Книга учета трудовых книжек: Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Содержание

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).

С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).


Для получения трудовой книжки работник должен написать заявление. Пример такого заявления предлагает журнал «Справочник кадровика»:

Вид основного раздела журнала:


Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 10 Статья 62

Выдача документов, связанных с работой, и их копий
(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.


Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Семинары по теме:

Заполнить книгу учета бумажных трудовых

Заполнить книгу учета бумажных трудовых

Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. ведется на протяжении нескольких лет.

После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета составляет 50 лет.

На заметку!

Книгу учета трудовых книжек нужно хранить в сейфе.

Прием трудовой книжки и выдача новой книжки при устройстве на работу

  • В первой графе укажите порядковый номер регистрации трудовой книжки или вкладыша (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
  • В следующих трех графах поставьте дату (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
  • Впишите полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращения или инициалы недопустимы, поэтому вы можете использовать необходимое количество строк.
  • Занесите серию и номер трудовой книжки или вкладыша. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., где нет серии и номера. В этом случае в шестой графе сделайте прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
  • В следующей графе укажите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) можете указать конкретную трудовую функцию.
  • Укажите наименование структурного подразделения (либо всю иерархию структурных подразделений) организации, в которое принят работник. Например, отдел маркетинга, сектор рекламы.
  • Впишите дату и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных paботниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
  • В графе 10 ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.
  • В графе 11 впишите сумму (в рублях), которая была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша (только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей). В остальных случаях, т.е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек (или, если книжка была выдана бесплатно), поставьте в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Выдача книжки при увольнении

В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т.е. дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 — расписывается в получении трудовой книжки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. В этом случае в 12 и 13 графах книги учета соответственно указываются:

  • дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;
  • дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т.к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

Книга учета движения трудовых книжек


Всем добрый день. Прошу совета, т.к. нет опыта в кадровом учете, а надо все приводить в порядок (в интернете не нашла нужной информации). Итак, нужно прошить, пронумеровать и опломбировать книгу учета трудовых книжек. Правильно ли я планирую свои действия:
1. пронумеровать ЛИСТЫ (а не страницы), принимая титульный лист за номер 1, но не нумеруя его (т.е. следующий за титульным листом лист нумеруем сразу цифрой 2).
2. прошить все листы кроме обложки
3. скрепить нити в конце книги перед задней обложкой пломбой, на последнем листе книги написать «в книге учета пронумеровано и прошнуровано… листов, дата подпись руководителя» (или даже при наличии пломбы надо клеить на нити лист бумаги с надписью и все это приклеивать к задней обложке, как советуют некоторые? тогда бумага клеится поверх пломбы?)

И еще вопрос, книга ведется с 2004 г., но не была прошнурована сразу, ставить дату реальную или первой записи?

Спасибо всем заранее (не судите строго новичка, для Вас это мелочи, а я хочу сделать все сразу правильно:))


Комментарии


ставить надо старую дату. Запись на листке прошито, пронумеровано и скреплено печатью___ листов, Генеральный директор____, приклеиваете это на концы ниток, а пломбу оставляете выше этой бумажки, и внизу приклеиной бумажки, так что бы печать на половину была на самой книге ставите печать…

Да уж! Вопрос так вопрос)) Сейчас получите кучу комментариев на эту тему! Т.к. единого мнения ни у кого нет)) Мое мнение — нумеровать каждую страницу, начиная с первой и титульный лист тоже входит, обложку не прошивать, при наличии пломбы ничего клеить не надо!пломба должна держать листы. Дату надо ставить с 2004 года. Кто еще чего скажет?))

да, про печать я уже поняла из других обсуждений, так что я об этом и не заикалась:)

У меня есть вариант магазинный уже сделано на обратной сторне: Прошурованно и пронумеровано ____листов Руководитель организации____________Главный бухгалтер__________

Какая еще печать? Ее нельзя ставить


Обычная печать организации, как это нельзя ставить??ее надо ставить обязательно!!на всез прошитых документах

у меня тоже на последней странице есть такая запись, поэтому хотела просто прошить и скрепить пломбой. без печатей. так что Вы считаете, на титульном листе таки поставить номер 1?

а немеровать….ну это уже сугубо личное дело я считаю, ну я например страницы нумерую и на листке пишу пронумеровано страниц, а там как знаете делайте и титульный лист я тоже нумерую

Ага! Почитайте на эту тему статьи, как оформляются книги учета трудовых книжек! Печать организации не ставят, прошивают скрепляют пломбой или сургучом! Печать ни в коем случае! Это грубейшая ошибка!

Добрый день! Если хотите сделать все правильно, посмотрите постановление Минтруда России от 10.10.2003г.№69 Исчезнут все вопросы и сомнения

Спасибо, но уже все, что можно, прочитала. Остались все-таки сомнения или просто боязнь сделать что-то не так (а есть угроза скорого пришествия трудинспекции, вот и подстраховываюсь):) Про нумерацию титульного листа нигде не пишут. Имея опыт написания курсовых и дипломных работ, предполагаю, что действуют общие правила — номер 1 имеется в виду у титульного листа, а проставляют номера, начиная со следующего листа номер 2 и т.д.

по советам журнала «справочник кадровика» 1. Вденьте шнур (длина 30-40см.) в отверстие на первой странице (сделав его предварительно) книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Протяните оба конца шнура сквозь все листы книги.
3. Свободно завяжите концы шнура (на расстоянии 5-7 см.от последней страницы.)
4. Зафиксируйте концы шнура на внутренней стороне обложки. Для этого необходимо вырезать из листа бумаги квадрат (например 3*3 см.) приклеить его к внутренней стороне обложки так, чтобы концы шнура были зафиксированны между обложкой и листом бумаги. Поставьте сургутную печать таким образом, чтобы она захватывала часть листа бумаги, выступающие из-под негоконцы шнураи часть внутренней стороны обложки. Если вы не используете сургучную печать, то опломбируйте выступающие из-под листа бумаги концы шнура.
5 Ниже или рядом проставьте заверительную надпись: «В книге пронумеровано (прописью количество страниц)», наименование должности руководителя организации, подпись и расшифровку подписи.

Спасибо большое за совет, очень помогли!

да может не пожалует… Просто долго и не очень хорошо расставались с одним нерадивым сотрудником, обещал нажаловаться в трудинспекцию. так что хотим быть готовыми:)

У нас тоже…ну и пусть приходят, может порядок наведут, а то у нас зарплату на 30% сократили!

Хотелось бы порядок навести самим и не нарваться на штрафы:)

Это вы добрая такая, т.к. зарплату еще не сократили. А будет, как у нас. терять уже нечего..

сократили-сократили, да еще обязанностей добавили. вот сижу кадровые документы в порядок привожу. а что делать…

Да уж, а я тут еще за секратря работаю, т.к. 2 секретаря уволились..

Сами? по доброй воле?;) Мы тоже за уволенных и отправленных в отпуск без сохранения зп трудимся… Что будет дальше?..

Да конечно, по доброй воле! Все тут сидим и работаем за минус 30% по доброй воле…)) а тут у нас внутренняя аудиторская прверка)) интересно, что они скажут на это?))

www.ippnou.ru/print/005386/
Если честно, у меня сургучом не опломбировано, просто пронумерованы (без учета титульного листа) все листы, прошиты, на оборотной стороне последнего листа выведены нитки-завязки, сверху приклеен бумажный квадратик, закрывающий узел, написана стандартная фраза «В настоящей Книге пронумеровано и прошито Х листов», поставлена дата (со дня появления первой трудовой книжки) и подпись гены. Подпись гены должна заходить на край прикленного квадратика. Ну и печать фирмы. У ГИТ к оформлению претензий не было.

LISU


Специалисты! подскажите, есть ли в нашем законодательстве изменения в отношении начисления пенсии? Т.е. возможно начисление за 3 года без отрыва? Или остается 5 лет?

Товарищи дорогие, помогите пожалуйста! Нашей организации уже скоро 13 лет, но Книга учета движения трудовых книжек никогда не велась!!! Что мне делать сейчас? Завести Книгу, пронумеровать (чем? ручкой? карандашом?), прошнуровать и поставить дату устройства первого сотрудника, переписать все имеющиеся на данный момент трудовые в порядке устройства работников (а их по основному месту работы уже больше 60 человек!) и все? Вести ее спокойно дальше? А как же с теми, кто устраивался и увольнялся, приказы на них хранятся, записей в Книге не будет? Потому что подписи все равно не собрать!!! Как быть? Спасибо всем, кто откликнется!

У нас хоть и велась книга учета, но с нарушениями. В итоге, я старую «закрыла», завела новую по всем правилам (как — см. выше в обсуждении, нумеровала, кстати, ручкой, дату поставила реальную — т.е. когда и заводила эту новую книгу).

Новую завела только по тем трудовым книжкам, что есть в наличии (в порядке приема на работу). Вам посоветую завести книгу учета по ныне работающим, т.к. по старым книжкам надо не только подписи собирать, но и данные — серию и номер и т.д.


Спасибо за отклик. Но здесь разница такая: у вас уже велась книга и вы, закрывая ее, указали причину, видимо на последней заполненной странице (я правильно понимаю?) А потом с чистой совестью стали вести новую. А у нас такой книги никогда не было. Если я сейчас как ни в чем не бывало начну ее вести, запломбировав сегодняшней датой, где мне причину сего безобразия указать: в начале книги? в акте? приказе? какие формулировки? кто подписать должен? и вообще будет ли это соответствовать уже даже не знаю чему:о)?

почти правильно:) компания у нас работает с 2001 года, а книжку первую завели в 2004 году, и вплоть до 2008 г. вели ее не по правилам. Так что ситуация похожая.
Заводите без причин, когда выявили нарушения — тогда и приняли все меры по их устранению. Если Вы приняли дела в таком состоянии, например, то составьте акт о текущих делах (проведите аудит всего КДП, может еще есть недостатки, к примеру, должна быть еще книга учета БЛАНКОВ трудовых книжек и вкладышей, отсутствие которой равнозначно по штрафам отсутствию книги учета движения трудовых книжек), тогда лично к Вам не будет претензий.

Спасибо, помогли действительно! Недостатков полно, то есть кадровое делопроизводство практически не велось вообще. Если составлять акт, я даже не знаю, как директор будет его подписывать — признаваться в таком положении дел:о) Я заведу, как Вы сказали, без причин, опломбирую сегодняшней датой. Насчет Книги учета бланков, она ведь должна вестись бухгалтерией? Ее нет конечно, но мне бы со своими печалями разобраться. Спасибо еще раз!

Книгу учетов бланков — Бухгалтерия должна вести, но, как правило, все равно приходится заниматься кадровикам, так сказать, заодно:)
Удачи Вам в наведении порядка!

Что-то я… Все сделала как решила, и задумалась, а где дату-то я должна ставить, дату, когда я завела эту самую Книгу? Там, где «прошито и пронумеровано»? Так вроде не требуется… А если не там, то где? Я что-то недопонимаю?

Действительно в Правилах ведения и хранения трудовых книжек говорится, что такая книга должна быть вообще и что она должна быть»пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбированы». Про дату заведения нигде не указано, да и в самой книге (покупной) места не предусмотрено. Я так полагаю, тут на всякий случай ставят (как в других журналах при нумерации и прошивке).

Тогда я не буду ставить, у меня как раз такой случай, когда лучше эту дату особо не демонстрировать. Спасибо, Cutting Edge, за помощь!

Не за что!
Сама сталкивалась недавно с такой же проблемой, пришлось досконально все изучить, в том числе с помощью местных форумчан, за что им благодарна!

Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?

Содержание статьи

Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки. Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.

Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.

Строгая отчетность

Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.

Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.

Вести такую книгу обязаны:

  • непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя;
  • кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.;
  • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

  • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя;
  • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать;
  • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

Записи, вносимые во время заполнения или хранения

Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.

Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:

  • Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.
  • Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
  • После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша. Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.

Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).

Как исправить ошибку в журнале регистрации

В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

  1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
  2. Даты заключения договоров и их номера.
  3. Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
  4. Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
  5. Структурное подразделение, к которому относится работник.
  6. Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
  7. Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
  8. Дополнительная информация.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.

На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.

Как делать исправления в книге учета

Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  3. Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
  4. Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
  5. Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
  6. Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
  7. Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
  8. После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
  9. Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
  10.  Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
  11.  В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек

Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.

Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.

Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»;
  • ниже указать достоверную информацию;
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек: Видео

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Этот вид документации является одним из основных и отражает информацию о передвижении трудовых книжек рабочих. Другое наименование данного документа – журнал движения трудовых книжек. В самом конце статьи имеется ссылка на скачивание примера учетной книги трудовых книжек.

Книга учета трудовых книжек. Особенности
 [adinserter block=”1″]

Многие служащие в кадровой сфере порой многого не понимают. Особенно те, кто только пришел на работу, и не знает всей специфики. С чем могут возникнуть трудности?

  • С заключением трудовых договоров.
  • Оформление приказов (кадровых).
  • Хранением книжек.

Однако, есть и другие сферы, которые вызывают много вопросов у рабочих в этой сфере. Некоторые не понимают о том, обязательно ли создавать на производстве учетный журнал трудовых книжек и как это делать.

На что стоит обратить внимание при заполнении?
  • Многие ведущие специалисты думают о том, что могут «прожить» без различных журналов и других учетных документаций. Это не верно, ведь учетная книга движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть, как у юр. лиц, так и у ИП.
  • В случае отсутствия данного документа могут наложить штрафные санкции.

Ведение учета для трудовых договоров не обязательно, но лучше всего это делать для наилучшей структуризации. Здесь можно также скачать журнал регистрации трудовых договоров.

Для учета другой документации используются другие журналы, которые также можно скачать здесь.

[adinserter block=”13″]

Как произвести процесс оформления книги учета трудовых книжек?

Процесс этот не такой простой, поэтому стоим обратить внимание на следующее:

  • Эта книга создается на производстве для учета выданных работниками трудовых книжек.
  • В этом же месте создаются отметке о том, когда выдаются их трудовые книжки.
  • То, как вести учет журнал прописано в постановлении вышестоящей инстанции.
  • Самый легкое – купить журнал с готовым оформлением.
  • Если же не можете позволить себе покупку, то можно завести огромную тетрадку.
  • Тринадцать граф – ровно столько должно быть в учетном журнале.
  • 1 графа фиксирует номер, со второй по четвертую – дату приема рабочего в компанию.
  • 5 графа раскрывает инициалы рабочего (владеющего трудовой книжкой).
  • 6 графа необходима для того, чтобы прописать серийный номер трудовой книжки.
  • 7 графа включает в себя данные о должности работника.
  • 8 графа – информация о наименовании отдела.
  • 9 графа фиксируется номерной знак приказа.
  • 10 графа – здесь заверяют подписью главного отдела кадров.
  • 11 графа – фиксирует сумму, оплаченной рабочим за приобретение книжки.
  • 12 и 13 графа – здесь производится заполнение только во время увольнения. Ставится дата и номерной знак приказа на увольнение рабочего вместе с заверением рабочего. Если рабочий отсутствует, то ставят номер и время уведомления.

Это еще не все этапы, которые выполняются при создании учетной книги. Необходимо пронумеровать, прошить и запломбировать бланк. Соблюдая эти условия, книга будет заверена и будет правомерной.

Скачать книгу учета трудовых книжек. Образец заполнения

Здесь Вы можете скачать примеры заполнения книги учета БСО и движения трудовых книжек.

[adinserter block=”6″] [adinserter block=”9″]

Нужна ли ФЛП Книга учета трудовых книжек. Налоги & бухучет, № 32, Апрель, 2019

вывод документа

Законодательством о труде не предусмотрена обязанность физлица-предпринимателя вести Книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника (ст. 48 КЗоТ).

Общие требования к ее ведению, учету и хранению установлены Инструкцией № 58*. Отметим, что на сегодняшний день положения этой Инструкции чуток подустарели. ☺ Причем с этим согласно даже Минсоцполитики (см. письмо от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15). Поэтому и рекомендовало применять ее в части, не противоречащей нормативно-правовым актам высшей юридической силы.

В результате с благословения трудового ведомства предприниматели получили право (или обязанность — кому как по душе) оформлять трудовые книжки работникам, которые их не имеют, и самостоятельно вносить в трудовые книжки сведения о работе.

Но означает ли такая «книжкотрудовая революция», что теперь ФЛП обязан соблюдать все требования, которые Инструкцией установлены для работодателей-юрлиц? Уверены, что нет.

Пример: Инструкцией № 58 определено, что трудовую книжку ведет работодатель по основному месту работы работника. Он же и хранит ее у себя.

Исключение — физлица-предприниматели. Они трудовые книжки наемных работников у себя не хранят. Трудовые книжки хранятся у самих работников (п. 2.21-1 Инструкции № 58).

Озвученные требования Инструкции не противоречат действующему трудовому законодательству. А значит, должны соблюдаться ФЛП в полной мере.

То есть сделал запись — отдай трудовую книжку работнику.

Ну а поскольку предприниматель трудовые книжки работников у себя не хранит, то и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — Книга) не ведет. Ведь учитывать-то нечего!

Но не будем скрывать, были инспекторы труда, которые придерживались иного мнения. А ноги у него, похоже, росли из формы Акта инспекционного посещения (невыездного инспектирования), утвержденного приказом Минсоцполитики от 18.08.2017 г. № 1338. В нем один из вопросов, изучаемых при проведении инспекционного посещения (невыездного инспектирования), был посвящен Книге (см. п. 3.30 Акта). Вот и требовали особо рьяные инспекторы эту Книгу, в том числе и у ФЛП-работодателей.

Радует, что когда дело доходило до суда, то он становился на сторону работодателя-предпринимателя (см., например, решение Ивано-Франковского окружного админсуда от 05.01.2018 г. по делу № 809/1601/17). Но если ФЛП будет бегать по судам и доказывать свою правоту, то когда ж ему тогда работать?! Поэтому появление комментируемого письма — это хорошая новость, которая должна поставить жирную точку в вопросах хранения трудовых книжек предпринимателями и их учета.

Итак, ФЛП трудовые книжки работников у себя не хранят. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей не ведут.

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Любые документы требуют порядка в оформлении и хранении. Особые требования предъявляются к бланкам отчетности, книгам, ведущим учет движения той или иной документации хозяйственной деятельности. Сегодня обратим внимание на кадровую службу и дадим рекомендации, как прошить книгу учета движения трудовых книжек. Это важный документ, который хранится у работодателя весь период работы гражданина в конкретном учреждении. С момента зачисления человека в штат вся ответственность за трудовую книжку переходит на организацию в лице кадрового специалиста.

Требования к кадровой службе

Трудовая книжка должна храниться в специальном шкафу/сейфе, в который имеет доступ только ответственный сотрудник. Перед отправкой на хранение документ работника нужно внести в особый реестр, который принято называть «Книга учета и движения трудовых книжек».

В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ. Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию. Поэтому приняты общие правила оформления книги – она должна быть прошита или опломбирована с соблюдением законных требований («Правила ведения и хранения ТК», принятые Правительством в 2003 году № 225, пункты с 40 по 45).

Книга для учета трудовых книжек – это отдельный журнал, в который не должна вноситься информация, не имеющая отношения к трудовой. Нужно купить соответствующую форму в канцелярском магазине. Особое внимание уделите обложке будущего журнала. Чем она плотнее, тем дольше сохранится внешний вид.

Правила прошивки

Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент. Если прошивка будет грубая, пользоваться журналом при заполнении будет неудобно. Тонкие нитки придется соединять в несколько слоев, чтобы шов соответствовал требованиям к прошивке документации. Специалисты делопроизводства обычно выбирают банковский шпагат или специальную нить категории ЛШ 210.

Кадровик должен пронумеровать все страницы будущей книги, чтобы в дальнейшем не было возможности удалить лист незаметно.

Дальше необходимо сделать отверстия для продевания нити. Используют дырокол или шило. Выбор зависит от предпочтений кадровика. Особых требований к количеству отверстий для прошивки нет. Можно сделать три или два прокола. Но они должны быть на левых полях книги и расположены на расстоянии 3 см друг от друга. Остается только прошить правильно все страницы и зафиксировать концы нитей.

Для прошивки отмеряется необходимая длина шнура, нити, шпагата. В дырки протягивается нить в несколько этапов, чтобы получилась плотная стяжка обложки и листов. Важно, чтобы концы нити оказались сзади журнала и были заведены внутрь за обложку, где завязывается крепкий узел и остаются кончики, которые нужно опечатать.

Пломбирование прошивки

Чтобы опломбировать книгу учета трудовых книжек, нужно подготовить чистый лист (размером 4 на 5 см), пломбу и клей. Листок нельзя заполнять информацией, пока он не будет наклеен на концы нитей.

Прошивка должна быть опломбирована. Может использоваться сургучная печать или пломба. При использовании печати ее оттиск должен попасть на бумажную наклейку, концы нитей и обложку журнала. Пломба наносится только на концы нитей.

Дальше кадровик вручную указывает на наклейке количество страниц в документе цифрами и прописью. На этом процедура прошивки книги завершена. Остается правильно заполнить титульный лист и внести информацию о трудовых книжках всех сотрудников.

Оформление титульного листа

Титульный лист журнала заполняет кадровик или другой ответственный сотрудник, которого назначает директор организации специальным приказом.

В титульном листе должна содержаться следующая информация:

  • Наименование организации, если нормативно-правовая форма регистрации – юридическое лицо, и данные предпринимателя, если зарегистрировано ИП.
  • Дата начала ведения учета трудовых книжек и предполагаемая дата окончания (обычно добавляется 50 лет к начальной дате). Конечная дата соответствует сроку хранения документации в кадровой службе и в архиве.

Чтобы не допустить ошибок в оформление обложки книги и ее прошивке, можно посмотреть готовый образец. Сотрудник, пришедший на смену прежнему кадровику, по окончании одного журнала может использовать его как образец для оформления новой книги (продолжения).

Как заполнить внутренние листы документа

Трудовые книжки сотрудникам выдаются на первом месте работы, и они сопровождают человека на протяжении всей трудовой деятельности. Приход и уход документа, любые корректировки должны быть занесены в книгу учета на предприятии.

Данные заносит кадровик и несет ответственность за их достоверность и сохранность. Для правильного ведения журнала кадровику необходимо ориентироваться на Трудовой кодекс РФ, правила оформления. Регистрируются трудовые, переданные работником при поступлении на работу и те, что были выданы впервые в организации, в одном журнале учета в календарной последовательности.

При увольнении работника ему выдается трудовая книжка и регистрируется дата выдачи документа с подтверждением подписью увольняющегося.

Если в организации большое количество сотрудников или постоянная текучка кадров, специалисту придется делать много записей, книга учета может закончиться. Тогда необходимо завести новый журнал, совершив обязательную нумерацию страниц, прошивку и опломбирование в соответствии с требованием законодательства.

Книга учета движения трудовых книжек должна быть у каждого предпринимателя, если заключен даже один договор с наемным сотрудником. Отсутствие или неправильное оформление, неверная прошивка грозят санкциями в отношении работодателя. Трудовые книжки относятся к документам повышенной отчетности, поэтому и к журналу их учета предъявляются соответствующие требования, хотя жестких регламентов не устанавливается.

Трудовая книжка (трудовая книжка) Источник: Фото автора.

Контекст 1

… трудовая книжка (также называемая трудовой книжкой) — это официальный личный документ, фиксирующий статус занятости его владельца с течением времени. Это основной документ деятельности сотрудника (рис. 1). Текущая трудовая книжка Молдовы разделена на 9 глав, которые обычно включают такую ​​информацию, как: личные данные сотрудника (полное имя, дата рождения, семейное положение, полное имя супруга, полное имя детей, изменения, касающиеся семейного положения. и ФИО сотрудника после вскрытия трудовой книжки), титул…

Context 2

… и Service Canada — учреждению, отвечающему за выплату пособий по страхованию занятости, помимо того, что работодатель имеет их копию с собой. До 2008 года в обращении находились ROE для лазерной печати, когда производитель прекратил поддержку этой технологии, но с тех пор они были приняты до 2013 года, заменив их электронными ROE. Ниже, на рис. 16, представлена ​​бумажная РОЭ. Он содержит данные о: его серийном номере, справочном номере фонда заработной платы (идентифицирующем сотрудника), имени и адресе работодателя, типе периода оплаты, почтовом индексе работодателя, социальном страховании сотрудника, имени и адресе сотрудника, первом рабочем дне, последнем оплаченном дне, окончании дата окончания периода оплаты, род занятий, ожидаемый…

Контекст 3

… чтобы продолжить в этом исследовании подробности о конкретных буклетах моряков и других конкретных категорий работников, поскольку объектом этого исследования является обычная трудовая книжка. наем (постоянная, временная, почасовая работа). В нем указывается причина увольнения сотрудника и поступали ли ему предложения остаться. На рис. 18 представлен такой документ. Такая справка выдается при увольнении работника с работы, независимо от причины увольнения.Его можно использовать как основу для получения пособия по безработице. Второй документ (Tjänstgöringsbetyg), рекомендательное письмо, выдается только сотруднику, проработавшему не менее шести месяцев …

Контекст 4

… анализ опыта разных стран в использовании трудовых книжек типы носителей информации трудовой книжки представлены на рис. …

Контекст 5

… показан на рис. 21 существует множество носителей трудовой книжки.Можно сказать, что Curriculum Vitae — самый универсальный. …

Электронные трудовые книжки вводятся с 1 января — Реальное время

С 1 января в жизни россиян станет на один анахронизм меньше: электронные трудовые книжки заменят бумажные

81-я годовщина введения трудовых книжек в нашей стране исполнилась 20 декабря: их использование прекратится при приеме на работу с 1 января 2019 года, а у уже работающих будет электронная версия, так что можно будет получить бумажную книгу. в отдел кадров в качестве сувенира.Читайте в репортаже «Реального времени» электронную версию трудового стажа, гарантии трудовых прав работников и ошибки, от которых внедрение электронных трудовых книжек обезопасит работодателей.

Книжка на память

Книжка трудового стажа — это наследие советского прошлого: пенсия выплачивалась на основании документа, включающего все этапы трудового стажа, продвижение по службе и штрафы.
Потерять трудовую книжку означало быть обреченным на мучительный сбор документов, подтверждающих трудовой стаж.Сегодня пенсия выплачивается на основании данных о страховых взносах, уплаченных работодателем в Пенсионный фонд, и эта информация хранится в Пенсионном фонде России в электронном виде. Рекорд, по сути, стал не столько работой, сколько страховкой, а бумажная книжка трудового стажа постепенно превращается в анахронизм.

Как сообщили «Реальному времени» в татарстанском отделении Пенсионного фонда России, информация об истории работы впервые трудоустроенных будет храниться в электронном виде, без создания бумажной книжки трудового стажа со следующего года. .Те, у кого она есть, могут написать своему работодателю письмо, которое даст основание иметь бумажную книгу вместе с электронной. «Если сотрудник не напишет такое письмо (не успеет) до 31 декабря 2020 года, работодатели продолжат пользоваться бумажной книжкой», — заверили «Реальное время» в пресс-службе офиса.

Вся информация будет доступна в личном кабинете на сайте РФМ или в госуслугах РФ. Фото: Сергей Григоренко (вправда.ru)

А что взамен?

В пресс-службе Минтруда и социальной защиты республики поправили корреспондента «Реального времени»: термин «электронная книжка трудовой книжки» скорее разговорный, чем официальный. Официально работодатель отправляет информацию в электронном виде, а Пенсионный фонд России накапливает информацию об истории работы.

В то же время ПФР теперь будет получать почти весь перечень данных, которые есть в бумажной книжке трудового стажа вместе с другим стандартным отчетом: место и период работы, должность, квалификация, даты приема на работу и увольнения, увольнение.

Работодатели будут обязаны предоставлять данные об истории работы в РФП ежемесячно не позднее 15 -го числа каждого месяца в 2021 году с 1 января 2021 года — не позднее, чем через день после приема на работу или увольнения сотрудника. Существует административная ответственность за нарушение условий предоставления информации или предоставление неполной или ложной информации.

Работник имеет право получить всю эту информацию в распечатанном и заверенном виде, но только на период работы у этого работодателя.Полную заверенную информацию о трудовом стаже можно получить в Многофункциональном центре или в офисах РФМ. При этом вся информация будет доступна в аккаунте на сайте РФМ или в госуслугах РФ (если сотрудник зарегистрирован в Единой системе идентификации и аутентификации).

Но на наглый вопрос о том, какие гарантии, что электронные данные не исчезнут или не будут фальсифицированы через день после взлома баз данных, пресс-служба РФМ ответила: «Информационная система РФМ сертифицирована в соответствии с действующее законодательство в области защиты персональных данных ».

«Это позволит нам избежать множества ошибок»

«Я приветствую появление электронных трудовых книжек», — говорит Галина Маштакова, глава GMC Consulting, член Совета по связям с общественностью при Президенте Татарстана. . «Это позволит нам избежать множества ошибок, которые допускают даже менеджеры по персоналу. Теперь соблюдение профессиональных стандартов ужесточится, есть описание должностей, и должность, записанная в трудовой книжке, должна соответствовать справочнику.В случае несоблюдения требований человек может не получать выплаты за эту трудовую историю при выходе на пенсию ».

Маштакова подчеркнула еще один важный момент: если книга истории утеряна, в ней есть пробелы в записях, в случае утери бумажного документа информация теперь будет сохранена в электронном виде. Тогда правильность выплаты пенсии работнику гарантируется.

«Хотя это позволит работодателю избежать ошибок и различного толкования записей при отправке информации в РФП, потому что единая электронная система просто не примет неверную запись, а любая ошибка менеджера будет очевидна.

Также можно будет исправить неверную информацию: работодатель и ПФР согласуют информацию, а работник может даже не знать об этом, более того, он может не беспокоиться об этом. Единственное, о чем может заботиться работник, — это время от времени проверять информацию о своей занятости в учетной записи, и если есть жалобы на ее содержание, он должен обратиться к работодателю, в РФМ или в инспекцию труда.

Инна Серова

Татарстан

Что вообще такое книга рекордов компании? | Далласский бизнес-юрист

Когда создается новая компания, ее учредители часто слышат: «Поместите это в свою корпоративную книгу записей» или «Убедитесь, что вы сохранили ее копию в своей книге записей.«Как будто эта книга записей — самая важная часть молодой компании (возможно, так и есть)… но что такое книга записей ?

Прежде всего, знайте, что журнал учета «Компания» и журнал «Корпоративный» — это одно и то же. LLC и партнерства технически не являются «корпорациями», но им все равно нужны журналы учета.

В журнале регистрации компании нет секрета; это просто книга (обычно папка с тремя кольцами), в которой хранятся важные документы вашей компании. Крайне важно хранить все свои документы в одном месте, чтобы у вас было центральное и безопасное место для их поиска.Дело в том, что поиск и проверка документов компании обычно становится критически важной только дважды в жизненном цикле компании: когда возникает спор между участниками, акционерами или партнерами, или когда вы продаете компанию, а покупателю требуются документы для проведения комплексной проверки. Ни в одном из этих случаев отсутствие записей не является чем-то хорошим.

Вот документы, которые мы рекомендуем нашим клиентам вносить в книгу записей компании (или вставлять, когда мы помогаем составить ее для них):

Начальные документы
  • Свидетельство об образовании
  • Протокол организационного собрания (или единогласное письменное согласие вместо)
  • Соглашение компании / Устав / Соглашение о партнерстве
  • Акционерное соглашение (только для Корпуса, но не для всех Корпусов это необходимо для запуска
  • Сертификаты долей / акций
  • Форма идентификационного номера сотрудника (также известная как SS-4)
  • Сертификаты предполагаемого имени (если есть)
  • Любая информация о банковском счете
  • Салфетки с начертанными на них долями собственности
Текущие документы
  • Решения компании
  • Обновления долей владения / акций
  • Важные контракты компании
  • Трудовые договоры

Как правило, делайте копию всего — поставьте на ней печать «КОПИЯ» (или напишите «КОПИЯ» синими чернилами) и отправьте ее своему адвокату на хранение.(Хотя это главное — используйте синие чернила для подписи оригиналов, так вы сможете определить, если что-то скопировано.) Если у вас аллергия на адвокатов, как у некоторых людей, храните копии в цифровом виде или где-нибудь в сейфе. Опять же, вы обычно не знаете, насколько ценны эти документы, пока они вам действительно не понадобятся, но вы не можете их найти.

Было ли это полезно? Поделиться этим!


Опубликовано в Корпоративное управление

Vela Wood — это юридическая фирма, специализирующаяся на корпоративном праве, с местным колоритом и глобальным влиянием.Наша практика сосредоточена в сферах слияний и поглощений, прямых инвестиций, представительства в фондах и венчурных сделок.