Как писать письмо официальное: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Деловое письмо на немецком языке

Уровень A2-B2

 

Время чтения: 9 мин

 
Как написать официальное письмо на немецком языке? Есть ли обязательная структура? Какие правила деловой переписки нужно знать? Мы подготовили для вас образец делового письма на немецком с переводом, а также несколько советов для его написания.

Независимо от того, отправляете ли вы письмо-благодарность, предложение или напоминание, ваши деловые письма всегда являются визитной карточкой для вашего бизнеса. С их помощью можно продемонстрировать, насколько профессиональна и клиентоориентирована ваша компания. При этом решающую роль играет как содержание, так и форма письма.

Виды деловых писем

В соответствии с немецким законодательством, любое письменное сообщение, направленное извне, с помощью которого можно установить переписку между двумя деловыми партнерами, считается деловым письмом, если сообщение адресовано определенному получателю или кругу получателей.

Таким образом, требования к деловым письмам в немецком языке применяются, в частности, к:

• предложениям (Angebote)
• подтверждениям заказа и запроса (Auftrags- und Anfragebestätigungen)
• подтверждениям получения (Empfangsbestätigungen)
• счетам-фактурам (Rechnungen)
• квитанциям (Quittungen)
• прайс-листам (Preislisten)
• заказам (Bestellscheine)
• рекламным письмам (Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger)
• благодарностям (Bedanken)

Нужен немецкий для общения с деловыми партнерами? Хотите подтянуть немецкую грамматику с преподавателем, но никогда не пробовали заниматься онлайн? Тогда наш День бесплатных онлайн-уроков для начинающих и для продолжающих — то, что вам нужно! Принять участие можно из любой точки мира, нужен только компьютер, планшет или телефон. Запишитесь прямо сейчас! Это абсолютно бесплатно, а присоединиться можно всего в несколько кликов.

Требования к деловому письму на немецком

В Германия любят стандартизировать и регулировать, это пристрастие немцев не обошло стороной и деловые письма. DIN 5008 регулирует структуру и дизайн вашего письма.

Поля страницы

Как правило деловые письма составляются на формате листа А4. К ним применяются следующие требования:

• отступ сверху: 4.5 см
• отступ слева: 2,5 см
• отступ справа: 2 см
• отступ снизу: 2,5 см

Шрифт и размер шрифта

Размер шрифта в деловом письме составляет 12 пунктов. При особенно большом количестве текста вы также можете уменьшить буквы до 11 пунктов, чтобы письмо поместилось на одной странице, но меньше этого ни в коем случае не должно быть, чтобы ваше письмо оставалось читаемым без проблем – и никому не понадобилась лупа для его прочтения.

Определенный шрифт не предписан в DIN 5008, но Arial или Times New Roman предпочтительнее. Выбранный вами шрифт также может повлиять на размер шрифта.
 

✏ Совет: распечатайте образец официального письма на немецком языке, чтобы узнать, как выглядит шрифт в заданном размере.

 

Шапка письма

Взгляд читателя сразу падает на оформление письма и его структуру.

Адрес отправителя по умолчанию находится в левом верхнем углу, выровнен по правому краю или по центру. При этом первые три строки предназначены для имени, адреса и номера телефона. Здесь же вы можете указать адрес электронной почты.

Тремя строками ниже следует адрес получателя. Место и дата обычно выровнены по правому краю и с пробелом строки под полем адреса. Однако некоторые компании также указывают дату в другом месте. Но место упоминается при этом только в том случае, если оно отличается от места жительства (что редко бывает).

Тема письма

После шапки письма мы переходим к теме письма. Здесь в своих деловых письмах вы должны особенно лаконично указать, какое содержание имеет письмо. Тем не менее, здесь также есть определенные принципы, которых вы должны придерживаться:

• тема официального письма начинается на две строки ниже даты,
• строка темы может использовать полужирный шрифт, но необязательно (можно выделить большим шрифтом — от 13 до 14),
• тема может превышать более одной строки, но не должна превышать двух строк.

Обращение

Теперь начинается фактическое содержание вашего делового письма, и уже обращение может повлиять на то, как оно подействует на читателя. Хотя существует бесчисленное множество способов обратиться к клиенту, деловому партнеру или даже сотруднику, следует также учитывать некоторые формальные моменты.

Между темой и обращением ровно две пустые строки. Между обращением и сопроводительным письмом, в свою очередь, есть только одна пустая строка.

Нейтральное обращение может выглядеть так: sehr geehrte Damen und Herren (дорогие дамы и господа). Однако рекомендуется также лично назвать фамилию получателя. Этим вы подчеркиваете свое уважение. Даже в отношениях с клиентами имя обязательно входит в обращение, чтобы показать признательность.

Кстати об обращениях: сколько вы знаете способов сказать «Привет!» на немецком? Мы сделали для вас подборку немецких приветствий, чтобы вы могли разнообразить свою речь.

Основная часть

Конечно, для содержания вашего официального письма не может быть конкретных требований, которыми вы должны руководствоваться. Как правило, они вклиниваются в шаблон письма. Некоторые клише для написания деловых писем на немецком вы можете найти по ссылке.

 

✏ Совет: рекомендуем не просто писать сплошной текст, а разбивать его на абзацы. Это не только облегчает понимание сути письма, но и обеспечивает приятное зрительное восприятие.

 

Форма прощания

После того, как вы пожелали всего наилучшего или отметили, что будете рады обратной связи, ваше деловое письмо заканчивается несколькими короткими словами.

Классика: Mit freundlichen Grüßen (с уважением), но это может быть что-то личное в зависимости от случая.

Внимание, соблюдайте отступы:

• между основной частью и прощанием одна пустая строка,
• между прощанием и подписью три строки – место для вашей подписи,
• после этого упоминаются возможные вложения.

Деловое письмо на немецком языке — образец с переводом

Чтобы показать вам, как может выглядеть деловое письмо, мы подготовили два примера. Они разработаны по-разному и показывают только некоторые возможности оформления официального письма на немецком языке. Важно, однако, сохранить (или отразить) при этом стиль и образ вашей компании.

Образец письма-благодарности

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемая госпожа ХХХ,

я хочу сердечно поблагодарить Вас за поддержку нашего совместного проекта, за Вашу активность, критические замечания и ценный опыт, которым вы вдохновлялись и благодаря которому довели проект до успешного завершения.

В ближайшем месяце мы планируем второй проект и были бы очень рады пригласить Вас в нашу команду. Я сообщу Вам об этом еще раз лично.

Еще раз спасибо за Вашу профессиональную работу, которую Вы проделали.

С уважением,
Александр Петров

Образец письма-предложения  

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемый господин Смит,

Вы ищете самостоятельного сотрудника с обширным опытом работы в автомобильной отрасли. Это описание сразу привлекло мое внимание, оно отлично сочетается с моим профилем и опытом работы. В последние годы я не только разрабатывал и проектировал модули управления у двух известных поставщиков автомобилей, но и успешно руководил командами и проектами.

Мои самые важные проекты:

• разработка нового блока управления от стадии прототипа до серийного выпуска,
• оптимизация существующих блоков управления и повышение эффективности производственного процесса,
• участие в проектировании и разработке концепции инновационных моделей и блоков управления для следующего поколения автомобилей.

Ваша компания — шанс для моего развития.

Я хотел бы привнести в вашу компанию свой многолетний опыт работы и обширную компетенцию. Не только вакансия, которую вы рекламируете, но и вся ваша компания открывает мне отличные профессиональные перспективы, благодаря большому количеству сфер и областей работы.

В моем лице вы получите сотрудника, который очень мотивирован, самостоятельно и творчески ищет новые решения, быстро идентифицирует проблемы и решает их, ориентирован на работу в команде. Я с удовольствием отвечу на ваши вопросы в личной беседе и с нетерпением жду приглашения на собеседование. Поскольку мой предыдущий контракт заканчивается 01.02.2021, я в Вашем распоряжении с 02.02.2021.

С наилучшими пожеланиями,
Tim Schneider
 

Список сокращений, принятых в деловой переписке

Распечатайте список основных немецких аббревиатур и держите их на видном месте.

Больше немецких сокращений вы можете найти по ссылке.

Советы по написанию делового письма

После такого количества информации все еще остается вопрос: как написать хорошее официальное письмо на немецком языке, которое передает наиболее важное содержание, не кажется скучным и, в самом лучшем случае, приводит к быстрому ответу или реакции адресата? Мы собрали десять советов, которые помогут вам написать не только профессиональное, но и успешное деловое письмо.

✏ Выражайтесь кратко (помните: внимание вашего читателя не безгранично).

✏ Четко отразите цель вашего письма (тема отображает краткое содержание вашего письма).

✏ Сначала сформулируйте самое главное в вашем послании (уже в первом или втором предложении адресату должно стать ясно, почему вы обращаетесь к нему).

✏ Обратите внимание на личное обращение (Sehr geehrte Damen und Herren – это стандартное обращение, и чисто формально оно не сделает с письмом ничего плохого. Однако такое обращение также выглядит безличным, холодным и отстраненным: кто же эти дамы и господа? Короче говоря, в таком обращение не хватает души.

Чтобы узнать, какое обращение подходит для вашего письма, вы должны задать себе два вопроса: известно ли имя получателя? Насколько хорошо знаком автор и получатель? Если ваши ответы „нет“ и „нет“, ваш выбор автоматически падает на „Уважаемые дамы и господа“. Если вы знаете имя получателя, но случай вашего письма является официальным, рекомендуется прибегнуть к Sehr geehrte/r Frau/Herr X. Если ваша связь более близкая, то можно использовать Guten Tag или Liebe/r).

✏ Поместите вашего адресата в центр внимания (перед составлением письма спросите себя: кто адресат? Что его интересует? Какую ценность вы можете предложить ему? При написании чаще используйте слово „вы“ вместо „мы“. Лучше напишите „вы получите нашу бесплатную консультацию“ вместо „мы предлагаем вам бесплатную консультацию“).

✏ Откажитесь от устаревших формулировок (Werte/r Frau/Herr X или Verehrte/r Frau/Herr X, Hochachtungsvoll — с глубоким уважением — такие обращения сегодня уже не используются).

✏ Формулируйте позитивные высказывания (вместо Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern (сожалению, мы не можем предоставить вам продукт) лучше сформулировать ответ так: „мы позаботимся о максимально быстрой поставке желаемого вами продукта и сообщим вам, как только товар окажется на складе“. Со второй формулировкой ваше деловое письмо будет выглядеть значительно более профессиональным, позитивным и ориентированным на клиента).

✏ Оставить возможность обратной связи (в конце вашего письма вы должны дать получателю возможность связаться с вами по любым вопросам).

✏ Выберите современный вариант прощания (существует множество хороших альтернатив обычному Mit freundlichen Grüßen — с наилучшими пожеланиями. Более неформальный вариант — написать, например, Mit besten Grüßen — всего хорошего. Или выберите оригинальную формулу приветствия, адаптированную к вашей компании, например, Mit kulinarischen Grüßen — с кулинарными приветствиями — для гастрономии или Mit sportlichen Grüßen — со спортивными приветствиями — для спортивных товаров и фитнес-центра. Формулировка прощания обычно хорошо запоминается и поэтому должна быть выбрана с умом).

✏ Используйте постскриптум (P.S. дает вам возможность включить дополнение в конце письма. Например, здесь вы можете ссылаться на текущее предложение или ваше присутствие в сети – и быть уверенным, что каждый читатель обратит на это внимание, потому что P.S. всегда бросается в глаза).

 

Материал готовила
Анастасия Бекетова, команда Deutsch Online

 

Как написать письмо, на которое ответят — Секрет фирмы

Геннадий пишет так, будто Ольга заведомо согласна на его предложение. Вместо того, чтобы снабдить Ольгу важной для неё информацией, он напирает на выдающиеся результаты и на уникальную возможность работать в его команде. Его письмо наполнено самолюбованием и дутым величием. Он производит впечатление взбалмошного самодура, и Ольга вряд ли захочет сотрудничать с ним. «Не последний кусок доедаю».

Что сделать Геннадию сначала, чтобы предложение стало интереснее для Ольги:

1. Получить принципиальное согласие.

2. Снабдить нужной информацией.

А уже в следующих письмах:

3. Рассказать о задачах и ожиданиях.

4. Обсудить вопросы оплаты.

И всё это — с бесконечным уважением к адресату, вне зависимости от того, кого мы нанимаем.

В каких мы сейчас отношениях? Геннадий хочет чего-то от Ольги (раз он ей написал). Судя по письму, Ольга нигде не заявляла, что ищет работу, — иначе Геннадий бы об этом сказал. Похоже, что это холодное письмо.

В холодном письме не стоит давить. Наоборот: на первом этапе, нужно дать Ольге повод продолжить с нами разговор. Не грузить её подробностями, не заставлять соглашаться, просто ненавязчиво открыть дверь:

Здравствуйте, Ольга!

Меня зовут Геннадий, я занимаюсь сайтом прямой аренды недвижимости «Жилище». Я нашёл ваше портфолио и контакт на сайте Behance.net: очень понравилась серия иллюстраций с птицами.

Хочу предложить вам рисовать для нашего сайта. Мы хотим сделать первый в России сайт о жилье, который можно будет читать как СМИ. Не шаблонные риелторские фразы, а живой человеческий язык и красота на каждой странице. Для этого нам нужны талантливые художники, и мне кажется, ваш стиль очень подойдёт.

Если вам в целом интересна эта область, дайте знать. Буду рад рассказать подробнее.

Геннадий.

Не важно, что сама Ольга думает о своих работах. Геннадий проявляет к ней максимум доброты: рассказывает, как ему нравятся её работы и почему она подойдёт. Ещё он немного делится миссией своего сайта: чтобы это был живой человеческий сайт о жилище. Если это откликнется в её душе — отлично.

Приятная концовка: «Если это в целом интересно, дайте знать». Не нужно пока ничего решать, просто получаем принципиальное согласие. В ответ на такую доброту не грех и откликнуться.

Если Ольга ответит принципиальным согласием, можно будет рассказать подробнее о её задачах. Вопрос оплаты лучше пока оставить открытым:

Ольга, рад, что вы ответили!

Мы ищем художников, которые будут создавать иллюстрации для наших статей. По плану мы выпускаем четыре статьи в неделю, у нас будет двое художников. Соответственно, мы ожидаем, что художник будет создавать две иллюстрации в неделю.

Примеры иллюстраций, которые нам нужны: https://portfolio.net…

Темы статей мы знаем за неделю. Черновик появляется за пять дней до публикации, чистовик — за день. Согласовывать иллюстрации нужно только с арт-директором.

Самое нудное (на мой взгляд): из каждой иллюстрации нужно делать пять вариантов картинок под разные платформы. Не знаю, насколько это будет проблемой, но наш нынешний художник от этого очень страдает.

Ольга, я плохо представляю, что нужно рассказать в этом случае. Направьте меня? Что бы вам было интересно узнать? Как вам удобно оценить эту работу и обсудить оплату?

Геннадий.

Что хорошего тут происходит: есть фактическая информация, без оценок. Но то место, которое, как мы уже сейчас знаем, вызывает у художников боль, мы проговариваем заранее и с заботой. Мы же не хотим, чтобы Ольга страдала.

В конце мы предлагаем Ольге самой позадавать вопросы, и если ей всё понятно — направить её в сторону оплаты. И заметьте, нигде нет самолюбования.

Наконец, оплата. Всё прекрасно, если Ольга назвала сумму, которая нам подойдёт:

Ольга, это нам подходит!

Я попрошу нашего ответственного секретаря Анну Лесных организовать для вас процесс оплаты. Она свяжется с вами, чтобы уточнить подробности.

Предлагаю встретиться с командой лично или в «Скайпе», чтобы познакомиться, прежде чем вы приступите к работе. Мы работаем на «Арме», это ст. м. «Курская». Как вам будет удобно?

Другое дело, если Ольга заломила цену в несколько раз выше, чем мы ожидали. Как не скатиться в торговлю и не обидеть её как профессионала?

1. Честно изложить свои ожидания, не давая никаких оценок. Не говорить «Ничего себе у вас цены» или «Это выше рынка». Просто мы к этой цене не готовы. Так и говорим: «Мы готовы платить столько-то». Можно сказать «Для нас это дорого» — ключевое слово «для нас». Тут нечего стесняться: в вопросах денег нет ничего стыдного.

2. Показываем право Ольги нам отказать. Это право действительно есть, Ольга могла вообще не читать наше письмо, и тем более она сейчас не обязана соглашаться на наши условия оплаты.

3. Делаем шаг навстречу: думаем, как сделать эту работу для Ольги выгоднее. Причём мы не спрашиваем у Ольги, как ей было бы выгоднее, — она ведь назвала свою цену. Мы сами делаем ей шаг навстречу: вот, мы подумали, как бы сделать это для вас выгодно.

4. Оставляем дверь открытой. Нет такого, что либо Ольга соглашается на наши условия, либо нет. Вот она назвала цену. Мы говорим что-то в ответ. Теперь слово за ней. Мы хотим сделать ей хорошо, но не можем дать ей столько денег. Мы делаем шаг навстречу. Может быть, она сделает шаг навстречу нам.

Обычно, когда делаешь шаг навстречу, собеседник тоже его делает.

Правила делового письма на английском: структура, лексика и прочее

Деловая переписка – это не только способ обмениваться информацией, но и отличный механизм создания и поддержания репутации. Грамотное ведение корреспонденции является показателем высокой компетентности сотрудников и создает положительный образ компании. 

При общении с иностранными партнерами умение вести бизнес-переписку приобретает особое значение, так как в данных случаях письма являются основным способом коммуникации. Поэтому сегодня мы расскажем о том, как правильно стилистически, лексически и психологически вести деловую переписку на английском языке.

Общие требования оформления делового письма

Начиная новый абзац, не пишите с красной строки: письмо должно выглядеть строго вертикаль, и каждая следующая строка должна начинаться там же, где и предыдущая. Деловое письмо на английском имеет четкую смысловую структуру.

Обращение

Как и любое другое, официальное письмо начинается с обращения. После обращения должна стоять запятая, а следующее предложение должно начинаться с нового абзаца. Формулировка обращения зависит от того, общались ли вы с адресатом ранее.
– Dear Sirs
– To whom it may concern
Эти фразы употребляется в случаях, если вы обращаетесь к компании в целом.

– Dear Sir / Madam
Обращения для тех случаев, если вы не знаете ни имени, ни должности адресата, и вам известен только пол. Если вы не знаете и пол, то лучше написать Dear Sir.

– Dear Editor / Publisher / Professor 
Вам известна должность адресата.

– Dear Mr / Miss / Mrs / Ms (фамилия)
Если вам известно имя адресата. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs), употребляйте нейтральное Ms.

– Dear (имя)
По имени можно обратиться, если у вас уже налажен контакт с адресатом.

Вступление

Для начала определитесь, от чьего лица вы составляете письмо. Обращаясь от себя лично, пишите «I», а от лица компании – «we». Если вы уже имели контакт с человеком ранее, вежливым тоном будет добавить вступительную фразу.
– Hope you are well!
– It was a delight meeting you at the conference last month.
– I hope you are enjoying your business trip.
– Congratulations on your promotion.
– Hope everything is fine on your side.

Для продолжения переписки подойдут следующие фразы:
– Thank you for your prompt response.
– Thank you for your message.
– Thank you for your e-mail of the 21st of October.
– With reference to your last phone call….
– Further to our conversation / telephone talk…

Основное содержание письма

Чтобы перейти к сути дела, воспользуйтесь одной из вводных фраз:
– I am writing to enquire about/ to apologize for / in connection with / in reference to / to get more details about / to explain / to enquire about …
– I apologize for…
– I confirm that…
– I would like to clarify…
– I kindly ask you to…

Четко и ясно изложите цель вашего письма. Постарайтесь создать благоприятный деловой тон, но остерегайтесь при этом избыточной официальности. Если тема письма касается неприятных моментов, например, задолженности или нарушения сроков, сохраняйте дипломатичность. Например, прямое обвинение можно всегда заменить на тактичное замечание. Сравните: «Because you have refused to pay…» и: «Unfortunately, balance on your account is not enough to…» Будьте любезны и внимательны к адресату для сохранения перспективы сотрудничества. 

Многократное употребление конструкций, начинающихся c «I» или «we», как и частое упоминание названия вашей фирмы – не лучшая идея. Помните, что ваше письмо ориентировано на его получателя, и постарайтесь уделить внимание именно ему. Вот некоторые устойчивые фразы, которые помогут вам в формулировке мыслей:
– In accordance with the terms of our agreement…
– In conformity with your instruction we…
– Kindly note that…
– From the documents which I am enclosing…
– In view of the above said…

Завершение

В заключении письма вы можете поблагодарить получателя, выразить надежду на скорый ответ при помощи следующих фраз:
– Thank you for your interest in…
– I am looking forward to your approval / confirmation
– I shall be pleased to answer your inquiries
– Please, inform me / let me know in the shortest possible time…
– Your early reply will be appreciated…
– Looking forward to hearing from you soon / in the near future… 

Последний три варианта желательно использовать в случае, если вы уже установили контакт с получателем и это не первое письмо в рамках вашей переписки.  

Подписать письмо можно одним из распространенных вариантов:
– Yours sincerely / Sincerely
Самый безопасный вариант подписи, допустимый во всех кругах.

– Yours faithfully
Допустимый вариант, если вы не знаете человека, а ваше письмо начиналось с Dear Sir / Madam.

– Best wishes
Этот и следующие формулировки можно использовать, если вы давно общаетесь с человеком и в начале письма обращались к нему по имени.
– Kind regards
– Warmest regards

После прощания следует поставить запятую, а свои фамилию и имя написать с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании, также начинайте с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.

Соблюдая правила делового письма на английском из нашей статьи, вы сможете без проблем наладить новые деловые связи за рубежом. Если ваши намерения серьезнее, чем просто переписка, советуем пройти курсы бизнес-английского, на которых вы узнаете об особенностях деловых отношений за границей, научитесь проводить презентации и встречи и заключать сделки на международном языке. Желаем успехов!

Рассказать друзьям:

итальянский | Фразы — Бизнес

Mr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926

Mr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926

Формат американского адреса:
фамилия адресата
название организации
номер улицы + название улицы
название города + страна (в аббревиатуре) + почтовый индекс.

Mr. Adam Smith
Smith’s Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ

Mr. Adam Smith
Smith’s Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ

Британский и ирландский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
город
страна
почтовый индекс

The Managing Director
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8

The Managing Director
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8

Канадский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
город+область (аббревиатура)
почтовый индекс

Ms. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018

Ms. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018

Австралийский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
область (край)
город+почтовый индекс

Miss L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680

Miss L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680

Новозеландский формат оформления адреса: фамилия адресата
название предприятия
номер+название улицы
село/№улицы/почтовый ящик
город+почтовый индекс

Комарова Н.
Новосибирск
ул. Советская, 56 — 123
530000

S.A.G. s.n.c.
di Cardinelli Domenico & Vittorio
via delle Rose, 18
Petrignano
06125 Perugia

Стандартный формат адреса для России: фамилия, имя адресата
город
улица, номер дома — квартира/почтовый ящик
почтовый индекс

Как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке

Заказываешь товары в зарубежных интернет-магазинах или учишь английский для работы? Тогда тебе надо уметь писать формальные письма на английском языке. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-запрос информации и ответ на него на английском языке. Образцы и примеры прилагаются. Представим полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы ты смог по ним составить собственное письмо. А ещё мы рассказали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке».

Письмо-запрос информации требуется, если тебе необходимо получить подробную информацию по интересующему тебя вопросу.

В начале письма необходимо указать твой адрес или адрес и название компании, которую ты представляешь, а ниже — название и адрес компании, в которую ты обращаешься. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому ты хотел бы получить ответ.

Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и ёмким, чтобы адресат, прочитав твоё письмо, чётко понял, что именно тебе нужно.

Будь особенно внимателен при написании своей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно до тебя дошёл.

Написать письмо-запрос тебе помогут следующие фразы:

Пример письма-запроса информации: Пример письма-запроса информации

Такой вид письма — ответ на письмо-запрос информации. В начале письма-ответа стоит поблагодарить адресата за оказанное внимание. Письмо-ответ должно содержать всю информацию, которая была запрошена в письме-запросе. Ответ на каждый вопрос лучше писать в новом абзаце.

Предлагаем использовать следующие фразы при написании письма-ответа:

Пример письма-ответа на запрос информации: Пример письма-ответа на запрос информации

В таких письмах обсуждается какая-либо проблема и её причины, а также ожидаемый результат и последствия предлагаемого решения. Структура таких писем следующая:

• Введение, в котором указываются проблема и причины её возникновения;

• Основная часть, состоящая из нескольких абзацев, каждый из которых содержит предлагаемое решение проблемы и ожидаемый результат/последствия;

• Заключение, в котором подводится итог.

Следующие фразы помогут тебе грамотно составить письмо с твоими предложениями решения проблем:

Пример письма с предложениями решения проблемы: Пример письма с предложениями решения проблемы

Пишешь официальное письмо на английском и остались вопросы? Загляни на страницы наших пособий: «Пиши — поступай» и «The Dream Job — как заполучить работу мечты».

Подписывайся на наши рассылки

Как писать официальное письмо на французском языке?

На чтение 6 мин. Просмотров 1.1k.

Когда вы впервые пишите письмо по французски, то присутствует некое волнение сделать что нибудь не так. Спешим вас успокоить — не нужно волноваться понапрасну, ведь для написания официального письма нужно выучить всего несколько стандартных выражений.

Как написать деловое письмо на французском

Приветствие

• Bonjour – нейтральное приветствие, подойдет для всех случаев.
• Bonjour Monsieur или Bonjour Madame – можно использовать, если вы знаете, что обращаетесь к мужчине или к женщине.
• Bonjour Monsieur /Madame +  Nom (ex : Bonjour Monsieur Dupin) – официальный вариант, подчеркнуто вежливое обращение.
• Bonjour + prénom (ex : Bonjour Cécile) – вежливое и дружелюбное обращение.

Обороты, часто используемые в деловой переписке

• Suite à notre conversation téléphonique je vous confirme que la marchandise a été expédiée. / Как обсуждалось в ходе нашего телефонного разговора, подтверждаю, что товар был отправлен.
• Veuillez trouver ci—joint la facture relative à votre commande. / Во вложенном файле – счет, относящийся к вашему заказу.
• Veuillez trouver ci—dessous les informations relatives à notre commande. / Ниже – информация, относящаяся к нашему заказу.
• Pouvez-vous s’il vous plaît me donner les délais de livraison de la référence XXX00? / Могли бы вы, пожалуйста, сообщить сроки поставки наименования XXX00?
• J’ai le regret de vous informer que la livraison de votre commande a été retardée et est prévue le 30 juillet 2017. / К сожалению, поставка вашего заказа была перенесена на более поздний срок и ожидается 30 июля 2017.
• Suite au retard de livraison merci d’annuler notre commande XX00. / В связи с задержкой поставки товара просим вас отменить заказ номер XX00.
• Pouvez-vous me donner plus d’information sur la nouvelle collection ? / Могли бы вы предоставить мне больше информации о новой коллекции?
• Merci de ne pas livrer notre commande le 12 juin comme prévu. Je vous tiendrai informé(e) plus tard des délais de livraison souhaités. / Прошу вас отменить поставку 12 июня. Я сообщу вам позже желаемые сроки поставки.
• Comme convenu lors de notre conversation téléphonique veuillez trouver ci-joint le contrat. / Как обсуждалось в телефонном разговоре, высылаю во вложенном файле договор.
• Je reviendrai vers vous dès que j’ai les informations nécessaires. / Я отвечу вам, как только получу необходимую информацию.

Заключение

• Bonne réception, (применяется при отправке вложенных файлов)
• Restant à votre écoute,
• Merci d’avance de votre retour,  (Заранее спасибо за ответ)
• Bonne journée, (Хорошего дня)
• Cordialement — нейтральная формула для завершения письма, применима в любом контексте
• Bien à vous

Примеры деловых писем на французском

Demander un délai pour rembourser (un prêt)

Попросить об отсрочке возмещения (ссуды)

Raison invoquée : accident Monsieur, Comme cela avait été convenu, je devais vous rembourser à la fin du mois la dernière partie de ma dette, à savoir 5 000 euros plus les intérêts correspondants. Je ne serai malheureusement pas en mesure de m’acquitter de cette dette à la date prévue. J’ai été victime d’un accident la semaine dernière ce qui a occasionné de nombreux frais qui n’étaient pas prévus… Je vous serai très reconnaissant (e) de bien vouloir m’accorder un délai de paiement d’un mois. Le 30 novembre, je vous enverrai un chèque de 5 500 euros. Vous remerciant par avance pour votre compréhension et vous priant de m’excuser pour ce retard je vous prie d’agréer , Monsieur, mes salutations distinguées.

По причине несчастного случая. Господин, Так как это было обусловлено, я должен (на) был(а) вам возместить в конце месяца последнюю часть моего долга, а именно, 5 000 евро плюс соответствующие проценты. Я не смогу, к сожалению, вернуть долг в намеченные сроки. Я был(а) жертвой несчастного случая на прошлой неделе то, что стало причиной многочисленных расходов, которые не были предусмотрены… Я вам буду очень признателен (а) если Вы мне предоставите отсрочку платежа на месяц. 30 ноября, я вам вышлю чек стоимостью 5 500 евро. С уважением…

 

Demander un délai pour payer (un impôt)

Просить об отсрочке оплаты (налога)

Monsieur le Percepteur. Conformément aux dispositions stipulées dans l’avis d’échéance de mes impôts sur le revenu, vous devez prélever sur mon compte une onzième échéance de 2 404 euros le 9 novembre. Il se trouve que du fait de circonstances imprévues, je risque d’avoir des difficultés financières momentanées pour le mois de novembre. Je devais en effet recevoir ce mois-ci le paiement consécutif à la vente d’un bien familial : par suite de complications administratives, cela ne pourra s’effectuer que le mois prochain. Dans ces circonstances, je vous demanderais de bien vouloir prélever la moitié de la somme (soit 1202 euros) le 9 novembre et de reporter au 9 décembre le prélèvement restant. En espérant que vous voudrez bien accueillir favorablement telle proposition, je vous prie d’agréer, Monsieur le Percepteur, avec mes remerciements anticipés l’assurance de ma considération distinguée.

Господин Финансовый инспектор. В соответствии с обусловленными постановлениями в уведомлении срока о моих подоходных налогов, вы должны взимать с моего счет одиннадцатый срок платежа в сумме 2 404 евро, 9 ноября. В вследствие непредвиденных обстоятельств, я имею на данный момент в ноябре финансовые затруднения. Я должен был получить в этом месяце деньги  за продажу семейного имущества: в связи с административными осложнениями, я их получу  в следующем месяце. В связи с этим, я хотел бы Вас попросить взимать половину суммы (т.е. 1202 евро) 9 ноября и перенести на 9 декабря оставшееся взимание. Надеюсь  на Ваш положительный ответ. Примите, Господин Финансовый инспектор, заверение в моем высоком к вам уважении.

 

Источник: http://timeforfrench.ru/lingvisticheskoye-atelie/francuzskij-na-kazhdyj-den/kak-napisat-delovoe-pismo-na-francuzskom/

Источник: https://french-online.ru/clicher-commander/

Полезные формулы делового письма | Университет Правительства Москвы

26. 02.2015

Ежедневно госслужащие отвечают на множество обращений, поступающих от горожан. Составлять официальные письма дело не простое, требуются дополнительные знания. Как научиться делать это грамотно, быстро, используя доступный и понятный язык? МГУУ Правительства Москвы знает рецепт и уже два года обучает столичных чиновников основам деловой переписки. В 2015 году одна из популярных программ повышения квалификации – «Эффективные письменные коммуникации с органами власти и гражданами» – претерпела изменения. Она стала лучше и интереснее.

Вооружившись ноутбуками и учебными пособиями, госслужащие усердно выполняют задания. Учатся анализировать запросы горожан, составлять структуру письменного ответа, упрощать сложные грамматические конструкции, формулировать позитивные утверждения и даже правильно читать необоснованные жалобы.

«Чтобы дать адекватную обратную связь, проанализируйте жалобу и отделите эмоции от фактов, – учат тренеры МГУУ Правительства Москвы. – Эмоции мешают понять суть запроса. Выделите факты, вызвавшие недовольство человека, и его конкретные требования».

Вступление, краткий ответ, позитивное завершение. Структура ответа на необоснованную жалобу проста и отличается от других официальных писем. Он должен быть кратким, нейтральным, без выражения признательности за обращение. Однако завершение должно быть лаконичным и всегда позитивным. Важно отметить, что ситуация соответствует законодательству или является следствием позитивных изменений. Стоит приводить результаты деятельности Правительства Москвы, делать ссылки на нормативно-правовые акты и источники на сайтах департаментов, префектур, управ. Можно даже предложить автору письма участвовать в проектах и помочь улучшить ситуацию, которой он недоволен.

«Проанализируйте письмо». Для чего?

Чиновникам всегда рекомендуют использовать единый алгоритм действий: проанализировать получателя и определить цели его запроса, построить структуру письма, оформить его (стиль, язык), проверить перед отправкой.
Каковы требования человека? Каковы его интересы? Что должен содержать ответ, который он ждет? Как вы считаете, что для него будет убедительным – конкретные цифры и факты или расширенная информация, описывающая действия органа власти? Сделав правильный анализ, можно быстро определить, какой дать ответ. От этого зависит, будет ли достигнута ваша цель – удовлетворение запроса получателя.

Правило 4Р

Можно научиться писать ответы быстро, если использовать правило 4Р: «Резюме. Решение. Разъяснение. Рекомендации». Структура письма должна включать в себя:

краткое описание проблемы, с которой обратился человек;

конкретное решение органа исполнительной власти;

лаконичное объяснение, почему решение именно такое, со ссылками на постановления, законы, нормативные акты;

завершающий аккорд идеального письма – рекомендации для получателя (выводы, предложения), что и когда ему стоит делать; указать контактные телефоны, адреса и режимы работы учреждений. Госслужащие выполняют задание и оттачивают мастерство деловой переписки

Как сделать текст проще?

«Мы всегда рекомендуем ставить себя на место получателя, – говорит заместитель начальника Управления обучения государственных и муниципальных служащих Наталья Грызунова. – Тогда будет понятно – легко ли читается текст. Если в предложении более 20–25 слов, его лучше разделить на два или более простых предложений. Стоит избегать сложных формулировок и непонятных аббревиатур. Надо стремиться донести до адресата важную информацию доступным языком».

18-часовое обучение проходит в формате тренинга. Разбор типичных ошибок в подготовке официальных ответов проходит на примерах из практики чиновников. Подробно рассматриваются трудные случаи правописания и расстановки знаков препинания.
Для того чтобы слушатели могли лучше усвоить учебный материал, численность группы в этом году решено уменьшить. Раньше в ней было 40 человек, теперь 20, и работают они не в четверках, а в парах. Это помогает эффективнее отработать практические занятия. В учебном курсе стало больше кейсов – примеры официальных писем, в которых необходимо исправить ошибки или улучшить текст.

Подробнее о программе

Также по теме:

---

Все новости МГУУ

Официальное письмо

| Образцы, формат, как написать официальное письмо?

Официальное письмо: Официальное письмо, также называемое официальным письмом, представляет собой документ, составленный для организации или частного лица в профессиональной среде. По сути, это означает, что такие типы писем используются для выражения интереса к работе / продукту / услуге или используются для передачи сообщений между бизнес-объектами. Некоторые официальные письма также носят транзакционный характер. Когда общение должно осуществляться между работодателями и работниками, также используется официальное письмо.Например, благодарственные письма, предупреждающие письма и письма о назначении являются примерами официальных писем, используемых в профессиональной среде. Официальные письма также могут использоваться между заказчиком и организацией.

Тем не менее, все официальные письма должны соответствовать формальным правилам составления письма, таким как соблюдение правил письменного английского языка, а также наличие формальной структуры. Более того, официальные письма всегда печатаются, а не пишутся от руки. А также официальные письма служат юридической записью важных событий или происшествий.Следовательно, эти письма должны быть составлены с учетом точности и однозначности. Читайте дальше, чтобы изучить различные форматы, подробные инструкции и образцы официальных писем.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Рекомендации для официальных писем

Основной принцип отправки официального письма — дать читателю понять содержание письма с помощью простых и лаконичных предложений. Это не только экономит время, но и обеспечивает ясность содержания.Кроме того, на протяжении всего документа должна соблюдаться определенная структура.

• Настроить шрифты — Используйте простые шрифты, например Times New Roman или Arial. Следует избегать ярких или ярких шрифтов.
• Создание заголовка — Начните с имени и адреса отправителя, за которыми следуют имя и адрес получателя.
• Включите приветствие — Обычно используемые приветствия включают Уважаемый господин / госпожа (имя). Если получатель неизвестен, используйте Уважаемый господин / госпожа.
• Используйте абзацы — Будьте точны и однозначны. Выражайте суть дела без жаргонов и сложных слов.
• Используйте заключительный абзац в конце письма — кратко опишите намерение письма и сообщите получателю, какой курс действий предпринять или ответить.
• Добавьте приложения, если необходимо — они включают подтверждающие документы и тому подобное. Поставьте заключительную подпись, например «С уважением», «Искренне Ваш», «С уважением» и т. Д.
• Обязательно тщательно вычитайте его перед отправкой.

Типы официальных писем

Официальными письмами считаются следующие типы писем:

Официальный формат письма

Ниже приводится формат, обычно используемый в большинстве официальных писем:

Имя отправителя Обозначение отправителя Название организации Адрес организации Дата Имя получателя Обозначение получателя Название организации Должность получателя Уважаемый [Имя получателя] Тема: Укажите причину написания письма Тело письма Знак закрытия Имя отправителя Подпись отправителя (вложения, если есть)

Образец официального письма

В профессиональной среде наиболее распространенным типом официальных писем являются письма об увольнении.Сотрудник должен будет написать хотя бы одно письмо в своей профессиональной карьере. Ниже приведен пример официального письма:

Официальное письмо, образец 1 — Заявление об увольнении

Образец официального письма 2 — Благодарственное письмо

FAQ в официальном письме

Вопрос 1.
Что такое официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо — это документ, составленный для организации или частного лица в профессиональной среде.

Вопрос 2.
Какие бывают типы официальных писем?

Ответ:
Официальные письма бывают разных типов — например, деловые объявления, сопроводительные письма, письма-жалобы, профессиональные благодарственные письма, письмо-заинтересованность, письмо-запрос, рекомендательное письмо, письма об увольнении.

Вопрос 3.
Как написать официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо должно гарантировать, что читатель легко поймет его содержание. Он также должен соответствовать всем формальным письменным соглашениям на английском языке.

Вопрос 4.
Что должно быть включено в официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо должно включать профессиональные шрифты, такие как Times New Roman или Arial. Следует избегать ярких или ярких шрифтов. Он также должен иметь заголовок, в котором должны быть указаны имя и адрес отправителя. За ним следует имя и адрес получателя. Официальное письмо также должно включать приветствия, такие как «Уважаемый господин / госпожа (имя)».Если получатель неизвестен, используйте Уважаемый господин / госпожа. По возможности используйте абзацы. Завершите письмо заключительной подписью, такой как «С уважением», «С уважением» и т. Д. При необходимости добавьте приложения и всегда проверяйте письмо перед его отправкой.

Как написать официальное деловое письмо (с форматом и примером) — Zippia

Хотя написание писем для некоторых может показаться немного старомодным, оно все еще находит множество применений в профессиональном мире. Написание официального письма — один из самых простых способов передать важную информацию или выразить точку зрения. Официальные письма профессионально разъясняют суть, не отнимая у читателя слишком много времени.

Существует множество различных букв, которые вы могли бы написать, которые принимают этот формат. Сопроводительные письма — отличный пример, так как любой соискатель знает, что он должен следовать надлежащему форматированию и правилам написания писем, только чтобы попасть в дверь.

На противоположном конце спектра вы могли бы написать заявление об увольнении или официальную жалобу, оба из которых также приняли бы это официальное форматирование. В таких случаях необходимо написать официальное письмо, чтобы все заинтересованные стороны были осведомлены о важных деталях и подчеркнули серьезность ситуации (вежливо).

И есть еще множество примеров роли писем в профессиональном мире — от рекомендательных писем или рекомендательных писем до профессиональных благодарственных писем и писем с заинтересованностью — все они требуют одного и того же базового формата.

В этой статье вы узнаете, как написать официальное письмо, с некоторыми правилами и советами. Затем с помощью нашего шаблона и примера ниже мы покажем вам, как эти советы выглядят в действии.

Разделы официального письма

Профессиональное письмо всегда начинается с выбора подходящего формата и стиля. Вы захотите, чтобы макет был очень простым и понятным, чтобы улучшить читаемость и обеспечить понимание содержания вашего письма.

Сохраняйте поля стандартного размера в один дюйм со всех сторон и выбирайте простой шрифт, например Arial или Times New Roman.Что касается того, какие разделы вам понадобятся, включите все следующее по порядку:

1. Заголовок. В заголовке вашего письма должно быть указано, кто вы, кому вы собираетесь отправить письмо, и дату, когда письмо было отправлено. Это служит для краткого ознакомления с вами и защиты от возможной путаницы при отправке письма (например, оно приходит поздно, его открывает не тот человек и т. Д.)

   Ваш заголовок должен быть примерно следующим образом структурирован.В самом верху вы поместите свое полное имя, адрес и дополнительную контактную информацию, например номер телефона и / или адрес электронной почты.

   Под этим вы поместите дату отправки письма. Затем вы укажете контактную информацию человека, получившего письмо. Это включает их полное имя, должность, компанию и адрес компании.

2. Приветствие. После заголовка вам нужно будет добавить приветствие или приветствие, чтобы открыть письмо.Хотя электронные письма иногда могут быть совсем другим делом, в рамках этикета написания писем считается невежливым приступать к содержанию письма без официального приветствия.

   Ваше приветствие почти всегда начинается с «Уважаемый» и заканчивается именем получателя и запятой.

   Если у вас есть официальные отношения с получателем или нет с ним ранее отношений, используйте почетное обращение, например «Ms./Mr./Mx./Dr.» а затем их фамилия. Если у вас менее официальные отношения с этим человеком, вы можете использовать его имя.

   Избегайте адресовать свое письмо «тем, кого оно может касаться», поскольку оно выглядит немного небрежным (если вы действительно не знаете, кому вы пишете это письмо, может быть довольно сложно убедить получателя заботиться о содержание).

3. Основные абзацы. Ваши основные абзацы составят содержание вашего письма. В то время как другие разделы важны для официальных целей, именно в этом разделе важна причина написания письма.

   В официальном письме у вас будет около трех абзацев, но в некоторых случаях может быть уместным иметь два абзаца или четыре небольших абзаца.

   Первый абзац будет вашим вступлением, где вы четко заявите о своих намерениях по написанию. В следующем абзаце будет более подробно рассказано о том, что вы сказали в первом абзаце. Последний заключительный абзац завершит переписку и, возможно, расскажет о следующих шагах.

4. Закрытие и подпись. После того, как вы написали текст письма, вы должны приложить короткое выражение признательности получателю. Обычно это короткое предложение с благодарностью читателю за потраченное время и, возможно, с призывом к действию, если вы делаете запрос или спрашиваете о чем-то.

   Закончите письмо подходящим заключительным приветствием. Что-то вроде «Всего наилучшего», «С уважением» или «С уважением» должно помочь. Наконец, напишите свое полное имя внизу письма.

Если вы прилагаете к этому письму другие документы, обязательно приложите заявление о вложении после вашей подписи.Просто введите «корпус» или «корпус». сопровождаемый прилагаемыми документами.

Как только вы поймете основы, написать отличный бизнес — простая задача.

Как писать основные абзацы письма (что включать)

Основные абзацы — это основные моменты вашего письма, и они имеют нечеткую структуру, которой следует придерживаться.

Начальный абзац должен быть кратким и по существу. Четко и кратко укажите, почему вы пишете в первом предложении. Не забудьте также дать краткое представление о себе в первом абзаце, и если вы никогда раньше не встречались и не разговаривали с этим человеком, вы также можете указать, кто предоставил вам свою информацию или как вы ее нашли.

В следующем абзаце или абзацах углубитесь в основную мысль первого абзаца. Помогите читателю понять вашу цель и / или приведите примеры, подтверждающие вашу точку зрения. Излагайте столько деталей, сколько считаете нужным, но максимально кратко, чтобы не утомлять читателя.

Если ваша цель написания письма состоит в том, чтобы каким-то образом убедить читателя или заставить его предпринять какие-то действия, обязательно используйте абзацы в основной части текста, чтобы создать убедительные аргументы.

Ваш заключительный абзац должен резюмировать вашу главную мысль в последний раз и, при необходимости, включать призыв к действию или указание на следующие шаги.

Советы по написанию профессионального письма

Вот некоторые из лучших практик написания профессионального письма:

• Вычитайте свое письмо. Убедитесь, что ваша мысль ясна и нет орфографических или грамматических ошибок.

• Будьте лаконичны. Уважайте время вашего читателя, добавляя только релевантную и необходимую информацию.

• Используйте одинарные пробелы с пробелом после каждого абзаца. Это стандартный формат букв, который, как правило, наиболее удобен для чтения.

• Печать черными чернилами на белой бумаге. Напечатайте письмо на стандартной белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или канцелярских принадлежностях.

Чего не следует указывать в профессиональном письме

Официальные письма должны иметь профессиональный тон, иначе их не воспримут всерьез или не поймут.По этим причинам вам следует избегать всего следующего:

• Неполные или повторяющиеся предложения.

• Слишком подробные или слишком сжатые абзацы.

• «Мисс» как знак почета.

• Рисунки или графика (кроме логотипов)

• смайликов.

• Неформальный язык.

• Слишком формальный язык, кажущийся скованным.

• Неформальные канцелярские товары (например, открытки).

• Все, что вы не хотели бы записывать в официальном документе.

Шаблон делового письма

Вот примерный шаблон для заполнения пробелов, в котором используются все эти советы и требования:

[Ваше полное имя]
[Ваш адрес]
[Ваш город, штат и почтовый индекс]
[ваш номер телефона]
[ваш адрес электронной почты]

[Сегодняшняя дата]

[полное имя получателя]
[должность получателя]
[компания получателя]
[адрес компании]
[город, штат и почтовый индекс компании]

Уважаемая госпожа/ Г-н / Мисс / Д-р. [Имя получателя],

[Абзац первый — представьтесь и укажите цель написания]

[Параграф второй — более подробное описание вашей точки зрения с указанием причин или примеров]

[Последний абзац — завершите письмо, выразите благодарность и укажите, что делать дальше]

[Заключительное приветствие],
[Ваше полное имя]

Приложение: [документы, которые вы прикрепили]

Пример делового письма

Вот пример, следующий за шаблоном выше:

Джейн Смит
8761 Canal Drive
Колумбус, Огайо 43034
(777) -765-4321
janesmith89 @ gmail. com

23 сентября 2020

Лиза Мерфи
Менеджер
Программное обеспечение XYZ
1234 Cedar Street
Колумбус, Огайо 43035

Уважаемая г-жа Мерфи,

Я пишу, чтобы официально уведомить вас о моем решении оставить должность старшего графического дизайнера в XYZ Software. Последний день моей работы будет 7 октября 2020 года.

Я ценю возможность поработать с такой замечательной командой в XYZ Software. Было очень приятно создавать инновационную графику и помогать укреплять эстетику визуального дизайна XYZ Software.Я так много узнал о профессиональном дизайне и глубоко благодарен за личный рост, который способствовала эта должность.

Сообщите мне в ближайшие недели, как я могу лучше всего помочь в этот переходный период. Я приложил график завершения моих текущих проектов, и я рад обучить всех членов команды брать на себя мои обязанности, если это необходимо. Я желаю вам и команде XYZ Software всего наилучшего и надеюсь, что мы продолжим оставаться на связи.

Спасибо за уделенное время.

С уважением,
Джейн Смит

Приложено:
График завершения проекта

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Если вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем может представить ваше сообщение в классическом изысканном стиле.В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому формальные и структурированные . Однако письма также довольно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружественный тон , особенно потому, что они включают краткое введение, прежде чем перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе. Письма, написанные в других частях света, могут иметь небольшие различия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо Точная структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

• Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г. ), а также имя, компанию и адрес получателя. Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
• Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд».«Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например« Уважаемый Тейлор Дин ». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
• Тело : В первом абзаце представьтесь и представьте суть вашего письма. Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, а в последнем абзаце должна быть повторно изложена цель письма и при необходимости содержится призыв к действию.
• Закрытие : Рекомендуемые официальные закрытия включают «С уважением» или «Искренне Ваш. »Для более личного завершения рассмотрите возможность использования« Сердечно »или« С наилучшими пожеланиями ». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
• Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
• Приложения : Если вы включаете документы с этим письмом, перечислите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет, как форматируется текст.Наиболее распространенный макет для делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами. Благодаря такому расположению письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, версия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзывов , так как они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить.Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите внешний вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на безупречное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выровнен по левому краю и с одинарным интервалом.Корпус формальный, дружелюбный и лаконичный, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в бумажном виде.

Умение написать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /

Формат официального письма — Как написать официальное письмо

Помощь в написании официальных и деловых писем.Краткое изложение правил написания, включая наброски для обложки письма и письма-запросы, а также сокращения, используемые в письмах.

Макет официального письма

В приведенном ниже примере письма показан общий формат официального или делового письма. Наведите указатель мыши на различные области, чтобы получить дополнительную информацию (в вашем браузере должен быть включен JavaScript).

Правила написания официальных писем на английском языке

В английском языке существует ряд соглашений, которые следует использовать при форматировании официального или делового письма. Кроме того, вы стараетесь писать как можно проще и понятнее, а не делать букву длиннее, чем нужно. Помните, что нельзя использовать неформальный язык, например, сокращения.

Адреса

1) Ваш адрес
Обратный адрес должен быть написан в правом верхнем углу письма.

2) Адрес человека, которому вы пишете
Внутренний адрес должен быть написан слева, начиная с вашего адреса.

Дата

Разные люди ставят дату на разные стороны страницы.Вы можете написать это справа или слева на в строка после адреса, на который вы пишете. Напишите месяц словом.

Как начать официальное письмо

1) Уважаемый господин или госпожа,
Если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, используйте это. Всегда желательно попробовать найти имя.

2) Уважаемый мистер Дженкинс,
Если вы знаете имя, используйте только титул (мистер, миссис, мисс или мисс, доктор и т. Д.) И только фамилию.Если вы пишете к женщина, и вы не знаете, использует ли она миссис или мисс, вы можете использовать миссис для замужних и одиноких женщин.

Как закончить официальное письмо

1) С уважением
Если вы не знаете имя человека, завершите букву таким образом.

2) С уважением
Если вы знаете имя человека, завершите букву таким образом.

3) Ваша подпись
Подпишите свое имя, затем распечатайте его под подписью.Если вы думаете, что человек, которому вы пишете, может не знать, мужчина ли вы или женщина, поместите титул в скобки после вашего имени.

Содержание официального письма

Первый абзац
Первый абзац должен быть коротким и указывать цель письма — сделать запрос, пожаловаться, запрос что-то и т. д.

Абзац или абзацы в середине письма должны содержать соответствующую информацию, стоящую за написание письмо. Большинство писем на английском языке не очень длинные, поэтому постарайтесь не упустить из виду самое главное и концентрировать на организовать его в ясной и логичной манере, а не слишком расширять.

Последний абзац
В последнем абзаце официального письма должно быть указано, какое действие вы ожидаете от получателя — для возмещения, Отправить ты информация и др.

Схема: сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это письмо, которое сопровождает ваше резюме, когда вы подаете заявление о приеме на работу.Вот довольно общепринятый план расположения абзацев.

Вступительный параграф
Кратко назовите себя и должность, на которую вы претендуете. Добавьте, как вы узнали о вакансия.

Параграф 2
Укажите причины, по которым вы заинтересованы в работе в компании и почему вы хотите, чтобы вас рассматривали. что конкретный пост. Укажите свою квалификацию и опыт, а также личные качества. что делать Вы подходящий кандидат.

Параграф 3
Сообщите им, что вы приложили свое текущее резюме, и добавьте любую дополнительную информацию, которая, по вашему мнению, может помощь ваше дело.

Заключительный абзац
Укажите, насколько вы готовы к собеседованию, поблагодарите их за внимание, подтвердите свой интерес и Закрыть в письмо.

Краткое содержание: Письмо-запрос

Письмо-запрос — это когда вы обращаетесь к компании спекулятивно, то есть делаете подход без объявление или объявление о вакансии.

Вступительный абзац
Кратко представьтесь и объясните причину написания. Сообщите им, в какой должности вы находятся поиск, почему вы заинтересованы и как вы о них узнали.

Параграф 2
Покажите, почему именно их компания вас особенно интересует, укажите свою квалификацию и опыт. с участием любой дополнительные подробности, которые могут заинтересовать их увидеть вас.

Параграф 3
Обратитесь к прилагаемому резюме и обратите их внимание на любые особенно важные моменты, которые вы хотели бы их к сосредоточиться на нем.

Заключительный параграф
Поблагодарите их, объясните, что вы готовы к собеседованию, и подтвердите свой энтузиазм по отношению к их компании и желание к учитываться для сообщений, которые еще могут быть недоступны.

Как написать письмо

Наши бабушки и дедушки, а также прабабушки и дедушки постоянно писали письма: своим друзьям и родственникам, менеджеру банка, чтобы выразить соболезнования, пожаловаться, пригласить кого-нибудь в гости, принять приглашение и поблагодарить людей за гостеприимство или подарки.

В наше время писать письма не нужно очень часто, и это стало умирающим искусством. Электронная почта, Facebook, Twitter и обмен мгновенными сообщениями означают, что мы можем всегда оставаться на связи. Однако бывают случаи, когда письмо уместно, и полезно знать, когда и как его писать.

На этой странице объясняются различные типы писем, от неформальных до официальных, и как писать каждое из них. На этой странице мы говорим о написании писем, которые будут отправлены обычной почтой, а не по электронной почте.Большинство писем, описанных на этой странице, никогда не следует отправлять по электронной почте. Единственное исключение — это заявление о приеме на работу, где вы должны приложить официальное письмо к сопроводительному электронному письму.

---

Общая структура письма

Официальное письмо имеет стандартную структуру:

				Ваш полный адрес Дата письма
		Имя человека, которому вы пишете Полный почтовый адрес
		Уважаемый [Имя получателя], Тема письма Текст письма
		С уважением, [Войдите в эту графу] [Ваше полное имя] ([Ваше звание: господин, госпожа, госпожа])

Если вы пишете неофициальное письмо , вы можете опустить имя и адрес получателя, а также можете подписать его более неформально: « С любовью, » или « С наилучшими пожеланиями, », а не «С уважением», и поставьте подпись, указав только свое имя, опуская свою фамилию и титул.

Формы для подписания письма различаются в зависимости от того, как вы его написали. Правило таково: если вы обратились к нему « Уважаемый господин », вы подписываете «С уважением», а если вы обращались к человеку по имени, то подписываете «С искренним уважением».

Что делать, если вы не знаете имени человека, которому пишете?

Это может возникнуть, например, если вы хотите отправить письмо или жалобу в компанию, и вам сказали: «, просто отправьте это в отдел обслуживания клиентов ».

Ваши варианты:

• Начните письмо с « Для кого это может касаться ». Это не слишком личное, но соответствует тому, что вам сказали делать.

• Отправьте письмо «Руководителю отдела обслуживания клиентов» по ​​адресу компании, затем используйте « Dear Sir ». « Уважаемый сэр, » — технически правильная форма, когда вы не знаете имени человека, но многие люди предпочитают « Уважаемый сэр или мадам ».

• Google имя человека, который возглавляет этот отдел, и используйте его имя. Если вы пишете в крупную компанию, эта информация должна быть общедоступной, и нет никаких оправданий тому, чтобы не найти и не использовать ее. Если компания скрывает имя человека, ответственного за обслуживание клиентов, то кажется вполне разумным направить жалобу непосредственно генеральному директору.

Почему это важно? Потому что письма, адресованные лично, скорее всего, будут доставлены быстрее, а также получат больше личного внимания.

Единственное исключение — если вы пишете редактору газеты , и в этом случае вы всегда пишете «Уважаемый господин». Форма для использования на конверте: «Редактор», затем название и адрес газеты.

Предупреждение о необычных названиях

---

Титулы «Сэр» и «Дама» идут вместе с именем. Поэтому вы адресуйте письма рыцарям и дамам «Уважаемый сэр Джон / Дама Нелли», а не «Уважаемый сэр Смит / Дама Мельба».

Однако к

коллегам обращаются по титулу и фамилии: «Уважаемый лорд Дженкинс».

В случае сомнений зайдите на сайт или позвоните в офис человека, которому вы пишете, и спросите, как к нему обращаться.

Как правило, следует печатать и печатать деловые письма, а личные — писать от руки. Если вы пишете от руки, используйте синие или черные чернила.

Если вы считаете, что можете отправить электронное письмо вместо письма, не используйте полную формальную структуру. Просто начните свое электронное письмо со слов «Уважаемый г-н [Имя]», затем введите текст, который вы хотите отправить, а затем «С уважением, [ваше полное имя]».

---

Особые типы писем: особые случаи

Официальные приглашения

Приглашения на свадьбу или приглашения на очень формальные мероприятия, такие как вечеринка в саду в Букингемском дворце или в Белом доме, пишутся от третьего лица:

Мистер и миссис Джон Смит запросить удовольствие компании мисс Далила Грин + гость на свадьбе их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу 25 июля в 12 часов в Jacoby Дом, Танбридж Уэллс, Кент. RSVP.

RSVP означает «Respondez, s’il vous plait», что в переводе с французского означает «пожалуйста, ответьте». Это возмутительно грубо не делать этого, даже если вы не можете присутствовать. Правильный ответ — написанное от руки письмо в той же форме от третьего лица:

Г-жа Далила Грин благодарит г-на и г-жу Джон Смит за их любезное приглашение на свадьбу их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу 25 июля в 12 часов дня в Jacoby House, Танбридж-Уэллс, Кент.Она будет рада принять участие. Г-жу Грин будет сопровождать г-н Джеймс Уайт.

Скопируйте форму приглашения, чтобы ваши хозяева знали, что вы правильно поняли, где вы должны быть и когда. Если в вашем приглашении написано «+ гость», вашим хозяевам будет полезно закончить ответ, указав имя гостя, чтобы они могли включить его в план стола, если захотят.

Если вы не можете присутствовать, скажите что-то вроде:

« Она сожалеет о том, что не сможет присутствовать, поскольку у нее есть предыдущая помолвка ».

Поблагодарить кого-то за гостеприимство или подарок

На самом деле не имеет значения, «придете» ли вы и ваши друзья для официального выражения благодарности. Никогда еще никого не обидело письмо с благодарностью за то, что они приняли вас на выходные, на свадьбу или за подарок.

Многие люди недовольны отсутствием официальной благодарности, и это может повлиять на ваши шансы на получение дальнейших приглашений. Просто отправьте одну, даже если это всего лишь открытка. И не пишите и не пишите — это не одно и то же, и ваш хозяин может обидеться.

Никогда напишите личное благодарственное письмо. Это должно быть написано от руки, однако ваш почерк ужасен. Традиционно благодарности за гостеприимство всегда обращались к хозяйке. Однако в настоящее время хозяин, вероятно, играет важную роль в организации, поэтому многие люди предпочитают писать обоим.

Форма письма:

	Ваш адрес Сегодняшняя дата
	Уважаемый [Имя], Большое спасибо за то, что мы остались на прошлых выходных / за приглашение на свадьбу Джемаймы / за ваш щедрый подарок.
	Включите одно или два личных предложения, объясняющих, насколько важны для вас этот случай или подарок. Для такого случая, как свадьба или вечеринка, вы также можете выразить надежду, что ваши хозяева также повеселились и что они оправились от стресса, связанного с организацией этого мероприятия. Подпишитесь коротким предложением, с нетерпением жду встречи с ними в ближайшее время и еще раз поблагодарите.
	[С уважением / С любовью] [Ваше имя]

Если вы плохо знаете людей и написали «Мистер и миссис [имя]», как это может быть в случае свадьбы друга, вам следует закончить «С уважением, [ваше полное имя] ‘, или, если вы хотите быть менее формальным, с чем-то вроде «С новой благодарностью и наилучшими пожеланиями, [ваше имя]».

Однако, если вы пишете близкому другу, вы можете подписаться по своему усмотрению: «С большой любовью» или «С любовью ко всем вам», например, с последующим указанием только вашего имени.

Вам не нужно отвечать на письмо с выражением благодарности.

Поблагодарить кого-то на работе

Иногда вам может потребоваться поблагодарить людей за что-то на работе.

Например, если вы организовали конференцию или семинар, вы всегда должны писать, чтобы поблагодарить докладчиков за то, что они потратили свое время.Если вы какое-то время следили за кем-то, было бы неплохо написать, чтобы поблагодарить его за потраченное время, а не просто отправить электронное письмо.

В таких случаях вполне приемлемо напечатанное письмо, хотя вы всегда должны подписывать его от руки. Если вы достаточно молоды в организации, принято получать письмо, подписанное старшим лицом, ответственным за конференцию: директором или генеральным директором, если необходимо.

Почему вы отправляете почтовое письмо? Это показывает, что вы готовы потратить время и деньги, поблагодарив кого-то, так что это скорее жест, чем электронное письмо.

То, как вы обращаетесь к этому человеку, зависит от того, обращались ли вы к нему официально или неофициально, когда вы ранее связались с ним, и когда вы встречались с ним в тот день. Если вы обратились к ним по имени, сделайте то же самое.

Форма таких писем:

	Полный юридический адрес вашей организации или используйте фирменный бланк Сегодняшняя дата
	Дата Полное имя вашего контактного лица Полный рабочий адрес вашего контактного лица Уважаемый г-н Джонс / Алан, Большое спасибо за то, что вы уделили время выступлению на нашем мероприятии «Развитие отличного стиля речи» в прошлую пятницу.Зрителям очень понравилось ваше выступление, и мы надеемся, что скоро увидим вас снова.
	Вы можете добавить сюда рукописный комментарий, особенно если сеанс прошел особенно хорошо или если вы знаете получателя лично, а также написать от руки «Искренне Ваш». Мы будем благодарны за личное внимание.
	С уважением, [Подпишите свое имя] [Ваше имя]

---

Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу — особый случай, который рассматривается на нашей странице «Написание сопроводительного письма».

---

Практическое правило написания писем

Если вы сомневаетесь, нужно ли вам написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то или ответить на приглашение, то вам нужно задать два вопроса:

1. Мне нужно отправить какое-то сообщение? Если ответ положительный, например, на приглашение, то вам нужно выбрать между письмом или электронным письмом.
2. Обидится ли (не) получатель, если я не отправлю письмо?

Помните, что вежливое благодарственное письмо никого не обидело.Многие люди прервали все контакты с бывшими друзьями из-за отсутствия благодарственного письма после их гостеприимства.

Вы можете подумать, что это глупо, но не торопитесь отправить короткую записку!

39+ правительственных форматов писем (правительственным чиновникам)

Вы можете скачать письма государственным служащим здесь. Эти форматы правительственных писем имеют стандартное качество и широко используются во всем мире. Письмо в правительство — это одно из официальных писем, которое мы пишем, чтобы довести до сведения государственных чиновников вопросы или проблемы, связанные с местной общественностью, и когда вы собираетесь это сделать, необходимо получить помощь в формате письма правительства.Написание таких писем — лучший способ привлечь внимание местных властей к вопросам, связанным с сообществом, и к другим проблемам, чтобы они были немедленно устранены. Вы можете написать письмо лично или от имени группы лиц, поставив их подписи внизу письма после заключительного приветствия. Шаблон правительственного письма может дать вам хорошее начало для эффективного составления письма.

Официальные и официальные письма имеют большое значение в нашей жизни, и каждый должен уметь писать такие письма, не допуская ошибок и ошибок.При написании письма государственному служащему следует выбрать подходящие слова и тон письма, чтобы наилучшим образом изложить проблемы или вопросы. Вы можете проконсультироваться с профессиональным писателем, чтобы написать письмо, если вы лично не можете написать. Таким образом, использование шаблона правительственного письма позволит вам профессионально составить письмо. Ниже вы можете найти различные образцы правительственных писем, которые мы добавили на ваше рассмотрение, поэтому сохраните письмо на своем устройстве и измените свои данные.

Форматы правительственных писем:

(Нажмите, чтобы загрузить)

Правительственные письма со снимками:

Когда дело доходит до написания письма любому правительственному чиновнику или ведомству, прежде всего вы должны найти правильный адрес руководителя или правительственного ведомства, с которым вы хотите общаться. Вы можете посетить официальный веб-сайт правительства, чтобы получить требуемый адрес или контактную информацию, чтобы связаться с нужным лицом через ваше письмо.Должны использоваться официальные формулировки и формат, чтобы письмо было понятным и понятным для государственных чиновников. Вы также можете получить помощь в формате правительственного письма, чтобы написать письмо с соблюдением необходимого этикета.

В современном мире правительства в основном работают на благо и благополучие людей, граждане задают им вопросы об их деятельности, актерских способностях, обязанностях и ответственности. Любой гражданин может написать правительству письмо, в котором хвалит или возражает против законодательства, для защиты определенных гражданских прав, с предложением, с одобрением определенного шага, законопроекта или решения, принятого правительством, о победе или поражении на выборах и по многим другим причинам. .В вашем письме должно быть четко указано, кто вы и какова цель написания этого письма. Так что лучше сделать черновик, прежде чем писать письмо напрямую.

Если вы пишете, чтобы выступить против какого-либо действия правительства, против законопроекта или закона, будет разумно предложить альтернативу, для этого вы должны тщательно разобраться в проблеме, проанализировав ее в различных масштабах и хорошо зная, как это можно сделать. эффект. Если вы хотите получить прямой ответ на письмо, вы также можете добавить свои контактные данные.Ваше письмо должно иметь уважительный тон, даже несогласие должно быть уважительным. В конце письма вы должны дать высокую оценку работе правительства и упомянуть, что, по вашему мнению, получатель продолжит работать на благо людей. Вы также можете найти образцы писем в правительство, приложенные к этому шаблону.

Вот образцы писем в правительство

Письма государственному служащему

Письма в Правительство о налогах

Письма правительству для улучшения школьной системы

Письма государственному служащему в области социального развития

Письма в Правительство о прекращении неблагоприятного строительства

Ваше письмо должно быть исчерпывающим и кратким.Лучше добавить к письму тему, чтобы получателю было легко понять, о чем вы на самом деле пишете. Если ваше письмо касается какого-либо конкретного действия, законопроекта, процедуры или законодательства, дайте четкую ссылку на него, укажите, поддерживаете ли вы его или нет, но будьте разумными и обосновывайте или подкрепляйте свою позицию адекватными доказательствами или логикой. Если вы хотите, чтобы получатель предпринял какое-либо действие или ответил на ваше письмо, четко укажите, что он должен быть, а также проясните свою позицию по этому поводу.Ваше письмо должно быть основано на фактах, и вы должны оставаться логичными, вы должны предоставить достаточно информации, чтобы опровергнуть любое возражение против вас.

Связанные

Написание профессионального письма | UAGC Writing Center

Во время учебы или карьеры вы можете оказаться в ситуации, когда вам придется написать профессиональное письмо. Это руководство разработано, чтобы дать вам обзор основ написания профессионального письма.

1. Перед тем, как начать — рассмотрите формат

   Выберите профессиональный и удобный для чтения шрифт, например Times New Roman, Ariel или Calibri.Обычно профессиональные буквы разделяются на один интервал с дополнительным пробелом между абзацами. В отличие от академического письма, вам не нужно делать отступы в новых абзацах. Дополнительный интервал между абзацами дает понять, где каждый из них начинается и заканчивается

2. Определите свой адрес

   Если на бумаге, которую вы используете, сверху есть бланк, скорее всего, он будет содержать нужную информацию. Однако, если вы готовите профессиональное письмо, которое не будет напечатано на фирменных бланках, вам нужно сначала указать себя как отправителя.Вверху страницы укажите адрес вашей компании, учебного заведения или организации. Не указывайте свой домашний адрес.

3. Добавить дату

   Под вашим адресом добавьте дополнительную пустую строку и введите дату отправки письма.

4. Определите получателя

   Пропустите следующую строку и добавьте информацию о человеке, которому вы адресовали письмо. Эта информация должна включать его или ее имя и адрес. Когда вы идентифицируете получателя, неплохо также включить правильное приветствие: Ms., Миссис, мистер или доктор. Если вы не знаете, какое приветствие предпочитает женщина, используйте мисс
.

5. Приветствуйте читателя

   После того, как адрес будет заполнен, снова пропустите строку и поприветствуйте своего читателя. Стандартное профессиональное приветствие — «Уважаемый», но многие люди также используют только имя получателя. В любом случае после имени человека ставьте двоеточие. Если вы не знаете конкретного имени человека, которому вы отправляете письмо, вы можете использовать его заголовок. Пример: директор по учебной программе школ Лейквью.

6. Закройте письмо

   После последнего абзаца вашего письма пропустите строку и добавьте заключительную. Профессиональное закрытие варьируется от «спасибо» до «искренне», поэтому выбирайте закрытие, которое лучше всего соответствует вашей цели написания. Если вы просите кого-то что-то сделать или подумать, тогда «спасибо» имеет смысл.