Оформление работников в ип пошаговая инструкция: Как ИП принять на работу сотрудника? — Эльба

Оформление сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Автор Сергей На чтение 11 мин. Опубликовано 29.03.2020

Часто бухгалтеры, работающие в небольших компаниях, помимо своих основных обязанностей выполняют функции специалистов по кадрам. А значит, они отвечают за оформление всей кадровой документации, что является довольно сложным делом. Если специалист не прошел дополнительную подготовку, он легко может совершить ошибку, которая повлечет за собой штраф либо дисквалификацию руководителя фирмы. Поэтому сегодня обсудим, как грамотно осуществить оформление сотрудника на работу.

Виды оформления сотрудников на работу

Всего есть несколько вариантов оформления отношений между руководством компании и специалистом, принимаемым на работу. От способа трудоустройства зависят правила оформления сотрудника на работу, права, обязанности сторон, ответственность, а также порядок уплаты налогов, обязательных взносов и пр.

В России законодательство предусматривает такие варианты оформления отношений между работником и работодателем:

• трудовой договор;
• гражданско-правовой договор;
• удаленная работа;
• заемный труд.

Обсудим более подробно все перечисленные варианты.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, по которому вторая сторона обязуется на постоянной основе выполнять функции, возложенные на нее данным документом, следовать трудовому распорядку. Тогда как работодатель в свою очередь возлагает на себя обязанность после оформления сотрудника на работу в ООО или в организацию другой правовой формы предоставить работу, обеспечить необходимые для ее выполнения условия и далее в срок и в полном размере выплачивать зарплату. При этом Трудовой кодекс и соответствующие ФЗ устанавливают отношения в рамках данного соглашения.

Основные положения трудового договора:

• включение работника в штат предприятия, присвоение ему определенной должности, требующей выполнения конкретных трудовых функций;
• соблюдение принятым на работу специалистом правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;
• отсутствие возможности выполнения третьими лицами работы специалиста;
• обязательство работодателя выплачивать зарплату с установленной периодичностью, при этом обеспечивая достойные условия труда.

После оформления сотрудника на работу в обязанности работодателя входит уплата за него НДФЛ и страховых взносов, предоставление налоговой, статистической, а также прочих видов отчетности в соответствии с законами России. Кроме того, он должен соблюдать права и интересы специалиста.

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, подписываемое с целью выполнения работ или услуг, названных в данном документе. Этот вид соглашения обычно используется в ряде ситуаций: заказывается разовая услуга либо их небольшой объем на непродолжительный период, незначительный для приема на постоянную работу.

Гражданско-правовой договор бывает нескольких типов:

• подряда;
• возмездного оказания услуг;
• комиссии;
• перевозки;
• транспортной экспедиции;
• доверительного управления имуществом;
• поручения.

При оформлении сотрудника на работу в ИП или организацию по этому договору работодатель уплачивает за нанятого гражданина подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (средства вносятся в ФСС только, когда это положение оговаривается договором).

Теперь давайте сопоставим два описанных вида договоров:

Признак	Трудовой договор	Гражданско-правовой договор
Предмет договора	Выполнение трудовой функции	Результат выполнения работы/предоставления услуг
Возможность привлечения к работе третьих лиц	Невозможно	Возможно
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка	Обязательно	Необязательно
Условия для выполнения работы	Работодатель обязан предоставить специалисту необходимые условия труда	Работодатель не обязан предоставлять специалисту какие-либо условия для выполнения работы
Документация	За подписанием договора следует подготовка документов на сотрудника: приказа о приеме на работу, штатного расписания, графика отпусков, личной карточки, трудовой книжки, СНИЛС, пр.	За подписанием договора следует составление акта приемки работ или оказания услуг
Размер зарплаты	За месяц не может быть ниже МРОТ. При отсутствии указания конкретной зарплаты договор признается недействительным	Договор определяет размер оплаты, который не привязывается к МРОТ и может не вноситься в договор
Порядок выплаты зарплаты	Минимум дважды в месяц	Фиксируется договором
Срок действия договора	По общему правилу он является бессрочным, но в некоторых ситуациях может заключаться срочный договор	Только срочный, при отсутствии указания срока договор считается недействительным
Возможность продления срока действия договора	Возможно	Невозможно
Средства для выполнения работы	Предоставляются работодателем либо работник имеет право по согласованию с работодателем пользоваться личным имуществом. При этом износ данного имущества должен быть ему возмещен	Работник выполняет работы (оказывает услуги) посредством собственных средств
Порядок расторжения договора	Чтобы уволить работника, необходимы определенные основания. Также работник может по собственному желанию расторгнуть трудовой договор	Сам договор предусматривает порядок расторжения договора, то есть закон не устанавливает особых условий его расторжения
Ответственность за неисполнение обязанностей, предусмотренных договором	Для работодателя законом предусматривается административная ответственность, для работника – дисциплинарная. То есть взыскание, выговор, увольнение, но без штрафных санкций	Договор может предусматривать наложение штрафных санкций на работника. Работодатель со своей стороны обязан выплатить работнику проценты за пользование его денежными средствами, если он вовремя не оплачивает и не принимает работу
Налогообложение	Работодатель уплачивает подоходный налог, страховые взносы во внебюджетные фонды за работника	Если договор заключается с ИП, НДФЛ, взносы он уплачивает самостоятельно

Удаленной работой считается такая деятельность, которая ведется за пределами стационарного места работы, иначе говоря, дома, в транспорте, кафе, за границей, пр. При этом работодатель направляет задание специалисту удаленно: по почте, через Интернет либо другими способами.

Существует две разновидности удаленной работы:

• надомная;
• дистанционная.

Первый вариант связан с изготовлением определенных материальных предметов. Так, это может быть сборка ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание, пр. Тогда как по итогам дистанционной работы заказчик получает информацию, сведения, то есть разного рода объекты интеллектуальной собственности.

Примечание: обязательные платежи и взносы уплачиваются или не уплачиваются в зависимости от того, каким способом оформлен работник, есть ли у него статус ИП.

Заемным трудом называется труд работника, осуществляемый по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у него нет трудовых отношений. С 2016 года в России этот вид труда преимущественно запрещен.

Заемный труд также может быть двух видов:

• аутсорсинг;
• аутстаффинг.

Первым называется передача стороннему исполнителю (организации, ИП, гражданину) некоторых функций либо задач. Обычно для оформления сотрудника на работу в этом случае используется договор возмездного оказания услуг. Преимущественно на аутсорсинг передают ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учета (подготовка, подача деклараций, ведение отчетности, пр.), юридическое сопровождение. Поскольку этот вид трудовых отношений не предполагает передачи работников исполнителя заказчику, такой тип заемного труда остается разрешенным. Обычно он выбирается управленцами для сокращения затрат на содержание штатных специалистов.

Аутстаффинг – это вид труда, при котором исполнитель передает персонал заказчику. То есть работники, продолжая находиться в штате исполнителя, действуют в интересах и подчиняются третьему лицу. Как мы уже упоминали, с 2016 года этот вид вошел в число запрещенных, поэтому за его применение работодатель может привлекаться к административной ответственности.

Единственное исключение в этом случае составляют частные агентства занятости, подходящие под определенные условия: наличие аккредитации, работа по ОСНО. Это могут быть юридические лица, направляющие персонал к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим ФЗ. Правда, стоит отметить, что необходимый для этого закон пока не принят.

Порядок оформления сотрудника на работу

Есть ряд этапов, предусмотренных законом, предшествующих приему и оформлению сотрудника на работу. К этому списку относятся медицинское обследование, избрание на должность или выбор претендента на конкурсной основе, пр.

Шаг 1. Медицинское обследование

Сотрудник должен пройти медицинское обследование прежде, чем начать выполнять свои должностные обязанности. Однако это правило распространяется лишь на такие группы лиц, как:

1. Граждане, не достигшие 18 лет.
2. Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, работники пищевой промышленности. Причем в этом случае медицинское обследование проводится перед приемом на должность и далее периодически. Например, для работников, не достигших 21 года, оно производится ежегодно.

Шаг 2. Ознакомление сотрудника с должностными инструкциями и иными нормами компании

Должностные инструкции представляют собой список обязанностей сотрудника. Работодатель может не предоставлять их при оформлении сотрудника на работу, но, благодаря этому документу, ему удастся избежать многих проблем, недоразумений, способных появиться в процессе трудовой деятельности.

При этом данный документ подготавливается и подписывается в двух экземплярах. То есть одна копия передается сотруднику, а вторая остается у работодателя.

Шаг 3. Заключение трудового договора согласно штатному расписанию

По закону оформление физического лица на работу в качестве сотрудника может происходить исключительно по гражданско-правовому или трудовому договору. Благодаря первому, работодателю удается получить такие преимущества: отчисление средств в ФСС является необязательным, это же правило распространяется на отпускные, больничные. Правда, этот вид договора используется только при учете итогового результата деятельности специалиста, в других ситуациях используется трудовой договор.

Как устанавливает ст. 67 ТК РФ, договор имеет силу лишь в том случае, если он составлен в письменной форме и подписан сторонами в двух экземплярах.

Не секрет, что есть ряд категорий данных, которые включаются в трудовой договор, – это обязательные (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

При составлении данного документа для оформления сотрудника на работу обязательно прописываются такие пункты:

1. Испытательный срок, благодаря которому руководство сможет уволить сотрудника при неудовлетворительном качестве работы.
2. Место работы сотрудника и структурное подразделение, к которому он относится.
3. Обязанности сотрудника – они прописываются конкретно, четко либо их должны содержать должностные инструкции;
4. Размер зарплаты.
5. Отдых специалиста, режим труда.

Шаг 4. Заключение договора о материальной ответственности (МО)

Договор о полной индивидуальной МО не является обязательным документом для оформления сотрудника на работу, однако мы рекомендуем его подписывать. Для него на данный момент нет установленной формы, зато есть общепринятые пункты.

Чаще всего эта разновидность договора используется для работников магазинов, складов, производственных точек и даже для рядовых офисных сотрудников, когда речь идет об офисной технике. Кроме того, данный договор полезен при оформлении сотрудника на работу, если тот будет иметь дело с деньгами, прочими ценностями. Этот документ также подписывается в двух экземплярах, где один передается сотруднику, а второй – руководителю.

Шаг 5. Сотрудник пишет заявление на работу

Любой специалист должен составить и подписать заявление при приеме на работу. Далее этот документ согласовывается с руководителем структурного подразделения компании, который, в свою очередь, ставит на заявлении соответствующую отметку, то есть визу.

Такое заявление обязательно включает в себя резолюцию, отметку об исполнении. Если директор компании выносит по нему положительное решение, приступают к дальнейшей работе с документами, необходимыми при оформлении сотрудника на работу.

Шаг 6.

Регистрация трудового договора и договора о МО в книге

Специалист, получивший на руки оба вышеназванных договора, ставит подпись в книге регистрации. Так у работодателя всегда будет возможность подтвердить тот факт, что человек бумаги получил.

Шаг 7. Публикация приказа о приеме на работу

Когда трудовой договор с работником заключен, подписывается соответствующий приказ. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. утверждены формы приказа о приеме на работу, а именно: форма № Т-1 «Приказ либо распоряжение о приеме на работу» и утвержденная форма № Т-1а «О приеме работников». Этот документ используется при оформлении сотрудников на работу по трудовому договору, их учете, поэтому его содержание должно отражать все условия, содержащиеся в трудовом договоре. Прекрасно, если бумаги не только не противоречат друг другу, но и полностью совпадают.

Шаг 8. Отражение записи о приеме на работу в трудовой книжке

Необходимо также поставить отметку и в трудовой книжке при оформлении сотрудника на работу. Правда, изначально допускается просто принять этот документ и сделать запись уже в процессе работы. Как устанавливает ст. 66 ТК РФ, работодатель (кроме работодателей, являющихся физическими лицами, но при этом они не числятся как ИП) обязан вести трудовые книжки отдельно по каждому сотруднику, работающему в компании более пяти дней, если данная работа представляет собой основной заработок гражданина.

Шаг 9. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек

Кроме того, требуется внести информацию в Книгу учета движения трудовых книжек, вкладышей к ним. Помимо этого заполняется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и их вкладышей.

Шаг 10. Оформление личной карточки на служащего

Вне зависимости от срока оформления сотрудника на работу, на каждого специалиста заводят личную карточку. После чего работник должен быть ознакомлен с записями, отраженными в данном документе и внесенными в трудовую книжку. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит свою подпись. Подчеркнем, что именно по этой причине карточки ведутся на бумажном носителе, ведь подпись ставится после записи о приеме на работу, переводах, пр.

Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция | Альянс Свободных Предпринимателей

Каждый предприниматель рано или поздно принимает на работу сотрудников, которым перепоручает часть своих дел, освобождая себя от рутинных задач в бизнесе для того, чтобы решать задачи стратегические.

Поэтому вопрос о том, как правильно оформить сотрудника на работу, становится актуальным практически для каждого предпринимателя. Если вы входите в их число, то внимательно читайте нашу статью!

Инструкция приема сотрудника на работу

Чтобы ни у предпринимателя, ни у сотрудника не возникло проблем с налоговой инспекцией или с трудовой комиссией, необходимо правильно оформить соответствующие документы.

Трудовой кодекс РФ (а именно главы 10,11) затрагивают вопросы заключения трудового договора. В статье 66 ТК РФ рассмотрен вопрос о порядке ведения трудовых книжек сотрудников. А в постановлении Государственного комитета статистики от 05.01.2004 № 1 утверждается приказ о приеме на работу, личной карточки сотрудника.

Прием сотрудника на работу по шагам

1. Подготовка. Прием заявления о приеме на работу и направление на медицинский осмотр при необходимости.

2. Договор. Предварительно следует ознакомить сотрудника с нормативными актами и коллективным договором при его наличии. Эта процедура согласно закону делается под роспись.

После чего заключается трудовой договор. Трудовой договор необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров и передать один экземпляр новоиспеченному сотруднику.

3. Договор о полной материальной ответственности. Процедура та же самая, заполняется шаблон договора о материальной ответственности и регистрируется в Журнале договоров о материальной ответственности, далее подписывается договор в двух экземплярах, один из которого передается сотруднику.

4. Приказ о приеме на работу.

Этот документ составляется по формам Т-1 и Т-1а, далее подписывается у руководителя и регистрируется в Журнале регистрации приказов. Далее необходимо ознакомить сотрудника с приказом под роспись в течение 3-х дней после составления.

5. Трудовая книжка. Далее делается запись в трудовую книжку сотрудника и сведения регистрируются в Книге учета движения трудовых книжек.

6. Оформление личной карточки по унифицированной форме Т-2. Далее даем сотруднику ознакомиться со сведениями, которые внесли в личную карточку и в трудовую книжку.

Документы на прием сотрудника на работу

Оформляясь на любую работу, каждый сотрудник должен предоставить следующие документы:

1. Паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность гражданина.

2. Свидетельство о государственном пенсионном страховании. При оформлении на работу сотрудника впервые, ему оформляют такое свидетельство.

3. ИНН.

4. Трудовая книжка. При оформлении на работу впервые, трудовую книжку оформляет предприятие. Если человек устраивается параллельно на вторую работу, то трудовая книжка хранится по основному месту работы.

5. Диплом об образовании. Если должность работника требует наличия специальных знаний, то необходимо предоставить документы об образовании.

В некоторых случаях к этому пакету документов также прилагаются следующие документы — документы воинского учета в случае, если сотрудник подлежит призыву на воинскую службу.

Лица, работающие с наркотическими веществами, должны предоставить медицинскую справку о состоянии здоровья.

Граждане, устраивающиеся на муниципальную и государственную службу, должны предоставить заявление и анкету на трудоустройство.

Как ИП принять на работу сотрудника

Если с организациями при приеме на работу сотрудников все более мене понятно, то возникает вопрос, может ли ИП принимать на работу сотрудников?

Конечно может, но согласно трудовому законодательству не более 3-х человек в штат.

Чтобы ИП зарегистрироваться в качестве работодателя, необходимо в течение 30 дней после заключения трудового соглашения обратиться в Пенсионный фонд. Если ИП принимает сотрудников, заключая трудовые договоры, он должен в течение 10 дней зарегистрироваться в Фонде социального страхования с момента заключения первого трудового договора.

Прием сотрудников на работу — это процедура, которой в компании обычно занимается бухгалтер, потому как постоянно работает с соответствующими документами.

О том как создать постоянный поток клиентов в бизнес с помощью социальных сетей и силы интернета мы рассказываем на открытой онлайн-встрече.

Регистрируйтесь здесь, чтобы получить дорожную карту развития вашего проекта, которая четко покажет, как прийти к результату.

_____________________________________________________________________________
Хотите, чтобы работа сотрудников в вашей компании была эффективной, а ошибки, приводящие к серьезным последствиям, минимальны?

Как это с делать, читайте в нашей статье «Контроль качества работ и учет ошибок новых сотрудников».  
Понравилась статья? Жмите Лайк!

Как оформить сотрудника на удалёнку

Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.

Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест. Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города. Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.

На практике заключают разные договоры:

1. Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
2. Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
3. Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

«Такая форма занятости, как надомный труд, постепенно вымирает, потому что она была разработана давно и правовые нормы о ней не обновлялись, хотя до 2013 года это был единственный вариант для работодателя, который нанимал работников для работы вне офиса», — поясняет Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».

Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул. А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно. Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Например, одна компания указала в трудовом договоре с дистанционным работником такие основания расторжения: нарушение порядка и срока предоставления отчетов о проделанной работе, изменение стратегии развития работодателя из-за неудовлетворительных результатов деятельности работника. За эти нарушения она и уволила работника. Суд согласился с законностью увольнения (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2017 № 33-4427/2017).

Проще с охраной труда. Проводить специальную оценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно. Это прямо установлено в законе (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Обязанности работодателя по охране труда дистанционного сотрудника вообще ограничиваются всего тремя пунктами:

• Такого сотрудника, как и любого другого, нужно страховать от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• Дистанционного работника нужно ознакомить с требованиями охраны труда. Но не в любом случае, а только если он работает с оборудованием и средствами, которые ему рекомендовал или предоставил работодатель;
• Если удаленный сотрудник получает травму во время работы или у него развивается профзаболевание, работодатель обязан эти случаи расследовать, как и несчастные случаи на производстве или профзаболевания обычных сотрудников.

У договора о дистанционной работе есть несколько особенностей.

Этот договор предназначен для случаев, когда сотрудник использует интернет для выполнения трудовых функций (то есть сама работа связана с интернетом) и для обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Но это не значит, что заключить его можно только с представителями интернет-профессий.

«Даже если использование интернета происходит всего один час в неделю, а остальное время работа не связана с интернетом, все равно можно заключать трудовой договор о дистанционной работе», — объясняет Вячеслав Филиппов, эксперт по трудовому праву. По его словам, договоры о дистанционной работе часто заключают, например, с региональными торговыми представителями, хотя у них большую часть рабочего дня занимают разъезды по клиентам.

По словам Анны Ивановой, главный признак договора о дистанционной работе — то, что у работника нет рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

В договоре обязательно нужно указать, что работа выполняется дистанционно. Туманной фразы о том, что сотрудник может работать удаленно, недостаточно. Написать можно, например, так:

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

Обычно еще дополнительно пишут, что местом выполнения работы является местонахождение работника, но это необязательно.

Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Обязательно надо написать про оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (поскольку работа и взаимодействие по рабочим вопросам связаны с использованием интернета) и другие средства, которые использует работник. Потому что по закону всем необходимым для работы сотрудника должен обеспечить работодатель.

Возможны два варианта:

• Всем этим его обеспечивает работодатель. Тогда нужно написать, что и в каком порядке, в какие сроки.
• Сотрудник обеспечивает себя всем этим сам, но тогда нужно установить размеры, порядок и сроки выплаты работнику компенсации за использование его средств (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Кстати, во втором случае можно указать в договоре, что сотрудник обязан использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные работодателем.

Например, вам нужно, чтобы человек работал в конкретных профессиональных программах и использовал определенные средства связи (конкретные мессенджеры и так далее). Вы можете его обязать это делать. Но если эти программы и другие средства платные, то вы должны ему компенсировать их приобретение либо организовать удаленный доступ к программе, которая установлена у вас во внутренней сети.

Если оборудования и средства предоставляете вы или хотя бы рекомендуете сотруднику, что ему применять, то нужно под роспись ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и средствами.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работник устанавливает себе по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Но в договоре можно установить «иное». Что это значит? Стандартное условие о режиме работы, например, с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед кажется комичным, учитывая, что его выполнение на «дистанционке» очень трудно будет проконтролировать.

На практике пишут просто общее количество рабочих часов в неделю, а подробности — в зависимости от характера работы (надо ли вам, чтобы сотрудник всегда был на связи в ваши обычные рабочие часы или это не обязательно). Например, так:

• Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно.

Или:

• Работник должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи по будним дням в такой-то период (например, с 10:00 до 19:00).

Или:

• Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно, но с учетом того, что он должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи в такой-то промежуток времени в будние дни.

Только не забудьте указать, по какому часовому поясу будет определяться время, если вы с сотрудником находитесь в разных часовых поясах.

Можно обойтись без нее. То есть сотрудник может не передавать вам трудовую книжку для записи о работе и хранения, а если у этого сотрудника еще нет трудовой книжки, вы не обязаны ее ему заводить. Только про это нужно написать в договоре, если такого условия не будет, то трудовая книжка нужна, как обычно.

Если сотрудник живет в вашем городе, то не проблема встретиться с ним для подписания договора и остальных необходимых для приема документов. И не проблема договариваться о встрече каждый раз, когда надо подписать другие кадровые документы (например, заявление на отпуск и приказ об отпуске).

Но если человек живет далеко от вас в другом регионе, ситуация сложнее. Обмен по электронной почте или в мессенджерах обычными отсканированными копиями документов с подписью юридической силы иметь не будет. То есть трудовой договор так заключить нельзя — его условия просто не будут действовать. И кадровых документов в таком виде тоже всё равно что не существует, они не выдержат проверки трудовой инспекции. Нужна «живая» подпись.

Вариант с электронной подписью. Закон разрешает заключить договор о дистанционной работе «путем обмена электронными документами». Но это должны быть не просто отсканированные копии, а электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Это не подпись в обычном понимании, а особая технология защищенной передачи, упрощенно говоря, «зашифрованных» файлов и их расшифровки. Такая подпись должна быть и у вас, и у сотрудника. Заказать ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре (список есть здесь).

Кадровые документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, тоже можно отправлять с электронной подписью, это приравнивается к бумажному оригиналу.

В течение трех дней после заключения трудового договора с помощью электронной подписи вы должны отправить сотруднику заказным письмом оформленный надлежащим образом экземпляр этого договора на бумаге (с подписью и печатью со своей стороны). То есть у него должен быть не только электронный, но и обычный бумажный вариант.

Вариант без электронной подписи. Когда работодатель и работник не хотят заводить себе электронную подпись и при этом находятся слишком далеко друг от друга для очных встреч, они обмениваются оригиналами подписанных документов заказными письмами, а всю кадровую документацию работник подписывает вживую при случае, когда есть возможность приехать.

Только нужно понимать, что у такого варианта есть риски: если придет с проверкой трудовая инспекция и у вас в этот момент не окажется оригинала какого-либо кадрового документа, подписанного дистанционным сотрудником (он еще не дошел до вас по почте), и обмена электронными документами с электронной подписью с ним тоже не было, то вам грозит ответственность за нарушение трудового законодательства. И если возникнет трудовой спор с самим сотрудником, а вы не сможете доказать какой-либо факт документом с его «живой» подписью либо электронным документом с электронной подписью, вы рискуете проиграть. Хотя иногда в таких случаях суды встают на сторону работодателя.

«Судебная практика допускает обмен кадровыми документами по интернету без электронной подписи, если это было заранее письменно оговорено», — объясняет Анна Иванова. Поэтому стоит сразу прописать такой порядок обмена кадровыми документами в договоре. Правда, на сам договор этот способ не распространяется — в любом случае нужен или бумажный оригинал договора с настоящими подписями, или электронный документ с электронной подписью (напоминаем, во втором случае сотруднику надо отправить еще и бумажный оригинал).

Кстати, обмениваясь по почте оригиналами документов с работниками, используйте такой вид отправления, как заказное письмо с уведомлением о вручении, и не забывайте делать опись вложения. По словам Анны Ивановой, основная проблема дистанционной работы — это как раз риски коммуникации с работником в случае конфликта.

«Зачастую работодатели добросовестно высылают работнику значимые документы, но забывают сделать их опись. Потом в суде работник заявляет о том, что получил от работодателя чистый лист бумаги, а работодатель никак не может доказать, что это был, например, приказ об увольнении», — говорит она.

Минтруд России придерживается мнения, что договор о дистанционной работе с иностранцем либо с российским гражданином, который живет за границей, заключать нельзя, в этих случаях подходят только договоры гражданско-правового характера. Аргументы: российское трудовое законодательство действует только на территории нашей страны. Министерство разъяснило это в письмах от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811 и от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245.

Юристы эту позицию не разделяют, хотя на практике в таких случаях чаще встречаются гражданско-правовые договоры (возможно, как раз из-за мнения Роструда).

Кстати, еще нужно учитывать, что тот, кто постоянно или преимущественно (по 183 дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев) живет за пределами России, не считается ее резидентом для целей уплаты налогов. Доходы от работы, которую он выполняет вне России, не облагаются НДФЛ в России.

CMS-L564: Запрос информации о трудоустройстве

ЗАПРОС О РАБОТЕ

НАЗНАЧЕНИЕ ДАННОЙ ФОРМЫ? Чтобы подать заявку на участие в программе Medicare в течение особого периода регистрации, вы должны иметь или иметь покрытие групповым планом медицинского страхования в течение последних 8 месяцев в рамках текущего места работы вашего или вашего супруга. Люди с ограниченными возможностями должны иметь страховое покрытие для больших групп в зависимости от вашей текущей занятости, занятости вашего супруга или члена семьи.

Эта форма используется для подтверждения группового медицинского страхования на основании текущей занятости. Эта информация необходима для обработки вашего заявления о регистрации в программе Medicare.

Работодатель, предоставляющий групповое медицинское страхование, заполняет информацию о вашем медицинском страховании и датах трудоустройства.

КАК ЗАПОЛНЯЕТСЯ ФОРМА?

• Заполните первый раздел формы, чтобы работодатель мог найти и заполнить информацию о вашем страховом покрытии и занятости лица, через которое вы получаете это медицинское страхование.
• Работодатель заполняет информацию во втором разделе и расписывается внизу.

ЧТО ДЕЛАТЬ С ФОРМОЙ? Заполните Раздел A и передайте форму своему работодателю. Попросите своего работодателя заполнить Раздел B. Вам необходимо получить заполненную форму от своего работодателя и приложить ее к заявлению о регистрации в программе Medicare (CMS-40B). Затем вы отправляете оба вместе в местный офис социального обеспечения. Найдите местный офис здесь:

www.ssa.gov .

ПОМОЩЬ С ЭТОЙ ФОРМОЙ

• Телефон: Позвоните в отдел социального обеспечения по телефону 1-800-772-1213.
• En español: Llame a SSA gratis al 1-800-772-1213 y oprima el 2 si desea el servicio en español y espere a que le atienda un agentte.
• Лично: Ваш местный офис социального обеспечения. Для офиса рядом с вами проверьте www.ssa.gov.

Форма CMS-L564 (CMS-R-297) (09/16)

ОТДЕЛЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И ЛЮДСКИХ УСЛУГ
ЦЕНТРЫ МЕДИЦИНСКИХ УСЛУГ И МЕДИЦИНСКИХ УСЛУГ

Форма утверждена
OMB No.0938-0787

ЗАПРОС О РАБОТЕ

Согласно Закону о сокращении бумажного документооборота от 1995 года, никто не обязан отвечать на сбор информации, если он не показывает действительный контрольный номер OMB. Действительный контрольный номер OMB для этой информации — 0938-0787. Время, необходимое для завершения этого сбора информации, оценивается в среднем в 15 минут на ответ, включая время, необходимое для просмотра инструкций, поиска в существующих ресурсах данных, сбора необходимых данных, а также завершения и проверки сбора информации.Если у вас есть комментарии относительно точности оценки времени или предложения по улучшению этой формы, напишите по адресу: CMS, 7500 Security Boulevard, Attn: PRA Reports Clearance Officer, Mail Stop C4-26-05, Baltimore, MD 21244 -1850.

Форма CMS-L564 (CMS-R-297) (0 9/1 6)

Форма утверждена
ОМБ № 0938-0787

ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ЗАЯВКИ

РАЗДЕЛ A: Лицо, подающее заявку на участие в программе Medicare, заполняет все разделы Раздела A.

1. Имя работодателя:
   Напишите имя вашего работодателя.
   
2. Дата:
   Укажите дату, когда вы заполняете информационную форму запроса на трудоустройство.
   
3. Адрес работодателя:
   Напишите адрес вашего работодателя.
   
4. Имя заявителя:
   Напишите здесь свое имя.
   
5. Номер социального страхования заявителя:
   Напишите здесь свой номер социального страхования.
   
6. Имя сотрудника:
   Если вы получаете покрытие группового медицинского страхования в зависимости от вашей занятости, укажите здесь свое имя. Если вы получаете покрытие группового медицинского страхования через другого человека, например, супруга или члена семьи, укажите его имя.
   
7. Номер социального страхования сотрудника:
   Если вы получаете покрытие группового медицинского страхования в зависимости от вашей занятости, укажите здесь свой номер социального страхования. Если вы получаете покрытие группового медицинского страхования через другого человека, например, супруга или члена семьи, укажите его номер социального страхования.
   

После заполнения Раздела A:
После заполнения Раздела A передайте эту форму своему работодателю для заполнения Раздела B. После того, как Раздел B будет заполнен вашим работодателем, верните эту форму вместе с заявлением части B в местный отдел социального обеспечения. офис.

РАЗДЕЛ B:

Работодатель заполняет все разделы B.
Если вы являетесь работодателем, не имеющим договоренности о банке рабочего времени, заполните раздел «ТОЛЬКО для планов медицинского страхования группы работодателей»

1. Покрывается ли (или был) заявитель планом медицинского страхования группы работодателей?
   Отметьте «да» или «нет», если заявитель был застрахован в рамках вашего группового плана медицинского обслуживания, предлагаемого вашей компанией.Заявитель может быть сотрудником или другим лицом, связанным с ним, например, супругом или членом семьи с ограниченными возможностями. Если ваша компания не предлагает групповой план медицинского обслуживания, отметьте Нет. Групповой план медицинского страхования — это любой план одного или нескольких работодателей по предоставлению льгот по здоровью или медицинского обслуживания (напрямую или иным образом) нынешним или бывшим сотрудникам, работодателю или их семьи.
   
2. Если да, укажите дату начала покрытия.
   Укажите месяц и год начала действия страхового покрытия заявителя в вашем групповом плане медицинского страхования.
   
3. Закончилось ли покрытие?
   Отметьте «да» или «нет», если покрытие группового медицинского страхования заявителя закончилось.
   
4. Если да, укажите дату окончания страхового покрытия.
   Напишите месяц и год окончания действия группового медицинского страхования для заявителя.
   

5. Когда сотрудник работал в вашей компании?
   Укажите даты начала и окончания приема на работу для сотрудника, к которому относится заявитель.Это может быть заявитель или другое лицо, связанное с сотрудником, например, супруг или член семьи с ограниченными возможностями.
   Введите месяц и год начала работы в поле «С».
   Введите месяц и год окончания работы в поле «Кому».
   Если сотрудник по-прежнему работает, введите месяц и год текущей даты.
   Текущее место работы — активный рабочий статус. Это не инвалидность или пенсия.
   
6. Если у вас страховой план для большой группы, и заявитель не имеет права, укажите временные рамки (все месяцы), в которые вы Групповой план медицинского страхования был основным плательщиком.
   Укажите даты начала и окончания, когда ваш групповой план медицинского страхования был основным плательщиком для заявителя.
   

Если вы являетесь работодателем с часовым банком, заполните раздел «ТОЛЬКО для часового банка»

1. Покрывается ли (или был ли) заявитель соглашением о наборе часов?
   Отметьте «да» или «нет», если заявитель был застрахован по соглашению о часовом банке. Если вы отметите ответ «Нет», заполните также раздел «ТОЛЬКО страховые планы группы работодателей».
   
2. Если да, есть ли у заявителя в запасе часы?
   Пожалуйста, укажите, имеет ли заявитель в настоящее время медицинское страхование, исходя из оставшихся часов на банковском счете рабочего времени сотрудника.
   
3. Дата окончания резервных часов или будет использоваться?
   Укажите месяц и год, когда истечет или истечет оставшееся время на банковском счете сотрудника.
   

Все работодатели должны заполнить нижнюю часть раздела B.

• Подпись должностного лица компании:
  Официальный представитель компании должен подписать этот документ. Пожалуйста, не печатайте.
  
• Дата подписи:
  Напишите дату, когда вы подписываете форму в этом поле.
  
• Должность должностного лица компании:
  Напечатайте должность должностного лица компании, подписавшего форму в этом поле.
  
• Номер телефона:
  Впишите в это поле номер телефона должностного лица компании, подписавшего форму.Если у вас возникнут вопросы относительно информации в этой форме, с вами свяжется представитель Службы социального обеспечения.
  

ИНСТРУКЦИИ: Форма CMS-L564 (CMS-R-297) (09/16)

Добавить нового сотрудника в Microsoft 365 — администратор Microsoft 365

• 26.04.2021
• 4 минуты на чтение

В этой статье

Эта статья поможет вам адаптировать нового сотрудника в Microsoft 365 для бизнеса.Мы предполагаем, что вы администратор, и вы уже завершили настройку Microsoft 365, и теперь у вас есть кто-то новый, присоединившийся к вашей компании.

Вы попали в нужное место, если вашему новому сотруднику нужен Microsoft 365, и вы используете план Microsoft 365, который позволяет устанавливать на компьютер приложения Office, такие как Word и Excel.

Не админ? Знакомство с Microsoft 365 помогает корпоративным и домашним пользователям в настройке.

В вашем плане нет приложений Office? Выполните следующие действия, но пропустите разделы по установке приложений.Вместо этого используйте онлайн-версии Office.

Вот краткий обзор:

Шаг 1. Создайте учетную запись Microsoft 365 для сотрудника

Инструкции см. В разделе Добавление пользователей и одновременное назначение лицензий. При настройке нового сотрудника вы можете отправить данные для входа в личный кабинет сотрудника. Таким образом, они получат электронное письмо от Microsoft Online Service Team, в котором рассказывается, как войти в Microsoft 365.

Шаг 2: Сообщите сотруднику его идентификатор пользователя и пароль

Если вы не отправили его на его личный адрес электронной почты, распечатайте имя и пароль сотрудника для входа в систему и передайте его им.Или сообщите им информацию по телефону.

Поскольку у них еще нет доступа к своей электронной почте, не отправляйте информацию на этот адрес электронной почты.

Шаг 3. Объясните, где войти

Как и в Facebook, Amazon или Gmail, ваш сотрудник входит в систему, чтобы использовать Microsoft 365. Предоставьте ему следующую информацию для входа:

Шаг 4. Помогите своему сотруднику начать работу

Поделитесь с ними быстрой настройкой сотрудников для Microsoft 365 для входа в систему, установки программного обеспечения, настройки электронной почты и т. Д.

А вот краткий справочник, который поможет им начать работу:

Задача	Подробности
Войти в офис	Перейдите на https://www.office.com, выберите Войти , а затем введите свой идентификатор пользователя и пароль.
Установите приложения Office на свой компьютер.	Когда вы входите в систему, на главной странице есть ссылка для загрузки и установки приложений, таких как Word и Outlook.Выберите Установить Office . Инструкции см. В разделе Как установить Office.
Настройте электронную почту в Outlook 2016.	После установки приложений Office на компьютер настройте электронную почту. Инструкции см. В разделе Как настроить Outlook.
Настройте Skype для бизнеса, чтобы вы могли общаться с коллегами или деловыми партнерами в вашей компании или по всему миру. Вы можете начать разговор с помощью мгновенных сообщений, голосовых или видеозвонков.	Установите Skype для бизнеса на свой компьютер. Чтобы узнать, как использовать Skype для бизнеса, посмотрите видео. Вы настроили Skype для бизнеса, чтобы ваши сотрудники могли связываться с людьми, не связанными с вашим бизнесом, которые используют бесплатное приложение Skype? Если нет, сообщите об этом своему новому сотруднику, чтобы он знал, чего ожидать при использовании Skype для бизнеса.
Установите приложения на мобильное устройство, если вы хотите получать электронную почту или использовать Skype для бизнеса на своем телефоне.	Если вы хотите настроить мобильное приложение Outlook, чтобы вы могли получать электронную почту через свой телефон. Инструкции см. В разделе iOS, Android, Windows Phone . Если вы хотите использовать Skype для бизнеса на своем мобильном устройстве, загрузите и установите мобильное приложение. Для получения инструкций см. IOS, Android, Windows Phone
Пройдите курс обучения OneDrive для бизнеса, который поможет вам научиться хранить и систематизировать свои документы, презентации и электронные таблицы в облаке.	Храните свои бизнес-документы в облаке с помощью OneDrive для бизнеса. Вы всегда можете получить доступ к своему контенту, даже если вы вошли в Microsoft 365 на другом компьютере. Посмотрите видео, чтобы узнать, как использовать OneDrive для бизнеса. Обучение: OneDrive для бизнеса (выберите OneDrive для бизнеса).
Пройдите курс обучения SharePoint Online, который поможет вам сотрудничать с коллегами и обмениваться контентом.	Лучшее место для хранения документов, к которым ваши коллеги также будут иметь доступ, — это SharePoint Online. Обучение: Видео: совместная работа с контентом группы с помощью SharePoint Online Узнайте: Как ваша организация использует SharePoint Online и какие типы документов там хранятся. Кроме того, какие документы хранятся в OneDrive для бизнеса.

Статьи по теме

Удалить бывшего сотрудника из Microsoft 365

Одновременное добавление пользователей и назначение лицензий 65

ESDWAGOV — инструкция по применению WOTC

Чтобы подать заявку онлайн, вам потребуется учетная запись SecureAccess Washington (SAW) и учетная запись WOTC.См. Инструкции ниже.

В штате Вашингтон за обработку заявок WOTC отвечает Департамент занятости. Мы определяем соответствие критериям каждого нанятого сотрудника и выполняем все сертификаты в соответствии с федеральными нормативами.

Сроки подачи заявок
Заявки должны быть поданы через нашу онлайн-систему подачи документов в течение 28 дней с даты начала работы соискателя (не даты приема на работу). Подробнее о сроках подачи заявок.

Подать заявку:

1. Кандидат заполняет и подписывает уведомление о предварительной проверке и запрос на сертификацию (форма IRS 8850) | Инструкции | Испанский
2. Работодатель или представитель работодателя заполняет форму «Индивидуальные характеристики» (ETA Form 9061). Инструкции можно найти внизу формы | Испанский
3. Сохраните бумажные копии 8850 и 9061 для своих записей.
   Примечание: Можно отправлять только английские формы. Формы для испанского языка предназначены только для помощи говорящим по-испански.
4. Подайте заявку через онлайн-систему.
   • Создайте учетную запись SecureAccess Washington (SAW), войдя в систему eServices, сайт службы безопасности занятости для работодателей и частных лиц, чтобы выполнять задачи, связанные с налогами и безработицей. (Возможно, у вас уже есть учетная запись SAW для уплаты налогов по безработице или страхового взноса LNI.)
   • Из eServices перейдите на страницу входа WOTC.Выберите Новый работодатель или Новый представитель , чтобы создать учетную запись WOTC. Используйте имя пользователя и пароль, отличные от ваших учетных данных SAW.
   • Прочтите это руководство пользователя для получения дополнительной помощи.

Предоставление подтверждающих документов

Для любой из категорий с участием ветеранов вы должны подать в течение 30 дней с даты подачи заявки:

• DD214 соискателя или
• Формы единой записи Министерства обороны, в которых указаны даты начала и окончания активной службы, или
• Письма Национального центра кадрового учета с указанием даты воинских частей и сроков службы, или
• Письма из воинского ведомства вручил ветеран.

Для ветеранов-инвалидов вы также должны подать в течение 30 дней с даты подачи заявления:

• Письмо администрации ветеранов об инвалидности

Имейте в виду

• Служба обеспечения занятости не сможет обработать ваше заявление, если вы не предоставите необходимые документы в течение 30 дней с даты подачи заявления. Однако мы повторно откроем заявку на рассмотрение, как только получим документы, даже после установленного срока.
• Вы должны подать необходимые документы через онлайн-систему. Если вы отправляете их по почте или факсу, вы должны повторно отправить их через Интернет.
• Для категорий сотрудников, кроме ветеранов, предоставление подтверждающих документов не требуется, но может ускорить процесс подачи заявки. Примеры подтверждающих документов см. В нижней части формы индивидуальных характеристик (форма ETA 9061). Форма на испанском языке

Полезная информация для ветеранов

Подача апелляций

Если мы отклоним ваше заявление, и вы не согласны с нашим решением, вы можете подать апелляцию.
Отправьте документы или корреспонденцию, связанные с апелляциями, по адресу:

Департамент обеспечения занятости
Административное подразделение WOTC
P.O. Box 9046
Olympia, WA 98507-9046

---

Ресурсы WOTC:
WOTC главная | Право на участие | Сроки подачи заявок

Для получения дополнительной информации: , электронная почта [email protected] или позвонив по телефону 800-669-9271

Заявки и формы CCSB

Добро пожаловать в Covered California для малого бизнеса! Приведенные ниже ресурсы предназначены для того, чтобы помочь вашему малому бизнесу выполнять свои обязанности спонсора плана.Пошаговые инструкции включены в каждый ресурс, но не стесняйтесь обращаться к нам, если вам понадобится дополнительная помощь. Мы здесь, чтобы помочь!

Стать клиентом CCSB

Заявление сотрудника на 2020 год (вступает в силу с 1 января по 1 марта 2020 года)

Заявление сотрудника на 2020 год (вступает в силу с 1 апреля по 1 июня 2020 года)

Заявление сотрудника на 2020 год (вступает в силу с 1 июля по 1 сентября 2020 г.)

Заявление сотрудника на 2020 год (вступает в силу с октября.С 1 по 1 декабря 2020 г.)

2021 Заявление сотрудника

Заявление работодателя

Сроки подачи и политика поздней подачи заявок

Сроки подачи заявок на 2021 год

Covered California для малого бизнеса (CCSB) будет принимать заявки от новых предприятий в течение первых пяти рабочих дней месяца для покрытия в том же месяце при условии, что форма подтверждения поздней подачи заявки на участие в новой компании подписана и отправлена ​​вместе с заявлением о зачислении.Имейте в виду, что форма подтверждения поздней подачи нового бизнеса является необязательной. Если группа не согласна с подтверждением подачи, датой вступления в силу будет первое число месяца, следующего за запрошенной датой вступления в силу. Covered California для малого бизнеса обновила крайние сроки подачи заявок на 2021 год.

Существующие клиенты CCSB

Справочник работодателя

Пожалуйста, обратитесь к нашему Руководству для работодателя за информацией об управлении медицинскими и стоматологическими планами вашей компании.

Формы смены работодателя

Используйте форму смены работодателя, чтобы внести изменения в справочный план вашей группы, уровни металлических уровней и уровни взносов, а также для изменения адреса или формы собственности вашего малого бизнеса. Для работодателей, которые еще не продлили план на 2021 год, используйте Форму смены работодателя на 2020 год.

Форма смены работодателя на 2021 год (на английском языке)

Форма смены работодателя на 2021 год (на испанском языке)

Форма смены работодателя 2020 (на английском языке)

Форма смены работодателя 2020 (испанский)

Формы смены сотрудников

Используйте форму смены сотрудника, чтобы добавлять новых сотрудников, вносить изменения в связи с квалификационным событием или открытой регистрацией.

Форма смены сотрудника на 2021 год (на английском языке)

Форма смены сотрудника на 2021 год (испанский)

Форма смены сотрудника на 2020 год (на английском языке) на даты вступления в силу с 1 января по 1 марта 2020 года

Форма смены сотрудника на 2020 год (на испанском языке) на даты вступления в силу с 1 января по 1 марта 2020 года

Форма смены сотрудника 2020 (на английском языке) с 1 апреля по 1 июня 2020 г.

Форма смены сотрудника 2020 (на испанском языке) для дат вступления в силу с 1 апреля по 1 июня 2020 г.

Форма смены сотрудника 2020 (на английском языке) с 1 июля по сентябрь.1, 2020

Форма смены сотрудника 2020 (на испанском языке) для дат вступления в силу с 1 июля по 1 сентября 2020 г.

Форма смены сотрудника 2020 (на английском языке) на даты вступления в силу с 1 октября по 1 декабря 2020 г.

Форма смены сотрудника на 2020 год (на испанском языке) на даты вступления в силу с 1 октября по 1 декабря 2020 г.

Прочие бланки и документы

Формы COBRA (форма COBRA для выборов, форма для отмены COBRA, образец уведомления о прекращении COBRA и документ о правах COBRA)

Форма апелляции для малого бизнеса

Форма жалобы малого бизнеса

Краткие справочные документы

Новая деловая документация

Покрытие от бесплодия

Как заполнить форму I-9 (шаг за шагом)

Что такое форма I-9?

Когда вы нанимаете нового сотрудника, вы должны убедиться, что он имеет законное право работать в Соединенных Штатах.После того, как вы сделали предложение о работе (но не раньше), новый сотрудник должен продемонстрировать право на работу в США, заполнив форму I-9, подтверждение права на трудоустройство.

Как работодатель вы обязаны следить за тем, чтобы эта форма Службы гражданства и иммиграции США была заполнена вами и вашим сотрудником. Сохраните форму вместе с другими вашими трудовыми книжками — не подавайте ее в правительство.

Заполнение формы I-9

Форма I-9 предназначена для получения информации от новых сотрудников, подтверждающих их право на легальную работу в США.S. Ни один работник не освобожден от заполнения формы.

Форма I-9 состоит из трех частей:

1. Часть I: Для сотрудника, установление личности

Эта часть формы заполняется сотрудником. Он включает такую ​​информацию, как полное имя сотрудника, адрес, дату рождения, номер социального страхования (если применимо), адрес электронной почты и номер телефона (адрес электронной почты и номер телефона указывать необязательно).

Эта часть также используется для подтверждения — под страхом наказания за лжесвидетельство — того, что данное лицо имеет законное право работать в Соединенных Штатах в связи с тем, что оно:

• Гражданин
• Негражданин США
• Законный постоянный житель
• Иностранец, которому разрешено работать в США.S. Сотрудник должен ввести дату истечения срока действия этого разрешения, если применимо.

Сотрудник, который является иностранцем и имеет право на работу, должен ввести регистрационный номер иностранца («A-номер», который представляет собой уникальный 7-, 8- или 9-значный номер, присвоенный иностранцу) или номер допуска по форме I-94. .

Сотрудник должен подписать форму и поставить дату. Ложные заявления могут привести к штрафу и / или тюремному заключению.

Некоторым сотрудникам может потребоваться помощь для заполнения своей части формы.Если сотрудник является несовершеннолетним или инвалидом (или нуждается в переводе), лицо, помогающее заполнить форму (например, составитель и / или переводчик), также должно указать свое имя и адрес, а также подпись на форме (также под страхом наказания за лжесвидетельство).

2. Часть II: Для работодателя, проверка документов сотрудника

Эта часть формы заполняется работодателем. В нем описываются документы, которые работодатель рассмотрел для подтверждения права на трудоустройство.Работодатель должен предпринять это действие в течение трех дней с первого дня приема на работу. Работодатель может — но не обязан — создавать копию представленных документов.

Есть три списка документов, которые можно использовать. Тип используемых документов определяет, какую часть Части II должен заполнить работодатель.

Список A: Документы в этом списке устанавливают как , так и удостоверение личности сотрудника и разрешение на работу.Сотрудник должен предоставить только одну из следующих форм, чтобы удовлетворить требования к документу:

• Паспорт США (или код паспорта США)
• Карта постоянного жителя («зеленая карта») или квитанция о регистрации иностранца (технически зеленая карта — это форма I-551)
• Загранпаспорт с временной печатью I-551
• Разрешение на работу с фотографией (форма I-766)
• Для иностранца, не являющегося иммигрантом, которому разрешено работать: заграничный паспорт и форма I-94 (или 94A), а также подтверждение статуса неиммигранта иностранца, пока он не истек.
• Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии, Республика Маршалловы Острова

Список B: Документы в этом списке показывают личность сотрудника.Если у сотрудника нет документа из списка A, должен быть создан один документ из списка B, плюс один документ из списка C (ниже).

• Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное государством (при условии, что оно содержит удостоверение личности с фотографией и другую личную информацию)
• Удостоверение школы с фотографией
• Карточка избирателя
• Военный билет США или призывной билет
• Удостоверение военнослужащего
• Карта торгового флота береговой охраны США
• Племенной документ коренных американцев
• Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Для несовершеннолетних (младше 18 лет), которые не могут предъявить один из документов из Списка B, альтернативные документы, которые приемлемы для подтверждения личности сотрудника, включают школьную успеваемость или табель успеваемости; клиент, врач или больничная карта; или запись в дневном или детском саду.Взаимодействие с другими людьми

Список C: Этот документ устанавливает разрешение сотрудника на работу в США. Опять же, если сотрудник не может предоставить документ из списка A, он должен предоставить документ из списка B и из списка C.

• Карточка с номером счета социального страхования (если на карточке не указано: недействительна для работы, действительна только для работы с разрешением INS или действительна для работы только с разрешения DHS)
• Свидетельство о рождении за границей, выданное Государственным департаментом (форма FS-545)
• Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом (форма DS-1350)
• Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или территории США.С., имеющий гос. Печать
• Племенной документ коренных американцев
• Удостоверение гражданина США (форма I-197)
• Идентификационная карта для использования гражданином-резидентом США (форма I-179)
• Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности

Как и в случае с работником, работодатели должны под страхом наказания за лжесвидетельство подтвердить, что они ознакомились с необходимыми документами, считают их подлинными и верят, насколько им известно, что работник имеет право работать в СШАS. Помимо подписания раздела сертификации, работодатель должен указать первый день работы сотрудника, а также другую информацию о работодателе (название компании, должность лица, подписавшего форму, и адрес компании).

3. Часть III: Работодателю при повторном приеме на работу

Эта часть формы также заполняется только работодателем, но используется только в случае повторной проверки при повторном приеме на работу сотрудника. Если сотрудник повторно принят на работу в течение трех лет с даты первоначальной формы I-9, работодатель может выбрать заполнение этого раздела или новую форму I-9.Взаимодействие с другими людьми

Если необходимо заполнить эту часть, то работодатель просто указывает имя сотрудника (или новое имя, если у сотрудника было изменение имени) и дату повторного найма. Если предыдущее разрешение на трудоустройство истекло, но теперь оно было продлено, введите информацию о документе, подтверждающем такое разрешение (название документа, номер и дату истечения срока действия нового разрешения на работу).

Как и в случае с другими частями, сотрудник должен подписать под страхом наказания за лжесвидетельство, что он / она считает представленный документ подлинным и что сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах.Взаимодействие с другими людьми

Итог

Работодатели должны сохранять I-9 в течение более чем трех лет с даты найма или одного года после даты окончания работы. Время от времени федеральное правительство может проверять вашу трудовую книжку. Если вы не предоставите I-9, вы можете быть привлечены к гражданской и / или уголовной ответственности. Дополнительную информацию о I-9 можно найти в «Справочнике для работодателей: инструкции по заполнению формы I-9». Если у вас возникнут дополнительные вопросы по I-9, вы также можете проконсультироваться с адвокатом по трудовому праву.

Пошаговая интеграция между Employee Central и Employee Central Payroll

Недавно я участвовал в интеграции Employee Central и Employee Central Payroll of Success Factors для одного из моих клиентов.

Я хотел бы поделиться своим опытом внедрения решения.

В этом сообщении блога описываются пошаговые инструкции по настройке Employee Central, чтобы он мог передавать данные в Employee Central Payroll. Например, после приема на работу нового сотрудника необходимо выполнить ведение определенных инфо-типов для сотрудника, прежде чем расчет заработной платы может быть успешно запущен.В каждой стране есть разные наборы инфо-типов, которые необходимо поддерживать для расчета заработной платы.

Необходимые условия:

a) Централизованный расчет заработной платы сотрудников осуществляется на основе HR Renewal 2.0 EHP7. Минимальный уровень пакета поддержки, который вам нужен, — SAP_HR / EA-HR SP28 для использования централизованного расчета заработной платы сотрудников.

b) Бизнес-функция HCM_SFEC_MDEC2HR включена.

Что нужно настроить в Централизованном экземпляре сотрудников

1. Единая конфигурация расчета заработной платы
2. Ведение данных о заработной плате Виды задач и специфические для страны инфо-типы

Для настройки единой конфигурации расчета заработной платы и типа задачи обслуживания данных расчета требуется указанная ниже настройка.

Перейдите к Provisioning -> Under Company Settings-> Enable Employee Central Payroll

Включить домашнюю страницу v3

В экземпляре

Предоставьте необходимое разрешение для задачи «Разрешение на ведение данных о заработной плате».

В разделе «Разрешения пользователя» выберите категорию «Разрешение интеграции платежной ведомости». б. Установите флажки «Просмотр», «Изменить» для разрешения «Задача обслуживания данных о заработной плате».

Разрешение на отображение информации о пользователе a. В разделе «Права администратора» выберите категорию «Управление пользователями».б. Установите флажок «Экспорт сотрудника

«.

Настройка автоматической репликации конфигурации задачи обслуживания данных заработной платы

В разделе «Подготовка» в разделе «Настройки компании» установите флажок «Включить центр интеллектуальных служб (ISC)» и нажмите соответствующую кнопку «Сохранить».

В экземпляре перейдите в Центр администрирования. В поле поиска Инструменты введите

.

Подписка на уведомления о событиях

Перейдите к просмотру подписчика и создайте подписчика

Перейдите к просмотру внешних событий SEB и нажмите «Добавить тему».

Выберите «Изменение конфигурации задачи обслуживания данных заработной платы».

Щелкните Добавить подписку и введите следующую информацию:

SEB Тип события Выберите тип оповещения о внешнем событии.

URL-адрес конечной точки Введите URL-адрес доступа. Найдите соответствующий URL-адрес, как описано в разделе Поиск URL-адреса доступа.

Подписчик Введите только что созданного подписчика.

Протокол Выберите SOAP поверх HTTP / HTTP.

Щелкните Проверка подлинности. Выберите ОСНОВНОЙ.

Затем, чтобы проверить результаты, перейдите в Центр администрирования.В поле поиска «Инструменты» введите журнал аудита уведомлений о событиях.

Поиск URL-адреса доступа

В этом разделе показано, как найти URL-адрес, необходимый для включения автоматической репликации для конфигурации задачи ведения данных о заработной плате из Центра сотрудников в Центральную систему расчета заработной платы сотрудников

1. В центральной системе расчета заработной платы сотрудников перейдите к транзакции SOAMANAGER
2. В разделе «Администрирование службы» выберите «Упрощенная конфигурация веб-службы».
3. В поле Search Pattern введите * payrolldata * и выберите Go.
4. Выберите соответствующее определение службы с именем PAYROLLDATAMAINTENANCETASKCONF.
5. Установите флажок «Пользователь / пароль» и нажмите «Сохранить».
6. Выберите Показать подробности.
7. В разделе «Сведения о конфигурации» скопируйте URL-адрес доступа

Включение создания задач ведения расчетных данных

Чтобы создать задачи обслуживания данных заработной платы в Employee Central Payroll, включите следующую функцию

В центральной ведомости заработной платы сотрудников

• Перейти к транзакции SM30
• Войдите в представление V_T77S0 и нажмите «Сохранить».
• Нажмите Новые записи
• Введите следующие данные: a. Группа: SFEC b. Семантическое сокращение (сем. Аббревиатура): ECTSK c. Аббревиатура значения (Value abbr.): X

Данные о сотрудниках могут быть реплицированы с помощью типов задач «Инициирование данных о зарплате» с использованием причины события «Информация о вакансии» в качестве типа задачи «Ведение данных о зарплате»: с помощью этой опции вы выбираете причину события Employee Central. Задача ведения данных о заработной плате с типом задачи «Ведение данных о заработной плате» EVENT_REASON_NAME запускается, если при нажатии кнопки «Выполнить действие» создается новая запись и репликация сотрудника в Employee Central Payroll прошла успешно.Чтобы использовать эту функцию, обновите свою центральную систему расчета заработной платы сотрудников до пакета поддержки

SAP EA-HR SP 60.

Включение единой конфигурации расчета заработной платы

1. Перейдите в Центр администрирования и выберите инструмент единой конфигурации расчета заработной платы. а). Вы можете сделать одно из следующего: б). Чтобы создать страну с предварительно поставленными задачами по настройке системы, портлетам и расчетным данным, нажмите «Добавить страну» и выберите страну из списка
2. Чтобы отредактировать выход из задач конфигурации системы, портлетов или расчетов по зарплате, выберите страну из списка стран, показанного в левой части пользовательского интерфейса.
3. Введите соответствующую информацию: ○ Конфигурация системы SAP: выберите конфигурацию системы SAP. ○ URL-адрес системы расчета заработной платы: URL-адрес системы расчета заработной платы, поддерживаемый в выбранной конфигурации системы SAP на предыдущем шаге, автоматически заполнит
4. Идентификатор клиента системы расчета заработной платы: Идентификатор клиента системы расчета заработной платы, сохраненный в выбранной конфигурации системы SAP на предыдущем шаге, будет заполнен автоматически.
5. Статус: Укажите, активна или неактивна конфигурация расчета заработной платы в стране.Разрешить доступ к BSI TaxProfileFactory и URL стороннего поставщика удостоверений для BSI TaxProfileFactory: для США
6. В разделе «Портлеты» выберите любой из портлетов. Это отобразит список портлетов и ссылки под каждым портлетом. Вы можете создать портлет или выбрать редактирование, удаление или создание ссылки. ○ Номер инфо-типа: введите номер инфо-типа. Убедитесь, что соответствующая веб-служба инфо-типа активирована. Если вы используете компонент «Персонал и организация» в своей системе ERP для редактирования основных данных для организационных единиц, должностей и сотрудников, а также их назначений друг другу, необходимо активировать соответствующее приложение основных данных (приложение Web Dynpro HRPAO_PAOM_MASTERDATA).
7. URL: введите URL-адрес соответствующей веб-службы, начиная с http (s): //…
Услуга
8. : выберите предварительно доставленное самообслуживание: некоторые из этих услуг самообслуживания зависят от страны.Доступные самообслуживание: ○ Выписка о заработной плате ○ Сводка платежа (только для Австралии) ○ Пенсионный фонд (только для Австралии) ○ Федеральные удерживаемые налоги — самообслуживание сотрудников (только для США) ○ BSI TaxProfileFactory — Admin (только для США) ○ BSI TaxProfileFactory — Employee (США только) ○ Отчетность по онлайн-W-2 — Самообслуживание сотрудников (только для США) ○ Выборы для онлайн-W-2 — Самообслуживание сотрудников (только для США) ○ Форма 16 (только для Индии) ○ Устаревшая выписка о заработной плате
9. Если вы ввели URL-адрес, щелкните «Подробности» и введите соответствующую информацию: ○ Служба администратора: это поле определяет, доступна ли ссылка для пользователя с ролью администратора расчета заработной платы.○ Самообслуживание: это поле определяет, доступна ли ссылка для сотрудников в ESS. Настройки по умолчанию для полей Admin Service и Self Service в доставке следующие. Вы не должны изменять настройки по умолчанию, кроме URL
.

Сопоставление центральных полей сотрудников с инфо-типами

Стандартные и настраиваемые поля из информации о вакансии, личной информации и информации о вознаграждении в центральных объектах сотрудников можно сопоставить с инфо-типами 0001, 0002, 0007 и 0008 централизованного расчета зарплаты сотрудника в пользовательской настройке параметров интеграции управления персоналом для SuccessFactors Расширение централизованного расчета зарплаты сотрудника Определить расширяемость присвоения полей (V_HRSFEC_EXTMAP).В столбце «Имя центрального узла сотрудника» таблицы нажмите F4 и выберите соответствующую информацию, которую вы хотите расширить.

Конфигурация двухточечной репликации

Вы настраиваете сложный запрос API сотрудников для репликации данных сотрудников из Employee Central в Employee Central Payroll в пользовательской настройке параметров интеграции управления персоналом для SuccessFactors Конфигурация централизованного расчета заработной платы сотрудников для двухточечной репликации

I в структуре IMG откройте руководство по внедрению настройки SAP. Параметры интеграции управления персоналом для SuccessFactors. Централизованный расчет заработной платы сотрудника. Присвоение значений кодов для двухточечной репликации

.

Репликация пользовательских объектов MDF

Убедитесь, что в Employee Central ваш настраиваемый объект MDF виден для API, а история версий MDF активирована.

Это основные настройки, которые необходимо сделать для включения интеграции P2P между EC и ECP

Введите объект клиента в поле «Тип объекта» объекта MDF «Составные типы объектов API сотрудников».

Перейдите к настройке параметров интеграции личного управления для сотрудников. Центральная конфигурация расчета заработной платы для двухточечной репликации. Настройка составного запроса API сотрудника.

В этом сообщении в блоге содержится необходимая информация для настройки двухточечной интеграции между Employee Central и Employee Central.

Прокомментируйте, если вы хотите узнать список составных запросов API. Я отвечу на комментарий списком.

Запросы на освобождение от оплачиваемого семейного отпуска и отпуска по болезни, регистрация, взносы и платежи

Начиная с января 2021 года большинство работников в Массачусетсе будут иметь право на получение оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам продолжительностью до 12 недель и до 20 недель оплачиваемого отпуска по болезни.Программа будет финансироваться за счет премий, выплачиваемых работниками, работодателями и самозанятыми. Взносы в программу начнутся 1 октября 2019 г., и управление ими будет осуществляться через Департамент семейных и медицинских отпусков (DFML) согласно M.G.L. около 175M.

Для получения подробной информации о льготах, предусмотренных этим новым законом, посетите веб-сайт DFML.

Физические лица, подпадающие под действие закона

С 1 октября 2019 г. предприятия, в которых есть хотя бы один сотрудник из Массачусетса, будут обязаны перечислять взносы в PFML от имени каждого сотрудника в Доверительный фонд безопасности семьи и занятости.Ниже описано, кто охвачен программой PFML.

W-2
Сотрудники W-2 (полный, неполный или сезонный) будут всегда считаться застрахованными лицами. Как правило, критерии соответствия требованиям программы страхования по безработице в Массачусетсе применяются при определении права на получение PFML. Если вы обязаны сообщать о заработной плате сотрудника W-2 в Департамент помощи по безработице (DUA), этот сотрудник должен быть засчитан. Сотрудникам не обязательно проживать в Массачусетсе, чтобы получить страховое покрытие.

1099-MISC независимые подрядчики
Сотрудники, чьи платежи указаны в форме IRS 1099-MISC (1099-MISC worker), засчитываются в ваше общее количество застрахованных лиц только в том случае, если они составляют более 50% от вашего всего сотрудников (вместе занятых W-2 и 1099-MISC). В противном случае работодатель не обязан вносить взносы или отчитываться в отношении работников 1099-MISC.

Платежи, произведенные физическим лицам и указанные в форме IRS 1099-MISC, по-прежнему покрываются программой PFML.Эти выплаты включают определенные призы, награды и другие доходы, указанные во вставке 3; выручка от рыболовных судов указана во вставке 5; медицинские и медицинские платежи, указанные во вставке 6; доходы от страхования урожая, указанные во вставке 9; и избыточная выручка от золотого парашюта, указанная во вставке 13. Дальнейшие инструкции IRS относительно платежей IRS по форме 1099-MISC можно найти здесь. Программа PFML применяется только к лицам, получающим эти платежи, если такие лица составляют более 50% рабочей силы предприятия.Информацию о том, как компания принимает решение о своей рабочей силе, можно найти здесь.

DFML определил, что все компенсации, не относящиеся к работникам, выплаченные 1 января 2020 года или после этой даты и указанные во вставке 1 формы IRS 1099-NEC, освобождены от требований программы PFML по удержанию налогов и взносов. Обратите внимание, что до 1 января 2020 года о такой компенсации сообщалось в форме IRS 1099-MISC. Соответственно, с 1 октября 2019 года по 31 декабря 2019 года работники, платежи которых должны были отражаться в форме IRS 1099-MISC, подпадали под программу PFML.

Подсчет 1099-MISC независимых подрядчиков как физических лиц

Чтобы работник 1099-MISC считался частью вашей рабочей силы в штате Массачусетс, работник 1099-MISC ДОЛЖЕН:

1. Получать платежи, указанные в форме IRS 1009-MISC
2. Оказывает услуги как физическое лицо
3. В прямом эфире в Массачусетсе
4. Выполнять услуги в Массачусетсе

Закон о безработице штата Массачусетс определяет независимых подрядчиков как рабочих, которые соответствуют этому трехчастному тесту.

Если работник соответствует критериям для того, чтобы быть покрываемым лицом, и вы определили, что этот работник не является независимым подрядчиком в соответствии с трехэтапным тестом, то вы должны засчитать его или ее как члена вашей рабочей силы в Массачусетсе.

Платежи физическим лицам, указанные в форме IRS 1099-MISC, покрываются программой PFML. Эти выплаты включают определенные призы, награды и другие доходы, указанные во вставке 3; выручка от рыболовных судов указана во вставке 5; медицинские и медицинские платежи, указанные во вставке 6; доходы от страхования урожая, указанные во вставке 9; и избыточная выручка от продажи золотых парашютов указана во вставке 13.Дополнительные инструкции от IRS относительно платежей IRS Form 1099-MISC можно найти здесь. Программа PFML применяется только к лицам, получающим эти платежи, если такие лица составляют более 50% рабочей силы предприятия. Информацию о том, как компания принимает решение о своей рабочей силе, можно найти здесь.

Форма 1099-MISC

Требуемые взносы

Ежеквартально вы должны будете делать взносы для всех лиц, входящих в ваш штат, на которые распространяется страхование.Вы можете вычесть часть требуемого взноса из заработной платы, которую вы платите своим сотрудникам, и из выплат, которые вы производите сотрудникам 1099-MISC, которые соответствуют критериям страхования. Работодатель может выбрать оплату взноса работника полностью или частично. Если в вашей рабочей силе менее 25 застрахованных лиц, вы не несете ответственности за выплату доли взноса работодателю. Однако вы можете решить покрыть часть или всю долю застрахованных лиц.

Разделение взносов

Работодатели с 25 и более сотрудниками должны будут перечислить взнос в DFML в размере 0.75% (0,62% для оплаты отпуска по болезни и 0,13% для оплаты семейного отпуска) от приемлемой заработной платы. Этот взнос может быть разделен между удержаниями из заработной платы сотрудников и взносом работодателя, и он будет поддерживать оба типа отпуска.

1099-NEC

DFML определил, что все компенсации, не относящиеся к работникам, выплаченные 1 января 2020 года или после этой даты и указанные во вставке 1 формы IRS 1099-NEC, освобождены от требований программы PFML по удержанию налогов и взносов.Обратите внимание, что до 1 января 2020 года о такой компенсации сообщалось в форме IRS 1099-MISC.