Чем отличается докладная от служебной записки: Докладные и служебные записки

Содержание

Докладные и служебные записки

Новая страница 1

Докладные и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации.

Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

С точки зрения оформления у этих документов много общего. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Янковая В.Ф.

Что писать: докладную или служебную записку?

На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.

 

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.

 

Справочно:

унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

 

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.

При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:

– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями и обычно содержит определенную просьбу, предложение.

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т. е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет докладная записка.

Ольга Полякова, юрист

Чем отличается докладная записка от служебной

Взаимодействие сотрудников корпорации друг с другом может осуществляться посредством использования докладных и служебных записок. В чем их особенности?

Что представляет собой докладная записка?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

  • заголовка;
  • даты составления;
  • ФИО и должности лица, которому направляется документ;
  • текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
  • текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
  • текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
  • ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

к содержанию ↑

Что представляет собой служебная записка?

Под служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

  1. составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;
  2. руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
  3. руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким. Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.

Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения. Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще. Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается. Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской. Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении. Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.

к содержанию ↑

Сравнение

Главное отличие докладной записки от служебной в том, что первый документ адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы, а второй — одними сотрудниками другим или же направляется руководством в адрес подчиненных структур и сотрудников. Кроме того, докладная записка может направляться от одной фирмы к другой, а служебная, как правило, используется только во внутреннем документообороте компании.

Структура обоих источников может совпадать — часто бывает, что различия между ними сводятся только к названию, а также к соотношению полномочий составителя и адресата.

Определив, в чем разница между докладной и служебной запиской, отразим выводы в таблице.

к содержанию ↑

Таблица

Докладная запискаСлужебная записка
Что общего между ними?
Оба документа могут иметь одинаковую структуру (существенно отличаться только названием, соотношением полномочий составителя и адресата)
В чем разница между ними?
Адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмыАдресуется одними сотрудниками другим, руководством — подчиненным структурам и работникам
Может использоваться компанией для переписки с другим юридическим лицом (как правило, вышестоящей структурой в рамках группы компаний)Практически всегда используется только во внутреннем документообороте компании

Служебная, докладная и объяснительная записка — образец

Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.

Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя. Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Объяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
  • Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
  • Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.

Докладная записка образец

Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.

Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:

  • название учреждения;
  • дата;
  • индекс;
  • адрес оформления;
  • данные адресата;
  • заголовок к теме докладной;
  • изложенный текст;
  • подпись руководящего лица;
  • ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование записки;
  • дата и регистрационный номер;
  • заголовок;
  • текст;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:

  • для запроса сведений;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления — просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.

Форма объяснительной записки

Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.

Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.

как правильно оформить по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на  улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

  • инициативные;
  • информационные;
  • отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем  организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом  05.10.2018 или словесно-цифровым  5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа  должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года  после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида  документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив  2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ  Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

Источник: Блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

МРОТ с 01 января 2018 года

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Трудовая книжка: как правильно оформлять записи

Профессиональный стандарт «Инструктор-проводник в сфере туризма» утвержден

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Чем отличается докладная записка от служебной

Взаимодействие сотрудников корпорации друг с другом может осуществляться посредством использования докладных и служебных записок. В чем их особенности?

Что представляет собой докладная записка?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

  • заголовка;
  • даты составления;
  • ФИО и должности лица, которому направляется документ;
  • текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
  • текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
  • текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
  • ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

к содержанию ↑

Что представляет собой служебная записка?

Под служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

  1. составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;
  2. руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
  3. руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким. Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.

Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения. Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще. Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается. Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской. Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении. Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.

к содержанию ↑

Сравнение

Главное отличие докладной записки от служебной в том, что первый документ адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы, а второй — одними сотрудниками другим или же направляется руководством в адрес подчиненных структур и сотрудников. Кроме того, докладная записка может направляться от одной фирмы к другой, а служебная, как правило, используется только во внутреннем документообороте компании.

Структура обоих источников может совпадать — часто бывает, что различия между ними сводятся только к названию, а также к соотношению полномочий составителя и адресата.

Определив, в чем разница между докладной и служебной запиской, отразим выводы в таблице.

к содержанию ↑

Таблица

Докладная записка Служебная записка
Что общего между ними?
Оба документа могут иметь одинаковую структуру (существенно отличаться только названием, соотношением полномочий составителя и адресата)
В чем разница между ними?
Адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы Адресуется одними сотрудниками другим, руководством — подчиненным структурам и работникам
Может использоваться компанией для переписки с другим юридическим лицом (как правило, вышестоящей структурой в рамках группы компаний) Практически всегда используется только во внутреннем документообороте компании

thedifference.ru

Что представляет собой докладная записка?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

  • заголовка;
  • даты составления;
  • ФИО и должности лица, которому направляется документ;
  • текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
  • текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
  • текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
  • ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

к содержанию ↑

Как оформить?

Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.

Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет. Любой сотрудник может составить этот документ в свободной форме. Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.

Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:

  • ФИО адресата.
  • Полное название документа, номер записки и дату написания.
  • Тему записки.
  • Описание сложившейся ситуации.
  • Должность автора, его ФИО.
  • Подпись.


Проблемы при составлении служебной записки должны описываться кратко, без сложных оборотов и лишних слов. Обязательно должен быть указан номер документа, так как впоследствии записка будет зарегистрирована.

Печать на служебной записке не ставится.

Благодаря современным технологиям деловая переписка нередко осуществляется с помощью электронной связи. Служебная записка в этом случае составляется практически так же, как и на бумаге.

Здесь вы можете узнать что такое объяснительная записка.

Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

Существуют следующие виды служебных записок:

  • на премирование работника;
  • на повышение оклада;
  • о невыполнении должностных обязанностей;
  • о выделении денежных средств итд.

к содержанию ↑

в чем разница? Образец резюме менеджера и что входит в обязанности

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  • данные о составителе и получателе документа;
  • краткое изложение сути вопроса;
  • подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

  1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
  2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
  3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
  4. Для повышения эффективности труда.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Какие виды служебных записок бывают

Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

  1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
  2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
  3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Заключение

Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка (как и при заключении сделок оформление , являющееся, по сути, опциональной мерой). В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения, после чего соответствующая запись появляется в характеристике на работника, образец которой можно найти по .

Но есть и много других случаев. Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).

Как написать правильно служебную записку — форма

Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля. В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта (он может являться даже одним из важных производственных объектов, указанных в формы Т-3 образца 2018 года). В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы. В конце ставится подпись, а также должность составителя.

Служебная записка: образец о невыполнении обязанностей должностных

Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ. Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).

Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали

Служебная записка на командировку образец 2018

Для многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки. По ним оформление и составление текста будет вестись проще. Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте. Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.

Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.

Ст 162 с с последними правками 2018 года

Служебная записка о премировании сотрудников образец

В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.

Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.

О повышении заработной платы

Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.

О выходе на работу в выходной день

Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении. А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.

Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.

Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на командировку

Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены. Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны. Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.

На доплату за увеличение объема работ

Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.

Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.


Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.

Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции. Наличие этого факт — большой плюс для компании.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Она представляет собой внутренний документ, служащий для общения сотрудников фирмы между собой и передачи необходимой информации, касающейся технологического процесса. При этом статусы сотрудников (или отделов организации) должны быть равнозначны между собой.

Если же документ подобного содержания подается вышестоящему руководству, то он уже считается не служебной запиской, а докладной.

Служебные записки, в отличии от докладных, служат для связи между различными отделами организации или ее отдельными сотрудниками по горизонтали. Таким образом, составлять записки может любой работник или начальник подразделения .

Записки, как правило, предназначаются для информирования соответствующих лиц о различных технических или организационных моментах, выполнить которые необходимо в ближайшее время.

О неисправности

Такие служебные записки, как правило, составляются лицами, работающими на данном оборудовании либо несущими за него ответственность. В качестве их получателя чаще всего выступают ремонтные бригады, в зоне ответственности которых находится вышедшая из строя техника.

При составлении документа обязательно нужно указать данные его адресата с указанием рабочей должности (например, начальнику ремонтного отдела Петрову П. П.) , а также дату составления. Затем идет тип записки (докладная либо служебная) и ее порядковый номер (если такая нумерация предусмотрена в компании).

Ниже указывается короткий заголовок, в данном случае «О выходе из строя оборудования». После него идет весь основной текст, рассказывающий о случившемся (например: «во время начала рабочей смены не удалось запустить станок, самостоятельно причину установить не удалось…» и так далее).

В конце текста обязательно указывается просьба, которую необходимо выполнить или на что обратить внимание (например: «прошу выслать ремонтную бригаду в цех…») Заканчивается служебная записка ФИО работника, ее составившего, а также его подписью.

Более детально о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, узнайте в .

На покупку

При оформлении такой записки следует придерживаться общего правила их заполнения. Вся шапка записки берется как и в предыдущем примере – с указанием ФИО и должностей ее составителя и получателя, с проставление даты и заголовком (в данном случае следует указать «О покупке нового оборудования»).

Само основное содержание должно быть примерно следующего характера: «довожу до Вашего сведения то, что в цехе (отделе) число компьютеров (станков либо другого оборудования), является недостаточным для нормальной работы всех сотрудников. По этой причине прошу рассмотреть вопрос приобретения компьютеров (станков) в количестве 2 штук».

Если же новая техника приобретается взамен окончательно вышедшей из строя и не поддающейся ремонту, то тогда и в записке следует отразить эту причину. В конце записки обязательно ставятся фамилия, инициалы и подпись лица, ее заполнившего .

Подробнее о том, как написать служебную записку на приобретение, читайте .

На списание техники

В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом. Вступление делается точно таким же, как и во всех записках. Заголовок должен содержать фразу «О списании техники».

Основной же текст, если списанию подлежат две и более единицы, удобнее всего будет составить в виде таблицы. Она должна в обязательном порядке содержать наименование оборудования, его инвентарный или серийный номер, а также его балансовую стоимость.

Кроме этого, в таких документах кроме лица, подающего записку, ставит свою подпись и лицо, материально ответственное за данное оборудование .

Подробнее о правильном оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и прочего узнайте .

Как оформить готовый документ?

Служебные записки подлежат регистрации внутри компании . Чаще всего для этих целей служит специальный журнал регистрации записок. Он содержит в себе такую информацию: порядковый номер записки, дату, данные о лице, подавшем ее, а также о получателе. Кроме этого, коротко может быть указано и то, по какому вопросу она была направлена.

Пример

Начальнику ремонтного отдела Егорову Е. Е.

Служебная записка

О ремонте оборудования (компьютера)

Довожу до Вашего сведения то, что начиная с 17 июля сего года и по настоящий момент один из компьютеров, закрепленный за менеджером Васильевым П.Л. в отделе продаж, находится в нерабочем состоянии. Прошу Вас принять срочные меры по его ремонту или замене.

Руководитель отдела продаж Иванов И. Т.

Более детально о том, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте .

Таким образом, – это документ, позволяющий осуществлять связь между работники внутри компании . Он позволяет оперативно решать вопросы и быстро передавать необходимую информацию. Создавать такой документ имеет право каждый сотрудник компании.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Пишем докладную записку

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации , без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Определение докладной записки

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

  • Повысить эффективность личной работоспособности . Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
  • Исправить ситуацию . Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
  • Снять с себя ответственность . Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
  • Защититься, когда ущемляются права . Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

  1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
  2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

  • Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
  • Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
  • Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Внутренняя докладная записка

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

  1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
  2. Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
  3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Внешняя докладная записка

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

Служебная записка — это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Тематические материалы:

Обновлено: 29.05.2020

103583

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Меморандум или меморандум

: значение, важность и разница между служебным письмом и деловым письмом

Меморандум

широко известен как меморандум. Буквальное значение слова «меморандум» — это примечание, помогающее запоминать. Записки — это письменные внутренние средства связи для обмена информацией, касающейся повседневных функций в организациях.

Согласно Lesikar and pettit, «Меморандум — это форма писем, написанных внутри компании».

Согласно Стюарт и Кларк , «Заметки используются для связи с другими сотрудниками, независимо от того, где сотрудники могут находиться в той же организации.

Согласно S. Taylor , «Памятка — это письменное общение одного человека с другим (или группой людей) в рамках одной организации».

Итак, меморандум или служебная записка — это внутренняя короткая записка или письмо, в которых происходит обмен информацией между начальством и подчиненными или же указание сотрудников в организационной структуре.

Преимущества служебной записки

Мы знаем, что меморандум служит различным целям. Это обычное средство писательского общения внутри организации.Основные преимущества памяток обсуждаются ниже:

1. Экономия времени: Мы видим, что организации могут использовать печатные памятки. Поскольку он обычно печатается, его черновик занимает меньше времени.

2. Меньше формальностей: Никаких формальностей при составлении меморандума не требуется, обычно внутренний адрес, приветствие и приветственное завершение в нем опускаются.

3. Поддержание хороших отношений: Это может помочь поддерживать хорошие отношения между начальником и подчиненными, потому что здесь отсутствует командирское отношение.

4. Низкая стоимость: Стоимость коммуникации через памятку ниже, чем у других.

5. Ссылки: Памятка — это письменный документ. Таким образом, его можно использовать для будущих ссылок.

6. Информируйте о решениях и действиях: Основная цель памятки — информировать о решениях и действиях. Для этого он должен быть написан вышестоящей инстанцией.

7. Запрос решений и действий: Цель памятки — запросить решения и действия.Для этого он может быть составлен подчиненным.

8. Предоставьте информацию: Другая важная цель памятки — предоставить информацию с одного уровня на другой в рамках бизнеса.

9. Оставьте кого-то действия: Памятка также написана, чтобы напомнить кому-то о действии, если это необходимо.

10. Другое: Выдача приказов и инструкций, предоставление ответов, предоставление предложений, представление неформального отчета, решение проблем.

Недостатки служебных записок

Есть несколько ограничений или недостатков служебных записок:

1. Ограниченное применение: Это не широко используемое средство связи. Меморандум в основном используется в коммерческих фирмах. Он поддерживает связь только между сотрудниками одной фирмы независимо от расстояния.

2. Требуется время: Отправка в удаленный филиал или офис требует времени.

3. Дорого: Поскольку обычно памятка представляет собой распечатанную форму, она стоит дороже, чем другие средства.Иногда огромные напечатанные памятки остаются неиспользованными.

4. Отсутствие формальности: Обеспечивает только неформальное общение.

5. Отсутствие пояснений: Памятка написана в краткой форме. Так что смысл этого не может быть понят читателю.

6. Менее важно для читателя: Поскольку это неформальное средство общения, оно может быть менее важным для читателя.

7. Не подходит для неграмотных: Служебная записка — это один из видов письменного общения.Итак, неграмотные люди не могут это прочитать и понять.

Рекомендации по написанию эффективных служебных записок или составлению служебных записок

Чтобы упростить взаимодействие между офисами, пожалуйста, придерживайтесь следующих правил написания:

Обобщите выводы во вводном параграфе

Укажите основа для заключения во вводном абзаце

Начинайте каждый последующий абзац с тезиса

Подтвердите тезис в основном абзаце

Будьте краткими

Знайте аудиторию

Избегайте жаргона

Оставайтесь цели

Используйте активные глаголы

Ожидайте контраргументов

Предоставьте

Нумерация страниц

Заканчивается заключительным абзацем

Различия между служебными записками и деловыми письмами

1. Заметки никогда не отправляются за пределы компании или организации, но письма могут быть отправлены как получателям внутри организации, так и за ее пределами.

2. Информация в памятке краткая и понятная. Памятка будет посвящена только самым актуальным вопросам. Но письма, с другой стороны, более подробны и часто содержат больше подробностей о важных вопросах, которые необходимо сделать или решить.

3. Записки очень короткие; письма обычно длиннее записок.

4. Записки обычно отправляются получателю (ям) курьером организации, но письма обычно помещаются в конверты и отправляются по почте.

5. Записки не содержат адресов, но деловые письма должны содержать адреса. В деловом письме должны быть указаны как адрес отправителя, так и адрес получателя.

6. Письмо может быть более личным, чем записка.

7. И последнее, но не менее важное: характеристики служебных записок сильно отличаются от характеристик деловых писем.

8. Вышеупомянутые общие различия между служебными записками и деловыми письмами. И записки, и письма часто используются в каждой хорошо организованной бизнес-организации.

Различия между официальными меморандумами и проспектами — управленческая перспектива

Написал: Клаудиа Джеффри

Существует множество типов делового общения, различающихся по назначению, будь то внутреннее или внешнее общение.Это влияет на то, как компании общаются внутри, а также с другими каналами обмена информацией. Существуют различные формы этого, такие как служебные записки, проспекты, годовые отчеты, пресс-релизы и т. Д. Все они имеют свою важность и играют важную роль в стабильности бизнеса.

Что такое памятка?

Меморандум, обычно известный как служебная записка, можно определить как краткое сообщение или запись, используемую для внутреннего общения в любой организации. Их можно использовать для простого и быстрого информирования целевой аудитории о важном объявлении или изменении политики.Он также может сообщать изменения в процедурах, повышение цен, напоминания для команд, краткое изложение условий соглашения и т. Д.
Они служат своей цели, уведомляя аудиторию об информации или утверждая их призыв к действию, например, посещение встречи или внесение изменений в производственный процесс. Помимо цели, которой они служат, они очень эффективны в соединении писателя с читателем.

Что такое циркуляр?

Циркуляры

можно назвать письмами, которые одновременно рассылаются более широкой группе людей.Он передает конкретное сообщение или рекомендацию, которую необходимо соблюдать в будущем. Это прямой и прибыльный подход к передаче информации, гарантирующий, что каждый получатель получит ее одновременно. Основными целями этих проспектов являются деловые вопросы, и они подчеркивают, что руководство компании должно уделять больше внимания.
Использование циркуляра всегда в деловом аспекте рассматривается для передачи информации между организациями, например, для разговора внутри отдела.Он считается эффективным инструментом делового общения, поскольку он одновременно передает сообщение большой группе.

Разница между официальными меморандумами и проспектами

В каждой организации управленческой перспективе придается большое значение, поскольку она отражает всеобъемлющую точку зрения. Он обеспечивает эффективное общение на рабочем месте, что помогает сотрудникам и отделам обмениваться информацией.
В целом, многие люди считают служебные записки и проспекты одним и тем же и обмениваются ими, не понимая разницы между ними.Несмотря на это, эти термины сильно различаются по тематике и подходу к распространению среди аудитории. Чтобы прояснить это различие, требуется управленческая точка зрения. Он предоставит всесторонний подход, который определяет и различает эти два типа делового общения.
Здесь кратко обсуждается разница между служебными записками и циркулярами.

Разница в предмете и содержании

Памятка имеет ограниченное содержание или тему.Поэтому официальные записки используются как более эксклюзивный аспект. Они служат напоминанием кому-то или определенной группе людей в организации о необходимости выполнить задачу или действие и могут варьироваться по количеству слов в зависимости от потребности. Отправитель может передать любую идею или схему, просто отправив записку предполагаемым получателям, учитывая важность количества слов .
С другой стороны, в отличие от меморандума, циркуляр состоит из множества тем и вопросов, которые обсуждаются либо для того, чтобы подчеркнуть их важность, либо с предложениями по преодолению недостатков.Кроме того, циркуляр распространяется на общие темы, относящиеся к повседневной деловой жизни.

Разница в распределении

Деловое общение происходит между отправителем, которому необходимо доставить сообщение, и получателем, который его получает. Эти разговоры могут происходить в широком масштабе не только внутри отдела, но и на внутриведомственном уровне.
Что касается распространения, меморандум не является широко распространенным по сравнению с циркуляром.Может случиться так, что служебная записка в организации или отделе отправляется только человеку или группе, работающим над определенной задачей. Он предоставляется в соответствии с требованием, ограниченным только теми, кто связан с ним в какой-либо степени, например, путем выдачи типового уведомления.
Что касается распространения циркуляра, то он имеет гораздо более широкий спектр и охватывает большую группу людей. Доставляет сравнительно общую информацию или объявление. По этой причине он чаще используется в рекламных целях бизнесом, компанией или агентством в качестве официального публичного заявления.Информацию или объявление можно напечатать на больших баннерах или распространить в виде раздаточных материалов на простой бумаге в виде листовок или листовок. Основная идея состоит в том, чтобы распространить сообщение для общественности в целом или для как можно большей группы людей.

Характер содержания памятки

И последнее, но не менее важное: иногда меморандум (краткий срок меморандума) может также относиться к любому правовому аспекту или уставной документации, такой как MOA (учредительный договор), MOU (меморандум о взаимопонимании) и т. Д.Циркуляры
больше относятся к вопросам, связанным с бизнесом, и никоим образом не затрагивают правовой аспект. Он часто содержит различные темы, но все они связаны с вопросами внутренних процедур организации, такими как ежегодная очистка запасов, приглашение на церемонию, прием нового партнера и т. Д.

В двух словах

Эти два способа делового общения несколько различаются с точки зрения рассматриваемого предмета и способа распространения этих сообщений целевой аудитории.Разница между официальными меморандумами и проспектом в отношении управленческой точки зрения четко определяет стиль, цель и целевую аудиторию обоих. Его можно резюмировать следующим образом:

Образец циркуляра, предписывающего сотрудникам явиться вовремя

Вот образец проспекта, который дает общее представление о его деятельности. Этот вымышленный проспект от отдела кадров требует от сотрудников производственного отдела соблюдать пунктуальность, так как количество поздних отчетов становится все больше.

Дата: 18 сентября 2019 г.
Кому: Производственный отдел
От: Отдел кадров
Тема: Инструкции по своевременной отчетности
Отмечено, что за последний месяц количество сотрудников производственного отдела, опаздывающих на работу, значительно увеличилось. Следовательно, весь отдел должен быть вовремя. Вход на завод должен быть ровно 8 утра, допускается льготное время 5 минут. Надеемся, что весь отдел будет следить за своевременностью.
С уважением,

Образец служебной записки о встрече

Чтобы лучше понять концепцию служебной записки, ниже приведен пример вызова встречи руководителем отдела соответствующей группе.

Кому: Группа входящего маркетинга
Откуда: S.K. Мэтью, руководитель отдела маркетинга
Дата: 18 сентября 2019 г.
Тема: Ежемесячный отчет о производительности
Поскольку август месяц закончился, давайте запланируем совещание группы по ежемесячному отчету о производительности, касающемуся достигнутых целей и направлений работы.Пожалуйста, будьте готовы к данным о продажах, отзывам клиентов и новым потенциальным клиентам.
Надеюсь на конструктивный результат этой встречи,
С уважением,

Определение меморандума Merriam-Webster

мем · о · ран · дум | \ ˌMe-mə-ˈran-dəm \ множественные меморандумы или меморандумы \ ˌMe- mə- ˈran- də \

1 : неофициальная запись также : письменное напоминание

2 : неофициальная письменная запись соглашения, которое еще не стало официальным.

б : обычно краткое сообщение, написанное для внутреннего распространения. Президент компании разослал каждому сотруднику меморандум.

c : сообщение, которое содержит директивные, рекомендательные или информационные материалы. В меморандуме особое внимание было обращено на тяжелое положение беженцев.

заметок: назначение и формат | Техническое письмо

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации.Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи.Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют виноградной лозой , и она часто характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой.Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы можем ожидать увидеть введение, текст и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В обсуждении уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.

Когда писать памятку, а не электронное письмо

До того, как электронные письма потребовали всеобщего внимания, люди общались внутри через средство, называемое межведомственным меморандумом — меморандум. Мы напечатали и распечатали его, подписали или поставили инициалы и разослали по внутренней почте людям, которые читали его, чтобы принимать решения, действовать или располагать важной информацией.

В наши дни мы заменили записки безудержными электронными письмами.Мы зашли слишком далеко в электронной почте, ожидая, что она будет передавать длинные, сложные и важные сообщения всем. Наши почтовые ящики переполнены, а важные сообщения не читаются.

Пора снять напряжение с электронной почты. Если вы хотите, чтобы люди прочитали ваши важные идеи и информацию, вам нужно оживить памятку. Рассмотрим эти предложения:

1. Узнайте, как лучше всего использовать электронную почту. Электронная почта выигрывает для быстрых, временных сообщений, которые читатели быстро читают, действуют и удаляют.Электронные письма выделяются краткими запросами и ответами, быстрыми обновлениями, короткими напоминаниями или проверками, своевременными объявлениями и аналогичными краткосрочными сообщениями. Они идеально подходят для краткого представления вложений, например заметок.

2. Используйте памятку, когда пишете долговечное сообщение. Если ваше сообщение представляет собой подробное предложение, важный отчет, серьезную рекомендацию, техническое объяснение, протокол собрания, новую политику или что-то еще, с чем читатели будут обращаться более одного раза, сделайте это памяткой.Ваши читатели смогут сохранить документ, прочитать его и найти, когда информация понадобится снова.

3. Используйте памятку при форматировании. Если фрагмент содержит маркеры, жирные заголовки, столбцы, таблицы, график или даже хороший баланс белого пространства, памятка поможет вам сохранить это форматирование. Чтобы гарантировать форматирование, сохраните заметку в формате PDF. Если ваша аудитория читает электронные письма на своих телефонах, вложение может быть единственным способом сохранить желаемое форматирование.

4. Если люди будут распечатывать ваше сообщение, используйте памятку, а не электронную почту. Если ваше сообщение размещено на доске объявлений — например, в комнате отдыха сотрудников — напишите памятку. Если люди будут обсуждать ваши идеи на собрании, напишите памятку, чтобы облегчить им распечатку задуманного вами документа.

5. Чтобы общаться официально, выберите заметку. Заметки предоставляют место в верхней части сообщения для вставки названия и логотипа компании, а также профессиональных титулов отправителей и получателей.Эти включения делают сообщение более формальным. Кроме того, хорошо отформатированное сообщение передает значение.

6. Если вы беспокоитесь, что ваше сообщение слишком длинное, как электронное письмо, напишите заметку. Невероятно длинные электронные письма часто получаются, когда вы пытаетесь включить в них важную и длительную информацию. Но записки работают лучше всего, когда люди будут возвращаться к вашему сообщению за информацией. (См. Пункт 2.) Например, если вы сообщаете детали четырехэтапного строительного проекта, используйте памятку.Чтобы передать плюсы и минусы важного решения о покупке, изложите свое исследование в памятке.

Прикрепите свою заметку к электронному письму, которое дает вашим читателям краткое изложение содержания заметки. Некоторым читателям этого резюме будет достаточно. Те, кому нужна информация, прочитают и сохранят памятку.

7. Чтобы передать сложную информацию людям за пределами вашей организации (клиентам, гражданам и т. Д.), Рассмотрите записку или письмо. Письмо — это традиционный формат для внешней переписки, особенно с людьми, которых вы обслуживаете, такими как клиенты и пациенты.Но вы можете выбрать памятку для написания поставщикам, консультантам, участникам, клиентам, профессиональным коллегам и другим лицам, которые сотрудничают с вами для достижения результатов.

8. Чтобы отправить памятку, просто прикрепите ее к короткому электронному письму. Или отправьте печатную копию по внутренней почте, если такой подход имеет смысл.

На прошлой неделе я смотрел фильм «Мир юрского периода». Речь идет о динозаврах, процветающих сегодня, в то время как эти существа не принадлежат им. Вы можете думать о записках как о динозаврах, но подумайте еще раз. Памятка поможет сделать ваши сообщения профессиональными, актуальными и имеющими непреходящую важность.

***************

Эта статья изначально появилась в нашем ежемесячном электронном журнале Better Writing at Work. Подпишитесь, чтобы ежемесячно получать практическую статью на ваш почтовый ящик.

Lynn
Обучение синтаксису

Что такое меморандум? Определение и примеры

Меморандум, более известный как меморандум , представляет собой короткое сообщение или запись, используемую для внутреннего общения в компании.Меморандумы, которые когда-то были основной формой внутреннего письменного общения, перестали использоваться после появления электронной почты и других форм электронных сообщений; однако умение писать четкие записки, безусловно, может пригодиться вам при написании внутренних деловых писем, поскольку они часто служат той же цели.

Назначение заметок

Записки можно использовать для быстрого сообщения широкой аудитории о чем-то кратком, но важном, например, об изменении процедур, повышении цен, дополнениях к политике, расписании встреч, напоминаниях для команд или кратком изложении условий соглашения.

Написание эффективных заметок

Стратег по коммуникациям Барбара Диггс-Браун говорит, что эффективная памятка должна быть «короткой, лаконичной, хорошо организованной и никогда не запаздывать. Она должна предугадывать и отвечать на все вопросы, которые могут возникнуть у читателя. Она никогда не дает ненужной или сбивающей с толку информации».

Будьте ясны, сосредоточьтесь, будьте краткими, но полным. Возьмите профессиональный тон и пишите так, как будто мир может это прочитать, то есть не включайте никакой информации, которая слишком важна для всеобщего обозрения, особенно в наш век копирования и вставки или «щелкни и вперед».»

Формат

Начните с основ: кому адресована статья, даты и темы. Начните текст заметки с четкой цели, укажите, что вы хотите, чтобы читатели знали, и завершите тем, что читатели должны делать, если это необходимо. Помните, что сотрудники могут просто просмотреть заметку после получения, поэтому используйте короткие абзацы, подзаголовки и, где можно, используйте списки. Это «точки входа» для глаза, чтобы читатель мог легко вернуться к той части памятки, которая ему или ей нужна.

Не забывайте корректировать. Чтение вслух может помочь вам найти пропущенные слова, повторения и неудобные предложения.

Образец памятки об изменении расписания печати

Вот образец внутренней записки вымышленной издательской компании, информирующей сотрудников о предстоящих изменениях в расписании в связи с праздником Благодарения. Производство также могло отправлять отдельные служебные записки в отдельные отделы, особенно если бы каждому отделу было больше деталей, которые не относились бы к другим отделам.

Кому: Всем сотрудникам

От: E.J. Смит, руководитель производства

Дата: 1 ноября 2018 г.

Тема: Изменение расписания печати на День Благодарения

Компания Production хотела бы напомнить всем, что праздник Дня Благодарения повлияет на наши крайние сроки печати в этом месяце. Любые бумажные страницы, которые обычно отправляются на принтер через UPS в четверг или пятницу в течение недели, должны быть отправлены к 15:00. в среду, 21 ноября .

Отдел продаж и редакции рекламы

  • Убедитесь, что кто-либо, кто отправит вам текст или изображения для публикации, не будет в отпуске на неделе 19 числа.Устанавливайте сроки раньше для всего, что приходит извне.
  • Имейте в виду, что у внутренних фотографов и графических дизайнеров будет больше работы и меньше времени на нее, поэтому, пожалуйста, направьте свою работу в соответствующий отдел раньше, чем обычно.
  • Пожалуйста, не присылайте «срочную» работу позже 16 ноября. Любые краткосрочные задачи, требующиеся на Неделю Благодарения, не могут быть гарантированно завершены к более ранним срокам и должны пройти через стол планировщика для утверждения перед назначением.Вместо этого приходите пораньше.

Кафедры фотографии и графики

  • Всем членам художественного отдела будет разрешено работать сверхурочно в течение ноября, если это необходимо, чтобы справиться с трудностями начала курортного сезона и более ранними сроками.

Заранее благодарим всех за помощь в доставке материалов как можно раньше и внимание к персоналу производственного отдела.

Образец памятки о встрече

Ниже приводится вымышленная памятка для организации встречи с членами команды, которые возвращаются с выставки.

Кому: Команда выставки

От: C.C. Джонс, руководитель отдела маркетинга

Дата: 10 июля 2018 г.

Тема: Возвращение на выставку

По возвращении на работу в пятницу, 20 июля, с выставки, давайте запланируем встречу за обедом в полдень в зале заседаний восточного крыла, чтобы узнать, как прошла выставка. Давайте обсудим, что сработало хорошо, а что нет, например:

  • Количество отработанных дней
  • Количество и виды предоставленных маркетинговых материалов
  • Выставки на стенде
  • Как были получены призы
  • Расположение будки и движение транспорта в разное время суток
  • Что вызвало интерес у прохожих
  • Штатная численность киосков

Я знаю, что когда вы вернетесь с выставки, у вас будет миллион вещей, которые нужно обсудить, поэтому мы сократим время встречи до 90 минут или меньше.Пожалуйста, будьте готовы поделиться своими отзывами и конструктивной критикой маркетинговых аспектов шоу. Отзывы существующих клиентов и новые потенциальные клиенты будут рассмотрены на отдельной встрече с отделом продаж и продуктом. Спасибо за вашу работу на выставке.

Источник

Диггс-Браун, Барбара. Руководство по стилю PR. 3-е изд., Cengage Learning, 2012.

Различия между меморандумом и письмом

Меморандум — это то же самое, что и письмо? Простой ответ — большое НЕТ.Записки никогда не совпадают с буквами. Если это так, то в чем разница между записками и письмами?

У этой статьи единственная цель — рассмотреть различные различия между записками и письмами. Но прежде чем мы продолжим изучать различия, давайте сначала определим, что означают письмо и меморандум.

Что такое меморандум? Краткая форма меморандума — памятка. Вы можете назвать это меморандумом или меморандумом, но чаще используется последний.Множественное число — это меморандумы или меморандумы / меморандумы. Записку можно просто определить как короткую официальную записку, которая дается человеку или группе лиц в рамках одной бизнес-организации, чтобы сообщить им о чем-то важном.

Что такое буква? У нас есть два типа писем. У нас есть официальное и неофициальное письмо. В этом обсуждении мы сосредоточимся на официальном письме, которое также можно назвать деловым письмом. Деловое письмо можно определить как официальное сообщение, которое адресовано, вложено в конверт и отправлено получателю по почте.Деловое письмо может быть написано от руки или распечатано. В наши дни с появлением технологий деловые письма обычно печатаются.

Теперь, когда мы взглянули на различные определения записок и писем, давайте теперь посмотрим на различия, которые лежат между ними.

Различия между служебными записками и деловыми письмами

  • Заметки никогда не отправляются из компании или организации, но письма могут быть отправлены получателям внутри организации или за ее пределами.
  • Информация в памятке краткая и по существу. Памятка будет посвящена только самым актуальным вопросам. Но письма, с другой стороны, более подробны и часто содержат больше подробностей о важных вопросах, которые необходимо сделать или решить.
  • Записки очень короткие; письма обычно длиннее записок.
  • Заметки обычно отправляются получателям через курьеров организации, но письма обычно помещаются в конверты и отправляются по почте.
  • Записки не содержат адресов, но деловые письма должны содержать адреса.В деловом письме должны быть указаны как адрес отправителя, так и адрес получателя.
  • Письмо может быть более личным, чем записка.
  • И последнее, но не менее важное: служебные записки существенно отличаются от служебных писем.

Выше указаны общие отличия служебных записок от деловых писем. И записки, и письма часто используются в каждой хорошо организованной бизнес-организации.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *