Формирование личного дела работника образец 2019: титульный лист, состав, срок хранения, положение

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2021 году

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

заявление о приеме на работу;
анкета;
копия паспорта;
копии актов гражданского состояния;
копии документов воинского учета;
копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

страницы паспортов;
свидетельства о присвоении ИНН;
карточки СНИЛС;
свидетельства о браке и рождении детей;
военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

об образовании;
о повышении квалификации;
об отсутствии судимости;
аттестационных листов;
характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
каждый лист нумеруется;
документы подшиваются в хронологическом порядке;
сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
максимальное количество листов в одном томе — 250;
каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Правовые документы

Как оформить личное дело работника, образец — анкета сотрудников

Внутренняя опись личного дела

Кадровые документы

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника.

Внутренняя опись личного дела

Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

Личное дело заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.

Как правильно оформить?

При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.

Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.

Скачать образец описи

Внутренняя опись личного дела работника образец — скачать.

Анкета при приеме на работу

Загрузка документа начнется через:

сек.

Руководители крупных фирм достаточно часто не могут разобраться в бесчисленных потоках резюме и заявок кандидатов — претендентов на ту или другую должность. Проблема в том, что не зависимо от того, насколько правильно составлено резюме кандидата, отдать предпочтение кому-то одному очень трудно. Законодательством Российской Федерации, до сих пор, не было утверждено единого примера резюме для кандидатов на конкретную должность, и в результате этого, кто-то забывает указать о знаниях, например, иностранного языка или специальных программ. Помочь работодателю, решить проблему смогут современные HR-методики, которые перенимает российский бизнес в своих западных соседей. Одним их таких приемов является анкета при приеме на работу.

Вы можете скачать бланк анкеты приема на работу

Анкета на работу — является одним из основных методов проведения предварительного собеседования, которое позволяет получить первоначальное представление о претенденте, а так же сравнить его ответы при личном собеседовании с ответами в анкете. Это в большой мере экономит время работника кадрового агентства и позволяет более эффективно и глубоко оценить профессионализм и личные качества соискателя.

Бланк анкеты представляет собою лист-опросник с рядом вопросов, на которые претенденту необходимо дать ответ. Кандидаты заполняют анкеты на первом этапе собеседования. В крупных компаниях к процессу анкетирования относятся более внимательно: анкеты разрабатываются опытными психологами.

Анкета на прием на работу, пример

Образец анкеты состоит из нескольких отдельных блоков с вопросами.

Первый – персонально-информационный. В нем претенденты указывают имя, отчество и фамилию, свой возраст, контактные данные (е – mail, телефон), семейное положение, факт наличия или отсутствия судимости.

Второй блок бланка анкеты при приеме на работу – это вопросы, касающиеся образования кандидата. Здесь указывается, какое учебное заведение, и в каком году, закончил претендент, какая специальность по завершении обучения была присвоена и т.д. Представленная информация, позволяет работодателю сформировать свое впечатление о навыках и начальных знаниях соискателя.

Третий блок с вопросами анкеты позволяет на начальном этапе определить перспективу карьерного роста для работника.

Личное дело работника (образец)

В этом блоке указывается полная информация о профессиональном опыте. Многие работодатели на этом этапе делают отсев кандидатов.

Четвертый блок вопросов дает информацию о личных качествах кандидата. Здесь принято указывать наличие определенных навыков, хобби или интересов. Основная цель данного блока анкеты – определить, насколько данный кандидат пригоден для работы на конкретном предприятии.

Данный образец анкеты для трудоустройства можно скачать вверху страницы и отредактировать согласно потребностям фирмы. Анкета позволяет максимально ускорить поиски нужного кандидата, а также систематизировать полученные данные. В некоторых случаях, пример анкеты полностью дублирует резюме, а также требует от соискателя указания всей информации о себе (личные данные, контакты, информация об образовании, опыт работы, личные качества, профессиональные навыки и достижения).

Тем не менее, ни какие анкетные данные, не дадут полного представления о соискателе, как человеке, независимо от того, насколько исчерпывающий список вопросов. В этом может помочь только личное собеседование, от которого не следует отказываться.

Оформление личного дела сотрудника

Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить. Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше?

Требования законодательства

Для госслужбы и муниципалитета

В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.

Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.

Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации – личное дело — позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП

Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.

Оформление и структура личного дела

Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72).

Как оформить личное дело работника образец

Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки – просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место.

Что отображает титульный лист

В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть – еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры.
Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки.
Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме. Как, например: Дело №08, далее номер индекса – 356.
Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку.
Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.

Что содержит папка с делом?

В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.

Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Принят следующий стандарт наполнения личного дела:

имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
документальное подтверждение личности – копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
подтверждающие документы полученного образования (копии) – сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
при наличии – характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
трудовой договор, при наличии — дополнительные к нему соглашения;
документальное свидетельство аттестационной проверки;
сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.

Что не нужно подшивать в личное дело?

Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период (а именно – 75 лет). Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.

Перечень (опись документов)

Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:

Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
Его индекс – устанавливается согласно номенклатуре дел.
Обозначение цифрами даты актуализации документа .
Название имеющегося документа (что именно – характеристика, свидетельство, сертификат).
Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
Примечание – возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня. Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Общие указания к ведению документации

Как регистрировать и проводить учет

Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих.

На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал (книгу) реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно — ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию (если дело на госслужащего).

Порядок изменений

Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа. Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия. Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения (письменного) руководителя что-либо предпринимать с личными делами.

Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии).

Как сохранять дела сотрудников

Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.

В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент. Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.

Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.
Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры. Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.

Кому выдают личные дела?

В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку.

Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей. Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.

Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.

Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел. Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела».

Формирование личного дела работника

Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку — «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).Образец обложки
личного делаОбразец внутренней описи
документов личного дела

Правила формирования личного дела сотрудника

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Оглавление статьи

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи.

Личное дело сотрудника — образец оформления титульного листа, инструкция по заполнению

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Какие документы входят в состав личного дела?

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
Заявление о приеме на работу.
Анкета работника с фотокарточками.
Трудовой договор.
Копия приказа о приеме на работу.
Копия аттестата и диплома об образовании.
Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
Прописка по месту жительства.
Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел:

личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

В алфавитном порядке.
По структурным подразделениям компании(отделы).
Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
Оформление листа-заверителя.
Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
Подшивка, переплет дела.
Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

[box type=”download”] Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)

Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word) [/box]

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

[box type=”download”] Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) [/box]

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

Статья была полезна?

0,00 (оценок: 0)

Пример файловой структуры персонала | HR Record

Хранение всех документов в структурированной записи дает вам легкий доступ и раскопки нужной страницы.

Ведение кадрового учета в структуре — ключевая часть работы отдела кадров в течение длительного периода времени. В этой статье мы покажем вам наиболее распространенный вид кадрового файла.

Цвета кадрового файла для разделения его в соответствии с трудовым договором: файл красного цвета будет использоваться только для постоянных сотрудников, имеющих трудовой договор более 3 лет.

Файл розового цвета предназначен для сотрудников, имеющих долгосрочные контракты на срок не более 2 лет.

Кадровое дело зеленого цвета предназначено для краткосрочных сотрудников, которое может быть продлено по требованию руководителя, а срок контракта не должен превышать одного года. 100 тыс. Страниц

ШАБЛОН ДИЗАЙНА КРЫШКИ ФАЙЛА

Отдел: ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА НАЗНАЧЕНИЕ: ДИРЕКТОР МАРКЕТИНГОВОГО ОТДЕЛЕНИЯ МЕСТО РАЗМЕЩЕНИЯ: ГЛАВНЫЙ ОФИС, ЙОХАННЕСБУРГ, RSA Биоданные

CNIC №_______________

Сотрудник #.0234

Имя отца / мужа: АЛЕКСАНДР ШОУ

Дата рождения: 2 ЯНВАРЯ 1972 г.

Место жительства: LAS VEGAS

Дата присоединения: 10 АВГУСТА 1999

Квалификация: МАСТЕР МАРКЕТИНГА

Отдел: РАЗВИТИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ Сфера Специализация: VALUE CHAIN

Постоянный адрес: УЛИЦА № XYZ СЕКТОР № XYZ CITY LAS VEGAS

Текущий адрес: JOHANNESBURG SOUTH AFRICA

Карьера Итого за прогресс страницы в P / F с другой датой

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК

с.НЕТ	ОПИСАНИЕ	СТРАНИЦА №
1	Спецификация вакансии	1
2	Описание работы	2
3	Раскрой рекламы	3
4	Заявление о приеме на работу + CV	4
5	Лист окончательного списка	5
6	Запрос на письменный тест	6
7	Результат письменного теста	7
8	Обращение к собеседованию	8
9	Лист результатов компиляции	9
10	Письмо-предложение	10
11	Присоединительное письмо	11
12	Обязательство по полису	12
13	Ориентация	13
14	Образовательный Документы	14
15	Назначение письмо	15
16	Размещение Письмо	16
17	Оценка Лист	17
18	Подтверждение письмо	18
19	Преимущества Письмо о праве на участие	19
20	Здоровье Страховое письмо	20
21	EIR Формат	21
22	Национальный Удостоверение личности	22
23	Годовой Письмо об увеличении	23
24	Перенос письмо если есть	24
25	Производительность Оценка	25
26	Выйти Детали	26
27	Политика Предприятие	27

В дополнение к вышеперечисленному, в личном деле также необходимо хранить следующие документы.Документы ежегодного продления полиса страхования здоровья / жизни в личном деле персонала. Полный зависимый список с ежегодными случаями добавления / удаления.

Отдел кадров должен включить новорожденных детей в политику здравоохранения и удалить имена из списка в случае смерти.

Отдел кадров должен запросить свидетельство о назначении от сотрудника в случае его / ее смерти на службе, который будет юридическим лицом, которое будет собирать все взносы с организации.

Национальное удостоверение личности:
Доказательства связи
Фотография паспортного размера
Контактный адрес
Контактная ячейка №

Письмо о приеме на работу:

Письма о продлении контракта. Формы одобрения командировок, ежемесячные платежные ведомости и записи о вычетах из заработной платы, если таковые имеютсяПисьмо о предоставлении ежегодного отпуска, заполненные формы отпусков, сведения о выдаче инкассации и запись о накоплении отпуска, если таковая имеется.

Процесс служебной аттестации:

Годовой отчет о производительности, письма о повышении / понижении в должности, отчет о бонусах за производительность, действия ниже производительности, принятые письма и т. Д.

Письмо о дисциплинарных взысканиях сотрудников:

Отчеты о действиях, письма с решениями, письма о наказаниях, если таковые имеются, запись об отпуске по беременности и родам, если сотрудник — женщина, и листы отпуска по болезни соответствующих сотрудников в их личном деле. 200 тыс. Страниц

Личное дело сотрудника является обязательным документом в любой организации, в котором хранятся все информация, относящаяся к академической, профессиональной, личной компетенции, подробности резюме и полный процесс приема на работу документов, включая список иждивенцев для получать вознаграждения работникам в соответствии с политикой организации.

Хранение кадрового файла: Правила последовательности:
Отдел кадров является ответственным за хранить всю информацию о сотруднике в соответствующем личном деле и убедитесь, что все документы находятся в надежном месте.Персонал отдела кадров несет полную ответственность за сохранять личное дело и время от времени обновлять его ко времени.

Ключевые документы в личном кабинете сотрудника Кадровое дело: Спецификация вакансии — ключевой документ обосновать позицию и выделить финансовый бюджет на создание должность. Следующие документы следует хранить в соответствующих документах. личные дела. Объявление о вакансии / вырезка газета: сотрудник отдела кадров, ответственный за хранение всех связанных документов, касающихся надлежащее объявление об открытии вакансии, вырезка из газет и других СМИ источники объявления в соответствующем кадровом деле

Подробное описание работы вакантные должности: HR должен разработать исчерпывающее описание должностных обязанностей указанная должность по согласованию с соответствующим линейным руководителем.

Ключевые требования т.е. квалификация, соответствующий опыт и другие фильтры, которые позволяют HR составьте короткий список подходящего человека на указанную должность. CV ка полная форма Kya Hai Обновите резюме и заявку на указанная позиция: HR должен собирать обновленное резюме вместе с проверенными документами от кандидатов во время собеседования и получите подтверждение справка из соответствующего учреждения. Соответствующий районный дом документы: Если вакансия специально для какого-либо района, то HR следует проверить документы, связанные с местом жительства, чтобы убедиться, что соответствующий район человек, который будет в шорт-листе Фотокопия Computer National Удостоверение личности (CNIC): компьютеризированное национальное удостоверение личности является основным источником определить принадлежность лица к соответствующему району.HR должен проверить это для максимального использования возможностей районного уровня. Допустимое легкое / тяжелое вождение лицензия (соответствующая должность водителя): LTV / HTV применимо только для водителя связывает позиции. HR запрашивает у кандидата действительные документы для проверки его / ее право на участие. Критерии / фильтры короткого списка: Есть несколько ключевых факторов для оценки кандидата в короткий список, т. Е. соответствующая квалификация, опыт, пол, местность, физическая подготовка, возраст, и т.п. Письменная часть интервью результаты: HR выдает всем кандидатам письмо с отъездом на письменную часть собеседование для оценки письменных навыков кандидата.

Письмо-приглашение для устного собеседование: Третий этап отбора — проведение устной части собеседования. письменное собеседование с успешными кандидатами.

Устное интервью проводится с углубиться в анализ коммуникативных навыков, уверенности в себе, зрелости и соответствующие знания и т. д.

Формы оценки собеседования с подписи панели: Ключевые документы результатов оценки собеседования с панелью подписи.

HR должен хранить эти документы в личном кабинете соответствующего сотрудника. личное дело для справки.Консолидированный результат с подписи панели: HR сохраняет письменную / устную оценку части в соответствующем досье персонала для ежегодных внутренних / внешних аудитов.

Письмо-предложение / прием работы, Обязательство по полису, Отчет о присоединении в установленном формате, Письмо о контракте / назначении, Письмо о размещении в соответствующем отделе и, Формы номинаций по страхованию здоровья / жизни.

Другие формы документов, например, перевод, продвижение по службе, повышение квалификации, объяснения, записи об отпусках, служебная аттестация и письмо о продлении контракта, Комплексный план ориентации.

Лист личных данных Армия:

Включая вышеупомянутые документы, отдел кадров должен хранить следующие бумаги бывших сотрудников для просматривать пенсионные дела и т. д.

Лист выездного собеседования
Формы для расширенных номинаций
Документы, связанные с заработной платой и пенсиями
Окончательная форма разрешения от всех заинтересованные ведомства

Информационный отчет сотрудника т. е. персонал, образование, свидетельства о прошлом опыте работы и опыт справки от последнего работодателя. Полная форма SSC

Документ Требуется для личного дела

Работа Заявление со следующими документами
Заверено копия SSC, HSC, Graduation, Masters Degree или сертификаты
Заверено копии сертификатов обучения, если таковые имеются
Заверено копии свидетельства об опыте работы, если есть
Заверено копия национального удостоверения личности
Заверено копия свидетельства о местожительстве
Заполнено CV
Копия карты EOBI (если уже зарегистрирована в EOBI)
Три копии фотографий (размер ПП)

Позвонить письмо для письменного теста
Позвонить письмо на собеседование
Результат Лист
Результат Информационное письмо / письмо с предложением работы
Присоединение отчет
Договор

Здоровье Страховая анкета
Здоровье Страховое письмо
Форма регистрации пенсии, если она уже не зарегистрирована

Сотрудник Информационный отчет со всеми необходимыми документами

Любые другие сопутствующие документы
Все служебные записки
Офицер заказов
Передача заказа

Часто Задайте вопросы (FAQ)

Что такое личное дело?

Файл персонала может быть бумажной или электронной папкой для хранения кадров и расчетов заработной платы. документы, связанные с новыми, существующими или бывшими сотрудниками.
Он должен включать базовый информация о сотрудниках и вознаграждении в соответствии с правилами организации кадровая политика.

Каких документов не должно быть в личном деле?

Записи перед приемом на работу (за исключением прибора и резюме)
Ежемесячные документы учета рабочего времени.
Информатор Записки с жалобами, составленные из неформальной жалобы на дискриминацию письма о расследованиях, повышении и понижении в должности.

Как я могу получить доступ к моему Кадровое дело?

Обычно работодатели имеют обычную процедуру для предоставления работникам доступа к своим личные дела.
Если есть соглашение о переговорах, процедура также может быть включена в соглашение.
Если этот процесс завершится неудачно, сотрудник может сделать направлено соответствующему должностному лицу с просьбой о доступе к кадровой документации.

Могу я спросить HR для проверки моего кадрового файла?

Как сотрудник, имею ли я право проверять свои личные дела? Краткий ответ — да.
У вас есть право в любое время отправить своему работодателю записку с просьбой проверить ваши личные дела.
Ваш работодатель имеет право спросить, почему вы хотите проверить свои файлы, но затем должен предоставить вам все ваши записи.

Как организовать кадровые файлы?

Персонал отдела кадров несет полную ответственность за систематизацию всей кадровой информации сотрудника. Личное дело должно быть организовано в соответствии с правилами управления персоналом i.е. Информация о персонале, документация о процессе приема на работу, образовательные свидетельства, свидетельства о прошлом опыте, документы об аттестации и обычные письма, например о повышении, продвижении по службе, переводе, признательности, предупреждениях, отпускных записях и т. Д.

Какая информация является конфиденциальной в HR?

Эти данные, которые могут относиться к возрасту, полу, религии, расе или национальному происхождению, должны оставаться конфиденциальным. Аналогичным образом, номера социального страхования, даты рождения, домашние адреса и семейная информация. также должны оставаться конфиденциальными в личных делах сотрудников.

Что такое управление файлами сотрудников?

Точное хранение всей информации от начала до конца с отслеживаемым номером ссылки на каждой странице — хорошая практика для управления всей документацией. Однако используйте разные цветовые разделители с флагами, чтобы получить легкий доступ к соответствующей части файла.

Что означает личное дело?

Ближайшее значение файла персонала — это ведение учета сотрудника и работодатель для хранения информации сотрудника.Кадровое досье является ключевой частью кадровой службы, обеспечивающей соблюдение кадровой политики и политики соответствия.

2.1.3 Файлы и данные персонала

Файлы персонала являются конфиденциальными, и доступ ограничен для защиты конфиденциальности сотрудников. См .:
Guide Memo 1.1.1: University Code of Conduct, раздел 3.
Guide Memo 1.5.2: Персональная политика в отношении конфликта обязательств и интересов, разделы 2.b и 2.e.
Guide Memo 6.1.1: Административные вычислительные системы , раздел 3.c
Памятка для руководства 6.2.1: Политика использования компьютеров и сети Заметка руководства
6.4.1: Системы идентификации и аутентификации, раздел 5

а. Доступ сотрудника или представителя
Каждый сотрудник или его уполномоченный представитель может просматривать личные дела сотрудника по местному персоналу, запрашивая встречу с местным отделом кадров в обычные рабочие часы и в нерабочее время. Сотрудник или его уполномоченный представитель может проверить собственную заработную плату сотрудника и соответствующие формы, записавшись на прием и предъявив соответствующее удостоверение личности в отдел расчета заработной платы.Уполномоченный представитель должен предоставить письменное разрешение, подписанное сотрудником, позволяющее представителю проводить такую проверку. Такие назначения обычно происходят, если не согласовано в письменной форме, в течение 30 дней после подачи письменного запроса о проверке.

Сотрудник отдела кадров или начисления заработной платы будет присутствовать на время проверки файла, что дает достаточно времени для проверки, соизмеримого с объемом файла. Сотруднику или уполномоченному представителю разрешается делать записи во время проверки.

Сотрудник или его уполномоченный представитель также могут запросить копию личного дела. Уполномоченный представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, о том, что представитель уполномочен получать копию личного дела. Такая копия будет предоставлена за счет сотрудника в течение 30 дней после получения письменного запроса от сотрудника или его уполномоченного представителя. Однако запросы на копию ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса сотрудника.Текущие сотрудники также могут получить доступ к своим записям заработной платы, включая W-2 и записи о времени и отпусках, в любое время по адресу https://axess.sahr.stanford.edu/.

г. Доступ бывшего сотрудника
Бывший сотрудник Университета или его уполномоченный представитель может запросить копию своего личного дела на срок до трех лет после увольнения. Запрос должен быть в письменной форме, и представитель должен предоставить письменное доказательство, подписанное сотрудником, уполномочивающее представителя запросить и получить копию личного дела.Как правило, такие запросы будут удовлетворяться один раз в год, а копия предоставляется в течение 30 дней после получения письменного запроса, если Университет и сотрудник (или уполномоченный представитель) не договорятся об ином. Копия файла может быть предоставлена за счет бывшего сотрудника. Запросы бывшего сотрудника на получение копии его ведомости заработной платы должны быть предоставлены в течение 21 дня с момента получения запроса бывшего сотрудника.

г. Доступ официальных лиц университета
Должностные лица университетов, менеджеры, деканы, руководители отделов, специалисты по персоналу, представители офиса главного юрисконсульта и другие должностные лица университета, которым это необходимо для бизнеса, могут просматривать отдельные файлы.Этот доступ также распространяется на сотрудников по найму в Университете, когда сотрудник является финалистом для продвижения по службе или перевода.

г. Доступ по повестке / повестке
Серверы обработки с повестками или повестками для документов, содержащихся в личном деле отдельного сотрудника, должны быть направлены в Отдел расчета заработной платы или менеджеру по работе с сотрудниками и трудовыми отношениями в SLAC. Департаменты не имеют права принимать вызовы или повестки в суд.

эл.Запросы на подтверждение работы по совместительству (бывшие и нынешние сотрудники)
Стэнфорд не отвечает напрямую на запросы о подтверждении занятости. Стэнфорд заключает договор со сторонним поставщиком услуг на предоставление услуг по проверке занятости, заработной платы и иммиграционной службы. Сотрудники должны следовать инструкциям Stanford’s Gateway to Financial Activity для подтверждения занятости. Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC.

ф. Доступ агентов университета
По контракту агенты Университета обязаны подтвердить, что данные персонала Университета будут обрабатываться конфиденциально и использоваться только для целей, указанных в контракте.

г. Запросы о приеме на работу (бывшие и нынешние сотрудники)
Запросы о приеме на работу извне университета следует направлять в местный отдел кадров.Запросы на информацию о сотрудниках SLAC следует направлять в отдел кадров SLAC. Информация, отличная от дат трудоустройства и классификации должностей, требует письменного согласия сотрудника до разглашения информации.

Соблюдение требований к трудовой книжке

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, которые регулируют некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила.Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам. Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральное трудовое законодательство по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

Контроль за созданием, ростом и доступностью документации компании.
Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с занятостью.Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность. Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставьте свои данные для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политики

Эффективная политика в отношении записей на рабочем месте — это план обеспечения соответствия федеральным законам и нормативным актам и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации. При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

Определение «запись».« Четко определите, что подразумевается под« записью », чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.

График хранения. Укажите срок хранения для каждой категории документов.Некоторые записи могут регулироваться несколькими законами, однако сроки хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода.Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению документации можно найти в онлайн-ресурсах SHRM.

Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные деловые потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных, содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать. Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.

Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.

Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, чтобы защитить конфиденциальность записей сотрудников и конфиденциальность содержащейся в них информации. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .

Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению. Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.

Последовательная реализация политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия. Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма каждой должности. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, представленные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, используемых в процессе отбора, данные кандидатов нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и каковы федеральные правила хранения документации для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не выбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единое руководство по процедурам отбора сотрудников (UGESP) используется судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Соблюдение этих руководящих принципов убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики приема на работу.

See Сегодняшние решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Учетные записи сотрудников должны храниться в личном деле

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в личном деле сотрудника . Эти записи включают:

Документы перед приемом на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к работе, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебным аттестациям, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опозданиях, а также любые контракты или письменное соглашение между работником и работодателем.
Разделение документов о трудоустройстве. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки увольнений, заметки о причинах увольнения, письма об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, корреспонденция и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов , чтобы защитить права сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности. Сюда входят следующие типы записей:

Медицинские. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника.Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений о пособиях по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки, если они подлежат государственному аудиту.
Документы, связанные с жалобами и расследованиями. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файле до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, чем хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больший контроль при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску правильного HRMS

Какие факторы мы должны учитывать при преобразовании файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся к использованию электронных средств связи и технологий ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), где работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
Будет ли сотрудникам разрешено делать фотокопии из своих файлов?
Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
Существуют ли ограничения для конфиденциальной информации, такой как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См. :

Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность записей о занятости

Работодатели должны применять меры безопасности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечки данных

Что делать, если медицинские данные сотрудников скомпрометированы

Политика ведения учета: защита номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Хранение записей

Существует множество федеральных законов и законов штата, которые регулируют сохранение трудовых книжек.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. У SHRM есть таблица федеральных требований к хранению документации, которая помогает определить законодательные требования.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения.Этот единообразный закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовых книжек, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации. Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны безопасно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политика ведения документации — ведение, хранение и уничтожение записей

Обзор файлов персонала

и образец политики в отношении файлов

Кадровый файл — это сохраненная работодателем документация об истории и статусе всех трудовых отношений с отдельным сотрудником.Работодатель хранит эту трудовую документацию в личном деле по трем причинам.

Как работодатель, вы хотите иметь точную информацию под рукой и в порядке, когда вам нужен доступ к информации по какой-либо причине. Изменения в контактах для экстренных случаев, адреса сотрудников, отслеживание оценок эффективности, дисциплинарные письма, признание сотрудников и материалы заявления о приеме на работу являются примерами той информации, к которой работодатель захочет иметь быстрый доступ.
Работодатель должен хранить документацию по кадровым вопросам, таким как отбор сотрудников, производительность, история работы, обоснование компенсации и внутренние заявки на продвижение по службе, и это лишь некоторые из них. Требование EEOC, судебный процесс или даже необходимость оправдать отсутствие повышения или повышения по службе требуют, чтобы работодатель собирал и хранил документы такого типа.
Федеральное правительство или правительство штата требуют, чтобы работодатели вели некоторые записи о сотрудниках.Организация информации о сотрудниках в личном деле имеет смысл для доступа, соблюдения правовых норм и готовности.

Типы кадровых дел

Работодатель обычно ведет несколько типов кадровых файлов для использования в бизнесе, для обеспечения конфиденциальности сотрудников, для обеспечения конфиденциальности в медицинских целях и для соблюдения правовых норм. Не существует закона, который бы указывал, сколько файлов должен хранить работодатель — некоторые законы действительно регулируют доступ сотрудников к файлам и другие методы, связанные с личными делами.

Тем не менее, существует множество законов и передовых методов работы с персоналом в отношении конфиденциальности сотрудников, которые регулируют содержание личных дел и тех, кто имеет доступ к этой информации. Это кадровые файлы, которые ведет большинство работодателей в США. (Во всем мире законы и практика могут отличаться.)

Файл персонала: Это главный файл сотрудников, который содержит историю трудовых отношений.
Файл расчета заработной платы: Вы хотите вести отдельный файл для всех вопросов, связанных с расчетом заработной платы, касающихся заработной платы и льгот.Вы не хотите предоставлять вашим сотрудникам по начислению заработной платы доступ к кадровой информации.
Медицинское дело сотрудника: Федеральный закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требует, чтобы работодатели защищали медицинские записи сотрудников как конфиденциальные. Многие работодатели хранят эти файлы запертыми в ящике для документов в запертом шкафу.
Формы I-9 для сотрудников: Вам необходимо вести отдельный файл для всех форм I-9 для всех сотрудников (не для каждого сотрудника), поскольку вам не нужны государственные служащие, которые имеют право проверять эти формы при различных обстоятельствах. просмотр ваших основных конфиденциальных кадровых файлов сотрудников.

Доступ сотрудников к кадровым файлам

Сотрудникам разрешен доступ к личным файлам своих сотрудников под руководством и контролем персонала отдела кадров. Досье сотрудников считается собственностью работодателя, который несет ответственность за их ведение и защиту.

Образец политики в отношении кадрового дела

Ниже приведен образец политики в отношении кадрового файла для использования в вашей компании. В нем обсуждаются различные файлы, которые рекомендуются, и кто должен иметь доступ к каждому файлу.

Образец политики в отношении кадровых дел

Компания ведет три досье на каждого сотрудника.

Кадровое дело

Файл ersonnel p ведется для каждого сотрудника (Название вашей компании). Эти кадровые файлы содержат конфиденциальные документы, и ими управляют и обслуживают сотрудники отдела кадров.

Доступ к этому файлу ограничен персоналом отдела кадров и предполагает, что руководитель каждого сотрудника ведет свой собственный файл с документами, относящимися к производительности труда сотрудника.

Типичные документы в личном деле включают заявление о приеме на работу, форму для обращения в чрезвычайную семейную ситуацию, документированную историю дисциплинарных мер, резюме, справочник сотрудника и ведомости подписи работодателя по желанию, текущую личную информацию и письменные оценки эффективности.

Не все файлы персонала содержат одинаковые документы, но в каждом файле персонала есть несколько одинаковых документов.

Заработная плата

Также ведутся файлы с данными о заработной плате; Файлы расчета заработной платы содержат историю рабочих мест сотрудника, отделов, изменений в оплате труда и т. д.Доступ к файлу заработной платы ограничен соответствующими сотрудниками бухгалтерского учета и отдела кадров.

Медицинское дело сотрудника

Также ведется медицинская карта сотрудника. Содержимое медицинской карты не доступно никому, кроме назначенного сотрудника отдела кадров и сотрудника, записи которого хранятся в файле. На название вашей компании) медицинские файлы получают максимальную степень безопасности и конфиденциальности.

Просмотр файлов сотрудников

Сотрудник может просмотреть свое личное дело, связавшись с сотрудником отдела кадров в обычное рабочее время.Персонал отдела кадров назначит встречу, во время которой сотрудник сможет просмотреть содержимое своего файла. Ни один сотрудник не может изменять или удалять какие-либо документы из своего личного дела, которые должны быть просмотрены в присутствии сотрудника отдела кадров.

Вопросы или опасения по поводу содержимого и доступа к личному делу

Если у вас есть вопросы или опасения по поводу содержимого рекомендуемых файлов или вашей возможности получить к ним доступ, пожалуйста, свяжитесь с сотрудником отдела кадров,

Заявление об ограничении ответственности: обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность.Сайт читают люди со всего мира, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Что включать в файл персонала [+ Бесплатный контрольный список]

Файл персонала — это бумажная или электронная папка для хранения кадровых документов и документов по заработной плате, относящихся к новым, существующим или бывшим сотрудникам.Он должен включать основную информацию о сотрудниках и компенсациях в соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата о труде. Понимание того, какие трудовые книжки хранить в защищенном личном деле, поможет вам избежать возможных ошибок и штрафов. Позже мы предоставим загружаемый контрольный список для папки с файлами сотрудников и контрольный список для файлов персонала.

Для защиты личных дел и других рабочих документов компаниям следует использовать платформу управления служащими, такую как Rippling. С его помощью все операции с людьми выполняются в одном месте — от приема до отъезда, включая управление документами.Вы можете легко управлять данными и операциями сотрудников и автоматизировать их, чтобы обеспечить соблюдение федерального, государственного и местного трудового законодательства. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию.

Посетите Rippling

Документы, которые работодатель должен включать в кадровое дело

Документы в личном деле сотрудника должны охватывать весь жизненный цикл его занятости, от писем с предложениями и форм W-4 до обзоров результатов работы и документов о увольнении, включая документацию по собеседованию каждого сотрудника при увольнении.Файл персонала может представлять собой физическую папку с распечатанными документами или храниться в электронном виде с помощью программного обеспечения для управления персоналом, такого как Rippling.

Список того, что входит в полное личное дело, длинный; поэтому мы разделим его на три более коротких списка: требуемые по закону, передовые практики и необязательные элементы. Прежде чем приступить к делу, загрузите бесплатный контрольный список папки с файлами сотрудников и контрольный список аудита кадровых файлов ниже, чтобы вы могли следить за ними:

Загрузить контрольный список папки с файлами сотрудника в виде файла DOC или PDF
Загрузить контрольный список аудита кадрового файла в формате XLS или PDF

Законодательные документы для хранения в личном деле

Существует восемь кадровых документов, связанных с сотрудниками, которые должны содержаться в каждом кадровом деле, которые включают юридические записи о занятости, такие как формы налога на заработную плату и соглашения между сотрудником и работодателем.

Восемь документов, которые должны содержаться в каждом личном деле сотрудника:

Основная информация о сотруднике (: имя, адрес и номер телефона) и контактные данные для экстренных случаев
Формы удержания налогов IRS : W-4s и / или W-9s
Информация о заработной плате и компенсациях : любые данные о зарплате или платежных картах
Контракты или соглашения: Обычно между работником и работодателем, например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся предоставленного компанией автомобиля или бизнес-кредитной карты
Формы вознаграждений работникам : Формы зачисления и соглашения с бенефициарами
Алименты: Любые юридические или судебные документы
Компенсация рабочим: Документация по поданным претензиям
Документы об увольнении : Документированные причины увольнения работника, документы о безработице, формы продолжения страхования и т. Д.

Дополнительные документы для включения в досье сотрудников в качестве передовой практики

Эти следующие 10 документов не требуются, но часто включаются в личное дело сотрудника, чтобы к ним мог легко получить доступ менеджер сотрудника, ведомость заработной платы или сотрудник, если это необходимо. Они включают файлы, относящиеся к работе и работодателю, такие как заявление о приеме на работу, обзоры производительности и записи об отпусках сотрудников.

10 документов, которые полезно иметь в личном деле каждого сотрудника:

* В некоторых штатах работодатели обязаны вести учет отпусков по болезни.Если они не хранятся в электронном виде в вашей системе расчета заработной платы, рекомендуется хранить их в папке с персоналом сотрудника.

Необязательные элементы для включения в файлы персонала

Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) дополняет эти списки, предлагая дополнительные документы, которые могут быть включены в папку персонала сотрудника. Во многих случаях эти документы хранятся у работодателя, но могут не храниться в самом личном деле. Где хранить эти документы, зависит от работодателя.

Выписки из учебных материалов: Например, если вы используете систему управления обучением (LMS) или онлайн-портал обучения, обучение и сертификаты ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
Записи о постановке целей: Если вы используете программное обеспечение для управления производительностью, документы о постановке целей ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.

Если все это усложняется по мере роста вашего бизнеса, вы можете передать расчет заработной платы на аутсорсинг или использовать универсальное программное обеспечение для управления персоналом, льготами, расчетом заработной платы и документооборота, такое как Rippling, чтобы отслеживать документы и управлять оплачиваемым отпуском (PTO) и преимущества.Rippling обеспечивает онлайн-хранилище документов, включая копии трудовых договоров, политик и копию вашего справочника. Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня.

Посетите Rippling

Чего не хранить в личном деле

Поскольку есть документы, которые должны быть в ваших файлах персонала, есть также документы, которые вы не должны включать в папку персонала сотрудника. К ним относятся следующие:

Предварительные записи о приеме на работу, кроме заявления
Ежемесячный учет посещаемости
Медицинская информация
Все, что связано с правом на участие работников, например формы I-9, копии водительских прав или записи о равных возможностях трудоустройства (EEO)
Частные документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), также называемом конфиденциальностью медицинской информации
Данные частных сотрудников, такие как банковские счета, номера социального страхования или иммиграционные документы, лучше всего хранить отдельно от папки персонала

Чтобы навести порядок, вот несколько советов о том, как хранить документы, которые не должны храниться в папке с персоналом сотрудника.

Проверка права на трудоустройство: Рассмотрите возможность помещения всех форм I-9 и связанных с ними документов, подтверждающих право сотрудника на работу в США, в отдельную папку. Представители иммиграционной службы, а также уполномоченный персонал Министерства внутренней безопасности (DHS) имеют право проверять I-9. Вы можете ограничить то, что агенты могут просматривать, храня I-9 отдельно от информации о персонале.

Информация о равных возможностях трудоустройства (EEO): EEOC предоставляет кандидатам на работу добровольную возможность самостоятельно идентифицировать свою инвалидность или статус ветерана (ведение записей, связанных с этими документами, требуется, если у вас 100 или более сотрудников).Мы рекомендуем вам хранить эту документацию отдельно от папки сотрудников; менеджеры не должны иметь доступа для просмотра этих данных из-за риска дискриминации сотрудника из защищенного класса.

Онлайн-системы отслеживания кандидатов (ATS) обычно хранят информацию EEOC отдельно от каждого нового заявления о приеме на работу и резюме; HR это видят, а интервьюеры и менеджеры — нет.

Медицинская информация: Законы HIPAA о конфиденциальности медицинской информации требуют, чтобы вы обеспечивали конфиденциальность медицинских записей вашего сотрудника.Если у вас есть сотрудники, которые предоставили вам записи врача или другую документацию, например, для отпуска по болезни, храните эти связанные со здоровьем документы отдельно.

Например, если сотрудник запрашивает отпуск по беременности и родам, используя формы запроса FMLA, вы должны сохранить запрос в отдельном защищенном файле FMLA, к которому никто не имеет доступа, кроме вас и вашего менеджера по персоналу, который отвечает за администрирование отпускных пособий. Руководителю сотрудника не должно быть разрешено видеть конфиденциальную медицинскую информацию в файле сотрудника.

Если вам нужна помощь в настройке процесса найма, следуйте нашему руководству по найму новых сотрудников.

Как создать файлы персонала

Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания кадровых досье до тех пор, пока они не пройдут аудит или не подадут иск. Если вы оглядываетесь назад и нервничаете по поводу того, чтобы настроить все для уже существующих сотрудников, не переживайте. Воспользуйтесь двумя шаблонами, которые мы предоставили выше, а также инструкциями по настройке и упорядочению папок с файлами сотрудников.

Для организации и хранения кадровой документации в целях обеспечения соответствия и безопасности необходимо выполнить следующие действия:

Инвентаризация

Во-первых, вам нужно провести инвентаризацию того, что у вас уже есть для каждого сотрудника. Используйте контрольный список аудита кадрового досье, чтобы отслеживать, что вы получили. В идеале вы должны создать личное дело для каждого сотрудника на дату приема на работу. Однако, если вы забудете это сделать, вы можете проверить свою старую электронную почту и посмотреть, можете ли вы найти в своем почтовом ящике документы — например, резюме сотрудников, обзоры эффективности и налоговые формы.Убедитесь, что у вас также есть I-9 для каждого сотрудника.

Определите, чего не хватает в каждом личном деле

Обязательно примите во внимание те документы, которые у вас уже есть и что вам нужно от каждого сотрудника. Используйте контрольный список папок с файлами сотрудников, чтобы убедиться, что все в порядке, поскольку он включает наш список форм, приведенный выше. Каждому человеку может потребоваться свой собственный список. Для этой цели вы можете настроить приведенный выше контрольный список папки с файлами сотрудника. Также было бы лучше, если бы вы начали периодически проверять файлы, чтобы убедиться, что каждая часть информации актуальна и точна.

Сообщите своим сотрудникам об их личных делах

Сообщите всем своим сотрудникам, проведя общекорпоративное собрание и объяснив, почему вы создаете файлы персонала. Объясните, что для бизнеса лучше иметь надежную документацию о трудоустройстве. Сообщите сотрудникам, что вам может потребоваться их помощь для сбора недостающей информации, например их контактные данные для экстренных случаев или копии их резюме.

Элементы запроса, необходимые для заполнения каждого кадрового файла

Дайте каждому сотруднику индивидуальный контрольный список, чтобы показать, что им нужно отправить для обновления своего кадрового файла.Установите срок сдачи в одну неделю, чтобы все документы сотрудников были заполнены. Обязательно просмотрите список каждого сотрудника с их присутствием, чтобы, если что-то не было отправлено, вы могли сразу решить его.

Последующие действия и защита файлов в течение одной недели

Обратитесь к каждому сотруднику, у которого вы запросили дополнительные документы до истечения крайнего срока, чтобы у всех было время отправить недостающие документы. Затем храните документы в Интернете, в компьютерной сети или в запертом картотеке.

Ограничить доступ к файлам персонала

Убедитесь, что у вас есть ограниченный доступ к файлам сотрудников для уполномоченного лица или отдела, разрешение которого необходимо для просмотра файлов. Мы также рекомендуем хранить файлы в запираемом огнеупорном шкафу для хранения документов. Это сделано для защиты конфиденциальной информации о сотрудниках от неуполномоченного персонала.

Создание регулярного аудита кадрового досье

Запланируйте периодическую проверку личного дела каждого сотрудника.Вы можете сделать это, когда будете проводить их ежегодную оценку. Убедитесь, что файлы точны, актуальны и полны. Если нет, вы можете попросить сотрудника предоставить вам обновленные файлы или информацию. Ваш бизнес должен проверить, что файлы в порядке, прежде чем проводить какие-либо проверки, такие как платежная ведомость или труд.

Обратите внимание, что личные дела можно просмотреть во время государственного аудита или вызвать в суд в случае судебного иска о неправомерном увольнении. Сохранение точных и актуальных файлов поможет вам избежать ответственности.Следуйте нашему руководству по адаптации, чтобы узнать, как некоторые документы из личного дела будут использоваться при приеме на работу.

Федеральные и государственные законы о кадровом деле

Соответствие федеральным законам и законам штата — важный аспект работы работодателем, поскольку от вас требуется вести данные о сотрудниках и файлы персонала. Вот лучшие практики, а также то, что требуется на федеральном уровне и уровне штата.

Федеральный закон и кадровое дело

Трудовое законодательство применяется ко всем работодателям, подпадающим под действие федеральных антидискриминационных законов, как правило, к любому работодателю с 15 или более штатными сотрудниками.Однако следующие законы применяются ко всем предприятиям, и каждое агентство имеет свои собственные требования и / или правила хранения документов.

Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели вели весь личный или трудовой учет в течение одного года. В случае увольнения сотрудника его кадровые записи должны храниться в течение одного года с даты увольнения.
В соответствии с Законом о возрастной дискриминации в сфере занятости (ADEA) работодатели должны вести учет заработной платы в течение трех лет.Кроме того, работодатели должны хранить в досье любой план вознаграждений работникам (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после прекращения ее действия.
Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить все записи в течение как минимум двух лет (включая ставки заработной платы, оценки результатов работы, системы трудового стажа и заслуг, а также коллективные договоры), объясняющие основы выплаты разной заработной платы работникам всех полов в одном и том же учреждении.

Дополнительную информацию о необходимой документации можно найти в нашей статье о платежных ведомостях.

Государственное законодательство и кадровое дело

Законы штата о кадровых файлах вращаются вокруг того, имеет ли служащий право просматривать свое личное дело. Во многих штатах есть положение, позволяющее сотрудникам запрашивать копии документов в своих файлах. В других штатах сотрудникам, возможно, придется подать иск, чтобы просмотреть свое личное дело.

Право на просмотр состояний

Следующие состояния позволяют сотрудникам видеть некоторые или все документы в своей папке персонала; во многих штатах четко указано, что именно сотрудники могут просматривать.Другие позволяют работодателю взимать разумную плату за копии документов. Например, в Аризоне записи о заработной плате можно только просматривать.

Для получения более подробной информации посетите веб-сайт Министерства труда (DOL) вашего штата.

Государственным служащим разрешено просматривать документы о трудоустройстве в большинстве штатов, кроме Миссисипи, Миссури, Нью-Джерси, Нью-Мексико и Западной Вирджинии. На момент публикации «право на просмотр личных дел» включает: Аляска, Аризона, Калифорния, Колорадо, Коннектикут, Делавэр, Флорида, Иллинойс, Айова, Луизиана, Мэн, Массачусетс, Мичиган, Миннесота, Невада, Нью-Гэмпшир, Север. Каролина, Огайо, Оклахома, Орегон, Пенсильвания, Род-Айленд, Южная Каролина, Вашингтон и Висконсин.

Итог

Ведение кадровых досье — важная часть работы работодателя и защита себя от ответственности. Это отличный способ систематизировать данные о сотрудниках и помогает принимать решения в отношении кадровых ресурсов. Вы можете управлять файлами в электронном или бумажном виде; В любом случае важно включать основные отчеты сотрудников и соблюдать соответствующие федеральные законы и законы штата.

Если вам сложно вести учет персонала на бумажных носителях, подумайте об использовании облачной HR-платформы, такой как Rippling.Вы можете хранить все документы сотрудников в онлайн-базе данных и с легкостью собирать электронные подписи. Файлы хранятся на защищенном сервере и доступны даже после ухода сотрудника из компании. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию сегодня.

Посетите Rippling

Зения Лазаро внесла свой вклад в эту статью.

Идентификация записей, неучтенных материалов и личных бумаг

Записи

Что такое федеральные записи? Как определено в 44 U.S.C. 3301:

A) включает в себя всю зарегистрированную информацию, независимо от формы или характеристик, сделанную или полученную федеральным агентством в соответствии с федеральным законом или в связи с сделкой государственного бизнеса и сохраненную или подходящую для сохранения этим агентством или его законным правопреемником в качестве доказательства организация, функции, политика, решения, процедуры, операции или другие виды деятельности правительства Соединенных Штатов или из-за информационной ценности содержащихся в них данных; и

(B) не включает:
(i) библиотечные и музейные материалы, созданные или приобретенные и сохраненные исключительно для справочных или выставочных целей; или
(ii) дубликаты записей сохраняются только для удобства.

Это юридическое определение содержит несколько важных терминов и фраз, требующих дальнейшего объяснения:

«Записанная информация» включает все традиционные формы записей, независимо от физической формы или характеристик, включая информацию, созданную, обработанную, переданную или хранимую в цифровой или электронной форме.
«Независимо от физической формы или характеристик» означает, что носитель может быть бумагой, пленкой, диском или другим физическим типом или формой. Это также означает, что способ записи может быть ручным, механическим, фотографическим, электронным или любой комбинацией этих или других технологий.
«Сделано» означает процесс создания и записи информации сотрудниками агентства, независимо от используемого метода или носителя. Такая записанная информация обычно распространяется среди других или помещается в файлы, доступные для других.
«Получено» означает прием или сбор документальных материалов сотрудниками агентства:
Независимо от того, кто является источником материалов, будь то сотрудники агентства или других агентств, частные лица, государственные должностные лица, подрядчики, правительственные грантополучатели или другие лица.
Независимо от того, как материалы были переданы, будь то напрямую создателем или косвенно через мессенджер, почту, электронные средства или каким-либо другим способом.
В этом контексте термин «полученный» не относится к неправильно направленным материалам. Это может относиться или не относиться к предоставленным или конфискованным материалам. Вопрос о праве собственности государства на предоставленные или конфискованные материалы зависит от условий хранения и использования агентством и поэтому должен быть передан юрисконсульту за консультацией.
«Сохраненный» означает регистрацию, хранение или любой другой метод систематического ведения документальных материалов агентством, даже если эти материалы еще не были поданы или были временно удалены из существующих систем хранения.
«Подходит для сохранения» означает подходящую для хранения, хранения или другого систематического обслуживания агентством, независимо от каких-либо несоответствий в официальных политиках и методах ведения документации агентства.

Таким образом, юридическое определение включает три ключевых момента:

Записи создаются или принимаются федеральным агентством либо для соблюдения закона, либо для ведения общественной деятельности.В результате они принадлежат правительству, а не частным лицам, и их правовое распоряжение зависит от предварительного одобрения архивариуса Соединенных Штатов.
Записи хранятся или должны храниться, поскольку они представляют собой доказательства или содержат ценную информацию. Они документируют организацию, функции и деятельность агентства или людей, места, вещи или вопросы, которыми занимается агентство.
Рекорды сильно различаются по своей физической форме или характеристикам. Они могут быть бумажными, электронными, аудиовизуальными, микроформами или другими носителями.

Следует также уделять внимание рабочим файлам или рабочим документам из-за сложности определения статуса записи. Обычно рабочие файлы дел представляют собой записи, потому что их обычно нужно систематизировать и поддерживать в течение определенного периода времени. Другие вероятные категории записей включают рабочие файлы, используемые при подготовке отчетов или исследований, и предварительные проекты политических документов, распространяемых для комментариев. Напротив, предварительные проекты, не разосланные для комментариев, с большей вероятностью будут незарегистрированными материалами.

Нерегистрируемые материалы
Программа распоряжения агентством также должна включать управление неучтенными материалами, поскольку их объем может превышать объем записей. Это принадлежащие правительству США документальные материалы, исключенные из юридического определения записей (44 U.S.C.3301) либо из-за несоблюдения общих условий статуса записи, которые уже были описаны, либо из-за того, что они подпадают под одну из трех конкретных категорий:

Дополнительные копии документов сохранены только для удобства пользования.
Запасы публикаций и обработанных документов. Однако каждое агентство должно создавать и поддерживать наборы записей обработанных документов и публикаций, включая годовые и специальные отчеты, специальные исследования, брошюры, брошюры, книги, справочники, руководства, плакаты и карты.
Библиотечные и музейные материалы, созданные или приобретенные и сохраненные исключительно в справочных или выставочных целях.

На основании этих условий и категорий, специально указанных в законе, к неучтенным материалам относятся:

Информационные копии корреспонденции, распоряжений, форм и других документов, в отношении которых не записываются или не предпринимаются никакие административные действия.
Маршрутные листы и пересылочные листы, не добавляющие никакой информации к той, которая содержится в переданном материале.
Тиклер, уточняющие или предварительные копии корреспонденции, при условии, что они являются дополнительными копиями оригиналов.
Дубликаты копий документов, хранящихся в одном файле.
Дополнительные копии печатных или обработанных материалов, для которых существуют полные наборы записей, например, текущие и замененные руководства, хранящиеся за пределами офиса, ответственного за ведение набора записей.
Каталоги, отраслевые журналы и другие публикации, полученные от других государственных учреждений, коммерческих фирм или частных учреждений, не требующие никаких действий и не являющиеся частью дела, по которому принимаются меры.
Физические экспонаты, артефакты и другие материальные предметы, не имеющие доказательной ценности.

Определение того, является ли конкретный документ записью, не зависит от того, является ли он оригиналом или копией. Несколько копий одной формы могут иметь статус записи, поскольку каждая служит отдельной административной цели и хранится в разных системах хранения.Единый набор публикаций следует обозначать как регистрационный экземпляр, в отличие от копий в других местах или запасов той же публикации.

Управление неучтенными материалами

При обращении с неучтенными материалами следует использовать следующие инструкции:

В агентстве только сотрудник отдела документации должен определять статус записи или отсутствия записи после получения любой необходимой консультации от юрисконсульта агентства. Возложение такой ответственности на должностных лиц в штате агентства или на операционном уровне может привести к неправильному использованию метки без учета, ослабить всю программу утилизации и привести к потере ценных записей.
Ответственный за записи должен обратиться за советом к NARA относительно статуса записи или отсутствия записи в сомнительном файле или типе документа.
Когда трудно решить, являются ли определенные файлы записями или нет, ответственным за записи следует обращаться с ними как с записями.
Нерегулярные материалы не следует помещать в архивы.
Неучтенные материалы должны быть уничтожены, когда они больше не нужны для справки. Для уничтожения таких материалов разрешение NARA не требуется.
Нерегистрируемые материалы должны быть изъяты из-под контроля правительства США только с разрешения агентства. Агентство должно обеспечить адекватную защиту любой секретной или административно контролируемой информации, содержащейся в таких материалах.

Личные бумаги

Некоторые государственные служащие, особенно руководители, старшие сотрудники, ученые и другие специалисты, накапливают и хранят различные личные документы в офисе. Для хранения личных документов в служебных помещениях и оборудовании агентства может потребоваться одобрение агентства, а также соблюдение федеральных и агентских требований.Если такие личные документы хранятся там, они должны быть четко обозначены как таковые и храниться отдельно от федеральных и других документов.

Личные бумаги — это документальные материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности. Они относятся исключительно к личным и частным делам человека или используются исключительно для его удобства. Они могут ссылаться или комментировать предмет деятельности агентства, при условии, что они не используются для ведения этой деятельности.В отличие от записей и неучтенных материалов, личные документы не принадлежат государству. Некоторые документальные материалы явно носят личный характер и могут быть легко идентифицированы и заявлены как таковые. Категории личных бумаг:

Материалы, накопленные физическим лицом до поступления на государственную службу, которые впоследствии не используются для ведения государственных дел. Примеры включают предыдущие рабочие файлы, политические материалы и справочные файлы.
Вносимые или накапливаемые в офисе материалы, которые не используются для ведения агентской деятельности и касаются исключительно семейных дел человека, не связанных с бизнесом занятий, профессиональной деятельности или частных политических объединений.Примеры включают семейную и личную переписку, записи волонтеров и общественных работ, литературу профессиональных организаций, рукописи и проекты статей и книг.
Рабочие материалы, такие как дневники, журналы, заметки, личные календари и графики встреч, которые не были подготовлены, получены или использованы в процессе ведения агентской деятельности. Хотя эти материалы содержат информацию, связанную с работой, они являются личными документами, если заявлены как таковые и служат только для личных целей (например,g., в качестве напоминаний и личных наблюдений на рабочие и другие темы). Эту категорию труднее всего отличить от данных агентства, поскольку в ней содержится информация, связанная с работой.

Определение того, являются ли материалы личными документами или федеральными записями
Сотрудники должны помнить, что некоторые материалы, которые выглядят как личные документы, могут оказаться записями агентства. Определение статуса их записей зависит от всех обстоятельств их создания, обслуживания, использования и размещения.

При определении того, являются ли определенные документальные материалы записями, федеральные суды разработали руководство, которое может быть изменено, при рассмотрении дел, связанных с Законом о свободе информации (FOIA). Основываясь на текущем прецедентном праве с участием исполнительных органов, значение «ведомости» для целей FOIA шире, чем «записи» согласно 44 Свода законов США. 3301 в отношении таких агентств. Следовательно, документальные материалы, не подпадающие под действие Закона о свободе информации, также не подпадают под законодательное определение «записей» для этих агентств.Следующие темы включают соответствующие вопросы и рекомендации относительно статуса записи документальных материалов, связанных с работой:

Создание. Был ли документ создан или получен сотрудником агентства вовремя, с материалами агентства и за его счет? В противном случае документ вряд ли будет записью агентства. Если да, то это может быть или не быть записью агентства, в зависимости от других соображений.
Контент. Содержит ли документ только существенную информацию о деятельности агентства или только информацию о личных вопросах сотрудника? Содержит ли он официальную и личную информацию? Если в документе нет официальной информации, то вряд ли это будет ведомость.Если это так, то его потенциальный статус записи зависит от дополнительных соображений.
Назначение. Был ли документ создан для облегчения агентского бизнеса? Если да, то это может быть запись агентства, в зависимости от ее распространения и использования другими сотрудниками агентства. Или он был создан исключительно для личного удобства сотрудника? Если так, то вряд ли это будет рекорд агентства.
Распределение. Был ли документ распространен среди других сотрудников с официальной целью? Если так, то это может быть запись агентства.
Использование. Действительно ли этот сотрудник или другие лица использовали этот документ для ведения агентской деятельности? Материалы, переданные в агентство для справочного использования, не становятся записями агентства только потому, что они относятся к официальным вопросам или влияют на работу сотрудника. Однако, если сотрудник полагается на такие материалы для ведения агентской деятельности или если другие сотрудники используют их в агентских целях, то материалы, скорее всего, будут записями агентства.
Техническое обслуживание. Был ли документ помещен в досье агентства или оставался у сотрудника? Если поместить его в файлы агентства, это, скорее всего, будет запись агентства.В противном случае, возможно, статус записи зависит от других соображений.
Распоряжение. Распространение документа регулируется утвержденным NARA графиком записей? Если это так, документ является федеральной записью, а также, скорее всего, будет записью агентства для целей FOIA. Или сотрудник может уничтожить или удалить документ исключительно по своему усмотрению? Если это так, то вряд ли документ будет записью агентства.
Контроль. Пыталось ли агентство осуществлять «институциональный контроль» над документом с помощью соответствующих директив по обслуживанию или утилизации? Произошло ли это из-за того, что в первую очередь потребовалось создать документ? Если это так, то, скорее всего, это запись агентства.
Сегрегация. Можно ли отделить существенную информацию агентства в документе от какой-либо личной информации? В таком случае официальную часть следует извлечь и поместить в файлы агентства.

Короче говоря, простое местонахождение в агентстве не означает, что материалы являются записями, и само их использование не является решающим для определения статуса записи. Однако материалы обычно приобретают статус записи, когда агентство заявляет о своем контроле, требуя их создания или хранения. Кроме того, документы, созданные в агентстве, не могут считаться личными только потому, что сотрудник может ими распоряжаться.В зависимости от других соображений они могут быть записями или неучтенными материалами и, следовательно, подлежат контролю агентства.

Государственные служащие также склонны накапливать дополнительные копии документов, особенно тех, которые они составили, просмотрели или по которым иным образом действовали. Они могут сохранять и удалять эти копии с одобрения агентства, если такие действия не налагают административного или финансового бремени или нарушают конфиденциальность, требуемую национальной безопасностью, неприкосновенностью частной жизни и другими интересами, охраняемыми законом.

Связанные ресурсы

Вернуться на главную

Вернуться к предыдущему разделу

Перейти к следующему разделу

Кадровая документация

Текущие сотрудники

Официальные папки с персоналом (OPF) и электронные официальные папки с персоналом (eOPF), включая SF 50, для нынешних федеральных служащих хранятся в текущем агентстве по найму служащего.Если вы в настоящее время являетесь федеральным служащим и хотите получить рекомендации относительно конкретных обстоятельств вашей занятости, SF-50, записей, или если вы хотите получить доступ к своему OPF или eOPF или у вас есть вопросы по этому поводу, обратитесь за помощью в отдел кадров вашего агентства.

OPF / eOPF Поправки

Если вы считаете, что ваша официальная папка с персоналом ошибочна, обратитесь в отдел кадров вашего агентства.

Бывшие сотрудники

Официальные папки персонала (OPF), включая SF 50, для большинства бывших гражданских федеральных служащих хранятся по адресу, указанному ниже.Отправьте свой запрос на номер:

Национальный центр кадровой документации (NPRC)
1411 Boulder Boulevard
Valmeyer, IL 62295

Или вы можете отправить по факсу свой запрос , подписанный вручную, в NPRC по телефону 618-935-3014. Более подробная информация доступна на сайте NPRC.

Местоположение архивов бывших военнослужащих варьируется в зависимости от рода войск и даты увольнения со службы. Пожалуйста, посетите сайт NARA в Официальных файлах военного персонала (OMPF) для получения подробной информации.

OPF / eOPF Поправки

Если вы считаете, что ваша официальная папка с персоналом содержит ошибку, отправьте письменный запрос по адресу: U.S. Офис управления персоналом
Офис главного информационного директора
Начальник отдела управления записями и политикой данных
1900 E Street, N.W.
Вашингтон, округ Колумбия 20415-7900

Ваш запрос должен включать вашу собственноручную подпись и всю следующую информацию:

Номер социального страхования
Дата рождения
Название последней организации, в которой работали
Примерная дата вашего увольнения из Федеральной службы
Подробная информация об ошибке, которую вы хотите исправить

Есть вопросы? Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами в документации по персоналу или свяжитесь с нами по адресу persdoc @ opm.

Кадровый портал — Error

Кадровый портал — Error

Кадровый портал — Error

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2021 году

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

Что допускается, но с согласия работника

Как правильно вести

Сколько хранить

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Как оформить личное дело работника, образец — анкета сотрудников

Внутренняя опись личного дела

Внутренняя опись личного дела

Как правильно оформить?

Скачать образец описи

Анкета при приеме на работу

Вы можете скачать бланк анкеты приема на работу

Анкета на прием на работу, пример

Личное дело работника (образец)

Оформление личного дела сотрудника

Как оформить личное дело работника образец

Что отображает титульный лист

Что содержит папка с делом?

Формирование личного дела работника

Правила формирования личного дела сотрудника

Понятие личного дела

Оформление и ведение личного дела

Документы, включаемые в личное делопроизводство

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

Бланки для формирования личного дела и образцы

Личное дело сотрудника — образец оформления титульного листа, инструкция по заполнению

Какие документы входят в состав личного дела?

Как ведется?

Порядок оформления

Образец

Инструкция по заполнению

Образец оформления титульного листа

Пример файловой структуры персонала | HR Record

Документ Требуется для личного дела

Часто Задайте вопросы (FAQ)

2.1.3 Файлы и данные персонала

Соблюдение требований к трудовой книжке

и образец политики в отношении файлов

Типы кадровых дел

Доступ сотрудников к кадровым файлам

Образец политики в отношении кадрового дела

Образец политики в отношении кадровых дел

Кадровое дело

Заработная плата

Медицинское дело сотрудника

Просмотр файлов сотрудников

Вопросы или опасения по поводу содержимого и доступа к личному делу

Что включать в файл персонала [+ Бесплатный контрольный список]

Документы, которые работодатель должен включать в кадровое дело

Законодательные документы для хранения в личном деле

Дополнительные документы для включения в досье сотрудников в качестве передовой практики

Необязательные элементы для включения в файлы персонала

Чего не хранить в личном деле

Как создать файлы персонала

Инвентаризация

Определите, чего не хватает в каждом личном деле

Сообщите своим сотрудникам об их личных делах

Элементы запроса, необходимые для заполнения каждого кадрового файла

Последующие действия и защита файлов в течение одной недели

Ограничить доступ к файлам персонала

Создание регулярного аудита кадрового досье

Федеральные и государственные законы о кадровом деле

Федеральный закон и кадровое дело

Государственное законодательство и кадровое дело

Право на просмотр состояний

Итог

Идентификация записей, неучтенных материалов и личных бумаг

Кадровая документация

Текущие сотрудники

OPF / eOPF Поправки

Бывшие сотрудники

OPF / eOPF Поправки

Добавить комментарий Отменить ответ