Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал: Как считать листы в журнале при сшивании. Как правильно прошить и пронумеровать журнал

Содержание

Образец нумерации страниц в журнале в 2020 и 2021 году

Федеральным законодательством не установлен единый унифицированный способ, многое зависит от вида документа, для некоторых утверждены подробные правила нумерации и прошивки, для других действуют только общие.

Где найти правила нумерации и прошивания документов

Нормативных, то есть обязательных для исполнения документов, регламентирующих процесс прошивки, нет. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» указано только требование о производстве нумерации и системном хранении архивных дел, но процедура не описана.

Подробные правила нумерации и прошивки содержатся только в рекомендациях Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденных приказом №76 от 23.12.2009. В п. 3.5.3. указано, что полное оформление дела перед передачей в архив включает его прошивку. В приложении №24 к приказу процедура описана подробно.

Существуют отраслевые своды правил делопроизводства, например:

Организации вправе утвердить в локальных нормативных актах собственные правила проставления номеров на листах и сшивания документов с учетом обязательных отраслевых норм.

Как правильно нумеровать журналы

На практике нумерация производится в соответствии со следующими правилами:

используются арабские цифры;
номер ставится в верхнем правом углу на некотором расстоянии от текста;
в рекомендациях Росархива указано, что нумерация производится карандашом, но использование ручки не запрещено, и оно обеспечивает длительность сохранения номера;
используется сплошная потоковая нумерация, номера на чистые листы, титульные листы, описи и листы-заверители не ставятся;
номера ставятся не на страницы, а на листы, если цифры ставятся на каждой странице, это нужно отдельно указать на прошивке;
если количество листов превышает 250, дело разбивается на части;
ошибки в номерах исправляются зачеркиванием, рядом ставится заверительная надпись и подпись лица, исправившего ошибку.

Как и какими нитками шнуровать

В рекомендациях Росархива указано, что нитки используются прочные. На практике применяют специальные нитки для сшивания, шпагат, лавсановую ленту, выбор зависит от толщины документа. Для небольшого объема применяются обычные нитки.

Прошивка производится иглой, для большого объема документации дополнительно применяют дырокол, шуруповерт и прочную веревку.

Документы долговременного хранения прошивают в четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности прочтения всего объема текста.

Правила расположения прошивки по отношению к тексту:

от текста до линии переплета соблюдается расстояние 2 см;
листы сшиваемого документа не должны выходить за края обложки;
если текст расположен близко к краю листа, приклеивается полоска бумаги, которая используется для прошивки.

На обратную сторону наклеивается квадрат бумаги размером 60 на 40 мм, нужный для закрепления нити. Его располагают на узелке бумаги, а концы остаются свободными (не более 10-15 см). На наклейке указывают сведения о количестве листов (страниц), данные о том, что дело прошнуровано и пронумеровано, кем и когда (должность, фамилия, инициалы). Текст заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Шаблон наклейки:

Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью

_________ (_____________________________) листов

Генеральный директор

«____»____________ года М. П.

На практике чаще используется схема в три прокола, когда сшивание производится с тыльной стороны от центра. Перед сшиванием журналы проверяются на наличие металлических скрепок (они удаляются).

Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование

Административная ответственность за неправильное оформление документации не установлена. Это общее правило. В КоАП РФ предусмотрены наказания за ошибки в оформлении отдельных бланков (судового журнала, проектной документации и т. д.).

К дисциплинарной ответственности за ошибки в нумерации и прошивке работник привлекается, только если составление документации вменено ему в обязанности в должностной инструкции или трудовом договоре, а правила оформления журналов утверждены во внутренних актах компании.

Ошибка в нумерации в журнале, если она приводит к уменьшению суммы налога, может быть признана налоговым правонарушением, за что предусмотрена ответственность в ст. 122 НК РФ.

Как прошивать журнал учета?

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Полезные советы

Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Где купить журналы?

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда — это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журнал для внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
Определиться с «колющим» инструментом.
Не прокалывать обложку (только сами листы).
Не делать отверстия далеко от обложки — журнал будет неудобно открывать.
Нить должна быть прочной.
Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
Журнал пронумеровать.
Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец. Как правильно сшивать документы Прошивка и нумерация журналов учета

Кадровый документооборот каждой организации, индивидуального предпринимателя, включает оформление журналов и книг. Часть из них имеют унифицированную форму (утвержденную законодателем), другие оформляются в произвольной форме.

Общее правило для оформления: журналы и книги должны быть распечатаны (можно применять готовую типографскую форму), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации (индивидуального предпринимателя).

Нумерация листов.
Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Прошивка документов
Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне
Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.
Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея.
пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.
Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Опись документов
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Пропущен номер 33.
Затем указывается должность, проставляются подпись должностного лица и ее расшифровка;
Все журналы регистрации в конце года сдаются в архив с другими документами, а с начала нового календарного года заводятся новые журналы.

При оформлении журналов, книг можно руководствоваться:

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», «Основными Правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Ознакомление сотрудников с правилами безопасного поведения на производстве является главной задачей для любого работодателя, поскольку об этом указано в ст. 212 Трудового кодекса РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Планомерное информирование работников о том, какие факторы при выполнении трудовых обязанностей потенциально опасны для их здоровья и жизни, предотвращает возникновение чрезвычайных происшествий. Следовательно, всем организациям необходимо создать систему нормативной документации и правильный порядок их использования.

Общая информация

Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.

Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия.

Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.

Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.

Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников.

Независимо от направления деятельности предприятия и профессий, для всех сотрудников требуется проводить обязательные инструктажи.

К ним относятся:

ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.

Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда.

Для чего нужны?

Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности? Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.

Если вдруг на предприятии произойдет чрезвычайное происшествие, то обязательно проводится расследование его обстоятельств. Проверяющие лица изучают имеющуюся в администрации документацию по ТБ.

Если в организации четко придерживаются порядка проведения инструктажей и обучения правилам по ОТ, то журналы будут являться основным доказательством того, что руководство постоянно заботиться о безопасности во время работы трудящихся. В таком случае вина с руководства снимается.

Список и описание

Перечислить все виды журналов нужных для фиксации инструктажей трудно, поскольку на разных предприятиях в силу специфики производства должны быть заведены документы под конкретные профессии. Поэтому существуют их обязательные и дополнительные формы в зависимости от направления деятельности производства.

Давайте более подробно ознакомимся с разными видами таких документов и узнаем, сколько журналов должно быть на предприятии.

Виды

Формы журналов по охране труда можно разделить на несколько категорий, в зависимости от проводимого инструктажа:

противопожарного;
на рабочем месте;
повторного;
при выдаче наряда – допуска и т. д.

В свою очередь их можно объединить в 2 группы: обязательные и дополнительные.

Какие должны быть в организации обязательно?

Для всех предприятий необходимо иметь в наличии такой набор журналов по ОТ:

о проведении вводных инструктажей;
для регистрации обучаемых инструктажей непосредственно на рабочем месте для ИТР и отдельно для рабочих;
о получении инструктажа по ППБ;
по учету инструкций в сфере ТБ;
о выдаче инструкций;
для регистрационного учета несчастных случаев;
по проверочным испытаниям такелажного оборудования;
для учета не электротехнических сотрудников, которым присваивается 1 группа по электробезопасности.

Для большинства предприятий помимо приведенного здесь списка обязательных учетных книг часто требуются еще и дополнительные журналы по охране труда для профессий, связанных с высоким риском при исполнении производственных обязанностей.

Необязательные документы

Есть и дополнительные журналы, которые требуется для некоторых организаций.

Особенно работы повышенной опасности, которые могут повлечь травматизм персонала, должны проводиться под усиленным контролем инженера по ТБ и руководящих лиц из числа ИТР. На такие работы оформляется отдельный наряд-допуск и трудящимся проводится предварительный инструктаж перед выполнением поставленных задач.

Пример:

Требуется выполнить врезку дополнительной трубы в газопровод, по которому поставляется природный газ среднего давления. Перед началом сварки на трубопроводе инженер по ОТ и начальник технического отдела заранее рассказывают сварщику Иванову И.П. о том, как ему нужно выполнить работу, чтобы избежать взрыва. Для выполнения работ в службе главного инженера оформляется наряд-допуск на Иванова И.П. Затем в отдельном специальном журнале производится регистрация его выдачи и получения инструктажа, о чем работник ставит роспись в соответствующей графе.

Общие правила оформления журналов по охране труда

Чтобы правильно оформлять и заполнять журналы по ТБ, необходимо соблюдать общепринятый порядок их ведения.

Каждый документ необходимо прошить, пронумеровать страницы и указать даты начала и окончания внесения регистрационных записей.

Порядок и специфика заполнения

В каждом журнале должны быть внесены такие сведения:

порядковый номер записи;
дата проведения ;
личные данные инструктируемого и его подпись;
персональная информация об инструкторе и его виза.

Даже если проводится общий инструктаж для всех работников одновременно записи нужно сделать отдельно с обязательной росписью сотрудника.

Кто отвечает за ведение?

В приказном порядке руководитель назначает сотрудника из числа ИТР, который будет ответственным за проведение инструктажей по ТБ. На них возлагается обязанность по заполнению и хранению подотчетных им журналов.

Как правильно вести такую регистрационную книгу?

В подразделениях вести журнал инструктажей на рабочих местах поручается начальникам отделов.

Прежде всего, они обязаны их правильно оформить:

выполнить карандашом нумерацию страниц;
прошнуровать все листы в журнале;
заклеить небольшим бумажным квадратом узел и концы шнура на задней обложке;
указать на приклеенном листке количество сшитых страниц, поставить подпись ответственного лица с указанием фамилии и инициалов и сделать оттиск печати организации;
указать дату начала ведения журнала на последней странице.

Если книга полностью заполнена, то она передается на хранение специалисту по ОТ.

Во время внесения записей в журнал нельзя допускать следующее:

пропуск незаполненных страниц или строк;
исправлять внесенные данные;
закрашивать ошибки корректором.

Если во время регистрации была допущена ошибка, то неверная запись берется в скобки. Затем под ней, не пропуская пустой строчки, необходимо заново вписать данные о проведении инструктажа.

Как правильно прошить?

Не все знают, как правильно сшивать такие регистрационные книги.

В обязательном порядке все страницы журналов должны содержать нумерацию. Затем их нужно прошнуровать. Концы шнура заклеивают сзади книги, указывают количество страниц и скрепляют подписью руководителя и печатью.

Обязательно документ на титульном листе должен содержать название организации, подразделения, дату начала и окончания ведения.

Нумерация

Листы в журналах должны быть пронумерованы.

Нумеруются они в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то отсчет начинают с первого до последнего прошитого листа.

Записывают все цифры простым карандашом, потому что практически все регистрационные журналы и книги учета являются согласно Номенклатуре дел отдельными делами.

Кто визирует?

Визировать пронумерованный и сшитый журнал может руководитель организации или ответственное лицо за ОТ и ТБ.

На подпись нужно поставить печать предприятия таким образом, чтобы она только частично захватывала росчерк, а не полностью покрывала его. Фамилия и Инициалы должны быть записаны разборчивым почерком.

Сколько и где хранятся?

Хранение журналов по ТБ возлагается на ответственное лицо за охрану труда.

Сроки хранения их указаны в таблице.

Все инструктажи по охране труда регистрируется в специальном журнале. Как правильно оформить и пронумеровать журнал регистрации инструктажей, расскажем в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

Инструктажи по технике безопасности: вводные замечания

Прежде, чем приступить к рассмотрению вопроса оформления и нумерации журнала регистрации инструктажа по охране труда, необходимо сделать несколько вводных замечаний о сути и порядке проведения данного мероприятия.

В самом общем виде, инструктаж по технике безопасности — это обучающие занятия, которые могут проходить в самых разных формах. Назначение этих занятий всегда одно — научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним.

На заметку

Сотрудники, которые уклоняются от прохождения инструктажа по технике безопасности, не могут быть допущены работодателем к работе.
Единого регламента проведения инструктажа не существует. В каждой сфере трудовой деятельности могут быть свои особенности проведения занятий по охране труда. Они оговариваются специальными отраслевыми нормативными документами.

Инструкции по технике безопасности

Типовое занятие по технике безопасности, которое проводится для всех сотрудников организации, а также специалистов других фирм, привлекаемых для работы в данной организации, состоит из изучения основ безопасного труда, на основе трех видов документов:

локальных нормативных актов компании;

технической документации по эксплуатации оборудования;

общих инструкций по охране труда и технике безопасности.

Несмотря на то, что порядок проведения занятий может варьироваться от фирмы к фирме, существует Примерные учебные планы обучения, разработанные Минтруда РФ, которые рекомендуется учитывать при подготовке плана обучения сотрудников.

В свою очередь, сами инструкции по технике безопасности, которые являются основным предметом данных занятий, также должны разрабатываться самим работодателем. Это положение закреплено ст. 212 ТК РФ. Традиционно это обязанность возлагается на специалиста по охране труда. Однако в ходе работы по составлению инструкции он имеет право обращаться за консультацией к специалистам профильных служб, в частности медицинской части.

Следует особо отметить необходимость проведения консультаций с представителями профсоюзного органа, если таковой действует в организации. Это определено ст. 372 ТК РФ.

Читайте также:

Журнал регистрации инструктажей

Журнал регистрации инструктажей по технике безопасности предназначен для фиксации факт проведения всех видов обучающих занятий по охране труда. Такое положение определено п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29.

Локальная инструкция по охране труда и технике безопасности, которая должна быть в обязательном порядке утверждена нормативным документами фирмы, содержит перечень конкретных видов занятий по безопасности труда и порядок их фиксации в Журнале регистрации инструктажей. Такой порядок определен «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по охране труда», принятыми Минтруда РФ 13.05.2004 г.

Как правило, если организация небольшая, то журнал учета таких занятий заводится один. В него вносят данные обо всех видах инструктирующих мероприятий. На крупных предприятиях чаще всего создается несколько журналов для каждого вида занятий или для каждого структурного подразделения.

Существует ряд случаев, когда журнал не является единственным документом, подтверждающим факт проведения занятия. Информация об этом мероприятии может содержаться в наряде-допуске. Такими случаями, как правило, являются случаи проведения целевых инструктажей.

Журнал регистрации: образец 2017 года

Современное российское законодательство никак не регламентирует форму ведения журнала регистрации инструктажа по технике безопасности. Каждая организация может самостоятельно определять структуру содержания и форму заполнения данного документа в соответствии со своими потребностями и профилем деятельности.

Еще в 1990 году Госстандарт СССР в Приложении № 4 к Государственному стандарту СССР ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» утвердил бланк такого журнала. Несмотря на то, что в настоящее время эти нормативные положения утратили силу, многие организации пользуются это формой ввиду ее удобства и полнотой вносимых сведений.

Чаще всего стандартная форма

журнала регистрации имеет форму таблицы, в которую включают следующие графы:

дата, когда обучающее занятие было проведено;
разновидность занятия — вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой инструктаж;
ФИО сотрудника, прошедшего обучение;
дата рождения сотрудника;
должность и структурное подразделение, в котором числится обучавшийся работник;
данные об преподавателе, проводившем занятия — ФИО, должность;
дополнительные сведения о занятии. Например, если это внеплановый инструктаж, то можно указать его причины;
подпись сотрудника, проходившего обучение;
подпись сотрудника, проводившего обучение.

Конечно, данный перечень позиций, подлежащих заполнению, не является исчерпывающим и окончательным. Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.

Нумерация журналов по охране труда

Оформление журнала регистрации инструктажа по технике безопасности

Рассмотрим теперь особенности оформления и ведения журнала учета инструктажей по технике безопасности.

Полное название компании и ее реквизиты указываются на титульном листе журнала. Кроме того, здесь нужно указать дату начала ведения журнала, а потом — дату окончания и общее количество страниц документа. На титульном листе также указывается срок хранения журнала и дату, когда этот срок заканчивается.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» определяет срок хранения журнала в 10 лет.

Нумерация страниц в журнале

Нумерация страниц в журнале преследует две цели:

Когда каждая страница имеет порядковый номер, возможность несанкционированного изъятия страниц исключается;
Нумерация позволяет облегчить учет общего количества страниц в журнал при добавлении этой информации на его титульную страницу.

Номера страниц проставляются черным карандашом, вверху страницы, справа. Использование чернил или карандашей других цветов не допускается.

Нумерацией страниц работа по оформлению документа не исчерпывается. После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице.

Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.

Важный момент — около оттиска печати делается запись, фиксирующая общее количество листов журнала , дата, когда журнал был оформлен, а также данные сотрудника, проводившего данные операции.

На заметку

В небольших организации заполнение и нумерация журнала производится руководителем фирмы. Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда. Ответственным за журнал учета инструктажей по технике безопасности может быть также назначен другой сотрудник компании, которому вверены данные полномочия. Об этом руководство должно издать соответствующий приказ.

Российская Федерация, Самара #7 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU Российская Федерация, Пермский край #8 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев… limurka Российская Федерация, Бийск #9 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем. Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Нумерация журналов по технике безопасности

Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены. При работе с компьютерами нужно соблюдать правила и нормативы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденные постановлением Главного санитарного врача России от 3 июня 2003 г. № 118. Закрепить правила безопасной работы и порядок ознакомления с ними сотрудников следует в инструкции по охране труда.
В некоторых отраслях установлены типовые инструкции по охране труда и правилам техники безопасности. Например, для сотрудников топливно-энергетического комплекса (нефтегазовой отрасли, нефтепродуктообеспечения) такие типовые инструкции утверждены приказом Минтопэнерго России от 4 июля 1995 г. № 144.

Голосование:

Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Нумерация листов.

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию: исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.
После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале. Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью () лист Генеральный директорЗАО «ЗАО» И.И.

Как прошивать журнал учета?

Внимание

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один. При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».

И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

Форум

Инфо

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео.

Нумерация журналов

Важно

После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице. Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.

Важный момент — около оттиска печати делается запись, фиксирующая общее количество листов журнала, дата, когда журнал был оформлен, а также данные сотрудника, проводившего данные операции. Справка На заметку В небольших организации заполнение и нумерация журнала производится руководителем фирмы. Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда.

Оформление журналов и книг

Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги.
Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.

При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.
Аля lad Напишите оба года, например: 2001-2013. Ollga писал(а): 75 лет хранится дело с даты увольнения работника? Или с даты заведения дела? Никакого нормативного документа, где было бы написано, что личные дела вести обязательно, нет. Они обязательны для гос.предприятий.Но вот личная карточка хранится 75 лет, это как раз обязательный документ. Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет. И там нет указания с какого числа. Поэтому лучше его хранить с момента увольнения до передачи в архив. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Нумерация страниц в журнале регистрации образец

Работа с входящими документами строится по такой схеме:

прием;
сортировка;
рассмотрение руководством;
направление исполнителям.

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа , его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование

К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

пронумерован;
прошит;
подписанным руководителем организации.

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

уникальным номером;
логотипом организации;
наименованием организации.

Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Заключение.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Как нумеровать журналы по охране труда, нумерация документов в делопроизводстве

Для чего должны вестись

Ключевое обязательство работодателя – обеспечение безопасности сотрудника. В рамках ст. 212 ТК РФ отмечено, что есть определенный перечень обязанностей в плане ведения документов, необходимых для информирования персонала о базовых нормативных требованиях. Поэтому каждая компания должна владеть персонально разработанной системой и рациональным порядком в отношении ведения делопроизводства.

В качестве основополагающего документа выступает журнал по охране труда (далее – ОТ). Он используется в целях фиксирования проведенных инструктажей. В рамках организации необходимо обеспечить разработку порядка оформления, а также назначить ответственное лицо. Немаловажную роль играет соблюдение периодов хранения, которые определены приказными бумагами.

Охрана труда – своеобразная система, способствующая сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе ведения трудовой деятельности, регламентируется огромным перечнем бумаг. Среди них можно выделить различные положения, программы, акты нормативного характера, приказы, программы.

Все это нужно для обеспечения оперативного контроля в рассматриваемой области. Ведение бумаг осуществляется согласно ГОСТ 12.0.004-90. Документы подобного плана носят обязательный и специальный характер.

Полный перечень

Есть набор журналов, которые должны присутствовать на предприятии в обязательном порядке.

Регистрация по вводному инструктажу. Включает сведения о перечне представителей персонала, которые прошли соответствующий инструктаж и ознакомились с техникой безопасности.
Регистрация инструктажей на месте работы. Вносятся материалы о сотрудниках, которые прошли инструктаж, организованный ответственным лицом. Завершение производится устным опросом в целях проверки закрепленных знаний.
Учет инструкций по ОТ. Документом занимается соответствующая служба или отдельный специалист предприятия. Для удобства рекомендуется каждой инструкции присваивать уникальный номер.
Учет предоставления инструкции в адрес персонала. Действителен для каждого подразделения, хранится у руководителя.
Учет присвоения определенной группы по электробезопасности. Включают всех сотрудников, которые не заняты в сфере технического обслуживания электрических установок. Фиксируются итоги проверки прохождения инструктажа.
Регистрация несчастных случаев. Проводится в соответствии с Постановлением Минтруда России №73. Заполнение осуществляется в ходе проверочных мероприятий по случившимся ситуациям. Занимается ответственное лицо, которое имеет третью группу по электробезопасности.
Учет по проверке навыков и норм работы в специальных электрических установках. Фиксируются итоги проводимых для работников проверок.
Регистрация вводного инструктажа по защищенности от пожаров. Проводится со всеми работниками, которые берутся на вакансию. Ответственность за ведение возлагается на сотрудника, который ручается за пожарную защищенность на фирме в целом.
Учет обучающих мероприятий по охране труда. Чтобы предупредить травматические случаи на производстве, работники должны регулярно проходить обучение. По завершении осуществляется проверочный контроль знаний.
Журнал учета первичных инструментов тушения пожара. Необходим для проведения своевременной проверки оборудования на предмет работоспособности. Ведением занимается компетентный сотрудник пожарной службы.
Документ по учету контроля за состоянием трудовых условий. Заполняется на регулярной основе.
Учетные мероприятия по проверкам. Согласно действующему законодательству, документ обязуются вести не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели. Здесь содержатся детальные сведения обо всех проверках и нарушениях.

Это не весь перечень журналов, формируемых на предприятии, но здесь перечислены основные направления.

Как правильно прошнуровать и пронумеровать

За счет рациональной прошивки бумаги подлежат систематизации. Кроме того, сокращается вероятность их подмены, подделки, порчи или утраты. Для прошивки и нумерации используются стандартные правила государственного стандарта ГОСТ.

Несмотря на отсутствие четких инструкций в законодательстве, следует опираться на индивидуально разработанные требования организации.
Следует провести ознакомление с общими советами по организации систематизации документов, которые могут быть полезными для проведения процедур.
Прошивка в многостраничной документации осуществляется с применением классической иглы и нитки плотного типа.
Для сшивания используется банковский шпагат, обычные прошивные нити или лента лавсановая.
Начинать процесс нужно с подготовки отверстий (3-4 штук) в листах с использованием дырокола.
Сначала игла вводится в среднее отверстие, а затем нить распределяется по сторонам – выше и ниже относительно средней дырки.
После каждого «цикла» нужно возвращаться к середине. Лучше всего использовать схему двойной прошивки.
Когда процесс окончен, игла с нитью вводится в центральное отверстие и выводится на «изнаночную» сторону скрепленных бумаг. Оставшийся кончик завязывается узлом.

Журналы должны быть грамотно пронумерованы. Используются классические стандарты:

на листиках проставляются цифры в арабском виде с помощью простого карандаша, в возрастающем порядке, как в книгах и обычных журналах;
номер указывается справа сверху, текст документа при этом остается нетронутым;
нумерация приложений осуществляется в рамках общего порядка, а что касается вспомогательных писем, то номер проставляется на конверте и только после этого – на листах;
если документ представлен несколькими томами, их нумерация осуществляется по отдельности;
приложения, которые выделены в отдельный том, также подлежат отдельному проставлению номеров.

Особые журналы

Помимо обязательных документов, фигурирующих в сфере охраны труда, присутствуют некоторые особые бумаги. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Учета выдачи удостоверений

Согласно Постановлению Минтруда России, Минобразования России №1/29, руководящий состав и специалисты обязуются проходить специальную обучающую программу, которая охватывает обязательства для каждого сотрудника.

Мероприятия начинаются сразу после трудоустройства и должны быть пройдены на протяжении первого рабочего месяца. Разработка программ осуществляется на базе отраслевой принадлежности, характера работы, трудовых условий. Полный перечень утверждается руководящим составом.

Сотрудники, работающие в отделе кадров, для личного удобства нередко используют журнал по учету выдачи удостоверений по ОТ. Он применяется в целях фиксации сведений обо всех удостоверениях, которые были выданы. Ведением документа занимается ответственный компетентный специалист.

В рамках ст. 197 ТК РФ отмечено, что каждый работник имеет право на бесплатное прохождение профессиональной подготовки. Ученическое соглашение составляется на условиях, которые не предполагают отрыва сотрудника от производственного процесса.

Отражаются сведения:

число удостоверений, которые были выданы на руки;
контроль их предоставления, отрывные талоны;
особенности, касающиеся электротехнических работников;
данные о выданных экземплярах в адрес руководящего звена;
информация по разрешениям на работу в опасных условиях.

Хоть документ не относится к списку обязательных бумаг, его использование рекомендуется.

Относительно распоряжений по ОТ

Еще одним особым документом является журнал распоряжений, связанных с ОТ. Он способствует систематизации всех сведений и совершенствованию рабочего процесса в плане повышения уровня безопасности. Этим документом рекомендуется обзавестись на участке, в цехе или отделе.

В нем должно присутствовать определенное количество распоряжений, приказов касательно стажировки, разрешения к самостоятельному труду, закрепления ответственных лиц. Его ведение осуществляется в едином экземпляре в общем порядке.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

«лс» — приказы по личному составу;
«п» — о приеме на работу;
«у» — о расторжении трудового договора;
«к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Нумерация листов в журнале регистрации с какой странице нумеровать

Это я, неуч, не правильно написала Подскажите, в журнале по технике безопасности нумеруются листы или страницы?

ПО идее должны листы, ведь при заполнении в конце пишем пронумероно. столько-то листов. Но на практике видела что нумеруют каждую страницу . Подскажите как правильно? Нумеруются листы А вот если понадобится (в частности, при расследовании несчастного случая) сделать копию страницы с подписью работника.

Порядок подготовки и передачи дел в архив федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3 к Приказу Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 25 декабря 2014 г.

N П/637) Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.10.2014 N 219

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах»

Порядок ознакомления с материалами дела в московском УФАС России (Приложение к приказу Московского УФАС России от 18 ноября 2008 г.

Вы можете скачать или посмотреть cписок моих публикаций (с активными гиперссылками на большинство из них)

Как прошить журнал регистрации — опломбирование документов

Правила опечатывания документов

Опечатывание документов: общая информация

Крупные предприятия и банковские учреждения отличаются большими объемами документации, которая имеет определенный срок хранения. Для этого ее нужно архивировать и сдавать под отчет ответственному лицу.

Процедура подготовки бумаг несложная, но занимает немало времени, поскольку требует соблюдения определенного регламента проведения. Всю документацию необходимо сложить, пронумеровать, прошить и опечатать.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Подобная процедура – не прихоть начальства, а необходимая мера, в дальнейшем упрощающая поиск нужного документа.

Регламент архивирования бумаг на предприятии согласовывается с областными архивными службами, так как некоторые документы могут быть переданы для дальнейшей обработки информации. Обычно это касается личных дел сотрудников.

Прошивка и опечатывание документов, составляющих дело, происходит по общему протоколу, который предусматривает соблюдение следующих условий:

бумаги скрепляются по 5 проколов и оформляются в твердую картонную обложку;
подбор и переплетение каждого из листов не должны препятствовать свободному просмотру содержания в дальнейшем;
все металлические скрепки и булавки убираются;
прокол всех отверстий происходит вертикально на полях, с расстоянием между ними в 3 см.

При наличии прошивочного станка все манипуляции следует выполнять с его помощью. В противном случае используются банковский шпагат или прошивные нитки. Также подойдут любые прочные капроновые или хлопчатобумажные нити, сложенные вдвое. Прошивка выполняется дважды.

После этой процедуры необходимо:

выпустить концы нитей из отверстия, расположенного в центре на обратной странице последнего листа, и завязать их;
опечатать лист при помощи бумажной наклейки с надписью, наложить которую следует на узел и нитевые окончания;
после полного высыхания клея визировать наклейку подписью ответственного за опечатывание бумаг лица или непосредственно руководителя предприятия.

Все наклейки для опечатывания документов должны содержать:

подпись;
печать;
дату операции.

Все надписи выполняются четким и разборчивым почерком.

Оттиск печати нужно расположить таким образом, чтобы одна его половина находилась на листе, а вторая – на наклейке.

Для чего необходимо опломбирование документов?

Подобная процедура проводится для сохранности бумаг, которые могут пригодиться в дальнейшем. Это личные дела сотрудников, документы, отражающие ход финансовых сделок и прочее. Прошивка и опечатывание документов гарантирует их сохранность, так как иногда происходят попытки внесения несанкционированных исправлений и прочего вмешательства в отчетность.

Для защиты архивов применяются этикетки для опечатывания документов. Нередко они изготавливаются из обычной белой бумаги, разрезанной на части. Также предлагаются уже готовые промышленные наклейки, для использования которых не требуется клей. Кроме клейкой основы на них уже нанесен текст «Пронумеровано, прошито и скреплено».

Правильная подготовка документации – процедура достаточно хлопотная и требующая внимательности. Иногда одного листа из заархивированных бумаг достаточно, чтобы изменить время выхода на пенсию или размер оклада. Грамотная прошивка поможет оперативно отыскать нужный документ и быстро ознакомиться с его содержанием.

Если допустить оплошность при формировании архива, это может привести к пропаже бумаг, которые недоброжелатели используют в своих целях. Также существует риск подмены оригиналов на копии. При полноценном архивировании подобные неприятности практически полностью исключаются.

Как прошить журналы для кадрового учета

Заполнение общего журнала работ по РД

О заполнении и ведении журнала по РД 11-05-2007

      Общий журнал работ (его еще называют журнал производства работ) является основным документом подтверждающим выполнение работ, отражает последовательность выполнения отдельных видов работ, в том числе сроки и условия выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте, а также сведения о строительном контроле и государственном строительном надзоре.
      Если объект поднадзорный то в соответствии с ч.5 ст.52 Градостроительного кодекса Российской Федерации, извещение о начале строительства, оформленное в соответствии с требованиями РД-11-04-2006 приложение №2, направляется застройщиком (техническим заказчиком) в орган государственного строительного надзора не позднее, чем за 7 рабочих дней до начала строительства (реконструкции) объекта капитального строительства.
      Общий журнал работ с заполненным титульным листом, прошитый и скрепленный печатью направляется на регистрацию вместе с извещением о начале строительства.       Существует две формы журнала работ:
      1. Общий журнал работ по РД 11-05-2007, утвержденному приказом № 7 Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 12 января 2007 г;
      2. Общий журнал работ по типовой межотраслевой форме № КС-6, утвержденной постановлением № 71а Госкомстата России от 30 октября 1997.       Форма по РД 11-05-2007 более широко применяется чем КС-6 поэтому описана в статье ниже.

Выбираем журнал

В п. 7 РД 11-05-2007 сказано, что журнал выпускается типографским способом в формате А4. То есть имеется ввиду что журнал должен быть куплен готовым в магазине. Это удобно для строительства крупных объектов и обязательно для объектов поднадзорных инспекции Государственного строительного надзора (ИГСН) или Федеральной службе по экологическому , технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор). Если же сам объект небольшой (маленький срок строительства) и регистрация в ИГСН и Ростехназоре не требуется — то по согласованию с Заказчиком журнал можно распечатать на принтере.

В продаже я встречал типографские журналы А4 толщиной примерно 6мм с обложкой из картона и толщиной около 14мм с переплётом и твердыми корочками как у хорошей книги. В начале журнала указано «Приложение №1 к РД-11-05-2007».

Заполняем титульный лист

      Пишем правильно название объекта — с разрешения на строительство, или реконструкцию. Если их нет (например при кап. ремонте) пишем название объекта с договора подряда.
      Далее собираем копии приказов о назначении ответственных лиц Застройщика, Заказчика, Генподрядчика, Субподрядчика. Просим каждого из их расписаться в графе «подпись». Параллельно собираем реквизиты всех этих организаций (можно как раз у ответственных лиц спросить).
      Типографский у Вас журнал или самодельный его нужно прошить, пронумеровать листы и скрепить печатью Заказчика.
      Количество страниц указывается также и в титульном листе.

Как прошить журнал в 2018 году

Ставится подпись и печать организации — Заказчика. В моей практике в титульном листе расписывался либо руководитель организации либо его зам. по строительству (по доверенности), а в конце журнала на «прошито, пронумеровано и скреплено печатью» инженер назначенный приказом как представитель Заказчика.
Когда прошиваете журнал — делайте нитку свободно, не в натяжку. Прежде чем завязывать узел откройте его посередине. Нитка не должна мешать открываться.
Теперь журнал готов к регистрации.

Некоторые нюансы при ведении журнала

      1. Нужно всегда знать где, у кого он находится. Увольняющиеся по разным причинам прорабы, мастера, ПТО и д.р. ИТР любят прихватить его с собой. Восстановить его будет сложно. Если видите что на стройке затишье, народ жалуется на задержки зарплаты — вывозите журнал. По возможности всю исполнительную документацию вывозите.
      2. Иногда при строительстве пишут в черновике журнала (не зарегистрированном), а в зарегистрированные журналы пишут в конце строительства (или перед проверками надзорных органов). Вообще то это не правильно, но некоторые организации требуют полное отсутствие исправлений в журнале, бывает при ведении 3-го раздела требуют указывать объемы и количество работ как в смете. При длительном строительстве сложно отследить все виды работ чтобы потом сумма объемов совпала со сметной. Иногда при большом количестве субподрядных организаций выясняется, что например электромонтажная организация, работая целый месяц, всё выполнила — о чем в журнале не сказано ни слова. Если всё же ведёте зарегистрированный оставляйте пустую строчку после каждого дня в 3-м разделе (если кому то не понравится пустая строка напишите в ней «уборка мусора» или «погрузочно-разгрузочные работы»).
      3. Пишите все неучтенные сметной документацией работы которые приходится выполнять. Если договором на СМР предусмотрена оплата дополнительных работ возможно эти записи пригодятся.
      4. Согласно п.4 ст.52 Градостроительного Кодекса РФ застройщик (или заказчик) должен обеспечить консервацию объекта капитального строительства при необходимости прекратить работы или их временно приостановить на срок более чем на шесть месяцев.

Последняя дата производства работ в 3-ем разделе сделанная более 6 месяцев назад может послужить «звоночком» инспекции ГСН для принятия к Заказчику мер.

Cкачать общий журнал работ в Excel

Скачать общий журнал работ по РД-11-05-2007 в Excel

Образец заполнения общего журнала работ

Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе прописаны данные правила? Нумерование страниц, по идее, следует делать после прошивки, как и проставление общего количества пронумерованных листов.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации

Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия.

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Если сшиваются несколько документов в один пакет, то нумеровать нужно вручную. При этом необходимо обеспечить, чтобы внутренняя нумерация в документах отсутствовала или не вносила путаницы.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается.

Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию. Также указывается количество листов и дата нумерации.

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

Количество листов в подшивке. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Дата составления подшивки. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

Фамилия, должность и подпись составителя подшивки. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов.

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник.

Ужас какой! Кто же ее учил сшивать так документы многостраничные?! Да еще и выложила этот дебилизм в инет! Нормативку почитайте, все подробно написано!

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.

Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

маникюр

Как пронумеровать КУДиР (книгу доходов и расходов)? — Контур.Бухгалтерия

Кто должен нумеровать КУДиР

Закон обязывает вести книгу учета доходов и расходов:

организации на упрощенке;
ИП на ОСН, УСН, ПСН и ЕСХН (все режимы, кроме ЕНВД).

Вы можете заполнять книгу от руки, используя специальные бланки, или вести ее в электронном сервисе. Книга ведется в течение налогового периода (года), затем распечатывается и прошивается (здесь мы рассказали, как прошить КУДиР). Незаполненные разделы тоже следует распечатать и подшить в книгу. Если вы не ведете деятельность, пустую книгу все равно придется распечатать, сшить и хранить четыре года. За отсутствие книги при налоговой проверке возможен штраф. Хорошо одно: с 2013 года книгу не нужно заверять в ФНС.

При печати не все бухгалтерские сервисы проставляют номера страниц в книге, отсюда частые вопросы о нумерации КУДиР, которую должен обеспечить сам руководитель или бухгалтер компании.

Где прописан порядок оформления КУДиР

Порядок работы с книгой доходов и расходов устанавливает Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения». Приказ предписывает следующее:

книга должна быть пронумерована и прошнурована;
число страниц следует указать на последней странице при прошивке книги;
данные о числе страниц заверяются печатью (при наличии) и подписью руководителя компании или ИП.

Однако ни этот приказ, ни какой-либо другой акт не прописывает подробно, как именно следует нумеровать книгу. В этой ситуации предприниматели и бухгалтеры обращаются к порядку нумерации документов, которые рекомендуют госстандарты. На этот счет сложилась определенная традиция, к которой налоговая не имеет возражений.

Как пронумеровать КУДиР

Ситуация 1. Если вы ведете типографскую книгу и заполняете ее вручную, страницы в книге уже пронумерованы. Скорее всего, по итогам налогового периода в КУДиР останутся пустые страницы, но это не должно вас пугать. При прошивке документа укажите число страниц в вашей конкретной книге и заверьте данные подписью и печатью.

Ситуация 2. Если вы вручную заполняете готовые бланки документа, откажитесь от нумерации до окончания календарного года. Книга состоит из титульного листа и нескольких разделов (разное число для разных налоговых режимов), и нет уверенности в том, сколько страниц придется заполнить до конца налогового периода.

После закрытия периода соберите все страницы и включите в книгу все разделы, даже если некоторые из них не заполнялись из-за отсутствия данных. Важно, чтобы в этом случае был заполнен титульный лист.

Расположите листы в правильном порядке и пронумеруйте их вручную — шариковой ручкой с пастой синего цвета. Нумеруйте только страницы со сведениями (обратную чистую сторону листа нумеровать не нужно). Ставьте номер страницы в верхнем или нижнем углу со стороны, противоположной корешку книги. Титульный лист считается первой страницей, его можно пронумеровать или оставить без номера по стандарту оформления печатных работ.

Ситуация 3. Если вы ведете КУДиР в электронном виде в текстовом редакторе или с помощью бухгалтерского сервиса, перед выведением на печать постарайтесь применить нумерацию, чтобы получить красивый готовый к прошивке документ. Точно так же следите за полнотой книги: в нее должны войти все обязательные для вашего налогового режима разделы, даже если они не заполнены. Большинство бухгалтеров и предпринимателей проставляют номер страницы в верхнем углу, с противоположной от корешка книги стороны, а титульный лист оставляют без нумерации, хотя счет страниц начинается с него. Но эти моменты не принципиальны, и вы можете проставлять номера в нижнем правом углу или по центру страниц сверху или снизу.

Некоторые бухгалтерские сервисы и программы при выведении на печать не нумеруют страницы книги. В таком случае вам придется проставить номера вручную. Используйте шариковую ручку синего цвета. Нумеруйте только страницы со сведениями (чистая «оборотка» листа не нумеруется). Ставьте номер страницы в верхнем или нижнем углу со стороны, противоположной корешку книги, — так поступает большинство предпринимателей, и налоговики не возражают против этого приема. Титульный лист — это первая по счету страница, хотя допустимо оставить его без номера.

Ведите учет доходов и расходов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. По итогам налогового периода вы сможете распечатать книгу: сервис выведет на печать все нужные разделы и пронумерует страницы (к слову, в нижнем правом углу, кроме титульного листа, который считается первой страницей). В нашем сервисе легко вести учет, вовремя платить налоги — система напомнит о сроках, рассчитает суммы и сформирует платежки для интернет-банка, а еще начислять зарплату и сдавать отчетность через интернет. Все новички работают в Бухгалтерии бесплатно в течение 14 дней.

Вам будут интересны статьи по теме «КУДиР»

Как правильно прошивать документы: схема, образец, инструкция

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

Название организации.
Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
Индекс дела.
Заголовок дела.
Срок хранения.
Номер тома.
Количество листов в подшивке.
Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

Название документа.
Дата подшивки.
Срок хранения.
Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
15 лет – для научной документации.
5 лет – для кинодокументов.
3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

Дата составления описи.
Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

Контроль группировки документов в деле.
Подшивка.
Нумерация листов.
Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

Количество листов в деле (цифрами и прописью).
Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

( Пока оценок нет )

5 способов правильно зашнуровать военные и тактические ботинки LOWA

Существует ряд проверенных способов зашнуровать военные ботинки LOWA, и, хотя эстетические качества могут иметь значение, многие из них также имеют целенаправленные преимущества. Чтобы продемонстрировать это, ниже приведены 5 популярных способов зашнуровать военные и тактические ботинки LOWA.

Спросите эксперта: имеют ли значение ваши шнурки?

Меняет ли то, как вы зашнуруете обувь, ваш стиль бега?

Читайте все о последних открытиях тренажерных залов, оздоровительных мероприятиях и тенденциях в фитнесе в нашем информационном бюллетене Wellness, который выходит дважды в неделю.

Важно, как вы зашнуруете кроссовки. (Все фото предоставлены City Sports.)

Бегая по дороге или в спортзале, мы видим много классных кроссовок.Но в последнее время мы замечаем, что люди любопытно завязывают шнурки. Сначала мы думали, что это просто для галочки, но оказалось, что мы ошибались. Есть очень специфические способы завязать шнурки в зависимости от подъема, свода стопы и уровня комфорта во время бега. Мы спросили Грега Цукермана, покупателя беговой обуви в City Sports, который участвовал в гонках, таких как Bimbler’s Bluff 50k, Stone Cat 50 Mile Trail Race и TransRockies Challenge, — имеет ли значение то, как вы завязываете шнурки.

Имеет ли значение способ завязки кроссовок?

Конечно, важно, как вы завязываете шнурки, потому что это разница в том, насколько комфортно ваши ноги пройдут пять, 10 или 15 миль. То, как вы завязываете шнурки, может помочь снять точки давления и / или дать ноге дополнительную поддержку во время бега. Ноги у всех разные по форме и размеру, но есть несколько способов завязать шнурки, чтобы уменьшить давление на них, в зависимости от того, как ваша ступня подходит к конкретной обуви.

Ниже приведен стандартный способ завязывания шнурков, который обеспечивает одинаковое натяжение всей обуви. При завязывании шнурков важно убедиться, что натяжение шнурков равномерно распределяется по каждой секции, чтобы избежать точек давления, которые могут повлиять на комфорт ступни в обуви во время бега.

Шнурки имеют значение. Image 1.

Фотография ниже — отличный способ завязать шнурки, если у вас высокий подъем. Если не пересекать второе и третье проушины, высокий подъем будет удобно сидеть в обуви, не оказывая давления на верхнюю часть свода стопы.Когда вы натягиваете верхнюю часть, она будет туго синхронизировать нижние шнурки, обеспечивая и поддерживая поддержку передней части стопы, которую вы получаете с традиционной шнуровкой. Чтобы добавить дополнительную опору для лодыжки, сделайте двойное отступление от пятого ушка к шестому, создав U-образную форму, через которую можно пропустить шнурок, чтобы создать более надежную завязку наверху.

Шнурки image 2.

Самое главное для бегуна — чувствовать себя комфортно во время бега. То, как ноги реагируют на большой пробег, зависит от человека.Независимо от того, отекают ли ваши ноги или часто появляются волдыри, правильная и надежная зашнуровка обуви может помочь вам в беге или сломать ее.

3 наиболее распространенных ошибки при шнуровке корсета

Корсет «Валентинка» Dark Garden | Модель: Николь Симона | Фото: Джоэл Арон

В третьей части серии статей о шнуровке корсета обсуждаются наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при шнуровке корсета на теле. В Части 1 описывалась конструкция и оборудование, в Части 2 объяснялся задний зазор.Как я уже упоминал в своем первоначальном введении, посадка и комфорт глубоко связаны с тем, как ваш корсет зашнурован, но знаете ли вы, что то, как вы завязываете себя, также может существенно повлиять на срок службы вашего корсета?

Поп-корсет на заказ в старинном стиле | Модель: Виктория Кинжал | Фото: Джон Кэри

Ошибка №1: Корсеты не надеваются на анатомическую линию талии.
Ношение корсетов, правильно подогнанных к талии, может сильно повлиять на их самочувствие.Ваша кажущаяся естественная талия часто выше, чем ваша скелетная талия. Кроме того, корсеты иногда имеют тенденцию ползать вверх во время процесса шнуровки, что усугубляет проблему. Чтобы корсет закрепился на месте, пока кто-то другой зашнурует вас, крепко держите нижнюю часть корсета обеими руками. (Обратите внимание, что шнуровку следует всегда растягивать в стороны, а не прямо назад к шнуровке — угол наклона шнурков вверх или вниз — дело вашего личного вкуса.) Если вы обнаружите, что после того, как корсет уже зашнурован, вам кажется, что он сидит высоко, возьмитесь за нижнюю часть корсета и глубоко вдохните легкими, чтобы поднять грудную клетку вверх. Я часто немного корректирую свои корсеты в течение дня, чтобы соответствовать тонкому сдвигу как моих органов, так и самого корсета, стягивая весь корсет вниз или иногда смещая переднюю талию вверх.

Корсет «Валентинка» Dark Garden | Модель: Элли Дайан | Фото: Джоэл Арон

На более плотном теле может быть трудно определить, где находится линия талии, и действительно может быть много места для маневра с тем, где можно разместить корсет, поскольку сокращение распространяется на мясистую ткань, оказывая меньшее давление на кости и органы туловища.Вы можете использовать посадку бюста, спины и бедер в качестве ориентира для вертикального размещения корсета, если вам трудно найти естественную талию. Некоторым может показаться, что их корсеты более удобны, когда они расположены выше на талии (укорачивая талию до размера под грудью), поэтому просто поиграйте, пока не найдете наиболее удобное для вас место.

Обратите внимание, как расширяются бедра, когда вы сидите | Корсет Pop Antique «Вамп» | Модель: Виктория Кинжал | Фото: Каролина Марек

Ошибка № 2: корсеты слишком туго затянуты на бедрах
Это проблема, которую я чаще всего вижу в тесных шнурках, и это непростая задача.Хотя некоторые ценят или даже нуждаются в дополнительном сжатии бедер, на самом деле вашим бедрам нужно удивительно много места, чтобы расширяться, когда вы ходите, сидите и так далее. Однако, как корсет, слишком плотно завязанный на груди, создаст эффект четырехголовых, или слишком узкий на талии или в ребрах будет неудобным, корсет, слишком узкий в бедрах, может фактически повредить корсет. Ничто из этого нежелательно, но последнее труднее всего обнаружить изнутри корсета. Несмотря на то, что от корсета ожидается, что он будет тесным и стягивающим, важно, чтобы бедра были удобными для ношения.Корсет, который не дает облегчения, когда вы стоите, напрягает свое оборудование и ткань, чтобы приспособиться к внезапному увеличению размера ваших бедер, когда вы садитесь. Кости, обрамляющие люверсы, не имеют места для распределения дополнительного давления и вместо этого сминаются, перекручивая сталь и растрескивая ее защитное покрытие. Для тех, кто ценит или даже нуждается в дополнительной компрессии бедер, поговорите со своим корсетером, возможно, о расширяющейся ластовице для бедер или о сверхпрочных костях и других подкреплениях вокруг люверсов.

Лично мне нравится, когда моя (правда, крошечная) рука касается нижнего края корсета. После того, как я измерил его, мои бедра расширяются более чем на целый дюйм, когда я перехожу из положения стоя в положение сидя. Мне не только нравится большая подвижность в моих личных корсетах, я также предпочитаю вид немного более свободных бедер: они создают более драматичные песочные часы, и когда я сажусь, я не получаю небольшой «корсетный кекс». . »

Поп-антикварный корсет «Вамп» | Модель: Виктория Кинжал | Фото: Каролина Марек

Ошибка № 3: шнурки завязаны вокруг талии
Эта ошибка особенно характерна для новичков в корсетах — это так естественно! И, по правде говоря, я видел, как опытные корсетеры и носители корсетов тоже делали это, предположительно намеренно по личным причинам.Основная проблема заключается в том, что шнуровка будет натирать внешнюю ткань корсета — вы просто создаете дополнительное трение как шнуровке, так и основной части корсета. Парча и вышивка не прослужат так долго при таком истирании. Менее опасно завязывание шнурков вокруг талии на самом деле ломает силуэт и добавляет немного объема, поэтому это особенно не рекомендуется для тех, кого привлекает эстетика тугой шнуровки. Чтобы шнурки не мешали, попробуйте заправить их за нижнюю часть корсета.Благодаря удобству ношения бедер, для них должно быть достаточно места. Если вы хотите привлечь внимание к своей талии, поговорите со своим корсетером о деталях, вышитых лентой, или других акцентах на талии.

Как видите, для каждой из этих ошибок шнуровки есть исключения! Однако, как и все остальное, всегда полезно знать правила, прежде чем нарушать их. Кружева смело, всем!

Как отрегулировать неровные шнурки

Неровные шнурки корсета — проблема, с которой сталкиваются многие владельцы корсетов.Хотя это не большая проблема, это может быть незначительным раздражением, из-за чего шнурки сложнее заправлять и в целом создается более грязный вид. Часто шнурки оказываются неровными, потому что пользователь имеет тенденцию сильнее тянуть за одну сторону во время процесса шнуровки и / или расстегивания. Или корсет мог просто быть зашнурован производителем неровно. К счастью, это можно легко и быстро исправить всего за пару минут. Если вы зашнуровываете себя в корсеты, сначала положите корсет на подушку.Если у вас есть помощь партнера или горничной, они могут отрегулировать вас в начале шнуровки, сразу после застегивания шнуровки, но перед тем, как затянуть ее вообще.