Образец как написать докладную на сотрудника: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Докладная записка пишется подчиненным вышестоящему начальнику для информирования о каком-либо важном событии, для внесения предложений, высказывания просьб. Одним из поводов написания докладной записки может послужить хамское поведение сотрудника.

В данной статье можно скачать образец докладной записки о хамском поведении сотрудника.

Оскорбление на рабочем месте может произойти в любом рабочем коллективе, причиной тому может послужить какой-либо конфликт, вызванный рабочими или личными вопросами. Хамское поведение сотрудника – также может встретиться в любом коллективе. Если решить вопрос мирным путем не получается, имеет смысл донести до начальства подробности поведения сотрудника, указав, в чем именно заключалось хамство и оскорбление.

Хамское поведение сотрудника на рабочем месте вполне может послужить поводом для дисциплинарного наказания, например, объявление выговора или лишение премии, вплоть до увольнения.

Докладная записка позволяет уведомить руководство фирмы о конфликте и хамском поведении сотрудника.

Скачать образцы других докладных записок:

• о невыполнении должностных обязанностей — образец;
• об отсутствии на рабочем месте — образец;
• о нарушении правил трудового распорядка — скачать.

Образец оформления

Как правильно написать докладную записку, можно прочитать в этой статье.

В правом части бланка пишется ФИО лица, которому направляется докладная записка, его точная должность. Ниже пишется ФИО того работника, которые составляется докладную записку. Здесь же, в верхней части пишется наименование структурного подразделения, где выявлено хамское поведение сотрудника, ставится дата оформления документа.

В тексте необходимо подробно описать случившееся, указать, в чем именно состояло хамское поведение сотрудника. На основании изложенного высказывается просьба рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании в отношении работника. Дисциплинарное взыскание назначается с помощью приказа руководителя, образец которого можно скачать здесь.

Важно выявить причину такого поведения работника, важно получить от виновного объяснительную записку, которую следует приложить к бланку докладной записки.

Образец докладной записки можно скачать ниже.

Пример для скачивания

Докладная записки о хамском поведении сотрудника образец – скачать.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

На предприятии существуют утвержденные специальным локальным актом правила трудового распорядка, которые должны соблюдать все сотрудники компании. Если нарушить их и отсутствовать в свое рабочее время, то это правонарушение является дисциплинарным проступком, за который предусматривается увольнение работника за прогул. Но для этого должна быть составлена докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Содержание статьи

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника представляет собой документ, составляемый ответственным лицом при отсутствии работника на месте работы, с целью доведения до сведений руководства факта совершения дисциплинарного проступка.

Вместе с этим документом происходит также оформление такого документа, как акт об отсутствии работника на рабочем месте. В нем производится фиксация точного времени и даты отсутствия физлица, с которым заключен трудовой контракт, а также какие меры были предприняты, для того чтобы связаться с ним.

После того, как оба бланка оформлены, они должны быть направлены администрации компании, которая, изучив все обстоятельства случившегося, должна принять решение в отношении данного сотрудника. Например, увольнения его за прогул.

Однако, к этой процедуре необходимо подойти серьезно, соблюсти все установленные законодательством мероприятия, полноту отражения фактов на бумаге, описывающих совершенный работником проступок.

Внимание: чем больше подтверждающих документов, правильно оформленных, тем больше у руководства возможности уволить провинившегося сотрудника.

Рекомендуется докладную составлять сразу же в момент неявки работника на его место работы, а не по мере возникновения необходимости в этом документе.

Обязательно нужно проверить, что случившееся действительно является прогулом, а не вынужденным отсутствие работника по уважительным причинам, к примеру по болезни.

Это можно сделать, если попытаться обратиться к этому отсутствующему сотруднику через доступные средства связи для объяснений.

В ситуации, когда работник не выходит на контакт или у него нет уважительных причин для отсутствия, необходимо подготовить докладную на имя руководства.

Этот бланк не включается в состав обязательных документов, фиксирующих проступок работника. Однако, она также является доказательством этого нарушения и свидетельствует о происшедшем.

Внимание: на малых субъектах руководитель может следить за работой каждого сотрудника, поэтому докладные, как правило, не составляются. Тем не менее даже для них желательно подготовить этот бланк, как только будет зафиксировано отсутствие на месте работника свыше 4 часов.

Составитель докладной может в этом документе описать не только произошедшие события, но и попросить принять соответствующие меры.

Такое часто происходит на больших предприятиях, когда директор компании может не знать, что именно произошло или же непосредственный начальник просит снизить меру наказания за проступок.

Однако, информация докладной должна носить информационный характер, рекомендовать меры, а не указывать руководству, что именно ему делать.

Важность докладной повышается, когда работника планируется привлечь к материальной ответственности. Ведь в этом случае она обязательно должна включаться в пакет подтверждающих документов.

Кто должен составить докладную

Закон не содержит прямого указания на то, какой именно работник должен составлять докладную при неявке другого на работу. В теории, это может делать любой из работников. Однако необходимо обязательно соблюдать субординацию между должностями.

Таким образом, обычно на прогульщика оформляет докладные его непосредственный начальник. Он лучше всего знает своего подчиненного, и именно он должен в первую очередь пытаться определить, почему кто-то не появился на своем месте.

Если же руководитель не предпринимает усилий для определения места нахождения работника, докладную может составить другой сотрудник.

Например, из-за невыхода одного работника остановилась работа другого структурного подразделения. В такой ситуации оформлять докладную может руководитель пострадавшего подразделения.

Внимание: если субъект бизнеса небольшой, и у него нет деления на структурные подразделения, составить докладную записку может кадровик или работник, который отвечает за оформление табеля рабочего времени.

Ведь такой сотрудник по своему характеру работы должен отслеживать появление или отсутствие работников на предприятии и отмечать эти факты в документах.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец 2018 года

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Для такого документа не существует обязательной формы. Обычно, его составляют в произвольном формате, но при этом соблюдаются правила делового письма. Также, в докладной должны находиться несколько обязательных реквизитов, присущих документам.

Записка может быть полностью написана от руки, либо набрана на компьютере и распечатана на принтере.

Сначала в верхней правой части листа указывается лицо, которому адресуется документ — его должность, наименование субъекта бизнеса, Ф.И.О. адресата. Эти сведения нужно указать в дательном падеже.

Затем на новой строке посередине записывается наименование документа – «Докладная записка». Рядом можно предусмотреть место, на котором будет производиться отметка о регистрации — входящий номер документа, дата поступления.

На следующей строке после заголовка можно кратко указать содержание записки — например, «О неявке на рабочее место Петрова Г. П.».

Далее, в повествовательной манере необходимо изложить произошедшее событие. В частности, обязательно нужно упомянуть точные дату и время, когда было обнаружено, что работника нет на своем месте, общая длительность его отсутствия на работе, наименование подразделения, личную информацию о сотруднике.

Следующим шагом нужно подробно описать, что было предпринято составителем документа для определения места нахождения работника. К примеру, можно рассказать о попытках связаться по сотовому либо городскому телефону, отправке электронных писем и т. д.

Затем нужно рассказать о результатах, которые были достигнуты в процессе розыска сотрудника. Например, удалось ли или нет выяснить причины отсутствия его на работе.

Внимание: если работником удалось связаться можно указать, объяснил ли он свое отсутствие на месте, смог ли предоставить подтверждающие документы и т. д. Если работника найти и поговорить с ним не удалось, это нужно также указать в записке.

Дальше можно указать, был ли предприятию причинен какой-либо ущерб по причине отсутствия сотрудника на месте. Если это так, то необходимо оценить степень ущерба.

Следующий шаг — работник, который производит составление записки может порекомендовать меры для воздействия к нарушителю. Это может быть выговор, лишение премии, увольнение.

Внимание: необходимо обосновать, почему рекомендуется именно этот шаг. Здесь же можно указать, были ли раньше у этого сотрудника наказания из-за нарушения дисциплины.

Завершается составление документа проставлением даты написания и подписи.

примеров того, как написать служебную записку сотрудникам | Работа

Джейн Смит Обновлено 27 июня 2018 г.

Когда вы открыли свою компанию, общение не создавало проблем. Личный разговор означал, что все получили одно и то же сообщение одновременно. Если у кого-то были вопросы, они получали ответ на месте. Тогда вы могли проверить всех на предмет понимания и скорректировать сообщение, прежде чем слухи пустят корни. Стремительный рост компании означает, что вы должны выбрать новый способ заявить о себе.Пришло время отправить памятку.

Когда все должны знать

Если вы когда-либо играли в игру «телефон», то вы уже знаете, что происходит. Чем больше людей передают информацию, тем меньше общего имеет полученное сообщение с первоначальным намерением мессенджера. Чтобы написать эффективную памятку, отправьте последовательное сообщение. Это оставляет мало возможностей для интерпретации или путаницы. Кроме того, будьте краткими. Чем меньше слов вы используете в своей памятке, тем больше вероятность, что все поймут, что вы хотите передать.Включите в памятку призыв к действию и завершите простым действием.

Совет

Завершайте информационные заметки фразой «Никаких действий не требуется», — говорит тренер по копирайтингу Невилл Медхора.

Объявление об изменении руководства на высшем уровне

Некоторые компании меняют менеджеров так часто, что вам нужна система показателей, чтобы отслеживать, кто все еще в игре, а кто нет. Записки помогут вам представить нового босса и попрощаться со старым. Знание того, кто главный и каких изменений следует ожидать, помогает компании удерживать сотрудников и поддерживать моральный дух.Записки также позволяют новому руководителю:

• Представлять новых сотрудников или правила.
  
• Предотвратить или подавить слухи.
  
• Получите достоверную обратную связь.
  

Представьте новых сотрудников или меморандум о политике

От: Том Пирсон, менеджер Пятого округа

Относительно: Новый менеджер по приемам, Джеральдин Хайнс

Уважаемые сотрудники Comstock: Начиная с 15 марта , 2018 у вас будет новый региональный менеджер Пятого округа.После 35 лет непрерывной службы я оставляю вас всех в увлекательном будущем.

Мне было приятно обучать мою преемницу, Джеральдин Хайнс, в прошлом году. Джеральдин продемонстрировала, что разделяет стремление компании быть предпочтительным работодателем здесь, в Долине Солнца. Я уверен, что она приведет всех вас в стратосферу по мере того, как мы объединяем наши центры обработки вызовов и расширяем доступность наших донорских сайтов.

Пожалуйста, дайте Джеральдине тот же уровень мастерства, который вы дали мне, нашим сотрудникам и нашим спонсорам.

Том Пирсон, менеджер по уходу, Пятый округ

Записка о предотвращении или подавлении слухов

Уважаемые члены команды Warshaw: В прошлом месяце ходили слухи о возможности увольнений в наших магазинах в Аризоне. Уверяю всех членов команды, что ваша работа никуда не денется.

Пыльная буря 7 марта подняла угол крыши. Это повреждение означает, что мы должны закрыть магазин на ремонт с 10 марта по 15 мая.До тех пор никаких действий не требуется.

Аллен Грейсон, генеральный директор

Соберите поддающуюся проверке записку обратной связи

Кому: синяя, зеленая и красная команды

В отношении: 10-го ежегодного забега для друзей 5K и развлекательного забега

В прошлом году, наши маршруты Buddy Walk и Fun Run пролегали вдоль Thomas Road. В городе убрали тротуары во время строительства новой средней школы. Оцените прикрепленные новые маршруты.Рейтинги должны быть выставлены через пять дней. Отправьте свой рейтинг Эллен Барстоу в отдел кадров. Первые 10 рейтингов, которые она получит, выиграют подарочную корзину Buddy-Run стоимостью 150 долларов.

Формат и примеры — Zippia

Были ли вы когда-нибудь на работе, когда вам нужно сообщить важную информацию своим товарищам по команде, но вы не хотели беспокоить всех планированием встречи? А как насчет того времени, когда вам нужно было поделиться информацией, но невозможно было согласовать расписание всех встреч?

В подобных ситуациях отличным решением будет написание заметки и ее отправка.Записки достаточно формальны, чтобы передать любую информацию, которой вам нужно поделиться, но не столь громоздки, как планирование встречи.

Кто угодно может написать памятку, и важно знать, как ее написать, чтобы вы были готовы к работе, когда представится возможность. Как только вы научитесь писать заметки, вы обнаружите, что они могут быть очень полезными, независимо от вашей роли. Хотя некоторые роли, такие как координаторы или администраторы, возможно, придется писать чаще.

Мы рассмотрим основы написания заметок, в том числе объясним формат и покажем вам образец заметки.Прочтите наше руководство, и вы сразу же напишете эффективные заметки.

Что такое памятка?

— это вид коммуникации для обмена новостями, обновлениями или соответствующей информацией внутри компании. Обычно они короткие и по существу, так как могут заменить официальные встречи и освещать обновления команды, напоминания о политике и быстрые корпоративные обновления.

Размышляя о том, нужно ли вам писать записку, подумайте о том, какой информацией вы делитесь, и о ее важности.Записки — это что-то среднее между официальными профессиональными письмами и быстрыми обновлениями по электронной почте.

Если вы хотите просто написать коллеге по электронной почте или написать сообщение, вам, вероятно, не нужно писать официальную памятку. Если ваша информация немного важнее и ее увидят многие люди внутри и за пределами вашей компании, письмо может быть лучшим вариантом.

Важен ли формат памятки?

имеют свой собственный уникальный тип связи, поэтому важно соблюдать формат памятки. Поскольку большинство заметок имеют общий формат, если вы будете следовать стандартной практике, получателям будет проще сканировать документ и находить важную для них информацию.

Он также может помочь вам следовать протоколу заметок, поскольку вы знаете его и понимаете формат; гораздо проще повторить процесс и написать много заметок.

Как выбрать формат памятки

Существует несколько типов памяток, которые обычно отправляются, поэтому знание того, что вы пишете, является ключом к написанию четких и эффективных заметок. Самыми популярными типами являются памятки к отчетам, памятки с запросами, памятки с подтверждением и памятки с предложениями. Каждый из них имеет свое предназначение и может изменить способ форматирования заметки, поэтому взгляните и решите, что лучше для вас.

• Отчетная записка. Они предназначены для обновления проекта или отправки отчета о ходе выполнения. Вам нужно будет включить график проекта и кратко описать, на каком этапе процесса вы находитесь, поэтому подумайте, какую информацию вы могли бы передать в этом формате.

• Запросить памятку. Если вам нужна помощь другого товарища по команде или целого отдела, вы должны написать служебную записку. Обычно они должны объяснить предысторию проекта, над которым вы работаете, где вы застряли и как другой человек или люди могут вам помочь.

  Вам нужно будет объяснить проект или проблему, поэтому подумайте о том, насколько хорошо ваш получатель знает о проблеме при написании.

• Памятка-подтверждение. Предположим, вы хотите получить план или соглашение в письменной форме; напоминания о подтверждении — отличный способ сделать это. Вы можете суммировать свой план и делегировать задачи в памятке, чтобы все были на одной странице и знали, что в целом происходит и какова их роль.

• Памятка с предложениями. Они могут принимать разные формы, но менеджеры обычно рассылают их, чтобы запросить отзывы или предложения от своих сотрудников. Иногда менеджерам нужна помощь в поиске лучшего решения проблемы, поэтому это отличный способ обозначить проблему и попросить помощи у других.

Формат памятки

Независимо от того, какую заметку вы пишете, существует один формат заметки, который поможет вам структурировать заметку. Вы можете переключать разделы по своему усмотрению, но этот шаблон — отличный способ убедиться, что вы организованно передаете всю свою информацию:

1. Заголовок. Начните с профессионального заголовка, который включает ваше имя и должность, имя получателя и должность, дату и тему.

   Вы должны постараться быть точным в названии вашей темы, так как ваш получатель может получить много напоминаний в день, и, если вы уточните, они могут точно знать, чего ожидать от вашей записки.

2. Открытие. В первом абзаце следует указать, почему вы пишете памятку, дать некоторый контекст вашей проблеме или сообщению, а затем объяснить имеющееся у вас обновление, задачу или вопрос.

   Думайте об этом разделе как о кратком обзоре, чтобы ваш читатель знал, что он собирается прочитать позже в заметке. Позже вы можете пойти более подробно, но сделайте здесь хорошее резюме и обзор.

3. Контекст. Это место, где можно углубиться и объяснить любую справочную информацию, которая важна для цели вашей памятки. Вы можете объяснить любой жаргон или технические термины, как возникла ваша проблема, или дать контекст более широкого проекта, над которым вы работаете.

   Когда вы пишете этот раздел, важно помнить о своем читателе. Если вы пишете своему близкому партнеру, который вместе с вами работал над всем проектом, вам потребуется меньше знаний, чем если бы вы обращались к кому-то из другого отдела, который никогда не слышал о вашем проекте.

4. Раздел задач. Здесь вы можете написать, как вы решаете проблему или готовитесь к следующему этапу проекта. Убедитесь, что вы подробно объяснили, в чем заключается ваша задача, и можете попросить других помочь в этом разделе.

   Если у вас нет четкого представления о том, каковы ваши следующие шаги, вам следует провести еще немного мозгового штурма и составить четкий план. В противном случае вы можете попросить получателя посоветовать лучший следующий шаг.

5. Резюме. Если у вас длинная записка, вы можете включить раздел с резюме. Это может быть хорошим способом напомнить вашему читателю о ключевых моментах и ​​действиях. Раздел со сводкой нужен только в том случае, если ваша заметка занимает более одной или двух страниц, поэтому не беспокойтесь о включении этой части.

6. Обсуждение. Разделы обсуждения составляют основную часть заметки и включают в себя все факты, данные и подробности, поддерживающие остальную часть заметки. Вы можете углубиться здесь и предоставить столько информации, сколько считаете необходимой для поддержки вашего аргумента или запроса в оставшейся части памятки.

   Рекомендуется начать с общей информации, а затем перейти к конкретным деталям и систематизировать свои мысли от самой сильной до самой слабой поддержки. Так вашему читателю будет легче бегло просмотреть и понять ключевые части вашего аргумента.

7. Закрытие. После того, как вы записали все, чем хотите поделиться, вы можете написать заключение, чтобы повторить все свои основные моменты. Это хороший раздел, в котором можно включить любые действия, которые должен выполнить ваш читатель, или любые задачи, которые необходимо выполнить после прочтения памятки.

   Заключение может быть коротким, так как раздел резюме служит подведением итогов всего, что вы написали.

8. Дополнительное навесное оборудование. Если у вас есть что-то, что вы хотите включить, например графики, данные или дополнительную информацию, вы можете включить это как дополнительное вложение в конце заметки.Эта часть является необязательной, и вы должны включать только то, что действительно необходимо, но не совсем умещается в заметке.

Пример памятки

Вот образец памятки для общекомандного обновления. Это соответствует общему формату памятки и передает информацию в виде памятки к отчету.

От: Джейн Смит, директор по персоналу
Кому: Отдел разработки продуктов
Дата: 20.01.21
Тема: Обновленная информация о найме сотрудников на разработку продуктов

Из-за недавних изменений в бюджетах найма мы не можем продолжить поиск нового дизайнера продуктов, как того требует отдел разработки продуктов в ноябре 2020 года.Мы отложим поиск как минимум до второго квартала 2021 года.

Административная группа приостановила прием всех сотрудников на работу, так как финансовое положение компании находится на рассмотрении. Мы понимаем, что команда по разработке продуктов подала запрос о новом найме, и мы начали предварительный процесс поиска в четвертом квартале 2020 года, но из-за текущих ограничений мы не можем продолжить этот процесс.

Мы будем хранить все полученные резюме и заявки в файле, а затем перезапустим процесс поиска, когда администрация разрешит нам продолжить.Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к моей команде и запрашивать резюме, если вы хотите начать рассмотрение кандидатов, но знайте, что мы не можем продолжать процесс приема на работу, пока административная команда не даст нам одобрения.

Если вы хотите внести какие-либо изменения в описание должности (прилагается ниже), сообщите нам об этом.

Благодарим вас за понимание ситуации, в которой мы оказались, и сообщите нам, можем ли мы сделать что-нибудь для поддержки команды разработки продуктов в этот период.Мы будем держать вас в курсе, когда что-то изменится.

(сюда можно прикрепить описание должности)

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Образец дисциплинарной памятки сотрудника | LoveToKnow

Важно задокументировать дисциплину сотрудников в письменной форме. Использование образца дисциплинарной памятки сотрудника для написания собственной служебной записки может помочь вам найти слова, чтобы выразить то, что нужно сказать, профессионально и ясно.Однако при использовании шаблона дисциплинарной памятки убедитесь, что готовый документ соответствует политике вашей компании и соответствует стандартному формату служебной памятки.

Образец дисциплинарной записки сотрудника

Если вам нужно написать дисциплинарную памятку, рассмотрите возможность использования приведенного ниже образца документа в качестве руководства. Конечно, его нужно будет отредактировать, чтобы он соответствовал вашим потребностям в зависимости от конкретной ситуации, с которой вы имеете дело, но это действительно хорошая отправная точка. Щелкните изображение, чтобы открыть шаблон PDF для печати в отдельном окне и сохранить его на жестком диске.Введите необходимую информацию, чтобы сохранить изменения, и у вас будет первый черновик заметки. Если у вас возникли проблемы при работе с документом, см. Это руководство для печати Adobe.

Цели дисциплинарной записки

Дисциплинарная памятка служит нескольким целям. Во-первых, он документирует предупреждение о плохой работе или неприемлемом поведении со стороны конкретного сотрудника. Во-вторых, он документирует попытки работодателя исправить проблему и все предпринятые шаги.В-третьих, он документирует последствия и / или дисциплинарные меры, которые должны быть приняты в результате поведения. Дисциплинарная памятка также может включать вывод о будущих последствиях, таких как потеря работы, если проблема не будет устранена.

Советы по написанию

Подобрать правильные слова для дисциплинарной записки сотрудника может быть сложно, особенно если вы предпочитаете избегать конфронтации. Чтобы помочь вам начать работу, составьте список проблемного поведения или аспектов производительности труда сотрудника, которые необходимо решить.Этот список поможет сосредоточить внимание на записке и предлагает идеи для четкого определения нарушения, а также ответ вашей компании. Убедитесь, что вы поддерживаете профессиональный тон на протяжении всей записки и что в центре внимания находятся конкретные проблемы и связанные с ними последствия.

Возможно, вы захотите, чтобы ваш юрисконсульт помог написать документ или, по крайней мере, просмотреть его содержание, прежде чем передавать служебную записку сотруднику, который подвергается дисциплинарным взысканиям. Это может помочь гарантировать, что в служебной записке нет неудачных формулировок, которые могли бы привести к устранению проблем, если ситуация приведет к увольнению в будущем.

Образец дисциплинарной / консультационной формы

В некоторых ситуациях вам может быть полезно использовать дисциплинарный отчет / отчет о консультациях вместо или в дополнение к дисциплинарной памятке. Это заполняемая форма, которая обеспечивает структурированный способ документирования конкретного поведения при проблемах и подробного описания действий, которые необходимо предпринять для исправления проблем. Использование этого типа формы обеспечивает согласованную основу для использования при общении с сотрудниками по всем видам дисциплинарных вопросов, включая проблемы, связанные как с производительностью, так и с поведением.Он часто используется во время начальных разговоров о дисциплинарных проблемах и сопровождается памяткой, когда проблема сохраняется или обостряется до такой степени, что необходимы дальнейшие действия.

Шаблон формы дисциплинарной / консультационной помощи

Если вы хотите иметь стандартную форму, которая может использоваться для документирования дисциплинарных и / или консультационных бесед с сотрудниками, шаблон, представленный ниже, является отличной отправной точкой. Как и в случае с заметкой, щелкните изображение, чтобы загрузить редактируемый документ PDF.Сохраните его и настройте для своих целей, используя в качестве формы для заполнения всякий раз, когда вам понадобится документация для разговора с сотрудником о дисциплине или консультировании.

Пример плана повышения производительности

Если процедуры вашей компании включают реализацию официального плана улучшения, если первоначальная консультация не разрешает ситуацию, вам также может потребоваться стандартный план повышения эффективности (PIP). Если да, используйте этот шаблон плана повышения производительности в качестве отправной точки для создания стандартной формы PIP для использования в таких ситуациях.

Рекомендации по оформлению дисциплинарных форм

Несмотря на то, что форма написана меньше, чем напоминание, вы все равно должны указать конкретные сведения о проблемном поведении и действиях, которые необходимо предпринять. Как и в случае с служебной запиской, вам необходимо четко и профессионально и объективно изложить проблемы и ожидаемые результаты.

В ситуациях, когда руководители заполняют эти документы, целесообразно, чтобы их рассмотрел специалист по персоналу компании, прежде чем общаться с сотрудниками.Также может быть целесообразно, чтобы окончательная версия вашей формы была рассмотрена юрисконсультом, особенно если речь идет о серьезных нарушениях или проблемах. В некоторых ситуациях также может быть хорошей идеей, чтобы ваш адвокат по трудовому праву изучил заполненные формы, прежде чем делиться ими с сотрудниками.

Доставить извещения о дисциплинарных нарушениях вручную

В случае формального общения, связанного с дисциплиной сотрудников, лучше всего доставить документацию вручную непосредственно получателю.Это не позволит сотруднику сказать, что он никогда его не получал, и даст возможность обсудить ситуацию во время доставки памятки или формы. Целесообразно попросить сотрудника подписать подтверждение о получении дисциплинарного извещения. Это подтверждение должно быть помещено в личное дело сотрудника.

Значение документации

Важно задокументировать каждый этап дисциплинарного процесса. Детали могут быть искажены или забыты, если выговор делается только устно.Запишите это в письменной форме и сохраните документы для дальнейшего использования. Если сотрудника в конечном итоге увольняют из-за того, что он не прислушивается к предупреждению и не улучшает производительность или не изменяет свое негативное поведение, хорошо составленная документация отражает искреннюю попытку работодателя помочь сотруднику стать лучше, и в ней описываются последствия, если они не будут действовать. т.

Если уволенный рабочий решает нанять юриста и заявляет, что он был каким-то образом дискриминирован, дисциплинарная документация предоставляет веские доказательства того, что сотруднику были даны достаточные предупреждения и шансы измениться, и что он знал о возможных последствиях, если его работа не улучшится. .В случаях, которые заканчиваются в суде, документация разъясняет, какие процедуры были предприняты, сколько раз сотрудник был предупрежден, а также тот факт, что они знали, что рискуют потерять работу, если проблема не будет решена путем изменения их действий. .

© LoveToKnow, Corp., 2006-2021, если не указано иное. Все права защищены.

примеров памяток | Scribendi

Как и большинство других форм письма, памятки содержат столько правил, инструкций и предложений, что некоторые из них легко забыть.Поскольку мы уже рассмотрели, что можно и чего нельзя делать при написании заметок, давайте взглянем на эти правила на практике.

При чтении приведенных ниже примеров памяток обратите особое внимание на ключевые особенности памятки. Задайте себе следующие вопросы:

• Адресовано ли оно нужной аудитории?
• Точно ли в теме письма передается его содержание?
• Предвидит и устраняет возможные возражения?
• Отформатирован ли он четко и последовательно?

При рассмотрении основного текста каждой памятки обращайте особое внимание на структуру.В первом абзаце должна быть повторена цель заметки, указанная в строке темы. Последующие абзацы должны основываться на этом вступительном слове и подробно объяснять цель памятки. Следует удалить ненужную информацию, а выбор слов должен оставаться простым и профессиональным.

Памятка Пример 1: Общая служебная памятка

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Менеджер

Дата: 27 мая 2010 г.

Тема: Неуместное использование времени в играх Google Doodle

Коллеги,

Я обратил внимание на то, что многие в офисе проводят время за микроиграми на главной странице Google.Эта памятка — напоминание о необходимости использовать свое рабочее время для работы.

Согласно недавней статье, расчетная дневная стоимость людей, совместно играющих в эти игры вместо работы, составляет более 120 миллионов долларов, что рассчитано на основе среднего ежедневного увеличения времени, проведенного на главной странице Google (36 секунд).

Если эти оценки применить к нашим 600 офисным сотрудникам, это приведет к еженедельным убыткам почти в 700 долларов.

Это консервативная оценка, учитывая широкие дискуссии о том, чтобы побить текущий рекорд офиса.Дополнительные расходы быстро накапливаются.

Конечно, мы не хотим, чтобы вы рассматривали нашу организацию как место тяжелой работы и драконовских правил. Я поощряю веселую и конкурентную среду, и я понимаю, что мы определенно не принесем прибыли, если вы недовольны или недовольны своей работой. Это просто напоминание о том, что нужно осторожно использовать рабочее время.

Спасибо,

Менеджер

Артикул:

Райт, Тони. (2010). Трагическая цена Google Pac-Man — 4.82 миллиона часов . Получено 26 мая 2010 г. из: https://blog.rescuetime.com/2010/05/24/the-tragic-cost-of-google-pac-man-4-82-million-hours/

Меморандум, Пример 2: Ведомственный меморандум

МЕМОРАНДУМ

Кому: Отдел компьютерного программирования

От кого: Вице-президент Lumbergh

Дата: 19 февраля 2016 г.

Тема: Прикрепление титульных листов к отчетам TPS

Напоминаем отделу, что, начиная с сегодняшнего дня, мы заполняем все отчеты Спецификации процедур тестирования (TPS) с новыми титульными листами.

Причина этого изменения проста. В дополнение к новому формату на титульных листах содержится краткое изложение отчета, а также обновленная юридическая копия. Новые титульные листы также включают новый логотип Initech.

Хотя это изменение поначалу может показаться головной болью и лишним шагом, необходимо включить новые титульные листы из-за их обновленной информации. Невыполнение этого требования приведет к тому, что наши клиенты будут доставлены неточному и сбивающему с толку продукту.

Обязательно следуйте этой новой процедуре.

С уважением,

Вице-президент Lumbergh

Заключение

Следуя этим примерам памяток и обращаясь к своей аудитории ясным и лаконичным языком, вы сможете эффективно общаться со своими коллегами во всей своей переписке.

Как написать памятку, которую сотрудники будут читать (+ шаблон)

Легко использовать неправильный метод для обмена важной деловой информацией.

Коммуникационные технологии сделали почти легким общение с большой группой людей.Однако для поддержания чувства профессионализма важно помнить, что определенные темы лучше всего обсуждать, используя определенные каналы связи.

При обращении к большой группе на работе может возникнуть соблазн отправить простое электронное письмо и покончить с ним, но есть некоторые темы, которые следует решить с помощью памятки.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум — это деловое сообщение, отправляемое сотрудникам организации. Цель памятки — проинформировать всю группу об изменении, которое может повлиять на них, и потенциально попросить их предпринять определенные действия.

Думайте о служебной записке как о массовом внутреннем сообщении. Один человек отправляет одно сообщение большой группе людей. Просто все они работают в одном месте.

Итак, одно дело написать и распространить деловую записку, а другое — сделать ее интересной для вашей аудитории. Давайте поговорим о том, как оформить привлекательную памятку, и о некоторых других качествах, которые следует учитывать при ее создании.

Советы по коммуникации для любого канала

Существует множество различных способов общения на рабочем месте, но независимо от того, какой из них вы используете, используйте эти советы по этикету, чтобы вас услышали — без оскорбления.

Формат памятки

Формат вашей заметки либо привлечет, либо отпугнет ваших читателей. Ниже приведен простой, но эффективный формат, которому нужно следовать при создании памятки для распространения.

И с этим у вас есть надежная записка.

Хотите сохранить свою копию? Не стесняйтесь скачать шаблон памятки, который описывает все, что вам нужно включить.

Советы по написанию памяток

Разработка формата — хороший первый шаг в изучении того, как писать заметку, но не менее важно сосредоточиться на ее содержании.Если ваша памятка скучна или загружена ненужными деталями, вы можете рассчитывать на то, что сотрудники проигнорируют ее и упустят важную информацию.

Вот несколько советов по написанию памяток, которые помогут донести ваше сообщение.

Учитывайте свою аудиторию

При написании чего-либо нужно помнить о своей аудитории. Что касается меморандумов, ваша аудитория состоит из людей, с которыми вы работаете.

При написании памятки помните о культуре вашей компании. Если общение в вашем офисе обычно носит непринужденный и непринужденный характер, используйте правильный тон и соответствующие слова.С другой стороны, если вы ведете разговоры в офисе на профессиональном уровне, используйте этот подход.

Памятка считается частью внутреннего маркетинга, поэтому важно представить сообщение таким образом, чтобы оно соответствовало культуре компании, ценностям и заявлению о миссии вашего бизнеса. Внутренние коммуникационные сообщения, несовместимые с тем, что представляет собой компания, могут привести к путанице в отношении целей и задач компании.

Будьте краткими и простыми

Весь смысл памятки — отправить быстрое сообщение.Вы хотите, чтобы читатели постоянно проводили свой день.

Сделайте заметку краткой и по существу, а ваш язык — простым. Войдите, изложите свою точку зрения и уходите.

При необходимости приложите документы

Всегда будет больше информации, чтобы развить тему, которой вы рассказываете, но, возможно, не всей этой информации найдется место в вашей заметке. Если есть дополнительная информация, которая заинтересует даже нескольких людей, прикрепите дополнительные документы или ссылки на веб-сайты, чтобы они могли их изучить.

Сделать памятку

Хотите поделиться информацией с офисом? Сделайте это памяткой. Научиться писать записки — отличный навык для любого, кто несет ответственность за обмен деловой информацией внутри компании. Кто угодно может отправить сообщение, но потребуется немного больше времени и усилий и, возможно, шаблон, чтобы сделать его достаточно интересным для чтения.

Связь на рабочем месте может быть сложной. Ознакомьтесь с нашим ресурсом о том, как создать план внутренней коммуникации, который поможет держать ваш персонал в курсе, формировать корпоративную культуру и повышать вовлеченность сотрудников.

Каков формат памятки?

По мере роста вашего малого бизнеса или организации, велика вероятность, что вам придется писать много коротких и прямых сообщений своим сотрудникам, а это значит, что вам нужно будет знать формат памятки.

Меморандум или меморандум — одна из наиболее распространенных форм делового общения. Хотя существует множество форматов деловых писем, формат памятки — совершенно другое дело. Приветствие и подпись больше не нужны, потому что цель состоит в том, чтобы передать необходимую информацию или передать призыв к действию как можно быстрее и эффективнее.

Хорошо написанное деловое письмо состоит из семи основных частей, которые при необходимости могут включать строку вложения. Формат памятки намного проще. Вы пишете «Меморандум» или «Меморандум» вверху, за которым следуют строка «Кому», строка «От», строка даты, строка темы, а затем фактическое тело сообщения.

Обычно вы распечатываете памятку и раздаете ее соответствующим сторонам внутри вашего малого бизнеса. Сегодня, даже если вы решите отправить памятку в виде сообщения электронной почты, использование некоторых советов в этой статье позволит вам передать важную информацию коллегам таким образом, чтобы продемонстрировать ваш профессионализм и навыки делового общения.

Как написать записку?

Так же, как существует множество нюансов и правил написания делового письма, существуют и правила, которым вы обычно должны стараться следовать при написании служебной записки.

Лучше всего писать очень четким, точным и деловым тоном. Заметки часто используются для внутренней коммуникации компании. Не стоит тратить время коллег на приятные мелочи или слишком много разговоров. Избегайте эмоциональных выражений, например: «Я был бы счастлив, если бы все по очереди мыли микроволновую печь в комнате отдыха», потому что вы можете потереть людей неправильно.То же самое касается написания ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ или использования восклицательных знаков, особенно если меморандум сообщает новости, которые могут расстроить людей.

Всегда лучше быть прямолинейным и делиться информацией как можно быстрее.

Сообщение меморандума должно начинаться с декларации цели: «Я пишу, чтобы сообщить вам…». «Цель этой записки -…» Затем обобщите информацию, имеющую отношение к рассматриваемому вопросу. Вы можете закрыть заметку с призывом к действию, повторив просьбу, которую вы сделали в начале заметки.

Обязательно проверьте грамматику и правописание в памятке. Вы же не хотите превращать офис в импровизированный класс английского языка в средней школе. Также выбирайте удобные для чтения шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Для чего написана памятка?

Хотя формат памятки обычно должен оставаться неизменным, тон и содержание могут меняться в зависимости от аудитории. Например, меморандум об организации летнего пикника для персонала будет иметь гораздо более веселый тон, чем меморандум, информирующий всех о том, что компания вынуждена пропускать повышение из-за спада в бизнесе.

Написание памятки сравнимо с подпрыгиванием на столе в офисе, чтобы сказать всем, что им нужно что-то сделать, поэтому всегда пишите памятку, предполагая, что в конечном итоге любой может ее прочитать. Тема может варьироваться от напоминания о том, чтобы отчеты о расходах были сданы к концу месяца, до необходимости совершить окончательный толчок продаж до конца квартала. Записка также может быть отправлена ​​внешней группе, например клиентам, если она сообщает о рутинном вопросе, требующем действий, например о наступлении срока оплаты счетов.

Записка не должна быть отчетом обо всем, что вы делаете. Ограничьте тему служебной записки конкретным вопросом, над которым вам нужно действовать (например, «Эта записка — напоминание о том, что отчеты о расходах необходимо подавать к концу дня в пятницу». эта памятка, чтобы сообщить вам, что до конца месяца нам нужно приложить дополнительные усилия для достижения наших целей по продажам »)

Какой длины должна быть записка?

Самое важное правило при составлении памятки — лучше меньше, да лучше.Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники или коллеги тратили все свое время на чтение ваших длинных меморандумов (или, что еще хуже, игнорировали их). Быстро переходите к делу, чтобы они могли предпринять требуемые вами действия.

Вы, вероятно, столкнетесь с проблемами, если ваша заметка будет длиннее страницы. Если он занимает больше одной страницы, лучше всего разделить заметку, используя заголовки, чтобы сделать ее более удобоваримой. Еще лучше спросите себя, не становится ли объем памятки слишком широким, и действуйте соответственно.

Что такое образец памятки?

Вот пример того, как может выглядеть записка:

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Таня Смит, генеральный директор

Дата: 18 июля 2018 г.

Тема: Проблемы программного обеспечения NewTech

Я обратил внимание на то, что у многих сотрудников возникают проблемы с использованием недавно приобретенного программного обеспечения для управления продажами NewTech, поскольку оно в настоящее время создает дублирующиеся записи о клиентах. Некоторые из вас вообще перестали пользоваться системой.Мы хотим, чтобы это программное обеспечение помогало вам лучше выполнять вашу работу, а не занимало больше времени. Таким образом, можно не использовать его до тех пор, пока мы не решим технические проблемы с персоналом NewTech.

Как получить шаблон заметки в Word?

Microsoft Word включает более дюжины популярных шаблонов заметок, которые вы можете использовать. Вы просто просматриваете шаблоны и щелкаете, чтобы загрузить тот, который хотите использовать.

Если вы решите, что вам не нравится стиль или тема, пока вы работаете над заметкой, вы все равно можете изменить весь документ, применив новый набор стилей или тему:

• В Word 2016 и Word 2013 варианты выбора находятся на вкладке «Дизайн».
• В Word 2010 и Word 2007 выберите «Макет страницы»> «Темы».

Помните, что цель любой деловой переписки — побудить ваших коллег к каким-то действиям. Понимание формата памятки и правильного стиля написания поможет убедиться, что ваше сообщение — и вы — воспримут серьезно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Как написать деловую записку: формат, шаблоны и примеры

Записка или меморандум — одна из наиболее распространенных форм делового общения. Хотя способ распространения заметок изменился — электронные письма заменили печатные заметки и физические доски объявлений компании — они по-прежнему играют решающую роль в удержании всех сотрудников на одной странице.

Давайте углубимся в то, что такое деловая памятка и как ее эффективно написать.

Что такое служебная записка?

Записка — это заметка или документ, распространяемый внутри организации для обмена информацией .Термин происходит от латинского слова «меморандум», что означает «значительный» или «памятный».

Заметки часто используются для передачи идей, решений, запросов или объявлений большим группам сотрудников, таким как весь ваш отдел или все в компании — например, введение новой внутренней политики, напоминание о необходимости убрать общую комнату отдыха или приглашение на коллективную вечеринку.

Памятка позволяет компаниям распространять информацию среди своих команд асинхронно, без необходимости планировать дополнительные встречи или сообщать важные объявления по одной строчке в Slack.

Вот пример деловой заметки, созданной в Nuclino, инструменте совместной работы с документами и обмена знаниями для команд:

Деловая заметка во внутренней вики (созданной в Nuclino)

Формат деловой заметки

Хотя они могут принимать разные формы, деловые записки — это всегда краткие, понятные, однотонные документы. Они имеют простую структуру и обычно включают следующие разделы:

• Дата: Включите полную дату напоминания.

• Кому: Укажите имя и должность каждого получателя. Если вы обращаетесь к группе — команде, отделу или всей компании — просто укажите название группы.

• От: Укажите свое имя и должность.

• Тема: Держите тему краткой и ясной.

• Корпус: Кратко опишите проблему.

Деловые записки обычно имеют довольно дружелюбный и неформальный тон.Подпись обычно не включается, но она может быть уместной в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании.

Как написать деловую памятку

Когда дело доходит до написания служебных записок, следует помнить о нескольких простых правилах, которые следует и не следует делать:

• Немедленно переходите к делу. Составьте заметку так, чтобы самая важная информация находилась в начале. Не пишите подробных представлений и не давайте обширных обзоров темы, начните с причины, по которой вы пишете эту памятку.

• Используйте маркированные точки. Если вам нужно осветить несколько вопросов, составьте их в виде маркированного списка. Это упростит чтение и усвоение заметки.

• Используйте заголовки. Если заметка длиннее одного абзаца, подумайте о том, чтобы разделить ее на несколько частей, чтобы читатели могли быстро просмотреть содержимое.

• Будьте лаконичны. Сосредоточьте записку на одном главном моменте. Если вы хотите предоставить своим читателям больше информации, сделайте ссылку на другие ресурсы и храните документ не более 1-2 страниц.

• Используйте шаблон: Когда вы найдете формат, который работает для вашей компании или вашей команды, придерживайтесь его и используйте его последовательно. Создайте шаблон памятки и поделитесь им со своими коллегами.

• Не распечатывайте: Избегайте распространения распечатанных заметок — в конечном итоге важные записки будут скрыты под другими документами на столах ваших сотрудников, а устаревшие записки создадут путаницу. Вместо этого поделитесь заметкой в ​​Интернете, например, через внутреннюю вики-страницу или интранет компании.

• Не выбрасывайте старые заметки: Еще одна веская причина иметь специальный инструмент для ваших заметок, такой как вики или база знаний, заключается в том, что это дает вам одно центральное место для организации всех ваших заметок. Скорее всего, вы захотите вернуться к старой записке в будущем, и вы не захотите тратить время на поиски в своем почтовом ящике.

Если у вашей компании нет командной вики, вы можете легко создать ее в Nuclino. Nuclino — это совместное рабочее пространство, которое не только упростит обмен записками с вашей командой, но также позволит вашим коллегам внести свой вклад.

Ваша команда может задавать вопросы и делиться своими отзывами прямо в документе, так что вы можете быть уверены, что ваша заметка передала сообщение. Используйте комментарии и упоминайте отдельных участников или группы, чтобы отправить им уведомление и привлечь их внимание.

Шаблон деловой заметки

Не забудьте создать шаблон для своих заметок и использовать его всей командой. Если все ваши заметки будут иметь единый стиль и структуру, их будет намного легче написать и понять.

Когда дело доходит до написания заметок, не существует универсального решения, но большинство компаний используют аналогичный формат.Скопируйте и настройте этот шаблон памятки для своей команды:

Шаблон служебной памятки (созданный в Nuclino)

Написание служебных записок может показаться тривиальной задачей, но это фундаментальная часть внутренней коммуникации для каждой организации.

Если меморандум не доходит до предполагаемой аудитории или написан нечетко, это может привести к путанице и ненужным встречам только для того, чтобы собрать всех на одной странице. Однако, если все сделано правильно, памятка может стать одним из наиболее эффективных способов поделиться информацией и сохранить единство вашей команды.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте документов для совместной работы в режиме реального времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.