Копия верна прошито и пронумеровано образец – Прошито, пронумеровано и скреплено печатью word, excel скачать

novosti-online.info

Копия верна прошито пронумеровано и скреплено печатью образец

При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.

Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки. Ниже можно скачать образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» в форматах word и excel. Рекомендую настрич сразу несколько таких наклеек. Бывает что в командировке нет ни времени на их изготовление, ни принтера.

доматут.рф — сайт для профессиональных строителей и тех кто строит своими руками. Статьи про порядок оформления, состав и ведение исполнительной документации в строительстве. Примеры правильного заполнения журналов работ и актов. Статьи про проектирование и технологию производства строительно-монтажных работ. Калькуляторы расчета количества материалов и другая полезная информация для профессиональных строителей и тех кто строит своими руками.

Среди текущих и архивных бумаг часто встречаются документы, на обратной стороне которых имеется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Когда и для каких целей используется подобный способ оформления? С этим стоит разобраться более подробно.

Необходимость прошивки документов

В процессе ведения делопроизводства специалистам порой приходится сталкиваться с многостраничными документами. Если это обычная корреспонденция или бумага для ежедневного использования, то листы в ней принято соединять с помощью канцелярских скрепок или степлера. Подобный способ дает возможность в любой момент разделить документ на части или поменять листы местами. Однако в некоторых случаях это категорически недопустимо. Сохранить целостность документа необходимо:

• при передаче его в архив;
• для заверки отдельных копий;
• для сдачи отчетности в налоговую инспекцию и другие фонды;
• при подаче пакета документов на регистрацию.

В этом случае многостраничные деловые бумаги принято прошивать, а в заключение размещать на их тыльной стороне заверительную надпись типа «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года. В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке. Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Для того чтобы отдельные странички соединить в единый многолистовой документ, понадобятся:

Самый простой вариант сшивания производится на три отверстия. Вся работа проходит в несколько этапов:

1. Сначала на левой боковой стороне стопки документов необходимо проделать с помощью шила 3 отверстия, расположенные на одинаковом расстоянии друг от друга.
2. Нитку вдеть в иголку и пропустить ее, начиная с тыльной стороны, в месте среднего прокола. При этом в запасе должно остаться не менее 7 сантиметров нити.
3. С лицевой стороны продеть иглу в отверстие, расположенное слева. Должен получиться один стежок.
4. С тыльной стороны пропустить иглу с ниткой в оставшееся свободное отверстие, расположенное справа.
5. Нить пропустить посередине (в месте начала прошивки).
6. Два остатка нити с оборотной стороны связать узлом так, чтобы стежок оказался внутри.
7. От целого листа бумаги ножницами отрезать прямоугольный кусок размером 2 х 8 сантиметров, а затем наклеить его на узел и концы ниток.
8. На приклеенном листе сделать надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью», указав при этом количество соединенных листов (цифрами и прописью). Чуть ниже размещается подпись и ее расшифровка.

Сшитый таким образом документ можно смело отправлять по назначению.

По правилам ведения делопроизводства в прошивке также нуждаются и многие книги учета, в которых ответственные работники ведут регистрацию поступающих документов. Это необходимо для защиты, содержащейся в них информации и удобства поиска. Конечно, ведь легче в нужное время перелистать несколько страниц, чем пересмотреть стопку документов, которые, например, не должны быть доступны третьим лицам. Для таких целей на многих предприятиях заводится журнал регистрации. Это книга со сквозной нумерацией, в которой ведется постоянный учет документов определенного типа (трудовых книжек, выданных доверенностей, приказов, вводного инструктажа по ОТ и других).

Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа. Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью. Концы шнуровки при этом должны оставаться с внутренней стороны обложки и заклеены чистыми листом бумаги, на котором обычно делается стандартная заверительная надпись.

После прошивки документы обязательно должны быть заверены подписью руководителя компании и печатью предприятия. Это необходимая мера, которая используется для того, чтобы некоторые недобросовестные сотрудники не смогли совершить подлог и заменить часть регистрационных записей. В качестве заверительного листа, как правило, используется кусок чистой бумаги прямоугольной формы. Его нужно наклеить так, чтобы максимально перекрыть элементы прошивки (соединительный узел и остатки ниток). Сверху ответственный работник должен сделать надпись определенного образца. На некоторых предприятиях для этого используется специальный бланк «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью».

Текст его можно набрать на компьютере, а затем распечатать готовые образцы в нужном количестве. Под основной надписью, как правило, указывается должность ответственного работника (руководителя), а также его подпись с подробной расшифровкой. Заканчивается такой заверительный лист датой прошивки данного документа.

Перед тем как заняться прошивкой, необходимо пронумеровать все листы, входящие в состав данного документа. Для этого существуют определенные правила:

1. Нумеруются не страницы, а именно листы.
2. Номера обычно ставятся в верхнем правом углу в порядке возрастания.
3. Записи производятся арабскими цифрами (в редких случаях разрешено использовать римские).
4. Лист, содержащий отдельные фрагменты, нумеруется в общем порядке. Кроме этого, отдельно составляется его опись.
5. При наличии склеек цельному листу присваивается один очередной номер.
6. Если документ содержит внутренние приложения, то их также следует нумеровать отдельно.
7. Иногда при архивации в деле имеются письма. В этом случае сначала нумеруется конверт, а уж потом – то, что в нем находится.

Общее количество листов указывается в тексте заверительной надписи дважды. Первым делом отмечается цифровое значение, а затем в скобках – прописью.

С 2013 года в России в силу вступили новые требования по оформлению бумаг, передаваемых в другие организации. Но, несмотря на то что там ничего не говорится об обязательной прошивке, многие предприятия продолжают по старинке использовать этот способ подготовки документов.

Где используется форма «Прошито и пронумеровано»? Такая форма необходима для оформления документов на какой-либо конкурс или на запрос предложений. Такая форма используется для заверки документов в том случае, если документы состоят из нескольких или большого количества листов.

Спасибо, объявление скрыто.

Спасибо, объявление скрыто.

Прошито и пронумеровано образец Word

В каком порядке используется такая форма? Для начала нужно прошить документ с помощью бечевки. Далее бечевка завязывается в узел. Это нужно сделать на внешней стороне последнего листа. На полученный узел далее потребуется прикрепить стикер с названием «прошито и пронумеровано». После этих действий переходим к заполнению листов, а на угол стикера ставим подпись или печать.

Многие люди задаются вопросом, для чего необходимо прошивать документы? Кроме того люди постоянно спорят о том, как все-таки правильно необходимо их прошивать? Споры о судьбе бумажных документов длятся на протяжении уже долгих лет. Документы порой необходимо скрепить не на одном листе. Клеить – не вариант, степлер также не разрешается использовать для подобных целей.

В такой ситуации выход лишь один – документы необходимо сшить. Вопрос, как правильно сшивать документы является очень популярным и этому есть весомое объяснение. Органы, которые требуют, чтобы документы прошивались и были пронумерованы, не дают точных инструкций. Также эти органы не помогут добыть каких-либо образцов или ознакомить с правилами. Такая форма оформления бумаг необходима для того, чтобы сохранять документ, состоящий из большого количества страниц. Корректное сшивание документов защищает и от подделывания, так как осуществить это максимально трудно. Четких правил или строгих инструкций, касающихся прошивания документов не существует. Различные инстанции предъявляют лишь общие требования, которые выделяются и некоторыми субъективными особенностями.

Скачать образец word Прошито и пронумеровано

Умение сшить документы корректным образом может пригодиться в жизни не раз. Документы необходимо сшивать для сдачи в налоговый орган. Также эта необходимость возникает при сдаче отчетности в ПФР. Таких примеров можно привести еще большое количество. Для того чтобы не допустить каких-либо ошибок можно скачать образец «прошито и пронумеровано» word. Если документы требуется сдать на хранение, также потребуется бумаги нумеровать и прошивать. Постоянно сшиваются и бухгалтерские или кассовые документы.

Современные бухгалтера работают с компьютерными программами, и, казалось бы, такая форма оформления документов должна терять свою актуальность. Если сравнить бумажные документы с электронными, то чаще всего юридическим значением обладают как раз первые. Электронный документ будет наделен юридической силой только в том случае, если на нем будет поставлена электронная подпись.

Несмотря на разнообразие бухгалтерских программ, бухгалтерии долгое время еще будут иметь дело с бумажными документами. Необходимость сшивать документы имеет и некоторые сложности. Документы могут иметь разнообразные значения, также они могут отличаться формой листов. Рекомендации и правила оформления документов в такой ситуации также могут несколько отличаться. Объекты сшивания можно разделить на несколько основных категорий. В первую категорию попадают листы в таком формате как А4. Во вторую категорию будут включены все кассовые, а также бухгалтерские документы. Если судить по внешним отличиям, то первые документы будут сшиты сами по себе. Обычно требуется сшивать отдельно каждый лист. Кассовые бумаги нередко нужно сшивать в дела. Количество документов для каждого дела может заметно отличаться.

amvtrade.ru

Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Форма, называемая «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса. Можно указать следующий порядок приведения бумаг в надлежащий вид:

1. Правильная прошивка документов;
2. Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
3. Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
4. Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

Несмотря на отсутствие четких требований по манере прошивки бумаг, нередки случаи, когда многолистовые документы отклонялись из-за неправильного оформления. Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле».

Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным. В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом. В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.

После этого, на каждый из листов документа наносится порядковый номер.

В проделанные отверстия вставляют нитку, веревку или ленту, в  зависимости от вида документа и диаметра отверстий.

Оформление многолистового документа

Для итогового оформления многолистового документа изготавливают специальную наклейку из бумаги, содержащую поля для внесения информации о количестве листов и печати. Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 на 5 — 6 см. Используя любой канцелярский клей, это прямоугольник из бумаги наклеивают таким образом, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

После высыхания клея на наклейке проставляется штамп, на котором указывается количество прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в прошитом документе («Прошито, пронумеровано и скреплено печатью _____ листа(ов).»), он заверяется печатью и подписью руководителя организации заявителя или уполномоченным им лица с указанием должности, ФИО и даты подписания.

Подпись должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Внешний вид и содержание штампа устанавливается в зависимости от типа организации, производящей документ. Например, прошивка, оформляемая государственным учреждением, допускает нанесение гербовых печатей. Для бумаг индивидуальных предпринимателей и организаций с ограниченной ответственностью, также предъявляются определенные требования, регламентируемые законодательством РФ.

Применение многолистовых документов

Многолистовые отчеты, в частности, используются для предоставления в налоговые органы. В данном случае, документ скрепляется печатью руководителя организации, в том случае, если он является обладателем штемпельного знака. Для ИП наличие такового не является обязательным требованием. В случае отсутствия штампа, используется личная подпись предпринимателя.

После прохождения процедур налоговой проверки, многолистовой документ удостоверяется гербовой печатью представителей налоговой службы.

Вы можете заказать изготовление автоматического штампа «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью», пройдя по ссылке:

www.graver.ru

Печатью заверяют или скрепляют | alishavalenko.ru

Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

Скрепить печатью или поставить печать как правильно Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

Какие документы организации должны заверяться печатью организации?

• каковы общие правила оформления заверенной копии заверенной копии;
• как заверить копию заверенной копии и где ставить печать;
• какие реквизиты добавятся к заверенной копии с введением нового ГОСТа.

Общие правила оформления заверенной копии заверенной копии В самом общем виде процесс заверения копирующей деловой бумаги уже заверенной ранее копии документа не отличается от процесса заверения первой. Напомним, что работодатель обязан по письменному заявлению выдать сотруднику заверенные копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней (ст.

Заверить

• Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
• Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Какой нитью сшивать документы

• Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
• 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
• Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

Поиск ответа

Источник: http://cryptopilot.ru/proshito-i-pronumerovano-skachat-obrazec-word.html Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты. Форма, называемая Прошито, пронумеровано и скреплено печатью используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса.

Необходимость подписи в месте сшивки документа

• Заверять должно уполномоченное лицо.
• Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными. Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать: М.П. Копия верна (оттиск штампа или слова вручную) Генеральный директор Подпись А.
А. Иванов Дата Кто вправе заверять В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица. Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.

Как скрепить печатью в 2018 году

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп — это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна». Зачем это нужно? Представим, что вы собрались брать кредит в банке.

Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности. Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта. Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов.
Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Как пишется: «печать для заверения» или «печать для заверевания»?

Всего найдено: 5 Вопрос № 260134 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, где правильно проставлять печать на документах организации? непосредственно на подписи руководителя или на названии должности? какие требования это устанавливают? Ответ справочной службы русского языка Это вопрос делопроизводства, он не связан с русским языком. Тем не менее постараемся ответить. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти указывает: оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Речь идет о печати федерального органа исполнительной власти, но, думаем, это положение применимо ко всем организациям.

Вопрос № 239164 Добрый день!Как правильнее просить в официальном письме о том, чтобы поставили печать (синюю).«…..просим скрепить синей печатью…» или «…просим поставить синюю печать….»?Спасибо. С уважением,Казиханов Н. А.

Заверение многостраничных копий

Существует несколько видов штампов, каждый из которых предназначен для разных ценных бумаг. Спонсор размещения PG Статьи по теме Как скрепить печатью Как складывать печати Как писать резюме Как писать чертежным шрифтом Гербовыми печатями скрепляются документы, полученные в государственных органах.Технические требования к месту их размещения, размеру оттиска, словам и символам изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001. Пользоваться такими штампами имеют права только уполномоченные организации.

Коммерческим фирмам и частным лицам скреплять ценные бумаги гербовыми печатями запрещено. Подписание/заверение протокола собрания учредителей ооо (в месте сшивки) Объекты сшивания можно разделить на несколько основных категорий. В первую категорию попадают листы в таком формате как А4.

Во вторую категорию будут включены все кассовые, а также бухгалтерские документы.

Заверенная копия заверенной копии: изучаем новый гост

Важно Если судить по внешним отличиям, то первые документы будут сшиты сами по себе. Обычно требуется сшивать отдельно каждый лист. Кассовые бумаги нередко нужно сшивать в дела. Количество документов для каждого дела может заметно отличаться.

Поставьте печать так, чтобы ее часть или целый отпечаток попадали на роспись, фамилию, имя и отчество генерального директора. Подождите, пока чернила высохнут. Только после этого можно складывать листы вместе. Не забудьте поставить штампы на всех приложениях к документам и на реквизитах компаний-партнеров.

3 На всех финансовых документах, актах и счетах-фактурах, где отсутствует подпись генерального директора, ставиться круглая печать. Ее оттиск должен присутствовать на подписи главного бухгалтера или другого лица, уполномоченного утверждать данные ценные бумаги. 4 Квадратный штамп не имеет такой силы, как круглая печать. Он используется для определения принадлежности документа. Например, там может быть написано название отдела, который его оформил, или даже фамилия сотрудника, в обязанности которого входит ведение подобных договоров.
Также эти органы не помогут добыть каких-либо образцов или ознакомить с правилами. Такая форма оформления бумаг необходима для того, чтобы сохранять документ, состоящий из большого количества страниц. Корректное сшивание документов защищает и от подделывания, так как осуществить это максимально трудно.
Четких правил или строгих инструкций, касающихся прошивания документов не существует. Различные инстанции предъявляют лишь общие требования, которые выделяются и некоторыми субъективными особенностями. Скачать образец word Прошито и пронумеровано Умение сшить документы корректным образом может пригодиться в жизни не раз.
Документы необходимо сшивать для сдачи в налоговый орган. Также эта необходимость возникает при сдаче отчетности в ПФР. Таких примеров можно привести еще большое количество. Для того чтобы не допустить каких-либо ошибок можно скачать образец «прошито и пронумеровано» word.

alishavalenko.ru

Где используется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью»

Среди текущих и архивных бумаг часто встречаются документы, на обратной стороне которых имеется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Когда и для каких целей используется подобный способ оформления? С этим стоит разобраться более подробно.

Необходимость прошивки документов

В процессе ведения делопроизводства специалистам порой приходится сталкиваться с многостраничными документами. Если это обычная корреспонденция или бумага для ежедневного использования, то листы в ней принято соединять с помощью канцелярских скрепок или степлера. Подобный способ дает возможность в любой момент разделить документ на части или поменять листы местами. Однако в некоторых случаях это категорически недопустимо. Сохранить целостность документа необходимо:

• при передаче его в архив;
• для заверки отдельных копий;
• для сдачи отчетности в налоговую инспекцию и другие фонды;
• при подаче пакета документов на регистрацию.

В этом случае многостраничные деловые бумаги принято прошивать, а в заключение размещать на их тыльной стороне заверительную надпись типа «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года. В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке. Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Правила прошивки

Для того чтобы отдельные странички соединить в единый многолистовой документ, понадобятся:

Самый простой вариант сшивания производится на три отверстия. Вся работа проходит в несколько этапов:

1. Сначала на левой боковой стороне стопки документов необходимо проделать с помощью шила 3 отверстия, расположенные на одинаковом расстоянии друг от друга.
2. Нитку вдеть в иголку и пропустить ее, начиная с тыльной стороны, в месте среднего прокола. При этом в запасе должно остаться не менее 7 сантиметров нити.
3. С лицевой стороны продеть иглу в отверстие, расположенное слева. Должен получиться один стежок.
4. С тыльной стороны пропустить иглу с ниткой в оставшееся свободное отверстие, расположенное справа.
5. Нить пропустить посередине (в месте начала прошивки).
6. Два остатка нити с оборотной стороны связать узлом так, чтобы стежок оказался внутри.
7. От целого листа бумаги ножницами отрезать прямоугольный кусок размером 2 х 8 сантиметров, а затем наклеить его на узел и концы ниток.
8. На приклеенном листе сделать надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью», указав при этом количество соединенных листов (цифрами и прописью). Чуть ниже размещается подпись и ее расшифровка.

Сшитый таким образом документ можно смело отправлять по назначению.

Прошивка журналов

По правилам ведения делопроизводства в прошивке также нуждаются и многие книги учета, в которых ответственные работники ведут регистрацию поступающих документов. Это необходимо для защиты, содержащейся в них информации и удобства поиска. Конечно, ведь легче в нужное время перелистать несколько страниц, чем пересмотреть стопку документов, которые, например, не должны быть доступны третьим лицам. Для таких целей на многих предприятиях заводится журнал регистрации. Это книга со сквозной нумерацией, в которой ведется постоянный учет документов определенного типа (трудовых книжек, выданных доверенностей, приказов, вводного инструктажа по ОТ и других).

Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа. Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью. Концы шнуровки при этом должны оставаться с внутренней стороны обложки и заклеены чистыми листом бумаги, на котором обычно делается стандартная заверительная надпись.

Заверительный лист

После прошивки документы обязательно должны быть заверены подписью руководителя компании и печатью предприятия. Это необходимая мера, которая используется для того, чтобы некоторые недобросовестные сотрудники не смогли совершить подлог и заменить часть регистрационных записей. В качестве заверительного листа, как правило, используется кусок чистой бумаги прямоугольной формы. Его нужно наклеить так, чтобы максимально перекрыть элементы прошивки (соединительный узел и остатки ниток). Сверху ответственный работник должен сделать надпись определенного образца. На некоторых предприятиях для этого используется специальный бланк «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью».

Текст его можно набрать на компьютере, а затем распечатать готовые образцы в нужном количестве. Под основной надписью, как правило, указывается должность ответственного работника (руководителя), а также его подпись с подробной расшифровкой. Заканчивается такой заверительный лист датой прошивки данного документа.

Объем заверяемых документов

Перед тем как заняться прошивкой, необходимо пронумеровать все листы, входящие в состав данного документа. Для этого существуют определенные правила:

1. Нумеруются не страницы, а именно листы.
2. Номера обычно ставятся в верхнем правом углу в порядке возрастания.
3. Записи производятся арабскими цифрами (в редких случаях разрешено использовать римские).
4. Лист, содержащий отдельные фрагменты, нумеруется в общем порядке. Кроме этого, отдельно составляется его опись.
5. При наличии склеек цельному листу присваивается один очередной номер.
6. Если документ содержит внутренние приложения, то их также следует нумеровать отдельно.
7. Иногда при архивации в деле имеются письма. В этом случае сначала нумеруется конверт, а уж потом – то, что в нем находится.

Общее количество листов указывается в тексте заверительной надписи дважды. Первым делом отмечается цифровое значение, а затем в скобках – прописью.

С 2013 года в России в силу вступили новые требования по оформлению бумаг, передаваемых в другие организации. Но, несмотря на то что там ничего не говорится об обязательной прошивке, многие предприятия продолжают по старинке использовать этот способ подготовки документов.

fb.ru

фото образец как правильно заверить

Копия документа – аналогичный тип документации, обеспечивающий 100%-е воспроизведение данных подлинного образца, а также часть внешних признаков или параметров в полной мере.

Требование, предъявляемое к копии, заключается в том, что она должна воспроизводить основные реквизиты основной документации. Оформление копии осуществляется на бланке или на типовом листе, текст подлинника в полной мере повторяется.

Рассмотрим ситуации, когда копия верна на документах: образец, фото таких случаев и особенности составления бумаг.

Особенности документа

Характерная особенность копий заключается в отсутствии личной подписи владельца, который подписал подлинник.

В связи с отсутствием подлинной подписи какой-либо из сторон, копия нуждается в заверении.

Факт того, что копия имеет полное соответствие подлиннику, отмечается посредством особого реквизита, именуемого как «отметка о заверении», расположенного под подписью. В ее составе находится несколько важных элементов:

• слово «Верно», написанное с прописной буквы;
• указание наименования лица, заверившего экземпляр;
• подпись уполномоченного лица для заверения;
• расшифровка подписи;
• указание даты заверения.

Компания вправе провести заверение только документов, которые были созданы в ее рамках. Если ведется речь о сторонних компаниях, то заверение допустимо только при наличии соответствующего разрешения от тех организаций. Если таковое отсутствует, можно заниматься изготовлением копий в процессе решения нескольких вопросов, перечень которых ограничен:

На практике часто применяется вид копий, при котором материалы в автоматическом режиме получают заверение, причем это относится ко всем экземплярам. Такие элементы носят название умноженных экземпляров.

Первый из них обычно печатается на бланке, после прохождения процедуры заверения становится подлинником, а остальные превращаются в копии. Заверение и подтверждение в данном случае предполагает подписание, регистрацию, установление печати.

Процесс оформления разных видов копий может быть различным.

Во-первых, эти экземпляры могут быть разделены на несколько категорий.

• Выписка, представленная копией элемента документа. Распространенным на практике является процесс выписок по личным составам, используемых при формировании личного дела каждого сотрудника. Оформление осуществляется на общем бланке, благодаря чему процесс воспроизведения основных реквизитов заметно сокращается.
• Отпуск. Еще один элемент воспроизведения копий, осуществляемый уполномоченными лицами и упрощающий процедуру ведения дел в рамках предприятий различного типа и плана.

Так, порядок заверений копий документов организации достаточно прост, если разобраться в совершении этого процесса более детально.

Новые правила и нормативы

Процесс работы службы по приему кадров нередко сопровождается необходимостью создания копии того или иного документа. Не так давно в рамки этого явления были введены изменения, в связи с которыми важно изучить процесс детально.

Порядок оформления

Чтобы документ обрел силу юридического характера, необходимо чтобы при его оформлении присутствовали реквизиты (обязательно):

1. Наименование компании;
2. Название и описание структурного подразделения;
3. Дата проведения процедуры;
4. Индекс регистрации процесса;
5. Подпись уполномоченного лица.

Эти правила заверения копий документов утверждены в Инструкции касательно оформления документации.

До того как были внесены изменения, было отмечено, что для обретения копией юридической силы требуется заверение, однако порядок этого процесса не уточнялся.

Уполномоченные лица

В рамках новых законодательных требований к копии предъявляется необходимость воспроизведения всех реквизитов документации, включая реквизитов самого бланка.

Копия должна быть засвидетельствована посредством подписи уполномоченного сотрудника фирмы, о чем свидетельствует пункт Инструкции.

Рассматривая ответ на вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации, можно отметить, что в качестве такого сотрудника может выступать главный служащий в отделе кадров – начальник или же работник, которому, на основании норм законодательства, были предоставлены правомочия на совершение подобных действий.

Важно знать! Должностное лицо, которое является уполномоченным (это может быть сам руководитель организации или его заместители, начальник структурного подразделения и помощники, специалист или работник, имеющий право на принятие отдельных решений), должен выполнять все свои трудовые обязательства.

Указание основных сведений

В документации указывается непосредственно слово «Выписка» и имеет отношение к названию. Отметка о том, что копия заверена, наносится под реквизит «Подпись». Рассмотрим образец, как правильно заверить копию документа, ставя печать «Копия верна».

Пример копии

ВЕРНО

Всего в копии прошито, пронумеровано и скреплено печатью 8 листов. Неоговоренных исправлений в копии нет.

Начальник службы по кадрам

Подпись _________/А. Б. Сидоров

14.07.2015

Копии документов, которые предоставляются физическим и юридическим лицам, их официальным представителям, а также отдельные выписки из них, стоит оформлять на основании данных Инструкции.

Если имеет место быть пересылка документации в другие организации, в том числе и ее копий, и это требуется для решения задач, связанных с законными интересами и правами обратившихся лиц, необходимо, чтобы на пересылаемых документах была печать компании.

Вывод

Таким образом, заверенная копия документа – это одна из его разновидностей (может быть в нескольких экземплярах), которая полностью или частично воспроизводит основные данные и реквизиты, а также имеет соответствующие подписи уполномоченных лиц о том, что все указанные в копии данные верны.

Заверенная копия наделяется юридической силой. Правильное оформление заверения влечет отсутствие проблем с законодательными нормами.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

Штамп «Копия верна»: образец. «Копия верна»: образец для заверения документов

Сегодня где угодно могут понадобиться заверенные копии оригинальных документов. Кто-то просто не хочет носить с собой оригиналы, а кому-то может понадобиться копия для предоставления по месту требования. Причем это должна быть не просто ксерокопия, а заверенный образец. Копия верна только в том случае, когда заверение прошло по правилам.

Копия и оригинал

Копия — это точное воспроизведение общего вида и содержания оригинала, но им не является. Чтобы копию можно было предоставить по месту требования (по месту учебы, в госорганы, по месту работы), ее нужно должным образом заверить. Сделать это может уполномоченное лицо. На копии не должно быть никаких изменений или нечетких записей, также на ней ставится штамп «копия верна» (образец будет рассмотрен далее).

Когда требуется заверение

Прежде чем заверять какую-либо копию, нужно узнать, в какую организацию ее следует предоставить и для каких целей. Потому что правильно заверенный документ – залог быстро поданных бумаг, без переоформления и исправления.

Если речь идет о копиях для госорганов (к примеру, нужно получить лицензию), то их заверение намного строже. Лучше с самого начала выяснить, каковы предписания конкретной организации. То есть как надо заверять копии конкретно для них. Иначе придется все переделывать.

Если копия нужна для внутреннего пользования, то заверение идет по принятым стандартам. В организации могут заверить паспорт, свидетельства из ЗАГСа, дипломы, трудовые книжки. Для последних особенно актуален штамп «копия верна» (образец на документах представлен далее).

Подготовка документов

Копия документа может быть сделана либо при помощи копировального аппарата, либо при помощи распечатки отсканированной копии.

Рассмотрим подготовку копии на примере трудовой книжки. Главный момент здесь — чтобы копия четко отражала всю информацию с оригинала. Текст должен читаться, все подписи, печати и изображения должны быть видны. Если необходимо сделать копию нескольких страниц из трудовой, то все листы нужно прошить и пронумеровать (на последнем листе на месте склейки указывается общее количество всех листов).

Еще один вариант – это заверение не всего документа, а выписки из него. Этим занимается уполномоченный сотрудник: он делает копии и соответственно заверяет их. Штамп «копия верна» трудовой книжки (образец представлен выше) действителен только с печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Кто может заверить

Самым надежным способом заверения копий является обращение к нотариусу. Нотариус может заверить те копии документов, которые были выданы в организации, при условии, что составлен документ по всем законодательным нормам, и он является действительным на момент обращения к специалисту. Также ставится на образец «Копия верна», если в оригинальном документе нотариусом была заверена подпись. В основном это доверенности или представительство в судебных организациях.

Те копии, которые делаются внутри организации, могут заверяться руководителем или другим ответственным лицом, имеющим на это полномочия. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, сотрудник отдела кадров или бухгалтер. Право заверения копий обычно прописывается в должностной инструкции специалиста или в специально изданном указе. Если копия заверена тем лицом, у которого нет на это права, документ может быть признан недействительным.

Можно ставить не только штамп «копия верна». Образец от руки также будет считаться действительным, но только на условиях, указанных выше.

Порядок

Достоверность копии обычно подтверждают при помощи печати организации, специального штампа «Копия верна» (образец далее) и подписи ответственного сотрудника. В частых случаях используется именно готовый штамп, после проставления которого остается вписать дату. Редко копию заверяют вручную.

Фраза «Копия верна» — наиболее употребляемая в заверяемых документах, но используется и просто «Верно».

Также существуют правила для заверения документа, состоящего из нескольких листов. Необходимо:

1. Все страницы нужно пронумеровать.
2. Готовый экземпляр прошить.
3. В конце документа наклеивается небольшой лист с информацией о количестве прошитых и пронумерованных страниц.
4. Проставляется печать и подпись.

Допустимо заверение каждой страницы, если нет желания прошивать.

Когда нужен нотариус

Для некоторых организаций важно, чтобы копии прошли именно нотариальное заверение. Это считается самым надежным способом избавить себя от подделок и дополнительного переоформления бумаг. Чем же заверение копии у нотариуса отличается от проставления аналогичного штампа в организации? На образец «Копия верна» в нотариальной конторе ставится только после тщательной сверки подлинности оригинала и правомочности его выдачи. Стоимость такой процедуры сугубо индивидуальна в разных нотариальных конторах.

Нотариус может и отказать в заверении документов. Это может случиться, если:

• оригинал вызывает сомнения, присутствуют явные следы подделки;
• текст документа неразборчив, непонятен, имеет приписки, расплывчатые печати, исправления, о которых не было сказано, повреждения, потертости;
• печать на оригинале сделана при помощи факсимиле;
• документ заламинирован, был выдан за рубежом и нелегален;
• оригинал является меддокументом или содержит информацию, являющуюся государственной тайной.

Ну и основное, когда действительно необходима помощь нотариуса, — это перевод и заверение иностранных документов. Сам нотариус, конечно, не занимается переводом подобных документов, но ставит на переведенный образец «копия верна».

Переводами обычно занимаются специальные бюро. Дальше иностранный гражданин может использовать на территории России либо сам заверенный оригинал, либо копию, также заверенную у нотариуса. Подобный документ может понадобиться при устройстве на работу, при бракосочетании на территории РФ, при осуществлении каких-либо сделок. Поэтому от того, насколько правильно осуществлен перевод и заверен документ, может зависеть исход любого дела.

Если заранее учитывать все нюансы и правильно подготавливать документы, то в дальнейшем при их подаче в соответствующие инстанции не возникнет никаких проблем.

fb.ru