Документ на прием на работу: Какие документы нужны для трудоустройства?

Какие документы нужны для трудоустройства?

Какие документы имеет право требовать работодатель при трудоустройстве? Полный список — в статье Superjob!

Паспорт
В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

Регистрация по месту пребывания
Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.

Трудовая книжка
Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).

Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).

В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).

Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.

ИНН и пенсионное свидетельство
Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.

Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13. 06.2019 N 335п.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган ПФР подает работодатель.

Документы воинского учета
Документы воинского учета являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Дипломы и свидетельства
Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.

Медицинская книжка
Медицинская книжка нужна только работникам определенных сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

Дополнительные документы
С учетом специфики работы в отдельных случаях Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (к примеру, справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии факта привлечения к административной ответственности за потребление наркотических средств, медицинских заключений об отсутствии противопоказаний к работе и другие документы).

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплен в Трудовом кодексе (статья 65), а также (для отдельных случаев), в иных федеральных законах, указах Президента РФ и в постановлениях правительства. Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Перечень документов, необходимых при приеме на работу в 2021 году

Перечень необходимых документов при приеме на работу:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• военный билет;
• диплом о профессиональном образовании.

В некоторых случаях список расширяется с учетом актуальных законодательных норм.

Документы, которые обязательно просят при поступлении на работу по ТК РФ

Список обязательной документации, которую необходимо предоставить при заключении трудового договора (ТД), указан в ст. 65 ТК РФ. В эту статью за последнее время несколько раз вносились изменения. Вот последний перечень необходимых документов при приеме на работу в 2021 году с учетом изменений законодательства:

1. Удостоверение личности.
2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности после перехода на ЭТК.
3. Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета — форма АДИ-РЕГ. Эта форма заменила СНИЛС, но тем, у кого на руках старое свидетельство, менять его не надо — оно действует наравне с новым.
4. Военнообязанные и призывники — удостоверение призывника или военный билет.
5. Подтверждение образования и квалификации, если трудовые функции требуют специальных знаний, — дипломы, аттестаты, свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации.

Если соискатель трудоустраивается в первый раз в 2021 году, работодатель самостоятельно оформляет ему ЭТК и уведомление АДИ-РЕГ.

Документы, которые работодатель вправе попросить дополнительно

Работодатель вправе расширить список документов при приеме на работу и потребовать у соискателя предоставить дополнительные бумаги. Так, если будущая служба сопряжена с запретом допуска судимых или подвергавшихся уголовному преследованию или наказанию лиц, соискатель предъявляет справку о судимости или ее отсутствии.

Еще один документ, который часто запрашивают, — справка об отсутствии наказания за употребление психотропных и наркотических средств. Ее потребуют при трудоустройстве в качестве охранника или в транспортной сфере.

Какие бумаги требуют необоснованно

Часто работодатель требует принести свидетельство ИНН. Это требование необоснованно, поскольку в обязательные документы для трудоустройства на работу по ТК РФ законодатель его не включил. Тем более, вам не вправе отказать в приеме на работу без предъявления идентификационного номера.

Не относятся к обязательному перечню документов, необходимых для заключения трудового договора, такие бумаги:

• свидетельство о разводе или браке;
• о рождении детей;
• справки о предыдущих зарплатах;
• характеристики с прежних мест работы;
• справки о регистрации местожительства.

Прямым нарушением является требование сведений о членстве в партиях, религиозных организациях, политических пристрастиях, вероисповедании и других личных данных.

Дополнительная документация в связи со спецификой трудовой функции

С учетом специфики будущей деятельности перечень, какие документы нужны для трудоустройства на работу, расширяется, и отдел кадров вправе затребовать:

• медицинскую книжку;
• заключение врачей о том, что противопоказания к работе отсутствуют;
• справки о прохождении медосмотра;
• удостоверение водителя.

Иностранцы и соискатели без гражданства обязательно предъявляют при приеме на работу:

• медицинский полис;
• разрешение работать или патент;
• разрешение на ВП или вид на жительство.

Если компания принимает в штат работника с инвалидностью, в список, какие документы нужны при устройстве на работу, включают еще один обязательный документ — программу реабилитации. Если инвалид отказывается предъявить ИПР, отказ оформляется письменно.

От будущего руководителя федерального ГУП потребуют справку о доходах его и супруги, детей.

Когда принимают на службу несовершеннолетнего до 14 лет, обязательно требуют разрешение его родителя или опекуна и органа опеки и попечительства. Помимо этого, требуют справку по форме № 086/у.

Если понадобятся сведения личного характера, кроме перечня, утвержденного законом для выполнения трудовой функции, работник заполняет согласие на обработку ПД.

Иногда работодатель требует заполнить заявление о приеме. Это требование обязательно, если соискатель претендует на государственную гражданскую (муниципальную) службу. В остальных случаях заполнять его следует только в том случае, если такое требование утверждено локальным актом организации.

Правовые документы

Документы для трудоустройства на работу — Оперсонале

Содержание статьи

Не секрет, что сегодня проблема трудоустройства довольно актуальна. Любого из нас непременно интересует размер заработной платы, как производятся выплаты при отпуске и больничном, на что влияет стаж работы и т.

д. Но в первую очередь каждого волнует, какие нужны документы для трудоустройства. Ведь любая рабочая деятельность начинается именно с них.

Абсолютно все документы для трудоустройства на работу являются важными, и поэтому отсутствие какой-либо бумаги – еще не повод ее не предоставить. Исключением будут лишь те, которых у вас ранее не было (трудовая книжка, ИНН и страховое свидетельство).

Они выдаются, как правило, при первом официальном трудоустройстве. И, если предоставлены не все документы, которые нужно предоставить при приеме на работу, то работодатель попросит вас непременно их донести.

Именно для тех, кто задается вопросом, какие документы нужны для приема на работу, здесь представлен полный их список. Этот список является базовым.

Но стоит отметить, что в наше время рынок труда переполнен различными должностями, которые предлагают многочисленные фирмы и организации. Все чаще наблюдаются некоторые исключения из базового перечня, поэтому прежде, чем трудоустроиться, узнайте точный список документов для трудоустройства у работодателя.

Что нужно иметь с собой при приеме на работу

По сути дела, точно ответить на вопрос, какие документы необходимо предъявить при трудоустройстве на работу, невозможно. Разные организации – разные требования. Но, если вы устраиваетесь в государственное предприятие, то это именно те документы, которые вам необходимы.

На первый взгляд может показаться, что их сбор займет много времени, но просмотрев список, вы поймете, это не так. Перечень документов для приема на работу не так сложен, как кажется.

Паспорт

Самым важным при устройстве на работу является, конечно же, паспорт гражданина. Вас наверняка заинтересует, какой документ можно предоставить вместо паспорта при приеме на работу. Ответ на этот вопрос очень простой – вы можете представить любой документ, удостоверяющий личность. Это загранпаспорт или водительское удостоверение.

Регистрация по месту пребывания

Многие работодатели не принимают на работу граждан без нее. Особенно это касается должностей, на которые возложена материальная ответственность.

Трудовая книжка, ИНН и страховое свидетельство

Каждый работник, если эта работа является основной, должен иметь эти документы. Если же у вас нет трудовой книжки, то ее заводит данная организация в течение 5 рабочих дней. Идентификационный налоговый номер вы должны получить в налоговой инспекции по месту жительства. А если у вас ранее не было на руках страхового свидетельства, в этом случае их тоже заводит сама организация. При увольнении они остаются у вас.

Документ воинского учета

Для военнообязанных лиц обязательным при приеме на работу является документ воинского учета. Если вы призывник, то вам при себе нужно иметь удостоверение гражданина, свидетельствующее о призыве на военную службу.

Дипломы и свидетельства

Точный список документов для трудоустройства можно узнать у работодателя

Неотъемлемыми документами являются дипломы и свидетельства. По ним работодатель видит, какими знаниями и умениями вы обладаете, и, исходя из этого, предлагает вам соответствующую должность. Для приема на квалифицированную работу диплом обязателен.

Медицинская книжка

В некоторых сферах деятельности медкнижка входит в перечень обязательных документов. Данный документ оформляется специальными центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора и местной больницей.

Более подробно о том, какие документы нужны для трудоустройства, вы можете узнать в самой организации.

Если вы заметили, что с вас требуют что-то лишнее, не поленитесь заглянуть в ТК РФ. Внимательно читайте трудовой договор, перед тем как в нем расписаться. Помните, ваша подпись – это непосредственно ваше согласие с вышесказанным.

Порядок оформления документов при приеме на работу

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)):
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.
Обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ. Поэтому работодатель вправе потребовать предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья. Так, при поступлении на работу в продовольственные магазины, рестораны, кафе, в магазины по продаже детских вещей (одежды, обуви, игрушек) работники (продавцы, повара и др.) обязаны предъявить администрации медицинскую справку о состоянии здоровья. Такое требование обусловлено интересами охраны здоровья населения (покупателей) (ст. 213,266 ТК РФ). В некоторых случаях от поступающих могут потребовать и такие документы, как трудовая рекомендация ВТЭК (при приеме на работу инвалидов). От лица, поступающего на работу, сопряженную с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну, работодатель вправе потребовать представления дополнительных документов для оформления допуска к государственной тайне.

Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя — как правило, в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В случае, если прием на работу был оформлен приказом работодателя, но письменный трудовой договор по каким-либо причинам не заключался, оформить возникшие трудовые отношения письменно работодатель может только с согласия работника. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому в каждом случае она определяется произвольно. Рекомендации, но заключению трудового договора в письменной форме и примерная форма трудового договора утверждены Постановлением Минтруда России от 14.07.1993 г. № 135. Однако при её применении необходимо учитывать требования ТК РФ, в частности ст. 57 ТК РФ.

Письменная форма трудового договора не исключает издания приказа о приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ). Преимущество письменной формы договора заключается в том, что все условия трудового договора, права и обязанности сторон фиксируются в едином акте, обязательном как для работника, так и для работодателя. Это вносит определенность в их отношения, повышает гарантии реализации достигнутых договоренностей по основным условиям труда. На практике письменная форма трудового договора позволяет предотвратить многие конфликтные ситуации. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Работнику, принятому на работу без испытания, испытательный срок не устанавливается. В некоторых случаях установление испытания является обязательным. Так, Федеральным законом от 31.07.1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы в РФ» для граждан, впервые принимаемых на государственные должности государственной службы, испытание устанавливается обязательно. В период испытательного срока на работника распространяются положения ТК РФ, иных нормативных правовых актов, а также правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, система оплаты труда и т.?п. Его положение ничем не должно отличаться от положения других работников организации.

Испытание при приеме на работу не устанавливается для:
— лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
— беременных женщин;
— лиц, не достигших возраста 18 лет;
— лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
— лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;
— лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; — лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;
— в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Для работников, принимаемых на сезонные работы, срок испытания не может быть более двух недель (ст. 294 ТК РФ). Установленные ТК РФ предельные сроки испытания не могут быть увеличены или продлены ни самим работодателем, ни по его соглашению с работником. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся. В период испытательного срока работодатель должен выяснить деловые и профессиональные качества работника. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Это могут быть ссылки на акты о выпуске бракованной продукции, о несвоевременном, некачественном выполнении порученной работы, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка организации, о допущенных ошибках и др. Работник имеет право обжаловать решение работодателя в судебном порядке, поэтому кадровой службе особенно важно фиксировать и документально оформлять все нарушения испытуемого. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится на основании ст. 71 ТК РФ и только до окончания испытательного срока, без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. По результатам испытания нельзя уволить беременную женщину, поскольку расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами не допускается, за исключением случаев ликвидации организации (ст. 261 ТК РФ).

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. Издания приказа об «окончательном» приеме работника на работу не требуется. Для испытуемого установлен упрощенный порядок увольнения. Так, если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не за две недели, а всего за три дня. Таким образом, процедура приема на работу предусматривает следующую последовательность действий.
1. Будущий работник составляет в письменной форме заявление на имя руководителя организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление. При этом он предъявляет необходимые документы, предусмотренные ТК РФ. Лицо, уполномоченное осуществлять прием работников, пишет на заявлении гражданина «В приказ», ставит дату и подписывается.
2. С работником заключается письменный трудовой договор, который подписывается работником и работодателем (директором, начальником отдела кадров и т.?п.).
3. Прием на работу оформляется приказом (форма № Т-1а), изданным на основании заключенного трудового договора, и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу — это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.
4. Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

При приеме на работу кадровик обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Кроме того, работник должен быть ознакомлен с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями, должностной инструкцией. С новым работником должен быть проведен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной безопасности и другим правилам по охране труда. Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т. ?д. должны регулироваться условиями коллективного договора и другими локальными актами.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты
В соответствии с Федеральным законом от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями (например, работодатели) владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие её, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима зашиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: — обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; — все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

заключение договора, оформление приема на работу — Эльба

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР, ФНС и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

• Трудовой договор.
• Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

 

Что сравнивается	Трудовой договор	Гражданский договор
В каких случаях заключают	Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор.	Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы	Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.	Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется	Трудовым кодексом	Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке	Да	Нет
Какие страховые взносы платить	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять	Регулярная выплата заработной платы Месячная зарплата не ниже МРОТ Предоставление оплачиваемых отпусков Выплата больничных и пособий Компенсации при увольнении Обеспечение условий работы	Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять	Личное заявление сотрудника Приказ о приёме	Договор

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Всё, что мы сказали про подмену трудового договора касается и самозанятых. Если вы договорились с самозанятым, что он будет работать примерно, как обычный сотрудник — значит он сотрудник. А если вы уволили сотрудника и стали работать с ним как с самозанятым — так нельзя в любом случае, это запрещено законом о налоге на профессиональную деятельность. 

Статья: как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон

Статья: как принять сотрудника на удалённую работу

Как оформить сотрудника по трудовому договору

1. Получить от работника необходимые документы:

   • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг);
   • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года;
   • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
   • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
   Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет страхового свидетельства, то вам предстоит его оформить. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.
2. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу). 

3. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

4. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).

5. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

   Шаблон приказа о приёме

6. Отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внести в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

7. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

   Шаблон карточки

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты для ИП и ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты 

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов. Например, отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. 

 

Какие документы нужны при приеме на работу

ФЗ «О персональных данных»

Под понятием персональные данные подразумевается любого рода информация, относящаяся к отдельно взятому лицу, выступающему в роли субъекта данных.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Под подобными данными подразумевают следующие:

1. ФИО соискателя.
2. Точные дата и место рождения.
3. Адрес текущего постоянного проживания.
4. Положение в семье и в обществе.
5. Образование.
6. Получаемые доходы.
7. Вся прочая информация, полученная в результате проведения собеседования и предоставления документов.

Когда работник устраивается на государственную службу, его непосредственный работодатель также должен располагать информацией не только об этом физическом лице, но и об его супруге и несовершеннолетних детях.

Согласно действующему законодательству, работодатель, выступающий в качестве оператора, должен сохранять конфиденциальность предоставленной ему информации. То есть, он должен:

1. Ограничить доступ к персональным данным.
2. Не допускать их распространения, не получив на это согласия или наличие прочего законного основания.

Перечень обязательных документов при трудоустройстве

В трудовом законодательстве четко оговаривается исчерпывающий перечень документов, которые необходимо предоставить для трудоустройства.

К таким документам относятся:

1. Личный паспорт.
2. Трудовая книжка. Если ранее данный соискатель еще нигде не выполнял никаких трудовых функций, такая книжка может не предоставляться. Кроме этого, стоит отдельно отметить, что в случае утери или повреждения подобного документа, он должна быть восстановлена по письменному заявлению работника.
3. Еще один обязательный документ – страховое свидетельство. Если это первое трудоустройство работника, то обязанность по оформлению данного свидетельства в Пенсионном фонде ложится на плечи его непосредственного начальника.
4. Документ воинского учета. Под таким документом может выступать приписное свидетельство или военный билет.
5. Документ об образовании.

Это исчерпывающий перечень документов, которые обязательно необходимо взять с собой на собеседование.

Перечень дополнительных документов по усмотрению работодателя

Стоит отметить, что помимо основного пакета документов, работодатель может предложить соискателю принести какие-либо дополнительные бумаги, не предусмотренные трудовым законодательством.

Подобное требование от своего будущего начальника – достаточно частое явление, которое происходит даже несмотря на то, что на законодательном уровне запрещается просить у претендента предоставить какие-либо дополнительные бумаги.

Начальник может потребовать от претендента предоставления:

1. Заявления. Данное заявление обязательно должно быть пришито к личному делу будущего сотрудника.
2. Фотографии. При этом количество фотографий устанавливается в каждой отдельной организации разное. Чаще всего необходимо предоставить фотокарточки в количестве 3 экземпляров. Они необходимы для личного дела сотрудника и для оформления ему пропуска.
3. ИНН.
4. Справки о доходах. Подобная справка нужна, только если данный кандидат меняет свое место работы. Подобную справку выгодно предоставлять, так как при расчете больничного будут учитываться все выплаты, произведенные работнику по прошлому месту работы. Это поможет значительно повысить сумму оплаты больничного листа, если на текущем месте работы стаж минимален.
5. Иногда непосредственный работодатель просил от своего сотрудника представить ему характеристику с прошлого места работы. Именно по этой причине, соискателю лучше всего сразу же иметь подобный документ у себя на руках, так как факт наличие у него такой бумаги значительно повышает его шансы на получение работы на более выгодных условиях.
6. Некоторые работодатели любят требовать от соискателей документы, подтверждающие семейное положение соискателя. К таким бумагам можно отнести следующие: свидетельство о заключении брака и справка об инвалидности близких родственников. К примеру, многодетный сотрудник имеет право уйти в отпуск в любое время года, ориентируясь только на свое желание, а не на график отпусков. Кроме этого, многие работодатели оказывают таким сотрудникам материальную помощь.
7. Подтверждение регистрации по временному месту жительства также может потребоваться у соискателя, зарегистрированного в другом населенном пункте.
8. Отдельно стоит выделить трудоустройство на муниципальную службу. В подобной ситуации начальник может потребовать предоставление ниже перечисленных сведений:
   • Сведения о расходах работника, об его имуществе и различных имущественных обязательствах. Подобные сведения должны быть предоставлены о супруге соискателя и его детях.
   • Сведения о доходах, полученных работником за год до поступления на данную должность.

Порядок оформления сотрудника на работу

Оформление трудовых отношений с работником происходит в несколько этапов, которые необходимо соблюдать:

1. Все начинается с предъявления работником его документов, которые его будущий работодатель принимает, рассматривает и принимает свое решение о том. Принимать данного сотрудника к себе организацию или нет. На этом этапе потребуется приложить усилия и выяснить, есть ли у работника какие-либо ограничения для занятия определенными видами деятельности. Может оказаться, что у данного человека есть ограничения, не позволяющие ему выполнять трудовые функции, предусмотренные вакантной должностью.
2. В некоторых, предусмотренных законодательными актами случаях, допускается проведение медицинского осмотра для будущего сотрудника. Согласно трудовому законодательству, подобному медицинскому осмотру подлежат в обязательном порядке:
   • Лица, не достигшие установленного на законодательном уровне возраста в 18 лет.
   • Прочие лица во всех отдельных случаях, предусматриваемых кодексом.
3. Следующий этап – сообщение работодателю дополнительных сведений. Сведения необходимы, если работник в течение последних 2 лет работал на государственной службе. Ему требуется в обязательном порядке сообщать своему непосредственному работодателю любые сведения о своем последнем месте службы.
4. Далее, требуется получить от сотрудника заявление о приеме на работу. Данный шаг совсем не считается обязательным, ведь законодательство не предусматривает подобное заявление в качестве документа для трудоустройства. Если же данное заявление все же было подано, его необходимо зарегистрировать в установленном в данной организации порядке.
5. Следующий шаг – ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые действуют в данной организации. Подобная процедура должна проходить до подписания самого составленного трудового договора.
6. Далее, происходит непосредственно само заключение с выбранным по результатам собеседования сотрудником, договора на выполнение трудовых функций и договора о необходимости нести полную материальную ответственность. Подобный договор должен быть заключен в двух экземплярах: 1 экземпляр при этом остается у работодателя, а 2 у работника. В этот документ также должны быть включены все обязательные условия также могут включаться и дополнительные условия.
7. Отдельно стоит отметить, что заключение договора о материальной ответственности – это также необязательный шаг, который легко можно пропустить. Однако на этом этапе, такой договор может оказаться очень полезным. Подобные договоры могут быть заключены только с сотрудниками, достигшими установленного законодательством возраста в 18 лет, которые используют или обслуживают денежные или товарные ценности.
8. После всех этих процедур необходимо произвести регистрацию составленных договоров. Все это происходит в строго установленном в данной организации порядке.
9. После регистрации, 1 экземпляр договора передавать сотруднику, а 2 остается на хранении у начальника. Та же самая процедура должна осуществляться и с договором о материальной ответственности.
10. Далее, происходит издание приказа о приеме сотрудника в организацию для выполнения трудовых функций. Созданный приказ также подлежит регистрации.
11. Ознакомление с приказом о принятии на работу должно происходить под роспись. Только после этого происходит внесение записи в трудовую книжку о приеме сотрудника в организацию.
12. Заключительный этап в оформлении сотрудника на работу – создание его личного дела, заполнение его, прикрепления всех необходимых документов. Только после окончания этого, новый работник может быть внесен в специальный табель учета рабочего времени, а также во все другие документы, заполняемые в организации.

Особенности трудоустройства несовершеннолетних

Непосредственно при своем устройстве в организацию, ребенок должен предоставить следующий пакет бумаг:

1. Свой паспорт или свидетельство о рождении.
2. Согласие одного из своих родителей.
3. Медицинская справка, в которой имеется указание на то, что ребенок не имеет никаких противопоказаний к ведению трудовой деятельности.
4. После 14 лет также необходимо предоставление согласие из органа опеки. Все остальные документы предъявляются только при их наличии. Здесь стоит выделить тот факт, что для ребенка устанавливается определенный график работы, а также ему не должен устанавливаться испытательный срок.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Особенности трудоустройства иностранных граждан

Чтобы иностранному гражданину приступить к работе на территории РФ, ему придется, как следует потрудиться. Все начинается с оформления разрешения на право трудовой деятельности на территории страны.

Для этого придется предоставить:

1. Нотариально заверенные:
   • Свидетельства о государственной регистрации в 2 экземплярах.
   • ИНН в 2 экземплярах.
   • Лицензия на право осуществления деятельности в 2 экземплярах.
2. Штатное расписание компании.
3. Все учредительные документы.
4. Составленный проект трудового договора.
5. Копия паспорта.

После этого, иностранному гражданину также будет необходимо предоставить:

1. 2 цветных фотографии 3х4.
2. Справки о прохождения исследований крови по всем показателям.
3. Справка от нарколога.
4. Диплом об имеющемся образовании.
5. Виза.
6. Миграционная карта, в которой обязательно должна быть поставлена отметка о регистрации.
7. Доверенность, заполненная у нотариуса.

Трудоустройство совместителя

Совместитель должен выполнять свои трудовые функции в свободное от своей основной работы время, больше он ничем не отличается от остальных сотрудников организации. Именно поэтому он может пользоваться теми же правами и обязанностями, как и все прочие сотрудники.

Непосредственно при приеме на должность в качестве совместителя, человек должен пройти несколько привычных ему по постоянной работе этапов, в частности:

1. Написать заявление.
2. Принести требующиеся для оформления работника документы:
   • Свой паспорт.
   • Документ об имеющемся у него образовании.
3. Заключить с будущим начальником трудовой договор.
4. Ознакомиться с приказом о своем приеме на выбранную работу.

Какие документы не являются обязательными при приёме на работу

Необязательно представлять следующие документы:

1. Документ о составе своей семьи.
2. О возрасте своих детей или наличии беременности у своей супруги.
3. Бумаги, подтверждающие право на получение различных дополнительных компенсаций и гарантий.

Порядок приема на работу

При приеме на работу работник обязан предоставить администрации МБОУ «СШ № 1» следующие документы (ст. 65 ТК РФ):
 
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
 — трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
 — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
 — документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
 — справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел; — справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.

 В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

 Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных статьей 65 ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

 При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

. Прием на работу без предъявления указанных документов не допускается.

 Прием на работу оформляется приказом руководителя МБОУ «СШ № 1» на основании письменного трудового договора, который объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). В приказе указывается наименование должности в соответствии со штатным расписанием и условия оплаты труда.

 В соответствии с приказом о приеме на работу, администрация МБОУ «СШ № 1» обязана в недельный срок сделать запись в трудовой книжке работника согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003г. №69. На работающих по совместительству трудовые книжки ведутся по основному месту работы.

 Трудовые книжки работников и вкладыши к ним хранятся в МБОУ «СШ № 1» в сейфе. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся как документы строгой отчетности. Трудовая книжка руководителя МБОУ «СШ № 1» хранится в управлении образования.

 При приеме на работу работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, инструкцией по охране труда, инструкцией по пожарной безопасности, условиями и оплатой труда, правами и обязанностями, Уставом школы, Коллективным трудовым договором, Правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативно-правовыми актам, действующими в МБОУ «СШ № 1».

На каждого работника МБОУ «СШ № 1» ведется личное дело, которое состоит из личного листка по учету кадров, автобиографии, копии документа об образовании, материалов по результатам аттестации, выписок из приказов о назначении, перемещении, поощрениях и увольнениях, экземпляр письменного трудового договора.

 Личное дело хранится в МБОУ «СШ № 1» и остается там после увольнения работника до достижения им возраста 75 лет.

 Адрес: 390000 г. Рязань, ул. Ленина д.30, каб. 25. Режим: по рабочим дням; тел.: 8(4912) 29-05-97.

6 типов документов о трудоустройстве и доходах | Центр знаний

Однако не всегда ясно, какие документы должны заполнять верификаторы. Чтобы помочь с этим, мы создали список наиболее распространенных форм, используемых при проверке занятости и дохода, чтобы и сотрудники, и работодатели знали, какие документы наиболее актуальны для соответствия местным законам.

Формы подтверждения занятости

Проверка занятости возникает в ряде ситуаций, от компании, нанимающей нового сотрудника до кредитора, оценивающего соискателя новой ссуды.Основная цель проверки занятости — убедиться, что кто-то занимал должность в данной компании, но проверяющим также может быть полезно узнать об обязанностях сотрудника, чтобы получить представление об их прошлом опыте.

Форма I-9

Форма I-9 IRS является обязательной для всех новых сотрудников и документирует право сотрудника на работу в США. Форма, которую в первую очередь заполняет работодатель, требует сбора документов, подтверждающих личность сотрудника и статус работы.Однако первая часть формы заполняется сотрудником и запрашивает личную информацию, такую ​​как имя, адрес и номер социального страхования.

Самый важный раздел формы I-9 — это то, где работодатели предоставляют доказательства права сотрудника на работу. Разные документы, удостоверяющие личность, имеют разный вес, причем некоторых из них достаточно для подтверждения права на участие, а для других требуется дополнительная поддержка. Для заполнения формы I-9 существует три категории документов:

.

Список документов A: Подтверждение права на трудоустройство и личности

• U.S. Паспорт или паспортная карточка
• Карта постоянного жителя или регистрация иностранца
• Карточка с разрешением на трудоустройство
• Заграничный паспорт с разрешением на работу по форме I-94 или I-551

** Список документов B: только удостоверение личности (необходимо объединить с документом из списка C)

• Текущие водительские права США
• Канадские водительские права
• Федеральная, государственная или местная идентификационная карта
• Школьный билет с фотографией
• Регистрационная карточка избирателя
• U.S. Военная карточка или запись о призыве
• Удостоверение военкомата
• Документ торгового мореплавателя береговой охраны США (MMD)
• Документ индейского племени

Список документов C: только свидетельство о приеме на работу (необходимо объединить с документом из Списка B)

• Номер счета социального страхования США
• Справка о рождении за границей
• Свидетельство о рождении Государственным департаментом США
• Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении с официальной печатью
• Документ индейского племени
• U.Карта S. Citizen ID
• Удостоверение личности для жителей США
• Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности

Работодатели должны хранить копию заполненной формы I-9 каждого сотрудника в течение трех лет после даты приема на работу. Наказания за несоблюдение или ненадлежащее раскрытие информации могут быть столь же серьезными, как тюремное заключение.

Письмо о приеме на работу

Также известное как письмо с подтверждением занятости (PoE), письмо с подтверждением занятости выдается новым работодателем, чтобы подтвердить, что потенциальный сотрудник ранее занимал должность, которую он, по их утверждениям, занимал.

Формат и содержание письма-подтверждения приема на работу могут различаться, но обычно они основаны на должности сотрудника, датах приема на работу и обязанностях.

Дополнительная информация, необходимая для заполнения письма, обычно включает:

• Название и адрес компании работодателя (или используйте стандартный бланк компании)
• Название и адрес компании, запрашивающей подтверждающее письмо
• Должность нынешнего или бывшего сотрудника
• Даты работы нынешнего или бывшего сотрудника
• По желанию, перечень обязанностей сотрудника
• Заработная плата нынешнего или бывшего сотрудника, включая бонусы
• Ваше имя, подпись и контактная информация, чтобы получатели могли связаться с вами при необходимости.

Мы предоставили образец шаблона письма в Документах Google (https: // docs.google.com/document/d/1C8WqTS40h3CgwliT9xQ28e0ryKM_ziszPjOlRDRkjTw/edit?usp=sharing) и MS Word (https://drive.google.com/file/d/1jYEzZiJoGk3K8RHIZghDhWP), чтобы убедиться, что все сведения, которые помогут вам в помощи, чтобы включить все детали для справки, которые помогают, чтобы все справки (help) были включены в справку, чтобы включить все сведения, которые помогут необходимо предоставить соответствующее подтверждение занятости.

Форма подтверждения безработицы

Когда сотрудник был уволен без причины, он или она часто обращается за поддержкой через государственное страхование по безработице. Форма заявки в каждом штате различается, но обычно заполняется сотрудником и обычно включает раздел, в котором указывается причина увольнения и общий заработок заявителя.

Работодатели могут оспорить претензии бывшего сотрудника в заявлении. Однако споры замедлят процесс подачи заявки, потенциально задерживая выплаты и затрудняя для сотрудников оплату текущих расходов.

Документы, подтверждающие доход

Сотрудников могут попросить подтвердить свой доход по запросам на подтверждение занятости, обусловленным финансовыми соображениями. Предоставление ссуды, новая кредитная линия и даже переговоры об аренде собственности могут зависеть от надлежащего подтверждения заработка сотрудника.

Форма подтверждения дохода для штата

Государства часто имеют свои собственные формы для подтверждения занятости и дохода. В Техасе, например, форма h2028 используется для обеспечения подтверждения работодателем информации о заработной плате и доходах сотрудника, когда сотрудник не может предоставить другую информацию, адекватно подтверждающую свой доход.

Форма потери дохода

Иногда от работника могут потребовать доказать потерю дохода, связанную с текущей или бывшей работой.Нет никаких федеральных форм, связанных с потерей дохода, но в отдельных штатах есть формы, помогающие задокументировать изменение доходов. Например, Флорида использует форму CS ES 2620 для документирования потери дохода.

Квитанция

В некоторых случаях квитанция о заработной плате может служить достаточным доказательством заработка сотрудника. Квитанции о заработной плате можно легко подделать, поэтому проверяющие часто требуют более формального подтверждения от текущего или бывшего работодателя, обычно предоставляемого через специальные формы для штата, такие как форма Техаса h2028.

Заполнение справки о занятости или доходе

Самая важная часть проверки занятости и дохода — это получение соответствующих документов для ведения записи об успешной проверке. И работодатели, и сотрудники должны гарантировать, что они заполняют формы полностью и честно, поскольку за ложное раскрытие информации предусмотрены различные наказания, от снижения профессиональной репутации до тюремного заключения. Каждая форма, указанная выше, служит своей цели, и во многих случаях необходимо собрать несколько документов, чтобы в достаточной мере подтвердить информацию о занятости и доходе.

Form I-9 Приемлемые документы | USCIS

Сотрудники должны предоставить своим работодателям документы, подтверждающие их личность и разрешение на работу.

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Документы из списка А содержат удостоверение личности и разрешение на работу. Сотрудники, представляющие приемлемый список. Не следует требовать, чтобы документ представлял какой-либо другой документ. Некоторые документы Списка А фактически представляют собой комбинацию из 2 или более документов.В этих случаях представленные вместе документы считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или паспортная карта США

Форма I-551, карта постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца

1 мая 2017 года USCIS начала выпускать карточки с измененным дизайном, на которых больше не отображается подпись человека. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.Эти карты также известны как «Зеленые карты».

Карта постоянного жителя:

Предыдущая версия карт была выпущена после 30 апреля 2010 г. и может содержать подпись, а может и не содержать ее. Подпись не требуется, чтобы карта была действительна для формы I-9 «Проверка права на трудоустройство».

Карточка предыдущего постоянного жителя с подписью:

Карточка постоянного жителя с пометкой «Отказ от подписи»:

Кроме того, карта постоянного жителя с наклейкой, выпущенной USCIS, продлевающей срок ее действия, является документом Списка А и принимается для формы I-9.

Форма I-766, Карточка с разрешением на трудоустройство

USCIS начала выдавать текущую карту 1 мая 2017 года. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.

Разрешение на работу:

Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с отметкой о прибытии-отбытии и разрешением на работу

К заграничному паспорту должна быть приложена форма I-94 / 94A «Запись о прибытии-отбытии» с тем же именем, что и в паспорте, и содержащая подтверждение неиммиграционного статуса человека и разрешение работать на конкретного работодателя на основании этого статуса.

Этот документ можно использовать только в том случае, если период одобрения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, перечисленным в Форме I-94 или I-94A, Отчет о прибытии-отбытии. Примечание. Некоторые лица, представляющие этот документ Списка А, например, некоторые студенты-неиммигранты и посетители по обмену, должны предоставить дополнительную документацию, чтобы подтвердить свое разрешение на работу в США

.

В апреле 2013 года форма I-94 была автоматизирована в аэропортах и ​​морских портах.Таможенная и пограничная служба США больше не предоставляет путешественникам автоматически бумажную копию формы I-94. Путешественники могут получить доступ к информации формы I-94 через веб-сайт Службы таможенного и пограничного контроля США или могут запросить бумажную форму I-94 во время процесса проверки.

Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или I-94A

К паспорту

необходимо предъявить форму I-94 или форму I-94A, подтверждающую допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США.S. и FSM или RMI.

Заграничный паспорт со штампом формы I-551 или распечаткой формы I-551

Паспорт должен содержать временную печать формы I-551 или временную печатную отметку формы I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV).

Этот документ подлежит перепроверке.

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ Списка B, должны также представить документ из Списка C для Раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка B:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

• Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
• Школьный билет с фотографией
• Регистрационная карточка избирателя
• U.С. военная карточка или досье
• Удостоверение военнослужащего
• Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
• Племенной документ коренных американцев
• Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

• Школьная успеваемость или табель
• Справка из поликлиники, врача или больницы
• Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документов Списка B могут использоваться специальные пометки.

Документы, указанные в списке C, служат только для разрешения на работу.

Сотрудники, которые решили предоставить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B, удостоверяющий личность, для Раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих неистекших документов списка C:

Номер счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Допускается ламинированная карта. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

• НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Форма ФС-240, Консульский акт о рождении за границей

Форма FS-545, Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент

Форма DS-1350, Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Форма I-197, удостоверение личности гражданина США

Форма I-179, идентификационная карта для использования гражданином-резидентом в США

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии / отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или неиммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, форму I-571, Проездной документ беженца (PDF), неистекшая форма I-327, разрешение на повторный въезд, форма N-560, сертификат U.S. Гражданство или форма N-561, замещающее свидетельство о гражданстве (PDF, 40,3 КБ) или форма N-550, свидетельство о натурализации или форма N-570, замещающее свидетельство о натурализации (PDF, 176,3 КБ). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Контактный центр формы I-9 может помочь с вопросами по документам, выданным DHS.

Список B Документы

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ Списка B, должны также представить документ из Списка C для Раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка B:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

• Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес. Идентификационная карточка школы с фотографией Карточка регистрации избирателя U.S. военный билет или призывной билет Удостоверение военного иждивенца
• Карта морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
• Племенной документ коренных американцев
• Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Допустимый список B Документы для лиц младше 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

• Школьная успеваемость или табель
• Справка из поликлиники, врача или больницы
• Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документов Списка B могут использоваться специальные пометки.

Список C Документы

Документы, указанные в списке C, служат только для разрешения на работу.

Сотрудники, которые решили представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B для раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих неистекших документов списка C:

Неограниченная карта с номером счета в системе социального обеспечения США

Карточка с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

• НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
• ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Консульский акт о рождении за границей (форма FS-240)

Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент (форма FS-545)

Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (форма DS-1350)

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Племенной документ коренных американцев

Удостоверение гражданина США (форма I-197)

Удостоверение личности гражданина-резидента США (форма I-179)

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии-отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или не иммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, неистекшим разрешением на повторный въезд ( Форма I-327), Свидетельство У.S. Гражданство (форма N-560) или замещающее свидетельство о гражданстве (форма N-561) (PDF, 40,3 КБ), либо свидетельство о натурализации (форма N-550) или N-570 (PDF). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Для получения дополнительной информации о документах, выданных DHS, обратитесь в службу поддержки пользователей.

Экспертиза документов | USCIS

Предоставляет документацию, которая разумно кажется подлинной, относится к сотруднику и находится в Списках приемлемых документов	Примите документацию.
Предоставляет документ, который необоснованно не кажется подлинным, не связан с сотрудником или не включен в списки приемлемых документов	Отклоните документ и попросите своего сотрудника предоставить другие документы, которые удовлетворяют требованиям формы I-9.	Стандарт — разумность. От вас не ожидается, что вы будете экспертом по документам.
Записывает более одной фамилии в Раздел 1, но представляет документ из Списка допустимых документов, в котором есть только одна из этих фамилий	Спросите своего сотрудника, в чем причина такой разницы в именах.Если документ обоснованно кажется подлинным и относится к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Приложите памятку к форме I-9 с объяснением несоответствия.
Представляет документ из Списка допустимых документов, в котором его или ее имя написано несколько иначе, чем имя, которое он или она написал в Разделе 1	Спросите своего сотрудника о причине разницы в написании. Если он обоснованно кажется подлинным и имеет отношение к конкретному лицу, вы можете принять документ.	Попросите вашего сотрудника использовать свое полное официальное имя в Разделе 1. Попросите его или ее сделать одно из следующих действий: исправить форму I-9 и подписать изменение; предоставить другой документ с правильным написанием; предоставить вам исправленный документ.
Предоставляет документ, в котором имя, указанное сотрудником в Разделе 1, полностью или существенно отличается от имени в документе	Спросите сотрудника о причине смены имени Если ваш сотрудник утверждает, что имя в Разделе 1 является его или ее официальным именем, и вы уверены, что документ обоснованно имеет отношение к сотруднику, вы можете принять документ.	Приложите памятку к форме I-9 с объяснением несоответствия. Если сотрудник добровольно предоставит доказательство смены имени, вы можете сохранить его копию вместе с памяткой.
Предоставляет документ, который необоснованно не кажется подлинным и / или связанным с физическим лицом, или если он или она не может представить другие документы, удовлетворяющие требованиям формы I-9	Вы можете уволиться.

Кому выпущен этот документ?

Информацию о том, какие документы по форме I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» выдают и каким категориям лиц, см. В таблице ниже.

	Тип документа	Гражданин США	Негражданин США	Законный постоянный житель	Иностранец, которому разрешено работать
	Паспорт или паспортная карточка США	х	х
	Карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (форма I-551)			х
	Заграничный паспорт с временной печатью I-551 или напечатанной отметкой на MRIV			х
	Разрешение на работу (форма I-766)				х
	Загранпаспорт с отметкой о прибытии / отбытии (форма I-94)				х
	Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или I-94A				х
	Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное U.S. государство или отдаленное владение	х	х	х	х
	Удостоверение личности, выданное федеральным, государственным или местным органом власти США	х	х	х	х
	Школьная карточка	х	х	х	х
	Регистрационная карточка избирателя	х	х	х	х
	U.С. военная карточка или досье	х	х	х	х
	Удостоверение военнослужащего	х	х	х	х
	Морская карта торговца береговой охраны США	х	х	х	х
	Племенной документ коренных американцев	х	х	х	х
	Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады	х	х	х	х
	Школьная успеваемость или табель успеваемости (до 18 лет)	х	х	х	х
	Справка из клиники, врача или больницы (младше 18 лет)	х	х	х	х
	Дневной уход в детском саду запись (до 18 лет)	х	х	х	х
	Карточка социального страхования *	х	х	х	х
	Свидетельство о рождении за границей (форма ФС-545)	х	х
	Свидетельство о рождении (форма DS-1350)	х	х
	Консульский отчет о рождении за границей (форма FS-240)	х	х
	U.Свидетельство о рождении (оригинал или заверенная копия)	х	х
	Племенной документ коренных американцев	х	х	х	х
	Удостоверение гражданина США (форма I-197)	х	х
	Удостоверение личности гражданина-резидента США (форма I-179)	х	х
	Разрешение на работу, выданное U.S. Департамент внутренней безопасности	х	х	х	х

* Карты неограниченного социального обеспечения, которые являются приемлемыми документами списка C, выдаются только по адресу:

• Граждане США
• Граждане США, не являющиеся гражданами США
• Постоянно законные жители
• Беженцы
• Asylees
• Граждане Республики Маршалловы Острова, Федеративных Штатов Микронезии или Республики Палау, принятые в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации
• Американские индейцы канадского происхождения
• Индейцы кикапу мексиканского происхождения

квитанций | USCIS

Иногда сотрудники представляют «квитанцию» вместо документа Списка A, B или C.Приемлемая квитанция действительна в течение короткого периода времени, поэтому вы можете заполнить Раздел 2 или Раздел 3 (повторная проверка) формы I-9 «Проверка права на трудоустройство». Вы не можете принимать квитанции, если срок работы составляет менее 3 дней.

Вы можете принимать только 3 вида чеков:

• Квитанция, подтверждающая, что ваш сотрудник подал заявку на замену документа списка A, B или C, который был утерян, украден или поврежден.

Эта квитанция действительна в течение 90 дней с даты приема на работу (то есть первого дня оплачиваемой работы) или, в случае повторной проверки, 90 дней с даты истечения срока разрешения на работу.В течение 90 дней сотрудник должен показать вам заменяющий документ, на который была выдана квитанция.

• Часть прибытия Форма I-94 / I-94A (Запись о прибытии-отбытии) с временным штампом формы I-551 и фотографией человека

Законные постоянные жители могут предъявить этот список A квитанции вместо своей формы I-551, карты постоянного жителя, чтобы показать как удостоверение личности, так и разрешение на работу.Эта квитанция действительна до даты истечения срока, указанной на штампе, или 1 год после даты выдачи, если штамп не содержит даты истечения срока годности. Когда он истечет, ваш сотрудник должен предоставить свою карту постоянного жителя.

• Отъездная часть формы I-94 / I-94A со штампом о допуске беженцев или компьютерная распечатка формы I-94 с кодом допуска «RE»

Беженец может предъявить эту квитанцию ​​по списку А для подтверждения личности и разрешения на работу.Эта квитанция действительна в течение 90 дней с даты найма или, в случае повторной проверки, 90 дней с даты истечения срока разрешения на работу. По истечении срока действия квитанции ваш сотрудник должен предъявить работодателю либо форму I-766, либо документ о разрешении на работу, либо комбинацию документа из списка B и неограниченной карты социального обеспечения.

Когда ваш сотрудник предоставляет приемлемую квитанцию ​​для первоначальной проверки, вы должны:

• Запишите название документа в Разделе 2 Списка A, B или C, в зависимости от обстоятельств.
• Введите слово «квитанция», название и номер документа, а также последний день, когда квитанция действительна.

По истечении срока действия квитанции необходимо:

• Вычеркните слово «квитанция» и любой номер сопроводительного документа.
• Запишите номер и другую необходимую информацию о документе из фактически представленного документа.
• Инициал и дата изменения.

документов о трудоустройстве, необходимых для начала новой работы

При поиске работы важно знать о важных документах, необходимых для начала новой работы.Наличие всех форм трудоустройства, которые могут потребоваться компании, позволит вам подготовиться к собеседованию, получить работу и начать новую работу. Вам нужно, чтобы весь этот процесс прошел как можно более гладко, и последнее, что вам нужно, — это сбой, например, отсутствие документации, которая может затормозить процесс найма.

Формы трудоустройства, которые могут вам понадобиться, включают заявления о приеме на работу, формы W-2, форму I-9 и форму W-4. Некоторые формы доступны в компаниях, в которые вы подаете заявку, некоторые у вас уже есть, а другие доступны в Интернете или должны быть заказаны.

Если у вас нет оригинальной документации, которая вам понадобится, прежде чем работодатель сможет включить вас в платежную ведомость, получите копии прямо сейчас. Таким образом, вы будете готовы приступить к работе сразу же, как только получите предложение о работе.

Формы трудоустройства, которые могут вам понадобиться

Следующие документы могут потребоваться для вашего будущего трудоустройства. Узнайте больше о каждом из них и о том, как сразу получить формы. Сделайте копии и приготовьте их для каждой вакансии, которую вы хотите использовать.

Бланки заявления о приеме на работу

Многие работодатели требуют, чтобы потенциальные кандидаты заполняли заявления о приеме на работу, чтобы у них была документация о соответствующем опыте и образовании. Это относится ко всем уровням занятости — от должностей начального уровня до профессиональных должностей высокого уровня.

Кандидатам необходимо будет предоставить подробную информацию и даты прошлого трудоустройства и образования, а также учетные данные и сертификаты. Бланки заявления о приеме на работу поступают от самих компаний.В некоторых случаях вам нужно будет обратиться непосредственно в компанию, но многие компании предлагают свои формы заявления о приеме на работу онлайн или позволяют вам заполнить заявку онлайн.

Форма заявки может быть всем, что вам нужно для подачи заявки, но в какой-то момент в процессе приема на работу вам может потребоваться предоставить выписки из колледжа или другое подтверждение вашей степени. Так что, забегая вперед, неплохо иметь под рукой копии этих документов.

Предыдущие формы W-2

Потенциальные работодатели могут запросить копии ваших форм W-2, чтобы подтвердить вашу предыдущую компенсацию, прежде чем делать предложение о работе.Это может поставить вас в неудобную ситуацию, и это может не всегда соответствовать вашим интересам или может быть запрещено законом. Узнайте, может ли работодатель запросить у вас W-2, имеет ли смысл его соблюдать и как получить копии ваших форм W-2, если у вас их нет.

Формы W-4

Форма W-4 заполняется сотрудником, поэтому работодатель может удержать правильную сумму федерального подоходного налога из вашей заработной платы. Когда вас наняли на новую работу, вам необходимо будет заполнить форму W-4, чтобы ваш работодатель знал, сколько налогов нужно удерживать.Работодатель может предоставить вам W-4, или вы можете получить его онлайн и подготовить его к работе.

Формы И-9

Когда вас принимают на новую работу, вам нужно будет доказать, что вы имеете законное право работать в США. Вам нужно будет заполнить форму подтверждения права на трудоустройство (форма I-9), и работодатель сохранит ее в файле.

Обратите внимание, что вам также потребуется предоставить оригинальную документацию, подтверждающую ваше право на работу.Вам понадобится удостоверение личности с фотографией, например паспорт, водительские права или удостоверение личности штата, а также документ, подтверждающий, что вы находитесь в США на законных основаниях, например оригинал или нотариально заверенное свидетельство о рождении и / или карточка социального страхования.

Что такое E-Verify?

Система E-verify позволяет работодателям задокументировать и подтвердить право сотрудников на работу в Соединенных Штатах, сравнивая информацию I-9 (Форма определения права на трудоустройство), предоставленную всеми работниками в Администрацию социального обеспечения, Службу внутренней безопасности и Государственный департамент. .Работодатель займется этим, как только вы предоставите необходимую документацию.

Как заменить утерянные документы

Теперь, когда вы знаете, какие документы вам нужны, вы можете обнаружить, что отсутствует один или несколько. Вот информация, которая вам понадобится для замены недостающих документов:

• Замените утерянный паспорт, обратившись в Национальный центр паспортной информации.
• Чтобы заменить карту социального обеспечения, вам необходимо заполнить онлайн-заявку или предоставить определенную документацию в местном отделении социального обеспечения.
• Вы можете заказать копии прошлых форм W-2 в IRS или у предыдущих работодателей.
• Если вы не можете найти свои водительские права, обратитесь в Департамент транспортных средств штата за инструкциями по подаче заявления на замену водительских прав.
• Если у вас нет стенограммы вашего колледжа, вы можете запросить копии вашей записи в офисе регистратора вашего колледжа или университета. Это можно сделать лично, по телефону или через Интернет.

Что вам нужно для работы в США?

Введение в рабочие документы

При приеме на работу нового сотрудника работодатели должны обработать несколько документов и сохранить их.Вот рабочие документы, которые вам необходимо получить от новых сотрудников:

• Удостоверение личности
• I-9 форма
• W-4 форма
• Прямой депозит

Связано: Как нанять первого сотрудника

Удостоверение личности

В Соединенных Штатах сотрудники должны подтвердить свою личность и подтвердить, что они имеют законное право работать в округе.Они могут сделать это, предъявив своему работодателю определенные документы. Эти документы разделены на три списка: Список A, Список B и Список C.

Если у сотрудников есть один документ из Списка А, это достаточное подтверждение личности и разрешения на работу. В противном случае сотрудники должны предоставить два документа: один из списка B и один из списка C. Обратите внимание, что сотрудники должны представлять вам оригиналы документов, а не копии. Убедитесь, что все документы актуальны и актуальны.

Вот документы, которые входят в каждый список:

Список A: Эти документы подтверждают как личность, так и право на трудоустройство

• Не просроченный U.С. паспорт
• Заграничный паспорт, срок действия которого истек (со штампом И-551)
• Просроченное разрешение на трудоустройство
• Квитанция о регистрации иностранца или карта постоянного жителя
• Разрешение на работу, срок действия которого истек, с фотографией (выдано USCIS)
• Заграничный паспорт, срок действия которого истек (с формой I-94, содержащей подтверждение неиммиграционного статуса)

Список B: Эти документы удостоверяют личность

• Действительный U.S. или канадские водительские права или удостоверение личности с фотографией или описанием личных характеристик
• Удостоверение личности, выданное местными, государственными или федеральными агентствами, с фотографией на нем
• Карточка избирателя
• Военный билет США или запись о призыве
• Удостоверение военнослужащего
• Карта морского торговца береговой охраны США
• Племенной документ коренных американцев
• Школьный билет с фотографией (сотрудники до 18 лет)
• Карта больницы, поликлиники или врача (сотрудники до 18 лет)
• Запись в детский сад или детский сад (сотрудники до 18 лет)

Список C: Эти документы подтверждают право на трудоустройство

• Карточка социального страхования
• U.С. или свидетельство о рождении за границей
• Племенной документ коренных американцев
• Удостоверение гражданина США
• Удостоверение гражданина-резидента
• Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек (выдано DHS)

И-9 форма

Наряду с подтверждением документов, удостоверяющих личность, сотрудники должны заполнить форму I-9, чтобы подтвердить свое право на трудоустройство.После того, как сотрудник подаст форму I-9, вы должны хранить ее отдельно от других документов сотрудника.

Возможно, вашей компании потребуется использовать E-Verify, систему, которая используется для сравнения информации в форме I-9 с федеральными базами данных для обеспечения точности.

W-4 форма

Сотрудники должны заполнить форму W-4, чтобы указать вашему бизнесу свою налоговую ситуацию. Эта форма сообщает вашей компании, какую сумму налога следует удержать из зарплаты сотрудника.Обязательно используйте самую последнюю версию этой формы для новых сотрудников и предложите существующим сотрудникам возможность обновить свою предыдущую версию W-4 до самой последней версии.

Прямой депозит

Если ваша компания предоставляет прямой депозит, важно, чтобы новые сотрудники предоставили свои банковские реквизиты вскоре после начала работы, чтобы они могли получить оплату в следующем периоде оплаты.

Советы по трудовым документам

Когда новый сотрудник начинает работать, вы как его работодатель обязаны проинформировать его обо всех документах, которые ему нужно будет заполнить.Чтобы обеспечить бесперебойный процесс адаптации сотрудника, следуйте этим советам:

• Храните записи в безопасности: Существуют законы, по которым работодатели обязаны хранить документы сотрудника в течение определенного времени. Ознакомьтесь с этими законами. Точно так же работа работодателя состоит в том, чтобы хранить записи в безопасности и надлежащим образом. Сотрудники доверяют вам конфиденциальность их личных данных.
• Предоставьте ресурсы для сотрудников: Большинство людей не являются налоговыми экспертами, поэтому предоставьте сотрудникам ресурсы для правильного заполнения их форм.Сотрудники начального уровня особенно оценят это руководство, поскольку у них, возможно, не было опыта в этом раньше.
• Соблюдайте крайние сроки: Многие из этих форм имеют крайние сроки. Обязательно заберите их у сотрудников в первый день работы.

Связано: Объявление о новом сотруднике

Рабочие документы FAQs

Работодатель должен помнить о многих аспектах процесса адаптации.Вот пара часто задаваемых вопросов о рабочих документах:

Какие еще важные документы нужно получить от сотрудников?

После того, как вы соберете все свои налоговые декларации и формы подтверждения занятости, вам также могут потребоваться дополнительные формы. Сюда могут входить:

• Оформление пособий: Сотрудникам необходимо будет заполнить документы для получения таких пособий, как пенсионный план вашей компании, страхование здоровья и жизни и страхование по инвалидности.
• Соглашения о согласии на тестирование на наркотики: Если на вашем рабочем месте требуются тесты на наркотики и / или алкоголь, вам необходимо, чтобы сотрудники заполнили форму согласия перед проведением тестов.
• Контактная информация для экстренных случаев: В случае возникновения чрезвычайной ситуации поощряйте сотрудников предоставлять контакты для экстренных случаев, краткую историю болезни и информацию о любых пищевых аллергиях или непереносимости.
• Форма целей сотрудника: Начните время сотрудника в вашей компании с правильного понимания их целей.Используйте рабочий лист, который помогает им создавать SMART (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные, привязанные к срокам) цели. Вы также можете попросить их менеджера или начальника регулярно проверять их, чтобы убедиться, что они успешно продвигаются к своим целям.
• Справочник сотрудника: Чтобы новый сотрудник полностью понимал ваш справочник сотрудника, потребуйте, чтобы он подписал подтверждение получения справочника. Особенно эффективно требовать подписи по всему справочнику, чтобы убедиться, что они прочитали его целиком.
• Трудовой договор: В трудовом договоре укажите информацию о должности сотрудника, включая название должности, обязанности, продолжительность работы, компенсацию, льготы по условиям найма.
• Соглашения о неразглашении: Если вы работаете с конфиденциальной информацией, попросите сотрудника подписать соглашение о неразглашении, чтобы эта информация оставалась внутри компании.

Какой отдел отвечает за документы сотрудников?

На многих предприятиях отдел кадров заботится о рабочих документах нового сотрудника.