Как ип устроить на работу сотрудника: Как ИП принять на работу сотрудника? — Эльба

Прием на работу сотрудников. Особенности оформления персонала для ООО и ИП.

Прием на работу к индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель нанимает первого работника. Что необходимо сделать?

1. Заключаем с нанимаемым лицом трудовой договор или гражданско-правовой договор. Трудовые договора заключают с сотрудниками, постоянно выполняющими одну и ту же работу, например, сторож, охранник, бухгалтер. Гражданско-правовые договора заключаются с сотрудниками, нанятыми для выполнения разовых, ограниченных по времени задач, например, разработка сайта, проведение ремонтных работ в офисе и т.д.
2. Регистрируемся в Пенсионном фонде Российской Федерации (ПФР) в течение 30 дней после заключения договора, Фонде социального страхования (ФСС) в течение 10 дней (заявление о государственной регистрации ИП) и Территориальном фонде обязательного медицинского страхования (ТФОМС) в качестве работодателя. После регистрации ИП получает извещения с номерами, которые будут отличаться от присвоенных предпринимателю для уплаты взносов за себя.
3. Оформляем документы о приёме сотрудника на работу (при заключении трудового договора).
   При принятии на работу последующих сотрудников нужно будет просто заключать договора и оформлять кадровые документы, без регистрации в ПФР, ФСС и ТФМОС.

Прием на работу в общество с ограниченной ответственностью

ООО сразу при создании автоматически регистрируется в ПФР, ФСС и ТФОМС, получив из фондов уведомления с присвоенными регистрационными номерами. Приём на работу сотрудников ООО оформляется заключением трудовых или гражданско-правовых договоров и заполнением кадровых документов.

Какие документы требуем и что оформляем при заключении трудового договора?

Порядок действий при оформлении на работу сотрудника следующий:

1. Получаем от работника паспорт (другой документ, удостоверяющий личность), трудовую книжку (кроме совместителей и впервые заключающих трудовой договор), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы по воинскому учёту (у военнообязанных и подлежащих призыву), документы об образовании.
   На лиц, впервые оформляющихся на работу, работодатель обязан сам завести трудовую книжку.
2. Предлагаем будущему сотруднику написать заявление о приёме на работу.
3. Подписываем трудовой договор в двух экземплярах (один работнику, второй работодателю, где желательно сделать запись «Экземпляр трудового договора получил, подпись и расшифровка). В договоре указываем условия оплаты, обязанности сотрудника или делаем ссылку на должностные инструкции. Знакомим работника с инструкциями по охране труда, должностными обязанностями, положениями о коммерческой тайне и другими внутренними документами и даём ему их подписать.
4. Оформляем приказ о приёме на работу. Обратите внимание, что трудовой договор должен быть оформлен более ранней датой, чем приказ. Сотрудник обязан расписаться в приказе.
5. Заполняем личную карточку работника (форма Т-2).
6. Вносим запись о приёме на работу в трудовую книжку.
7. Полисы обязательного медицинского страхования работники оформляют самостоятельно. С работодателей эта обязанность снята.

 

Важно для ИП! Индивидуальный предприниматель не обязан вести полный кадровый учёт и документооборот, однако эксперты рекомендуют заполнять формы по трудоустройству сотрудников. Это позволит избежать проблем с контролирующими органами и поможет при возникновении трудовых споров.

Как ИП нанять работника? — полная инструкция (РБ, 2021)

Для занятия предпринимательской деятельностью, индивидуальный предприниматель имеет право нанимать работников. Таких работников должно быть не более 3-х одновременно. Прием на работу осуществляется по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Трудовой договор может быть:

• срочным
• бессрочным

В свою очередь, наниматель может нанять работника по гражданско-правовому договору, а именно:

• по договору выполнения работ
• по договору оказания услуг

Ниже более детально рассмотрим эти случаи.

Трудовой договор

Для того, что нанять работника по трудовому договору нужно:

• принять документы у работника
• заключить трудовой договор с работником
• ознакомить работника с локальными нормативными правовыми актами
• издать приказ о приеме на работу
• заполнить трудовую книжку
• допустить к работе

Документы для приема на работу по трудовому договору:

• документ, подтверждающий личность
• военный билет (если работник военнообязанный)
• трудовую книжку (при наличии)
• диплом об образовании, который подтверждает наличие квалификации
• свидетельство социального страхования (при наличии)

Срочный трудовой договор

Такой вид договора заключается на:

• определенный срок, но не более 5 лет
• время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы
• время выполнения определенных работ
• время выполнения сезонных работ

Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока действия. До истечения срока действия договора работник не может уволиться по собственному желанию. увольнение возможно лишь по соглашению сторон, а также по уважительной причине (болезнь, инвалидность, состояние здоровья, изменение места жительства) или из-за нарушений со стороны нанимателя.

Стоит сказать, что видом срочного трудового договора является контракт.

Минимальный срок заключения контракта составляет 1 год, максимальный— 5 лет.

Контракт должен содержать следующие условия:

• срок и периодичность выплаты з/п
• проведение аттестации
• обеспечение повышения квалификации
• дополнительные меры стимулирования труда
• и т.д.

Бессрочный трудовой договор

Срок в таком договоре, как видно из названия, не указывается.

Работник может расторгнуть договор:

• письменно предупредив ИП за 1 месяц
• по соглашению сторон с согласия нанимателя

Предприниматель имеет право расторгнуть бессрочный трудовой договор в связи с (по соглашению):

• сторон с согласия работника
• нарушением со стороны работника
• состоянием здоровья работника
• недостаточной квалификацией работника
• прекращением деятельности ИП
• сокращением численности работника

Гражданско-правовой договор

Такого рода договор заключается на выполнение работ или оказания услуг. Когда оказывается услуга, значение имеет деятельность работника. При выполнении работ- конечный результат такой деятельности, так как работа имеет материальное выражение, а услуга- нет.

Договор должен содержать в себе:

• предмет
• срок выполнения работы
• вознаграждение
• уплата за работника взносов в ФСЗН
• основания досрочного расторжения договора
• неустойка за просрочку выплаты вознаграждения
• и другие условия

В данном виде договора стороны именуются «подрядчик» (исполнитель) и «заказчик».

Внимание!

В отличие от трудового договора, по гражданско-правовому трудовые отпуска, а также социальные гарантии не предоставляются

Договор выполнения работ

Этот вид договора именуют договором подряда.

Данный вид договора нацелен на достижение результата. Работник вправе привлекать людей для выполнения работы.

Предприниматель может не контролировать ход событий и давать указания. Процесс выполнения работы контролирует сам работник, согласно заданному плану. ИП по окончанию работ проверяет лишь соответствие условиям договора и выполненной работе.

Договор оказания услуг

Работник обязуется по заданию ИП оказывать услуги, а предприниматель обязуется оплатить такие услуги.

При оказании услуг, определяющее значение имеет деятельность, а не результат.

От такого договора могут отказаться:

• ИП- если оплатит работнику фактически понесенные расходы
• работник- если возместит убытки ИП

Трудоустройство сотрудника по срочному трудовому договору

Трудовой договор — это соглашение, регулирующее права и обязанности сотрудника и работодателя. Бессрочные договоры действуют до тех пор, пока работника не уволят или он не захочет уйти сам. Срочные — в зависимости от условий, но не дольше 5 лет.

ст. 59 ТК РФ

Для работы по такой форме договора нужны основания, иначе впоследствии его могут признать бессрочным.

ст. 58. ТК РФ

Все подходящие случаи делятся на две группы:

• нужно выполнить временную работу;
• сотрудник и работодатель заключают срочный договор по соглашению сторон.

По закону договор должен быть срочным, если:

• Штатный сотрудник временно отсутствует (например, ушёл в отпуск по уходу за ребёнком), но за ним сохраняется рабочее место. Пока его нет, можно взять на работу другого человека по срочному договору.
• Нужен специалист для выполнения временной работы (длительностью до 2 месяцев).  
• Вы ищете людей для сезонной работы. Например, с мая по октябрь они будут добывать кедровую живицу в Сибири.
• Набираете работников на стажировку.
• Специалист трудоустраивается, чтобы пройти альтернативную гражданскую службу.
• Сотрудник занимает выборную должность.

ст. 59 ТК РФ

По соглашению сторон заключить срочный договор разрешается, если:

• На малом предприятии работает меньше 35 человек.
• Нанимают пенсионера или человека, которому по состоянию здоровья нельзя постоянно работать.
• Сотрудник переезжает на работу в районы Крайнего Севера.
• Нужны люди для устранения последствий катастроф: пожаров, наводнений и т. д.
• Нужны сотрудники творческих профессий на проектные работы по специальностям из перечня. Например, журналисты, режиссёры и редакторы.
• На работу нанимают руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров любых организаций.
• Нужно трудоустроить студента-очника.

ст.  59 ТК РФ

В основном пункты срочного и бессрочного договора совпадают: трудовая функция, условия труда и его оплаты, режим работы, испытательный срок.

Главное отличие — в срочном договоре обязательно указывают срок его действия и причину, по которой с сотрудником заключили именно такой контракт. Срок можно обозначить конкретной датой или указать событие, после которого документ перестанет действовать, — например, после возвращения сотрудника на работу после длительного отпуска.

ст. 57 ТК РФ

Для того, чтобы оформить срочный трудовой договор, работник должен предоставить следующие документы:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку; она не нужна, если сотрудник впервые выходит на работу (тогда её заводит работодатель) или устраивается по совместительству;
• СНИЛС;
• для военнообязанных — документы воинского учёта;
• документ об образовании;
• в некоторых случаях — справку об отсутствии судимости; например, это актуально для тех, кто работает в сфере образования.

ст. 65 ТК РФ

Трудовой договор в двух экземплярах нужно подписать не позже 3 дней после начала работы вместе с приказом о приёме на работу. Ознакомьте с приказом сотрудника и сделайте запись в трудовой книжке без указания срока договора.

ст. 68 ТК РФ

Срочный договор можно продлить, заключив до его окончания дополнительное соглашение с указанием условий. Но делать это многократно нельзя, особенно если сотрудник выполняет одну и ту же работу. Если возникнет трудовой спор, суд, скорее всего, признает продлённый договор бессрочным.

п. 14 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2

То же произойдёт, если сотрудник продолжит работать после окончания действия договора, а работодатель забудет напомнить ему о расторжении за 3 календарных дня в письменной форме. Это не касается случаев, когда работник заменяет постоянного сотрудника.

ч. 4 ст. 58 ТК РФ

Прекращение срочного трудового договора возможно:

• по истечении срока;
• по желанию работника;
• по инициативе работодателя;
• по соглашению сторон.

Подробнее о расторжении срочного договора можно почитать здесь.

Индивидуальным предпринимателям, заключившим трудовой договор с работником — ГУ

Физические лица и Индивидуальные предприниматели

Пока у физического лица или ИП нет наемных работников, он не обязан уплачивать «за себя» страховые взносы в ФСС.

Постановке на учет в ФСС подлежат только те физические лица и ИП, которые заключили трудовой договор или гражданско-правовой договор, в котором предусмотрена обязанность уплачивать страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, с наемным работником.

При заключении трудового договора с работником физическое лицо или ИП должны встать на учет в ФСС в качестве страхователя двум видам страхования:

—              по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

—              по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Для постановки на учет требуется не позднее 30 дней со дня заключения трудового договора с первым из работников представить в ФСС по месту жительства:

1. заявление о регистрации;

2. копия документа, удостоверяющего личность;

3. копии трудовых книжек нанятых работников или трудовых договоров, заключенных с работниками.

Получив документы, ФСС должен в течение 3 рабочих дней поставить ИП на учет и уведомить его об этом.

При заключении гражданско-правового договора, возможны 2 варианта:

I.  Договор предусматривает уплату страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – физическое лицо или ИП должны встать на учет в ФСС в качестве страхователя только по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Регистрироваться в ФСС по второму виду страхования (обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) не требуется.

Для постановки на учет требуется не позднее 30 дней со дня заключения трудового договора с первым из работников представить в ФСС по месту жительства:

1.  заявление о регистрации;

2. копия документа, удостоверяющего личность;

3. копии гражданско-правовых договоров с физическими лицами, при наличии в них условий о том, что страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное  страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

4. справка из кредитной организации об открытии банковского счета (если на момент подачи заявления о регистрации страхователю были открыты банковские счета в кредитных организациях).

Получив документы, ФСС должен в течение 3 рабочих дней поставить физическое лицо или ИП на учет и уведомить его об этом.

II.  Договор не предусматривает уплату страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – физическое лицо или ИП не обязаны регистрироваться в ФСС в качестве страхователя.

В случае, когда физическое лицо или ИП желает получать пособия по временной нетрудоспособности и материнству, он может добровольно оформить отношения с фондом. Для этого в ФСС по месту жительства нужно представить соответствующее заявление и копию документа, удостоверяющего личность, однако, это его право, а не обязанность.

Как нанять сотрудников: Контрольный список

Готовы к дополнительной помощи, но не знаете, как нанять сотрудников? Поздравляю, привлечение персонала — огромная веха.

Когда вы думаете о том, как нанять вашего первого сотрудника, своего пятидесятилетия или какую-нибудь сезонную подработку, следует учесть несколько важных моментов. Вам нужно найти подходящих кандидатов и убедиться, что вы все настроили правильно (и законно).

Не волнуйтесь — мы здесь, чтобы помочь с основными этапами найма сотрудника.(Этот пост содержит общие рекомендации. Для получения совета, касающегося вашего бизнеса, обязательно проконсультируйтесь со специалистом. ) Вот контрольный список того, как нанимать сотрудников, включая то, что вам нужно делать до и после найма.

Начните работу с Square Payroll

Обработке заработной платы доверяют тысячи.

Перед тем, как нанять сотрудников

1. Убедитесь, что у вас есть EIN (идентификационный номер работодателя).

Прежде чем нанимать сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в федеральных органах власти и органах власти штата.IRS требует, чтобы у каждого предприятия с сотрудниками было так называемый идентификационный номер работодателя (EIN), уникальный девятизначный номер, используемый для целей налогового идентификатора.

EIN в основном похож на номер социального страхования для бизнеса. Если вы ведете свой бизнес как корпорация или партнерство, возможно, она у вас уже есть. Если нет, вы можете получить EIN, подав онлайн-заявку.

Кроме того, в каждом штате свой процесс регистрации для получения идентификационного номера работодателя штата.Посетите веб-сайт департамента труда вашего штата для получения дополнительной информации. В Калифорнии, например, у EDD (Департамента развития занятости) есть онлайн-служба, которая в большинстве случаев выдает номер налогового счета работодателя в течение нескольких минут после регистрации.

Узнайте больше о том, что такое идентификационный номер работодателя и как его получить.

2. Настройте записи для удержания налогов.

Когда вы думаете о том, как нанять своего первого сотрудника, вы должны учитывать налоги.Прежде чем вы начнете поиск подходящего сотрудника, вам необходимо заполнить документы для уплаты трех разных типов налогов.

• Удержание федерального подоходного налога. Ваш новый сотрудник должен заполнить Форму W-4 (Свидетельство об удержании дохода сотрудника), в которой спрашивается, сколько федерального подоходного налога удерживать из его заработной платы. Затем вы отправляете форму в IRS.
• Федеральный отчет о заработной плате и налогах. Вы несете ответственность за заполнение формы W-2 для каждого сотрудника с подробным описанием их доходов и налогов, удержанных за год.Вам необходимо отправить копию своим сотрудникам до 31 января за предыдущий год. Затем отправьте копию A формы W-2 в Управление социального обеспечения до последнего дня февраля. Вы можете узнать больше о W-2 и его отличиях от 1099-MISC (для независимых подрядчиков) здесь.
• Государственные пошлины. Во многих штатах также есть форма штата для удержания налогов — найдите свой штат здесь, чтобы получить доступ к необходимой форме.

Компании должны хранить свои налоговые отчеты в течение шести лет (или дольше в некоторых случаях) для подтверждения своих налоговых деклараций.Хорошая настройка системы поможет вам оставаться организованным, чтобы вы могли отслеживать состояние своего бизнеса с течением времени, готовить налоговые декларации и другие финансовые отчеты, отслеживать отчисления и т. Д.

3. Определите должность, на которую вы нанимаете.

Если вы не знаете, что ищете, как узнать, когда вы это найдете? Прежде чем начать процесс найма сотрудников, выясните, какая поддержка вам нужна. Составьте список самых важных задач, в которых вам нужна помощь. Кто-то может помочь с управлением запасами, электронным маркетингом или выпечкой хлеба?

Затем подумайте, какие обязанности вы бы хотели, чтобы человек, занимающий эту должность, взял на себя в будущем.Решение о том, сколько платить новому сотруднику, зависит от вида работы, которую вам нужно выполнить, стажа работы и вашего бюджета.

Наконец, подумайте, какой опыт и навыки лучше всего подходят для этой роли и сколько опыта требуется.

После того, как вы закончите эту беготню, вы готовы написать описание должности. Четкое и продуманное описание должности поможет вам нанять нужного человека. Запустите черновик через Textio, платформу машинного обучения, которая помечает слова и жаргон с гендерными предубеждениями, чтобы помочь вам написать более эффективное объявление о вакансии и найти лучших сотрудников.

Наем сотрудников

4. Найдите своих кандидатов.

Спросите своих лучших сотрудников, знают ли они кого-нибудь, кто мог бы хорошо подходить для этой роли. Рефералы экономят ваше время, потому что за них уже поручились, и избавят вас от необходимости разбирать горы резюме.

Однако, поскольку люди склонны общаться с такими же людьми, как они, полагаясь на рекомендации сотрудников, можно сделать рабочее место менее разнообразным. Дело не только в политкорректности. Для вашего бизнеса лучше иметь более разнообразную рабочую силу.Фактически, исследования показывают, что команды, разнородные по расовому признаку, превосходят по результативности не разнородные на 35%. Кроме того, 57% сотрудников считают, что их компании должны быть более разнообразными.

Чтобы найти высококвалифицированных, разнообразных кандидатов, забросьте более широкую сеть. Разместите описание вакансии на таких сайтах, как Indeed, Craigslist или LinkedIn. Включите в нижней части сообщения заявление, в котором ваш бизнес определяется как работодатель с равными возможностями, а также о том, что квалифицированные кандидаты всех полов, национальностей, рас, сексуальной ориентации и т. Д.и лицам с ограниченными возможностями настоятельно рекомендуется подавать заявки.

Рассмотрите возможность приема на работу вслепую, сокрытия имен кандидатов — и, возможно, даже образования — и многолетнего опыта, чтобы преодолеть бессознательную предвзятость и способствовать большему разнообразию на рабочем месте.

5. Провести интервью.

По возможности, постарайтесь, чтобы хотя бы пара сотрудников проводила собеседование с кандидатами. Каждый человек, который работает в вашем бизнесе, будет подходить к собеседованию с разными целями, давая вам более взвешенную оценку.

Если вы управляете более крупным бизнесом, вы можете подумать о проведении панелей для собеседований, где каждому интервьюеру предлагается сосредоточиться на определенной области во время собеседования. В этой ситуации один человек может сосредоточиться на командной работе, а другой ищет технические навыки. У такого подхода двоякое преимущество: вы получаете оценку очень специфических навыков кандидата, и ваши сотрудники чувствуют себя частью процесса.

Как только вы узнаете, кто проводит собеседование с вашими кандидатами, вам нужно подумать о том, что все собираются спросить.Вы захотите изучить их историю работы, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям, но вы также захотите задать вопросы, которые дадут вам представление о том, как они будут взаимодействовать с остальными вашими сотрудниками и вашими клиентами.

Как они подходят к решению проблем? Каков конкретный пример того, как они решали рабочую проблему в прошлом? Насколько они хороши под давлением? Если клиент недоволен или зол, как бы он справился с этой ситуацией? (Прочтите наш полный учебник по вопросам интервью).

6.Проведите проверку биографических данных.

После того, как вы выбрали кандидата на роль и сделали предложение, вы можете выполнить проверку биографических данных. Эта проверка, также известная как проверка перед приемом на работу, является важным шагом в обеспечении безопасности вашего бизнеса, сотрудников и клиентов. (Вот как нанимать сотрудников, которые являются тем, кем они себя называют.) Кандидаты всегда должны разрешать вашей компании проводить проверку биографических данных.

Имейте в виду, что существуют сложные юридические требования и ограничения на проверку биографических данных, многие из которых зависят от штата.Некоторые штаты ограничивают типы запросов о криминальном прошлом, которые вы можете запрашивать, и когда в процессе подачи заявки вы можете узнать о криминальном прошлом, в то время как другие требуют, чтобы роль соответствовала определенным требованиям, если вы собираетесь получить кредитную историю. (В некоторых штатах и ​​городах работодатели вообще не могут задавать вопросы о криминальном прошлом при приеме на работу). Чтобы соответствовать всем этим требованиям, компании обычно используют стороннее агентство для проверки биографических данных.

Существуют также правила использования информации, полученной при проверке биографических данных. Для получения конкретных рекомендаций или рекомендаций по проверке биографических данных проконсультируйтесь с юристом.

7. Убедитесь, что они имеют право работать в США.

Вы обязаны убедиться, что всем вашим сотрудникам разрешено по закону работать в США. Если вы нанимаете кого-то, кто не имеет надлежащих прав на трудоустройство, вам могут грозить штрафы и даже уголовное наказание.

Чтобы избежать этого, вот как нанять сотрудников, имеющих право работать в США.С .:

• До или в первый день работы ваш новый сотрудник должен заполнить первый раздел формы I-9, который включает его контактную информацию, номер социального страхования и право на трудоустройство.
• К третьему дню на работе они должны показать вам действующие документы с их удостоверением личности и разрешением на работу. Это может быть один документ из списка A (например, паспорт США или карта постоянного жителя) или один идентификатор из списка B (например, водительские права США) в сочетании с другим документом из списка C (например, карта социального обеспечения).
• В большинстве случаев достаточно заполнить форму I-9 и просмотреть подтверждающие документы. Но если вы ведете бизнес в определенных штатах, вам может потребоваться зарегистрироваться в программе E-Verify. Узнайте больше здесь.
• Работодателям не нужно отправлять форму I-9 в федеральное правительство, но вы должны хранить ее в течение трех лет после даты приема на работу или в течение года после того, как сотрудник перестанет работать на вас, в зависимости от того, что произойдет позже. Вы можете узнать больше о форме I-9 в Службе гражданства и иммиграции США.

После найма сотрудников

8. Сообщите о новых приемах на работу в ваше государственное агентство по трудоустройству.

Вам необходимо сообщать о вновь нанятых и повторно нанятых сотрудниках в агентство по трудоустройству вашего штата. Для получения дополнительной информации о требованиях вашего штата ознакомьтесь с требованиями SBA к отчетности о новых приемах на работу.

9. Получите компенсационное страхование работников.

Требования к страхованию компенсации работникам для работодателей различаются от штата к штату. Большинство штатов требует, чтобы работодатели получали страховой полис для работников, которые получили травмы или заболели из-за воздействия на рабочем месте.Обязательно ознакомьтесь с требованиями вашего штата и найдите политику, которая подходит вашему бизнесу. У Национальной федерации независимого бизнеса (NFIB) есть полезное руководство.

10. Выберите метод расчета заработной платы.

После того, как вы наняли своего первого сотрудника, вам необходимо настроить систему, чтобы платить им и заботиться о налогах на заработную плату. Вы можете рассчитывать заработную плату самостоятельно, через бухгалтера или через службу расчета заработной платы.

Многие люди выбирают услугу расчета заработной платы, чтобы сэкономить время и избежать всех сложностей, связанных с расчетом заработной платы (например, налогов).Некоторые службы расчета заработной платы также предлагают интеграцию с вашим страховщиком и заботятся об отчетности о новых сотрудниках, что помогает избавиться от этой головной боли.

Но даже если вы решите использовать услугу расчета заработной платы (или поручить расчет заработной платы бухгалтеру), полезно знать основы того, как это работает. Расчет заработной платы состоит из трех частей: выплаты сотрудникам, уплата налогов на заработную плату (в IRS и налоговое агентство вашего штата) и заполнение налоговых форм.

Платежи сотрудников включают в себя все, от отслеживания отработанных часов до расчета налоговых удержаний и отправки чеков. Налоги на заработную плату [и отчетность — это задачи, которые обычно необходимо выполнять каждый месяц или квартал, в зависимости от размера вашего бизнеса.

11. Размещать плакаты на рабочем месте.

Министерство труда требует, чтобы работодатели размещали на своем рабочем месте определенные объявления, чтобы информировать сотрудников об их правах и ваших обязанностях как работодателя. Эти плакаты предоставляются бесплатно. В некоторых штатах есть требования к плакатам на рабочем месте, которым вы должны следовать в дополнение к федеральным требованиям.Посетите Плакаты SBA на рабочем месте, чтобы узнать, какие плакаты на федеральном уровне и уровне штата вам нужны для вашего бизнеса.

Привлечение новых сотрудников должно быть легким делом, когда вы прочитали этот контрольный список о том, как нанимать сотрудников. Чтобы получить дополнительную информацию о поддержании справедливого и безопасного рабочего места, требованиях к минимальной заработной плате, выплате вознаграждений сотрудникам и информированию сотрудников о политике на рабочем месте, ознакомьтесь с этими ресурсами.

Как и все наши статьи, этот контент содержит только общую информацию и рекомендации и не заменяет юридические или налоговые консультации.Обязательно проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом для получения совета, касающегося вашего региона или бизнеса.

8 шагов для найма лучших сотрудников

• Процесс найма сотрудников должен быть методичным и хорошо продуманным.
• Первым шагом является подготовка к процессу путем изучения рыночных условий найма и оформления всех необходимых документов.
• Как только вы начнете процесс, вам необходимо подумать о конкретной должности, на которую вы нанимаете, и о том, сколько вы готовы вести переговоры, когда сделаете предложение.
• Эта статья предназначена для компаний, которые хотят нанять новых сотрудников и хотят получить полное руководство по этапам успешного процесса найма.

Это, вероятно, не станет сюрпризом, но бизнес без сотрудников не очень хорошо работает. Вот почему процесс найма сотрудников такой долгий и подробный. Если вы сделаете это правильно, вы найдете и наймете качественных кандидатов, которые останутся рядом и будут представлять ваш бизнес так, как вы.

Как владелец малого бизнеса, вы, возможно, не совсем понимаете, с чего начать прием на работу, если у вас нет опыта в области управления персоналом, как у многих владельцев малого бизнеса.Продолжайте читать, чтобы получить советы от экспертов по найму сотрудников.

Подготовка вашего бизнеса к набору сотрудников

Будь то ваш первый или тысячный наем, процесс должен быть довольно плавным, и он будет становиться все более рациональным по мере того, как вы нанимаете больше сотрудников. При любом найме вы должны предпринять следующие шаги, чтобы подготовить свой бизнес к новому сотруднику.

1. Проведите исследование.

Рич Деозинг, президент округа офиса Robert Half в Мидтауне, штат Нью-Йорк, предлагает изучить местный рынок, прежде чем даже искать открытые должности в вашей компании.

«Изучите, кто нанимает, каков экономический ландшафт в вашем регионе, и просмотрите другие объявления о вакансиях», — сказал он. «Это даст вам представление о таких вещах, как зарплата и конкуренция на рынке — кто еще ищет кого-то с такими конкретными навыками?»

Как только вы это узнаете, вы можете адаптировать остальную часть процесса найма к тому, что делают другие, или пойти в другом направлении, изо всех сил стараясь выделиться, чтобы кандидаты на вакансии были заинтригованы вашей компанией больше, чем другие.

2. Приведите свои документы в порядок.

В некоторых случаях эта документация может быть одной и сделанной, когда вы создаете шаблон и просто вставляете необходимую информацию для каждого нового найма. В других случаях это можно полностью автоматизировать.

Вот некоторые из форм, которые могут включать в себя документы о приеме на работу нового сотрудника:

• W-4: Это поможет вам определить правильную сумму налогов, удерживаемых с каждой зарплаты.
• I-9: Это подтверждает право на трудоустройство нового сотрудника.
• Форма прямого депозита: Это дает вам банковскую информацию о сотруднике для более простой и быстрой оплаты.
• Соглашение о недопустимости конкуренции: Обычно указывается период времени, в течение которого сотруднику запрещается работать, быть консультантом и заниматься другой деятельностью в компании, которая ведет бизнес, аналогичный вашему.
• Справочник сотрудника: Справочник сотрудника обычно излагает миссию, видение, политику компании, дресс-код, кодекс поведения и т. Д.
• Форма подтверждения: Новый сотрудник подтверждает, что он прочитал и понял все необходимые документы.
• Согласие на тестирование на наркотики: Некоторые компании требуют, чтобы новые сотрудники давали согласие на тестирование на наркотики перед приемом на работу и на выборочное тестирование на наркотики в течение всего срока работы.

Дженнифер Уолден, операционный директор WikiLawn, сообщила, что ее компания добавила контрольный список безопасности домашней сети с полем для сотрудника, чтобы сообщить компании, потребуется ли им новое оборудование для обеспечения безопасности сети.

«И мы следим за тем, чтобы у новых сотрудников была готовая информация для входа в систему, а также контактная информация всех, с кем они будут часто работать», — сказал Уолден.

Вроде много документов, и это так, но это все необходимое. Хорошей новостью является то, что есть доступные онлайн-ресурсы, которые упростят вам или вашему менеджеру по найму.

«Используйте HRIS (информационная система по персоналу), такая как Gusto, ADP или Paycom, которая предоставляет сотрудникам внутренние документы по управлению персоналом в режиме самообслуживания», — сказала Лаура Хэндрик, специалист по персоналу в компании «Выбор терапии».«В наши дни нет причин, по которым человек должен тасовать бумаги. Онлайн-системы с электронной подписью упрощают бумажную работу для вас, гарантируя точный сбор данных и экономя время всех (включая нового сотрудника)».

Независимо от того, какую систему вы используете, главное — подготовить все до того, как вы начнете процесс найма.

«Все эти предметы должны быть подготовлены заранее и легко доступны в Интернете», — сказал Деосинг. «Общение до первого дня является ключевым — если вам нужно, чтобы новый сотрудник предоставил документы или удостоверение личности, это следует отметить заранее.

Мэтью Дайли, управляющий директор Tiger Financial, согласился с Деозингом и предложил: «Используя предыдущие сотрудники в качестве шаблона, просмотрите всю собранную ими информацию, а затем обновите или добавьте более важные документы, которые были внедрены с тех пор. «

3. Аутсорсинг, если нужно.

Не в каждом малом бизнесе есть отдел кадров или даже кто-то из сотрудников, знакомый с процессами управления персоналом, и это нормально. Лучше найти кого-то, кто может хорошо выполнять свою работу, чем постоянно совершать ошибки при приеме на работу и в итоге приводить к высокой текучести кадров или к неподходящим сотрудникам.

«Для предприятий, в которых есть один отдел кадров, использование внешних ресурсов для набора персонала, расчета заработной платы, администрирования льгот и т. Д. Может быть очень полезным для выполнения тяжелой работы по соблюдению нормативных требований и требований к отчетности для новых сотрудников, а также для текущего сотрудника основа компании «, — сказала Карен Л. Робертс, SHRM-SCP и директор отдела кадров Flaster Greenberg PC.

Один из лучших советов при приеме на работу — доверить это профессионалам. «Не делегируйте прием на работу неподготовленному руководителю, — сказал Хэндрик.«Интервьюирование и способность распознавать таланты — это навык».

Ключевой вывод: Не сразу приступайте к процессу найма. Найдите время для предварительной работы, например, для изучения рыночных условий найма и сбора необходимых документов.

Наем сотрудников, шаг за шагом

1. Оцените, какие должности вам нужно заполнить.

Соня Шварц, основательница Her Norm, сказала, что этот шаг важен для предотвращения дублирования должностей в компании.

«Лучшее, что вы можете сделать, — это подойти к процессу с мыслями о заполнении потребностей, а не о столах», — добавил Деосинг. «Вы ищете человека, который сможет лучше всего удовлетворить конкретную потребность, а не просто пригласить кого-то и решить эту проблему».

2. Определите свою стратегию найма.

Когда дело доходит до найма, у вас всегда есть выбор. Dailly предлагает сначала выяснить, собираетесь ли вы использовать рекрутинговую фирму. «Если нет, укажите в формах приема на работу« пожалуйста, никаких агентств », так как это сэкономит массу входящих звонков по продажам.«

Также может быть полезно, чтобы ваши нынешние сотрудники подключились к их сетям.

« Обратитесь за помощью к нынешним сотрудникам, чтобы распространять новости, — сказал Шварц. — Чем больше кандидатов на выбор, тем лучше ».

Хотя процесс найма может быть длительным, вы все же хотите убедиться, что найдете правильного кандидата для конкретной должности, на которую вы нанимаете. Это не всегда означает лучшего кандидата в целом.

«Рекрутерам и менеджерам по найму следует их время найти лучшего кандидата на эту роль, а не довольствоваться лучшим кандидатом из числа претендентов », — сказала Лори Рассас, консультант по персоналу, исполнительный тренер и автор книги The Perpetual Paycheck .«Если вы проведете собеседование с 10 кандидатами, и ни один из них не подходит для их роли, скорее всего, возникнет необходимость выбрать лучшего кандидата. Менеджеры по найму должны противостоять этому давлению и вернуться в кадровый резерв, чтобы найти других кандидатов».

Где разместить вакансию

Большинство предприятий используют веб-сайты, посвященные вакансиям, для рекламы новых вакансий. Вы можете сначала начать листинг на веб-сайте своей компании, чтобы охватить целевую аудиторию. Если вы хотите расширить свой охват, обратитесь к бесплатным и платным онлайн-объявлениям о карьере.Вот несколько сайтов для размещения вакансий, которые стоит рассмотреть:

• Careerbuilder: Основанная более двух десятилетий назад, Careerbuilder предоставляет ресурсы для сотрудников и работодателей, в том числе возможности локализованного поиска. Сайт рекламирует более 80 миллионов соискателей по всему миру, используя свою базу данных для поиска вакансий. Цена размещения низкая и зависит от количества вакансий, которые вы нанимаете для своей компании.
• Monster: На Monster соискатели могут искать работу по местоположению, набору навыков, ключевым словам и названию должности.Недавно компания добавила новые функции, позволяющие выделять объявления, например видео. Цены варьируются в зависимости от потребности в найме и размера компании.
• ZipRecruiter: На ZipRecruiter вы можете бесплатно создать учетную запись для найма. ZipRecruiter предлагает инновационные инструменты подбора, которые помогут вам найти подходящих специалистов для размещения вашей вакансии. Все коммуникации управляются на платформе.
• LinkedIn: LinkedIn имеет различные каналы, которые можно использовать для набора персонала. LinkedIn имеет огромную базу кандидатов с более чем 690 миллионами пользователей.Публикация вакансий бесплатна, но требует более полного набора инструментов.

Избегайте нерегулируемых веб-сайтов, таких как Craigslist, поскольку вы можете получать только спам-сообщения и звонки вместо высококачественных соискателей.

3. Напишите описание должности.

Прежде чем размещать объявление о вакансии, вам необходимо посоветоваться с менеджерами вашей команды об идеальном кандидате на эту должность, чтобы вы могли получить хорошее представление о том, что именно вам нужно, по словам Уолдена. Также рекомендуется информировать существующих сотрудников об открытии вакансии.

Затем все сводится к тому, в чем именно заключается роль.

«Процесс найма начинается с оценки того, какие задачи будут связаны с этой ролью, и составления соответствующей должностной инструкции на основе навыков, необходимых для их выполнения», — сказал Джесси Силкофф, соучредитель и президент MyRoofingPal.

Итан Тауб, генеральный директор Loanry, сказал, чтобы список ролей точно соответствовал тому, что вам нужно. Людям нравится следовать определенным типам ролей, поэтому убедитесь, что ваше описание соответствует тому типу людей, которых вы ищете.

Дайли сказал, что вам также следует выяснить размер заработной платы, чтобы вы могли указать ее в описании должности и не нанимать недостаточно или слишком квалифицированных кандидатов.

«В некоторых ситуациях менеджеры по найму не всегда заранее сообщают, с какими проблемами столкнется кандидат, и это приводит к недоверию, высокой текучести кадров и общему негативному влиянию на культуру на рабочем месте», — сказал Рассас. «Но этого можно избежать, если четко указать, что ожидается от человека, выполняющего эту роль, и убедиться, что выбранные вами кандидаты могут ее выполнить.«

4. Разместите списки вакансий и просмотрите кандидатов.

Следующим шагом после написания надлежащего описания вакансии является его размещение на различных досках вакансий.

« Когда мы отбираем и нанимаем наших сотрудников, мы начинаем с объявлением о вакансии, — сказал Уолден. — Обычно мы рекламируем это целевым группам с определенным набором навыков. Присылаются заявки, и мы сначала просматриваем резюме, чтобы сразу исключить всех, кто просто не соответствует требованиям или не соответствует нашим требованиям.Если мы находимся в затруднительном положении, мы читаем сопроводительные письма и сужаем список ».

Если вы не можете найти подходящего кандидата для вашей вакансии из текущего пула соискателей, вам, возможно, придется пересмотреть описание своей должности.

«Если вы не видите подходящего кандидата, измените направление, чтобы увидеть лучших кандидатов», — сказал Рассас. «Да, работы, вероятно, накапливаются, и да, вы хотите сразу же получить кандидата на эту роль, но приложив немного больше усилий к процессу найма перед продлением предложения, вы сэкономите много времени в долгосрочной перспективе.«

5. Проведите собеседование с наиболее квалифицированными кандидатами.

Перед собеседованием с кандидатами предупредите их достаточно, чтобы убедиться, что вы получите от них максимум. готовьтесь больше, — сказал Шварц. — Это позволит вам лучше узнать кандидата и узнать, подходят ли они для этой роли, потому что вы дали им время на подготовку ».

Уолден сказал, что первый раунд собеседований в WikiLawn появляется после того, как они еще больше сужают круг кандидатов, а затем проводят второй раунд собеседований.

«Независимо от того, проводится ли оно лично или виртуально, [собеседование] остается самой важной частью процесса найма», — сказал Деосинг. «Это когда вы задаете необходимые вопросы и в идеале устанавливаете связь с кандидатом».

6. Обратитесь к респондентам.

Этот этап предназначен не только для звонка заявителю или отправки электронного письма. Деозинг сказал, что оценка после интервью также важна.

«Не становитесь жертвой эффекта ореола и не ослепляйтесь любыми потенциальными слабостями», — сказал он.«Сохраняйте перспективу и принимайте во внимание все — не только интервью или резюме, но и все, что вы видели. Получите мнение других, но ограничьте его небольшой группой, чтобы избежать утечки мозгов».

Последующие действия могут принимать разные формы. Это может быть так же просто, как благодарственная записка за время интервьюируемого, вплоть до официального предложения о работе.

7. Расширить предложение о работе.

Если вы опросили много людей и нашли качественных кандидатов на эту должность, вам нужно действовать быстро.

«Не откладывайте принятие решения», — сказал Деосинг. «Убедитесь, что все заинтересованные стороны (если применимо) доступны для собеседования и своевременно дают обратную связь. Спрос на квалифицированных сотрудников по-прежнему высок, и вы можете потерять потенциального найма из-за других возможностей, если откладываете».

Также имеет значение точное предложение, которое вы распространяете.

«Убедитесь, что вы делаете непреодолимое предложение о работе», — сказал Шварц. «Большинство высококвалифицированных сотрудников требуют более высокой заработной платы и хороших льгот».

Независимо от того, насколько хорошее предложение вам кажется хорошим, приготовьтесь к небольшим переговорам по зарплате и льготам сотрудникам.

«Дайте возможность потенциальному сотруднику подумать о вашем предложении, и, если он / она не согласен, попробуйте вести переговоры», — сказал Шварц. «Переговоры всегда должны быть беспроигрышной ситуацией».

8. Проведите проверку биографических данных.

Последний шаг, который вам следует рассмотреть, — это провести проверку биографических данных, чтобы убедиться, что нет серьезных красных флажков, прежде чем приводить человека к вам на работу.

«Если вы считаете, что потенциальный кандидат подходит на требуемую вам должность, вы можете проверить его биографические данные», — сказал Шварц.«Это подтвердит принятое вами решение».

Ключевой вывод: При приеме на работу новых сотрудников для вашего бизнеса вам необходимо выполнить определенные действия, такие как определение должности, размещение вакансии и собеседование с лучшими кандидатами. Обращайте пристальное внимание на каждый шаг, чтобы нанимать лучших сотрудников.

Привлечение нового сотрудника

Вот пять наиболее важных аспектов адаптации, по словам Деозинга:

• Дайте ориентировку. Это может быть удаленно, но широкий обзор компании важен для любого нового сотрудника.
• Объясните основные ценности и ожидания вашей компании. Это всегда важно, когда вы отправляетесь в путешествие с новым сотрудником. Чем раньше вы сформулируете ожидания, тем лучше будет ваша компания и ваш сотрудник.
• Перечень должностных обязанностей. Скорее всего, вы много говорили об этом во время собеседования, но теперь, когда у них есть работа, полезно поговорить подробнее.
• Дайте стартовый проект. Многие новые сотрудники хотят начать работу. Вместо того, чтобы вначале просто просить их проработать ориентации и обзоры компании, дайте им возможность сразу же погрузиться в работу.
• Назначьте наставника. Наставник, занимающий должность, аналогичную роли нового сотрудника, дает им кого-то, кто отвечает на их вопросы и направляет их в правильном направлении.

Робертс сказала, что процесс адаптации ее компании начинается с приветственного пакета (письмо с предложением, документы о новом найме, информация о льготах и ​​справочник сотрудника) и продолжается до первого дня выполнения сотрудником своих новых обязанностей.

«Это должно включать в себя знакомство с ключевыми сотрудниками, ресурсы работодателя, экскурсии по офисам и т. Д. [Все, что угодно], что поможет новому сотруднику ассимилироваться с его новой ролью члена вашей команды», — сказала она.

По словам Шварца, адаптация должна также включать в себя кодирование любых необходимых личных данных, объяснение миссии и видения вашей компании, обучение вашим стандартным рабочим процедурам и выдачу предметов снабжения и униформы, если таковые имеются.

«Адаптация — это первые впечатления и вовлечение новых сотрудников в их приверженность работе с вашей фирмой», — сказал Хэндрик.«Это гораздо больше, чем просто бумажная работа». Она добавила, что вы должны наметить в формате контрольного списка все задачи и действия, необходимые, чтобы помочь новому сотруднику почувствовать себя желанным, быть продуктивным и захотеть остаться.

Хэндрик также отметил, что, хотя деятельность в первую неделю, как правило, сосредоточена на оформлении документов, реальная ценность адаптации — это то, что происходит в первые 30-90 дней, и его последствия в будущем.

Ключевой вывод: Процесс приема на работу не прекращается после принятия предложения. Вам необходимо правильно потратить время на адаптацию и обучение новых сотрудников, чтобы помочь им взяться за дело.

Наем удаленных сотрудников

Татьяна Тягун, специалист по персоналу Чанты, сказала, что при приеме на работу удаленного сотрудника следует уделять особое внимание двум конкретным аспектам.

«Во-первых, этап вербовки, потому что вам нужно найти кого-то, кто действительно делает то, что они заявляют», — сказал Тягун. «Во-вторых, адаптация должна быть еще более подробной, потому что вы можете легко потерять новых удаленных сотрудников, если адаптация не будет сделана правильно».

Деосинг сказал, что сейчас процесс найма и адаптации происходит в совершенно другом месте по сравнению с тем, что было несколько месяцев назад.Большинство подключений происходит удаленно.

«Хотя основные принципы адаптации остаются неизменными, есть различия», — сказал Деосинг. «Они не могут видеть ваше физическое пространство. Большая часть процесса адаптации включает в себя возможность увидеть пространство и привыкнуть к физическому местоположению».

Вот несколько способов адаптации процесса удаленного найма:

1. Настроить сотрудника до первого рабочего дня. Рассматривая конкретно технологии, убедитесь, что все учетные данные и логины их сотрудников установлены и у них есть все необходимое оборудование до первого дня работы.
2. Радушно им поприветствуйте. Это может показаться простым, но может иметь большое значение. Подготовьте видео-представление с командой нового сотрудника, чтобы они почувствовали себя желанными гостями. Помните, что они входят в вашу организацию в совершенно иной момент, чем другие начинали в прошлом. Сделайте так, чтобы они почувствовали себя желанными, даже если вы не можете находиться в одном и том же месте.
3. Будьте доступны. Легко сказать, что вы доступны, но на практике не обращаете на это внимания. У вашего нового сотрудника, несомненно, возникнут вопросы, и вместо того, чтобы идти к вам в офис или спрашивать своих товарищей по команде, они должны чувствовать себя комфортно, обращаясь к вам через удаленные каналы связи.Избыточная передача информации, а также возможность быть доступной и открытыми для вопросов имеют решающее значение в мире удаленной адаптации.

Деозинг также отметил, что все материалы будут в Интернете, поэтому важно иметь подробное и понятное онлайн-руководство, поскольку у нового сотрудника не будет с собой раздаточных материалов или бумажных документов.

Ключевой вывод: Поскольку все больше предприятий нанимают удаленных сотрудников, вероятно, в том числе и вы, критически важно иметь план адаптации, который работает для сотрудников, которые не будут приходить в офис, ускоряя их и заставляя их чувствовать себя добро пожаловать без физического присутствия коллег и специального офисного помещения.

Наем первого сотрудника

Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

В течение нескольких месяцев вы управляли своим новым бизнесом как можно более скромно и скупо и продолжали носить каждую шляпу самостоятельно. Наконец, вы достигли точки — или своего предела — когда, чтобы оставаться конкурентоспособным и процветать, вам нужно будет приветствовать руку помощи на борту вашего плотного корабля.

Но прежде чем привлекать кого-либо на борт, вы должны понимать, что дополнительная рабочая сила влечет за собой совершенно новый ряд юридических обязательств, ответственности, расходов и, конечно же, бумажной работы. По одной оценке, средняя стоимость найма, найма и обучения нового сотрудника составляет около 4000 долларов.

Помимо бюрократии, несоответствие при приеме на работу может привести к высокой текучести кадров, прогулам, более высоким расходам на здравоохранение, насилию на рабочем месте и кражам — значительным потерям для чистой прибыли и репутации организации.

Чтобы помочь вам сориентироваться в юридических последствиях процесса приема на работу, мы изложили шаги и меры предосторожности, которым вы должны следовать, чтобы принимать обоснованные решения, оставаясь в рамках юридических и этических границ.

1. Не доверяйте своим инстинктам. Будет ли ваш новобранец составлять отчеты или настраивать компьютерные сети, осознайте, что преступные, недостаточно квалифицированные и эмоционально нестабильные умы скрываются за любой формой и названиями должностей. На самом деле почти 40 процентов всех заявлений о приеме на работу и резюме содержат ложные или завышенные факты.Кроме того, в этой стране растет количество судебных исков о халатности при приеме на работу — если действия вашего сотрудника причинят кому-то вред, вас могут привлечь к ответственности и подать в суд. А учитывая рост числа террористических актов, корпоративных скандалов и кражи личных данных, доверять своей интуиции в качестве основы для найма просто небезопасно.

Так что же нужно проверять при проверке биографических данных и какие вещи запрещены? Поиск обычно состоит из подтверждения предыдущих заявлений о приеме на работу, определения требований о компенсации работника и сведений о судимости и тюремном заключении, тестов на наркотики, кредитной истории и водительских данных.В некоторых случаях проводится проверка личности (социального обеспечения).

Хотя большая часть этой информации задокументирована публично, некоторые личные записи, включая образовательные, военные и медицинские, являются конфиденциальными и требуют согласия заявителя, прежде чем откопать их. Если вы можете, вам следует попытаться получить оригинальные документы об образовании. С развитием технологий изготовить диплом или степень так же просто, как ввести несколько нажатий клавиш.

При изучении возможного криминального прошлого интервьюируемого обратите внимание: несмотря на то, что о судимости можно сообщать на неопределенный срок, записи об арестах, уплаченные налоговые залоги, счета, выставленные для взыскания, гражданские иски и судебные решения не могут быть включены в проверку данных о приеме на работу после семь лет.В некоторых штатах действуют более строгие правила отчетности. В Калифорнии, например, банкротства запрещены через десять лет.

Если вы планируете поручить поиск фактов третьей стороне, по федеральному закону вы должны письменно уведомить об этом человека, в отношении которого ведется расследование. Вы также должны уведомить заявителя, если ему отказывают в должности из-за пренебрежительной информации, которую вы раскрыли, и дать ему или ей возможность опровергнуть эту информацию.

Однако будьте осторожны: Интернет загружен мошенниками и частными компаниями, которые составляют «виртуальные рэп-листы».«То, что предлагают такие онлайн-брокеры, не всегда является точным или актуальным, а низкие ставки, которые они рекламируют, могут быть обманчивыми.

Каждая из следующих фирм создана на этой арене и существует уже тридцать или более лет:

Поймите, что чем больше юрисдикций вы захотите провести, тем больше вы, вероятно, заплатите.

2. Тест на запрещенные вещества. С более чем 250 000 смертей, связанных с наркотиками и алкоголем в год по всей стране, наше общество ведет борьбу с наркотиками. злоупотребления еще далеко не окончены.Независимо от того, являются ли кокаин или снотворное предпочтительным наркотиком, наркоманы могут сильно истощить производительность и баланс организации. Знаете ли вы, что 65 процентов несчастных случаев на производстве связаны со злоупотреблением психоактивными веществами? А сотрудники, злоупотребляющие наркотиками, в шесть раз чаще подают иски о компенсации, чем другие сотрудники.

Чтобы отсеять такие слабые звенья в вашей рабочей среде, перед приемом на работу и выборочная проверка на наркотики являются лучшими средствами защиты работодателя. Некоторые профессии фактически требуют таких проверок, в том числе операторы промышленных тракторов и грузовиков, перевозчики материалов, работники по уходу за детьми, учителя, частные и корпоративные следователи, штатный и федеральный персонал и полицейские.

Перед введением собственного экзамена на наркотики имейте в виду, что во время собеседований перед приемом на работу спрашивать о приеме кандидатом лекарств, отпускаемых по рецепту, является незаконным. Однако, если заявитель отказывается пройти тест на наркотики, предложение о работе может быть отклонено или отозвано.

3. Экран для нежелательного поведения. В зависимости от должности, которую вы пытаетесь заполнить, доступны дополнительные параметры проверки. Психологическое тестирование, анализ почерка, тесты навыков и способностей и даже тесты на детекторе лжи — это дополнительные инструменты оценки, которые владельцы бизнеса используют сегодня, чтобы помочь им выбрать лучших кандидатов на работу.Такое профилирование позволяет выбрать людей, обладающих навыками и темпераментом, необходимыми для успеха в вашем бизнесе. Чтобы избежать каких-либо юридических проблем, перед проведением таких тестов будьте готовы продемонстрировать профессиональную принадлежность, недискриминацию и статистическую достоверность.

Время нанимать

После того, как вы завершили свою закулисную оценку и нашли многообещающих кандидатов, вам нужно будет знать, что можно и чего нельзя проводить при личном собеседовании.

1.Некоторые вопросы запрещены. В письменном заявлении о приеме на работу или лично спрашивать о возрасте, сексуальной ориентации, семейном положении, религиозной или расовой принадлежности заявителя — незаконно. А вопросы, касающиеся характера физических, эмоциональных или умственных недостатков, можно задавать только в том случае, если соискателю потребуются специальные приспособления для выполнения определенной работы.

Во время диалога вы также должны помнить о других важных федеральных законах, включая:

• Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года, который охватывает тему дискриминации или домогательств по признаку расы, религии, пола или вероисповедания.
• Закон о возрастной дискриминации в сфере занятости 1967 г.
• Закон об американцах с ограниченными возможностями от 1990 г.
• Закон о семейном отпуске по болезни 1993 г.

Дополнительную информацию о каждом из упомянутых выше федеральных законов можно найти на сайтах U.S. Министерство труда, Комиссия по равным возможностям трудоустройства и MyEmploymentLawyer.com.

2. Проверить ссылки. Прежде чем делать официальное предложение о работе, обязательно попросите соискателя дать как минимум три рекомендации. Две рекомендации должны быть профессиональными, а одна должна быть личной, чтобы помочь поддержать характер соискателя. Затем возьмите трубку и позвоните по этим рекомендациям — не пренебрегайте этим шагом! Вы были бы удивлены, какие рекомендации готовы рассказать вам о кандидате, если бы вы только спросили.

Старайтесь, чтобы ваши запросы были как можно более объективными, и, если вы обращаетесь к профессиональным специалистам, убедитесь, что они имеют прямое отношение к работе кандидата и его обязанностям, а также к информации, представленной в заявлении или резюме, или к информации. предоставлено во время интервью. Формы дискриминации, применимые к собеседованию и найму, также применимы к проверке рекомендаций, поэтому старайтесь избегать вопросов, касающихся расы, возраста, инвалидности, национального происхождения, религии или семейного положения.Чтобы получить личную справку, узнайте, как долго они знакомы с этим человеком, а затем спросите о его характере и трудовой этике; вы также можете спросить, будет ли человек сам нанимать соискателя, если у него есть подходящая вакансия, которую нужно заполнить.

3. Установите заработную плату и выберите классификацию сотрудника. Когда дело доходит до оплаты труда и классификации нового сотрудника, федеральные законы содержат четкие руководящие принципы, когда дело касается и того, и другого. Минимальная заработная плата в настоящее время составляет 5,15 доллара в час — это самый низкий уровень, который вы можете получить, когда речь идет о почасовой оплате труда. А если это молодой человек, то Закон о справедливых трудовых стандартах устанавливает минимальный возраст для приема на работу в несельскохозяйственную отрасль на уровне 14 лет.

В зависимости от ваших потребностей в найме и финансовых средств вам необходимо определить статус вашего нового сотрудника как работающего неполный или полный рабочий день. По данным Министерства труда США, работники, занятые неполный рабочий день, — это те, кто работает 20 часов или меньше в неделю, в то время как работники, занятые полный рабочий день, работают 30 часов или более. Поскольку в штатах различаются выплаты пособий сотрудникам, работающим неполный рабочий день, вам следует уточнить соответствующие правила в местном отделе труда.

По налоговым причинам вы должны классифицировать своего работника как независимого подрядчика, сотрудника по гражданскому праву, штатного сотрудника или штатного сотрудника, не являющегося сотрудником. Неправильная классификация может привести к штрафу в размере полутора процентов сомнительной заработной платы плюс удерживаемые налоги. Также могут применяться уголовные обвинения.

До тех пор, пока вы сохраняете за собой право контролировать их деятельность (например, когда и где работает человек, инструменты и оборудование, которое они используют, и где они покупают расходные материалы), ваши работники считаются штатными сотрудниками .

Штатный служащий — это тот, кто является служащим по закону и имеет право сообщать о доходах и расходах как о бизнесе. Наиболее распространенными сотрудниками в этой категории являются ее должностные лица, но в нее также входят такие сотрудники, как:

• Коммивояжеры, работающие полный рабочий день, которые запрашивают заказы от оптовых торговцев, ресторанов или аналогичных заведений от имени компании. Продаваемые товары должны быть предназначены для перепродажи (например, еда, проданная в ресторан) или для расходных материалов, используемых в бизнесе покупателя.
• Агент-водитель или комиссионер, занимающийся распространением мяса, овощей, хлебобулочных изделий, напитков (кроме молока) или услугами прачечной или химчистки
• Надомный работник, выполняющий работу с материалами или товарами, предоставленными работодателем

Не работающий по закону , который включает прямых продавцов и лицензированных агентов по недвижимости, рассматривается как самозанятый для всех целей федерального налогообложения, включая подоходный налог и налог на занятость.

Независимый подрядчик работает на себя, часто более чем на одну компанию.Этот человек обычно работает вне офиса, получает оплату за каждую работу или комиссию и отправляет счета за свои услуги. Работодатели не обязаны удерживать налоги от их имени или предоставлять им те же льготы, которые они делают для обычных сотрудников. Это также относится к фрилансерам и консультантам. Для целей налогообложения рекомендуется составить соглашение с независимым подрядчиком, указав, что он или она не является сотрудником.

4. Сделайте свои записи прямо. Перед тем, как ваш новый член команды войдет в систему в течение одного часа работы, вам нужно заполнить и обработать целую папку с записями.По данным Министерства труда США, работодатель должен вести 12 записей о каждом сотруднике в течение всего срока их службы:

1. Полное имя сотрудника и номер социального страхования
2. Почтовый адрес, включая почтовый индекс
3. Дата рождения дата, если сотрудник моложе 19 лет
4. Пол и род занятий
5. Время суток и день недели, когда начинается рабочая неделя сотрудника, количество отработанных часов каждый день и общее количество часов, отработанных каждую рабочую неделю
6. Основа, на которой выплачивается заработная плата сотрудника ( еженедельно, раз в два месяца и т. д.)
7. Регулярная почасовая оплата
8. Общий дневной или еженедельный заработок «без перерыва» за каждую рабочую неделю
9. Общий заработок за сверхурочную работу за каждую рабочую неделю
10. Все прибавки к заработной плате или вычеты из нее
11. Общая сумма заработной платы, выплаченной за каждый период выплаты
12. Дата выплаты и период выплаты, покрываемый каждым платежом

Когда дело доходит до подачи налоговой декларации xes, вы также захотите убедиться, что ваши документы в порядке. Вот список налогов, которые вам нужно будет уплатить, и соответствующие документы, которые вам нужно будет подать в качестве работодателя, согласно Налоговой службе:

• Форма W4 для удержания надлежащей суммы федерального подоходного налога из заработная плата сотрудника, занятого полный или неполный рабочий день, один раз в год правительству вашего штата и федеральному правительству
• Форма W2 в Администрацию социального обеспечения и долю налогов на фонд социального обеспечения (FICA) сотрудника, работающего полный или неполный рабочий день, один раз год в правительство штата и федеральное правительство
• Форма подтверждения права на трудоустройство I-9 для каждого нового найма
• Налоги на 1099 рабочих (независимых подрядчиков) ежеквартально или раз в год в федеральное правительство
• Те же формы также должны быть представлены в департамент труда или налогообложения вашего штата
• Подтверждение наличия страховки работника.Такая политика освобождает бизнес от его юридической ответственности за случайные или смертельные травмы, полученные сотрудниками в рабочее время. Хотя этого требует федеральный закон, управление этим пособием осуществляется на уровне штата.
• Государственные и федеральные налоги по безработице, но только если (1) они выплачивают заработную плату сотрудникам на общую сумму 1500 долларов США или более в любой квартал календарного года, или (2) они нанимают как минимум одного человека в любой день недели в течение любых 20 дней. недели в календарном году, независимо от того, были ли недели подряд.В некоторых штатах это связано со статусом работника, работающего неполный или полный рабочий день, но вам следует связаться с кадровым агентством штата, чтобы узнать точные требования.

5. Внимательно относитесь к своим иммиграционным вопросам. Очевидно, что с учетом того, что в Америке проживает около 10 миллионов иммигрантов без документов, этот сегмент населения стал основным фактором в нашей рабочей силе. Если вы спонсируете иностранного гражданина или подаете прошение о приеме на работу здесь, вы должны проверить и отправить документы, подтверждающие его или ее право на работу здесь.

Чтобы избежать гражданских и уголовных санкций и проверки платежной ведомости вашей компании, вы также должны подать форму I-140 (петиция иммигранта для иностранного работника) от его или ее имени в Службу гражданства и иммиграции США (USCIS). К таким учетным данным должен прилагаться документ о разрешении на работу, также известный как проверка I-9.

Существуют дополнительные специализированные классификационные формы, которые необходимо заполнить в зависимости от того, какой вид работы будет выполнять иностранный гражданин. Чтобы узнать больше об этом процессе и обязательствах работодателя, свяжитесь с USCIS.

6. Получите правильное страховое покрытие. Хотя только Пуэрто-Рико, Калифорния, Гавайи, Нью-Джерси, Нью-Йорк и Род-Айленд требуют, чтобы работодатели предоставляли доход работникам-инвалидам, получившим травмы на работе, многие эксперты советуют покупать страховку от инвалидности (или потери дохода) для себя и ключевых сотрудников. с самого начала идти.

Существует два основных типа страхования по инвалидности: краткосрочное (охватывающее от 12 недель до одного года) и долгосрочное (охватывающее все, что превышает год).Важным компонентом страхования по инвалидности является период ожидания перед выплатой пособия. В случае кратковременной нетрудоспособности сотруднику, как правило, придется ждать от семи до 14 дней. В случае длительной нетрудоспособности сотрудник будет ждать от 30 дней до одного года. Если увольнение сотрудника на ограниченный период времени не представляет серьезной опасности для вашего бизнеса, вы можете уменьшить свои страховые взносы, выбрав более длительный период ожидания.

Ну вот и все — основы легального становления чужим боссом.Хотя вы можете быть напуганы масштабом вашей новой роли, помните, почему вы вообще пошли в одиночку. За вклад в свою судьбу нужно платить. Надеюсь, ваши затраты превзойдут производительность и прибыль! Хорошей охоты!

Эрика Велц Прафдер — обозреватель на рабочем месте в газете The New York Post и автор книги «Держи зарплату, живи страстью: как осуществить свою мечту, не уходя с работы» (Adams Media).

Как нанять сотрудника

В любой экономике знать, как нанять сотрудника с необходимыми навыками и опытом, означает знать, как справиться с головной болью.Процесс найма обычно дорогостоящий, иногда разочаровывающий и зачастую отнимающий много времени. Даже когда последствия пандемии начинают постепенно уменьшаться, тот же процесс найма может быть совершенно устрашающим.

Даже при постепенном снижении уровня безработицы, привлекательное объявление о вакансии, скорее всего, приведет к большому количеству резюме, которое нужно будет разобрать. После того, как вы определитесь с лучшими кандидатами — а это может занять часы или даже дни, — вам предстоит пройти серию телефонных проверок, видео-собеседований, проверки навыков и проверок рекомендаций.И все это в то время, когда вы уже заняты работой и справляетесь с проблемами управления удаленной командой.

И не для того, чтобы нагромождать, но вам действительно нужно сделать это правильно. Неудачный найм означает больше сбоев для вашей команды, а также потерю еще более ценного времени и денег. В недавнем опросе Роберта Халфа почти две трети (64%) опрошенных старших менеджеров заявили, что негативные последствия найма не того кандидата сегодня сильнее, чем перед началом пандемии.

Итак, как нанять сотрудника, если вы заняты, напряжены, отвлечены и просто хотите, чтобы кто-то хороший на этой должности прямо сейчас? Рад, что ты спросил.У нас есть пять полезных предложений и один совет «Лучшее из шоу» для привлечения и найма талантов, которые могут принести максимальную пользу вашей организации.

1. Сосредоточьтесь на описании должности

Распространение COVID-19 потрясло экономику, и его последствия в разных частях страны различны, даже когда пандемия начинает ослабевать. Вне зависимости от состояния вашего рынка найма и должности, на которую вы нанимаете, составление подробного и убедительного описания должности имеет решающее значение для вашего успеха в привлечении самых талантливых сотрудников.

Если это новая роль, которую вы пытаетесь укомплектовать, тщательно продумайте задачи, которые должен выполнять сотрудник как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, а также уровень образования и опыта, которыми должен обладать ваш идеальный кандидат. Если вам нужно нанять сотрудника на освободившуюся должность, воспользуйтесь возможностью, чтобы оценить, хотите ли вы внести изменения в должность. Скорее всего, вы захотите добавить или перенести некоторые обязанности, особенно если описание должности недавно не обновлялось.

Когда вы будете писать описание своей должности, имейте в виду, что не все таланты будут самыми талантливыми.Включите достаточно информации, чтобы привлечь соискателей, которые хорошо подходят для этой должности, но не должны быть чрезмерно длинными или слишком конкретными. Но давайте также достаточно подробностей, чтобы отпугнуть тех, кто недостаточно квалифицирован. Перечислите навыки, опыт и сертификаты, которые вам абсолютно необходимы, и кратко расскажите, как будет оцениваться успех успешного найма. Вы не хотите тратить время на просмотр десятков резюме, которые не соответствуют вашим потребностям, и ни один соискатель не захочет тратить время на подачу заявки на должность, на которую он и близко не будет рассматриваться.

2. Забросить широкую сеть

Когда вы будете готовы приступить к набору кандидатов, закидывайте сеть шире и глубже. Конечно, вы хотите разместить вакансию на своем веб-сайте и на досках вакансий, которые подходят для отрасли вашей компании. Но вам также следует опубликовать объявление о вакансии в аккаунтах вашей компании в социальных сетях.

Вы также можете попросить членов вашей команды, а также доверенных лиц в вашей профессиональной сети, порекомендовать вам рекомендации. Они часто могут быть отличным источником многообещающих потенциальных клиентов, в том числе профессионалов, которые могут не активно искать новую работу, но могут быть открыты для рассмотрения новой возможности.

НАЙМ? МЫ МОЖЕМ ПОМОЧЬ!

3. Не игнорируйте обзор резюме

Оценка резюме и других материалов заявки — утомительная и трудоемкая часть процесса приема на работу. Но тщательный анализ — важный шаг в определении соответствия квалификации кандидата критериям для имеющейся должности.

Во время проверки ищите ключевые слова и фразы, которые соответствуют тем, что указаны в описании должности. Это покажет, изучил ли кандидат ваше сообщение и приложил ли усилия, чтобы напрямую отреагировать на ваши потребности.Тщательно проверяйте технические навыки кандидатов, но также ищите доказательства их навыков межличностного общения, будь то ясность их написания (как показано в их резюме и сопроводительном письме) или детали их профессиональной истории (опыт представления на собраниях команды) , например, или в межведомственном сотрудничестве).

Наконец, подумайте, насколько влиятельным был соискатель на своей нынешней или прошлой должности. Четко ли они объясняют добавленную стоимость, которую они принесли, и как они помогли достичь целей компании? Не обижайтесь здесь.Вы хотите нанять сотрудника, который сможет занять вашу открытую должность и изменить ситуацию с самого начала.

4. Углубляйтесь в интервью

Как и при просмотре резюме, сосредоточьтесь как на технических знаниях, так и на межличностных качествах во время собеседования. Открытые и гипотетические вопросы собеседования позволяют кандидату обсудить свой опыт и навыки, давая вам возможность оценить его аналитические и словесные навыки, такт (например, как они говорят о текущем или прошлом работодателе), дипломатичность (как они описывают взаимодействие с другими командами) и другие мягкие навыки.Оставайтесь дружелюбными, оставайтесь вовлеченными и задавайте уточняющие вопросы, когда вам нужно.

Обратите также внимание на то, насколько хорошо кандидат подготовился к собеседованию, проверив свои знания о вашей компании и отрасли. Вы не можете ожидать, что они прочитают ваш годовой отчет или знают всю историю вашей компании, но они должны понимать миссию и продукт фирмы и ценить ее. Стремитесь нанять сотрудника, который поддерживает компанию, а не только работу и зарплату.

Хотя ваши разговоры, естественно, будут проходить по-разному, обязательно задавайте всем кандидатам одни и те же общие вопросы, чтобы сохранить равные условия.И объясните, что делает вашу компанию и ее корпоративную культуру особенной. Помните, собеседование — это улица с двусторонним движением: вы хотите найти наиболее квалифицированного человека для работы, но кандидат также захочет присоединиться к команде с равным энтузиазмом.

5. Определите правильный диапазон заработной платы

В любой деловой среде предложение конкурентоспособного компенсационного пакета является ключом к привлечению лучших специалистов. Обратившись к таким ресурсам, как «Ежегодное руководство по заработной плате» Роберта Халла, вы можете убедиться, что ваши начальные диапазоны заработной платы находятся на уровне или выше, чем предлагают ваши конкуренты.Вы также можете использовать наш калькулятор заработной платы, чтобы легко настроить эти диапазоны средней заработной платы по стране для вашего рынка.

Даже в условиях экономического кризиса кандидат потратит день или два на то, чтобы обдумать предложение о работе. Также могут быть некоторые постоянные переговоры, особенно если вы пытаетесь найти высококвалифицированного и опытного специалиста или укомплектовать специализированную должность. Будьте терпеливы и справедливы: вы не хотите нанимать сотрудника, который не будет рад начать свой первый рабочий день.После того, как кандидат принял, проясните, что окончательное предложение зависит от любых рекомендаций или проверок биографических данных, которые вам необходимо выполнить.

Совет «Лучшее из шоу» о том, как нанять сотрудника

Процесс найма по-прежнему выглядит пугающим? Если вы думаете: «Ну да!», Знайте, что вы в хорошей компании.

Совершенно очевидно, что создание успешного найма требует много времени и энергии, особенно когда вы делаете это в одиночку. Вот почему многие менеджеры по найму обращаются за помощью в специализированную кадровую компанию.В Robert Half у нас есть многолетний опыт работы с клиентами по размещению кандидатов на финансовые, административные, ИТ, юридические, творческие и маркетинговые должности. Наши рекрутеры также помогают компаниям нанимать удаленных сотрудников, что является критически важной бизнес-потребностью, пока пандемия удерживает большую часть рабочей силы дома.

Процесс найма не должен быть еще одной проблемой. Позвольте нам помочь вам найти таланты, необходимые для работы вашей организации в этой напряженной деловой среде. Мы движемся быстро, потому что понимаем, что это срочно.

Если вам нужен один человек или целая команда проекта, и если ваши потребности краткосрочные или постоянные, мы можем помочь вам нанять квалифицированных специалистов уже сегодня!

Руководство для владельцев малого бизнеса по найму сотрудников

Наем нужных сотрудников в нужное время имеет огромное влияние на то, сможет ли растущий бизнес добиться успеха в долгосрочной перспективе, но многие владельцы малого бизнеса практически не имеют опыта найма. Первый человек, которого они попросят поработать в их бизнесе, будет первым человеком, которого они когда-либо наняли.А чтобы добиться успеха в долгосрочной перспективе, этим же предпринимателям в конечном итоге потребуется нанять целый ряд сотрудников с различными навыками и ролями для поддержки своей деятельности. К сожалению, существует ряд распространенных ошибок при приеме на работу между привлечением неподходящих кандидатов, заданием незаконных вопросов на собеседовании и неправильным наймом.

Один плохой найм стоит в среднем 17000 долларов, и это без учета потерянного времени и его негативного влияния на моральный дух. Таким образом, наем не того человека может нанести серьезный ущерб бизнесу, особенно на его ранних стадиях, что может вызвать затруднения при приеме на работу вашего первого сотрудника.Чтобы помочь вам построить эффективный процесс приема на работу, мы составили это подробное руководство, чтобы предоставить вам всю информацию, необходимую для найма не только вашего первого члена команды, но и каждого человека, который вам понадобится в будущем, от административного персонала до ИТ-специалистов и специалисты по маркетингу, которые помогут вашей компании сделать следующие шаги. В этом руководстве мы расскажем, как:

• Решите, нужно ли вам нанимать новых сотрудников
• Напишите описание вакансии и создайте объявление о вакансии
• Выберите, просмотрите и собеседуйте кандидатов
• Установите компенсацию для новых сотрудников
• Предложите работу
• Выполните соответствующие юридические требования, такие как работник страхование компенсаций
• Новые сотрудники на работе
• Сохраняйте своих сотрудников, развивая позитивную культуру

Хотя наем сотрудников может быть сложной задачей для любого малого бизнеса, он необходим для роста.Освойте прием на работу, и у вас не только будет больше шансов на стабильный рост своего бизнеса, но и у вас будет больше шансов создать отличную корпоративную культуру, в которой будущие талантливые профессионалы захотят работать.

Определите подходящее время — как решить, нужно ли вам нанять нового сотрудника

Если вы изо всех сил пытаетесь удержаться на плаву при текущей рабочей нагрузке или если вы заметили и увеличили количество жалоб клиентов, то вы можете изучить возможность найма нового сотрудника.Другие сигналы включают:

• Вы отказываетесь от новых клиентов или новых проектов от существующих клиентов.
• Вы определили конкретную группу задач, которые кто-то другой может выполнить, чтобы заработать деньги и / или сэкономить ваше время.
• Вы определили новый продукт или линию услуг, но у вас недостаточно пропускной способности для их запуска.
• Вы хотите открыть второй офис или магазин.

Переживание любого из этих факторов может указывать на то, что сейчас самое время нанять кого-то нового, но как узнать, подходящее ли время для вашей компании? Выполните три следующих шага, чтобы узнать, является ли наем нового сотрудника следующим шагом для вашего бизнеса:

1. Определите, какой тип сотрудников может наилучшим образом удовлетворить ваши текущие потребности.
2. Определите, какой уровень опыта вам нужен.
3. Посмотрите на свои финансовые данные за последние три месяца вместе со своими 12-месячными прогнозами, чтобы определить, можете ли вы позволить себе регулярную зарплату своего идеального сотрудника. Если нет, подумайте об аутсорсинге.

Если все знаки указывают на «да», поздравляем! Пришло время начать поиск подходящего кандидата. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о том, как решить, когда пора нанимать нового сотрудника.

Поймите и сообщите, кто вам нужен — Как написать описание работы и объявление о вакансии

Если вы напишете плохое описание должности, вы, скорее всего, встретите кандидатов, которые плохо соответствуют вашим потребностям.С другой стороны, отличные описания вакансий не только привлекают кандидатов с нужным набором навыков и атрибутов для работы, но также могут вдохновить их на то, чтобы они прониклись вашим видением, миссией и культурой, прежде чем они даже приедут на собеседование.

Прежде чем приступить к составлению идеального описания должности, подумайте, какие навыки и опыт вам действительно нужны. Учитывайте следующие факторы:

• Вам нужен кто-то полный или неполный рабочий день?
• Какие задачи и обязанности вы хотите снять с себя?
• Каковы ваши собственные слабые стороны? Возможно, вы захотите нанять кого-нибудь с этими сильными сторонами.
• Потребуется ли им определенная техническая подготовка или другие особые навыки?
• Нужен ли вашему кандидату опыт работы в отрасли?

Теперь, когда у вас есть лучшее представление о типе человека, которого вы хотите нанять, пришло время написать описание должности, в дальнейшем конкретизируя его в объявлении о вакансии — внешней версии описания должности, предназначенной для продвижения вашего бизнеса как отличное место для работы и привлечения качественных кандидатов. Итак, что включают в себя отличные объявления о работе, кроме названия должности?

• Общая информация о вашей компании — чем она занимается и о своей миссии — а также о том, как эта новая роль впишется в нее
• Описание ваших идеальных кандидатов — не только их опыт и навыки, но и их личные качества
• Список обязанностей и ответственности
• Навыки предпочтений ( двуязычный плюс ) и абсолютные требования и / или квалификация ( Должен уметь поднимать до 50 фунтов.)
• Информация о вознаграждении, такая как диапазон заработной платы, пакеты льгот и другие льготы
• Ваша контактная информация, включая то, как вы хотите, чтобы кандидаты связывались с вами
• Хотите ли вы сопроводительное письмо и образцы работы в дополнение к резюме

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о создании отличных объявлений о вакансиях.

Скажите, что вы нанимаете — как рекламировать свою открытую вакансию

Как и в случае с любым другим типом рекламы, вам нужно, чтобы ваше объявление о работе было перед нужными людьми.Хорошая новость заключается в том, что современные цифровые технологии позволяют охватить более широкую сеть людей и настроить таргетинг объявлений о вакансиях на определенную аудиторию. Отличные способы распространения информации включают:

• Платные онлайн-доски объявлений , такие как Indeed.com, Monster.com, LinkedIn, CareerBuilder, SimplyHired и другие. Большинство из них имеют встроенные способы нацеливания на кандидатов на основе уровня опыта, навыков, образования и отрасли. Если вы ищете кандидата со специальными навыками, вы также можете изучить нишевые доски объявлений, такие как Dice, MediaBistro и SalesJobs.
• Рефералы могут привести к более высокому качеству найма, так что поспрашивайте! Поделитесь своим объявлением о вакансии в собственной сети. Спросите, знают ли они кого-нибудь, кто может хорошо подойти, и не возражают ли они, чтобы ваша открытая позиция была шире.
• Социальная сеть дает вам возможность либо поделиться бесплатным постом, который ссылается на ваше объявление о работе, либо даже вложить немного денег в ваши усилия по набору персонала. Почти половина кандидатов используют социальные сети как часть поиска работы, так что, возможно, именно так вы найдете своего следующего сотрудника.
• Рекрутеры могут избавить вас от поиска кандидатов и доставить вам проверенные резюме. Они также часто берут на себя предварительные собеседования, поэтому все, что вам нужно сделать, это проинтервьюировать несколько лучших кандидатов, прежде чем вы примете решение. Просто убедитесь, что предоставили им подробное описание работы и понимание вашего идеального кандидата.

Чтобы узнать больше, прочитайте нашу подробную статью о рекламе открытых вакансий.

Найдите подходящего человека — как выбирать, проверять и проводить собеседование

Если вы написали подробное описание вакансии и эффективно рассказали о ней, то у вас должны появиться качественные резюме.Пришло время разобраться в этой стопке, выбрать наиболее многообещающие резюме и предварительно отобрать этих кандидатов, чтобы определить, какие из них стоит проинтервьюировать.

Перед чтением резюме перечитайте описание своей должности. Помните о своих требованиях и идеальном кандидате, сортируя каждое резюме в одну из трех стопок:

• Зеленый для отличников, с которыми вы определенно хотите пройти собеседование
• Желтый для кандидатов, с которыми вы, возможно, захотите пройти собеседование
• Красный для резюме, которое вас не интересует

Следите за этими красными флажками при просмотре резюме

Большинство кандидатов на вакансию стараются изо всех сил стараться изо всех сил, когда дело касается их резюме.У них было время создать и отполировать его, так что это, вероятно, самое профессиональное отражение, которое вы их получите. Вот почему важно проверять наличие следующих красных флажков:

• Непрофессиональный адрес электронной почты
• Непрофессиональный язык или сленг
• Орфографические и грамматические ошибки
• Неряшливое или запутанное форматирование

Это может указывать на непрофессиональное поведение или потенциальные проблемы в общении в будущем, как между вами, так и сотрудником, и сотрудник, и ваши клиенты.Другие тревожные сигналы включают заметные пробелы в занятости или свидетельство уменьшения ответственности. Это может указывать на проблемы с производительностью, поэтому обратите особое внимание на раздел истории заданий.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о проверке резюме.

Подготовка вопросов для интервью и установление и процесс собеседования

Перед первым собеседованием подумайте, как лучше всего определить, подходит ли кандидат, исходя из его навыков и культурных особенностей.Если вы подготовлены, ваше собеседование не только пройдет более гладко, но и вы сможете избежать потенциальных юридических ошибок, придерживаясь стандартного набора подготовленных вопросов, основанных на вашей открытой позиции. Согласно Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве США (EEOC), вам следует избегать вопросов, связанных с кандидатом:

• Возраст
• Раса, этническая принадлежность или цвет кожи
• Пол или пол
• Страна национального происхождения или место рождения
• Религия
• Инвалидность
• Семейное положение или беременность

Будьте осторожны, чтобы не задавать вопросы, которые могут быть воспринимается как поиск информации окольным путем.Например, не спрашивайте: «В какой части города вы живете?» Это может открыть дверь для предполагаемой социально-экономической предвзятости. Вместо этого спросите что-то вроде: «У вас будет обычный транспорт, чтобы прибыть вовремя на работу?»

Примеры вопросов для собеседования

Вы можете использовать эти примеры вопросов в качестве общей основы для вашего собеседования, добавив вопросы для собеседования, относящиеся к вашей должности и вашей компании:

1. Чем Вас интересует работа в этой компании?

Ответ кандидата покажет вам, исследовали ли он ваш бизнес и / или конкретную роль — другими словами, насколько хорошо они подготовились к собеседованию.

2. Расскажите мне о случае, когда вы имели дело со сложным клиентом. Что вы сделали для решения проблемы?

Они приводят реальный пример или описывают гипотетическую ситуацию? Это проверяет их способность работать с жесткими клиентами — важный навык, особенно если вы нанимаете службу поддержки клиентов. Этот вопрос также может дать вам представление о том, как они справляются со стрессовыми ситуациями и решают проблемы под давлением.

3.Приведите мне пример того, где вы помогали в области, отличной от вашей обычной роли.

Иногда малым предприятиям может потребоваться сотрудник, который бы вмешался и помог с задачами, выходящими за рамки их должностных инструкций, поэтому гибкость важна. Прослушивая их ответ, обратите внимание на следующее:

• Готовы ли они привести примеры желания большего участия?
• Кажется, они не хотят или не хотят выходить за рамки своей роли?
• Готовы ли они работать в команде?

4.Что стало для вас самым большим опытом обучения и почему?

Ответ кандидата на этот вопрос может раскрыть всевозможную интересную информацию. Во-первых, это покажет вам, готовы ли они учиться новому. Это также может продемонстрировать их готовность брать на себя ответственность за ошибки и показать уровень комфорта при обсуждении сложных вопросов.

5. Чего, по вашему мнению, вы можете сделать за первые 90 дней?

Их ответ покажет, насколько они организованы в своем планировании и чувствуют ли они, что могут взяться за дело без промедления или потребуются дополнительные тренировки и более длительная кривая обучения.Однако помните, что это не обязательно плохой знак, если они заинтересованы в дальнейшем изучении проблем, прежде чем предлагать решения.

6. Какие вопросы у вас есть ко мне?

То, что интересует кандидата, указывает на его приоритеты. Их больше интересует, сколько у них будет отпуска или их обязанности на работе? Им интересно узнать об истории вашего бизнеса, текущих проблемах и планах расширения?

Их вопросы расскажут вам, исследовали ли они ваш бизнес и насколько они заинтересованы в том, чтобы стать частью вашей организации.Наконец, вы поймете, могут ли они воспользоваться таким открытым вопросом, чтобы мыслить критически и творчески.

Начало собеседования

Не только полезно сослаться на стандартный набор вопросов для собеседования, но также разумно принять стандартный процесс собеседования и объяснять его кандидатам в начале каждого собеседования:

1. Расскажите о своей компании и о новой должности.
2. Задайте им несколько вопросов, требующих конкретных примеров.
3. Дайте им время задать собственные вопросы.
4. Завершите следующие шаги.

Всегда сообщайте кандидатам точные сроки для следующих шагов. Даже если вы захотите нанять идеального кандидата уже на следующий день, в реальности это может занять пару недель или больше. Наконец, избегайте соблазна слишком много говорить во время интервью. Вы хотите, чтобы они говорили больше всего, а вам нужно слушать.

Для получения дополнительной информации прочтите нашу подробную статью о создании процесса собеседования и другие советы по собеседованию.

Просмотрите кандидатов перед наймом

Поскольку плохой прием на работу может стоить вашему бизнесу драгоценного времени и денег, не следует основывать свое решение о найме исключительно на собеседовании. Вот почему многие малые предприятия используют различные методы проверки, включая оценку поведения, проверку рекомендаций, проверку биографических данных и тесты на наркотики.

Когда использовать оценки поведения

Один из способов проверки кандидатов помимо собеседования — попросить их пройти оценку поведения при приеме на работу.Это поможет вам выйти за рамки того, кажутся ли они квалифицированными на основе их опыта и навыков, и выяснить, как они, вероятно, будут действовать в своей новой должности. Таким образом, поведенческие тесты помогут вам решить, какие кандидаты лучше всего подходят для их роли и как часть вашей команды и бизнеса.

Популярные методы оценки поведения включают выборочный найм и прогнозный индекс.

Для получения дополнительной информации прочитайте нашу подробную статью о поведенческих тестах для кандидатов на вакансию.

Как проверить их ссылки

Прежде чем предлагать работу лучшему кандидату, проверьте их рекомендации.Почему? Если все сделано правильно, проверка рекомендаций может помочь вам не только предотвратить плохой найм, но также лучше понять и подготовиться к тому, как управлять кем-то, если вы все же нанимаете его.

Когда вы связываетесь со ссылкой, будьте дружелюбны. Объясните, кто вы и почему звоните, прежде чем спрашивать, есть ли у них несколько минут для разговора. Обязательно заранее подготовьте список вопросов для справок, чтобы не тратить никого зря время. Каждая проверка рекомендаций должна включать проверку фактов трудоустройства, если это возможно, а также вопросы для оценки навыков, способностей и соответствия вашего кандидата.

Когда проводить фоновые проверки и тесты на наркотики

В некоторых штатах и ​​городах опасно просить о проверке биографических данных и тестах на наркотики, прежде чем продлевать предложение о работе. Самый безопасный курс действий может заключаться в продлении предложения о работе на основе чистой проверки биографических данных и теста на наркотики.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о проверке кандидатов.

Решите, что платить — Как установить компенсацию для новых сотрудников

Заработная плата будет определяющим фактором качества кандидатов, которых вы можете привлечь, особенно их уровня опыта и навыков.Начните с посещения онлайн-ресурсов, таких как PayScale, Glassdoor или Salaries.com, чтобы просмотреть данные о зарплате. Это может помочь вам установить ориентир для средней заработной платы или почасовой оплаты труда в вашем районе. Еще один хороший источник заработной платы — Glassdoor. Бюро статистики труда также предлагает информацию о шкале заработной платы, отсортированную по роду занятий, штатам и городским районам.

Однако получение контрольных показателей вознаграждения — не единственная часть уравнения. Вам также необходимо понять, сколько вы можете позволить себе заплатить, выполнив следующие действия:

1. Узнайте о расходах, связанных с сотрудниками, помимо заработной платы.Это может быть новое оборудование, большие офисные помещения или даже пакет льгот.
2. Подумайте, как эти расходы вписываются в ваш текущий бюджет, внимательно изучив свои 12-месячные прогнозы.
3. Оцените размер своей прибыли.
4. Рассмотрите возможность раннего найма на основе ролей, которые могут помочь увеличить доход.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей об определении ставок заработной платы для новых сотрудников.

Сделать предложение — Как написать письмо с предложением о работе

После того, как вы выбрали кандидата, которого хотите нанять, и после того, как он прошел все необходимые проверки, самое время предложить ему работу.Если можете, поделитесь хорошими новостями по телефону. Часто это полезный опыт, который дает вам и вашему вероятному сотруднику возможность неформально обсудить предложение и услышать энтузиазм друг друга. Однако обязательно, чтобы вы отправили официальное письмо с подробным описанием вашего предложения о работе.

Почему? Письма с предложениями о работе помогают защитить вас и вашего нового сотрудника в случае возникновения в будущем разногласий по условиям их найма. Если возможно, попросите эксперта по правовым вопросам изучить ваше письмо с предложением, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям законодательства и не использует язык, который может привести к судебному преследованию вас в будущем.Письма-предложения должны включать:

1. Требования государственного законодательства

Прежде чем создавать письмо с предложением для потенциального сотрудника, имейте в виду, что оно должно соответствовать государственным юридическим требованиям для вашего местоположения. Посетите веб-сайт департамента труда вашего штата, чтобы узнать о требованиях для вашего региона.

2. Должность и основная информация

В начале письма с предложением укажите основную информацию о вакансии, которую вы предлагаете.Сюда входят:

• Должность
• Дата начала
• Даты ориентации и обучения (если применимо)
• Статус с полной или частичной занятостью
• Смена (если применимо)

Избегайте использования любых слов или фраз, которые могут предполагать гарантию будущая занятость. Общество управления персоналом рекомендует избегать таких терминов, как «гарантия занятости», «мы семейная компания» или «в будущем».

3. Информация о заработной плате и соответствующих бонусах / комиссиях

Включите подробную информацию о компенсации и периоде выплаты вашего потенциального сотрудника.Установите почасовую, еженедельную или почасовую компенсацию, чтобы ваш потенциальный сотрудник не ожидал получить компенсацию за весь год, если работа завершится до конца года.

Также включите информацию о том, перед кем будет подчиняться ваш сотрудник, даже если это вы, и включите краткое предложение о периодах оценки, например, «ваша работа будет оцениваться после трех месяцев работы, а в дальнейшем — ежегодно».

4. Пособия и оплачиваемый отпуск

Включите краткое изложение преимуществ, включенных в должность, а также требования к участникам и временные рамки для следующего:

• Медицинское страхование
• Страхование жизни
• Краткосрочная и долгосрочная нетрудоспособность
• 401 (k) или другой пенсионный план
• Гибкий счет расходов (если применимо)
• Помощь в обучении

Опишите любой оплачиваемый отпуск, который вы предлагаете в дополнение к тем, которые требуются по закону (см. «Как выполнить соответствующие юридические требования» ниже).Включите соответствующую информацию о больничных, личных днях, расписании отпусков и оплачиваемых выходных / отпускных днях.

5. Условия занятости

Укажите все условия найма, которым должен соответствовать кандидат. Это может включать прохождение тестов на наркотики, удовлетворительные ответы на проверку биографических данных, готовность подписать соглашения о конфиденциальности о вашем бизнесе и продуктах, заполнение формы I-9 для проверки разрешения на работу в США и соблюдение иммиграционного законодательства, если применимо.

Если кандидат работал на конкурента или аналогичную компанию, рассмотрите возможность включения условия найма, согласно которому работник не будет связан неконкурентными или другими соглашениями с предыдущими работодателями. Когда ваш кандидат подписывает письмо с предложением, он фактически подтверждает, что у него нет предыдущих соглашений с работодателем.

6. Работа по желанию

В США письма с предложениями для новых сотрудников должны включать так называемое «заявление по желанию».Это помогает прояснить, что отношения между работодателем и сотрудником не являются контрактом, который обязывает вас и сотрудника заключать договор на определенный период времени.

Заявление о согласии означает, что вы можете уволить сотрудников, когда захотите, с указанием причины или без нее. Это также позволяет вашему сотруднику уволиться со своей должности в любое время.

7. Время ответить / Дата «Ответить до»

Не забудьте указать дату «Пожалуйста, ответьте до».

Чтобы процесс приема на работу продолжался и чтобы избежать длительного периода ожидания, в течение которого ваш второй кандидат может принять работу в другом месте, убедитесь, что ваш потенциальный новый сотрудник знает, когда истекает срок действия предложения о работе, включая дату, к которой вам понадобится его ответ .Включите такую ​​строку, как «Пожалуйста, ответьте до понедельника, 4 июня, и сообщите мне, хотите ли вы принять это предложение. Я с нетерпением жду возможности совместной работы ».

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о составлении предложений о работе .

Оставайтесь на правильной стороне закона — как выполнять соответствующие юридические требования

Как только ваш кандидат примет ваше предложение о работе, самое время сделать его официальным сотрудником. Помимо вздоха облегчения и, возможно, праздничного обеда, есть еще несколько юридических требований, которые нужно проверить.

A — Подайте заявку на получение идентификационного номера работодателя (EIN), также известного как федеральный идентификационный номер, который вы будете использовать для подачи налоговой информации, касающейся ваших сотрудников . Когда вы становитесь работодателем, вы должны удерживать, вносить депозиты, отчитываться и платить налоги на занятость. Вот что вам нужно знать.

1. Если у вас еще нет идентификационного номера работодателя (EIN), также известного как федеральный налоговый идентификационный номер, подайте заявку на его получение через Интернет.
2. Затем определите, что ваш сотрудник известен как сотрудник по гражданскому праву.Согласно IRS, это означает, что вы, как владелец бизнеса, «контролируете услуги, которые будут предоставляться, и то, как это будет сделано». Другие налоговые классы работников включают штатных сотрудников, сотрудников, не являющихся штатными сотрудниками, и независимых подрядчиков. Знание налогового статуса занятости вашего работника поможет вам определить, как относиться к платежам, которые вы производите работнику, когда дело касается налогов.
3. Настройте налоговый учет для каждого сотрудника. Посетите страницу налогового учета занятости IRS, чтобы ознакомиться с актуальным списком того, что требуется.По крайней мере, ожидайте создания записей по федеральному подоходному налогу, социальному обеспечению, медицинскому обслуживанию и федеральному налогу на безработицу (FUTA) для каждого сотрудника.
4. Узнайте, как удерживать и депонировать федеральный подоходный налог, социальное обеспечение, медицинское обслуживание и федеральный налог на безработицу (FUTA) для каждого сотрудника, посетив страницу IRS Understanding Employment Taxes.
5. Посетите веб-сайт правительства вашего штата, чтобы найти налоговые формы штата, необходимые для каждого сотрудника, и узнать, что вам нужно будет заполнить для каждого сотрудника.

B — Партнер с поставщиком заработной платы .Этот партнер должен не только следить за тем, чтобы вашим сотрудникам платили точно, но и обрабатывать документы для удержания налогов. Варианты для владельцев малого бизнеса включают системы расчета заработной платы, такие как Intuit Payroll, OnPay, Gusto, PayChex или Patriot Payroll.

Ваша система расчета заработной платы должна рассчитывать и удерживать налоги на социальное обеспечение, налоги на сотрудников и компенсацию работникам. Используйте его для ежеквартальной подачи налоговой декларации на заработную плату, а затем автоматически отправляйте причитающиеся ежеквартальные государственные и федеральные налоги на заработную плату.Некоторые системы расчета заработной платы имеют дополнительные функции и могут также интегрироваться с вашей программой льгот или системой бухгалтерского учета. Они также создают отчеты, которые помогут вам более эффективно управлять своим бизнесом и кадровыми потребностями.

C — Посетите веб-сайт Министерства труда США, чтобы получить и разместить плаката, необходимых для работы. Хотя DOL предоставляет бесплатные электронные копии плакатов — некоторые на других языках, — в некоторых случаях вам придется заплатить за печатные версии.

D — Сообщите о своем новом сотруднике в государственный справочник .Зарегистрируйтесь в Программе сообщения о новых наймах вашего штата. Федеральные законы и законы штата требуют, чтобы работодатели сообщали обо всех новых приемах на работу в течение 20 дней после приема на работу или даже раньше, в зависимости от вашего штата.

E — Получить соответствующее страхование . Сюда входит страхование компенсации работникам, а также отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни в соответствии с требованиями вашего штата. Страхование компенсации работникам защищает работников и работодателей, предоставляя пособия наемным работникам, которые страдают от производственных травм или заболеваний, и даже предоставляет семье умершего работника финансовое пособие; требования значительно различаются в зависимости от штата.

В зависимости от вашего штата вам, возможно, придется платить страховку по безработице. Поищите более подробную информацию на веб-сайте правительства вашего штата. Если ваша компания находится в одном из следующих штатов, существуют требования к страхованию по инвалидности, предусмотренные государством:

• Калифорния
• Гавайи
• Нью-Джерси
• Нью-Йорк
• Род-Айленд
• Пуэрто-Рико

В зависимости от отрасли и местоположения рассмотрите возможность защиты своего бизнеса с помощью гарантии верности.Эти облигации помогают защитить бизнес от убытков из-за мошенничества и краж сотрудников. Наконец, вы можете выбрать предоставление медицинского страхования и пенсионных пособий. Вы можете узнать больше в руководстве SBA, Наем сотрудников и управление ими .

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о юридических требованиях работодателя.

Помогите нанимателям оказать влияние — Как привлечь новых сотрудников

Вы только что потратили много времени и денег на найм нового сотрудника, поэтому, естественно, вы хотите, чтобы он добился максимального успеха в своей роли.С этой целью не стоит недооценивать важность эффективного адаптации, которое может ускорить продуктивность вашего нового сотрудника на 60 процентов. Организации, которые уделяют внимание процессам адаптации, не только быстрее получают продуктивных сотрудников, но и нанимают сотрудников, которые остаются в их компании на более длительный срок. Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) отмечает, что «хорошая адаптация приводит к хорошему уровню удержания», приводя пример компании, у новых сотрудников которой на 69 процентов больше шансов остаться в компании в течение трех лет после посещения структурированной ориентационной программы. .

Итак, что включает в себя отличный процесс адаптации? Все: от получения надлежащих документов и объяснения преимуществ до предложения плана обучения и проведения командного обеда. Чтобы все прошло гладко, спланируйте их первый рабочий день намного раньше фактического срока. Подготовьте административные элементы и рабочее оборудование и оповестите всех действующих членов команды, при необходимости внесите в их календари. По возможности выделите время в своем собственном расписании в этот день, чтобы провести экскурсию, представить и лично поделиться более подробной информацией об истории и целях вашего малого бизнеса.

Чтобы получить помощь по эффективному адаптации ваших новых сотрудников, ознакомьтесь с нашим контрольным списком для ориентации сотрудников. Также важно, чтобы вы создали рабочие процессы для обязанностей нового сотрудника. Это может значительно упростить обучение сотрудников и сэкономить ваше время в долгосрочной перспективе.

Удержать своих сотрудников — Как сохранить своих сотрудников путем воспитания позитивной культуры

Как видите, набор и прием на работу нового сотрудника — нелегкая задача.Это требует много времени и усилий, что может временно отвлечь ваше внимание от других аспектов вашей роли. Итак, убедитесь, что после того, как вы наняли отличного сотрудника, вы делаете все возможное, чтобы поддержать его и сохранить в своей команде. Хорошая новость заключается в том, что, хотя текучесть кадров может стоить в среднем одну треть чьей-либо зарплаты, текучесть кадров можно предотвратить в 75% случаев, что означает, что вы можете избежать расходов, связанных с увольнением сотрудника.

Итак, как вы это делаете? Воспитывайте прозрачную и позитивную культуру.Держите своих сотрудников в курсе, вовлекайте их в свою работу и с удовольствием назовите вас своим работодателем. Попробуйте следующие стратегии:

• Предлагайте большие льготы, включая дополнительные льготы с налоговыми льготами , такие как помощь по уходу за иждивенцами, скидки для сотрудников и полурегулярные групповые обеды. Почти две трети сотрудников говорят, что льготы являются очень важным фактором, когда речь идет о том, как они относятся к своей работе и своей компании. А когда сотрудники довольны своими преимуществами, вероятность того, что они будут удовлетворены своей ролью, примерно в четыре раза выше.
• Проведите собеседование во время пребывания , чтобы сохранить своих лучших сотрудников и инвестировать в них, и проведите собеседования при выходе , чтобы понять, почему люди уходят и как вы можете стать лучше. Данные опроса показали, что высокоэффективные сотрудники часто менее вовлечены, чем низкоэффективные. Интервью на время пребывания — отличный способ показать своих высокопроизводительных сотрудников, чем вы заботитесь об их счастье на работе.
• Предлагать профессиональную подготовку и другие формы профессионального развития . По данным Adecco Staffing за 2018 год U.S. Отчет о трудовых ресурсах, 20 процентов сотрудников уходят в отставку, потому что не видят возможностей для роста со своим бывшим работодателем. В том же отчете более трех четвертей респондентов заявили, что хотели бы остаться у одного работодателя в течение пяти или более лет, а это означает, что у вас есть реальная возможность удержать своих лучших членов команды, если вы будете способствовать их карьерному росту.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей подробной статьей о найме и удержании сотрудников.

Когда придет время, наем сотрудников станет одним из самых важных дел, которые вы будете делать как владелец малого бизнеса.Постоянный успех вашего бизнеса зависит от того, чтобы собрать правильную команду, чтобы обеспечить наличие у вас нужных навыков, личностей и взаимоотношений для обслуживания растущей клиентской базы.

Хотя различные шаги могут показаться сложными, не расстраивайтесь из-за объема работы, связанной с наймом новых сотрудников. Ведь то, что вам нужна помощь, — отличный знак — это означает, что ваш бизнес расширяется.

Мы надеемся, что вы сможете использовать это руководство в качестве основы для планирования собственного процесса найма, экономии времени и снижения стресса.Удачи приветствовать вашего нового члена в своей бизнес-команде!

Хотите сделать больше за день? Загрузите наше бесплатное руководство: 21 день, чтобы стать более продуктивным владельцем малого бизнеса

15 шагов, которые помогут вам нанять

Если вы готовы нанять своего первого сотрудника, возможно, вы немного ошеломлены. В конце концов, процесс состоит из множества этапов и, казалось бы, бесконечного списка обручей, через которые нужно пройти.

Но если разобраться, все не так уж и сложно.Вам просто нужно быть организованным и с самого начала знать, с чем вы имеете дело.

Приступим.

Начать работу:

Прежде чем вы начнете собеседование с кандидатами, вам нужно позаботиться о небольшой работе. Вот пункты, которые следует вычеркнуть из своего списка, прежде чем вы действительно начнете встречаться с потенциальными новыми сотрудниками.

1. Получите EIN

Перед тем, как нанять первого сотрудника, вам необходимо указать EIN или идентификационный номер работодателя.Также известный как идентификационный номер федерального налогоплательщика, это позволит признать ваш бизнес в налоговых целях.

Вы можете прочитать все о процессе получения вашего EIN в нашей статье: Как подать заявление на получение федерального идентификационного номера налогоплательщика.

2. Зарегистрируйтесь в департаменте труда вашего штата

Вам необходимо зарегистрироваться в департаменте труда вашего штата, прежде чем вы начнете принимать сотрудников. Чтобы приступить к работе, посетите страницу Министерства труда США с разбивкой по штатам.

Кроме того, если у вас есть сотрудники, вы должны будете платить государственный налог на пособие по безработице. Чтобы сообщить о федеральном налоге на безработицу, вам необходимо заполнить форму IRS 940.

Придется ли вам платить этот налог, зависит от размера вашего бизнеса (хотя все, кроме очень малых предприятий, должны рассчитывать на оплату), поэтому прочтите это, чтобы убедиться, что вы знаете, где находится ваш бизнес.

3. Настройте страхование компенсации вашего работника

Вам необходимо оформить страхование компенсации работнику на случай, если работник получит травму на работе.В то время как в некоторых штатах очень малые предприятия освобождаются от служебного талона, в целом неплохо предположить, что он вам понадобится, и заранее изучить варианты для своего бизнеса, прежде чем приступить к найму.

Скорее всего, вы можете оформить компенсационное страхование работника через своего текущего поставщика страховых услуг, но все же неплохо было бы присмотреться к нему.

Помните, что, как и в случае со многими другими законами открытия бизнеса, законы различаются от штата к штату, поэтому убедитесь, что у вас есть страхование компенсации для исследователя в вашем штате.Подстраница Министерства труда США о компенсации работникам — хорошее место для начала.

4. Выберите систему расчета заработной платы и ознакомьтесь с налоговыми удержаниями работодателя.

Как только вы начнете платить своим сотрудникам, вы будете нести ответственность за удержание части их дохода и перечисление ее в IRS, а также за уплату налогов по социальному обеспечению и программе Medicare.

На странице IRS «Депозиты и отчетность по налогам на трудоустройство» вы найдете краткое изложение форм, которые вам нужно будет заполнить.Вы также должны знать, что ваш штат может потребовать от вас удержания налогов, поэтому обязательно исследуйте ваш штат специально.

Что касается выбора системы расчета заработной платы, у вас есть множество вариантов. В Palo Alto Software мы являемся поклонниками Zenefits, но программа, которую вы выберете, в конечном итоге будет зависеть от ваших потребностей.

Ознакомьтесь с разделом «человеческие ресурсы» в статье 85 лучших бизнес-инструментов для стартапов, чтобы узнать о дополнительных возможностях и информации.

Подготовка к найму:

Хорошо, теперь самое скучное.

А теперь самое интересное — встреча с потенциальными кандидатами.

Ваши новые сотрудники помогут вам расти и формировать ваш бизнес и, в свою очередь, внесут большой вклад в вашу культуру и компанию в целом, поэтому убедитесь, что вы можете серьезно потратить время и силы на то, чтобы найти идеальный вариант.

5. Напишите описание должности

Перво-наперво: вам нужно написать четкое и конкретное описание должности, на которую вы нанимаете.

Описание должности не только послужит способом для квалифицированных кандидатов подать заявку на вашу должность, но также послужит ориентиром, по которому вы сможете оценивать своего сотрудника в будущем.

Не знаете, как написать описание работы? Вам повезло — наш главный редактор Кэндис Ландау недавно написала отличную подробную статью на эту тему. Поэтому перед тем, как продолжить, обязательно прочтите «Как написать свое первое описание работы».

6. Разместите вакансию

После того, как вы напишете описание должности и создадите отличное объявление для своей вакансии, вы захотите опубликовать его на соответствующих тематических сайтах.Indeed и Monster являются наиболее известными, но нельзя упускать из виду такие сайты, как CareerBuilder и Craigslist, а также любые отраслевые сайты.

Не забудьте также разместить вакансию на странице своей компании в LinkedIn; Использование LinkedIn может ускорить поиск ваших сотрудников, поскольку вы можете легко проверить опыт и рекомендации кандидата.

7. Знайте, какие вопросы можно и нельзя задавать

Вы хотите получить полное представление о человеке, которого собираетесь нанять, но важно отметить, что некоторые вопросы запрещены законом.

Причина этого в значительной степени связана с дискриминацией, поэтому неплохо вспомнить, что есть, а что нет, и помните об этом, составляя список вопросов, которые вы планируете ответить.

Подробнее об этом читайте в нашей статье «Вещи, о которых никогда не следует спрашивать у соискателей».

8. Собеседование и найм

Поздравляю, вы почти у цели!

Пришло время назначить собеседование и нанять сотрудника.

Хотя большая часть трудной части уже позади, найм может быть непростым — следует ли вам искать кандидата с наибольшим опытом или с меньшим опытом, но с отличным отношением?

Чтобы ответить на этот вопрос, я обратился к членам Совета молодых предпринимателей в своей недавней статье «Как нанять своего первого сотрудника». Обязательно проверьте это, прежде чем начинать собеседование, чтобы получить мнение других предпринимателей, которые успешно прошли процесс приема на работу.

Оформить документы:

Как только вы нашли этого особенного человека, самое время заявить об этом официально.

Вы сразу поняли, что это они, и готовы расписаться на пунктирной линии.

Подождите, я говорю об отношениях или сотрудниках? Что ж, оказывается, наем сотрудника чем-то похож на брак: это отношения, которые принесут пользу вам обоим, и для их официального оформления требуется немного документов.

9. Попросите вашего сотрудника заполнить формы W-4 и I-9

Перед тем, как приступить к работе, ваш сотрудник должен будет заполнить формы W-4 и I-9.

Что это значит для вас?

Как вы уже догадались — вам снова нужно приспосабливаться к веб-сайту IRS. Ознакомьтесь с их страницей по найму сотрудников, чтобы получить полное изложение и формы.

10. Сообщайте о каждом новом сотруднике в новое агентство по найму в вашем штате

В соответствии с Законом 1996 года о согласовании личной ответственности и возможностей работы, все работодатели обязаны сообщать о новых приемах на работу или повторно нанятых сотрудниках в свой государственный справочник в течение 20 дней после приема на работу.

Это позволяет Управлению по обеспечению алиментов Министерства здравоохранения и социальных служб находить родителей, которые должны выплатить алименты. Чтобы найти агентство по отчетности вашего штата, посетите страницу отчетов о новых приемах на работу Управления по обеспечению алиментов на детей или ознакомьтесь с их интерактивной версией карты штата.

Настройте свое рабочее место:

После того, как ваш сотрудник официально принят на работу и оформлены все документы, вам необходимо убедиться, что ваше рабочее место готово к работе.Это означает, что ваши сотрудники знают свои права и им созданы безопасные условия труда.

11. Разместите необходимые плакаты и объявления

Вы должны будете повесить несколько федеральных плакатов, предупреждающих сотрудников об их правах как рабочих. Посетите страницу советника по первому шагу Министерства труда, чтобы убедиться, что вы знаете, как соблюдать требования.

У

штатов также есть свои собственные требования к плакатам, поэтому обязательно изучите конкретные требования вашего штата.

12. Принять меры безопасности на рабочем месте

Чтобы убедиться, что на вашем рабочем месте безопасно и безопасно и эффективно выполнять свою работу, вам необходимо соблюдать требования, изложенные в Законе о профессиональной безопасности и гигиене труда (OSHA). Чтобы убедиться, что вы знаете, как соблюдать стандарты и правила OSHA, посетите страницу работодателя OSHA.

Подготовьте сотрудников:

Осталось еще несколько «надеть» и «перечеркнуть», прежде чем ваш новый сотрудник будет готов к работе.

13. Посадите нового сотрудника на работу

Вы хотите убедиться, что у вашего сотрудника есть инструменты для выполнения своей работы в меру своих возможностей.

Как вы можете этого добиться? Убедившись, что они знают, чего от них ждут, а что нет в вашем офисе, а что нет.

Написание справочника для сотрудников может занять много времени, но потенциально может избавить вас от лишних трудностей, поэтому стоит подумать об этом.

Если у вас небольшая компания и вы нанимаете только одного сотрудника, вы всегда можете выбрать упрощенную версию и убедиться, что вы охватываете такие основы, как дресс-код, свою позицию в отношении своевременности и удаленной работы, а также скоро.

14. Ведите личное дело нового сотрудника

Убедитесь, что вы ведете учет всей важной документации сотрудников. Это будет включать в себя все, от их заявки, резюме, новых документов о найме, их W-4 и I-9, оценок производительности и так далее.

Когда дело доходит до доступа сотрудников к файлам персонала, законы варьируются от штата к штату, поэтому ознакомьтесь с законами вашего штата. Также неплохо хранить эти файлы в запирающемся шкафу, чтобы никому не было к ним доступа.

15. Установить выплаты сотрудникам

Если возможно, вам нужно будет встретиться со своими сотрудниками, чтобы они могли подписаться на медицинское страхование и план 401 (k).

Если вы ищете дополнительную информацию о том, как определить, какие медицинские обязательства будут перед новыми сотрудниками, ознакомьтесь с нашими статьями на эту тему: 5 способов сэкономить владельцам малого бизнеса на финансах здравоохранения и предложить медицинское страхование? Вопросы, которые следует задать малому бизнесу.

Вы также можете быть заинтересованы в запуске оздоровительной программы или поощрении своих сотрудников за здоровые привычки, и в этом случае я бы порекомендовал мою статью «Действительно ли корпоративные оздоровительные программы работают?

Поначалу это может показаться немного сложным, но нанять сотрудников довольно просто; когда вы разбиваете процесс на управляемые шаги, он становится намного более выполнимым.

Удачи и удачного приема на работу!

Бриана — специалист по контенту и цифровому маркетингу, редактор и писатель. Ей нравится обсуждать бизнес, маркетинг и социальные сети, и она большая поклонница оксфордской запятой.Бри — жительница Портленда, штат Орегон, и ее нечасто можно найти в Твиттере.

Контрольный список для

найма сотрудников | Справочник по малому бизнесу

Наймите подходящего человека для работы

Чтобы облегчить жизнь, вот 12 шагов, которые помогут убедиться, что вы соблюдаете федеральные нормы и правила штата до и после найма сотрудников.

1. Составьте четкое описание должности.

Убедитесь, что вы четко представляете тип человека, которого хотите нанять, требуемые навыки и сумму (или диапазон), которую вы готовы заплатить. На протяжении всего процесса приема на работу ведите точный учет каждого кандидата, включая его сильные и слабые стороны, ожидания и записи собеседований. Вам нужно будет снова обратиться к этому при выборе предпочтительного кандидата.

2.Определите, кто занимается набором персонала

Сколько времени потребуется на набор каждого нового сотрудника? Подумайте обо всех задействованных задачах, включая:

• написание должностной инструкции
• реклама вакансии (онлайн и офлайн)
• общение с потенциальными кандидатами
• отвечаем на вопросы о работе и вашем бизнесе
• собеседование и отбор соискателей
• общается с неудачными кандидатами.

У вас может не хватить времени на все это.Возможно, будет более эффективно передать это кому-нибудь из вашей команды или рекрутеру.

3. Подайте заявку на получение идентификационного номера сотрудника.

Получите свой идентификационный номер работодателя (EIN) в налоговой службе (IRS). Он также известен как налоговый идентификатор работодателя или форма SS-4. Это необходимо для уплаты налогов и отправки других документов в IRS. Вы можете подать заявку на получение EIN онлайн. Это налоговый номер, который вы, как работодатель, должны установить для ведения бизнеса — это не то, что вам нужно получать для каждого сотрудника.

4. Ведите точный налоговый учет.

По закону вы обязаны вести надлежащий налоговый учет в течение четырех лет. Важно, чтобы они были в безопасности, надежны и легкодоступны. Ваша бухгалтерская программа должна сделать это за вас.

Правильное программное обеспечение для бухгалтерского учета также поможет вам отслеживать финансовое и налоговое состояние вашего бизнеса в режиме реального времени — например, путем отслеживания вычитаемых расходов. Вычитаемые расходы — это коммерческие расходы, которые могут быть востребованы для уменьшения вашего общего налогового счета.

5. Следите за удержанием налогов.

IRS необходимо знать годовой доход каждого из ваших сотрудников. Таким образом, ваша компания обязана удерживать деньги из зарплаты каждого сотрудника (удерживаемый налог), чтобы ваши сотрудники могли платить налоги в конце финансового года.

Необходимо заполнить следующие формы:

• Форма W-4
  Каждый сотрудник должен заполнить форму W-4 перед тем, как приступить к работе. Эта информация используется вами, чтобы определить размер удерживаемого налога для каждого из ваших сотрудников.
• W-2 form
  Как работодатель, вы должны сообщать о доходах своего сотрудника как самому сотруднику, так и в IRS. Это делается с помощью W-2 для штатных сотрудников. Он включает их налогооблагаемый доход, пенсионные взносы и пособия.

В каждом штате есть отдельная налоговая форма, поэтому убедитесь, что вы выбрали подходящую для вашего штата.

6. Помните ключевые даты и задачи.

Вот важные даты и задачи, связанные с IRS, которые вам нужно запомнить:

У IRS есть удобный онлайн-календарь для предприятий, который можно использовать для напоминаний.

7. Получите и разместите плакаты о правах сотрудников.

Все сотрудники имеют определенные минимальные права в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством. Однако многие сотрудники могут не знать о своих правах или не понимать их. Чтобы помочь своим сотрудникам, вы должны развешивать плакаты о правах сотрудников на своем рабочем месте.

Вы можете узнать больше о требованиях Министерства труда к плакатам на рабочих местах для малых предприятий, а также загрузить необходимые плакаты.

8. Получите компенсационное страхование работников.

Все предприятия должны иметь страхование компенсации работникам. Это можно получить:

• у частного провайдера.
• через самострахование. Это когда вы решаете откладывать деньги от бизнеса на компенсационные выплаты вашим сотрудникам.
• через программу страхования компенсации работникам вашего штата. Узнайте больше об этих программах в Управлении программ компенсации работникам (OWCP) Министерства труда.

О страховании легко забыть — до тех пор, пока оно вам не понадобится. Когда вы ведете бизнес, дела не всегда идут по плану. Думайте об этом как о защите сейчас, если что-то пойдет не так в будущем.

9. Настройте систему расчета заработной платы.

Ваши варианты при настройке платежной ведомости включают:

• все делаю сам.
• передает настройку вашему бухгалтеру или бухгалтеру.

Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение может удовлетворить все ваши потребности в заработной плате.Добавление заработной платы в бухгалтерское программное обеспечение должно упростить выплату сотрудникам.

Найдите программное обеспечение, которое:

• упрощает соблюдение требований
• может эффективно платить вашим сотрудникам
• подает отчеты в налоговую службу (IRS)

10. Ведите дело на каждого сотрудника.

Важно вести актуальные и точные записи для всех ваших сотрудников, чтобы вы могли использовать их для расчета их заработной платы и прав.Вам также потребуются записи, которые вы можете передать своему сотруднику или его профсоюзу / представителю, если потребуется.

В досье каждого сотрудника должны быть указаны:

• ФИО, адрес и контактные данные
• Контактная информация для экстренных случаев
• подписанная копия трудового договора (полный или неполный рабочий день)
• налоговые реквизиты
• предпочтительный способ оплаты и реквизиты, например интернет-банкинг
• любая другая важная информация о них.

Создайте электронную версию этих сведений и сделайте резервную копию в облаке с помощью таких сервисов, как Box, Dropbox или Google Drive. Эти записи должны храниться не менее семи лет.

Если вы не уверены, какую информацию вы можете и должны собирать для каждого сотрудника, обратитесь к своему консультанту.

11. Упростите доступ ваших сотрудников ко всем вашим облачным программам.

В зависимости от вашего типа бизнеса вашим сотрудникам может потребоваться доступ к неконфиденциальной информации компании, такой как политики, учебные руководства, процедуры или инструкции для конкретной работы.Рассмотрите возможность использования службы единого входа, например OneLogin, Okta или Google Cloud. Вы можете настроить каждого сотрудника с доступом к персонализированной информации. А если вы настроили себя как администратор, вы также можете ограничить их доступ, если вам нужно. Не забудьте убедиться, что вы можете изменить пароли к любым сторонним веб-сайтам — могут быть случаи, когда вашим сотрудникам больше не нужен доступ к этим веб-сайтам.

12. Четко сформулируйте цели и ожидания.

Даже если у вас всего один сотрудник, важно определить и согласовать, что от него ожидается с первого дня.У них уже должно быть хорошее представление об этом из процесса собеседования.

Верно и обратное. Сообщите им, что вы дадите взамен. Это профессиональные отношения, и они должны основываться на взаимном доверии, уважении и честности. Чем лучше вы относитесь к своим сотрудникам, тем усерднее они будут работать для вашего бизнеса.

Ваш персонал — ваш самый ценный актив — выбирайте с умом

Независимо от того, нанимаете ли вы одного или нескольких сотрудников, важно выполнить указанные выше действия.И не забывайте думать о том, как вы сохраните и вознаградите за отличную работу. Есть много способов сделать это, кроме заработной платы и заработной платы, например, стимулы и нефинансовые вознаграждения.