Как писать докладную на имя директора: Страница не найдена

Содержание

Соц-защита.рф

В современной школе у учителя не очень много возможностей влияния на поведение, успеваемость обучающихся. Плохие оценки, замечания в дневнике часто бывают безрезультатны. Одна из форм работы с проблемными детьми, подростками – докладная на ученика руководству школы.

Докладная на ученика

Факт информирования директора делает благоразумными многих детей, а родителей заставляет принять участие в решении проблем. У руководителя есть больше, чем у обычного учителя рычагов влияния на проблему.

В каких случаях нужно писать докладную

Письменный доклад первому руководителю учебного заведения не должен быть предметом каждодневной практики. Это следует делать только в нестандартных ситуациях.

Чаще всего докладная – это жалоба на неприемлемое поведение ученика, которое не позволяет нормально проводить уроки, создает угрозу моральному и физическому здоровью окружающих.

Документ пишут в следующих случаях:

проявления агрессии по отношению к другим детям, учителю, персоналу школы;

появления в неадекватном состоянии;
оскорбления в адрес любых окружающих;
драки;
длительного отсутствия без подтверждения уважительных причин;
регулярного невыполнения заданий;
любых других нарушений устава учебного заведения.

Учитель не должен замыкаться с проблемами наедине. Следует обязательно информировать директора о сложных учениках. Первый руководитель сможет найти решение, адекватное возникшей ситуации, пригласит для беседы родителей, психологов, специалистов по работе с проблемной молодежью.

Чаще всего докладную на плохого ученика подает классный руководитель. Хорошо зная ребенка, он может оценить ситуацию в целом, понять являются ли нарушения систематическими или необычное поведение спровоцировано какими-то экстремальными обстоятельствами.

Как писать докладную на ученика

При нестандартном поведении учеников по вполне понятным причинам учитель находится в эмоциональном возбуждении. В таком состоянии ничего писать не нужно, следует сначала успокоиться, а затем лаконично изложить суть проблемы на бумаге.

Учитель часто пытается найти образец докладной, но каждая проблема по-своему уникальна, формулировать ее нужно самостоятельно. Ориентироваться можно только на форму изложения. Один из примеров представлен ниже.

Как видно их образца, докладная от учителя на ученика директору школы составляется в обычной форме:

справа пишется стандартная «шапка»;
по центру ниже пишется слово «Докладная»;
далее излагается суть событий;
внизу указывается дата и ставится подпись учителя.

Основной текст призван доводить до сведения, ставить в известность, поэтому начинать написание докладной следует с этих слов. Если имеются аудио-, видео-, письменное подтверждения нарушений поведения, их нужно перечислить в документе и приложить.

Зачастую докладная на ученика позволяет подействовать на проблемного ребенка, но эта мера не должна быть постоянной, иначе не будет восприниматься должным образом.

Учитель должен описать меры, которые были приняты им до информирования руководства. Желательно указать, что действия педагога соответствовали уставу школы, другим нормативным документам. Это косвенно подтвердит юридическую компетентность преподавателя, готовность защищать собственные права.

В конце текста обычно формулируют просьбу, предложение о конкретных мерах по отношению к нарушителю. Это может быть приглашение на индивидуальную беседу к директору, вызов на заседание всего педагогического коллектива, информирование родителей о ситуации от имени руководства школы, перевод ученика в другую группу.

Докладная записка на ученика за хамское поведение должна аргументироваться особенно обстоятельно. Весьма вероятно, что у родителей ученика другое понимание этических норм, отличающееся от общепринятых и допустимых в школе. В документе придется конкретно описать слова и действия учащегося, чтобы ни у кого не возникало сомнений в их неправомерности. Образец докладной на ученика о плохом поведении приведен ниже.

Из примера видно, что учитель вынужден цитировать прямую речь юного хулигана, чтобы оскорбительность его слов и действий была очевидной.

Иногда у педагогов, персонала, родителей одноклассников проблемного подростка возникает желание составить докладную на ученика в полицию. Однако такой формы обращения в органы защиты правопорядка не существует. В полицию можно писать заявление. Делать это желательно сразу после инцидента, пока все еще точно помнят и могут подтвердить события.

Докладная на ученика младших классов

В младшей школе обычно нарушения бывают иными. Малыши ведут себя так, как принято в семье, поэтому проблему следует обозначить, а воспитательные усилия приложить, прежде всего, к родителям. При необходимости для индивидуальной работы с ребенком можно призвать психолога школы.

Образец докладной о нарушении дисциплины в младших классах приведен ниже.

В приведенной в примере ситуации директор может пригласить на беседу родителей, обратиться в органы опеки, организовать индивидуальную работу школьного психолога с ребенком.

Докладные от родителей

Желание учителя проинформировать руководство о неблагополучии заслуживает уважения. Гораздо хуже, когда педагоги замалчивают проблемы. Ученик постоянно обижает одного или нескольких одноклассников, позволяет себе драться, а учитель делает вид, что все в порядке. В таком случае выходом может стать докладная на ученика от родительницы ребенка, претерпевающего агрессивные действия от юного хулигана.

Докладные от родителей

Документ пишется так же, как и любая другая докладная. В нем нужно конкретно описать неправомерные действия, реакцию на них учителя, охарактеризовать ситуацию в классе в целом, по видению родителя.

Докладная на плохого ученика подлежит обязательной регистрации у секретаря. Реакция директора или его заместителя не заставит себя ждать, поэтому нужно приготовиться к встрече, прийти на нее в спокойном состоянии с аргументами, подтверждающими изложенные события.

Образец докладной записки | Делопроизводство

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела О.Л. Барабанко

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 668 комментариев

Образец докладной записки | Делопроизводство

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

Начальник отдела О.Л. Барабанко

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 668 комментариев

Докладная на учеников за драку пример

Докладная записка — это письменный документ, который адресуется вышестоящему руководству и содержащий какую-либо информацию, которую нужно донести до руководства. В данной статье предлагаем скачать образец докладной записки на ученика за хамское поведение. Если между учеником и учителем возник конфликт, который не может быть урегулирован его участниками, то учитель может написать докладную записку на ученика если его хамское поведение является причиной конфликта. Докладная записка направляется руководству учебного заведения для рассмотрения данного вопроса и принятия каких-либо мер.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Любовь и голуби (комедия, реж. Владимир Меньшов, 1984 г.)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Докладная на ученика неадекватного поведения пример

Может ли учитель написать докладную на ученика за неготовность к уроку? Могу ли я написать на ученика докладную за личные оскорбления? Я из Украины. Имеет ли право ученик написать докладную на учителя директору школы? Учитель может писать докладную на ученика за двойку. Ученики на уроке в школе Договор на работу ученика Ученики на переменах в школе Оценка ученика на уроке Характеристика на учеников. Имеет ли право учитель писать докладную на ученика если он разговаривает на уроках. Единая Бесплатная Помощь Юристов.

Защита прав потребителей, банкротство, алименты, ЖКХ, наследство. Определяется не законодательством непосредственно, а внутренними правилами конкретного учебного учреждения, смотрите их. Удачи вам и всего хорошего, с уважением юрист Лигостаева А. Здравствуйте, уважаемый посетитель нашего сайта! Имеет право, если его права нарушены. Уж лучше так, что выносить спор из избы в прокуратуру. Удачи Вам в разрешении Вашего вопроса и всего Вам наилучшего! Доброго вам времени суток. Имеет полное право, если его права нарушены.

Желаю Вам удачи в решении вашего вопроса и всего наилучшего. Наталья, здравствуйте! Но никто не запрещает им писать заявления на незаконные действия учителей, тем самым он защищает свои права. Если ребенок несовершеннолетний, за него пишут родители. Здравствуйте, до достижения учеником 18 лет он не владеет полной дееспособностью и его законными представителями являются родители, которые вправе обращаться к директору с жалобами на учителя.

Добрый день. Нет двойки учителя не могут писать докладные на учеников это не предусмотрено законом об образовании. Удачи вам. Добрый день, уважаемый посетитель!

В данном случае отсутствуют какие-либо основания для написания докладной Всего доброго, желаю удачи. Рассматриваются ли анонимные докладные директору на учителя от учеников.

Удачи Вам, и всего хорошего. Да, Рассматриваются анонимные докладные директору на учителя от учеников. Так как полностью игнорировать жалобы он не имеет право. Как написать докладную на имя директора школы за оскарбление учителя учеником.

В произвольной форме, закон требований к докладной не устанавливает. Если ученик старше 16 лет он может нести адм. Докладные подобного рода пишутся в свободной форме ручкой на бумаге и для учителей это не представляет сложности. Желаю удачи и всех благ. В свободной письменной форме на имя директора школы, с изложением сути оскорбления и обстоятельств происшедшего, с указанием виновных лиц и просьбой провести проверку указанных фактов. Мой ученик не посещает школу.

Мама на звонки не отвечает, администрация обвиняет меня в бездействии, требует чтобы я лично приводила ребёнка в школу. С начала года я подавала 3 докладных и характеристики на маму и ребёнка администрации школы. Ничего не происходит. Теперь администрация требует, чтобы я сама обращалась в комиссию по делам несовершеннолетних.

Разве это делает не администрация школы? Обратитесь с заявлением в орган опеки, пусть разбираются с данной семьей.

Имеются основания для обращения в органы опеки и попечительства. Однако позиция администрации школы не понятна. В каком качестве Вы лично должны обращаться в органы? В качестве частного лица? Все официальные обращения от имени школы должны исходить от директора школы. Поэтому готовить эти обращения должна администрация школы. Охранником школы написана докладная на ученика, в которой содержутся свидетельские показания.

После просмотра информации с видеокамер обвинения не подтвердились, как и показания свидетеля. Какие мои действия должны быть дальше. Я мама ученика, которого обвиняли. Можете обратиться в суд, ответчиком будет не охранник, а образовательное учреждение.

Если Вашему ребенку причинены нравственные и физические страдания, а возможно и Вам, подавайте иск о взыскании морального вреда, можно подать иск о защите чести, достоинства и деловой репутации, все зависит от ситуации, которая сложилась.

Кроме того, предусмотрена уголовная ответственность за клевету, но это уже к охраннику иск. Имеет ли право школьная охрана писать докладную на ученика по причине того что он вышел на школьной перемене на улицу и вернулся обратно. Докладная записка — это способ вертикальной связи в компании, письменное изложение какого-либо рабочего вопроса, адресованное руководителю отдела, организации или вышестоящему учреждению. Соответственно, сотрудник охраны, докладывая руководителю о перемещении людей на обслуживаемом участке не нарушает действующее законодательство.

Сын ученик седьмого класса не захотел идти в школу. Я не запретила, позволила. Может ли учитель написать на меня докладную? Весьма маловероятно. Если это было один раз, то ничего страшного. Если будет повторяться, то конечно может написать. Пожалуйста, как грамотно написать докладную или служебную записку завучу на маму ученика, которая отказывается оплачивать ГПД, хотя договор составлен и подписан сторонами.

Добрый день! Пишется в свободной форме как и любое заявление: «шапка» кому от кого, реквизиты, адрес, затем наименование документа, сам текст, внизу дата ФИО подпись.

У нас в классе учится ученик не такой как все детки. Он состоит на учёте в психиатрической больнице. МЫ — родители возмущены его не адекватным поведением он выражается нецензурной речью, срывает уроки истериками, а вчера снят трусы и так ходил перед учениками. Как нам правильно написать на него докладную на имя директора? Татьяна, г.

Кемерово, в целях защиты своих прав, в соответствии со статьей 45 Федерального закона от Вопросы поведения обучающихся рассматриваются на педагогическом консилиуме с участием представителей комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав соответствующего района города Тулы, психологов центра психолого-педагогического и социального сопровождения для принятия плана индивидуальной профилактической работы с несовершеннолетним.

Диагноз то подтвержден у мальчика? Я бы хотела задать вопрос. Имеет ли право учитель кричать на ученика. Меня не было на занятиях физической культуры две недели из-за температуры и в некоторые дни меня не было в школе. Учитель грозится докладной и кричит на меня. Что мне делать? Если гражданину причинен моральный вред физические или нравственные страдания действиями, нарушающими его личные неимущественные права либо посягающими на принадлежащие гражданину нематериальные блага, а также в других случаях, предусмотренных законом, суд может возложить на нарушителя обязанность денежной компенсации указанного вреда.

При определении размеров компенсации морального вреда суд принимает во внимание степень вины нарушителя и иные заслуживающие внимания обстоятельства. Суд должен также учитывать степень физических и нравственных страданий, связанных с индивидуальными особенностями гражданина, которому причинен вред. Кричать на Вас он не имеет право. Можно на него в суд подать и взыскать компенсацию ст.

Не имеет. В соответствии с частью 1 статьи 48 Федерального закона «Об образовании», педагогические работники обязаны, в частности, соблюдать правовые, нравственные и этические нормы, следовать требованиям профессиональной этики, а также уважать честь и достоинство обучающихся и других участников образовательных отношений. Можете писать жалобы в районное управление образования и районную прокуратуру. В силу пункта 2 статьи ТК РФ , применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и или психическим насилием над личностью обучающегося , воспитанника, является основанием для увольнения педагогического работника.

Такие дела. На меня была написано докладная, что ученик класса не получил сыр который был написан в меню, т. Какая статья на человека который написал это? Здравствуйте Мария, из того что вы описали можно сказать так что дело уголовно правового характера или гражданско правового вам нужно точно знать кто это совершил дабы самой не на того напасть поэтому вам нужен хороши юрист.

Докладная записка на ученика за хамское поведение

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку. Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений коммуникация по вертикали.

Содержание страницы Законодательные основы Специфика докладной Функции докладных записок Классификация докладных записок Автор докладной Как грамотно составить докладную Рекомендации к оформлению Реакция адресата Конкретные образцы докладных записок. Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка.

Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки — вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа. Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами. Павлову Н. Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота По центру: Докладная записка.

Докладная записка на сотрудника

Не пропустите самое важное, что происходит в Интернете. Подписаться Не сейчас. Отзывов о юристах за 24 часа. Докладная на ученика Краткое содержание: Как составить жалобу на ученика Ученик получил травму на перемене Жалоба на ученика Докладная на начальника Заявление директору на ученика Ответ на докладную Жалоба в школу на ученика Докладная на класс Жалоба на родителя ученика Докладная на учителя Жалоба директору школы на ученика Докладная на коллегу Докладная записка на сотрудника Учитель кричит на учеников Докладная на преподавателя Докладная на имя директора школы Имеет ли право учитель писать докладную на ученика если он разговаривает на уроках. Может ли учитель написать докладную на ученика за неготовность к уроку? Могу ли я написать на ученика докладную за личные оскорбления? Я из Украины. Имеет ли право ученик написать докладную на учителя директору школы? Учитель может писать докладную на ученика за двойку. Ученики на уроке в школе Договор на работу ученика Ученики на переменах в школе Оценка ученика на уроке Характеристика на учеников.

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

В отличие от объяснительной и служебной записок докладная может использоваться внутри предприятия или же играть роль отчетного документа для вышестоящей инстанции. Докладная записка составляется в результате выхода из-под контроля какого-либо процесса, что может нанести ущерб предприятию. Именно тогда сотрудник может подобным образом довести до сведения начальства всю информацию. К примеру, это могут быть множественные прогулы ответственного лица или наплевательское отношение к выполнению плановых показателей, что, естественно, может негативно отразиться на результатах работы всего предприятия.

Образец докладной записки

Докладная на ученика

Я из Украины. Имеет ли право ученик написать докладную на учителя директору школы? Учитель может писать докладную на ученика за двойку.

Test your JavaScript, CSS, HTML or CoffeeScript online with JSFiddle code editor.

Как написать докладную на ученика?

Система оказания педагогических услуг, так и любая другая отрасль, имеет свои нормативные документы, статуты и уставы, докладная, которая, кстати, может быть написана не только на ученика, но и на педагога, работника администрации или классного руководителя, является одним из документов внутреннего оборота.

Докладная на ученика – документ, который можно редко встретить в архивах образовательных учреждений, поскольку те, кто должны быть их авторами, считают неуместным ставить в известность администрацию о проблемах на уроке. Речь идет о большинстве педагогов, которые предпочитают находить другие способы устранения проблемных ситуаций, а образец докладной на ученика используют только как элемент привлечения внимания во время конфликтов. Правда, есть и такие учителя, которые и не подозревают о том, что они обладают столь мощным инструментом, помогающим решить множество конфликтов, причем за короткий срок. Что же представляет собой докладная, как правильно её составить и кому следует предъявлять?

Докладная на ученика общеобразовательного учреждения – это документ, подтверждающий акт правонарушительных действий, повлекших за собой срыв урока, нанесение материального ущерба и ставшего причиной проблем со здоровьем. Стоит сразу сказать, что докладная – крайняя мера, она не может подаваться без действительно стоящих причин, поскольку должна быть зарегистрирована в журнале документооборота. Докладная на ученика, образец которой практически нереально найти в папке с шаблонами у школьного секретаря, на самом деле может быть написана в произвольной форме, но есть общие правила, такие, как написание заголовка документа или место написания даты и подписи.

Практически все документы, и докладная не является исключением, обязательно должны иметь группу верхних реквизитов, то, что в простонародье называют «шапкой», где должны быть указаны адресант и адресат, должность и название учебного учреждения. Далее в обязательном порядке стоит написать слово «Докладная», этот документ требует заголовка в отличии от заявления или служебной записки. Отступив полтора-два сантиметра необходимо начинать непосредственно изложение документа, которое целесообразно начать словами «Довожу до вашего сведения» или «Ставлю вас в известность». Стоит заметить, что в связи с последними орфографическими изменениями, слово вас в обращении к начальству пишется с маленькой буквы, ведь само это местоимение, в отличии от «ты» уже показывает уважительное отношение к человеку.

Что касается содержания, то докладная записка на ученика должна обязательно быть обоснованной, мелкие нарушения дисциплины или одноразовое отсутствие домашнего задания фиксируются в дневнике, докладная же – результат неординарных или систематических негативных действий ученика. В документе должны быть обязательно причины, которые повлекли за собой создание этого документа, хорошо, если они будут иметь зафиксированное подтверждение (аудио- или видеозапись, фотофакты), которое должно быть указано в содержании. Совершенно очевидно то, что суть проблемы, возникшей на уроке или во внеурочное время, должна быть описана максимально подробно и ясно, помимо этого, содержание документа не должно быть перенасыщенным литературными приемами или примерами нецензурной лексики, если именно она стала причиной написания документа.

После описания событий, важно указать действия, предпринимаемые учителем для устранения конфликтной ситуации, хорошо, если в документе будут также подтверждения того, что педагог действовал согласно статуту школы, должностной инструкции или же нормативным документам. Это не только обезопасит работника сферы образования, но и покажет его компетентность, знание юридической базы, говоря иными словами, грамотно составленный текст докладной, как бы между строк говорит о том, что педагог знает свои права и готов их защищать. Естественно, все указанные приказы, акты или другие документы должны быть актуальными и соответствовать действительности, иначе авторитет учителя может быть подорван.

Докладная на ученика — документ, который составляется в случае экстраординарной ситуации на уроке или во внеурочное время, повлекший за собой срыв урока, порчу имущества или же нанесение ущерба здоровью участникам образовательного процесса. Ответные действия после регистрации документа в журнале внутреннего документооборта должна проводить администрация школы в лице завуча или директора.

образец формы и пример заполнение бланка

Здоровая трудовая атмосфера в рабочем коллективе возможна только тогда, когда каждый его член с ответственностью относится к собственным должностным обязанностям и соблюдает нормы трудовой дисциплины. Иначе, снижается результативность всей команды, что в отдельных случаях может сказаться на заработной плате, да и на судьбе всего предприятия.

Для таких ситуаций и предусмотрена докладная записка, которая позволяет сообщить руководству в официальной форме о несоблюдении должностной инструкции нарушителем. Рассмотрим, как правильно написать докладную записку на сотрудника, и какие образцы документов предусмотрены для различных ситуаций.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57

Это быстро и бесплатно!

Виды и содержание докладных

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

Внутренние. Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
Внешние. Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

Информативные. Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
Инициирующие. Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
Отчетная. Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

Положения служебной записки призваны упорядочить и ускорить коммуникацию внутри предприятия. Законодательных требований к форме служебного документа не существует.

Объяснительная – записка, которая принимается как причина совершения какого-либо происшествия на предприятии. Сюда можно отнести факты прогулов, опозданий, игнорирования должностных обязанностей или иные нарушения. Нарушителем может выступать как отдельный сотрудник, так и целое подразделение.

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Структура документа

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

Первая – описывает основные события или указывает причины, которые побудили к написанию докладной.
Вторая – содержит анализ данных, указанных в первой части, с указанием вариантов решения ситуации.
Третья – заключительная, где подводятся итоги первых двух частей.

Записка в некоторых случаях может послужить доказательством правомерности совершенных действий или невиновности.

Порядок составления

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки.

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

Рекомендуется применить следующий порядок в шаблоне:

Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Если жалоба или иного рода доклад создается не по образцу, он признается действительным.

Пример

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А.
Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Докладная записка (образец)

31.03.2016, № 254/4545

Довожу до вашего сведения, что 31.03.2016 клиентский менеджер Крылова Е.О. отсутствовала на рабочем месте с 9-00 до 14-00, что превышает допустимый порог в 4 часа и признается прогулом. Сотрудник не предоставила объяснений и не имеет документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия. В связи с этим, предлагаю применить к сотруднику Крыловой Е.О. дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И. (подпись)
31.03.2016

Не существует законодательных требований относительно структуры докладной записки.

Также можно скачать бланк докладной записки в формате word здесь.

Регистрация

В своей инструкции делопроизводственная служба организации обязана принять не только образец докладной записки, но также способы и порядок ее регистрации.

Так как докладная записка содержит в себе информацию, а также требует письменного ответа, их необходимо регистрировать, присваивая документу персональный номер. Сегодня в делопроизводстве применяется три способа регистрации документов:

Журнальная. Для ее применения заводится специальный журнал, в котором каждому новому документу присваивают номер по хронологическому порядку. Такой способ признается не самым удобным, так как при необходимости поиска объяснительной или докладной по номеру, нередко приходится перелистывать множество страниц.
Автоматическая. Классификация документов по исходящему номеру при помощи программного обеспечения. В базу данных заносится карточка с регистрационным индексом, присвоенным служебному сообщению или жалобе.
Карточная. Принцип тот же, что и у автоматической базы данных, но без использования информационных технологий. После присвоения исходящего номера документу, создается карточка, на которой записывается дата и индекс докладной. Карточка помещается в классификатор.

Преимущество карточного способа по сравнению с журнальным – упорядоченность, простота поиска, возможность одновременного использования несколькими сотрудниками.

Докладная записка как мера воздействия на конфликтных сотрудников: невыполнение должностных обязанностей, хамское поведение и прочие проступки

Хамское поведение в обыденной жизни — очень неприятное явление. Споры о мотивах и целях такой жизненной позиции оставим психологам, но факт остаётся фактом — некоторые люди за бранным словом в карман не лезут. Особенно неприятна такая ситуация в пределах рабочего коллектива, где имеет место этика деловых отношений. Помимо откровенного хамства, некоторые личности могут досаждать рабочим моментам посредством уклонения от выполнения должностных обязанностей или невыполнения вовсе. Для противодействия таким сотрудникам необходимо уметь писать докладную записку, с образцами котрой можно легко ознакомиться.

Понятие докладной записки и её виды

Бороться с нарушителями необходимо при помощи докладной записки, которая представляет собой особую деловую бумагу информационно-справочного характера, содержащую изложение сложившейся ситуации, возникшего вопроса, следствия по ним и действия по их решению.

Впрочем, не всегда докладная имеет вид жалобы. Документ может предполагать информацию о процессе выполняемой задачи, её окончании, декларировать завершение распоряжений вышестоящего начальства. Цель докладной в качестве жалобы состоит именно в информативном указании на сложившуюся ситуацию и побуждению к мерам решения.

Записка по направленности имеет вид внутренней или внешней. Первая оформляется на имя начальника подразделения. Например, рядовой сотрудник может написать жалобу на имя бригадира, менеджера. Начальник среднего звена указывает директора. Внешняя записка пишется на лицо высшей инстанции. Например, управляющий дочерним отделом оформляет докладную на имя директора центрального (головного) офиса. К тому же для написания внешней докладной требуется специальный бланк, тогда как внутренняя может быть написана на обычном листе А4. Такие бланки выдаются отделами самого предприятия. А также докладной документ классифицируется следующим образом:

Инициативная записка. Её пишут сотрудники, которые имеют цель повлиять на другого работника. Им может быть как коллега, так и непосредственный руководитель. Документ описывает одну или несколько ситуаций, а также способы решения сложившихся обстоятельств;
Информативная записка. Не имеет цели жалобы на сотрудника, и используется только как отчётность по текущему состоянию дел;
Отчётная записка. Заполнение этого документа происходит только на этапе полного окончания работы и служит отчётом по выполнению задачи. В ней так же могут содержаться сведения по проделанной работе каждого сотрудника.

Интересный факт: Составить документ можно исходя из собственного желания или по просьбе руководства.

Структура и форма правильного заполнения

По форме написания, а также по содержанию докладную можно сравнить со служебной запиской. Основную разницу документов составляет лишь подчинённость между отправителем и получателем. Докладная записка пишется на руководящее лицо рангом выше, а служебная равнозначному. Структура документа подразумевает следующее:

Название фирмы;
Указание типа документа;
Номер, под которыми зарегистрирован документ и его дата;
При написании докладной внешнего типа указывается место;
ФИО, занимаемая должность лица, к которому обращён документ;
Заголовок. Обычно начинается словами «О…», «Касательно…»;
Основной текст. Его состав делится на две части. Первая повествует о возникшем конфликте или случившейся ситуации, вторая подразумевает конкретные способы по решению либо просьбу;
В конце документа ставится подпись составителя с расшифровкой, указывается его должность.

Интересный факт: докладная записка не имеет законодательно утверждённой формы.

Приведённая выше структура действительна для любого типа докладной.

Образцы

Хамское поведение

Жалоба на хамское поведение пишется только на имя вышестоящего руководства.

Так следует оформлять жалобу за хамство

Прогул

К документу прилагается объяснительная сотрудника.

Оформление о прогуле

Нарушение трудовой дисциплины

Так выглядит эта докладная

Невыполнение должностных обязанностей

Невыполнение обязанностей

Оскорбление

Так следует оформлять докладную за оскорбление

Найти меры воздействия на неадекватное поведение сотрудников в коллективе не так трудно. Составленный материал поможет правильно классифицировать и написать служебную записку. Помните, что профилактика нездорового поведения в рабочем обществе также необходима. Подбор сотрудников имеет важную роль. Учитывайте все факторы и, возможно, вам не доведётся брать в руки листок бумаги для написания докладной.

Как написать меморандум [Шаблон и примеры]

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, памятка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему вашему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать памятку, чтобы проинформировать персонал о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, вот простой шаблон деловой заметки, а также примеры для дальнейшего руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

Кому:

ОТ:

ДАТА:

ТЕМА:

Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания служебной записки].

Поскольку наша компания продолжает расти… [свидетельство или причина в поддержку вашего начального абзаца].

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. А пока я буду признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.

Заголовок:

В заголовке вы захотите четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «TO», «FROM», «DATE» и «SUBJECT». Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Абзац первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель своей памятки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу по запросу»… «. Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вам нужно заранее сообщить самую важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможность для более подробного изучения.

Абзац второй:

Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша служебная записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце должно быть сказано что-то вроде: «Поскольку наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту.Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальных целях ».

, абзац третий:

В третьем абзаце вы захотите включить ваш конкретный запрос для каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте с диетическими ограничениями» или «Пожалуйста, напишите меня с вопросами «.

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Буду признателен за ваше сотрудничество в это время.«Даже если вы не ожидаете от сотрудников каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на записку.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть указанный выше формат памятки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже. Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Загрузить этот шаблон

Примеры заметок

Как написать четкую деловую записку

Урок 10: Как написать четкую деловую записку

/ ru / business-communication / how-to-write-an-effective-business-email / content /

Как написать четкую деловую записку

Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, бизнес-заметка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в формальном контексте.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую памятку.

Основы деловой заметки

Хотя на первый взгляд деловые записки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть несколько ключевых отличий. Записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.

Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение , чтобы отразить заботы вашей аудитории.Как и в случае с любым деловым документом, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. В официальном меморандуме не место, чтобы выделить кого-то критически, поэтому сосредоточьтесь на фактах и конструктивных планах на будущее.

Написание деловой памятки

Деловые заметки обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:

Кому : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, Бухгалтерия).
От : укажите свое имя и титул.
Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
Тема : Сделайте тему краткой и описательной.

В большинстве деловых заметок приветствие (например, «Приветствую, мисс Лоусон») пропускается и сразу же помещается в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте на первое место основную мысль этого абзаца, так как это сделает ваше письмо прямым и легким для понимания.

Как правило, напоминания не включают прощальных слов (например, «С уважением, Тоня»), но они могут быть уместными в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы все же добавите прощание, сделайте его кратким.

Редакция

Как обсуждалось на уроке «Основы делового письма», редактирование жизненно важно для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , чтобы вырезать ненужного материала, прояснить, ваши основные моменты, и выровнять на предмет грамматических и фактических ошибок.И прежде чем отправлять заметку своей аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзывов от коллеги, чтобы убедиться, что ваше сообщение является эффективным и профессиональным.

Примеры служебных записок

Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной служебной записки.

Пример выше неприемлем. Текст нечеткий и бессвязный, тема отсутствует, а суть каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно негативно обращается к одному человеку.

А теперь рассмотрим более сильный пример.

Это намного лучше! Текст краткий и ясный, а главное — первое предложение в каждом абзаце. Также здесь сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на негативные новости.

Если вы подробно излагаете новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые записки — мощный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере того, как вы практикуетесь и учитесь, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

Как адресовать памятку своим сотрудникам | Малый бизнес

Барбара Бин-Меллингер Обновлено 21 июля 2020 г.

Может показаться, что служебная записка — сокращенно от «меморандум» — это документ, который можно быстро отбросить, не задумываясь о нем. Но хотя записки по своей природе краткие (не более двух страниц), вы можете и должны уложить много на эту или две страницы, чтобы ее стоило прочитать.Также это зависит от того, кому адресована записка; в служебной записке президенту или сотрудникам писатель может сфокусироваться не только на своей команде. Независимо от того, передаете ли вы информацию или запрашиваете ответы, следование проверенному формату гарантирует, что вы предоставите всю информацию, которая нужна вашим получателям.

Начните с того, кому адресована заметка

Заголовок стоит первым в заметке, и это важно, потому что он сообщает получателям, о чем эта заметка и кто еще получает; Другими словами, кому адресована служебная записка — например, отправляет ли автор служебную записку сотрудникам в целом или только своей команде — и почему они должны ее прочитать.Согласно Lexico, образец заголовка должен включать:

Кому: Имя и должность лица
Копия: Все остальные получатели
ОТ: Ваше имя и должность
ДАТА: Месяц, день, год без сокращений
ТЕМА: Конкретный тема служебной записки

Онлайн-лаборатория письма (OWL) Университета Пердью подчеркивает, что, хотя записки не являются самым формальным способом общения, вы все равно должны называть получателей их полными именами, даже если их псевдонимы используются в масштабах всей компании.Поэтому к сотрудникам, которых все называют «Рыбками» или «Красными», следует обращаться по их настоящим именам в адресной строке.

Понимание важности темы сообщения

Можно надеяться, что записка президента компании, генерального директора или менеджера сотрудника будет полностью прочитана всеми получателями. Но многие читатели заметок автоматически смотрят на строку темы, чтобы быстро рассказать им, о чем они. Они хотят оценить, насколько на самом деле важна для них записка и нужно ли им ее читать.Строка темы также дает читателям ориентир, позволяющий отвлечь их внимание от того, что они делали ранее.

Согласно Purdue’s OWL, тема письма должна точно соответствовать реальному содержанию заметки. Да, он должен быть кратким, но четко указывать, что находится в служебной записке. Чтение примеров недостаточно конкретных тем и способов их улучшения может помочь вам понять разницу и улучшить ваши темы, чтобы привлечь больше читателей:

ТЕМА: Безопасность ИЗМЕНЕНИЕ: Защитите свои личные вещи от кражи в офисе.
ТЕМА: Канцелярские товары ИЗМЕНЕНИЕ: Новый метод заказа канцелярских товаров.
ТЕМА: Недавние выпускники ИЗМЕНЕНИЕ: Недавние выпускники отправятся в турне на следующей неделе.

Сначала сформулируйте свою главную мысль

Заметки — это простые формы общения, а не дразнилки, которые доводят до сути. После прочтения строки темы большинство читателей сразу же переходят к первому предложению, чтобы увидеть основную мысль заметки, поэтому поместите основную мысль в начало, желательно в первую строку.В статье о написании деловых заметок на веб-сайте Центра письма Университета Джорджа Мейсона говорится, что наиболее важным моментом при написании заметок является начало заметки с вашей основной мысли. Это позволяет читателю сразу узнать, о чем говорится в памятке.

Если ваша тема — «Защитите свои личные вещи от офисной кражи», первая строка вашей служебной записки может быть такой: «В последнее время было несколько сообщений о краже личных вещей в офисе». Теперь вы привлекли их внимание.Тема письма была не просто предложением; в вашем офисе действительно произошли кражи. Затем добавьте дополнительные предложения, содержащие информацию, например: «Мы не смогли установить, кто несет ответственность за эти кражи, и из-за большого количества посетителей в наших офисах решение этой проблемы может занять некоторое время. Поэтому мы просим, чтобы вы либо запираете личные вещи на столе, либо берете их с собой каждый раз, когда покидаете свое место ».

Если читатели захотят получить дополнительную информацию, они будут продолжать читать ваши вспомогательные тезисы.Но если вы предоставите самую важную информацию заранее, большее количество читателей узнают, о чем эта памятка, даже если они не будут продолжать читать ее. ВНИМАНИЕ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Ваши сотрудники заняты своей работой и в течение дня могут получать сотни электронных писем и служебных записок, которые они не могут прочитать полностью. Однако, если они знают, о чем ваша записка, они, скорее всего, не забудут вернуться к ней после срочных встреч, телефонных звонков с клиентами и крайних сроков.

Используйте подзаголовки для направления читателей

Некоторые читатели любят пролистывать документы, включая заметки, для поиска основных моментов, согласно Университету Джорджа Мейсона.Чтобы помочь им в этом, используйте информативные подзаголовки во всей заметке, чтобы, если все, что они прочитают, это тема и подзаголовки, они ушли, понимая суть заметки. Убедитесь, что ваши подзаголовки сильны и понятны, как и тема. Здесь не место быть умным и загадочным.

Продолжая свою памятку о офисных кражах, вы можете написать подзаголовок для каждой резервной точки, которую хотите создать, и выделить их жирным шрифтом, например:

Кражи произошли за последние две недели
Есть другие объяснения. исключено
Действия, которые следует предпринять сейчас

Разверните каждый подзаголовок в абзаце под ним.В первом подзаголовке о времени краж укажите фактические даты совершения краж или соответствующую информацию, например, что все они произошли по пятницам. По второму предмету объясните, что возможность того, что предметы были просто потеряны, обсуждалась, но исключалась, поскольку произошло слишком много инцидентов, расположенных слишком близко друг к другу.

Рассмотрите возможность добавления резюме

После написания основной части вашей заметки, если она занимает целых две страницы и содержит много информации, вы можете добавить краткое изложение — иногда называемое исполнительным резюме — которое читатели могут отсканировать, чтобы получить необходимую им информацию.Это необязательное резюме идет в начале заметки, поэтому вы фактически даете читателям предварительный просмотр того, что охватывает записка, хотя, согласно Purdue OWL, оно написано как краткое изложение.

Начните с основного пункта памятки, затем следуйте пунктам, поддерживающим вашу основную идею, в том порядке, в котором они освещены в памятке. Затем четко укажите, какие действия вы хотите, чтобы читатели предприняли. Некоторые читатели предпочитают записки с резюме, потому что они могут прочитать заголовок и тему, затем резюме и точно знать, что освещено в заметке, не читая целые две страницы.Однако, если ваша заметка составляет одну страницу или меньше, вам не нужно добавлять резюме.

Открывайте, закрывайте и форматируйте правильно

Мэри Каллен, тренер по написанию руководящих кадров и основатель Instructional Solutions, отмечает, что служебные записки являются внутренними документами, а деловые письма — внешними, а электронные письма — и тем и другим. Однако иногда, если вы тесно работали с клиентом над проектом, при общении с ним могут использоваться памятки. Записки не начинаются с приветствия и не заканчиваются заключительной подписью.

Purdue OWL объясняет, что, поскольку служебные записки являются деловыми документами, абзацы должны соответствовать деловому формату и быть выровнены по левому краю, а не с отступом, как в академическом письме. Строки должны иметь одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами. В заключение Каллен предлагает закончить записку сильным призывом к действию. Скажите читателям, что вы хотите, чтобы они сделали дальше, будь то изменить способ выполнения процедуры, дать отзыв о теме заметки или просто запомнить информацию, когда она им понадобится.

Как написать деловую записку (с шаблоном и примерами)

Деловая записка — это один из основных способов передачи информации всем сотрудникам вашей организации. Записки предназначены для быстрого и эффективного распространения информации, и они могут включать в себя важное резюме, в котором разбиваются важные моменты записки.

В этой статье мы поговорим о том, что такое служебная записка, объясним, как ее составить, а также покажем шаблон и два примера, которые помогут вам написать один для вашей компании.

Подробнее: 5 шагов к отличному деловому письму (с советами)

Что такое деловая записка?

Деловая записка — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между сотрудниками. Записки краткие, эффективные и удобные. Они могут выполнять ту же роль, что и пресс-релизы, за исключением того, что документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, а не для местных и национальных репортеров. Примеры служебных записок, которые могут понадобиться вашему бизнесу, включают изменения в составе персонала в организации или обновления корпоративных мероприятий, таких как праздничные вечеринки или собрания.

Подробнее: Понимание основ разработки стратегии

Как написать бизнес-заметку

Чтобы написать следующую бизнес-заметку, выполните следующие действия:

Укажите цель заметки в вводный абзац.
Будьте лаконичны и используйте позитивный язык.
Передайте сообщение напоминания в строке темы.
Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию.

1. Перечислите цель памятки во вводном абзаце.

Читатели должны сразу знать, что вы говорите своей аудитории во вводном абзаце. Вам необходимо разработать содержание своей памятки, чтобы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников. Перечислите цель памятки, прежде чем подробно рассказывать о принятии решения или о том, что привело к текущей ситуации. Таким образом, вы создаете хронологическую серию событий, чтобы прояснить действия, которые необходимо предпринять сотрудникам, если таковые имеются.

2. Будьте краткими и сохраняйте позитивный язык на протяжении всего периода.

Поскольку вы пишете эту памятку коллегам и менеджерам, с которыми общаетесь ежедневно, сохраняйте позитивный язык. Короткие и четкие предложения с активным голосом помогут вам донести свою цель, что повысит доверие к вам со стороны коллег.

3. Сообщите сообщение заметки в строке темы.

Строка темы должна сообщать читателю, что именно он должен ожидать от заметки, и давать им указания, куда поместить ее в свои папки электронной почты.Например, обновление бюджета для отдела маркетинга помогает читателям понять суть памятки и предвидеть возможные действия, которые повлияют на отдел и его операции в будущем.

4. Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию.

Основной абзац подробно описывает решение, которое компания объявляет, и его влияние на каждого сотрудника в будущем. Вы хотите обратиться к потенциальным чувствам к сотрудникам, но вам нужно сделать это так, чтобы они были понятны сотрудникам.Выразите свою благодарность за их тяжелую работу и за ваш план работы с сотрудниками, чтобы ориентироваться в повторяющихся изменениях.

Подробнее: 10 Навыки общения: определения и примеры

Шаблон бизнес-памятки

Просмотрите этот шаблон бизнес-памятки при планировании собственного:

Бизнес-меморандум

Дата: Текущий месяц, день, год

Кому: Имена сотрудников в организации

От: Ваши имя и фамилия, а также официальное название компании

Тема: Тема, связанная с бизнесом

Body: Begin с перечислением причин, по которым вы пишете эту памятку от имени компании.идеальная длина — одно предложение, но может состоять максимум два предложения. Затем вам необходимо предоставить необходимые сведения о том, что все сотрудники, от руководителей до сотрудников начального уровня, должны знать об этих последних разработках в компании. Объясните, является ли эта памятка ответом или продолжением ранее письменного сообщения, отправленного компанией.

Укажите здесь свое заключение относительно памятки, но вы можете использовать этот раздел, чтобы определить потенциальную реакцию сотрудников и планы, которые ваша компания планирует реализовать в дополнение к вышеизложенным.Если вам нужно, чтобы сотрудники действовали в соответствии с этой памяткой или обращались к конкретному ответственному лицу, также укажите эту информацию здесь.

Спасибо,

Имя и фамилия
Адрес электронной почты компании
Номер телефона компании

Если возможно, вы можете указать вложение, которое поддерживает решение, объявленное в памятке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всего персонала, чтобы разъяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти приложения лично.

Подробнее: Руководство по написанию заметок с советами и примерами

Примеры бизнес-заметок

Пример 1. Обновление продукта для компьютера GHY

Дек.17, 2019

Кому: Всем сотрудникам

От: Джейсон Саксон, вице-президент по маркетингу

Тема: Обновление продукта для GHY Computer

Учитывая ответы, которые мы получили за последние три месяца от тестировщиков продуктов и клиентов опросы, пишу, чтобы сообщить вам, что запуск продукта для компьютера GHY будет отложен с его первоначальной даты 2 января 2020 г. до 2 апреля 2020 г.

Мы считаем, что дополнительное время для проверки возможностей компьютера с обновленное программное обеспечение поможет клиенту расширить использование программного обеспечения для выполнения повседневных задач.Некоторые сотрудники выразили уверенность в том, что эта задержка приведет к увеличению продаж конкурентов, поэтому организация решила продавать наши текущие компьютеры со скидкой 30% до момента запуска компьютера, предлагая праздничные продажи в размере 50% до новый год. Торговые представители могут поделиться этой информацией с текущими клиентами и потенциальными клиентами.

Отдел маркетинга будет информировать организацию о новых обновлениях. Мы понимаем, что это изменение может повлиять на выручку и прибыль отдела продаж.Менеджеры имеют право отказаться от текущих планов продаж на четвертый квартал и работать с представителями над удержанием текущих клиентов, чтобы обеспечить обслуживание клиентов, когда это необходимо.

Хотя эта задержка является досадной новостью для всех нас, мы верим в обещание наших сотрудников оправиться от этого и преуспеть в 2020 финансовом году. Мы уверены, что наши нынешние клиенты останутся верными нам, несмотря на эту новость.

Спасибо,

Джейсон Саксон
[email protected]
458-983-6470

Пример 2: Уход Лорен Райли из GHY Computers

Дата: дек.17, 2019

Кому: Всем сотрудникам

От: Эйвери Андерсон, менеджер по маркетингу продуктов

Тема: Выход на пенсию Лорен Райли

Я пишу это сообщение, чтобы сообщить вам, что Лорен Райли уйдет на пенсию из GHY Computers с 1 марта , 2020. Лорен была преданным сотрудником GHY computers, проработав в компании более трех десятилетий, восемь из них — в качестве вице-президента по продажам.

Мы чувствуем, что Лорен отдала нам все за время своего пребывания в должности, и мы ценим ее усилия по расширению группы продаж с 20 до 40 сотрудников.

Мы знаем, что это будет переходный период для всех нас, но компания находится в процессе найма ее замены. Этот человек начнется 1 февраля 2020 года. Мы также планируем устроить вечеринку по случаю выхода на пенсию в нераскрытую дату, поэтому следите за новостями от меня.

Я призываю вас зайти в офис Лорен, чтобы поздравить ее с этим заслуженным достижением. Еще раз спасибо, Лорен, за всю вашу тяжелую работу.

С уважением,

Эйвери Андерсон
aanderson @ ghycomputers.com
458-980-3452

Как создать памятку (с шаблоном и примерами)

Записки — распространенный метод общения на многих рабочих местах. Когда вам нужно передать краткую конкретную информацию группе людей в вашей организации, памятка может стать хорошей альтернативой организации встречи. В этой статье мы объясняем компоненты памятки и даем руководство по созданию хорошо написанной памятки.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум — это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса.Записки можно использовать для объявления новых политик, напоминания сотрудникам о существующих правилах и в целом информирования людей. Записка менее формальна, чем письмо, которое вы будете использовать при общении с людьми за пределами организации.

Цели записки

Заметки должны быть информативными и содержать краткое, ясное и прямое сообщение. Хотя многие памятки содержат похожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:

Документирование политики компании
Уведомление сотрудников о ситуации
Объяснение процедур
Инструктаж персонала по использованию нового оборудования
Информирование сотрудники компании меняются
Объявление о смене роли или повышении в должности
Связанное: Документация на рабочем месте

Части служебной записки

Все сообщения, объявляют ли они о повышении или вводят новую политику имеют одинаковые основные части.Записки могут различаться по длине, но большинство из них состоит из одной или двух страниц, чтобы аудитория была сосредоточена и заинтересована в вашем сообщении. Памятка включает в себя каждое из следующего:

Заголовок
Строка темы
Объявление
Обсуждение
Резюме (необязательно)

1. Заголовок

Первым компонентом заметки является заголовок, список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части памятки. Заголовок включает в себя, кому адресовано сообщение и от кого оно, а также ссылки на примечания, такие как дата, время или место.Включение заголовка в заметку помогает вести точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения наиболее важны для них и когда изменения в компании вступили в силу.

2. Строка темы

Строка темы резюмирует тему заметки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая памятка должна быть посвящена только одному предмету. Тема должна быть короткой и ясной, предлагая основную тему вместо полного объяснения. Если ваша памятка будет храниться для справки, точная и простая тема письма поможет упорядочить ваш офис.

3. Объявление

Объявление — это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы рассказываете о цели памятки и представляете свою основную идею. Просто укажите информацию, которой вы делитесь со своими коллегами. Если есть какая-либо важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.

4. Обсуждение

В разделе обсуждения заметки объясняются внесенные вами изменения, признаются возможные проблемы и приводятся дополнительные сведения.В зависимости от цели вашей памятки вы также можете использовать этот раздел, чтобы запросить отзыв или попросить своих коллег предпринять определенные действия. В этом разделе следует сосредоточить внимание на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация оставалась ясной.

5. Резюме (необязательно)

Некоторые заметки включают краткое резюме, которое соединяется с темой. В резюме можно также указать последние напоминания и поблагодарить сотрудников за их усердную работу и сотрудничество.

Как создать заметку

Создание хорошо написанной заметки, которая содержит четкую информацию, может сэкономить вам время, необходимое для разъяснения запутанных сообщений.Чтобы создать памятку, выполните следующие действия:

1. Перечислите свою основную идею

Вы должны четко понимать свое сообщение, чтобы объяснить его другим. Перечислите основные моменты, которые вам нужно объяснить в своей памятке. Если у вас их слишком много, подумайте об использовании формата отчета или разделении вашего сообщения на несколько более конкретных заметок.

2. Поймите свою аудиторию и тон.

Памятка с объявлением о вечеринке компании или ежегодных бонусах, вероятно, будет иметь более счастливый и непринужденный тон, чем служебная записка, объявляющая о большом изменении в политике компании.Ваш выбор слов и стиль письма должны быть понятны вашим коллегам или сотрудникам.

3. Используйте шаблон

Вы можете использовать шаблон, чтобы убедиться, что вы используете правильный формат для своей заметки. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы поделитесь всей необходимой информацией.

4. Делайте абзацы короткими

Напишите заметки короткими абзацами, чтобы их было легче читать. По возможности используйте маркированные списки и списки, чтобы выделить ключевую информацию.

5. Корректура

Перед отправкой памятки перечитайте каждый раздел для правильной грамматики и ясности. Убедитесь, что ваш заголовок адресован правильным людям и ваша тема соответствует сообщению.

6. Раздайте памятку

Разместите памятку своевременно, чтобы держать вашу организацию в курсе. Многие организации отправляют памятки по электронной почте, а также размещают их на видном месте на рабочем месте. Сохраните копию памятки для файлов на тот случай, если вам понадобится к ней обратиться.

Шаблон заметок

На вашем рабочем месте может использоваться определенный формат заметок, но большинство заметок обычно можно создать с помощью шаблона служебной заметки. Вот один из примеров шаблона основной служебной записки:

* Кому: Получатель (-ы) записки *

* От: Лицо или группа, отправляющие записку *

* Дата: дата выпуска *

* Тема: Строка темы *

[В первом абзаце памятки четко изложите свою основную идею.Перечислите всю важную информацию, которая напрямую влияет на получателя записки.]

[Ваш второй абзац должен расширить основную идею и поделиться дополнительными деталями. Подведите итоги любого обсуждения темы вашей служебной записки и попросите сотрудников, если применимо, внести свой вклад.]

[Вы можете включить необязательный третий абзац, резюмирующий памятку. После этого раздела поставьте вежливое закрытие и свою подпись.]

[Закрытие, например, С уважением / С уважением / Спасибо,]

[Ваше имя]

[Контактная информация, если применимо]

Вложения: [Перечислите любые документы, на которые есть ссылки в служебной записке]

Примеры служебных записок

Возможно, вам будет полезно прочитать служебные записки, которые были отправлены другими сотрудниками вашей организации.Соответствие тона и формата вашей памятке другим, которых вы видели на рабочем месте, поможет вашим коллегам понять ваше сообщение. Просмотрите следующие примеры памяток, чтобы направить процесс написания:

Пример 1: Объявление о повышении

* Кому: Все сотрудники *

* От: Мико Томпкинс, директор по персоналу *

* Дата : 6 августа 2019 г. *

* Тема: Джеймс Ндеба станет директором по бухгалтерскому учету *

Начиная с августа.10 ноября 2019 года наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба переходит на должность директора по бухгалтерскому учету. Любые новые проекты будут переданы остальной части бухгалтерской группы во время этого перехода.

За три года работы нашим главным бухгалтером Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы надеемся, что он окажет влияние на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть какие-либо вопросы об этом переходе, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте.

Спасибо всем за вашу помощь в том, чтобы сделать этот переход как можно более плавным. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с этой акцией.

С уважением,

Miko Tompkins

Пример 2: Напоминание о политике

* Кому: Отдел продаж *

* От: Дж’ная Берроуз, руководитель отдела продаж *

* Дата: 21 сентября 2019 г. *

* Тема: Процесс возмещения *

Поскольку у нас есть несколько новых сотрудников, пожалуйста, ознакомьтесь с нашей политикой получения возмещения командировочных расходов.Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму расходов на продажу и отправить ее в бухгалтерию до последнего дня месяца. Расходы, представленные после установленного срока, не подлежат возмещению.

Спасибо за своевременное представление всех путевых расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем профинансировать все запланированные поездки. Вы можете остановиться у моего стола или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.

Спасибо,

J’naya

* Приложения: Форма коммерческих расходов *

Меморандумы и письма | Техническое письмо

Цели обучения

Обсудите цель и формат памятки.
Ознакомьтесь с эффективными стратегиями создания служебных записок.
Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение.Его также можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками.На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений.Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все. ^[1]

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В обсуждении уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.

Письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. ^[2] Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты обычно состоят из трех или более страниц.

В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Есть много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».

Таблица 9.1 Элементы делового письма

Содержание	Руководящие принципы
1. Обратный адрес	Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
2. Дата	Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
3. Ссылка (Re 🙂	Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
4. Доставка (опционально)	Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено.Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
5. Примечание получателя (необязательно)	Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.

6. Приветствие	Обычное приветствие может быть: «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (т.д., миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай»), а затем поставить двоеточие. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
7. Введение	Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
8. Кузов	Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
9. Заключение	Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и пригласить его связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
10. Закрыть	«С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
11. Подпись	Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
12. Линия подготовки	Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то включение инициалов является обычным явлением, как в MJD или abc.
13. Корпуса и принадлежности	Как и в электронном письме с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
14. Любезно предоставленные копии или «CC»	Аббревиатура «CC» раньше обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
15. Логотип / контактная информация	Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).

Стратегии эффективных писем

Помните, что у буквы есть пять основных областей:

Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
Предисловие, устанавливающее цель
Тело, в котором формулируется сообщение
Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
Строка подписи, которая иногда включает контактную информацию

Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

Рисунок 9.5 Образец делового письма

Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
части письма должны образовывать законченное сообщение;
письмо не должно содержать ошибок.

Основные выводы

Заметки — это краткие деловые документы, обычно используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников относительно деловых решений относительно политики, процедуры или действий.
Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

Упражнения

Найдите памятку по работе или бизнесу или одолжите ее у кого-нибудь из своих знакомых.Поделитесь им с одноклассниками, соблюдая конфиденциальность, заблокировав идентифицирующие данные, такие как имя отправителя, получателя и компании. Сравнивать и противопоставлять.
Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
Напишите памятку, информирующую ваш класс о приближающемся празднике. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.

[1] Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

[2] Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Prentice Hall.

частей памятки // Лаборатория письма Purdue

Части памятной записки

Резюме:

Этот раздаточный материал поможет вам решить ваши проблемы с написанием заметок, обсуждая, что такое памятка, описывая части памятки, а также предоставляя примеры и объяснения, которые сделают ваши памятки более эффективными.

Стандартные памятки разделены на сегменты, чтобы упорядочить информацию и помочь в достижении цели автора.

Сегмент заголовка

Сегмент заголовка имеет следующий общий формат:

TO: (имена и должности читателей)

ОТ: (ваше имя и должность)

ДАТА: (полная и текущая дата)

ТЕМА: (о чем записка, выделено каким-то образом)

Убедитесь, что вы обращаетесь к читателю по его или ее правильному имени и должности.Вы можете позвонить президенту компании «Макси» на поле для гольфа или в неформальной записке, но «Рита Максвелл, президент» больше подходит для официальной записки. Будьте конкретны и лаконичны в теме письма. Например, тема «Одежда» может означать что угодно, от обновления дресс-кода до производственной проблемы. Вместо этого используйте что-то вроде «Продвижение осенней одежды».

Открытие сегмента

Цель памятки обычно указывается в первом абзаце и включает: цель памятки, контекст и проблему, а также конкретное задание или задачу.Прежде чем побаловать читателя подробностями и контекстом, дайте ему краткий обзор того, о чем будет написана памятка. Выбор того, насколько конкретным будет ваше представление, зависит от стиля вашего плана памяток. Чем четче план памятки, тем более подробным должно быть введение. Включение цели памятки поможет прояснить причину, по которой аудитории следует прочитать этот документ. Введение должно быть кратким: примерно размером с короткий абзац.

Контекст

Контекст — это событие, обстоятельства или предыстория проблемы, которую вы решаете.Вы можете использовать абзац или несколько предложений, чтобы установить предысторию и изложить проблему. Часто бывает достаточно использовать начало предложения, чтобы полностью объяснить контекст, например,

«Посредством маркетинговых исследований и анализа …»

Включите только то, что нужно вашему читателю, но убедитесь, что оно ясно.

Сегмент задачи

Важной частью памятки является постановка задачи, в которой вы должны описать, что вы делаете, чтобы помочь решить проблему. Если действие было запрошено, ваша задача может быть обозначена предложением, начинающимся как,

«Вы просили, чтобы я посмотрел…. «

Если вы хотите объяснить свои намерения, вы можете сказать:

«Чтобы определить лучший метод продвижения новой осенней линии, я…»

Включите столько информации, сколько необходимо лицам, принимающим решения в контексте, но убедитесь, что существует реальная проблема. Не стоит останавливаться на пустяках. Если вам сложно выразить задачу словами, подумайте, прояснили ли вы ситуацию. Возможно, вам придется больше спланировать, прежде чем вы будете готовы написать заметку.Убедитесь, что ваш прогноз с изложением цели разделяет вашу тему на наиболее важные темы, которые нужны лицу, принимающему решение.

Сводный сегмент

Если ваша заметка длиннее страницы, вы можете включить отдельный сегмент сводки. Однако этот раздел не нужен для коротких заметок и не должен занимать много места. Этот сегмент содержит краткое изложение основных рекомендаций, которые вы сделали. Это поможет вашему читателю сразу понять ключевые моменты памятки.Этот сегмент может также включать ссылки на методы и источники, которые вы использовали в своем исследовании.