Лист заверитель личного дела работника образец: Лист-заверитель дела | Образец — бланк — форма

Лист-заверитель дела образец заполнения. Пример

Современный мир очень динамичен, в нем обращаются большие потоки информации. Специалист в той или иной отрасли должен владеть большим багажом побочных знаний и умений, непосредственно не относящихся к его непосредственным обязанностям, но помогающим в текущей работе.

Существует документ, который составляется далеко не на каждом предприятии и не все бухгалтера имеют представление как и для чего его заполнять. Речь идет о листе – заверителе дела. Рассмотрим этот документ подробнее.

Лист – заверитель: что это такое и с чем его «едят»

В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с тем, что по окончании определенного периода времени весь объем документов, существующий на предприятии нужно рассортировать и подшить. Вот тут то и появляются элементы делопроизводства в работе специалиста. Все документы по отдельно взятому участку учета сшивается в дело. Это позволяет поддерживать порядок в документах и следить за их сохранностью на предприятии.

Лист – заверитель составляется и заполняется на основе Правил архивного дела, принятых в 2015 году (приложение №8).

Лист – заверитель позволяет учитывать все особенности при составлении дела. С помощью него закрепляются все нестандарные моменты при нумерации листов в деле, указываются нюансы составления самого дела.

Лист – заверитель в обязательном порядке должен присутствовать в подшивках дел по документам, срок хранения которых более 10 лет.

Где обычно используют листы – заверители

В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.

Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

1. Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
2. Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно

Виды документов	Расшифровка
Документы со сроком хранения более 10 лет	Документы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия. Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть. Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив. В этом случае составляется лист – заверитель к делу
Документы со сроком хранения меньше 10 лет	Документы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера. Допускается их хранение в подшивках. Лист – заверитель в этом случае не составляется

Мнение эксперта

Зачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал. В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:

• Расставляем номера на коробках
• Записываем названия документов по коробкам
• Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
• Выявляем количество экземпляров документов
• Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
• Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем
• Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива

Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.

Специалист по архивному делу,

Е. Кожанова

Разновидности форм листа – заверителя

Практически у любой организации есть документы, для которых необходимо составление таких листов. Составляется лист для документов со сроком хранения более 10 лет или тех, которые должны храниться постоянно.

Всего выделяется 2 формы, по которым может быть составлен данный документ:

Форма документа	Описание
Унифицированная форма	Такой бланк утверждается законодательно (Приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 года, приложение №8). Такая форма в обязательном порядке используется в бюджетных организациях
Форма, которую разработали специалисты конкретного предприятия	Форма документа может быть разработана в организации самостоятельно, однако должны быть сохранены все ключевые реквизиты и такой лист должен содержать специфику конкретного дела

Порядок заполнения листа – заверителя

В каком порядке и как именно заполняется лист – заверителя отразим в таблице.

Раздел документа	Как заполнить
Номер дела	Указывается номер дела, для которого составляется лист – заверитель
Количество прошитых и пронумерованных листов	В этой строке цифрами и с расшифровкой прописью нужно указать сколько всего листов подшито в деле. При этом внутренняя опись в общем количестве листов не учитывается
Поле «с № по №»	Здесь необходимо указать номер начального листа дела и последнего листа
Номера листов с литерами	Такие номера листов появляются, когда был пропущен лист при присвоении порядковых номеров. После обнаружения ошибки, листам присваиваются такие номера. Например, 7а или 11б
Пропущенные номера	Здесь нужно указать, какие номера пропущены. Если таких не оказалось, то в поле ставим прочерки
Листы внутренне описи	В этом поле приводится информация по количеству листов описи

Далее необходимо заполнить табличную часть документа.

Показатель	Расшифровка
Особенности физического состояния и формирования дела	Здесь необходимо указать все особенности по формированию дела. К ним, например, могут относиться: 1.   Несвойственный документу формат 2.   Повреждения документов 3.   Наличие приклеенных к документу фото 4.   Есть ли конверты с вложениями 5.   Дело может содержать отпечатанные в типографии брошюры 6.   Формат отличается от А4 7.   Складываются ли документы
Номера листов	Здесь указываем на каком листе находится тот или иной документ

Если данных для заполнения таблицы нет, то ее нужно перечеркнуть английской Z.

Под таблицей ставим подпись и расшифровку, того, кто составлял документ, ставим дату

В какое место дела нужно подкрепить лист – регистратор

По общему правилу лист – заверитель должен подшиваться к делу и являться его последним листом. Таким образом, готовое дело должно выглядеть следующим образом:

• Верхняя обложка
• Внутренняя опись
• Документы дела
• Лист – заверитель
• Нижняя обложка

Если вдруг по каким – то причинам лист не подкреплен, его размещают на верхней обложке, на внутренней стороне.

Стоит также отметить, что если лист – заверитель отсутствует в уже подшитом деле, то он составляется заново, ставится текущая дата составления и он прикрепляется к первой обложке с внутренней стороны.

ВАЖНО! На лицевую часть обложки и на оборот последнего документа лист прикреплять строго запрещено.

Вносятся ли изменения (исправления) в лист – регистратор

В процессе хранения документов или в течение жизни компании возникают различные ситуации.

Например, понадобился какой – то документ из подшитого дела. В этом случае можно взять из дела оригинал, но оставить там копию.

Или, не дай бог, пожар, потоп в месте, где хранятся документы и они будут безвозвратно испорчены.

А самым наглядным примером будет такой. Трудовая книжка уволившегося работника долго лежала в организации, потом ее отправили в архив. И, вдруг, неожиданно, за трудовой приходят. Приходится вынимать ее из конверта в деле и отдавать.

Чтобы зафиксировать все эти изменения, составляется акт о факте изменения, делаются исправления и пометки в листе – регистраторе.

Бывает и так, что в бюджетном учреждении при проверке вышестоящим органом возникла необходимость добавить лист в подшитое дело. В таком случае новому листу нужно присвоить литерный номер, расшить дело и добавить в него лист. Соответственно, вносятся исправления в лист – заверитель и меняется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела

Такая опись – это своего рода содержание дела. В ней указывается номер, дата, номера листов документов.

Для правильного оформления дела нужно для начала составить внутреннюю опись документов. Это нудное и утомительное занятие. Частенько в организациях такой документ не заполняется.

Однако для документов, которые хранятся 10 лет или постоянно и для некоторых документов (например, судебных) составление такой описи обязательно. Если в дело подшиваются, например, документы по кадрам, то составление описи целесообразно. Ведь в случае возникновения неприятностей, опись может подтвердить или опровергнуть наличие того или иного документа.

Форма описи закреплена и является унифицированной.

При составлении описи обращаем внимание на заполнение обязательных полей формы и на подпись сотрудника, который ее заполнен.

Если вдруг опись забыли подшить, то ее можно прикрепить на внутреннюю сторону верхней обложки сшитого дела.

Нормативное регулирование составления документов

Событие	Нормативный акт
Форма листа – заверителя	Приказ Минкультуры России №526 от 31.03.2015 года
Требования к оформлению документов	ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта №1185-ст от 17.10.2013 года
Список типовых документов, которые применяют строительные, научные или производственно – технические предприятия	Приказ Минкульта №1182 от 31.07.2007 года
Список унифицированный форм для всех остальных предприятий	Приказ Минкульта РФ №558 от 25.08.2010 года
Как готовить и передавать дела в архив	Порядок, разработанный Главгосэкспертизой России в 1999 году

Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме

Ошибка №1.

При составлении дел может быть много нюансов в нумерации листов, поэтому если в деле много сложностей при составлении, то лучше всего сначала «набросать» черновик, а потом уже составлять лист – заверитель в чистовом виде.

Ошибка №2.

Необходимо подшить документы в дело. Среди документов, которые не вызывают сомнений по присвоению номера листов, присутствуют брошюры с последним незаполненным листом. Также встречаются листы нестандартного формата, но заполненные только частично. Поскольку от брошюры нельзя оторвать обложку, а листы пусть и заполнены не по всей площади, нумеруется каждый лист по порядку, без пропусков.

Как внести исправление в лист, если была выдана на руки невостребованная трудовая книжка?

Иногда происходит так, что человек уволился, а трудовую книжку не забрал по каким – то причинам. Тогда книжка лежит на предприятии и ждет своего часа. При подшивке документов в архив такие трудовые книжки подкладывают в конверты и подшивают.

Случается, что такие невостребованные книжки все – таки забирают, тогда приходится вносить исправления в лист – заверитель. В таком случае в листе делается надпись от руки, например:

«Трудовая книжка выдана (лист 24), внесена запись №205 в книгу движения трудовых книжек.

Специалист архива         Сахарова           Сахарова Л.М.

15.07.2006 г.»

Как внести исправления, если при нумерации листов дела допущено более 5 ошибок?

Иногда по каким – то причинам «всплывают» ошибки при нумерации листов в подшитом деле. В этом случае возможны 2 ситуации:

– если в нумерации допущено менее 5 ошибок, то номер таких листов ставится с применением букв

– если в нумерации листов более 5 ошибок, то придется ставить порядковые номера листов заново, а старый неправильный номер зачеркивать одной чертой. При этом составляется новый лист – заверитель. Старый лист в обязательном порядке остается подшитым в деле.

Что делать, если какой – то вид документов, например приказы по сотрудникам, хранятся в различных подразделениях?

Поскольку дело должно быть одно, оно не может быть поделено на части, все приказы, касающиеся сотрудников компании необходимо подшить вместе.

Делопроизводство в целом и архивное дело достаточно сложные отрасли, особенно для человека, который не занимается этими вопросами углубленно. Однако, следует понимать, что от того, насколько качественно происходит сбор и хранение документов в конечном итоге зависит и благополучие самой организации и ее работников. В любой момент любой документ, касающийся деятельности предприятия должен быть в свободном доступе. В интересах специалистов компании создать условия для того, чтобы документы можно было найти в подшивках в максимально короткие сроки.

Лист-заверитель дела — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Правила заполнения листа-заверителя дела

---

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:

• наличие литерных номеров листов;
• наличие пропущенных листов;
• номеров листов с наклеенными фотографиями;
• номеров крупноформатных листов;
• номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
• номеров поврежденных листов:
• наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17. В этом случае общее количество листов будет 252+2-1=253.

Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Лист заверитель дела образец — degataigiavisem’s blog

лист заверитель дела образец

При оформлении личного дела сотрудника организации следует иметь в виду, что заполнение некоторых. Лист-заверитель личного дела работника. Лист-заверитель дела (образец заполнения). Лист-заверитель дела. Образец. Нормативно-методический документ, регулирующий работу архивов организаций, приводит установленную форму подготовки листа-заверителя по делам. Тип: Инструкция; Размер: 1.49 Mb.; Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях. Приложение N 14 к Правилам нотариального делопроизводства. Вы также можете скачать в формате doc образец листа-заверителя дела. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме приложения № 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии. В деле подшито и пронумеровано. Образец (1) листа-заверителя дела. Составление листа – заверителя. Образцы документов для кадровой службы — файл 6-7-Лист-заверитель дела . Образец заявки бланк лист заверитель дела архивное дело работодателя бланк лист заверитель дела архивное дело о потребности в кадрах. Образцы. • Лист-заверитель дела , том N 2 (. Лист-заверитель личного дела (Образец заполнения).Образец формы листа- заверителя — раздел Философия, Методические рекомендации по планированию, организации и проведению. Образец оформления листа-заверителя дела. Лист-заверитель дела (рекомендуемый образец заполнения). Дела по личному составу по окончании календарного года их составления, необходимо переправить в архив. Образец внутренней описи документов дела. Приложение N 21 к п. Образец оформления листа-заверителя личного дела. Cкачать образец документа «Лист-заверитель дела». Какие документы есть еще:. Лист-заверитель личного дела. Посмотреть заполненный образец бланка. Приложение 7.6 Образец листа — заверителя дела. Образец — Лист — заверитель дела. ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _. Лист-заверитель дела образец заполнения. Образец листа заверителя дела.Приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. Обыскивая карманы Холистера, Арджил бог, она совершила еще Сан-Франциско как Холистер, вызывая. Образцы по теме: Лист. Образец заполнения листа. Приложение N 12 к п.9.2.8 Лист-заверитель дела N _ В деле подшито и пронумеровано _ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы _. Акт оформляется на основе общего бланка в соответствии с образцом акта согласно приложению 10 к настоящим Типовым. Форма листа-заверителя дела. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания. Лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела. Бланк листа-заверителя личного дела в формате Word. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Квалификационная характеристика главного бухгалтера и специалиста по бух. ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_. Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в. Для оформления дела вам также может понадобиться образец внутренней описи.
Форма N Т-48 (. Форма N Т-16 (.Что еще скачать по теме «Лист»:.Образец листа-заверителя дела.Дела по личному составу по окончании календарного года их составления, необходимо переправить в архив для.Личное дело работника (образец).В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2.Личные дела работников подлежат передаче на хранение в архив только после.Бланки: Пример заполнения листа-заверителя личного дела.Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного.Лист заверитель дела образец заполнения.Инструкции по делопроизводству Федерального агентства морского и речного.В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе:.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
3. Каждый лист дела нумеруется.
4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Рекомендации по формированию и оформлению документов по личному составу

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В процессе деятельности отдела кадров организаций различных форм собственности помимо приказов по личному составу создается достаточное количество документов, имеющих большое значение. Значимость этих документов определяется тем, что они постоянно и по истечении многих лет востребованы, например, при наведении справок социально-правового характера. Давайте рассмотрим, какие это документы и какие существуют правила и требования к их оформлению.

Протоколы заседаний квалификационной, аттестационной комиссий, конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров

Протоколы заседаний комиссий вам необходи­мо формировать в дела за один календарный год. Протоколы внутри дела систематизируйте по хроно­логическому принципу в порядке возрастания номеров. К каждому протоколу прикладывайте до­кументы, рассмотренные на заседании комиссии. Все документы дела с протоколами нумеруйте. Не­обходимо составлять лист-заверитель, оформлять обложку дела.

Крайними датами дела являются даты первого и последнего протокола заседаний комиссий. Если протоколы сгруппированы в нескольких томах, то в заголовке дела на обложке указывайте номера протоколов, а также номер тома.

Пример оформления обложек смотри­те в рубрике «Полезная практика» на с. 26 журнала.

Личные карточки уволенных работников

Личные карточки уволенных работников груп­пируются в дела по году увольнения работников. В деле личные карточки систематизируйте по ал­фавиту фамилий. Внутри одной буквы алфавита карточки систематизируются по алфавиту второй буквы фамилий. Например, сначала в деле распо­лагаются все карточки на букву «А», потом на бук­ву «Б» и т.д. Как правило, на одну и ту же букву в деле содержится несколько карточек.

В таком слу­чае карточки внутри буквы «А» располагаются по алфавиту по второй букве фамилии. Например, сначала располагается карточка «Авакумов Ми­хаил Александрович», далее — карточка «Акунин Борис Леонидович» и т.д. Этот принцип распро­страняется на все документы, при систематизации которых используется алфавитный принцип.

При объеме документов более 250 листов дело делят на самостоятельные тома, документы каж­дого тома являются продолжением предыдущего по алфавиту фамилий. Например, первый том содержит личные карточки на буквы А-К, второй том — на буквы Л-П, третий — на буквы Р-Я. Лис­ты каждого тома с личными карточками нумеру­ются самостоятельно, в каждом томе составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.

Пример оформления обложек дел, сфор­мированных в тома, с личными карточка­ми уволенных работников смотрите в руб­рике «Полезная документация» на с. 26-27 журнала.

При составлении внутренней описи в разд. 4 «Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника.

Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с. 27 журнала.

Личные дела уволенных работников

Существует 2 способа формирования личных дел уволенных работников:

каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно;

все личные дела уволенных работников под­шиваются в одно дело по году увольнения.

При первом и втором вариантах формирова­ния личных дел уволенных работников все доку­менты внутри каждого личного дела располагайте в порядке, предусмотренном п. 6 гл. 2 Инструк­ции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постанов­лением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

В случае если каждое личное дело уволенного работника подшивается отдельно, в личное дело включаются внутренняя опись документов дела, которая составляется в процессе ведения личного дела, и лист-заверитель.

Фамилию, имя, отчество уволенного работни­ка в заголовке указывайте в именительном падеже. Крайними датами личного дела являются даты при­казов о принятии и увольнении работника.

Пример оформления обложки отдельно­го личного дела и обложки дела, в кото­ром сброшюрованы несколько личных дел уволенных работников вы найдете в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

В случае если все личные дела уволенных ра­ботников формируются и подшиваются в одно дело по году увольнения, кроме документов личных дел, внутренних описей документов личных дел, в каж­дом томе составляется дополнительно внутренняя опись личных дел, включенных в данный том: в разд. 4 «Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника.

Необходимо уточнить, что при заведении личного дела работни­ка составляется внутренняя опись дела по форме, предусмотренной Инструкцией в приложении 1.

Форма внутренней описи дел, рекомендован­ная для всех видов документов Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), имеет иное расположение реквизитов. Поэтому при за­ведении личного дела нужно использовать форму внутренней описи, рекомендованную Инструк­цией, но при подготовке личных дел к передаче в архив и брошюровке их в тома необходимо соста­вить внутреннюю опись дел по форме, предусмот­ренной Инструкцией по делопроизводству.

Лист-заверитель размещается в конце тома. Личные дела уволенных работников нумеруйте черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. В случае если личные дела каждого уво­ленного работника подшиты отдельно, вам необ­ходимо нумеровать каждое дело самостоятельно. Если личные дела уволенных работников сброшю­рованы в тома по году увольнения, то все докумен­ты этого тома нумеруются валовым порядком.

Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела. Если в деле встречается сложенный лист, то он раз­ворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, ну­меруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фото­графиями, вырезками, выписками и др.) нумерует­ся как один лист. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдель­но от конверта: вначале конверт, а потом очеред­ным номером каждое вложение в конверте.

Для учета количества листов в деле, фик­сации особенностей их нумерации и фи­зического состояния составляется заве- рительная надпись, форму которой смотрите в руб­рике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

Особенности заполнения листа-заверителя мы рассматривали в рекомендациях при оформлении приказов по личному составу, опубликованных в 7-м номере журнала на с. 5-6 в статье «Формиру­ем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу».

Трудовые договоры, контракты

Особенность формирования трудовых дого­воров и контрактов заключается в том, что по п. 219 Перечня типовых документов-2006 трудовые договоры и контракты имеют срок хранения 3 года после истечения срока действия договоров и кон­трактов, контракты с государственными служащи­ми — 75 лет.

Опустим вопрос о том, почему такая дискри­минация допущена в отношении одного и того же вида документов. Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструк­ции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел.

Следовательно, если контракты включены в состав личных дел, то они имеют срок хранения 75 лет, а если на работника не ведется личное дело, стало быть, трудовой договор и контракт должны храниться 3 года после истечения срока действия договора или контракта.

В связи с таким противоречием, допущенным Государственной архивной службой Республики Беларусь, автор рекомендует хранить все трудо­вые договоры и контракты 75 лет. Уверенность в правильности рекомендации придает тот факт, что при прекращении деятельности организации негосударственной формы собственности или государственной организации, не имеющей право­преемника или вышестоящей организации при передаче документов в городской или районный архив на государственное хранение, требуется среди документов 75-летнего срока хранения пере­дать также трудовые договоры и контракты.

Автор считает это требование городских и рай­онных архивов правильным, так как трудовые дого­воры и контракты в дальнейшем могут послужить основанием для выдачи гражданам справок соци­ально-правового характера, подтверждающих факт, место и стаж работы гражданина в организации.

Если трудовые договоры и контракты включе­ны в состав личных дел, тогда они просто распо­лагаются в личном деле среди других документов в порядке, предусмотренном Инструкцией. Если же на работника не заведено личное дело, можно рекомендовать формировать трудовые договоры и контракты по году окончания срока действия кон­тракта.

Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным. Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.

В связи с этим в каждом деле следует со­ставить внутреннюю опись документов по форме, предусмотренной для всех категорий документов с 75-летним сроком хранения. В разделе «Заголо­вок дела» будут указаны фамилия, имя, отчество работника. Все остальные элементы оформления дела соответствуют общепринятым нормам, о ко­торых мы рассказывали выше.

Чего работодателям не следует хранить в личном деле

Работодатели никогда не должны помещать отдельные элементы в ваш общий кадровый учет. В некоторых компаниях содержимое личных файлов и записей ваших сотрудников обычно доступно персоналу отдела кадров, сотруднику, а также руководителю или руководителю сотрудника.

В других случаях доступ ограничен персоналом отдела кадров, и сотрудники могут запрашивать доступ к своим записям. Юристы также могут запрашивать содержание кадровой документации по искам и жалобам Комиссии по равным возможностям трудоустройства (EEOC).Бывший сотрудник также может запросить копию своей кадровой документации.

В соответствии с передовой практикой доступ к кадровому файлу доступен только сотрудникам отдела кадров. Вам необходимо хранить личные дела под замком в специальном хранилище, которое делает их недоступными для других сотрудников.

Со всеми этими потенциальными использованиями и потенциальными зрителями кадровой документации ваших сотрудников работодатель должен позаботиться о том, чтобы вести объективную фактическую документацию трудовой истории сотрудника в вашей кадровой документации.

Следовательно, вы захотите применить эти общие правила к документации, которую вы храните в кадровом архиве вашей организации.

Рекомендации по содержанию личного дела сотрудников

Информация в личном деле должна быть фактической.

Мнения менеджера или персонала отдела кадров; случайные заметки; сплетни; необоснованные слухи; вопросы, отчеты или пустословные утверждения от других сотрудников, которые не исследованы; обвинения не расследованы, не расследованы и не завершены; и любая другая не фактическая информация, комментарии или примечания должны быть исключены из личного дела сотрудника.

Один из наихудших примеров оскорбительных комментариев, которые менеджер по персоналу обнаружил в личном деле сотрудника, связан с записями интервью с менеджером по найму. Один заявил: «Возможно, слишком толстый, чтобы при необходимости подниматься и спускаться по лестнице». Представьте себе сотрудника, адвоката и даже будущих сотрудников и руководителей, читающих подобные комментарии.

В другой компании менеджер обнаружил необоснованные заметки, которые менеджеры и другие лица поместили в файлы сотрудников, например: «Мэри злится, потому что ей не дали повышения.Она намеренно замедлила свою работу, чтобы поквитаться со своим менеджером. «Видите проблему?

Записи о персонале должны быть тщательно отнесены к соответствующим местам хранения файлов.

Разработайте протокол для кадрового учета вашей компании на основе законов штата и федеральных законов, законов о занятости, таких как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании от 1996 года (HIPAA), и передовой практики работодателей.

Затем придерживайтесь протокола. Вы же не хотите, чтобы случайные отговорки врачей были спрятаны в личном деле, когда они принадлежат медицинскому делу.Вы также не хотите, чтобы обоснование и обоснование продвижения сотрудника по службе в файле заработной платы.

Вам также не нужны записи о решении о приеме на работу, включающие проверку биографических данных или заметки из обсуждений с бывшими работодателями в личном деле.

Руководители, менеджеры и другие сотрудники, которые помещают документацию в кадровый архив, нуждаются в обучении.

Любой человек, который имеет доступ и может размещать документы в личном деле сотрудников, нуждается в обучении, чтобы правильно писать документацию.

Заявление в выговоре сотруднику о том, что он был полным бездельником, не принесет вашей кадровой документации никаких призов. Но известны случаи, когда неподготовленные руководители писали подобные заявления и помещали их в личные дела сотрудников.

Еще лучше, ограничьте доступ к файлам сотруднику отдела кадров, который отвечает за записи и знает, что следует, а что не следует помещать в личное дело. Ваш сотрудник отдела кадров может проверить всю документацию перед ее подачей, чтобы убедиться, что она фактическая и правильно написана.Процесс обзора и обратной связи поможет вашим менеджерам узнать, как писать соответствующую документацию.

Сбалансируйте информацию, которую вы размещаете в кадровой документации.

Включите как положительные, так и отрицательные стороны трудовой истории сотрудника. Слишком часто в кадровой документации подчеркивается каждое негативное событие и упускаются положительные моменты, с которыми сталкивается каждый сотрудник. Подумайте о сохранении свидетельств повышения, продвижения по службе, вознаграждений за отличную работу, а также копий похвалы и благодарственных писем.

Признать разницу между личными записями руководителя о своих отчетных сотрудниках и официальными кадровыми записями компании.

Заметки руководителя, которые используются для повышения производительности, отслеживания проектов и достижения целей, а также для справедливого определения повышений и планов повышения производительности, например, относятся к личному досье руководителя, а не к официальному кадровому учету компании.

Признайте также необходимость обучения руководителей тому, как делать заметки и вести документацию в своем файле управления.К личным заметкам применяются те же критерии фактов, а не мнений, и конкретных примеров, а не слухов.

Личные записи руководителя могут быть вызваны в суд в случае судебного иска, поэтому рекомендуется соблюдать осторожность даже в отношении личных заметок. Кроме того, практика некоторых руководителей или менеджеров хранить копии записей, которые существуют в официальном личном деле сотрудников, в их управленческом файле не рекомендуется.

Документация о приеме на работу и записи интервью представляют собой некоторую затруднительную ситуацию.

Лучше всего вести отдельный файл для каждой заполняемой вами должности, который включает всю документацию, связанную с заполнением этой должности, от объявления о вакансии до проверок рекомендаций. Резюме соискателей, сопроводительные письма и заявки относятся к этому файлу, за исключением того, что вы должны переместить заявление наемного сотрудника в личное дело сотрудника.

По данным Общества управления человеческими ресурсами (SHRM). «Файл найма включает документы и действия, предпринятые для найма каждой должности.Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, представленные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидата для кандидатов, не наемная и сопутствующая информация «.

В этом файле также есть официальные контрольные списки и формы, которые вы используете, чтобы стремиться объективно представить квалификацию потенциального сотрудника и поддержать ваше решение о найме наиболее квалифицированного кандидата.Мнения и заметки менеджера по найму, сделанные в процессе приема на работу, не относятся к этому файлу.

Отдел кадров

может собирать эти записи для ведения полной документации по решению о приеме на работу, но они не входят в личный учет.

Фактическая документация о решениях о приеме на работу.

Эта документация включает такие решения, как продвижение по службе, перевод на дополнительную возможность и повышение заработной платы, и они должны быть внесены в личный учет.Мнения руководителя или отдела кадров о сотруднике — нет. Официальная документация о дисциплинарных мерах, такая как письменное предупреждение, также относится к личному делу сотрудника.

Конкретные примеры документации, которой не должно быть в личном деле

Следующая информация не должна размещаться в кадровом учете. Для документации может потребоваться отдельный файл, она может быть отнесена к надзорным или управленческим заметкам или вообще не должна храниться у работодателя.

• Любая медицинская информация относится к медицинской карте.
• Информация о заработной плате принадлежит файлу платежной ведомости.
• Документы, которые включают номера социального страхования сотрудников или информацию о защищенных классификациях сотрудников, таких как возраст, раса, пол, национальное происхождение, инвалидность, семейное положение, религиозные убеждения, генетический состав, вес и т. Д., Никогда не должны храниться в личном деле. .
• Контролирующая документация с целью управления работой сотрудника, постановки целей, предоставления обратной связи и т. Д. Должна храниться в личной папке, папке, принадлежащей руководителю или руководителю.
• Материалы расследования, включая жалобу сотрудника, допросы свидетелей, собеседование с сотрудником, выводы, рекомендации адвоката и решение, а также последующие действия, чтобы гарантировать отсутствие репрессалий, должны храниться в файле расследования, отдельном от кадрового учета.
• Файл формы I-9 сотрудника в файле I-9 или месте, вдали от кадрового учета сотрудников. (В случае федеральной проверки ваших I-9 вы не хотите раскрывать какую-либо другую информацию, касающуюся ваших сотрудников.)
• Поместите проверки биографических данных, включая криминальное прошлое, кредитные отчеты и т. Д., И результаты тестирования на наркотики в отдельный конфиденциальный файл, к которому руководители, менеджеры и сотрудники не могут получить доступ. SHRM рекомендует либо этот отдельный конфиденциальный файл, либо, в качестве альтернативы, эту информацию также можно внести в конфиденциальную медицинскую карту сотрудника.
• Записи о равных возможностях сотрудников, такие как формы самоидентификации и правительственные отчеты, не должны храниться ни в личном деле, ни в любом другом месте, к которому руководитель имеет доступ.

Итог

Если вы будете следовать этим рекомендациям, ваша организация будет эффективно хранить фактическую, подтверждаемую историю занятости и кадровые записи в соответствующих местах.

Обратите внимание, что предоставленная информация является достоверной, но ее точность и законность не гарантируется. Сайт читают люди со всего мира, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или за помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения.Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Сотрудник отказывается подписывать дисциплинарное извещение — что теперь?

Вы выполнили самое сложное: задокументировали плохую работу или проступки сотрудника, обсудили это с сотрудником и его руководителем и составили протокол судебного разбирательства. Один последний шаг, и вы все можете двигаться вперед; ему просто нужно подписать протокол о привлечении к дисциплинарной ответственности. Но ждать! Он протестует против дисциплины и отказывается подписывать. Что теперь?

Сотрудники часто отказываются подписывать дисциплинарные взыскания, но они с большей вероятностью подпишут их, если уведомления представлены и сформулированы правильно.Вам нужна их подпись как доказательство того, что они понесли наказание за свое поведение.

Вы также можете попросить работника написать свое опровержение, что даст ему возможность высказать свое недовольство и поднять любые вопросы, заслуживающие внимания HR.

Если сотрудник все же решит не подписывать, специалист по персоналу и свидетель могут оформить квитанцию ​​своими подписями. Позже они могут быть вызваны для дачи показаний о том, что дисциплинарный взыскатель был применен к работнику.

Будьте впереди

Объясните в самом начале дисциплинарного собрания, что должно произойти, порекомендовала Мария Греко Данахер, адвокат Ogletree Deakins в Питтсбурге.

Вы, специалист по персоналу, можете сказать что-то вроде: «Мы собираемся обсудить с вами проблемы, которые привели к этой дисциплине. В конце этой встречи мы покажем вам форму, в которой мы задокументировали причины этой встречи и дисциплинарные взыскания, и у вас будет время изучить ее. Мы также попросим вас подписать форму, просто чтобы показать, что вы ее получили и прочитали. У вас есть какие-либо вопросы, прежде чем мы начнем? »

Используйте осторожную формулировку

Сотрудники с большей вероятностью будут подписывать дисциплинарные уведомления, в которых прямо над строкой подписи разъясняется, что они могут не согласиться с предупреждением, и, подписывая, они подтверждают только то, что они получили и просмотрели документы, сказала Кристин Грей юрист компании FordHarrison в Спартанбурге, С.C.

Рассмотрите возможность включения раздела, который позволяет сотруднику добавлять свои собственные комментарии, добавила она. Это также будет служить уведомлением о том, что работник получил предупреждение.

Danaher рекомендовала отделить поле для подписи от тела дисциплинарного заключения. Она сказала, что в поле для подписи должно быть указано: «Моя подпись здесь означает ТОЛЬКО то, что у меня была возможность прочитать этот отчет. Это НЕ означает мое согласие с содержанием» и должна иметь строку для подписи под ним.Если есть поле для комментариев, добавьте еще одну строку для подписи под ним.

Получение документов, когда сотрудник не подписывает

Несмотря на все усилия работодателя, иногда сотрудник все равно отказывается подписать. Что же тогда делает HR? Вы же не хотите выглядеть так, как будто вы записали сотрудника и поместили документацию в личное дело незаметно.

Будьте осторожны с описанием этого отказа, — предупредил Данахер. Она предпочитает менее состязательные фразы «решила не подписывать» или «решила не подписывать после запроса о подписании».«

Работодатель может попросить сотрудника написать в форме:« Я не согласен », подписать и поставить дату, — отметил Робин Ши, поверенный Constangy, Brooks, Smith & Prophete в Уинстон-Салеме, Северная Каролина. Однако это редко срабатывает. — добавила она.

Если это не удается и вы, как представитель отдела кадров, остаетесь наедине с сотрудником, вы можете вызвать другого менеджера в качестве свидетеля, — сказала Шиа. дисциплины и что сотрудник предпочел не подписывать.Затем вы и свидетель можете подписаться и указать дату на языке, который будет выглядеть примерно так: «Встречались с сотрудником [дата] и обсуждали вышеизложенное. Сотрудник отказался подписать» с указанием полного имени или инициалов и даты. Или все это может сделать руководитель, если вы не на дисциплинарном собрании.

[HR Q&A только для членов SHRM: Следует ли включать HR во все дисциплинарные собрания? ]

Хотя некоторые могут уволить сотрудника за неподписание как неподчинение, Патрисия Уайз, адвокат Spengler Nathanson в Толедо, штат Огайо, сказала, что работодатель не должен настаивать на том, чтобы сотрудник подписал дисциплинарное уведомление.По ее словам, просьба поставить подпись на дисциплинарном уведомлении — это не то же самое, что распространять справочник сотрудника или предоставлять ограничительный договор, который должен быть подписан без каких-либо исключений.

Если работодатель угрожает уволить работника за неподписание дисциплинарного извещения, компания без надобности обострит ситуацию, согласился Джеффри Стюарт, поверенный White and Williams в Центер-Вэлли, штат Пенсильвания. в этот момент он или она, скорее всего, будет иметь право на получение компенсации по безработице (которая может увеличить налоги на безработицу для вашего бизнеса), даже если предупреждение было сделано за проступок или низкую производительность.Повторные проступки обычно лишают кого-либо права на получение пособия по безработице; «плохой производительности нет», — отметил он.

Однако Донна Бернарди Пол, SHRM-SCP, управляющий директор отдела управления человеческим капиталом группы бизнес-услуг и аутсорсинга BDO в Маклине, штат Вирджиния, сказала: «Смирение с таким поведением — не лучшая практика управления и может иметь другие нежелательные последствия для оставшегося персонала; хотя увольнение сотрудника с должности может быть не самым эффективным решением для снижения риска.«

Попросите письменное опровержение

Вместо того, чтобы настаивать на подписи, специалисты по персоналу должны побуждать сотрудника подать письменное опровержение, — сказала Шиа. Приложите опровержение к дисциплинарной форме.

Она сказала, что есть как минимум два преимущества получения письменного опровержения:

• Это косвенно доказывает, что служащий знал и понимал дисциплину, что является единственной причиной для того, чтобы просить служащих расписаться, поскольку это показывает, что работодатель действительно придерживается прогрессивной дисциплины.
  
• Опровержение может выявить некоторые законные проблемы, которые компании необходимо изучить.
  

Если сотрудник откажется подписать и не представит опровержение, работодателю будет сложнее доказать, что сотрудник получил дисциплинарные взыскания, отметила она. «Если работник решит отрицать это, работодатель мало что сможет сделать, чтобы этому противостоять».

Была ли эта статья полезной? SHRM предлагает тысячи инструментов, шаблонов и других эксклюзивных преимуществ для участников, включая обновления соответствия, образцы политик, советы специалистов по кадрам, скидки на обучение, растущее онлайн-сообщество участников и многое другое. Присоединяйтесь / продлите сейчас и позвольте SHRM помочь вам работать эффективнее.

Как проводить кадровый / кадровый аудит | Малый бизнес

Кадровый или кадровый аудит может уберечь вашу компанию от банкротства. Судебные разбирательства, связанные с ошибками в отношении человеческих ресурсов и несправедливой практикой найма, являются дорогостоящими и требуют много времени. Работодатели, которые оказались свидетелями оправдания своей политики на рабочем месте, возможно, избежали судебных издержек, просто проводя регулярные проверки кадровых ресурсов.

Создайте отчет о переписи сотрудников и используйте такие переменные, как должность, срок пребывания, заработная плата и категории EEO для сортировки информации. Это потребуется вам для проведения аудита вашей практики вознаграждения, поскольку она связана с внутренним и внешним равенством в оплате труда. Внутреннее равенство в оплате труда относится к способу выплаты вознаграждения сотрудникам с аналогичной квалификацией. Анализируйте заработную плату в зависимости от пола, расы и других факторов, защищенных Разделом VII Закона о гражданских правах 1964 года, Законом о равной оплате труда 1964 года и Законом о справедливой оплате труда Лилли Ледбеттер 2009 года.

Выберите сечение кадровых файлов сотрудников для проверки на соответствие политикам на рабочем месте, а также федеральным законам и законам штата, касающимся процессов ведения документации. Изучите федеральные законы и законы штата о хранении файлов персонала и обратите внимание на продолжительность времени, необходимого для хранения файлов сотрудников с общей информацией о занятости, медицинской и страховой информацией сотрудников, а также данными о заработной плате и компенсациях.

Просмотрите свою политику управления персоналом, чтобы убедиться, что вы написали сообщение о системе управления эффективностью вашей компании.Типичные системы управления эффективностью состоят из нескольких компонентов, таких как должностные инструкции, спецификации, стандарты производительности, формы дисциплинарных и корректирующих действий, заметки с отзывами сотрудников и ежегодные аттестации. Справочник для сотрудников и учебные материалы для новых сотрудников должны содержать информацию об управлении производительностью, и их следует распространять среди сотрудников в первый день их работы.

Проведите обширную проверку кадровых файлов, чтобы определить, все ли сотрудники получили копии своих должностных инструкций и регулярно получают отзывы от своих руководителей.Кроме того, если в вашей организации действует ежегодный процесс оценки, каждый файл сотрудника должен содержать самую последнюю оценку эффективности, а также предыдущие оценки и документы по повышению эффективности.

Изучите политику управления вашей организации в отношении человеческих ресурсов. Ваше руководство должно знать, что они несут ответственность за управление функциями своего отдела; однако они также должны нести ответственность за действия по найму. Действия по найму, за которые несут ответственность руководители и менеджеры, варьируются от дисциплинарного надзора до приостановления и увольнения.Прочтите учебные материалы по лидерству, учебную программу по развитию менеджмента и стенограммы совещаний руководства, чтобы определить, с какой периодичностью менеджеры уведомляются об их обязанностях и ответственности.

Проверьте файлы сотрудников, чтобы убедиться, что у всех менеджеров есть документация, подтверждающая их решения о приеме на работу. Например, когда сотрудник увольняется из-за плохой работы, файл сотрудника должен содержать отзывы и заметки, подготовленные менеджером, с описанием недостатков в работе.Четко определенный бумажный след документов, созданных менеджером, должен оправдывать каждое действие менеджера по найму.

Ссылки

Ресурсы

Автор биографии

Рут Мэйхью пишет с середины 1980-х годов, а с 1995 года является экспертом в области управления персоналом. , «и ее цитировали в многочисленных публикациях, в том числе в журналах и учебниках, посвященных методам управления человеческими ресурсами.Она имеет степень магистра социологии Университета Миссури в Канзас-Сити. Рут проживает в столице страны, Вашингтоне, округ Колумбия

Что HR должен сохранять конфиденциальность

HR не только уполномочено хранить конфиденциальную информацию о сотрудниках и проблемах руководства, но также обязано защищать эту информацию в соответствии с законами, регулирующими конфиденциальность.

Чтобы защитить конфиденциальность сотрудников и избежать ненужных судебных разбирательств или штрафов, для HR очень важно определить, какие процессы или документы должны оставаться конфиденциальными, защитить эту информацию, хранить ее в безопасных местах и ​​удалить ее надлежащим образом.Это также включает ограничение доступа к конфиденциальным данным в Интернете и в различных приложениях, базах данных и серверах; и создание политик конфиденциальности в сотрудничестве со своим ИТ-отделом.

Несохранение конфиденциальности определенной информации может привести к судебным искам, кражам, утечке данных или клевете. Это также может подорвать авторитет и честность отдела кадров. Вот четыре (4) типа информации, которую HR должен сохранять конфиденциальной.

1. Информация о сотрудниках

Файлы сотрудников, содержащие конфиденциальную информацию о сотрудниках, должны храниться HR в секрете.Эта информация обычно связана с …

• Личный (номер социального страхования, адрес, дата рождения, семейное положение)
• Прием на работу (заявление о приеме на работу, резюме, заметки о собеседовании, история занятости, оценка занятости, проверка биографических данных, проверка рекомендаций, формы I-9)
• Оформление документов для нового найма (письма с предложениями, трудовые договоры, справочники и подтверждения политики)
• Производительность (обзоры производительности, служебная документация, задокументированное признание, предупреждения и дисциплинарные уведомления, должностные инструкции, задокументированные изменения / продвижение по службе)
• Компенсация и льготы (заработная плата или почасовая оплата, надбавки и премии, другие формы оплаты, изменения в оплате труда, информация о льготах)
• Расчет заработной платы (табели учета рабочего времени, графики работы, квитанции о заработной плате, формы прямого депозита, разрешение на удержание или удержание заработной платы, налоговые формы, формы изменения статуса)
• Прекращение (записи о прекращении или увольнении, заявление об увольнении, требования по страхованию от безработицы)
• Явка (даты и причины отсутствия, отгула и отпусков)

Кроме того, работодатели должны хранить отдельные файлы для информации о персонале, ведомостей заработной платы, форм I-9 и документов, удостоверяющих личность EEO.

2. Здоровье и медицинская информация

Любая медицинская информация о здоровье сотрудников также должна оставаться конфиденциальной в соответствии со следующими законами (в дополнение к любым применимым законам штата):

Все эти законы устанавливают очень строгие правила обращения с медицинской информацией, полученной в результате медицинских осмотров и расследований. Медицинские записи и записи о льготах должны храниться отдельно от кадровых дел и могут быть раскрыты с письменного разрешения сотрудников только определенным лицам на законной основе «служебной необходимости», как это определено конкретными законами.

Например, следующая информация должна оставаться конфиденциальной:

• Формы регистрации и требования к страхованию и пособиям
• Информация о медицинском осмотре
• Записи о заработной плате рабочих
• FMLA свидетельства об отпуске и медицинская документация; оставить информацию (например, даты)
• Записи относительно разумных приспособлений в соответствии с ADA
• Записки врача
• Результаты тестов на наркотики / физические результаты

3.Протоколы расследования

HR-отделам часто поручают расследование определенных проблем на рабочем месте, и им необходимо поддерживать конфиденциальность записей, относящихся к расследованиям на рабочем месте.

Расследование может касаться следующего:

• Жалобы на преследование, дискриминацию, месть и угрозы
• Нарушение правил или политик; проблемы поведения или дисциплины
• Проблемы с производительностью
• Производственные травмы и болезни
• Вопросы безопасности

Показания и показания свидетелей; записи интервью; заметки о встречах, письменные описания инцидентов с указанием даты, времени, места и лиц, участвовавших в них; письменные заявления о жалобах, а также соответствующие письма, служебные записки и документы — это вся информация, относящаяся к расследованиям, которая должна оставаться конфиденциальной.

При проведении расследований HR должен соблюдать баланс между соблюдением конфиденциальности и проведением справедливого и полного расследования. В таких ситуациях сотрудники могут потребовать соблюдения конфиденциальности, но HR не обязательно должен обещать или гарантировать полную конфиденциальность, поскольку им может потребоваться привлечь других лиц. Скорее, они должны заверить сотрудника в том, что к их проблеме будут относиться серьезно и что они будут решаться справедливо и надлежащим образом.

4. Информация о стратегии управления

Наконец, HR иногда активно участвует в процессе управления и имеет доступ к обсуждениям с высшим руководством и информации о бизнес-стратегиях и процессах, увольнениях или закрытии заводов, собственных данных о персонале, а также о крупных расширениях или реструктуризации, которые влияют на персонал.Вся эта информация обычно считается конфиденциальной.

Специалисты по персоналу должны понимать важность сохранения конфиденциальности информации, упомянутой выше. Чтобы повысить конфиденциальность на рабочем месте, периодические тренинги по вопросам конфиденциальности и надежные системы управления информацией помогут обеспечить надежность и оперативную целостность отдела кадров.

Получите больше статей, подобных этой, доставленных на ваш почтовый ящик.

Присоединяйтесь к тысячам людей, получающих еженедельный информационный бюллетень ERC, чтобы быть в курсе всех тем, включая новости HR, обучение ваших сотрудников, создание отличного рабочего места и многое другое.

Подписаться

HR Forms — Хантер Колледж

Формы действий для назначения

---

Полезные советы: в этом документе объясняется, как заполнять и подписывать формы PDF в электронном виде.

PR Ассист

---

Дополнительная система управления

---

Формы ассистента выпускника

Политика и формы разумного проживания

Политика и формы для нескольких позиций

---

Период открытого приема на осень 2020 года

Изменять планы медицинского страхования или добавлять или отказываться от участников плана медицинского страхования можно с 1 по 30 октября 2020 г.Изменение вступает в силу в первый полный платежный период в январе 2021 года. FSA и программы Buy Out Waiver работают с 1 октября по 13 ноября 2020 года.

Программа помощи иждивенцам (DeCAP): минимум 500 долларов, максимум 5000 долларов

Счет гибких расходов на здравоохранение HCFSA: минимум 260 долларов, максимум 2700 долларов

Программа отказа от выкупа

: 500 долларов США для физических лиц, 1000 долларов США для семей CUNY Castraphic Sick Leave Bank с 15 октября по 15 ноября 2020 г.

---

Транзитные формы

Формы компенсации работникам

---

Табели учета рабочего времени, освобожденные и не освобожденные от уплаты налогов

---

Формы расчета заработной платы

---

Формы управления эффективностью

---

HEO Labor Management

---

Разное

---

---

Гражданские формы | Суды США

АО 239	Заявление о возбуждении дела в районном суде без предоплаты пошлин или расходов (полная форма)	Формы заявления об отказе от уплаты пошлины
АО 240	Заявление о возбуждении дела в районном суде без предоплаты пошлин или расходов (краткая форма)	Формы заявления об отказе от уплаты пошлины
АО 240А	Порядок действий без предоплаты сборов и затрат	Формы заявления об отказе от уплаты пошлины
АО 241	Ходатайство о выдаче предписания Habeas Corpus до 28 U.S.C. § 2254	Гражданские формы
АО 242	Петиция о выдаче судебного приказа Habeas Corpus в соответствии с законом 28 U.S.C. § 2241	Гражданские формы
АО 243	Ходатайство об освобождении / отмене приговора (ходатайство до 28 U.S.C. § 2255)	Гражданские формы
АО 398	Уведомление о судебном иске и просьбе об отказе от вручения повестки	Уведомление о судебном иске, вызов, повестка
АО 399	Отказ от вызова	Уведомление о судебном иске, вызов, повестка
АО 440	Вызов в гражданский иск	Уведомление о судебном иске, вызов, повестка
АО 441	Вызов по жалобе третьей стороны	Уведомление о судебном иске, вызов, повестка
АО 445	Ордер на арест свидетеля по гражданскому делу	Гражданские формы
АО 450	Решение по гражданскому делу	Формы гражданского судебного решения
АО 451	Свидетельство секретаря о судебном решении, которое будет зарегистрировано в другом округе	Формы гражданского судебного решения
АО 85	Уведомление, согласие и обращение о гражданском иске к мировому судье	Гражданские формы
АО 85А	Уведомление, согласие и обращение к магистратскому судье	Гражданские формы
АО 88	Повестка в суд для явки и дачи показаний на слушании или судебном разбирательстве по гражданскому иску	Уведомление о судебном иске, вызов, повестка
АО 88А	Повестка в суд для дачи показаний по гражданскому иску	Уведомление о судебном иске, вызов, повестка
АО 88Б	Вызов в суд для предъявления документов, информации или объектов или разрешения на осмотр помещений в рамках гражданского иска	Уведомление о судебном иске, вызов, повестка
JS 44	Гражданский защитный лист	Гражданские формы
Pro Se 1	Жалоба по гражданскому делу	Формы гражданского права
Pro Se 10	Жалоба на преобразование имущества	Формы гражданского права
Pro Se 11	Жалоба третьей стороны	Формы гражданского права
Pro Se 12	Жалоба на вмешательство и декларативную помощь	Формы гражданского права
Pro Se 13	Жалоба на пересмотр решения о социальном обеспечении	Формы гражданского права
Pro Se 14	Жалоба на нарушение гражданских прав (заключенный)	Формы гражданского права
Pro Se 15	Жалоба на нарушение гражданских прав (не заключенный)	Формы гражданского права
Pro Se 2	Жалоба и ходатайство о судебном запрете	Формы гражданского права
Pro Se 3	Ответ ответчика на жалобу	Формы гражданского права
Pro Se 4	Жалоба по гражданскому делу о нарушении договора	Формы гражданского права
Pro Se 5	Жалоба по гражданскому делу о халатности	Формы гражданского права
Pro Se 6	Жалоба по гражданскому делу о том, что ответчик должен истцу денежную сумму	Формы гражданского права
Pro Se 7	Жалоба на дискриминацию при найме на работу	Формы гражданского права
Pro Se 8	Жалоба на нарушение справедливых трудовых норм	Формы гражданского права
Pro Se 9	Жалоба на конкретное исполнение или ущерб на основании договора о передаче недвижимого имущества	Формы гражданского права

Правила использования сотрудниками бизнес-оборудования в личных целях

Подано в разделе «Офис и HR».

Целый ряд проблем может возникнуть, когда сотрудники используют бизнес-оборудование в личных целях. Снижение производительности и неправильное использование бизнес-ресурсов можно сократить с помощью политик на рабочем месте, которые касаются личного использования бизнес-оборудования.

Марк Уильямс, директор по операциям, BizFilings

В каждом бизнесе используется какое-то оборудование, необходимое сотрудникам для выполнения своей работы, и это оборудование обычно предоставляется бизнесом.Хотя некоторое личное использование бизнес-оборудования вполне ожидаемо, проблемы могут возникнуть, когда личное использование чрезмерно.

Проблемы, которые могут возникнуть при личном использовании оборудования, принадлежащего бизнесу, например компьютеров, инструментов или транспортных средств, включают:

• сломанное оборудование, что может вызвать споры о том, кто несет ответственность за ремонт
• потеря производительности, поскольку сотрудники используют рабочее время для личных задач, связанных с бизнес-оборудованием
• Преждевременный износ и обслуживание оборудования
• моральные проблемы, если некоторые привычки личного использования внезапно сокращаются или если только некоторым сотрудникам разрешено использовать оборудование

Независимо от того, какова ваша политика или насколько вы пытаетесь ее контролировать, сотрудники, вероятно, будут время от времени использовать ваше оборудование в личных целях.Лучший способ справиться с неизбежным — позволить разумное количество слабых мест, но при этом быть последовательным и бдительным при создании и соблюдении правил, чтобы гарантировать, что личное использование не станет чрезмерным.

Например, на многих предприятиях сотрудники используют компьютеры для наиболее важных аспектов своей работы. Итак, что происходит, когда сотрудники начинают заниматься личным бизнесом на этих машинах?

Марк использует компьютер при выполнении своих служебных обязанностей. Время от времени Марк использует перерыв, чтобы поиграть в компьютерные игры.Вы никогда не видели, чтобы он играл в компьютерные игры в рабочее время, и, похоже, это не влияет на его работу или работу других сотрудников. Вы говорите Марку остановиться?

Попросить его остановиться, вероятно, неправильный подход. Слишком строгие рабочие правила, как правило, имеют больше отрицательного эффекта, чем положительного. Если Марк делает это в свой перерыв, и он не беспокоит других сотрудников и не связывает компьютер, вероятно, нет ничего плохого в том, чтобы позволить ему это сделать. Однако вы можете сделать мысленную заметку, чтобы поговорить с Марком об этом, если игра станет чрезмерной.

И если вы все же попросите его остановиться, убедитесь, что всех других сотрудников, которые могут играть в компьютерные игры во время перерыва, также попросили остановиться.

Лучше всего позволить этому ускользнуть. Если Марк хороший сотрудник, который всегда выполняет свою работу, если его игры во время перерыва не мешают другим сотрудникам, не отвлекают ресурсы компьютера или не становятся чрезмерными, то разрешение ему играть в игры во время перерыва не должно вызывать никаких проблем. . Не забудьте, что другим сотрудникам в той же ситуации удалось добиться такой же слабости в интересах справедливости и последовательности.

Использование оборудования в личных целях, которое не мешает работе, — это одно, но как вы справляетесь с ситуациями, когда сотрудник играет в компьютерные игры (или занимается каким-либо другим видом личного бизнеса) в рабочее время? Ваше оборудование и привычки ваших сотрудников помогут вам справиться с ситуациями личного использования. Убедитесь, что любое использование, которое вы разрешаете или запрещаете, четко доводится до сведения всех сотрудников и постоянно соблюдается.

Создание политики личного использования оборудования для бизнеса

Тип политики, которую вы создаете для регулирования личного использования бизнес-оборудования, будет зависеть от типа вашего бизнеса и оборудования, используемого в вашем бизнесе.Например, если рассматриваемое оборудование является транспортным средством, то существует другой набор ответвлений, о которых следует подумать, включая ответственность работодателя, если человек получает травму или повреждено имущество, когда сотрудник использует ваш служебный автомобиль.

Другой пример — управление использованием рабочих компьютеров. Например, ваша политика в отношении личного использования компьютеров для бизнеса может указывать:

• Электронная почта и другие компьютерные файлы, предоставленные компанией, должны использоваться только в деловых целях.
• Использование компьютерного оборудования в личных целях строго запрещено (или использование в личных целях может быть разрешено с разрешения).

Возможно, вы не захотите разрешить сотруднице использовать компьютер для создания флаера для конкурса дебатов ее сына и распечатать 100 копий на вашем лазерном принтере с вашей бумагой. С другой стороны, однако, вы можете разрешить сотруднику, который посещает вечерний урок, использовать компьютер во время обеда и перерыва для работы в школе.Ключ в том, чтобы создать политику, которая позволит вам определять допустимое использование и применять эту политику справедливо и последовательно.

• Все компьютерные пароли и коды должны быть доступны компании в любое время.
• Ни один сотрудник не может добавлять неавторизованное или пиратское программное обеспечение или файлы на любой компьютер, принадлежащий компании.

Если один из ваших сотрудников покупает отличное программное обеспечение для составления расписаний для использования дома, а также устанавливает его на компьютер вашего предприятия, возможно, вы нарушаете закон.Программное обеспечение имеет строгие авторские права, а «пиратское» программное обеспечение равносильно воровству, и компания несет ответственность. Если вам нужно программное обеспечение, купите его и установите.

• Сотрудникам запрещается использовать компьютерные файлы или программное обеспечение, принесенное из дома или из других источников, на рабочем компьютере (во избежание вирусов).
• Компания оставляет за собой право вводить, искать и отслеживать компьютерные файлы или электронную почту любого сотрудника без предварительного уведомления для деловых целей, таких как расследование краж, раскрытие конфиденциальной деловой или служебной информации или личное злоупотребление системой, или мониторинг рабочего процесса или производительности.
• Программное обеспечение или другая бизнес-информация на компьютере не должна копироваться и извлекаться из служебных помещений без разрешения.

Некоторые компании также размещают политику на экранах входа в систему, чтобы она появлялась каждый раз при включении компьютера, чтобы отговорить сотрудников от использования оборудования в личных целях.

Контроль чрезмерного использования оборудования в личных целях

Иногда использование определенного оборудования компании само по себе является недопустимым. это не проблема, скорее это рабочее время, которое тратится впустую.

Виктория — хороший сотрудник. Атмосфера в офисе довольно непринужденная, и она вписывается. Просматривая ежемесячный обзор копий сделано, вы заметили, что под присвоенным кодом Виктории есть большой объем копий, которые были сделаны и не взимаются с клиентов. Ты обнаруживают, что Виктория потратила копии минут и письма для ее кондоминиума. Как поступить в этой ситуации?

Попросить Викторию остановиться — вероятно, лучший способ справиться с ситуация.Делая несколько личных копий здесь и там может быть достаточно безобидно, потому что Виктория использует это оборудование во время работы время на регулярной основе, вы теряете продуктивность. Вы также можете отправлять другим сотрудникам сообщения, которые используют в личных целях оборудования в рабочее время в порядке. Это то сообщение, которое ты хочешь Отправить?

И хотя стоимость копий может показаться не такой уж большой проблемой, расходы на бумагу для копировальных машин могут возрасти, и машины, в частности, также связано с использованием.Связывание копии машина, чтобы другие сотрудники не могли делать копии для клиентов или клиенты тоже могут быть проблемой.

Обмен с Викторией не должен быть формальным или состязательным, но обязательно подчеркните, что копировальный аппарат должен использоваться только для деловых целей. Убедитесь, что все сотрудники придерживаются одного и того же правила. При необходимости разместите рядом с копировальным аппаратом объявление с указанием что это только для коммерческого использования.

Обработка большого количества личных звонков и текстовых сообщений

Из-за популярности сотовых телефонов, и если телефон или возле стола или рабочего места вашего сотрудника в рабочее время будут отправляться и приниматься личные сообщения и звонки.Однако важно держать под контролем злоупотребления по телефону, потому что это приводит к снижению производительности и в некоторых случаях невозможность доступа клиентов к вашему бизнесу.

Так как же контролировать чрезмерное использование телефона? Это может быть сложно проблема для обработки. Вы не хотите, чтобы сотрудники при необходимости воспользуйтесь телефоном (например, в экстренных случаях). Некоторый поставщики телефонных услуг могут выборочно блокировать звонки в определенную зону коды и биржи. Вы также можете разместить все телефоны в местах, где вы можете видеть и слышать говорящего, чтобы помешать личному звонки.

Персональные междугородние звонки можно контролировать, отслеживая счета и убедитесь, что все звонки в города и компании, связанные с бизнес.

Business Tools содержит образец журнала междугородных звонков которые вы можете скачать и скопировать. Если использование телефона в личных целях проблема, вы можете передать ее сотрудникам и попросить их обратиться один раз в месяц. Сравните это со счетом за телефон. Это должно служить как средство устрашения от несанкционированных звонков и предоставить вам дополнительную информацию о телефонные звонки по служебным причинам.Обратите особое внимание на числа, которые появляются месяц за месяцем. Убедитесь, что есть деловая причина для вызывая эти повторяющиеся номера.

Другая возможная стратегия — попросить телефонную компанию перечислите телефонные счета по добавочному номеру, если все ваши телефоны находятся под такое же количество.

Еще сложнее контролировать местные звонки или звонки и текстовые сообщения, сделанные на сотовые телефоны. Единственный способ узнать, является ли сотрудник проводить слишком много времени по телефону — значит быть свидетелем этого или иметь другие сотрудники сообщают вам об этом.

Что делать, если использование личного телефона становится проблемой.

Если вы заметили, что сотрудник слишком много времени тратит на личные телефонные звонки или текстовые сообщения:

• Отведите сотрудника в сторону, чтобы обсудить вопрос наедине.
• Объясните, что вы видели — не обвиняйте (20-минутный разговор с другом сотрудника в прошлую пятницу).
• Объясните, почему это вас беспокоит (работа отстает, клиенты не могут дозвониться, другие сотрудники не могут сосредоточиться).
• Слушайте любые объяснения, которые может дать сотрудник (возможно, друг склонен к самоубийству — никогда не знаешь) и допускает гибкость или возможное размещение или решение.
• Попросите сотрудника ограничить количество звонков до перерыва или обеденного перерыва и держать их максимум 10 минут (или любой другой продолжительности по вашему выбору) если только это не срочно.
• Убедитесь, что сотрудник понимает, что ваше обсуждение не является личной атакой.
• Убедите сотрудника, что другие будут придерживаться тех же стандартов поведения при использовании личного телефона.
• Благодарим сотрудника за дальнейшее сотрудничество
• Убедитесь, что другие сотрудники придерживаются тех же стандартов.

Помните — последовательно и справедливо применяемые правила и политики являются максимально эффективно и поможет обеспечить бесперебойную работу вашего рабочего места!

.