Как устроить работника в ип официально: Как ИП принять на работу сотрудника?

Содержание

Как оформить сотрудника на работу в ИП: пошаговая инструкция

Физическое лицо, зарегистрированное в установленном порядке как индивидуальный предприниматель в процессе развития своей деятельности, сталкивается с необходимостью приема на работу сотрудников. Главными вопросом для него является: как оформить сотрудника на работу в ИП, согласно действующего законодательства. На этот и другие вопросы мы ответим в данной статье, предоставив пошаговую инструкцию для индивидуального предпринимателя.

Если ИП необходимо принять на работу сотрудника, то ему необходимо четко знать этапы осуществления данного процесса. То есть определить очередность действий и сроки их выполнения:

Во-первых, сопровождение приема сотрудников подразумевает под собой договорные отношения, то есть заключение гражданско-правового либо трудового договора;
При заключении трудового договора, необходимо будет составить и подписать все кадровые документы. Их количество и перечень зависит от деятельности ИП и должности, на которую нанимается сотрудник;

И последний, но не менее важный этап, это необходимость зарегистрировать себя как работодателя в ФСС, то есть ИП обязан платить взносы для страхования сотрудников от травм полученных на производстве и несчастных случаев.

Общий порядок трудоустройства сотрудника у ИП – в инфографике ниже:

Читайте также статью ⇒ “Налоговые льготы для ИП-инвалида 3 группы“.

Заключения договора найма

Итак, для того, чтобы принять на работу сотрудника, необходимо определиться с договором и правомерностью его заключения. Для начала ИП должен ознакомиться с законодательной базой, а именно со ст. 421 ГК РФ, которая регулирует гражданско-правовые отношения и сост. 56 ТК РФ, регулирующей трудовые отношения.

Для сравнения приведем некоторые характеристики двух вариантов договоров:

Признак	Трудовой договор	Гражданско-правовой договор
Основания для заключения	Работник нанимается на постоянной основе для систематических работ	Работник нанимается для определенного задания. С целью получения едино разовой выгоды
Рабочая деятельность	Работник имеет четкий график труда, социальные гарантии, которые прописаны в трудовом договоре	Выполняет свои задачи в любое удобное для него время. Может и не самостоятельно, а при помощи третьего лица
Официальное трудоустройство	Да	Нет
Социальные гарантии	Все выплаты, которые прописаны в Трудовом законодательстве, например, заработная плата, оплата больничных, отпусков и т.д.	Только те выплаты, которые предусмотрены заключенным договором
Отчисление налогов	Взносы на пенсионное, медицинское, на временную нетрудоспособность и т.д.	Только те взносы, которые предусмотрены заключенным договором

Проанализировав данные таблицы можем сделать вывод, что гражданско-правовые отношения более предпочтительны для ИП, за счет упрощенного оформления и минимальных выплат за работника. Но существует одно, но. В случае выявления проверяющими некорректности заключенного договора к ИП будут применены штрафные санкции, так что лучше сразу проводить наем персонала в рамках законодательства.

Читайте также статью ⇒ “Как ИП на УСН перейти на самозанятость: инструкция, документы“.

Документальное оформление трудовых отношений

Останавливаясь на заключении трудового договора рассмотрим порядок предоставления и подписания кадровых документов между работодателем и его сотрудником:

Сотрудник должен предоставить список таких документов, как паспорт гражданина РФ, трудовую книжку, если он не совместитель, диплом об образовании, СНИЛС (свидетельство о государственном пенсионном страховании) и бумаги воинского учета. Также работодатель может потребовать список таких документов, как документ о прохождении медкомиссии, справка о сумме доходов у соискателя, справка о доходе на предыдущем месте работы, справка о составе семьи, справка о беременности женщины, которую берут на работу, копии документов о рождении детей. Также, существует перечень документов, которые потребовать работодатель не может, это такие документы как ИНН и документ устанавливающий регистрацию будущего сотрудника.

Далее кандидат пишет заявление о приеме на работу, это не обязательный документ, но чаще всего работодатель требует его. Установленного шаблона нет, написать можно в свободной форме;
Следующим шагом является составление и подписание договора, в котором должны быть прописаны все нюансы договорных отношений. В случае, если сотрудник приступил к своим рабочим обязанностям, и договор не был подписан, то соглашение является заключенным, но только в ненадлежащей форме. Подписывается договор в двух экземплярах. После подписания данного договора ИП должен его зарегистрировать в органе местного управления;

Далее сотрудник должен ознакомиться и подписать все внутренние документы, такие как должностная инструкция, положение об охране труда и другие, их перечень зависит от деятельности ИП;
После подписания всех сопроводительных документов работодатель должен издать приказ о приеме сотрудника на работу и ознакомившись с ним, сотрудник должен его подписать. Дата приказа не должна быть ранее даты составления трудового договора;
Создание личной карточки сотрудника. Личная карточка заведенная на сотрудника – это обязательный документ, который запрашивают проверяющие в первую очередь.
Установленного образца бланка нет, но информация и обязательные реквизиты должны в ней присутствовать;
ИП вносит запись в трудовую книжку вновь принятого сотрудника. Согласно действующего законодательства РФ, запись в трудовой книжке делается, если сотрудник проработал на новом месте более пяти дней. Заполнение предусматривает собой запись черной или синей ручкой разборчивым почерком без употребления сокращений. В случае, если это первое место работы сотрудника, то он предоставляет работодателю новую трудовую книжку и ИП занимается заполнением титульного листа и указания всей персональной информации сотрудника. Вся информация о месте работе и должности наемного рабочего должна быть заполнена согласно данным приказа о приеме на работу.

Читайте также статью ⇒ “Заявление о продлении патента ИП“.

Регистрация ИП в ФСС в 2021 году

Фонд социального страхования – это государственный орган, который занимается дополнительными выплатами и социальными льготами гражданам Российской Федерации, такими как выплаты на матерей и детей (на рождение ребенка, декретных, первого триместра беременности, уход за ребенком до полутора лет, при усыновлении и других), выплаты по больничным листам, компенсации по нетрудоспособности и производственного травматизма, а также выплат на погребение.

Все эти выплаты происходят не на прямую от ФСС гражданам, а через работодателя, но только в том случае, если он стоит на учете в фонде.

Таким образом, индивидуальный предприниматель при первом приеме на работу сотрудника должен обязательно пройти регистрацию в ФСС. Для этого необходимо:

Ознакомиться с порядком регистрации и снятия с регистрации юридических и физических лиц. Данная информация указана в Приказе МинздравСоцразвития России от 07.12.2009г. № 959н.;
Далее, необходимо обратиться в орган Фонда социального страхования по месту регистрации и предоставить список таких документов как заявление, паспорт ИП, свидетельство подтверждающее, что работодатель является ИП, ИНН, выписка из ЕГРИП, трудовые книжки нанимаемых сотрудников.

Данную процедуру ИП должен пройти в тридцатидневный срок после приема на работу сотрудника. Невыполнение данного обязательства влечет за собой административную ответственность.

Ранее ИП должен был стать на учет еще и в Пенсионный фонд, но после 2017 года данная процедура упростилась, так как теперь этими взносами занимается налоговый орган. Т.е. Пенсионный фонд больше не регистрирует ИП, как работодателей. То есть единственной задачей работодателя является страхование сотрудников от травматизма, именно для этих целей ИП регистрируется в ФСС.

В момент приема на работу первого сотрудника ИП обязан заниматься еще рядом новых обязанностей. Такими как:

Оценка условий труда на рабочем месте. Условия труда в первую очередь влияют на производительность персонала, поэтому они должны регулярно контролироваться и соответствовать действующему законодательству;
Своевременное проведение расчетов с персоналом, зарплата, отпуск, больничный;
Ведение табеля учета рабочего времени. Это документ, который составлен на каждого сотрудника и отражает использование рабочего времени, в рамках отчетного периода. Его ведение является обязательным и для ИП, в том числе. Ведется он и в бумажном и в электронном виде. Каждому сотруднику присваивается табельный номер, который будет фигурировать во всех отчетных документах;
Ведение графика отпусков. Данный документ хотя и составляется в произвольной форме, но является обязательным для ведения у ИП. В нем отражается информация по отпускам каждого сотрудника по месяцам ухода в отпуск.

Как действовать ИП при найме работников: информация от Роструда

Роструд выпустил памятку для индивидуальных предпринимателей о том, как строить взаимоотношения с работниками. Она пригодится при найме и увольнении, в том числе из-за сокращения штата или прекращения деятельности.

ИП принимает работника

Наняв человека на работу, индивидуальный предприниматель становится работодателем. В соответствии со статьей 303 Трудового кодекса, работодатель должен заключить с работником письменный трудовой договор. В него следует включить существенные для обеих сторон условия. В договоре в обязательном порядке должны присутствовать такие параметры:

место работы;
дата начала работы;
срок трудового договора;
функции, которые нанятое лицо будет исполнять;
его права и обязанности;
все, что касается оплаты труда — размер оклада, порядок выплаты, сроки и прочая информация;
режим работы, в том числе периоды отдыха;

условия труда;
условия об обязательном страховании.

Индивидуальный предприниматель, являясь работодателем, в установленном законом порядке ведет трудовые книжки своих работников.

Если ИП нанимает человека, который только начинает свою трудовую деятельность, то должен оформить на него свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС).

Важно помнить, что став работодателем, ИП обязан уплачивать страховые взносы не только за себя, но и за своих работников.

Изменение условий договора

Положения трудового договора нельзя изменять в одностороннем порядке. Исключение — изменение организационных или технологических условий. При этом работодатель за 2 месяца, но не менее, чем за 14 календарных дней, обязан в письменном виде уведомить работника о предстоящих изменениях.

Сотрудник может отказаться от дальнейшей работы из-за изменившихся условий. В этом случае ИП предложит ему другую вакантную должность, если таковая имеется. Если работник отказывается и от этого (либо такой вакансии нет), то в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса, происходит прекращение трудового договора.

ИП увольняет работника

Индивидуальный предприниматель, как любой работодатель, при увольнении своих работников руководствуется статьей 77 Трудового кодекса. Она гласит, что уволить сотрудника можно при наличии определенных оснований. Среди них — соглашение сторон, инициатива работодателя или работника, обстоятельства, которые не зависят от воли сторон (форс-мажор) и многие другие.

Работник решил уволиться? Узнайте, как оформить запись в трудовой книжке.

Что касается прекращения трудового договора по инициативе работодателя, то основания для этого регулируются статьей 81 Трудового кодекса. Это может быть связано, например, с прекращением деятельности ИП, сокращением штата, несоответствием работника занимаемой должности, совершением им хищения, иных виновных действий и так далее.

Работодатель имеет право включить в трудовой договор дополнительные основания для его расторжения. То есть такие, которые прямо не указаны в законодательстве. Если на то нет оснований, предусмотренных законом или трудовым договором, то увольнять работника нельзя.

Сокращение

Сокращение штата или прекращение деятельности ИП влечет увольнение работников. Однако Трудовой кодекс в этом плане к предпринимателям более лоялен, нежели к работодателям — юридическим лицам.

ИП не обязан заблаговременно предупреждать работников о предстоящем сокращении штата либо прекращении деятельности. Не накладывает на него закон и обязанности выплачивать выходное пособие и средний заработок во время трудоустройства бывшего сотрудника.

Что касается времени оповещение работника о сокращении, то все зависит от трудового договора:

если в нем прописан срок, в который ИП обязан уведомить работника о предстоящем увольнении, то нужно придерживаться этого срока;
если такой срок не прописан, то предупредить работника о сокращении можно в любое время.

Срок предупреждения об увольнении не является обязательным условием трудового договора.

Также в договоре допустимо устанавливать срок предупреждения об увольнении, отличный от стандартных 2 месяцев как в большую, так и в меньшую сторону.

Выплата выходного пособия при сокращении работника ИП также регулируется трудовым договором. То есть предприниматель может предусмотреть в нем такое положение, однако его может и не быть — нарушением законодательства это не является.

Если ИП включил в трудовой договор условие о выплате выходного пособия при сокращении, то его нужно выплатить. Если же такое положение отсутствует, то ИП может этого не делать.

При включении в трудовой договор положений о выходном пособии нужно определить и его размер. Трудовой кодекс в статье 178 предусматривает один среднемесячный заработок работника. Но на эту норму ориентироваться необязательно — можно установить пособие как большего, так и меньшего размера. Главное, чтобы это было прописано в трудовом договоре.

Кроме того, работодатель может включить в договор условия о выплате иных компенсаций. Но и отсутствие таких условий нарушением законодательства является не будет.

Видеоурок о найме работников ИП:

Как оформить сотрудника и сэкономить на налогах? – компания по бухгалтерским и аудиторским услугам

Как лучше оформить сотрудника в 2018 году?
Три способа оформления сотрудника и выбор штрафа

Как оформить сотрудника и при этом сэкономить на расходах? Этот вопрос сегодня очень актуален. Статья будет полезна всем работодателям, которые задумываются о легализации трудовых отношений со своими сотрудниками. Мы постарались изложить свои рекомендации, как трудоустроить наемного сотрудника и с чего начать, чтобы сделать правильный выбор. Если у директора компании всегда есть возможность проконсультироваться у бухгалтера, то у предпринимателя не всегда есть такая возможность, т.к. многие предприниматели работают, не имея постоянного бухгалтера или юриста, к которому можно обратиться за разъяснением ситуации.

При легализации взаимоотношений с сотрудником выбор стоит между несколькими вариантами оформления сотрудника:

оформление трудового договора;
оформление гражданско-правового договора;
оформление сотрудника как предпринимателя.

Сразу хочется отметить: если у вас работает наемный сотрудник, то вариант оформления сотрудника без каких-либо рисков доначисления штрафов только один – оформление по трудовому договору. Два следующих варианта – это подмена одних отношений другими с целью оптимизации расходов работодателя. Поэтому эти варианты можно рассматривать, но нужно понимать, что их могут не признать налоговики и посчитать трудовыми отношениями, с соответствующими доначислениями штрафов. Все зависит от документального оформления и комментариев сотрудников о взаимоотношениях с работодателем.

На сегодня не существует возможностей трудоустроить сотрудника на стажировку, на испытательный срок без официального трудоустройства. Сегодня сотрудника в любом случае, даже при стажировке, нужно оформлять с уведомлением о приеме на работу. Ничем не поможет комментарий, что вместе с предпринимателем работает муж или жена, помогает мама или дети и т.д.

Чтобы помочь с выбором предпринимателям, мы свели все преимущества и недостатки в таблицу, которая наглядно поможет их сравнить.

Характеристика	Трудовой договор	Гражданско-правовой договор	Договор с предпринимателем
Сообщение о заключении договора	Невозможно «задним числом» — нужно подать уведомление до выхода на работу сотрудника	Информацию нужно показать в отчетности в течение 20 дней после окончания месяца, в котором заключен договор	Можно оформить в любой момент любой датой
Возможность заключения с любым сотрудником	С любым сотрудником	Если результат работы сотрудника нельзя измерить в количественных показателях, то такой договор оформить невозможно. Такой договор сложно оформить с сотрудниками, которые получают оплату за процесс, а не за результат работы	Если сотрудник находится в офисе работодателя, использует материалы и орудия труда работодателя, то оформить его предпринимателем крайне сложно
Ставки налогов	18% — налог с доходов сотрудника 1,5% — военный сбор 22% — единый социальный взнос	18% — налог с доходов сотрудника 1,5% — военный сбор 22% — единый социальный взнос	Если 2 группа – 22% от минимальной зарплаты – единый социальный взнос и 20% — единый налог Если 3 группа – 22% от минимальной зарплаты плюс 5% от суммы в акте услуг
Сложность договора	Самый простой формальный трудовой договор	Самый сложный договор, целью которого является подтверждение гражданских, а не трудовых отношений. Такой договор чаще всех не признается проверяющими	За основу берется стандартный договор на оказание услуг предпринимателем
Документальное оформление	Трудовые отношения оформить легко, в интернете можно подобрать образцы оформления документации	Подготовка документации крайне сложная, многие гражданско-правовые договора не признаются налоговиками, поскольку подтверждают, процесс, а не результат работ, подтверждают зависимость сотрудника от работодателя	С оформлением документации сложности не должно быть, однако с сотрудником придется договариваться, чтоб он добровольно зарегистрировался предпринимателем
Ответственность	Работодатель полностью отвечает за сотрудника и уплату его налогов	Работодатель полностью отвечает за сотрудника и уплату его налогов	Предприниматель отвечает сам за себя, работодатель отвечает сам за себя
Основные преимущества	Уверенность в том, что не будет начислен штраф в размере 30-ти минимальных зарплат (в 2018г. – 111690 грн) за одного сотрудника	Разовые финансовые затраты в случае проверки (при условии, что договор будет признан проверяющими. Такой договор обычно не проводят официально и каждый месяц оформляют снова, уничтожая старый, т.к. сообщать о сотруднике нужно после окончания месяца, а не до выхода на работу	Средняя степень риска при минимальных затратах. Работодатель не отвечает за деятельность предпринимателя, не обязан предоставлять отпуск и платить больничные
Недостатки	Наибольшие расходы на налоги	Нельзя оформить с сотрудником любой профессии, не рекомендуется оформлять такой договор на постоянной основе	Необходимо согласие сотрудника на оформление предпринимателя
Риски доначисления штрафов за нетрудоустройство сотрудника	—	Высокие, по причине того, что сам сотрудник не может верно прокомментировать взаимоотношения с работодателем, чтобы не подтвердить что отношения являются трудовыми отношениями, а также по причине неверного документального оформления взаимоотношений сторон	средние, поскольку сотрудник может прокомментировать, что он предприниматель. Такие отношения проще оформить документально
Последствия	Даже если договор составлен некачественно, он будет признан проверяющими и дополнительно не повлечет начисления налогов	Не признание договора повлечет переквалификациею договора в трудовой договор и как следствие начисление штрафа в размере 30-ти минимальных зарплат (в 2018г. – 111690 грн) за одного сотрудника	Не признание договора повлечет переквалификациею договора в трудовой договор и как следствие начисление штрафа в размере 30-ти минимальных зарплат (в 2018г. – 111690 грн) за одного сотрудника
Приоритет в выборе	Гарантированная защита от штрафов за нетрудоустройство сотрудника при готовности платить налоги, отсутствие потребности «перестраивать» бизнес-процессы под выбранный вариант оптимизации налогов	Самые минимальные финансовые затраты на налоги, бухгалтерию, минимальные затраты времени при нежелании трудоустраивать сотрудника	Существенное снижение затрат, снижение рисков доначисления штрафов по сравнению с гражданско-правовым договором

Наверное, наглядная таблица говорит сама за себя. Единственным беспроигрышным вариантом, является трудоустройство сотрудника. Более рискованным считается подмена трудовых отношений предпринимательскими. И самым рискованным является оформление сотрудника по гражданско-правовому договору.

Если несмотря на риск, работодатель решил сократить свои расходы и не трудоустраивать всех сотрудников, то лучшим выбором будет сочетание одновременно всех трех вариантов. Для этого нужно изучить функциональные обязанности сотрудников, график и характер работы, публичность работы.

Всех сотрудников, которые работают с клиентами и находятся «на виду», работа которых оплачивается за процесс, а не за результат, нужно оформить как сотрудников. Самые распространенные должности, которые обязательно должны быть сотрудниками — продавцы, баристы, администраторы, педагоги, тренеры, руководящий персонал и т.д. При этом некоторых сотрудников можно оформить на неполный рабочий день, что не должно превышать 20% от общей численности сотрудников.

На гражданско-правовые договора следует оформлять сотрудников, работа, которых носит разъездной или разовый характер, работники со сдельной оплатой труда, или те, кто работают в закрытом от сторонних лиц помещении. Это могут быть курьеры, кладовщики, сотрудники по ремонту техники, выездные специалисты и т.д. Количество сотрудников на гражданско-правовых договорах не должно превышать 10% от общей численности сотрудников. Обязательно для оформления сотрудников таким образом, должен быть «придуман» проект, который носит разовый характер и требует существенного привлечения наемных работников, но разового. Это может быть организация выставки, проведение рекламной кампании, акции и т.д.

Сотрудников, которые работают в отдельном помещении или которые выделены в структурное подразделение с выделенной специализацией можно оформить частными предпринимателями, при условии, что они согласны. Это может быть юридический отдел, склад, бухгалтерия, отдел менеджеров и т.д.

ВАЖНО ДЛЯ ФОП! Помощь жены, брата, сестры, дочери, сына, бабушки и других родственников предпринимателю расценивается ГФСУ как скрытые трудовые отношения!

Конечно, такой продуманный подход к трансформации своего штата требует усилий, времени и взвешенного подхода. Но он существенно снизит риски при проверке работодателя сотрудниками налоговой службы или Гоструда, т.к. нацелен на устранение очевидных нестыковок в переоформлении трудовых отношений в предпринимательские или гражданско-правовые. Поскольку налоговики и сотрудники Гоструда уже озвучили «маркеры», по которым они отбирают на проверки работодателей, то видимо их нужно учитывать и комплексно подойти к решению вопроса. Надеемся наша статья оказалась полезной. Если появятся вопросы, можете обратиться к нам за консультацией и практической помощью. Будем рады помочь.

Читайте также статьи на похожую тему:

OPM.gov

Что нового

4 мая

Ежегодно федеральные исполнительные советы (FEB) по всей стране признают федеральных служащих, которые внесли исключительный вклад в жизнь своего сообщества или в продвижение миссии своего агентства.

3 мая

OPM чествует 2,8 миллиона федеральных служащих за их службу и приверженность в рамках Недели признания государственной службы (PSRW), ежегодно отмечаемой в течение первой недели мая.

26 апреля

OPM опубликовала общегосударственные результаты опроса OPM Federal Employee Viewpoint Survey (OPM FEVS) за 2020 год, опроса организационного климата, проводимого среди федеральных сотрудников, чтобы предоставить агентствам моментальный снимок того, как их сотрудники видят свою текущую рабочую среду, и помочь информировать о будущих действиях агентства.

, 09 апреля

OPM запускает Федеральную инициативу по повышению квалификации кадров (FWCI) для обновления государственных моделей компетенций.

25 марта

Сегодня OPM объявил о дополнительных политических назначениях от администрации Байдена-Харриса.

24 марта

OPM объявила сегодня, что в следующем месяце проведет первичную консультацию с лидерами племен.

23 марта

OPM объявила сегодня, что Объединенная федеральная кампания (CFC) собрала почти 83,6 миллиона долларов для местных, национальных и международных благотворительных организаций.

16 марта

Программа HCaTS, созданная как партнерство между GSA и OPM, добавила 41 малую и неблагополучную фирму в соответствии с новым контрактом HCaTS 8 (a), который был заключен в декабре 2020 года.

15 марта

OPM объявила сегодня о программе переноса в чрезвычайный отпуск (ELTP) в ответ на зимний шторм 2021 года Ширли.

11 марта

OPM объявила, что Объединенная федеральная кампания (CFC) проведет специальный сбор предложений для поддержки благотворительных организаций, обслуживающих и пострадавших от Winter Storm Shirley.Это специальное предложение продлится до 9 апреля.

Посмотреть, что нового в архивах

Справочный центр USAJOBS | Считывание SF-50 для определения типа обслуживания и приема

Если вы не знаете, в какой службе вы находитесь или где у вас назначена встреча, вы можете обратиться к SF-50 (Уведомление о действиях персонала).

Как найти SF-50 для нынешних федеральных служащих

Многие агентства используют электронную официальную папку персонала OPM (eOPF), которая представляет собой онлайн-систему для управления кадровыми документами.

Например, вы можете найти eOPF OPM по адресу https://eopf.opm.gov/opm/, и вы можете найти eOPF Администрации социального обеспечения по адресу https://eopf.opm.gov/ssa/. Обычно вы можете получить доступ к инструменту eOPF только из внутренней сети вашего агентства.

Не все агентства используют инструмент eOPF. Если вы не знаете, где найти SF-50, обратитесь в отдел кадров.

Как найти свой SF-50 для бывших федеральных служащих

Если вы недавно уволились с федеральной работы, обратитесь в отдел кадров вашего бывшего агентства.Если с момента вашего отъезда прошло более 30 дней, вам необходимо обратиться в Федеральный архивный центр по адресу http://www.archives.gov/frc/. FRC является хранилищем служебных папок бывших сотрудников федеральной службы.

Отправьте запрос на номер:

Национальное управление архивов и документации
Записи гражданского персонала
1411 Boulder Boulevard
Valmeyer, IL 62295
(314) 801-9250

Включите в свой запрос следующее:

Полное имя (то, что вы использовали при работе на федеральном уровне)
Номер социального страхования
Дата рождения
Список всех федеральных агентств, в которых вы являетесь сотрудником, с адресами и датами вашего трудоустройства (насколько известно)

Закон о конфиденциальности 1974 г. [5 USC 552a] и Управление кадров требуют подписанного и датированного письменного запроса информации из Федерального центра записей.Они НЕ будут принимать запросы информации от персонала или любые другие записи по телефону или электронной почте.

Как читать ваш SF-50

Тип записи

Владение — Блок 24

На своем SF-50 найдите Блок 24 с названием «Срок владения». Вы можете увидеть 0, 1, 2, 3 или звездочку.

A 0 означает, что вы можете быть на высшем руководящем уровне или назначаться президентом при условии утверждения Сенатом. Вы также можете быть в группе, которая не определена в Руководстве по стандартам данных.
A 1 означает, что вы постоянный профессиональный сотрудник и проработали три года.
A 2 означает, что вы являетесь сотрудником с условием карьеры. Вы работаете на постоянной должности, но еще не отработали три года службы и, возможно, еще находитесь на испытательном сроке.
A 3 указывает, что может быть на временной или срочной работе.
Звездочка означает, что вы были назначены специальным органом по найму, который отличается от указанного выше.

Обратитесь в отдел кадров за дополнительной информацией, если вы не уверены в том, что находится в вашем блоке владения.

Ваш вид услуги

Позиция занята — Блок 34

Посмотрите на Блок 34 под названием «Позиция занята». Вы можете увидеть 1, 2, 3, 4 или звездочку.

Если у вас есть звездочка или вопросы о Блоке 34, попросите ваш отдел кадров сообщить вам тип услуги.

Исключения

У Министерства обороны и других ведомств есть исключения из этих правил.Например:

Если у вас Срок полномочий: 0 и Занятая должность: 1 , вы являетесь временным сотрудником.
Если у вас Срок полномочий: 3 и Занятая должность: 1 , вы являетесь постоянным сотрудником.

Если вы видите непонятную комбинацию цифр, обратитесь в отдел кадров.

Заполните и исправьте форму I-9

Все работодатели должны заполнить и сохранить форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» для каждого человека, которого они нанимают для работы после ноября.6 августа 1986 года в США, пока человек работает за плату или за другой вид оплаты.

В Содружестве Северных Марианских островов (CNMI) работодатели должны были заполнить форму I-9 CNMI для каждого сотрудника, нанятого для работы в CNMI с 28 ноября 2009 г. по 27 ноября 2011 г. Стандарт Форма I-9 должна использоваться для сотрудников, нанятых 28 ноября 2011 г. или позднее.

Вы должны заполнить и сохранить форму I-9 для каждого сотрудника, которого вы нанимаете для работы в Соединенных Штатах, за исключением:

Федеральный закон запрещает физическим или юридическим лицам заключать договор с независимым подрядчиком, зная, что независимый подрядчик не имеет права работать в США. С.

Если вы наняли своего сотрудника 6 ноября 1986 г. или ранее, и по-прежнему нанимаете этого человека, вам, как правило, не требуется заполнять форму I-9 для этого сотрудника. Для работодателей из Содружества Северных Марианских островов (CNMI) форма I-9 не требуется для сотрудников, нанятых для работы в CNMI не позднее 27 ноября 2009 г. и продолжающих работать у того же работодателя после этой даты. .

Если ваша компания сливается с другой компанией, вам может потребоваться заполнить форму I-9 для сотрудника недавно приобретенной компании, который был первоначально принят на работу не позднее ноября.6,1986.Подробнее о слияниях и поглощениях.

«Временные домашние услуги» относятся к лицам (таким как разнорабочий, няня или уборщица), которым вы платите за помощь в вашем частном доме или рядом с ним, при условии, что услуги:

Спорадические, то есть они возникают время от времени, по отдельности или случайным образом;
Нерегулярные, означающие, что возникновение или деятельность не имеют непрерывности или регулярности; или
Прерывистые, то есть они не возникают постоянно, а приходят и уходят через определенные промежутки времени.

Форма I-9 не требуется для случайных домашних услуг.

Независимый подрядчик не считается сотрудником для целей формы I-9, и ему не нужно заполнять форму I-9. К независимым подрядчикам относятся физические или юридические лица, которые ведут независимый бизнес, заключают договор на выполнение проекта в соответствии с их собственными средствами и методами и подлежат контролю только в отношении результатов работы, а не того, что и как она будет выполняться. При определении того, является ли физическое или юридическое лицо независимым подрядчиком, учитывается множество факторов.

Независимые подрядчики — это физические или юридические лица, которые могут:

Договор на выполнение работы своими средствами и методами.
Поставлять собственные инструменты или материалы.
Предлагать свои услуги широкой публике.
Работа для нескольких клиентов одновременно.
Иметь возможность получения прибыли или убытка в результате выполненных работ или оказанных услуг.
Инвестируйте в оборудование для выполнения всей или части работы.
Укажите порядок, в котором должны выполняться работы.
Определите часы, в которые должны выполняться работы.
Подлежат контролю только по результатам, а не по тому, что и как будет выполняться.

Физическое или юридическое лицо, заключающее договор с независимым подрядчиком, не обязано заполнять Форму I-9 для подрядчика. Однако помните, что федеральный закон запрещает физическим или юридическим лицам заключать договор с независимым подрядчиком, зная, что независимый подрядчик не имеет права работать в США.С.

В большинстве случаев, если ваша компания использует временное агентство или кадровое агентство для найма рабочих, эти работники являются сотрудниками этого агентства и предоставляют услуги вашей компании в качестве независимых подрядчиков. Агентство заполняет форму I-9 для каждого работника, которого они предоставляют вашей компании, потому что рабочие считаются сотрудниками агентства, а не вашей компании.

Агентство может заполнить форму I-9 до того, как один из его сотрудников примет конкретное задание, даже если:

Работнику еще не предложили или не приняли фактическое задание.
Существует вероятность того, что данная договоренность не повлечет никаких фактических работ.

Сотрудники в Содружестве Северных Марианских островов: Лица, нанятые для работы в Содружестве Северных Марианских островов.
Сотрудники из Федеративных Штатов Микронезии, Республики Маршалловы Острова и Палау: человек, нанятых для работы, из Федеративных Штатов Микронезии, Республики Маршалловы Острова и Палау.
Домашние работники: Лица, которые на регулярной основе выполняют уход за детьми, домашние дела и / или уход за домом или окружающим двором в обмен на заработную плату или другие льготы, и которые не являются независимыми подрядчиками и не предоставляют услуги на спорадической основе. или для независимых подрядчиков или отдельных предприятий.
Несовершеннолетние: Лица моложе 18 лет
Сотрудники с ограниченными возможностями: Лица с физическими или умственными недостатками, которые значительно ограничивают один или несколько основных видов жизнедеятельности, трудоустроены некоммерческой организацией или ассоциацией или в рамках программы реабилитации.
Получатели временного защищенного статуса (TPS): Определенные лица из определенных зарубежных стран, страдающих от чрезвычайных и временных условий, таких как стихийные бедствия и гражданские войны.
Беженцы и беженцы: за пределами США. граждане, которые обычно покинули свою страну и не могут или не хотят возвращаться из-за преследований или вполне обоснованных опасений преследований по признаку расы, религии, национальности, принадлежности к определенной социальной группе или политических убеждений.
Иностранные студенты: Лица, временно прибывающие в США для прохождения полного курса обучения по утвержденной программе академического или профессионального учебного заведения или признанного неакадемического учреждения. (Академические учреждения включают колледжи, университеты, семинарии, консерватории, академические средние школы, начальные школы, другие учреждения и программы языковой подготовки.)
Обменные посетители: Физические лица, временно приезжающие в U.S в качестве участников программ обмена, проводимых Государственным департаментом США.
Владельцы электронной визы: Торговцы и инвесторы, заключившие договор, которые являются гражданами или подданными страны, имеющей договор о торговле и мореплавании с США, и которые прибывают в США на основании такого договора. В эту категорию также входят австралийские рабочие по специальности.
Сотрудники НАФТА (TN): Специалисты и другие рабочие из Канады и Мексики, временно прибывающие в рамках Североамериканского соглашения о свободной торговле (НАФТА), которое создало особые экономические и торговые отношения для США.С., Канада и Мексика. США
Временные рабочие-неиммигранты: Лица, законно прибывающие в США в качестве неиммигрантов для временной работы в США
Слияния и поглощения: Обязанности работодателей по форме I-9 могут быть затронуты в случае их приобретения другой компанией или слияния с другой компанией.
Сотрудники, возобновляющие свою работу после временного перерыва в работе: Можно считать, что лица продолжают работать (новая форма I-9 не требуется), если, например, они возвращаются на работу после того, как взяли утвержденный оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск или уволен.

В некоторых случаях работодателям не нужно заполнять или хранить форму I-9.

Тема № 753 Форма W-4 — Свидетельство сотрудника об удержании налогов

Общая информация

Когда вы нанимаете сотрудника, он должен заполнить форму W-4, Свидетельство сотрудника об удержании налогов. Форма W-4 сообщает вам, как работодателю, регистрационный статус сотрудника, корректировку нескольких рабочих мест, сумму кредитов, сумму другого дохода, сумму удержаний и любую дополнительную сумму, которую необходимо удерживать из каждой зарплаты, чтобы использовать для расчета суммы федерального дохода. подоходный налог, удерживаемый из заработной платы работника.Если сотрудник не предоставит вам должным образом заполненную форму W-4, вы должны удержать федеральный подоходный налог из его заработной платы, как если бы он был холостым без каких-либо других корректировок. Это означает, что при определении удержания будет учитываться стандартное удержание одного подателя без каких-либо других записей.

Сотрудник может захотеть изменить записи в Форме W-4 по любому количеству причин, когда его или ее личное или финансовое положение изменится. Если вы получили от сотрудника измененную форму W-4 , вы должны ввести ее в действие не позднее начала первого расчетного периода, заканчивающегося на или после 30-го дня с даты получения вами измененной формы W-4.Вы должны выполнить запрос, если только не применимы ситуации, описанные ниже в разделах Недействительная форма W-4 и Письма о закрытии счета .

Вы можете загрузить и распечатать форму W-4, заказать несколько копий или позвонить по телефону 800-TAX-FORM (800-829-3676) или 800-829-4059 для пользователей TTY / TDD (ПН, 7:00 — 19:00 по местному времени). время; Аляска и Гавайи следуют тихоокеанскому времени). Вы также можете использовать форму , заменяющую форму W-4 , которую вы разработали, вместо официальной формы W-4, если вы также предоставите таблицы, инструкции и рабочие листы, содержащиеся в форме W-4, действовавшей в то время.Заменяющая форма W-4 должна содержать язык, идентичный официальной форме W-4, и соответствовать действующим правилам IRS для замещающих форм. Вы не можете принять заменяющую форму, разработанную сотрудником. Сотрудник, отправивший такую форму, будет считаться не предоставившим Форму W-4.

Форма W-4 включает подробные рабочие листы, чтобы помочь сотруднику рассчитать правильные корректировки. Сотрудники также могут захотеть получить доступ к Оценщику налоговых удержаний IRS для помощи в заполнении формы W-4.Иностранцы-нерезиденты должны следовать особым инструкциям при заполнении формы W-4. Пусть ваши сотрудники-иностранцы-нерезиденты ознакомятся с Уведомлением 1392, Дополнительной формой W-4 Инструкции для иностранцев-нерезидентов и Инструкциями к Форме 8233, Освобождение от удержания в отношении компенсации за независимые (и определенные иждивенческие) личные услуги иностранного физического лица-нерезидента, прежде чем заполнять Форму W- 4.

Вы можете установить электронную систему для получения форм W-4 от ваших сотрудников. См. Раздел 31 Положений о налогообложении труда.3402 (f) (5) -1 (c) для получения дополнительной информации.

Вы можете предоставить испаноязычную версию свидетельства сотрудника об удержании налогов, форму W-4 (SP), вместо формы W-4 своим испаноязычным сотрудникам.

Вы должны проинформировать своих сотрудников о важности подачи точной формы W-4. На сотрудника может быть наложен штраф в размере 500 долларов, если он или она без разумных оснований подадут форму W-4, в результате которой удерживается меньше налогов, чем требуется. См. Главу 4 публикации 17 «Ваш федеральный подоходный налог для физических лиц».

Для получения дополнительной информации см. Публикацию 15 (Циркуляр E), Руководство по налогообложению работодателя, Публикацию 15-T, Федеральные методы удержания подоходного налога и Публикацию 505, Удержание налогов и расчетный налог. Для получения информации о процедурах удержания подоходного налога с заработной платы иностранных сотрудников-нерезидентов см. Уведомление 2005-76 и Иностранцы, работающие в США

Освобождение от удержания

Если сотрудник соответствует требованиям, он также может использовать Форму W-4, чтобы запретить вам вычитать федеральный подоходный налог из его или ее заработной платы.Чтобы претендовать на этот статус освобождения от уплаты налогов, у сотрудника не должно быть налоговых обязательств за предыдущий год и не должно быть налоговых обязательств за текущий год. Форма W-4 с заявлением об освобождении от удержания действительна только в течение календарного года, в котором она была предоставлена работодателю. Чтобы продолжить освобождение от удержания в следующем году, сотрудник должен предоставить вам новую форму W-4, требующую освобождения от уплаты налогов, до 15 февраля того же года. Эта дата переносится на следующий рабочий день, если он выпадает на субботу, воскресенье или официальный праздник.Если сотрудник не предоставит вам новую форму W-4, удерживайте налог, как если бы он или она не замужем, без каких-либо других корректировок. Однако, если у вас есть более ранняя форма W-4 (не претендующая на статус освобожденного) для этого сотрудника, которая действительна, удерживайте, как и раньше.

Неверная форма W-4

Любое несанкционированное изменение или дополнение к Форме W-4 делает ее недействительной. Это включает изъятие любого языка, с помощью которого сотрудник подтверждает правильность формы, существенное искажение формы или любые другие записи в форме, кроме запрошенных.Форма W-4 также недействительна, если к тому моменту, когда сотрудник передает ее вам, он или она каким-либо образом укажет, что она ложная. Если вы получили недействительную форму W-4, не используйте ее для определения удержания федерального подоходного налога. Скажите сотруднику, что он недействителен, и попросите другой. Если сотрудник не дает вам действительного налога, удерживайте налоги, как если бы сотрудник холостяк без каких-либо других корректировок. Однако, если у вас есть более ранняя форма W-4 для этого сотрудника, которая действительна, удерживайте, как и раньше.

Требования к ведению документации

После того, как сотрудник заполнит и подпишет форму W-4, вы должны хранить ее в своих записях в течение не менее 4 лет (см. Публикацию 15 (Циркуляр E), Руководство работодателя по налогам и тему №305 Ведение учета). Эта форма служит подтверждением того, что вы удерживаете федеральный подоходный налог в соответствии с инструкциями сотрудника, и должна быть доступна для проверки, если IRS когда-либо запросит ее. Форма W-4 все еще подлежит рассмотрению. Вам может быть предложено (в письменном уведомлении или в будущем опубликованном руководстве) отправить определенные формы W-4 в IRS. Вы должны иметь возможность предоставить печатную копию электронной формы W-4.

Блокировочные письма

IRS использует информацию, указанную в Форме W-2, Заявлении о заработной плате и налоге, для выявления сотрудников, у которых есть проблемы с соблюдением налоговых требований.В некоторых случаях, когда обнаруживается, что для конкретного сотрудника существует серьезная проблема с неполным удержанием, IRS может направить вам уведомление (обычно называемое «письмом о закрытии») с указанием статуса подачи, нескольких корректировок должности , а также максимальная сумма кредита или вычетов, разрешенная для конкретного сотрудника для целей расчета требуемого удержания (см. Публикацию 15, (Циркуляр E), Руководство для работодателя по налогам). IRS предоставит сотруднику возможность оспорить решение, прежде чем вы откорректируете удержание на основании письма о закрытии.

IRS отправит сотруднику письмо с объяснением, что IRS потребует от вас начать удержание дополнительного подоходного налога, если только сотрудник не свяжется с IRS, чтобы объяснить, почему ему не следовало увеличивать удержание. В письме будет указан бесплатный номер и адрес подразделения, обслуживающего эту программу. В качестве дополнительной меры предосторожности вы также получите уведомление, которое необходимо предоставить сотруднику.

После того, как письмо о блокировке вступит в силу, вы должны игнорировать любую форму W-4, которая приводит к уменьшению удерживаемого налога, до тех пор, пока IRS не уведомит вас об ином.Однако вы ДОЛЖНЫ соблюдать любую форму W-4, в результате которой удерживается больший подоходный налог, чем в соответствии с соглашением о удержании, указанным в письме о закрытии. Работодатели, использующие электронные системы формы W-4, должны убедиться, что сотрудник не может отменить письмо о блокировке, чтобы уменьшить удержание с помощью электронной системы формы W-4. Положения о временном письме также применяются к сотрудникам, повторно принятым на работу в течение 12 месяцев с даты уведомления.

После того, как письмо о блокировке вступит в силу, если работник хочет потребовать полного освобождения от удержания или заявить о статусе регистрации, о нескольких корректировках должности или о сумме кредитов или вычетов, в результате которой удерживается меньший подоходный налог, чем в письме о блокировке. , сотрудник должен обратиться в IRS.Бесплатный номер и адрес устройства, обслуживающего эту программу, указаны в письме о блокировке.

Что входит в досье сотрудников?

Личное дело сотрудника — это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая собеседованием при увольнении и документацией об увольнении.

Доступ к личному делу сотрудников

Только персонал отдела кадров и непосредственный руководитель или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.

В некоторых компаниях доступ к файлу имеют только сотрудники отдела кадров. В этих организациях руководители или менеджеры хранят свой собственный файл управления, который включает документы, к которым им может потребоваться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.

Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право на доступ и даже на получение копий информации в личном деле.В других доступ более узкий. Требования также различаются в зависимости от того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы соответствовать вашим юридическим требованиям.

Как правило, вы не хотите хранить документы в личном деле сотрудников, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность хранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендациями, контрольными списками собеседований и рейтингами, в отдельном файле, который создается для хранения всех документов, связанных с конкретным мероприятием по набору и найму.

Личное дело сотрудников обычно хранится в запертом огнестойком картотеке в закрытом месте, доступном для персонала отдела кадров. Конфиденциальность информации о сотрудниках в личном деле имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к кадровому файлу чаще всего обращаются изо дня в день работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.

Соображения относительно содержимого файла персонала

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, и поэтому он или она знакомы с их содержанием.Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки результатов работы, письма о признании, записи об обучении и формы, касающиеся переводов и продвижения по службе.

Вот основные принципы и вопросы, которые следует учитывать при хранении любого документа в личном деле сотрудника.

Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на него был подан иск? Нужен ли работодателю документ в суде?
Знает ли и понимает ли сотрудник, что документ будет занесен в его или ее личное дело? В большинстве случаев работодатели должны попросить сотрудника подписать документ не для того, чтобы выразить согласие с содержанием документа, а для подтверждения того, что они ознакомились с документом и прочитали его.
Никаких сюрпризов, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не следует помещать в личное дело сотрудника. В личном деле сотрудников должны быть только факты, а не спекулятивные мысли.

Содержание личного дела сотрудника

Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

История занятости

Заявление о приеме на работу
Резюме
Сопроводительное письмо к резюме
Проверка образования
Проверка занятости
Отказное письмо
Должность Описание должности
Записи анализа работы
Письмо с предложением о работе или трудовой договор
Агентство по трудоустройству или договор временного агентства, если используется
Контактная информация для экстренных случаев
Подписанный бланк подтверждения справки сотрудника, подтверждающий получение справки сотрудника
Контрольный список из ориентации новых сотрудников с указанием тем, охваченных и кем
Любые соглашения и документация о переселении
Любой договор, письменное соглашение, квитанция или подтверждение между работником и работодателем (например, соглашение об отказе от конкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией)
Официальные формы занятости, включая запросы на перевод, продвижение по службе, внутренние заявления о приеме на работу и т. Д.
Прочая документация, связанная с трудоустройством

Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения

Копии использованной служебной аттестации или планов развития сотрудников
Самооценка сотрудников
Записи любых официальных консультаций
Заметки о явке или опоздании
Документация по плану повышения эффективности
Протокол о дисциплинарных взысканиях
Признание сотрудников, представленное, например сертификаты, письма о признании и т. Д.
Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организаций
Учебные записи
Запросы на обучение
Оценка компетенций
Учебные классы или уведомления о занятиях или расписания
Требуются оценки подписаны
Отчеты о расходах на обучение
Жалобы клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником

Записи об увольнении

Заявление об увольнении сотрудника
Документация для выездного собеседования
Уведомление Cobra
Контрольный список окончания работы
Окончательный отчет по всем аспектам занятости сотрудника, таким как окончательная зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. Д.

Итог

Вам нужно будет поместить в личный кабинет сотрудника только те документы, с которыми он знаком.Если просмотр содержимого их файла вызывает удивление у сотрудников, значит, вы не смогли эффективно управлять содержимым файла.

Департамент производственных отношений Калифорнии

В Калифорнии все работодатели должны выполнять обязательства по размещению на рабочем месте. Объявления на рабочем месте обычно доступны бесплатно в требуемом агентстве. Департамент промышленного Отношения требуют, чтобы работодатели публиковали информацию, касающуюся заработной платы, рабочего времени и рабочего времени. условия в районе, часто посещаемом сотрудниками, где его можно легко прочитать во время рабочий день.К некоторым рабочим местам применяются дополнительные требования к размещению. Для списка доступные сообщения о безопасности и здоровье, посетите страницу публикаций Cal / OSHA.

Скачанные плакаты соответствуют юридическим обязательствам работодателя.

Взаимодействие с другими людьми

Помимо сообщений, требуемых Департаментом трудовых отношений, другие государственные и федеральные агентства несут обязательства по размещению. Дополнительные требования включают: (этот список не является исчерпывающим):

Проводка	Дополнительная информация	Кто должен отправлять сообщения
Уведомление об инспекции иммиграционными агентствами Также доступно на испанском языке	В соответствии со статьей 90 Трудового кодекса.2 (a), работодатели обязаны уведомлять сотрудников о любой проверке иммиграционным агентством форм I-9 Employment Eligibility Verification или других записей о занятости, отправив уведомление в течение 72 часов с момента получения уведомления о проверке. См. Также AB 450, который запрещает недобросовестную иммиграционную практику в отношении лица, осуществляющего определенные права. Ресурсы для сотрудников иммиграционных служб можно найти здесь.
Распоряжения о заработной плате Комиссии по промышленному благосостоянию (IWC)	Распоряжения IWC о заработной плате регулируют размер заработной платы, часы и условия труда и нумеруются по отраслям или группам занятий.Не знаете, какой заказ вам нужен? Используйте алфавитный указатель предприятий и профессий, чтобы сделать это определение. Трудовой кодекс, раздел 1183 (d)	Все работодатели
Минимальная заработная плата (гос.)	Устанавливает минимальную заработную плату в Калифорнии. Также доступно на: испанском	Все работодатели
Оплачиваемый отпуск по болезни	Предоставляет информацию о праве на оплачиваемый отпуск по болезни и его использовании. Счет за сборку 1522	Все работодатели
Уведомление о выплате зарплаты	Необходимо указать обычные платежные дни, а также время и место платежа. Уведомление, разработанное работодателем, разрешено. Трудовой кодекс ст.207	Все работодатели
Безопасность и охрана здоровья на рабочем месте	Содержит соответствующую информацию о правилах и нормах безопасности.Также доступно на: испанском Трудовой кодекс ст. 6328; Дата печати плаката: октябрь 2017 г.	Все работодатели
Телефоны экстренных служб	Список номеров телефонов служб экстренной помощи. Раздел 8, Свод правил Калифорнии, Правила техники безопасности при строительстве, раздел 1512 (e)	Все работодатели
Доступ к медицинским записям и записям об облучении	Предоставляет информацию о правах сотрудников, работающих с опасными / токсичными веществами.Также доступно на: испанском Раздел 8, Свод правил Калифорнии, Раздел 3204 Общего отраслевого приказа о безопасности	Все работодатели, использующие опасные или токсичные вещества
Правила эксплуатации промышленных грузовиков	Работодатели, использующие грузовые автомобили, должны опубликовать и обеспечить соблюдение набора правил эксплуатации. Также доступно на: испанском Раздел 8, Свод правил Калифорнии, Раздел 3664 Общего отраслевого приказа о безопасности; Дата печати плаката: август 2011 г.	Работодатели, эксплуатирующие вилочные погрузчики и другие типы промышленных погрузчиков или тягачей
Извещение работникам — производственные травмы	Консультирует сотрудников по поводу компенсационных выплат работникам.Администраторы претензий и работодатели должны пересмотреть уведомление, которое они в настоящее время используют, и отправить его административному директору DWC для рассмотрения и утверждения, или они могут загрузить и использовать эту версию. ПРИМЕЧАНИЕ. Работодатели могут получить профессионально распечатанные копии плаката и формы заявки на компенсацию работника у администратора претензий. Раздел 8, Свод нормативных актов Калифорнии, раздел компенсации работникам, раздел 9881	Все работодатели
Уведомление о возмещении и страховом покрытии работникам	Указывает название действующей страховой компании работодателя или тот факт, что работодатель сам застрахован.Получено от страховой компании работодателя. Трудовой кодекс ст. 3550	Все работодатели
Защита информаторов	Должен быть размещен на видном месте шрифтом более 14 и содержать список прав и обязанностей сотрудников в соответствии с законы о разоблачителях, включая номер телефона горячей линии для информаторов, обслуживаемой офисом Генеральный прокурор Калифорнии.Отдел по обеспечению соблюдения трудовых норм подготовил образец публикации, которая, по его мнению, соответствует требованиям Раздел 1102.8 (а) Трудового кодекса, за исключением того, что они больше 14-го размера. Чтобы просмотреть этот образец, щелкните здесь (Pdf) (Док). Однако этот образец — не единственный вариант, поскольку работодатели могут создавать свои собственные публикации. Трудовой кодекс п.1102.8	Все работодатели
Таблички для некурящих	Должны быть вывешены вывески, указывающие, где курение запрещено / разрешено на рабочем месте.Этот закон соблюдается местными правоохранительными органами. Трудовой кодекс, раздел 6404.5 (с) (1)	Все работодатели
Журнал и сводка производственных травм и заболеваний	Форма 300 предназначена для регистрации регистрируемых травм, форма 301 предназначена для сбора деталей, а форма 300A — это годовая сводная форма. Все три формы доступны в различные загружаемые форматы с инструкциями на странице публикаций Cal / OSHA. Раздел 8, Свод правил штата Калифорния, раздел статистики труда и исследований, разделы 14300 et seq.	Работодателей с 11 и более сотрудниками в предыдущем году
Расчетная ведомость подрядчика сельскохозяйственных работ	Справочный плакат DLSE 445. Должен быть размещен на видном месте в местах, где будут выполняться работы, и на всех транспортных средствах, используемых лицензиатом для перевозка сотрудников.Должен быть не менее 12 дюймов в высоту и 10 дюймов в ширину. Скачанная версия этого сообщения может не соответствовать закону, так как она не может быть не менее 12 дюймов в высоту и 10 дюймов в ширину. Трудовой кодекс ст. 1695 (7)	Подрядчики, работающие на ферме, имеющие лицензию Отдела по соблюдению трудовых норм (DLSE)
Требуемая публикация на рабочем месте для всех лицензиатов на парикмахерскую и косметологию в Калифорнии	Также доступно в: испанский вьетнамский Корейский Трудовой кодекс ст.98.10	Все лицензированные парикмахеры и косметологи
Преобладающие определения ставок заработной платы	Орган, заключающий контракт на выполнение общественных работ или иным образом выполняющий какие-либо общественные работы, должен предоставить копию преобладающее определение заработной платы для каждого ремесла, классификации или типа работника, необходимого для выполнения контракта, который будет размещены на каждом сайте вакансий. Трудового кодекса ст. 1773.2	Заказчики общественных работ и подрядчики
Проводка	Дополнительная информация	Кто должен отправлять сообщения
Закон штата Калифорния запрещает дискриминацию и домогательства на рабочем месте	Последнюю информацию можно получить в Департаменте справедливого найма и жилья (DFEH), 1 (800) 884-1684, Справочная информация DFEH-E07P-ENG.Также доступно на следующих языках: Китайский 加利福尼亚州法律禁止工作场所歧视和骚扰 Корейский 캘리포니아 법 은 직장 내 에서 차별 과 괴롭힘 을 금지 하고 있습니다 있습니다 Испанский La ley Prohibe la Discriminacion y el Acoso en el Empleo Tagalog Batas Ng California Na Nagbabawal Sa Lugar Ng Trabaho Ng Diskriminasyon At Panliligalig Vietnamese Luật Ở California Cấm Kỳ Thị Và Sách Nhiễu Trong Sở Làm Закон о справедливой занятости и жилищных условиях, раздел 12900 и след.	Все работодатели
Права трансгендеров на рабочем месте (обязательно с 1 января 2018 г.)	Последнюю информацию можно получить в Департаменте справедливого найма и жилья (DFEH), 1 (800) 884-1684, Справочная информация DFEH-E04P-ENG. Также доступно на: испанских Derechos de las personas transgénero en el lugar de trabajo. Закон о справедливой занятости и жилищных условиях, разделы 12935 (a), 12920, 12921, 12926, 12940, 12943 и 12945 Правительственного кодекса.	Все работодатели
Отпуск по беременности и родам	Последнюю информацию можно получить в Департаменте справедливого найма и жилья (DFEH), 1 (800) 884-1684, Справочная информация DFEH-E09P-ENG. Также доступно на следующих языках: Китайский 您作為懷孕員工的權利和義務 Корейский 임신 직원 직원 의 권리 와 의무 Испанский Sus Derechos y Obligaciones Como Trabajadora Embarazada Tagalog Ang Iyong Mga Karapatan At Mga Obligasyon Bilang Buntis Na Empleyado Вьетнамский Quyền Hạn Và Trách Nhiệm Của Nhân Viên Mang Thai Раздел 2, Нормативный кодекс Калифорнии, раздел 7291.16 (г)	Работодатели от пяти до 49 сотрудников
Семейный отпуск, отпуск по болезни (CFRA) и отпуск по нетрудоспособности	Последнюю информацию можно получить в Департаменте справедливого найма и жилья (DFEH), 1 (800) 884-1684, Справочная информация DFEH-100-21ENG. Также доступны на следующих языках: китайский 家庭護理和醫療假（CFRA 假）以及懷孕殘障假 корейский 가족 부양 휴가 및 병가 (가주 가족 권리 법) 와 출산 휴가 испанский Cuidado Familiar Y Ausencia Médica (Cfra) Y Ausencia De Incapacidad Por Embarazo Tagalog Pagpapaalam Para Sa Pag-Aalaga Ng Pamilya At Mga Dahilang Medikal Vietnamese Nghỉ Bệnh Và Nghỉ Để Chăm Sóc Gia ình (Cfra Leave) Và Nghỉ Vì Суй Ю Хи Манг Тай Раздел 2, Свод правил Калифорнии, разделы 7297.9 и 7291.16 (е)	Все работодатели с 50 и более сотрудниками и все государственные учреждения
Уведомление сотрудникам	Консультирует сотрудников по вопросам возможного страхования от безработицы, страхования по инвалидности и оплачиваемых страховых выплат по семейному отпуску. Самую свежую информацию можно получить на сайте Департамент развития занятости, регистрационный номер DE 1857A. (916) 322-2835. Также доступно в: испанский вьетнамский китайский язык	Все работодатели
Извещение работникам: пособие по безработице	Последнюю информацию можно получить в Департаменте развития занятости, номер ссылки DE 1857D. (916) 322-2835. Также доступно в: испанский вьетнамский китайский язык	Все работодатели
Уведомление сотрудникам: отгул для голосования	Не менее чем за 10 дней до каждых выборов в масштабе штата каждый работодатель должен быть на видном месте по месту работы, если это возможно, или в другом месте, где это можно увидеть, когда сотрудники приходят или уходят на свое место работы, уведомление, излагающее положения Раздел 14000. Кодекс о выборах, раздел 14001 и последующие.	Все работодатели
Закон о равных возможностях трудоустройства	Включает плакат Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Последнюю информацию можно получить в Комиссия США по равным возможностям трудоустройства. 1 (800) 669-3362 Также доступно в: испанский арабский китайский язык	Все работодатели
Минимальная заработная плата (Федеральный закон о справедливых трудовых стандартах)	Последнюю информацию можно получить в U.S. Департамент труда, номер ссылки WH 1088. (415) 744-5590 Также доступно в: испанский китайский язык	Все работодатели
Уведомление: Закон о защите сотрудников от полиграфа	Последнюю информацию можно получить в Министерстве труда США, справочный номер WH 1462. (415) 744-5590 Также доступно в: испанский	Все работодатели
Закон об отпуске по семейным и медицинским причинам (Федеральный закон FMLA)	Последнюю информацию можно получить в Министерстве труда США, справочный номер WH 1420. (415) 744-5590 Также доступно в: испанский	Все работодатели с 50 и более сотрудниками и все государственные учреждения
Торговля людьми	Требует, чтобы подрядчики сельскохозяйственного труда размещали публичное уведомление о торговле людьми на своих рабочих местах на видном месте, доступном для общественности и рабочих.	Подрядчики сельскохозяйственного труда

Программа минимальной заработной платы | Управление городского казначея

Расследования могут быть инициированы на основании жалоб, включая официальные жалобы, советы или анонимную информацию, полученную и из годового рабочего плана Управляемого расследования Программы.

Расследования по жалобам

Если сотрудник считает, что его права, предусмотренные Постановлением, были нарушены, жалобу можно подать в программу минимальной заработной платы города Сан-Диего, заполнив форму заявления о жалобе или нажав здесь.Форма доступна ниже на разных языках. Сотрудники также могут связаться с программой минимальной заработной платы, чтобы получить бумажную копию декларации о жалобе .

Если потребуется дополнительная информация, с сотрудником / истцом свяжутся до начала расследования. Также можно подавать анонимные жалобы, советы или другую информацию о потенциальных нарушениях Постановления.

В соответствии с разделом 39 Постановления об отпусках по болезни и минимальной заработной плате.0113 (а), Управление по обеспечению соблюдения обнародовало и издало следующие постановления:

Правило CDC о заработанном отпуске по болезни

Примечание. Сотрудники имеют право подать иск против своего работодателя в суд или подать иск в офис Уполномоченного по вопросам труда Калифорнии в связи с нарушением требований минимальной заработной платы и мер возмездия, установленных Постановлением города Сан-Диего. О других нарушениях трудового законодательства штата Калифорния, включая сверхурочные и перерывы на обед / отдых, также можно подавать в Офис Уполномоченного по вопросам труда Калифорнии.Информацию об этих процессах и о том, как подавать претензии, можно найти на веб-странице Департамента производственных отношений штата Калифорния.

Направленные расследования

Направленные расследования предназначены для оказания помощи уязвимым сотрудникам с низкими доходами, работающим в отраслях, где данные показывают, что нарушения могут иметь место, и сотрудники вряд ли будут подавать жалобы. Несмотря на то, что жалоба не была получена, предприятия, выбранные для целевого расследования, по-прежнему обязаны соблюдать Постановление, касающееся их требований в процессе принудительного исполнения.

Для получения дополнительной информации о процессе расследования работодатели могут ознакомиться с Руководством по процессу расследования или связаться с назначенным следователем.