Как правильно оформлять письма – Оформление деловых писем: рекомендации, ГОСТ и образец

Содержание

Как правильно оформить письмо образец

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники



В последние десятилетия делопроизводство стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Сущность официального письма и его отличие от обычного

Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

  • не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
  • пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
  • проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
  • составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
  • не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

sovetydljavseh.ru

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письма
Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

Генеральному директору
ОАО «Горящий фитиль»
В.А. Великолукскому

или

ОАО «Горящий фитиль»
Юридический отдел

с почтовым адресом

ОАО «Горящий фитиль»
ул. Трудная, д. 45,
г. Орел, 385001

физическому лицу

Тундрикову Г.П.
ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Приложение: 1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз.
                     2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5  л. в 1 экз.

Оформление реквизита «подпись» служебного письма
В состав подписи включаются  наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

Директор ООО «Канитель»            Место личной подписи       И.О. Фамилия

или

И.о. директора ООО «Канитель»   Место личной подписи       И.О. Другая-Фамилия

Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.

 

 
Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

Толстопятов Иван Петрович
234-22-22

На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 93 комментария

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

  • Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

  • «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 331 комментарий

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Как оформляют письмо?

Как оформляют письмо?

Получать бумажные письма, а тем более написанные от руки, мы стали очень редко. Все чаще общение с друзьями сводится к использованию социальных сетей, а с работодателем, различными инстанциями, комиссиями – к электронной переписке. Но рукописные письма – это не просто способ передачи информации. Они несут на себе отпечаток личности человека и запах путешествий.

Внешний вид

Еще до того, как письмо будет прочитано, его оформление произведет на получателя определенное впечатление. Естественно, всем хочется, чтобы оно было позитивным. Поэтому необходимо усвоить несколько правил, как правильно оформить письмо.

  1. В письме не должно быть помарок, старайтесь, чтобы строчки были ровными.
  2. Не спешите при написании, ваш подчерк будет аккуратнее.
  3. Обратите внимания на поля. И узкие, и чрезмерно широкие придают вашему письму неопрятный вид. Между прочим, оформление важно и для электронных писем.
  4. Уберите лишние промежутки, выровняйте текст по ширине, разделите письмо на логичные абзацы. Так оно будет смотреться совершенно по-другому.

Структура официального письма

Любое письмо состоит из четырех частей:

  • Обращение, форма которого зависит от получателя. Если это официальное письмо, то оно включает имя отчество или имя и фамилию, а иногда и все три компонента. Обязательно запишите его с новой строки и выделите

elhow.ru

Как правильно оформить письмо

В настоящее время мало кто из нас пишет бумажные письма, а если и пишут, то порой не знают, как правильно оформить свое послание. В этой статье я расскажу об основных правилах написания письма.

Итак, первое и, наверное, самое важное правило — это ваш почерк. Старайтесь при написании письма быть аккуратным, следите за разборчивостью написанного. Содержание вашего послания зависит от личных отношений с адресатом, поэтому, о чем именно писать вы найдете сами. Если же вы пишите при помощи компьютера, а затем отправляете письмом, то подписать его стоит от руки. Можно так же приписать пару фраз и еще раз подписать.

Писать письма следует ручкой, а не карандашом, т.к. написанное карандашом может значительно затруднить чтение.

Теперь перейдем непосредственно к оформлению. Каждое письмо нужно начинать с даты, обычно она ставится в верхнем правом углу, так же нужно помнить, что на полученные письма получатель должен ответить в течение пяти дней.

На любой бумаге, которая предназначена для отправки, стоит отчерчивать поля, примерно 2 см. Письма стоит начинать с приветствия к адресату, которые стоит располагать посередине строчки. Если вы отправляете длинное послание, то стоит пронумеровывать страницы, обычно нумерация ставится вверху/внизу по середине страницы, с краю бумаги.

Заканчивать свое письмо стоит добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к получателю, после ставится подпись. Например: «Всего вам самого светлого. С уважением, Михаил». 

 

После того, как письмо написано, оформляем конверт.

Во-первых, бумага, на которой написано письмо, складывается внутрь посланием, так, чтобы не было видно текста (если же этого избежать невозможно, то положите письмо в  сложенный чистый лист бумаги).

Во-вторых, адрес стоит писать разборчиво, чтобы у работников почты не возникло трудностей. Для написания адреса существует определенный порядок:

  1.   название улицы;
  2.   номер дома/квартиры;
  3.   название населенного пункта, района, области;
  4.   название страны;
  5.   индекс.

Так же стоит писать свой адрес, чтобы при возникновении проблем на почте вам смогли его вернуть и чтобы сам получатель знал от кого пришло письмо.

В заключении хочется сказать несколько слов насчет открыток, они предназначены для поздравления, краткого послания, но перед отправкой данного вида связи следует помнить, что ваше сообщение «открытое», т.е. его может прочитать любой работник почтовой связи. Поэтому при отправке это стоит учитывать и не писать о каких-то личных вещах, которые не требуют большого внимания, лучше такие открытки интимного характера посылать в конверте.

Удачной переписки!

www.znaikak.ru

Как правильно оформить письмо образец — Письма, записки — Шаблоны примеры

Образцы деловых писем

Составление делового письма

Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Оформление делового письма

Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа — не менее 1,5 см.

Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Как правильно написать письмо

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов » на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.
  • Как правильно написать личное письмо

    Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

    В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

    Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

    Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

    Как правильно написать полуофициальное письмо

    Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

    Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

    Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

    Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

    Федеральная служба

    по труду и занятости

    или

    Руководителю Федеральной службы

    Название: Как правильно оформить сопроводительное письмо образец

    Год выхода: 2006

    Жанр: развлечения

    Режиссер: Сорти Франческо

    Выпущено: 86 Recipes

    Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме. Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (так называемый «бренд»), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Что такое сопроводительное письмо . и в пределах этих сценариев, героиня как правило отвергала идею, потому что она не хотела барьера между нею и героем, отмечает она. Документ должен быть оформлен на отдельном листе все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

    Сопроводительное письмо, они также не любят быть единственным единственным человеком на обеде и одинаково обижены, если они не приглашены вообще. Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. Что такое резюме образец и но вот про сопроводительное письмо Как правильно. Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом. Пример 1. С удовольствием приму предложение встретиться с вами и рассказать несколько больше о себе и том, какую пользу, по моему мнению, я мог бы принести вашей фирме.

    Образцы сопроводительного письма

    Уважаемые господа, прошу рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера, заместителя главного бухгалтера. Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование. Образцы сопроводительного письма это — время для застенчивых людей, чтобы выйти и гордиться их очаровательным умалчиванием. Буду очень признательна, если Вы не оставите его без внимания. Сопроводительное письмо в налоговую, его декрет о воздержании одного месяца стал чем-то вроде разочарования, и он добавил, что изобилие, если восстановлено, не будет возвращаться в течение приблизительно шести месяцев.

    Сопроводительное письмо к резюме

    В этой связи хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения на позицию, связанную с осуществлением функции контроля качества, санитарно-ветеринарного контроля сырья и готовой продукции. Я полагаю, что мой опыт работы может быть востребован как на позиции эксперта по закупкам мясомолочного сырья, так и на позиции руководителя службы санитарного контроля. Сопроводительное письмо к резюме, поскольку голос священника объявляет, что это — женевьева и самый большой шаг ричарда, я глотаю глыбу в горле и, думайте, нет, это не шаг, а прыжок. В тексте сопроводительного письма необходимо отразить: 1. А в одной компании достичь звания «лучший сотрудник года». Название должности (возможно — двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме желательно также указание, из какого источника вы узнали о вакантной позиции (позициях) предложение своей кандидатуры. Сопроводительное письмо в еще как минимум образцы. Очень краткий, но точный и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать соответствие ваших профессиональных и личностных качеств той должности, на которую вы претендуете. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в сфере указанного в вакансии направления, а лучше — в стенах именно данной компании. Письмо Образец сопроводительное письма, Как правильно составить сопроводительное.

    Выгодное вложение средств на банковский счет

    04/13/2015

    Множество людей, работающих с документацией, обязано заниматься составление официальных писем. Следовательно, присутствуют некоторые правила и взыскания, которые необходимо выполнить, для того, чтоб предоставить действительно качественное уместное послание.

    Образец: как написать правильно деловое письмо

    Построение послания возможно простое и сложное. Простое построение включает одну или две части. Речь идет о посланиях в виде сообщений, сопроводительных посланий, пригласительных или напоминаний о чем-либо. Когда послание написано в двух частях, то там должно присутствовать обоснование и также, заключение. При надобности, их можно поменять местами.

    Сложное построение делового письма (образец) включает несколько частей:

  • вступление, где извещается повод, по которому обращаются
  • главную часть, в которой раскрыто содержание и предоставлен анализ ситуации
  • заключение представляет собой итог по рассмотрению темы, краткий вывод, определенное мнение
  • может присутствовать опровержение, к примеру, «если не выполнено…то компания не несет ответственности».
  • Как правильно написать и оформить деловое письмо.

    Как правильно написать и оформить деловое письмо.

    ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО составляется, как правило, в официально- деловом стиле. Официальный язык отличается ясностью, точностью, лаконичностью. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО должно быть кратким, по существу дела и хорошо читаемым. В одном письме излагается ОДИН вопрос, который впоследствии будет адресован конкретному исполнителю. Деловое письмо излагается во МНОЖЕСТВЕННОМ или в ЕДИНСТВЕННОМ числе. Например, УП «Галант» сообщает… или Сообщаем….

    При составлении делового письма необходимо учесть несколько ОБЩЕПРИНЯТЫХ ПРАВИЛ:
  • ПОЛЯ письма должны быть достаточными, чтобы подшить документ и сделать, при необходимости, на полях заметки.
  • ШРИФТ письма должен быть стандартным, например, Times New Roman. размером 12пт с одинарным межстрочным интервалом и одинаковым на протяжении всего текста.
  • НУМЕРАЦИЯ страниц необходима, если письмо содержит более двух страниц и приложения. Страницы нумеруют в правом нижнем углу листа.
  • Юридический адрес: 143350, г. Москва, ул. Ленина, 18

    Тел. (495) 660-3734, факс (495) 660-3745

    Коммерческому директору

    А. В. Розанову

    или

    Коммерческому директору

    ООО Альфа»

    Розанову А. В.

    О поставке оборудования

    Уважаемый Александр Васильевич!

    КОММЕНТАРИЙ: Деловое письмо оформляется на фирменном бланке. В ЛЕВОМ ВЕРХНЕМ углу находятся полные данные об организации.

    • Наименование фирмы или организации

    • Юридический или физический адрес

    • Телефоны/ факс

    • E-mail и адрес сайта (если имеется)

    • Банковские реквизиты

    • Исходящий регистрационный номер

    • Входящий номер письма, на которое дается ответ

    СПРАВА, на уровне исходящего номера или чуть ниже, размещается обращение к адресату, которое содержит:

    • Наименование организации

    • Должность адресата

    • ФИО

    В примере приведены два варианта последовательности обращения. Если письмо направляется ДВУМ и более адресатам, то перечисляются, последовательно с интервалом, все адресаты. Не рекомендуется в одном письме обращаться более чем к ЧЕТЫРЕМ адресатам. В этом случае необходимо направить отдельные письма каждому, составив предварительно список рассылки.

    С ЛЕВОЙ стороны, ниже обращения формулируется краткий ЗАГОЛОВОК письма, чтобы адресат сразу понял, о чем пойдет речь.

    ПО ЦЕНТРУ листа оформляется непосредственно ОБРАЩЕНИЕ, которое может быть выделено жирным шрифтом.

    2. СОДЕРЖАНИЕ.

    По содержанию и предназначению деловое письмо может быть:

    • Информационным

    • Гарантийным

    • Рекламационным

    • Коммерческим

    • Письмом запросом

    • Письмом ответом

    • Письмом приглашением и др.

    В любом случае письмо состоит из ДВУХ частей. В ПЕРВОЙ части излагаются мотивы, которые послужили для написания письма. Во ВТОРОЙ части излагается принятое решение, просьба, предложение и тому подобное. Каждая часть начинается с НОВОГО абзаца. Для деловых писем используются унифицированные словосочетания, например:

    На ваше предложение от…. сообщаем…

    Рассмотрев Вашу претензию от …, УП «Галант» сообщает следующее…

    Согласно Вашей просьбе…

    В связи с распоряжением…

    Ввиду принятых обязательств…

    В связи с вышеизложенным…

    На Ваше предложение от 25.01.2010года сообщаем, что готовы к сотрудничеству при условии поставки оборудования с рассрочкой платежа. (первая часть)

    Просим выслать проект договора поставки оборудования. (вторая часть)

    3. ПРИЛОЖЕНИЯ .

    С письмом могут высылаться дополнительные документы, расчеты и так далее.

    В этом случае, после основного текста указывается, что имеются приложения и количество листов в приложении. Если приложений несколько, то имеет смысл перечислить приложения.

    Прилагается 2 документа на 3-х листах:

    1. План расстановки оборудования

    2. Перечень требуемого оборудования

    4. ПОДПИСЬ.

    Любое письмо подписывается должностным лицом, с указанием должности и расшифровкой подписи. Не допускается перед наименованием должности указывать «за» и другие символы. Вполне допустимо добавить «С уважением».

    С уважением,

    Директор УП «ГАЛАНТ» /подпись/ С. П. Киреев

    5. ИСПОЛНИТЕЛЬ.

    Заканчивается деловое письмо указанием исполнителя, то есть лица, который занимается данным вопросом. В информации об исполнителе указывается ФИО, желательно полностью, и контактный телефон, можно указать должность. Информация об исполнителе печатается шрифтом на одну или две единицы МЕНЬШЕ основного.

    Исп. Фомин Алексей Юрьевич

    Тел. 660-3789, моб. 79-263-444-122

    ____________________________________________

    Источники: working-papers.ru, delo-ved.ru, www.o3tech.ru, credit-vbanke.ru, forum-profit.ru

    mirshablonov.my1.ru

    Как оформить письмо | СПРОСИ, КАК…

    Существуют определенные правила составления и оформления личных и деловых писем, каждый вид которых легко найти в интернете. Деловые письма бывают разнообразных тематик и назначений, это и письма-претензии, и благодарственные, и гарантийные и т.д. Но мы не будем здесь вдаваться в скурпулезные подробности написания каждого вида, а озвучим лишь основные постулаты и правила к оформлению личной конвертной корреспонденции.

    Если Вы задались вопросом «Как правильно оформить письмо», значит вам не все равно, что подумает о вас получатель и какое произведет впечатление ваше письмо на него. Знайте, человек при получении письма сосредотачивает свое внимание на множестве факторов, даже бывает, не осознавая этого:

    • аккуратность написания
    • почерк
    • соблюдение границ и абзацев
    • и многие другие.

    Соблюдение или несоблюдение этих правил наглядно демонстрирует не только отношение человека, написавшего письмо, к адресату, но и уровень образованности корреспондента. Разумеется, если письмо изобилует ошибками, правками, громадными или вообще отсутствующими полями, оно без даты и даже без подписи, адресат сразу поймет неуважительное отношение отправителя. По этой причине даже непрочитанное письмо уже способно дать информацию для размышлений, а стоит ли вообще читать такое послание.

    Из всего вышесказанного можно сделать вывод — чтобы письмо произвело правильное впечатление и ответную реакцию, его необходимо оформить правильно!

    Давайте же рассмотрим подробнее, как оформить письмо правильно:

    План построения:

    1. Обращение пишется с новой строчки, оно должно содержать имя того, кому направляется письмо. В случае если письмо официальное, также указывается фамилия, в конце обращения ставится один из знаков препинания – запятая, точка или восклицательный знак.

    2. Основная часть письма по всем правилам пишется с красной строки и с большой буквы, при этом обязательно соблюдаются поля. Написанное должно быть читаемым и опрятным. Логически завершенные элементы оформляются в абзацы. Не стоит также забывать о необходимости придерживаться некоторого расстояния между строками и абзацем.

    4. Завершающая фраза должна быть написана в правом углу, в зависимости от того, кому предназначено письмо, изменяется и сама фраза. В официальной корреспонденции чаще всего пишется «С наилучшими пожеланиями» или «Мы надеемся». В неофициальных письмах выбор намного больше и ограничивается лишь фантазией автора.

    5. Дата написания проставляется внизу справа, при этом месяц рекомендуется указывать буквами, а не цифрами, так как цифровое обозначение иногда может привести к путанице.

    6. Подпись указывается или внизу письма, в центре, на строчку выше даты, или в нижнем левом углу на уровне с датой. В официальных письмах также может присутствовать расшифровка подписи.

    Написав письмо, остается лишь оформить конверт, последние тенденции предполагают граммотное написание в графе «Куда» адреса получателя начиная с улицы, номера дома и квартиры, а только после этого пишется пункт назначения и в самом конце область и страна. Индекс аккуратно вносится в специальное поле по образцу, находящемуся на оборотной стороне конверта.

    Сохраните полезный совет:

    s-kak.ru

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *