Какие документы входят в личное дело сотрудника: Личное дело сотрудника, кто должен его вести и что туда входит

Документы в личном деле сотрудника в 2020 году

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

• заявление о приеме на вакантную должность;
• резюме;
• ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
• ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
• рекомендации предыдущих работодателей;
• все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
• трудовой договор и приложения к нему;
• данные аттестации;
• должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

• перечень документов в личное дело сотрудника;
• данные конкретного сотрудника;
• нумерацию папок;
• номенклатурные индексы;
• время составления;
• полный перечень бумаг;
• подпись кадрового работника;
• печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Скачать

перечень документов и персональные данные

Законом состав личного дела сотрудника не установлен, поэтому работодатель сам вправе определять его. Для этого он может исходить из сроков хранения, ценности документов и полезности для нанимателя содержащейся в них информации. При этом установленный организацией порядок необходимо оформить соответствующим локальным актом. Рассказываем про состав личного дела работника 2021: перечень документов и персональные данные.

Требования к составу документации личного дела

Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.

В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Обычно личное дело включает:

• документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
• оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.

Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на

3 части:

1. Документы при приеме на работу.
2. Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
3. Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.

В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.

Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.

Все документы регистрируют во внутренней описи, которую включают в состав папки.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако в кадровом деле сложилась определенная практика его формирования.

Чаще всего папки личных дел организуют по структуре, пример которой приведен на схеме.

Важно

В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.

Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).

При приеме работника обычно сохраняют:

• заявление;
• его анкету или данные резюме;
• соглашение о неразглашении коммерческой информации;
• копии дипломов;
• рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.

В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью, чаще всего подшивают:

• трудовой договор и допсоглашения к нему;
• приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
• приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
• приказы об отпусках, о командировках;
• приказы по поощрениям, награждениям;
• приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
• служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
• заявления об увольнении или переводе;
• договор о материальной ответственности;
• должностные инструкции.

При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.

Можно без ограничений помещать в личное дело документы по трудовой деятельности сотрудника: их список открыт.

Включение в состав дела персональных сведений о работнике

Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:

• медкнижки работника;
• документов об образовании;
• справки об отсутствии (наличии) судимости;
• характеристики и рекомендательных писем.

При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

• цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
• строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
• сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.

Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия.

Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см., например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

• автобиография;

• заявление о приеме на работу;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• должностная инструкция;

• копии документов об образовании;

• характеристики и рекомендательные письма;

• личные заявления работника;

• трудовой договор;

• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

• аттестационные листы;

• отзывы должностных лиц о работнике;

• справки о состоянии здоровья;

• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Личное дело сотрудника

В личное дело любого сотрудника входит ряд документов, собранных за довольно длительный период времени, и представляющих собой информацию о сотруднике, его послужном списке, или же о его студенческом периоде в ВУЗе. Они входят в состав документов компании по личному персоналу.

В соответствии с указом Президента России от 30 мая 2005, № 609, персональные дела работников должны присутствовать в обязательном порядке во всех муниципальных или государственных органах власти. Для большинства компаний или прочих организаций, заведение личного дела допускается по усмотрению руководства.

Практика позволяет удостовериться в факте, что своевременная комплектация личного дела сотрудника во многом весьма полезна. Поскольку вся информация о работнике сконцентрирована и упорядочена в едином сохранном месте, и при необходимости она доступна для быстрого поиска по заданному запросу.

Состав документов личного дела работника

• заявление об устройстве на работу, должность
• трудовой договор и прочие соглашения
• персональный листок учета кадров
• анкета (личная информация от лица сотрудника)
• копии документов, свидетельствующих об окончании высшего образования
• документы об утверждении на должность (выписки или копии). Это могут быть выписки с результатов конкурса, тестирования на должность и т. д.
• рекомендательные письма, прочие характеристики
• регламенты сотрудника (инструкции)
• аттестационный лист, представления, отзывы
• копии паспортных данных, свидетельства о браке
• заявления о переходе на другую должность, приказы о назначении или об увольнении
• копии документов, дипломов о награждении или выписки о взысканиях
• информация о доходах и имуществе сотрудника. Справки, подтверждающие достоверность сведений дела (для государственных или муниципальных служб)
• менее востребованные документы (дипломы, трудовые книжки, свидетельства)

Другие документы по необходимости. Для госслужащих подробная информация в Указе Президента РФ (по ссылке во 2-ом абзаце).

• Формирование личных дел работников

• Документы попадают в личное дело по мере их появления, согласно принципу хронологии. В случае увольнения сотрудника, его личное дело переходит в архив, как законченное делопроизводство. Что касается работников государственной службы, по нормативным требованиям, их дела попадают в архив лишь после десяти лет хранения в службе кадров, т. к. при переходе такого работника на другую государственную службу, его персональное место также отправляется на новое место работы. Для остальных эту процедуру желательно выполнить не позже трех лет после окончания делопроизводства сотрудника.

Ввиду того, что материалы личного дела крайне важны, необходимо проводить внутреннюю опись (см.  пример внутренней описи личного дела). Она нумеруется вне остальных документов из дела. Перед архивированием личного дела, в листе-заверителе указывается сума листов внутренней описи.

Каждый сотрудник обладает самостоятельным личным делом. В случае, когда за год личных дел набралось не так много, при архивировании их все можно сгруппировать, прошить в общее дело. Для этого во внутренней описи следует занести информацию о каждом личном деле в отдельности: ФИО служащих, номер листов дела в общем списке для облегчения дальнейшего использования.

Использование подобного общего дела не всегда удобно, поэтому желательно архивировать дела по одному, как самостоятельные единицы. В случае гражданских служащих, отдельное дело обязательно по нормативным требованиям.

Оформление личного дела

При оформлении, данная информация должна быть обязательно отображена на корочке личного дела (по ссылке найдете образец)

• В качестве заголовка должны быть фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.
• Если в написании фамилии, имени и отчества возможны варианты, они указываются также в качестве заголовка личного дела, как правило, в скобках. Для примера: Величко (Тихомирова) Наталья Степановна.
• Если речь идет об общем деле, заголовок формируется несколько по-другому. Следует указать в заголовке первые буквы фамилий работников, находящихся в общем томе дел. К примеру: Личные дела уволенных сотрудников(2009) «А» — «К»
• Последние даты, по нормативным актам, важно проставлять такие же, как и в приказах об увольнении и поступлении на работу. Некоторые организации осуществляют определение крайних дат по датам назначения на должность и увольнения. Но этот вариант не считается особо правильным.
• На определение крайних дат ни коем образом не влияют документы, помеченные датой более ранней, чем дата приказа об утверждения на должность.
• Личные дела сотрудников хранятся со сроком 75 лет ЭПК. Период хранения у руководителей организации — постоянный, согласно статье 656 Типового перечня(2010 год). При архивировании личного дела, на обложке указывается срок хранения личного дела. Номер статьи на обложку не переносится. Срок хранения не зависит от возрастной категории служащего, отсчет начинается с момента приказа об увольнении.
• Необходимо четко зафиксировать количество в деле листов.

В этой статье расписаны основные документы, необходимые для составления правильного личного дела, также рассмотрены основные требования к его формированию, информация о хранении дела и оформлении обложки. В другой публикации «Опись дел по личному составу» можно узнать об отличительных признаках систематизации дел.

См. также:

 Режим неполного рабочего времени 

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

Какие документы входят в личное дело работника?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое трудовая книжка?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Каким документом регламентируется порядок заполнения трудовых книжек?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кем она заверяется и для чего необходима?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

На основании, какого документа вносятся сведения в трудовую книжку?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова

1. Трудовой договор — это соглашение между _______________и ____________ , по которому _________________обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а _____________обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

2. Трудовой договор оформляется в _________________ форме в _____ экземплярах.

3. Под заявлением подразумевается _________________ граждан к кому­либо _____________ по поводу реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

4. Основным документом по учету персонала предприятия является ________________ , которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

5. Автобиография — это документ, который автор составляет _______________ , пишет разборчиво и аккуратно.

6. Основу личного дела составляет __________________, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, о семейном положении.

7. Личное дело- это ___________________ документов, содержащих наиболее полные сведения о сотруднике.

8. Основным документом о трудовой деятельности сотрудника является ____________________

9. Приказ по личному составу — это правовой акт, издаваемый ________________ по вопросам регулирования граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

10. Приказ по личному составу является основанием для внесения записей в ___________

 

Практические задания:

1. Составьте доверенность на Кузьмичову Ксению Ксенофонтовну о том, что она доверяет Решетникову Ренату Робертовичу получить в кассе бухгалтерского отдела ЗАО «Виноградский хлебозавод» заработную плату за сентябрь 2013 года. Остальные данные укажите самостоятельно.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Составьте характеристику-рекомендацию на работника Вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирской академии экономики и управления

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Напишите заявление о приеме Вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ»

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Найдите ошибки, допущенные при составлении резюме. Исправьте их.

Долина Зоя Юрьевна

Сведения о себе

Год и место рождения: 24.08. 1974

Национальность: русская

Семейное положение: замужем

Цель:

Соискание должности секретаря-референта или переводчика

Образование

2005-2010 гг. Волгоградский государственный университет с присвоением квалификации секретарь-референт, переводчик

Интересы и увлечения:

Чтение книг по специальности

Знание языков: английский, немецкий, французский, японский

Хобби: теннис, плавание, футбол, баскетбол, легкая атлетика, фигурное катание

7. Найдите ошибки, допущенные при составлении автобиографии

Тюленина Алла Денисовна

Родилась	15 декабря 1975 г. в г. Мурманск
Образование	1982-1983 гг. – МОУ СОШ № 158 г.Мурманска 1981-1989 гг. – художественная школа № 5 г.Мурманска 1994-1999 гг. – МГПИ, специальность – учитель русского языка и литературы
Работа	2006 по настоящее время – Мурманская средняя школа № 3, учитель русского языка и литературы
Семья	Замужем, имею двоих детей
Проживание	Ул. Широкая, д. 93, кВ. 128

8. Ознакомьтесь с правилами составления автобиографии и резюме. Составьте сравнительную таблицу свойств этих документов

Свойство документа	Автобиография	Резюме
Основные реквизиты
Расположение основных реквизитов (дата наименование документа текст подпись и др.)
Способ изложения информации
Характер информации
Языковые особенности
Способ оформления

9. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Самостоятельная работа № 1 к теме «Договорно-правовая документация»

 

Составить конспект лекций по вопросам:

Общая характеристика и значение документации по трудовым правоотношениям. Порядок оформления приказов по личному составу, трудовых книжек работников, личных дел, заявлений, контрактов и т.д.

 

 

ТЕМА 14: Понятие договора, соглашения, протокола

 

Краткая теоретическая часть

 

Договор бытового заказа — по этому договору предприятия бытового обслуживания населения выполняют для заказчиков определенную работу из материала предприятия или заказчика.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работниками достигшими 18-летнего возраста, занимающих должности или выполняющих работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.

По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.

Договор поставки является разновидностью договора купли-продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

Трудовые соглашения заключаются между предприятием и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия. Работник обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие – выплатить заработную плату и обеспечить условия выполнения данной работы.

Реквизиты:

1. наименование документа,

2. место и дата его составления,

3. наименование предприятия, должности, фамилии, имени и отчества лиц, подписывающих договор,

4. содержание соглашения с указанием обязанностей предприятия и работника,

5. срок выполнения работы и сумма заработной платы, причитающаяся работнику,

6. требования, предъявляемые к качеству работы, порядок ее приемки,

7. срок и порядок выплаты заработной платы работнику,

8. адреса сторон,

9. подписи сторон,

10.печать предприятия.

Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения.

 

Ответь на вопросы:

 

Что такое договор бытового заказа? В какой форме заключается? Какой документ выдается?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В какой срок принимаются претензии на неудовлетворительное качество исполнения заказа?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое договор о полной индивидуальной материальной ответственности?

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

С какими материально-ответственными лицами он заключается?

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое договор купли-продажи? Что выступает предметом договора?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Между какими лицами заключается данный договор?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Что такое договор поставки?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что обязуется сделать поставщик, а что покупатель?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Возникает ли необходимость приложения к договору поставки спецификации?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое трудовые соглашения? Между кем они заключаются? В скольких экземплярах?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Реквизиты трудового соглашения

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В каких случаях составляются протоколы разногласий к договорам поставки?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сколько экземпляров документа должно быть?

_____________________________________________________________________________________

В каких случаях передается на рассмотрение арбитражного суда?

_____________________________________________________________________________________

Организация архивирует личные дела сотрудников. Какие документы необходимо сохранить, а какие можно утилизировать? //

Можно ли утилизировать дополнительные соглашения к трудовому договору и заявления о приеме на работу, о переводе?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Коммерческая организация самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения и использования персональных данных работников. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним и включенные в личные дела заявления о приеме и переводе работников подлежат обязательному хранению в течение 75 лет.

Обоснование позиции:

Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. В то же время действующее законодательство содержит ряд норм, в соответствии с которыми формирование и ведение личных дел обязательны в отношении некоторых категорий сотрудников, например государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Поскольку в данном случае сотрудники коммерческой организации не относятся к такой категории лиц, ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению. Работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения и использования персональных данных работников.

Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а их обработка — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ). Пункт 2 части первой ст. 86 ТК РФ устанавливает, что при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами. В силу ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. В соответствии с п. 8 части первой ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Работодатель должен осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 88 ТК РФ). Трудовой кодекс РФ не регламентирует вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения и использования персональных данных. На наш взгляд, работодатель должен самостоятельно определить, будет ли такой порядок установлен в отдельном локальном нормативном акте (например в положении об обработке персональных данных), или же соответствующие нормы будут включены в иной внутренний документ организации (например в положение о персонале).

Пункт 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ) дает определение документов по личному составу. Это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. В силу ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов.

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень), можно сделать вывод о том, что личные дела, включают в себя такие документы, как заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др. Но для случаев, когда ведение личных дел не обязательно, перечень входящих в них документов устанавливается работодателем самостоятельно. Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела. Так, п. 16 указанного Положения содержит перечень документов, которые включаются в личное дело гражданского служащего. Указанный перечень может быть использован в качестве примера и другими организациями при разработке порядка оформления личных дел сотрудников, поскольку он не является обязательным для организаций, не связанных с гражданской службой.

Следует также отметить, что вопрос о правомерности применения приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, утвердившего Перечень, рассматривался Высшим арбитражным судом РФ по обращению коммерческой организации, заявившей о несоответствии этого приказа положениям Закона N 125-ФЗ (решения ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11, а также от 21.02.2012 N 14589/11). В своем последнем решении ВАС РФ признал приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые не подведомственны федеральным органам государственной власти, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне, с указанием сроков хранения, соответствующим положениям Закону N 125-ФЗ.

Таким образом, при определении сроков хранения документов коммерческая организация обязана руководствоваться положениями Перечня. Так, в силу п. 656 Перечня личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации должны храниться в организации постоянно, иных работников организации — на протяжении 75 лет. На архивное хранение личное дело передается после увольнения сотрудника из данной организации. Срок передачи на хранение может быть определен работодателем самостоятельно в локальном акте организации на основании ст. 8 ТК РФ.

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, подлежат хранению в течение 75 лет (п. 657 Перечня N 558).

Учитывая, что внесение изменений в трудовой договор возможно путем заключения дополнительного соглашения к нему (ст. 72 ТК РФ), все дополнительные соглашения к трудовому договору также подлежат хранению в течение 75 лет.

Следовательно, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним и включенные в личные дела заявления о приеме и переводе работников подлежат обязательному хранению в течение 75 лет.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Каменщиков Александр

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

Личное дело сотрудника какие документы должны быть

Личное дело — подборка документов в архиве организации или отдела кадров, которые связаны с одним человеком — работником. Оно создается при приеме его на работу, закрывается после того как он уволился. Для негосударственных и муниципальных организаций, силовых ведомств, ведение личных дел — опционально. Но, поскольку данные из дела служат основанием и для определения трудового стажа, и для расчета пенсий и пособий, заводят их и негосударственные организации.

Какие документы включаются в личное дело

Регламентирован состав личных дел только для государственных служащих. Согласно «Положению о персональных данных …», а также федеральным законам 25-ФЗ, 79-ФЗ и 152-ФЗ, в этот тип дел включаются документы, связанные с поступлением гражданина на должность, трудовой деятельностью и увольнением. Минимальный комплект документов, если говорить о личном деле государственного или муниципального служащего, включает в себя:

• Заявление о приеме на работу и соответствующий приказ.
• Трудовой договор.
• Анкета.
• Копии паспорта, трудовой книжки, военного билета.
• Приказ и/или заявление об увольнении.

В государственных и муниципальных организациях комплект дополняется достаточно внушительным перечнем бумаг, включая различные справки, свидетельства и приказы. В негосударственных организациях, в том числе коммерческих, состав обязательных документов схож с этим перечнем: его можно брать за основу для формирования личных дел.

Документы по желанию

Кроме обязательных документов в личное дело могут опционально включаться приказы, касающиеся сотрудника, свидетельства и сертификаты (копии) о повышении квалификации, поощрения и представления. То есть весь спектр бумаг, которые отражают карьерные достижения, изменения в статусе (на службе и в семье), образовании, пополнение знаний. умений и навыков, дополнительные условия — например, включение в договор новых пунктов или расширение круга обязанностей.

Проблемы формирования

Проблема в том, что разные документы, касающиеся одного человека, могут находиться в разных делах. Это случается, когда структура архива основана на принадлежности документов к тому или иному отделу или структурному подразделению. Или в случаях, когда архив формируется с ошибками, и актуализируется несвоевременно.

Чтобы личное дело содержало максимум информации о сотруднике, необходимо проводить сверку дел: поиск документов, относящихся к работнику и включение их копий в личное дело.

Для чего нужно формировать личное дело и хранить его отдельно

• Проще оценивать сотрудника.
• Проще обеспечивать передачу дела при переходе на другу работу.
• Повышается надежность защиты персональной информации.
• Снижается риск потери важных данных о сотруднике.

Что должно быть в досье сотрудника?

1. Блог
2. Управление персоналом
3. Что должно быть в досье сотрудника?

Досье сотрудника или личная запись — это группа документов, которые содержат всю необходимую информацию о времени работы сотрудника в вашем бизнесе, от его заявления о приеме на работу до его заявления об увольнении.

Возможно, вы не понимаете, что должно быть в досье сотрудника, или задаетесь вопросом, как долго вы должны хранить эту информацию.В этом руководстве мы создали контрольный список файлов сотрудников, чтобы помочь вам собрать все нужные документы и ответить на любые общие вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Зачем вам нужны файлы сотрудников

Хранение всей важной информации о сотруднике в одном месте означает, что можно легко найти любую важную информацию об их роли и обязанностях.

Это также означает, что вы можете предоставить любые необходимые записи в случае, если сотрудник предъявит вам иск. Вот почему так важно постоянно обновлять личное дело сотрудника и регулярно проверять все файлы, чтобы убедиться, что в них есть все необходимые документы.

Это поможет защитить вас в случае предъявления иска, поскольку в досье сотрудника будет указано, какую поддержку и лечение получал этот человек в рамках своего бизнеса.

Что хранить в файлах сотрудников

Содержимое файлов сотрудников будет варьироваться от человека к человеку, но мы думаем, что есть несколько ключевых аспектов, которые следует включить.

В личное дело сотрудника следует включить следующие элементы:

• Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
• Информация об образовании и прошлом трудоустройстве
• Описание должности
• Письмо с предложением работы и трудовой договор
• Контактная информация для экстренных случаев
• Обучение записи
• Информация о заработной плате и льготах (но не банковские реквизиты)
• Формы служебной аттестации
• Отчеты о дисциплинарных мерах
• Письмо об увольнении сотрудника
• Документация об увольнении
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством

Узнайте, как наше программное обеспечение может помочь

Наше программное обеспечение HR поможет вам сэкономить часы на администрировании кадров.

Чего не должно быть в файлах сотрудников?

Любая информация, не имеющая отношения к должности сотрудника, например его этническая принадлежность или сведения об инвалидности, не должна включаться в его личное дело.

Избегайте включения каких-либо наблюдений или мнений о сотруднике в их личное дело: информация должна быть ограничена только фактами.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Поскольку файлы сотрудников содержат личную информацию, такую ​​как домашний адрес или сведения о дисциплинарных мерах, вы должны обеспечить их защиту и ограниченный доступ.Только сам сотрудник, его непосредственный руководитель и сотрудники отдела кадров должны иметь возможность просматривать свои файлы.

Как долго хранить файлы сотрудников

GDPR (Общий регламент по защите данных) вступил в силу в мае 2018 года и установил строгие правила, касающиеся ответственности работодателей за защиту данных своих сотрудников.

Не думайте, что вы сможете избавиться от всей информации о сотрудниках, когда они увольняются из вашего бизнеса. По закону от вас может потребоваться хранить некоторые данные, например данные о заработной плате, и лучше всего хранить другую информацию на случай, если бывший сотрудник предъявит иск против вас.Если вы удалили записи об аттестациях, дисциплинарных мерах или льготах, вы не сможете представить доказательства того, что вы соблюдали трудовое законодательство.

Для неудачных кандидатов на вакансию рекомендуется хранить информацию в течение как минимум 6 месяцев после подачи заявления. Общие правила для бывших сотрудников:

• Рабочее время (подробные сведения о том, когда сотрудник работал на вас) — 2 года
• Заработная плата и сведения о взятых отпусках по беременности и родам и отцовству — 3 года
• P45 / P60, файлы персонала и записи об обучении — 6 лет

Согласно GDPR, сотрудники имеют право на получение информации:

• , какая информация о них у вас есть и как вы ее используете
• конфиденциальность записей
• как эти записи могут помочь в их обучение и развитие на работе

Если сотрудник запросит копию имеющихся у вас данных о нем, у вас будет 30 дней, чтобы предоставить ее.

Где хранить файлы сотрудников

Дни, когда документы сотрудников хранятся в запертых, пожаробезопасных шкафах, быстро становятся историей для многих предприятий. Безусловно, самый безопасный и надежный способ хранения файлов сотрудников в одном месте — это их хранение в программном обеспечении для управления персоналом.

С программным обеспечением HR вы сможете защитить важные документы и ограничить круг лиц, которые могут получить к ним доступ. Сотрудники смогут редактировать свои личные данные, когда они будут обновлены, что освободит время администратора для себя.

Поскольку программное обеспечение размещено в облаке, оно будет доступно из любого места. Это будет полезно, поскольку все больше и больше сотрудников начинают работать удаленно или имеют гибкий график работы, который позволяет им работать из дома несколько дней в неделю.

Сотрудники смогут получить ответы на любые вопросы об их роли или обязанностях, просмотрев свой трудовой договор и описание должности в программном обеспечении. Это сократит количество времени, которое вы тратите на ответы на общие вопросы сотрудников, позволяя вам сосредоточиться на своем бизнесе.

Наше программное обеспечение для управления персоналом позволяет хранить все файлы сотрудников в вашей собственной защищенной онлайн-базе данных, обеспечивая вам душевное спокойствие.

Свяжитесь с нами по адресу [email protected] или позвоните нам по телефону 0333 014 3888, чтобы узнать больше о нашем простом в использовании программном обеспечении для управления персоналом.

Или начните пользоваться бесплатной пробной версией сегодня.

ПОДРОБНЕЕ:

Содержание этого блога предназначено только для общей информации. Пожалуйста, не полагайтесь на это как на юридический или другой профессиональный совет, поскольку это не то, что мы намеревались сделать.Вы можете найти более подробную информацию об этом в наших Условиях использования веб-сайта. Если вам нужна профессиональная консультация, свяжитесь с нами.

Вы также можете прочитать эти статьи

Кадровое дело: какие документы оно должно содержать?

Количество исков сотрудников к работодателям растет

Одним из результатов пандемии является рост исков сотрудников к работодателям, в том числе заявлений осведомителей, о дискриминации, незаконном увольнении и нарушениях правительственных приказов и директив, связанных с COVID-19.Ожидается множество жалоб и судебных исков, поскольку пандемия продолжает развиваться.

В исках сотрудников могут утверждаться, что работодателем были нарушены федеральные законы и / или законы и постановления штата. Эти законы обеспечивают защиту работодателей или сотрудников и должны соблюдаться работодателями. К этим законам относятся:

• Закон штата Нью-Джерси о борьбе с дискриминацией
• Закон о защите добросовестных сотрудников (CEPA)
• Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA)
• Исполнительные указы и правила / директивы Министерства здравоохранения и / или труда
• Дискриминация по возрасту в Закон о занятости
• Закон о справедливых трудовых стандартах
• Закон штата Нью-Джерси о заработной плате и часах

Важность документирования и требования к отчетности

В судебных процессах о нарушении любого из вышеперечисленных законов или постановлений это необходимо что у работодателя есть фактическая документация, которая будет оспаривать претензии сотрудника к организации или ее руководителям.В частности, документы, связанные с производительностью, должны быть зарегистрированы и сохранены, причем доступ обычно ограничивается отделом кадров.

В некоторых ситуациях от работодателя требуется сообщать о проблеме сотрудника определенному агентству или регулирующему органу.

Тогда возникает вопрос, в каком типе файла должна храниться информация о сотруднике?

Кадровое дело: что в нем должно содержаться?

Личное дело сотрудника является важным элементом, который служит многим целям.Это хранилище для первоначального заявления и резюме сотрудника, рекомендательных писем и описания должности. Если параметры задания должны измениться, обновленные описания должны быть добавлены в файл персонала. Документы, относящиеся к продвижению по службе, повышениям, переводам, увольнениям, ставкам заработной платы, другим компенсациям, профессиональному развитию и обучению, положительные отзывы и другие типы фактической информации о сотруднике должны находиться в личном деле.

Кроме того, личное дело должно содержать все дисциплинарные уведомления, уведомления о приостановке и записи о прекращении работы.

Судебный процесс или жалоба в EEOC могут повлечь за собой повестку в суд для личного дела. По этой причине, а также поскольку файл персонала обычно доступен для персонала отдела кадров, сотрудника, а иногда и менеджера или руководителя сотрудника, очень важно знать, какой тип информации не должен содержаться в этом файле.

Использование альтернативных файлов для хранения другой информации

Многие типы информации о сотруднике не должны включаться в файл персонала.Для этих документов рекомендуется создавать отдельные файлы, возможно, классифицированные как заметки для надзора или управления. Информация, которой не должно быть в личном деле, вместо этого может быть сохранена в медицинской карте, картотеке заработной платы, файле I-9, файле расследования или другом конфиденциальном файле. В качестве альтернативы некоторые документы вообще не должны храниться у работодателя.

Как правило, работодатели не должны включать в личное дело сотрудника следующую информацию:

• документы, относящиеся к записи собеседования заявителя
• тесты при приеме на работу
• справочные / биографические проверки
• проверка занятости / заработной платы
• тесты на наркотики
• иммиграционные формы
• ведомость заработной платы и пособий
• медицинские / страховые записи
• компенсация работникам
• алименты / удержание заработной платы
• любые судебные документы и записи расследований

Работодатель, который следует этим руководящим принципам и применимым законам и нормативные акты смогут поддерживать соответствующую информацию и файлы о сотрудниках компании.В случае сомнений проконсультируйтесь с отделом кадров и с юрисконсультом.

Печать PDF Поделиться в социальных сетях

Что должно быть в файле сотрудника?

Как работодатель, вы обязаны хранить записи в личном деле сотрудников. От документов о новом найме до информации о заработной плате — есть множество документов (и некоторая конфиденциальная информация), которые вам нужно надежно хранить и иметь под рукой. Итак, что должно быть в досье сотрудника?

Что должно быть в досье сотрудника?

Хранение документов сотрудников является обязательным условием, если вы хотите оставаться организованным, соответствовать требованиям законодательства и принимать решения (например,г., поднимает). Но по закону вы не можете объединить всех записей ваших сотрудников в один файл, даже если они относятся к одному и тому же сотруднику. Существуют некоторые требования к разделению информации по личному делу. Не говоря уже о том, что вам может потребоваться хранить одни записи дольше, чем другие.

Существует множество различных документов, которые необходимо хранить для каждого сотрудника. И в зависимости от типа файла и от того, является ли он конфиденциальным, вам может потребоваться хранить его отдельно от других файлов. Вот что обычно следует хранить в досье каждого сотрудника:

• Основной файл
  • Информация перед приемом на работу
  • Личная информация
  • Формы для бизнеса
  • Записи об эффективности работы
  • Информация о увольнении / увольнении, если применимо
• Конфиденциальная информация
  • Заработная плата
  • Информация о льготах
  • Медицинская карта
  • Форма I-9
  • Информация о прямом депозите

Кадровое дело главного сотрудника

Вести досье на каждого сотрудника, включая уволенных сотрудников.Основное досье сотрудника должно содержать , а не конфиденциальную информацию или формы, такие как номер социального страхования сотрудника или форма I-9. Вместо этого они помещаются в отдельные файлы (о которых мы поговорим позже).

Главный файл сотрудника должен содержать основную информацию, такую ​​как предварительная информация о приеме на работу и подписанные формы подтверждения. Посмотрите, что нужно включить в основной файл сотрудника ниже.

Информация перед приемом на работу

Когда вы нанимаете сотрудника, лучше всего хранить определенную информацию перед наймом для каждого сотрудника.Таким образом, вы можете вернуться к нему при необходимости. Когда вы проходите собеседование и процесс приема на работу кандидата, вы обычно получаете от него следующую информацию:

• Заявление о приеме на работу
• Резюме
• Примечания к собеседованию
• Ссылки
• Рекомендательные письма

Когда вы нанимаете сотрудника, храните указанную выше информацию в надежном месте в его личном деле. Кроме того, храните другие документы о приеме на работу (например, письмо с предложением) и храните их отдельно от информации перед приемом на работу.И имейте в виду, что некоторые формы приема на работу и информация должны оставаться конфиденциальными (например, форма I-9).

Личная информация

Хотя вы не должны хранить личную информацию, такую ​​как SSN сотрудника, в личном деле сотрудника, вы должны хранить некоторую личную информацию в легкодоступном месте.

Пара фрагментов личной информации, которую вы можете сохранить в файле персонала, включает:

• Контактная информация сотрудника (имя, адрес и номер телефона)
• Контактная информация для экстренных случаев

Формы для бизнеса

В зависимости от вашего бизнеса вы можете потребовать от сотрудников подписать определенные формы подтверждения, когда они начнут работать на вас.Эти подписанные документы следует хранить в личном деле каждого сотрудника для надежного хранения.

Вот несколько форм подтверждения, которые вам, возможно, потребуется собрать и сохранить:

Производительность

Раздел досье вашего сотрудника должен включать информацию об эффективности его работы. Чтобы оценить эффективность работы ваших сотрудников, ведите следующие записи для каждого сотрудника:

Если вы увольняете сотрудника или сотрудник увольняется из вашей компании, обязательно сохраните это в личном деле сотрудника.Если вы и ваш сотрудник расходитесь, сохраните в его записи следующую информацию:

• Выходное собеседование
• Информация об увольнении (например, причина, по которой сотрудник уволился или был уволен)
• Последний день работы
• Заявление сотрудника об увольнении, если применимо
• Прочие документы о выходе

Конфиденциальная информация

Опять же, некоторые файлы сотрудников являются конфиденциальными и должны храниться отдельно от основных файлов. В соответствии с федеральными законами не храните конфиденциальную информацию о сотруднике в основном файле сотрудника.Вместо этого храните записи в отдельном и безопасном месте. Таким образом, они не попадут в чужие руки.

Записи, которые следует хранить конфиденциальными, включают:

• Заработная плата
• Информация о пособиях
• Медицинская документация
• Форма I-9
• Прочие разные конфиденциальные записи

Заработная плата

Записи о заработной плате сотрудников включают все, что связано с оплатой труда сотрудника. Это может включать:

• Ставка заработной платы
• Сверхурочная заработная плата
• Дополнительная заработная плата, такая как премии и комиссионные
• Корешки заработной платы
• Формы удерживаемого налога (например,g., форма W-4 и форма W-4)
• Информация о возмещении расходов
• Поднимите документацию
• Сроки оплаты выплаченной заработной платы
• История расчета заработной платы
• Пополнение заработной платы
• Временные карты
• Количество отработанных часов
• Оставшееся время выкл.

Поскольку ведомости заработной платы переполнены личной информацией, храните их отдельно от других файлов сотрудников.

Информация о льготах

Если вы предлагаете льготы сотрудникам на своем предприятии, вам необходимо хранить записи в конфиденциальном файле.И вам необходимо хранить их отдельно от других файлов (например, ведомостей заработной платы).

Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, сохраните в записи каждого сотрудника следующую информацию:

• Информация о льготах (например, здоровье, зрение, стоматология и т. Д.)
• Формы регистрации для получения льгот
• Бланки отказа от льгот

Медицинские карты

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников были отделены от других записей сотрудников.Храните медицинские записи каждого сотрудника как часть их основного файла, в том числе:

• Формы и запросы Закона о семейном отпуске по болезни (FMLA)
• Справки врача
• Медицинские осмотры
• Отпуска
• Заявления о компенсации рабочим
• Заявления о нетрудоспособности
• Заявки на размещение
• Результаты проверки на наркотики
• Записи о травмах

Форма I-9

Форма I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» — это форма, подтверждающая, что вашим сотрудникам разрешено работать в США по закону.Когда вы нанимаете сотрудника, вы собираете эту форму вместе с другими документами о приеме на работу, такими как Форма W-4.

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует хранить Формы I-9 отдельно от основного файла и конфиденциального файла. Храните формы I-9 всех ваших сотрудников в одном файле, чтобы у вас был легкий доступ ко всем из них в случае проверки.

Разные конфиденциальные записи

Помимо хранения вышеуказанных файлов отдельно от другой документации, вам может потребоваться конфиденциальное хранение других записей сотрудников, например:

• Формы прямого депозита и банковская информация
• Проверка данных
• Записи расследований
• Записи о равных возможностях сотрудников (EEO) (e.г., бланки самоидентификации)

Зачем нужно вести учет сотрудников?

Так что же такого особенного в ведении учета сотрудников? Что ж, в некоторых случаях этого требует закон. А в других случаях может быть хорошо, если информация будет у вас под рукой. Взгляните на несколько причин, по которым поддержание порядка в файлах сотрудников так важно.

1. Помогает в принятии решений

Работодатели должны принимать решения, например, о повышении, повышении и понижении в должности.Наличие записей сотрудников, таких как обзоры производительности, учет рабочего времени и посещаемости, и аналогичная информация, помогает облегчить принятие этих решений.

2. Соблюдение федеральных законов, законов штата и местных законов.

Как владелец бизнеса вы обязаны соблюдать определенные федеральные, государственные и местные нормативные акты. Например, IRS и FLSA требуют, чтобы вы хранили информацию о заработной плате в течение определенного периода времени.

Чтобы соответствовать законам, держите под рукой такую ​​информацию, как удержание налогов, информацию о заработной плате и другие соответствующие формы.

3. Организует ваши записи

Вообще говоря, вы должны вести учет сотрудников, чтобы оставаться организованным. Ваши сотрудники подписывают множество различных форм во время процесса адаптации и открытой регистрации.

Если вы потеряете эти записи, у вас больше не будет доказательств того, что ваши сотрудники признали соглашения. Если будет судебный процесс или аудит IRS, вы можете столкнуться с штрафами, штрафами и судебными сборами без подтверждения признаний сотрудников.

Хранение записей о сотрудниках помогает хранить все эти документы в порядке и порядке на тот случай, если они вам понадобятся позже.

Как организовать личное дело сотрудников

Для организации и хранения кадровых записей сотрудников вы можете хранить бумажные файлы или вести безбумажные записи. Независимо от того, как вы храните свои записи, убедитесь, что они в безопасности (особенно конфиденциальные).

Храните бумажные файлы в надежном месте, например в запертом шкафу для хранения документов, и ограничьте доступ к бумажным копиям. Убедитесь, что у каждого сотрудника есть собственный файл, чтобы не перепутать записи. И, конечно же, отделите основные файлы сотрудников от конфиденциальных файлов.

Если вам не нравится хранить бумажные документы, вы можете выбрать безбумажный путь. Сохраняйте безбумажные файлы сотрудников, сканируя и загружая бумажные документы на устройство, например компьютер. Если вы используете программное обеспечение для управления персоналом, вы можете безопасно хранить файлы своих сотрудников в облаке и автоматически создавать резервные копии своих файлов.

Что бы вы ни делали, убедитесь, что у вас есть способ резервного копирования файлов на случай, если они будут повреждены или потеряны (например, наводнение или сбой вашего компьютера).

Могут ли сотрудники получить доступ к своим файлам?

В какой-то момент вашим сотрудникам может потребоваться доступ к файлам своих сотрудников. В большинстве штатов есть особые законы, касающиеся законных прав сотрудников на доступ к своим файлам и изготовление копий документов.

По большей части сотрудникам разрешен доступ к своим файлам, если они сделают запрос. Обратитесь в департамент труда вашего штата, чтобы узнать о ваших требованиях и конкретных правилах.

Как долго вам нужно хранить файлы сотрудников?

По закону вы обязаны хранить файлы сотрудников в течение определенного времени.Продолжительность может варьироваться в зависимости от типа записи и требований к ведению документации в вашем штате. Вот как долго вам обычно нужно хранить файлы сотрудников:

• Предварительные записи о приеме на работу : Федеральным стандартом является один год после того, как вы наняли кого-то (включая кандидатов, которых вы не нанимаете). Во многих штатах от вас требуется хранить документацию перед приемом на работу не менее трех лет
• Информация о проверке биографических данных : Один год
• Заработная плата (например,, выплаченная заработная плата) : Три года
• Таблицы рабочего времени и графики работы : Два года
• Информация, связанная с производительностью : Один год после увольнения сотрудника из компании
• Медицинская карта : Три года после увольнения сотрудника компания
• Отчет о выплате пособий : три года после увольнения сотрудника из компании
• Форма I-9 : три года после приема на работу или один год после прекращения трудовой деятельности, в зависимости от того, что наступит позже
• Трудоустройство налоговые документы (например,g., формы W-4) : четыре года
• Записи о несчастных случаях и травмах : пять лет
• Записи о прекращении службы / увольнении : один год

Вы можете хранить записи дольше, чем требуется. В конце концов, нельзя быть слишком осторожным. Например, вы должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Но вы можете хранить их еще дольше, если хотите.

Имейте в виду, что некоторые из вышеуказанных временных рамок могут быть длиннее или короче в зависимости от требований вашего штата.Уточняйте у своего штата, как долго хранить файлы сотрудников.

Ищете простой и безопасный способ хранения файлов сотрудников? Программное обеспечение Patriot HR , дополнение к нашей онлайн-ведомости для расчета заработной платы , является идеальным решением. С помощью Patriot’s HR вы можете надежно хранить все записи и документы своих сотрудников в Интернете. И мы упоминали, что он интегрируется с нашим программным обеспечением для расчета заработной платы? Попробуйте оба варианта бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 25 ноября 2015 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Что должно быть в личном деле сотрудника?

Родственная практика и юрисдикция

Четверг, 11 февраля 2021 г.

Текущие и бывшие сотрудники имеют право проверять свое личное дело в разумные сроки.Таким образом, когда нынешний или бывший сотрудник намеревается подать или подал иск против своего работодателя, он, скорее всего, запросит копию своего личного дела. Однако, если работодатель не смог должным образом вести личные дела своего сотрудника, не будет кнопки перемотки для воссоздания этого файла. Это то, что судебные инстанции хотели бы, чтобы работодатели знали о личных делах сотрудников.

Ведение кадровых дел сотрудников

Чтобы соответствовать требованиям закона Калифорнии, разрешающим проверку личных дел сотрудников, работодатель должен хранить личные дела бывших сотрудников в течение как минимум трех лет после увольнения сотрудника из компании.

Что должно быть в личном деле

В соответствии с Трудовым кодексом Калифорнии работодатели обязаны предоставлять работнику копию любого документа, который он подписал, чтобы получить и / или сохранить свою работу.

1. Набор и проверка документов, таких как заявки, резюме и академические справки

2. Должностные инструкции

3. Справочник и благодарность за политику

4. Трудовой договор, если есть

Другие записи, которые обычно хранятся в личном деле, используются для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.Это может включать следующее:

1. Благодарности, предупреждения или дисциплинарные взыскания

2. Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске

3. Уведомления и записи об образовании и обучении

4. Эксплуатационные обзоры

5. Записи посещаемости

6. Формы авторизации заработной платы

7. Уведомления и документация о прекращении действия

Чего не хранить в личном деле

Элемент номер один, который не следует хранить в личном деле сотрудника, — это медицинская информация.Согласно правилам Калифорнии, медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела в целях защиты конфиденциальной информации сотрудника. Медицинская информация может включать записи, полученные в рамках требования о компенсации работникам и / или интерактивного процесса, в ходе которого предоставляются справки врача для отпуска или просьбы о предоставлении жилья.

Что такое сотрудник, не имеющий права проверять

По законам Калифорнии сотрудник не имеет права проверять следующее:

1. Протоколы расследования возможного уголовного преступления

2. Рекомендательные письма

3. Рейтинги, отчеты или следующие записи:

   • Получено от предыдущего работодателя сотрудника

   • Подготовлено опознаваемыми членами экзаменационной комиссии

   • Получено в связи с рекламным экзаменом

Хотя систематизация кадровых дел не может оградить работодателя от судебных исков, хранение соответствующих документов в течение соответствующего периода времени и в порядке, требуемом законодательством Калифорнии, поможет упростить судебный процесс для работодателя и его поверенного.

Джексон Льюис П.С. © 2021 National Law Review, Том XI, номер 42

Что включать в личные дела сотрудников?

Ведение записей жизненного цикла сотрудников, связанных с их трудовым стажем в организации, стало обязательным в связи с оцифровкой всех процессов принятия решений. Более того, для выполнения любых правовых требований, которые могут возникнуть, требуется документальное подтверждение.

Документация по истории занятости, включая резюме, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, продвижения по службе, планы повышения эффективности и т. Д., Должны быть в личном деле.

В настоящее время большинство компаний хранят данные и записи о сотрудниках в HRMS (системе управления персоналом), хотя и для небольших компаний.

Вот некоторые рекомендации по ведению файла личных дел сотрудников:

1) Убедитесь, что вся хранимая информация соответствует действительности. Никакие личные комментарии или примечания не должны попадать в файл. Были случаи, когда были обнаружены комментарии о физическом или эмоциональном состоянии сотрудника, которые в случае возникновения спора могут стать серьезной проблемой.

2) Определите протокол для кадрового учета вашей компании, основанный на законах штата и федеральных законах, законах о занятости, таких как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании от 1996 года (HIPAA), а также на передовых методах работы работодателей.

Сделайте заметки о проверках биографических данных и материалах интервью в отдельном файле. Их не следует путать с данными личного дела.

Персонал, отвечающий за ведение и ввод данных в личное дело, должен быть хорошо обучен тому, что входит в личные дела, а что нужно разделять.

3) Определите, у кого есть доступ к файлам. Обычно сотрудники отдела кадров имеют доступ только к файлу. Руководители или менеджеры могут иметь ограниченный доступ или их можно поощрять к ведению своего файла, включая сведения о навыках и опыте.

Существуют правила, которые регулируют доступ к этим файлам и варьируются от штата к штату. требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Личное дело сотрудников является наиболее важным с точки зрения соблюдения как внутренних, так и законодательных требований.

4) Необходимость ведения личного дела состоит в том, чтобы иметь доступ к документам, подтверждающим квалификацию, опыт, биографию сотрудников и отчеты о проделанной работе, которые руководитель отдела или менеджер регулярно подает. Это основные документы. Также сюда могут входить медицинские и страховые документы.

Контракт, подписанный при присоединении, в котором указаны отпуска, заработная плата, испытательный срок, срок уведомления и обстоятельства, при которых сотруднику может быть предложено уволиться.

Необходимость в регистрации всей этой информации возникает, если работодатель должен обосновать решение, если на организацию подан иск.

Кроме того, сотрудник должен быть осведомлен о хранимых записях и должен подписать контрольный список того, что все было зарегистрировано.

Файл не должен содержать личных наблюдений или комментариев. Это должно быть основано на фактах.

Контрольный список того, что все входит в личное дело сотрудников

История занятости

• Резюме
• Проверка образования
• Проверка занятости
• Описание должности
• Любые соглашения и документация о переезде
• Любой контракт, письменное соглашение , квитанция или подтверждение между сотрудником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
• Запросы о переводе, продвижении по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. д.
• Любая другая документация, связанная с трудоустройством
• Копии любой служебной аттестации, самооценки сотрудников
• Отчеты о дисциплинарных мерах
• Записи об обучении

Записи об увольнении

• Заявление об увольнении сотрудника
• Документация об увольнении
• Финал учет всех аспектов занятости сотрудника, таких как последний отпуск по зарплате.оплата, возврат имущества компании и т. д.

Кадровая политика

Назначение

Чтобы иметь полную, точную и актуальную запись истории занятости сотрудника в Университете штата Мичиган, университет ведет учет персонала, который составляет личное дело каждого сотрудника. В этой политике изложены ожидания университета в отношении создания, использования и ведения личного дела сотрудника.

Определение

Личное дело сотрудника состоит из кадровых записей, которые могут представлять собой смесь бумажных и электронных записей и могут храниться в центральном отделе кадров, в подразделении или в цифровом виде. Основной закон штата Мичиган, регулирующий учет персонала, Закон Булларда-Плавеки о праве на информацию сотрудников, определяет «кадровый учет», включающий любые «записи, которые ведет работодатель в той степени, в которой запись используется или использовалась, или может влиять или использоваться в отношении квалификации этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.«Университет использует это определение при определении кадрового учета. Коллективные договоры университета могут также содержать положения, касающиеся содержания и ведения личного дела. Для получения дополнительной информации о конкретных документах, составляющих личное дело, см. Таблицы в разделе «Содержание» ниже.

Применимость

Требования данной политики распространяются на всех сотрудников университета, включая руководителей высшего звена, преподавателей и академический персонал, вспомогательный персонал, временных и дежурных сотрудников, аспирантов, студентов-сотрудников, оплачиваемых стажеров и оплачиваемых резидентов.Неоплачиваемые лица и волонтеры не являются сотрудниками университета; поэтому университет не ведет кадровые дела для таких лиц.

Содержание

Элементы, включенные в личное дело

Кадровое дело будет включать, помимо прочего, записи в таблице ниже, если они применимы к сотруднику.

Досье персонала
Материалы для приема на работу.
Обезличенные рекомендательные письма.
Письмо-предложение и акцепт.
Трудовой договор.
Формы и подтверждающая документация, связанные с приемом на работу сотрудником или изменениями в статусе занятости и / или должностных обязанностях.
Формы подтверждения или согласия сотрудника, связанные с приемом на работу, ориентацией или трудоустройством.
Текущая заработная плата и история зарплат.
Специальные или дополнительные формы оплаты.
Копии необходимых сертификатов / лицензий / образовательной степени.
Любой требуемый сертификат об обучении в университете или подразделении, если он используется в связи с квалификацией этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.
Конфликт интересов при приеме на работу.
Оценка эффективности, постановка целей и план профессионального развития, а также любой связанный план повышения эффективности и / или промежуточная или испытательная оценка.
Награды или иное официальное признание, полученное Университетом.
Записи консультирования по производительности.
Дисциплинарные меры, включая любой письменный выговор, отстранение от должности или увольнение, а также любую прилагаемую документацию. Удержание может регулироваться коллективным договором для определенных категорий сотрудников.
Соглашения для сотрудников по коллективному договору.
Краткое изложение окончательных отчетов о расследованиях и заключениях по Разделу IX, в которых сотрудник является респондентом, должно быть включено в личное дело. [1]
Любая запись, не указанная выше, которая использовалась или может повлиять или использоваться в отношении квалификации сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер.

Досье, не относящиеся к персоналу / Материалы, подлежащие отдельному хранению

Пункты, перечисленные в таблице ниже, обычно не считаются кадровыми записями и не являются частью кадрового дела и должны храниться отдельно от кадрового дела.

Материалы досье, не относящиеся к персоналу
EEO / Данные о позитивных действиях.
Рекомендательные письма, если не обезличены.
Материалы по кадровому планированию, которые относятся к нескольким сотрудникам, включая повышение заработной платы, планы вознаграждения руководству, продвижение по службе и назначения на работу.
Информация о человеке, не являющемся сотрудником, если раскрытие информации будет представлять собой необоснованное вторжение в частную жизнь другого лица.
Проверка данных
Форма I-9s
Записи, которые ведет исполнительный, административный или профессиональный служащий, находятся в исключительном владении создателя записи, недоступны и недоступны другим лицам.Однако запись о происшествии или факте, касающемся работника, может быть внесена в личный учет, если она внесена не позднее, чем через 6 месяцев после даты происшествия или даты, когда факт стал известен.
Медицинская информация. [2]
Документация об отпуске, связанная с Законом о семейном отпуске и отпуске по болезни, отпуском по инвалидности или компенсационным отпуском или действием. [3]
Разумные запросы на размещение и соответствующая документация в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями. [4]
Выбор страхового плана и / или плана льгот и информация о получателе.

Дополнения или исключения к личному делу

Запрос сотрудника на добавление или удаление информации из кадрового файла должен быть направлен менеджеру отдела кадров MSU, Academic HR или назначенному представителю отдела кадров MSU. По взаимному соглашению между отделом кадров MSU или Academic HR и сотрудником информация, содержащаяся в личном деле, может быть удалена или исправлена.Если соглашение не достигнуто, сотрудник может подать в MSU HR письменное заявление с объяснением позиции сотрудника. Размер выписки не должен превышать 5 листов размером 8½ дюйма на 11 дюймов, и он должен быть помещен в личное дело.

Доступ к личному делу

1. Доступ сотрудника
   Не реже двух раз в год сотрудник может проверять и просматривать личное дело сотрудника.Сотрудник должен подать письменный запрос на просмотр файла в отдел кадров MSU [email protected]. Отдел кадров MSU обработает все запросы кадровых файлов и соберет все записи кадровых файлов, в том числе те, которые находятся вне отдела кадров MSU, для просмотра сотрудником. Как только запрос будет обработан, отдел кадров MSU свяжется с сотрудником, чтобы назначить проверку. Во всех случаях лиц, просматривающих документы, будет сопровождать уполномоченный представитель университета. Проверка проводится в отделе кадров МГУ в обычное рабочее время.Если проверка в обычное рабочее время потребует от сотрудника перерыва в работе, сотруднику должно быть предоставлено другое разумное время или возможность для проверки. После проверки сотрудник может получить копию некоторой или всей документации по персоналу, и в этом случае могут быть списаны только фактические расходы.
2. Доступ сотрудников университета
   Должностные лица университета, исполнительные менеджеры, деканы, главы отделов, супервайзеры, специалисты по кадрам, следователи, представители офиса главного юрисконсульта или другой персонал университета, которому это необходимо для бизнеса, могут проверять персонал отдельного лица файл по запросу и демонстрации бизнес-необходимости.
3. Доступ третьих лиц
   1. Закон о свободе информации штата Мичиган
      Запрос Закона о свободе информации о личном деле должен быть направлен в Управление Закона о свободе информации МГУ для рассмотрения и ответа. Подразделения не уполномочены напрямую отвечать на запросы Закона о свободе информации.
   2. Повестка / повестка
      Повестка или повестка для личного дела должна быть направлена ​​в офис главного юрисконсульта для рассмотрения и ответа.Подразделения не уполномочены принимать услуги по вызову или повестке в суд.
   3. Дисциплинарные меры
      В большинстве случаев письменное уведомление будет направлено сотруднику до разглашения информации о дисциплинарных мерах, содержащихся в личном деле, третьей стороне ^[5] .Письменное уведомление должно быть отправлено обычной почтой на последний известный адрес сотрудника и должно быть отправлено по почте в день или до того дня, когда информация будет разглашена из кадрового учета. Любые дисциплинарные взыскания старше четырех лет не будут переданы третьей стороне, за исключением случаев, когда они предписаны в судебном иске к стороне в этом судебном иске и других ограниченных обстоятельствах, описанных в Законе о праве Булларда Плавецки знать, MCL 423.507.

Ведение и хранение кадрового дела Отдел кадров

MSU отвечает за составление всех кадровых файлов сотрудников, включая сбор документации из подразделений и электронных систем или других областей по мере необходимости.Ожидается, что подразделения будут выполнять все запросы кадровых ресурсов МГУ. Личное дело и входящие в него кадровые записи должны храниться в соответствии с законом, Графиком хранения кадровой документации MSU и применимыми коллективными договорами.

Нарушения

Любой, кто нарушает эту политику, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

История

Выдано: 01.01.20

---

Часто задаваемые вопросы о кадровой политике

Сноски:

[1] Резюме будет описывать характер расследования достаточно подробно, чтобы разумный рецензент мог определить потенциальные модели поведения; сообщит, было ли обнаружено нарушение; и если да, то наложенные санкции.

[2] Обратите внимание, что медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела и рассматриваться как конфиденциальная, раскрываемая только по служебной необходимости в соответствии с 29 CFR 1630.14.

[3] См. Сноску 2.

[4] См. Сноску 3.

[5] Третья сторона, как используется в этой политике, не включает трудовую организацию, которая представляет работника, правительственное учреждение, запрашивающее информацию, или суд, предписывающий производство информации .

Что включать в контрольный список файлов сотрудников

Что такое досье сотрудника?

Работодатели должны использовать досье сотрудников для сбора и хранения всех документов по кадрам, заработной плате, льготам и нормативным требованиям в одном месте. С развитием HR-технологий работодатели должны хранить все важные кадровые документы для каждого сотрудника в своей кадровой системе. Несоблюдение требований к ведению и выпуску документации может привести к нарушению нормативных требований или потенциальным штрафам.

Документы, защищенные законами о конфиденциальности, такие как медицинские / страховые записи и справки / проверки биографических данных, не должны включаться в основное дело сотрудника.

Вот снимок элементов, которые могут быть включены в базовый файл сотрудника:

• Должностная инструкция

• Заявление о приеме на работу и / или резюме

• Предложение о работе

• Форма IRS W-4

• Квитанция или подписанное подтверждение справки работника

• Оценка эффективности

• Формы вознаграждений работникам

• Бланки для экстренной связи

• Жалобы клиентов и / или коллег

• Награды или благодарности за отличную работу

• Записи о посещении или завершении программ обучения

• Предупреждения и / или другие дисциплинарные взыскания

• Заметки о явке или опоздании

• Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем

• Документы об увольнении работника с предприятия

HR-решение Paycor предлагает унифицированный учет сотрудников и многое другое.