Как писать правильно приказы: образец, правила оформления приказа. Офисная служба.

Содержание

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы.

Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.

п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
 

 
Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 220 комментариев

Составление и оформление приказов

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно». Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами.

Приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

  • приказ по административно-хозяйственным вопросам;
  • приказ по основной деятельности;
  • приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

  • инициирование издания приказа;
  • сбор необходимой информации;
  • подготовка проекта документа;
  • согласование;
  • проверка правильности оформления;
  • подписание;
  • доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях…», «На основании…», «В связи с…».

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Приказываю», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов…», «Начальнику отдела кадров Иванову В. П…» и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части.

Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу — дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Пример составления приказа с угловым расположением реквизитов.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Приведем еще один пример оформления приказа по основной деятельности, затрагивающего вопросы кадровой службы.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

  • наименование организации — автора документа;
  • наименование вида документа — «Приказ»;
  • дата, номер;
  • место издания, заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • визы согласования;
  • отметка об ознакомлении с приказом работника;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Пример:

Объявить:                                                            

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное   отношение   к   служебным    обязанностям,   повлекшее   порчу

технического оборудования.                                               

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Образец приказа О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака…», т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка — «Внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу.

Регистрация и хранение приказов

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно». Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

Библиография

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003.

3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

Подписано в печать 20.06.2010  «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 7

унифицированные формы приказов по личному составу
приказ об изменении фамилии работника образец
сроки хранения приказов по личному составу
приказ по личному составу образец
формы приказов по личному составу
книга регистрации приказов по основной деятельности
нумерация приказов на предприятии
формы приказов по предприятию
приказы по личному составу образец
журнал регистрации приказов по основной деятельности
срок хранения приказов по личному составу
как составить приказ

«Согласно приказУ» или «приказА», как правильно писать?

«Согласно при­ка­зу»  пра­виль­но сле­ду­ет писать с окон­ча­ни­ем  в соот­вет­ствии с мор­фо­ло­ги­че­ской нор­мой рус­ско­го язы­ка. Предлог «соглас­но» упо­треб­ля­ет­ся толь­ко с фор­мой датель­но­го паде­жа существительного.

При состав­ле­нии раз­лич­но­го рода доку­мен­тов, напи­са­нии дело­вых офи­ци­аль­ных бумаг часто воз­ни­ка­ет сомне­ние, как пра­виль­но упо­тре­бить фор­му сло­ва «при­каз» с предлогом:

«соглас­но при­ка­зу» или «соглас­но при­ка­за»?

Сочетаемость предлога «согласно»

Какую фор­му роди­тель­но­го или датель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го пред­по­чти­тель­нее упо­тре­бить? Чтобы разо­брать­ся в этом, опре­де­лим, их каких ком­по­нен­тов скла­ды­ва­ет­ся это соче­та­ние. Оно состо­ит из про­из­вод­но­го пред­ло­га «соглас­но» и падеж­ной фор­мы неоду­шев­лён­но­го суще­стви­тель­но­го муж­ско­го рода «при­каз»:

  • и. п. (что?) при­каз    
  • р. п. текст (чего?) при­каза
  • д. п. соглас­но чему? соглас­но при­казу
  • в. п. читаю (что?) при­каз   
  • т. п. инте­ре­су­ем­ся (чем?) при­казом
  • п. п. рас­ска­жет (о чём?) о при­казе

Чтобы не сде­лать ошиб­ки в тек­сте доку­мен­та, руко­вод­ству­ем­ся мор­фо­ло­ги­че­ской нор­мой совре­мен­но­го рус­ско­го лите­ра­тур­но­го языка:

Предлог «соглас­но» упо­треб­ля­ет­ся с фор­мой датель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го или местоимения. 

Поэтому пра­во­мер­но зада­дим вопрос: соглас­но чему?

И дадим пра­виль­ные ответы:

Понаблюдает, как «рабо­та­ет» эта нор­ма соче­та­е­мо­сти пред­ло­га с фор­мой датель­но­го паде­жа слов в пуб­ли­ци­сти­че­ских и худо­же­ствен­ных текстах:

Согласно при­ка­зу коман­до­ва­ния при­был в ваше рас­по­ря­же­ние (С. Зверев. Посвящение в герои).

Согласно при­ка­зу, отдан­но­му нака­нуне вече­ром, глу­бо­кий сон сол­дат был нару­шен оглу­ши­тель­ным гро­хо­том бара­ба­нов, и рас­ка­ти­стое эхо дале­ко раз­но­си­лось во влаж­ном воз­ду­хе, гул­ко отда­ва­ясь в каж­дом лес­ном углу (Джеймс Купер. Последний из могикан).

Написание и упо­треб­ле­ние кон­струк­ции «соглас­но при­ка­за» с суще­стви­тель­ным в фор­ме роди­тель­но­го паде­жа явля­ет­ся в совре­мен­ном рус­ском язы­ке рече­вой  и орфо­гра­фи­че­ской ошибкой.

Попутно упо­мя­нем, что в соот­вет­ствии с нор­мой рус­ско­го язы­ка с фор­мой датель­но­го паде­жа  слов соче­та­ют­ся так­же сле­ду­ю­щие про­из­вод­ные пред­ло­ги:

  • (бла­го­да­ря чему?) бла­го­да­ря пого­де, хоро­ше­му настро­е­нию, уме­нию, мастер­ству, высо­ко­му профессионализму;
  • (вопре­ки чему?) вопре­ки пред­ска­за­нию, воле роди­те­лей, самочувствию;
  • (напе­ре­кор чему?) напе­ре­кор судь­бе, сти­хии, штор­му, воле отца, болезни.

Чтобы усво­ить эту нор­му совре­мен­но­го рус­ско­го лите­ра­тур­но­го язы­ка, про­чтём при­ме­ры предложений.

Примеры

Согласно при­ка­зу адми­ни­стра­ции рай­о­на сель­ско­хо­зяй­ствен­ная выстав­ка состо­ит­ся в эту субботу.

Согласно при­ка­зу началь­ни­ка отде­ла сотруд­ник Павлов В. М. назна­чен на долж­ность ревизора.

Согласно при­ка­зу заве­ду­ю­ще­го гара­жом в поне­дель­ник сле­ду­ет выпол­нить мел­кий ремонт машин.

Скачать ста­тью: PDF

как правильно писать и когда, грамматика, употребление

Вопрос в заголовке напрасен: правильны обе формы, в зависимости от контекста – и «согласно приказу», и«согласно приказа». Дело в том, что там и там «согласно» – одинаково пишущиеся и произносящиеся, но различные по значению слова, и даже разные части речи. Такие слова называются омонимами. А «согласно» даже тройной омоним.

Если вкратце, то:

  • “Согласно приказА” – верно в случаях когда “согласно” – наречие в значении “в соответствии с”, а словосочетание обозначает непреклонность действия приказа. (напр. “Согласно приказа МЧС, выход на лёд запрещен”).
  • “Согласно приказУ” будет писаться в значении “следуя, по”, когда слово “согласно” является предлогом. А действия выполняются по приказу в роли “инструкции” (напр. “Согласно (“по”) приказу директора школы школьники носят форму зеленого цвета”).

Тем не менее, несмотря на академичность первой формы и обоснования её употребления, в современном русском языке всё чаще опускается возможность написания с “а” на конце и заменяется на форму с “у”. Поэтому, если есть неразрешаемые сомнения, лучше написать “согласно приказу”.

Далее в статье более подробно разобрано, в какой форме (падеже) нужно писать сопряжённые с ним наименования нормативных документов ( «приказ», «инструкция», «постановление», «распоряжение», «решение», и др.).

Значение и употребление

Слово «согласно» в русском языке соответствует трём частям речи:

1)

Личной форме глагола 2-го склонения совершенного вида «согласиться» в среднем роде единственного числа 3-го лица («оно»). Употребляется обычным для глаголов образом, без обязательно сопряжённых слов, например:

  • «Сообщество жильцов нашего дома согласно на переход из коммунальной собственности к ОСМД».

Для проверки правильности употребления подставляем вместо выделенного несовершенный глагол «соглашаться» в той же личной форме: «соглашается». Смысл фразы не изменился, значит, употреблено верно.

2)

От глагола в п. 1 происходит прилагательное «согласный (-ая, -ое)», а от него качественное наречие способа и образа действия «согласно», которое значит «в соответствии», «так, как следует». Наречия не могут изменяться по родам и числам, они грамматически неизменяемые слова. Неизменяемы наречия и по смыслу: они самостоятельные части речи, имеющие собственные значения, независимые от контекста высказывания, в которое входят. Наоборот, наречия задают смысловые оттенки фразам, потому и названы наречиями, стоящими на/над речью (лат. adverbium). Сопряжённому с «согласно» существительному оно, как наречие, придаёт смысл непреклонности, непременности, обязательности. Поэтому сопряжённое с НАРЕЧИЕМ «согласно» существительное ставится в РОДИТЕЛЬНЫЙ падеж, чтобы подчеркнуть, что именно от него исходит данное указание. Следовательно, «согласно» в качестве наречия употребляется с наименованиями нормативных документов, имеющих силу закона и обязательных к исполнению на всей территории государства или всеми его гражданами, подведомственными и подотчётными государственной структуре в ранге не ниже отраслевой:

  • «Согласно приказа МВД разведение открытого огня запрещено в пределах городской черты и на пригородной территории».

Но почему МВД, а не МЧС? Потому, что Министерство чрезвычайных ситуаций не наделено всей полнотой власти: пожарники и спасатели не имеют права самостоятельно закрывать производство, патрулировать территорию, обыскивать жильё, арестовывать граждан, применять оружие, и т. д. Поэтому подготовленное в МЧС постановление идёт на утверждение правительством и отправляется на исполнение в МВД, которое и обнародует его от своего имени.

Если же сопряжённый с «согласно» документ не всеобъемлющ по действию и не предусматривает ущемления конституционных прав его нарушителей, то его может издавать и применять в своей области компетенции любая общегосударственная структура:

  • «В связи с высокой пожароопасностью в период аномально высокой температуры лесозаготовительные работы приостанавливаются согласно приказа Министерства лесной промышленности, вплоть до дальнейшего распоряжения».

3)

Совершенно иная часть речи «согласно» – предлог в значении «по», «следуя». С ним сопрягаются документы, возможно, обязательные к исполнению, но не имеющие полной законной силы на всей территории государства. Их (документов) названия в таком случае пишутся в дательном падеже: вот, мол, дано вам то-то и то-то, что нужно делать, блюсти или брать в расчёт:

  • «Согласно приказу Минздрава личную противовирусную дезинфекцию следует проводить водно-спиртовым раствором хлоргексидина с добавкой медицинского глицерина»;
  • «Согласно приказу областного Совета депутатов <№… от…>, в соответствии с Федеральным законом <…>, преднамеренная порча зеленых насаждений в городской черте приравнивается к самовольной порубке деревьев» – здесь виден ещё один нюанс употребления «согласно <чему-то и его синонимов: первичный, имеющий полную законную силу акт, на котором основываются подзаконные, ставится в творительный падеж, так как именно от него исходит сила, делающая действительной актуальный документ.
  • «Согласно приказу совета директоров, на <такой-то> срок устанавливается сокращённый рабочий день для работников комбината категорий <таких-то>».

Пояснение

Путаница в употреблении выражений «согласно приказа» и т.п. вызвана в конечном итоге тем, российские нормы делопроизводства в значительной части, а демократические установления фактически полностью, позаимствованы с Запада. Но строй русского языка и романо-германских языков существенно различается: в русском абсолютно доминирует флексия, тогда как европейцам приходится писать «лишние слова» там, где русский обходится окончанием, приставкой или предлогом. Но! Те же «лишние слова» нередко, так сказать, работают на полную ясность смысла.

Поясним на примере: в Великобритании и США текст нормативного документа, имеющего силу закона, типичным образом начинается так: «In according with order (act, law)…», что означает «Согласно приказа (постановления, закона)…». Но в новостях о нём же могут сказать и написать «…by order (act, law)…», что в точном по смыслу переводе будет уже «по приказу (постановлению, закону)…». Поэтому в настоящее время многие руководства по русской грамматике рекомендуют писать «согласно приказу» только так, как здесь, в родительном падеже. На демократические институты это никак не повлияет, равно как не умалит меру ответственности для нарушителей. Но лишний раз подтверждает известную максиму об истории и настоящем, переиначенную на лингвистический манер: нельзя познать все тонкости родного языка, не владея иностранными. Человеческая речь есть способ выражения мыслей отнюдь не только в замкнутом сообществе, а языковое разнообразие – один из способов совершенствования мышления.

Грамматика

Глагол «согласно» состоит из приставки «со-», корня «-глас-», суффикса «-н-» и личного окончания «-о». Наречие и предлог – из приставки «со-», корня «-глас-», суффиксов «-н-» и «-о», поскольку у неизменяемых слов окончаний не бывает. Постановка ударения и разделение переносами во всех случаях со-гла́с-но.

***

© ПишемПравильно.ру

Автор: Садов Артур Александрович, лингвист-типолог

Перечень академических источников, использовавшихся при подготовке материалов.

Правописание этих слов надо знать:

Проверить еще слово:

Распорядительные документы составление и оформление

Распорядительные документы составление и оформление приказов, распоряжений, постановлений, указаний.

Распорядительные документы  профсоюзной организации видами являются постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации». Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции председателя профсоюзной и для выполнения задач, возложенных на профсоюзную организацию.

Подготовка распорядительных документов сложный процесс. Она может быть поручена одному из должностных лиц или рабочей группе, комиссии профсоюзного комитета.

Распорядительные документы подготовка  может включать следующие стадии:

  • Изучение существа вопроса;
  • Подготовка проекта распорядительного документа;
  • Согласование документа;
  • Подписание документа.

Для постановлений и решений коллегиального органа (профсоюзного комитета, президиума) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

1 Постановление

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности профсоюзной организации.

Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части даётся ссылка на него.

Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Например:

ГОСТ Р. 6.30 — 2003

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная  организация КГПУ

 Президиум профсоюзного комитета

 ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 26.04.2014                                                                            протокол № 7

об участии в первомайской акции профсоюзов 2014 г.

В соответствии с постановлением Пленума Красноярской территориальной (краевой) организации профсоюзов от 05.04.2014

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.Принять участие 1 мая 2014 года в митингах, шествиях, организуемых Федерацией профсоюзов Красноярского края.

2. Организовать участие работников вуза в митингах, шествиях, используя лозунги, отражающие актуальные требования Профсоюза по 5 человек от института, факультета

отв. председатели профсоюзных организаций институтов, факультетов

3.Контроль за выполнением данного постановления возложить на председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисееву В.Н.

Зам. председателя                                            Е.Н. Белова

Секретарь                                                       В.Н. Моисеева

 

2 Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке профсоюзной организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на:

  • приказы по основной деятельности;
  • по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (комиссия, должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Например:

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная  организация КГПУ

ПРИКАЗ

 04.03.2015                                                     № 3

Красноярск

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 02.03.2015

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в профсоюзной организации.

2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2015

ответственный: специалист Налимова Н.А.

3.Руководствоваться всем председателям профсоюзных организаций структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.

4.Обеспечить специалисту Налимовой Н.А. тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу во все профсоюзные организации институтов, факультетов до 01.03.2015

5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Белову Е.Н.

Председатель          Софронова                                           О.Г. Софронова

 

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет.

3 Распоряжение

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый председателем профсоюзной организации или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.

Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».

Например:

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная организация КГПУ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 14.05.2012                                                     № 12

Красноярск

О проведении конкурса художественных и творческих работ работников вуза

В связи с решением президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012

ОБЯЗЫВАЮ:

1.Провести конкурс художественных и творческих работ работников вуза. Ответственный – член культурно-массовой комиссии профкома Тихомирова В.И., срок – 25.05.2012.

2.Контроль за проведением конкурса художественных и творческих работ работников возложить на заместителя председателя Ценюга И.Н.

Председатель                                 Софронова                    О.Г. Софронова

 

4 Указание

Указание – правовой акт, издаваемый председателем или заместителем председателя профсоюзной организации по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.

Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».

Например:

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная  организация КГПУ

УКАЗАНИЕ

 03.06.2013 № 26

Красноярск

О тематике обучения профсоюзного актива

В целях выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 20.04.2013 «О программе кадры»

ПРЕДЛАГАЮ:

1.Председателям профсоюзных организаций институтов, факультетов представить в профсоюзный комитет предполагаемые темы для обучения профсоюзного актива до 20.06.2013.

2.Организационно-массовой комиссии профкома составить план обучения профсоюзного актива и представить его на утверждение на президиум профкома до 01.07.2013. Ответственный — специалист Налимова Н.А.

3.Контроль за выполнением настоящего указания возложить на заместителя председателя Ценюга И.Н.

Председатель                                 Софронова             О.Г. Софронова

 

Ольга Софронова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Правила внутреннего трудового распорядка

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

На сайте Роструда появились перечни работодателей, которым чаще остальных стоит ждать проверок

Каковы действия работодателя по окончании проведения специальной оценки условий труда?

Новый гост для оформления документов — новости в Т—Ж

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Источник:
ГОСТ Р 7.0.97-2016

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Екатерина Мирошкина

экономист

Профиль автора

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Как расположить реквизиты на бланках

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.
Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают Это пример оформления продольного бланка из госта для документов

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Что делать? 02.10.17

Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документа Форма обращения Пример
Приказ Первое лицо, единственное число Приказываю
Документ от имени органа из нескольких человек Третье лицо, единственное число Собрание собственников решило (а не «мы решили»)
Протокол Третье лицо, множественное число Выступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов Третье лицо, единственное или множественное число Комиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письма Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Вид документа

Приказ

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Пример

Приказываю

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Вид документа

Протокол

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра. Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Как оформлять разные надписи на документах по госту

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

Ну и что? 10.08.17

10 самых интересных требований госта для интернет-магазинов

Правильно составляем приказы по личному составу

Наталья Новик, специалист по кадрам, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Все приказы, издаваемые в организации, относятся к распорядительным документам, и их можно разделить на 3 основные группы:

– приказы по основной деятельности;

– приказы по административно-хозяйственным вопросам;

– приказы по личному составу.

 

К приказам по личному составу относят приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.

 

Нормативные акты, регламентирующие требования к оформлению приказов

 

Законодательством установлены единые требования к составлению и оформлению приказов всех видов. Они закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госкомстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (с датой введения 01.07.2005) (далее – СТБ 6.38-2004), и Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

 

Особенности оформления приказов по личному составу

 

Пунктом 23 Инструкции предусмотрено 2 вида бланков для использования. Это бланк для письма и общий бланк (для всех видов организационно-распорядительных документов). Бланки разрабатываются  в соответствии с СТБ 6.38-2004. На общий бланк при изготовлении конкретного документа (приказ, распоряжение, указание, протокол и др.) наименование его вида наносят с помощью технических средств. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки (ПРИКАЗ). При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на 2 языках название документа печатается на 2 языках (ЗАГАД ПРИКАЗ) (п. 45 Инструкции).

 

Поля документа

 

При оформлении приказа по устоявшейся делопроизводственной практике используют бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) (п. 24 Инструкции) с соблюдением полей: левое – 30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижние – не менее 20 мм (п. 20 Инструкции).

Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов, а сами реквизиты – центрованным или флаговым способом  (пп. 27, 28 Инструкции).

 

Пример 1

 

Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов на одном языке

 

Государственный герб Республики Беларусь

                        (эмблема)      

Наименование вышестоящей организации

             Наименование организации          

              Название вида документа

            ______________   №    ____________

           Место составления или издания   

 

Пример 2

 

Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на одном языке

 

Государственный герб Республики Беларусь

(эмблема)      

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Название вида документа

                                                                                            №    ____________

Место составления или издания

 

Пример 3

 

Форма общего бланка письма с продольным расположением реквизитов на 2 языках

 

Государственный герб Республики Беларусь 

(эмблема)     

              Найменне вышэйстаячай арганізацыі                                          Наименование вышестоящей организац

(эмблема)     Найменне арганізацыі                                                                       Наименование организации

               Найменне структурнага падраздзялення                                    Наименование структурного подразделения

 

                        Назва віду дакумента                                                                    Название вида документа

        ______________   №    ____________

              Месца складання або выдання                                                        Место составления или издания

 

 

Пример 4

 

Форма бланка приказа с угловым расположением реквизитов флаговым способом на одном языке

 

Государственный герб Республики Беларусь

(эмблема)      

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации          

ПРИКАЗ

______________   №    ____________

Место составления или издания   

 

Негосударственным органам и организациям негосударственной формы собственности право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов может быть предоставлено Президентом или в установленном им порядке.

 

Текст приказа и его заголовок

 

При составлении приказа в обязательном порядке необходимо указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой (п. 54 Инструкции). 

 

Если приказ по личному составу касается одного работника, то в заголовок выносят фамилию и инициалы работника: «О приеме на работу Давыденко И.П.», «О командировании Стрельникова А.Н.» и др.; если группы работников, но по одному основанию – приказ будет иметь общий заголовок: «О приеме на работу», «О предоставлении трудовых отпусков» и др.; если приказ по личному составу объединяет несколько действий (прием и увольнение; прием, перевод и увольнение и т.п.), заголовок будет носить общий характер: «По личному составу».

 

Текст распорядительного документа (приказа), как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста.

 

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

 

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

 

Расставляем пункты в приказе

 

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника (п. 90 Инструкции), на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.

 

Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.

 

Слово «Основание» печатается от нулевого положения табулятора (без абзаца), а относящаяся к нему информация – столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (пп. 87, 88 Инструкции). После слова «Основание» ставится двоеточие.

 

Датирование приказа

 

Датой приказа является дата его подписания (п. 46 Инструкции).

 

ЭТО ВАЖНО! При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ, собственноручно.

 

Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами – «25.12.2011».

 

Следует обратить особое внимание, что даты приема, перевода и увольнения указывают в приказах по личному составу без предлога «с», а крайние даты при указании периодов – с применением предлогов «с» и «по».

 

Для придания юридической силы документу необходим еще один реквизит – «Подпись». В п. 57 Инструкции определено, что данный реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия на уровне последней строки наименования должности без пробелов).

 

Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора (без абзаца). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации (например, ректор института, директор фабрики и т.п.). Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя).

 

Пример 5

 

Реквизит «Подпись»

 

                                   Директор магазина                                                                                            И.И. Кожич

 

 

Внутренне согласование приказа оформляют путем визирования его проекта. В п. 61 Инструкции указано, что реквизит «Виза» включает в себя наименование должности, собственноручную подпись, расшифровку подписи лица, визирующего документ, и дату визирования.

 

Пример 6

 

       Реквизит «Виза согласования»

 

Начальник отдела кадров

Серова И.И. Серова

22.12.2011

 

Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Она включает слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа. Если приказ по личному составу касается 2, 3 и более работников, то запись об ознакомлении с приказом формулируется во множественном числе: «С приказом ознакомлены», после чего ставится двоеточие.

 

При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления (необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату.

 

Пример 7

 

Шаблон реквизита «Виза ознакомления» (нескольких работников)

 

С приказом ознакомлены:                              Подпись                                А.И. Петрова

                                                                                                                      ____.12.2011

 

                                                                        Подпись                               С.Ф. Щупиков

                                                                                                                      ____.12.2011

 

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

 

Присвоение приказу буквенного индекса

 

В образцах приказов по личному составу регистрационные индексы дополнены буквенным индексом – «к» и «л». Возникает вопрос: почему у приказов одной группы документов регистрационные индексы различаются?

 

В подп. 142.3 п. 142 Инструкции установлено, что распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

 

Для приказов о приеме, перемещении, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных командировках установлен срок хранения 75 лет; приказов о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках – 3 года  (Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38).

 

ЭТО ВАЖНО! Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквенным индексом «к» – для приказов 75-летнего срока или «л» – для приказов 3-летнего срока хранения (подп. 142.4 п. 142 Инструкции).

 

Образцы приказов смотрите в рубрике

«Полезная документация» на

с. 21–24 журнала.

Официант и официантка. Руководство по правильному приему заказов на еду от гостей ресторана

Как принимать заказы клиентов в ресторане

Прием и прием заказов:

На каждом предприятии существует особый протокол приема заказов со стола и их передачи на кухню и в места сбора. Новому серверу необходимо как можно быстрее изучить этот протокол, чтобы быть эффективным членом команды.Просить, чтобы ваш заказ был «срочным» — не лучшая идея, если для этого нет действительно веской причины. Серверы, которые всегда «спешат», чаще всего оказываются в конце очереди.

Заказы можно оформлять на чеках, дубликат которых выдается на кухню. Если вы заказываете рукописный ввод, ваш почерк должен быть разборчивым и понятным. Всегда используйте соответствующие сокращения; не придумывайте свои — кухня их не поймет.Сохраните свой оригинальный чек или билет, так как это ваша запись о еде, которую вы заказали на кухне, и из которой будет готовиться окончательный счет. Никогда не выбрасывайте это. Если была допущена ошибка, пропустите строку через ошибку и, при необходимости, попросите менеджера инициализировать ее.

Все больше и больше ресторанов используют компьютер Point of Service, где вы вводите заказ со своего стола, и он автоматически доставляется через компьютер на кухню.

Ваша самая большая работа будет заключаться в сроках выполнения ваших заказов.Постарайтесь узнать, сколько времени нужно на приготовление того или иного блюда, а затем разместите в первую очередь то, на приготовление которого уходит больше всего времени. Таким образом, все обеды для данного стола должны выходить одновременно. Для ваших гостей нет ничего более неудобного, чем обслужить трех гостей за столом и обнаружить, что трапеза четвертого гостя еще не началась.

Следующее, что требует вашего внимания, — держать горячую пищу горячей, а холодную — холодной. Это не только необходимо для безопасности пищевых продуктов, но и помогает сохранить красоту приготовленных блюд.Нет ничего более неаппетитного, чем положить кусочек холодного масла на тарелку с хлебом и маслом, потому что оно было подано горячим. Ваша задача — обеспечить, чтобы еда приходила к столу в том состоянии, в котором она была подана на кухне.

Как сервер, это ваша работа.

Подойдя к столу:

Обычно стол уже накрыт и готов еще до того, как вы подойдете к гостям — они должны сидеть и быть готовы приветствовать вас.Подходя к гостям, следует соблюдать правило: приветствовать их за столом в течение одной минуты после того, как они сядут. Первые впечатления именно такие. У вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление. Убедитесь, что ваш приятный, гостеприимный, услужливый и аккуратный. Улыбнитесь, установите зрительный контакт и назовите свое имя. В это время к столу следует принести воду, будь то вы, автобус или хозяйка. Работа в команде оставит у вас хорошее первое впечатление.

Чтобы произвести хорошее впечатление, должны присутствовать все части процесса.Никогда не бывает достаточно быстро и эффективно обслуживать ваш столик, если вы делаете это без улыбки и приятного поведения. Ваш клиент должен чувствовать себя важным и чтобы его покровительство ценилось.

Знаете вы это или нет, но вы занимаетесь продажей продукта; вы продавец, и то, как вы подходите к клиенту, будет определять цену конечного продукта. Рестораны продают еду, обслуживание, атмосферу и развлечения. Если ваши клиенты считают, что они не важны в ваших глазах, они найдут заведение, которое ценит их присутствие и покровительство.В большинстве случаев вы никогда не узнаете, когда навсегда потеряли клиента; они тихо уйдут и никогда не вернутся. Они также расскажут своим друзьям и семье о своем опыте, и бизнес для вашего заведения может упасть.

Понимание своего положения как продавца, так и официанта жизненно важно для вашего успеха и успеха вашего ресторана. Ведите себя соответственно.

Заказы на напитки :

Первый заказ, который нужно заполнить, — это заказ на напитки.В сегодняшней среде, в которой все больше внимания уделяется экономике, вода не всегда подается в каждом ресторане. Обязательно спросите своих гостей, не хотят ли они воды, потому что многие из них до сих пор не понимают, что подача воды больше не является нормой.

После проверки потребностей в воде, поделитесь с гостями меню безалкогольных напитков и пива, а также любыми разновидностями холодного чая, которые вы предлагаете. Этот заказ нужно принять и обслужить очень быстро. После того, как напитки будут поданы, вы можете спросить, готовы ли ваши гости сделать заказ.Ваша подсказка будет заключаться в том, что все ваши гости закроют свои меню или вернут их на стол.

При подаче напитков держите стаканы за дно. Никогда не подносите палец к краю стакана, куда покупатель будет прикладывать свои губы. Сколько раз вы моете руки, вы все равно можете собирать бактерии, которые могут нанести вред вашим гостям, поэтому всегда держите стеклянную посуду за ножки, ручки или дно емкости.

Часто один гость все еще просматривает меню, когда вы подходите к столу, чтобы принять заказ.Это хорошее время, чтобы спросить, есть ли какие-либо вопросы по меню. Быть полезным. Если у вас есть новые гости, которые никогда раньше не бывали в вашем заведении, знайте о меню, о том, где находятся определенные блюда, и предложите помочь вашему гостю найти такие предметы. Ответить на любые вопросы по меню; дайте гостю список элементов, включенных в блюдо, если они спросят, и ознакомьтесь с тем, как готовится каждый пункт меню.

ЗНАЙТЕ СВОЕ МЕНЮ .

Заказ еды:

Правильный этикет требует, чтобы вы начали с женщин за столом, затем с детей и, наконец, перешли к мужчинам.Если, однако, женщина не определилась, вполне нормально перейти к следующему гостю, чтобы вы не заставили ее чувствовать себя неловко.

Принимая заказ, запомните свой список вопросов. Если заказываете салат, то какая заправка? Если заказываете печеный картофель, то чем гарнир? Если заказываете стейк, как его нужно приготовить?

Создав список вопросов для каждого пункта меню, вы будете готовы, когда будете принимать заказ, и вам не придется возвращаться к столу, когда кухня попросит вас указать недостающую деталь, потому что вы забыли спросить.Если вы задаете все свои вопросы, пока принимаете первоначальный заказ, это делает обслуживание лучше и эффективнее.

Если покупатель не уверен, сделайте пару предложений и укажите, что особенно привлекает в этих блюдах. Вот где вы можете проявить себя как продавец.

Доставка еды;

Если в вашем заведении нет установленного правила подачи тарелок с едой, то подавайте и убирайте блюда с правой стороны посетителя.Держите пальцы подальше от продуктов и держите посуду только за края. Выносите всю еду на стол одновременно. Никогда не оставляйте гостя без еды. Если тарелки горячие, обязательно предупредите клиентов, чтобы они не обожглись.

Возвращение:

Если есть проблема с едой, она будет обнаружена в течение первых нескольких минут после еды. Вернитесь к своим гостям, чтобы убедиться, что они довольны своей едой.Если произошла ошибка и вы откладываете свое возвращение к столу, ваш клиент просто сядет и будет злиться, а ваши чаевые быстро уменьшатся.

Десерт:

После того, как обеденные тарелки убраны со стола, вы можете заказать десерт и кофе или послеобеденные напитки. В это время представлены десертные меню или к столу подносится десертный поднос. Обязательно предложите разделить десерт, если ваши гости чувствуют себя сытыми.Опять же, вы занимаетесь продажами, и, сделав такое предложение, вы можете продать один или два десерта, а не ни одного. Если у вас есть особенно популярный послеобеденный напиток, также упомяните об этом, особенно если ваши гости проявляют признаки желания задержаться.

Чек должен быть представлен либо с последним курсом, либо сразу после завершения последнего курса. Ваши гости никогда не должны оглядываться по сторонам ресторана, чтобы поймать ваш взгляд и сообщить, что они хотят заплатить. Убедитесь в точности чека и положите его лицевой стороной вниз справа от крышки хоста, на небольшой лоток или в папку для чеков.Если вы не можете определить, кто может быть хозяином, поставьте галочку рядом с центром стола. Если обедают два человека, уместно разместить чек между двумя гостями.

Всегда разумно спросить перед подсчетом суммы чека, есть ли еще что-нибудь, что они хотят заказать. Когда вы уверены, что стол заполнен, поставьте чек и обязательно поблагодарите их за покровительство. Когда вы забираете платеж, и оплата производится наличными, не забудьте упомянуть, что вы принесете их сдачу обратно в стол для номинала предъявленного счета.Когда используется кредитная карта, дайте четкие инструкции относительно того, какая копия принадлежит вам, а какую — оставить. Обычно это четко обозначено, но это признак хорошего сервера, чтобы прояснить этот момент.

Ваша реакция на размер чаевых должна оставаться при себе. Чаевые — это именно то, что вам нужно. Хотя есть определенное ожидание, что вам должно быть оплачено не менее 15 процентов счета, не все страны следуют этому обычаю, и у вас вполне может быть стол, полный европейцев, которые привыкли, что чаевые включены в стоимость их еда.

Продолжайте проявлять вежливость, когда ваши гости уходят. Вы только что провели с ними больше часа; попрощайтесь, помогите своим гостям-женщинам со стульями или любыми вещами, которые они могли положить на пол. Приглашение гостей вернуться в какой-то момент, чтобы увидеть вас, — это хорошее обслуживание клиентов.

Подносы для переноски:

Переноска подносов может быть рискованным делом, и лучшая рекомендация — как можно больше практиковаться дома.Никогда не принесет поднос с едой к столу, а затем выкинет содержимое еды на пол или на стол, или, что еще хуже, на колени ваших клиентов. Если вы не можете эффективно нести поднос, принесите блюда / тарелки, так как вы легко сможете их нести, и заверьте своих клиентов, что вы вернетесь с остальными. Иногда экспедитор может помочь вам перенести остаток еды для вашей вечеринки.

Предложения и предполагаемые продажи

Сервер как продавец:

Одна из ваших должностей официанта — продавец.Вы занимаетесь продажей еды и услуг, и чем больше вы продаете, тем выше сумма чека в конце ночи. Это означает больше денег для вашего ресторана. Когда ваши гости дают соответствующие чаевые, это также означает, что к концу ночи в вашем кармане будет больше денег.

Одна из распространенных практик — это то, что в заведении каждую ночь предлагается специальное предложение, которое может отображаться или не отображаться в меню. Это возможность серверу представить альтернативные предложения, перечислив специальные предложения вечера и то, что делает их необычными.Официант, который изучил специальные предложения и может хорошо представить их на стол, эффективно занимается маркетингом для ресторана.

Любые иностранные имена должны произноситься правильно, и ваша работа как официанта — выучить это произношение. В некоторых заведениях перед открытием дверей на вечер проводится дегустация, чтобы официанты могли увидеть, понюхать и попробовать то, что представляют собой подношения, и честно сказать своим посетителям, что им действительно нравится это блюдо.

Кто-то из новичков в вашем ресторане спросит вас, что вам больше всего нравится.Хотя ваши вкусы могут не совпадать со вкусом вашего клиента, уместно упомянуть два или три пункта меню, которые вам действительно нравятся, и вы даже можете сказать, почему они вам нравятся. Заранее зная, что вам, вероятно, будут задавать такие вопросы, вы будете готовы ответить на них уравновешенно и уверенно. Никому не нужен официант, который никогда ничего не пробовал в меню. Если вы не будете есть это, зачем им платить за это?

Опять же, знайте свое меню. Знайте все на нем, знайте, что находится в каждом блюде, и знайте, как каждое блюдо готовится и подается.

Рекомендации клиенту:

Вы часто встречаетесь с клиентом, который либо никогда не был в вашем заведении, либо действительно не знает, что он хотел бы съесть в этот день. Ваша задача как сервера — облегчить им такой выбор.

Вам нужно будет определить, ищут ли они более «легкую» еду, и в этом случае вы можете предложить суп или салат с бутербродом. Возможно, ваш покупатель спросит о блюде и о том, что в нем особенного.Точно зная, как это приготовлено, и, возможно, что-то особенное, что делает его необычным, вы будете часто заинтриговывать своих гостей, и они будут делать заказы на основе вашего предложения. Если гость обедает, который просто не может определиться, выберите два или три блюда из наиболее часто заказываемых блюд и предложите их. Как правило, достаточно сузить выбор всего меню до двух или трех, чтобы упростить процесс для ваших гостей.

Что касается предложения по поводу других частей еды, всегда старайтесь предложить салат или овощную тарелку для дополнительной питательной ценности.Когда ваш стол очень плотно пообедал и просит предложить десерт, имеет смысл предложить более легкий десерт, чем ваш 65-слойный шоколадный торт.

Сочетая тактичность с умением продавать, вы сможете помочь своему гостю почувствовать, что вы помогаете ему, а не настаиваете и пытаетесь оплатить счет в свою пользу. Никогда не стоит предлагать самый дорогой пункт меню. Об этом мы поговорим позже.

Вы также можете повлиять на своего гостя, который просто заказал воду для питья, взяв заказ на обед и спросив, не хочет ли он выпить молока, чая или содовой.Таким образом, вы предложите своим гостям дополнительный выбор, и они часто воспримут ваше предложение.

Когда ваш стол заказывает что-то, на приготовление которого уходит некоторое время, очень уместно предложить закуску или суп, чтобы им не пришлось долго ждать, пока их еда будет готова. Таким образом, вы сделали предложение, и они приняли его и заказали дополнительную еду, чего они, скорее всего, не сделали бы сами. Делая предложения, вы заботитесь о том, чтобы ваши гости чувствовали себя комфортно и удовлетворяли все их потребности.

Замены:

У каждого заведения своя политика в отношении замен. Прежде чем пообещать что-то клиенту, ознакомьтесь с политикой вашего ресторана. Если вы не знаете, узнайте, прежде чем давать обещание. Ваш клиент будет чувствовать себя неловко и расстроиться, только если вы согласитесь произвести замену, а затем обнаружит, что это сделать невозможно.

Цель предполагаемой продажи:

Работая в ресторане, вы обнаружите, что у вас есть клиенты, которые точно знают, что они хотят съесть, и, несмотря на все ваши попытки, они будут заказывать только то, что они хотят, и их не убедят заказать что-то еще.Это нормально. Этого покупателя на самом деле очень легко угодить.

С неуверенным клиентом дело обстоит немного сложнее. Выяснив, почему ваш клиент не уверен в том, что он хочет заказать, вы можете внести соответствующие предложения.

Некоторые клиенты не знакомы с вашим рестораном и предложением вашего меню. В этом случае вы задаете вопросы и отвечаете на них как можно более компетентно. Некоторые люди не очень голодны, но присоединились к группе для общения.В этом случае уместнее предложить суп, салат или закуску, а не заказывать весь обед целиком. Ваш гость оценит ваш такт и будет доволен, что его руки будут заняты, пока все остальные едят.

Возможно, у вашего покупателя ограниченный бюджет, а ваше меню слишком дорогое. Вы можете спросить, что им нравится, и, если ваше заведение допускает такой вариант, вы можете подавать блюда по меню или в меньшем количестве, чтобы учесть их бюджетные потребности.Возможно, у вас даже будет специальное предложение по хорошей цене, которого нет в меню, которое удовлетворит их потребности. Проявив некоторое любопытство, а также проявив некоторый такт, вы, как правило, сможете вносить предложения, которые заставят ваших клиентов почувствовать себя особенными и важными, а не неадекватными и нежелательными.

Если ваш клиент заказывает из меню a la carte, вы все равно можете продать дополнительную еду, спросив, хочет ли он напиток с сэндвичем или сэндвич с супом.

Конкретный вопрос о том, хочет ли гость чего-либо, с большей вероятностью вызовет дополнительный заказ, а не более общий вопрос, например: «Хотите ли вы что-нибудь еще?». Обычно это вызывает отрицательный ответ, и бизнес-сделка завершается.Чем дольше вы держите транзакцию открытой, тем больше продуктов вы продадите.

Специальные предложения и товары по более высокой цене:

В ресторанах высокой кухни одна из причин, по которой вы должны прибыть раньше своей смены, — это запомнить список специальных блюд, их ингредиенты, методы приготовления, а иногда и дегустировать еду, чтобы продавать ее авторитетно.

Покупателям нравятся продукты, приготовленные из местных продуктов или сезонных продуктов.Если у вас есть специальное блюдо, похожее на обычный пункт меню, но по более выгодной цене, обязательно обратите на это внимание вашего гостя. Много раз они будут заказывать особенное, потому что оно продается.

Specials также может быть тем, что шеф-повар пробует и никогда раньше не делал. Это может быть что-то, что «тестируется» перед тем, как сделать его доступным в обычном меню. У такого особенного блюда есть способ заставить гостей, которые его попробуют, почувствовать, что они вносят какой-то вклад в меню их любимого ресторана.

Дорогие товары могут быть щекотливой темой. Когда гость сомневается, никогда не стоит предлагать самые дорогие блюда. Вместо этого вы могли бы спросить, что нравится гостю, а затем сделать альтернативный вариант более дорогого продукта, который похож, но может быть сделан из продуктов с более высокой питательной ценностью или из продуктов местного производства. продукты или только сезонные товары. Тогда ваш гость будет больше чувствовать, что вы сыграли важную роль в принятии решения о лучшей еде, вместо того, чтобы чувствовать себя сильным и уверенным в более дорогой тарелке, просто чтобы пополнить счет.

Услуги с добавленной стоимостью:

Это еще один термин для обслуживания клиентов. Хорошее обслуживание клиентов будет возвращать ваших посетителей снова и снова. Лучшее время, чтобы произвести впечатление — это первый визит клиентов в ваше заведение. Сделайте все возможное, чтобы их опыт был положительным. Будьте разносторонними, желающими и способными делать следующее:
  • Дайте рекомендации, основанные на интуиции. Ищите подсказки, почему они ужинают с вами.Сделайте праздничные предложения, если это уместно, или аппетитные предложения по более низкой цене, если они кажутся ограниченными в бюджете.
  • Когда гости становятся постоянными клиентами, запомните их имя и попытайтесь вспомнить некоторые из их симпатий и антипатий. По словам Дейла Карнеги, имя человека — самый важный звук для него. Его использование будет очень мощным.
  • Окажите дополнительные услуги, которые не совсем указаны в вашей должностной инструкции. Предложите упаковать что-нибудь особым образом, если можете.В ночь, когда муж сделал мне предложение, мои остатки были завернуты в фольгу в виде красивого лебедя. Я никогда этого не забывал и рассказывал об этом буквально сотням людей.
  • Сделайте так, чтобы гость почувствовал себя хорошо от сделанного выбора, будь то основное блюдо или вино, которое они выбрали.
  • Поговорите со своими одинокими посетителями. Часто это деловые люди, путешествующие в одиночку и оплачивающие расходы. Время, проведенное с ними, часто может быть полезным.
  • Предугадывайте потребности и держите напитки наполненными.
  • Имейте в виду, что у пожилых гостей другие потребности. Ожидайте их и будьте готовы ответить на любые их вопросы о меню и о том, какие еще у вас есть предложения.
  • НЕ сосредотачивайтесь на наконечнике. Если вы делаете свою работу правильно, средний размер чаевых будет отражать это.
  • Поделитесь успехом с поварами. Обычно они слышат только об ошибках.

Повышение безопасности телефонных или устных приказов

Введение

Устные приказы — те, которые произносятся вслух лично или по телефону — дают больше возможностей для ошибки, чем приказы, написанные или отправленные в электронном виде.Устный перевод по своей сути проблематичен из-за разных акцентов, диалектов и произношения. Фоновый шум, прерывания и незнакомые названия лекарств и терминология часто усугубляют проблему. После получения устное распоряжение должно быть преобразовано в письменное, что усложняет и усложняет процесс оформления заказа. Единственная реальная запись словесного приказа находится в воспоминаниях участников.

Когда получатель записывает устное распоряжение, выписывающий рецепт предполагает, что получатель понял правильно.Однако никто, кроме лица, выписывающего рецепт, не может проверить, правильно ли получатель услышал сообщение. Если медсестра получает устный приказ и впоследствии вызывает его в аптеку, есть еще больше места для ошибки. Фармацевт должен полагаться на точность письменной расшифровки заказа медсестрой и произношения, когда его зачитывают фармацевту. Сходные по звучанию названия лекарств также влияют на точность словесных приказов. В PA-PSRS было отправлено множество отчетов, в которых пары названий лекарств были неверно услышаны.

Например:

  1. Неуслышанный словесный приказ привел к тому, что пациент прием эритромицина вместо азитромицина.
  2. Медсестра приняла устный приказ за 0,1 мг клонопина, когда предполагаемым лекарством было 0,1 мг клонидина.
  3. Телефонный заказ, переданный в аптеку медсестрой на «Висцерол», был уточнен аптекой как Вистарил.

Названия лекарств — не единственная информация, которую можно неправильно истолковать.Цифры также легко не услышать. Примеры ошибок этого типа, сообщаемых в PA-PSRS, включают:

  1. Заказ по телефону, ошибочно принятый за 50 мг торадола, был принят до проверки аптеки, когда предполагаемая доза составляла 15 мг.
  2. Пациентка рассказала врачу, что она регулярно принимала перед сном пять таблеток фенобарбитала по 30 мг, и врач выписал 530 мг фенобарбитала. Когда фармацевт позвонил для уточнения, врач изменил заказ на 150 мг.
  3. Медсестра отделения неотложной помощи думала, что врач сказал, что пациент должен был получить «1 и 1/2 чайные ложки» Зитромакса, который был дан. При проверке письменного заказа была указана доза 1/2 чайной ложки.

О подобных случаях также сообщалось в Институт безопасной практики приема лекарств (ISMP). В одном примере врач отделения неотложной помощи устно приказал «морфин 2 мг внутривенно», но медсестра услышала «морфин 10 мг внутривенно». Пациенту сделали инъекцию 10 мг, и у него развилась остановка дыхания.В другом случае врач приказал вводить «15 мг» гидралазина внутривенно каждые 2 часа. Медсестра, думая, что он сказал «50 мг», ввела передозировку пациенту, у которого развилась тахикардия и значительно снизилось артериальное давление. 1

Устное общение с несколькими лекарствами одновременно также увеличивает вероятность ошибки. ISMP сообщил о случае, когда у недоношенной девочки возникли проблемы с дыханием вскоре после рождения.Планировалось перевести ее в отделение интенсивной терапии близлежащей детской больницы. В ожидании перевода врач дал устную команду ввести 200 мг ампициллина и 5 мг гентамицина внутривенно. Медсестра не расслышала второй заказ антибиотика — гентамицин 500 мг. Аптека была закрыта, поэтому старший медперсонал достал из ночного кабинета семь флаконов гентамицина для взрослых (флаконы по 80 мг / 2 мл). Педиатрическая концентрация (флаконы по 20 мг / 2 мл) также была доступна в том же ночном шкафу, но медсестра этого не заметила.Она принесла гентамицин в отделение для пациентов, где одна медсестра набрала 12,5 мл лекарства из семи флаконов, а другая медсестра ввела лекарство внутривенно ребенку. Ошибка была обнаружена, когда приехала бригада скорой помощи из детской больницы и спросила, что дали ребенку. Перед переводом ребенка уровень гентамицина составлял 590 мкг / мл. После переноса уровни неуклонно снижались в течение следующих нескольких дней, а функция почек оставалась нормальной. 2

Ошибки при приеме лекарств также могут возникать при устном сообщении пациентом лабораторных показателей.В отчетах, представленных PA-PSRS, многие из этих типов ошибок связаны с неправильной интерпретацией уровней сахара в крови пациентов, получающих инсулинотерапию.

Примеры включают:

  1. Помощник медсестры устно сообщил медсестре результаты результатов теста Accu-check пациента. Медсестра неверно истолковала то, что ей сказали, и основала покрытие инсулином на ложно высоком уровне сахара в крови, поэтому пациентка получила 4 единицы инсулина, хотя она не должна была получать инсулин.
  2. Пациенту давали 10 единиц обычного инсулина, исходя из уровня сахара в крови, который устно сообщается как 353.Уровень сахара в крови пациента был 85.
  3. Медсестра подумала, что студентка медсестры назвала уровень сахара в крови пациента как 257, когда он был 157. Пациенту дали 6 единиц обычного инсулина вместо 2 единиц обычного инсулина.

Еще одна серьезная проблема, которая возникает при использовании устных приказов, — это сбои в передаче соответствующей информации о пациенте, такой как текущий список лекарств, диагнозы или сопутствующие заболевания и аллергии. Когда лекарства заказываются устно, а обычные системы проверки в аптеке отсутствуют (например, когда лекарства есть на складе или когда аптека закрыта, но доступна для неаптечного персонала), могут возникнуть дополнительные проблемы, как это очевидно в данном случае. сообщили в ПА-ПСРС:

Медсестра получила устный приказ от врача для Зосына.У пациента была подтвержденная аллергия на пенициллин, и ни врач, ни медсестра не знали, что Зосин противопоказан этому пациенту. Персонал аптеки отсутствовал днем, а лекарства получали в аптеке в нерабочее время из ночного кабинета. Пациенту были введены две дозы без каких-либо болезненных эффектов или побочных реакций. На следующий день аптека уведомила медсестер о том, что Зосин является производным пенициллина, и прием препарата был прекращен.

Совместная комиссия по аккредитации организаций здравоохранения (JCAHO) недавно добавила Национальную цель безопасности пациентов, чтобы устранить подверженную ошибкам процедуру устных приказов.Цель гласит, что получатель устного или телефонного приказа должен: запишите полный заказ или введите его в компьютер, затем прочтите его и получите подтверждение от лица, сделавшего заказ или результат теста. 3

Отчеты, представленные в PA-PSRS, содержат ошибки, которые можно было бы предотвратить, если бы использовался этот метод. Например:

Медсестра дала лекарство по устному приказу врача.Медсестра не записывала сначала устный приказ в карту. Медсестра ввела лекарство, гвайфенезин с кодеином, а затем прочитала то, что врач написал позже в таблице. Врач выписал рецепт на фенерган ВК с кодеином.

Медсестра получила устный приказ от врача, но не записала его в таблице. Когда лекарство поступило из аптеки, она решила, что оно предназначено для ее пациента. Пациенту дали один флакон фосфорно-содового препарата для кишечника, который принадлежал другому пациенту.Пациент, получивший раствор, не имел заказа на прием фосфора или колоноскопию.

Врачи Медицинского центра детской больницы Цинциннати недавно изучили частоту ошибок с использованием и без использования повторного чтения приказов, отданных устно, а затем введенных в компьютеризированную систему ввода приказов врача. В учреждении в Цинциннати лечащий врач или главный резидент обычно передает приказы устно во время обхода, а затем врач-резидент вводит их в компьютерную систему на прикроватном терминале.В первой части исследования команда на раундах приняла 70 последовательных устных приказов и ввела их в компьютер. После обходов они изучили заказы и обнаружили, что частота ошибок составляет 9,1%, в основном в дозировках лекарств, которые не повлияли бы на безопасность пациентов. Однако в двух случаях резидент заказал не тот препарат. Во второй части исследования, прежде чем покинуть палату пациента, резидент зачитывал приказ, введенный в компьютер. Затем лечащий врач или главный ординатор проверили его точность. Исследователи изучили 75 заказов и обнаружили, что процент ошибок упал с 9,1% до нуля. Этот процесс добавлял только секунды к каждому посещению палаты пациента, поэтому врач не замедлял процесс округления. 4

Безопасные методы

Факсы, электронная почта и компьютеризированный ввод рецептов в пунктах оказания медицинской помощи сокращают потребность в устных распоряжениях в несрочных ситуациях. Однако маловероятно, что они когда-либо будут полностью устранены.Обмен информацией о следующих безопасных методах с медсестрами, фармацевтами и врачами в вашем учреждении может помочь стимулировать обсуждение. Хотя все эти предложения могут быть осуществимы не в каждой организации, они могут помочь вам оценить вашу текущую практику.

Безопасные методы включают:

  • Ограничение устного сообщения о рецептах или заказах на лекарства экстренными ситуациями, в которых немедленное письменное или электронное сообщение невозможно. Например, устные приказы могут быть запрещены, когда присутствует врач, выписывающий рецепт, и доступна карта пациента.Устные приказы могут быть ограничены ситуациями, когда их трудно или невозможно передать на бумажном носителе или в электронном виде, например, во время стерильной процедуры.
  • Четкое изложение устных приказов для врачей, выписывающих рецепты. Для получателей заказа, записывая полный заказ или вводя его в компьютер, чтение его и получение подтверждения от человека, отдавшего заказ. В безопасной среде эти шаги считаются необходимыми и становятся привычкой, даже если получатель уверен, что правильно понял порядок.В качестве дополнительной проверки либо выписывающий рецепт, либо слушатель может написать незнакомые названия лекарств, используя «D как у Дэвида», «B как у Браво» и т. Д. Произнесение каждой числовой цифры по отдельности также может помочь избежать путаницы — скажем, например, «один шесть» вместо «шестнадцать», которое часто звучит как «шестьдесят».
  • Для всех заказов на лекарства, включая назначение лекарства, чтобы убедиться, что заказ имеет смысл в контексте состояния пациента. Наиболее часто упоминаемые пары звуковых одинаковых имен имеют разные обозначения.
  • Включая дозу мг / кг вместе с конкретной дозой пациента для всех устных назначений лекарств для новорожденных / детей.
  • Для врачей, которые запрашивают важную информацию о пациенте, такую ​​как аллергия на лекарства, лабораторные ценности и диагноз или сопутствующие заболевания, которые могут повлиять на назначенные лекарства.
  • Выражение доз лекарств в единицах веса (например, мг, г, мэкв, мМоль). Устные приказы, в которых доза указывается в виде количества таблеток, ампул или флаконов, и приказы, в которых указывается объем без указания концентрации, приводят к ошибкам и даже серьезным травмам пациента, поскольку многие лекарства часто доступны в упаковках разного размера. и сильные стороны.
  • По возможности попросите второго человека выслушать устный приказ. Студентам или другому неопытному персоналу может потребоваться особый надзор при выполнении устных приказов.
  • Запись устного приказа прямо на лист заказа в карте пациента. Транскрипция из макулатуры в таблицу дает еще одну возможность для ошибки. Номера телефонов или пейджера могут быть полезны в случае, если возникнут дополнительные вопросы.
  • Получатели устных распоряжений могут быть обязаны подписать, указать дату, время и отметить распоряжение в соответствии с установленными процедурами.Лицам, выписывающим лекарства, может быть поручено проверять и подписывать / датировать заказы в течение заранее определенного периода времени.
  • Запрещение устных приказов о химиотерапии из-за их сложности и вероятности возникновения трагических ошибок.
  • Отклонение запросов на лекарства из медпунктов в аптеку, если устный приказ не был записан в бланк заказа и одновременно отправлен по факсу или иным образом увиден фармацевтом перед выдачей лекарства.
  • Ограничение устных приказов лекарствами из формуляра.Названия лекарств, незнакомые персоналу, с большей вероятностью будут неправильно услышаны, а их использование и дозировки могут быть менее знакомы.
  • Ограничение числа сотрудников, которые могут получать телефонные приказы, чтобы обеспечить ознакомление с инструкциями по учреждению и способность распознать звонящего, что снижает вероятность мошеннических телефонных приказов. 1
  • По возможности, получение фармацевтом устных заказов на лекарства и обеспечение механизма, позволяющего фармацевтам записывать заказы непосредственно в медицинскую карту.
  • Повышение осведомленности о проблемных парах названий лекарств в вашем учреждении на основе ваших отчетов, представленных в PA-PSRS, чтобы практикующие врачи могли быть готовы оспорить сомнительные приказы по мере их получения. 5

Инструменты для специалиста по безопасности пациентов

Вот три вещи, которые может сделать специалист по безопасности пациентов, чтобы улучшить процесс обеспечения безопасности лекарств в отношении устных приказов.

  1. Во-первых, определите, учитывают ли правила и процедуры вашего учреждения устные приказы.Если эта тема не рассматривается, рассмотрите возможность добавления ее к существующим политикам и процедурам или разработайте новые, посвященные этой проблеме.
  2. Если у вас уже есть соответствующие политики и процедуры, вы можете использовать элементы Контрольного списка для политик и процедур, относящихся к устным приказам, в качестве контрольного списка для выявления любых потенциальных пробелов или возможностей для улучшения.
  3. Если ваши политики и процедуры уже касаются всех элементов безопасной среды в отношении устных приказов, насколько точно клиницисты соблюдают эти принципы? В таблице 1 представлена ​​краткая анкета, которую вы можете адаптировать и быстро применять, чтобы оценить понимание и соблюдение медицинским персоналом безопасных методов, принятых в вашем учреждении.

Эта анкета предназначена для измерения осведомленности, понимания и соблюдения политики и процедур учреждения в отношении устных приказов. Это предполагает, что на предприятии уже есть такая политика и / или процедуры, или что существует устоявшаяся культурная норма, которая регулирует порядок отдачи, получения и выполнения таких приказов.

Анкета предназначена для врачей, медсестер, фармацевтов, смежных практикующих врачей или любых других лиц, которые могут быть вовлечены в передачу, получение, передачу или выполнение устных приказов.«Правильные» или желаемые ответы не определены, поскольку они могут отличаться в зависимости от организации или медицинского учреждения.

Прежде чем приступить к заполнению анкеты, определите, все ли вопросы имеют смысл в контексте уникальных характеристик вашего учреждения. Подумайте, нужно ли добавлять, удалять или исправлять какие-либо вопросы. При анализе результатов попробуйте сравнить ответы разных групп поставщиков медицинских услуг (например, врачей, медсестер, фармацевтов).

1 Насколько вы знакомы с нашими политиками и процедурами в отношении устных приказов?

Очень знакомо

5

4

Скорее знакомо

3

2

Совсем не знакомо

1

2 При заказе по телефону как часто получатель перечитывает заказ лицу, выписавшему рецепт?

Всегда

5

4

Иногда

3

2

Никогда

1

3 Как часто выписывают рецепты в устной форме (е.g., говоря «один, шесть» вместо «шестнадцать»)?

Всегда

5

4

Иногда

3

2

Никогда

1

4 Укажите уровень вашего устного согласия с этим заявлением: приказы отдаются только в экстренных ситуациях или когда письменные приказы невозможны (например, во время стерильной процедуры) ».

Полностью согласен

5

Скорее согласен

4

Ни согласен, ни не согласен

3

Скорее не согласен

2

9408

5 Когда назначающие лекарства назначают лекарства устно, как часто они включают показания для лекарства?

Всегда

5

4

Иногда

3

2

Никогда лично
1

6 Укажите уровень вашего согласия с этим заявлением: «Я засвидетельствовал или был вовлечен в дело, когда пациент был ранен или мог получить травму из-за неверной интерпретации устного или телефонного приказа.»

Полностью согласен

5

Скорее согласен

4

Ни согласен, ни не согласен

3

Скорее не согласен

2

8

2

9408

Банкноты

  1. Институт безопасных методов лечения (ISMP). Обеспечение некоторой безопасности тем, кто «шепчет по переулку» устные приказы. Предупреждение о безопасности лекарств! 24 января 2001;
    6 (2): 1-2.
  2. ISMP. Устный приказ близок к катастрофе. Предупреждение о безопасности лекарств! 4 сентября 2002; 7 (18): 2.
  3. JCAHO. Национальные цели безопасности пациентов. [цитировано в 2006 г.] Доступно в Интернете: http://www.jointcommission.org/PatientSafety/NationalPatientSafetyGoals/06_
    npsg_facts.htm.
  4. Медицинский центр детской больницы Цинциннати.29 апреля 2006 г. — количество ошибок в устных медицинских приказах сократилось до нуля, согласно новому исследованию детей в Цинциннати. [цитировано в 2006 г.] Доступно в Интернете: www.cincinnatichildrens.org/about/news/release/2006/5-verbal-order-errors.htm.
  5. ISMP. Принятие мер безопасности к телефонным и устным приказам. Предупреждение о безопасности лекарств! Сообщество / Амбулаторное издание. 2003; 2 (6): 2-3.
  6. Национальный координационный совет по сообщениям об ошибках при приеме лекарств [цитируется 24 февраля 2006 г.] Доступно в Интернете: http://www.nccmerp.org/council/council2001-02-20.html.

Дополнительные материалы

Контрольный список для политик и процедур, связанных с устными приказами

Описывают ли политики и процедуры вашего учреждения:

  • ограничения или запреты на использование устных приказов?

  • Предоставить получателю механизм для обеспечения действительности / подлинности лица, выписывающего рецепт?

  • Перечислите необходимые элементы полного устного приказа?

  • Опишите ситуации, в которых можно или нельзя использовать устные приказы?

  • Перечислите и определите лиц, которые могут отправлять и получать устные приказы?

  • Предоставить инструкции для четкой и эффективной передачи устных приказов?

Источник: По материалам Национального координационного совета по отчетности и профилактике ошибок при приеме лекарств. 6


Вопросы для самооценки

Следующие вопросы по этой статье могут быть полезны для внутреннего обучения и оценки. Вы можете использовать следующие примеры или придумать свои собственные.

  1. Национальная цель JCAHO по безопасности пациентов в устных приказах гласит, что получатель устного или телефонного приказа должен записать полный приказ, чтобы ввести его в компьютер, затем прочитать его и получить подтверждение от лица, отдавшего приказ. или результат теста.

    1. Верно

    2. Неверно

  2. При устном сообщении о назначении лекарств практикующие врачи могут сделать что из следующего, чтобы предотвратить ошибки?

    1. Укажите цель прописанного лекарства.

    2. Ограничьте устные приказы лекарствами из формуляра.

    3. Устные или телефонные распоряжения ограничиваются неотложными ситуациями.

    4. Все вышеперечисленное

  3. Исследования показали, что использование механизма обратного чтения с устными приказами предотвращает ошибки при приеме лекарств.

    1. Верно

    2. Ложно

  4. Примеры факторов, которые привели к ошибкам приема лекарств при устной передаче приказов, включают:

    1. Звукоподобные пары названий лекарств, которые были неправильно услышаны Цифры, связанные с силой препарата или количеством доз, которые звучат одинаково

    2. Устная передача нескольких лекарств

    3. Результаты лабораторных исследований пациента были переданы устно, но получатель неверно истолковал их

    4. Все вышеперечисленное

    5. 09

    Ошибки при выдаче лекарств и их предотвращение — StatPearls

    Введение

    В Соединенных Штатах доступно около 6 800 рецептурных и бесчисленное количество лекарств, отпускаемых без рецепта.Чтобы еще больше усложнить ответственность практикующего врача во время ухода за пациентом, существуют тысячи пищевых добавок, трав, зелий и лосьонов, которые регулярно используются населением для лечения своих проблем со здоровьем. Учитывая количество веществ, представленных на рынке, вполне вероятно, что при назначении или отпуске лекарств практикующие врачи могут совершать ошибки. К этому добавляется высокий риск взаимодействия между веществами.

    Ежегодно только в Соединенных Штатах от 7000 до 9000 человек умирают из-за неправильного приема лекарств.Кроме того, сотни тысяч других пациентов испытывают, но часто не сообщают о побочных реакциях или других осложнениях, связанных с приемом лекарства. Общая стоимость ухода за пациентами с ошибками, связанными с приемом лекарств, превышает 40 миллиардов долларов в год, при этом страдают более 7 миллионов пациентов. Помимо денежных затрат, пациенты испытывают психологическую и физическую боль и страдания из-за неправильного приема лекарств. Наконец, основным следствием ошибок в лечении является то, что они приводят к снижению удовлетворенности пациентов и растущему недоверию к системе здравоохранения.[1] [2]

    Наиболее частыми причинами ошибок являются отсутствие информации о заказах на лекарства, неразборчивый почерк, неправильный выбор лекарства из раскрывающегося меню, путаница с лекарствами с одинаковыми названиями, путаница с похожей упаковкой продуктов или ошибки. включая единицы дозирования или вес. Ошибки при приеме лекарств могут быть вызваны человеческими ошибками, но часто они возникают из-за неисправной системы с неадекватным резервным копированием для обнаружения ошибок. [3] [4]

    Определения

    Ошибка лекарственного средства

    Хотя нет единого определения ошибки лекарственного средства, Национальный координационный совет по отчетности и профилактике ошибок лекарственного средства определяет ошибку лекарственного средства как: «… любое предотвратимое событие, которое может вызвать или привести к к ненадлежащему использованию лекарств или причинению вреда пациенту, пока лекарство находится под контролем медицинского работника, пациента или потребителя.Такие события могут быть связаны с профессиональной практикой, продуктами, процедурами и системами здравоохранения, включая назначение; заказная коммуникация; маркировка продукции, упаковка и номенклатура; компаундирование; дозирование; распределение; администрация; образование; мониторинг; и использовать. » Однако общепринятого единого определения не существует. К сожалению, нежелательные врачебные ошибки и ошибки в лечении, о которых не сообщается, приводят к значительной заболеваемости и смертности. В порядке частоты: ошибки приема лекарств, дорожно-транспортные происшествия, рак груди, СПИД и ошибки приема лекарств.Учтите, что две из наиболее распространенных причин смерти связаны с событиями, связанными со здоровьем. [4] [3] [5] [6]

    Неблагоприятная реакция на лекарство

    Всемирная организация здравоохранения определяет побочную реакцию на лекарство как «любую вредную, непреднамеренную или нежелательную реакцию, которая возникает при дозах, обычно используемых людьми для профилактики, диагностики, лечения заболевания или модификации. физиологической функции ». Побочные реакции на лекарства — это ожидаемые отрицательные последствия, которые присущи фармакологическому действию лекарства и не всегда можно предотвратить, в то время как ошибки в лечении можно предотвратить.[7] [8] [9]

    Неблагоприятное лекарственное событие

    Неблагоприятное лекарственное событие — это травма, вызванная приемом лекарства, пропущенным или неправильно дозированным лекарством. Побочное действие лекарственного средства вызывает у пациента заболеваемость или смертность. Разница между побочной реакцией на лекарство и побочным эффектом лекарственного средства состоит в том, что в случае побочного действия лекарственного средства пациент должен получить лекарство с отрицательными последствиями, которых можно ожидать или не ожидать. В отношении побочных эффектов, связанных с приемом лекарств, пациент страдает от негативных последствий приема лекарства обычным способом, которым он был предназначен, не получал лекарство, которое требовалось, или получал лекарство неуместным образом, например, слишком высокой или низкой дозой.[10] [11] [12]

    Несчастный случай с лекарством

    Несчастный случай с лекарством — это ятрогенный инцидент, присущий медикаментозной терапии. К несчастным случаям с приемом лекарств относятся ошибки приема лекарств, побочные реакции на лекарства и побочные эффекты лекарств. Он возникает в результате бездействия или совершения приема лекарств. Несчастные случаи с приемом лекарств всегда нежелательны и неожиданны; они могут быть или не быть независимыми от ранее существовавшей патологии; и может быть связано с человеческой или системной ошибкой, идиосинкразической или иммунологической реакцией.[13] [14] [15]

    Сторожевое событие

    Совместная комиссия определяет дозорное событие как «неожиданное происшествие, повлекшее за собой смерть, серьезную физическую или психологическую травму или их риск. Серьезная травма, в частности, включает потерю конечности или функции. Фраза «или его риск» включает любые изменения процесса, повторение которых может привести к серьезным неблагоприятным исходам ». Сигнальные события могут включать ошибки приема лекарств, побочные эффекты лекарств и неудачные приемы лекарств.Дозорные события вызывают значительную заболеваемость или смертность и, возможно, предотвратимы. [16] [17] [18]

    Проблемы, вызывающие озабоченность

    Ошибки при приеме лекарств сгруппированы по различным таксономиям Объединенной комиссией, Всемирной организацией здравоохранения и Национальным координационным советом по отчетности и профилактике ошибок при приеме лекарств. [20] [21] [22]

    В некоторых таксономиях рассматривается источник ошибки:

    • Ошибка ухудшения лекарственного средства из-за взлома хранилища

    • Ошибка процесса использования лекарственного средства от администрации, распределения или мониторинга

    • Ошибки назначения

    Наиболее частые Сбои системы включают:

    • Неточная транскрипция заказа

    • Распространение знаний о лекарствах

    • Невозможность получить историю аллергии

    • Проверка незавершенного заказа

    • Ошибки в отслеживании лекарств или 9227. профессиональное общение

    • Недоступность или неточная информация о пациенте

    Агентство медицинских исследований и качества для лучшей стандартизации отчетности о лекарствах разработало общие форматы, которые представляют собой определенные элементы данных, которые собираются и сообщаются в случае ошибки в приеме лекарств через Центр защиты конфиденциальности Организации по безопасности пациентов.Общие форматы охватывают все ошибки, в том числе события, которые могут повлиять на пациента, предвидения и те, которые влияют на пациента. [23] [24] [25]

    Распространенные типы ошибок при приеме лекарств:

    Типы ошибок при приеме лекарств

    • Назначение

    • Пропуск

    • Неправильное время

    • Несанкционированная доза 9227

      рецепт / приготовление неправильной дозы

    • Ошибки введения, включая неправильный путь введения, введение препарата не тому пациенту, дополнительную дозу или неправильную дозу

    • Ошибка мониторинга, например, неучет функции печени и почек пациента, неспособность документировать аллергию или возможность взаимодействия с лекарствами

    • Ошибка соответствия, такая как несоблюдение протокола или правил, установленных для выдачи и назначения лекарств

    Причины ошибок лекарств

    Продукт с истекшим сроком годности

    Обычно возникает из-занеправильное хранение препаратов, приводящее к порче или использование просроченных продуктов.

    Неправильная продолжительность

    Ошибки продолжительности возникают, когда лекарство принимается в течение более или менее продолжительного периода времени, чем предписано.

    Неправильный препарат

    Эта ошибка обычно возникает при смешивании или другом типе препарата перед окончательным введением. Примером может служить выбор неправильного разбавителя для восстановления.

    Неправильная сила

    Неправильная сила может потенциально возникнуть на многих этапах процесса лечения.Обычно это происходит из-за человеческой ошибки, когда выбираются похожие бутылки или шприцы неправильной крепости.

    Неправильная скорость

    Чаще всего возникает при приеме лекарств, которые вводятся внутривенно или в виде инфузий. Это особенно опасно для многих лекарств и может привести к серьезным побочным реакциям на них. Примеры включают тахикардию из-за быстрого внутривенного введения адреналина или синдром красного человека из-за быстрого введения ванкомицина.

    Неправильное время

    Как дома, так и в учреждении сложно быть полностью точным с запланированными дозами.Беспокойство вызывает то, что всасывание некоторых лекарств значительно изменяется при приеме с едой или без нее. Таким образом, важно придерживаться расписания как можно чаще; это может привести к недостаточной или передозировке.

    Неверная доза

    Эта ошибка включает в себя передозировку, недостаточную дозу и дополнительную дозу. Неправильная доза возникает, когда дается несоответствующая или другая доза лекарства, отличная от той, которая была заказана, ошибки пропуска, когда запланированная доза лекарства не вводится, и когда лекарство вводится неправильным путем.Ошибки из-за неправильных маршрутов обычно возникают из-за нечеткой маркировки или трубок, которые адаптируются к нескольким разъемам / линиям доступа. Неправильный маршрут часто приводит к значительной заболеваемости и смертности. [26] [27] [28]

    Неправильная лекарственная форма

    Это происходит, когда пациент получает лекарственную форму, отличную от предписанной, например, немедленного высвобождения вместо пролонгированного высвобождения.

    Неправильное действие пациента

    Это происходит, когда пациент принимает лекарство ненадлежащим образом.Обучение пациентов — единственный способ предотвратить подобные ошибки.

    Известный аллерген

    Выдача лекарственного препарата пациенту с аллергией часто происходит из-за отсутствия связи с пациентом, неправильного просмотра карты, неточного построения карт или отсутствия технологического интерфейса.

    Известное противопоказание

    Это происходит, когда лекарства не проходят тщательную проверку на предмет взаимодействия лекарство-лекарство, лекарство-болезнь или лекарство-нутриент .

    Фармацевт

    Ошибки фармацевтов обычно носят субъективный или механический характер.К ошибкам суждения относятся неспособность обнаружить лекарственные взаимодействия, неадекватный анализ использования лекарств, несоответствующий скрининг, неспособность надлежащим образом проконсультировать пациента и ненадлежащий мониторинг. Механическая ошибка — это ошибка при выдаче или составлении рецепта, такая как введение неправильного лекарства или дозы, предоставление неправильных указаний или выдача неправильной дозы, количества или дозировки.

    Наиболее частые причины включают рабочую нагрузку, похожие названия лекарств, перебои, нехватку вспомогательного персонала, недостаток времени для консультирования пациентов и неразборчивый почерк.

    Отвлекающие факторы

    Одной из основных причин ошибок при приеме лекарств является отвлечение. Почти 75% ошибок при приеме лекарств были связаны с этой причиной. У врачей много обязанностей в больнице (например, обследование пациентов, заказ лабораторных исследований и визуализаций, общение с консультантами, обход их пациентов, общение с членами семьи пациентов, беседы со страховыми компаниями перед заказом исследований) и в самый разгар всего этого , их часто просят написать заказы на лекарства и рецепты.В спешке с написанием заказов на лекарства иногда возникает ошибка в суждениях и ошибка в лечении. Это может случиться с лучшим врачом. Иногда врач может разговаривать по телефону, а врач может стоять рядом с таблицей заказов и спрашивать о заказе лекарств. Врач может быстро составить список лекарств, не обращая внимания на дозу или частоту. Это незапланированные события в жизни поставщика медицинских услуг, такие как постоянные пейджеры, посещение собраний и ответы на телефонные звонки, которые мешают лечению пациентов.Многие врачи не осознают, что эти отвлекающие факторы являются проблемой, но на самом деле эти отвлечения часто являются причиной ошибок при приеме лекарств. [29]

    Чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, в больницах приняты меры по сокращению количества ошибок при приеме лекарств. Большинство больниц работают над способами уменьшения отвлекающих факторов, чтобы не давать заказов на лекарства. Например, врачей настоятельно рекомендуется заказывать лекарства в установленное время после округления данных о пациентах; это когда они также пишут свои ежедневные заметки о прогрессе.Других врачей просят не беспокоить врача в это время дня. Кроме того, клиницистов просят отвлечь врача только в случае крайней необходимости. Врачам настоятельно рекомендуется разработать структуру ухода за пациентами, которая была бы организована таким образом, чтобы не отвлекаться. Хотя ответ на пейджинг часто необходим, многие больницы рекомендуют врачам не отвечать на звонки пациентов до тех пор, пока пациенты не выполнят свои обязанности. Кроме того, медицинские учреждения теперь наказывают врачей, которые по-прежнему допускают слишком много ошибок при приеме лекарств из-за того, что отвлекают внимание; результатом является ограничение в прописании привилегий.

    Конечно, не все отвлекающие факторы можно устранить, потому что медицинская практика даже в лучшие времена непредсказуема и хаотична.

    Искажения

    Распространенной причиной ошибок при приеме лекарств являются искажения. Большинство искажений может быть вызвано плохим написанием, неверно понятыми символами, использованием сокращений или неправильным переводом. Значительное количество поставщиков медицинских услуг в Соединенных Штатах — из зарубежных стран и часто выписывают заказы на лекарства, которые даже не доступны внутри страны.Когда практикующий спрашивает о лекарстве, врач часто просит медсестру или фармацевта заменить прописанное лекарство на аналогичный. Этот тип искажения может привести к серьезным ошибкам, потому что ни практикующий врач, не выписывающий рецепт, ни фармацевт не могут заменить лекарство. Во всех больничных аптеках есть список лекарств, доступных в формуляре, и врачи должны знать, что есть в наличии, и ограничивать заказ из этого списка.

    Неразборчивое письмо

    Неразборчивое письмо десятилетиями преследовало медсестер и фармацевтов.Врачи часто спешат и часто записывают неразборчивые приказы; это часто приводит к серьезным ошибкам при приеме лекарств. Использование ярлыков при написании заказов на лекарства — это рецепт для судебного процесса. Часто практикующий или фармацевт не может прочитать заказ и делает лучшее предположение. Если требуемый препарат требует неотложной помощи, это также увеличивает риск для пациента. Чтобы устранить такие ошибки, в большинстве больниц есть правила, которым должны следовать практикующие врачи и фармацевты; если заказ на лекарство неразборчиво, необходимо вызвать врача и попросить его четко переписать заказ.Практикующий или фармацевт никогда не должны угадывать, что это за лекарство / доза. Плохое письмо врачей стало такой серьезной проблемой, что Институт безопасных практик приема лекарств рекомендовал полностью отказаться от рукописных предписаний и рецептов. Эта проблема была решена с использованием электронных записей, где все напечатано, и плохое письмо больше не является проблемой; тем не менее, ошибки все же могут возникать из-за неправильного написания лекарства, дозы или частоты. [30] [31]

    С осторожностью подходите к каждому рецепту. За последнее десятилетие было выпущено много новых лекарств, и дженерики с похожими названиями наводнили рынок. Помимо схожих названий, многие из этих лекарств имеют множество применений и альтернативных названий. Если диагноз не указан в рецепте, существует риск того, что препарат может быть назначен слишком долго или ненадолго. С десятками новых дженериков с похожими названиями риск ошибки очень высок. Чтобы противостоять последствиям непреднамеренной замены лекарств, Фармакопея США перечислила названия похожих лекарств, а ISMP разработал список сокращений, которые обычно неправильно интерпретируются.[30]

    Запишите точную дозировку. Искажение дозы может легко произойти, если неспецифические сокращения или десятичные знаки используются не задумываясь. Сокращение, которое часто является причиной ошибок при приеме лекарств, — это символ «Ug», обозначающий микрограммы. Его часто принимают за единицы, и его следует избегать любой ценой. Лучше всего указать количество.

    Используйте метрические меры : Использование аптечных мер теперь является частью исторических архивов; Такие меры веса, как зёрна, драмы и минимумы, не имеют большого значения для современных медицинских работников и их больше не следует использовать.Вместо этого используйте универсальные метрические меры, которые предпочитают фармацевты и практикующие врачи. При использовании метрических мер будьте осторожны, когда и где вы используете десятичную точку. Например, при написании дексаметазона 2,0 мг, если десятичная точка не отображается, медсестра или фармацевт могут подумать, что это 20 мг. С другой стороны, ноль всегда должен предшествовать десятичной запятой. Например, при написании дигоксина это должно быть 0,25 мг, а не только 0,25 мг. Опять же, если десятичная точка не видна, это может легко привести к десятикратному увеличению дозы.

    Учитывайте возраст пациента: Две группы населения, очень чувствительные к лекарствам, — это пожилые люди и дети. Всегда проверяйте возраст и массу тела пациента, чтобы убедиться в правильности введенной дозы. Кроме того, если вы выписываете рецепт, напишите на нем возраст и вес пациента, чтобы фармацевт понял, как вы получили дозу. Детям большинство препаратов назначают в зависимости от массы тела.

    Функция печени и почек: Еще одна распространенная причина ошибок при приеме лекарств — не учитывать почечную или печеночную недостаточность.Пациентам с нарушением функции почек и печени необходимы более низкие дозы. В противном случае может возникнуть токсичность из-за неспособности вывести или расщепления лекарства.

    Предоставьте инструкции: Медицинские работники, которые выписывают заказы на лекарства и рецепты, никогда не должны предполагать, что другой стороне известно, что вы имеете в виду. Предоставьте четкие инструкции о дозах, количестве таблеток, а также о том, как и когда следует принимать лекарство. Написание приказов типа «принимай как указано» — верный путь к катастрофе. Точно так же нельзя использовать «PRN» без указания.Это ошибка в создании. Запишите, когда следует принимать препарат и с какой целью (например, принимать 2 мг морфина внутрь от боли. Принимайте морфин каждые 3-4 часа по мере необходимости при боли). Чтобы уменьшить количество ошибок, связанных с приемом лекарств, необходимо открытое общение между пациентом и фармацевтом. [32]

    Использование сокращений: Одной из распространенных причин ошибок при приеме лекарств является использование сокращений. Часто путь введения сокращается с использованием суффикса, такого как QD, OS, TID, QID, PR и т. Д.QD (что означает один раз в день) можно легко принять за QID (четыре раза в день). Кроме того, эти сокращения могут иметь несколько других значений и могут быть неправильно истолкованы. При написании заказов на лекарства рекомендуется вообще не использовать сокращения. [33]

    Продолжительность лечения: Раньше некоторые врачи просто записывали общее количество таблеток, которое должен получить пациент, без указания продолжительности лечения. Очень важно указать продолжительность лечения и соответствие продолжительности лечения количеству прописанных таблеток.При описании количества препарата важно записать фактическое количество таблеток (например, 90), а не указывать дозировку за 2 месяца. Еще одна причина для указания количества доз заключается в том, что это требует от пациента соблюдения режима последующего наблюдения и не позволяет им просто собирать старые лекарства. Если у пациента хроническое заболевание, практикующий врач должен рассматривать каждое обострение как единое событие, принимая конечное количество таблеток. Если у пациента обострение или обострение, попросите его или ее прийти в клинику на обследование и определить, нужны ли еще таблетки.Просто эмпирическое назначение таблеток при теоретическом рецидиве приводит только к путанице и высокому риску побочных реакций.

    Будьте внимательны при приеме лекарств высокого риска. Например, если у пациента тромбоз глубоких вен или протез сердечного клапана, и ему требуется варфарин, прописывайте его только на 4 недели за раз и повторно оценивайте состояние пациента при каждом посещении. Не давайте варфарин в течение многих месяцев. Пациенту необходимо контролировать МНО, и, возможно, придется скорректировать дозу.[34]

    Всегда указывайте показания для препарата. Настоятельно рекомендуется написать показание к применению препарата, так как многие препараты имеют несколько применений. К сожалению, в большинстве рецептов диагноз никогда не записывается, и пропуск этой информации увеличивает вероятность осложнений. Написание диагноза информирует фармацевта о диагнозе и напоминает пациенту о назначении лекарства. Этот небольшой шаг может облегчить консультирование фармацевта, укрепить план лечения пациента и предоставить широкие возможности для его просвещения.Это также помогает улучшить общение между врачом и фармацевтом. Например, кортикостероиды и противосудорожные препараты имеют множество применений, и фармацевт должен знать, какое состояние лечится. [35] Противосудорожное средство можно использовать для лечения мигрени, невропатической боли или поведения, помимо судорог.

    Выберите препарат, подходящий для популяции пациентов: Работая с пожилыми пациентами, медицинские работники должны избегать заказа лекарств, перечисленных в критериях Бирса — известно, что этот список лекарств потенциально может вызывать побочные реакции у пожилых людей.[36]

    Приложить дополнительные инструкции . При необходимости всегда добавляйте дополнительные меры предосторожности. Например, при назначении тетрациклинов пациента следует предупредить о пребывании на солнце, а при приеме ибупрофена следует посоветовать пациенту принимать лекарство во время еды. При назначении метронидазола предупредите пациента об употреблении алкоголя. Не думайте, что фармацевт добавит эти дополнительные предупреждения при отпуске лекарств. Для пациентов, которые не могут прочитать или понять инструкции к прописанным лекарствам, просвещайте семью и при необходимости предоставляйте устные консультации.

    Принять систему отчетности. Единственный способ уменьшить количество ошибок, связанных с приемом лекарств, — это разработать систему отчетности, а затем внести изменения для предотвращения повторения подобных ошибок. Следует сообщать даже о возможном промахе. Следует поощрять сотрудников к предоставлению отчетов без каких-либо последствий. Это отличный учебный опыт, повышающий безопасность.

    Обсудите предпочтения пациента. Учитывая, что для лечения одного и того же расстройства доступно множество лекарств, вовлекайте пациента в процесс принятия решений.Пациенту следует сообщить о возможных побочных эффектах и ​​предостережениях.

    Напишите свой контактный номер. Многие поставщики медицинских услуг записывают рецепты или заказы в таблице и часто не оставляют контактный номер. Если возникает вопрос о препарате, фармацевт и медсестра остаются одни, и, следовательно, пациент пропускает прием лекарства.

    Кто виноват: медицинский работник или система?

    В прошлом, когда возникали ошибки в приеме лекарств, виновником несчастных случаев обычно обвиняли человека, который их вызвал.Ошибки при приеме лекарств, связанные с сотрудниками, могут быть вызваны следующими причинами:

    • Небрежность

    • Забывчивость

    • Спешка

    • Слабая мотивация

    • Неосторожность

      Беспечность
      , дисциплинарные меры могут включать:

      • Обвинение и позор

      • Утрата привилегий

      • Угроза судебного иска о врачебной халатности

      • Освобождение от определенных обязанностей

      • 53 Перевод в другое отделение

        Эта культура обвинения изменилась, и ошибки в лечении считаются системной проблемой.Ошибки в системе можно рассматривать как результат, а не причину. Таким образом, вместо того, чтобы сосредотачиваться на изменении поведения каждого медицинского работника, больницы теперь пытаются понять, как система провалилась. Этот подход разработан для введения барьеров и мер безопасности на каждом уровне, чтобы можно было обнаружить ошибку до того, как пациенту будет дано лекарство. Во многих случаях ошибки делают некоторые из хорошо подготовленных специалистов здравоохранения, а не винят их; нужно попытаться понять, почему произошла ошибка.Во многих случаях ошибки возникают периодически, независимо от того, какой медицинский работник в них вовлечен. [37]

        Факторы риска ошибки при приеме лекарств

        • Большой объем

        • Плохой почерк

        • Неопытный персонал

        • Сложные группы пациентов

        • 9-000

        • Отсутствие соблюдения политики

        • Пациенты со сложными медицинскими показаниями

        • Лекарства, требующие расчетов

        • Факторы окружающей среды

        • Плохая коммуникация

        • 23 29
        • 23 Культура сменной работы

        • Устные приказы

        • Межличностные факторы, такие как внешний стресс

        Предотвращение ошибок в аптеке

        Многие нежелательные явления, связанные с лекарствами, можно предотвратить, поскольку они часто возникают из-за человеческой ошибки.Распространенные причины ошибок, связанных с фармацевтами, включают невыполнение:

        • Доставить правильную дозировку

        • Определить противопоказания к лекарственной терапии.

        • Определите лекарственную аллергию.

        • Наблюдать за лекарствами с узкими терапевтическими индексами

        • Распознавать взаимодействие лекарств

        • Распознавать дефицит знаний

        Часто этих ошибок можно избежать, потратив время на разговор с пациентом и перепроверив его понимание дозы, лекарственной аллергии и обзора любых других лекарств, которые они могут принимать.Препятствия на пути к успешному общению включают невозможность связаться с лечащим врачом, нечеткие устные и письменные приказы, а также нехватка времени, что затрудняет проверку взаимодействия лекарств. [38]

        В обязанности фармацевта часто входит наблюдение за лечением пациентов лекарствами и уведомление медицинской бригады при обнаружении несоответствия. Большинство расхождений в приеме лекарств обнаруживается при выписке, что подчеркивает необходимость помощи фармацевта в процессе выписки [39].

        Системная безопасность лекарств

        В прошлом врачи несли вину за ошибки в лечении.Это привело к занижению сведений и созданию среды, не способствующей повышению безопасности. Реальность такова, что многие ошибки происходят из-за плохой конструкции системы и чрезмерных ожиданий от человека. Повышение безопасности пациентов начинается с развития культурной ориентации на повышение безопасности. Команда должна работать вместе, и когда ошибка обнаруживается, цель состоит в том, чтобы предотвратить ее повторение, а не обвинять отдельного человека. [40]

        Завершение заказа MD — Блог American Home Health

        Одна из основных причин ошибок при приеме лекарств возникает между человеком, отдающим приказы, пониманием сказанного и написанием приказа.Это недопонимание может иметь разрушительные последствия для клиента, если будет введено неправильное лекарство или неправильная доза. Это особенно верно, если учесть, что большинство наших клиентов — педиатры, и даже самая маленькая ошибка может повлиять на исход дела клиента.

        Эта новая форма будет напоминать нам и побуждать нас собирать информацию более точно, полно и с дополнительными мерами безопасности, чтобы обеспечить ясность всех заказов. Пожалуйста, замените старые формы в доме на новые, которые мы разработали.

        КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ

        1. Укажите имя и дату рождения клиента.
        2. Укажите имя, адрес, номер телефона и номер факса врача, ответственного за заказы.
        3. Не забудьте писать заказы без использования запрещенных сокращений, указанных в форме.
        4. Запишите заказы в форме ЗНАЧИТЕЛЬНО .
        5. Прочтите приказы врачу или его представителю, чтобы подтвердить точность. Это означает, что вы записали заказ и ЧИТАЕТЕ его, а не просто повторяете его .
        6. Имейте в виду и обращайте особое внимание, если в каком-либо из заказов есть похожие или похожие на звук лекарства.
        7. Верните все лекарства, если возникнут вопросы по их написанию.
        8. Укажите, кто отдал приказ. Получите их имя, фамилию и учетные данные. Разместите эту информацию в области: «Заказы, отданные…». Дайте дату заказа.
        9. Подпишите заказ своими учетными данными и поставьте дату.
        10. Установите флажок, указывающий, что вы действительно прочитали заказы, чтобы убедиться в их точности.
        11. Укажите цель лекарства / заказа в форме заказа ЛП: «Статус клиента / причина заказа».
        12. Определите цель лекарства перед введением.
        13. Завершите цикл: предоставьте новые приказы приближающимся опекунам, включите копию приказа в таблицу, добавьте новый приказ в листы приема лекарств или листы задач, если необходимо, включите информацию в книгу общения, сообщите новый заказ устно следующему опекуну и почему он был заказан, при необходимости проинформируйте поставщиков, отправьте оригинал в офис.
        14. И не забудьте проинструктировать и просвещать клиента / опекуна относительно нового лекарства, побочных эффектов, побочных реакций, дозировки и т. Д.
        15. Укажите, что вы преподаете, прямо в бланке заказа MD.

        Джанет Фулфс, президент

         Также смотрите видео ниже: 

        Связанные

        O2 Orders 101

        Некоторые читатели могут удивиться, узнав, что существует достаточно правил и положений, причуд, нюансов и потенциальных проблем, чтобы посвятить целую статью в блоге теме, ограниченной «кислородными заказами».Дело в том, что заказы на кислород — достаточно сложный вопрос, которому стоит посвятить статью, и, что более важно, ваша компания может выделить ресурсы, включая время на обучение, на достижение цели соответствия.

        Любой разговор о кислородном заказе начинается с концепции, что кислород отпускается по рецепту. Администрирование и выдача кислорода и устройств, производящих кислород, регулируется множеством регулирующих органов, включая Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA) и государственные органы по респираторной помощи и аптеки.

        Поскольку это лекарство, необходимо получить заказы на кислород, которые должны включать следующую информацию:

        • Слово «Кислород» (очевидно).
        • Количество — обычно выражается в литрах или процентах.
        • Продолжительность — например, «непрерывно», «12 часов в день» или «PRN» (при необходимости).
        • Устройство / способ доставки. Если пациента выписывают из больницы с непрерывной подачей кислорода 2 л / мин, обычно приемлемо предположить, что устройство для доставки представляет собой назальную канюлю.Следует указать что-либо, кроме назальной канюли. Примеры других устройств включают кислородные маски, соответствующие аппаратам ИВЛ, и с кровотоком в системе CPAP.

        Помимо перечисленных выше пунктов, может потребоваться дополнительная информация для выставления счетов. Например, в системе Medicare обычно требуются коды диагноза пациента и продолжительность использования.

        Хотя приведенные выше правила кажутся достаточно простыми, производители медицинского оборудования постоянно борются с неполными заказами на кислород.Примеров множество. Возможно, наиболее распространенным является то, что продолжительность не указывается в заказе. Врач назначает «Кислород со скоростью 2 литра в минуту», но не говорит, что кислород следует использовать постоянно или что его можно использовать PRN. Это неполный приказ, и поставщик медицинских услуг рискует отсутствием документально подтвержденного медицинского указания, в котором указывается, сколько часов в день пациент должен использовать кислород. Компания DME должна обучать пациента тому, как и когда использовать свое оборудование, и, не считая продолжительности, любые советы, которые они дают пациенту, делаются без медицинского указания.Это увеличивает ответственность компании по отношению к пациенту и его уходу.

        Еще одна довольно распространенная ошибка с заказами кислорода для компаний DME связана с Сертификатом медицинской необходимости Medicare (CMN). В форме CMN есть место для указания кодов диагноза, и врач задает серию вопросов о тестировании и диагностических процедурах, которые побудили врача назначить кислород. В форме есть вопрос о необходимом «максимальном расходе». Из-за многословия в вопросе в документе не указывается конкретный расход в литрах.Если «максимальный расход» указан как 4, это означает, что, возможно, пациент может использовать кислород со скоростью 2 или 3 литра в минуту, но не выше 4 литров в минуту. Кроме того, продолжительность нигде не указана в CMN. Компания DME, которая полагается на CMN для своего заказа, не имеет полной информации о расходе литров ИЛИ продолжительности. Можно ли пациенту постоянно использовать кислород? Могут ли они на какое-то время отключать кислород? С заказом CMN мы просто не знаем.

        Еще больше усложняет CMN тот факт, что или документа должны быть заполнены врачом без помощи DME. Таким образом, компания DME несет ответственность за получение полного заказа в соответствии с правилами FDA и государственного совета, но должна быть осторожна с указанием врача в том, как написать заказ. На них также лежит обязанность иметь соответствующие и точные платежные документы. CMN удовлетворяет потребности в плане выставления счетов Medicare, но не имеет полного заказа и, следовательно, должен быть дополнен заказом на блокнот с рецептом или каким-либо другим разъяснением, в котором указывается расход и продолжительность в литрах.У компании DME есть два варианта решения этой дилеммы: 1) Они могут получить дополнительный рецепт от врача. Или 2) они могут попросить врача указать расход и продолжительность в литрах в разделе C CMN. Имея эту дополнительную информацию (точный расход в литрах и продолжительность), CMN можно считать завершенным заказом.

        Еще одной проблемой в соблюдении правил и положений о кислородном заказе является тот факт, что иногда срок действия заказов истекает. Следите за датами истечения срока или временными рамками в заказе — CMN или заказ на блокнот с рецептом могут содержать дату истечения срока.Если врач говорит, что заказ действителен в течение одного года, убедитесь, что у вас есть механизм, позволяющий отслеживать дату, когда вам потребуется получить новый обновленный заказ. Даже если врач выписывает заказ как «пожизненный заказ», внимательно убедитесь, что вы соблюдаете правила государственного аптечного совета. Многие государственные аптечные советы указывают, что заказы должны обновляться с определенным интервалом — обычно один год.

        Наконец, будьте осторожны с заказами, которые требуют клинического вмешательства. Некоторые врачи назначают кислород пациентам, на языке которых указано «титровать, чтобы поддерживать насыщение кислородом выше 94%» или «можно использовать кислород со скоростью 1-5 литров в минуту для поддержания насыщения кислородом выше 93%».Это действительные и приемлемые заказы, но они требуют услуг клинической респираторной терапии в виде оценки состояния пациента и тестирования пульсоксиметрии. Если ваша компания настроена на предоставление этих услуг, вы, безусловно, можете принять эти заказы, но убедитесь, что ваши врачи следуют плану лечения, назначенному врачом. Поощряйте врача указывать очень конкретные параметры и определять, как часто следует оценивать пациента. Тщательно документируйте обучение, а также клинические оценки и сообщайте врачу о достигнутом прогрессе.

        Убедитесь, что персонал — как клинический, так и неклинический — осведомлен о том, что кислород — это лекарство, и убедитесь, что ваши процессы включают меры по исправлению или проверке неполных заказов. Хотя в большинстве штатов не требуется вмешательство респираторного терапевта для настройки кислорода, эти врачи могут помочь расширить вашу программу — даже если она не включает клинические услуги — посредством обучения. Оцените компетентность любого сотрудника, который устанавливает или устраняет проблемы с кислородом, чтобы убедиться, что они понимают, как правильно заботиться о клиентах, получающих это сложное, а иногда и проблемное оборудование и услуги.При надлежащем обучении персонала ваша компания сможет ориентироваться в порой сложном мире кислородной терапии в домашних условиях и построить успешную программу.

        Порядок идей // Письменная лаборатория Purdue

        Эта страница предоставлена ​​вам OWL в Университете Пердью. При печати этой страницы вы должны включить полное юридическое уведомление.

        Авторские права © 1995-2018, Лаборатория письма и СОВ при Университете Пердью и Пердью. Все права защищены. Этот материал нельзя публиковать, воспроизводить, транслировать, переписывать или распространять без разрешения.Использование этого сайта означает принятие наших условий добросовестного использования.


        Описание:
        Этот ресурс посвящен порядку идей.

        Порядок идей

        В хороших абзацах предложения расположены в логическом порядке. Не существует единого порядка, который подходил бы для каждого абзаца. Но есть несколько шаблонов организации, которым часто следуют абзацы. Например, предложения в абзаце могут быть расположены так, чтобы показывать время или последовательность событий.В других абзацах предложения могут быть расположены в порядке важности, переходя от наиболее важного к наименее важному или от наименее важного к наиболее важному. Согласно другому распространенному шаблону предложения абзаца перемещаются от самого общего к наиболее конкретному или наоборот. Важно, чтобы все предложения в абзаце следовали шаблону, чтобы абзац был четким и логичным.

        Организация документа похожа на структуру абзаца, потому что нет стандартного шаблона, который работает для каждого документа.Однако важно, чтобы документ был составлен в логическом порядке. Абзацы в документе могут быть расположены так, чтобы показывать время или последовательность событий. В других документах абзацы могут быть расположены от наименее важного к наиболее важному или наоборот. Многие документы будут организованы таким образом, чтобы точки переходили от наиболее общих к наиболее конкретным или от наиболее конкретных к наиболее общим. Как и организация абзацев, организация документа должна быть последовательной.

        В GED некоторые вопросы попросят вас изменить структуру абзацев или идеи внутри абзацев.Отвечая на эти вопросы, руководствуйтесь следующими рекомендациями:

        Внимательно прочтите отрывок и отметьте идеи, которые кажутся неуместными. Если идея или абзац кажутся неуместными, есть большая вероятность, что они не в логическом порядке.

        Подумайте о типе организационной модели, которой, кажется, следует абзац или документ. В целом, как кажется, что идеи или абзацы расположены в хронологическом порядке? Перетекают ли идеи от наименее важного к наиболее важному или наоборот? Перемещается ли информация от наиболее общей к наиболее конкретной или наоборот? Получите общее представление об организации абзаца или документа.Понимание общей идеи организации поможет вам определить предложения или абзацы, которые не соответствуют шаблону.

        Ищите предложения, подтверждающие точку зрения. Эта поддержка может быть примерами, причинами, объяснениями или подробностями. В эффективном абзаце эти предложения будут следовать непосредственно за точкой, которую они поддерживают.

        По каждому вопросу просмотрите варианты, представленные для реструктуризации абзацев или идей. Соответствует ли какой-либо из вариантов тому, что вы отметили при первом чтении отрывка? Как предлагаемые изменения повлияют на ваше прочтение отрывка? Помните, что вашей целью должен быть выбор организационных изменений, которые сделают отрывок наиболее логичным и понятным.Иногда доработка не требуется.

        Упражнение «Порядок идей»

        Рассмотрите организацию параграфа ниже. Реорганизуйте идеи так, чтобы организация абзаца была логичной.

        Отели и транспорт в поездках могут быть дорогими, если вы не забронируете их заранее. Отправляясь в путешествие, вы должны подумать, сколько денег выделить на такие вещи, как транспорт, еда и отели. Важно тщательно спланировать свои поездки. Тщательное планирование поездки позволит вам провести ее в более спокойной обстановке.Еще одна вещь, которую нужно спланировать, — это то, сколько времени вы хотите проводить, осматривая достопримечательности и занимаясь различными видами деятельности. Даже если вы можете захотеть делать все, вы должны помнить, что в сутках не так уж много часов!

        Щелкните здесь, чтобы получить ответы на упражнения.

        Несмотря на технологии, устные приказы сохраняются, повторное чтение не является широко распространенным, а ошибки продолжаются

        В январе 2017 года мы пригласили читателей наших информационных бюллетеней по неотложной помощи, амбулаторному / общественному уходу, долгосрочному уходу и медсестринскому делу пройти онлайн-опрос, чтобы узнайте об использовании устных приказов, которые произносятся вслух (лицом к лицу), передаются по телефону или оставляются в голосовой почте.В ходе опроса респондентам предлагалось исключить словесные приказы, возникающие при разъяснении приказов. Мы искренне благодарим 1622 медсестры (75%), фармацевтов (23%) и других практикующих врачей (2%), которые прошли опрос! Большинство респондентов практикуют в самых разных условиях больницы (87%), включая медицинские / хирургические отделения (31%), отделения интенсивной терапии (21%), стационарные аптеки (18%), отделения неотложной помощи (15%), процедурные отделения ( 14%), телеметрии (13%) и акушерства (7%). Остальные респонденты практикуют в амбулаторных клиниках (6%), учреждениях длительного ухода (2%), общественных аптеках (2%) или других учреждениях (3%).

        ISMP провела этот опрос, чтобы получить представление о том, как в настоящее время используются устные приказы в сегодняшней среде здравоохранения, учитывая более широкое использование компьютеризированного ввода приказов о назначении рецептов и электронного выписывания рецептов, которые могут уменьшить количество ошибок, возникающих из-за нечетких рукописных и устных приказов. Результаты опроса показывают, что вербальные приказы все еще используются, и что критически важные меры предосторожности, связанные с чтением устных приказов для проверки, ограничены. Вероятность того, что словесные приказы будут неправильно поняты, неправильно услышаны или неправильно расшифрованы, делает их склонными к ошибкам, особенно с учетом различных акцентов, диалектов и произношения названия лекарственного средства выписавшим и получателем приказа.Добавьте к этому звучащие названия лекарств и цифры дозировки (например, 50 против 15), фоновый шум и сбои, а также отказ от проверки, неудивительно, что ошибки в словесных приказах продолжают сообщаться. Более подробная информация о результатах опроса приводится ниже.

        Результаты опроса

        Методы, используемые для передачи устных приказов. Большинство респондентов сообщили, что получали устные приказы в течение прошлого года по телефону (85%) и при личной встрече (74%). Хотя только 4% медсестер и фармацевтов сообщили о получении устных приказов, оставленных на голосовую почту, такие случаи были зарегистрированы как в больничных аптеках, так и в отделениях ухода за пациентами, особенно в медицинских / хирургических отделениях, отделениях неотложной помощи, отделениях интенсивной терапии и телеметрических отделениях.В общественных аптеках телефон (96%) и голосовая почта (79%) были основными способами передачи устных распоряжений.

        Частота устных приказов. Для более четверти респондентов как минимум 1 из каждых 4 заказов получен устно. Почти 12% респондентов указали, что они получили более половины всех заказов в течение прошлого года в виде устных распоряжений, а еще 14% сообщили, что получили от 26% до 50% всех заказов в виде устных распоряжений. Для большинства остальных респондентов устные приказы получали, но реже — от 6-25% всех заказов для 33% респондентов и от 1-5% всех заказов для 40% респондентов.Только 1% всех респондентов сказали нам, что не получали никаких устных распоряжений в прошлом году.

        Прочтите устные приказы. Совместная комиссия (TJC) включает требование в рамках Предоставления ухода, лечения и услуг (PC 02.01.03, EP 20) для получателя устного приказа записать его и прочитать (не повторять) его обратно лицу, выписывающему рецепт. . Это помогает гарантировать, что человек не только правильно услышал приказ, но и точно его расшифровал. Тем не менее, почти половина (45%) всех респондентов, которые сообщили о получении телефонных или голосовых заказов, сказали нам, что они делают это менее чем в 50% случаев.Фактически, 16% респондентов заявили, что они перечитывают устные приказы только в 1-5% случаев, а 9% указали, что никогда не выполняли этот важный процесс проверки. Несколько респондентов отметили, что их организации требуют от практикующих, получающих устные приказы, повторять, а не перечитывать словесные приказы, или что не было сделано различий между повторением и повторением. Другие указали, что устные приказы сначала записываются на макулатуре и зачитываются, а затем транскрибируются или заносятся в реальную медицинскую карту пациента.

        Классы лекарственных средств. Респонденты также определили классы лекарств, о которых они получили устные приказы в прошлом году (см. , таблица 1, ), некоторые из которых относятся к лекарствам повышенной готовности. Об анальгетиках, средствах, используемых для контроля артериального давления, жидкости для гидратации и противорвотных средствах, сообщили более половины респондентов. Несмотря на то, что ISMP крайне обескураживает, 2% респондентов сообщили, что в прошлом году получали устные приказы о онкологических препаратах / химиотерапии.

        Ошибки приема лекарств. Четырнадцать процентов респондентов знали об ошибке, произошедшей в прошлом году из-за непонимания, непонимания или неправильной расшифровки устных приказов. Тенденции в отношении типа аптеки или отделения ухода за больными, в которых произошли ошибки, не выявлено. Избранные примеры 211 ошибок, о которых сообщили респонденты, описаны в Таблице 2 .

        Рекомендации

        Поскольку существуют ситуации, в которых словесные приказы неизбежны во время чрезвычайных ситуаций или стерильных процедур, рассмотрите следующие рекомендации, чтобы снизить риск ошибки.

        Политика и процедуры организации

        Запретить устные приказы о химиотерапии. Не разрешайте словесные приказы о химиотерапии, кроме как приостановить или прекратить ее. Эти лекарства не назначают в экстренных ситуациях, а режимы дозирования часто бывают сложными.

        Лимитные устные приказы. Ограничьте устные приказы действительными чрезвычайными ситуациями или обстоятельствами, при которых лицо, выписывающее рецепт, физически не может передавать, писать или отправлять по факсу приказы электронным способом (напримерг., работающие в стерильном поле). Например, за исключением экстренных ситуаций, не разрешайте устные приказы для всех наборов заказов при приеме или выписке пациентов или во время согласования приема лекарств при назначении лекарств. Не разрешайте устные приказы для удобства или в качестве средства обхода электронной системы назначения лекарств.

        Ограничение на лекарственные препараты из формуляров. Если необходимы устные приказы, разрешайте их только для пунктов формуляра, потому что названия и дозировки лекарств, незнакомые практикующим врачам, с большей вероятностью будут неправильно услышаны.

        Определите процесс. Определить запреты и ограничения на устные приказы и когда они допустимы; механизм для установления личности и полномочий врача, выписывающего рецепт; элементы полного словесного ордера; и требования к четкой передаче устных приказов, прямой записи в медицинскую карту или на блокнот с рецептами, а также к процессу повторного чтения для проверки.

        Лица, выписывающие рецепты и получатели

        Уточните все коммуникации. Избегайте всех сокращений названий лекарств и подверженных ошибкам сокращений дозы, пути или частоты (например, U, IU, SC, QD). Составьте названия лекарств по буквам, а для пар с одинаковыми названиями используйте фонетический алфавит (например, «T», как в «Tango», «C», как в «Charlie»). Сообщайте каждую разовую дозу, а не общую суточную дозу, и произносите каждую цифру числа отдельно (например, «шестнадцать, одна шесть», чтобы не путать с «шестидесяти»). При необходимости используйте начальные нули, но не конечные нули при указании доз.

        Лица, выписывающие рецепты

        Подтвердите пациента и аллергию. Перед оформлением заказа идентифицируйте пациента, используя его полное имя и дату рождения, и подтвердите аллергию пациента у получателя заказа.

        Говорите четко. Четко излагайте приказы и ожидайте (или попросите) получателя прочитать приказ, записанный в медицинской карте пациента или на блокноте с рецептами. Укажите показания к лекарству, чтобы можно было различать лекарства, похожие на звуки.

        Предоставляем полные заказы. Включите все элементы в полный устный приказ, четко указав единицу измерения для каждой дозы и частоту введения.

        Повторите заказ на голосовую почту. Избегайте оставлять заказы на голосовую почту в стационарных условиях. Если вы оставляете голосовую почту в амбулаторных условиях, повторите весь порядок действий еще раз.

        Укажите дозу, основанную на весе. Включите дозировку в мг на кг вместе с дозой для конкретного пациента для всех назначений лекарств для новорожденных и детей с учетом веса.

        Запросить подтверждение пациента. Чтобы проверить идентификацию пациента, попросите получателя прочитать имя пациента и дату рождения на экране или в бланке заказа / блокноте с рецептом, который использовался для расшифровки устного приказа.

        Ресиверы

        Записать прямо в медицинскую карту . Немедленно записывайте устные приказы в медицинскую карту пациента или в блокнот с рецептами по мере их передачи. Транскрипция макулатуры в медицинскую карту дает еще одну возможность для ошибки. Судя по комментариям к опросу, возможно, потребуется решить проблему прямого ввода устных приказов в электронную медицинскую карту. Чтобы фармацевт разъяснил заказ, предоставьте фармацевту механизм для записи заказов непосредственно в медицинскую карту пациента.

        Прочтите заказ. Прочтите заказ обратно лицу, выписывающему рецепт, для проверки. Этот шаг важен и должен стать привычкой, даже если получатель уверен, что он или она изначально правильно услышали приказ. Хотя TJC впервые потребовал этой меры предосторожности в своих национальных целях безопасности пациентов от 2003 г., не следует предполагать, что эта практика широко распространена в вашем учреждении, несмотря на давнюю политику. Оцените, насколько распространена эта практика в вашей организации, и примите все необходимые меры, чтобы помочь практикующим специалистам выполнить эту проверку безопасности.Процесс обратного чтения, пожалуй, самая важная стратегия уменьшения количества ошибок в устных приказах.

        Разберитесь в индикации. Убедитесь, что словесный порядок имеет смысл в контексте состояния пациента. Это помогает различать похожие названия лекарств. Запишите показания лекарства непосредственно в заказе или вместе с заказом.

        Не поощрять ненадлежащее использование . Не принимайте устные приказы, когда врач, выписывающий рецепт, присутствует и физически может задокументировать приказ.Не принимайте устные приказы от «посредника» (например, персонала кабинета врача), который не является первоначальным врачом, выписавшим лекарство. Не принимайте устные приказы о химиотерапии. Когда телефонное общение приводит к необходимости прописать или изменить существующее лекарство, попросите врача передать заказ в электронном виде или по факсу, вместо того, чтобы передавать заказ по телефону.

        Не принимайте сокращения .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *