Образец делового письма ответа на запрос: Письмо-ответ. Образец ответа на письмо-запрос

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

• как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
• так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Образец ответа на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации является одной из разновидностей деловой документации. Ответ может быть составлен в положительной форме или отрицательной.

В первом случае в состав документа должны входить все необходимые данные, запрошенные ранее в исходном письме; отказ в предоставлении информации должен быть четко аргументирован и оформлен в соответствии с установленным регламентом.

Запрос о предоставлении информации

После получения инициативного письма с запросом об информации, в первую очередь, следует подробно изучить и проверить его содержание.

Чаще всего оно представляет собой просьбу предоставить данные об одном из работников организации на территории РФ.

Обычно в тексте исходного документа, кроме собственно запроса о предоставлении информации, указываются данные составителя, а именно: его ФИО, номер и серия паспорта, наименование органа, его выдавшего и дата выдачи, а также личная подпись субъекта.

Составление ответа на запрос о предоставлении информации

Если запрос оформлен правильно и не противоречит действующему законодательству РФ, следует приступить к составлению непосредственного ответа на него.

Для этого понадобится специальный бланк установленного образца, в котором указана следующая информация:

1. наименование (аббревиатура) организации, которая послала запрос данных;
2. ФИО оператора, заполнявшего бланк ответа на запрос, а также ИНН и адрес регистрации юридического лица;
3. ФИО работника, его паспортные данные, гражданство и адрес;
4. должность субъекта с упоминанием начала и окончания его трудовой деятельности.

Документ должен быть скреплен подписями уполномоченных лиц с указанием их ФИО и должностей, занимаемых ими. При наступлении необходимости, бланк с ответом на запрос можно дополнить соответствующим разъяснением.

После отправки документов, оператору необходимо внести сведения в Журнал учета обращений субъектов персональных данных и сделать пометку о том, что запрос был обработан и выполнен.

Необходимо помнить, что ответ на запрос о предоставлении персональных данных должна строго соблюдаться конфиденциальность, поэтому выданные сведения нельзя передавать для ознакомления посторонним лицам.

Кроме того, информация должна иметь общий характер, не связанный с личной жизнью субъекта.

Ниже расположен типовой бланк и образец ответа на запрос о предоставлении информации, вариант которого можно скачать бесплатно.

Деловые письма на английском | Деловой английский / www.delo-angl.ru

1. Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (1)
2. Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (2)
3. Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (3)
4. Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (4)
5. Благодарность постоянному клиенту (1)
6. Благодарность постоянному клиенту (2)
7. Благодарность постоянному клиенту (3)
8. Благодарность клиенту за предложения и советы
9. Благодарность потенциальному клиенту после встречи (1)
10. Благодарность потенциальному клиенту после встречи (2)
11. Благодарность после встречи (3)
12. Благодарность СМИ за благоприятную статью
13. Благодарность СМИ за помощь в привлечении спонсоров
14. Благодарность за предоставление информации (1)
15. Благодарность за предоставление информации (2)
16. Благодарность за рекомендательное письмо (1)
17. Благодарность за рекомендательное письмо (2)
18. Благодарность за рекомендательное письмо (3)
19. Благодарность сотруднику за ценное предложение
20. Благодарность соискателю работы за обращение в компанию

1. Фразы и пример запроса информации
2. Фразы для составления запросов
3. Запрос цен (1)
4. Запрос цен (2)
5. Запрос цен и скидок
6. Запрос цены и скидки (2)
7. Запрос каталога и цен
8. Запрос сведений, цен и условий
9. Запрос каталога, проспектов и условий
10. Запрос стоимости страхования
11. Запрос сведений (рекомендаций) о заказчике
12. Запрос сведений (рекомендаций) о подрядчике
13. Запрос списка производителей
14. Запрос новому клиенту об ответственных (контактных) лицах
15. Запрос об условиях обучения

1. Фразы для составления писем-заказов
2. Заказ
3. Заказ и просьба о скидке
4. Заказ и условия сделки
5. Заказ на размещение рекламы
6. Изменение заказа
7. Ошибка в заказе

1. Фразы для составления писем с извинениями
2. Извинение за задержку возмещения
3. Извинение за задержку оплаты
4. Извинение за задержку поставки
5. Извинение за задержку предоставления услуги
6. Извинение за излишнюю отгрузку (1)
7. Извинение за излишнюю отгрузку (2)
8. Извинение за неучет платежа (1)
9. Извинение за неучет платежа (2)
10. Извинение за низкий уровень обслуживания
11. Извинение за ошибку в учете платежа (1)
12. Извинение за ошибку в учете платежа (2)
13. Извинение за ошибку с заказом
14. Извинение и замена поврежденного товара
15. Извинение и просьба о продлении времени доставки
16. Извинение и уведомление об отгрузке замены
17. Извинение после отмены заказа клиентом

1. Объявление о конкурсе
2. Объявление о промо-акции
3. Сопроводительное письмо к подарочному сертификату
4. Сопроводительное письмо к подарочному чеку
5. Сопроводительное письмо к анкете для опроса клиентов
6. Письмо новому владельцу VIP-карты
7. Письмо о распродаже сантехники
8. Приглашение на открытие нового магазина
9. Приглашение на открытие СПА-комплекса и санатория
10. Приглашение на демонстрацию нового продукта
11. Предложение провести демонстрацию продукта
12. Предложение протестировать новый продукт
13. Предложение разместить рекламу в журнале
14. Представление нового журнала
15. Представление компании и предложение сотрудничества
16. Представление компании и предложение сотрудничества (2)
17. Предложение услуг турфирмы
18. Предложение услуг медицинского страхования
19. Предложение услуг оператора телефонной связи
20. Предложение услуг оператора телефонной связи (2)
21. Предложение телекоммуникационной компании
22. Предложение от создателей сайтов
23. Предложение товара
24. Предложение продукции мебельной фабрики
25. Благодарность клиенту за хороший отзыв
26. Обращение к клиенту за отзывом и предложениями
27. Обращение к клиенту за положительной рекомендацией (1)
28. Обращение к клиенту за положительной рекомендацией (2)
29. Примеры рекламных объявлений
30. Смотрите также подразделы: Предложение, Представление, Приглашение

1. Напоминание об оплате (1)
2. Напоминание об оплате (2)
3. Напоминание об оплате (3)
4. Напоминание об оплате (4)

1. Объявление для сотрудников о собрании
2. Объявление для сотрудников о месте для курения
3. Объявление для сотрудников о проведении учебы
4. Объявление для сотрудников с разъяснением
5. Объявление о вакансии
6. Объявление о вакансии (2)
7. Краткое объявление кадрового агентства

1. Шаблон письма в отель о бронировании. Полезные фразы и лексика
2. Бронирование отеля (1)
3. Бронирование отеля (2)
4. Запрос в отель
5. Ответ отеля на просьбу о бронировании
6. Просьба подтвердить регистрацию участника конференции
7. Просьба встретить в аэропорту
8. Просьба обеспечить транспортом
9. Просьба встретить в аэропорту и разместить в отеле
10. Уведомление о задержке прибытия на конференцию
11. Подтверждение прибытия на съезд
12. Подтверждение регистрации участника конференции
13. Подтверждение бронирования отеля
14. Подтверждение бронирования авиабилета
15. Подтверждение бронирования отеля и предоставления транспорта
16. Подтверждение бронирования авиабилетов, отеля и предоставления транспортного обслуживания
17. Подтверждение готовности к приему делегации
18. Отчет о ходе подготовки к съезду

1. Фразы и пример ответа на запрос информации
2. Фразы для ответов на запросы и предложения
3. Ответ на заказ (1)
4. Ответ на заказ (2)
5. Ответ на заказ (3)
6. Ответ на запрос информации о товаре и условиях продажи
7. Ответ на запрос каталога и цен
8. Ответ на запрос цен и условий
9. Ответ на запрос прайс-листа, каталога и условий
10. Ответ на запрос о продукции
11. Ответ (отказ) на просьбу о снижении цены
12. Ответ (отказ) на просьбу о кредите и требование оплаты
13. Ответ (отказ) на просьбу о скидке и защита цены контакта (1)
14. Ответ (отказ) на просьбу о скидке и защита цены контакта (2)
15. Ответ на просьбу об изменении условий страхования
16. Ответ на просьбу о направлении специалистов
17. Ответ на замечания и защита условий контракта
18. Ответ на замечания и защита условий контракта (2)
19. Ответ на запрос об условиях оплаты по контракту
20. Ответ на запрос маркетинговой информации
21. Ответ на запрос о предоставлении информации
22. Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (1)
23. Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (2)
24. Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (3)
25. Ответ на напоминание об оплате
26. Ответ на предложение купить товар
27. Ответ на предложение стать судовым агентом в порту
28. Ответ на предложение агентских услуг (1)
29. Ответ на предложение агентских услуг (2)
30. Ответ на предложение агентских услуг с замечаниями по проекту агентского соглашения
31. Ответ на предложение рекламных услуг и запрос дополнительной информации
32. Ответ на претензию и отмену заказа
33. Ответ на претензию в связи с задержкой поставки
34. Ответ на претензию в связи с задержкой передачи технической документации
35. Ответ на претензию в связи с задержкой пуска объекта в эксплуатацию
36. Ответ на претензию в связи с неисполнением гарантийных обязательств
37. Ответ на претензию по качеству товара (1)
38. Ответ на претензию по качеству товара (2)
39. Ответ на претензию по качеству товара (3)
40. Ответ на сообщение о повреждении поставленного товара

1. Фразы для подтверждения заказов
2. Подтверждение заказа (1)
3. Подтверждение заказа (2)
4. Подтверждение получения письма
5. Подтверждение готовности оказать услугу
6. Подтверждение готовности предоставления агентских услуг и выставление условий
7. Подтверждение принятия предложения
8. Подтверждение назначения представителем фирмы
9. Подтверждение предложения от иностранного университета

1. Рекомендации и примеры для поздравлений с праздником
2. Фразы для поздравлений с праздником
3. Поздравление в связи с расширением бизнеса
4. Поздравление в связи с учреждением новой компании
5. Поздравление с началом нового бизнеса
6. Поздравление новому бизнесу и предложение услуг
7. Поздравление новым владельцам и предложение услуг
8. Поздравление с выдающимся достижением
9. Поздравление с выдвижением на престижную премию
10. Поздравление с назначением на должность и предложение услуг
11. Поздравление с повышением в должности
12. Поздравление с окончанием учебного заведения
13. Поздравление с увеличением продаж
14. Поздравление сотрудника в связи с годовщиной работы
15. Поздравление делового партнера с Рождеством и Новым годом
16. Поздравление делового партнера с новогодними праздниками
17. Поздравление делового партнера или клиента с Рождеством и Новым годом
18. Поздравление делового партнера или клиента с Рождеством и Новым годом (2)
19. Поздравление делового партнера или клиента с новогодними праздниками
20. Поздравление ценного клиента с Рождеством
21. Поздравление ценного клиента с Рождеством и Новым годом
22. Поздравление ценного клиента с Днем благодарения
23. Поздравление ценного клиента с Днем благодарения (2)

1. Предложение купить товар (1)
2. Предложение купить товар (2)
3. Предложение своей продукции (1)
4. Предложение своей продукции (2)
5. Предложение своей продукции (3)
6. Фразы для повторных предложений клиенту
7. Повторное предложение своей продукции
8. Повторное предложение своей продукции (2)
9. Предложение Заказчику выкупить оборудование и материалы, оставшиеся после завершения строительства
10. Предложение сотрудничества (1)
11. Предложение сотрудничества (2)
12. Предложение вступить в бизнес (1)
13. Предложение вступить в бизнес (2)
14. Предложение о совместном участии в тендере
15. Предложение проекта для инвестиций
16. Предложение стать судовым агентом в порту
17. Предложение агентских услуг (1)
18. Предложение агентских услуг (2)
19. Предложение информационно-посреднических услуг
20. Предложение услуг после ознакомительной встречи
21. Предложение прочесть лекцию

1. Письмо в СМИ с представлением компании
2. Представление нового торгового представителя
3. Самопредставление нового торгового представителя
4. Письмо компании о назначении дистрибьютора
5. Представление новой компании потенциальному клиенту
6. Представление компании потенциальному клиенту
7. Представление компании потенциальному клиенту (2)

1. Рекомендации по составлению претензий на английском языке
2. Фразы и речевые обороты для составления исков, рекламаций, претензий
3. Оговорки капитана в грузовых документах, и о повреждении груза или упаковки
4. Претензия в связи с повреждением поставленного товара (1)
5. Претензия в связи с повреждением поставленного товара (2)
6. Претензия в связи с повреждением поставленного товара (3)
7. Требование оплаты долга
8. Рекламация
9. Претензия к качеству товара
10. Претензия по составу партии товара
11. Претензия по полученному счету
12. Претензия по полученному счету (2)
13. Претензия в связи с нарушением условий контракта (1)
14. Претензия в связи с нарушением условий контракта (2)
15. Претензия в связи с нарушением условий контракта (3)
16. Претензия в связи с нарушением условий контракта (4)
17. Претензия в связи с нарушением условий контракта (5)
18. Претензия в связи с неисполнением гарантийных обязательств
19. Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (1)
20. Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (2)
21. Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (3)

1. Приглашение на “День открытых дверей”
2. Приглашение представителя СМИ на конференцию
3. Приглашение представителя СМИ на презентацию
4. Приглашение привилегированного клиента на распродажу
5. Приглашение студентов в Англию
6. Приглашение на благотворительное мероприятие

1. Краткая просьба о встрече
2. Просьба о встрече (1)
3. Просьба о встрече (2)
4. Просьба о повторной отправке документа по факсу
5. Просьба о предоставлении товара
6. Просьба об оказании услуги
7. Просьба об отсрочке платежа
8. Просьба об ускорении платежа
9. Просьба о направлении специалистов и оказании помощи в подготовке кадров

1. Сбор средств для бездомных
2. Сбор средств для беспризорных детей
3. Сбор средств для молодежного хора
4. Сбор средств для учебного заведения (1)
5. Сбор средств для учебного заведения (2)
6. Сбор средств для учебного заведения (3)
7. Сбор средств для скорой помощи
8. Сбор средств на спасение природы

1. Сообщение клиенту о слиянии двух компаний
2. Сообщение о задержке поставки
3. Сообщение о невозможности доставки
4. Сообщение о создании нового бизнеса
5. Сообщение об исполнении заказа
6. Сообщение об оплате заказа
7. Сообщение торгового представителя клиенту об уходе с должности
8. Сообщение о проблемах с таможней
9. Сообщение о проблемах с таможней (2)
10. Сообщение о наступлении форс-мажорных обстоятельств
11. Сообщение об объявлении тендера
12. Сообщение об объявлении тендера (2)
13. Сообщение об аудиторской проверке

1. Выражение заинтересованности в проекте
2. Знакомство с новым контактным лицом в компании-клиенте
3. Фразы для писем с попыткой вернуть ушедшего клиента
4. Попытка вернуть потерянного клиента (1)
5. Попытка вернуть потерянного клиента (2)
6. Приветствие новому клиенту
7. Сопроводительное письмо к информационным материалам
8. Сопроводительное письмо к каталогу
9. Сопроводительное письмо к отправляемым документам
10. Сопроводительное письмо к тендерному предложению

Обращения о приеме на работу, учебу, стажировку, а также рекомендательные письма смотрите на странице “Резюме“

Перейти в раздел Стандартные фразы на английском для делового общения

Какими бывают деловые письма? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Деловое письмо

Какими бывают деловые письма?

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). 

• Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).

• Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

• Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

• Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).

• Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
   

• Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. 

• Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

• Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

• Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

• Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Письмо-ответ на запрос на английском языке: примеры с переводом

Приветствую вас, дорогой гость! Здесь вы сможете ознакомиться с разнообразными примерами писем-ответов на английском языке (Reply quotation). Все они  представлены с переводом на русский язык.

Все о деловых письмах на английском и их типах

Полезные фразы для деловой переписки

Письмо 1

Ms Jennifer Watson

Sales Manager

ParkInn Hotel

7834 17th Street

Tampa, Florida

 

Mr Ken Smith

9034 Commerce Street

Detroit, Michigan

USA, 90345

 

June 30, 2013

 

Dear Mr Smith

Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service. But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it’s free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room. If you have any more questions we are ready to answer

 

Kind regards,

Jennifer Watson

Sales Manager

Перевод:

От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн

7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида

 

Кому: г-н Кен Смит

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

 

30 июня 2013 года

 

Уважаемый г-н Смит

Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них.

 

С уважением,

Дженнифер Уотсон

Менеджер по продажам

Письмо 2

Ms Liza Smith

Sales Manager

Travel With Us Ltd

7834 Grand Street

Jacksonville, Florida

 

Mrs Emma Trunk

9034 Nord Street

Jacksonville, Florida

USA, 90345

 

April 03, 2012

 

Dear Mrs Trunk

We have received your enquiry about the Disneyland tours. This is a bus tour, it starts on Friday evening and ends on Sunday late evening. It includes 2 night accommodation in the hotel (you may choose the one from the list according to your budget), weekend entry ticket to the Disneyland, drinks and snacks in the bus. The price for an adult starts from $250 and depends on the hotel cost. The price for children below 5 years old is $100, for older children it is $150-200. We enclose brochure with additional information and some pictures.

 

Kind regards,

Liza Smith

Sales Manager

Перевод:

От: г-жа Лиза Смит, менеджер по продажам, Трэвэл Уиз Ас Лтд

7834 Гранд стрит, Джексонвилль, Флорида

 

Кому: г-жа Эмма Транк

9034 Норд стрит, Джексонвилль, Флорида, США 90345

 

03 апреля 2012 года

 

Уважаемая г-жа Транк

Мы получили Ваш запрос по поводу тура в Диснейленд. Это автобусный тур, он начинается в пятницу вечером и заканчивается поздно вечером в воскресенье. В стоимость включены 2 дня проживания в отеле (вы можете выбрать отель из списка в соответствии с Вашим бюджетом), входные билеты в Диснейленд на весь уик-енд, напитки и снеки в автобусе. Стоимость тура для взрослого начинается от 250 долларов США и зависит от выбранного Вами отеля. Стоимость тура для ребенка младше 5 лет – 100 долларов США, старше 5 лет от 150 до 200 долларов США. Мы прилагаем брошюру, посвященную этому туру, где Вы сможете найти дополнительную информацию и фото из поездки.

 

С уважением,

Лиза Смит

Менеджер по продажам

Письмо 3

Mr Pete Johnson

Sales Manager

Four Seasons

9034 Main Street

London, UK

 

Ms Sally Swift

9034 Cooper Street

Fresno, California

 

July 10, 2005

 

Dear Ms Swift

We received your enquiry of confirmation letter. We checked everything and send you confirmation of reservation that you requested. Please check whether it is what you need. Thank you for choosing our hotel for staying during your trip.

 

Kind regards,

Pete Johnson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Пит Джонсон, менеджер по продажам, Фор Сизонс

9034 Мэйн стрит, Лондон, Объединенное Королевство

 

Кому: г-жа Салли Свифт

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния

 

10 июля 2005 года

 

Уважаемая  г-жа Свифт

Мы получили Ваш запрос подтверждения брони. Мы все проверили и высылаем Вам подтверждение брони, которое Вы запрашивали. Пожалуйста, проверьте, подходит ли оно Вам. Благодарим Вас за выбор нашего отеля для Вашей поездки

 

С уважением,

Пит Джонсон

Менеджер по продажам

Письмо 4

Mr Tim Thompson

Sales Manager

Office Plus Inc.

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

 

Mr John Peters

General Manager

Electroworld Ltd

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

 

June 10, 2001

 

Dear Mr Peters

Thank you for your recent enquiry regarding our products.  We enclose our catalog so that you can make an order. By the way this month we have a discount of 10% for new clients.

 

Kind regards,

Tim Thompson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Тим Томпсон, менеджер по продажам, Офис Плюс Инк.

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

 

Кому: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

 

10 июня 2001 года

 

Уважаемый г-н Питерс

Благодарим Вам за Ваш интерес к нашей продукции. Мы прилагаем наш каталог, чтобы Вы могли сделать заказ. Кроме того в этом месяце у нас действует скидка 10% для новых клиентов.

 

С уважением,

Тим Томпсон

Менеджер по продажам

Письмо 5

Mr Harry Willson

Sales Manager

Rent  A Car

9034 Orland park Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

 

Mr Jim Frank

4567 Golden Street

Fresno, California

 

June 15, 2009

 

Dear Mr Frank

With reference to your enquiry about renting a car in Chicago we are sending you a little  brochure with all necessary information and a map of Chicago airport with our location marked on it. If you have any questions you may call us 8-800-459-2398

 

Kind regards,

Harry Willson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Гарри Уилсон, менеджер по продажам, Рент Э Кар,

9034 Орланд Парк стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

 

Кому: г-н Джим Фрэнк

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

 

15 июня 2009 года

 

Уважаемый г-н Фрэнк

Относительно Вашего письма по поводу аренды автомобиля в Чикаго, мы высылаем Вам небольшую брошюру со всей необходимой информацией и картой аэропорта Чикаго с обозначением нашего офиса там. Если у Вас еще есть вопросы, то Вы можете обращаться по телефону 8-800-459-2398.

 

С уважением,

Гарри Уилсон

Менеджер по продажам

Деловое письмо. Образцы деловых писем

Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие. Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами. Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.

Виды деловых писем

Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.

Коммерческие. Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.

Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.

Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.

Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.

Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.

По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.

Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.

Структура

Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.

Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.

Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги). Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем. Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.

Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме. Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований. В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.

Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.

Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.

Советы и рекомендации

Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию. Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…». Так у Вас появится больше шансов достичь цели.

Примеры

Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.

Письмо-обращение приведено ниже.

Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.

Как написать деловое письмо | HURMA

С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

• бизнес – бизнес
• бизнес – клиент
• соискатель – компания
• бизнес – государственная организация
• работодатель – работник
• сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

• Подчеркнутая официальность
• Адресность – наличие отправителя и получателя
• Стандартная деловая речь
• Тематическая ограниченность
• Нейтральный тон изложения
• Точность, исключающая недопонимание фактов
• Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

• Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
• Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
• Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
• Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
• Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
• Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
• Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
• Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
• Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

• Сокращений
• Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
• Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Вежливое приветствие

Завершение

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Письмо-запрос

Сопроводительное письмо

Письмо-извинение

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Ответное письмо на запрос: формат (с образцами)

Ответное письмо на запрос — это письмо, которое является ответом на некоторую начальную букву. Он предоставляет информацию или соответствующий ответ на первоначальный запрос. У некоторых людей может быть определенная озабоченность или они хотели бы решить проблему, поэтому написание ответного письма на такие запросы становится очень важным.

Использование образцов может оказаться большим подспорьем.

Формат ответного письма

Ниже представлен формат ответного письма:

Имя

Адрес

, почтовый индекс

Страна

Дата

Укажите имя лица, к которому вы обращаетесь, в письме

Позиция

Компания

Адрес

, почтовый индекс

Страна

Уважаемый ABC,

Спасибо, что связались с нами по поводу ситуации XYZ (объясните ситуацию здесь).

С сожалением сообщаем вам, что в настоящее время мы должны отклонить этот запрос (укажите причину отклонения запроса).

Большое спасибо за интерес к этому вопросу. Примите наши искренние извинения.

С уважением,

Подпись

Имя

Ответное письмо клиента

Клиент может жаловаться на определенную услугу или продукт и может задать вопрос, поэтому важно знать, как написать хорошее ответное письмо клиента.Чтение соответствующих образцов может быть большим подспорьем для писателя.

Ответ на письмо с отказом

Было бы разумно знать, как написать ответ на письмо с отказом, поскольку оно поддерживает отношения между двумя сторонами, поскольку для некоторых людей отказы довольно эмоциональны. Знание правильного контента будет большим подспорьем и даже может открыть некоторые возможности в будущем.

Ответное письмо на жалобу пациента

Получение жалобы пациента может быть совершенно неуважительным и оскорбить его чувства, поэтому знание того, как написать ответное письмо на жалобу пациента, может быть весьма полезным.Важно прочитать соответствующий образец, чтобы получить представление о правильном содержании и тоне.

Деловое письмо-ответ

Важно знать правильный формат делового ответного письма. При написании такого письма важно использовать профессиональный тон и соответствующий формат.

Письмо с окончательным ответом

Некоторые поставщики услуг отвечают поэтапно, и окончательное ответное письмо означает, что больше нечего добавить как таковое, и заказчик или лицо получат соответствующие детали.Было бы неплохо использовать шаблон для такого письма.

Письмо-ответ

Ответное письмо с жалобой

Письмо-ответ на жалобу

Ответ на письмо-запрос

В ответе на письмо с запросом будет указано, принят ли запрос или отклонен. Чтение соответствующего образца может оказаться большим подспорьем в выборе правильного содержания.

Шаблон ответного письма

Как написать ответное письмо

Чтобы написать ответное письмо, важно иметь в виду следующие моменты:

• Ответное письмо должно быть адресовано лицу, первоначально отправившему запрос.
• Он должен удовлетворить запрос человека, который запросил ответ в определенной ситуации.
• Письмо должно включать конкретную информацию, которая по существу и удовлетворяет читателя, решая соответствующий вопрос или предоставляя некоторую информацию о нем.
• Письмо должно быть формальным и логичным.
• Не должно быть орфографических или грамматических ошибок, а тон письма должен быть формальным.
• Вычитайте ответное письмо перед его отправкой соответствующему лицу.

Написание бизнес-письма с запросом

Это руководство по ответам на письма-запросы написано специально для изучающих английский язык. Он охватывает стандартную структуру и фразы, используемые в ответах.Запросы приходят, чтобы запросить дополнительную информацию о продукте или услуге. Скорость вашего ответа, а также то, насколько вы готовы предоставить запрошенную информацию, обеспечат успешный ответ на ваш запрос.

Очень важно произвести хорошее впечатление, отвечая на запросы потенциальных клиентов. Конечно, лучшее впечатление будет произведено предоставлением материалов или информации, которые запрашивал потенциальный клиент, это положительное впечатление будет улучшено за счет хорошо написанного ответа.

Основы делового письма

Основы написания деловых писем одинаковы для каждого типа делового письма. Не забудьте указать свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма (или используйте фирменный бланк вашей компании), а затем укажите адрес компании, в которую вы пишете. Дата может быть размещена с двойным интервалом вниз или справа. Вы также можете указать ссылочный номер для переписки.

Для других типов деловых писем используйте это руководство по различным типам деловых писем, чтобы улучшить свои навыки для конкретных деловых целей, таких как выполнение запросов, корректировка претензий, написание сопроводительных писем и т. Д.

Важный язык, который следует запомнить

• The Start Уважаемый господин, госпожа (госпожа, госпожа — очень важно использовать госпожу для женщин, если только ее не просят использовать госпожу или мисс)
• Поблагодарить потенциального клиента за его / ее интерес Спасибо за ваше письмо от … запрос (запрос информации) о …
  Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше письмо с … запросом (запросом информации) о …
• Предоставление требуемых материалов Мы рады приложить…
  В приложении вы найдете …
  Мы прилагаем …
• Предоставление дополнительной информации Мы также хотели бы проинформировать вас …
  Относительно вашего вопроса о …
  В ответ на ваш вопрос (запрос) о …
• Завершение письма с надеждой на будущее Мы с нетерпением ждем … услышать от вас / получить ваш заказ / приветствовать вас как нашего клиента (покупателя).
• Подпись С уважением (помните, что используйте «С уважением», когда вы не знаете имени человека, которому пишете, и «С уважением», когда знаете.

Пример

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
Kenneth Beare
Административный директор
English Learners Company
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501
12 сентября 2000 г.
Уважаемый мистер Биар
Спасибо за ваш запрос от 12 сентября просим последний выпуск нашего каталога.
С удовольствием прилагаем нашу последнюю брошюру. Мы также хотели бы сообщить вам, что на сайте jacksonbros можно делать покупки онлайн.com.
Мы будем рады видеть вас в качестве нашего клиента.
С уважением
(Подпись)
Деннис Джексон
Директор по маркетингу
Jackson Brothers

Как ответить на письмо с запросом информации

Когда кто-то отправляет вам письмо с запросом какой-либо информации, важно ответить быстро и кратко, но без резкости. Ключ к хорошему письму с ответом на запрос информации или ответному письму на запрос документов должен звучать так, как будто вы счастливы предоставить информацию, если можете, или искренне сожалеете, если не можете. Никогда не говорите, что они беспокоят вас своей просьбой.

Начните с личного приветствия

Письма, запрашивающие какую-либо информацию, всегда подписываются физическим лицом, поэтому убедитесь, что вы начинаете свое письмо с личного ответа автору письма. Компьютеры позволяют легко обращаться к человеку по имени , даже если вы используете шаблон.

Если письмо с запросом было подписано мисс Сьюзан Кеннеди, вы должны ответить «Уважаемая мисс Кеннеди», за которым следует запятая или двоеточие.Если автор письма подписался более неформально, например, просто «Сьюзан Кеннеди», всегда безопасно использовать «Мисс». Однако, если ваш бизнес известен своим веселым, модным или молодым бизнесом, вы можете вместо этого написать «Дорогая Сьюзен». Если в имени не указан пол, используйте имя: «Дорогой Алекс» или «Дорогой Дрю».

Начните с объяснения причин

Ваше первое предложение должно объяснить причину вашего письма . Может показаться очевидным, что, поскольку человек написал вам первым, он будет знать, почему вы отвечаете.Однако указание этого заранее поможет подтвердить, что вы оба говорите об одном и том же. Когда запрос был отправлен кому-то другому, который переслал его вам для ответа, вы также должны указать это, чтобы избежать путаницы.

• Это письмо отправлено в ответ на ваш запрос о предоставлении информации о наших чистящих средствах.
• Пишу в ответ на ваш запрос о предоставлении информации о наших услугах.
• Наш вице-президент по продажам Вики Свенсон направила мне ваше недавнее письмо, поскольку я обрабатываю запросы о предоставлении информации.

Если возможно, после этого открытия добавьте второе предложение, показывающее, что вы рады возможности помочь.

• Я рад помочь устранить путаницу.
• Я рад предоставить вам ответы, которые помогут вам принять решение.

Предоставьте запрошенную информацию

Начните новый абзац, чтобы предоставить запрошенную информацию как можно короче . Если информация длинная или сложная, и у вас есть документ, который хорошо ее объясняет, укажите, что вы включили этот документ.

• У нас есть два продукта, шалфей и кварц, которые, я думаю, вам пригодятся. Шалфей — это (краткое описание), а кварц — скорее (краткое описание).
• У нас есть несколько продуктов в этой категории, и я приложил к каждому из них брошюры, в которых объясняются их особенности, преимущества и наилучшее использование.

Избегайте безличных фраз вроде «Приложите, пожалуйста, найдите …» Сделайте свое письмо дружественным и разговорным, написав «Я приложил … «

Когда вы не можете помочь

Бывают случаи, когда вы не можете предоставить запрошенную информацию, независимо от того, знаете ли вы ответ, информация является частной или по другой причине. важно ответить на письмо независимо от , так что ваша компания по-прежнему отзывчивая и заботливая.

• К сожалению, в настоящее время я не могу ответить на ваш вопрос. Наши ингредиенты — это старый, тщательно охраняемый семейный рецепт.
• Я просмотрел наши архивы, но не был смогу найти ответы на ваши вопросы.Мне очень жаль, что я не смог помочь.

Поблагодарить их за письмо

Поблагодарить автора письма за ее письмо является хорошей деловой практикой, потому что показывает, что вы знаете, что ее время ценно.

• Спасибо, что нашли время написать.
• Спасибо, что подумали о (название компании) при поиске системы безопасности.

Старайтесь не звучать слишком похоже на коммерческую подачу, например, «Спасибо за то, что подумали о ABD. Помните, мы обеспечиваем безопасность дома, на работе и во время отдыха».«

Закройтесь, предложив дополнительную помощь

Всегда заканчивайте свое ответное письмо с чувством « наша дверь всегда открыта ». Хотя вы можете почувствовать облегчение, завершив свое письмо, вы никогда не хотите, чтобы оно звучало как кисть выкл.

• Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной лично в любое время.
• Если у вас есть какие-либо вопросы по приложенному мною документу, я буду рад ответить на них.

В конце просто «С уважением,» пропустите четыре строки для своей собственноручной подписи, а затем добавьте свое напечатанное имя и титул.Избегайте модных подписей, таких как «Best» или «Cheers» или сиропное «Очень искренне ваше».

Ответ на претензионное письмо. Образец письма

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА

[Дата письма]

[Тема: обычно жирным шрифтом, кратко излагает цель письма] -Optional-

Уважаемый [имя получателя],

Я получил и прочитал письмо, которое вы мне отправили относительно претензии, вы делаете по поводу событий 2 декабря 2008 года.

Я рад сообщить вам, что ваша претензия была рассмотрена и проверена, и мы хотим урегулировать ее в соответствии с указанной вами суммой.

Мы вышлем вам подробную информацию о предстоящей встрече по урегулированию претензии.

Желаю хорошего дня.

С уважением,

[Имя отправителя]
[Заголовок отправителя] -Дополнительно-

[Приложения: номер] — Необязательно —
cc: [Имя получателя копии] — Необязательно —

Ответ на письмо с претензией.Образец письма.

Дополнительные моменты, которые следует учитывать при написании писем с претензиями деловым партнерам

Письма с претензиями

Письма с претензиями — это убедительные письма, которые клиенты отправляют компаниям для выявления проблем с продуктами или услугами. Покупатели пишут претензионные письма, чтобы выразить недовольство приобретенными товарами и получить компенсацию. В большинстве случаев письма с претензиями сопровождаются подтверждающими документами, подтверждающими претензию. Письма с претензиями могут оказаться полезными во многих случаях.Возможно, вы купили в компании дефектный продукт, поскользнулись на немаркированном мокром полу в супермаркете или хотите известить кого-то о неудовлетворительной работе или нарушении контракта. Лучший способ озвучить вашу претензию в таких ситуациях — это письмо с претензией.

При написании претензионных писем нужно четко и честно указать, что пошло не так. Если это неисправный продукт, укажите его данные, например место и дату покупки. Укажите, чего вы ожидаете от компании в соответствии с согласованными условиями.Сохраняйте профессиональный и напористый тон, даже если чувствуете, что с вами поступили неправильно. Если есть формы, которые вам нужно заполнить, приложите их к письму для более быстрого утверждения. Завершите письмо вежливым тоном и поблагодарите получателя за его / ее ожидаемую помощь.

Письма деловым партнерам

Письма деловым партнерам — это письма, которые вы пишете людям, с которыми вы в определенной степени вовлечены в их деловые отношения. Деловое партнерство — это правовые отношения, возникающие, когда два или более человека соглашаются вести бизнес вместе и являются совладельцами.Когда вы заключаете такое партнерство, вам необходимо написать письмо своим деловым партнерам, чтобы четко и четко передать свое сообщение и вести юридический учет партнерства. Письмо должно быть формальным и содержать предложение о партнерстве, имена всех деловых партнеров, а также условия партнерства.

Письма деловым партнерам следует писать профессиональным тоном. Они должны соответствовать всем принятым стандартам деловой корреспонденции. Укажите цель письма.Сообщите все необходимые детали относительно партнерства, как указано в контракте. Включите имя и титул получателя. Используйте соответствующие формальные приветствия и закрытия. Четко укажите дату и укажите все документы, приложенные к письму. Закройте письмо на позитивной ноте и подпишите его своим именем и титулом. Письма деловым партнерам следует печатать на фирменном бланке компании.

Самый эффективный способ написать ответ на запрос по электронной почте

В настоящее время деловое сотрудничество становится все более важным.Однако следует обращать внимание не только на качество продукта или условия продажи. Помимо них, то, как вы отвечаете на просьбу партнера, также играет большую роль в заключении успешной сделки. Вот наше руководство по , как написать письмо с ответом на запрос наиболее эффективным способом!

Во-первых, прежде чем перейти к ответу на запрос, вам необходимо знать, что такое электронное письмо с запросом.Электронные письма с запросами — это электронные письма, используемые для запроса информации. Мы часто используем электронное письмо с коммерческим запросом, чтобы попросить компанию предоставить более подробную информацию о своем продукте или услуге. Если вам нужна дополнительная информация, у нас также есть справочник по электронной почте .

Итак, ответ на запрос — это просто электронное письмо, которое вы пишете в ответ на запрос, который вы получили ранее. Ваша главная цель при их написании — удовлетворить просьбу отправителя. Им может потребоваться, чтобы вы предоставили информацию, договорились о звонке или отправили образец продукта.

Вы можете рассматривать такие электронные письма как первый шаг к потенциальному партнеру в будущем. Поэтому они действительно важны. Это ваше первое впечатление и точка соприкосновения. Вот почему так важно, чтобы вы научились красиво писать ответ на запрос!

Тот, кому вы отправляете ответ на ваш запрос, безусловно, тот же человек, который связывался с вами ранее.Скорее всего, они станут будущими покупателями или клиентами вашей компании.

Тот факт, что они отправили вам запрос, свидетельствует об их интересе к вашему продукту или услуге. Следовательно, это их первый этап: получить больше информации, чтобы рассмотреть возможность сотрудничества с вами.

Когда компания отправляет запрос в ваш почтовый ящик, это означает, что вам предоставляется многообещающая и ценная возможность для бизнеса. Как они сказали, никогда не знаешь, что может принести будущее. Это единственное электронное письмо с запросом может стать для вашей компании выходом на новый уровень успеха.

Итак, вы поняли. Плохо составленный ответ на запрос был бы ужасной угрозой. Это может оставить плохое впечатление и лишить вас шанса. Вот почему вы должны относиться к каждому запросу с осторожностью и уважением.

Но вы еще не умеете писать? Следуйте нашему руководству ниже, чтобы узнать, как лучше всего ответить на электронное письмо с запросом. Он также содержит множество полезных фраз, примеров и заметок!

Во-первых, с признательностью откройте ответ на ваш запрос. Вы всегда должны помнить это правило.

Покажите потенциальному партнеру свою благодарность и поблагодарите его за интерес к вашему продукту или услуге. Была такая поговорка: Хорошее начало — половина дела. Точно так же, если сначала дать клиенту приятное ощущение, это может помочь бизнесу идти гладко.

После этого укажите их запрос в предыдущем электронном письме, чтобы они знали, что вы здесь обсуждаете.

Итак, вот несколько фраз, которые можно использовать в дебюте:

• Благодарим вас за запрос относительно наших продуктов или услуг.
• Благодарим вас за интерес к нашему продукту или услуге.
• Благодарим вас за письмо с вопросом о нашем продукте.
• Мы искренне признательны за Ваше письмо с просьбой предоставить информацию о наших услугах.
• Было приятно получить Ваш запрос о продукте нашей компании

Во-вторых, создайте достаточно полезный орган для ответа на ваш запрос. Помните, что самое важное, что вам здесь нужно сделать, — это предоставить необходимую информацию.

Не усложняйте. Не заставляйте клиента ждать. Сразу переходите к основным моментам. Вам следует уточнить название и объем информации, которую вы отправляете в соответствии с их запросом. Расскажите им, как вы его отправляете: прикрепленным к письму, обобщенным в ссылке ниже и т. Д.

Кроме того, при желании вы можете предоставить дополнительную информацию.Однако вам нужно объяснить, чем это может быть им полезно. Никогда не отправляйте лишние предметы даром.

Ниже вы можете найти несколько простых, но эффективных предложений для использования в части тела:

• Для предоставления запрошенных товаров:
  • По вашему запросу мы приложили ___.
  • В ответ на ваш запрос прилагаем к этому письму ___.
  • Чтобы ответить на ваш вопрос, вот ___.
  • Чтобы ответить на ваш запрос, вот ___.
  • Мы рады удовлетворить Ваш запрос с прилагаемой информацией.

• Для предоставления дополнительных материалов:
  • В дополнение к информации выше мы также приложили ___.
  • Помимо данной информации, мы также приложили ___.
  • Чтобы полностью ответить на ваш запрос, мы хотели бы предоставить вам дополнительную информацию.
  • Есть и другая информация, которая, по нашему мнению, может быть вам полезна.
  • Вы можете найти некоторые соответствующие элементы ниже.

Наконец, завершите свой ответ на запрос открыто.

После предоставления запрошенных материалов вы должны оставить немного места для будущих контактов.В заключительной части используйте теплый, довольно восторженный тон. Это помогает клиенту почувствовать ваше гостеприимство, оставаясь при этом комфортным.

Пожалуйста, предложите звонок или встречу, если это необходимо. Сообщите им, что вы приветствуете любой запрос. Покажите им, что вы всегда готовы помочь, если у них возникнут проблемы. Не забудьте указать свои контактные данные, чтобы они знали, где вас найти.

И последнее, но не менее важное: выразите искреннюю надежду на дальнейшее обсуждение, а также на партнерство между двумя компаниями.Это завершит ваш эффективный ответ на запрос.

Вот несколько классических вежливых закрытий, которые можно использовать для ответа на запрос:

• Предложить звонок / встречу:
  • Надеюсь, вам понравилась информация выше.
  • Надеюсь, прилагаемой информации для вас достаточно.
  • Надеемся, что указанные детали были вам полезны.
  • Если вы хотите получить дополнительную информацию, мы будем рады организовать звонок и встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса.
  • При необходимости мы всегда рады звонку или встрече в удобное для вас время, чтобы вы узнали больше о нашем продукте / услуге.
  • Мы также будем рады приветствовать вас в нашем офисе для лучшего взаимопонимания между нами.

• Готовность оказать помощь:
  • Если у вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
  • Если вам нужна дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.
  • Если у вас есть вопросы или вам нужна дополнительная информация, мы всегда готовы помочь.
  • Мне было бы приятно узнать, чем еще мы можем вам помочь.
  • Спасибо за ваше время и внимание. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
  • Мы надеемся на сотрудничество с вами в будущем.

Помимо содержания, важным фактором является то, как вы представляете электронную почту.Сосредоточьтесь на этикете, чтобы иметь красиво написанное электронное письмо. Это продемонстрирует ваш профессионализм и создаст заслуживающий доверия имидж.

Например, вы можете ознакомиться с нашим руководством по этикету электронной почты . Следите за публикацией, чтобы получить безупречный ответ!

Помимо основного формата, есть несколько важных примечаний, которые вы должны помнить, отвечая на запрос по электронной почте:

В конце концов, не имеет значения, что вы напишете в ответе на запрос.Самое главное, что вы можете предоставить своему клиенту необходимую информацию.

Это первый и самый важный приоритет для этого типа электронной почты. Вы должны отправить им точную информацию. Неверные, недостаточные и бесполезные данные полностью лишат вас возможности вести с ними дела.

Итак, всякий раз, когда вы получаете запрос, не торопитесь и внимательно его прочтите. После этого ответьте с такой же осторожностью. Поймите, чего они хотят, как они этого хотят, и отправьте им это.

Вы также можете составить контрольный список требуемых позиций. Это поможет вам подготовить материал, а также позже проверить правильность вашего ответа.

Никто не хочет, чтобы его заставляли ждать. Точно так же и ваш покупатель.

Вы должны уделять первоочередное внимание запросу клиента. Если возможно, постарайтесь ответить им сразу после прочтения их электронной почты. Чем раньше вы ответите, тем профессиональнее и лучше они произведут на вас впечатление.

Кроме того, это действие также экономит время и для вас, и для вашего клиента. Вы можете быстро избавиться от очередных дел, при этом их не придется ждать слишком долго!

Отвечая на запрос, убедитесь, что вы из первых рук знаете, какая информация там есть. Если клиент подробно объяснил, что он хочет, ваш ответ должен гарантировать удовлетворение всех его запросов.

Многие люди просто прикрепляют брошюру компании к электронному письму и затем нажимают «Отправить». Однако это так небрежно. В брошюре просто нет ничего. Вот почему так важно проверять отправленные вами товары. Вам необходимо знать не только, какая информация содержится в брошюре, но и какой информации в ней нет.

Если в брошюре не упоминаются данные, необходимые вашему клиенту, вы можете вставить их куда-нибудь. Если у вас нет предмета, будьте честны и скажите, что отправите его позже.(В этом случае установите ожидаемый крайний срок. Не заставляйте их ждать.)

Вы стремитесь предоставить своему клиенту как можно больше информации. Это легко понять. Однако секрет того, что создание эффективного ответа на запрос — не более чем правильность и достаточность.

Слишком много информации просто сделает их чрезмерными. В большинстве случаев это просто приведет вашего клиента в замешательство и раздражение.

Если вы действительно хотите добавить больше, убедитесь, что вы действительно понимаете запрос клиента. Тщательно подумайте о том, что действительно может быть им полезно, и прикрепите только эти. Ни больше ни меньше!

Наконец, у нас есть небольшой образец ответа на запрос. Это письмо является ответом на предыдущий образец электронного письма с запросом.

Вы можете использовать этот образец, чтобы выяснить, как правильно ответить на запрос по электронной почте:

Тема: Re: M Компания | Запрос продукта: Замороженное пюре манго

Уважаемая г-жаВу,

Прежде всего, мы хотели бы выразить нашу благодарность за ваш интерес к нашему замороженному пюре из манго.

Что касается вашего запроса, мы рады предоставить вам нашу брошюру о замороженном пюре из манго и наш оптовый прайс-лист. Обратите внимание, что в брошюру включена вся запрошенная вами информация. Оба пункта прикреплены в конце этого письма.

В дополнение к вышеперечисленным пунктам мы также приложили каталог пюре из замороженного манго (где представлены различные доступные виды манго) и наши правила логистики для этого продукта.Мы уверены, что это вам поможет.

Надеемся, что наш ответ удовлетворил ваш запрос. Если у вас возникнут какие-либо вопросы, свяжитесь с нами. Мы с нетерпением ждем вашего ответа.

С уважением,

Миа Нгуен.

Отдел продаж | Компания.

Итак, это наше руководство о том, как наиболее эффективно ответить на запрос по электронной почте. Надеюсь, эта статья поможет вам составить лучший ответ на запрос.И, кроме того, добейтесь большего партнерства в своей трудовой жизни!

Дополнительную информацию о различных типах электронной почты вы можете найти в нашем блоге на деловом английском. Я также рекомендую вам использовать расширение, такое как eJOY , для поиска значений слов во время чтения. Это удобно, мгновенно и помогает пополнить ваш словарный запас:

Установите расширение eJOY в Chrome БЕСПЛАТНО

Образцы ответов по электронной почте для различных ситуаций (несколько примеров)

Если вы ищете ответ на конкретную ситуацию, см. Другие профессиональные электронные письма здесь.

Как вы надеетесь удовлетворить своих клиентов как владельца бизнеса без необходимости писать краткие и ясные ответы на их электронные письма? Или как продавец или персонал по маркетингу будут правильно разъяснять ценность своего продукта или услуги, если он не может эффективно отвечать на электронные запросы потенциальных клиентов?

Я рассмотрел основы ответов на электронные письма в статье Примеры профессионального ответа на электронные письма и смог предоставить несколько примеров.

В этом посте я предоставлю больше примеров того, как профессионально отвечать на электронные письма, и подробно расскажу о некоторых других советах по написанию хороших и эффективных ответов по электронной почте.Итак, вам следует обратить внимание на следующие советы:

1. Будьте ясны и прямолинейны в своих электронных письмах и избегайте двусмысленности.

Это означает, что вы должны знать, что хотите сказать; и произнеси это кратчайшими словами.

Вот пример четкого, прямого и недвусмысленного подтверждения по электронной почте:

Ответ по электронной почте Образец I: Утверждение заявки

Уважаемый г-н Сива,

Добро пожаловать! Ваша заявка в Woculus была одобрена.Мы рады видеть вас в числе наших редакторов.

Siva, как я уже сказал, наше видение Woculus — быть универсальным сайтом, где владельцы бизнеса, маркетологи и торговый персонал могут научиться использовать технологии с прибылью для своего бизнеса. Наши посты исследовательские, практичные и насыщенные. Будучи новым блогом, мы постоянно стремимся предоставлять нашим читателям сообщения самого высокого качества. Если в Интернете есть более интересная статья о любой из наших сфер интересов, значит, мы плохо справляемся со своей работой.

Найдите свои данные для входа в систему ниже:

Имя пользователя: Don Siva

Пароль: siVA2013

Вся команда Woculus надеется на очень профессиональные рабочие отношения с вами, и мы готовы поддержать вас любым возможным способом для обслуживания нашей аудитории лучше.

С уважением,

2. Ответьте один на один.

Это означает, что вы должны взять на себя ответственность за свои электронные письма и поговорить непосредственно с читателем.

Например, вместо того, чтобы писать,

Будем признательны, если вы сможете отправить предложение до выходных

Вы должны написать,

Я буду очень признателен, если вы сможете отправить мне предложение раньше выходные.

Из каждого электронного письма вы сможете извлечь несколько полезных советов при выборе лучшего способа сформулировать свой ответ. Например, вы должны знать:

• Что заставит читателя вашего электронного письма положительно ответить
• Что его или ее интересует
• Каково его или ее мнение по рассматриваемой проблеме

Вот два Образцы ответных писем, написанные индивидуально:

Образец ответного письма II: Отклонение заявки без нарушения

Mr.Виджей,

Спасибо за ваше недавнее заявление о том, чтобы стать писателем на Woculus. Мы очень благодарны за то, что вы хотели написать для Woculus.

Информация о вашей заявке будет сохранена в наших файлах. В настоящее время у нас нет свободных разделов; и наши писатели на вершине своей работы. Однако мы свяжемся с вами, как только у нас появится вакансия.

Буду признателен за уведомление, если вы хотите отменить заявку по любой причине.

С уважением,

Образец ответного письма III: Утверждение заявки на другую должность

Уважаемый г-н.Фрэнк,

Спасибо, что подали заявку на открытие в нашей компании и прислали свои образцы дизайна. Я рассмотрел ваш стиль и подумал о проблемах, которые вы подняли во время нашего последнего обсуждения, особенно о вашем нежелании создавать новые образцы дизайна для нашей оценки. С тех пор я получил новые образцы дизайна от более чем десяти кандидатов, что подтвердило их работы.

В конце концов, я пришел к выводу, что ваших образцов недостаточно, чтобы помочь мне сделать вывод о вас.Итак, в нашей компании появился новый Главный конструктор. Однако я был бы рад работать с вами на контрактной основе, если вы согласитесь на это.

Еще раз спасибо, Фрэнк, за проявленный интерес к нашей компании.

Cordially,

3. Будьте краткими, простыми и приятными (KISSS).

Ответное письмо Образец IV: Отклонение приглашения

Уважаемая мисс Шерил,

Прошу прощения за задержку с ответом на ваше последнее электронное письмо.Я был в процессе создания собственной социальной сети; поэтому мне пришлось уйти из Facebook Inc.

Я очень ценю ваше приглашение помочь оценить приложение Facebook, которое вы разрабатываете на этот раз, но это может быть не в лучших интересах руководства Facebook. Вы можете связаться с другими редакторами на форуме Facebook.

Спасибо за понимание.

С уважением,

Ответное письмо Образец письма V: Отклонение от назначения

Уважаемый г-н Мохаммед,

Я был польщен вашей просьбой сделать меня служителем в вашем церковном приходе на Багамах.К сожалению, я не смогу принять эту позицию.

Желаю вам удачи на Багамах

С уважением,

Подробнее Образцы ответов по электронной почте

Вы найдете больше образцов ответов по электронной почте ниже. Советы по написанию деловых писем и ответам на них можно найти в моем сообщении «9 советов, которые нужно профессионально писать и отвечать на электронные письма».

Ответ по электронной почте Образец VI: ответ на запрос информации о вашем продукте или услуге

Уважаемая госпожа Тэтчер,

Спасибо за ваш запрос о магазинах Apple.К настоящему письму прилагается литература о наших продуктах, в том числе о продуктах на стадии альфа-разработки. Я также добавил образец имени пользователя и пароля, чтобы вы могли опробовать продукты, которые вам понравятся.

Звоните мне, если у Вас возникнут дополнительные вопросы. Буду рад видеть вас в качестве покупателя.

С уважением,

Образец ответа по электронной почте VII: Ответ на запрос образцов

Уважаемый г-н Ахсан,

К этому электронному письму я приложил пять образцов своих оригинальных дизайнов.Шестое приложение — это список дизайнов, в которых я сотрудничал с другими дизайнерами, включая расположение (URL) дизайнов в Интернете.

Спасибо, что разрешили мне прислать вам образцы. Буду рад принять участие в предстоящем конкурсе, а также познакомить вашу команду со своими услугами.

Сообщите мне, если вам понадобится дополнительная информация.

С уважением,

С приведенными выше образцами ответных писем вы сможете эффективно отвечать, положительно или отрицательно, на электронные письма, которые приходят вам на помощь.

Подводя итоги, вы всегда должны обеспечивать следующие ответы по электронной почте:

1. Ясный, прямой и однозначный
2. Индивидуальный (между вами и читателем)
3. Короткий, простой и понятный

Семь примеров писем для ответа на запрос клиента

• Когда клиенты направляют запросы по электронной почте, постарайтесь ответить как можно быстрее. Это показывает, что вы цените их.
• Электронное письмо должно открыться с выражением признательности. После этого следует обратить внимание на озабоченность клиента.
• Ваша электронная почта должна показать, что вы действительно заботитесь об удовлетворении потребностей клиента. Если вы заставите клиента увидеть, насколько вы искренне заботитесь, это может стать вашим первым шагом к завоеванию верности лояльному клиенту.
• В своем электронном письме четко укажите, о чем идет речь, чтобы показать, что вы понимаете, что нужно клиенту.
• Ответьте соответствующим образом, предоставив подробную важную информацию, которая удовлетворит клиента.
• Прикрепите к письму соответствующие документы. Это поможет сохранить лаконичность электронного письма.
• Организуйте встречу, когда это необходимо, чтобы клиент получил самое лучшее.
• Если у вас нет того, что нужно клиенту, четко сообщите ему об этом. Сообщите ему / ей, если есть альтернатива.
• Предоставьте клиенту возможность направить дальнейший запрос, если он не удовлетворен вашим ответом.
• Ваша застежка должна быть теплой и заботливой.
• Будьте условны.Не переусердствуйте и не наполняйте электронную почту жаргонами. Все должно быть простым и понятным.
• Ваш тон должен быть профессиональным, позитивным и оптимистичным. Негативный тон создает недружелюбную атмосферу и может отпугнуть покупателя.
• Ваш адрес электронной почты должен быть кратким, без лишних деталей и длинных фраз.

Уважаемый Адам,

Мы получили ваш запрос о новых скидках, которые мы предлагаем на нашу замороженную курицу.Большое спасибо за проявленный интерес! Мы предлагаем скидку в качестве вознаграждения для таких постоянных клиентов, как вы. В приложении к этому письму вы найдете подробную информацию о различных доступных скидках. Скидки рассчитываются исходя из общего веса приобретенного замороженного цыпленка. Кроме того, купленная продукция будет бесплатно доставлена ​​в любую точку города.

Мы с нетерпением ждем встречи с вами, чтобы вы смогли насладиться этим новым предложением.

Если у Вас возникнут дополнительные вопросы, свяжитесь с нами.Еще раз спасибо!

С уважением,

Herbert McAlister

Торговый представитель, JayMax Chicken

Благодарим вас за интерес к нашему кокосовому маслу. Мы очень рады услышать от вас. В ответ на ваш запрос, пожалуйста, найдите в приложении к этому письму каталог нашей продукции.Надеемся, что представленная в нем информация ответит на ваш вопрос. Однако, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам за дополнительными разъяснениями в случае необходимости.

Надеемся на ваше покровительство.

С наилучшими пожеланиями,

Антонио Макгуайр

Региональный менеджер, Rainbow Farms

9037 Большое спасибо за ваш вопрос относительно наших услуг по уборке.В ответ на ваш вопрос, общая стоимость уборки дома с использованием предоставленной вами информации составляет 1055 долларов. В дополнение к этому я приложил подробную брошюру о наших клининговых услугах.

Как вы знаете, нам потребуется встретиться лично, чтобы завершить логистику, связанную с поиском и доступом к зданию. Буду рад встретиться с вами в моем офисе. Как вариант, я могу перейти к вам, если он вам больше подходит.

Если вам нужны дополнительные объяснения, пожалуйста, дайте мне знать.

Надеюсь скоро услышать от вас.

Еще раз спасибо за проявленный к нам интерес.

С уважением,

Джо Август

Менеджер по обслуживанию, Klean Kompany

Томас

,

Благодарим за запрос. Сожалеем, что у вас возникли трудности с контактом с компанией Argo Shipping.Чтобы ответить на ваш вопрос, мы прекратили сотрудничество с компанией Argo Shipping; поэтому мы не можем помочь вам с отсутствующим заказом.

Партнерство было прекращено 25 января 2016 г .; это было за шесть месяцев до того, как вы сделали у них свой заказ. В настоящее время у нас нет официальных линий связи с ними и мы не можем предоставить вам более подробную информацию о ситуации с компанией.

Я приложил к этому электронному письму юридические документы, подтверждающие прекращение партнерства.

Надеемся, что ситуация разрешится в ближайшее время.

С уважением,

Newton Greene

Сотрудник по связям с общественностью, Crane & Bale Company

8

Мы очень рады услышать от вас. Благодарим вас за вопрос о наших косметических товарах.Чтобы ответить на ваш вопрос, у нас есть широкий ассортимент косметических товаров, от средств по уходу за кожей до средств по уходу за волосами. Наши цены непревзойденные! К этому письму я приложил подробный каталог продукции. Он содержит технические характеристики и цены для ознакомления.

Было бы приятно встретиться с вами, чтобы мы могли более подробно обсудить любые ваши особые требования, не указанные в каталоге. Встречу можно провести у вас в офисе, когда вам будет удобно.

Если у вас есть дополнительные вопросы или вам нужны дополнительные разъяснения, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Надеюсь на сотрудничество с вами.

Всего наилучшего,

Роберт Нил

Старший партнер, True Beauty International