Оплата за командировку: Как оплачивается работа во время командировки?

Служебные командировки: оплата труда

За время командировки сотруднику начисляется оплата по среднему заработку. Но если он возвращается из поездки, например, в субботу, то за время, проведенное в дороге, он должен получить двойную оплату. Так считает Минтруд.

Оплата труда за время командировки

Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Сам расчет среднего заработка приведен в статье 139 ТК РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922. А особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о служебных командировках).

 Пункт 9 Положения о служебных командировках гласит, что средний заработок за период нахождения работника в командировке и за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, определенному в командирующей организации.

Обратите внимание, что оплате по среднему заработку подлежит и время нахождения сотрудника в пути.

Выезжает и приезжает в выходные

Нередко дни отъезда работников в командировку и дни прибытия из нее приходятся на выходные или нерабочие праздничные дни. Например, сотрудник уезжает в командировку в воскресенье, чтобы с понедельника приступить к работе. Или возвращается из служебной проездки в субботу. Возникает вопрос: как оплачивать время, проведенное в дороге? И нужно ли вообще его оплачивать?

Сразу отметим, что мнения чиновников из разных ведомств разделились. Так, специалисты Роструда считают, что если сотрудник возвращается из командировки в выходной день, то этот день не должен оплачиваться вовсе. Такая позиция приведена в Письме от 20.06.2013 № ПГ/5136-6-3. Ссылаются при этом на вышеприведенный пункт 9 Положения о среднем заработке, добавляя, что сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные дни, Положением не предусмотрено.

А статья 153 ТК РФ, которая регулирует порядок оплаты труда в выходной день, по мнению Роструда, применяется только в том случае, когда командированный работник привлекается к работе в выходной день.

Есть судебные решения, которые согласны с данным выводом. Примером тому является Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 14.06.2012 по делу № 33-2379/2012. Суд посчитал, что оснований выплачивать зарплату в двойном размере за время, проведенное в пути в выходной день, не было, поскольку отсутствовал факт привлечения работника к работе в выходные дни.

Однако у чиновников из Минтруда противоположная позиция. Они считают, что время в пути, приходящееся на выходной день, должно оплачиваться согласно статье 153 ТК РФ по «двойному тарифу». Вместо двойной оплаты работник может взять отгул (без содержания), тогда дорога в выходной день будет оплачиваться по «одинарному тарифу». Данная позиция приведена в Письмах от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415 и от 25. 12.2013 № 14-2-337.

Мнения разделились, а мы в данном случае согласны с Минтрудом. Приведем аргументы. Время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Очевидно, что если день отъезда или приезда из командировки приходится на выходной день, то сотрудник не может использовать свой выходной для полноценного отдыха. В таком случае выходной день приравнивается к рабочему, а работник считается привлеченным к работе в выходной день. Следует отметить, что в большинстве случаев суды разделяют такую позицию (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015, Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014, Кировского областного суда от 24.07.2014 по делу № 33-2335/2014, Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-7832, Московского городского суда от 28.08.2012 по делу № 11-14545/2012, Кассационное определение Саратовского областного суда от 14.

07.2011 по делу № 33-3776/11).

В свою очередь возникает следующий вопрос: если работник получает оплату в соответствии с окладом, то что удваивать? Нужно ли оплатить в размере двойной часовой ставки все часы нахождения в пути в выходной день или же следует выдать работнику двойную дневную ставку за весь день отъезда/приезда независимо от количества проведенных в дороге часов? Опять же, время пути может приходиться и на ночное время суток. Означает ли это, что в двойном размере нужно оплачивать и ночное время в пути?

К сожалению, нормативные документы этот момент не регулируют, а официальных разъяснений по данному вопросу все еще нет. Есть лишь позиции некоторых судов, согласно которой время пути, приходящееся на два выходных дня, нужно оплачивать по двойному дневному окладу за каждый выходной (независимо от фактического количества проведенных в пути часов). Она выражена в Апелляционном определении Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-7832, Кассационном определении Саратовского областного суда от 14. 07.2011 по делу № 33-3776/11. Данная позиция кажется нам не совсем справедливой, ведь тогда получается, что два сотрудника получат одинаковую оплату, но один из них при этом выехал в командировку, допустим, утром в воскресенье, а другой – поздним вечером воскресенья. Первый сотрудник фактически «потратил» на служебные цели весь день, а второй, проведя весь выходной по своему усмотрению, «потратил» на служебные цели только ночь.

А Тюменский областной суд в Апелляционном определении от 18.04.2012 по делу № 33-1500/2012 и вовсе заявил, что труд командированного работника в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ, но оплата при этом производится в двойном размере исходя из среднего заработка. Но подобные выводы среди судов редкость.

Как видим, точного порядка нет, следовательно, компания может воспользоваться правом, установленным частью второй статьи 153 ТК РФ. Согласно ней конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

Считаем, что компания может сама определить порядок расчета оплаты за время в пути, приходящееся на выходной или праздничный день. Выбранный порядок следует закрепить в своем локальном нормативном акте.

Разрешат ли отнести на расходы?

Учитывая противоречивость позиций чиновников по вопросу оплаты времени в пути, приходящегося на выходной день, возникают опасения по поводу включения «двойной оплаты» в расходы при налогообложении прибыли.

Однако опасаться не стоит. Чиновники разрешают учитывать при налогообложении прибыли затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни. Правда, при условии, что правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни. Такую позицию можно увидеть в Письмах Минфина РФ от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 18.04.2014 № 03-03-06/2/17862, ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564.

Выходные в месте командирования

Бывает так, что по окончании рабочей недели работник остается на выходные, потому что с понедельника он продолжит выполнять порученное ему служебное задание. Оплачивается ли время, приходящееся на такие выходные?

Нет, если в эти дни он не привлекался к работе. Такой вывод следует из пункта 5 Положения о командировках, согласно которому оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Согласно статье 153 ТК РФ в двойном размере оплачивается непосредственно работа в выходной день.

Возможно, у кого-то возникнет вопрос: почему статья 153 ТК РФ в данном случае не применяется, тогда как время в пути, приходящееся на выходной день, оплачивается по данной статье? Дело в том, что выходные сотрудник может использовать в личных интересах (пойти в театр, к родственникам или друзьям, если они там имеются и т.

п.), а нахождение в поезде, самолете или автобусе не дает ему выбора в проведении времени.

В судебной практике имеются решения, которые подтверждают данный вывод. Например, из Апелляционного определения Омского областного суда от 24.06.2015 по делу № 33-3937/15 следует, что для оплаты труда за выходные дни, включенные в период командировки, необходим факт привлечение сотрудника в эти дни к выполнению работы.

Но зато за выходные, приходящиеся на период командировки, сотруднику положены суточные, которые, надеемся, власти не отменят.

Оплата не по среднему заработку, а по окладу

Некоторые компании за дни командировки начисляют оплату не по среднему, а по фактическому заработку. Или осуществляет доплату до оклада сотрудника. Такой вариант хотя и не вполне корректен, но допустим. Главное, чтобы фактический заработок за период командировки не оказался меньше среднего заработка, ведь иначе права работника окажутся нарушенными. Чтобы этого не произошло, лучше при каждой командировки сравнить два значения зарплаты: первое — по среднему заработку, второе — по фактическому. И если первое значение не больше второго, можно оплачивать командировку исходя из оклада.

Причем всю сумму фактического заработка компания сможет учесть в расходах при налогообложении прибыли. Чиновники ничего не имеют против этого (Письма Минфина РФ от 28.04.2014 № 03-03-06/1/19699, от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756, УФНС России по г. Москве от 04.02.2008 № 20-12/009705). Правда, такой порядок должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте, в трудовом или коллективном договоре.

Если командировка приходится на выходной день. Как оплатить?

Если вы хотите знать все о расчетах с персоналом по оплате труда и разобрать на практике сложные случаи, регистрируйтесь на онлайн-курс Контур.Школы.Обратимся к мнению контролирующих органов, изложенному в письмах.

Как оплачиваются выходные в командировке:

позиция Минтруда России

В Письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 25. 12.2013 № 14-2-337 сказано: «…дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата за указанные выходные дни командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно этому работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания». Этот порядок подтверждается и судебной практикой.

Позиция Минтруда России: день отправления в командировку и день возвращения из нее в выходной день следует оплатить по нормам ст. 153 ТК РФ, в которой говорится: работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Оплата выходных в командировке: судебная практика

Обратимся к Решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ 2002-663. Несколько слов об истории дела.

Гражданин обратился в суд с иском о признании недействительными абзацев 1 и 3 п. 8 Инструкции от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Заявитель указал, что оспариваемые положения нормативного правового акта не соответствуют Трудовому кодексу РФ и ограничивают права работников.

Представители заинтересованных лиц Минфина и Минтруда России возражали против удовлетворения заявленных гражданином требований. В суде они пояснили, что положения оспариваемого нормативного правового акта не противоречат действующему законодательству Российской Федерации и не нарушают права работников, направляемых в служебные командировки.

Когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Трудовой кодекс РФ в ст. 153 предусматривает оплату труда в выходные и нерабочие праздничные дни. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Верховный суд вынес решение отказать гражданину в заявленном иске и указал, что при отправлении работника в командировку или возвращении из нее в выходной день следует руководствоваться нормами ст. 153 ТК РФ.

Выходит, ситуация не совсем понятна. Делаем выводы: 

1. Выплаты, произведенные согласно ст. 153 ТК РФ, относятся к компенсационным выплатам, входящим в состав заработной платы. Заработная плата является вознаграждением за труд. И ключевое слово здесь именно «труд». Поездку в поезде или перелет в самолете вряд ли можно считать временем, когда работник выполняет работу.
2. Заработная плата выплачивается на основании документов, подтверждающих количество отработанного работником времени. Возникает вопрос: как определить количество часов, которые следует оплатить в двойном размере, и на основании какого документа?

Не менее важный вопрос: возможно ли включить выплаты, произведенные по нормам ст. 153 ТК РФ за дни выезда в командировку в выходной день, в расходы по налогу на прибыль? Для ответа на данный вопрос обратимся к Письму Минфина России от 18.04.2014 № 03-03-06/2/17862.

Выходные в командировке: как учесть при расчете налога на прибыль?

Минфин рекомендует следующее: если правила внутреннего распорядка, утвержденные руководителем организации, предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни, затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда в командировку и дни прибытия из командировки, приходящиеся на выходные дни, могут быть учтены в составе расходов на оплату труда на основании п.  3 ст. 255 НК РФ при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Аналогичное разъяснение дано и в Письме ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564. Данное Письмо выпущено совместно с Письмом Минфина РФ от 11.08.2014 № 03-03-10/39800. Обратите внимание, что это Письмо размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».

Можно ли оплатить дни отправления работника в командировку или возвращения из нее в выходные дни из среднего заработка?

На данный счет есть позиции отдельных специалистов и постановления судов, что да, можно оплатить такие дни исходя из среднего заработка. Например, согласно Постановлению ФАС Дальневосточного округа от 22.09.2010 по делу № А59-183/2010, за время командировки сохраняется средний заработок, а не производится оплата за фактически отработанное время.

Оплата данных дней исходя из среднего заработка также вызывает вопросы. Обратимся к п. 9 Постановления Правительства РФ от 13. 10.2008 № 749. Здесь говорится, что средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Ключевыми здесь являются слова «за все дни работы по графику». То есть если по графику у работника выходной день, то имеется ли возможность выплачивать за данные выходные дни средний заработок?

Как же возместить работнику потерянный выходной день?

Работник, выезжая в командировку в выходной день или возвращаясь из нее, теряет свой выходной день. И это время, конечно же, каким-то образом следует работнику возместить.

Если организация принимает решение возмещать данные дни по нормам ст. 153 ТК РФ (не менее чем в двойном размере), следует учитывать, что в расходы по налогу на прибыль такие выплаты возможно включить только в случае:

1. если правилами внутреннего распорядка предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни. В противном случае включить в расходы данные выплаты не получится;
2. если указанные выплаты соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Данное мнение высказано в Письме ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564.

Напомню, согласно п. 1 ст. 252 ТК РФ в расходы по налогу на прибыль возможно включить выплаты, которые будут одновременно соответствовать следующим критериям: выплаты связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, и являются экономически обоснованными.

Если организация принимает решение возмещать данные дни путем их оплаты исходя из среднего заработка, то здесь возможны споры с контролирующими органами, даже если организация указанные выплаты закрепит в своих локальных нормативных актах.

Принимая решение о возмещении работнику указанных выходных дней, работодателю следует помнить:

1. В локальных нормативных актах разрешено закреплять только условия, не противоречащие действующему законодательству.
2. Зарплата выплачивается только за фактически отработанное время и на основании документа, в котором ведется учет рабочего время. Согласно ст. 139 ТК РФ заработная плата (оплата труда) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты, надбавки и иные выплаты) и стимулирующие выплаты. К компенсационным выплатам относятся в том числе и выплаты за работу в выходные и праздничные дни.
3. Средний заработок выплачивается за все дни работы по графику. Основанием является п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Как производится оплата в дни командировки?

Суточные на вычеты по КПН:

В соответствии с положениями пп. 1) п. 2 ст. 127 Трудового кодекса РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются в т.ч. суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т.ч. за время в пути.

Согласно положениям п. 3 ст. 127 Трудового кодекса РК условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Таким образом, трудовое законодательство не устанавливает и не ограничивает размер суточных для работников. Трудовое законодательство предоставляет работодателям самостоятельно внутренними положениями устанавливать размер суточных.

На основании положений пп. 3) п. 1 ст. 244 Налогового кодекса РК, вычету подлежат расходы по компенсациям при служебных командировках, в т.ч. суточные в размере, установленном по решению налогоплательщика, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, включая дни временной нетрудоспособности командированного работника.

Таким образом, т.к. трудовое законодательство предоставляет право работодателям самостоятельно устанавливать размер суточных на основании внутренних положений, то и налоговое законодательство не устанавливает ограничение по размеру суточных, относимых на вычеты.

Соответственно, на вычеты по КПН можно относить расходы по суточных в тех размерах, которые утверждены самостоятельно на основании внутренних положений компании.

Однако, следует учесть, что исходя из положений пп. 2) п. 2 ст. 319 Налогового кодекса РК, не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках, в т.ч. в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника в соответствии с законодательством РК:

— по командировке в пределах РК — суточные не более 6-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;

— по командировке за пределами РК — суточные не более 8-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;

Т. е. как уже сказано выше, на вычеты по КПН суточные можно относить в тех размерах, в которых они утверждены внутренними документами компании. Однако, необходимо помнить, что суточные не признаются доходами работников и не облагаются налогами и социальными платежами в вышеуказанных пределах согласно пп. 2) п. 2 ст. 319 Налогового кодекса РК.

Командировка – оплата, табелирование:

В соответствии с положениями п. 82) п. 1 ст. 1 Трудового кодекса РК командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Согласно положениям п. 6 ст. 84 Трудового кодекса РК работник, находящийся в командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами трудового распорядка работодателя, к которому он направлен.

Таким образом:

1) рабочие дни, приходящиеся на период командировки, являются также рабочими днями, как если бы он работал без командировки, соответственно, за эти дни работнику начисляется заработная плата в размере согласно трудовому договору;

2) выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки, оплачиваются работнику в повышенном размере на основании ст. 109 Трудового кодекса РК, если работник работал в эти выходные и праздничные дни в период командировки. Если же работник в период командировки в выходные и праздничные дни не работал, то за эти дни заработная плата не начисляется, только суточные.

В табеле период командировки заполняется либо «К» либо «8».

Оплата командировки в выходные дни в 2021 и 2021 годах

Оплата командировки в выходной день может осуществляться как в повышенном, так и в стандартном размере. Это определяется тем, есть ли трудовая нагрузка на сотрудника в период командировки, который приходится на субботу, воскресенье либо на праздники.

Содержание статьи

Может ли командировка приходиться на выходной день

В соответствии с законодательством допускается, чтобы командировка приходилась на выходной день. Отъезд в командировку может прийтись на субботу или воскресенье, это же относится и к возвращению из неё. Также эти дни недели могут выпасть на то время, когда сотрудник находится в населённом пункте, куда он был командирован своей организацией.

Существует несколько основных вариантов, при которых командировка приходится на выходной день. Среди них:

• случай, когда командировка длится много дней, в подобном случае выходные дни оказываются внутри этого периода, общий срок командировки включает их автоматически, хотя сотрудник в это время отдыхает;
• ситуация, когда сотрудник посылается в командировку, при этом подразумевается, что работать ему придётся как раз в выходные дни; иначе говоря, в отличие от предыдущего случая при этом варианте выходные оказываются внутри периода не потому, что работник будет работать до и после них, но его направленно посылают выполнять свои обязанности именно в выходные;
• отправление в командировку либо приезд из неё обратно в место проживания или работы происходит именно в выходной день, при том что эти дни не входят непосредственно в саму командировку.

Как оплачивается выходные

В общем случае в дни нахождения в командировке сотрудник может рассчитывать на на оклад, а также и на дополнительные выплаты командировочных на расходы во время поездки – на аренду жилья, проезд, питание. А также ему начисляется зарплата за эти дни.

Внутри поездки

В этом случае предполагается, что работника посылают трудиться в многодневную командировку. При этом выходные дни внутри этой командировки становятся временем обычного отдыха. Предприятие не предполагает, что в субботу или воскресенье, которые включаются в период такой командировки, сотрудник будет работать так же, как до и после этих дней. В итоге особой оплаты для таких выходных не предусмотрено, также работник не приобретает и права на отгул. Сотруднику просто сохраняется средний заработок (но не оклад, уступающий ему в размере) на эти дни, как и на весь период командировки.

Помимо этого работнику компенсируются затраты на проживание. В частности, он получает компенсацию командировочных расходов на такие субботу и воскресенье, аналогично тому, как они ему выдаются и на стандартные дни в командировке.

В числе прочего сотрудник может получить возмещение затрат, которые произведены им для оплаты проезда, аренды жилого помещения. Также ему полагаются суточные, то есть средства на расходы, которые являются следствием его нахождения вне населённого пункта, в котором он проживает постоянно.

Кроме того, работодатель возмещает командированному любые иные расходы, если они произошли с его ведома и согласия.

В итоге в субботу и воскресенье в период командировки работник просто отдыхает в той местности, куда он был направлен. Сущность его трудовых обязанностей не предполагает выполнение каких-либо действий в субботу и воскресенье внутри периода командировки.

Рабочая суббота и воскресенье

Этот случай не стоит путать с ситуацией предыдущего раздела. Как указывалось, командировка в выходной день подразумевает, что сотрудник направляется, чтобы именно работать в субботу и воскресенье. В таком случае данные нерабочие дни недели становятся рабочими, соответственно сотрудник имеет право на отгул или повышенную оплату.

Законодательством устанавливается, что выходной день внутри командировки следует оплатить как минимум в двойном размере по сравнению со ставкой, которая действует в обычные дни. При этом конкретный способ калькуляции этой ставки определяется способом оплаты труда, принятом на данном предприятии для данного работника.

Допускается и второй вариант, при котором сотруднику начисляют заработную плату за выходные дни, которые он провёл в командировке, в однократном размере. При этом впоследствии ему предоставляются выходные из расчёта один день за каждый день внутри командировки, который приходится на выходной. Эти выходные дни работнику предоставляются без содержания.

По умолчанию реализуется первый вариант с оплатой выходного дня внутри командировки в двукратном размере, так как указывается, что дополнительный выходной день за каждый такой день с оплатой всех таких дней в однократном размере  предоставляется сотруднику лишь по его желанию.

При этом на предприятии издаётся соответствующий приказ, в котором требуется упомянуть, что данный работник осуществлял свои трудовые функции в командировке именно в выходные дни, а именно в субботу и воскресенье.

Очевидно, что и в этом случае, аналогично описываемому в предыдущем разделе, сотрудник также сохраняет право на командировочные, в частности, на компенсацию проезда, оплаты аренды жилого помещения, суточные, иные расходы.

Праздники

Для командировки в праздничные дни особые нормы оплаты отсутствуют. Для таких дней действуют те же нормы, что и для выходных. Это подчёркивается их постоянным объединением в перечислении по формуле «выходные или нерабочие праздничные дни».

Иначе говоря, если сотрудник в праздники находится в командировке, но не работает, ему платится средний заработок, и компенсируются все затраты. Работнику начисляются командировочные, в частности он получает средства на оплату жилья и суточные.

Если же сотрудник трудится в выходной, то и в этом случае нормы для него стандартны. Он получает зарплату, как минимум, в двойном размере, а при желании может выбрать одинарную зарплату и взять дополнительный выходной в иной день.

Как учитывается, если сотрудник выезжает или приезжает в нерабочий день

Чтобы определить, каковы обязательства предприятия перед сотрудником в случае командировки нужно чётко установить время её начала и окончания. В целом определено, что если время отъезда сотрудника в командировку или время его возвращения из неё в населённый пункт, в котором он проживает постоянно, пришлось на субботу либо воскресенье, эти дни считаются также проведёнными в командировке. Это относится и к ситуации, когда выезд либо приезд захватил такой выходной день частично, в том числе и формально небольшую его часть.

К примеру, если командировка начинается в понедельник, но сотруднику, чтобы успеть отправиться на самолёте в место назначения, пришлось выехать в аэропорт в 11 часов вечера, то в результате этот день не может рассматриваться как полностью свободный. Он считается днём отправления в командировку, несмотря на то, что такое отъезд произошёл лишь в последний его час. Аналогичным образом рассматриваются и случаи, когда возвращение сотрудника из командировки произошло ночью или рано утром в субботу. Если его приезд пришёлся на данный выходной день, он также рассматривается как относящийся к командировке. Это относится и к ситуации, когда он прибыл домой в час ночи в субботу.

Стоит отметить, что в законодательстве содержится общее предписание, согласно которому отъезд командировочного либо его приезд в выходной день оплачиваются как минимум в двойном размере. Однако точные нормы, регулирующие данную ситуацию, в законе отсутствуют. По этом причине рекомендуется определить размер полагающегося работнику в таком случае локальным правовым актом организации. В числе прочего в нём можно прописать:

• каков размер компенсации для времени, которое было потрачено на отъезд в командировку либо возвращение из неё;
• производится ли оплата данных дней из среднего заработка сотрудника либо же из его оклада;
• также может быть определён повышенный коэффициент оплаты за дни, в которые сотрудник приезжает или выезжает из командировки.

Разумеется, и в отношении таких дней у работника сохраняется право на суточные.

Таким образом, говоря о командировке в выходной день, стоит проводить основное различение. Сотрудник может находиться к командировке в период, включающий выходной, и отдыхать в этот день, аналогично тому, как он бы отдыхал по месту проживания. Либо же сотрудник может быть направлен в командировку именно чтобы трудиться в субботу, воскресенье либо в праздничный день.

В случае, когда у него образуется стандартный выходной день, он просто отдыхает, получая средний заработок. Увеличенной ставки ему не полагается, как и отгула.

Если же работник исполняет свои обязанности в выходной либо нерабочий праздничный день, то он получает право на как минимум двойной оклад (предприятие может повысить его размер своим решением). Сам сотрудник имеет возможность попросить одинарную оплату, чтобы в дальнейшем получить дополнительный выходной.

Если сотрудник убывает на место командировки либо прибывает оттуда в выходной день, то он аналогичным образом имеет право на двойную оплату либо одинарную оплату и лишний отгул. Для праздников действуют те же нормы, поэтому их с субботами и воскресениями неизменно указывают вместе как «выходные и нерабочие праздничные дни».

Наконец, во всех случаях сотрудник получает право на командировочные, которые включают оплату жилья и проезда по служебной надобности, а также суточные на дополнительные расходы.

Данное видео содержит наглядную инструкцию о том, как оплачивать командировку, выпавшую на выходной день.

Подлежит ли учету как время командировки время, потраченное на трансфер в/из аэропорта, регистрацию в аэропорту? Например, если работник вынужден вылететь вечером в воскресенье, может ли он это время просить компенсировать ему (двойная оплата или день отдыха), если на это потрачен не весь день? html

Вопрос: Подлежит ли учету как время командировки время, потраченное на трансфер в/из аэропорта, регистрацию в аэропорту? Например, если работник вынужден вылететь вечером в воскресенье, может ли он это время просить компенсировать ему (двойная оплата или день отдыха), если на это потрачен не весь день?
Ответ: 

Днем выезда в командировку (т.е. дата начала командировки) считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (пункт 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 – далее Положение). Соответственно, дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути относятся к периоду командировки.

Согласно пункт 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке выплачивается ему только за дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Время проезда по распоряжению работодателя подпадает под понятие рабочего времени (Статья 91 Трудового Кодекса РФ), в которое работник исполняет свои трудовые обязанности, в данном случае связанные с командировкой.

В пункте 5 Положения указано, что оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Также, в пункте 8 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.1988 г. № 62 говориться, что в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Статья 153 Трудового Кодекса РФ регламентирует, что оплата в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Также, по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (пункт 11 Положения).

Выписки из нормативных актов.

 

 

Утверждено

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 13 октября 2008 г. N 749

 

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ

В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

 

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

 

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

 

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО ТРУДУ И СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ

 

ВСЕСОЮЗНЫЙ ЦЕНТРАЛЬНЫЙ СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СОЮЗОВ

 

ИНСТРУКЦИЯ

от 7 апреля 1988 г. N 62

 

О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР

 

(Издана на основании Постановления Совмина СССР

от 18 марта 1988 г. N 351)

8. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

 ТРУДОВОЙ КОДЕКС

 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 30 декабря 2001 года N 197-ФЗ

 Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

 Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

 Статья 153. Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни

 Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;

работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может определяться на основании коллективного договора, локального нормативного акта, трудового договора.

 Статья 166. Понятие служебной командировки

 Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

 Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

 

 

Время в пути сотрудника, направленного в командировку, совпало с выходными днями. Каков порядок оплаты этих выходных дней? //

Время в пути сотрудника, направленного в командировку, совпало с выходными днями.

Каков порядок оплаты этих выходных дней? Как данная ситуация отражается в табеле учета рабочего времени? Следует ли учитывать эти дни и соответствующие им суммы оплаты при исчислении среднего заработка?

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку предусмотрены определенные гарантии, в том числе и сохранение среднего заработка.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

В соответствии с п. 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Таким образом, средний заработок выплачивается работнику только за рабочие дни. За приходящиеся на период командировки выходные и праздничные дни средний заработок выплачиваться не должен.

Согласно п. 5 Положения оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством. Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

Однако вопрос об оплате выходных или праздничных дней, которые работник провел в пути, в том числе дня отъезда и дня возвращения, Положением специально не урегулирован.

В этом случае работодателю необходимо учитывать позицию Верховного Суда РФ, выраженную им в решении от 20.06.2002 N ГКПИ02-663. Суд пришел к выводу, что день выезда работника по распоряжению работодателя в командировку в выходной или праздник подлежит оплате в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Это решение было принято еще в период применения Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако оно основывалось на нормах ТК РФ, поэтому актуально и сейчас.

Решение Верховного Суда РФ касается только дня отъезда в командировку. Однако работник, возвращающийся из командировки, также не может использовать это время по своему усмотрению. Поэтому будет справедливым распространить логику Верховного Суда РФ и на случаи нахождения в пути и возвращения работника из командировки в выходные или праздничные дни по распоряжению работодателя.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Статья 153 ТК РФ также предусматривает, что, по желанию работника, ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня или праздника, в который он привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Из ст. 153 ТК РФ нельзя сделать вывод о том, сколько часов, приходящихся на дни в пути, следует оплатить в двойном размере. Нужно ли оплатить в размере двойной часовой ставки все часы нахождения в пути в этот день, или же следует выдать работнику двойную дневную ставку за весь день отъезда или приезда независимо от количества проведенных в пути часов? К сожалению, официальных разъяснений по данному вопросу пока нет.

На наш взгляд, решить вопрос можно следующим образом. Согласно ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит, в частности, от количества затраченного труда. За выходные и праздники, в которые работник отправляется в командировку и прибывает из нее, выплачивается не средний заработок, а заработная плата в двойном размере. Когда речь идет о выплате заработной платы за исполнение работником трудовых обязанностей, очевидно, что оплачивать необходимо только фактически отработанные сотрудником часы. Поэтому, по нашему мнению, в двойном размере надо оплачивать каждый час нахождения в пути.

Таким образом, если дни нахождения в пути приходятся на выходные дни командированного работника, то работодатель обязан оплатить каждый час нахождения работника в пути по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 и N Т-13) установлен Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Указания). Согласно Указаниям в графах 4 и 6 табеля верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле учета рабочего времени в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Для обозначения времени командировки установлен буквенный код «К» или цифровой код «06». На основании приказа о направлении работника в командировку, в котором зафиксирован период служебной поездки работника в календарных днях, а также проездных документов и служебного задания в табеле учета рабочего времени все дни командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, отмечаются кодом «К» или «06». Нижняя строка граф 4 и 6 остается незаполненной.

Согласно Указаниям при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Следовательно, необходимо ввести вторую графу за соответствующее число. В первой графе, как обычно, проставляется код командировки без указания количества часов в нижней строке, а во второй — код работы в выходные и праздники (код «РВ» либо «03») и ее продолжительность в часах. Так, работодатель сможет отразить и факт командировки, и продолжительность времени в пути в выходной.

При исчислении среднего заработка для случаев, предусмотренных ТК РФ, применяется Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Согласно п. 5 этого нормативного акта при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ.

Как следует из ст. 167 ТК РФ, а также п. 4 и п. 9 Положения, весь период командировки, включая дни в пути, является временем, в течение которого за работником сохраняется средний заработок. Факт выплаты за дни командировки иных сумм, помимо среднего заработка, этого обстоятельства не меняет.

Следовательно, весь период командировки исключается из расчетного периода, а все суммы, начисленные за это время, при расчете не учитываются.

Поэтому в дальнейшем при исчислении среднего заработка не включаются в расчет ни приходящиеся на командировку выходные дни в пути, ни выплаты, произведенные за это время по правилам ст. 153 ТК РФ.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Анисимова Валентина

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Организация направила своих сотрудников в длительную командировку.

Вопрос:

Организация направила своих сотрудников в длительную командировку.
Будут ли оплачиваться выходные дни, проведенные в командировке, с учетом того, что график работы сотрудников не изменился (5 рабочих, 2 выходных дня) и время в пути на выходные дни не выпадало

Ответ:
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выходные дни, приходящиеся на период командировки, в которые работник не привлекается к работе и не находится в пути, оплате не подлежат.

Обоснование вывода:
При решении вопроса об оплате выходных и нерабочих праздничных дней, приходящихся на время командировки, следует руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) и Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка.

Пунктом 9 Положения установлено, что средний заработок сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, то есть по месту постоянной работы.

Следовательно, за приходящиеся на период командировки выходные и праздничные дни средний заработок выплачиваться не должен.

Как установлено п. 5 Положения, оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством. Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

Согласно данной статье работа в указанные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. Также по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного или праздничного дня, в который работник привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Если же работник не привлекается в эти дни к работе, нет оснований и для оплаты ему в двойном размере работы за эти дни по правилам ст. 153 ТК РФ (смотрите в связи с этим апелляционные определения СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 10.05.2012 N 33-2467/2012, Тюменского областного суда от 18.04.2012 N 33-1500/2012).

Обращаем Ваше внимание, что суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая и выходные дни (п. 11 Положения).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Пособие на командировку | Глоссарий по корпоративным поездкам Travelperk

Что такое пособие на командировку?

Пособие на командировку — это выплата, которую работодатель производит корпоративному путешественнику для покрытия расходов, понесенных во время деловой поездки. Наиболее частыми расходами являются проживание, еда, напитки и транспорт. Подход к выплате надбавки будет варьироваться от одной компании к другой, в зависимости от действующей корпоративной политики в отношении командировок.

Для чего нужны командировочные?

Хотя это будет варьироваться от одного бизнеса к другому, путешественники обнаружат, что покрываются некоторые общие расходы, например:

• Дополнительные поездки, такие как авиаперелеты и такси
• Еда и напитки, потребляемые во время поездки
• Необходимое проживание
• Утренние и вечерние обеды при ночевке

Определение командировочных расходов, связанных с бизнесом, будет отличаться от одно дело к другому.Например, некоторые предприятия могут иметь строгие ограничения на питание, в то время как другие могут быть более щедрыми.

Где сотрудники могут узнать больше о надбавках на командировки?

Каждая компания, которая занимается корпоративными поездками, должна работать над поддержанием четкой и актуальной политики в отношении корпоративных поездок. В этом документе будут четко изложены правила и положения, касающиеся корпоративных поездок, в том числе порядок учета надбавок на служебные командировки. Политика корпоративных поездок будет определять, например, разницу между деловыми и личными расходами.

Требуется ли субсидия на командировку по закону?

В некоторых странах компании несут юридическую ответственность за предоставление адекватного пособия вне дома. Сумма и механизм будут варьироваться от страны к стране, в дополнение к тому, как эти расходы учитываются с точки зрения налога.

Что такое ставка

суточных ?

Некоторые компании и организации могут принять решение предоставить путешественникам фиксированную ставку «за день», а не возмещать отдельные чеки и покупки.Это может упростить жизнь обеим сторонам, а также означает, что путешественникам будет предоставлена ​​возможность путешествовать с их собственным уровнем комфорта. Компании также могут посчитать это более экономичным вариантом.

Как компании могут стандартизировать размер командировочных?

Компании обнаружат, что путешественники используют свои командировочные по-разному. Стандартизация суммы может помочь сохранить справедливость, и корпоративная политика в отношении командировок имеет важное значение для обеспечения этого.

Также важно, чтобы работодатели установили процесс утверждения перед поездкой, в соответствии с которым план поездки утверждается до того, как поездка состоится. Это поможет избежать непредвиденных расходов и корпоративных поездок, не соответствующих требованиям.

Что такое реальное пособие на командировку?

Ответ на этот вопрос будет зависеть от ряда факторов. Пункт назначения, пожалуй, самый важный, но также и стаж и предпочтения самого путешественника.Обеспечение комфортной, но рентабельной поездки — сложная задача для бизнеса, и именно поэтому им необходимо разработать сильную корпоративную политику в отношении поездок.

Виртуальные платежи для командировочных расходов

По мере того, как потребители ищут способы уменьшить свои физические взаимодействия и выйти на поверхность, с которыми они соприкасаются в общественных местах, мы наблюдаем растущий интерес к виртуальным платежным системам. Сегодня давайте рассмотрим несколько причин, по которым виртуальные платежи являются отличным решением для вашей программы путешествий и путешественников, которые выходят за рамки бесконтактных / гигиенических факторов.

1. Контроль усиления, повышение соответствия

Для менеджеров по командировкам, которые хотят контролировать командировочные расходы, номера виртуальных карт (VCN) могут быть невероятно полезным активом. Создавая каждый новый виртуальный номер, который генерируется в цифровом виде в точке продажи, менеджеры могут точно указать, на какие расходы можно использовать карту, а также сколько можно потратить. Например, единые виртуальные платежные номера могут быть созданы специально для бронирования отелей, что позволит менеджерам убедиться, что их путешественники соблюдают политику компании в отношении поездок.С помощью одноразовых виртуальных платежей туристические менеджеры могут убедиться, что действующие политики служат их конечной цели: максимальной экономии и соблюдению требований.

2. Защитите свои платежи

Помимо повышенного соответствия, виртуальные платежи могут повысить безопасность. Тревел-менеджеры могут устанавливать ограничения не только на то, где, но и на то, когда можно использовать каждый VCN. Кроме того, ненадлежащее использование может быть ограничено, а угроза кражи данных может быть значительно уменьшена за счет того, что эти VCN являются одноразовыми — это означает, что срок действия номера истекает после того, как он будет использован для покрытия действительных расходов на командировку.

3. Оптимизированная система для наглядности и согласования

Когда компания полагается на несколько способов оплаты для бронирования путешествий и отелей, забота о нескольких платежах по счетам и различных процессах выставления счетов может стать огромной потерей времени для менеджеров по путешествиям и их путешественников. Использование виртуальных платежей может устранить все эти посторонние источники данных и упростить управление расходами, чтобы предоставить все важные данные о поездках в одном месте. Это означает, что менеджеры могут повысить наглядность программы и сэкономить время путешественников с помощью простой сверки.

Чтобы узнать больше о том, как виртуальные платежи могут принести пользу вашей компании, ознакомьтесь с нашим решением Virtual Payment Expert ™ .

руководящих принципов для почасовой оплаты персонала за выезд за город в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах | Малый бизнес

Автор: Ван Томпсон Обновлено 28 января 2019 г.

Закон о справедливых трудовых стандартах — это федеральный закон, регулирующий трудовые отношения. Этот закон распространяется на почасовых сотрудников, которые, как правило, должны получать оплату за поездки за город.Многие компании не могут понять, что считается поездкой и какие часы необходимо оплачивать. Знакомство с FLSA может сэкономить деньги вашего бизнеса; нарушение этого закона может повлечь за собой серьезные штрафы и судебные иски.

Типы времени в пути

Поездки на место работы и обратно не классифицируются как время в пути в соответствии с FLSA, и работодатели не обязаны платить за это. Однако поездки в рабочее время, включая поездки на другое рабочее место, поездку на встречу с клиентом и аналогичные поездки в течение рабочего дня, должны оплачиваться по обычной почасовой ставке сотрудника в соответствии с FLSA.

Деловые поездки

Деловые поездки в другие штаты или города должны быть оплачены. Проезд в аэропорт и обратно не является платным; это путешествие аналогично поездке на работу и обратно.

Однако время, потраченное на ожидание самолета, в самолете и аренду автомобиля или ожидание такси, должно оплачиваться по обычной почасовой ставке сотрудника. Работодатели также должны оплачивать время, потраченное на работу, включая посещение семинаров и встречи с клиентами. Работодателям не нужно платить за время, проведенное во сне, в отеле или за обедом.

Оплата сверхурочных в соответствии с FLSA

Закон о справедливых трудовых стандартах требует, чтобы работники получали компенсацию в размере полутора их обычной почасовой оплаты за каждый час, проработанный сверх 40 часов в рабочую неделю. Сотрудники часто несут сверхурочную работу в командировках, и за это время они должны получать компенсацию. Вы можете структурировать рабочую неделю своих сотрудников по своему усмотрению, если это будет семидневная неделя. Например, если ваша рабочая неделя длится с понедельника по воскресенье, и ваш сотрудник работает в это время 50 часов, вы должны компенсировать ей 40 часов по ее обычной ставке и 10 часов по ее обычной ставке в полтора раза.

Компенсация деловых расходов

FLSA не требует, чтобы работодатели возмещали работникам командировочные расходы, такие как питание и проживание. Однако большинство работодателей, само собой разумеется, возмещают эти расходы, и в противном случае может возникнуть высокая текучесть кадров. Ваши сотрудники могут использовать командировочные расходы в качестве налогового вычета, если вы их не компенсируете; если вы это сделаете, вы сможете вычесть эти расходы. В некоторых штатах, включая Калифорнию, есть дополнительные законы, обязывающие работодателей покрывать дорожные расходы.

Исключения из правил FLSA

Не все сотрудники подпадают под действие FLSA, но все сотрудники с почасовой оплатой. Наемные сотрудники, выполняющие профессиональные или руководящие функции и зарабатывающие более 455 долларов в неделю, освобождаются от правил FLSA с февраля 2018 года. Однако этот порог заработной платы может быть изменен в соответствии с текущими обновлениями FLSA.

Расчет командировочных расходов для бизнеса

Фото NeONBRAND

Управление расходами на командировки невероятно важно для успеха компании.Если вы работаете в этой области, значит, вы находитесь в авангарде управления денежными потоками и контролируете одни из самых больших накладных расходов в бизнесе. Это руководство поможет вам избавиться от стресса, связанного с управлением расходами, и поможет создать процесс, который, несомненно, произведет впечатление.

Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, понесенные во время командировок с деловыми целями. Это может включать стоимость продуктов или услуг, необходимых для поездки, и обычно связано с поездкой вне дома на несколько дней или недель.

Какие командировочные расходы могут требовать сотрудники?

Ключевым правилом при заявлении о любых расходах является то, что они должны быть исключительно и обязательно понесены при выполнении вашей работы, поскольку она связана с бизнес-целями. Это означает, что вы, (в отличие от вашего бизнеса), не должны получать личную выгоду, требуя возмещения расходов.

Вот несколько примеров:

• Фактические расходы на поездку (самолет, билет на поезд, стоимость гостиницы и т. Д.)
• Расходы на проживание (еда и напитки, потребленные во время путешествия)
• Любые другие расходы, возникшие в связи с тем, что вы совершили поездку например развлечения.

Что не является законным командировочным расходом

Однако вам также необходимо учитывать то, что не входит в «Командировочные расходы». Этот список выглядит так:

• Поездка в ваш обычный офис и обратно
• Любая поездка по личным причинам.

А как насчет вождения? Могу ли я требовать возмещения расходов, если я арендую автомобиль или использую свой собственный автомобиль для вождения по служебным причинам? Да, конечно. Чтобы узнать, сколько именно вы можете требовать, ознакомьтесь с нашим Руководством по количеству миль в Великобритании.

Вы обязаны отчитываться о командировочных расходах для целей налогообложения. Однако по некоторым расходам не требуется сообщать в HMRC. Такие расходы, как автобусное обслуживание сотрудников или услуги такси, когда совместное использование пассажиров недоступно, освобождаются от налоговой отчетности.

Как управлять процессом командировок и расходов

1. Определитесь с методом оплаты работнику

Есть два основных способа оплаты расходов:

• Попросите сотрудников внести им предоплату с помощью личной карты / банковского счета / наличными, а затем попросите их подать заявления о расходах.
• Оплачивайте расходы напрямую с банковского счета компании или карты компании.

1. Кредитная / расходная карта компании

Несмотря на то, что закон не требует этого, предоставление сотрудникам претензий о расходах может стоить времени; Возможно, вы захотите рассмотреть расходную карту компании, которая, по крайней мере, значительно упрощает отслеживание финансов. Есть много компаний, которые предлагают как отслеживание расходов, так и корпоративные кредитные карты, такие как Spendesk или Pleo — они позволят вам отслеживать и контролировать расходы из одного источника.

Если вы решите выбрать расходные карты компании, обязательно проведите небольшое исследование, прежде чем обращаться непосредственно в свой текущий корпоративный банк. У Плео есть хорошее руководство по выбору кредитной карты компании.

2. Оплата личными картами и подача претензий о расходах

Для многих малых и средних предприятий это более простой вариант. Попросить сотрудников оплачивать деловые расходы со своего личного счета — довольно стандартная практика. Возмещение расходов может занять много времени как для специалистов по администрированию, так и для персонала.Такие факторы, как запрос налоговых деклараций, только усложняют процесс. Более подробную информацию о налоговых последствиях возмещения расходов можно найти здесь. Если это предпочтительный метод в вашей компании, то рекомендуется использовать такое программное обеспечение, как Expensify или Spendesk. Это поможет вам оцифровать и отслеживать расходы.

2. Изложите четкую процедуру подачи и возмещения расходов

Независимо от того, используете ли вы формы на бумаге, электронные таблицы или программное обеспечение для расчетов, наличие очень четкого процесса поможет вам управлять горами электронных писем, но также установит ожидания для сотрудников, которые могут ожидать возмещения расходов.Заключение соглашений об уровне обслуживания с персоналом поможет вам своевременно получать необходимую информацию, а также предотвратит отправку сотрудниками последующих электронных писем с вопросами о статусе претензий.

Вот несколько вариантов процесса, которые вам следует рассмотреть:

• Прогноз расходов перед поездкой — попросите сотрудников составить прогноз перед поездкой, это заставит их учитывать свои расходы.
• Типы квитанций и счетов — обязательно укажите, в каком формате вы ожидаете предоставить доказательства (например,г. налоговая накладная в формате PDF / квитанция)
• Срок подачи претензий — убедитесь, что все претензии по расходам поданы в течение 5 рабочих дней после завершения командировки.
• Период возмещения расходов — Компания обязуется возместить персоналу в течение 15-30 дней с момента подачи заявления о расходах, в течение которого компания может запросить расходы.

Если вы решили не использовать программное обеспечение для управления расходами, убедитесь, что у вас есть стандартизированные формы отчетов о расходах, доступные для всех сотрудников.

3. Сообщите о расходной политике

Многие компании включают свою политику в отношении расходов в политику деловых поездок, и почти у всех есть проблемы с ее соблюдением. Независимо от того, какой вариант оплаты выбрала ваша компания, расходы вне правил компании оставляют бизнес в неловких ситуациях. Если вы дали кому-то кредитную карту компании, и они тратят не в соответствии с политикой, значит, деньги уже ушли. Если сотрудник купил что-то на свою личную карту и подал заявление о расходах вне политики, работодатель сталкивается с неприятным сценарием: либо оплата счета, либо недовольство сотрудника без средств.

Лучший способ избежать этого — убедиться, что каждый сотрудник знает правила. Убедитесь, что вы четко и регулярно излагаете правила, чтобы у них не было оправдания, кроме как следовать им.

Вот способы добиться этого:

1. Электронная почта компании каждый квартал — Отправляйте электронное письмо с политикой каждый квартал, это может не понадобиться, если у вас небольшая команда.
2. Обсудите это на общих собраниях — Ваша работа важна и экономит деньги компании, и люди должны знать правила.На следующей встрече попросите несколько минут выступить с примерами (не называя имен) хороших и плохих требований о расходах
3. Разместите его во внутренней сети вашей компании — Убедитесь, что это действующий документ и легкодоступный. Свяжите его с документом Google или любым другим инструментом, который вы используете, это означает, что обновления не требуют, чтобы вы просили сотрудников удалять или игнорировать предыдущие версии,

По возможности автоматизируйте расходы для них с помощью такого инструмента, как TravelPerk, который избавляет сотрудников от необходимости сообщить о своих расходах на перелет и проживание.

Если вас беспокоит, что кто-то в вашей компании намеренно нарушает правила и выманивает у вас деньги, обязательно прочтите наше Руководство о том, как распознать и устранить мошенничество с расходами.

Как рассчитывать и отслеживать командировочные расходы на профессиональном уровне

Учитывая, что средняя компания будет тратить около 950 долларов на сотрудника в год только на поездки внутри страны, вполне вероятно, что администраторов и тех, кто занимается управлением расходами, попросят предоставить отчеты и разбивку о том, как компания тратит на поездки.Вот некоторые из элементов, которые значительно упростят вашу квартальную или годовую отчетность, если вы установите эти элементы сейчас.

1. Запишите все и отметьте все расходы

Звучит очевидно, но если вы не используете программное обеспечение, которое может сделать это за вас, эти затраты времени на организацию каждой квитанции, счета-фактуры и отчета о расходах принесут огромные дивиденды, когда вы приступите к анализу расходов. Отчеты о командировках и расходах чрезвычайно важны, поскольку во многих странах эти расходы не облагаются налогом, что означает значительную экономию для компаний.

Прежде всего, убедитесь, что вы регулярно ведете исчерпывающий учет всех своих деловых расходов. Лучше всего делать это каждый день, но, по крайней мере, вы должны стремиться делать это два раза в неделю. Все, что вы тратите, нужно подсчитывать! Не упускайте наличные платежи, их легко пропустить, но они по-прежнему являются коммерческими расходами, и о них нельзя забывать. Лучший способ сделать это — выбрать одно из множества представленных на рынке программ для бухгалтерского учета.Вы можете увидеть наши рекомендации по основным игрокам здесь. Рекомендуется отмечать расходы, чтобы при необходимости можно было легко извлекать метаинформацию. Чем более детализированы ваши записи, тем лучше. Рассмотрите возможность группировки и маркировки командировочных расходов несколькими способами.

• По типу командировки (существующий клиент, продажи, корпоративное мероприятие)
• По отделам
• По типу расходов

Хорошей идеей будет убедиться, что ваши текущие расходы настроены в вашей системе бухгалтерского учета.Если вы знаете, что собираетесь платить поставщику каждый месяц, установите эту запись для повторения в будущие месяцы. Это гарантирует, что вы не пропустите это событие, и поможет вам лучше планировать будущее.

2. Рассчитать каждую поездку

Лучше всего видеть стоимость всей поездки, а не просто сразу разделять расходы на поездку и питание по отдельным таблицам. Это предоставит вам ценные данные, которые позволят вам сделать суждение о том, сколько выделить для будущих поездок в этот регион / мероприятие, и позволит вам определить поездки или персонал, которые, возможно, будут стоить больше, чем в среднем.Убедитесь, что учитывается каждый элемент каждой поездки, и просмотрите поездку в целом.

Это должно включать, но не ограничивается:

• Путевые расходы — самолет, поезд, аренда автомобиля, включая бензин, который вы залили в машину.
• Проживание — гостиница, Airbnb или где бы вы ни остановились.
• Еда, напитки
• Развлечения — для клиентов или если это разрешено политикой.
• Соединения Wi-Fi или что-нибудь еще, что вам нужно для ведения бизнеса в дороге.

3. Классифицируйте свои расходы

Ваша бухгалтерская программа будет поставляться с предустановленными категориями, готовыми для вас, чтобы вы начали классифицировать свои расходы. Постарайтесь максимально придерживаться этих стандартных категорий. Это важно, потому что когда дело доходит до подачи налоговой декларации, вы сможете четко увидеть, какие области ваших расходов выше или ниже, чем они должны быть.

Для небольших и не повторяющихся расходов создайте поле «Разные расходы».

Спланируйте свои командировочные расходы

Подсчитав и записав все свои расходы, вы можете посмотреть на расходы за предыдущие годы и определить, сколько вы, вероятно, потратите. Это поможет вам увидеть, на что вы тратите слишком много, или заранее купить более дешевые авиабилеты, отели и т. Д. Обратите внимание на сезонность, периодические расходы, приход новых сотрудников при открытии нового национального офиса.

Как сократить командировочные расходы

Есть много способов сократить командировочные расходы, вот шесть, которые вы можете исправить прямо сейчас.

1. Вы должны остаться на ночь?

У большинства бюджетных авиалиний и даже железнодорожных компаний есть рейсы ранним утром и поздним вечером. Хотя это может означать немного меньше сна, это также может быть хорошим способом сэкономить деньги, поскольку они означают, что вам не нужно платить за ночь в отеле или на Airbnb. Если вы используете инструмент с автоматизированной политикой поездок, вам следует подумать о том, чтобы все поездки с ночевкой требовали одобрения.

2. Получите балл (-а)

Авиакомпании, отели, компании по аренде автомобилей и даже альтернативные поставщики жилья имеют программы лояльности, которые потенциально могут сэкономить вашему бизнесу много денег.Ознакомьтесь с различными вариантами, которые они предоставляют, чтобы узнать, какой из них наиболее выгоден для вас.

PRO TIP: Решения для бронирования деловых поездок, такие как TravelPerk, позволят вам зарегистрировать номер вознаграждения один раз, а затем автоматически накапливать баллы каждый раз, когда вы путешествуете.

3. Выключите такси

Такси, особенно в и из аэропортов, часто являются самым дорогим способом добраться до центра города после приземления вашего рейса. Обязательно сделайте для ваших сотрудников использование поездов, метро, ​​автобусов или маршрутных такси, чтобы сэкономить до 50%, особенно для тех, кто путешествует в одиночку.

4. Получите корпоративные тарифы

Если у вас есть офис в более чем одном городе, и вы чаще всего путешествуете между офисами, возможно, стоит договориться о специальном корпоративном тарифе с близлежащими отелями. Фактически, вы можете сделать это всякий раз, когда заметите, что вы часто путешествуете по одному и тому же городу. Гостиницы часто ценят повторный бизнес. У TravelPerk есть отличная команда по согласованию корпоративных ставок, которая может сделать это за вас.

5. Получите право на суточные

Предоставляете ли вы своим путешественникам суточные на питание и другие непредвиденные расходы? Обязательно настраивайте его для каждого города.Цены могут сильно колебаться, например, даже в пределах ЕС. Помните, что HMRC устанавливает ставки на питание и на то, что вы можете вернуть, поэтому держите суточные примерно на таком же уровне, чтобы платить меньше.

6. Взыскать налог

Ежегодно компании не возвращают налог (НДС) на миллиарды командировочных расходов. Каждая компания, которая делает это, тратит на 5-25% больше, чем должна!

Компании Великобритании имеют право на возмещение НДС при деловых поездках внутри страны посредством декларации по НДС в Великобритании.Британские компании также имеют право на возмещение НДС, уплаченного в других странах, но этот НДС возмещается различными способами (некоторые из них онлайн, а некоторые требуют заполнения бумажной формы). Щелкните здесь, чтобы ознакомиться с нашим руководством по подаче заявки на НДС при деловых поездках в Европу.

Конечно, существует некоторая путаница в том, как будет выглядеть возмещение НДС после Brexit. Чтобы получить все ответы, посмотрите, как Brexit повлияет на возмещение НДС в Великобритании.

Тема № 511 Деловые командировочные расходы

Путевые расходы — это обычные и необходимые расходы на выезд из дома по работе, профессии или работе.Вы не можете вычесть чрезмерные или экстравагантные расходы или расходы на личные нужды.

Вы уезжаете из дома, если в соответствии с вашими служебными обязанностями вы должны находиться вдали от основной зоны вашего налогового дома на период, значительно превышающий обычный рабочий день, и вам необходимо выспаться или отдохнуть, чтобы соответствовать требованиям вашей работы. в то время как вдали.

Как правило, ваш налоговый дом — это весь город или район, где находится ваше основное место работы или работы, независимо от того, где вы содержите свой семейный дом.Например, вы живете с семьей в Чикаго, но работаете в Милуоки, где останавливаетесь в отеле и едите в ресторанах. Вы возвращаетесь в Чикаго каждые выходные. Вы не можете вычесть расходы на проезд, питание или проживание в Милуоки, потому что это ваш налоговый дом. Путешествие по выходным к семейному дому в Чикаго не по работе, поэтому эти расходы также не подлежат вычету. Если вы регулярно работаете более чем в одном месте, вашим налоговым домом является тот район, где находится ваше основное место работы или работы.

При определении вашего основного места деятельности примите во внимание продолжительность времени, которое вам обычно необходимо проводить в каждом месте для деловых целей, степень деловой активности в каждой области и относительную значимость финансовой отдачи от каждой области. Однако наиболее важным фактором является продолжительность времени, которое вы проводите в каждом месте.

Вы можете вычесть командировочные расходы, оплаченные или понесенные в связи с временной работой вне дома. Однако вы не можете вычесть командировочные расходы, уплаченные в связи с назначением на неопределенный срок.Любое рабочее задание более одного года считается бессрочным. Кроме того, вы не можете вычесть командировочные расходы по месту работы, если вы реально ожидаете, что проработаете там более одного года, независимо от того, действительно ли вы работаете там так долго. Если вы реально рассчитываете работать во временном месте в течение одного года или меньше, и ожидания меняются так, что в какой-то момент вы реально ожидаете работать там более одного года, командировочные расходы не будут вычитаться, когда ваши ожидания изменятся.

Путевые расходы на конгрессы вычитаются, если вы можете доказать, что ваше участие приносит пользу вашей профессии или бизнесу. Особые правила применяются к конвенциям, проводимым за пределами Северной Америки.

Вычитаемые командировочные расходы вдали от дома включают, помимо прочего, следующие расходы:

1. Путешествуйте самолетом, поездом, автобусом или автомобилем между вашим домом и местом работы. (Если вам предоставят билет или вы едете бесплатно из-за того, что часто путешествуете или по аналогичной программе, ваши расходы равны нулю.)
2. Тарифы на такси или другие виды транспорта между:
   • Аэропорт или вокзал и ваш отель,
   • Отель и место работы ваших клиентов или клиентов, место вашей деловой встречи или временное место работы.
3. Перевозка багажа, а также образцов или демонстрационных материалов между вашими постоянными и временными рабочими местами.
4. Использование автомобиля в командировке. Вы можете вычесть фактические расходы или стандартную ставку пробега, а также связанные с бизнесом сборы и плату за парковку.Если вы арендуете автомобиль, вы можете вычесть из расходов только часть коммерческого использования.
5. Проживание и питание, не связанное с развлечениями.
6. Химчистка и прачечная.
7. Деловые звонки во время деловой поездки. (Это включает деловое общение с помощью факсимильного аппарата или других устройств связи.)
8. Чаевые, которые вы платите за услуги, связанные с любыми из этих расходов.
9. Прочие аналогичные обычные и необходимые расходы, связанные с вашей деловой поездкой. (Эти расходы могут включать в себя проезд до делового обеда и обратно, оплату услуг стенографистки, плату за аренду компьютера, а также эксплуатацию и обслуживание домашнего трейлера.)

Вместо того, чтобы вести учет расходов на питание и вычитать фактическую стоимость, вы обычно можете использовать стандартное пособие на питание, которое варьируется в зависимости от того, куда вы путешествуете. Вычет за деловые обеды обычно ограничивается 50% невозмещенной стоимости.

Если вы работаете не по найму, вы можете вычесть командировочные расходы в Таблице C (Форма 1040), Прибыль или убыток от бизнеса (Индивидуальное предпринимательство), или, если вы фермер, в Таблице F (Форма 1040), Прибыль или Убытки от ведения сельского хозяйства.

Если вы являетесь членом Национальной гвардии или военного резерва, вы можете претендовать на вычет невозмещенных дорожных расходов, уплаченных в связи с выполнением услуг в качестве резервиста, что снижает ваш скорректированный валовой доход. Это путешествие должно быть ночным и находиться на расстоянии более 100 миль от вашего дома. Расходы должны быть обычными и необходимыми. Этот вычет ограничен обычной федеральной ставкой суточных (на проживание, питание и непредвиденные расходы) и стандартной ставкой пробега (для расходов на автомобиль) плюс любые сборы за парковку, паромные сборы и дорожные сборы.Укажите эти расходы в форме 2106 «Деловые расходы сотрудников» и укажите их в форме 1040 или форме 1040-SR как корректировку дохода.

Хорошие записи необходимы. См. Тему № 305 для получения информации о ведении документации. Для получения дополнительной информации об этих и других командировочных расходах см. Публикацию 463 «Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобильные расходы».

Как управлять командировочными расходами

Деловые командировочные расходы — это универсальная сумма для всех денег, потраченных во время командировок по работе.Процесс, связанный с расходами на деловые поездки, является неотъемлемой частью любой деловой поездки и может быть гладкой точкой соприкосновения, которая дает возможность деловым путешественникам с легкостью, а менеджерам по поездкам — наглядность и контроль над расходами. Или это может стать проблемой или даже повторяющейся проблемой, если ее решать с помощью устаревших технологий и тупой политики в отношении поездок.

Командировочные расходы обычно не включают в себя все транзакции и все фактические расходы, которые происходят, когда кредитная карта используется в дороге. Это касается всех денег, потраченных на деловые цели.Разумеется, определение допустимых командировочных расходов варьируется в зависимости от компании. Командировочные расходы обычно включают все деньги, потраченные, когда сотрудник покидает обычное место работы, чтобы встретиться с коллегами, клиентами или партнерами. Например, сотрудник, проживающий в Нью-Йорке, может оплатить транспортные расходы до делового обеда, который он устраивает, или если ему понадобится такси для перевозки демонстрационных материалов на другое рабочее место. Сотрудник, проживающий в Нью-Йорке, также может оплатить дорожные расходы, если ему придется лететь, чтобы посетить клиента в другом городе США.То, что не будет считаться частью фактических затрат или затрат на поездку, — это деньги, потраченные на личные расходы по пути на встречу.

Если вы хотите узнать больше о том, как ведущая в отрасли технология управления командировками и расходами (T&E) может полностью изменить ваши методы управления командировочными расходами, настройте демонстрацию с помощью TripActions сегодня. Или присоединяйтесь к одному из наших офисных часов для финансовых специалистов, чтобы поучиться у нашего сообщества финансовых руководителей.

1.Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы обычно включают в себя все обеды, потраченные на деловую встречу, организацию деловых обедов или участие в деловой деятельности. Большинство компаний рассматривают транспортные расходы, включая аренду автомобилей, авиабилеты, поезда и такси, как допустимые дорожные расходы.

Размещение также является обычным расходом на поездки, включая отели и краткосрочную аренду дома, в зависимости от политики организации. Большинство компаний также учитывают расходы на питание и развлечения, когда они проводятся с коллегами или клиентами, а также все виды транспорта, проживания и питания.Существуют также более мелкие командировочные расходы, с которыми сотрудники могут столкнуться во время деловых поездок: плата за парковку, расходы на питание во время транспортировки, личные дела, чаевые и даже расходы на поездку в деловой пункт назначения. Они часто подпадают под стандартные ставки суточных, которые компании устанавливают, чтобы дать сотрудникам возможность тратить на бизнес-расходы в рамках установленного бюджета, как они считают нужным. Обычно расходы на химчистку не включаются, если поездка не длится продолжительное время.Это, как правило, зависит от политики отдельной компании. Точно так же такие расходы, как Wi-Fi, обычно не включаются в суточные, поскольку они могут варьироваться от места к месту в зависимости от того, платные или доступны путешественникам бесплатно.

2. Почему имеют значение командировочные расходы?

Спросите любого предпринимателя, владельца малого бизнеса или индивидуального предпринимателя, и он скажет вам, что вычитаемые расходы и командировочные вычеты важно отслеживать для целей налогообложения. Если вы затем возьмете это и примените к компании с сотнями или тысячами сотрудников, представляющих, вы можете начать понимать, насколько важно точное отслеживание необходимых расходов для налоговых деклараций, подоходного налога и налогового законодательства в каждом налоговом году.Все предприятия, от одной компании до многонациональной компании, должны иметь в своей команде налогового специалиста, который поможет им убедиться, что все вычеты из командировочных расходов учитываются в налоговом году.

3. Как работают ставки суточных?

Суточные — это сумма денег, которую компания назначает деловым путешественникам для покрытия их необходимых ежедневных расходов, включая транспорт, гостиницу, питание и личные расходы.

В зависимости от работодателя, суточные распределяются по-разному.

У некоторых бизнес-путешественников могут быть ограничения на командировочные расходы и поставщиков, которые они выбирают, а также параметры того, сколько они могут потратить на дополнительные необходимые расходы, такие как деловые обеды и транспорт до места назначения. В то время как авиабилеты и отели часто оплачиваются непосредственно работодателем, деловым путешественникам часто приходится оплачивать, а затем оплачивать другие повседневные расходы.

Другие работодатели используют фиксированные ставки суточных или фиксированные суточные, которые работодатели предоставляют деловым путешественникам для покрытия всех необходимых расходов и личных расходов.Ставки суточных варьируются в зависимости от города назначения, поскольку стоимость утвержденных расходов часто варьируется от города к городу.

Суточные установлены, потому что назначенные командировочные расходы становятся бизнес-расходами, не облагаемыми налогом. Типичные не облагаемые налогом расходы на деловые поездки включают в себя все перевозки, включая самолеты, поезда, автобусы и арендуемые автомобили, а также краткосрочные поездки с использованием такси или приложений для совместного использования. В нее также входят расходы на багаж, питание, проживание и непредвиденные расходы. Суточные также служат ориентиром для сотрудников в отношении допустимого количества ежедневных расходов их компании во время командировок по работе.

4. Каковы ставки возмещения миль?

Отслеживать командировочные расходы и заранее их сокращать — тяжелая работа. Такие шаги, как перевод вашей программы путешествий из неуправляемой в управляемую, централизация платформы, на которой путешественники могут бронировать свои поездки и управлять ими, а также обеспечение видимости для менеджеров по поездкам — все это хорошие места для начала. Но может быть больше возможностей ограничить или спрогнозировать расходы.

Вот здесь, например, вступают в силу правила возмещения расходов на деловые мили.Компенсация миль — это концепция выплаты компенсации бизнес-путешественникам, когда они платят за бензин из кармана на собственном автомобиле, когда им необходимо покинуть свое основное место работы. Возмещение миль осуществляется налоговой службой (IRS), поскольку оно не считается доходом сотрудников и, следовательно, не подлежит удержанию налога. IRS ежегодно устанавливает стандартные тарифы на пробег для всех предприятий, базирующихся в США и подающих налоги в США.

В случае деловой поездки, совершаемой на арендованном автомобиле, компании обычно возмещают стоимость арендованного автомобиля и бензина, но не пробег, поскольку автомобиль не принадлежит сотрудникам.. Если все сделано правильно, возмещение миль повышает удовлетворенность сотрудников, и предприятия могут даже получить налоговые вычеты за возмещение расходов сотрудникам.

5. Как предприниматели и самозанятые должны думать о командировочных расходах?

Расчет командировочных расходов особенно важен для тех, кто задумывается о самостоятельной занятости. Все командировочные расходы могут повлиять на вашу налоговую декларацию и налоговую ставку дома, поэтому мы рекомендуем предпринимателям работать напрямую с CPA (сертифицированным общественным бухгалтером), чтобы они могли гарантировать, что все командировочные расходы точно рассчитаны и списаны на их бизнес.Даже самозанятые предприниматели находят преимущества использования корпоративной системы управления командировками и расходами, чтобы их деловые расходы были быстрыми и легкими, чтобы они могли сосредоточиться на более стратегических частях своего бизнеса, таких как рост.

Новые способы оплаты, упрощающие поездки

Бесконтактные платежные системы, виртуальные карты, мобильные приложения … Существует множество решений, которые конкурируют с корпоративными платежными картами для управления командировочными расходами. Это цифровая революция в глобальном масштабе, которая делает транзакции более гибкими… так что важно знать варианты.

Если мы прислушаемся к исследованиям привычек профессионалов, путешествующих в 24 странах мира, то тенденция к бесконтактным технологиям еще не стала самой распространенной. Корпоративные карты по-прежнему являются самым популярным способом оплаты для бизнеса как до, так и во время командировок. Тем не менее виртуальные кредитные карты и использование мобильных устройств для оплаты постепенно становятся глобальной реальностью. В целом европейские страны все еще немного сопротивляются, в то время как виртуальные платежи, напротив, очень популярны в Индии, а приложения процветают в Китае.

1. Самые популярные приложения

• Apple Pay во всем мире

Apple вышла на рынок безбумажных платежей, когда она позволила нам оплачивать все, что мы хотели, через устройство Apple: карты записываются, но данные никогда не сохраняются на устройстве. Каждый раз для оплаты используется уникальный код, а это значит, что пользоваться им просто и безопасно. Apple Pay — ведущая в мире система бесконтактных платежей, совместимая со всеми банками и торговыми сайтами.Подобное решение недавно было принято другими крупными телефонными компаниями, а именно Google с Google Pay и Samsung с Samsung Pay. Эта здоровая конкуренция должна способствовать популяризации этого метода оплаты. Платежное приложение Lydia, запущенное во Франции в 2013 году, призвано предоставить универсальное решение, которое можно использовать в любой точке мира. Просто скачайте приложение и добавьте банковскую карту. Приложение генерирует QR-код, который сканируется при оплате. Но даже несмотря на то, что компания утверждает, что у нее более 1,4 миллиона пользователей (включая 750 000 индивидуальных пользователей) в пяти странах, где она присутствует в настоящее время (Франция, Ирландия, Испания, Великобритания и Португалия), оплата в настоящее время доступна только в некоторых магазинах.

• WeChat и Alipay в Китае

В этом торговом центре люди и профессионалы привыкли жить в мире гиперсвязи. Смартфон постоянно под рукой, китайцы быстро приспособились к новым способам оплаты. На рынке доминируют два цифровых гиганта: Alipay, приложение Alibaba и WeChat Pay. Китайцы привыкли платить за все с помощью этих приложений и простого текстового сообщения: они заботятся о счетах, поездках, выплатах друзьям, бронированиям и многом другом.

2. Виртуальные карты

Авиабилеты, гостиничные номера и прокат автомобилей можно оплатить с помощью одноразовой кредитной карты, созданной специально на время поездки. Виртуальные кредитные карты позволяют компаниям устанавливать свои собственные параметры использования. Таким образом, не возникнет неприятных сюрпризов: все запланировано, а карта имеет централизованный расчет с единой выпиской, в которой подробно описываются все расходы. Большинство виртуальных карт основаны на сети приема MasterCard, поэтому их можно использовать в любой точке мира (они принимаются более чем в 36 миллионах магазинов) в любой валюте.

3. Централизованные платежные сервисы.

Ищете цифровое решение, которое позволит вам путешествовать с полным спокойствием? Оформить централизованную оплату. Компании все чаще используют это бизнес-решение для оплаты командировочных расходов. Есть много преимуществ: не нужно выставлять счет-фактуру, чтобы не допустить ошибок. Кроме того, существует единая, прозрачная и подробная выписка по счету для идеального общего обзора ваших расходов.Это может означать прекращение требований о расходах по всем покупкам, связанным с командировками.

Короче говоря, это надежное и простое решение, упрощающее деловые поездки. Accor предоставляет решения этого типа в своем ассортименте Accor Business Account, но подобные инициативы становятся все более распространенными во всем мире с такими системами, как AirPlus и Edenred.

Опубликовано Магали на 09.03.2018 Фото: © AleksandarGeorgiev

.