Документы для расчета больничного листа: Расчет и оплата больничного листа в 2021 году

Содержание

Перечень документов, предоставляемых на бумажном носителе для назначения пособий — Государственное учреждение

ПАМЯТКА ДЛЯ СТРАХОВАТЕЛЕЙ

по предоставлению на бумажном носителе документов для выплаты пособий:

1. ФОРМА заявления ЕДИНАЯ для всех видов пособий. Заполнять нужно общую информацию о заявителе и соответствующие разделы заявления (в зависимости от того какое пособие необходимо назначить (пересчитать). В заявлении указывается вид пособия и реквизиты прилагаемых документов.

2. В заявлении работодателем указываются сведения для назначения пособия: тип занятости работника, СНИЛС, ИНН, размер ставки (при неполном рабочем времени), сумма среднего заработка и т.д.

3. Больничный лист должен быть заполнен работодателем. Если листок электронный, то он также должен быть заполнен и направлен в Фонд до предоставления пакета документов.

4. Копии трудовых книжек, паспортов не предоставляются.

5. На все представляемые заявления (независимо от вида пособий) предоставляется одна ОПИСЬ.

Перечень документов, представляемых в территориальный орган ФСС РФ

для назначения пособий на бумажном носителе:

ОПИСЬ заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты застрахованным лицам соответствующих видов пособий, образец.

Пособие по временной нетрудоспособности:

а) заявление, образец;

б) оригинал заполненного листка нетрудоспособности на бумажном носителе или номер заполненного ЭЛН.

При временной нетрудоспособности, наступившей в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, дополнительно представляется акт о несчастном случае на производстве (по форме Н-1), либо акт о случае профессионального заболевания (или копии материалов расследования – в случае продолжения расследования).

По листкам нетрудоспособности, являющихся продолжением, следует предоставить копии предыдущих листков.

На заявлении в свободном поле рекомендуется указать размер районного коэффициента, применяемого к расчёту пособий!

При предоставлении сведений для назначения пособия по уходу за больным членом семьи, представляется уведомление, содержащее информацию о количестве календарных дней, оплаченных работнику по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным членом семьи, по рекомендованной форме. (

Форма уведомления).

При предоставлении сведений для назначения пособия по уходу за больным ребенком, предоставляется уведомление, содержащее информацию о количестве календарных дней, оплаченных работнику по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным ребенком, по рекомендованной форме. (Форма уведомления).

Пособие по беременности и родам и единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности:

а) заявление, образец;

б) оригинал заполненного листка нетрудоспособности на бумажном носителе или номер заполненного ЭЛН;

в) справка из медицинского учреждения о постановке на учет в ранние сроки беременности.

Единовременное пособие при рождении ребенка:

а)заявление, образец;

б) справка о рождении ребенка, выданная органами ЗАГСа (форма № 1(№ 2, 4)) – оригинал;

в) справка с места работы (службы, органа социальной защиты населения по месту жительства ребенка) другого родителя о том, что пособие не назначалось – оригинал;

г) для лиц, заменяющих родителей: копия решения об установлении над ребенком опеки (копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, копия договора о передаче ребенка на воспитание в приемную семью).

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком:

а) заявление, образец;

б) копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, заверенная работодателем;

в) справка с места работы (службы) отца (матери, обоих родителей) ребенка о том, что он (она, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия, а в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит) - справка из органов социальной защиты населения по месту жительства отца, матери ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком — для одного из родителей в соответствующих случаях, а также для лиц, фактически осуществляющих уход за ребенком вместо матери (отца, обоих родителей) ребенка — оригинал;

г) копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка, за которым осуществляется уход, заверенная работодателем;

д) копия свидетельства о рождении (документа об усыновлении, свидетельства о смерти) одного из предыдущих детей, заверенная работодателем; копия решения об установлении над ребенком опеки, заверенная работодателем.

Документы для назначения (или продолжения выплаты) пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет представляются один раз.

Уведомление о прекращении права застрахованного лица на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком в случаях: прекращения с ним трудовых отношений, начала (возобновления) его работы на условиях полного рабочего дня, смерти его ребенка и в иных случаях прекращения обстоятельств, наличие которых явилось основанием для назначения и выплаты соответствующего пособия, страхователь обязан направить в территориальный орган ФСС РФ в 3-дневный срок.

Рекомендуемые формы уведомлений:

Уведомление о прекращении трудового договора в период отпуска по уходу за ребенком;

Уведомление о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком.

Дополнительный отпуск застрахованному лицу (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством Российской Федерации) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно

а) заявление;

б) справку-расчет, образец;

в) приказ страхователя о представлении застрахованному лицу отпуска (копия, заверенная работодателем).

Возмещение страхователю (работодателю) расходов на выплату социального пособия на погребение:

а) заявление страхователя, образец;

б) справка о смерти, выданная органами ЗАГСа — оригинал.

Возмещение расходов страхователя на оплату 4 дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет:

а) заявление страхователя, образец;

б) копия приказа о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом (заверенная работодателем).

Возмещение стоимости гарантированного перечня услуг по погребению специализированной службе по вопросам похоронного дела:

а) заявление;

б) справка о смерти, выданная органами ЗАГСа — оригинал;

в) счет на оплату оказанных услуг — оригинал.

Возмещения расходов страхователя на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников:

а) заявление;

б) документы, подтверждающие произведенные расходы.

Перечень документов, необходимых для проведения проверки при возмещении

Документы необходимые для проведения проверки на возмещение средств

(данный перечень не является закрытым)

документы на проверку подбираются на сумм произведенных расходов за проверяемый период

Во всех случаях: Заявление с указанием суммы к возмещению

Сумма подлежащая возмещению равна сумме задолженности за отделением Фонда определяемая как сумма превышения произведенных расходов над начисленными страховыми взносами, по состоянию на отчетную дату

Обязательно предоставлять с заявлением на возмещение реестр расходов за проверяемый период

Пособие по временной нетрудоспособности

1. Копия листка нетрудоспособности (при наличии исправлений с 2 х сторон)

2. Расчет пособия по листку нетрудоспособности

3. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за расчетный и текущий период (при наличии: копии справок с предыдущих мест работы по форме приложения № 1к приказу Минздравсоцразвития России, 182н )

4. При изменении расчетного периода — копия заявления застрахованного лица

5. Копия табелей учёта рабочего времени за период нетрудоспособности (либо выписка из табеля)

6. Копия трудовой книжки. В случае совместительства: копия трудового договора + копия трудовой книжки с основного места работы

Пособие по беременности и родам

1. Копия листка нетрудоспособности (при наличии исправлений с 2 х сторон)

2. Расчет пособия по листку нетрудоспособности

3. Копия приказа на отпуск по беременности и родам

4. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за расчетный и текущий период (при наличии: копии справок с предыдущих мест работы по форме приложения № 1к приказу Минздравсоцразвития России, 182н )

5. При изменении расчетного периода — копия заявления застрахованного лица

6. Копия табелей учёта рабочего времени за расчетный период и период отпуска по беременности и родам (либо выписка из табеля)

7. Копия трудовой книжки. В случае совместительства: копия трудового договора + копия трудовой книжки с основного места работы

Единовременное пособие при рождении ребенка

1. Копия заявления о назначении пособия (на имя работодателя)

2. Копия справки о рождении из органов ЗАГСа (форма 24) + подлинник (подлежит возврату после сверки)

3. Копия справки от другого родителя с места работы (службы), либо из органа социальной защиты населения (для неработающих и учащихся) о том, что такое пособие не назначалось и не выплачивалось

4. Копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении либо выписка из решения органа опеки и попечительства об установлении над ребенком опеки (попечительства), в том числе по договору о приемной семье

5. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие за текущий период

6. Копия трудовой книжки

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет Первоначально

1. Копия заявления на выплату пособия (на имя работодателя)

2. Копия свидетельства о рождении ребенка, за которым осуществляется уход

3. Копия свидетельства о рождении (усыновлении,смерти) предыдущего ребенка (детей)

4. Копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

5. Копия справки от другого родителя с места работы (службы), либо из органа социальной защиты населения (для неработающих и учащихся) о том, что такое пособие не назначалось и не выплачивалось

6. Расчет пособия по уходу за ребенком

7. При изменении расчетного периода — копия заявления застрахованного лица

8. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за расчетный и текущий период (при наличии: копии справок с предыдущих мест работы по форме приложения № 1к приказу Минздравсоцразвития России, 182н )

9. Копия табелей учета рабочего времени за весь расчетный период и времени нахождения в отпуске по уходу за ребенком (или выписка из табеля)

10. Копия трудовой книжки

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет Повторно

1. Расчет пособия

2. Копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

3. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие за текущий период

4. Копия табеля учета рабочего времени за месяцы нахождения в отпуске (квартал)

Единовременное пособие женщинам вставшим на учет в мед.уч. в ранние сроки беременности

1. Копия справки о постановке на учет (если предоставлена не вместе с больничным, то копию листка нетрудоспособности по беременности и родам)+оригинал справки (подлежит возврату после сверки)

2. Ведомости по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за текущий период

Пособие на погребение

1. Копия заявления о назначении пособия (на имя работодателя)

2. Копия справки о смерти из органов ЗАГСа + оригинал справки (подлежит возврату после сверки)

4. Копия трудовой книжки. В случае смерти несовершеннолетнего: документ, подтверждающий родство

Дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами + страховые взносы в государственные внебюджетные фонды

1. Копия заявления о предоставлении дополнительных выходных дней

2. Копия приказа о предоставлении дополнительных выходных дней

3. Копия справки, подтверждающей факт установления инвалидности, выданная бюро МСЭ

4. Копия документа, подтверждающего место жительства (пребывания, фактического проживания) ребенка-инвалида

5. Копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка.

6. Копия справки с места работы второго родителя о том, что им в этом же календарном месяце дополнительные выходные дни не использованы (использованы частично). В случае если он не состоит в трудовых отношениях (либо является лицом, самостоятельно обеспечивающим себя работой) — документ подтверждающий этот факт

7. Копия табелей учета рабочего времени за весь расчетный период и месяца использования вых. дней

8. Расчет среднего заработка и суммы оплаты за выходные дни по уходу за ребенком

9. Бухгалтерский регистр по начислению заработной платы или лицевая карточка лица, которому начисляется пособие, за расчетный и текущий период

10. Карточка индивидуального учета начисленных сумм и страховых взносов за текущий год

11. Копия трудовой книжки

Копии документов представляются заверенными надлежащим образом

Наименование страхователя должно соответствовать наименованию (аббревиатуре) указанному в печати и при регистрации в Налоговом органе

Заявление на возмещение средств подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью страхователя

При наличии картотеки 2 на расчетном счете (счетам) предоставлять справку банка

В случае предоставления заявления на возмещение средств доверенным лицом требуется документ подтверждающий его полномочия (доверенность)

Документы принимаются в каб. 214

с 9-00 до 12-45

Тел. 218-075.

образец заявления расположен на сайте: www.r41.fss.ru (Информация для страхователей: образцы документов (разное): типовой образец заявления о выделении средств)

Скачать(pdf, 239kb)

Начисление и расчет больничных в 1С Бухгалтерия 8.3 по шагам

Программа «1С:Бухгалтерия 8.3» редакции 3.0 позволяет бухгалтеру начислять пособие сотрудникам по временной нетрудоспособности, которое мы обычно называем «больничным». В этой инструкции мы по шагам рассмотрим как правильно его провести, начислить и рассчитать.

Настройка программы

Предварительно в настройках параметрах учета программы 1С 8.3 (см. Главное / Настройки/ Параметры учета) необходимо включить возможность учета отпусков, больничных и исполнительных документов.

Теперь в журнале начислений – там же, где создаются документы по ежемесячному начислению зарплаты, можно создать документ «Больничный лист».

Создание нового больничного листа в 1С 8.3 Бухгалтерия

В шапке документа следует выбрать месяц начисления, дату регистрации, работника.

На вкладке «Главное» указывают:

Номер листка нетрудоспособности.
Если данный больничный лист — продолжение предыдущего, ставится соответствующая отметка и по ссылке выбирается нужный документ.
Причина нетрудоспособности. Выбирается из предложенного программой списка – заболевание или травма; отпуск по беременности и родам или др.
Срок освобождения от работы. Даты указываются согласно больничному листку.
Если в больничном листке есть запись о нарушении режима, в данном документе программы следует указать дату снижения пособия.
Процент оплаты. По умолчанию программа устанавливает 60,00. При необходимости процент можно изменить.
Суммы начисленного пособия и среднего заработка. Они уже рассчитаны и заполнены на основании имеющихся в программе данных о заработке сотрудника в предыдущие два года. Согласно действующему законодательству, если причиной больничного было выбрано заболевание или травма работника (кроме травм на производстве), оплату первых трех дней нетрудоспособности программа начисляет за счет работодателя, а остальных дней – за счет Фонда социального страхования.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если данные о заработке в программе отсутствуют, пособие автоматически рассчитывается «по минималке». При необходимости доходы сотрудника за предыдущие годы можно указать вручную, для этого следует перейти по ссылке «Изменить» (рядом с суммой среднего заработка).

В открывшейся форме мы видим поля для ввода ежемесячного заработка за два предыдущих календарных года. Эти суммы бухгалтер может заполнить как на основании собственных данных (если сотрудник в это время работал в организации, но еще не было учета в 1С), так и на основании предоставленной справки о заработке у предыдущего работодателя. Программа 1С Бухгалтерия автоматически рассчитает сумму среднего дневного заработка, которая будет перенесена в больничный лист по нажатию «ОК».

На вкладке «Дополнительно» больничного листа должен быть указан вид ограничения пособия. По умолчанию установлено ограничение предельной величиной базы для начисления страховых взносов, также доступны варианты «в размере ММОТ» или по максимальному размеру ежемесячной страховой выплаты.

Здесь же при необходимости можно указать районный коэффициент (в формате 1,ХХ) и применяемые льготы.

На вкладке «Начисления» отражены начисления, их результат и период. Суммы доступны для ручного изменения, в этом случае отредактированный результат отобразится на вкладке «Главное».

При проведении «Больничный лист» выполняет движения по счетам бухучета, или проводки. Сумму пособия за счет работодателя программа относит на тот же бухгалтерский счет, что и зарплату данного сотрудника (согласно имеющимся настройкам), в корреспонденции с кредитом сч. 70. Сумма пособия за счет ФСС отнесена в дебет счета 69.01 «Расчеты по социальному страхованию».

Отражение больничного в начислении зарплаты

По окончании месяца в 1С необходимо будет ввести документ начисления зарплаты. При его автоматическом заполнении в графе «Отпуска/…» появится общая сумма начисленного пособия. Этот же документ рассчитает и начислит НДФЛ сразу на зарплату и пособие (если последнее облагается НДФЛ).

В расчетном листке сотрудника (см. Зарплата и кадры/ Зарплата/ Отчеты по зарплате) будет отражен больничный за счет работодателя и за счет ФСС.

Смотрите также наше видео по начислению больничных в 1С 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Прямые выплаты

О проекте «ПРЯМЫЕ ВЫПЛАТЫ»

Нормативно-правовые акты

Информационно-разъяснительные материалы

Информационные видеоматериалы

Телефоны «горячей линии»

С 1 июля 2020 года Волгоградская область переходит на прямые выплаты

Это значит, что страховое обеспечение – пособия работающим гражданам — с этого момента будет выплачивать не работодатель, а непосредственно Волгоградское региональное отделение Фонда социального страхования на лицевой счет каждого работника.

Прямые выплаты предполагают получение работающими гражданами напрямую от Фонда следующих видов пособий:

1. Пособия по временной нетрудоспособности (в том числе в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием).

2. Пособия по беременности и родам.

3. Единовременного пособия при рождении ребенка.

4. Единовременного пособия при постановке на учет в ранние сроки беременности.

5. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им 1,5 лет.

6. Оплату дополнительного отпуска пострадавшему на производстве.

Пособие на погребение и четыре дополнительных выходных дня по уходу за ребенком-инвалидом выплачивает работодатель, а затем обращается в Фонд за возмещением.

Обязательства по назначению, исчислению и выплате пособий с 1 июля 2020 года в Волгоградской области возлагаются непосредственно на Волгоградское региональное отделение Фонда социального страхования. Это удобно для всех сторон участников процесса:

Для работников:

· гарантируется правильный расчет пособий и их выплата в установленные сроки,

· независимость от финансового состояния работодателя,

· предотвращение конфликтных ситуаций с работодателем.

Для работодателей главными преимуществами станет возможность не извлекать средства на выплату пособий из оборота, тем самым обеспечивая финансовую устойчивость организации.

«Прямые выплаты»:

— сократят количество проверок работодателя,

— упростят отчетность, ежеквартально предоставляемую в ФСС,

— сведут к минимуму участие в обеспечении страховыми выплатами работников.

«Прямые выплаты» обеспечивают прозрачность выплат и страховое обеспечение без посредников, эффективное выявление попыток страхового мошенничества и пресечение выплат по фальшивым бланкам листков нетрудоспособности.

Отделение Фонда будет вести персонифицированный учет работников, а, следовательно, обеспечит контроль за обоснованностью назначения и правильного расчета пособия.

Схема взаимодействия между работником, работодателем и Фондом значительно упрощается. Работник подает своему работодателю заявление, документы, подтверждающие право на получение пособия, а также реквизиты лицевого счета. В течение 5 дней работодатель передает документы в территориальный орган Фонда социального страхования. Фонд проверяет документы, назначает и перечисляет пособие работнику в течение 10 дней. В случае, если Фонд выявляет ошибки в документах, он направляет протокол ошибок работодателю. После их исправлений, работодатель снова подает документы в Фонд.

Обращаем внимание! Если у работодателя в штате более 25 сотрудников, то он должен не позднее 5 календарных дней со дня представления работником документов, представить реестр сведений в электронном виде, заверенный цифровой подписью, в отделение Фонда.

Если у работодателя в штате менее 25 сотрудников, то он должен не позднее 5 календарных дней со дня представления работником документов представить в отделение Фонда поступившие к нему документы по описи (лично, по почте или в электронном виде, заверенный цифровой подписью).

Проверить правильность начисления пособий и время их получения можно через Личные кабинеты страхователя и застрахованного.

Активное внедрение электронного листка нетрудоспособности сегодня это первая ступень для легкого перехода на систему прямых выплат завтра.

«Прямые выплаты» – это быстро, современно и надежно!

PRO начисление по больничному листу в программе «Бухгалтерия 8 для Казахстана»

Полезно!

Вопросы методологического характера, касающиеся условий выплаты и размеров пособий по временной нетрудоспособности, описаны в статье Больничный лист.

В конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» все начисления организации, которые относятся к основным и дополнительным видам начислений, находятся в плане видов расчета Начисления организаций. Виды расчета могут быть предопределенными, т.е. заданными на этапе конфигурирования или же произвольными, которые пользователь задает самостоятельно.

Одним из предопределенных видов начисления организации является Оплата больничных листов.

В карточке вида начисления Оплата больничных листов на закладке Расчеты задается способ расчета пособия по временной нетрудоспособности. Для вида начисления Оплата больничных листов способ расчета указан — по среднему заработку для больничных.

На закладке Прочее указывается база для расчета больничного листа, т.е. основные плановые начисления сотрудника (например, оклад по дням, оклад по часам, часовая ставка и т.д.).

Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается документом Начисление зарплаты сотрудникам организации, который доступен в разделе Зарплата.

При создании документа Начисление зарплаты сотрудникам организации в «шапке» документа указывается месяц начисления, вид расчета Оплата больничных листов.

Далее в табличной части документа указывается сотрудник, которому производится начисление и вид расчета.

Сумма пособия по временной нетрудоспособности рассчитывается по кнопке Рассчитать – Рассчитать больничный лист. При выборе данной команды открывается окно обработки Расчет больничного листа, в котором автоматически указываются вид расчета и сотрудник, на основании данных в документе начисления.

В поле Период верхней части окна обработки указывается период временной нетрудоспособности, в соответствии с периодом, указанном в листе временной нетрудоспособности.

При необходимости ограничения пособия за месяц отмечается поле Ограничивать размер пособия за месяц. В этом случае, независимо от базы расчета (среднего заработка), в качестве суммы начисления выступит только сумма не более максимального предела (15 МРП). Данное ограничение будет применено при условии, если рассчитанная сумма пособия будет больше установленного ограничения.

Пример

Сумма среднего заработка сотрудника Асманова А.В. составила 660 000 тенге. Больничный лист сотруднику предоставлен за период с 1 ноября по 14 ноября 2016 года. Сумма пособия по больничному листу рассчитанная по среднему заработку равна 32 353 тенге.

Так как в окне обработки Расчет больничного листа был установлен признак ограничения размера пособия, то сумма подлежащая начислению не превысит предела 15 МРП и будет равна 31 815 тенге.

По кнопке Рассчитать автоматически рассчитываются и заполняются табличные части Начисления и Средний заработок.

В табличной части Начисления графы Дни, Часы, Дата окончания заполняются автоматически на основании сведений, введенных в поле Период верхней части формы расчета.

В графе Результат отражается размер пособия, рассчитанного по среднедневному или среднечасовому заработку на основании сведений табличной части Средний заработок.

В табличной части Средний заработок отображаются сведения о начисленных суммах дохода сотрудника за последние 12 месяцев периода, предшествующего начислению больничного листа.

Если в учетной системе отсутствуют сведения за 12 месяцев, то пользователю необходимо «вручную» ввести данные. Затем по кнопке Рассчитать – Рассчитать начисления будут автоматически рассчитаны все табличные части.

Перенести результат начисленного пособия из окна обработки Расчет больничного листа в документ Начисление зарплаты сотрудникам организации можно по кнопке Перенести в документ.

При расчете основных начислений пользователю необходимо учитывать дни нахождения сотрудника на больничном и вручную скорректировать отработанное время.

Для выплачиваемого пособия необходимо произвести расчет налогов, взносов и начислений, в соответствии с требованиями Налогового Кодекса РК.

Что работодатели Нью-Йорка должны знать об отпуске по болезни: часто задаваемые вопросы о приближающемся новом законе штата

С приближением 1 января 2021 года работодателям Нью-Йорка пора подготовиться к соблюдению нового закона об отпусках по болезни в масштабе штата. Работодатели Нью-Йорка сталкиваются с вопросами, связанными с законом Нью-Йорка об оплачиваемых отпусках по болезни (NYPSL) с момента принятия этого закона в апреле. До сих пор руководство штата было ограниченным и представлено в виде веб-сайта по отпускам по болезни штата Нью-Йорк и предлагаемых правил, выпущенных 2 декабря 2020 года.Хотя руководство оставляет без ответа многие важные вопросы, мы собрали часто задаваемые вопросы работодателей о NYPSL, чтобы помочь вам подготовиться к внедрению.

Краткое изложение требований к оплачиваемым отпускам по болезни в Нью-Йорке

Таким образом, закон NYPSL требует, чтобы работодатели Нью-Йорка предоставляли сотрудникам отпуск по болезни с 1 января 2021 года. Уровень обязательств зависит от размера, а в некоторых случаях и от доходов работодателей:

Размер работодателя	Сумма отпуска
4 или менее сотрудников; чистая прибыль $ 1 млн или меньше	40 часов из неоплачиваемых больничных
4 или менее сотрудников; чистая прибыль более 1 миллиона долларов США	40 часов оплачиваемого отпуска по болезни
5-99 сотрудников	40 часов оплачиваемого отпуска по болезни
100 и более сотрудников	56 часов оплачиваемого отпуска по болезни

Отпуск по болезни должен начисляться из расчета не менее одного часа на каждые 30 отработанных часов, и работодатели были обязаны начать начисление с 30 сентября 2020 года.Сотрудники могут использовать отпуск по болезни для себя или при предоставлении ухода или помощи члену семьи, а также для безопасного отпуска, когда необходимость в отпуске связана с определенными причинами, связанными с тем, что сотрудник или член семьи сотрудника стали жертвой домашнего насилия. Полная информация о NYPSL представлена в нашем предыдущем предупреждении.

Часто задаваемые вопросы

Вот наиболее часто задаваемые вопросы, которые мы получили от работодателей в ожидании скорого вступления в силу нового закона.

Определение размера работодателя

Q: Как наша компания определяет размер работодателя для целей NYPSL?

A: Предлагаемые правила содержат указания по определению размера работодателя. Для подсчета количества сотрудников работодатель должен использовать календарный год с 1 января по 31 декабря. Количество сотрудников определяется путем подсчета наибольшего общего количества сотрудников, одновременно занятых на работе в любой момент в течение календарного года до настоящего времени.Если работодатель увеличивает количество сотрудников так, что оно переходит в новый порог необходимого отпуска, работодатель должен перспективно увеличить размер отпуска. Однако, если работодатель сокращает количество сотрудников, работодатель не может уменьшить количество отпусков, предоставляемых работникам, до следующего календарного года.

Учитываются работники, находящиеся в любом оплачиваемом или неоплачиваемом отпуске, если работодатель имеет разумные основания полагать, что работник позже вернется к активной работе.

Q: У нас есть сотрудники, которые работают как в Нью-Йорке, так и за его пределами. Включаем ли мы сотрудников из других штатов при определении размера работодателя?

A: Штат не рассматривал этот вопрос напрямую, но неофициальные инструкции штата предполагают, что работодателям нужно только считать сотрудников Нью-Йорка.

Q: У нас есть несколько офисов в штате Нью-Йорк. Считаем ли мы каждую локацию отдельно?

А: Нет.Чтобы определить количество сотрудников в этом сценарии, компания должна подсчитать общее количество сотрудников во всех местах в Нью-Йорке.

Право на отпуск

Q: Мы — компания из Нью-Йорка, но у нас есть сотрудники, которые работают за пределами штата. Имеют ли эти сотрудники право на участие в программе NYPSL?

A: Нет. Право на участие в программе NYPSL имеют только сотрудники, которые физически работают в штате Нью-Йорк.

Начисление отпуска

Q: Как мы рассчитываем начисления для наемных сотрудников, например сотрудников, подпадающих под действие льгот для белых воротничков?

A: Руководство штата указывает, что для сотрудников, получающих оплату любым способом, кроме почасовой, накопление отпуска по болезни измеряется фактической продолжительностью времени, затрачиваемой на выполнение работы, включая наемных сотрудников. Таким образом, если работодатель использует метод начисления, он должен отслеживать часы работы этих сотрудников, чтобы гарантировать, что начисление соответствует закону.Мы ожидаем дальнейших указаний от штата, чтобы узнать, разрешено ли работодателям основывать начисления для освобожденных от налогообложения сотрудников на основе 40-часовой рабочей недели, как это разрешено работодателям Нью-Йорка в соответствии с Законом Нью-Йорка о безопасном заработке и больничном времени.

Использование отпуска

Q: Можем ли мы установить период ожидания на возможность сотрудника использовать пособие по болезни в начале работы сотрудника?

A: Нет. Независимо от того, использует ли работодатель метод начисления или предварительной загрузки (обсуждается ниже), работодатель не может устанавливать период ожидания для сотрудника.Сотрудники могут использовать доступные им пособия по болезни сразу же с помощью метода предварительной загрузки или по мере накопления времени по болезни с помощью метода начисления.

Q: Сколько уведомлений сотрудник должен уведомить перед использованием отпуска?

A: В соответствии с NYPSL нет требований к конкретному уведомлению или сроку. Сотруднику просто необходимо сделать устный или письменный запрос перед использованием отпуска. В законе не проводится различие между уведомлением о предсказуемом и непредвиденном использовании отпуска, поэтому неясно, может ли работодатель потребовать заблаговременное уведомление определенной суммы, даже если необходимость в отпуске предсказуема.Надеюсь, этот вопрос будет рассмотрен в будущих руководствах.

Q: Можем ли мы потребовать от сотрудника работать удаленно вместо того, чтобы брать отпуск по болезни?

A: Нет. Работодатель не может требовать, чтобы работник работал удаленно, вместо того, чтобы брать отпуск по болезни, но работодатель может предложить работнику возможность работать из дома, если они могут это сделать. Если сотрудник добровольно соглашается работать удаленно, его банк отпуска по болезни не будет взимать плату за время отсутствия на рабочем месте.

Q: Можем ли мы потребовать от сотрудника предоставить справку врача при сдаче NYPSL?

A: Предлагаемые правила регулируют обстоятельства, при которых работодатель может запросить документацию о необходимости отпуска, и какие документы могут потребоваться. Работодатель может потребовать документацию или подтверждение только в том случае, если отпуск по болезни длится три или более рабочих дня по расписанию. Единственная документация, которую может получить работодатель, — это справка от лицензированного поставщика медицинских услуг, подтверждающая наличие необходимости в отпуске по болезни, размер необходимого отпуска и дату, когда сотрудник может вернуться на работу, или справка сотрудника о своем право на отпуск.Такая документация не может раскрывать какую-либо конфиденциальную информацию, такую как характер заболевания, его прогноз, лечение или подробности, связанные с инцидентом домашнего насилия. Наконец, работодатель не может требовать от работника оплаты каких-либо расходов или сборов, связанных с получением медицинского или другого подтверждения права на использование отпуска по болезни.

В: Может ли работодатель потребовать от работника использовать отпуск по болезни в случае отсутствия из-за COVID-19?

А: Нет.Закон штата предусматривает отпуск, связанный с COVID-19, и работодатель не может заставить сотрудника использовать накопленные, но неиспользованные пособия по болезни вместо пособий, связанных с COVID.

Политики

В. Мы уже предоставляем отпуск по болезни / отпуск / оплачиваемый отпуск, который соответствует или превышает 40 или 56 часов отпуска по болезни, требуемых в соответствии с этим законом. Требуется ли дополнительный отпуск?

A: Работодатель не обязан предоставлять сотрудникам дополнительный отпуск по болезни, если работодатель принял политику отпусков по болезни или другую политику отпусков, которая предоставляет сотрудникам количество отпусков, которое соответствует или превышает требования закона и удовлетворяет требованиям начисления. , переходящие требования и требования к использованию.Вам нужно будет пересмотреть свою существующую политику, чтобы убедиться, что она соответствует всем аспектам NYPSL.

Q: У нас есть политика PTO, в которой не выделяются отпуска по болезни. Этого достаточно?

A: Да, при условии, что он соответствует или превышает 40- или 56-часовой отпуск, а также соответствует требованиям NYPSL. Время по болезни не нужно отделять от другого оплачиваемого отпуска.

Вопрос: Может ли работодатель иметь разные правила отпусков для разных категорий сотрудников ( e.грамм. неполный рабочий день или полный рабочий день, освобожденный или не освобожденный, временный или постоянный)?

А: Да. Пока каждая политика соответствует минимальным требованиям NYPSL, работодатели могут иметь разные политики для разных категорий сотрудников.

Q: У нас есть неограниченное количество PTO. Соответствует ли это требованиям NYPSL?

A: Да, это будет соответствовать требованиям NYPSL, потому что предприятие будет предоставлять более щедрый отпуск, чем требуется по закону.Вы должны четко указать в своей политике, что неограниченный PTO может использоваться по всем причинам, разрешенным NYPSL, и подтвердить, что политика во всех отношениях соответствует требованиям законодательства.

Отпуск с предварительной загрузкой

В. Мы не хотим отслеживать начисление отпусков по болезни. Есть ли другой метод, который мы можем использовать?

A: В качестве альтернативы начислению отпуска по болезни работодатель может предоставить сотрудникам полную сумму отпуска по болезни в начале календарного года.Это называется «предварительной загрузкой» отпуска. Если работодатель заблаговременно загружает отпуск по болезни, он не может впоследствии отменить или сократить отпуск, если, например, работник работает меньше часов, чем предполагалось изначально.

Q: Если мы заблаговременно загрузим отпуск по болезни в начале года, сможем ли мы пропорционально рассчитать отпуск для нового сотрудника в течение года?

A: Да, работодатель может заранее назначить пропорциональную сумму отпуска по болезни для нового сотрудника, исходя из количества отпуска по болезни, которое сотрудник, как ожидается, накопит, исходя из количества часов, которые он, как ожидается, будет работать, с использованием нормы начисления один час больничного листа на каждые 30 отработанных часов.Однако, если вы загружаете меньше, чем полный отпуск, вы все равно должны отслеживать отработанное сотрудником часы и накопление отпуска по болезни, потому что сотрудник может работать больше, чем предполагалось, и в этом случае он будет иметь право на дополнительный отпуск по болезни.

Q: А как насчет сотрудников, работающих неполный рабочий день? Должны ли мы заранее загружать неполный рабочий день сотрудников с полным отпуском?

A: Точно так же работодатель может заранее назначить пропорциональную сумму отпуска по болезни сотрудникам, работающим неполный рабочий день, в зависимости от количества часов, которые, как ожидается, сотрудник будет работать.Работодатель должен продолжать отслеживать отработанное сотрудником время и количество отпусков по болезни, а также предоставлять любые дополнительные отпуска по болезни, если сотрудник работает больше, чем первоначально предполагалось.

В: Если мы начнем загружать всю сумму отпуска по болезни, должны ли мы переносить накопленные, но неиспользованные пособия по болезни на следующий год?

A: Пока неофициальное руководство, предоставленное государством, заключается в том, что даже работодатели, которые заблаговременно загружают полную сумму отпуска по болезни, должны разрешить перенос накопленного неиспользованного отпуска, но что работодатель может ограничить количество отпусков по болезни, которые работник может использовать в любой календарный год до 40 или 56 часов (в зависимости от размера работодателя).Таким образом, с практической точки зрения требование о переходящем остатке, скорее всего, мало повлияет на работодателя, использующего метод предварительной загрузки.

Прекращение действия

В: Обязаны ли мы платить сотруднику за неиспользованный отпуск по окончании его работы?

A: Нет. Работодатели не обязаны платить сотрудникам за неиспользованный отпуск по болезни при увольнении. Если ваша политика или практика не предусматривает выплату неиспользованного отпуска при увольнении, работодатель должен четко указать в политике, что сотрудники не будут иметь права на получение оплаты за неиспользованный отпуск по окончании трудовых отношений.

Другие законы об отпуске

В. Мы являемся работодателем Нью-Йорка и уже предоставляем отпуск по болезни в соответствии с Законом Нью-Йорка о безопасном заработке и времени по болезни. Обязаны ли мы предоставлять дополнительный отпуск в соответствии с NYPSL?

A: NYPSL не отменяет Закон Нью-Йорка о заработанном безопасном и больничном времени (ESSTA), и оба закона остаются в силе. Но работодатели не обязаны иметь отдельные банки отпусков или предоставлять более 40 или 56 часов отпуска — один банк отпусков может соответствовать обоим законам.В закон Нью-Йорка недавно были внесены поправки, чтобы привести некоторые аспекты закона ESSTA в соответствие с NYPSL, включая размер необходимого отпуска. Всякий раз, когда ESSTA предоставляет вашим работникам более широкие положения или большие льготы, чем NYPSL, вы должны соблюдать более щедрые требования.

Вопрос: А как насчет законов об отпусках по болезни и безопасных отпусках округа Вестчестер?

A: Закон об отпусках по болезни округа Вестчестер был отменен NYPSL. NYPSL теперь регулирует использование отпуска по болезни в округе Вестчестер.Тем не менее, Закон о безопасном отпуске в округе Вестчестер не был отменен NYPSL, поэтому покрытые работодатели должны продолжать соблюдать обязательства этого закона.

Вопрос: Можем ли мы потребовать от наших сотрудников использовать NYPSL во время оплачиваемого семейного отпуска (PFL) в Нью-Йорке?

A: Работодатель не может требовать от работника использовать NYPSL во время PFL. Если вы разрешите это, сотрудники могут выбрать использование NYPSL во время PFL, что позволит сотруднику получать свою полную зарплату за любой отпуск PFL, используемый одновременно с NYPSL.Сотрудник не может получать больше своей полной заработной платы при получении PFL-пособий.

Что работодатели должны делать дальше

Несмотря на то, что многие ключевые вопросы остаются, вы должны быть готовы позволить сотрудникам начать использовать NYPSL в новом году. Вы должны ознакомиться с текущими правилами вашей компании в отношении отпусков и обеспечить соблюдение закона. Кроме того, вам следует продолжать следить за развитием событий, чтобы гарантировать соответствие любым будущим руководящим указаниям или постановлениям штата.

Мы продолжим следить за развитием событий, влияющих на работодателей Нью-Йорка, поэтому убедитесь, что вы подписаны на систему оповещений Fisher Phillips, чтобы собирать самую свежую информацию. Если у вас есть вопросы, обращайтесь к своему юристу Fisher Phillips или любому юристу в нашем офисе в Нью-Йорке.

В этом официальном уведомлении содержится обзор закона конкретного штата. Он не предназначен и не должен рассматриваться как юридическая консультация по какой-либо конкретной фактической ситуации.

Штат Нью-Йорк, городские инструкции по выпуску новых требований к оплачиваемым отпускам по болезни | Morgan Lewis

Штаты Нью-Йорк и город Нью-Йорк недавно выпустили руководство и документацию по Закону штата Нью-Йорк об оплачиваемых отпусках по болезни (Закон штата о отпусках по болезни) и внес поправки в Закон Нью-Йорка о безопасных заработках и времени по болезни (отпуск по болезни Нью-Йорка). Закон) соответственно. И Государственный закон об отпуске по болезни, и Закон о городском отпуске по болезни вступили в силу 30 сентября 2020 года с ключевыми положениями, включая возможность использовать увеличенные суммы отпусков, начиная с 1 января 2021 года.

Закон об отпуске по болезни

Штат Нью-Йорк опубликовал обзор юридических требований и руководство в форме Часто задаваемые вопросы . В этих материалах, как правило, повторяется текст Закона о государственном отпуске по болезни со следующими дополнительными указаниями:

Страхование, право на отпуск по болезни и начисление государственного отпуска по болезни

На всех работодателей из частного сектора, имеющих сотрудников в штате Нью-Йорк, распространяется Закон штата об отпусках по болезни.
Сотрудникам начисляется отпуск по болезни только после 30 часов работы, и сотрудники подпадают под действие Закона штата о отпусках по болезни «только в те часы, когда они физически работают в штате Нью-Йорк, даже если работодатель физически находится за пределами штата Нью-Йорк». Другими словами, обязательства работодателя в соответствии с Законом штата об отпусках по болезни начинаются только после того, как сотрудник отработал 30 часов в штате Нью-Йорк в календарном году. Более того, как и в случае с отпуском по болезни Нью-Йорка, местонахождение сотрудника является важным запросом для целей отслеживания права сотрудника на отпуск по болезни.
Чтобы определить количество сотрудников, имеющихся у работодателя, и, следовательно, объем отпуска по болезни, который он должен предложить, работодатель должен «подсчитать общее количество сотрудников во всех регионах» в течение 12-месячного периода с 1 января по 31 декабря. , а не указывает, должен ли работодатель учитывать только сотрудников, находящихся в штате Нью-Йорк.
Работодатель может установить любой 12-месячный период в качестве календарного года для целей расчета использования и начисления отпуска по болезни.
Для сотрудников, не пользующихся льготами, получающих оплату не почасово (например, частные лица, выплачивающие комиссионные сдельно или по фиксированной ставке), накопление отпуска по болезни измеряется фактическим временем, затраченным на выполнение работы.
Как и в случае с Законом г. Нью-Йорка об отпусках по болезни, работодатель может заблаговременно оплатить отпуск по болезни, предоставив работнику ежегодный отпуск по болезни в первый день календарного года, установленного работодателем. Если работодатель заблаговременно загружает больничный лист, он не может сократить его на основе количества часов отпуска по болезни, которые фактически накопились бы у работника, если бы работодатель не загрузил больничный лист заранее.
Точно так же работодатель может заблаговременно загрузить отпуск по болезни для сотрудников, занятых неполный рабочий день, рассчитав их ожидаемое количество рабочих часов в год и предварительно загрузив один час отпуска на каждые ожидаемые 30 отработанных часов; однако работодатель, выполняющий такую работу, должен отслеживать годовое количество отработанных часов сотрудником и накопление отпуска по болезни в случае, если он проработал больше, чем предполагалось.

Предоставление и использование отпуска по болезни

Не существует определенного требования о заблаговременном уведомлении сотрудника об использовании отпуска по болезни, но сотрудник должен запросить использование отпуска по болезни в устной или письменной форме.
Отпуск по болезни, предоставляемый в соответствии с Законом штата об отпусках по болезни, является отдельным от некоторых других отпусков, таких как оплачиваемый отпуск по болезни штата Нью-Йорк в связи с COVID-19 ( Прочтите наш LawFlash для получения дополнительной информации об этом отпуске) и отпуск по Закону о семье в штате Нью-Йорк. .
Тяжелая утрата не является допустимым использованием отпуска по болезни.
Сотрудникам должен быть оплачен отпуск по болезни в соответствии с их обычной ставкой заработной платы, а работникам, получающим более одной ставки заработной платы, должна выплачиваться оплата по средневзвешенной ставке их заработной платы.Больничный лист не требует сверхурочных.
Работодателям, которые заблаговременно оплачивают весь отпуск по болезни, не нужно переносить неиспользованный отпуск по болезни в конце года, и, поскольку работодатель гарантирует сотрудникам весь требуемый по закону больничный лист в начале следующего года, любое неиспользованное время может быть конфискованным без выплаты заработной платы по окончании года.
Если работодатель не забронирует полную сумму отпуска по болезни, накопленный и неиспользованный отпуск по болезни должен быть перенесен на следующий календарный год.Работодатели могут ограничить количество отпусков по болезни, которые работник может взять в год, до 56 часов для работодателей со 100 или более сотрудниками и 40 часов для работодателей с 99 или менее сотрудниками.
Работодатели не обязаны оплачивать работникам неиспользованный отпуск по болезни по окончании трудовых отношений. Сезонным работникам, «которые поддерживают постоянные трудовые отношения со своим работодателем», должно быть разрешено вести накопление в период перерывов в работе.

Взаимодействие с другими законами об отпуске и коллективными договорами

Для сотрудников, базирующихся в городе Нью-Йорк, отпуск по болезни штата и отпуск по болезни Нью-Йорка могут быть предоставлены из одного «ведра» отпуска, и все время по болезни в соответствии с обоими законами может протекать одновременно, так что сотрудники не получают права на отдельные отпуска в соответствии с этими законы.
Округ Вестчестер и город Нью-Йорк могут продолжать применять свои законы об оплачиваемых отпусках по болезни (например, Закон о отпусках по болезни Нью-Йорка), хотя большинство положений законов округа Вестчестер об отпусках по болезни и о безопасных отпусках теряют силу после того, как Закон штата об отпусках по болезни полностью вступит в силу. 1 января 2021 г.
Работодатель не обязан разрешать сотруднику брать отпуск по болезни одновременно с оплачиваемым семейным отпуском в штате Нью-Йорк, но может разрешить сотрудникам использовать эти отпуска одновременно. Сотрудники могут потребовать одновременного использования этих отпусков, чтобы получить полную заработную плату за весь отпуск или его часть.
Коллективные договоры, заключенные 30 сентября 2020 г.или после этой даты, могут предусматривать альтернативный отпуск по болезни при условии, что они прямо ссылаются на Закон штата о отпуске по болезни (кодифицированный в разделе 196-b Закона о труде Нью-Йорка) и конкретно определяют сопоставимые льготы, предлагаемые работодатель.

ИЗМЕНЕННЫЙ ЗАКОН Нью-Йорка об отпуске по болезни

Нью-Йорк опубликовал обновленное Уведомление о правах сотрудников (на английском языке и испанском ). Обновленное Уведомление о правах сотрудников должно быть вывешено на рабочем месте и распространено среди сотрудников, у которых у работодателя 100 или более сотрудников, а также среди домашних работников до 1 января 2021 года.В обновленном Уведомлении о правах сотрудников содержится уведомление о том, что с 1 января 20201 работодатели со 100 или более сотрудниками в г. Нью-Йорке должны предоставлять 56 часов отпуска по болезни в календарный год (вместо 40 часов). В противном случае обновленное Уведомление о правах сотрудников повторяет положения Закона Нью-Йорка об отпусках по болезни.

Нью-Йорк также опубликовал руководство в виде обновленных часто задаваемых вопросов. В руководстве обычно повторяется текст Закона Нью-Йорка об отпусках по болезни со следующим дополнительным контекстом в отношении измененных положений:

Чтобы определить количество сотрудников, имеющихся у работодателя, и, следовательно, размер отпуска по болезни, который он должен предложить, работодатель должен «подсчитать всех сотрудников, которые работают за заработную плату на постоянной, неполной, сезонной или временной основе.В руководстве также говорится, что «общее количество сотрудников должно включать сотрудников во всех местах в Нью-Йорке, если в нескольких местах в совокупности работает не менее пяти сотрудников».
На сотрудников распространяется Закон Нью-Йорка об отпусках по болезни, если они работают в городе Нью-Йорк, независимо от того, где они живут и где находится работодатель. Как и в случае с Законом штата об оплачиваемых отпусках по болезни, работодатели должны отслеживать начисление на основе «часов, которые работник проводит, работая в Нью-Йорке.«На сотрудников, выполняющих работу на дому, распространяется страховое покрытие в течение часов, в течение которых они физически работают в пределах Нью-Йорка, независимо от местонахождения работодателя.
Работодатели должны предоставить Уведомление о правах сотрудника сотруднику «после того, как этот сотрудник начинает выполнять работу для этого работодателя, физически находясь в Нью-Йорке».
Работодатели должны сообщать сотрудникам, «сколько безопасных отпусков и отпусков по болезни они накопили, использовали и имеют в наличии» в квитанциях о заработной плате или другой документации, предоставляемой сотрудникам в каждый платежный период.В руководстве не содержится какого-либо другого контекста или информации о том, как работодатели могут удовлетворить это требование. В противном случае город Нью-Йорк заявил, что «работодатели, которые не смогли ввести в действие требование о документации к 30 сентября 2020 года, но добросовестно работают над его внедрением, должны будут до 30 ноября 2020 года обеспечить соблюдение без штрафных санкций».
В той степени, в которой работодатель требует документацию о необходимости отпуска по болезни после того, как работник использовал более трех рабочих дней подряд отпуска по болезни, работодатель должен «возместить работникам плату, взимаемую поставщиками медицинских услуг за документацию об отпуске по болезни, которую запросил работодатель.”

АНАЛИЗ

Работодатели должны пересмотреть свою политику в отношении отпусков по болезни, чтобы обеспечить необходимую продолжительность отпуска, и удалить положения из прежних политик, которые больше не соответствуют этим законам, например, ранее допустимое требование о том, что сотрудники должны работать в течение 120 дней, прежде чем получить право на работу в Нью-Йорке. Городской больничный. Работодателям также следует рассмотреть возможность добавления формулировок в свои текущие правила отпусков по болезни, чтобы четко указать, что отпуск по болезни штата и отпуск по болезни Нью-Йорка действуют одновременно друг с другом и что сотрудники не имеют права на отдельные отпуска в соответствии с каждым законом.

Работодателям может также потребоваться скорректировать свою политику с учетом расширенных отпускных пособий, и им следует рассмотреть возможность принятия мер по выявлению и отслеживанию местонахождения сотрудников, работающих удаленно. Например, сотрудники, базирующиеся в другом месте, которые в настоящее время проживают в штате Нью-Йорк и / или в городе Нью-Йорк и работают удаленно во время пандемии COVID-19, должны рассматриваться как имеющие право на отпуск по болезни в соответствии с законодательством об отпусках, применимым к их месту нахождения. Работодатели также должны распространить обновленное Уведомление о правах сотрудников до 1 января 2021 года, если у них 100 или более сотрудников в Нью-Йорке.

Наконец, работодатели должны рассмотреть возможность внесения поправок в ведомости заработной платы или разработки дополнительных письменных уведомлений для сотрудников, в которых указывается количество отпусков по болезни и безопасных отпусков, накопленных и использованных сотрудником в течение периода оплаты труда, а также общий остаток отпусков по болезни и безопасных отпусков.

[Просмотр исходного кода.]

Закон штата Калифорния об оплачиваемых отпусках по болезни 2021

В соответствии с Законом Калифорнии о здоровой работе и здоровой семье (HWHFA) все сотрудники (полный рабочий день, неполный рабочий день и временные), работающие в Калифорнии у одного и того же работодателя не менее 30 дней в течение года после начала работы, имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни.

Ниже приведены основные требования, включенные в закон Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни для сотрудников:

Сотрудникам начисляется не менее одного часа оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 часов работы
Сотрудникам, освобожденным от сверхурочной работы, начисляется оплачиваемый отпуск по болезни из расчета 40-часовой рабочей недели
Новые сотрудники могут использовать накопленный оплачиваемый отпуск по болезни, начиная с 90-го дня работы
Сотрудники могут определить, сколько оплачиваемого отпуска по болезни им необходимо использовать, но работодатели могут установить разумные минимальные приращения (до двух часов) для использования этого отпуска
Работодатели не обязаны позволять сотрудникам набирать более 48 часов или шести дней общего оплачиваемого отпуска по болезни, если их право на получение и использование этого отпуска не ограничено незаконно

Чтобы узнать больше о законе Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни 2021, нажмите здесь!

Что работодатель должен знать о законах Калифорнии об отпусках по болезни?

Ниже приведен контрольный список того, что работодатели должны соблюдать новые и существующие требования к отпускам по болезни:

Предоставить как минимум 3 рабочих дня оплачиваемого отпуска по болезни для всех правомочных сотрудников в течение календарного года
Задокументируйте правила отпуска по болезни и поделитесь им с сотрудниками при приеме на работу
Регулярно рассчитывайте, отслеживайте и сообщайте о балансе оплачиваемого отпуска по болезни каждого сотрудника.Программное обеспечение для расчета рабочего времени Replicon легко выполняет свою работу по автоматическому расчету и регулярному сообщению о состоянии отпуска по болезни сотрудника их руководителям или руководителям
Информируйте сотрудников о количестве отпусков по болезни, доступных им, по электронной почте или с помощью программы расчета заработной платы Replicon
Вести учет отпусков, заработанных и использованных в течение 3 лет

Часто задаваемые вопросы о законах Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни:

Как мне получить оплачиваемый отпуск по болезни?

Чтобы иметь право на оплачиваемый отпуск по болезни, работник должен соответствовать следующим требованиям:

Работайте на одного работодателя не менее 30 дней в году в Калифорнии
Должен пройти 90-дневный трудовой период, аналогичный испытательному сроку, прежде чем брать какие-либо больничные

Могу ли я подать заявление на отпуск по болезни, если я работаю в Калифорнии менее 30 дней в течение года?

Если вы проработаете менее 30 дней на того же работодателя в Калифорнии в течение года, то вы не имеете права подавать заявление на оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с этим новым законом

Могу ли я подать заявление на отпуск по болезни, если я работаю более 30 дней, но менее 90 дней у одного и того же работодателя в течение года?

Если вы работаете у работодателя менее 90 дней, вы не имеете права на оплачиваемый отпуск по болезни, поскольку 90-дневный календарный период работает как испытательный срок

Могут ли все сотрудники, работающие в Калифорнии, подать заявление на оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с новым законом?

Этот новый закон распространяется на всех сотрудников, работающих в Калифорнии у одного работодателя не менее 30 дней, включая временных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с оплатой по ставке, за некоторыми исключениями.Работники, освобожденные от этого закона об оплачиваемом отпуске по болезни:

Сотрудники, охваченные коллективными договорами с указанными положениями
Пенсионеры, работающие в государственных учреждениях
Лица, работающие у авиаперевозчика в качестве членов кабинного экипажа или летного экипажа, если они получают оплачиваемый отпуск, по крайней мере, эквивалентный новому закону, освобождаются от подачи заявления на оплачиваемый отпуск по болезни

Как измеряется календарный год?

Измерение календарного года будет в основном отслеживаться по годовщине сотрудника

Может ли мой работодатель предоставить мне заранее оплачиваемый отпуск по болезни до того, как у меня накопится достаточный оплачиваемый отпуск, или до выполнения требования о 90-дневной занятости?

Да, по взаимному соглашению работодатель может предоставить сотруднику оплачиваемый отпуск по болезни авансом до его начисления, но согласно новому закону ни один работодатель не обязан это делать.

Могу ли я перенести неиспользованный отпуск по болезни с одного года на другой по методу начисления?

Да, вы можете, но работодатель может ограничить или ограничить общий отпуск, который сотрудник может получить от 6 дней до 48 часов

Должен ли я уведомить своего работодателя перед тем, как взять отпуск по болезни?

Это зависит от определенных сценариев.Например: если отпуск по болезни запланирован, как это может быть при назначении врача, то работник должен заранее уведомить об этом работодателя. Если необходимость непредвиденная, сотрудник может сообщить об этом работодателю в кратчайшие сроки, как это может произойти в случае неотложной медицинской помощи или непредвиденного заболевания

Должен ли мой работодатель документально подтверждать причину, по которой я подаю заявление на оплачиваемый отпуск по болезни?

Нет, закон гласит, что работодатель не обязан выяснять или регистрировать причины, по которым работник использует оплачиваемый отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск

Как новый закон вписывается в местные постановления об отпусках по болезни?

Работодатель должен соблюдать местные законы и законы штата Калифорния, если на сотрудников распространяются местные постановления об отпусках по болезни.В таких случаях работодатель должен предоставить работнику наиболее щедрые условия или льготы

Чтобы узнать больше о других правилах предоставления специальных отпусков в соответствии с трудовым законодательством Калифорнии, посетите эту страницу.

БЕСПЛАТНАЯ КНИГА

Государственное руководство по соблюдению трудовых норм

Бесплатная электронная книга

→ Скачать бесплатно: Штатное руководство по соблюдению трудовых норм

Требования к отпуску по болезни для работодателей Калифорнии

Если у вашей компании есть сотрудники в Калифорнии, вы должны предоставить им оплачиваемый отпуск по болезни.Требование, даже если у вас всего один сотрудник или нанимаете только частично занятых.

Если вы работодатель в Калифорнии, вот что вам нужно знать об отпуске по болезни.

Что такое оплачиваемый отпуск по болезни?

Никому не следует, когда сотрудники приходят на работу по болезни. Таким образом, закон Калифорнии об отпусках по болезни требует, чтобы работодатели ежегодно выплачивали своим сотрудникам определенный отпуск по состоянию здоровья. Работодатели должны оплачивать своим сотрудникам отпуск по болезни по обычной ставке.

Какие сотрудники имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни?

Почти все сотрудники, которые работают в Калифорнии не менее 30 дней в году, имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни. Есть лишь несколько исключений для:

Некоторые сотрудники, входящие в профсоюзы, охваченные коллективными договорами
Члены кабины и бортпроводников авиакомпаний, нанятые авиаперевозчиками
Сотрудники Калифорнийской программы поддержки на дому

Сколько оплачиваемого отпуска по болезни должны получать сотрудники?

Есть два способа подсчитать, сколько отпуска по болезни должны получать сотрудники каждый год.В конечном итоге работодатель определяет, какой метод использовать. Обратите внимание, это минимальные государственные требования. Сотрудники могут предоставить сотрудникам более щедрый отпуск по болезни, если они хотят.

Почасовая оплата : Используя этот метод, работодатели Калифорнии должны предоставить своим сотрудникам минимум один час оплачиваемого отпуска по болезни в соответствии с каждыми 30 часами их работы в течение года. Но работодатель может ограничить общее количество часов отпуска по болезни, накапливаемых каждый год, 48 часами или шестью днями.

Установленное количество : Если почасовые расчеты кажутся слишком утомительными, работодатели могут предоставлять своим сотрудникам установленный объем отпуска по болезни каждый год, независимо от того, сколько часов они работают.Минимальная сумма — 24 часа или три дня.

Работодатели могут также ограничить общую сумму оплачиваемого отпуска по болезни, который сотрудники могут использовать каждый год, до 24 часов или трех дней.

Когда сотрудники могут использовать оплачиваемый отпуск по болезни?

Сотрудники должны проработать не менее 90 дней, прежде чем они смогут воспользоваться оплачиваемым отпуском по болезни.

Сотрудники могут взять отпуск по болезни из-за личного состояния здоровья или здоровья члена семьи, включая профилактическое лечение. «Член семьи» — это супруг (а), сожитель, ребенок, родитель, свекровь, бабушка или дедушка, внук или брат или сестра.

Другие уважительные причины для взятия отпуска по болезни включают потребность в медицинской помощи, психологическом консультировании или других услугах, потому что они стали жертвами домашнего насилия, сексуального насилия или преследований.

Сотрудники могут попросить отпуск по болезни лично или в письменной форме. Работодатели должны разрешать своим сотрудникам использовать накопленный отпуск по болезни до тех пор, пока сотрудник уведомит об этом. Сотрудникам не нужно предоставлять справку от врача или другие документы, чтобы взять отпуск по болезни.

В соответствии с законодательством Калифорнии работодателям запрещается дискриминация или преследование сотрудников, использующих отпуск по болезни.Сотрудники, которые подозревают возмездие, могут подавать жалобы Уполномоченному по вопросам труда Калифорнии на работодателей, которые поступают так. Работодатели, нарушающие эти правила, могут быть оштрафованы на сумму до 10 000 долларов.

Кроме того, работодатели могут потребовать от сотрудников брать отпуск по болезни с интервалом не менее двух часов.

Что происходит с неиспользованным отпуском по болезни?

У работодателей есть два варианта действий с неиспользованным отпуском по болезни в конце года:

Вариант №1: единовременная выплата в конце года

Во-первых, работодатель может выплатить работнику единовременную выплату за накопленный отпуск по болезни — максимум до 24 часов.Таким образом, сотрудники, которые не используют отпуск по болезни, получают премию в конце года. Соответственно, это дает сотрудникам стимул не использовать отпуск по болезни. Но это может увеличить заработную плату работодателя на конец года.

Вариант № 2: Ролловер

В качестве альтернативы работодатель может перенести неиспользованный отпуск по болезни до 24 часов на следующий календарный год. Этот формат помогает сотрудникам накапливать больше дней по болезни — до шести дней через два года. Также работодателям не нужно оплачивать неиспользованный отпуск по болезни в конце года.Но работодатель должен отслеживать, сколько отпусков по болезни продлевается каждый год.

Работодателям не нужно выплачивать единовременную выплату за неиспользованный отпуск по болезни, когда сотрудник увольняется из компании. Однако, если сотрудник увольняется и снова принимается на работу в течение одного года, накопленный отпуск по болезни должен быть восстановлен.

Требования к ведению документации

В каждой квитанции должна быть указана сумма доступного отпуска по болезни. Работодатели должны вести учет начисления и использования отпусков по болезни в течение трех лет.

Требования к уведомлениям

Работодатели обязаны информировать своих сотрудников об этих правилах отпуска по болезни. Следовательно, они должны вывесить на рабочем месте плакат о больничном, который можно получить у уполномоченного по труду Калифорнии. При приеме на работу сотрудники также должны получить письменное уведомление.

Остерегайтесь более щедрых местных правил

Вышеупомянутое обсуждение касается требований штата в отношении отпуска по болезни в Калифорнии. Это минимальные требования, которым должны следовать все работодатели Калифорнии.Однако в некоторых городах Калифорнии действуют более щедрые требования к отпуску по болезни для предприятий, сотрудники которых работают в пределах их города. В целом, какое правило более щедро по отношению к работникам, работодатель должен его соблюдать.

Эти города включают:

Беркли
Эмеривилл
Лонг-Бич
Лос-Анджелес
Окленд
Сан-Диего
Сан-Франциско и
Санта-Моника.

Например, в Сан-Франциско работодатели с 10 или более сотрудниками должны разрешить сотрудникам накопить 72 часа оплачиваемого отпуска по болезни в год вместо 48 часов по закону штата.И нет ограничения на количество отпусков по болезни, которые сотрудник может использовать каждый год.

Штат Нью-Йорк вводит требования к оплачиваемым отпускам по болезни

2 апреля 2020 года законодательный орган штата Нью-Йорк принял бюджет штата, в котором содержится положение о внесении поправок в Закон о труде штата Нью-Йорк с целью создания общей программы оплачиваемых отпусков по болезни для сотрудников. Губернатор Эндрю Куомо подписал закон 3 апреля 2020 года. Новые требования дополняют закон штата Нью-Йорк о выплатах по болезни, который был принят в прошлом месяце для решения проблемы кризиса COVID-19.

Несмотря на то, что ожидается руководство от Министерства труда штата Нью-Йорк, работодатели должны начать пересмотр требований законодательства штата, чтобы убедиться, что их политика соответствует требованиям. Существующие правила, разработанные для соблюдения местных и муниципальных законов об отпусках по болезни, не обязательно будут соответствовать новым требованиям.

Требования к оплачиваемым отпускам по болезни в Нью-Йорке

Размер оплачиваемого отпуска по болезни, который работодатель должен будет предоставить, зависит от количества сотрудников, которые они имеют в течение каждого календарного года.

Работодатели с четырьмя (4) или менее сотрудниками и чистым доходом не более 1 миллиона долларов в предыдущем налоговом году должны предоставлять сотрудникам минимум пять (5) дней из неоплачиваемых отпусков по болезни каждый календарный год.

Работодатели с четырьмя (4) или менее сотрудниками и чистым доходом более 1 миллиона долларов в предыдущем налоговом году должны предоставлять сотрудникам минимум пять (5) дней из оплачиваемых отпусков по болезни каждый календарный год.

Работодатели с количеством сотрудников от пяти (5) до 99 должны предоставлять сотрудникам минимум пять (5) дней из оплачиваемых отпусков по болезни каждый календарный год.

Работодатели со 100 и более сотрудниками должны предоставлять сотрудникам минимум семь (7) дней из оплачиваемых отпусков по болезни каждый календарный год.

В законе в том виде, в каком он написан, неясно, учитываются ли в пороговом значении служащие служащие, которые работают исключительно в пределах штата Нью-Йорк, или же расчет определяется на какой-либо другой основе.

Согласно законам штата, работник может взять отпуск по болезни по следующим причинам:

за психическое или физическое заболевание, травму или состояние здоровья такого сотрудника или члена его семьи, независимо от того, было ли диагностировано такое заболевание, травма или состояние здоровья или требуется ли медицинская помощь в то время, когда такой сотрудник запрашивает такой отпуск;

Для диагностики, ухода или лечения психического или физического заболевания, травмы или состояния здоровья, или необходимости медицинской диагностики или профилактического ухода для такого сотрудника или члена его семьи; или

За отсутствие на работе по любой из следующих причин, когда сотрудник или член его семьи стал жертвой домашнего насилия в соответствии с подразделом 34 статьи 292 Закона об исполнительной власти, семейного правонарушения, сексуального преступления, преследования или торговля людьми:

a) Для получения услуг в приюте для жертв домашнего насилия, кризисном центре изнасилований или в других программах обслуживания;

b) для участия в планировании безопасности, временного или постоянного переезда или принятия других мер для повышения безопасности сотрудника или членов его семьи;

c) Встретиться с адвокатом или другим поставщиком социальных услуг для получения информации и совета, а также для подготовки или участия в любом уголовном или гражданском разбирательстве;

d) для подачи жалобы или отчета о происшествии в семье в правоохранительные органы;

e) встретиться с окружным прокурором;

е) записать детей в новую школу; или

g) Предпринимать любые другие действия, необходимые для обеспечения здоровья или безопасности сотрудника или члена его семьи, или для защиты тех, кто связан с этим сотрудником или работает с ним.

Термин « член семьи » определяется в соответствии с законом и включает ребенка сотрудника, супруга, сожителя, родителя, брата или сестру, внука или бабушку или дедушку, а также ребенка или родителя супруга или сожителя сотрудника. « Материнский » далее определяется как означающий биологического, приемного, приемного или приемного родителя, или законного опекуна служащего, или лица, которое заменяло родителя, когда служащий был несовершеннолетним ребенком. « Ребенок » далее определяется как означающий биологического, усыновленного или приемного ребенка, юридического подопечного или ребенка сотрудника, замещающего родителей.

Начисление и использование оплачиваемого отпуска по болезни

Сотрудники начнут накапливать отпуск по болезни с даты вступления в силу нового закона или с момента начала их работы, в зависимости от того, что наступит позже, из расчета один час отпуска по болезни на каждые 30 отработанных часов. Требования начисления вступают в силу через 180 дней после подписания законопроекта губернатором. Работодатели имеют возможность заблаговременно загружать больничный лист в начале календарного года при условии, что они не сокращают или не отменяют любой отпуск на основе фактически отработанных часов сотрудниками.

Сотрудники могут начать брать любой накопленный отпуск по болезни, начиная с 1 января 2021 года. Сотрудникам разрешается брать отпуск по болезни с неполным дневным приращением, и работодатели могут установить разумную минимальную надбавку за использование отпуска по болезни, при условии, что она не превышает чем четыре часа. Работодатели могут не требовать от сотрудников раскрытия определенной конфиденциальной информации для того, чтобы взять отпуск. При отпуске по болезни сотрудникам должна выплачиваться их обычная ставка заработной платы (или минимальная заработная плата, если она больше).

По возвращении на работу сотрудники должны быть восстановлены на той должности, которую они занимали до отпуска по болезни, с той же оплатой и другими условиями найма. Как это типично для законодательных актов о занятости, существует положение, запрещающее работодателям дискриминировать сотрудников или принимать меры в отношении них за осуществление их права на отпуск по болезни.

Работодатели должны разрешить сотрудникам переносить неиспользованный отпуск по болезни на следующий календарный год. Однако, если у работодателя менее 100 сотрудников, работодатель может ограничить использование отпуска по болезни 40 часами в календарный год, а если у работодателя 100 или более сотрудников, работодатель может ограничить использование отпуска по болезни до 56 часов в год. календарный год.Работодатели не обязаны оплачивать работникам неиспользованный отпуск по болезни после увольнения с работы.

Закон также требует, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам информацию о размере накопленного и использованного отпуска по болезни с уведомлением за три (3) рабочих дня. Кроме того, работодатели должны обеспечить, чтобы в их ведомостях по заработной плате указывалась сумма отпуска по болезни, предоставленного каждому сотруднику за каждую отработанную неделю. Такие записи должны храниться не менее шести лет.

Взгляд вперед

Новые требования к отпуску по болезни являются отдельными и не связаны с любыми текущими обязательствами, которые работодатели могут иметь в соответствии с законодательством штата по предоставлению отпуска по болезни, когда на сотрудника распространяется обязательный или предупредительный приказ о карантине или изоляции из-за COVID-19.Мы ожидаем, что в ближайшие месяцы Департамент труда штата Нью-Йорк издаст правила и инструкции, в которых может быть рассмотрено, как будут взаимодействовать два оплачиваемых государством оплачиваемых отпуска по болезни (если вообще будут), а также предоставлены стандарты в отношении права сотрудников на участие и начисления, использования и оплата оплачиваемого больничного листа.

Закон штата не препятствует муниципалитетам принимать и обеспечивать соблюдение местных законов, которые соответствуют или превосходят новые требования штата; тем не менее, любые существующие оплачиваемые отпуска по болезни, предусмотренные местным законодательством, не могут быть уменьшены в результате принятия нового закона.Соответственно, работодатели в Нью-Йорке и округе Вестчестер должны особенно внимательно относиться к требованиям штата в отношении оплачиваемых отпусков по болезни и уделять пристальное внимание правилам и инструкциям, которые будут выпущены. В настоящее время неясно, являются ли требования штата Нью-Йорк оплачиваемым отпуском по болезни в дополнение к требованиям города Нью-Йорк и округа Вестчестер или могут ли сотрудники одновременно брать оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с законодательством штата и муниципальным законодательством. Текущая политика работодателя, разработанная в соответствии с местными законами об оплачиваемых отпусках по болезни, не обязательно будет соответствовать новому закону штата и может потребовать пересмотра.Мы ожидаем, что в ближайшее время будут представлены инструкции относительно того, как существующие местные законы будут взаимодействовать с новым государственным мандатом.

Для получения дополнительной информации об этом предупреждении, пожалуйста, свяжитесь с Кэролин Д. Ричмонд по телефону [адрес электронной почты защищен] или 212.878.7983, Гленну С. Гриндлингеру по телефону [адрес электронной почты защищен] или 212.905.2305, Джейсону Б. Джендревски по телефону [адрес электронной почты защищен] или 212.878. 7952, или любой член Нью-Йоркской группы по трудоустройству и трудоустройству.

Руководство штата Нью-Йорк по вопросам и часто задаваемым вопросам в отношении Закона об оплачиваемых отпусках по болезни

3 апреля 2020 года штат Нью-Йорк ввел в действие закон штата об оплачиваемом отпуске по болезни (PSL), который распространяется на всех частных работодателей в Нью-Йорке.Закон требует, чтобы работодатели предоставляли до 40 или 56 часов ежегодного отпуска по болезни (в зависимости от их размера и чистого дохода).

Хотя закон вступил в силу 30 сентября 2020 года, и сотрудники получили право начать накапливать отпуск в этот день, право на использование отпуска по закону начинается 1 января 2021 года. Министерство труда опубликовало руководство по PSL и ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ).

Руководство и ответы на часто задаваемые вопросы предоставляют разъяснения по нескольким областям права, включая:

Календарный год

Для целей расчета общей численности сотрудников и определения применимых требований к отпуску работодатели должны использовать 12-месячный период с 1 января по 31 декабря в качестве «календарного года».”
Для целей определения использования сотрудником и начисления отпуска работодатель может обозначить любой 12-месячный период как «календарный год».

Право на начисление и использование отпуска

Закон распространяется на всех сотрудников частного сектора, которые физически работают в штате Нью-Йорк, «независимо от отрасли, рода занятий, статуса неполной занятости и статуса освобожденного от сверхурочной работы».
В то время как сотрудников федерального правительства, правительства штата и местного самоуправления не покрываются , охватываются работники чартерных школ, частных школ и некоммерческих организаций.
После того, как сотрудники приступят к работе, они могут сразу начать накапливать отпуск, а с 1 января 2021 г. могут использовать накопленный отпуск.
Работодатели за пределами штата должны предоставлять PSL сотрудникам, которые физически работают в штате Нью-Йорк.
Сотрудникам, работающим на дому в офисе штата Нью-Йорк, будет начислен отпуск только на те часы, в течение которых они физически работают в штате Нью-Йорк.
В часто задаваемых вопросах подтверждается, что закон требует «работодателей с числом сотрудников от 5 до 99 в любой календарный год… [предоставлять] каждому сотруднику до 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни в каждом календарном году.В руководстве говорится, что «работодатели со 100 и более сотрудниками должны предоставлять до 56 часов оплачиваемого отпуска по болезни в течение календарного года». Однако в часто задаваемых вопросах и инструкциях ничего не говорится о том, должны ли работодатели учитывать сотрудников, независимо от того, находятся ли они в штате Нью-Йорк или за его пределами. В часто задаваемых вопросах требование 40 часов описывается как применимое к «небольшим работодателям». В отсутствие дополнительных разъяснений от Департамента труда штата Нью-Йорк работодатели могут принять консервативный подход и считать всех сотрудников независимо от их местонахождения.

Ставка заработной платы

PSL выплачивается по обычной ставке заработной платы работника. Работодатель не обязан оплачивать сверхурочную работу, даже если время PSL, если оно отработано, составляло бы сверхурочную работу. Если у сотрудника несколько ставок заработной платы, применимая ставка оплаты за часы PSL должна быть средневзвешенной из этих ставок.
Работодатели не могут брать кредит на чаевые из заработной платы работника за часы PSL.
Работодатели не обязаны платить сотрудникам за потерянные чаевые или чаевые во время PSL.

Фронтальная загрузка и переноска

Работодатели могут заблаговременно работать по болезни в начале календарного года. Однако в руководстве говорится, что работодатель не имеет права впоследствии отменять или сокращать такой предварительно загруженный отпуск, если работник работает меньше часов, чем предполагалось.
Как правило, работодатель должен разрешать сотрудникам переносить начисленные, но неиспользованные часы PSL каждый календарный год. Однако, если работодатель загружает полных 40 или 56 (в зависимости от обстоятельств) часов в начале каждого календарного года, дополнительный перенос не требуется.

Заявление об отпуске по болезни

Сотрудник имеет право использовать отпуск по болезни по запросу, который он может оформить в устной или письменной форме.
При условии, что сотрудники направляют уведомление о том, что они планируют использовать накопленный отпуск по болезни, требования к минимальному сроку уведомления не установлены.

Коллективные договоры

Коллективный договор (CBA), заключенный 30 сентября 2020 года или после этой даты, может предоставлять сотрудникам льготы, отличные от тех, которые предусмотрены законом PSL, при условии, что эти льготы «сопоставимы» с льготами по закону PSL и CBA « прямо признает »положения закона о PSL (включая конкретное указание любых преимуществ, которые считаются сопоставимыми с PSL).

Учет и уведомление

В соответствии с существующими в Нью-Йорке требованиями к заработной плате и часам работодатели обязаны вести учет заработной платы в течение шести лет.
Заработная плата должна включать в себя количество начисленных отпусков по болезни, используемых каждым сотрудником на еженедельной основе.
По запросу работника в течение трех дней с момента запроса работодатель должен предоставить сводную информацию о количестве начисленных и использованных отпусков по болезни в текущем календарном году и / или любом предыдущем календарном году, если применимо.
Работодатели должны информировать сотрудников в письменной форме или путем размещения уведомления на рабочем месте о любых ограничениях в их политике отпусков.

Взаимодействие с другими законами об отпуске

Закон города Нью-Йорка об оплачиваемых безопасных отпусках и отпусках по болезни остается в силе в той мере, в какой эти положения соответствуют стандартам и требованиям PSL или превышают их.
PSL — это отдельная дополнительная льгота к отпуску в карантин для сотрудников, подпадающих под действие предупредительного или обязательного постановления о карантине или изоляции в связи с COVID-19.
Право на получение PSL также не зависит от любых других применимых разрешений на отпуск на федеральном уровне или уровне штата.

Штрафы

Отказ предоставить отпуск по болезни в соответствии с законом PSL может повлечь за собой «гражданские / административные действия и / или уголовные санкции», включая «полную сумму недоплаты заработной платы, 100% заранее оцененных убытков, а также гражданско-правовые и штрафные санкции в размере. до удвоения общей суммы, подлежащей выплате ».

Дальнейшие действия для работодателей штата Нью-Йорк

Работодатели штата Нью-Йорк могут рассмотреть следующие меры:

пересмотр действующих политик и практик в отношении отпусков по болезни, в том числе для обеспечения того, чтобы работодатели со 100 или более сотрудниками соблюдали требование о предоставлении своим сотрудникам 56 часов PSL в год;
для работодателей, которые используют модель начисления для отпуска по болезни, принимая меры для отслеживания накопленного отпуска с 30 сентября 2020 г .;
обеспечение того, чтобы правила и правила в отношении отпусков по болезни, касающиеся посещаемости и недопущения преследований, соответствовали требованиям закона о PSL;
пересмотр практики расчета заработной платы для обеспечения ее соответствия требованиям закона и руководства о PSL;
мониторинг и проверка материалов, публикуемых Министерством труда штата Нью-Йорк, на предмет соблюдения требований закона об уведомлении и размещении; и
обучает руководящих и управленческих работников, а также кадровых специалистов требованиям закона.

[США] Отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам — Справочный центр

В этой статье описывается оплачиваемый отпуск в соответствии с Законом об экстренном оплачиваемом отпуске по болезни, а также оплачиваемый отпуск в соответствии с Законом об экстренном семейном отпуске и расширении отпуска по болезни.

Обновление от 10 марта 2021 года: С принятием Американского плана спасения в 2021 году отпуска по болезни и по семейным обстоятельствам были продлены до конца сентября 2021 года. Этот закон также включает изменения в требованиях к отпускам и предельном размере заработной платы.Более подробная информация поступит из соответствующих государственных источников.

Обновление от 27 декабря 2020 г. : Дата окончания отпуска по болезни и семье продлена до 31 марта 2021 г., теперь, когда подписан законопроект 133 HR. Работодатели больше не обязаны предоставлять отпуск, но могут сделать это добровольно и потребовать компенсацию. Пошаговые инструкции по вводу отпуска см. На странице

.
Кто считается подходящим работодателем?
Освобождение для малого бизнеса
Как рассчитывается размер квалифицированного отпуска?
Как мне получить отпуск по болезни в качестве кредита?
Примеры расчета налогового кредита
Как мне зарегистрироваться в программе «Экстренный оплачиваемый отпуск в волне»?
Как рассчитать среднее количество часов для сотрудника, занятого неполный рабочий день?
Где я могу увидеть сумму кредита, которую я востребовал в Wave?
Как ведется учет налоговых кредитов в Wave?
Требования к отчетности
Срок неисполнения
Кто считается подходящим работодателем?
Предприятия и освобожденные от налогов организации со штатом менее 500 сотрудников — это требуемые для предоставления оплачиваемого отпуска по болезни, экстренного оплачиваемого отпуска по болезни и семейного отпуска, а также отпуска по болезни в соответствии с Законом.Правомочные работодатели смогут претендовать на эти кредиты на основании квалификационного отпуска, который они предоставят в период с 1 апреля по 31 декабря 2020 года .
В связи с доступным оплачиваемым отпуском по чрезвычайным ситуациям, который был продлен до 30 сентября 2021 года, предприятиям больше не требуется предоставлять этот отпуск. Отпуск может быть предоставлен работодателем добровольно, и такому работодателю разрешается требовать кредиты на основании соответствующего отпуска.
Освобождение для малого бизнеса
Малые предприятия, включая религиозные или некоммерческие организации, с числом сотрудников менее 50, будут иметь право на освобождение от требований в отношении отпусков, связанных с закрытием школ или недоступностью ухода за детьми , если требования могут поставить под угрозу способность продолжения бизнеса.
Малый бизнес может претендовать на это освобождение, если уполномоченное должностное лицо предприятия установило, что:
Предоставление оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни приведет к тому, что расходы и финансовые обязательства малого бизнеса превысят имеющиеся доходы бизнеса и заставят малый бизнес прекратить работу с минимальной производительностью;
Отсутствие сотрудника или сотрудников, запрашивающих оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск или отпуск по болезни, повлечет за собой существенный риск для финансового здоровья или операционных возможностей малого бизнеса из-за их специализированных навыков, знания бизнеса или обязанностей; или
Отсутствует достаточное количество работников, способных, желающих и квалифицированных, а также доступных в нужное время и в нужном месте для выполнения работы или услуг, предоставляемых работником или работниками, запрашивающими оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск или отпуск по болезни и эта рабочая сила или услуги необходимы для того, чтобы малый бизнес работал с минимальной производительностью.
Обратите внимание, что это исключение не распространяется на оплачиваемый отпуск по болезни, в котором сотрудник не может работать из-за карантина.
Департамент труда (DOL) поощряет работодателей и сотрудников к сотрудничеству для достижения наилучшего решения для поддержания бизнеса и обеспечения безопасности сотрудников.
Как рассчитывается размер квалифицированного отпуска?
С 1 апреля 2020 года по 31 марта 2020 года сотрудники получили двухнедельный отпуск (или десять дней), равный количеству часов, которые они отработали в среднем за двухнедельный период (включая сотрудников, занятых неполный рабочий день).Максимальное количество отпускных часов, которое может использовать один сотрудник, составляет 80 часов (обычно две недели) за весь этот период времени. Некоторые сотрудники имели право на расширенный десятинедельный отпуск, предусмотренный Законом об отпусках по семейным и медицинским причинам.
С 1 апреля 2021 г. сотрудники, которые ранее использовали какие-либо часы экстренного оплачиваемого отпуска, получат новое выделение в 80 часов с перенастройкой часов. Расширенный отпуск не был переназначен, однако расширенный оплачиваемый отпуск теперь доступен на дополнительный двухнедельный период (всего 12 недель).
Экстренный оплачиваемый отпуск по болезни составляет 100% от заработной платы сотрудника, но не более 511 долларов в день.
Экстренный оплачиваемый семейный отпуск по болезни, а также расширенный отпуск составляет две трети заработной платы сотрудника, но не более 200 долларов в день.
Wave автоматически ограничит эту заработную плату и часы при вводе в табель учета рабочего времени .
Причины выхода из отпуска с 1 апреля 2021 г .:
Сотрудник подлежит карантину или изоляции от правительства или поставщиков медицинских услуг;
Сотрудник испытывает симптомы COVID-19 и хочет поставить диагноз;
Сотрудник ухаживает за лицом, рекомендованным на карантин;
Работник ухаживает за сыном или дочерью, школа или место опеки которых закрыты;
Сотрудник проходит вакцинацию в связи с COVID – 19 или восстанавливается после травмы, инвалидности, заболевания или состояния, связанного с такой иммунизацией, или
Сотрудник ищет или ожидает результатов теста или диагностики COVID-19, потому что либо сотрудник подвергся воздействию COVID-19, либо работодатель запросил тест или диагностику.
Теперь все вышеперечисленные причины относятся как к оплачиваемым отпускам по чрезвычайным обстоятельствам, так и к расширенным оплачиваемым отпускам.
Причины, отвечающие критериям для каждого вида отпуска до 1 апреля 2021 года
Сотрудники имеют право на отпуск по следующим причинам:
Подпадает под действие федерального, государственного или местного постановления о карантине или изоляции в связи с COVID-19.
Поставщик медицинских услуг посоветовал пройти самостоятельный карантин из-за опасений, связанных с COVID-19.
Обнаруживает симптомы COVID-19 и ищет медицинский диагноз.
Ухаживает за лицом, в отношении которого наложен карантин или рекомендовано пройти карантин.
ухаживает за сыном или дочерью, а школа или место ухода за ребенком закрыты, или поставщик услуг по уходу за ребенком недоступен из-за мер предосторожности, связанных с COVID-19.
Находится в каком-либо другом аналогичном состоянии.
Оплачиваемый отпуск по болезни должен рассчитываться на основе большей суммы обычной ставки заработной платы работника или применимой минимальной ставки заработной платы.Существует двухуровневая ставка заработной платы:
.
Если отпуск по болезни сотрудника назначен по причинам 1 , 2 или 3 , указанным выше, оплата рассчитывается на основе полной суммы, которую бы выплатили сотруднику (максимум 511 долларов в день).
Если отпуск предназначен для пунктов 4 , 5 или 6 выше, ставка оплаты составляет две трети от полной суммы заработной платы (максимум 200 долларов в день).
Самостоятельные предприниматели также имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни, но оплата будет производиться в виде налогового кредита.
Как мне получить отпуск по болезни в качестве кредита?
Правомочные работодатели, которые оплачивают соответствующий отпуск по болезни или отпуск по уходу за ребенком, смогут удержать сумму своих федеральных налогов на заработную плату в размере , равную сумме квалификационного отпуска по болезни и / или по уходу за ребенком, который они заплатили , вместо того, чтобы депонировать их в IRS.
Налоги на заработную плату, которые доступны для удержания, включают:
Удержанный федеральный подоходный налог
ER и EE Доля налога на социальное обеспечение
ER и EE Часть налога на Medicare
Кредит применяется к налогам для всех сотрудников, независимо от того, получают они оплачиваемый отпуск или нет.
Если не хватает налога на заработную плату для компенсации, возврат невостребованной суммы будет запрошен при заполнении формы 941, квартальной федеральной налоговой декларации работодателя, или вы можете заполнить форму 7200 авансовый платеж по кредитам работодателя.
Примечание. На заработную плату за оплачиваемый отпуск не распространяется часть социального обеспечения работодателя, как указано Налоговой службой (IRS) в их часто задаваемых вопросах.
Примеры расчета налогового кредита
Если правомочный работодатель заплатил 5000 долларов за отпуск по болезни и в противном случае должен внести 8000 долларов в качестве налога на заработную плату, включая налоги, удерживаемые со всех его сотрудников, работодатель может использовать до 5000 долларов из 8000 долларов налогов, которые он собирался внести для оформления отпуска с установленным требованием платежи.По закону работодатель должен будет внести оставшиеся 3000 долларов только в день следующего обычного депозита.
Выплаченный отпуск по болезни в размере 5000 долларов США
8000 долларов США Налоги ФРС ER и EE (SS, Medi, FIT)
= 3000 долларов США к уплате налогов
Если правомочный работодатель заплатил 10 000 долларов по больничному листу и должен был внести 8 000 долларов в виде налогов, работодатель мог бы использовать все 8 000 долларов налогов, чтобы уплатить квалифицированный отпуск и подать запрос на ускоренный кредит на оставшиеся 2 000 долларов.Ожидается, что ускоренные платежи будут выплачиваться непосредственно работодателю IRS. IRS рассчитывает обработать эти запросы в течение двух недель или меньше.
Оплаченный отпуск по болезни в размере 10000 долларов США
8000 долларов США Налоги Федеральной резервной системы и EE (SS, Medi, FIT)
= 2000 долларов США для ускоренного платежа, подлежащего уплате из IRS в ER
* Обратите внимание, что неиспользованные кредиты не переносятся из квартала в квартал.
Как мне зарегистрироваться в программе «Экстренный оплачиваемый отпуск в волне»?
Вы сможете ввести оплачиваемый отпуск по болезни как для почасовых, так и для оплачиваемых сотрудников в пределах табелей учета рабочего времени. Для этого перейдите на вкладку Зарплата в левом меню:
Нажмите Расписания
Сначала вы увидите своих почасовых сотрудников и сможете переключиться на ваших сотрудников, наемных сотрудников, нажав Сотрудники, получающие зарплату
Щелкните стрелку рядом с именем своего сотрудника
В двух нижних рядах вы увидите Отпуск по болезни, вызванный COVID-19, и Отпуск по семейным и медицинским причинам, связанным с COVID-19. В зависимости от причины отпуска ваших сотрудников вы сможете указать либо часов отпуска по болезни, либо часов отпуска по семейным обстоятельствам и отпуска по болезни на сотрудника (один сотрудник не может получать оба оплачиваемых отпуска одновременно)
Нажмите Сохранить
При просмотре следующей платежной ведомости эти суммы будут отображаться как «COVID — Отпуск по болезни» и «Отпуск по семейным и медицинским причинам COVID-19» в разделе «Налоговые льготы» в вашей ведомости по заработной плате .
Обратите внимание, что суммы, указанные в расширенном отпуске, попадут в налоговую кредитную линию «Отпуск по семейным и медицинским причинам COVID-19». Ваши сотрудники также будут видеть свою заработную плату в отпуске, указанную в их платежных ведомостях.
Вы сможете ввести оплачиваемый отпуск для сотрудников, пока не достигнете максимальной суммы, как описано ранее.
Если у сотрудника больше нет уважительной причины для использования оплачиваемого отпуска по болезни до того, как его оплачиваемый отпуск по болезни будет исчерпан, сотрудники могут взять оставшийся оплачиваемый отпуск по болезни позже, до 31 марта 2021 года, если возникнет другая соответствующая причина. .
Wave продолжает упорно работать над улучшением этой функции. Эта статья будет обновляться по мере улучшения функции.
Как рассчитать среднее количество часов для сотрудника, занятого неполный рабочий день?
Сотрудник, занятый неполный рабочий день, имеет право на отпуск в течение своего среднего количества часов, которое они обычно работали бы в течение двухнедельного периода. В разделе часто задаваемых вопросов Министерства труда описаны несколько различных сценариев, которые помогут вам определить среднее количество часов для этих сотрудников:
Рассчитайте количество часов отпуска на основе количества часов, в течение которых сотрудник обычно должен работать.
Если обычные часы работы неизвестны или если график вашего сотрудника меняется, вы можете использовать среднее значение за шесть месяцев для расчета среднего количества часов в день. Такой сотрудник, занятый неполный рабочий день, может взять оплачиваемый отпуск по болезни на это количество часов в день в течение периода до двух недель, а также может взять расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни на такое же количество часов в день в течение до десяти недель после этого.
Если ваш сотрудник не работал по крайней мере шесть месяцев, используйте количество часов, в течение которых вы и ваш сотрудник договорились, что этот сотрудник будет работать при приеме на работу.
Если такого соглашения нет, вы можете рассчитать соответствующее количество часов отпуска на основе среднего количества часов в день, которые сотрудник должен был проработать в течение всего срока его или ее занятости.
Обратите внимание, что ваш сотрудник должен проработать с вами 30 или более календарных дней до первого дня отпуска, чтобы иметь право на расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни. Такой сотрудник, работающий неполный рабочий день, может взять оплачиваемый отпуск по болезни в течение своего среднего количества часов в день в течение периода до двух недель и может взять расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни на такое же количество часов в день в течение до десяти недель. после этого.
Где я могу посмотреть сумму кредита, которую я востребовал в Wave?
Вы сможете просмотреть накопленную сумму кредита, перейдя в меню Заработная плата слева и нажав COVID-19.
На этой странице вы сможете увидеть запрошенную сумму по кредиту, а также остаток. Вы также сможете увидеть заработную плату в отпуске, отраженную в вашем отчете о заработной плате и налогах , который легко доступен с правой стороны страницы COVID-19 .
Обратите внимание, что суммы кредита для семейного и медицинского отпуска, а также расширенного семейного и медицинского отпуска включены в ту же сумму кредита. Это связано с тем, что оба этих листа при составлении отчетов сгруппированы вместе.
Как ведется учет налоговых кредитов в Wave?
Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством по учету налоговых вычетов:
Требования к отчетности
Работодатели будут сообщать свою общую квалификационную заработную плату за отпуск и соответствующие кредиты за каждый квартал в своих федеральных налоговых декларациях, обычно в форме 941, квартальной федеральной налоговой декларации работодателя.IRS выпустила обновленную форму 941 за третий квартал.
Срок неисполнения
Труда будет издавать временную политику неисполнения, которая предоставляет работодателям период времени для соблюдения Закона.

Перечень документов, предоставляемых на бумажном носителе для назначения пособий — Государственное учреждение

Перечень документов, необходимых для проведения проверки при возмещении

Начисление и расчет больничных в 1С Бухгалтерия 8.3 по шагам

Настройка программы

Создание нового больничного листа в 1С 8.3 Бухгалтерия

Отражение больничного в начислении зарплаты

Прямые выплаты

Прямые выплаты

PRO начисление по больничному листу в программе «Бухгалтерия 8 для Казахстана»

Что работодатели Нью-Йорка должны знать об отпуске по болезни: часто задаваемые вопросы о приближающемся новом законе штата

Краткое изложение требований к оплачиваемым отпускам по болезни в Нью-Йорке

Размер работодателя

Сумма отпуска

Часто задаваемые вопросы

Q: Как наша компания определяет размер работодателя для целей NYPSL?

Q: У нас есть сотрудники, которые работают как в Нью-Йорке, так и за его пределами. Включаем ли мы сотрудников из других штатов при определении размера работодателя?

Q: У нас есть несколько офисов в штате Нью-Йорк. Считаем ли мы каждую локацию отдельно?

Q: Мы — компания из Нью-Йорка, но у нас есть сотрудники, которые работают за пределами штата. Имеют ли эти сотрудники право на участие в программе NYPSL?

Q: Как мы рассчитываем начисления для наемных сотрудников, например сотрудников, подпадающих под действие льгот для белых воротничков?

Q: Можем ли мы установить период ожидания на возможность сотрудника использовать пособие по болезни в начале работы сотрудника?

Q: Сколько уведомлений сотрудник должен уведомить перед использованием отпуска?

Q: Можем ли мы потребовать от сотрудника работать удаленно вместо того, чтобы брать отпуск по болезни?

Q: Можем ли мы потребовать от сотрудника предоставить справку врача при сдаче NYPSL?

В. Мы не хотим отслеживать начисление отпусков по болезни. Есть ли другой метод, который мы можем использовать?

Q: Если мы заблаговременно загрузим отпуск по болезни в начале года, сможем ли мы пропорционально рассчитать отпуск для нового сотрудника в течение года?

Q: А как насчет сотрудников, работающих неполный рабочий день? Должны ли мы заранее загружать неполный рабочий день сотрудников с полным отпуском?

Вопрос: А как насчет законов об отпусках по болезни и безопасных отпусках округа Вестчестер?

Вопрос: Можем ли мы потребовать от наших сотрудников использовать NYPSL во время оплачиваемого семейного отпуска (PFL) в Нью-Йорке?

Что работодатели должны делать дальше

Штат Нью-Йорк, городские инструкции по выпуску новых требований к оплачиваемым отпускам по болезни | Morgan Lewis

Закон об отпуске по болезни

ИЗМЕНЕННЫЙ ЗАКОН Нью-Йорка об отпуске по болезни

АНАЛИЗ

Закон штата Калифорния об оплачиваемых отпусках по болезни 2021

Требования к отпуску по болезни для работодателей Калифорнии

Что такое оплачиваемый отпуск по болезни?

Какие сотрудники имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни?

Сколько оплачиваемого отпуска по болезни должны получать сотрудники?

Когда сотрудники могут использовать оплачиваемый отпуск по болезни?

Что происходит с неиспользованным отпуском по болезни?

Вариант №1: единовременная выплата в конце года

Вариант № 2: Ролловер

Требования к ведению документации

Требования к уведомлениям

Остерегайтесь более щедрых местных правил

Штат Нью-Йорк вводит требования к оплачиваемым отпускам по болезни

Руководство штата Нью-Йорк по вопросам и часто задаваемым вопросам в отношении Закона об оплачиваемых отпусках по болезни

[США] Отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам — Справочный центр

Освобождение для малого бизнеса

Как рассчитывается размер квалифицированного отпуска?

Как мне получить отпуск по болезни в качестве кредита?

Примеры расчета налогового кредита

Как мне зарегистрироваться в программе «Экстренный оплачиваемый отпуск в волне»?

Как рассчитать среднее количество часов для сотрудника, занятого неполный рабочий день?

Где я могу посмотреть сумму кредита, которую я востребовал в Wave?

Как ведется учет налоговых кредитов в Wave?

Требования к отчетности

Срок неисполнения

Добавить комментарий Отменить ответ