Формирование личного дела работника образец 2019 – Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2018 году: что должно быть состав срок хранения инструкция образец

Правила формирования личного дела сотрудника

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Оглавление статьи

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи. 

blankionline.ru

Порядок формирования и состав личного дела работника в 2018 году

Трудовые ресурсы – наиболее важная составляющая деятельности любой компании. Поэтому и учет таких ресурсов должен осуществляться с соблюдением всех законодательных принципов и правил ведения кадрового документооборота.

Поскольку отдельного нормативно-правового акта, регламентирующего порядок создания, ведения, учета и хранения личных дел, не существует, возникает путаница и разночтения по данному поводу.

Что это такое

На основании пп. 95 п. 3.2.2. ГОСТа Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17 октября 2013 года, под делом понимается документ или совокупность документации, который (которая) относится к одному вопросу, помещенный (помещенная) в отдельно взятую папку.

Говоря проще, личное дело – это папка, в которой хранятся документы на сотрудника – начиная от начала его деятельности и заканчивая увольнением.

В случае, если бумаг много, то делается несколько папок. При этом каждая папка будет являться томом одного и того же личного дела.

Обязательно ли его вести

По состоянию на 2018 год обязанность по ведению личных дел возлагается только на государственные органы, в которых проходится государственная гражданская служба.

Указанная обязанность предусмотрена ч. 3 ст. 42 ФЗ № 79 от 27 июля 2004 года “О государственной…”. В этой же статье сделана отсылка на Указ Президента № 609 от 30 мая 2005 года “Об утверждении…” (далее – Указ), который более подробно регламентирует порядок открытия и ведения личных дел.

Для остальных организаций (в том числе, и для ИП, имеющих наемный персонал), указанная обязанность не регламентирована ни ТК РФ, ни прочими нормативными актами, в которых содержатся нормы трудового права. Поэтому такие организации (ИП) могут оформлять и вести личные дела по своему желанию.

На кого заводят

Поскольку действующим законодательством регламентирована обязанность вести личные дела только в отношении гражданских служащих, остальные компании (ИП) самостоятельно решают – заводить ли личные дела вообще, или заводить, но только в отношении отдельных категорий работников или индивидуально определенных лиц.

Соответствующие нормы о порядке формирования и составе личного дела работника руководителю фирмы следует закрепить в локальном документе. Как правило, это Положение о правилах создания, формирования и ведения личных дел.

В целях экономии времени и снижения нагрузки по кадровому документообороту, часть работодателей предпочитает осуществлять оформление дел лишь в отношении следующих категорий:

• руководящее звено;
• заместители руководителей, начальники структурных (обособленных) подразделений;
• резерв кадров;
• труженики, на которых возложена полная материально-финансовая ответственность;
• ключевые специалисты и др.

Наиболее редко дела заводятся в отношении работников, занятых на должностях, не требующих особых знаний или квалификации – уборщица производственных и иных помещений, вахтер, гардеробщик, дворник и др.

Состав личного дела

Личное дело формируется согласно внутренним правилам компании, указанным в локальном нормативном акте.

В деловой среде принят следующий порядок:

• в отношении каждого сотрудника – отдельная папка;
• файлы и скоросшиватели используются редко – чаще всего, это именно папки;
• дела толще 4 см формировать в одной папке нецелесообразно – лучше сделать несколько томов;
• в деле могут находиться и оригиналы, и ксерокопии документации, при этом оригиналы наиболее важных бумаг в деле лучше не хранить;
• хранение в одном деле 2-х или более экземпляров одного и того же документа не рекомендуется;
• принцип комплектования дела документами – хронологический, то есть первыми в папке идут бумаги, оформленные раньше.

Порядок формирования

Личное дело трудящегося формируется при поступлении на работу и доукомплектовывается в процессе ведения трудовой деятельности. При увольнении работника дело подлежит закрытию.

При трудоустройстве

Дело состоит из 3-х групп документации. Разумеется, часть нижеуказанных документов может отсутствовать в личном деле в связи с характером трудовой деятельности. Например, копия приказа о полной финансовой ответственности не будет в деле у работника, который ее не несет.

При поступлении на работу в дело включаются следующие документы:

Документы, предоставленные тружеником при первичном поступлении на работу	Резюме или анкета
	Диплом о высшем или среднем профессиональном образовании
	Аттестат
	Паспорт
	СНИЛС
	Свидетельство ИНН
	Приписное свидетельство или военный билет
	Справка об отсутствии судимости
	Справка, подтверждающая прохождение медицинского осмотра
	Заявление о приеме на работу
	Приказ о приеме
	Заключенный трудовой договор
	Прочие документы

В процессе трудовой деятельности

В процессе трудовой деятельности дело доукомплектовывается следующими бумагами:

Документы, оформленные в процессе трудовой деятельности у данного работодателя	Различного рода квалификационные удостоверения
	Водительское удостоверение
	Свидетельство о заключении или аннулировании брачного союза
	Свидетельства о рождении на всех детей
	Должностная инструкция
	Дополнительные соглашения к трудовому контракту
	Договор о материальной ответственности
	Акты о прохождении переаттестации
	Сведения о плановых медосмотрах
	Документы, подтверждающие ограничения при осуществлении трудовой деятельности (справка об инвалидности и др.)
	Приказы о повышении, переводе, понижении, изменении названия должности и др.
	Докладные, объяснительные, служебные записки
	Приказы о наложении дисциплинарных взысканий и об их снятии
	Трудовая книжка

После увольнения

После увольнения работника, в зависимости от конкретного основания, дело дополняется следующими бумагами и закрывается:

• заявление на увольнение по своему волеизъявлению или соглашение сторон;
• приказ об увольнении;
• свидетельство о смерти и др.

Как правильно оформить и его образец

Оформление личного дела должно производить ответственное должностное лицо компании, наделенное доступом к персональным данным тружеников соответствующим приказом руководителя.

При поступлении на работу кадровик обязан взять папку, обложка которой будет служить титульником дела. Оформлять титульник следует согласно образцу, установленному Приложением 11 к Основным правилам… (утверждены Решением Росархива от 6 февраля 2002 года).

Согласно указанным положениям, на титульнике должны содержаться следующие сведения:

• наименование работодателя;
• структурное подразделение, где трудится работник;
• табельный номер сотрудника, его ФИО;
• дата начала работы.

Дата увольнения, срок хранения папки, а также количество листов указываются на титульнике после закрытия дела и его передачи в архив (см. далее).

В процессе трудовой деятельности в дело будут добавляться новые документы и изыматься старые. Для систематизации добавленных и изъятых документов рекомендуется вести опись.

Сроки

Нормативные сроки составления личного дела после приема гражданина на работу не регламентированы. Равно, как и сроки внесения копий новых документов или сроки изъятия старых в процессе ведения трудовой деятельности.

Хранение

На основании п. 23 Указа, личные дела, оформленные в отношении гражданских служащих, подлежат хранению в государственной структуре в течение 10 лет после дня увольнения гражданского служащего. По истечении 10-летнего срока дело передается в архив.

В остальных организациях передача личных дел после их закрытия должна состояться не позднее, чем через 3 года.

В самом архиве дела хранятся в соответствии со сроками, установленными в ст. 22.1. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года “Об архивном…”:

Категория личного дела	Время хранения в архиве
Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года	75 лет
Позднее 1 января 2003 года	50 лет

Кто имеет доступ

Работодатель обязан хранить личные дела в местах, исключающих вероятность доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующего разрешения. Это может быть специальное помещение, в котором находятся сейфы или металлические шкафы, запирающиеся на замок.

На основании пп. “е” п. 5 Указа, государственным органам, в которых осуществляется гражданская служба, запрещается передавать персональные данные сотрудника, содержащиеся в его личном деле, третьим лицам без письменного согласия служащего.

В отношении иных организаций действует положение ст. 7 ФЗ № 152 от 27 июля 2006 года “О персональных…” – работодатель без согласия труженика обязан не допускать использование персональных данных иными лицами, кроме управомоченных на их использование (например, сотрудников кадровой службы).

Как закрыть

Закрытие осуществляется в день увольнения. Сотрудник кадровой службы (заверитель) при этом:

• проверяет комплектность всех документов, их расположение в хронологическом порядке;
• сверяет нумерацию листов;
• делает последнюю запись на описи, где указывается число листов дела и листов самой описи;
• подписывает опись и последнюю запись;
• оформляет лист-заверитель, содержащий описание дела;

• сшивает все бумаги;
• на титульнике пишет дату закрытия дела и время хранения всей папки;
• по истечении 3 лет дело передает в местный архив.

Итак, обязанность по ведению личных дел накладывается только на учреждения, где проходит гражданская служба. Остальные работодатели вправе сами выбрать – оформлять данный документ или нет.

Видео по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
3. Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
5. Регионы — 8 (800) 333-88-93

juristampro.ru

Личное дело сотрудника — образец оформления титульного листа, инструкция по заполнению

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Какие документы входят в состав личного дела?

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Анкета работника с фотокарточками.
4. Трудовой договор.
5. Копия приказа о приеме на работу.
6. Копия аттестата и диплома об образовании.
7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
8. Прописка по месту жительства.
9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел:

• личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
• личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

 Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)

Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word)

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

 Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) 

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
3. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
4. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
5. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
6. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

hardcorecase.ru

Личное дело работника | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Что подшить в личное дело работника и стоит ли вообще его заводить, если работодатель — частная компания? Детали — в статье.

Из статьи вы узнаете:

Личное дело — не обязательная, но весьма практичная форма систематизации данных о сотруднике. Обязаны вести личные дела на каждого служащего только учреждения государственной и муниципальной службы. Коммерческие компании могут отказаться от этой практики либо завести дела лишь на некоторых сотрудников — например, руководящих или материально ответственных. Очень удобно иметь под рукой упорядоченный и в любое время доступный источник информации о каждом специалисте.

Чтобы без ошибок и лишней траты времени оформлять кадровую документацию, воспользуйтесь рекомендациями экспертов «Системы Кадры»:

Ведение личных дел работников в 2018 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

• внутренняя опись личного дела;
• анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
• копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
• аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
• характеристики и рекомендательные письма;
• докладные и служебные записки;
• должностные инструкции;
• акты и уведомления;
• личные заявления и справки о состоянии здоровья;
• копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
• личный листок (карточка) по учету кадров.

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Читайте по теме в электронном журнале

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

На первых порах в папке лежит лишь личный листок и пакет документов, переданных в отдел кадров на момент трудоустройства. Но постепенно появляются и другие документы в личном деле работника: заявления на отпуск, приказы о командировках, аттестационные листы, медицинские справки. Когда трудовые отношения прекращаются, папка дополняется копией приказа об освобождении от должности, заявлением об уходе по собственному желанию и т.д. Все бумаги подшиваются в хронологическом порядке. При составлении дела целесообразно руководствоваться положениями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

Обложка личного дела работника (образец оформления)

Обложка личного дела работника содержит его фамилию, имя и отчество (вносятся в поле «Заголовок»), а также наименование компании и структурного подразделения. Обязательно проставляется индекс дела и дата открытия персонального учета. Дата окончания учета и общее количество листов указываются позже, перед передачей папки в архив. Согласно действующим нормам, хранить личные дела, созданные до 2003 года, следует в течение 75 лет, а созданные после 2003 года — в течение 50 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно.

Как оформляется внутренняя опись документов личного дела

В отличие от листа-заверителя, опись личного дела работника вкладывается в папку в самом начале и заполняется по мере добавления документов. Сведения о них — порядковых номерах, индексах, наименованиях — обязательно вносятся в опись документов личного дела (образец доступен для скачивания).

Во внутренней описи следует отразить не только дату оформления каждого из подшитых документов, но и дату его появления в материалах дела. Например, подшивая в папку приказ о вынесении дисциплинарного взыскания, нужно указать и текущую дату, и дату оформления распорядительного документа в соответствующих полях описи.

Больше полезной информации — в статьях электронного
журнала «Кадровое дело»:

Пройдите тест, чтобы узнать, допускаете ли вы ошибки в работе с личными карточками.

www.kdelo.ru

Личное дело работника — образец документа, порядок учета, формирования и описи

Кто ведет личное дело работника?

Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Что такое личное дело работника

Это пакет документации, содержащей подробную информацию и являющейся основной базой для работы кадровиков. Использовать, формировать и хранить подобные документы работников доступно исключительно в рамках законодательства и установленных правил делопроизводства.

Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.

Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.

Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

• Автобиография заменяется резюме;
• Анкета – листом по учету кадров;
• Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника — читайте тут.

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

• Подтверждение прохождения конкурса на должность;
• Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
• Допсоглашения;
• Данные о прохождении военной службы;
• Экзаменационные листы;
• Документы о награждениях, повышениях по службе;
• Допуск;
• Декларация о доходах;
• Медицинское соглашение;
• Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Образец личного дела работника.

Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

• Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
• Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Титульный лист личного дела.

Порядок заполнения папки личного дела

Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.

Титульный лист

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

• Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
• Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
• Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
• Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
• Далее идет наименование папки – ФИО работника;
• В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.

Относительно оформление документов он обязан:

• Принять;
• Пронумеровать;
• Описать;
• Подшить;
• При необходимости внести изменения;
• Закрыть дело;
• Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

В нее входит:

• Регистрационный номер документа;
• Присвоенный индекс;
• Дата фиксирования документа;
• Заголовок;
• Номера листов согласно нумерации дела;
• Примечание.

В папке такой лист указывается на обороте титула или подшивается последним к общей документации. Регистр подписывает его составитель с расшифровкой подписи и указанием даты. Если он состоит из нескольких листов необходима их нумерация.

Заключение

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.

Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности — смотрите в этом видео:

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru

Личное дело работника (сотрудника)

Мы часто сталкиваемся с понятием «Личное дело», сопровождающим нас повсюду, — на работе, в офисе, на службе. Не каждый руководитель или сотрудник кадровой службы в точности следует существующим правилам и инструкциям в области формирования, сохранности и доступа к этому «пакету документов».

Итак, Личное дело – это состав документов, содержащих определенные сведения о сотруднике или работнике, включая его биографию, сведения об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и категории той или иной специальности.

Порядок формирования личного дела работников/сотрудников

Скачать образец титульного листа личного дела.doc

Личное дело занимает основное место в системе учета сотрудников. На всех предприятиях в обязательном порядке формируются личные дела на всех сотрудников.

Первоначально личное дело включает только те документы, которые необходимы для принятия на работу определенного сотрудника (о них будет сказано ниже).

Со временем, в процессе работы, личное дело пополняется новыми документами, отражающими деловые качества работника, повышение его квалификации, изменение места проживания или семейного положения.

Личные дела складываются и хранятся в алфавитном порядке или по структурным подразделениям. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру, указанному в штатно-должностной книге. Он же заносится и в алфавитную книгу личных дел. Личные дела лиц, несущих материальную ответственность в организации, хранятся отдельно.

Документы, составляющие личное дело, ведутся на протяжении всего периода времени работы в организации и по степени сохранности стоят наряду с секретными документами. Доступ к ним должен быть ограничен.

Ответственность за сохранность личных дел сотрудников несет лицо, уполномоченное руководителем предприятия.
Личные дела не подлежат выдаче сотруднику на руки. Не допускается выносить личные дела за пределы предприятия и удерживать их более одного дня.

Нарушением является внесение поправок в записи, сделанные ранее. При увольнении сотрудника, его личное дело передается в архив предприятия, при полной ликвидации предприятия – в городской архив, при реформировании путем присоединения к другой организации – предприятию-правоприемнику.

На новом месте работы на каждого сотрудника заводится новое личное дело.

Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец

Скачать бланк опись личного дела, образец.doc

Какие же документы должно включать в себя Личное дело:

• Персональный лист или карточка учета кадров, на специальное место которого в обязательном порядке наклеивается фотография (размер 4х6 см) сотрудника.
• Автобиография, написанная самим сотрудником.
• Ксерокопия паспорта и идентификационного номера.
• Ксерокопии документов об образовании, курсах повышения квалификации, ученой степени.
• Если сотрудник имеет ученую степень, должен прилагаться перечень научных трудов.
• Если имеются характеристики или рекомендательные письма, также они должны быть с личном деле.
• Копии приказов о приеме, увольнении, переводе сотрудника, а также документы, являющиеся основанием для вышеперечисленных приказов.
• Документы, подтверждающие проведение аттестации сотрудника.
• Опись документов, содержащихся в личном деле.

Если у вас остались вопросы, задайте их по БЕСПЛАТНОМУ телефону горячей линии:

8 (800) 350-20-43

или воспользуйтесь формой для бесплатной консультации:

 

plategkin.ru

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников

Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Установить такую  обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела, являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел. Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

семейного положения работника;

паспортных данных, например, смену фамилии;

уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

дополнительные соглашения, заключенные с работником;

приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

характеристики сотрудника;

копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Читайте по теме в электронном журнале

Какие документы не подшиваются при оформлении личного дела работника

Справка

Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
3. медицинские справки о состоянии здоровья;
4. справки с места жительства;
5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Порядок ведения личного дела в 2018 году

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

руководящий состав;

лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Обратите внимание! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

Читайте также:

Личное дело: правила оформления

Как правило, оформление личного дела начинается сразу после того, как издан приказ о приеме на работу. В качестве обложки дела используется обычная папка-скоросшиватель. Можно, конечно, при первоначальном оформлении ограничиться тем, что на лицевой стороне обложки указать разборчивым почерком сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате приказа о приеме на работу и номере личного дела. Но, когда рано или поздно будет производиться оформление личного дела в архив, обложку его потребуется оформить в соответствии с установленными правилами, по форме, утвержденной для дел постоянного хранения. Обложка личного дела сотрудника, образец оформления 2018 представлен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Заголовок личного дела в данном случае — это имя, отчество и фамилия сотрудника, которые должны быть указаны в именительном падеже. Если в документах дела фигурируют дополнительные варианты написания фамилии или имени и отчества, их также необходимо будет указать в заголовке, заключив в скобки, например: Иванова (Петрова) Ирина Николаевна.

В качестве крайних дат, которые указаны на образце оформления титульного листа личного дела следует указать дату приказа о приеме на работу и приказа об увольнении сотрудника.

Обратите внимание! Все записи, вносимые в папку, делают чернилами синего или черного цвета, зачеркивая прямой чертой неверные сведения и сверху них вписывая новую информацию.

Поскольку многие документы, подшитые в папке с личным делом, имеют особую важность, необходимо составить их внутреннюю опись. Такая опись служит не только подтверждением наличия в папке того или иного документа, но и существенно облегчает их поиск. Оформление внутренней описи личного дела сотрудника образец, представлен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Следует помнить, что  все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать. При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.

Хранение личных дел

Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится — в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.

В таблице представлены требования к срокам хранения личных дел, установленные в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Документы по личному составу	Созданные до 2003 года	Созданные после 2003 года
Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов	75 лет с даты создания	50 лет с даты создания
Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности	75 лет со дня поступления	50 лет со дня поступления
Сформированные в иных организациях	75 лет с даты создания	50 лет с даты создания
Личные дела руководителей	постоянно	постоянно

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. . Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.

Читайте также:

www.sekretariat.ru