять активными и неактивными файлами. Часть процесса решает, у кого есть доступ к записям, а у кого нет, а также кто будет контролировать этот доступ.
Есть много компаний, которые специализируются на помощи в управлении записями.Некоторые из них основаны на программном обеспечении с возможностями облачного хранения. Другие приходят и помогают с хранением физических записей и управлением ими. Если организация существует какое-то время, скорее всего, ее система управления записями включает как физические, так и электронные записи. Хотя эти два типа записей кардинально отличаются, сильная система будет обеспечивать простоту доступа и защиту записи на протяжении всего ее жизненного цикла, независимо от того, физическая она или электронная.
«Мы можем помочь вам управлять, хранить и уничтожать информацию с момента ее создания до тех пор, пока вы не будете готовы от нее избавиться», — говорит Поттс из Iron Mountain.»Это не просто выбрасывать вещи в мусорное ведро на вашем ноутбуке».
Компании, подобные Iron Mountain, имеют предприятия в различных местах, удаленных от сейсмических зон и зон затопления. На объектах Iron Mountain есть несколько систем пожаротушения, генераторы для поддержки резервных генераторов, климат-контроль и безопасность. Компания может хранить как физические файлы, так и электронные, и клиенты могут получить их в любое время. «Это все, чем мы занимаемся весь день, каждый день.На самом деле все сводится к следующему: если вы делаете это самостоятельно, вы должны быть в курсе всех требований и нормативных требований в своем бизнесе. Это большая работа, — говорит Поттс.
Компании платят за услуги, которые им нужны. Это может сэкономить деньги, объясняет Поттс, потому что им не нужно нанимать собственные группы по управлению документами, и они могут использовать драгоценную недвижимость для других целей. «Если вы юридическая фирма и используете место для хранения коробок, это не приносит вам денег», — говорит Поттс. «Мало того, что это сложно сделать, это еще и тот факт, что недвижимость стоит денег.”
Что такое документооборот | Знание локатора документов
Document Management — это процесс сбора, хранения, отслеживания и маршрутизации документов для повышения эффективности бизнеса или организации. На заре управления документами ручные методы использовались для отслеживания бумажных документов с использованием картотек, хранилищ файлов или почтовых комнат. Современные системы управления документами сосредоточены на том, как управлять электронными документами, такими как файлы Microsoft Office, PDF-файлы и отсканированные копии бумажных файлов.Программное обеспечение для управления документами может варьироваться от небольших автономных систем до крупномасштабных корпоративных решений.
Каковы ключевые компоненты системы управления документами?
Системы управления документамимогут широко варьироваться в зависимости от отрасли, для которой они предназначены, и задач, которые они решают. Например, некоторые предприятия могут быть сосредоточены на управлении записями и процессами, которые регулируются нормативными актами и отраслевыми стандартами (такими как ISO-9001). У других предприятий могут быть более общие потребности в управлении документами, чтобы упростить процессы, общие для большинства организаций.В большинстве случаев компоненты системы управления документами обычно включают следующее:
Метаданные и индексирование
Метаданные — это информация, связанная с файлом (например, дата создания, последнее обновление, формат файла, автор и т. Д.). Все файлы имеют метаданные, но когда файлы добавляются в систему управления документами, обычно добавляются дополнительные метаданные, чтобы помочь с требованиями организации. Например, пользовательские профили и свойства могут быть добавлены в файл, чтобы упростить их категоризацию и поиск.Это можно сделать вручную, когда пользователи импортируют файлы в систему, или автоматически, извлекая информацию из самого документа, или автоматически присваивая значения документу в зависимости от того, где он хранится.
Импорт документа
Документы можно импортировать в систему управления документами несколькими способами. Бумажные документы обычно сканируются в систему и сохраняются в виде цифровых файлов. Некоторые системы включают программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR), которое преобразует изображение документа в текст с возможностью поиска, чтобы его было легче найти.Файлы, которые уже являются цифровыми, часто можно импортировать в систему управления документами с помощью перетаскивания или с помощью параметров «сохранить как», интегрированных в другие программные приложения, такие как Microsoft Office.
Хранение документов
Многим компаниям требуется решение для хранения документов, которое выходит за рамки простого хранения цифрового файла в определенной папке. Некоторыми документами необходимо управлять в течение их жизненного цикла, который может включать установку дат для документов, которые будут созданы, перенесены, заархивированы и, в конечном итоге, удалены из системы.Некоторые системы управления документами могут автоматизировать эти процессы и предупреждать заинтересованные стороны о необходимости действий.
Поиск и получение
При поиске определенного файла или группы файлов полезно, когда в системе есть несколько вариантов критериев поиска. Возможность поиска метаданных, связанных с файлом, а также содержимого самого файла может помочь обеспечить эффективные результаты. Кроме того, возможность сохранять критерии поиска в виде шаблонов поиска сэкономит время, когда пользователю потребуется выполнить аналогичный поиск позже.
Совместная работа
Когда несколько человек работают над файлами, совместная работа иногда может быть сложной задачей. Копии файла должны быть отправлены туда и обратно, и трудно определить, какая версия является последней или как документ изменился с течением времени. Многие системы управления документами включают функцию извлечения и возврата файлов. Эта функция координирует работу разных людей. При регистрации создается новая версия файла. Сохраняется полная история изменений документа, и всегда ясно, какая версия файла самая последняя.
Контроль версий
После того, как файл был изменен и возвращен, система управления документами обычно создает новую версию этого файла и отмечает ее как последнюю версию. Это позволяет сохранить полную историю разработки документа и сделать ее доступной, если возникнет необходимость вернуться к более старой версии. Процесс контроля версий обычно происходит автоматически с очень конкретными параметрами и соглашениями об именах. Это помогает уменьшить несоответствия и путаницу, которые возникают, когда отдельные методы используются отдельными лицами.В некоторых системах также могут быть созданы подверсии файлов, которые позволяют пользователям направлять документ в новых направлениях без ущерба для развития основной версии.
Автоматизированный рабочий процесс
Автоматизированные рабочие процессы помогают повысить эффективность за счет стандартизации и автоматизации повторяемых процедур документооборота. Когда документы обрабатываются вручную, они подвержены ошибкам пользователей и неправильному пониманию того, как документы должны направляться. С помощью автоматизированных систем рабочего процесса, основанных на правилах, администраторы программ могут создавать правила, определяющие поток документов.Например, когда менеджер утверждает счет-фактуру, он может быть автоматически направлен в счета к оплате. Можно создавать более сложные рабочие процессы, которые включают в себя такие правила, как условное ветвление, события тайм-аута, уведомления и напоминания и многое другое. Рабочие процессы можно отслеживать в отчетах, что позволяет администраторам программы определять, можно ли внести улучшения.
Безопасность и соответствие
Безопасность документов и соответствие требованиям являются критически важным компонентом любой системы управления документами.Большинство предприятий и организаций должны соответствовать требованиям, когда дело доходит до управления определенными документами. Эти требования могут определять, как и когда документ создается, хранится и удаляется из системы. Ограничение доступа к определенным документам, особенно к документам, содержащим конфиденциальную информацию, также является важным компонентом надлежащего соответствия и безопасности. Большинство систем управления документами включают безопасность на основе ролей для всех пользователей, что позволяет создавать настраиваемые роли и привилегии на уровне документов и папок.Наконец, можно создавать журналы документов, чтобы определить, какие пользователи обращались к файлу и когда.
Ключевые преимущества управления документами
Document Management может существенно улучшить работу предприятий и организаций. Хотя ясно, как основные функции управления документами (поиск, автоматизация, управление версиями и т. Д.) Могут улучшить повседневные усилия по управлению файлами, часто упускается из виду более широкое влияние, которое система может оказать на бизнес.В некоторых случаях это может радикально улучшить работу бизнеса. Вот несколько способов, которыми управление документами может коренным образом улучшить бизнес:
Согласованность и организация
Пытаетесь ли вы управлять картотечными шкафами, заполненными бумагой, или тысячами электронных файлов, хранящихся на общем файловом сервере, согласованность и организованность являются проблемой. Система управления документами заменяет трудоемкие и подверженные ошибкам усилия по управлению файлами на автоматизацию и единообразие.Файлы имеют имена, организованы и управляются в соответствии с заранее установленными правилами.
Intelligence
Шкафы для документов делают одно — они хранят бумагу. Они не могут сказать вам, где найти пропавший документ или кто обращался к нему последним. Они также не могут сказать вам, как документ изменился с течением времени, где документ должен храниться и как долго он должен храниться. Система управления документами содержит интеллектуальные инструменты, которые позволяют управлять файлами на протяжении их жизненного цикла. Встроенный интеллект автоматически перемещает документы по их пути и сообщает пользователям, какие действия следует предпринять.
Гармония во всей системе
Когда решение для управления документами лежит в основе усилий организации по управлению файлами, оно создает гармонию между отделами и системами. Например, связи между системами управления документами и другими бизнес-системами, такими как ERP, HRIS или бухгалтерские системы, поддерживают точность маркировки, организации и защиты документов. Когда все отделы работают с одной и той же базовой системой управления документами, процессы становятся плавными и требуют очень небольших усилий.
Помимо бумаги
На протяжении веков бумага была единственным разумным способом хранения информации и управления ею. Теперь, когда мы вступили в эпоху цифровых технологий, мы быстро отказываемся от этого дорогостоящего и неэффективного метода. Хотя базовые файловые системы являются улучшением по сравнению с бумажными, им не хватает интеллекта и сложности действительно надежной системы управления документами. Эффективная система управления документами может служить основой для предприятий и организаций, обеспечивающей максимально эффективное и действенное выполнение операций и процессов.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше