Как в письме написать с уважением: «С уважением» запятая – нужна ли после слова, как выделяется?

Содержание

3 правила деловой переписки. Надо ли писать ‘с уважением’? Образцы делового письма

Последние лет двадцать, а то и больше все мы ведем деловую переписку по электронной почте — а теперь и в многочисленных мессенджерах. При этом правилам составления писем нас чаще всего никто не учил — сами выработали кое-какие привычки. Их и разбирают авторы книги «Новые правила деловой переписки», приводя примеры писем — что приемлемо, что не очень. И одновременно учат нас заботиться об адресате.

Структура делового письма

Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:

  1. Имя отправителя
  2. Тему письма
  3. Приветствие
  4. Суть разговора
  5. Вопрос или призыв
  6. Подпись
  7. Как связаться, кроме почты

Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю.

Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.

Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком.

Спам Личное письмо
Тульская типография Анна Николаева
Alex Rich Александр Болдарев
Выиграй Миллион Ирина Маркина

Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.

Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце.

Так оно не смешивается с основной частью письма.

Мешает быстро перейти к сути Стоит отдельно, не мешает
Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица… Здравствуйте, Антон!
У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица…

Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция. У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.

Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:

Долго и не по теме Краткое введение в тему
Искренне благодарен за уделенное мне время на конференции. Мы общались на конференции по поводу совместной акции.
Данным письмом хочу подвести итоги нашего разговора и обозначить дальнейшие… Итоги нашего разговора: …

Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац.

Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.

Без вопроса С вопросом
Это мои предложения по процессу работы над проектом. Антон, это мои предложения. Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим?
Такие договоренности с клиентом мы зафиксировали в плане. Договоренности мы записали в плане. Пожалуйста, проверьте, всё ли там верно.

Подпись. В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.

Как связаться. В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или «Телеграм». Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае пожара. Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.


Что можно убрать из делового письма

Убирать всё лишнее из писем — еще один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать?

Уведомление о конфиденциальности — формальная отписка из юр. отдела. Если вы можете ее убрать, уберите. Если юристы запрещают — что ж…

Обвес пересылаемого сообщения — при переотправке сообщения адресат получает целый блок информации: «Начало переадресованного сообщения. Дата. Отправитель. Тема. Получатель». Обычно эта информация неудобно подана и не нужна получателю. Вместо нее лучше просто ввести в курс дела: «Леша, клиент вчера написал вот такое письмо…»

Это сообщение проверено на вирусы антивирусом «Кусь» — получателю неважно, как проверено письмо на вирусы. Зато антивирусная компания получает бесплатную рекламу.

Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.

Отправлено с моего iPhone X Pro 3000 — получателю неважно, с какого устройства ему пришло письмо, и часто подпись выглядит как рисовка. Если это написано, чтобы оправдать опечатки и сокращения, то лучше в начале письма извиниться по-человечески: «Прости, пишу с телефона». Но обычно дополнительно предупреждать не нужно.

Забота о получателе — это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме — лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если по сути он не нужен. Посмотрите на пример: если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.

История переписки: сохранять или нет?

Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки — текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли сохранять историю переписки или лучше удалить?

Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договоренностей: информация из старых писем не нужна. С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела.

Оба варианта подходят. Главное — соблюдать принцип: сделать удобно получателю.

В приведенном примере в переписке сначала участвуют Наталья и Сергей. Наталья дает задание, в нём есть все подробности. Потом они добавляют в переписку Марию. Если удалить историю, Марии придется переспрашивать.

Можно еще так: удалить историю переписки и сохранить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобно выполнить поручение. Получится так:

Маша, подготовь заявку.
> Да, я готов: в эту пятницу, в 14:00, принято.
> Это пос. Инфостильный, 22-й км Киевского ш.
> Клиент: Людмила С., +7 903 123-45-67

Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.

Другой сценарий — переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.

Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймет суть, придется переспрашивать. Будет похоже на службу поддержки крупного банка, когда ваш вопрос решает то один, то другой специалист и каждому приходится рассказывать всё заново.

В нашем примере клиент заказывает сувенирку. В переписку подключаются всё новые и новые люди. Заказ приняла Светлана, выясняла основное, подключила технолога Дмитрия. Потом подключили менеджера по закупкам Софию.

До Софии они уже обсудили способы нанесения, цены и ожидания клиента. Если удалить историю, придется повторять детали заново. Если оставить ее целиком, Софии будет сложно найти нужное среди всей переписки.

Лучший вариант — оставить только то, что Софии нужно знать для своей задачи.

В следующий раз — о том, как написать действительно вежливое письмо.

Как правильно заканчивать электронные письма, чтобы получить больше шансов на положительный ответ

Электронные письма давно уже стали важной и неотъемлемой частью современной жизни. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма друзьям или по работе, факт остается фактом: вам приходится иметь дело с ними достаточно часто.

♥ ПО ТЕМЕ: Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.

Именно поэтому необходимо уделять внимание тому, что собой представляет ваше электронное письмо. На его оформление приходится тратить время. Также нужно подумать о том, как правильно закончить написание электронного письма.

Ниже мы рассмотрим наиболее удачные варианты подписей к е-мейлам, которые лучше всего подойдут для профессиональной поддержки коммуникаций. Также мы поговорим о том, почему так важно иметь подпись в е-мейле, отправленном в бизнес-целях.

♥ ПО ТЕМЕ: 50 примеров плохого дизайна.

 

Необходимость в хорошем окончании электронного письма

Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:

  • Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
  • Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
  • Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.

Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

  • Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
  • Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
  • Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
  • В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т.д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.

♥ ПО ТЕМЕ: Как создать отдельную подпись для каждого E-mail ящика, на iPhone или iPad.

Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».

♥ ПО ТЕМЕ: Как посмотреть, какие запросы вы вводили в поиск Google и при желании удалить их или запретить отслеживание.

 

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

  • Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
  • Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
  • Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
  • Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?

Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

♥ ПО ТЕМЕ: Почему вы должны планировать жизнь на годы вперед.

 

Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

С наилучшими пожеланиями

  • Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
  • Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».

В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:

С наилучшими пожеланиями, ФИО

 

С уважением

  • «С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
  • «С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
  • Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.

В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:

С уважением, ФИО

 

Всего хорошего

«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.

Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как

Всего доброго

С уважением, ФИО

Другие распространенные способы завершить электронное письмо:

  • Удачного дня
  • С благодарностью
  • С самыми теплыми чувствами

Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.

♥ ПО ТЕМЕ: Правило 5 / 25 от Уоррена Баффета — выделяем самые важные дела в жизни.

 

Об использовании слова «Спасибо»

Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.

♥ ПО ТЕМЕ: У кого больше всех подписчиков в Инстаграм – 40 самых популярных аккаунтов.

 

Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.

Ваш друг или Искренне Ваш.

Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.

 

Отправлено iPhone.

«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.

 

Берегите себя.

Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.

♥ ПО ТЕМЕ: 74 здоровые привычки для хорошего самочувствия, здоровой психики и отличных отношений.

 

Важность подписи электронной почты

Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.

Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.

♥ ПО ТЕМЕ: Как правильно произносить Xiaomi на русском и что обозначает это слово.

Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело. Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.

Смотрите также:

Как подписать письмо, email по английски.

После того, как вы написали письмо на английском языке, необходимо правельно завершить его. Использовать ту последюю фразу котарая поможет вам сказть прощай или до встречи. Взависимости от того деловое это письмо или наоборот содержит информацию личного характера, подпись тоже должна бить соответствуещей, также не стоит забывать что этим вы показываете ваш настрой,  будь то благодарность, почтение или приглашение получателя оставаться на связи. Ниже мы собрали для вас наиболее часто встречающиеся подписи используемые в переписке на английском языке.

Подписи письма на английском языке:

Наиболее распространенные подписи писем:

Sincerely — С уважением.
Sincerely yours — С уважением ваш.
Very sincerely yours — Искренне ваш.
Yours sincerely — Искренне ваш.
Yours very sincerely — Искренне ваш.
Always sincerely yours — Всегда искренне ваш.

Официальная подпись в английской корреспонденции:

Yours truly/ Yours very truly — С уважением / Преданный Вам (формально и официально).
Truly yours/ Very truly yours — С уважением / Преданный Вам (несколько менее формально, но также официально).

Менее официальная подпись в корреспонденции:

Faithfully yours — С уважением.
Cordially yours — Искренне Ваш.
Best Regards — С уважением / С наилучшими пожеланиями (если адресат является коллегой (близкое, не совсем формальное знакомство) или другом).
Best Wishes — С наилучшими пожеланиями.

Подпись в письме подчененого начальству:

Respectfully yours — С уважением.

Неофициальный стиль подписи на английском:

Yours cordially — Сердечно ваш
Very cordially yours — Сердечно твой / Ваш.
Faithfully yours — Искренне Ваш
Yours (always) faithfully — Всегда преданный тебе/ Вам.
Yours ever — Всегда твой/Ваш
Ever yours — Всегда твой/Ваш
As ever — Как всегда (Ваш)
Yours as always — Всегда твой/ Ваш.
Yours affectionately — С любовью
Lovingly yours — Любящий тебя / Вас.
Devotedly (yours) — Преданно (твой)
Yours truly — Преданный тебе/ Вам.
Your very sincere friend — Твой/ Ваш искренний друг.

В письме близким друзьям и родственникам:

Affectionately (yours) — Нежно (твой)
Yours affectionately — Нежно твой
Yours with love — Любящий тебя.
(Lots of) love — С любовью.
(Lots of) kisses — Целую.
Your loving son/ daughter — Твой любящий сын / дочь.
Your devoted niece — Преданная тебе племянница.

Электронное письмо – как правильно написать

Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.

Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.

Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.

Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.

Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».

Как написать текст электронного письма

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Образец подписи в электронном письме:

С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved.ru
http://delo-ved.ru

Окончательная проверка электронного письма

Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.

Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО!!!!). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.

И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости  документального подтверждения взаимодействия.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Подпись в электронной почте

Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

https://bureau.ru/bb/soviet/20110330/
Бо́льшая часть примеров подписей из этого совета

Многие из вас видели что-то такое:

или такое:

иногда даже такое:

иногда встречается и такое:

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

  1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
    Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
  2. Сначала имя, потом фамилия
    Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
  3. В подписи не должно быть очевидного
    Не надо подписывать, что [email protected] — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
    Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой [email protected] сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
    Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
  4. Телефон — только личный
    Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
    Факс тоже лучше не указывать.
  5. Без «С уважением»
    Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
  6. Указывать понятную должность
    Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
  7. Не указывать и должность, и отдел
    Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
  8. Не нужно писать всю оргструктуру
    Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
    Группа разработки систем машинного обучения
    Отдел перспективных технологий
    Департамент исследований и разработки
  9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
    Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
    http://www.aqua-mail.com».
    На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».

Открыть покрупнее

  1. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
  2. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
  3. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

Прощание в деловом письме на английском языке

Британский английский

Если в приветствии указывалось имя и / или фамилия получателя, используется слово «sincerely» («с искренним уважением»).

Если имя и / или фамилия не указывались, используется слово «faithfully» («с совершенным почтением»).

Американский английский

Используется слово «sincerely» независимо от того, указывалось ли в приветствии имя и / или фамилия получателя, или нет («faithfully» обычно не употребляется в американском английском).

Приветствие и прощание

Британский английский

Приветствие Прощание
Dear Ms Wexley Yours sincerely / Sincerely yours
Dear Jane Wexley
Dear Jane
Dear Sir Yours faithfully / Faithfully yours
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam

Американский английский

Приветствие Прощание
Dear Ms. Wexley: Yours sincerely / Sincerely yours
Dear Jane Wexley:
Dear Jane:
Gentlemen: Sincerely, / Sincerely yours,
Ladies:
Ladies and Gentlemen:
To whom it may concern:

Если письмо отравляется по электронной почте, то в прощании можно также написать:

Regards («С уважением»)
Kind regards («С глубоким уважением»)
Best wishes («С наилучшими пожеланиями»)

Примечание: если приветствие заканчивалось запятой, то запятая также должна ставиться после прощания. Если в приветствии не использовалось знаков препинания, то не нужно их использовать и в прощании.

Прощание пишется через две пустые строки от последнего абзаца, и выравнивается по левому краю. Однако если дата выравнивалась по центру, то прощание также необходимо выровнять по центру.

После прощания необходимо отступить 4 пустые строки (для подписи) и написать имя отправителя.

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

Официальное закрытие письма и примеры подписи

После того, как вы напишете последний абзац официального письма, вы можете почувствовать, что закончили, и можете перейти к корректуре. Но так же, как существуют правила о том, как обращаться к кому-либо в официальном письме, существуют также инструкции о том, как подписаться.

Заканчивая официальное письмо, важно выразить должное уважение к человеку, получающему письмо. Например, для неизвестного получателя вы могли бы использовать другой, более консервативный комплимент, чем для хорошо знакомого вам делового партнера.Ваше закрытие и подпись должны быть такими же профессиональными, как и остальная часть вашего письма или электронного сообщения.

Использование бесплатного закрытия

Бесплатное закрытие, также известное как бесплатное закрытие, — это термин, вставленный перед вашей подписью в электронном или официальном письме.

Эта фраза для подтверждения показывает ваше уважение и признательность человеку, который рассматривает запрос в вашем письме или электронном письме.

Хотя это может показаться несколько старомодным, использование дополнительного закрытия по-прежнему считается важным при написании официальной деловой переписки. При написании или отправке по электронной почте сопроводительного письма о вакансии или любого типа делового письма уместно использовать бесплатное закрытие. Однако не забудьте выбрать один, который будет скорее профессиональным, чем случайным.

Примеры закрытия официальных писем

Следующие варианты — хорошие способы закрыть официальное письмо:

  • Все самое лучшее
  • С уважением
  • С наилучшими пожеланиями
  • Лучшее
  • Мой лучший
  • С уважением
  • С уважением
  • С уважением
  • С уважением
  • С уважением
  • Спасибо
  • С уважением
  • С уважением
  • С уважением
  • Сердечно
  • С уважением
  • С благодарностью
  • С благодарностью
  • С уважением
  • С искренней признательностью
  • С искренней благодарностью

Как выбрать лучшее бесплатное закрытие

Все перечисленные выше варианты подходят для использования в деловой переписке.

Выберите, какой из них использовать, исходя из того, насколько хорошо вы знаете получателя и обстоятельства написания вашего письма.

Например, ограничьте варианты выражения благодарности (например, «С признательностью» и «С благодарностью») случаями, когда вы просите об одолжении или выражаете признательность.

Вы можете думать о «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Сердечно» и вариациях на этих доводчиках как о маленьком черном платье с подарками.Вы не ошибетесь, выбрав один из этих вариантов — они всегда уместны.

Имейте в виду, что если вы пишете кому-то в вооруженных силах, в вооруженных силах принято использовать приветственное закрытие «Очень уважительно» или его аббревиатуру «V / R».

Избегайте излишней случайности

Вы не отправляете электронное письмо другу или не отправляете благодарственное письмо родственнику. Не используйте случайные знаки, такие как «С любовью», «Ура», «Позже», «Чао» или «Всегда». Эти варианты не соответствуют формальности вашего письма.Поддерживайте постоянный профессиональный тон вашей переписки, от приветствия и содержания до подписи.

Как отформатировать закрытие и поставить свою подпись

Всегда не забывайте ставить закрытие через запятую, как в примерах ниже. Ваше напечатанное имя появится после бесплатного закрытия. Если вы отправляете письмо на бумажном носителе, оставьте четыре строки между закрытием и вашим напечатанным именем. Когда вы распечатываете письмо, у вас будет достаточно места, чтобы поставить свою подпись синими или черными чернилами между вашим приветственным закрытием и напечатанным именем.Взаимодействие с другими людьми

Если вы отправляете электронное письмо, оставьте один пробел между приветственным закрытием и вашей подписью.

Вы можете написать свой заголовок под своим именем, а также свой телефон и адрес электронной почты. В сообщениях электронной почты вы можете включать раздел подписи электронной почты с контактной информацией.

Примеры подписей для писем и электронных писем

Пример подписи электронного сообщения

С уважением,

Таниша Джонсон
Менеджер по продажам, ABC Industries
tjohnson @ abcindustries.ком
555-123-1234

Расширять

Пример подписи печатного письма

С уважением,

(письменная подпись)

Имя Фамилия

Расширять

Дополнительные инструкции по написанию официального письма

Если вы все еще не уверены, что должно быть включено (или нет) в официальное деловое письмо, помните следующие основные советы:

  • Отформатируйте деловое письмо, чтобы сделать его более читабельным: Оставьте поля в 1 дюйм и двойной интервал между абзацами.Выберите стандартный шрифт, например Times New Roman или Arial, и размер шрифта 12.
  • Будьте лаконичны: Избегайте больших блоков текста и пишите короткие, простые предложения и абзацы.
  • Просмотрите образцы деловых писем: Ознакомьтесь с несколькими примерами деловых писем, прежде чем составлять свое письмо, а затем обязательно настройте свое сообщение.
  • Вычитайте свое письмо перед отправкой: После того, как вы закончите писать письмо, конечно, всегда проверяйте его на предмет орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.Чтобы произвести хорошее впечатление, ваше письмо должно быть составлено безупречно.

Ключевые выводы

Будьте уважительны: «С уважением» или «Искренне», как правило, безопасный выбор.

Поддерживайте постоянный тон: Не ведите официальную деловую переписку слишком привычно или непринужденно.

Завершите закрытие с помощью запятой: Затем введите после запятой свое напечатанное или подписанное имя.

Вычитайте перед отправкой письма или электронной почты: Перед отправкой важно убедиться, что ваше общение безупречно.

Как закончить письмо (с заключительными примерами)

Важно, как вы закончите письмо. Это ваш последний шанс произвести хорошее первое впечатление на читателя. Выберите неправильное завершение, и вы можете навредить доброй воле, накопленной вами в остальной части вашего общения.

Как лучше всего завершить письмо или сообщение электронной почты? Ваше заключение должно оставить у читателя положительные эмоции о вас и о написанном вами письме.

В завершение письма важно использовать уважительное и профессиональное слово или фразу.

Большинство формальных вариантов закрытия письма зарезервированы, но обратите внимание, что среди вариантов есть степень теплоты и привычности. От ваших отношений с человеком, которому вы пишете, зависит, какое завершение вы выберете:

  • Если вы не знаете человека, которому пишете, придерживайтесь профессионального официального заключения.
  • Если вы пишете коллеге, деловому партнеру или кому-то еще, кого вы хорошо знаете, можно закрыть письмо менее формально.

Прежде всего, ваше завершение должно быть уместным. Выберите правильное завершение письма, и ваш читатель, скорее всего, не вспомнит, как вы закончили свое письмо. В идеале, ваше сообщение будет резонировать, а не выбранное вами слово.

Лучшие варианты завершения письма

Просмотрите, как лучше всего закончить письмо, и просмотрите закрытие официальных, деловых или личных писем, образцы подписей, примеры писем и советы по написанию.

Баланс

Примеры закрытия письма

Ниже приведены окончания писем, которые подходят для деловых писем и писем, связанных с работой.

С уважением, Искренне Ваш, С уважением, Искренне Ваш и Искренне Ваш

Это самые простые и наиболее полезные закрывающие письма для использования в формальной деловой обстановке. Они подходят почти во всех случаях и являются отличным способом закрыть сопроводительное письмо или запрос. «Искренне» — это классический способ завершить письмо или электронное письмо, и если вы не уверены в выборе вариантов, выберите его.

С уважением, Сердечно и С уважением

Эти закрытия писем восполняют потребность в чем-то более личном.Они подходят, если вы немного знаете человека, которому пишете. Возможно, вы несколько раз переписывались по электронной почте, проходили личное или телефонное интервью или встречались на мероприятии, связанном с нетворкингом.

С уважением, наилучшими пожеланиями и признательностью

Эти завершающие письма также уместны, если у вас есть какие-то знания или связь с человеком, которому вы пишете. Поскольку они могут относиться к содержанию письма, они могут завершить суть письма.Используйте их только в том случае, если они соответствуют содержанию вашего письма.

Другие примеры закрытия письма

Когда вы заканчиваете письмо, обязательно выберите завершающее письмо, которое соответствует теме вашего письма, вашей личной ситуации и отношениям с человеком, которому вы пишете. Вот еще примеры на выбор:

  • Лучшее,
  • Удачи,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • В знак признательности,
  • Сочувствую,
  • С уважением,
  • Доброе спасибо,
  • Добрых пожеланий,
  • Большое спасибо,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • Спокойно,
  • Оставайся в безопасности,
  • Спасибо,
  • Еще раз спасибо,
  • Спасибо,
  • Спасибо за помощь в этом вопросе,
  • Благодарю за внимание,
  • Спасибо за рекомендацию,
  • Спасибо за ваше время,
  • С уважением,
  • Теплые пожелания,
  • Тепло,
  • С признательностью,
  • С глубочайшим сочувствием,
  • С благодарностью,
  • С искренней благодарностью,
  • С сочувствием,
  • Ваша помощь очень ценится,
  • С уважением,
  • С уважением, С уважением,
  • С Уважением,

Письма, которых следует избегать

Есть определенные закрытия, которых следует избегать в любом деловом письме или электронном письме. Большинство из них просто слишком неформальны. Casual не работает с профессиональной перепиской. Некоторые примеры закрытий, которых следует избегать, перечислены ниже:

  • Всегда,
  • Ура,
  • Объятия,
  • Позже,
  • Любовь,
  • Увидимся,
  • Разговор скоро,
  • Береги себя,
  • XOXO,

Некоторые закрытия (например, «Любовь» и «XOXO») подразумевают уровень близости, который не подходит для делового письма.

Если вы используете закрытие в записке для близкого друга, это, вероятно, не подходит для деловой переписки.

Как капитализировать закрытие

Сделайте первое слово в заключительном слове с заглавной буквы. Если ваше завершение состоит из более чем одного слова, используйте первое слово с заглавной буквы и используйте строчные буквы для остальных слов. Например:

  • С уважением
  • С уважением
  • С уважением
  • С уважением

Как отформатировать окончание письма

После того, как вы выбрали слово или фразу для отправки, поставьте после них запятую, немного пробела, а затем поставьте свою подпись.

Печатное письмо : Если вы отправляете бумажное письмо, оставьте четыре строки между закрытием и вашим напечатанным именем. Используйте это место, чтобы подписать свое имя чернилами.

Электронное сообщение : Если вы отправляете электронное письмо, оставьте один пробел между бесплатным закрытием и вашей напечатанной подписью. Включите вашу контактную информацию прямо под вашей подписью.

Что указывать в подписи

Под закрытием письма поставьте свою подпись.Если это физическое письмо, сначала подпишите свое имя чернилами, а затем укажите свою напечатанную подпись ниже. Если это электронное письмо, просто добавьте свою напечатанную подпись под отправкой.

Обязательно укажите в письме свою контактную информацию.

Если это физическое письмо, ваша контактная информация будет в верхней части письма. Однако, если это электронное письмо, укажите эту информацию под своей подписью. Это позволит получателю легко ответить вам.

Примеры подписей

Бумажная копия письма с подписью

С уважением,

Рукописная подпись (для печатного письма)

Машинная подпись

Расширять

Пример подписи электронного сообщения

С уважением,

Машинная подпись
Адрес электронной почты
Телефон
URL в LinkedIn (если у вас есть профиль)

Расширять

Нужна помощь в настройке подписи?

Вот как настроить подпись электронной почты со списком того, что в нее нужно включить, и примерами.

Примеры писем с отзывами

В этих образцах писем и электронных писем используется множество профессиональных закрытий. Используйте их как отправную точку для своей деловой и профессиональной переписки.

Письма о трудоустройстве

Просмотрите различные образцы писем для соискателей, в том числе сопроводительные письма, благодарственные письма на собеседовании, повторные письма, письма о принятии и отказе от работы, письма об увольнении, письма с благодарностью и другие образцы писем о приеме на работу.

Деловые письма

Новичок в написании деловых писем (или нужно освежить в памяти)? Эти инструкции и примеры помогут вам во всей вашей профессиональной переписке. Узнайте, как писать деловые письма, просмотрите общий формат и шаблоны деловых писем, а также примеры деловых писем, связанных с трудоустройством.

Электронные сообщения

Сейчас большая часть деловой переписки ведется по электронной почте. Но то, что общаться с коллегами и потенциальными работодателями стало проще, чем когда-либо, не означает, что вы можете позволить себе показаться случайным или непрофессиональным.

Используйте эти примеры сообщений электронной почты, чтобы отформатировать свои профессиональные сообщения электронной почты и произвести хорошее впечатление.

Примеры сообщений электронной почты, связанных с работой

Независимо от того, работаете ли вы или в настоящее время ищете работу (или и то, и другое), вы будете отправлять много сообщений электронной почты, связанных с работой. Они варьируются от сопроводительных писем по электронной почте и сообщений с благодарностью до поздравлений и сообщений о принятии и отклонении предложения о работе.

Когда вы отправляете электронные сообщения, связанные с работой, очень важно делать все правильно.Если вы этого не сделаете, ваше сообщение, вероятно, не будет открыто, не говоря уже о прочтении. Или это может показаться непрофессиональным и навредить вашей профессиональной репутации.

Советы по написанию электронного письма о трудоустройстве

Ознакомьтесь с этими советами по написанию сообщений электронной почты для трудоустройства:

Используйте профессиональный адрес электронной почты: Во-первых, убедитесь, что ваш адрес электронной почты является профессиональным. Что-то вроде [email protected] или Lastname @ email.com понятен, прост и профессионален.

Будьте профессиональны: Сделать правильно — значит оставаться профессионалом. Несмотря на то, что вы, возможно, привыкли отправлять случайные сообщения, связанные с работой, ваша корреспонденция должна быть такой же хорошо написанной, правильно отформатированной и профессиональной, как и любые другие официальные деловые сообщения.

Будьте краткими: Также важно, чтобы ваши сообщения электронной почты были короткими. Электронное сообщение открывается в среднем 11 секунд.Это не долго. Делайте сообщения электронной почты максимально краткими и краткими и сосредоточьтесь на том, чтобы привлечь внимание читателя за это короткое время. Ваш первый абзац должен быть достаточно убедительным, чтобы читатель мог продолжить. Второй и третий абзацы (если они у вас есть) должны донести вашу мысль. Любые абзацы сверх этого, скорее всего, не будут прочитаны.

Напишите убедительную тему сообщения: Тема сообщения должна побудить читателя открыть ваше сообщение.Включите как можно больше ключевых слов, не делая строку темы слишком длинной. Например, в электронных письмах с заявлением о приеме на работу просто укажите свое имя и должность, на которую вы претендуете. Имейте в виду, что когда люди открывают электронные письма на своих телефонах (что делает большинство людей), они видят сокращенную версию вашей темы. Так что держите тему как можно короче.

Закончите профессионально: Не останавливайтесь после того, как написали свое сообщение. Найдите время, чтобы покончить с этим профессионально. Закончите приветственным закрытием и подписью по электронной почте.По крайней мере, подпись электронной почты должна содержать ваше имя, адрес электронной почты и номер телефона. Вы также можете указать свою должность и любую другую контактную информацию, которой хотите поделиться. Вы можете добавить URL-адрес личного веб-сайта или URL-адрес в свой профиль LinkedIn или учетную запись Twitter.

Edit, edit, edit: Профессиональные электронные письма должны быть четко написаны и отредактированы. Обязательно перечитайте свое сообщение, чтобы проверить орфографические или грамматические ошибки перед его отправкой.

Что включать в электронное сообщение о трудоустройстве

Ваши сообщения электронной почты должны включать:

  • Тема сообщения, объясняющая, почему вы пишете
  • Приветствие
  • Короткое сообщение (максимум 2-3 абзаца)
  • Закрытие
  • Подпись с вашей контактной информацией

Что не включать

Когда вы пишете, чтобы подать заявление о приеме на работу или по другим вопросам, связанным с трудоустройством, есть некоторые вещи, которые ваше сообщение не должно включать:

  • Смайлики
  • Опечатки и грамматические ошибки
  • Посторонняя информация
  • Необычные шрифты или форматирование
  • Цветные шрифты
  • Изображения (если вы не прикрепляете связанный документ с изображениями)
  • Цитаты в вашей подписи
  • Сленг или сокращения

Как использовать примеры и шаблоны электронной почты

Хорошая идея — просмотреть примеры и шаблоны электронных писем, связанных с работой, прежде чем писать свои собственные. Примеры могут помочь вам понять, какой контент вы должны включить в свое письмо. Шаблоны могут помочь вам отформатировать письмо и упорядочить информацию в письме.

Хотя примеры, шаблоны и рекомендации являются отличной отправной точкой для ваших электронных писем, вы всегда должны находить время, чтобы персонализировать свое электронное сообщение, чтобы оно отражало причину, по которой вы пишете.

Примеры сообщений электронной почты: A — Z

Просмотрите эти примеры сообщений электронной почты, включая темы сообщений электронной почты, подписи, сопроводительные письма электронной почты, сетевые письма, письма с благодарностью, прощальные сообщения, письма об увольнении и другие образцы сообщений электронной почты, шаблоны и советы по форматированию, поэтому вы обязательно отправите правильное сообщение.

A — E

Ф — №

O — Z

Тема письма и примеры приветствия

Примеры подписи электронной почты

  • Подпись электронной почты
  • Пример подписи электронной почты с адресом

Шаблоны сообщений электронной почты

Основные принципы написания корпоративных писем

Я наткнулся на это письмо, которое сохранил, и вспомнил, почему я его сохранил. 2 года назад в праздничные дни мы получили это письмо от одного из клиентов нашего клиента. ~ Найдите минутку, чтобы осознать это. ~ Для одного из клиентов нашей юридической фирмы мы разослали невероятные подарки их списку из примерно 150 клиентов.

Мы получили это письмо (имена были заблокированы, чтобы защитить невиновных) вместе с подарком обратно от одного из получателей.

Адресовано нам на конверте — В настоящем — взгляни на письмо.

Настоящее письмо не имеет приветствия — только датировано.Явно плохо написанное письмо. Им удается несколько раз упомянуть свою собственную компанию, но, похоже, они не могут набраться достаточного уважения, чтобы поговорить с нанятой фирмой лично. И давайте не будем забывать, что это было отправлено не фактическому дарителю, а наемной компании, которая его отправила. В заключительной подписи нет настоящего имени — только название компании СНОВА.

Независимо от того, как происходит общение, все, что исходит из вашей компании, должно полностью отражать то, как вы хотите, чтобы ваша компания рассматривалась, потому что вы никогда не знаете, откуда вы начнете или откуда уйдете. Никогда не знаешь, что тоже может стать вирусным. В данном случае из корпоративного офиса выходит очень обезличенное письмо. Они отправили подарок с этим письмом и попросили, чтобы мы связались с ними для получения информации о пожертвовании в будущем. Они даже не удосужились узнать, от кого на самом деле был этот подарок. Они просто отстреляли копию плохо написанного «подарочного письма».

Моя любимая часть находится в самом низу письма. Посмотрите на слоган Building the Future . Таким образом, компания, которая хочет построить будущее, не может создать даже простого письма.

  • Они должны были отправить письмо нашему фактическому клиенту.
  • Они должны были адресовать письмо должным образом. Дорогая Карен, однако, большое спасибо за подарок. . . . .
  • Должно быть подписано должным образом автором письма.
  • Простое напоминание — Основное УВАЖЕНИЕ во всем.
  • Помните, что любое общение — это отражение вас и вашей компании. Являетесь ли вы компанией из списка Fortune 500 или небольшим стартапом.
  • Вы никогда не знаете, откуда появится ваше следующее соединение или новая деловая возможность, и любое общение может стать вашей следующей большой уловкой.
  • Если вы большая компания, убедитесь, что сотрудники всех отделов хорошо разбираются в коммуникационном этикете для вашего бизнеса.

Какое самое вопиющее корпоративное письмо вы получили?

Как закончить письмо, чтобы произвести неизгладимое впечатление (с примерами)

Эта статья была одобрена карьерным тренером Indeed


Независимо от того, пишете ли вы благодарственное письмо, деловое письмо или рекомендательное письмо, важно закончить профессиональным закрытием.Хорошее завершение письма может оставить у читателя положительное впечатление и предоставить важную информацию о дальнейших действиях. В этой статье мы объясним, как успешно закончить письмо с советами и примерами.

Почему важны окончания букв

Четкое и профессиональное окончание письма важно, поскольку это последнее, что прочитает ваша аудитория. Он задает тон для будущей переписки, учитывает следующие шаги или инструкции и помогает наладить отношения с вашим читателем.

В зависимости от того, как вы решите закончить свое письмо, оно может также предоставить важную информацию, которая нужна аудитории, например, ваше имя и фамилия, должность, номер телефона, компания и многое другое. Элементы окончания письма включают заключительный абзац, подпись и вашу подпись.

Связано: Как завершить электронное письмо

Советы по окончанию письма

Хорошее окончание письма должно быть профессиональным, уважительным и ясным. Обдумывая, как следует закончить письмо, вы должны принять во внимание следующее:

1.Что вы хотите, чтобы читатель сделал дальше?

Обычно ваше письмо заканчивается следующими шагами, инструкциями или дополнительной информацией. Рассмотрите свой идеальный результат с точки зрения того, какие действия вы хотите, чтобы читатель совершил после прочтения вашего письма. Включите их в конце вашего письма. Даже если вы подробно объяснили что-то в основной части письма, может быть полезно в конце быстро резюмировать основные идеи.

Пример: «Напомним, пожалуйста, свяжитесь с финансовым отделом, когда вам будет удобно, чтобы изучить наш новый бюджет и начать планирование на следующий квартал.”

2. Как вы хотите, чтобы читатель чувствовал

Выделив время на то, чтобы подумать о том, что вы хотите, чтобы аудитория почувствовала после прочтения вашего письма, вы можете составить заключительное письмо. Например, если вы хотите, чтобы у читателя возникло чувство срочности, вы можете включить в окончание письма такие слова, как « немедленно, » или «, как можно скорее, ». Если вы хотите, чтобы они чувствовали себя спокойными и поддерживаемыми, вы можете закончить свое письмо примерно так:

Пример: «Спасибо, что нашли время, чтобы прочитать мою записку — я знаю, что это много информации, поэтому, пожалуйста, не Не стесняйтесь обращаться, если у вас возникнут какие-либо вопросы о новом процессе.

3. Какая информация нужна читателю

Вы должны обязательно указать всю контактную информацию, дату, время и другие инструкции, необходимые читателю в конце письма. Вы можете включить часть этого в свой заключительный абзац или свою подпись, если им понадобится ваш адрес электронной почты, номер телефона или должность.

Пример:

Всего наилучшего,

Хуан Кортес
[email protected]
Менеджер по маркетингу продуктов, Cloud Clearwater

4. Соответствующие способы выхода из системы

Вам следует выбрать заключительную фразу, подходящую для вашей аудитории. Например, если вы пишете клиенту или коллеге, вы должны выбрать профессиональную заключительную фразу, например « С уважением, » или « Спасибо.

20 примеров закрывающих фраз письма

Вот несколько примеров того, как вы можете закрыть свое следующее письмо. Обдумайте свою аудиторию и выберите подходящее завершение в зависимости от их отношений с вами:

Самые популярные способы закрытия письма

Заключительные фразы, перечисленные ниже, являются наиболее популярными и рекомендуемыми. Их можно использовать в любой ситуации, как в официальной, так и в повседневной.

1. С уважением

Это профессиональное подтверждение всегда уместно, особенно в официальном деловом письме или электронной почте. Он передает искренность, с которой вы надеетесь, что сообщение получено.

2. С уважением

Это выступление немного более представительно, но при этом остается профессиональным. Это заставляет читателя думать, что вы желаете им всего наилучшего. Эта заключительная фраза рекомендуется для отметок, обновлений или последующих писем или писем.

3. Спасибо за ваше время

Это еще одно популярное и поощряемое закрытие, поскольку оно выражает благодарность за то, что нашли время прочитать ваше сообщение. Это подтверждение рекомендуется для электронных писем или писем, в которых вы просите об одолжении или надеетесь, что вас рассмотрит в отношении чего-то, например, в письме о заинтересованности или сопроводительном письме.

4. Надеюсь скоро поговорить

Эта заключительная фраза подходит для всех ситуаций и требует дальнейшего общения. Это отличная заключительная фраза, когда вы надеетесь на отклик читателя.

5. С признательностью

Эта подпись может быть использована, чтобы выразить благодарность за то, что вы нашли время просмотреть свою переписку. Рекомендуется использовать для сопроводительных писем и писем интереса.

Профессиональные закрытия

Эти закрытия подходят для новых контактов, менеджеров или других важных заинтересованных сторон, с которыми вы не часто общаетесь:

  • Спасибо,
  • С уважением ,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • С благодарностью,
  • С уважением,
  • С уважением,

Случайные закрытия

Эти заключительные фразы или заинтересованные стороны подходят для вас, друзей, близких регулярно общаться с.

  • С наилучшими пожеланиями,
  • Всего наилучшего,
  • Спасибо,
  • Поговорим скорее,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Тепло,
  • Удачного дня / вечера / выходные,
  • Большое спасибо

Избегайте закрытий в профессиональных письмах

Ниже приведены примеры закрытий, которых следует избегать в профессиональной среде.Хотя вы можете использовать их в личных письмах, вам следует подумать о чем-то более профессиональном при написании делового письма.

  • Ваш,
  • Ура,
  • XOXO
  • С любовью,
  • С уважением,
  • Любовь,
  • Как отформатировать закрывающее письмо

    После выбора заключительной фразы поставьте запятую, 2–4 строки пробела и подпись на письме.Ваша подпись должна включать ваше имя и фамилию с некоторыми частями информации в зависимости от того, что нужно вашему читателю. Примеры информации, которую вы можете включить в свою подпись, — это ваш адрес электронной почты, должность, название компании, номер телефона, рабочий адрес, логотип компании или короткое предложение, которое представляет вас или вашу работу. Многие компании имеют заранее подготовленные подписи, содержащие утвержденную информацию. Если да, используйте это и при необходимости измените.

    Вот несколько примеров подписей:

    Рукописное письмо

    С уважением,
    (собственноручная подпись)
    Машинная подпись
    Адрес электронной почты
    Номер телефона

    или по электронной почте

    Спасибо,
    Набранная подпись
    Адрес электронной почты
    Веб-сайт компании
    Логотип компании

    Как завершить деловое письмо: 10 лучших завершений письма

    Вы почти у цели .

    Вы почти закончили составление официального письма. Это не то, чем вы занимаетесь каждый день — может быть, вы редко произносите сотни слов без эмодзи, — так что это достижение скоро станет причиной облегчения или даже радости.

    Но сначала нужно вычеркнуть это надоедливое письмо. В любом случае, как вы находите способы закончить письмо?

    Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок и других проблем с написанием на всех ваших любимых веб-сайтах.

    Такая переписка обычно начинается с множества формальностей: вашего адреса, даты и адреса получателя. Конец начала требует приветствия, вызывающего чуть более царственный кончик шляпы, чем просто «Привет».

    Точно так же вам нужно знать, как закончить письмо так, чтобы оно было серьезным, но без буквального прописывания: «Это письмо было написано и отправлено функциональным членом общества, который знает, как добиться чего-то, включая причудливое завершение письма. «Краткость — лучшая часть доблести, — сказал мудрый редактор.

    Лучшие окончания букв имеют соответствующий тон всему, что предшествует этому. Если ваше письмо связано с работой, вы, вероятно, пытаетесь найти баланс: деловой, но не слишком резкий, представительный, но не подозрительно дружелюбный. Вот как научиться многим способам закончить письмо как профессионал.

    Закройте письмо одним значимым предложением

    Планируете ли вы встречу, отправляете резюме или запрашиваете потенциальный ресурс, вы хотите, чтобы ваше письмо закончилось так, чтобы было ясно, где вы находитесь.Некоторые примеры:

    • Жду встречи с вами на семинаре во вторник, 11 июля.
    • Спасибо за ваше внимание; пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.
    • Мой крайний срок — пятница, так что я надеюсь вскоре узнать ваше мнение по этому поводу.
    • Ваше руководство было бесценным, и я надеюсь снова поработать с вами в ближайшее время.

    Возможно, вы захотите, чтобы человек, с которым вы связываетесь, немедленно сделал что-то, например, отметил в своем календаре, начал составлять срочный ответ или добавил вас в список людей, на которых они могут рассчитывать в будущем. Иногда вы можете просто захотеть, чтобы они почувствовали, что вас ценят. Каким бы ни было это действие, проясните это в своем последнем предложении.

    Как

    не подписывать официальное письмо

    Так же, как в шестом классе было очень важно не обращаться к учителю английского языка как «мама», так же важно не подписывать деловое письмо словами «с любовью». Или «нежно».

    Сделайте паузу и представьте, что получатель вашей официальной корреспонденции сидит за столом из красного дерева, мастерски открывает ваш конверт старинным ножом для писем (у кого они вообще есть?) И читает с увлеченным вниманием, пока не закончите, где вы подписались. : «Страстно.«Какой восхитительный кошмар!

    В этом ключе, вы не хотите быть слишком небрежным, закрывая письмо. Если вы пишете другу, вам может сойти с рук неформальное «-xo» или «ciao», но с новыми рабочими контактами вы захотите уменьшить свое излияние до «теплых приветствий», «приветствий» или «С пятницей».

    10 лучших концовок письма для завершения официального делового письма

    Как писатель, вы можете получать удовольствие от поиска новых способов донести свою точку зрения, избегая формулировок. Но окончание письма — не идеальное место для того, чтобы возиться с языком или иным образом изобретать колесо. Подобно тому, как такая переписка часто начинается с проверенного приветствия «Имя дорогого человека», вы должны чувствовать себя комфортно, используя множество заключительных приветствий. Взгляните на некоторые из лучших концовок деловых писем, с которыми вы столкнетесь.

    1 С Уважением

    Как темно-синий пиджак или бежевый прибор, «ваш покорный слуга» ничем не выделяется, и это хорошо.Сообщение здесь: «Я думаю, мы можем смело договориться, как я подписываю, — это не часть этого письма, которая имеет значение».

    2 С уважением

    Еще один надежный вариант: буквально «Я серьезно». Опять же, цель этих подтверждений — ненавязчиво уйти с дороги и «искренне» выполнить свою работу.

    3 Еще раз спасибо

    Если вы уже однажды сказали «спасибо», почему бы не сказать это еще раз? Только будьте осторожны, чтобы не наступить на ваше заключительное предложение, если оно также относится к благодарности: вы не хотите испортить финал громоздким «еще раз спасибо».

    4 С благодарностью

    Это поможет вам избежать чрезмерного употребления слова «спасибо». К тому же это звучит менее неуклюже, чем «с благодарностью».

    5 С уважением

    Этот с оттенком почтения, поэтому убедитесь, что он соответствует случаю. Например, если вы пишете своему домовладельцу, чтобы перечислить серию вопиющих неудач и злоупотреблений, и ваше заключительное предложение звучит так: «К сожалению, если эти недостатки не будут исправлены в ближайшее время, моим следующим шагом может быть судебный иск», а затем оканчивается словами «уважительно». неудобно.

    6 Верно

    Если «с уважением» немного почтительно, то это на голову выше. Опять же, убедитесь, что это соответствует случаю. Если вы представите, как кто-то читает это и съеживается, у вас есть другие варианты.

    6 С уважением

    Подобно «искренне» и «лучший», этот надежный и сдержанный, но он поставляется с множеством дополнительных аксессуаров. Попробуйте обмануть это мягким прилагательным, например:

    7 С уважением

    Если вас беспокоит, что одно только «приветствие» может показаться слишком жестким или подчеркнуто нейтральным, добавьте «лучший» — это все равно, что добавить вежливую улыбку.

    8 С уважением

    «С наилучшими пожеланиями» — одно из немногих знаков, с которыми вы можете поэкспериментировать, привлекая тепло. Хотя такое слово, как «тепло», предполагает слишком большую интимность для первоначальной переписки, этот путь может оказаться полезным, когда вы познакомитесь поближе: теплые пожелания.

    9 С уважением

    Последняя вариация на тему «С уважением», этот стильный номер устанавливает баланс между формальностью и близостью. Если вы не хотите быть слишком дружелюбным, но беспокоитесь о том, чтобы показаться скучным или сдержанным, «с наилучшими пожеланиями» — верное решение.

    10 Лучшее

    Некоторые считают «лучшее» легкомысленным и поспешным. Что лучше? С наилучшими пожеланиями? Тем не менее, другие утверждают, что это лучший вариант по умолчанию. Судите сами.

    Когда у вас появится привычка отправлять и получать важные электронные письма и вы научитесь заканчивать деловое письмо, у вас разовьется чутье на то, когда такие подписи на письмах имеют смысл, а когда они бестактны.

    С уважением,

    Грамматика

    эффективных деловых писем — Эмили Пост

    Приветствие

    Ваше приветствие — это ваше приветствие.В большинстве случаев это просто «Уважаемый господин / госпожа / госпожа / доктор _____:», за которым следует двоеточие. Это стандарт — приветствовать человека в деловом письме с тем же именем, которое вы используете лично; поэтому используйте имя человека только , если вы хорошо знаете адресата или согласились вести переписку по имени. В случае сомнений начните с официального адреса и дождитесь приглашения использовать имя.

    Что писать, когда вы обращаетесь к компании, а не к лицу, которое можно идентифицировать? Очевидно, что старомодные «джентльмены» неприемлемы, если в организации нет женщин. «Сэр и мадам» и «Дамы и господа» звучат неестественно. «Для кого это может касаться» приемлемо, но довольно формально и банально. Лучшее решение — это, вероятно, обратиться к компании («Уважаемые Blue Sky Investments») или отделу («Уважаемые отношения с инвесторами») или направить свое приветствие на конкретную должность («Уважаемый директор по персоналу», «Уважаемый торговый представитель»).

    Кузов

    Независимо от того, состоит ли ваше письмо из одного абзаца или из нескольких, главное правило здесь — краткость. Деловые письма никогда не должны выходить за пределы одной страницы без крайней необходимости.Уловка состоит в том, чтобы быть лаконичным и по существу, при этом тщательно освещая тему.

    Окончание

    Заканчивая сообщение, оставайтесь дружелюбными и краткими. Если вы знаете получателя, можно закончить личной запиской: «Мне понравилось видеть вас на выставке, и надеюсь, что ваша поездка домой была приятной». Даже если вы не знаете этого человека, ваше заключение может быть дружелюбным и полезным: «Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время». или: «Пожалуйста, позвоните мне напрямую по телефону 555-1212, если вам понадобятся дополнительные копии отчета.«Всегда вежливо сказать спасибо за услугу или внимание. Однако не стоит благодарить кого-то за то, чего он еще не сделал:« Спасибо заранее »- это самонадеянность.

    Бесплатное закрытие

    Дополнительное закрытие используется для большинства писем, набирается за две строки до последней строки вашего сообщения и обычно располагается заподлицо влево на странице. В большинстве деловых писем вы хотите заканчивать дружеской, но не слишком знакомой нотой. Используйте варианты «искренне» («Искренне ваш», «Искренне ваш», «Искренне ваш») или «Искренне» («Искренне», «Очень искренне», «Искренне ваш», «Искренне»).«Сердечно» и его варианты — подходящее завершение для общих деловых писем, особенно когда автор и получатель знают друг друга. Если вы общаетесь с адресатом по имени, неформальное закрытие уместно («Как всегда», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением,« С наилучшими пожеланиями »,« С наилучшими пожеланиями »). Закрытие, такое как« С уважением и » «С уважением» означает не только уважение, но и подчинение; в основном они используются в дипломатических и церковных письмах, а не в деловых письмах.

    Подпись

    Ваша собственноручная подпись появится под бесплатным закрытием, за которой следует напечатанная подпись. Может потребоваться название вашей компании и название компании, но не повторяйте информацию, которая уже указана на фирменном бланке. Ваше имя набирается так же, как и ваша собственноручная подпись. Для обозначения предпочтений автора могут быть добавлены любезные титулы «Мисс», «Миссис» и, реже, «Мисс». Ученые степени (Ph.D., LL.D.) и профессиональные рейтинги (CPA) также могут быть включены в машинную подпись.Если письмо подписывают несколько писателей, письменные и напечатанные блоки подписи могут быть размещены рядом или вертикально.

    Окончательные обозначения

    Если ваше письмо набирает кто-то другой, инициалы машинистки могут быть включены на две строки ниже блока подписи. Когда-то стандартное в деловых письмах, теперь использование инициалов стало делом корпоративного стиля.

    Когда вы прилагаете к письму материалы, отметьте «Приложение», «Прилож.» Или «Прилож.», иногда с указанием количества вложенных частей -» Вложения (2) «- печатается под блоком подписи. Обозначение» Отдельное почтовое отправление «или» Под отдельной обложкой «, за которым следует название части или частей (» Отдельная рассылка: Годовой отчет за 2004 год ») появляется при раздельной пересылке материалов.

    Предоставленные копии — помеченные как «Копии:» или «Копии для» — означают, что ваше письмо будет распространено среди других людей. Имена этих получателей перечислены в алфавитном порядке, и вы также можете указать их адреса, если это будет полезно для вашего получателя.

    Постскриптум, или P.S., может быть добавлен под последней записью и должен быть подписан автором письма. Постскриптум — обычная тактика в современной прямой почтовой рекламе, как если бы у писателя была последняя блестящая причина, по которой вы купили продукт.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *