Как заполнять журнал по технике безопасности: Как заполнять журналы регистрации инструктажа

Журнал инструктажа по технике безопасности: форма и образец заполнения

Инструктаж по технике безопасности является неотъемлемой составляющей на любом производстве. Перед тем как приступить к работе, работник должен изучить инструкцию по технике безопасности и охране труда и расписаться в специальном журнале. Форма журнала ознакомления с ТБ должна соответствовать ГОСТу 12.0.004.90. После того, как журнал будет полностью заполнен, его следует сдать в архив, где он должен храниться без каких-либо ограничений по срокам.

Любой работодатель, особенно на опасных производственных объектах, обязан иметь журнал инструктажа по технике безопасности. В противном случае, он рискует получить большой штраф, а в ряде случаев, в том числе связанных с нанесением вреда здоровью или смертью работника, и срок заключения.

Содержание статьи

Контроль за ведением журнала

Даже при отсутствии новых записей состояние журнала должно проверяться начальником подразделения каждый день. Это является первой ступенью проверки. Следующей ступенью является проверка журнала начальником отдела ОТ и ТБ, проводимая

не реже одного раза в месяц, где он должен сделать заметку о наличии или отсутствии нарушений. Подобную проверку осуществляет раз в квартал и генеральный директор или главный инженер организации. Это уже последняя ступень контроля.

В случае небольшой организации вторую и третью ступень контроля выполняют специальные контролирующие структуры. Если же они не выполняют свою работу, то директору не о чем беспокоится, так как его задача сводится лишь к первой ступени.

Кто занимается составлением и ведением журнала?

Необходимые бланки, которые должны быть едиными для всех подразделений предприятия, находятся у инженера по ОТ и ТБ либо любого другого сотрудника, которому была поручена эта обязанность соответствующим приказом по организации. Сотрудник организации, который отвечает за обучение на рабочем месте, должен взять журнал у инженера по ОТ и ТБ. Как правило, таким работником является начальник цеха или мастер участка.

Все страницы нумеруются, прошиваются и заверяются печатью и подписью ответственного за его ведение сотрудника или руководителя организации. В основном, большая часть организаций заказывает журналы ежедневного инструктажа по технике безопасности в типографиях.

Разновидности инструктажа по технике безопасности

В зависимости от того, когда проводится, а также какую направленность имеет ознакомление с работой в опасных условиях, его делят на следующие виды:

• вводный, в основном проводится при приеме на работу нового сотрудника или смене вида деятельности у работника;
• целевой;
• внеочередной;
• повторный, самый распространенный вид инструктажа;
• введение правил ТБ на рабочем месте.

При выполнении внеочередного ознакомления в журнале делается соответствующая запись, которая указывает на необходимость его проведения.

После подобного ознакомления, как и в случае первичного и вторичного, инструктируемый сотрудник обязан поставить свою подпись.

При целевом инструктаже, который производится по наряду, работник получает допуск к выполнению необходимых работ. К такому виду ознакомления с работой относятся:

• выполнение различных работ, имеющих разовый характер;
• устранение последствий различного рода аварий;
• выполнение крупных мероприятий, в которых задействована большая часть сотрудников организации;
• в случаях, когда для работы требуется оформление допуск-наряда или специального разрешения.

Оформление журнала инструктажа по ТБ

На обложке журнала находятся следующие сведения:

• название организации;
• название подразделения, в котором непосредственно проводится инструктаж;
• две даты, которые соответствуют началу заполнения журнала и окончанию совершения в нем всех записей.

В данном журнале должны быть отображены следующие сведения:

• дата заполнения, указываемая в формате дд,мм.гг;
• год рождения инструктируемого работника;
• его Ф.И.О.;
• занимаемая в организации должность;
• профессия сотрудника организации, а в случае командированного работника указывается его основное место работы и данные удостоверения;
• наименование и номер инструкции, которая используется в данном случае;
• Ф.И.О. сотрудника, проводящего инструктаж;
• личные подписи инструктируемого и инструктирующего;
• стаж работы на новом месте;
• в случае проведения внеочередного инструктажа указывается его причина;
• число смен;
• Ф.И.О. лица, выдавшего допуск к выполнению определенных работ на данном предприятии;
• занимаемая должность работника, допускаемого к введению ;
• дата выдачи разрешения;
• личные подписи получившего разрешение и лица, выдавшего его.

Журнал ведется на листах формата А4, где заполняемые данные расположены в строчку. В случае необходимости одна запись может занимать несколько строк. В пустых местах, оставшихся после заполнения, необходимо сделать прочерки. Любая комиссия, проверяющая ведение журнала, может сделать замечание при их отсутствии.

Обязанности работника и работодателя

Как у руководителя организации, так и у ее работников, есть некоторые должностные обязанности, касающиеся безопасного ведения работ, в том числе и указания по ним. Работник обязан:

• выполнять все требования при ведении опасных работ, установленные рядом нормативных актов и прочих документов;
• своевременно проходить обучение по безопасному выполнению требуемых видов работ, которое должно быть отражено необходимой записью в журнале;
• кроме того, он должен проходить обучение на своем трудовом месте;
• подтверждать свои знания в области ОТ и ТБ в установленном порядке.

В то же время, руководитель предприятия также должен выполнять ряд требований, таких как:

• выполнять все необходимые мероприятия для проведения инструктажа по ТБ;
• принять все меры для выполнения стажировки на рабочем месте;
• давать всю необходимую информацию, касающуюся безопасности при выполнении всех видов работ на данном предприятии;
• не допускать выполнения опасных видов работ людьми, которые не были ознакомлены и не расписались в журнале с техникой безопасности;
• своевременно проверять своих сотрудников на знание норм и правил при выполнении опасных видов работ;
• сообщить заблаговременно своим сотрудникам о возможном риске для их здоровья при выполнении определенных работ, а также обеспечить их всеми необходимыми средствами защиты.

В последнее время условиям безопасного ведения работ на производстве уделяется большое внимание. Это связано с повышением числа несчастных случаев. При неправильном ведении журнала по ТБ, а тем более его отсутствии, любая проверка соответствующими инспекциями, в том числе и инспекцией по охране труда, может иметь неприятные последствия. Поэтому необходимо вовремя проводить все виды обучения и делать соответствующие отметки в журнале.

Журнал по технике безопасности на рабочем месте: образец, правила заполнения

Журнал по технике безопасности является неотъемлемым атрибутом практически любого предприятия. Он в обязательном порядке должен заполняться в соответствии с проводимыми мероприятиями должностным лицом. В этой статье мы разъясним, что представляет собой этот документ, а также как правильно он оформляется и ведется.

Основные сведения

Журнал инструктажа по технике безопасности – это название целой группы ведомственных документов, которые могут вестись по самым различным причинам. Например, при проведении строительства, работе с детьми, а также при наличии других условий повышенной ответственности либо опасности. Журнал предназначен для подтверждения того, что сотрудники предприятия были ознакомлены с основными требованиями по безопасности и готовы приступить к работе.

Перед тем как делать отметку в документе, обязательно должен проводиться инструктаж, на котором всем инструктируемым озвучиваются правила и требования.

Кроме того, этот документ позволяет упростить контроль проведения инструктажей, их виды, проводимые на предприятии, количество ознакомленных и т. д.

На каждом предприятии должен иметься специалист, отвечающий за проведение инструктажей и ведение журнала. В маленьких компаниях с ограниченным штатом сотрудников эту работу могут принимать на себя сторонние сотрудники с соответствующих учреждений.

Основные требования к заполнению

Любой журнал должен вестись в соответствии с ГОСТом 12.0.004-90. То есть, для данного документа обязательно должна использоваться канцелярская книга формата А4. Более подробно о требованиях к журналу можно почитать в ГОСТах, которые находятся в свободном доступе. К основным из них можно отнести:

• Все листы журнала обязательно должны прошиваться, нумероваться и заверяться росписью руководителя, а также печатью самого предприятия. В противном случае документ считается недействительным и может стать причиной возникновения проблем при проверке контролирующих органов.
• На лицевой стороне документа обязательно должно прописываться полное название предприятия, наименование подразделения, которое проходит инструктаж (например, производственный цех, химическая лаборатория и т. д.), а также дата начала ведения и завершения.
• Отметкам в журнале инструктажа обязательно должны предшествовать соответствующие мероприятия, а именно – проведение самого инструктажа ответственным лицом. Только после ознакомления со всеми правилами и нормами безопасности, которые установлены на предприятии, в журнал вносятся соответствующие отметки.
• Для более удобного ведения специалисты рекомендуют на каждый вид инструктажа заводить отдельный журнал. Таким образом, информация будет храниться в более доступном и понятном виде.
• Все пункты, которые не заполняются в журнале по причине ненадобности, должны заполняться прочерками. Нельзя оставлять их пустыми. Пустые графы в документе могут вызвать подозрения у контролирующих органов.
• Если журнал ведется в течение не одного года, то каждый из них должен быть отделен от другого. Для этого используют специальное обозначение – на всю графу указывается текущий год, а остальные пустоты заполняются горизонтальной линией: ———— 2017————
• В каждом новом году нумерация порядковых номеров инструктируемых должна начинаться с 1-цы.
• Если журнал заканчивается до окончания календарного года, обязательно должна указываться ссылка на предыдущую канцелярскую книгу. Запись должна составляться в следующем виде: «Запись №** от День/Месяц/Год».
• Если вся необходимая информация не умещается в одну строку, то можно вписывать ее в несколько, а строки в других графах заполнять прочерками.

Каких-либо конкретных требований касательно внешнего вида журнала инструктажа по технике безопасности не существует. Главное, чтобы соблюдался форматный размер – А4. Скачать типичную форму журнала можно тут.

Рекомендуется выбирать изделия с прочным переплетом, ведь после заполнения журнала, он передается в архив, где хранится бессрочно. Поэтому его обложка должна хорошо защищать внутренние страницы и не разваливаться со временем.

Инструкция заполнения журнала

Как правило, рабочая страница журнала состоит из 12 пунктов, размещенных в один ряд на развороте. Заполняются они в следующем порядке:

• Пункт 1. В нем указывается порядковый номер того, кто проходил инструктаж.
• Пункт 2. Указывается дата в формате День/Месяц/Год. При заполнении важно помнить, что за один год журнал может смениться, поэтому дату необходимо указывать полностью.
• Пункт 3. Инструктирующийся записывает свою фамилию, имя и отчество полностью, к примеру, Иванов Иван Иванович, Игорев Игорь Игоревич.
• Пункт 4. Заполнитель указывает дату своего рождения. При этом допускается указание только года или полной даты (День/Месяц/Год).
• Пункт 5. Заполнитель указывает свою должность. Если инструктаж проходил командированный сотрудник, то он обязан указать данные с основного места работы либо тип документа, по которому он был допущен на предприятие и к работе.
• Пункт 6. В нем указывается тип инструктажа (вводный, повторный, внеплановый, плановый, первичный, целевой). При этом обязательно необходимо уточнить, по каким нормативным документам осуществлялось мероприятие. Например, вводный инструктаж № **.
• Пункт 7. Если проводится внеплановый инструктаж, то обязательно должна указываться причина, на основании которой он осуществляется. Например, по указанию руководителя, по приказу гендиректора и т. д.
• Пункт 8. Прописывается ФИО инструктирующего и допускающего. Если в их качестве представлены разные должностные лица, то стоит указывать их по-отдельности. Например: провел – Иванов И.И.; допустил – Игорев И.И.
• Пункт 9. Он предназначен для подписей. Обычно он разбивается на 2 отдельные графы: 9.1 – подпись лица, проводившего инструктаж, 9.2 – подпись лица, проходившего инструктаж.
• Пункты 10 и 11. Заполняются, если инструктируемый проходил стажировку. Соответственно, указывается дата ее проведения, а также ставится подпись лица, которое ее проходило.
• Пункт 12. В нем ставится роспись лица, которое допускает стажера к работе на предприятии.

Предлагаем вам ознакомиться с образцом документа, который можно использовать для заполнения своего журнала:

Стоит отметить, что вышеописанная схема журнала инструктажа по технике безопасности не является единственной верной и может варьироваться в зависимости от особенностей функционирования предприятия. Так, некоторые пункты могут отсутствовать, а иногда – добавляются и другие. Более подробно узнать об этом можно из следующего ролика:

Как часто заполнять?

Достаточно сложно определить какую-либо конкретную периодичность заполнения журнала по технике безопасности. Это обусловлено тем, что на каждом предприятии предусмотрены свои мероприятия с определенной периодичностью. Кроме того, существуют различные виды инструктажей, которые могут проводиться вне какой-либо режимной схемы.

Например, первичный инструктаж обязательно должен проводиться при поступлении нового сотрудника на рабочее место. Внеплановые мероприятия могут проводиться по указанию самого руководителя либо контролирующих органов. Сам журнал должен заполняться по факту окончания инструктажа. То есть, после того как мероприятие завершается должностным лицом, отвечающим за безопасность, все инструктируемые должны подтвердить его прохождение соответствующими отметками в документе.

Безопасность – одно из важнейших требований на любом предприятии, именно поэтому к журналу по технике безопасности всегда относятся с особой ответственностью. Этот документ должен оформляться в соответствии с определенными требованиями, что контролируется специальными органами. Поэтому не стоит пренебрегать его ведением, ведь это может негативно сказаться на деятельности вашего предприятия.

ОБРАЗЕЦ ведения журнала на рабочем месте

Образец заполнения журнала инструктажа на рабочем месте

1. Журнал инструктажа на рабочем месте должен быть пронумерован, прошнурован, подписан лицом, ответственным за его ведение и скреплен печатью.
2. На первой странице Журнала указывается наименование структурного подразделения, дата начала и окончания ведения Журнала.
3. Первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи проводит непосредственный руководитель (производитель) работ, прошедший в установленном порядке обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда.

4. Следует обратить внимание на следующее: Фамилия Имя Отчество сотрудников (обучающихся) указываются полностью.

• Для каждого сотрудника заполняется строка с № инструкции, видом инструктажа, фамилией инструктирующего. Заполнение по вертикали запрещено.
• Графа 6 заполняется только при проведении внепланового инструктажа. В остальных случаях графа 6 остаётся пустой.

Графы 10,11,12 заполняются при первичном инструктаже на рабочем месте и только в случае, когда требуется стажировка.

В остальных случаях графы 10,11,12 остаются пустыми.

*Важно! При заполнении журналов страницы и строки не пропускаются!

5. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (заполняется 1 раз в 6 месяцев); Для работ с повышенной опасностью 1 раз в квартал.
6. Журнал инструктажа для студентов (заполняется при проведении циклов лабораторных работ, практических, при прохождении практики (учебной, производственной), для целевого инструктажа (при выполнении обучающимися разовых работ, не связанных с прямыми обязанностями (организация массовых мероприятий (субботники, экскурсии, походы, спортивные соревнования и др)).

Как заполнять журнал по охране труда?

При оказании услуг охраны труда в строительстве  или промышленности многие наши клиенты интересуются как правильно и безошибочно заполнять журнал регистрации инструктажей по охране труда.

Хотя меры безопасности и гигиены труда могут минимизировать риск травм и заболеваний, связанных с работой, несчастные случаи по-прежнему неизбежно произойдут на любом рабочем месте.

В таких случаях важно, чтобы работодатель был заранее защищен от претензий регулирующих органов. Такой страховкой и служит правильно заполненный журнал по охране труда.

Общие правила заполнения журнала по ОТ

1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения журналов регистрации вводного инструктажа по охране труда и регистрации инструктажа по охране труда.
2. Формы вышеуказанных журналов предусмотрены приложениями 8 и 4 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь № 175.
3. В организации осуществляется ведение одного общего для всей организации журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда либо нескольких (при большом количестве структурных подразделений) журналов регистрации инструктажа по охране труда, в которых регистрируются первичные, повторные, а также внеплановые и целевые инструктажи с работниками структурных подразделений.
4. Ответственными за оформление, внесение записей и сохранность журналов являются по должности лица, проводящие соответствующие инструктажи:
   • инженер по охране труда – журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда;
   • руководители структурных подразделений (перечисляются) – журналов регистрации инструктажа по охране труда.
5. При отсутствии указанных лиц ведение журналов возлагается на лиц, заменяющих их по приказу, с передачей журналов по акту.
6. Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации. Количество страниц в журнале указывается цифрами и прописью.
7. Записи в журналы следует вносить аккуратно, трудностираемыми средствами (чернилами, пишущими пастами и проч.) любых оттенков фиолетового, синего или черного цветов. Использовать для этого средства иных цветов, карандаши, корректирующие жидкости и гели, заклеивать чем-либо внесенные записи и осуществлять иные действия, затрудняющие или делающие невозможным прочтение первоначально внесенных записей, запрещается.
8. Записи в журналах должны следовать одна за другой. Наличие полностью (по всем графам) незаполненных строк между ними не допускается.
9. В ячейки граф одной записи, остающиеся свободными (незаполненными), проставляется прочерк.
10. Исправление внесенных записей или их элементов не допускается. Если в процессе внесения записи допущены ошибки, описки или неверные сведения, вся запись должна быть зачеркнута одной чертой, указано пояснение «Запись ошибочна» с подписью и расшифровкой подписи ее вносившего, и далее, со следующей строки, вносится правильный вариант записи.
11. При заполнении обложки журналов наименование организации указывается полностью либо сокращенно в установленном виде, в соответствии с учредительными и регистрационными документами.
12. Наименование структурного подразделения на обложке журнала регистрации инструктажа по охране труда указывается в соответствии с его наименованием в утвержденной установленным образом структуре организации. При этом допускается использовать сокращенное наименование, если такое сокращение предусмотрено утвержденной структурой.
13. При заполнении на обложке журналов графы «Начат» указывается дата заверения шнуровки журнала подписью руководителя организации, графы «Окончен» – дата внесения последней записи. Под последней записью журнала подводится черта и указывается: «Журнал окончен. Дата. Подпись (ответственного)».
14. Текущее хранение журналов обеспечивается ответственными лицами в местах и порядке, исключающих легкий доступ и их использование иными лицами.
15. Законченный ведением журнал сдается для постоянного хранения согласно установленному в организации порядку документооборота.

Существует множество нюансов в оформлении документации (заказать ее разработку можно здесь), из-за которых ситуация по охране труда на предприятии становится неблагоприятной. Именно поэтому и следует заказывать сопровождение (аутсорсинг) и профессиональную разработку СУОТ у ведущих специалистов в сфере охраны труда.

При сопровождении предприятия ООО «Лабораторные измерения и охрана труда» у вас не станет возникать вопросов о том, как заполнять журнал по охране труда — все сделают наши специалисты!

Вам будут интересны другие документы по охране труда

Как вести журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда?

• Главная
• Как вести журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда?

Журналы по охране труда представляют собой записную книгу, которая содержит информацию и сведенья о безопасности условий труда организации, учреждения и предприятия. Журналы по охране труда являются неким документальным свидетельством того, что руководитель предприятия, организации создает все требуемые российским законодательством условия труда на производстве. Видов журналов по охране труда сегодня существует очень много. Это связанно с тем, что и инструкций существует не меньше. В каждой отрасли экономики существуют свои обязательные инструктажи. Но, каким бы производством не занималось предприятие, существуют инструктажи, которые должны быть проведены в обязательном случае. К таким относят инструктаж, который проводится для принимаемых на работу сотрудников. Для того чтобы зафиксировать тот факт, что с новым сотрудником вводный инструктаж был проведен, используют журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда. Это те журналы по охране труда, которые имеются на любом предприятии.

Инженер по охране труда и технике безопасности на предприятии, или другое физическое лицо, в обязанностях которого находится проведения вводного инструктажа, как правило, проводит такой инструктаж. С теми, кто учится в учебных заведениях, зачастую вводный инструктаж проводит преподаватель либо мастер по производственному обучению.

После того, как был проведен вводный инструктаж, инструктор заполняет все графы в журнале по регистрации вводного инструктажа, после этого инструктор и все инструктируемые должны поставить подписи в соответственных графах, а новые работники в документах, подтверждающие прием на работу. Такой журнал по охране труда всегда находится у того должностного лица, на которого возложена обязанность по проведению вводного инструктажа.

Вводный инструктаж проводиться согласно разработанной программе. Последняя разрабатывается отделом по охране труда, бюро или инженером по охране труда предприятия, утверждает её руководитель предприятия или главный инженер, но обязательно согласовываясь с профсоюзом предприятия или профсоюзным комитетом.

Журнал регистрации обязательно нужно пронумеровать, прошнуровать, и скрепить печатью предприятия, учреждения, организации и росписью лица, которое отвечает за его ведение. На первой странице журнала должно быть указано название структурного отдела и самого предприятия, учреждения, организации, а также запись о дате начала и окончания ведения журнала регистрации вводного инструктажа. Концы шнуров должны быть также скреплены печатью организации, учреждения, предприятия.

В журнале должны находится следующие данные: дата о проведении вводного инструктажа, данные о инструктируемом (ФИО, дата рождения, профессия, должность, название отдела, куда направляется лицо) и данные об инструкторе (ФИО, должность), росписи инструктора и инструктируемого. Продолжительность программы никак не ограниченна и зависит от количества информации. Зачастую во вводном инструктаже дают такую информацию: общие сведенья о предприятии и особенности производства на нем; о трудовом договоре, о расписании рабочего времени и времени для отдыха и т.д.

Журнал по регистрации должен иметь формат А4. Его обычно печатают все типографии, поэтому проблем с покупкой этого вида журнала по охране труда не должна составлять проблемы. Его можно купить в каждом канцелярском магазине.

Что делать, если потеряны журналы вводного инструктажа

Что делать, если потеряны журналы вводного инструктажа 
#вопросы_ответы@ohranatruda53 #инструктаж@ohranatruda53

При переезде компании в новый офис потеряли журналы вводного инструктажа по охране труда. Как их теперь восстанавливать? 
Уполномоченный по охране труда в интернет-компании, г. Екатеринбург 

Утраченные журналы инструктажей восстановить практически невозможно. Придется заводить новые. При этом важно соблюсти ряд требований, чтобы не возникло претензий в случае проверок. 

Обоснование 
Предлагаем краткий алгоритм действий. 

Шаг 1. Составьте акт об утрате журналов. 

Укажите в акте, что специалисту по охране труда нужно завести новый журнал вводного инструктажа и провести внеплановые инструктажи в связи с выявлением факта утери журналов. Пример заполнения журнала приведен в приложении. 

Шаг 2. Издайте приказ о восстановлении журналов вводного инструктажа. Укажите в нем, что датой проведения инструктажа будет считаться дата устройства на работу согласно кадровым документам. 

Шаг 3. Заведите новый журнал. 

Проинструктируйте всех работников заново, чтобы впоследствии никто не мог заявить о фальсификации факта проведения инструктажа. 

В новом журнале перечислите всех работников. Далее делаете завершающую запись, например: «Внеплановый вводный инструктаж завершен». А со следующего дня начинаете вести журнал как положено, регистрируя проведение вводного инструктажа. 

Остальные журналы инструктажей по охране труда не восстанавливают, а заводят заново. В графе журнала «Вид инструктажа» поставьте «внеплановый инструктаж» и укажите дату его проведения. 

+ 
Обратите внимание 

Как избежать претензий инспектора, если утрачены документы по охране труда? 
Избежать штрафа за отсутствие обязательных документов по охране труда можно, если представить инспектору оправдательные документы. Для каждого случая потребуется свой комплект. 

Пожар: 
– справка от МЧС о пожаре с указанием места и площади возгорания; 
– копия протокола осмотра места пожара от МЧС. 

Затопление. 
– справка и акт осмотра места залива от организации, которая обслуживает здание; 
– объяснительные от работников. 

Потеря при переезде: 
– приказ о проведении расследования по утрате документов; 
– объяснительные водителя, грузчиков, других сотрудников, которые перевозили документы; 
– акт об утрате документов; 
– приказ и акт о восстановлении документов. 

Если документы не велись: 
– приказ о расследовании причин, по которым не велись документы; 
– акт комиссии о расследовании.

Источник: Электронный журнал «Охрана труда в вопросах и ответах»

Электронный журнал по охране труда

Многие организации имеют разветвленную филиальную структуру, со множеством удаленных сотрудников. В соответствии с законодательством все они должны проходить инструктажи по охране труда. Сведения обо всех инструктажах должны заноситься в журналы учета. Соответствующие требования есть как в постановлениях Минтруда России, так и в законодательстве.

Возникает вопрос соблюдения этих требований для удаленных сотрудников организации, ведь не всегда представляется возможным приехать с бумажным журналом к сотруднику, расстояния у нас в стране большие. Проблемы налицо: ведение классических бумажных журналов представляет собой довольно утомительный и скучный процесс, усложненные процедуры проверки наличия и правильности заполнения журналов в филиале. Настоящая головная боль для ответственных лиц.

В случае ошибок приходится вносить изменения, переписывать записи, часто нужно записывать в журнал одни и те же данные (например, фамилию, дату). Подпись в журнале легко подделать, при необходимости вообще можно переписать журнал «с нуля» за ночь. В результате бумажные журналы мало того, что не обеспечивают надежный учет, так еще и загружают сотрудников рутинной работой, требуют место для хранения, создают сложности в случае необходимости получения подписи сотрудника, находящегося в другом месте.

Посещение офиса удаленным сотрудником часто бывает проблематично, а иногда и вовсе невозможно. Выход из этой ситуации есть, если организовать ведение журналов в электронном виде. В этом поможет закон «Об электронной подписи», описывающий условия равнозначности собственноручной и электронной подписей. Никаких запретов на ведение журналов в электронном виде нет (кроме консерватизма людей, конечно)! Преимуществ у ведения журналов в электронном виде столько, что, безусловно, стоит перейти на электронный учет и навсегда подальше забросить тяжелые пыльные бумажные журналы.

Но самое главное, в случае с электронными журналами и современными технологиями видеоконференцсвязи  может быть легко реализована технология дистанционного инструктажа!

 

Примерная схема работы

 

Для организации инструктажа и учета в электронном виде необходимо:

1) Выбрать способ формирования электронной подписи (это может быть и простая подпись на базе паролей, и графическая подпись, создаваемая с помощью специальных планшетов, и квалифицированная электронная подпись, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре).

2) Выбрать компьютер для установки серверной части системы ведения журналов в электронном виде «КИТ-Журнал».

3) Назначить лицо, ответственное за ведение журналов в электронном виде, и контроль времени на сервере.

4) Установить требуемое количество клиентов системы, назначить ответственных за конкретные журналы, распределить роли пользователей (чтение/запись).

5) Забыть о бумажных журналах!

Ведение журналов в электронном виде не только сэкономит бумагу и время, но и позволит максимально упростить и автоматизировать эту не совсем приятную, но необходимую процедуру. Также Вы всегда сможете просмотреть со своего компьютера все журналы в филиалах на полноту и правильность заполнения.

Остались вопросы? Пишите на [email protected] (в теме письма укажите «КИТ-Журнал»), и мы с радостью Вам ответим!

Как заполнять ежедневный журнал вождения

Несмотря на то, что требование ELD в отношении устройств электронного ведения журнала (ELD) в 2019 году коснулось почти всех операторов коммерческих транспортных средств в Соединенных Штатах, по-прежнему существует множество обстоятельств, по которым важно знать, как заполнять ежедневные журналы водителей на бумаге.

Согласно мандату, водители обязаны хранить в своих грузовиках бумажные журналы для использования в случае неисправности их ELD и не могут быть отремонтированы до тех пор, пока водитель не вернется на место обслуживания.Необходимо знать, как заполнять эти журналы.

В то время как водители грузовиков, начинающие свою карьеру после выхода на пенсию, могут никогда их не использовать, знание того, как заполнять журнал вождения, важно для понимания того, какие функции выполняет ELD и как выполнять эти операции вручную. Поскольку водители должны подтверждать точность журналов, создаваемых ELD, важно иметь полное представление о том, как работают электронные журналы.

В этой короткой статье освещаются ключевые моменты служебного учета ежедневных журналов водителей с использованием журнала.

Ежедневные журналы вождения: начало рабочего дня водителя

Правильное заполнение ежедневных журналов вашего водителя должно быть первым делом, о котором вы думаете, когда начинается ваша смена, поскольку правила FMCSA требуют, чтобы журналы поддерживались актуальными до последнего изменения статуса дежурства. Это означает, что каждый раз, когда вы переходите из нерабочего режима в служебный, вы должны заполнять журнал своего водителя. Каждую смену начинайте с записи в бортовой журнал следующей информации:

• Дата и время начала дня.В вашем журнале должен быть указан час начала дня. Обратите внимание, что время начала дня и время начала смены могут не совпадать.
• Имя водителя и, если водитель является членом водительской команды, имена всех штурманов, которые будут разделять обязанности.
• Должен быть указан цикл, которому следует водитель. Как правило, водители могут легально работать в течение 60 часов в течение 7 дней или 70 часов в течение 8 дней, но из этого правила есть исключения.
• Номерной знак или номер единицы коммерческого транспорта, который движется в течение дня.Обратите внимание, что информация о лицензии для всех транспортных средств, используемых в этот день, должна быть записана, даже если в течение дня в транспортном средстве происходят изменения.
• Показания одометра каждого коммерческого автомобиля, управляемого водителем.
• Имена и адреса домашнего терминала, на который отчитывается водитель, и основного места работы, в котором водитель работает.

Если от водителя не требовалось вести бумажные журналы до текущего дня, потому что было применено исключение HOS, водитель должен использовать раздел примечаний для записи рабочего и нерабочего времени за каждый день за предыдущие 14 дней. .Все водители должны быть знакомы с процессом заполнения бортового журнала.

Запись поиска предметов в дороге

Чтобы соответствовать требованиям проверки грузовиков DOT, водители должны заполнять свои журналы при изменении своего служебного статуса. Чтобы получить все подробности о соответствии требованиям HOS, ознакомьтесь с нашим недавним ресурсом — The Ultimate Guide to Hours of Service Rules.

Изменения дежурного статуса и количество часов, проведенных в каждом статусе, отмечаются в сетке бортового журнала одной сплошной линией.Изменения служебного статуса показаны вертикальными линиями, в то время как время, проведенное с определенным служебным статусом, представлено горизонтальными линиями и должно отслеживаться с точностью до 15 минут.

Показания начального и конечного одометра должны регистрироваться в журналах вождения, когда транспортное средство используется в личных целях, а раздел «примечания» может использоваться, чтобы указать, было ли превышено значение HOS по уважительной причине (например, аварийная ситуация вождения или опасная ситуация. погодные условия).

Завершение записей HOS в журнале вождения

В конце дня водители должны следовать правильной процедуре, чтобы завершить свой бортовой журнал и подготовить его для подачи:

1. Укажите общее количество часов, затраченных на каждый статус дежурства в течение 24-часового периода.
2. Запишите показания одометра в конце дня и просуммируйте пройденное расстояние, исключая любое расстояние, пройденное для личного использования транспортного средства.
3. Подпишите журнал, чтобы проверить точность и правильность представленной в нем информации.

Самые распространенные ошибки в журнале учета

Чтобы избежать ошибок при заполнении бортового журнала, обязательно обратите внимание на следующее:

Неправильно заполнено поле адреса в журнале вождения

Названия городов должны быть написаны целиком, а названия штатов могут быть сокращены обычным способом.Адреса должны быть точно записаны и правильны.

Отсутствуют товаросопроводительные документы из журнала вождения

Водители должны указать коносамент или номер манифеста груза ИЛИ отправителя и товар, но обе строки заполнять не обязательно.

Запись начального и конечного города в протоколе движения

В разделе примечаний вашего журнала должно быть указано, куда вы явились по долгу службы и где вы были освобождены с работы в этот день.
В то время как мандат ELD (в основном) сделал бумажные журналы делом прошлого, важно помнить, как заполнять ежедневные журналы вождения.Они еще не устарели. Понимание требований к бумажным журналам поможет вам убедиться в правильности журналов ELD.

Если вам нужно устройство слежения GPS для вашего автопарка, у нас есть решения GPS, которые помогут вам контролировать, отслеживать и оптимизировать ваши активы. Поговорите с советником по автопарку, чтобы лучше понять, как GPS Trackit может вам помочь.

Что такое журнал безопасности?

Журнал безопасности охватывает все темы безопасности, включая записи о техническом обслуживании и отчеты о тяжелых травмах.Журнал безопасности обычно обновляется время от времени, хотя регулярное обновление рекомендуется. Через определенное время для журнала безопасности дополнительно проводится регулярная проверка и балансировка.

Этот журнал также служит руководством для новых и существующих сотрудников в организации. Любой человек или группа могут обратиться к журналу безопасности, чтобы найти возможное решение проблемы. Например, если человек или группа столкнулись с проблемой при выполнении процедуры в прошлом, и характер этой проблемы сохраняется в журнале безопасности, новый работник или группа могут заранее получить представление о проблеме этого типа.Такая практика исключает возможность повторения одной и той же ошибки.

Управление по охране труда и здоровья (OSHA) имеет особые руководящие принципы, которым организации должны следовать в этом отношении, чтобы они могли оценить требования безопасности на рабочем месте. Согласно требованиям OSHA к ведению документации, организации или работодатели, в которых работает более 10 человек, должны регистрировать все данные, касающиеся серьезного заболевания, вызванного на рабочем месте, или серьезной травмы, полученной при выполнении рабочего задания.Более того, эти стандарты ведения документации требуют от работодателей наличия средств первой помощи при любых незначительных травмах. Однако нет необходимости вести учет этих легких травм.

OSHA требует, чтобы работодатели вели записи журнала безопасности в течение пяти лет, и эти журналы должны обновляться не реже одного раза в год. Эти обновления должны выполняться в любое время с февраля по апрель каждого года. В случае серьезных травм работодатель обязан сообщить о них в течение 24 часов. К серьезным травмам относятся те, которые касаются части тела сотрудника, серьезно пострадавшей в результате инцидента, или сотрудника, который должен быть госпитализирован из-за травмы.Срок для сообщения о смертельном исходе составляет восемь часов.

OSHA 300 Reporting — Требования к журналу, куда подавать и исключения

Хотите узнать об отчетности OSHA 300? Нужен , что, когда, где, зачем , а как ? Это то, что мы обсуждаем сегодня в блоге. Продолжайте читать, чтобы узнать полезные подробности!

Что такое журнал OSHA 300?

Журнал OSHA 300 — это форма, содержащая все регистрируемые травмы и болезни, которые происходят на рабочем месте.Подробная информация о том, «где и когда» записывается вместе с характером самих случаев. Также перечислены все имена и должности пострадавших сотрудников.

Наконец, регистрируется количество дней, пропущенных из-за травмы или болезни. И если работники выполняют легкую работу или полностью ограничены в выполнении своих обязанностей, это тоже записывается.

Требования к отчетности OSHA 300

Давайте еще глубже погрузимся в эти формы OSHA для регистрации производственных травм и заболеваний. Читая дальше, знайте, что мы здесь, чтобы помочь вам.Используйте стороннюю компанию по безопасности, такую ​​как Safety By Design, чтобы удовлетворить ваши потребности в журнале / форме и многое другое!

Обзор журналов OSHA 300 и 300A

Узнайте больше о журнале OSHA 300 и форме 300A прямо здесь!

Какие особенности отчетности OSHA 300 должны регистрироваться в журнале производственных травм и заболеваний?

Работодатели должны включать все новые случаи профессиональных смертей, болезней и травм. Они должны сделать это, если дело касается любого из следующего:

• Смерть
• Дней вдали от рабочего места
• Работа с ограничениями или легкая работа
• Перевод на другую работу
• Лечение (помимо оказания первой помощи)
• Потеря сознания
• Серьезные травмы / заболевания, диагностированные врачом или другим лицензированным медицинским работником

После того, как работодатель получит уведомление, оно должно быть занесено в журнал в течение 7 календарных дней.

Что такое форма OSHA 300A?

Для пояснения, фактическим журналом является форма 300 OSHA. Итак, что такое форма OSHA 300A? Форма 300-A OSHA представляет собой сводку производственных травм и заболеваний. Ежегодно вывешивается на рабочем месте. Когда календарный год подходит к концу, необходимо заполнить форму 300-A. Руководитель компании несет ответственность за заверение этой полной и правильной формы.

Воспользуйтесь услугами консультантов по промышленной безопасности Safety by Design, если вы заинтересованы в надежном и совместимом плане безопасности для вас и ваших сотрудников.

Кто должен вести журнал OSHA 300?

Закон OSHA требует ведения журнала для большинства работодателей с более чем 10 штатными сотрудниками. Они должны вести этот ежегодный журнал производственных травм и заболеваний.

OSHA 300 Исключения

А как насчет исключений из журнала OSHA 300? Кто освобожден? Есть два типа работодателей, которые частично освобождены от этой рутины ведения документации.

1. Работодатели с десятью или менее сотрудниками в течение предыдущего календарного года освобождаются от уплаты налога.
2. Существует список отраслей, официально освобожденных от OSHA. Предприятия в очень конкретных отраслях с низкой степенью опасности также освобождаются от этих журналов учета.

Используйте тренинг по промышленной безопасности Safety By Design в Хьюстоне. Нашей задачей является обеспечение вашей организованности. И мы поможем вам разобраться в тонкостях стандартов OSHA и ведения документации.

Куда подать OSHA 300?

Найдите страницу приложения OSHA для отслеживания травм (ITA).Там вы можете предоставить информацию о своей форме 300A OSHA. Работодатели должны предоставить эту информацию из заполненной формы 300 до 2 марта. (Это означает 2 марта года после календарного года, указанного в форме.)

Срок публикации журнала OSHA 300

Когда нужно сдавать журнал OSHA 300?

Проводка журнала OSHA 300 является частью федеральных требований. Речь идет о безопасности на рабочем месте, и журнал должен быть вывешен на видном для всех рабочих месте.Каковы даты публикации журнала OSHA 300? Журнал должен размещаться каждый год за все дни с 1 февраля по 30 апреля.

Где нужно разместить OSHA 300a ?

Его следует размещать там, где уведомления обычно просматриваются работниками. И есть конкретные трехмесячные временные рамки (такие же, как указано выше). Форма OSHA 300A должна быть отправлена ​​с 1 февраля по 30 апреля.

Если сотрудник когда-либо попросит показать форму или журнал, эти документы должны быть доступны для него.

Как долго хранить журналы OSHA 300

Ответ 5 лет. И журнал необходимо обновлять, если работодатели обнаруживают какие-либо ранее не раскрытые травмы или заболевания.

Штрафы OSHA за не сообщение о травмах

Отсутствие сообщения о травмах считается цитированием «не очень серьезным». Максимальный штраф за это может достигать 12 934 долларов США.

Всегда обращайтесь к веб-сайту OSHA, чтобы получить исчерпывающий обзор стандартов и штрафов OSHA.

Контактная информация по обеспечению безопасности для беспроблемных служб управления безопасностью

Мы поняли.Онлайн-отчеты OSHA 300 и связанные с ними требования к публикации журналов OSHA 300 могут стать проблемой. Независимо от того, владеете ли вы строительным бизнесом или заводом, мы всегда готовы помочь.

Свяжитесь с Safety by Design для получения услуг, которые удовлетворят ваши потребности и потребности вашей компании.

Цитаты

Должна ли моя компания размещать форму OSHA 300?

Журнал OSHA 300 является частью федеральных требований по безопасности на рабочем месте.Это форма, которую работодатели должны заполнить и разместить на видном месте. В журнале записываются все травмы и заболевания, которые случаются на рабочем месте. Он должен публиковаться ежегодно с 1 февраля по 30 апреля. Журнал OSHA 300 не требуется для предприятий с 10 или менее сотрудниками, а также для предприятий в некоторых отраслях промышленности.

Части журнала OSHA 300

Документ OSHA 300 должен находиться на виду для всех сотрудников и на месте ведения бизнеса или операций.Форма состоит из трех основных разделов: идентификация, описание и классификация. Идентификация включает имя, номер дела и должность пострадавшего. Раздел описания включает дату получения травмы, место ее возникновения и краткое описание травмы. Классификация описывает результат травмы, например, смерть или пропущенную работу, а также общий тип травмы или болезни.

О чем и когда сообщать?

В связи с изменениями в законе, которые вступили в силу 1 января 2015 года, все работодатели строительного бизнеса должны публиковать и предоставлять всем сотрудникам следующую информацию:

• Несчастные случаи на производстве; необходимо войти в систему в течение 8 часов
• Рабочие госпитализации, ампутации и все потери глаза; необходимо войти в систему в течение 24 часов
• Учет всех уколов иглой и острыми предметами
• Запись всех случаев потери слуха при стандартном сдвиге порога (STS)
• Записи все ПБПА (скелетно-мышечные расстройства)
• Любой случай, требующий увольнения сотрудника по медицинским показаниям в соответствии с требованиями стандарта здоровья OSHA
• Учет всех случаев передачи туберкулеза

Советы по ведению журнала OSHA 300

Важно вести журнал с точной и своевременной информацией:

• Журнал должен вестись в соответствии с календарным годом, а не финансовым годом.
• Информация должна быть размещена в течение семи дней после того, как произошел регистрируемый случай.
• Работодатели должны вести записи о травмах и заболеваниях на каждом предприятии.
• Если сотрудники не приходят на работу каждый день на одно и то же место, записи должны храниться в том месте, откуда им платят, или на базе, с которой они работают.
• Формы должны быть вывешены и сохранены всеми работодателями, даже если в течение календарного года не было зарегистрировано травм или заболеваний.
• Можно использовать аналогичные формы, предоставленные страховым агентством работодателя, но они должны включать ту же информацию, что и в журнале OSHA 300.
• В дополнение к журналу OSHA Form 300 работодатели должны вести OSHA Form 300A: Сводка производственных травм и заболеваний и OSHA Form 301: Отчет о травмах и несчастных случаях.

Преимущества ведения документации

Эти записи полезны для любого строительного бизнеса, потому что их можно использовать для следующих целей:

• Оценки безопасности на рабочем месте могут быть проанализированы для определения проблем безопасности.
• Сводка событий может использоваться для выявления и предотвращения повторяющихся опасностей.
• Записи о травмах за предыдущие годы могут быть использованы для улучшения мер безопасности при определенных опасных видах деятельности.
• Журнал OSHA 300 можно использовать для проверки записей во время текущих расследований или претензий.

Требования к размещению формы 300 OSHA

Журнал OSHA form 300 A должен быть вывешен каждый год до 1 февраля следующего года, в нем должны быть указаны все травмы за предыдущий год.Журнал должен быть виден с 1 февраля по 30 апреля. Однако важно понимать, что, если сотрудник просит копию отчета о травме, работодатель должен предоставить ему копию журнала OSHA 300 до окончания рабочего дня на следующий день после запроса. Журнал также должен быть подписан руководителем или уполномоченным представителем компании, что указывает на достоверность и точность информации.

Ссылки и штрафы за невыполнение журнала OSHA 300

Во время проверки OSHA журнал 300 обычно будет первым документом, который вас попросят предоставить.Несоблюдение правил ведения и представления журнала может привести к штрафу в размере до 8000 долларов за каждый год нарушения. Деловые и строительные отрасли могут столкнуться с штрафами в размере 1000 долларов за каждый год, когда они не поддерживают форму журнала OSHA 300. Также существует вероятность того, что для каждой формы OSHA 301, заполненной не полностью или неправильно, может быть выдана отдельная ссылка.

Распространенные ошибки при заполнении журнала OSHA 300

Делая аннотации в журнале, работодатели должны соблюдать осторожность, чтобы избежать нескольких распространенных ошибок:

• Искажение того, что является записываемым событием OSHA
• Если предположить, что малотоннажность не является ограничением для работы
• Отклонение заявления сотрудника как неточного или непригодного для использования в качестве справки
• Неспособность сообщить о травме из-за того, что пострадавший сотрудник не сообщил об этом вовремя или немедленно
• Отсутствие записи о лечении; должны быть зарегистрированы, если только это не подпадает под исключение в правилах, одним из которых является первая помощь
• Забыть о потерянных рабочих днях во время долгосрочных событий

Кто освобожден от ведения журнала?

Список отраслей, освобожденных от налогообложения, можно найти на веб-сайте OSHA.Тем не менее, Бюро статистики труда может по-прежнему отбирать освобожденных работодателей для участия в ежегодном статистическом обследовании, а работодатели должны посетить веб-сайт OSHA, чтобы ознакомиться с последними положениями и требованиями, относящимися к руководству по отчетности и ведению документации.

Документация по обучению технике безопасности: Управление листами входа в систему

Какова политика хранения записей обучения технике безопасности в вашей компании? Где узнать, как долго вы должны хранить все эти листы входа? Что делать, если правила нет, что лучше всего делать?

OSHA требует, чтобы каждый работодатель делал безопасность и здоровье своим главным приоритетом и создавал безопасные условия труда.Задача OSHA — обеспечить руководство и побудить работодателей серьезно относиться к этой ответственности. Они делают это посредством обеспечения соблюдения нормативных требований, а также образовательных программ для работодателей, которые помогают им ориентироваться в правилах, и возможностей повышения осведомленности для сотрудников, чтобы они знали о своих правах на безопасное рабочее место.

Работодатели обязаны защищать работников от травм и заболеваний на работе, разрабатывая и внедряя программу безопасности и гигиены труда, которая включает обучение технике безопасности и оптимально запланированные регулярные встречи по безопасности или беседы с инструментами.

Вопрос: Как долго моя компания должна хранить регистрационные листы и записи по обучению технике безопасности?

Краткий ответ: OSHA не говорит. К сожалению, OSHA не дает простых рекомендаций, которые применимы ко всем записям о тренировках.

Но, конечно, это не могло быть легко, не так ли?

Лучший ответ: Чтобы гарантировать, что ваша компания хранит записи об обучении в течение необходимого периода времени, изучите конкретные стандарты, которым может соответствовать обучение, и убедитесь, что ваша политика ведения документации, по крайней мере, так же строга, как и стандарт.

Например…

• Патогены, передающиеся с кровью 1910.1030 (h) (2) (ii) Записи по обучению должны вестись в течение 3 лет с даты проведения обучения.

• Подъемники, платформы с приводом для обслуживания зданий 1910.66 (i) (1) (v) Работодатель должен удостоверить, что сотрудники прошли обучение работе и проверке рабочей платформы, подготовив протокол сертификации… Протокол сертификации должны быть подготовлены по завершении обучения… и должны быть , хранящиеся в файле на протяжении всего срока службы сотрудника .

• Механические силовые прессы 1910.217 (h) (13) (ii) Работодатель должен удостоверить, что сотрудники прошли обучение… Сертификационная запись должна быть подготовлена ​​по завершении обучения и должна сохраняться дело за время работы работника .

• Метилендианилин 1926.60 (o) (6) Работодатель должен вести все записи об обучении сотрудников в течение одного (1) года после последней даты приема на работу .

В большинстве стандартов OSHA, требующих обучения сотрудников, не указывается продолжительность хранения записей об обучении. Например, требуется обучение защите от падения и блокировке / маркировке, но в стандарте просто сказано, что обучение должно быть задокументировано и обновляться. Это означает, что записи об обучении должны вестись, по крайней мере, в течение всего срока службы сотрудника.

• Блокировка / маркировка 1910.147 (c) (7) (iv) Работодатель должен подтвердить, что обучение сотрудников было завершено и постоянно обновляется.В аттестате должны быть указаны имя и дата обучения каждого сотрудника. [Продолжительность ведения записей по обучению не указана.]

• Защита от падения 1926.503 (b) (2) Последний сертификат обучения должен быть сохранен в силе .

Как вы можете видеть, даже с этими примерами выше, требования повсюду, и нет четких общих требований для всех записей обучения.

Кроме того, имейте в виду, что нет никаких конкретных требований в отношении того, как долго компания должна хранить листы входа в систему для совещаний по безопасности и Toolbox Talk.Для получения дополнительной информации, вот отличная статья о требованиях безопасности OSHA.

SHRM содержит исчерпывающую статью о рекомендуемых сроках хранения документов, основанную на стандартах и ​​документах OSHA, которые могут быть полезны, если вы хотите более внимательно изучить: «Ознакомьтесь с требованиями OSHA по созданию документов, требованиям к хранению».

Чтобы упростить задачу, вот несколько рекомендаций по хранению записей по обучению технике безопасности.

• Храните все записи об обучении, включая регистрационные листы для соблюдения техники безопасности, по крайней мере, в течение времени, в течение которого сотрудник все еще работает в компании ПЛЮС три года.Вот почему: сотрудники, даже бывшие сотрудники, которые только что уволились из компании или были уволены, могли подать жалобу в OSHA. Если жалоба связана с обучением по вопросам безопасности, вам могут понадобиться эти еженедельные регистрационные листы, соответствующие требованиям безопасности, чтобы доказать OSHA, что вы соблюдаете требования к обучению.

• Если в вашей организации есть какие-либо другие политики хранения записей, более строгие, чем те, которые указаны в применимых стандартах OSHA, то вы можете просто применить эту политику ко всем документам, включая записи, связанные с обучением.Например, ваша компания может принять политику хранения всех записей в течение 10 лет.

• Если у вас настроены электронные записи или у вас есть способ сканировать и загружать записи об обучении и листы для входа в систему, тогда вы можете просто хранить файлы неограниченное время. По этому пути идут многие организации. Благодаря автоматическому резервному копированию и архивированию файлов это может быть самым безопасным способом убедиться, что вы можете показать любому регулирующему органу, что вы прилагаете все усилия, чтобы соблюдать требования.

Чтобы узнать больше о требованиях к обучению, которые могут быть применимы к вашей компании, OSHA подготовило публикацию, в которой вы можете выполнять поиск проще, чем онлайн-стандарты.Откройте или загрузите PDF-версию требований к обучению в стандартах OSHA, а затем вы можете выполнить поиск, набрав CTRL-F на экране. CTRL-F откроет поле НАЙТИ в верхней части документа, чтобы вы могли искать любые термины, такие как обучение , записи, СИЗ, защита от падения, блокировка / маркировка и т. Д., Которые помогут вам начать собирать более точные сведения о ваши требования к обучению и ведению документации.

Для получения дополнительных идей по подготовке и проведению совещаний по безопасности ознакомьтесь с «4 простых шага к эффективным совещаниям по безопасности» и не забудьте просмотреть Weeklysafety.com, где вы найдете другие отличные статьи по улучшению вашей программы безопасности.

Чтобы узнать больше о том, почему OSHA считает встречи по вопросам безопасности жизненно важным компонентом программ безопасности и гигиены труда, посетите: Вопросы и ответы для работодателей малого бизнеса.

Если вам нужны идеи по темам совещаний по безопасности или вы хотите сэкономить время при подготовке к совещаниям по безопасности, мы поможем вам. Посмотрите, как Weeklysafety.com может каждый раз помогать вашей компании проводить успешные встречи по безопасности!

Еженедельная безопасность.com раздает 10 бесплатных тем по безопасности, кредитная карта не требуется! Воспользуйтесь преимуществом и получите бесплатный набор тем встреч по безопасности сегодня, нажав кнопку ниже.

Членство в Weeklysafety.com по очень низкой цене, которая никогда не повышается, независимо от того, сколько у вас сотрудников и сколько интересных тем по безопасности вы используете. В ваше членство включены сотни тем по безопасности, которые вы можете использовать на совещаниях по вопросам безопасности, обсуждениях с инструментами и моментах безопасности.

Посетите наш веб-сайт, чтобы узнать больше обо всем, что поставляется с Weeklysafety.com членство. Нажмите ниже, чтобы узнать больше сегодня!

Загрузите этот бесплатный отчет сегодня и получите вдохновение для улучшения своей программы безопасности на рабочем месте!

Отчет об инциденте | БезопасностьCulture

Что такое отчет об инциденте?

Отчет об инциденте — это инструмент, который документирует любое событие, которое могло или не могло привести к травмам человека или повреждению активов компании. Он используется для регистрации травм и несчастных случаев, аварийных ситуаций, повреждения имущества и оборудования, проблем со здоровьем и безопасностью, нарушений безопасности и неправомерных действий на рабочем месте.

Какова цель сообщения об инцидентах?

Отчет об инциденте может использоваться при расследовании и анализе события. Он включает в себя первопричину и корректирующие действия для устранения связанных рисков и предотвращения подобных событий в будущем. Отчеты об инцидентах также могут использоваться в качестве документов по безопасности, которые указывают на потенциальные риски и неконтролируемые опасности, обнаруженные на рабочем месте.

Отчет об инциденте может использоваться:

• полномочия на создание отчета об инциденте;
• сотрудник, который должен сообщить о происшествии, свидетелем которого он стал;
• член организации по повышению осведомленности об инциденте, произошедшем на рабочем месте.

Отчетность о происшествиях — это процесс документирования всех травм на рабочем месте, несчастных случаев и несчастных случаев. Отчет об инциденте должен быть заполнен в момент, когда произошел инцидент, независимо от того, насколько незначительна травма. В этой статье подробно объясняется процедура сообщения об инцидентах и ​​типы событий, о которых следует сообщать.

3 главных преимущества отчетности об инцидентах на работе

Отчетность об инцидентах — уже устоявшаяся идея, изначально предназначенная для продвижения и повышения безопасности на рабочем месте.Однако большинство сотрудников до сих пор не соблюдают этот протокол. Руководство и их сотрудники должны знать, почему отчеты об инцидентах могут не только повысить безопасность организации, но также помочь бизнесу выделиться среди других и, что наиболее важно, помочь создать здоровую и здоровую рабочую среду и культуру для сотрудников.

# 1 Немедленное усиление действий

В случае, если на работе произошел инцидент, документирование и сообщение подробностей руководству может побудить к немедленным и необходимым действиям.Таким образом можно предотвратить худшие ситуации и происшествия. Это также повышает серьезность и серьезность любого инцидента, напоминая всем сотрудникам о том, что об этих событиях следует сообщать, независимо от того, большие они или маленькие. Более того, немедленное принятие мер также помогает руководителям и менеджерам увеличивать свои обязанности по обеспечению более безопасного места для своих сотрудников.

# 2 Сообщение об опасностях и угрозах и осведомленность

Сообщение об угрозах, рисках и опасностях всем заинтересованным и затронутым сотрудникам в организации помогает повысить осведомленность о возможных опасностях, которые могут возникнуть.Это поможет руководителям и руководителям обеспечить профилактические меры на случай, если что-то пойдет не так. Это может быть важным инструментом для отраслей, в которых задачи связаны с наивысшими рисками, таких как строительство, производство, горнодобывающая промышленность и даже офисы, которые подвержены несчастным случаям из-за потенциальных опасностей, которые можно упустить. Более того, понимание этих опасностей может заставить всех быть более активными в обнаружении этих угроз и немедленном их устранении.

Возможными угрозами могут быть:

• Работа с повышенным риском
• Повреждения оборудования и машин
• Плохое поведение сотрудников (алкоголизм, насилие, сексуальное возбуждение, издевательства и т. Д.)
• Инфекционные болезни
• Отсутствие надлежащих СИЗ и средств контроля
• Несоответствие

# 3 Постоянное совершенствование процессов

Отчет об инциденте дает четкое представление о том, на чем организации следует сосредоточиться.Это также дает ценную информацию о том, какие процессы необходимо изменить, улучшить или исключить. Это также помогает руководству внедрять новые политики и правила, чтобы иметь возможность определять эффективность этих изменений в отношении безопасности и качества. Это также может означать критическую оценку того, потребуется ли сотрудникам дополнительное обучение или лучшее оборудование.

В чем разница между отчетом полиции и отчетом об инциденте?

Эти два термина часто воспринимаются как одно и то же.Однако главное отличие падает на того, кто его завершит. Очевидно, что полицейский протокол — это подробная документация о преступлении, составленная офицером или любым представителем полицейского участка, присутствовавшим на месте преступления. С другой стороны, отчет об инциденте может быть написан любым, как упомянуто выше, кто хочет сообщить о любых событиях, которые могли или не могли причинить вред кому-то или чему-то. Полицейские отчеты требуют проведения расследования, а отчет о происшествии может использоваться в качестве подтверждающего документа для расследования или анализа событий.

Что считается инцидентом?

Как правило, инцидент определяется как любое событие, условие или ситуация, которые:

• Вызывает нарушение или вмешательство в деятельность организации;
• Вызывает значительные риски, которые могут повлиять на членов внутри организации;
• Воздействие на системы и работу рабочих площадок; и / или
• Привлекает негативное внимание средств массовой информации или создает негативный профиль рабочего места

Когда нужно писать отчет об инциденте?

Эмпирическое правило состоит в том, что как только происшествие происходит, должен быть составлен отчет об инциденте.О незначительных травмах следует сообщать и рассматривать их так же важно, как и серьезные травмы. Эти травмы могут усугубиться и привести к более серьезным травмам или проблемам со здоровьем. Работодатели, менеджеры и сотрудники службы безопасности должны знать о различных ситуациях и событиях, о которых следует сообщать.

Вот 4 типа происшествий, о которых вы должны сообщать:

1. Дозорные события — это неожиданные события, которые привели к серьезным физическим или психологическим травмам или смерти (например,грамм. поскользнуться, споткнуться и упасть, стихийные бедствия, автомобильные аварии, вспышки болезней и т. д.).

• Несчастный случай с сотрудниками
• Экологический инцидент
• Инцидент с материальным ущербом
• ДТП
• Пожар

1. Непредвиденные ситуации — это ситуации, когда вовлеченные люди не получили травм, но потенциально могли пострадать в результате обнаруженных рисков.
2. Неблагоприятные события — связанные с лекарствами, вакцинами и медицинскими изделиями.Эти события происходят тогда, когда действие или бездействие причиняет вред пациенту, а не из-за существующего заболевания или состояния.
3. События отсутствия вреда — это инциденты, о которых необходимо сообщать в рамках всей организации, чтобы повысить осведомленность о любом возможном вреде.

Как написать отчет об инциденте

В отчете об инциденте должна быть указана вся важная информация об аварии или возможном происшествии. Он должен содержать следующие ключевые элементы для обеспечения полноты и надлежащего документирования всех фактов и необходимых деталей.Взгляните на некоторые образцы отчетов об инцидентах здесь.

Отчет об инциденте должен быть:

1. Точно
   Все данные должны быть четкими и конкретными. Большинство неточностей происходит из-за опечаток и простых грамматических и орфографических ошибок (например, неправильные данные об именах вовлеченных людей, дате и времени происшествия, контактных телефонах и т. Д.). Предоставьте более конкретную информацию о том, что вы имеете в виду, и избегайте каких-либо расплывчатых заявлений, которые могут вызвать путаницу. Наконец, всегда проверяйте свой отчет перед отправкой, чтобы увидеть ошибки, которые вы могли пропустить.
2. Факты
   Отчет об инциденте должен быть объективным и подтверждаться фактами. Избегайте включения эмоциональных, самоуверенных и предвзятых заявлений в отчет об инциденте. Он должен отражать обе стороны истории и не должен отдавать предпочтение одной стороне. Однако, если есть необходимость включить показания свидетелей или пациентов, обязательно процитируйте их.
3. Завершено
   Убедитесь, что все важные вопросы (что, где, когда, почему и как) включены в отчет об инциденте.Запишите не только людей, которые были ранены, и причину аварии, но также укажите такие подробности, как люди, которые были свидетелями инцидента и сообщили о нем, или те, кто будет проводить расследование. Спрогнозируйте, какие еще важные детали потребуются для будущих исследований и расследований.
4. Графика
   Фотографии, схемы и иллюстрации должны быть включены в качестве подтверждающих доказательств. Сделайте много фотографий травм, повреждений и окружающей среды. Это дополняет изложенные факты и обеспечивает большую ясность, чтобы получатель мог легко понять их.
5. Действителен
   По завершении все участники инцидента (например, потерпевший, свидетели, менеджер, репортер и т. Д.) Должны подписаться, чтобы дать показания и подтвердить всю информацию, которая была упомянута в отчете об инциденте. Это подтверждает, что отчет об инциденте правдив и не подлежит сомнению.

Что нужно включить в отчет об инциденте?

Чтобы ваш отчет об инцидентах основывался на фактах, вам необходимо знать различные типы информации, которую вы можете собрать в процессе создания отчетов об инцидентах.Вот список фактов, которые помогут вам при документировании инцидента:

• Общая информация — наиболее важная информация, необходимая для отчета об инциденте, такая как конкретное место, время и дата происшествия. Это также будет ценная информация, если потребуется дальнейшее расследование.
• Условия или окружающая среда — относится к физическим условиям и условиям окружающей среды, которые могли способствовать происшествию. Это также может повлечь за собой потенциальные опасности, обнаруженные в зоне происшествия.
• Затронутые люди — имена вовлеченных людей, их должность или должность, а также их отдел.
• Травмы и степень тяжести — включают тип травмы, ее степень тяжести и части тела, которые получили травмы.
• Свидетели — относится к показаниям людей, присутствовавших во время происшествия.
• Назначенное лечение — включает начальное лечение, помощь или любые лекарства, предоставленные пострадавшим.Эта информация важна для понимания восстановления сотрудников и тому подобного.
• Повреждения основных средств — относятся к определенным активам, материалам, помещениям и оборудованию, которые были повреждены во время инцидента.
• События — история происшествия и подробности того, почему он оказался происшествием.
• Действия лиц, причастных к происшествию — движение вовлеченных лиц в точное время, когда произошло происшествие.

Образец отчета об инциденте

Формат информации в форме отчета об инциденте может варьироваться в зависимости от ряда факторов. Как правило, отчеты об инцидентах следует писать от третьего лица, так как их цель — быть объективными; констатировать только факты и избегать включения мнений и предубеждений. Ниже приведен образец формата отчета об инцидентах, который вы можете использовать в своих операциях. Он содержит всю важную информацию, которую вам необходимо включить для составления эффективного отчета об инциденте:

1. Введение
   В первой части формы отчета об инциденте указывается, кто, что, когда и где произошло происшествие:
   — Включите имена всех людей, причастных к происшествию.Если имена недоступны, вы можете вместо этого указать роль человека в происшествии, например заказчик, гость.
   — Опишите происшествие не более чем в трех предложениях, например загорелся принтер, причинив минимальный ущерб комнате
   — Укажите время и дату возникновения. Оценка работает, если точное время не может быть указано
   — Отметьте место происшествия и, если возможно, будьте точны, например Конференц-зал Mercato, 19-й этаж, корпус A.
2. Body
   Здесь вы подробно излагаете все подробности происшествия.Обсудите происшествие от начала до конца, чтобы детали были изложены в хронологическом порядке, чтобы избежать путаницы. Обязательно укажите, кто, что, когда и где упоминается во введении, когда они упоминаются.
3. Заключение
   Был ли устранен инцидент? Как? Если инцидент не был разрешен, объясните причину и укажите шаги, которые необходимо предпринять для его разрешения.
4. Подпись
   Включите полное имя и подпись составителя отчета об инциденте для подотчетности и ведения записей.
   

Что делать после заполнения отчета об инциденте

Отчет об инциденте следует отправить группе по расследованию для дальнейшего изучения и поиска более глубоких причин. Расследование должны проводить те, кто компетентен в сборе и анализе информации и доказательств, собранных из отчета об инциденте. Лица, проводящие расследование, должны знать основы охраны труда и техники безопасности.

Целью расследования инцидента является не поиск недостатков, а определение первопричины и разработка корректирующих действий для предотвращения подобных инцидентов.Расследование также помогает выполнить нормативные требования (например, формы OSHA 300 в США) и определить расходы, связанные с повреждением имущества или оборудования (если таковые имеются).

Лучшее ведение учета отчетов об инцидентах

Отчеты об инцидентах должны храниться должным образом, поскольку они являются важным документом для каждой организации. Создание отчетов об инцидентах может занять много времени и требует тщательного документирования инцидента. Однако понимание цели отчетности об инцидентах поможет организации определить основную причину инцидента и установить корректирующие меры для устранения потенциальных рисков.iAuditor — это приложение №1 в мире для инспекции, которое можно использовать для оптимизации составления и ведения отчетов об инцидентах. С помощью мобильного приложения и веб-платформы iAuditor вы можете:

• Создавайте безбумажные отчеты об инцидентах на своем портативном устройстве
• Сделайте неограниченное количество фотодоказательств, приложенных к отчетам об инцидентах
• Соберите свидетельские показания с использованием автодиктовки
• Захват электронных подписей
• Создавать подробные отчеты об инцидентах, не покидая площадки
• Неограниченное безопасное облачное хранилище и простой учет всех инцидентов для нормативных целей

Начните работу с iAuditor, загрузив эти 10 лучших шаблонов отчетов об инцидентах, которые вы можете загрузить и настроить бесплатно.

Отчеты об инцидентах в реальном времени с помощью iAuditor

iAuditor дает вам гибкость для проведения любой проверки, которая вам нужна — на месте, под землей и по всему миру. Осматривайте строительные площадки, рестораны, проверяйте безопасность пищевых продуктов, проводите проверки температуры, предполетные проверки, беседы с инструментами и многое другое. Это мобильное решение для проверки форм для всех отраслей промышленности.

Жалобы на безопасность

Сообщить об опасности

Как сообщить

Если вы видите, что работник находится в непосредственной опасности и вам нужна помощь, немедленно позвоните нам по телефону 1-800-423-7233.

При составлении отчета вы можете:

• Звоните 1-800-423-7233.
• Заполните форму жалобы DOSH и:
  • Отправьте форму для безопасной загрузки файлов. Вы также можете использовать эту ссылку, чтобы отправить нам фотографии, видео, документы и другую вспомогательную информацию вместе с вашей формой.
    или
  • Отправьте по почте или факсу в местный офис L&I

ПРИМЕЧАНИЕ: Чтобы заполнить эту форму с помощью смартфона или планшета, вам может потребоваться бесплатное приложение Adobe Fill and Sign, доступное для Apple iOS и Android.

Вы можете сохранить анонимность при сообщении или, если вы укажете свое имя и контактную информацию, вы можете запросить конфиденциальность.

Ваша контактная информация поможет нам свяжемся с вами, если нам понадобится дополнительная информация. Это также позволяет нам информировать вас о любых действиях, предпринятых в результате вашего сообщения.

Работаете ли вы в офисе, больнице, ресторане, на лесопилке, в саду или на строительной площадке, вы и все другие сотрудники в штате Вашингтон имеете право на безопасное и здоровое рабочее место.

Кроме того, вы также имеете право:

• участвовать в осмотре ДОШ;
• участвовать в комитете по безопасности вашей компании;
• знает, как безопасно работать с опасными химическими веществами;
• отказываться от опасной работы при соблюдении определенных условий;
• имеют ограниченный доступ к записям о травмах, болезнях и воздействии;
• быть защищены от дискриминации в результате реализации ваших прав; и
• подать жалобу о безопасности на рабочем месте или об опасностях для здоровья в Департамент труда и промышленности, Отдел охраны труда (DOSH).