Как выглядит правильно заполненный больничный лист 2019: Пример заполнения больничного листа работодателем

Complete Payroll Solutions помогают тысячам компаний разобраться в различных федеральных и государственных требованиях к отпускам, чтобы они могли должным образом реагировать, когда сотрудник просит время покинуть офис.

Поскольку отпуск может быть сложным, особенно с изменением законов и правил, таких как FFCRA, здесь мы разбиваем отпуск, оплачиваемый отпуск по болезни и оплачиваемый отпуск (PTO), сравнивая их на основе:

• Требуется ли вам отпуск
• Кто имеет право
• Использование отпуска, отвечающее критериям
• Применимые законы и способы соблюдения требований

Прочитав это, вы будете готовы с уверенностью рассматривать запросы ваших сотрудников на отпуск и оставайтесь без штрафных санкций.

Различия между видами отпуска сотрудникам

Наиболее распространенными видами отпусков, которые предлагают работодатели, являются отпуск, оплачиваемый отпуск по болезни и отпуск по болезни. Хотя эти термины иногда используются как синонимы в обсуждениях с сотрудниками, между видами отпуска есть определенные различия.

Отпуск

Оплачиваемый отпуск позволяет сотрудникам получать обычную заработную плату, когда они не на работе. Отпускные дни — это очень распространенная льгота, предоставляемая работодателем, поскольку большинство компаний понимают, что предоставление сотрудникам возможности проводить время вне офиса может способствовать более здоровой культуре на рабочем месте и повышению производительности.

Фактически, 79% работников частного сектора получают оплачиваемый отпуск.

Должен ли я предлагать своим сотрудникам отпуск?

Как правило, федеральный закон не требует отгулов или оплаты отпусков, хотя работодатели, заключившие определенные федеральные контракты, могут иметь требования к отпуску и другим оплачиваемым отпускам. Скорее, отпуск можно предложить во многом на ваше усмотрение.

Как мне разработать политику отпуска?

Политика вашего отпуска зависит от вас.Это означает, что вы можете установить правила для таких тем, как:

• Правила участия: Первое, что вам нужно решить, — это предоставить отпуск всем сотрудникам или только работникам, занятым полный рабочий день. Вам также нужно будет подумать, хотите ли вы, чтобы сотрудники работали в течение определенного времени, прежде чем они получат выходные дни. Многие компании также увеличивают количество отпускных дней в зависимости от стажа работы сотрудника. Например, в 2019 году более 1/3 работников получили 10-14 дней оплачиваемого отпуска после одного года работы.После 10 лет службы 35% сотрудников получили 15-19 дней.
• Количество дней в году: Вам решать, сколько выходных дней получит сотрудник. Независимо от того, какую сумму вы выберете, вам нужно будет определить, хотите ли вы выделить фиксированное количество часов в начале рабочего года или в годовщину годовщины работы сотрудника или заставить сотрудников накапливать дни. Например, вы можете разрешить сотрудникам накапливать три часа отпуска за каждый двухнедельный период оплаты в течение максимум двух недель в году.Вы также можете ограничить продолжительность отпуска, который может заработать сотрудник.
• Использование отпуска: Вам также необходимо выбрать, как сотрудники могут использовать свой отпуск. Так, например, вы можете разрешить отпуск только в определенное время года или вам может потребоваться предварительное письменное уведомление в определенном размере. Рекомендуется заранее создать форму запроса на отпуск, чтобы сотрудники заполнили ее и отправили вам на утверждение. Вы также захотите описать процедуры запроса немедленного внепланового отпуска, который не соответствует вашим требованиям к уведомлению.Независимо от того, являются ли выходные дни запланированными или незапланированными, важно, чтобы в вашей политике было разъяснено, что вы оставляете за собой право удовлетворять или отклонять запросы.
• Перенос отпуска на следующий год: Если сотрудники не используют все дни отпуска в календарном году, у вас может быть политика «используй или потеряй», что означает, что они теряют то, что не берут. , или вы можете позволить им перенести часть или все время на следующий год. Политика переноса может быть дополнительным стимулом, который сделает ваше пособие на отпуск более привлекательным для работников и соискателей.Кроме того, в некоторых штатах требуется переносить дни. Например, в Калифорнии от вас не требуется предоставлять сотрудникам отпуск, но в этом случае отпуск считается заработной платой и не может быть конфискован.

Важно отметить, что если вы все же решите предоставить отпуск своим сотрудникам, очень важно, чтобы вы применяли свою политику справедливо и единообразно.

Должен ли я оплачивать неиспользованный отпуск?

Хотя нет федерального закона, регулирующего дни отпуска или выплату отпускного времени при увольнении, вам необходимо знать законы своего штата.Ряд штатов требует, чтобы работодатели выплачивали работникам неиспользованный накопленный отпуск при увольнении.

Например, в Массачусетсе оплачиваемые дни отпуска рассматриваются как заработная плата и должны выплачиваться при увольнении или увольнении сотрудника. Если будет установлено, что вы нарушаете это требование, вам могут грозить штрафы и, возможно, аудит DOL.

Чтобы узнать о требованиях к отпускным в вашем штате, позвоните по телефону Департамент труда штата .

Оплачиваемый отпуск по болезни

Большинство работодателей — 73% в частном секторе — имеют какой-либо тип оплачиваемых отпусков по болезни, который позволяет сотрудникам брать отпуск из-за болезни или травмы, не связанных с работой, без страха потерять работу или стаж. Во многих случаях ожидается, что сотрудники будут использовать отпуск по болезни для собственного медицинского обслуживания, но законы некоторых штатов также позволяют работникам брать время по болезни для ухода за членом семьи.

Должен ли я предлагать отпуск по болезни?

В настоящее время в федеральном законодательстве нет требований об оплачиваемом отпуске по болезни.

Несколько штатов требуют, чтобы работодатели участвовали в программах страхования, которые выплачивают пособия работникам, которые вынуждены пропускать работу по семейным и медицинским причинам, включая беременность, инвалидность или болезнь. Программа оплачиваемого семейного отпуска по болезни (PFML) Массачусетса является одним из примеров. В соответствии с программой работникам, имеющим на это право, может потребоваться до 20 недель из-за их серьезного состояния здоровья, 12 недель — для членов семьи, начиная с июля, и 12 — для рождения или усыновления ребенка.

Кроме того, во многих штатах введен отпуск по болезни, особенно на Северо-Востоке.

Например, в Коннектикуте работодатели с 50 и более сотрудниками обязаны предоставлять один час отпуска по болезни на каждые 40 отработанных часов, но не более 40 часов в год. В Массачусетсе государственные и частные работодатели с 11 или более работниками должны предоставлять один час оплачиваемого отпуска по болезни на каждые 30 часов работы, но не более 40 часов в год. Работодатели, у которых в штате Массачусетс менее 11 сотрудников, должны предоставлять такое же количество неоплачиваемого времени.

Вы можете узнать правила своего штата, обратившись в местный отдел труда .

Какой отпуск по болезни я должен предоставить?

Как мы только что обсуждали, в вашем штате может потребоваться предоставление определенного количества часов отпуска по болезни. Если вы находитесь в штате, где нет обязательного отпуска по болезни, обычно сотрудники получают отпуск в зависимости от количества отработанных часов. Например, вы можете разрешить им зарабатывать один час отпуска за каждые 30 или 40 отработанных часов.

В качестве альтернативы вы можете решить предоставить годовой отпуск заранее, а не требовать от сотрудников начислять его по часам.

Когда сотрудники могут использовать время по болезни?

Если в вашем штате предусмотрен оплачиваемый отпуск по болезни, то он также может диктовать период ожидания, прежде чем новые сотрудники смогут его использовать, или может потребовать, чтобы вы его не получили. Например, в Нью-Йорке работодатели не могут устанавливать период ожидания отпуска по болезни для новых сотрудников. Если в вашем штате нет закона, вы можете разрешить сотрудникам использовать оплачиваемый отпуск по болезни по мере его накопления или установить период ожидания.

Когда сотрудники планируют использовать свой отпуск, ваша политика должна требовать, чтобы сотрудники сообщали о свободном времени заранее, когда отпуск является предсказуемым, например, при планировании операции.В случае возникновения чрезвычайной ситуации не забудьте описать процедуры, которым должен следовать сотрудник, чтобы сообщить вам, что у него нет больничного.

Ранее было обычной практикой спрашивать, почему сотрудник брал отпуск, или требовать каких-либо доказательств того, что сотрудник болен. Сейчас, особенно когда во многих штатах установлен больничный лист, важно не задавать вопросы сотрудникам. Однако, если сотрудник не работает в течение трех или более дней, вы все равно можете попросить справку у его врача.

Что такое неиспользованные правила больничного листа?

Вы можете структурировать свою политику отпусков по болезни, чтобы сотрудники могли переносить часы по болезни на следующий год, обналичивать накопленные часы по болезни или отказываться от того, что они не используют до конца года. Имейте в виду, что если вы находитесь в штате с обязательным отпуском, сотрудникам обычно должно быть разрешено переносить до 40 часов по болезни.

В отличие от отпуска, который в некоторых штатах требует выплаты при увольнении сотрудника, нет требования о выплате начисленного времени по болезни.Если вы решите, это полностью добровольно.

Оплачиваемый отпуск

В то время как некоторые работодатели предпочитают рассматривать разные типы отпусков по отдельности, PTO объединяет все оплачиваемые выходные, такие как дни отпуска, отпуск по болезни и личное время, в один банк, чтобы сотрудники могли использовать его как угодно.

Должен ли я предлагать PTO?

Нет федерального закона, требующего от вас предоставления PTO. Однако в некоторых штатах требуется предоставить сотрудникам оплачиваемый отпуск по любой причине.

Например, в штате Мэн работодатели с более чем 10 сотрудниками должны иметь возможность накапливать один час оплачиваемого отпуска за каждые 40 отработанных часов, до 40 часов в определенный год.

Как создать политику PTO?

Как и в случае с другими видами отпусков, с PTO вы захотите создать политику, которая объясняет, кто имеет право на отпуск, как и когда сотрудники будут получать PTO или будут ли они иметь доступ ко всему этому заранее в определенную дату. например, начало календарного года и то, как вы распоряжаетесь неиспользованными остатками.

Используя PTO, вы можете предлагать разные политики разным сотрудникам, если вы не дискриминируете. Например, вы можете разрешить больше свободного времени, чем дольше сотрудник будет работать в компании, или тем, кто будет работать с более старшими сотрудниками.

Неограниченный ВОМ также становится все более распространенным. При таком подходе сотрудникам не нужно накапливать отпускной отгул. Скорее, они могут занять столько дней, сколько захотят, при условии, что они будут выполнять свои задачи и отпуск будет одобрен. Имейте в виду, что если у вас разные политики в отношении PTO для разных сотрудников, например, в зависимости от срока пребывания в должности, это может вызвать некоторые проблемы на рабочем месте в отношении справедливости, поэтому вам следует внимательно рассмотреть этот подход.

Независимо от того, есть ли у вас неограниченный или заработанный PTO, в вашей политике должно быть указано, как сотрудники должны запрашивать отпуск, а также требуется предварительное уведомление.

Могу ли я потребовать от своих сотрудников использовать PTO?

Работодатели могут предоставить PTO, а затем потребовать, чтобы это было сделано определенным образом или в определенный день. Это означает, что в определенных случаях вы можете потребовать от сотрудников использовать PTO. Например, некоторые компании имеют периоды обязательного простоя или сезонные периоды замедления и требуют, чтобы сотрудники использовали PTO в это время.

Если вы решите принудительно использовать PTO, вы должны убедиться, что соблюдаете закон штата. Например, в Калифорнии работодатели должны предоставить уведомление за 90 дней об обязательном отпуске на отпуск.

Что происходит с неиспользуемым ВОМ?

Во многих случаях вам решать, хотите ли вы разрешить сотрудникам переносить накопленную PTO на следующий год, хотя вы можете установить ограничение на начисление. Однако суды, как правило, не одобряют политику «используй или потеряй», поэтому неплохо было бы разрешить сотрудникам перенести хотя бы часть их PTO.

Аналогичным образом, когда сотрудник увольняется, вам нужно решить, будете ли вы выплачивать все неиспользованные PTO. Во многих штатах, особенно на северо-востоке, требуется оплата времени, поскольку нет различия между отпускными днями, которые должны быть оплачены в этих штатах, и другими видами отпусков. В других частях страны, например на юге, вам, возможно, не придется выплачивать неиспользованные PTO, если вы не включите эту функцию в свой полис.

Какой отпуск лучше всего подходит для моего бизнеса?

Как видите, есть много соображений, когда речь идет о предоставлении вашим сотрудникам оплачиваемого времени вне работы.В некоторых случаях вам может быть предписано предоставить определенный отпуск, в то время как в других штатах предоставление отпускных пособий является добровольным. Выбор наилучшего подхода требует внимательного рассмотрения законов вашего штата и целей вашего бизнеса. Какой бы отпуск вы ни решили предложить, важно иметь четкую политику и доводить ее до сведения всех сотрудников. Сертифицированные специалисты по персоналу Complete Payroll Solutions могут помочь вам создать политику, которая соответствует потребностям вашего бизнеса, ваших сотрудников и вашего бюджета.Чтобы узнать о наших консультационных услугах по аутсорсингу, посетите нашу специальную страницу по кадрам.

Arizona Оплачиваемый отпуск по болезни

Каковы подробности закона Аризоны об оплачиваемых отпусках по болезни?

Вот основы:

Сотрудникам штата Аризона начнется начисление оплачиваемого времени по болезни, начиная с , 1 июля 2017 года, с года или с даты начала работы сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже.

Сотрудники могут использовать накопленное время по болезни для себя или для ухода за членами семьи.

• Медицинское обслуживание или психическое или физическое заболевание, травма или состояние здоровья.
• Обстоятельства, связанные с чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения или воздействием инфекционных заболеваний.
• Отсутствие из-за домашнего насилия, сексуального насилия, жестокого обращения или преследования.

• Сотрудникам начисляется 1 час оплачиваемого больничного за каждые 30 часов работы.
• Сотрудники не могут использовать более 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в год, если работодатель не разрешит более высокий предел.

• Сотрудникам начисляется 1 час оплачиваемого больничного за каждые 30 часов работы.
• Сотрудники не могут использовать более 24 часов оплачиваемого отпуска по болезни в год, если работодатель не разрешит более высокий предел.

Сотрудники начинают накапливать оплачиваемый отпуск по болезни при приеме на работу.Однако работодатели могут потребовать от сотрудников, нанятых после 1 июля 2017 года, подождать 90 дней после даты найма, прежде чем использовать его.

В качестве альтернативы начислению работодатели могут предоставить общую годовую сумму за год (24 или 40 часов) единовременно 1 июля или на 90-й день работы сотрудника, а затем ежегодно. Хотя вам по-прежнему необходимо отслеживать использованное и выплаченное время по болезни, это позволяет избежать сложности отслеживания сумм начисления.

Сотрудники могут потребовать использовать время по болезни в устной, письменной, электронной форме или любым другим способом, приемлемым для работодателя.

Если в конце года у сотрудника есть неиспользованный заработанный период по болезни, его общая годовая сумма права на пособие (24 или 40 часов) должна быть перенесена на следующий год.Единственное исключение из этого — если работодатель использует метод единовременной выплаты, предоставляя полную сумму заработанного больничного листа в начале года. В этом случае работодатель может выплатить неиспользованное время в конце года или считать неиспользованное время конфискованным.

Уполномоченный по вопросам труда Калифорнии опубликовал ответы на часто задаваемые вопросы о дополнительном Законе об оплачиваемых отпусках по болезни в связи с COVID-19

В предыдущей статье мы разъясняли законопроект 95 Сената, который требует, чтобы работодатели с более чем 25 сотрудниками в Калифорнии предоставляли дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19.Вы можете прочитать это здесь. SB 95 создает разделы 248.2 и 248.3 Трудового кодекса Калифорнии. Он вступает в силу 29 марта 2021 года, и применяется задним числом к 1 января 2021 года. Этот новый закон о дополнительном оплачиваемом отпуске по болезни в связи с COVID-19 позволяет покрытым работникам дополнительно нанимать до 80 оплачиваемых часов. Отпуск по болезни, связанный с COVID-19.

Комиссар по вопросам труда недавно разместил список часто задаваемых вопросов по SB 95. Он также предоставил этот плакат, на котором все работодатели с 25 или более сотрудниками должны разместить на видном месте на рабочем месте или распространить среди сотрудников через электронные средства, если сотрудники работают на дому и физически не приходят на работу.В этом блоге освещаются часто задаваемые вопросы, которые, скорее всего, интересуют работодателей. Поскольку этот новый закон вступит в силу 29 марта 2021 года и истечет 30 сентября 2021 года, время имеет существенное значение. Работодатели должны как можно скорее обратиться за юридической консультацией, чтобы обеспечить соблюдение этого законодательства.

Охвачены все государственные или частные работодатели с более чем 25 сотрудниками.

Сотрудник, работающий на застрахованного работодателя, имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19, если сотрудник не может работать или удаленно работать по причине, связанной с COVID-19.

Есть три основные категории причин: (1) забота о себе; (2) уход за членом семьи; и (3) отсутствие, связанное с вакциной.

(1) Забота о себе . Сотрудник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19, если сотрудник не может работать или удаленно работать, потому что он находится в карантине или периоде изоляции, связанном с COVID-19, был рекомендован поставщиком медицинских услуг на карантин из-за COVID -19, или испытывает симптомы и ищет медицинский диагноз.

(2) Уход за членом семьи . Сотрудник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19, если сотрудник не может работать или удаленно работать, потому что он ухаживает за членом семьи, который находится в карантине или периоде изоляции, связанном с COVID-19, или сотрудник ухаживает за ним. для ребенка, чья школа или детский сад закрыты или недоступны из-за COVID-19.

(3) Вакцина . Сотрудник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19, если он не может работать или работать удаленно, потому что он посещает прием по вакцинации или испытывает симптомы, связанные с вакцинацией.

Подпадает под действие общего приказа о продолжении пребывания дома, но не соответствует критериям для сотрудника для дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни в связи с COVID-19. Скорее, карантин и периоды изоляции должны соответствовать определению или руководящим принципам, установленным Департаментом общественного здравоохранения Калифорнии, федеральными центрами по контролю и профилактике заболеваний или местным управлением здравоохранения, которое имеет юрисдикцию в отношении рабочего места.

с 1 января 2021 г. по 30 сентября 2021 г.Как поясняется ниже, начиная с 29 марта требование о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни в связи с COVID-19 сохраняется до 1 января 2021 г., что означает, что покрываемые сотрудники, взявшие соответствующий отпуск в период с 1 января 2021 г. по 28 марта 2021 г., может запросить обратную оплату за этот отпуск, если работодатель не оплатил его в размере, требуемом согласно SB 95.

Закон вступает в силу 29 марта 2021 года.Работодатели должны начать выплату за этот конкретный отпуск по болезни не позднее дня выплаты зарплаты за следующий регулярный период выплаты заработной платы . Таким образом, некоторые работодатели должны быть готовы оплатить дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни в связи с COVID-19 к первой полной неделе апреля 2021 года.

Отпуск должен быть предоставлен застрахованному работнику по устному или письменному запросу.

Нет. Отпуск , не , зависит от медицинского освидетельствования. Однако в некоторых обстоятельствах может быть разумным запросить документацию перед выплатой «больному» сотруднику, если у работодателя есть другая информация, указывающая на то, что сотрудник не запрашивает дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19 по уважительной причине.

Если застрахованный сотрудник взял отпуск в связи с COVID-19 1 января 2021 года или после этой даты по одной из указанных выше квалификационных причин, но не получил сумму, требуемую SB 95, сотрудник имеет право потребовать обратную выплату. равной сумме оплачиваемого отпуска по болезни, требуемой по новому закону. Обязанность работодателя выплатить эту сумму не вступает в силу до 29 марта 2021 года.Таким образом, сотрудник должен подать устный или письменный запрос на ретроактивную оплату 29 марта 2021 г. или после этой даты. Запрос до 29 марта не засчитывается.

После того, как работник сделает запрос, у работодателя будет до дня выплаты жалованья за следующий полный период выплаты заработной платы, чтобы выплатить задним числом причитающуюся сумму дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни COVID-19. Например, если в феврале 2021 года сотрудник, имеющий право на получение вакцины, взял трехчасовой перерыв на работе, он может подать устный или письменный запрос на получение трехчасового оплачиваемого отпуска с обратной силой.

Максимальный размер оплачиваемого отпуска составляет 80 часов.

Да. Застрахованный сотрудник, который считается полностью занятым, или который работал или должен был работать в среднем 40 часов или более в течение двух недель, предшествующих отпуску, связанному с COVID-19, имеет право на 80 часов оплачиваемого отпуска.

Если покрытый неполный рабочий день сотрудник работает по переменному графику, существует формула для расчета количества часов отпуска для сотрудника. Например, среднее количество часов, которые сотрудник работал на работодателя каждый день в течение предыдущих шести месяцев, умножается на 14, чтобы определить количество часов, приходящихся на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19.

Для освобожденных сотрудников дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19 рассчитывается так же, как работодатель рассчитывает другие формы оплачиваемого отпуска.

Для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19 оплачивается по шкале HIGHEST из следующих:

• Обычная ставка оплаты труда работника за рабочую неделю, в которой взят отпуск
• Ставка, рассчитываемая путем деления общей заработной платы работника, не включая надбавки за сверхурочную работу, на общее количество часов, отработанных работником в течение полных периодов оплаты за предыдущие 90 дней работы.
• Государственная минимальная заработная плата
• Размер минимальной заработной платы по месту жительства

*** ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ О МАКСИМАЛЬНОЙ СУММЕ *** Работодатель не обязан платить более 511 долларов в день и 5110 долларов в общей сложности застрахованному сотруднику специально за дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19.Однако работник может использовать другие виды оплачиваемого отпуска после достижения им максимальной суммы.

Да. Задним числом должен быть отпуск в период с 1 января 2021 года по 28 марта 2021 года, отпуск должен быть произведен по квалификационной причине, указанной выше, и обратная оплата должна производиться по правильной ставке, описанной выше.

Да, но это более сложно.Чтобы работодатель мог получить зачет, отпуск работника должен быть обусловлен уважительной причиной. Кроме того, работодатель не должен требовать от работника использовать какой-либо другой оплачиваемый выходной или отпуск. Кроме того, работодатель должен заплатить установленную законом ставку (, т.е. , наивысшую ставку), описанную выше. Если выплаченная ставка была ниже, чем установленная законом, работодатель может добровольно выплатить разницу задним числом работнику для получения кредита. Если работник делает устный или письменный запрос на такую ​​«догоняющую» выплату, работодатель должен произвести оплату в следующий период выплаты заработной платы.По сути, сотруднику должна быть выплачена разница, как если бы предыдущий оплачиваемый отпуск рассматривался как дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19.

Работодатель должен выплачивать пособие по болезни в зависимости от того, какая ставка выше, чтобы обеспечить соблюдение законов штата и местного законодательства.

COVID-19 Дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни должен быть выделен отдельной строкой либо в подробном отчете о заработной плате сотрудника, либо в отдельном письменном виде, предоставляемом сотруднику в соответствии с законодательством штата Калифорния о выплате по болезни.

Все работодатели в Калифорнии с более чем 25 сотрудниками по всей стране должны изучить SB 95 и проанализировать его влияние на требования работодателя о дополнительном оплачиваемом отпуске по болезни. Поскольку этот новый закон вступит в силу 29 марта 2021 года и истечет 30 сентября 2021 года, время имеет существенное значение. Работодатели должны как можно скорее обратиться за юридической консультацией в связи с этим законодательством.

Правовой ландшафт продолжает быстро развиваться, и отсутствует четкая власть или четкие правила реализации.Эта статья не предназначена для того, чтобы быть однозначным, универсальным руководством для всех, а вместо этого представляет нашу интерпретацию применимого законодательства в настоящее время и в целом. В этой статье не рассматриваются потенциальные последствия многочисленных других местных, государственных и федеральных приказов, изданных в ответ на пандемию COVID-19, включая, помимо прочего, потенциальную ответственность в случае болезни сотрудника, требования относительно отпуска по семейным обстоятельствам, болезни оплата и другие вопросы.

Авторское право © 2021, Sheppard Mullin Richter & Hampton LLP.National Law Review, Volume XI, Number 88

Оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и медицинский отпуск

После того, как вы создали учетную запись работодателя, есть два варианта подачи квартальных отчетов:

Ручной ввод. Вы должны вручную ввести имя, SSN или ITIN, отработанное время и заработную плату, выплачиваемую отдельно для каждого сотрудника. Вы можете сделать это до 50 сотрудников.

Загрузка файла. Вы скомпилируете имя, SSN или ITIN, отработанное время и заработную плату каждого сотрудника в один файл CSV (например, электронную таблицу Excel).Загрузите спецификации файла CSV и инструкции по его созданию, а затем протестируйте его на нашей странице тестирования.

Загрузить формат файла CSV

______________________________________________________________________________________________________________________________

Чтобы отправлять отчеты, войдите в свою учетную запись оплачиваемого отпуска. На главной странице работодателя нажмите «Отчет о заработной плате» в строке меню и выберите «Отправить квартальную заработную плату».

На всех экранах отчетов есть полоса в верхней части страницы, которая показывает, где вы находитесь в процессе.

Выберите метод подачи

1. В разделе «Отчетный период» используйте раскрывающиеся меню, чтобы выбрать квартал и год, за которые вы составляете отчет.
2. В разделе «Методы регистрации» выберите метод, который вы собираетесь использовать.

Предоставьте подробную информацию о заработной плате: ввод вручную

1. Если вы выберете «Ввод вручную», вы увидите новый раздел под названием «Подробные записи о заработной плате».Обязательные поля отмечены красной звездочкой. Вы можете щелкнуть синий значок «i» рядом с любым полем, чтобы получить дополнительную информацию о том, что следует ввести. Введите необходимую информацию для вашего первого сотрудника и нажмите «Сохранить».
2. Продолжайте вводить каждого сотрудника, всего до 50, в разделе «Подробные записи о заработной плате», нажимая «Сохранить» после каждой записи.
3. Вся информация о сотрудниках будет указана в таблице под кнопками «Очистить» и «Сохранить». Если вам нужно отредактировать или удалить запись о сотруднике, вы можете сделать это, выбрав синюю ссылку «Изменить» или «Удалить» в правых столбцах таблицы.
4. Когда вы закончите ввод всех сотрудников и проверите сводную таблицу на предмет точности, нажмите «Далее».
5. В разделе «Сводка подробного отчета о занятости и заработной плате» введите общую сумму удержанных премий для всех сотрудников в поле «Общие удержанные премии сотрудникам».
6. Прочтите «Сертификат о занятости и заработной плате», установите флажок рядом с заявлением о сертификации и нажмите «Отправить».

Предоставьте сведения о заработной плате: загрузка файла

1. Если вы выберете «Загрузить файл», вы увидите новый раздел под названием «Формат файла».Установите переключатель рядом с надписью «С разделителями».
2. В разделе «Выбрать файл» нажмите «Обзор», затем найдите и выберите файл отчета о заработной плате на своем компьютере.
3. После выбора файла введите общую сумму удержанных страховых взносов для всех сотрудников в разделе «Удержание страховых взносов», затем нажмите «Далее», чтобы отправить отчет.

Подтверждение подачи

1. Отметьте номер подтверждения для своих записей и нажмите «Домой».

После того, как вы отправите отчет, вы можете проверить его статус, выбрав «История представления заработной платы» в пункте меню «Отчетность по заработной плате».

На странице «История представления заработной платы» каждый из ваших отчетов будет указан в таблице, где вы можете увидеть дату представления, тип представления, год, квартал и статус, а также другие детали. В разделе «Статус» есть два или три возможных варианта. В зависимости от количества работодателей, отправляющих отчеты в любой момент, может потребоваться некоторое время, чтобы статус вашего отчета изменился.

• Отправлено: Отчет был успешно отправлен, и система его обрабатывает.
• Отклонено: Система попыталась принять файл, но обнаружила ошибку. Вам нужно будет загрузить отчет об ошибках, щелкнув синюю ссылку в столбце «Запись ошибок», исправить свой отчет и снова загрузить. (Этот статус применяется к отчетам, отправленным только посредством загрузки файлов). Узнайте больше о типичных ошибках отчетов и способах их исправления.
• Обработано: Отчет был успешно отправлен, и система завершила его обработку.